Communicatieplan. De Waterwolf dienstverlening buitenruimte BV. Hoofddorp 26 mei M. Korbee, Afdeling KAM. Akkoord directie: Datum: Handtekening:

Transcriptie

1 Communicatieplan De Waterwolf dienstverlening buitenruimte BV Hoofddorp 26 mei 2015 M. Korbee, Afdeling KAM Akkoord directie: Datum: Handtekening: Gecontroleerd door: M. Korbee 1 Datum 26 mei 2015

2 0.0 Inhoudsopgave 0.0 Inhoudsopgave 1.0 Inleiding 2.0 Visie op energieverbruik 3.0 Doelstellingen 4.0 Communicatie 5.0 Doelgroep 5.1 Intern 5.2 Extern 6.0 Middelen 6.1 Interne middelen 6.2 Externe middelen 7.0 Strategie 8.0 Planning 9.0 Risico s 10.0 Colofon Gecontroleerd door: M. Korbee 2 Datum 26 mei 2015

3 1.0 Inleiding Onze opdrachtgevers geven blijk van duurzaam ondernemen, net zoals ProRail met de introductie van de CO₂ prestatieladder. Ook Rijkswaterstaat brengt sinds 2011 projecten op de markt waarbij middels de CO₂-prestatieladder voordeel behaald kan worden. Door het invoeren van een CO₂ en energiebewust beleid met duurzame bedrijfsvoering en bedrijfsprocessen is het van belang dat we onze CO₂ uitstoot en ons energieverbruik gaan reduceren. Naast het creëren en vastleggen van het CO₂ en energiebewust beleid met daarbij de bijbehorende reductiedoelstellingen, is het zeer zeker ook van belang om goed te communiceren over dit beleid. In dit communicatieplan staat het hele proces beschreven waarmee zowel alle medewerkers als alle externe partijen bereikt kunnen worden. 2.0 Visie op energieverbruik en CO₂ uitstoot. De grondstoffen die wij in ons dagelijkse werk gebruiken worden steeds schaarser. Reden te meer om onze horizon te verbreden en te kijken waar er duurzame oplossingen voor De Waterwolf mogelijk zijn. Om het energieverbruik en de daarmee gepaard gaande CO₂ uitstoot te reduceren valt te denken aan: 1. Aanschaf voertuigen met een lagere CO 2 emissie. 2. Bewustwording en betrokkenheid van medewerkers 3. Gedragsverandering 4. Nieuw materieel met een lagere CO 2 emissie. 5. Aanschaf van elektrische handgereedschappen 6. Bedrijfsfietsen 7. Bewustwording van medewerkers verhogen 8. Overstappen naar NL groene stroom 9. Led verlichting Loods en eventueel kantoor De belangrijkste kernwaarde hierbij is bewustwording. Iedere medewerker van directieniveau tot uitvoerend personeel dient zich bewust te zijn van de wijze waarop De Waterwolf. zich bezig houdt met dit beleid. Gecontroleerd door: M. Korbee 3 Datum 26 mei 2015

4 3.0 Doelstellingen Om onze visie op het gebied van CO₂ en energiereductie ook daadwerkelijk te realiseren zijn er concrete doelstellingen opgesteld. De Waterwolf gaat zich hierbij grotendeels richten op de reductie brandstofverbruik en CO₂ emissie. Onze uitstoot wordt grotendeels veroorzaakt door twee zaken: Goederenvervoer ton Materieel op projecten ton De energie reductiedoelstellingen zijn vastgelegd in het document 3.B.1 CO₂ reductiedoelstellingen. 4.0 Communicatie Om de geformuleerde doelstellingen te realiseren, dienen er communicatiedoelstellingen te worden opgesteld waaruit blijkt welke communicatieuitingen er nodig zijn: Intern en minstens 2x per jaar aantoonbaar communiceren over de voortgang en ontwikkelingen van het CO₂ en energiebewust beleid. Intern structureel middels o.a. toolbox en Management vergaderingen communiceren over de voortgang en ontwikkelingen van het CO₂ en energiebeleid. Dit is een vast punt in de Management vergaderingen. Maatschappelijk karakter van De Waterwolf uitdragen naar de buitenwereld. Extern communiceren over de voortgang en ontwikkelingen van het CO₂ en energiebeleid. De website van De Waterwolf is ingericht met een aparte webpagina CO₂.prestatieladder. 5.0 Doelgroepen Zoals onder 4.0 Communicatie zichtbaar is gemaakt dienen we twee doelgroepen te bereiken, te weten de interne en externe doelgroep. 5.1 Intern Onder de interne doelgroep vallen alle medewerkers van de De Waterwolf. Dit houdt in dat alle medewerkers welke vallen binnen onze organisatiegrens bewust moeten zijn van de boodschap die moet worden uitgedragen. Hieronder is de bedrijfsstructuur van De Waterwolf weergegeven. Gecontroleerd door: M. Korbee 4 Datum 26 mei 2015

