IN DIT ZIEKENHUIS DOEN WE BIJNA ALLES

Transcriptie

1 VAKBLAD VOOR MANAGERS VAN OPERATIEAFDELINGEN RENÉ LÖWIK (SINT ANTONIUS ZIEKENHUIS) IN DIT ZIEKENHUIS DOEN WE BIJNA ALLES ORDE VAN MEDISCH SPECIALISTEN OVER IGZ-RAPPORT EN NU DIE INBOX LEEG! STELLING: LIEVER GEEN 55+ RS AANNEMEN ZIEKENHUISGROEP TWENTE KOPLOPER IN QMT

2 VOORWOORD Personeel Het is uur. Het is druk op de OK, er is een aantal zieken, er lopen twee leerlingen op vier OK s rond, de dienst heeft recht op slaapuren en je hebt net gehoord dat er alweer een collega zwanger is. De kar is gisteravond niet goed bijgevuld, en wie heeft eigenlijk klaargezet voor de eerste ingreep? En ja, dát programma, dat halen we nooit. Herkent u dit? Een Nederlandse moderne OK. Je zult maar iedere dag op deze manier moeten werken. Elke dag dezelfde discussies over het programma waarmee niets gedaan wordt, elke dag constateren dat je collega niet goed heeft klaargezet en elke dag blij zijn dat het uur is en je weer kunt gaan. FOTO: FOTOTEAM-KENM.NL Onze collega s van de NVAM, de LVO en de BRV hebben onlangs een persbericht gestuurd aan overheid, dokters, vakbond enzovoort. De strekking van het bericht is dat personeelsschaarste op de operatiekamer en recovery dusdanig is dat de noodklok geluid moet worden. De beroepsverenigingen geven aan dat steeds meer collega s de OK s verlaten, omdat ze voor meer euro s elders gaan werken, omdat ze de werkdruk niet meer aankunnen of omdat ze wat anders willen doen. Ook stellen zij dat de laatste jaren te weinig nieuwe medewerkers zijn opgeleid. Het negatieve beeld van medewerkers op de OK door recente gebeurtenissen in OK-land moet op een positieve manier bestreden worden, zodat schoolverlaters worden gemotiveerd een OK-opleiding te volgen. De beroepsorganisaties staan voor kwalitatief goede patiëntenzorg, verantwoorde zorg en goed en verantwoord opgeleide beroepsbeoefenaars. Herkent u dit ook? Ik wel, maar tegelijkertijd durf ik wel een klein beetje tegengas te geven aan de zeer gewaarde collega s. Er is naar mijn smaak wel wat subjectiviteit te proeven als het gaat om de problematiek op de OK, zonder deze overigens te bagatelliseren. Want wat is werkdruk nu eigenlijk? Is daar een norm voor? Druk hebben of druk zijn, that s the question. Kwalitatief goede patiëntenzorg? Verantwoorde zorg? Is er dan ook slechte zorg of middelmatige zorg? Kun je desgewenst ook onverantwoorde zorg geven aan patiënten? Is het niet een idee om een standaard te hanteren als het gaat om formatie (bij hoeveel zieken valt een deel van het programma uit?), om een norm te definiëren voor de verhouding tussen vast en extern personeel en om vast te leggen wat je doet als die norm wordt overschreden? Is een goede externe niet beter dan een slechte interne? Ga je altijd maar door, ook als je onverantwoord bezig bent? Wat doe je met collega s die niet vooruit willen? Wordt er wel voldoende in de spiegel gekeken? Leuke discussies, beste collega s. Wie doet er mee? Eduard Monteban, voorzitter NVLO emonteban@nvlo.nl Nederlandse Vereniging Leidinggevenden Operatieafdeling COLOFON OK Management is het vakblad voor het management in de operatiekamer. Het wordt gemaakt in nauwe samenwerking met de NVLO, de Nederlandse Vereniging Leidinggevenden Operatieafdeling en fungeert als forum en platform voor informatieuitwisseling tussen NVLO-leden. OK Management verschijnt vier keer