edocsnet versie 2 Een digitaal archief ITS oldenzaal

Maat: px
Weergave met pagina beginnen:

Download "edocsnet versie 2 Een digitaal archief ITS oldenzaal"

Transcriptie

1 Een digitaal archief ITS oldenzaal

2 2 Welkom bij edocs! Deze handleiding zal een referentie zijn betreffende de werking van edocs het zal u de mogelijkheid geven om edocs te leren kennen en uw geheugensteun zijn na de cursus die u krijgt wanneer u edocs aanschaft. Mochten er nog verdere vragen of onduidelijkheden zijn dan staan wij voor u klaar. De edocs helpdesk is bereikbaar onder telefoonummer gedurende kantooruren of per op

3 3 1. Inleiding : een introductie en wat geschiedenis Wat is edocs NET? Digitaal archiveren was tot voor een jaar of tien alleen beschikbaar voor overheidsinstellingen en grote bedrijven de software was duur. Opslag van de documenten gebeurde op grootte 8 inch cd s die met een robotarm verwisseld werden : de zogenaamde osar s. Een osar ( optiscal storage array ) bevatte tot 123 schijven met elk maximaal 12 gigabyte. Ze zijn nu nog tweedehands te koop voor dollar ( zonder media!) Tegenwoordig is opslag veel goedkoper en veel sneller digitale archivering werd daarmee bereikbaar voor het mkb de medische zorg de advokatuur. Daarmee ontstond de behoefte voor een goed digitaal archief met alle verworvenheden van de grote jongens, maar zonder de beperkingen. edocs was de eerste stap. edocsnet is de de tweede de logische evolutie. Dit document zal u laten zien wat edocsnet allemaal voor U kan doen U zult verbaast staan. Er zijn vele redenen waarom men een digitaal archief wenst. Het verminderen van kosten voor papier, kopieën en opslag, zijn natuurlijk de eerste redenen. Maar wat te denken van respons tijden van enkele seconden, geen aanvraag van documenten meer. Nooit meer een onbeschikbaar document, omdat iemand anders dit document al in behandeling heeft- geen documenten meer die kwijt raken. U hoeft geen administratie meer bij te houden wie een document meegenomen heeft. Documenten kunnen zichtbaar gemaakt worden op het scherm om te lezen en te raadplegen, kunnen g d worden. Documenten kunnen beveiligd worden soms mag niet iedereen alles inzien. De mogelijkheden zijn legio - de interne documentstroom wordt gigantisch terug gebracht. En als er dan toch een papieren uitgave van het document dient te komen, dan kan het document eenvoudig vanaf elke werkplek (opnieuw) afgedrukt worden. Maar elk bedrijf kent naast een binnenkomende, ook een interne en uitgaande papierstroom. edocsnet is het eerste digitaal archief wat alles kan archiveren, maar tegelijkertijd ook alles intergreerd.

4 4 Wanneer U een document binnenkrijgt, waarop U reageert, dmv een msword document, een of op welke manier dan ook dan kunt u deze uitgaande reactie ook opnemen in het archief en zelfs koppelen aan het oorspronkelijke document. Zo ziet u als u het oorspronkelijke document opvraagt, meteen uw eigen reactie hier op ( of die van uw collega s natuurlijk ). Maar ook als u een document opstelt voor een collega, een rapportage doet, een resultaat publiceert, ook deze internedocumenten kunnen naadloos binnen een edocs archief opgeborgen worden. En voor het eerst hoeven dat niet gescande documenten te zijn, documenten die u eerst moet printen en dan moet scannen om ze in het archief te krijgen - voor het eerst kunnen deze documenten in hun orginele vorm gearchieveerd worden edocsnet kent uw applicatie en kan er mee overweg. U zult versteld staan van de mate waarbinnen uw bedrijfsprocessen op deze manier gearchiveerd worden, de historie die u vastlegt en het inzicht in een situatie welke u hiermee terughaald wanneer u het archief raadpleegt. edocs is uniek hierin en u zult haar hierom gaan waarderen en vesteld staan. Als u een jaar verder bent, zal werken zonder edocs compleet ondenkbaar geworden zijn. Naast de vele mogelijkheden van een digitaal archief, is er nog een voordeel wat geen enkel papieren archief u kan bieden : ze kan gekopieerd worden. Er kunnen altijd ongewenste voorvallen plaats vinden waardoor een papieren archief verloren gaat (brand, overstromingen, diefstal), maar een digitaal archief kan gekopieerd worden en op een andere locatie bewaard worden. Het zal duidelijk zijn wat dit voor u kan betekenen mocht u ooit met een calamiteit geconfronteerd worden. Een osar

5 5 Wat zijn de toepassingen? edocs kan ingezet kunnen worden om allerlei zaken te archiveren - enkele voorbeelden : binnenkomende/uitgaande post product specificaties klanten archieven orders patiënten dossiers personeelsdosiers financieen maar eigenlijk is de enige beperkende faktor uw eigen fantasie.

6 6 Inzetbaarheid Enkele voorbeelden van hoe edocs gebruikt zou kunnen worden: Scenario 1: het advocaten kantoor. Het archief onderhoudt alle binnengekomen documenten van cliënten en tegenpartijen. Alle declaraties en inkomsten verklaringen bevinden zich in het archief. Als gezocht wordt op een cliënt, dan worden alle zaken van deze cliënt zichtbaar. Als gezocht wordt op een zaak (bijvoorbeeld erfrecht), dan worden alle erfrecht zaken zichtbaar gemaakt. Zo vormt edocs tevens een bron van referentie naar eerdere zaken. Alle uitgaande stukken komen in de desbetreffende map terecht en geven daarmee instant overzicht in een zaak. Overdraagbaarheid van een zaak wordt hiermee zeer vereenvoudigd. Scenario 2: de schade-expert van een verzekeringsmaatschappij. Op het hoofdkantoor staat een grote database met gegevens. De schade expert belt s avonds in, krijgt de relevante documenten voor de volgende dag gedownload en heeft alles bij zich. Hij hoeft niet meer naar kantoor. Hij tikt zijn bevindingen in, in een Word bijlage. Bij het desbetreffende dossier staat de terugkoppeling als bijlage klaar om terug gestuurd te worden naar het hoofdkantoor waar de verwerking kan plaatsvinden Scenario 3: een makelaar Een makelaar kan zijn huizenaanbod kompleet met foto s, aktes, bouwtekeningen, en hypotheek offertes archiveren. Alle informatie kan bij een bezoek aan een potentiële klant, ter plekke geprint worden of bij een telefonisch contact ge- d. Scenario 4: docenten Repetitie opgaven, lesroosters, rapporten, tentamen resultaten, diploma s, cijferlijsten, alles kan gearchiveerd worden en is tijdens vergaderingen, huisbezoeken en gesprekken compleet beschikbaar.

7 7 Scenario 5: Garages Per automerk en -type staan alle oude microfiches gearchiveerd. De monteur kan schema s inzien, en desgewenst printen. Tevens zou de autohistorie gearchiveerd kunnen worden, garantie documenten, onderhoudschema s. Hiermee kan een compleet inzicht in de staat van een auto verkregen worden. Scenario 6: Artsen / specialisten Correspondentie, rapporten, foto s, declaraties, alles kan opgeslagen worden. Bij verhuizingen kan een complete dossiermap uitgeprint worden, geëxporteerd of eventueel ge- d worden. Helemaal makkelijk wordt het als de nieuwe arts ook edocs gebruikt. edocs kent intergraties met o.a. microhis. Documenten worden automatisch weggeschreven op het werkblad, in de correspondentie, in probleem en epiodelijsten. En binnen microhis kan met ctrl-f1 het originele document weer opgevraagd worden. Scenario 7: Postregistratie systemen Voor bedrijven: Het systeem kan geïmplementeerd worden in de postkamer. Alle binnenkomende documenten worden gescand en toegewezen aan de geadresseerde. Deze ziet dan onmiddellijk zijn post. D.m.v. het en van documenten vanuit edocs kan een complete documentenstroom binnen het bedrijf gerealiseerd worden. scenario 8 : privé-gebruik: Alle garantiebewijzen, polissen, ziektekostendeclaraties kunnen in het archief geplaatst worden. Jaaropgaven, lease opgaven, belastingdocumenten; ze vinden allemaal hun weg. Nooit meer raken documenten kwijt en ze zijn snel te vinden.

8 8 Hoe werkt het? Laten we even uitgaan van een post archief. Op het moment dat een brief binnenkomt, maakt de gebruiker eerst een map aan in edocs. In deze map staan zaken als: wat is de datum van het stuk, wat voor stuk is het, voor wie is het bestemd, een referentienummer (optioneel), eventueel losse opmerkingen en een omschrijving. Als deze map is aangemaakt wordt het document gescand en in de map opgeslagen. Mappen kunnen geopend worden, waarna de aanwezige documenten kunnen worden bekeken, geprint of g d. Er kunnen ook nieuwe documenten worden toegevoegd aan de map. Er kan gezocht worden: ik zoek alle documenten over hypotheekaanvraag... of geef me alle documenten van Maar er is meer... Wanneer u reageert op een binnengekomen poststuk door een brief terug te sturen (met Microsoft Word) dan wordt dit document opgeslagen in de gebruikte archiefmap en is gekoppeld aan het betreffende gescande poststuk. Tevens kunnen Excel documenten aan archiefmappen en documenten gekoppeld worden. Dit houdt dus in dat op het moment dat u een map opent en de originele ingekomen brief bekijkt, u meteen uw eigen uitgaande correspondentie ten aanzien van dit document te zien krijgt. Zo helpt edocs u Uw eigen documentenstroom te organiseren. Edocs archiveert alles en rubriceert ze per document type Gescande documenten, maar ook pdf, msword, excel, powerpoint, , txt, logfiles, alles kan gearchiveerd worden.

9 9 En nog meer... Als u een brief krijgt dan kunt u aan deze brief Uw uitgaande correspondentie koppelen. Nu is het mogelijk dat u daarop wederom correspondentie ontvangt. Als u deze in een andere map plaatst, dan kunt u deze mappen aan elkaar binden via een referentienummer. U vraagt enkel een bepaald referentienummer op en ziet de hele documentstroom: de 1 e binnenkomende brief, met daaraan Uw reactie, de reactie daarop (de 2 e binnenkomende brief) met daarop Uw reactie etc. Hoe nu verder? Het programma biedt nog veel meer mogelijkheden, die gaande weg duidelijk zullen worden. Deze handleiding zal u aan de hand nemen om u stap voor stap uit te leggen hoe een werkend archiefsysteem opgebouwd dient te worden. Neem even de tijd om de basis goed neer te zetten en de tijdsinvestering zal zeker haar vruchten afwerpen. Bij de aanvang van een digitaal archief is veelal de vraag: Waar ben ik aan begonnen? Alles scannen kost tijd. Maar als het archief bijv documenten bevat en u kunt een bepaald document met alle gekoppelde correspondentie binnen enkele seconden raadplegen, dan is alle tijdsinvestering onmiddellijk gerechtvaardigd. Daarnaast zijn er ook mogelijkheden om uw archief door een externe partij in te laten scannen. edocs BV kan u adviseren indien u hierin geïnteresseerd bent. Vergeet ook niet dat het opzetten van een archief altijd veel meer werk is dan het onderhouden daarvan. Bij de aanvang zult u de documenten die voor u van belang zijn, in willen voeren. Dit zal vrij tijdrovend zijn. Maar als het archief eenmaal actueel is, is het onderhoud enkel nog het toevoegen van die correspondentie die u die dag binnenkrijgt.

10 10 edocs en modules edocs bestaat uit een basisversie die uit te breiden is met modules. Met de basis versie kunt u alleen een archief inzien, de zogeheten view-versie. De software is uit te breiden met verschillende modules en kan zo groeien tot de volledige versie. U kiest per werkstation de modules die daar van belang zijn ( vaak wordt er bijv. maar op enkele locaties gescand ) en kunt u zo de kosten voor de software terugbrengen. Bovendien limiteert U zo de mogelijkheden van bepaalde werkstations ( en vaak gebruikers ). Een gebruiker die documenten mag inzien heeft zo bijvoorbeeld nog niet meteen de mogelijkheid om zaken te verwijderen. In deze handleiding wordt de volledige versie beschreven. Wellicht zullen enkele onderwerpen dus niet voor u van toepassing zijn maar door ze te lezen krijgt u wel een overzicht van de totale functionaliteit die edocs u kan bieden. De volgende modules zijn voorhanden: Scannen Optical Character Recognition (OCR) (Multi)Archieven Annotaties Werkvoorraden Import documenten Export documenten/archief

11 11 Verder hebben we een aantal hulpprogramma s ontwikkeld om edocs heen: - edocs Poller Met edocs Poller kunt u automatisch documenten importeren van een vaste locatie in een vooraf gedefinieerde postbak (werkvoorraad). Denk hierbij aan documenten die gescand worden middels een centrale officemachine, die niet gekoppeld is aan een werkstation. Ook kunnen hiermee automatisch digitaal binnen gekomen faxen in een fax postbakje geplaatst worden binnen edocs. De poller is zelfs instaat om automatisch documenten te plaatsen binnen een map in het hoofdstuk over de poller meer daar over. - edocs Bulk scan Deze module is speciaal ontwikkeld voor het gebruik van edocs in een ASP omgeving. Hierbij staat de server waarop het archief staat niet bij de gebruiker zelf, maar ergens anders (wellicht op honderden kilometers afstand). Alle communicatie vindt dan plaats via beveiligde verbindingen. Wanneer nu direct over deze lijn grote hoeveelheden documenten zouden worden gescand, kan dat betekenen dat de gehele bandbreedte in beslag wordt genomen door het verplaatsen van de documenten van de gebruiker naar het archief (op afstand). Als teveel bandbreedte gebruikt zou worden belemmert dat het normale gebruik van de verbinding. De bulkscan scant de documenten lokaal en zorgt ervoor dat deze en voor een, met een tijdsinterval, worden overgebracht naar de server.

12 12 Eerst even wat uitleg over deze handleiding Waar u de onderdelen van het programma kunt vinden wordt steeds bovenaan een onderwerp als volgt weergegeven : Menu : onder: Hulpmiddelen Instellingen Scanner Scanner selectie. Als er iets is wat speciaal uw aandacht vergt dan wordt dit als volgt aangegeven

13 13 Installatie edocs In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe u edocs installeert op uw netwerk. Hardware benodigdheden Er is minimaal een pc met een scherm resolutie van 1024 x 768 met meer dan 256 kleuren nodig. Windows Me, NT vanaf versie 4 SP 5, Windows 2000 / 2003, Windows XP en Windows Vista behoren tot de mogelijke werkomgevingen. Als serveromgeving wordt Windows Server 2003 aanbevolen. Soms wordt de server ook gebruikt als workstation de enige restrictive die hierbij geld is dat de OCR niet op de server gebruikt kan worden. Installatie Het installatieprogramma op de cd, installeert naast het programma alle onderdelen die nodig zijn om juist te kunnen werken. Hieronder vallen de C++ runtime, OLEDB, de access ODBC, allemaal afhankelijk van het gekozen platform. Op de cd bevindt zich een setup programma. Daarnaast bevindt ook de documentatie zich op de cd. Edocs net is een product dat zich, meer dan eerdere edocs versies, richt op het netwerk aspect van een digitaal archief. Het ondersteunt terminal services en citrix omgevingen en behoeft als zodanig een afwijkende inrichtingsprocedure. In tegenstelling tot eerdere edocs versies is edocs-net gebouwd rond een floating licensing model. Dit houdt in dat er bijvoorbeeld een licentie voor een opvraag station aangeschaft kan worden, die op een onbeperkt aantal stations geïnstalleerd kan worden, maar slechts één maal tegelijkertijd gebruikt kan worden. Mogelijke scenario s zijn bijv 4 mensen die tegelijk werken terwijl er 20 verschillende pc s beschikbaar zijn. Er zijn dan maar 4 licenties nodig. Logisch gevolg is dat niet iedere computer licentie s ontvangt, maar dat vanuit de server alles geregeld wordt. Dit is de reden dat er 2 soorten installaties zijn : de server installatie en de client installaties. De server installatie heeft u maar 1 maal nodig de client installatie dient u op elk station uit te voeren. De server installatie bevat alle onderdelen die nodig zijn om uw installatie in te richten en te onderhouden. De client installatie bevat alles wat u nodig heeft om edocs te kunnen gebruiken. Omdat een nieuwe installatie geconfigureerd moet worden, zullen hierachter eerst de server componenten beschreven worden.

14 14 Server componenten Na installatie van de server component bevindt zich op de desktop van de server een edocs net map. Hierin bevinden zich een aantal programma s : Hieronder wordt elk onderdeel besproken, in de volgorde die gebruikt dient te worden, bij de inrichting van het systeem. Bij installatie van edocs net wordt edocs geïnstalleerd op een serverlocatie waar elke gebruiker toegang toe dient te hebben. Omdat edocs net gebruik maakt van archieven die elk op een aparte server geplaatst kunnen worden (gedistribueerd netwerk model ) kan overwogen worden om edocs op een applicatie server te plaatsen en de databases op een fileserver. Alle gebruikers dienen zowel op de installatielocatie van edocs als ook op de databaselocaties, alle rechten te hebben (create, read, write, delete ).