5 Directeur Controller Officemanager (KAM coordinator) Hoofd UItvoering Adminstratie Secretariaat plv Hoofd Uitvoering Materiaalbeheer Werfbeheer Groen incl begraafplaatsen Civiel Brugbediening Werkvoorbereiding 5.2 Extern De externe doelgroep die bereikt dient te worden is een stuk uitgebreider. Naast de instrumenten die bij het bereiken van de interne doelgroep gebruikt worden zullen er op het externe vlak andere instrumenten ingezet worden. De externe doelgroepen van de De Waterwolf zijn: Opdrachtgevers: De opdrachtgevers van de De Waterwolf zijn de belangrijkste doelgroep. Zij bepalen immers wie de opdrachten verstrekt krijgt. Communicatie tussen de De Waterwolf en de opdrachtgever is dus van groot belang, men moet van elkaar weten wat de doelstelling in het kader van CO₂ en energiereductie is en wat men moet doen om zo goed mogelijk aan de wensen en eisen van beide partijen te voldoen. Tot op projectniveau zullen wij CO₂ reductie onder de aandacht brengen en zorgen dat dit een vast agenda punt tijdens de bouwvergaderingen wordt. Onderaannemers: Dit zijn partijen welke voor De Waterwolf werkzaamheden uitvoeren waarbij de De Waterwolf als hoofdaannemer werkzaam is. Ook bij onderaannemers dient de bewustwording zoals bij eigen personeel gecreëerd te worden. Om deze partijen te bereiken zullen wij een initiatief starten om onze leveranciers te betrekken in onze keten en deze bewust te maken t.a.v. CO₂ reductie. Leveranciers: Leveranciers dragen zorg voor de levering en het transport van diverse materialen. Voor de inkoop van materialen en keuze leveranciers zullen wij deze leveranciers informeren en deze bewust maken t.a.v. CO₂ reductie. Gecontroleerd door: M. Korbee 5 Datum 26 mei 2015

6 Media: Duurzame initiatieven hebben in de hedendaagse branche een hoge nieuwswaarde. Belangrijk is te laten zien aan de buitenwereld dat De Waterwolf duurzaam onderneemt. Derden: Onder derden verstaan we de overige bezoekers van bijvoorbeeld en onze bedrijfslocatie. 6.0 Middelen Om de interne en externe doelgroepen te bereiken zullen bepaalde middelen ingezet moeten worden. Voor de interne en externe doelgroepen kan het zo zijn dat er hetzelfde middel gebruikt wordt. 6.1 Intern In basis wordt onze procedure werkoverleg gehanteerd (zie bijlage) Norm 1.C.1 De Waterwolf communiceert aantoonbaar intern op ad hoc basis over het energiereductie beleid van het bedrijf en de projecten waarop CO₂-gerelateerd gunningvoordeel verkregen is. Bij de jaarlijkse ladderbeoordeling vergewist de ladder CI zich er o.a. van dat - in de beoordeelde periode opnieuw communicatie activiteiten hebben plaatsgevonden, en dat - deze informeren over de belangrijkste feiten betreffende de voortgang in het energiereductie beleid in de beoordeelde periode. Norm 2.C.1 De Waterwolf communiceert structureel intern over haar energiebeleid voor het bedrijf en de projecten. De communicatie omvat minimaal het energiebeleid en reductiedoelstellingen van het bedrijf en de maatregelen in projecten waarop CO₂gerelateerd gunningvoordeel verkregen is. Intern heeft betrekking op alle vaste en tijdelijke medewerkers van het bedrijf, inclusief degenen die betrokken zijn bij de projectenportefeuille en dan met name de medewerkers van het bedrijf die verantwoordelijk zijn voor de voorbereiding en uitvoering van de projecten met CO₂-gerelateerd gunningvoordeel (bv werkvoorbereiders en uitvoerder). Structureel betekent in dit verband voor projecten waarop CO₂-gerelateerd gunningvoordeel verkregen is ook dat communicatie over elk van deze projecten plaatsvindt. Gecontroleerd door: M. Korbee 6 Datum 26 mei 2015