per jaar. OK Management biedt nieuws over het management van de OK in de meest brede zin. 1 e jaargang nummer (In 2008 verschijnt OK Managagement drie keer.) Redactieadres Y-Publicaties / OK Management Postbus 10208, 1001 EE Amsterdam Tel: okmanagement@y-publicaties.nl Uitgever: Ralf Beekveldt Bladmanager: Menno Goosen m.goosen@y-publicaties.nl NVLO-coördinator: Annerieke de Vries anneriekedevries@kpnplanet.nl Eindredactie: Marloes van Hoorn Tekstcorrectie: Marijn Mostart Beeldredactie: Menno Goosen Vormgeving: Annelies van Turnhout Druk: BalMedia Vaste medewerkers: Corina de Feijter, Cindy Lammers, Linda van Pelt, Leonore Pulleman, Stan Verhaag, Maartje van der Zedde. Coverfoto: Johannes Abeling Fotografen: Johannes Abeling, Dirk van Baren, Fototeam-kenm.nl, Jos Heijnen, Robbert Hendriks, Hans Oostrum, Nationale Beeldbank, Stockxpert.com, Henk Veenstra (Henx) en Ivonne Zijp. Advertenties: Cross Advertising Telefoon: okvakbladen@crossadvertising.nl Abonnementen en adreswijzigingen SP Abonneeservice Postbus 105, 2400 AC Alphen a/d Rijn Telefoon: info@spabonneeservice.nl Toezending van OK Management is voor NVLO-leden gratis onderdeel van hun lidmaatschap. Voor niet-leden gelden de volgende abonne ments prijzen: Jaarabonnement: 80 / Losse nummers: 20 Abonnementen buiten Nederland: 95 Alle prijzen zijn incl. BTW en verzendkosten. Prijswijzigingen voorbehouden. Opzegging betaalde abonnementen: schriftelijk, uiterlijk twee maanden voor afloop van de abonnementsperiode. Bij niet tijdige opzegging wordt het abonnement automatisch met een jaar verlengd OK Management Niets uit deze uitgave mag worden gereproduceerd door middel van boekdruk, foto-offset, microfilm of welke methode dan ook zonder schriftelijke toestemming van de uitgever. 2 OK MANAGEMENT 3, DECEMBER 2008

3 INHOUD VERSLAG NVLO-JAARCONGRES Op 18 en 19 september hielden NVLO-leden zich bezig met luchtbeheersing op de OK, de veiligheid na de brand in Almelo, de transactionele analyse en het pimpen van je afdeling. 10 ORDE REAGEERT OP IGZ-RAPPORT Met onze leidraad kunnen specialisten hun eigen verantwoordelijkheid nemen voor veiligheid en kwaliteit, aldus Harry van Hulsteijn van de Orde van Medisch Specialisten. 18 JE MAILBOX DE BAAS is voor steeds meer mensen een blok aan het been. Gelukkig bestaan er handige strategieën voor het verwerken van mails, die u veel tijd kunnen besparen. 27 QUALITY FOR MEDICAL TECHNOLOGY Ziekenhuisgroep Twente startte vier jaar geleden met de integratie van een veiligheidssysteem op basis van Quality for Medical Technology, een model ontwikkeld door TNO. EN VERDER: 04 NIEUWS 14 PORTRET NVLO-LID 22 DE STELLING 24 BRANCHEGENOTEN De verschijning van OK Management wordt mede mogelijk gemaakt door de volgende Founding Fathers: OK MANAGEMENT 3, DECEMBER

4 NIEUWS Tekst: Menno Goosen ZIEKENHUIS RIJNSTATE WINT PATIËNTVEILIGHEID AWARD Ziekenhuis Rijnstate van Alysis Zorggroep is de winnaar van de Nationale Patiëntveiligheid Award Sinds de oprichting van een Spoed Interventie Team in 1997, heeft het ziekenhuis een daling van 25% van het aantal reanimaties gerealiseerd en is daarmee een duidelijk succesvol project. Het is een erkenning voor het werk dat onze medische en verplegende staf heeft verricht om de patiëntveiligheid te optimaliseren, aldus Frank Bosch, intensivist van Ziekenhuis Rijnstate. Ziekenhuis Rijnstate mocht de Award in ontvangst