15 15 Stap 1: licensing : Wanneer U edocs aanschaft dan kunt U kiezen welke modules U op elke werkplek wenst te installeren.op deze manier hoeft u niet te betalen voor functionaliteit die u op bepaalde werkplekken helemaal niet gebruikt. Als U op 1 plek scant en op 10 plekken opvraagt dan kunt u volstaan met 1 scanlicentie en 10 view licenties. View licenties zijn veel goedkoper en zullen in veel situaties voldoende zijn. Het licentieprogramma ziet er als volgt uit : Het programma vermeldt rechtsboven een hardwarecode u dient contact op te nemen met edocs BV, die u een activeringscode zal geven. Als u de server geactiveerd heeft dan kunt u op het scherm kiezen voor de optie inlezen activeringsbestand. Dit is een bestand waarin zich de licenties bevinden die voor deze installatie aangeschaft zijn. Na het inlezen van de dit bestand zal een lijst verschijnen met de gekochte licenties.

16 16 Wanneer u een regel aanklikt ( hier de view ), dan staan de modules aangegeven welke er in deze licentie geactiveerd zijn ( de oranje knoppen ) Eventueel kunnen licenties toegevoegd worden, gemuteerd en verwijderd worden. Hiervoor heeft u steeds contact met edocs BV nodig omdat u bij mutaties een nieuwe module-activeringscode nodig heeft. Bij elke licentie kunt u desgewenst kiezen voor NT login U selecteert een licentie klikt op NT login en klikt op muteren. Normaliter vraagt edocs bij het opstarten in een welkom scherm om een login en een toegangscode. Alle licenties die als NT Login gemeld staan, komen niet in de lijst van mogelijke logins voor. Deze licenties worden gereserveerd voor de computers die inloggen met dezelfde id als die binnen edocs als naam opgegeven is. Als de betreffende computer opstart zal er niet gevraagd worden om Login gegevens maar wordt er automatisch met de desbetreffende Login doorgestart. Dit is erg handig als edocs aangeroepen wordt vanuit een ander programma immers er zal dan geen login procedure komen bij het starten van edocs. Bijkomend voordeel is dat zo bepaalde licenties gereserveerd kunnen worden voor bepaalde personen. Immers als een Login als nt Login aangemeld staat - zal deze niet voorkomen in de lijst met mogelijke logins voor gebruikers die edocs willen opstarten. Zo kan bijv een scanlicentie gelocked worden aan een bepaalde gebruiker of pc.

17 17 Stel de volgende situatie : Op de afdeling KNO van een ziekenhuis staan 2 pc s waarop edocs geïnstalleerd is, maar er zijn 8 verschillende personen die daar gebruik van maken. Toch wil men graag automatisch inloggen. In dit geval kan men een groupaccount aanmaken Deze account kan bijv KNO heten, met daarin een lijst van alle nt Login namen van de mogelijke gebruikers. Als dan de 2 licenties elk gekoppeld worden aan de groupaccount, dan kunnen 2 personen uit deze lijst inloggen op edocs zonder een autorisatie. Gebruikers kunnen geïmporteerd worden uit een ascii lijst, of regelrecht uit de gebruikers die op een bepaalde server staan geregistreerd ( NT import )

18 18 Na het intypen van de naam van de server zullen alle op die server aangemelde user accounts overgenomen worden. Individuele accounts kunnen dan desgewenst verwijderd worden. Wanneer U geen server naam intypt, maar gewoon op OK klikt, dan worden de gebruikers geïmporteerd die op de desbetreffende computer bekend zijn. (local host) Als er gewerkt wordt vanuit een active directory omgeving, dan kan er een ascii export gemaakt worden van alle aanwezige gebruikers, die dan vervolgens met ascii import ingelezen kan worden. Let wel dat een gebruiker slechts één maal aangemaakt mag worden binnen een groepsaccount. Bij het opstarten van edocs zal deze eerst kijken of de naam van de nt Login overeenkomt met een gebruikers, en daarna of de naam voorkomt in een groep. Bij de eerste groep waarin de naam voorkomt zal gekeken worden of er voor die groep nog licenties beschikbaar zijn. de online update optie van het licentie programma is tentijde van deze handleiding nog niet geimplementeerd.

19 19 beheer Het beheer programma voorziet in alle functionaliteit die nodig is voor het inrichten van het systeem. U moet daarbij denken aan het aanmaken en het beheer van databases, gebruikers, rechten en inrichting. Doorgaans zal de volgorde van het gebruik van de diverse onderdelen van het programma zijn dat er eerst een database aangemaakt en geconfigureerd zal worden, en daarna zal vastgelegd worden welke gebruikers ( al aanwezig vanuit het licentie programma ), rechten hebben tot de individuele archieven. Deze volgorde zal hieronder dan ook aangehouden worden : het hoofdscherm van de beheermodule :

20 20 databases. Bij de selectie ziet u de reeds aanwezige databases hier twee stuks maar bij een nieuwe configuratie zullen hier nog geen databases vermeldt staan. Er zijn zeven acties die met de databases gedaan kunnen worden Beheer databases Onderhoud werkvoorraaden Configuratie database Onderhoud database Folder templates Rubriek templates Logfile

21 21 Beheer databases U selecteert eerst een regel in het selectiegedeelte van het scherm en kunt vervolgens een database aanmaken. Geef een naam waaraan u de database kunt herkennen deze naam zal binnen edocs vermeldt worden in het schermgedeelte waar u een archief kunt selecteren. Vervolgens dient u de lokatie op te geven waar u het archief aangemaakt wilt hebben. Binnen deze lokatie wordt als u op muteren klikt automatisch alles aangemaakt wat edocs nodig heeft om een nieuw archief te beginnen. Voor de eerste databases zal er een directory aangemaakt worden ed_db1 met daarin alle benodigheden. Voor de tweede database zal ed_db2 worden aangemaakt. Door dit mechanisme zitten archieven elkaar nooit in de weg en kan eventueel dus steeds de zelfde lokatie opgegeven worden voor de verschillende archieven. (handig bij backupen ) maar het hoeft natuurlijk niet de verschillende archieven kunnen zelfs op verschillende servers staan. bij het kiezen van een databaselokatie is het van groot belang om er voor te zorgen dat de lokatie voor alle computers ook daardwerkelijk beschikbaar is. Een lokatie als d:\edocs_archieven zal niet juist blijken te zijn, immers vele computers zullen een eigen drive d hebben en dit zal dus voor elke computer een andere lokatie inhouden. U kunt een database lokatie ( unc path ) bijv \\server\edocs_archieven mappen aan een driveletter en deze vervolgens overal gebruiken of u kunt natuurlijk het unc path zelf gebruiken.

22 22 werkvoorraden Elk archief kent zogenaamde werkvoorraden. U kunt dit zien als de ouderwetse inbakjes op uw bureau. U kunt in een werkvoorraad alle documenten zetten die nog behandeld moeten worden. U kunt scannen in een werkvoorraad maar ook documenten verplaatsen naar een werkvoorraad waarmee u documenten onder de aandacht van een bepaald persoon kunt brengen. Stel iedereen binnen het bedrijf heeft een werkvoorraad aangegeven met de naam van de persoon. Documenten worden door de secretaresse ingescand in haar eigen werkvoorraad. Mocht er een document zijn welke gezien of beoordeeld moet worden door een bepaald persoon dan kan het document overgeplaatst worden naar de werkvoorraad van de desbetreffende medewerker. Deze kan er notities op plaatsen ( zie annotaties ) en het document terug plaatsen in de werkvoorraad van de secretaresse. Op deze manier ontstaat er een simpele workflow. U kunt in dit programma onderdeel werkvoorraden aanmaken, muteren en verwijderen. Elk archief heeft haar eigen unieke werkvoorraden er zijn ook werkvoorraaden die over de archieven heen zichtbaar zijn de zogenaamde systeem werkvoorraden.

23 23 configuratie Standaard onderkent edocs 5 types archieven Standaard Een normaal archief zonder voorloop selectie scherm Microhis Een huisartsen archief welke een nauwe intergratie heeft met microhis. Patienten worden gelezen in microhis middels een speciale koppeling, en edocs schrijft informatie in Microhis waarmee documenten snel weer terugggevonden kunnen worden. Als edocs start wordt er eerst een selectiescherm zichtbaar gemaakt waar een patient gezocht kan worden ( op naam, geboorte datum of microhisnummer ) waarna het archief van de desbetreffende patient zichbaar gemaakt wordt. Omnihis. Een intergratie met een ander medisch pakket : omnihis. ( Scipio ) Patienten worden gelezen in omnihis en hoeven dus niet ingevoerd of onderhouden worden binnen edocs. Als edocs start wordt er eerst een seletiescherm zichtbaar gemaakt waar een patient gezocht kan worden ( op naam, geboorte datum of patientnummer ) waarna het archief van de desbetreffende patient zichbaar gemaakt wordt. Anva Een intergratie met Anva. Als edocs start wordt er eerst een selectiescherm zichtbaar gemaakt waar een klant gezocht kan worden waarna het archief van de desbetreffende klant zichbaar gemaakt wordt. Het scherm voor de anva koppeling is lichtelijk afwijkend :

24 24 Branche specifiek Bij branche specifieke archieven start edocs tevens met een voorloop scherm. De velden van dit scherm kunnen door de gebruiker zelf aangemaakt worden. Er zijn maximaal 8 velden aanwezig waarbij er binnen 3 velden gezocht kan worden. Een voorbeeld van een voorselectie ziet u boven hier wordt gezocht naar klanten. De 1 e 3 zoekvelden zijn naam, adres en postkode, en tevens worden de plaats en het telefoonnummer getoond. Een ander voorbeeld zou zijn auto s met de zoekvelden kenteken, merk, type, en de overige velden kilometer stand en apk keuring. Elk archief kan haar eigen branche specifieke informatie bevatten. Het is tevens mogelijk om deze branch specifieke informatie te lezen uit een bestaande database zo kan er gekoppeld worden met andere programma s. In bijlage F wordt deze koppeling nader uitgelegd.

25 25 Onderhoud Onderstaande akties zijn eigenlijk voornamenlijk van belang wanneer u een export van een archief aangemaakt heeft om zo een nieuw archief te maken. Stel u heeft een compleet archief en wenst een nieuw archief te maken van alleen alle documenten van bijv De export module geeft u deze mogelijkheid maar het nieuw ontstane archief bevat dan mappen, rubrieken en toewijzingen die niet meer in gebruik zijn. Alhoewel het geen kwaad kan- is het wellicht wenselijk deze gegevens uit het systeem te verwijderen De volgende opties zijn aanwezig : o o o Opschonen documenten Alle aanwezige mappen die geen documenten bevatten worden verwijderd. Opschonen rubrieken De rubrieken die in het archief worden onderzocht. Als een aanwezige rubriek bij geen enkele map gebruikt wordt dan wordt deze rubriek verwijderd. Opschonen toewijzingen Alle toewijzingen die in het archief aanwezig zijn maar niet gebruikt worden, worden verwijderd.

26 26 Foldertemplates Wanneer u in een branch specifiek archief een archief met een voorselectiescherm dus een selectie maakt voor een klant, huis, auto of wat uw branche informatie ook is dan zal bij een nog niet eerder gebruikte selectie steeds het archief leeg zijn.de praktijk leert dat veelal voor dergelijke items een zelfde reeks mappen aangemaakt zal worden. Een voorbeeld :U heeft een archief waarbinnen u uw wagenpark administreert voor elke opgevoerde auto heeft u de standaard de volgende mappen : aanschaf document, apk keuringen, lease contract. De foldertemplates geven u de mogelijkheid om deze mappen voor te definieren als u vervolgens een auto selecteert die deze mappen nog niet heeft dan zullen deze automatisch voor u aangemaakt worden. U spaart hiermee tijd uit en creeert tevens een uniformiteit in de naamgeving van de mappen. U kunt mappen aanmaken door in de rubriekstructuur een lokatie aan te geven, een map omschrijving in te voeren en op toevoegen te klikken. Een overzicht van de aanwezige mappen staat in de lijst rechts. Wat u zich wel dient te realiseren is dat u deze mappen altijd aanmaakt en dat het dus helemaal niet zo hoeft te zijn dat er in deze mappen ook daadwerkelijk documenten aanwezig zijn wat voor de 1 gezien zal worden als tijdbesparing zal door de ander gezien worden als bestandsvervuiling.

27 27 Rubriektemplates Wanneer u begint met een nieuw archief dan is, zoals al eerder aangegeven de eerste taak het aanleggen van een rubriekenstructuur. Met de rubriek templates kunt u een standaard structuur in 1 keer in uw archief aanbrengen. Wanneer u 1 van de aanwezige branches aanklikt krijgt u de aanwezige rubriekenstructuur te zien en kunt u deze aanbrengen.

28 28 Logfile Het logfile houdt een groot deel van de transacties die binnen een archief gebeuren bij. Wanneer u een document verwijdert vermeldt het logfile de datum, de tijd, en wie het gedaan heeft. Dit is slechts 1 voorbeeld van wat er allemaal in het logfile komt te staan. De informatie laat u zien wat er in de tijd met het archief gebeurd is.

29 29 Gebruikers Bij de gebruiker opties zijn 5 akties mogelijk : Vrijgeven sessies Credentials Database assign Registry Instellingen De diverse onderdelen zullen hieronder nader uitgelegd worden

30 30 Sessies In tegenstellingen tot eerdere versies van edocs, beschikt edocsnet over een zogenaamd floating licensing model. Stel de volgende situatie : U werkt op een huisartsen post samen met 3 andere artsen en er zijn in totaal 5 asssistentes. Er werken echter slechts 2 artsen en 3 assistentes tegelijkertijd. U heeft dan genoeg aan 5 licenties. U kunt edocs op zoveel stations installeren als u wilt u kunt echter een licentie maar 1 x gebruiken. Als iemand edocs start wordt een licentie gebruikt als de persoon edocs afsluit wordt de licentie weer vrijgegeven voor iemand anders. Het probleem hierbij is dat als de stroom uitvalt of een computer uitgedaan wordt zonder uit te loggen, dat de licentie nog steeds in gebruik is. Met dit programma onderdeel wordt de licentie weer vrij gegeven voor gebruik. Vaak zal men voor het maken van een backup alle gebruikers van een programma willen afsluiten om mogelijke open bestanden te sluiten zodat deze ook gegarandeerd mee gaan in de backup. Sommige backup systemen slaan open bestanden over. Wanneer U de optie Alles vrijgeven kiest, dan zullen alle programma s op de diverse computers automatisch afgesloten worden. In eerdere versies van edocs verscheen er op de diverse computers een mededeling Dat het programma extern gedeactiveerd was maar deze deactivatie gebeurde dan natuurlijk pas op het moment dat de mededeling gelezen was en de gebruiker op ok geklikt had wat natuurlijk niet goed ging als er niemand achter de computer zat. Nu wordt edocs daadwerkelijk op de diverse computers spontaan afgesloten.

31 31 Credentials Voor de uitleg van de credentials ( = inlog gegevens ) zie uitleg licensing.

32 32 Database assign Voor elke gebruiker kunt u vast leggen welk archief als eerste geselecteerd wordt wanneer edocs start ( = default achief ). Tevens kunt u hier opgeven welke archieven er beschikbaar moeten zijn voor de geselecteerde gebruiker. Hiermee heeft u de mogelijkheid om vertrouwelijke informatie alleen te ontsluiten voor de door u geselecteerde personen. Veel voorkomend is bijvoorbeeld een separaat archief met personeelsgegevens en/of loonadministratie documenten. U zult niet willen dat iedereen inzicht heeft in dit archief. Optioneel kunt u kiezen om edocs te laten starten met een menu waarin de gebruiker kiest welk archief deze initieel wil openen. In deze lijst staan uiteraard alleen de archieven waar de betreffende gebruiker voor geauthoriseerd is.

33 33 Registry Vroeger werden programma instellingen opgeslagen binnen kleine bestandjes ( vaak bestandjes met een.ini extentie ). Binnen windows heeft men dit een halt willen toeroepen en de registry in het leven geroepen. Deze registry bevat van alle programma s alle instellingen. Binnen de registry zijn diverse secties aanwezig. 1 daarvan is local_machine, een andere is current_user. Local_machine bevat instellingen voor een bepaalde computer, current_user voor een bepaalde gebruiker. Als programma instellingen opgeslagen zijn in local_machine dan geld de instelling voor iedereen die op de betreffende computer inlogt. Onder asp is dat een probleem immers er is slechts 1 local_machine, dus als iemand een andere keuze maakt voor een bepaalde programma instelling, dan overschrijft dat een keuze van een eerdere gebruiker. Als alles opgeslagen wordt in current_user dan moeten alle instelingen gedaan worden voor alle gebruikers en elke nieuwe gebruiker heeft geen instellingen. Geen van beide oplossingen is naar tevredenheid daarom heeft edocs een eigen reigstry. Wanneer u een gebruiker selecteert, laat edocs alle instellingen zien die voor die gebruiker gelden. Als de zelfde gebruiker op een andere computer inlogt zijn nog steeds de instellingen beschikbaar. Tevens is het mogelijk om de instellingen van een gebruiker te kopieren en vervolgens te plakken naar een andere gebruiker of desgewenst naar alle andere gebruiker. Vooral bij grote installaties is dit een gigantisch voordeel. U configureert 1 computer en kunt met 2 klikken deze instellingen aanbrengen bij alle andere installaties. Tevens wordt het onderhoud van instellingen hiermee gigantisch versimpelt. Mocht er binnen uw bedrijf een standaardisering zijn van instellingen bijv alle aantekeningen die op een formulier geplaatst worden moeten in het geel zijn ( annotaties ) en elke maand wisselen de kleuren om zo onderscheid te maken binnen de aantekeningen, dan kunnen zo heel snel nieuwe instellingen over alle gebruikers uitgerold worden.