7 Wanneer het grootste deel van de projecten van het bedrijf wordt uitgevoerd met onderaannemers communiceert De Waterwolf ook: - op locaties van projecten waarop CO₂-gerelateerd gunningvoordeel verkregen is, - over de maatregelen die benoemd zijn voor dat project, - zodanig dat ook alle medewerkers van de onderaannemers van dat project hiervan kennis kunnen nemen. (bijvoorbeeld middels een start-werk ook instructie over CO 2) Norm 3.B.2 De Waterwolf heeft een energie management actieplan (conform NEN- ISO of gelijkwaardig) opgesteld, onderschreven door hoger management, gecommuniceerd (intern en extern) en geïmplementeerd voor het bedrijf en de projecten waarop CO₂gerelateerd gunningvoordeel verkregen is. Norm 3.C.1 De Waterwolf communiceert structureel intern én extern over de CO₂ footprint (scope 1 & 2 emissies) en de kwantitatieve reductiedoelstelling(en) van het bedrijf en de maatregelen in projecten waarop CO₂-gerelateerd gunningvoordeel verkregen is. De communicatie omvat minimaal het energiebeleid en de reductiedoelstellingen van het bedrijf en de hierboven genoemde maatregelen, mogelijkheden voor individuele bijdrage, informatie betreffende het huidig energiegebruik en trends binnen ons bedrijf en de projecten. Het bedrijf communiceert met betrekking tot de projecten de belangrijkste trends in energieverbruik en CO₂-uitstoot met betrekking tot het deel van de projectenportefeuille waarop CO₂- gerelateerd gunningvoordeel verkregen is. De Waterwolf kiest ervoor in te zoomen op bepaalde categorieën projecten waarbinnen de trends zich in het bijzonder aftekenen te weten projecten met CO₂gunningvoordeel. De communicatie betreft de bedrijfsvoering als geheel waarbinnen duidelijk wordt gespecificeerd waar dat op neerkomt voor of door elk van de projecten waarop CO 2- gerelateerd gunningvoordeel verkregen is. Samengevat wordt er intern gecommuniceerd: 1. Adhoc middels een nieuwsbrief over het energie reductie beleid. 2. Toolbox waarin bekend wordt gemaakt ; - diagram scope 1 emissies; - diagram scope 2 emissies; - tonnage per soort binnen scope 1; - tonnage per soort binnen scope 2; - verschil tonnage en % t.o.v. referentiejaar en voorliggende jaren; - energie beleid van ons bedrijf; - reductie doelstellingen en voortgang van deze doelstellingen ieder jaar. 3. Toolbox waarin bekend wordt gemaakt initiatieven van ons bedrijf met betrekking tot CO₂. Gecontroleerd door: M. Korbee 7 Datum 26 mei 2015

8 6.2 Extern Met name vanaf niveau 3 is het extern communiceren een vereiste en nodig voor een doeltreffende werking van de ladder binnen de sector en daarbuiten. De blijvende toegankelijkheid van de gepubliceerde informatie vereist een nadere explicitering. Voor niveau 3 is vereist, dat de De Waterwolf een internetsite heeft ingericht die aan de volgende voorwaarden voldoet: 1. Bereikbaar op de bedrijfsnaam (zoals vermeld op het certificaat) en vervolgens via de zoekterm CO₂ prestatieladder ; 2. Slechts één website met daarin waar nodig verwijzingen middels weblinks; 3. Statische inhoud: tenminste de vereiste informatie (en documentatie) zoals aangegeven bij de eisen, 3.B.2,, 3.C, en zover als van toepassing eisen 3.D.1. Deze informatie is dezelfde als die, op basis waarvan de ladder CI het certificaat heeft verleend of verlengd. Deze informatie blijft op het internet beschikbaar ten minste gedurende de looptijd van het certificaat; 4. De informatie opslagstructuur volgt de nummering van de eisen uit de audit checklijsten; 5. Volledige kopieën van uitgereikte certificaten; 7. In geval van wijziging in de punten 1 t/m 6 zal deze website met bekwame spoed worden bijgewerkt. 3.B.2. Het bedrijf heeft een energie management actieplan (conform NEN- ISO of gelijkwaardig) opgesteld, onderschreven door hoger management, gecommuniceerd (intern en extern) en geïmplementeerd voor het bedrijf en de projecten waarop CO₂-gerelateerd gunningvoordeel verkregen is. 3.C.1. Het bedrijf communiceert structureel extern over de CO₂ footprint (scope 1 & 2 emissies) en de kwantitatieve reductiedoelstelling(en) van het bedrijf en de maatregelen in projecten waarop CO₂-gerelateerd gunningvoordeel verkregen is. De communicatie omvat minimaal het energiebeleid en de reductiedoelstellingen van het bedrijf en de hierboven genoemde maatregelen, mogelijkheden voor individuele bijdrage, informatie betreffende het huidig energiegebruik en trends binnen het bedrijf en de projecten. 3.C.2. Bedrijf beschikt over een gedocumenteerd intern én extern communicatieplan met vastgelegde taken, verantwoordelijkheden en wijzen van communicatie. 3.D.1 Actieve deelname aan minimaal één (sector of keten) initiatief op het gebied van CO₂reductie in de projectenportefeuille door middel van aantoonbare deelname in werkgroepen,(bijvoorbeeld duurzaam groenafval bewerking, plan van aanpak gebied 2, 3 en 6 Haarlemmermeer)) het publiekelijk uitdragen van het initiatief en/of het aanleveren van informatie aan het initiatief. Gecontroleerd door: M. Korbee 8 Datum 26 mei 2015