nemen omdat het project voldoet aan alle gestelde criteria. Het is origineel, is over te nemen door andere ziekenhuizen, het heeft concrete resultaten en is volledig geborgd in de dagelijkse praktijk. Het weerspiegelt daarnaast de kern van het veiligheidsmanagement in de ziekenhuizen. Door met het Spoed Interventie Team aan de slag te gaan, wordt het kwaliteitsniveau niet alleen op de afdeling maar in het hele ziekenhuis verbeterd omdat verpleegkundigen en artsen worden getraind FOTO: PHOTO REPUBLIC in het signaleren van vitaal bedreigde patiënten. Uit de talrijke inzendingen werd Ziekenhuis Rijnstate geselecteerd door de jury bestaande uit Claudia Zuiderwijk, voorzitter van de Raad van Bestuur van Tergooi Ziekenhuizen en lid van het Zorginnovatieplatform, Pieter Vierhout, lid van de Raad van Bestuur van het Albert Schweitzer Ziekenhuis en oud-voorzitter van de Orde van Medisch Specialisten en Diana Monissen, directeur-generaal Curatieve Zorg Ministerie Volksgezondheid, Welzijn en Sport. Het Academisch Medisch Centrum in Amsterdam werd genomineerd voor het project SURPASS: een multidisciplinaire checklist waarmee de patiëntveiligheid in het operatieve proces - wordt vergroot. Het Medisch Centrum Haaglanden in Den Haag werd genomineerd voor een project gericht op de verbetering van de zorg aan kwetsbare ouderen. Het ziekenhuis slaagde er in het aantal complicaties gerelateerd aan medicatie en voeding zichtbaar te verminderen en boekte resultaten met tijdige signalering en adequate behandeling. De Nationale Patiëntveiligheid Award is een initiatief van het Veiligheidsprogramma Voorkom schade, werk veilig. Met de Award wil het Veiligheidsprogramma ziekenhuizen motiveren te streven naar een reductie van vermijdbare onbedoelde schade. NVZ EN ORDE ROEPEN IGZ OP RAPPORTEN TE MATIGEN De NVZ vereniging van ziekenhuizen en de Orde van Medisch Specialisten roepen de Inspectie voor de Gezondheidszorg op het aantal en de toon van haar rapporten te matigen. De teneur van de rapporten dat ziekenhuizen hun zaken matig op orde hebben en op de kortst mogelijke termijn verbeterplannen moeten opstellen, werkt averechts: het demotiveert personeel in ziekenhuizen om door te gaan met alle kwaliteitsverbeteringen. Het werkt evenmin motiverend in de richting van mensen die overwegen te kiezen voor een carrière in de zorg. Bovendien valt er op de kwaliteit van die rapporten nogal wat af te dingen, stellen de Orde en de NVZ. De Inspectie voor de Gezondheidszorg moet vooral doorgaan met het scherp houden van ziekenhuizen en de daar werkzame professionals, maar moet zich niet laten leiden door profileringsdrift. 4 OK MANAGEMENT 3, DECEMBER 2008

5 GROOT TEKORT AAN DARMSPECIALISTEN Ziekenhuizen hebben een groot tekort aan specialisten voor maag-, darm- en leverziekten. Daardoor krijgen patiënten niet de goede behandeling. Wachttijden lopen erg sterk op, zegt voorzitter Ernst Kuipers van de Nederlandse Vereniging van mdl-artsen NVMDL. Het is aannemelijk dat dit levens kost. De vraag is zo groot dat ziekenhuizen al arbeidscontracten sluiten met toekomstige artsen die beginnen aan een mdl-opleiding en LEVV START INTERVENTIES INFECTIEPREVENTIE pas over zes jaar afstuderen. Sommige ziekenhuizen vragen hun specialisten zich om te scholen tot mdl-arts. Veel ziekenhuizen zoeken in het buitenland naar mdl-specialisten. Op driehonderd mdl-artsen zijn er