34 34 Instellingen Bij de instellingen kunt u opgeven of aanwezige officedocumenten ( word/ excel/ powerpoint ) door de geselecteerde gebruiker alleen ingezien mogen worden of ook gemuteerd kunnen worden.

35 35 Systeemwerkvoorraden Elke archief heeft de mogelijkheid tot het hebben van een ongelimiteerd aantal werkvooraaden. Soms echter is het noodzakelijk om werkvoorraaden te hebben die over de archieven heen liggen, die binnen elk archief beschikbaar zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een bedrijf met een aantal vestigingen in diverse regio s. Elke vestiging kan dan een eigen archief hebben, maar het kan heel zinnig zijn dat de diverse regiomanagers elkaar documenten kunnen doen toekomen via de werkvoorraad. Om dit te realiseren zijn de systeemwerkvoorraden aanwezig het zijn werkvoorraden die binnen alle archieven te gebruiken zijn. Op de gebruikelijke wijze kunt u deze voorraden beheren. Zorg er wel voor dat de lokatie voor iedereen beschikbaar is net zoals bij het definieren van de lokaties van archieven. c:\... zal niet werken gebruik een mapping of een unc path ( \\server\... )

36 36 Sessie closer Bij de server installatie van edocsnet wordt een programma geinstalleerd genaamd autosessies. Dit is een klein programmaatje wat op een bepaalde tijd alle sessies binnen een bepaald archief kan afsluiten. Een mogelijke toepassing zou zijn dat als bijvoorbeeld s nachts om 12 uur een backup start om dan om een uur of 11 alle edocssessies automatisch te laten afsluiten. Ook kunt u zo elke ochtend met een frisse start beginnen. Als gebruikers s avonds hun computer niet afsluiten en edocs sessies open laten staan, is er de volgende dag een potentieel probleem als dezelfde computers niet weer opnieuw voor edocs gebruikt worden sessies zijn dan in gebruik die in werkelijkheid niet meer gebruikt worden. Met dit programma onderdeel binnen beheer selecteert u de tijd waarop autosessies alle bestaande edocs programma s afsluit.

37 37 Outlook intergratie edocs kent 2 mogelijkheden om vanuit microsoft outlook regelrecht een document in edocs in te plaatsen. De ene laat de aanwezige werkvoorraden zien en plaatst de documenten in de gekozen werkvoorraad. De andere laat een lijst van mappen zien binnen het archief. Deze mappen kunnen met deze module aangebracht worden. Links boven kiest u de rubriek waar u een map wilt selecteren. Links onder komen de mappen zichtbaar die binnen de geselecteerde rubriek aanwezig zijn. U kiest een map / geeft een omschrijving voor die map en kunt deze toevoegen. De gedefinieerde mappen staan in de rechtertabel / waar u entries kunt muteren en verwijderen.

38 38 Password Met deze optie kunt u optioneel een password invoeren waarmee het beheer programma beschermt zal worden. Hiermee voorkomt u dat ongeauthoriseerde mensen aanpassingen in het beheer van edocs kunnen doen. U kunt het password verwijderen door deze weg te halen en op muteren te klikken.

39 39 Sessies : Op het moment dat iemand op edocs inlogt, wordt de betreffende licentie geactiveerd. In het sessie programma kunt u een overzicht krijgen van de gebruikers die actief zijn en de licenties die nog ter beschikking staan : Wanneer iemand uitlogt uit edocs wordt de gebruikte sessie weer vrij gegeven en komt ter beschikking van andere gebruikers. Ook wanneer de computer afgesloten wordt met een actieve edocs, wordt de licentie keurig afgemeld. Echter, wanneer de computer uitgeschakeld wordt terwijl edocs nog actief was, is het niet mogelijk om de sessie weer automatisch vrij te geven. Bij het opnieuw opstarten van edocs zal de licentie niet beschikbaar komen. Immers, voor edocs is deze nog in gebruik. U kunt een sessie aanklikken en voor de optie vrijgeven kiezen. De sessie wordt dan weer beschikbaar gemaakt. Ook kunt u kiezen voor de optie alles vrijgeven - op alle stations waar edocs nog aktief is wordt deze automatisch afgesloten. Zo hoeft u dus niet alle stations af. Handig als u een back-up wilt maken en er zeker van wilt zijn dat er geen bestanden open zijn gedurende de back-up.

40 40 Online update Deze module vertelt u welke updates er van edocs aanwezig zijn. De datum, het versienummer en een globale omschrijving van de aanpassingen. Als u uw toegangskode invoert (standaard ), zal de desbetreffende computer helemaal geupdate worden / de procedure dient dus op elke computer en server uitgevoerd te worden. Het update programma kijkt op de lokatie waar deze opgestart wordt naar de aanwezige onderdelen van edocs. Al deze onderdelen worden geupdate. Update van de poller en de bulkscan zal dus alleen automatisch lukken als deze ook standaard op dezelfde lokatie geinstalleerd zijn waar edocs zelf geinstalleerd is.

41 41 EDocsNet Hoewel U waarschijnlijk zo snel mogelijk aan de slag wilt en wilt zien wat edocs allemaal voor U kan betekenen is het toch van groot belang dat edocs eerst aangepast wordt aan uw situatie. de volgende scanner instellingen moeten gebeuren : Installatie scanner Installeer de scannersoftware en meldt de scanner aan in edocs. Instellingen scannertype Vertel edocs wat de mogelijkheden zijn van de scanner. Kwalliteit/compressie van de documenten Vind een balans tussen de grootte en de kwalliteit van een document. Herkenning lege pagina s Leer edocs te herkennen wanneer een document leeg is en wanneer er sprake is van achtergrondruis. Herkenning pagina formaat Stel de gevoeligheid in voor het automatisch herkennen van document groottes. Tunen scanner instellingen Experimenteer met mogelijke scannerinstellingen.

42 42 Installatie scanner Menu : onder: Hulpmiddelen Instellingen Scanner Scanner selectie. Allereest dient u de scanner te selecteren en eventueel te installeren. Voor de installatie van uw scanner verwijzen wij u naar de documentatie die bij uw scanner geleverd is. U dient de scanner 1-malig aan te melden binnen edocs. Selecteer de scanner die u wilt gaan gebruiken. Is er geen scanner aangesloten of is de bijbehorende software niet geïnstalleerd, dan kan men in dit scherm geen scanner selecteren. Installeer dan eerst de scanner software (de Twain source). Houdt er rekening mee dat sommige scanners meer dan 1 driver installeren. Voor dubbelzijdig scannen dient u NIET de WIA driver te selecteren.

43 43 Instellen scannertype Hulpmiddelen Instellingen Scanner Type scanner Multi-pagina scanners zijn er in twee soorten. De meeste scanners scannen enkelzijdig (simplex), maar sommige scannen in één doorvoer zowel de voor- als de achterkant (duplex). Bij dubbelzijdige scanner kunt u aangeven of u de detectie van lege pagina s binnen edocs wilt activeren of niet - sommige scanners kunnen deze detectie ook voor u doen en daarmee kan edocs deze handeling overslaan, wat de verwerkingssnelheid ten goede komt.

44 44 De kwaliteit/compressie van de documenten. Hulpmiddelen Instellingen Scanner kwaliteit/compressie Kwaliteit instellingen zijn vooral belangrijk wanneer u veel gebruik maakt van OCR (Optical Character Recognition). Een kwaliteit van 100% is het mooist geeft een maximaal OCR resultaat maar levert ook aanzienlijk grotere documenten af. Voor foto s zult u ook bepaalde keuzes willen maken. OCR is hier niet van toepassing maar een foto van een huis zal bij een compressie van 50 % perfect zijn terwijl een MRI scan van een long alleen acceptabel zal zijn bij een kwaliteit van 100 %.

45 45 Herkenning lege pagina s Hulpmiddelen Instellingen Scanner Herkenning lege pagina s Bij dubbelzijdig scannen zal edocs blanco pagina s uitfilteren. Omdat ook een blanco pagina ruis kent ( de structuur van het papier wat stof o.i.d. ) moet edocs uitvinden wat aangemerkt wordt als een lege pagina en wat niet. Uitfilteren van blanco pagina s doet edocs op basis van de ruisonderdrukking die u hier kunt regelen. Het programma vraagt U een lege pagina te scannen detecteert vervolgens zelf de gevoeligheid van de scanner en maakt de nodige instellingen automatisch. Mocht na langdurig gebruik van de scanner de blanco pagina s steeds minder goed herkend worden dan is het tijd om de lens van de scanner schoon te maken. Deze verzamelt stof en zal op een bepaald moment zo vervuild zijn dat de scan zoveel ruis bevat dat geen enkele pagina nog als blanco herkend zal worden.

46 46 Herkenning papierformaat: Instellingen Scanner Herkenning papier formaat Bij het scannen van documenten kunt U er voor kiezen om edocs zelf de grootte van het document te laten detecteren (Scan Auto) erg handig bij afwijkende of variabele papierformaten. Met deze optie is de gevoeligheid van deze detectie in te stellen

47 47 Scanner instellingen tunen Hulpmiddelen Instellingen Scanne Archiefinstellingen/Tunen scanner. Op het scherm kunt u verschillende instellingen maken en testen voor zwart/wit scannen (TIFF-binair) correctie zwartwit documenten Kleur scannen Kwaliteit in % U kiest een instelling en doet een proefscan. U kunt vervolgens zien wat het resultaat is van de scan en meteen hoe goed de ocr is met de gekozen instelling en de grootte van het ontstane scandocument. U kunt de instellingen blijven aanpassen totdat de resultaten bevredigend zijn. Met correctie z/w docs kunt u een correctiefilter afstellen waarmee edocs zwart wit documenten door een soort rendering in kwalliteit verhoogd. Meestal zal een waarde van 52 een optimaal resultaat geven lager worden de letters lichter en hoger ten donker. Indien u tevreden bent met de instelling kunt u onderaan het scherm op OK klikken. De door u ingestelde waarden zijn dan standaard ingesteld voor uw scans.

48 48 en nu verder... Om een idee te krijgen over de werking van edocs, kunt u het beste denken aan een ouderwets papieren archief. Bij een archief moet u denken aan een verzameling gerubriceerde documenten. Edocs kan een onbeperkt aantal archieven aan. Om documenten terug te kunnen vinden dienen de documenten gerubriceerd te worden; een gemeenschappelijke eigenschap van de documenten die ze bij elkaar plaatst. Bijv : garantiepapieren - Binnen deze rubrieken dienen documenten in mappen geplaatst te worden. Voorbeelden van zo n map is garantiepapieren 2007 garantie computer

49 49 Stappenplan Alvorens we documenten gaan archiveren moet een tweetal zaken worden vastgelegd. Het gaat hier om de toewijzingen en rubrieken. De invulling van deze onderdelen hangt af van hoe u edocs wilt gaan gebruiken. Rubrieken Alle documenten die u in het systeem invoert worden in een map geplaatst. Deze map wordt in een bepaalde rubriek geplaatst. Rubrieken zijn groepen waar u mappen wilt onderbrengen, vergelijkbaar met tabbladen uit een ordner. U kunt rubrieken omschrijven als zaken waarover u dingen wilt gaan vastleggen in edocs. De rubriekenstructuur komt overeen met een directory-structuur van mappen en sub-mappen.

50 50 Laten we een beeld vormen. Stel u runt een bouwmarkt. U verkoopt onder andere schroefjes, boutjes, moertjes - voor dit doeleinde heeft u 3 kasten - voor elk type onderdeel 1. Deze kasten hebben allemaal lades die u sorteert per maat. u heeft een lade m4, m5, m6 Als we een schema zouden opzetten dan ziet die er als volgt uit :

51 51 Nou heeft elke lade een aantal vakjes per materiaal soort - ijzer, aluminium en koper. Als we nu een schema zouden opstellen van uw inrichting van de kasten dan zou deze er als volgt uit zien :

52 52 Gefeliciteerd! als u dit schema begrijpt dan begrijpt u hoe edocs werkt met rubrieken de schema s die u hier zag komen regelrecht uit edocs. Maar wellicht vraagt u zich af of dit niet makkelijker kan We zouden ook 3 kasten kunnen maken per materiaal - en dan per kast laden gesorteerd per onderdeel en per onderdeel de grootte. Dan krijgt u dit ( het schema is wat ingekort )

53 53 Of u zou er voor kunnen kiezen om uw kasten per materiaal te sorteren, dan per maat en dan per onderdeel type dan krijgt u dit ( weer alleen het eerste stuk ) De vraag welke van de 3 opties u kiest is van groot belang, en wordt bepaald door uw eigen denkwijze en werkwijze. Als u iemand aan de balie krijgt die u om een ijzeren schroef m4 vraagt hoe denk u dan hoe wilt u zoeken? Gaat u bij ijzer zoeken naar schroeven in een bepaalde maat of gaat u bij de schroeven zoeken naar ijzeren in een bepaalde maat U begrijpt het al. Dit denk proces welke geleid moet worden door de vraag : hoe werk ik fijn hoe werk ik nu in de praktijk bepaalt de inrichting van uw rubrieken structuur. Neem er de tijd voor het zal de efficiëntie van uw archief en de mate waarin u iets snel terug kunt vinden sterk bepalen.

54 54 Als de inrichting van uw archief aansluit bij uw werkwijze dan zullen een aantal klikken u snel bij de documenten brengen die u zoekt. Als u een inkooporder zoekt van de koperen m6 bouten om te zien wat u er de vorige keer voor betaald heeft bepaald de inrichting hoe snel u deze vindt. Laten we nu gaan kijken hoe u rubrieken kunt aanmaken binnen edocs :

55 55 Bestand Rubrieken. Allereerst dient u in de rubriekenstructuur aan te geven waaronder de nieuwe rubriek aangemaakt dient te worden. Selecteer de positie typ de omschrijving van de nieuwe rubriek in (2). Het volgende veld dat u kunt gebruiken is map naam voorstel, map referentie voorstel en documentnaam voorstel U kunt voor deze velden aangeven welke naam als voorstel door edocs wordt aangegeven tijdens het maken van een map onder de betreffende rubriek of bij scannen of plaatsen in een map die onder de betreffende rubriek is aangemaakt.

56 56 U kunt een tekst invoeren en evt. aanvullen met de variabelen zoals onder het veld aangegeven. Een voorbeeld is: Onder de rubriek correspondentie: cor %jjjj%mm%dd. Resultaat is dan dat als naamsvoorstel cor (als de huidige dag 1 september 2009 is). U kunt dan de getoonde datum aanpassen aan de dagtekening van de brief. Als mapnaamvoorstel en map referentievoorstel wordt veelal aanbevolen om %jjjj te gebruiken. Hiermee krijgt elke map als naam en referentie het huidige jaar. Als de gegevens zijn ingevoerd, klik op de knop Toevoegen. Met de knoppen Kopiëren en Plakken kunt u een bestaande boomstructuur herhalen onder een andere tak. Muteren of verwijderen rubrieken: Selecteer eerst de rubriek die u wenst te muteren/verwijderen door er op te dubbel-klikken. Vervolgens kunt u de omschrijving aanpassen en op de knop Muteren of Verwijderen klikken om de mutatie aan te brengen of de rubriek te verwijderen. N.B.: Alleen groene rubrieken kunnen verwijderd worden omdat deze geen mappen gekoppeld hebben met mogelijke documenten en/of bijlagen.

57 57 Verplaatsen rubrieken: Stel de volgende indeling: Als u de rubriek dienstverband aandoeningen wilt verplaatsen onder pago, ga dan als volgt te werk: Klik met de muis (linker muisknop) op dienstverband aandoeningen en houd de muisknop ingedrukt. Sleep de omschrijving naar de nieuwe locatie en laat de muisknop los. De structuur zal zich automatisch aanpassen. Alle aanwezige documenten verhuizen netjes mee.

58 58 Het resultaat : Indien u een rubriek wenst te verplaatsen naar een locatie die niet direct zichtbaar is dan kunt u tijdens het verslepen de rubrieken laten scrollen door de muis buiten het vlak te trekken: Trek de muis hier naar toe om omhoog te scrollen Trek de muis hier naar toe om omlaag te scrollen De afstand die de muis heeft ten opzichte van de boom bepaalt de snelheid waar mee gescrolled wordt. Een verplaatsingsactie kan afgebroken worden door met de muis nog steeds ingedrukt, een willekeurige toets op het toetsenbord te typen. Elke rubriek kan een onbeperkt aantal andere rubrieken bevatten.

59 59 Voorbeelden van Rubrieken Voor een garage bijvoorbeeld: Voor een advocatenkantoor:

60 60 Voor gewoon privé gebruik:

61 61 Toewijzingen Bestand Toewijzing. Elke map kan ook nog gekoppeld worden aan een bepaalde persoon, afdeling, organisatie etc. Dit zijn de zogeheten toewijzingen. Toewijzingen kunnen worden gebruikt om selecties te maken op mappen met documenten. De met een rode streep gemarkeerde toewijzingen zijn al gebruikt om een map toe te wijzen. Deze zijn dan ook niet te verwijderen zolang ze in gebruik zijn. Een groen plus teken betekent dat de toewijzing nog niet gebruikt is om een map toe te wijzen. Zo n toewijzing kan dan ook nog verwijderd worden. De Toevoegen, Muteer en Verwijder opties werken net zo als aangegeven bij de rubrieken. Ook in het mappen-scherm kunnen nog toewijzingen worden toegevoegd. We komen hier later op terug.