9 Samengevat wordt er op onze website gepubliceerd: 3A1 Carbon Footprint 3B2 Energie management actieplan 3C1 Energie reductie doelstellingen 3C2 Communicatieplan 3D1 Keten Initiatieven CO 2-bewust certificaat Wanneer: 1. Binnen het jaar wordt de website bijgewerkt met actuele gegevens. Concreet houdt dit in bijwerken website voor Juli van ieder kalenderjaar. 2. Extern melding zie onze website voor voortgang reductie doelstellingen en voor actieve deelname op het gebied van CO₂ reductie 7.0 Strategie Hoe gaan we de bewustwording intern en extern zo goed mogelijk realiseren? Om te zorgen dat iedereen bewust wordt van wat de De Waterwolf allemaal op het gebied van energiereductie uitvoert zullen de doelgroepen en de doelstellingen helder moeten zijn. Communicatie is hierbij het kernwoord. Belangrijk is dat de boodschap die wordt uitgedragen helder, eenduidig en actueel is. Gecontroleerd door: M. Korbee 9 Datum 26 mei 2015

10 8.0 Planning 9.0 Risico s Zoals bij het opstellen van ieder communicatiebeleid moet De Waterwolf ook hier rekening houden met de mogelijke risico s. De volgende risico s zouden een mogelijk scenario kunnen zijn: Medewerkers krijgen teveel informatie waardoor ze CO₂- moe kunnen worden en daardoor geen bijdrage leveren aan het te creëren draagvlak. Te weinig communicatie of opvolging tussen managementoverleg en werkvloer waardoor de uit te dragen informatie niet eenduidig, helder en actueel is. Verschuiven van functies van sleutelfiguren of terugtreden (pensioen/ ontslag ets.) waarmee kennis verloren gaat. Te weinig medewerkingen vanuit andere afdelingen die moeten zorgen voor uitvoering van het energiebeleid en leveren van input. Gecontroleerd door: M. Korbee 10 Datum 26 mei 2015

11 Voornoemde risico s willen wij op de volgende manieren ondervangen: Informatievoorziening naar de medewerkers op een eenvoudig begrijpelijke manier overdragen in Jip en Janneke taal en niet teveel informatie tegelijk. Tijdens de Management vergaderingen CO₂ zaken bespreken waar de directie bij aanwezig is. De genomen besluiten als taken wegzetten in de organisatie binnen de huidige structuren. Alle activiteiten door minimaal twee personen laten opvolgen en uitvoeren, zodat wanneer er hier een van weg valt, de continuïteit toch gewaarborgd blijft. We denken hierbij aan KAM, werkvoorbereiding en Hoofd Uitvoering. Uitdragen van het energiebeleid en leveren van input t.a.v. CO₂ als verplicht onderdeel van het takenpakket opnemen voor de betrokken medewerkers Colofon Bedrijf: De Waterwolf dienstverlening buitenruimte BV Bezoekadres: Diamantlaan 15 Postcode en plaats: 2132 WV Hoofddorp Postadres: Postbus 200 Postcode en plaats: 2130 AE Hoofddorp Telefoon: (023) Fax: (023) Internet: mkorbee@waterwolfbv.nl Contactpersoon: mevr. M. Korbee Aantal werknemers: 80 Bijlage 1 : Procedure overleg Gecontroleerd door: M. Korbee 11 Datum 26 mei 2015