zestig vacatures. Vorig jaar waren dat er nog veertig. Mdl-artsen dringen er al jaren bij het ministerie van VWS op aan meer artsen tot de opleiding toe te laten. Het Landelijk Expertisecentrum voor Verpleging & Verzorging (LEVV) is gestart met het project Verpleegkundige Interventies infectiepreventie (VIP). Aanleiding is het rapport Standaardisatie onmisbaar voor risicovermindering in operatief proces van de Inspectie voor de Gezondheidszorg. Binnen het VIPproject worden richtlijnen van de Werkgroep Infectiepreventie toegespitst op de dagelijkse praktijk van verpleegkundigen. Deze werkgroep is een samenwerkingsverband van drie wetenschappelijke verenigingen op het gebied van infectiepreventie en ziekenhuishygiëne. Het LEVV wil dat alle verpleegkundigen in de deelnemende dertig ziekenhuizen volgens de richtlijnen gaan werken. Meer informatie is te vinden op ZIEKENHUIZEN SLORDIG MET DOSSIER Ziekenhuizen faxen medische dossiers van patiënten zonder toestemming van de patiënt zelf door. Dat blijkt uit onderzoek van RTV West onder acht ziekenhuizen in de regio Den Haag. Een journalist van de omroep deed zich voor als coassistent en belde naar de ziekenhuizen met de vraag of ze medische dossiers van patiënten naar hem konden faxen. Zes ziekenhuizen vroegen alleen de naam en geboortedatum van de patiënt en faxten de gegevens toe. Daarin stond onder meer de ziektegeschiedenis van de patiënt. Alleen het HagaZiekenhuis en t Lange Land Ziekenhuis weigerden dit te doen zonder schriftelijke toestemming van de patiënt. (Bron: Algemeen Dagblad/Zorgpers) FOTO: STOCKXPERT.COM GEACTUALISEERDE BASISBOEKEN ANESTHESIOLOGISCHE & OPERATIEVE ZORG De vierde druk van het Basisboek anesthesiologische zorg en technieken is verschenen. In dit boek worden de specifieke taken en verantwoordelijkheden van de anesthesiemedewerker beschreven. Er wordt een koppeling gemaakt tussen de anesthesiologie als wetenschap en de praktijk van de anesthesiemedewerker. Het boek is daarmee niet alleen geschikt als basisboek voor de anesthesiemedewerker in opleiding, maar ook bruikbaar als naslagwerk voor mensen die al in de praktijk werken. Voor deze druk zijn alle hoofdstukken geactualiseerd. Vooral die over pijnbestrijding en over reanimatierichtlijnen hebben een g r ond ige a a npa s si ng onde r ga a n. Auteu r: J. Peeters, 58,25, ISBN Ook geactualiseerd is het Basisboek operatieve zorg & technieken. Deel 1 leert de lezer de medische terminologie, de grondbeginselen van de infectieleer en de bouw en inrichting van de werkplek. De delen 2, 3 en 4 beschrijven de patiëntenroute van ontvangst op de operatieafdeling tot terugkeer naar de verpleegafdeling, en behandelen in chronologische volgorde de gang van zaken in de inleidings kamer, de OK en de uitslaapkamer. Auteur: R. de Weert, 57,50, ISBN OK MANAGEMENT 3, DECEMBER

6 NIEUWS Tekst: Menno Goosen NIEUWE DESINFECTIE- METHODE MRSA MEPPEL HOUDT APPARATUUR IJSSELMEERZIEKENHUIZEN Het Diaconessenhuis in Meppel heeft beslag gelegd op operatieapparatuur van een vestiging van de IJsselmeerziekenhuizen in Emmeloord. Een woordvoerder van het Meppeler ziekenhuis bevestigde dat het ziekenhuis in Emmeloord een betalingsachterstand van tienduizenden euro s heeft voor het gebruik van de faciliteiten van het Drentse hospitaal. Artsen uit het ziekenhuis in Emmeloord waren uitgeweken naar onder meer Meppel, omdat in Emmeloord