62 62 Voorbeelden van Toewijzingen Voor een postregistratie systeem zal de toewijzing een persoon bevatten voor wie een bepaald poststuk bedoeld is, maar het kan voor een advocatenkantoor bijvoorbeeld een cliënt zijn, voor een makelaar een huis, voor een magazijn van een garage een autotype en zo zijn er een groot aantal toewijzingscategorieën te bedenken. N.B. Houd er bij het inrichten van deze tabel rekening mee dat de toewijzing een selectie criterium vormt. Later kunnen alle documenten zichtbaar gemaakt worden van een bepaalde toewijzing en dus van een bepaalde klant, een bepaalde auto, een bepaalde persoon, een bepaald huis enz, enz. Bij een branchespecifiek archief vervalt deze optie en wordt de toewijzing opgevraagd in een apart voorloopscherm.

63 63 Archiveren met edocs Een eerste kennismaking Voordat we de werking van het programma gaan bekijken eerst even een overzicht wat u te zien krijgt wanneer het programma start: edocs kan in verschillende kleurschema s gezet worden. In de handleiding zullen we bovenstaand blauwe schema gebruiken maar er zijn nog 3 andere kleurenschema s beschikbaar :

64 64 Edocs3 kleuren : ( compatible met voorgaande edocs versies ) Kleurschema zwart :

65 65 Kleurschema grijs :

66 66 Werken met het archief Na het opstarten wordt de boomstructuur van de Rubrieken getoond zoals hiervoor beschreven. Binnen een rubriek kunt u mappen aanmaken. Een map moet u zien als een ouderwetse hangmap in een ladenblok. Alles wat u wenst te archiveren komt in een map.

67 67 Hieronder ziet u edocsnet met een geopende map en een geselecteerd document : Documenten in de map gesorteerd per type 2. Document functies. 3. Een pagina van het geselecteerde document. We gaan eerst verder met het bespreken hoe je een map kunt aanmaken en onderhouden.

68 68 Mappen Bestand Map Aanmaken. Alle documenten moeten worden opgeslagen in mappen. Elke rubriek kan een onbeperkt aantal mappen bevatten Klik op de knop Map aanmaken of kies in het menu Bestand Map Aanmaken. Daarna verschijnt het volgende scherm:

69 69 de uitleg : 1- Een lading dekkende omschrijving van de aan te maken documentmap. 2- Datering document map. 3- Optioneel een referentie nummer (hier kan later op gezocht worden). 4- Overzicht van in het systeem aanwezige referentienummers. 5- Maak een rubriek keuze. 6- Vul eventueel een opmerking in. Hierop kunt u, via het filter, snel zoeken in het archief. Hoe meer criteria u hier opgeeft hoe makkelijker de map wordt teruggevonden. B.v. klantnaam, boekjaar, kenteken, etc. 7- Hiermee kunt u een Rubriek toevoegen, wanneer dit wenselijk is: a. kies eerst in de boomstructuur de locatie waar het nieuwe gegeven moet komen. b. vul de omschrijving in het veld voor de toevoegenknop. c. klik op toevoegen. d. het nieuwe gegeven is toegevoegd en meteen geselecteerd. 8- Hier kunt u een toewijzing selecteren. 9- Hiermee kunt u een toewijzing toevoegen (zie 7). 10- Geeft aan of de map documenten of foto s (images) bevat. 11- Geeft aan of een map beveiligd is of niet.

70 70 Een map kan alleen beveiligd worden indien de code voor het ontgrendelen van beveiligde documenten ingevuld is. Boven in de menubalk bevindt zich de volgende knop : Na het klikken op knop (ontgrendelen) verschijnt het ontgrendelingsscherm. De initiële ontgrendelingssleutel is kode Het menu Hulpmiddelen Beveiliging Sleutel beveiligde documenten Muteren geeft een mutatie window waarin u de initiële code kunt muteren.

71 71 Na het aanmaken van de map valt het invoer scherm weg en staat in de documentmappen structuur de aangemaakte map geselecteerd: U kunt de map openen door er op te dubbelklikken.

72 72 Wat kan er allemaal in een map? Nou eigenlijk alles kijk maar eens naar de volgende map inhoud : Gescande documenten Pdf ( acrobat reader ) Msword documenten Excel documenten Text documenten Powerpoint documenten Overigen

73 73 Maar er is nog meer : Logfiles Edifact berichten ( msg en eml files ) Batchfiles Mht ( html ) En al het andere komt onder overigen Wanneer u op een document klikt laat edocs het document rechts zien. Hierachter enige voorbeelden :

74 74 Een gescand document

75 75 Een pdf : Voor het gebruik van pdf documenten dient u acrobat reader te installeren. Deze dient minimaal versie 8 te zijn. U kunt de laatste versie altijd downloaden op maar op de installatiecd staat in de directory \installatie cd extra's edocs net\pdf ook een setup.

76 76 Een msword document : Edocs ondersteunt het gebruik van microsoft office ( msword, excel en powerpoint ) vanaf office Het is dan echter van cruciaal belang dat u minimaal servicepack 3 geinstalleerd heeft. Wanneer u het info scherm van bijv msword bekijkt dan dient u de vermelding sp3 te zien. Zonder deze sp3 werkt de intergratie niet juist en zal voor veel problemen zorgen. Voor uw gemak bevindt zich op de installatie cd in de directory \installatie cd extra's edocs net\office-nl sp3 de nederlandse update.

77 77 Een excel document

78 78 Txt, Log, Bat en Edifact bestanden :

79 79 Powerpoint :

80 80

81 81 Overigen : Wanneer edocs een document of bestand gearchiveerd heeft welke niet direct herkend wordt dan is edocs niet in staat dit document in de viewer rechts zichtbaar te maken. edocs zal dan uitzoeken met welk programma het geselecteerde document of bestand gemaakt is, en vervolgens dit programma starten en het document zichtbaar maken. edocs ondersteund de volgende graphische formaten :

82 82

83 83

84 84 hoe krijgen we documenten in het archief? Er zijn 2 mogelijkheden om documenten te archiveren wanneer het gaat om grafische documenten dan kunt u deze scannen. Hieronder volgt eerst een bespreking van de scanfunctionaliteit. Voor alle andere documenten, maar desgewenst ook voor aanwezige grafische documenten, kunt u deze importeren in edocs. Dit kan via de aanwezige import module maar u kunt zelfs documenten vanuit de verkenner gewoon naar een map toe slepen. U selecteert 1 of meerdere documenten, houdt de rechtermuisknop ingedrukt en sleept de documenten naar de geopende map. Wanneer u de muisknop los laat zullen de documenten automatisch in edocs geplaatst worden. Het gaat hier om een kopie de orginele documenten blijven intact. De import module wordt nader toegelicht op pagina...

85 85 Scannen Met het scannen van documenten kunt u documenten plaatsen in een van te voren aangemaakte map. Selecteer vóór het scannen de map waarin u het document wilt plaatsen. Dit kan in de boomstructuur door de betreffende map aan te klikken. Als U de map dubbelklikt wordt de map meteen geopend en ziet u de inhoud van de map. Onder het tabblad Scan kunt u kiezen uit twee scan opties: Start nieuwe scan. Deze optie gebruikt u als u normaal wilt scannen. Dubbelzijdig scannen. Deze optie gebruikt u wanneer u dubbelzijdig wilt scannen, maar uw scanner dit niet ondersteunt. Wanneer het document gescand is, vraagt edocs u om de stapel papier om te keren zodat ook de andere kant van de stapel wordt gescand. Denk er aan dat als u een SCSI scanner heeft dat deze aanmoet staan voordat u uw computer opstart - anders zal uw scanner niet herkend worden.

86 86 Start nieuwe scan Hiermee wordt een menu window opgeroepen waarbij u details over het te scannen document kunt invoeren Geef hier de naam van het document op. 2. Selecteer het papier formaat. 3. Dubbelzijdig scannen aan/uit. 4. Kies Scan Auto als de scanner zelf het documentformaat moet bepalen. 5. OCR aan/uit. 6. Scan in zwart/wit, kleur of grijstinten. 7. Resolutie 8. Bepaal de resolutie/helderheid/contrast.

87 87 OCR OCR (Optical Character Recognition) wordt gebruikt om op de inhoud van gescande documenten te kunnen zoeken. Indien OCR op een document wordt toegepast wordt een tekstbestand aangemaakt. Op de volledige inhoud van dit tekstbestand kan in edocs worden gezocht. Het tekstbestand is gekoppeld aan het originele document. Let wel!! U kunt nooit blind varen op het resultaat van de OCR. Deze is zo goed als de combinatie van het originele document, de scanner en de instelling. Een fax zal een slecht resultaat opleveren. Dubbelzijdig scannen. Dubbelzijdig kan ingesteld worden indien de scanner over een duplex scansysteem beschikt. Dit houdt in dat beide zijden tegelijk kunnen worden gescand. Indien u een duplex scanner gebruikt, maar u weet dat het te scannen document alleen enkelzijdig is beschreven dan laat u dubbelzijdig scannen uit (standaard instelling) staan. Dit bespaart tijd tijdens het scannen. Bij dubbelzijdig scannen worden namelijk evt. blanco pagina s naderhand verwijderd. Deze extra taak vervalt indien u enkelzijdig scant. Na het scannen... Na een scan ziet u het document rechts staan. Boven het document ziet u een mogelijkheid om te kiezen uit een aantal functiegroepen Functies Gereedschappen Annotaties Scannen Werkvoorraad OCR We gaan verder met het bekijken van deze funtiegroepen.

88 88 De 6 functiegroepen zien er als volgt uit : Basis functies voor document manipulaties : Functies voor document processing : Functies voor het plaatsen van aantekeningen/notities op een gescand document : Scan functionaliteit :

89 89 Functies voor de werkvoorraaden : Functies voor optische karakter herkenning : Hieronder zal edocs per functiegroep nader uitgelegd worden.

90 90 Functies Met de hier beschreven Functies kunt u het document op het scherm bewerken copieert het document naar het clipboard 2 plakt het document vanuit het clipboard in edocs 3 aktiveer een vergroting 4 roteer de huidige pagina linksom 5 roteer de huidige pagina rechtsom 6 opslaan huidige document De roteer opties slaan de rotatie op binnen het document een geroteerd document zal dus bij een volgende keer opvragen de laatst gekozen rotatie weergeven.

91 91 Gereedschappen Met de + en de knop kunt u op het document in of uitzoomen. De reset knop plaatst het document terug in de uitgangspositie. 2 met de + en de knop kunt u de contrast van een document verhogen of verlagen. De reset knop plaatst het document terug in de uitgangspositie. 3 met de + en de knop kunt u de helderheid van een document verhogen of verlagen. De reset knop plaatst het document terug in de uitgangspositie. 4 met deze functie kunt u effecten toepassen op foto s de effecten staan hieronder beschreven. 5 Leg de wijzigingen in contrast en helderheid defintief vast.

92 92 Effecten Wanneer bij de map gegevens aangegeven staat dat de map foto s bevat, zal edocs de effecten beschikbaar stellen. Als u de effecten activeert kunt u uit nevenstaand popup menu kiezen : Bij de mogelijkheden die boven de streep staan zal edocs een dergelijk scherm tonen : Het niveau van het filter Een voorbeeld van het filter Preview : laat het filter zien op het document binnen edocs Afbreken : breek het filter af en stop de effect functie. Ok : Pas het filter toe op het document en stop de effect functie.

93 93 Enkele voorbeelden van effecten : Embross : Tekent de lijnen binnen een foto Circel : geeft een circelvomige focus op het midden van het document door de contrast en helderheid van het omliggende gebied te verlagen. Blur : geeft een soort bewegingseffect op het document

94 94 Scannen: Met deze functionaliteit kunt u documenten scannen in uw archief Scannen documenten. Allereerst dient U een map te selecteren waar u het document wat u gaat scannen wenst op te slaan. Wanneer u optie 1 aanklikt zal de scanfunctionaliteit gestart worden. 2 - Scannen van een stapel documenten met dubbelzijdige pagina s. Deze optie is voor scanners met slechts één lamp, dus enkelzijdig. Eerst worden de oneven pagina s automatisch gescand. Daarna vraagt het programma u om de stapel papier opnieuw en omgedraaid in de sheetfeeder te plaatsen en worden de even pagina s gescand. edocs zet de documenten in de juiste volgorde in het archief en laat blanco achterkant pagina s weg. Op pagina 86 staat de scanfunctionaliteit verder uitgelegd. Wanneer u dubbelzijdig scant en uw pagina s zijn genummerd, dan zal de nummering niet synchroom lopen met de pagina nummers in edocs, indien er lege achterkanten door edocs uit het document verwijderd worden.

95 95 Annotaties: Annotaties zijn digitale stempels die u aan een gescand document kunt toevoegen. Zoals u wellicht nu een datumstempel, aantekening, arcering, postit papiertje en dergelijke op een papieren document zet, zo kunt u dat ook doen op het digitale document. U kunt het document daarna zichtbaar maken mét of zonder deze zogenaamde annotaties. Hiermee bent u in staat om notities en dergelijke aan het document toe te voegen die iedereen die dit document kan en mag benaderen via edocs dan ook ziet. Enkele voorbeelden van annotaties : Datum stempel Gevuld vlak Makeer stift Pin tekst Memo papiertje

96 96 Na het plaatsen van de annotaties klikt u op Opslaan om de annotaties vast te leggen op het document. Met de knoppen Aan en Uit kunt u een reeds opgeslagen annotaties zichtbaar maken of verstoppen. Als u Uit aanklikt en daarna Opslaan, worden alle annotaties van deze pagina verwijderd. Dit geldt ook indien u de Verwijder toets aanklikt. Afzonderlijke annotaties kunt u verwijderen door een annotatie te selecteren en dan met de rechtermuisknop in het popup menu voor delete te kiezen. Hierna de wijzigingen opslaan. In dit zelfde zogenaamde context menu komt u ook opties tegen voor het wijzigen van instellingen van de gekozen annotatie. Deze verschillen per type u moet denken aan achtergrond en tekst kleur bij teksten of alleen kleur bij bijv markeringen en dergelijke

97 97 Beschikbare annotaties: 1 selectiepijl voor het selecteren van de andere annotaties 2 een hol vierkant 3 een lijn 4 een memo (post-it) 5 een vrij formaat lijn 6 een holle cirkel/ovaal 7 een raster 8 een gevulde polygon 9 een gevuld vlak 10 een vergrendeld vlak 11 een hoek metingstool 12 een gevuld vierkant 13 een markeerstift 14 een tekstvlak 15 een stempel 16 een aanwijspijl 17 een gevulde cirkel/ovaal 18 een hol gesloten polygoon 19 een hol open polygoon 20 de pin 21 een meetlat 22 een rtf tekst vlak

98 98 Wervoorraad Wellicht kent u de in/uit boxen wel die wel op bureau s staan. Laadjes waar documenten in verzameld worden die nog niet behandeld zijn. Elk laadje geeft een bepaald type documenten aan. edocs kent ook dit soort laadjes. Elk van deze laadjes wordt binnen edocs een werkvoorraad genoemd. U kunt zoveel werkvoorraaden maken als u wenst. U kunt documenten op verschillende manieren in de werkvoorraad krijgen u kunt scannen in de werkvoorraad u kunt importeren in de werkvoorraad u kunt documenten vanuit het archief overplaatsen in een werkvoorraad u kunt de poller gebruiken ( zie bijlagen - hoofdstuk poller ) Hieronder zullen we eerst de standaard functies binnen de werkvoorraad bespeken :

99 scant een document in een werkvoorraad 2 idem voor dubbelziijdig scannen op enkelzijdige scanners 3 plaatst een document van de werkvoorraad in het archief 4 splitsen van een document in 1 of meerdere pagina s 5 verhuis een document tussen werkvoorraaden 6 aktiveer vergroting

100 100 scannen in de werkvoorraad Het scannen naar een werkvoorraad verloopt iedentiek aan het scannen naar een gewone map binnen edocs met maar 1 uitzondering : de naam van het document kunt u niet zelf ingeven maar wordt voor u gekozen. De reden hiervoor is dat wanneer u een bulk scant bijv alle post van vandaag dan is er op het moment van scannen nog geen naam bekend. De naam die edocs aanmaakt is gebaseerd op het werkvoorraadnummer, de datum en de tijd zodat er altijd een unieke naam ontstaat.

101 101 dubbelzijdig scannen Soms zijn documenten dubbelzijdig bedrukt.bij de programma instellingen kunt u het type scanner opgeven.wanneer u een scanner heeft die voor en achterkant tegelijk kan scannen dan kunt u daar kiezen voor de zogenaamde duplex scanner scanners die maar 1 lamp hebben en dus 1 kant van het document kunnen scannen, heten simplex scanners. Wanneer u een duplex scanner heeft en dit aangegeven heeft binnen edocs, dan ziet u in het scanscherm een extra optie waarmee u kunt kiezen voor enkelzijdig of dubbelzijdig scannen. Tijdens het dubbelzijdige scannen worden lege achterkanten overgeslagen. Hierdoor is het dus mogelijk dat een document een oneven aantal pagina s krijgt! Indien uw scanner enkelzijdig scant dan kunt u met deze optie toch dubbelzijdig scannen. Allereerst scant u alle voorkanten dan vraagt edocs u om de stapel om te keren, en scant het programma de achterkanten. Edocs zal de 2 series samenvoegen tot 1 document. omkeerscherm

102 102 inzien Wanneer u dubbelklikt op een grafisch document met meerdere pagina s krijgt u de pagina s te zien : Als u klikt op een pagina krijgt u deze te zien.

103 103 plaatsen Wanneer een document in een werkvoorraad geplaatst is dan is het de bedoeling dat dit document uiteindelijk in het archief terecht komt maar waarschijnlijk kan dit niet direct en niet zondermeer gebeuren. We gaan een situatie bekijken zoals deze optreedt bij een huisartsenpraktijk. Binnen de praktijk zijn 2 artsen aanwezig : dokter A en dokter B. En 1 assistente laten we haar mevrouw C noemen. Binnen edocs zijn 4 werkvoorraden aangemaakt : - dokter A - dokter B - assistente - overigen de Assistente krijgt s-morgens de post binnen. Ze verdeelt de post in 3 stapels : de post die gaat over de patienten van dokter A en die van dokter B alsmede de overige documenten. De documenten worden per stapel gescand in de betreffende werkvoorraad. De stapels kunnen als geheel ingescand worden er zijn mechanismes binnen edocs om de documenten van elkaar te scheiden daarover later meer.

104 104 Elke dokter heeft nu in zijn of haar werkvoorraad de documenten staan die deze dag binnengekomen zijn en kan de documenten beoordelen labuitslagen bekijken, aantekeningen op de documenten plaatsen ( zie annotaties ) en als de uitslagen beoordeeld zijn kan de arts de documenten over plaatsen in de werkvoorraad van de assistente. Een arts zou ook een document kunnen overplaatsen naar een collega om overleg te plegen. De assistente ziet de documenten verschijnen waar de arts mee klaar is. Ze kan patienten bellen over uitslagen of afspraken maken ze ziet het document en de aantekeningen die de arts er bij geplaatst heeft. Als er nog vragen zijn kan de assistente de vraag als annotatie op het document plaatsen en wederom in de werkvoorraad van de arts zetten. Als de assistent met het document helemaal klaar is is het moment aangekomen om het document daadwerkelijk te archiveren dit gebeurd door de optie plaatsen Het plaatsen gaat als volgt : Allereerst selecteert u in de werkvoorraad de regels die u wenst te plaatsen : U kunt met de control knop ingedrukt meerdere documenten selecteren of als u de 1 e geselecteerd heeft met de shift knop ingedrukt een reeks documenten selecteren. (de gebruikelijke windows selectiemethodes )

105 105 U dient in de boomstructuur aan te geven in welke map u de documenten wenst te plaatsen :

106 106 Als u nu op de plaatsen knop klikt krijgt u het volgende scherm te zien : 1 Bij 1 ziet u de de documenten die u wenst te plaatsen. Omdat de documenten in de map terecht komen die u geselecteerd heeft en er aan die map een default document naam kan gekoppeld zijn ( zie rubrieken ) zal edocs een plaatsingsnaam voorstellen. Als er aan een rubriek geen default namen gekoppeld zijn, zal de plaatsingsnaam gelijk zijn aan de document naam. U kunt een regel aanklikken en de indivuduele naam wijzigen klik op muteren om de wijziging vast te leggen. Als u na verificatie de documenten wenst te plaatsen klikt u eenvoudig op plaatsen. De geselecteerde documenten worden gearchiveerd en als dit zo ingesteld is binnen de ocr settings dan wordt de ocr ook uitgevoerd. De datumvelden in bovenstaand scherm zijn alleen zichtbaar wanneer u een microhis gekoppeld archief heeft. Voor verder uitleg over de microhis intergratie zie de bijlage microhis

107 107 splitsen Het scannen in de werkvoorraad heeft een bulk karakter. U kunt hele stapels in 1 keer scannen en deze dan later uit elkaar trekken. Dit kan op verschillende manieren : Optie 1: Edocs kent document scheidingsformulieren dit msword document wordt geinstalleerd samen met edocs u kunt dit document afdrukken. Als u nu bijv een document van 5 pagina s heeft en een document van 3 pagina s dan kunt u deze documenten van elkaar scheiden met dit scheidingsformulier. U kunt tijdens het scannen aangeven dat edocs deze scheidingsformulieren dient te detecteren. U kunt het ook met de hier besproken splitsen optie 1 doen. Edocs herkent het begin van het volgende document aan de hand van de scheidingsformulieren en maakt de losse documenten aan. Optie 2: Als u weet dat elk document uit een gelijk aantal pagina s bestaat dan kunt u deze optie daarvoor gebruiken. Edocs maakt allemaal losse documenten aan met een gelijk aantal pagina s

108 108 verplaatsen : Met deze optie kunt u een geselecteerd document overplaatsen naar een andere werkvoorraad. Het zou kunnen zijn dat u het document wenst te laten beoordelen door iemand anders of door deze persoon wilt laten behandelen. U genereert met deze mogelijkheid uw interne workflow het document kan reizen tussen gebruikers voordat het daadwerkelijk gearchiveerd wordt.

109 109 OCR OCR wordt gebruikt om de teksten van de gescande documenten leesbaar te maken voor edocs. Een gescand document is eigenlijk een foto van de pagina. Op de inhoud daarvan kan niet worden gezocht. U kunt in edocs aangeven dat u tijdens het scannen, of plaatsen vanuit de werkvoorraad, ook OCR wilt laten uitvoeren op het betreffende document (zie: scannen). OCR leest de pagina s en probeert zoveel mogelijk de tekst te herkennen. Als u voor de ocr functies kiest krijgt u de volgende mogelijkheden te zien : Met deze buttons kunt u de handmatig de OCR uitvoeren. De button Pagina voert de OCR uit van de ene pagina die op dat moment in beeld is. De button Document voert de OCR voor het volledige document uit. Op de documenten in de werkvoorraad wordt echter pas OCR uitgevoerd, wanneer u ze plaatst in de map waar deze definitief thuis horen. Indien u documenten in een Fotomap scant is OCR uitgeschakeld. U kunt deze wel handmatig aan zetten. Door het aanmaken van een lege OCR van een foto (er staat immers geen tekst op) kunt u naderhand zoekcriteria invullen op het OCR resultaat waaronder u deze betreffende foto wilt vinden. Hiermee kunt u zelfs foto s indexeren. Bijvoorbeeld: Vakantie egypte Indien u een van deze kreten dan in het zoekfilter invult komt de betreffende foto naar boven.

110 110 Het is ook mogelijk om een gedeelte van het document om ze zetten in tekst. Selecteer de tekst die u wilt lezen met de muis. Op het moment dat u de selectie gemaakt heeft krijgt u het ocr clipboard te zien : in het tekstblok nummer 1 staat de teksversie van de tekst die u net geselecteerd heeft. Mocht daar een letter niet goed herkent zijn dan kunt u die terplekke aanpassen. Wanneer u op de de toevoegen knop klikt ( nummer 2 ) dan wordt deze tekst toegevoegd aan de samengestelde tekst ( tekstblok nummer 3 ), U kunt meerdere stukken tekst in een document selecteren en deze steeds weer toevoegen aan de samengestelde tekst. Als u alle tekst die u wilt verzamelen geselecteerd heeft dan kunt u deze met clipboard knop nummer 5 op het clipboard plaatsen en dan vervolgens in elk ander software programma plakken. Met de opschoon knop kunt u de samengestelde tekst verwijderen.

111 111 De ocr wizard Met de ocr wizard kunt u een selectie die u in uw documenten gemaakt heeft automatisch laten ocr-en. Allereerst dient u de documenten die u wilt onderwerpen aan de ocr toe te voegen aan de selectielijst. (zie bldz,,,, ) Het scherm geeft u de optie om reeds aanwezige ocr resultaten te vervangen of om deze in takt te laten. De OCR engine heeft een maximum capaciteit van ca 8000 documenten dit varieert enigszinds met de hoeveelheid geheigen in uw computer. Wanneer de ocr niet meer verder kan - dan detecteerd edocs dit en zal de ocr wizard stoppen. U dient dan edocs opnieuw te starten en kunt dan de ocr wizard opnieuw starten. Wanneer u dan de optie vervang aanwezige documenten niet aanvinkt, dan zal de ocr uitzoeken waar deze gebleven was en de actie vanaf dat punt vervolgen. De kwaliteit van de OCR wordt bepaald door de kwaliteit van het originele document, de resolutie van de scan en de kwaliteit van de scanner. Zwart wit documenten ( de zogenaamde 2 bits documenten ) hebben een merkbaar beter ocr resultaat.

112 112 overige document soorten en bijlages Binnen edocs kunt u documenten scannen en u kunt documenten vanuit buiten edocs, binnnen edocs archiveren- Dit laatste kan d.m.v. importeren. Edocs kent echter ook de mogelijkheid om zogenaamde externe documenten op te nemen. Dit kunnen msword, msexcel, text bestanden of s zijn. U kunt deze optie activeren door op extern te klikken. U krijgt dan het volgende scherm te zien :

113 113 Allereerst dient u te kiezen welk type document u wenst aan te maken : We gaan later verder met alle mogeljikheden die u hier heeft voorals gaan we een word document aanmaken selecteer document ( zie boven ) - voer een naam in bij naam document en klik op ok. Microsoft msword wordt geopend en u kunt uw brief typen Als u klaar bent sluit u msword gewoon af en op de vraag of het document opgeslagen moet worden antwoord u bevestigend. U hoeft zich geen zorgen te maken over waar u het document opgeslagen moet worden edocs regelt dat voor u. Als u msword heeft afgesloten keert u terug naar edocs en ziet u het document in de boomstructuur vermeldt staan. U kunt ook een document als bijlage bij een ander document maken : Elk document binnen edocs ongeacht het type document kan bijlages hebben. Een voorbeeld is bijv een reactie op een binnengekomen poststuk.

114 114 het maken van een bijlage Allereerst selecteert u het document waar u de bijlage aan wenst toe te voegen : Op dezelfde manier als boven vermeldt kiest u het document-type wat u wenst te maken en maakt u het document aan. U maakt een bijlage door dit hier aan te geven. Als u msword heeft afgelosten keert u terug naar edocs en ziet u de bijlage :

115 115 Wanneer u de bijlage aanklikt krijgt u binnen edocs het document te zien : Op dezelfde wijze kunt u ook excel documenten, tekst bijlages en s aanmaken.

116 116 Externe documenten voor gevorderden Bij het aanmaken van externe documenten ( zowel als bijlage alszo ook als normaal document ) kunt u gebruik maken van sjablonen : Een sjabloon kunt u zien als een uitgangspositie voor een nieuw document. Om een sjabloon te maken klikt u op aanmaken - edocs vraagt u om de naam van de te maken sjabloon. Stel we maken een sjabloon voor een telefoonnotitie. Na het invoeren van de naam wordt msword opgestart.op de volgende pagina staat een voorbeeld van een sjabloon :

117 117 Expeditiebedrijf SnelSnellerSnelst Hazepad WD Halfweg TELEFOONNOTITIE : Tijdstip Naam Bedrijf Telefoonnummer Bestemd voor : Betreft : :

118 118 Waneer u nu een telefoonnotitie zoudt wllen maken dan kunt u een nieuwe bijlage starten en als sjabloon de telefoonnotitie kiezen : Het sjabloon verandert niet en blijft altijd het uitgangspunt voor het volgende document. U kunt zoveel sjablonen maken als u wenst voor elk document type. Het ontstane document wordt na uw mutatie opgeslagen in edocs en is alszodanig terug te zien :

119 119

120 120 Importeren van documenten Hulpmiddelen documenten importeren Allereerst selecteert u de lokatie waar u de documenten wenst te plaatsen. Dat kan een map zijn of een bepaalde werkvoorraad. Als u de import module activeert, krijgt u bovenstaande scherm te zien.

121 Na het selecteren van een lokatie en binnen deze lokatie 1 of meerdere documenten, heeft u een aantal opties : 121 Overplaatsen of kopieren hiermee geeft u aan of u een kopie van de geselecteerde bestanden in het archief wilt opslaan, of dat u de documenten wilt overplaatsen in het archief waarbij dus het orginele bestand verwijderd wordt. Normale import of chronologische import Bij de chronologische import zoekt edocs uit op welke datum het betreffende document gemaakt is. Bij het importeren wordt het document opgenomen in edocs met de orginele naam voorafgegaan door deze datum. Op deze manier staan de documenten dus op chronologische volgorde in een map- wat een historisch overzicht van een dossier kan geven.

122 122 Exporteren Voordat u documenten kunt exporteren dient u deze in een selectielijst te plaatsen. Ook kunt u een map selecteren en met contextmenu deze aan de selectie toevoegen Het contextmenu krijgt u te zien wanneer u met de rechtermuisknop op een map klikt. U herkent de mappen die geselecteerd zijn voor de export door een klein rood vierkantje :

123 123 Wanneer u nu de export module opstart krijgt u het volgende scherm : Allereerst dient u bij optie 1 aan te geven wat voor type export u wenst. Omdat deze keuze bepalend is voor de selectielijst is het noodzakelijk dat u deze keuze het eerste maakt.

124 124 Er zijn 3 soorten export mogelijk : 1- edocs Er wordt een nieuw archief aangemaakt welke geschikt is om als standalone archief in edocs gebruikt te worden 2- Generiek Alle documenten worden in 1 map geplaatst 3- Gestructureerd Alle documenten worden geplaatst in een folder met een omschrijving die gelijk is aan de omschrijving van de map waarbinnen het document binnen edocs gearchiveerd was. Bij de opties (2) heeft u de mogelijkheid om de export nog enigszins te sturen : 1- Bestandsnaam uitbreiden met toewijzingsid Elk documentnaam wordt voorraf gegaan door de toewijzingsid. Dit kan bijv het microhis patientnummer zijn 2- Graphische documenten exporteren als pdf Elk document wat graphisch is ( bijv elk gescand document ) wordt geconverteerd naar pdf, waarmee het op elke computer waar acrobat reader geinstalleerd is ( gratis ) gelezen kan worden. 3- Orgineel verwijderen uit edocs Elk document wordt na export verwijderd uit edocs zo kunt u uw archief opschonen door bijvoorbeeld alle documenten van 5 jaar geleden te selecteren deze middels deze optie te exporteren om elders te bewaren ( bijv op een dvd ) en daarmee meteen uw archief te optimaliseren. 4- Exporteren in orgineel edocs formaat. Deze optie is het tegenovergestelde van optie 2. Elk document wordt in het orginele edocs formaat ge-exporteerd waarmee het alleen geschikt is om later, of in een ander edocs archief weer geimporteerd te worden.

125 125 Op lokatie 3 geeft u aan waar u de export wilt plaatsen. In lokatie 4 zit u een lijst met daarin alle mappen die u geselecteerd heeft in uw selectielijst. Als u een regel openklikt ziet u de documenten die in deze map aanwezig zijn. Door in het vierkantje te klikken kunt u een selectie maken welke documenten u daadwerkelijk wenst te exporteren. Wanneer u uw selectie gemaakt heeft kunt u beslissen of u de documenten wenst te exporteren of wenst te printen.

126 126 en Er zijn 2 mogelijkheden om te en. U kunt een bepaald document binnen edocs en selecteer het document En kies in het contextmenu ( rechtermuiknop ) de optie en. U krijgt een scherm te zien waar u een adres kunt invoeren, een onderwerp en een bericht. Met de zoeken knop kunt u een selectie maken uit een interne lijst met adressen die u zelf kunt aanleggen of eventueel importeren uit outlook.

127 127 In het 2 e scherm kiest u wat u wenst te en. U ziet de pagina s van het geselecteerde document u kunt hier een selecitie maken van de pagina s die u wenst te en. Wanneer u een pagina aanklikt zal deze rechts afgebeeld worden. Als er bijlages zijn dan worden deze ook vermeldt waaruit u tevens een selectie kunt maken. Mochten er in de map nog andere documenten zijn dan kunt u die eventueel ook mee- en. bij deze methode is een document het uitgangspunt. De tweede methode voor het maken van een is om dit via externe documenten te doen. Het eerste scherm waar u een adres opgeeft, en een bericht maakt is identiek.

128 128 Het tweede scherm is afwijkend : U bent dus nog steeds instaat om elk gewenst document op te nemen in de , alleen de bijlages bij de documenten zijn hiervan uitgesloten. Onderaan het scherm heeft u nog de mogelijkheid om aan te geven of u eventueel aanwezige annotaties op grafische document wenst mee te mailen en of u grafische documenten wenst te converteren naar pdf of niet. Op het eerste scherm heeft u nog de toegang tot een module om te zoeken naar adressen :

129 129 U kunt hier zelf adressen toevoegen, muteren en verwijderen. Tevens is het mogelijk om adressen te importeren uit outlook. Deze functie leest de adressen uit de contactlijst van outlook, maar leest ook alle verzonden en ontvangen s om daaruit de adressen op te halen.