geen operaties mochten worden uitgevoerd vanwege gebrekkige luchtkwaliteit. De operatiekamers in Emmeloord werden opnieuw in gebruik genomen. Voordat het ziekenhuis zijn werk weer kon doen, moesten de spullen van Meppel naar Emmeloord worden vervoerd. Het Diaconessenhuis weigerde dit te doen. (Bron: De Stentor/Zorgpers) FOTO: STOCKXPERT.COM Schoonmaakbedrijf Alpheios heeft een nieuwe methode ontwikkeld in de strijd tegen MRSA en andere micro-organismen: het vernevelen van waterstofperoxide. In het Haagse Bronovoziekenhuis werd het nieuwe middel tegen ziekenhuisbacteriën gepresenteerd. Besmette ruimtes kunnen door het vernevelde desinfectiemiddel binnen enkele uren worden schoongemaakt en hoeven niet meer helemaal worden leeggeruimd en nagespoeld. Ook gaat de afdeling niet achter slot en grendel. Met deze techniek hoeft er niet meer een complete schoonmaakploeg de ruimte in, liet algemeen directeur Roger van Wersch van Alpheios weten. Wanneer het desinfectieproces is voltooid, kan de ruimte direct worden gebruikt. Dat is een enorme kostenbesparing voor de gezondheidszorg, aldus Van Wersch. MANAGEMENT IN DE GEZONDHEIDSZORG SCHIET TEKORT Binnen de zorgsector wordt veel geld verloren door verkeerde managementbeslissingen. Dat zegt 80% van de zorgprofessionals die deelnamen aan een managementenquête van Arts & Auto. De professionals hebben behoorlijke kritiek op het management in de zorg, maar steken daarbij ook de hand in eigen boezem. Gemiddeld besteden zij 24% van hun tijd aan management. Slechts een kwart van de respondenten zegt voldoende tijd beschikbaar te hebben om alle managementtaken naar behoren uit te voeren. Bij sommigen gaat het tijdgebrek ten koste van minder belangrijke zorgtaken (31%) of zelfs belangrijke zorgtaken (7%). De zorgprofessionals zijn niet echt tevreden over hun eigen managementkwaliteiten. Gemiddeld geeft men zichzelf een 6,5. 14% vindt de kwaliteit van zorgmanagement in algemene zin ronduit slecht. Volgens bijna een derde ligt die kwaliteit op de grens van voldoende-onvoldoende. Ruim 90% van de respondenten is van mening dat onderwijs, instructie en het opdoen van praktijkervaring op het gebied van management in de gezondheidszorg te weinig aandacht krijgen binnen de reguliere opleidingsprogramma s. 6 OK MANAGEMENT 3, DECEMBER 2008

7 OPERATIEKAMERS DICHT DOOR GEBREK AAN PERSONEEL HEEFT U NIEUWS? Ziekenhuizen sluiten operatiekamers omdat ze te weinig verpleegkundigen hebben. Dat schrijft de Volkskrant na een rondgang langs twintig ziekenhuizen in het westen en midden van het land. Ziekenhuizen kunnen verpleegkundigen inhuren bij detacheringsbureaus, maar dat is veel duurder en die kunnen ook niet altijd het benodigde personeel leveren. Veel verpleegkundigen en operatieassistenten kiezen ervoor in het bedrijfsleven te gaan werken, of voor een detacheringsbureau. Daar verdienen ze meer, waardoor ze soms minder willen werken en bijvoorbeeld liever ook geen nachtdiensten meer draaien. Door de vergrijzing zijn meer bedden nodig op de intensivecareafdelingen. Ziekenhuizen willen die uitbreiden, maar ook dat is door het personeelstekort vaak onmogelijk. Mail dit dan naar okmanagement@y-publicaties.nl Recensie-exemplaren kunnen, voorzien van een persbericht, gestuurd worden naar: OK Management, Postbus 10208, 1001 EE Amsterdam. NIEUWE ENDOSCOPISCHE OK S VOOR LUCAS ANDREAS Het Sint Lucas Andreas