130 130 Multi-archieven Wanneer u edocs normaal opstart ziet u gemeldt staan dat het werkarchief geopend is : Elke edocs database bestaat uit een werkarchief. U kunt echter deelarchieven bijschakelen. Deze deelarchieven geven de mogelijkheid om security in te bouwen binnen uw archief. U zou bijvoorbeeld een deelarchief kunnen maken op een removable harddisk. Als deze harddisk aanwezig is dan ziet edocs dit archief en zal het naadloos gebruiken U merkt er weinig van. Het zelfde geld voor archieven op usb sticks of bijv op een dvd. Als deze media niet aanwezig zijn ziet u de data niet. Dit is een fysieke beveiliging maar edocs gaat verder. U kunt gebruik maken van de rechtenstructuur die u op uw server heeft aangebracht. Stel u heeft op uw server een groep directie aangemaakt en binnen deze groep een aantal mensen aangebracht. Vervolgens heeft u deze directie groep rechten gegeven op een bepaalde lokatie op de server. Indien u op deze lokatie een deelarchief aanmaakt dan zal dit deelarchief alleen aanwezig zijn voor mensen die lid zijn van de directie groep. edocs regelt dit automatisch voor u.

131 131 Aanmaken van een extern archief Allereerst dient u een naam aan het archief te geven desgewenst kunt u aan het archief een toegangskode toekennen. Deze kode wordt aan u gevraagd als u poogt het archief te openen. Als laatste dient u een lokatie op te geven. U dient in overweging te nemen hoe u dit archief beschikbaar wilt maken als het buiten uw computer ook beschikbaar moet zijn dan dient u een lokatie op te geven die ook voor de andere gebruikers ook benaderbaar moet zijn.

132 132 Zoals hierboven al uitgelegd kunt u ook een locatie kiezen die alleen beschikbaar is voor bepaalde gebruikers. Op het moment dat u een archief aangemaakt heeft zal deze gemeldt worden in de tabel : De status van het archief staat hier op gesloten. U kunt een ongelimiteerd aantal externe archieven aanmaken. Standaard zal edocs alle archieven die beschikbaar zijn automatisch openen. Als een archief dus staat op een extern medium ( dvd / usb stick / externe harddisk ), of op een vaste locatie (hardddisk of server ) welke beschikbaar is - dan wordt het archief automatisch geopend. In dit geval is de \\server\directie lokatie niet beschikbaar omdat deze gebruiker daar kennelijk geen rechten toe heeft en daarom is dit archief gesloten. Onder in het scherm waar u de archieven beheert zijn een aantal opties aanwezig : Opent het geselecteerde archief als deze gesloten is indien mogelijk 2- Sluit het geselecteerde archief 3- Refresht de lijst met deel-archieven 4- Voegt een nieuw archief toe ( eerst de gegevens invullen en dan op knop klikken ) 5- Selecteer een archief breng wijzigingen toe en klik op de muteren knop om de wijzigingen aan te brengen. 6- Verwijder het geselecteerde archief het archief zelf blijft in tact alleen de verwijzing wordt verwijderd.

133 133 Laten we uit gaan van de volgende situatie : Binnen edocs heeft u een map jaarstukken : Wanneer u nu met de rechtermuisknop op de map klikt dan ziet in het popup menutje de optie documentmap archiveren. Als u deze optie kiest laat edocs een lijst zien met de beschikbare deelarchieven :

134 134 Kies een archief uit waar u het document wenst te plaatsen en bevestig deze keuze met Ok De map bevindt zich nu in het deelarchief Daar merkt u verder niks van u ziet het aan 2 zaken : Het icoontje bij de map vermeldt nu een A van Archief En in edocs zelf ziet u het extra geopende archief vermeldt : Wanneer u het deel archief sluit zal de map jaarstukken en omdat deze map de enige is in de rubriek boekhouding in ons voorbeeld ook de rubriek boekhouding niet meer zichtbaar zijn. Ook als u dus als een andere gebruiker inlogt die niet bij dit deelarchief mag of op een andere computer inlogt die hier niet bij kan dan zullen deze gegeven niet zichtbaar zijn. Als u met de rechtermuis knop op een gearchiveerde map klikt dan vindt u daar ook een optie om documenten te De-archiveren, dus terug te plaatsen in het werkarchief.

135 135 Filters Hoewel de boomstructuur die u aanlegt binnen edocs met rubrieken en mappen u al een hoge mate van het logisch indelen van documenten biedt kan het voorkomen dat u binnen uw gegevens een filtering wilt aanbrengen. Mogelijke vraagstellingen zijn : geen me alles van 2008 of alle documenten die gaan over telefoonrekeningen. Om hierin te voorzien kent edocs de zogenaamde filters Wanneer u deze filters activeert krijgt u het volgende scherm te zien : De filtergegevens die u hier opgeeft hebben te maken met de methadata van de mappen.

136 136 er is een 2 e tabblad aanwezig : op dit tabblad geeft u zoek criteria in die document regelateerd zijn. de 2 pagina s samen geven geavanceerde mogelijkheden om in uw archief op zoek te gaan naar die specifieke documenten die u zoekt.

137 137 Filterselectie : Mappen Wanneer u een map aan maakt geeft u bepaalde gegevens op om deze map karakteristieken te geven en te onderscheiden van andere mappen. U kunt o.a. een referentie ingeven en zoekgegevens. Die zoekgegevens kunnen alles zijn wat u maar wilt. Bij veld 1 ziet u alle referenties die vermeldt staan bij mappen. u kunt hier een selectie maken wanneer u op een bepaalde referentie wenst te zoeken. Bij de velden 2 en 3 kunt u twee zoekwaardes invullen. U kunt zoeken in de zoekgegevens ( maximaal 2 woorden dus ) 1 mag ook, maar hier kunt u ook zoeken In de referenties Dat is zo gedaan omdat sommige edocs gebruikers maar enkele referenties hebben ( bijv 2008, 2009 ) en andere hebben duizenden referenties en dat maakt het opzoeken bij 1 weer lastig. Er is echter nog een mechanisme hier ingebouwd : u kunt zoeken op een rubriek map pad.

138 138 ZOEKEN OP EEN RUBRIEK MAP PAD Kijkt u eens naar de volgende rubriek strucuur : Als je kijkt naar de lokaties 1,2 en 3 en de postie waar ze zich bevinden dan kun je als volgt omschrijven 1 : boekhouding balans 2009 teruggaaf 2: boekhouding inkomsten belasting 2009 teruggaaf 3 : boekhouding omzet belasting 2009

139 139 Dit ziet u terug bij het aanmaken van een map Stel je voor je maakt de volgende selectie in de rubriekenstructuur : Onder in het scherm wordt dan een rubriek path vermeld : Met de filters is het mogelijk om op elk woord te zoeken binnen dit path We hadden de volgende voorbeelden : 1 : boekhouding balans 2009 teruggaaf 2: boekhouding inkomsten belasting 2009 teruggaaf 3 : boekhouding omzet belasting 2009 Als we zoeken op 2009 krijgen we alle mappen te zien uit 1,2 en 3 immer s : 1 : boekhouding balans 2009 teruggaaf 2: boekhouding inkomsten belasting 2009 teruggaaf 3 : boekhouding omzet belasting 2009 Als we zoeken op teruggaaf alleen 1 en 2. 1 : boekhouding balans 2009 teruggaaf 2: boekhouding inkomsten belasting 2009 teruggaaf 3 : boekhouding omzet belasting 2009 Als we zoeken op belasting alleen 2 en 3. 1 : boekhouding balans 2009 teruggaaf 2: boekhouding inkomsten belasting 2009 teruggaaf 3 : boekhouding omzet belasting 2009

140 140 Documenten 1 2 Bij onderdeel 1 kunt u de naam opgeven van het document welke u zoekt. Dit kan zowel voor het hoofddocument als voor de gekoppelde bijlages. Bij onderdeel 2 kunt u zoeken binnen de inhoud van documenten. U kiest eerst binnen welk soort document u wenst te zoeken en vervolgens kunt u maximaal 2 zoekwoorden invoeren. U kunt kiezen uit het zoeken op woord1 en woord2 of op woord 1 of woord2 of op woord1 en niet op woord2. Op het moment dat u op Ok klikt zal edocs alle documenten laten zien die voldoen aan de som van al uw gedane selectiecriteria. Let wel : zoeken binnen documenten kost altijd meer tijd zeker als u besluit om in uw totale archief te zoeken.

141 141 Afwijkingen in het filter Wanneer u uw kode heeft ingevoerd om beveiligde mappen in te kunnen zien dan zal het filter ook een extra optie geven : Op het mappen tabblad kunt u voor de volgende opties kiezen : Wanneer uw archief niet een branch specifiek archief is dan zal het map scherm u de mogelijkheid geven om ook te zoeken op een bepaalde toewijzing :

142 142 Microhis intergratie edocs kent een uitgebreide intergratie met microhis. Als een database ingesteld staat als een microhis archief dan zal edocs starten met een selectiescherm waar u een patient kunt opzoeken aan de hand van een geboorte datum, een naam of het microhis patientnummer. Dit is een active intergratie : u kunt geen patienten invoeren in edocs - edocs haalt de patientgegevens uit microhisdeze zijn dus altijd actueel. Als er voor de datum een + teken staat dan geeft dit aan dat de betreffende patient daadwerkelijk document aanwezig heeft binnen edocs.

143 143 Na het selecteren van een patient laat edocs de documenten zien die voor deze patient aanwezig zijn. Er zitten 2 integraties naar microhis toe een automatische intergratie en een intergratie die de gebruiker zelf kan bedienen. Wanneer een document in een map gescant wordt of een document wordt vanuit de werkvoorraad in een bepaalde map geplaatst dan zal edocs automatisch een regel in op het werkblad van de betreffende patient binnen microhis plaatsen.

144 144 Alle regels die edocs wegschrijft binnen microhis hebben ergens een edocslink id staan. In dit geval is dat [edocslink:000010] Wanneer u op deze regel klikt en u toetst control-f1 in dan zal edocs automatisch starten en het bijbehorende document laten zien. De tweede vorm van intergratie verloopt als volgt : Op het OCR tabblad kunt u met de muis een stuk tekst selecteren in het document. Wanneer u dat gedaan heeft dan krijgt u het ocr clipboard te zien : Onder in het scherm is nu een nieuwe optie aanwezig : microhis link.

145 145 Na het klikken op deze link krijgt u een volledige intergratie te zien. Bij de selectie kunt u een derde selecteren Met de knoppen onderin kunt u beslissen waar u informatie aan microhis wenst toe te voegen : Aan het werkblad, de correspondentie, de epiodelijst of de probleem lijst. Steeds wordt de edocslink toegevoegd waarmee u het originele edocs document met control-f1 kunt opvragen. Enkele voorbeelden :

146 146 informatie in de correspondentie : Als u met de rechtermuisknop op de regel klikt krijgt u de volledige informatie te zien :

147 147 Informatie in de episodelijst :

148 148 Informatie in de probleemlijst :

edocs database structuur info

edocs database structuur info edocs database structuur info EMAIL WEBSITE Zwolle, 3 jan. 12 j.moorman@edocs.nl www.edocs.nl PAGINA 2 VAN 6 Background info edocs is een digitale archiveringsproduct voor windows platforms geschreven

Nadere informatie

Landelijk Indicatie Protocol (LIP)

Landelijk Indicatie Protocol (LIP) Handleiding Landelijk Indicatie Protocol programma pagina 1 of 18 Landelijk Indicatie Protocol (LIP) Welkom bij LIP Lip is ontstaan uit een toegevoegde module aan het kraamzorg administratie pakket van

Nadere informatie

Met deze module heeft u de mogelijkheid om gemakkelijk, snel en efficiënt uw documenten als naslag in Unit 4 Multivers te koppelen.

Met deze module heeft u de mogelijkheid om gemakkelijk, snel en efficiënt uw documenten als naslag in Unit 4 Multivers te koppelen. Handleiding Scan+ Introductie Met Scan+ gaat een lang gekoesterde wens voor vele gebruikers van Unit 4 Multivers in vervulling: eenvoudig koppelen van documenten in relatiebeheer of documentmanagement

Nadere informatie

Zeon PDF Driver Trial

Zeon PDF Driver Trial Zakelijke software voor verkoop, dienstverlening en administratie Handleiding module Document Uitgaande correspondentie genereren Uitgaande correspondentie terugvinden Persoonlijk geadresseerde mailings

Nadere informatie

edocshome Een digitaal archief ITS oldenzaal edocsnet versie 3 P a g i n a 1

edocshome Een digitaal archief ITS oldenzaal edocsnet versie 3 P a g i n a 1 edocshome Een digitaal archief ITS oldenzaal edocsnet versie 3 P a g i n a 1 Welkom bij edocs! Deze handleiding zal een referentie zijn betreffende de werking van edocs het zal u de mogelijkheid geven

Nadere informatie

edocsnet versie 3 Een digitaal archief edocs BV Oldenzaal

edocsnet versie 3 Een digitaal archief edocs BV Oldenzaal edocsnet versie 3 Een digitaal archief edocs BV Oldenzaal Welkom bij edocs!... 6 Wat is edocs NET?... 7 Wat zijn de toepassingen?... 9 Inzetbaarheid... 10 Scenario 1: het advocaten kantoor.... 10 Scenario

Nadere informatie

Technische nota AbiFire5 Rapporten maken via ODBC

Technische nota AbiFire5 Rapporten maken via ODBC Technische nota AbiFire5 Rapporten maken via ODBC Laatste revisie: 29 juli 2009 Inhoudsopgave Inleiding... 2 1 Installatie ODBC driver... 2 2 Systeeminstellingen in AbiFire5... 3 2.1 Aanmaken extern profiel...

Nadere informatie

Xiris handleiding Onderhoudsmodule & database onderhoud

Xiris handleiding Onderhoudsmodule & database onderhoud Xiris handleiding Onderhoudsmodule & database onderhoud Copyright 2011 FP-Ruys. FP-Ruys kan geen aansprakelijkheid aanvaarden voor schade die het gevolg is van enig fout in deze handleiding of verkeerd

Nadere informatie

NIEUWSBRIEF JULI 2009

NIEUWSBRIEF JULI 2009 NIEUWSBRIEF JULI 2009 Graag willen wij u op de hoogte houden rondom ons softwarepakket. Controle database Om op een eenvoudige wijze te controleren of uw database foutieve of dubbel ingevoerde gegevens

Nadere informatie

Met deze module heeft u de mogelijkheid om gemakkelijk, snel en efficiënt uw documenten als naslag in Unit 4 Multivers te koppelen.

Met deze module heeft u de mogelijkheid om gemakkelijk, snel en efficiënt uw documenten als naslag in Unit 4 Multivers te koppelen. Handleiding Office+ Introductie Met de module Office+ gaat een lang gekoesterde wens voor vele gebruikers van Unit 4 Multivers in vervulling: eenvoudig koppelen van documenten in relatiebeheer of documentmanagement

Nadere informatie

Update documentatie. KraamZorgCompleet versie 4.0. KraamzorgCompleet versie 4.0

Update documentatie. KraamZorgCompleet versie 4.0. KraamzorgCompleet versie 4.0 Update documentatie KraamZorgCompleet versie 4.0 KraamzorgCompleet versie 4.0 Inhoudsopgave Update documentatie versie 4.0 Hoofdstuk 1 Declareren partusassistentie...1 1.1 Declareren partusassistentie

Nadere informatie

Het betaalbare urenregistratie pakket. www.perorder.nl Geuze Automatisering Papendrecht SuppliesSupplies Bedum

Het betaalbare urenregistratie pakket. www.perorder.nl Geuze Automatisering Papendrecht SuppliesSupplies Bedum Het betaalbare urenregistratie pakket. www.perorder.nl Geuze Automatisering Papendrecht SuppliesSupplies Bedum Per Order met SnelStart!Garage koppeling Inhoudsopgave (wanneer u deze handleiding als pdf

Nadere informatie

Handleiding DigiRecord.nl

Handleiding DigiRecord.nl Introductie... 1 Eerste keer inloggen... 1 Dossiersjablonen... 2 Map verwijderen... 3 Map aanmaken... 4 Dossierbeheer... 5 Dossier eigenaar... 7 Gebruikers... 7 Gebruiker... 8 Dossierbeheerder... 8 Beheerder...

Nadere informatie

Handleiding PSU Boekhouden Light Module Administratie Server

Handleiding PSU Boekhouden Light Module Administratie Server gravita Hoofdkade 95, 9503 HD Stadskanaal Tel. & fax: 0599-614815 E-mail: info@gravita.nl / www.gravita.nl Inschrijfnummer KvK: 02083322 Postbank 4491228 Fiscaalnummer 1345.68.266.B01 PSUBL-as Handleiding

Nadere informatie

Dick Grooters Raadhuisstraat 296 5683 GM Best tel: 0499-392579 e-mail: d.grooters@home.nl. Printen en Scannen

Dick Grooters Raadhuisstraat 296 5683 GM Best tel: 0499-392579 e-mail: d.grooters@home.nl. Printen en Scannen Dick Grooters Raadhuisstraat 296 5683 GM Best tel: 0499-392579 e-mail: d.grooters@home.nl Printen en Scannen Als een nieuwe printer wordt gekocht en onder Windows XP aangesloten zal Windows deze nieuwe

Nadere informatie

ZorgMail Secure e-mail

ZorgMail Secure e-mail ZorgMail Secure e-mail 2014 ENOVATION B.V. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden openbaar gemaakt of verveelvoudigd, opgeslagen in een data verwerkend systeem of uitgezonden in enige

Nadere informatie

Handleiding Mooy Logistics Servicedesk

Handleiding Mooy Logistics Servicedesk Handleiding Mooy Logistics Servicedesk Handleiding Mooy Logistics Servicedesk... 1 1. Inloggen... 2 2. Zoeken naar documenten.... 3 3. Downloaden van alle documenten op factuurnummer.... 5 4. Order regels

Nadere informatie

Inhoudsopgave. Installatie 1.1 Benodigdheden voor installatie blz. 3 1.2 Installatie ReceptAssistent blz. 3 1.3 Installatie USB sleutel driver blz.

Inhoudsopgave. Installatie 1.1 Benodigdheden voor installatie blz. 3 1.2 Installatie ReceptAssistent blz. 3 1.3 Installatie USB sleutel driver blz. Handleiding Inhoudsopgave H1 Installatie 1.1 Benodigdheden voor installatie blz. 3 1.2 Installatie ReceptAssistent blz. 3 1.3 Installatie USB sleutel driver blz. 5 H2 Aanmaken van locaties in ReceptAssistent

Nadere informatie

Upgrade Accowin van versie 1 naar versie 2

Upgrade Accowin van versie 1 naar versie 2 Upgrade Accowin van versie 1 naar versie 2 Versie 2.0.2 Inhoudsopgave 1. Inleiding... 2 2. AccowinUpgrade uitvoeren... 2 2.1 Taalkeuze... 2 2.2 Belangrijke opmerking... 2 2.3 Selecteren map waarin de huidige

Nadere informatie

Handleiding gebruik Citymail

Handleiding gebruik Citymail Handleiding gebruik Citymail Versie : 4.0.1 Jaar : 2014 Auteur : Citymail BV / Charly Traarbach Citymail BV Copyright 1 Citymail BV, Nederland 2014 Niets uit dit document mag worden vermenigvuldigd en/of

Nadere informatie

Digi Dossier - Aanmaken en koppelen scans concept_software

Digi Dossier - Aanmaken en koppelen scans concept_software In deze handleiding wordt uitgelegd op welke wijze: - het digitale dossier te benaderen is; - het digitale dosier is ingedeeld; - hoe gescande bescheiden gekoppeld kunnen worden aan een - persoon - object

Nadere informatie

Handleiding UniDis Agendakoppeling

Handleiding UniDis Agendakoppeling Handleiding UniDis Agendakoppeling Handleiding versie 1.0 Gebaseerd op Agendakoppeling 1.1.2 1 Introductie De UniDis Agendakoppeling is ontwikkeld om een actieve koppeling te maken tussen uw Unit 4 Multivers

Nadere informatie

Handleiding. Voedingsversie Evry Hanzehogeschool Groningen november 2011

Handleiding. Voedingsversie Evry Hanzehogeschool Groningen november 2011 Voedingsversie Evry Hanzehogeschool Groningen november 2011 Inhoudsopgave 1 Inleiding... 3 2 Installatie van Evry... 4 3 Algemene weetjes... 5 4 Voedingsberekening (Nevo2006)... 6 4.1 Voedingsberekening

Nadere informatie

1 Inleiding. 3 Handmatig... invoeren zaken basis 4 Verwerken... zaken 5 Afhandelen... van zaken. 7 Uitgebreidere... zaak opties

1 Inleiding. 3 Handmatig... invoeren zaken basis 4 Verwerken... zaken 5 Afhandelen... van zaken. 7 Uitgebreidere... zaak opties 2 Supportdesk Pro Introductie Inhoudsopgave I Supportdesk Pro 3 1 Inleiding... 3 2 Werkwijze... 3 II Zaken 4 1 Introductie... 4 2 Zaken beheren... 4 3 Handmatig... invoeren zaken basis 4 4 Verwerken...

Nadere informatie

INSTALLATIEHANDLEIDING

INSTALLATIEHANDLEIDING INSTALLATIEHANDLEIDING Update van uw Mamut programma EEN GEDETAILLEERDE STAP-VOOR-STAP BESCHRIJVING VAN HOE U EEN UPDATE KUNT MAKEN VAN UW MAMUT BUSINESS SOFTWARE PROGRAMMA (VAN VERSIE 9.0 OF NIEUWER).

Nadere informatie

Handleiding. CROW Kennisbank. Contentmanagement

Handleiding. CROW Kennisbank. Contentmanagement Handleiding CROW Kennisbank Contentmanagement Inhoudsopgave Inleiding... 2 Hoofdstuk 1 - Navigeren door de inhoudsopgaven... 3 1.1 Indeling inhoudsopgave wijzigen... 3 1.2 Selecteren van titels in de navigatie...

Nadere informatie

DocFlow. handleiding. DocFlow voor Act! Handleiding. Versie 2.0 10-02-2015. Onderdeel van Tendenz ICT Product van Afdeling (Web)Development

DocFlow. handleiding. DocFlow voor Act! Handleiding. Versie 2.0 10-02-2015. Onderdeel van Tendenz ICT Product van Afdeling (Web)Development DocFlow voor Act! Handleiding Versie 2.0 10-02-2015 Inleiding Met DocFlow kunt u aan een contact, bedrijf, groep of verkoopkans een Windowsmap koppelen, die bijvoorbeeld op het netwerk staat. U krijgt

Nadere informatie

Gebruikershandleiding

Gebruikershandleiding . Gebruikershandleiding Inhoudsopgave 1 Inleiding... 3 1.1 Wat is Citrix?... 3 1.2 Voordelen van Citrix... 3 1.3 Wat heeft u nodig om toegang te krijgen... 3 2 Systeemeisen... 4 2.1 Ondersteunde Web browsers...

Nadere informatie

Handleiding ZKM Online. Versie 2.1

Handleiding ZKM Online. Versie 2.1 Handleiding ZKM Online Versie 2.1 Februari 2015 Inhoudsopgave 1. Inloggen... 3 1.1 Eerste keer dat je inlogt... 3 1.1.1 Profiel... 4 1.1.2. Wachtwoord (wijzigen)... 4 1.1.3. Bureau... 5 1.1.4. Consultants

Nadere informatie

Handleiding Wlijn Databeheer Internet

Handleiding Wlijn Databeheer Internet Handleiding Wlijn Databeheer Internet W9000 databeheer internet Leza Horeca & Winkel Management Van Dedemstraat 6 16274 NN Hoorn DATABEHEER INTERNET ( W9000) Voorraad Databeheer Internet Bestaat uit 3

Nadere informatie

Bijlage Inlezen nieuwe tarieven per verzekeraar

Bijlage Inlezen nieuwe tarieven per verzekeraar ! Bijlage inlezen nieuwe tarieven (vanaf 3.2) Bijlage Inlezen nieuwe tarieven per verzekeraar Scipio 3.303 biedt ondersteuning om gebruikers alle tarieven van de verschillende verzekeraars in één keer

Nadere informatie

Gebruikershandleiding Geneeskundig Adresboek. Bohn Stafleu van Loghum

Gebruikershandleiding Geneeskundig Adresboek. Bohn Stafleu van Loghum Gebruikershandleiding Geneeskundig Adresboek Bohn Stafleu van Loghum Inhoudsopgave 1. Opstarten cd rom na installatie 3 2. Werking programma 4 2.1 Zoeken 4 2.2 Zoektermen combineren 5 3. Menu Bestand 6

Nadere informatie

H A N D L E I D I N G D A Z A T O O L S - O N T V A N G E R

H A N D L E I D I N G D A Z A T O O L S - O N T V A N G E R H A N D L E I D I N G D A Z A T O O L S - O N T V A N G E R 2 0 1 6 0 8 2 4 INHOUDSOPGAVE 1. Software in 3 stappen geïnstalleerd...1 Stap 1: Downloaden van de software...1 Stap 2: Starten met de installatie...2

Nadere informatie

De stappenhandleiding is in hoofdstappen verdeeld, de volgende stappen zullen aan bod komen:

De stappenhandleiding is in hoofdstappen verdeeld, de volgende stappen zullen aan bod komen: VOORWOORD In deze handleiding wordt de module Vacature van OnderneemOnline stap voor stap uitgelegd. In de inhoudsopgave vindt u exact terug hoe u de module Vacature kunt beheren. De stappenhandleiding

Nadere informatie

Handleiding Plus Serie Offerte+

Handleiding Plus Serie Offerte+ Handleiding Plus Serie Offerte+ Handleiding. gebaseerd op Offerte+ versie 1.x.x 1 Introductie Met Offerte+ gaat een lang gekoesterde wens voor vele gebruikers van Unit 4 Multivers Offertes in vervulling:

Nadere informatie

Elbo Technology BV Versie 1.1 Juni 2012. Gebruikershandleiding PassanSoft

Elbo Technology BV Versie 1.1 Juni 2012. Gebruikershandleiding PassanSoft Versie 1.1 Juni 2012 Gebruikershandleiding PassanSoft Versie 1.1 Juni 2012 2 Inhoud: Opstart scherm PassanSoft... 1 Het hoofdmenu van PassanSoft wordt geopend... 4 Verklaring extra knoppen weergegeven

Nadere informatie

Gebruik van een draadloze barcodescanner

Gebruik van een draadloze barcodescanner INHOUDSOPGAVE 1. INLEIDING 5 2. SLUIT DE BARCODESCANNER AAN OP EEN WERKSTATION 5 3. INSTALLEER DE SCANNERSOFTWARE 6 4. ZOEK DE COM-POORT OP WAARMEE HET WERKSTATION MET DE CRADLE IS VERBONDEN 6 5. LEG DE

Nadere informatie

Installatie. Klik vervolgens op OK om verder te gaan met de installatie. Om verder te gaan met de installatie kunt op op Volgende klikken.

Installatie. Klik vervolgens op OK om verder te gaan met de installatie. Om verder te gaan met de installatie kunt op op Volgende klikken. Installatie De client software van Backup+ kan worden gedownload op de Internet Limburg website. Kijk hiervoor op http://www.ilimburg.nl/downloads. Na het downloaden en openen van het backup+.exe bestand

Nadere informatie

Installatiehandleiding. Facto minifmis

Installatiehandleiding. Facto minifmis Installatiehandleiding Facto minifmis 1. Installatie Facto MiniFMIS 1.1 Achtergrond Facto MiniFMIS biedt facilitaire organisaties een eenvoudige en gebruikersvriendelijke hulpmiddel bij het uitvoeren van

Nadere informatie

WoordenSTART in een netwerk installeren

WoordenSTART in een netwerk installeren WoordenSTART in een netwerk installeren WoordenSTART is een programma voor het jongste kind en behandelt de basiswoorden die beheerst dienen te worden voordat een kind aan het aanvankelijk leesonderwijs

Nadere informatie

Activiteitenrapport in BRIO4YOU

Activiteitenrapport in BRIO4YOU Quick User Guide Activiteitenrapport in BRIO4YOU Inleiding Met het activiteitenrapport in BRIO4YOU kunt u meldingen die aan minstens één gebruiker gekoppeld zijn bewaren en beheren. Bijvoorbeeld: taken,

Nadere informatie

Zorgmail handleiding. Inhoud

Zorgmail handleiding. Inhoud Inhoud 1. Beginnen met Zorgmail pag. 2 2. Het instellen van Zorgmail pag. 2 3. Het gebruik van Zorgmail m.b.t. Artsen pag. 3 4. Het aanpassen van de lay-out van Zorgmail pag. 4 5. Werken met Zorgmail pag.

Nadere informatie

Symbol for Windows BlissEditor

Symbol for Windows BlissEditor Handicom Symbol for Windows BlissEditor ( Versie 4 ) Handicom, 2006, Nederland Inhoud 1. Inleiding... 2 2. Schermopbouw van de Bliss Editor...3 2.1 Werkbalk... 3 2.2 Matrix... 4 2.3 Palet met basisvormen,

Nadere informatie

Pervasive Server V9 Installatiegids

Pervasive Server V9 Installatiegids Pervasive Server V9 Installatiegids 1 Inhoudsopgave 1. Om te beginnen... 3 2. Systeemeisen... 3 2.1 Server... 3 2.1.1 Hardware... 3 2.1.2 Software... 3 2.2 Client... 3 2.2.1 Hardware... 3 2.2.2 Software...

Nadere informatie

Module Scoda. Handleiding oktober 2012. 1 Module Scoda - Handleiding Inform BVBA

Module Scoda. Handleiding oktober 2012. 1 Module Scoda - Handleiding Inform BVBA Module Scoda Handleiding oktober 2012 1 Module Scoda - Handleiding Inform BVBA Inhoud 1. Doel van de module Scoda... 3 2. Schematisch Overzicht... 4 3. Het verkrijgen van CODA-bestanden... 5 4. Het downloaden

Nadere informatie

Softwear. Technisch handboek. Inventarisatie

Softwear. Technisch handboek. Inventarisatie Softwear Technisch handboek Inventarisatie Inleiding Er zijn vele manieren om te inventariseren. Deze handleiding leidt u stap voor stap door één van de methodes: Inventariseren online dan wel offline.

Nadere informatie

Gebruikershandleiding Psychorom. Bohn Stafleu van Loghum

Gebruikershandleiding Psychorom. Bohn Stafleu van Loghum Gebruikershandleiding Psychorom Bohn Stafleu van Loghum Inhoudsopgave 1. Opstarten cd rom na installatie 3 2. Werking programma 4 2.1 Zoeken 4 2.2 Zoektermen combineren 5 3. Menu Bestand 8 3.1 Afdrukken

Nadere informatie

Inrichting Systeem: Locaties & Toegang

Inrichting Systeem: Locaties & Toegang Inrichting Systeem: Locaties & Toegang EasySecure International B.V. +31(0)88 0000 083 Info@EasySecure.nl Support.EasySecure.nl v2.0.11 22-09-2014 In deze handleidingen worden de volgende functies binnen

Nadere informatie

EUROFACE Financial Services B.V. - PEOPLE IN SOFTWARE - HDN in Finix

EUROFACE Financial Services B.V. - PEOPLE IN SOFTWARE - HDN in Finix HDN in Finix Datum : 1 Juli 2011 Versie : 2.0 Printdatum: 1-7-2011 10:45 Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 : Inleiding... 3 Hoofdstuk 2 : Starten met HDN binnen Finix... 3 2. 1. Invullen HDN gegevens binnen Finix...

Nadere informatie

Installatiehandleiding FWG 3.0/2011-2012. Stand-alone / Netwerkversie. Nieuwe Installatie van FWG 3.0/2011-2012 met een MS Access database

Installatiehandleiding FWG 3.0/2011-2012. Stand-alone / Netwerkversie. Nieuwe Installatie van FWG 3.0/2011-2012 met een MS Access database Installatiehandleiding FWG 3.0/2011-2012 Stand-alone / Netwerkversie Nieuwe Installatie van FWG 3.0/2011-2012 met een MS Access database Wij willen u er op wijzen dat ons systeem FWG3.0 Cd-rom versie dit

Nadere informatie

Rodin installatiehandleiding (vanaf versie 2.1.xxx.x)

Rodin installatiehandleiding (vanaf versie 2.1.xxx.x) Rodin installatiehandleiding (vanaf versie 2.1.xxx.x) Introductie De Rodin applicatie bestaat uit een programma en een database. Het programma zal altijd lokaal op uw computer worden geïnstalleerd, terwijl

Nadere informatie

ONSCREENKEYS 5. Windows XP / Windows Vista / Windows 7 / Windows 8

ONSCREENKEYS 5. Windows XP / Windows Vista / Windows 7 / Windows 8 ONSCREENKEYS 5 Windows XP / Windows Vista / Windows 7 / Windows 8 [ PRODUCT BESCHRIJVING ] [ Dit vernuftige on-screen toetsenbord met virtuele muis klik mogelijkheden en spraak uitvoer maakt snel typen

Nadere informatie

Elektronisch factureren

Elektronisch factureren Elektronisch factureren Inleiding Elektronisch Factureren in RADAR is mogelijk vanaf versie 4.0. Deze module wordt niet standaard meegeleverd met de RADAR Update maar is te bestellen via de afdeling verkoop

Nadere informatie

Handleiding branden in Nero

Handleiding branden in Nero Handleiding branden in Nero Hier volgt een korte uitleg over hoe u Nero moet gebruiken indien u een kopie wilt maken van een CD/DVD of uw eigen compilatie wilt maken. Deze uitleg is van toepassing op Microsoft

Nadere informatie

PlanCare Dossier V11.4 Carrouselkaarten. Inhoudsopgave

PlanCare Dossier V11.4 Carrouselkaarten. Inhoudsopgave Inhoudsopgave Inleiding... 2 maken... 2 Matrixkaart... 3 Open vragen kaart... 5 wijzigen... 6 verwijderen... 7 gebruiken... 7 Handelingen met huidige selectie... 8 PlanCare Dossier V11.4 - Pagina 1 van

Nadere informatie

Handleiding NarrowCasting

Handleiding NarrowCasting Handleiding NarrowCasting http://portal.vebe-narrowcasting.nl september 2013 1 Inhoud Inloggen 3 Dia overzicht 4 Nieuwe dia toevoegen 5 Dia bewerken 9 Dia exporteren naar toonbankkaart 11 Presentatie exporteren

Nadere informatie

PRINTERS EN GEGEVENS DELEN TUSSEN COMPUTERS

PRINTERS EN GEGEVENS DELEN TUSSEN COMPUTERS PRINTERS EN GEGEVENS DELEN TUSSEN COMPUTERS Inleiding. Het komt vaak voor dat iemand thuis meer dan 1 computer heeft, bijvoorbeeld een desktop computer en een laptop. Denk maar eens aan de situatie dat

Nadere informatie

Aan de slag Uren registreren met WorkTimer (voor medewerkers)

Aan de slag Uren registreren met WorkTimer (voor medewerkers) Aan de slag Uren registreren met WorkTimer (voor medewerkers) Over dit document Binnen uw organisatie is gekozen om WorkTimer te gebruiken voor tijdregistratie. WorkTimer is een programma waarmee u eenvoudig

Nadere informatie

Act! Company Builder Handleiding

Act! Company Builder Handleiding Act! Company Builder Handleiding Versie 1.1 25-07-2014 Inleiding Kost het u ook zoveel tijd om, na het importeren van nieuwe contacten, bedrijven aan te maken of deze contacten te koppelen aan bestaande

Nadere informatie

HRM-Reviews Reviews Handleiding voor PZ

HRM-Reviews Reviews Handleiding voor PZ HRM-Reviews Reviews Handleiding voor PZ In deze uitgebreide handleiding vindt u instructies om met Reviews in the Cloud aan de slag te gaan. U kunt deze handleiding ook downloaden (PDF). TIP: De navigatie

Nadere informatie

Handleiding Zorgverzekeraar Winmens versie 7.29

Handleiding Zorgverzekeraar Winmens versie 7.29 Handleiding Zorgverzekeraar Winmens versie 7.29 Zorgverzekeraar oproepen Als u een zorgverzekeraar wilt oproepen om de gegevens te bekijken of te bewerken kunt boven in het zorgverzekeraars scherm, op

Nadere informatie

Handleiding ZKM Online. Versie 2.0

Handleiding ZKM Online. Versie 2.0 Handleiding ZKM Online Versie 2.0 Maart 2012 Inhoudsopgave Inloggen 3 Eerste keer dat je inlogt (basisonderdelen) 4 profiel 5 wachtwoord 5 bureau 6 consultants 7 instellingen 8 kleuren 9 licentie 10 ZKM

Nadere informatie

Inhoud van de website invoeren met de ContentPublisher

Inhoud van de website invoeren met de ContentPublisher Inhoud van de website invoeren met de ContentPublisher De inhoud van Muismedia websites wordt ingevoerd en gewijzigd met behulp van een zogenaamd Content Management Systeem (CMS): de ContentPublisher.

Nadere informatie

Outlook koppeling ChainWise

Outlook koppeling ChainWise Outlook koppeling ChainWise Product ChainWise Bedrijfssoftware Datum 04-08-2016 Alle rechten voorbehouden aan ChainWise Niets in deze uitgave mag worden gebruikt in welke vorm dan ook zonder schriftelijke

Nadere informatie

Invoegen... 8 Invulpunt... 9 Nieuwe bouwsteen maken... 9 Bouwsteen opslaan... 10. Wijze van werken in Outlook... 11 Informatie...

Invoegen... 8 Invulpunt... 9 Nieuwe bouwsteen maken... 9 Bouwsteen opslaan... 10. Wijze van werken in Outlook... 11 Informatie... ProDoc Bouwstenen voor Word & Outlook 2007 Inhoud Kopiëren bestanden... 2 Hoofdmap Bouwstenen... 2 Bouwsteen.dotm... 2 Installatie Bouwstenenmodule onder Word 2007... 3 Installatie Bouwstenenmodule onder

Nadere informatie

Quickstart. Browser instellingen

Quickstart. Browser instellingen Browser instellingen Projectadministratie is getest onder : Mac OS 10.3 met Safari versie 1.3 Mac OS 10.4 met Safari versie 2.0.3 (417.9.2) Windows met Internet Explorer versie 6.0.2900.2180. Belangrijke

Nadere informatie

Beschikt u over de basis module documentenbeheer dan kunt u documenten inlezen en koppelen aan de financiële mutaties en openstaande posten.

Beschikt u over de basis module documentenbeheer dan kunt u documenten inlezen en koppelen aan de financiële mutaties en openstaande posten. Accept Financieel Documenten beheer Het is nu mogelijk om in Accept Financieel te werken met documenten beheer. Met behulp van deze module is het mogelijk om documenten op te slaan in de database van de

Nadere informatie

Gebruikershandleiding GO app 1.8

Gebruikershandleiding GO app 1.8 Gebruikershandleiding GO app 1.8 Voor raad, staten en bestuur GemeenteOplossingen 2012 1 GO app 1.8 Nieuw in deze versie Vanaf versie 1.8 beschikt de GO app over de mogelijkheid om notities te delen met

Nadere informatie

GENSDATAPRO hoe en wat - 1. Het maken en terugzetten van een back-up van uw bestandenset. Inhoudsopgave. 1. Inleiding

GENSDATAPRO hoe en wat - 1. Het maken en terugzetten van een back-up van uw bestandenset. Inhoudsopgave. 1. Inleiding GENSDATAPRO hoe en wat - 1 In een serie artikelen willen we aandacht besteden aan onderdelen van GensDataPro waarover regelmatig vragen worden gesteld aan de medewerkers van de helpdesk. Het maken en terugzetten

Nadere informatie

Handleiding OVM 2.0. Beheerder. Versie 2.0.0.22 1 oktober 2012

Handleiding OVM 2.0. Beheerder. Versie 2.0.0.22 1 oktober 2012 Handleiding OVM 2.0 Beheerder Versie 2.0.0.22 1 oktober 2012 Inhoudsopgave Legenda... 4 1 Voorbereidingen... 5 1.1 Downloaden... 5 1.2 Starten en inloggen... 6 1.3 Nieuws... 6 2 Beheerportal... 8 2.1 Inloggen...

Nadere informatie

Na het inloggen met de gegevens die je hebt gekregen, verschijnt het overzichtsscherm zoals hieronder:

Na het inloggen met de gegevens die je hebt gekregen, verschijnt het overzichtsscherm zoals hieronder: Inhoud van de website invoeren met de ContentPublisher De inhoud van websites kan worden ingevoerd en gewijzigd met behulp van een zogenaamd Content Management Systeem (CMS). De websites van Muismedia

Nadere informatie

Cloud2 Online Backup - CrashplanPRO

Cloud2 Online Backup - CrashplanPRO Cloud2 Online Backup - CrashplanPRO Handleiding- CrashplanPRO - Online Backup Download de clients hier: Windows 32- bit: http://content.cloud2.nl/downloads/back01- cra.backupnoc.nl/crashplan_x86.exe Windows

Nadere informatie

Intramed OnLine instellen en gebruiken. Voor Android tablet of telefoon

Intramed OnLine instellen en gebruiken. Voor Android tablet of telefoon Intramed OnLine instellen en gebruiken Voor Android tablet of telefoon Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Algemeen...1 1.1 Toegang tot inlogportalen...1 Hoofdstuk 2 Basic account...3 2.1 Microsoft Remote Desktop

Nadere informatie

Handleiding Telewerken met Windows. Inleiding. Systeemvereisten. Inhoudsopgave

Handleiding Telewerken met Windows. Inleiding. Systeemvereisten. Inhoudsopgave Handleiding Telewerken met Windows Inhoudsopgave Inleiding Systeemvereisten Software installatie Inloggen op de portal Problemen voorkomen Probleemoplossingen Inleiding Voor medewerkers van de GGD is het

Nadere informatie

HANDLEIDING DMS Plugin Installatie, configuratie & werking

HANDLEIDING DMS Plugin Installatie, configuratie & werking HANDLEIDING DMS Plugin Installatie, configuratie & werking Dit document is de handleiding voor de installatie, configuratie en werking van de DMS Plugin. Versie 1-12/09/2005 Inhoudstafel 1 Installatie...

Nadere informatie

Voordat u gebruik kunt maken van ZorgMail in Intramed, zijn een aantal instellingen nodig:

Voordat u gebruik kunt maken van ZorgMail in Intramed, zijn een aantal instellingen nodig: Hoofdstuk 1 ZorgMail instellen en gebruiken Via Intramed en de applicatie ZorgMail van E-novation Lifeline, kunt u elektronisch en beveiligd gegevens uitwisselen met andere zorgverleners. Dit gaat via

Nadere informatie

Handleiding Icespy MR software

Handleiding Icespy MR software Handleiding Icespy MR software Versie 4.40.04 Wij danken u voor de aanschaf van deze IceSpy producten en adviseren u om deze handleiding goed door te nemen. 2 INHOUDSOPGAVE: 1. Installeren van de software...

Nadere informatie

HRM-Reviews in the Cloud Handleiding voor PZ

HRM-Reviews in the Cloud Handleiding voor PZ HRM-Reviews in the Cloud Handleiding voor PZ In deze uitgebreide handleiding vindt u instructies om met Reviews in the Cloud aan de slag te gaan. U kunt deze handleiding ook downloaden (PDF). TIP: De navigatie

Nadere informatie

// Mamut Business Software

// Mamut Business Software // Mamut Business Software Eenvoudige installatiehandleiding Inhoud Voor de installatie 3 Over het programma 3 Over de installatie 4 Tijdens de installatie 5 Voorwaarden voor installatie 5 Zo installeert

Nadere informatie

Gebruikers Handleiding voor instellingen die gebruik maken van. Nabij Patiënt Testen. Met web applicatie Tropaz 2.0

Gebruikers Handleiding voor instellingen die gebruik maken van. Nabij Patiënt Testen. Met web applicatie Tropaz 2.0 Bladnr : 1/16 Gebruikers Handleiding voor instellingen die gebruik maken van Nabij Patiënt Testen Met web applicatie Tropaz 2.0 Trombosedienst Leiden Poortgebouw Rijnsburgerweg 10 2333 AA Leiden Telefoon:

Nadere informatie

Taxis Pitane Link. (gebruikershandleiding) Censys BV - Eindhoven

Taxis Pitane Link. (gebruikershandleiding) Censys BV - Eindhoven Taxis Pitane Link (gebruikershandleiding) Censys BV - Eindhoven Inhoud Wat is Taxis Pitane Link?... 4 Inloggen in Taxis Pitane Link... 5 Wachtwoord vergeten... 6 Startscherm of hoofdmenu... 7 Helpvensters

Nadere informatie

Elektronisch Bestellen in ENK Software

Elektronisch Bestellen in ENK Software Elektronisch Bestellen in ENK Software Auteurs: RK/MRz Versie: 1.2 Datum: 22-07-2010 Voorwoord Deze handleiding zet voor u uiteen op welke manier u elektronisch bij Galvano kunt bestellen vanuit ENK Software,

Nadere informatie

Outlook Web App 2010 XS2office

Outlook Web App 2010 XS2office Handleiding Outlook Web App 2010 XS2office Toegang tot uw contacten, adressen en e-mail berichten via internet XS2office Versie: 22 juli 2014 Helpdesk: 079-363 47 47 Handleiding OWA Helpdesk: 079-363 47

Nadere informatie

Samen op zoek naar proeven

Samen op zoek naar proeven Samen op zoek naar proeven De handleiding Jens Vanhouwaert jens@vanhouwaert.be 1 Inhoudsopgave 1 Handleiding... 4 1.1 De website... 4 1.2 Algemene werking... 4 1.3 Download de databank... 4 1.3.1 Internet

Nadere informatie

SportCTM 2.0 Startscherm trainer

SportCTM 2.0 Startscherm trainer SportCTM 2.0 Startscherm trainer Inloggen Webapplicatie Via inlog.dotcomsport.com kun je in inloggen op de webapplicatie van het SportCTM. Wij adviseren onderstaande browsers Windows: Internet Explorer,

Nadere informatie

Sdu Jurisprudentie Handleiding

Sdu Jurisprudentie Handleiding Sdu Jurisprudentie Handleiding Inloggen Om in te loggen, klikt u op de knop Log in in de rechterbovenhoek van het scherm. Vul vervolgens uw gebruikersnaam in en klik op Log in. Er wordt nu gevraagd om

Nadere informatie

Module handleiding VivianCMS. Fotoalbum

Module handleiding VivianCMS. Fotoalbum Module handleiding VivianCMS Fotoalbum Versie: 1.0 Startdatum: 06-05-2006 Datum laatste wijziging: 26-05-2006 Opmerking: Gepubliceerd op http://www.viviancms.nl Inhoudsopgave 1. Inleiding...3 1.1 Algemene

Nadere informatie

Intramed OnLine instellen en gebruiken. Voor Mac OSX

Intramed OnLine instellen en gebruiken. Voor Mac OSX Intramed OnLine instellen en gebruiken Voor Mac OSX Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Algemeen...1 1.1 Toegang tot inlogportalen...1 Hoofdstuk 2 Basic account...3 2.1 Microsoft Remote Desktop installeren en Intramed

Nadere informatie

4.1 4.2 5.1 5.2 6.1 6.2 6.3 6.4

4.1 4.2 5.1 5.2 6.1 6.2 6.3 6.4 Handleiding CMS Inhoud 1 Inloggen 2 Algemeen 3 Hoofdmenu 4 Pagina s 4.1 Pagina s algemeen 4.2 Pagina aanpassen 5 Items 5.1 Items algemeen 5.2 Item aanpassen 6 Editor 6.1 Editor algemeen 6.2 Afbeeldingen

Nadere informatie

MWeb 4.0. Handleiding Basis Modules Versie 1.0

MWeb 4.0. Handleiding Basis Modules Versie 1.0 MWeb 4.0 Handleiding Basis Modules Versie 1.0 Index 1. Algemeen 3 1.1. Gebruikersnamen en Wachtwoorden 3 1.2. Inloggen 3 1.3. Uitloggen 3 1.4. Belangrijk 3 2. User Manager 4 2.1. Gebruikers lijst User

Nadere informatie

Handleiding voor snelle installatie

Handleiding voor snelle installatie Handleiding voor snelle installatie ESET NOD32 Antivirus v3.0 ESET NOD32 Antivirus biedt de beste beveiliging voor uw computer tegen kwaadaardige code. Gebouwd met de ThreatSense scanmachine, die geïntroduceerd

Nadere informatie

Gebruikers Toevoegen. EasySecure International B.V. +31(0)88 0000 083 Info@EasySecure.nl Support.EasySecure.nl. v2.0.11 22-09-2014

Gebruikers Toevoegen. EasySecure International B.V. +31(0)88 0000 083 Info@EasySecure.nl Support.EasySecure.nl. v2.0.11 22-09-2014 Gebruikers Toevoegen EasySecure International B.V. +31(0)88 0000 083 Info@EasySecure.nl Support.EasySecure.nl v2.0.11 22-09-2014 In deze handleidingen worden de volgende functies binnen de IdentySoft software

Nadere informatie

Externe toegang met ESET Secure Authentication. Daxis helpdesk@daxis.nl Versie 2.0

Externe toegang met ESET Secure Authentication. Daxis helpdesk@daxis.nl Versie 2.0 Externe toegang met ESET Secure Authentication Daxis helpdesk@daxis.nl Versie 2.0 Inhoudsopgave: Inhoudsopgave:... 1 Inleiding:... 2 Stap 1: Download eenmalig Eset Secure Authentication op uw smartphone...

Nadere informatie

15 July 2014. Betaalopdrachten web applicatie gebruikers handleiding

15 July 2014. Betaalopdrachten web applicatie gebruikers handleiding Betaalopdrachten web applicatie gebruikers handleiding 1 Overzicht Steeds vaker komen we de term web applicatie tegen bij software ontwikkeling. Een web applicatie is een programma dat online op een webserver

Nadere informatie

Voor beheerders die Nieuwsbegrip XL gebruiken

Voor beheerders die Nieuwsbegrip XL gebruiken Voor beheerders die Nieuwsbegrip XL gebruiken pagina 1 van 10 In deze handleiding leest u hoe u leerlingaccounts kunt beheren en hoe u ervoor zorgt dat de inlogaccounts van leraren en leerlingen klaar

Nadere informatie

UNIFORM-Pocket PC Handleiding

UNIFORM-Pocket PC Handleiding UNIFORM-Pocket PC Handleiding Inhoud 1. Installatie UNIFORM Pocket PC... 3 2. Handleiding UNIFORM Pocket PC... 5 2.1 Attentielijst... 5 2.2 Dierkaart... 7 2.3 Registraties... 10 2.4 Synchroniseren... 10

Nadere informatie

Handleiding. Serviceportal. Versie 1.3 Datum 07-10-14

Handleiding. Serviceportal. Versie 1.3 Datum 07-10-14 Handleiding Serviceportal Versie 1.3 Datum 07-10-14 Inhoud 1 Inloggen... 3 2 Transportdocumenten... 4 2.1 Zoeken naar documenten... 4 2.2 Downloaden van alle documenten op factuurnummer... 6 2.3 Order

Nadere informatie

Inhoud. Endnote X7 Handleiding Mediacentrum maart 2015 Page 2

Inhoud. Endnote X7 Handleiding Mediacentrum maart 2015 Page 2 Inhoud Over Endnote... 3 Endnote installeren... 4 Een library aanmaken... 5 Voordat je begint!... 6 Tussenvoegsels in namen... 6 Referenties invoegen in een Worddocument/Cite while you write... 7 Handmatig

Nadere informatie

Procedure ParaBench instellen en gebruiken.

Procedure ParaBench instellen en gebruiken. Procedure ParaBench instellen en gebruiken. Inleiding In samenwerking met Magistro en de Praktijk Index komt Intramed met een nieuwe benchmark applicatie ParaBench. Benchmarken is het vergelijken van gegevens

Nadere informatie