Ziekenhuis in Amsterdam heeft twee nieuwe endoscopische OK s in gebruik genomen. Om tegemoet te komen aan het stijgende aantal minimaal invasieve ingrepen heeft het ziekenhuis de endoscopische OK s ingericht volgens het Endoalpha concept van Olympus. Deze leverancier heeft een compleet pakket geleverd voor de operatiekamers van bekabeling tot flexibele endoscopen en bedieningspanelen. De OK s zijn ingericht met state of the art instrumentarium en apparatuur. Deze bestaan onder meer uit een digitale, high definition (HD)-videoprocessor, een HD-camerakop met een chip in de tip, en een lichtbron met narrow band imaging. Alle apparatuur kan vooraf worden geprogrammeerd, per specialist en/ of ingreep. Voor iedere ingreep staat zo met een druk op de knop de apparatuur direct volautomatisch ingesteld. Indien nodig, kan een chirurg of OK-assistent de voorgeprogrammeerde instellingen aanpassen via een bedieningsscherm. Ook de omgevingsverlichting, lamellen en indicatielampen zijn via dit scherm te bedienen. Voor goede ergonomische en hygiënische werkomstandigheden is alle apparatuur op pendels geplaatst en zijn alle monitoren bevestigd aan monitorarmen. De chirurgen en OK-assistenten kunnen zo te allen tijde werken in de voor hen meest optimale werkhouding. Met de applicatie Endobase kunnen tijdens de ingreep foto s, röntgenbeelden en filmpjes worden opgeslagen in het ziekenhuisinformatiesysteem. Zo kunnen de beelden gebruikt worden voor allerlei doeleinden, zoals evaluaties, onderwijs en presentaties. Videosysteemintegratie maakt het bovendien mogelijk tijdens ingrepen mee te kijken vanuit andere ruimtes, zowel binnen als buiten het ziekenhuis. FOTO: SINT LUCAS ANDREAS OK MANAGEMENT 3, DECEMBER

8 ERGEREN OF PIMPEN Op 18 en 19 september vond het jaarlijkse NVLO-congres plaats in hotel Zuiderduin in Egmond aan Zee. Onderwerpen die ter sprake kwamen, waren luchtbeheersing op de OK, de veiligheid na de brand in het Twenteborg Ziekenhuis, de transactionele analyse en pimp je afdeling. Tekst: Annerieke de Vries Om op de dag van NVLO-jaarcongres niet al te vroeg op te staan, maakten sommige bezoekers gebruik van een (goedkope) voorovernachting in hotel Zuiderduin in Egmond aan Zee. Goede keus; het is prachtig weer. Het is geen straf om bij een perfect restaurant aan de boulevard, met een glas goede rode wijn van de zonsondergang te genieten. Om een uur of tien treffen veel voor-overnachters elkaar in het hotel. Onderwerp van gesprek: de sluiting van het operatiekamercomplex van een collega-ziekenhuis. De luchtbeheersing van die OK is niet in orde. Laat nu de eerste lezing, door Hugo Huiskamp, over het luchtbeheersplan gaan. Een actuele start van het congres. VOORBEELDPLAN Anita Sieverink van het Twenteborg Ziekenhuis te Almelo vertelt in een prima verhaal hoe haar ziekenhuis verder ging na de brand op de OK in Alle ziekenhuizen in Nederland stoeien met de eisen die inspectie op vele terreinen stelt. Dit doen zij ook met kwaliteitsnormen, NIAZ, bezoek van MediRisk, enzovoort. In het betoog van Anita Sieverink kwam goed naar voren dat het Twenteborg Ziekenhuis een meerjarenplan heeft gemaakt om aan álle eisen te voldoen. Verder heeft het ziekenhuis goed nagedacht over een manier waarop het plan in het gehele ziekenhuis (dus bij medewerkers en specialisten) bekend en werkbaar gemaakt kan worden. Het plan van Almelo is een voorbeeld voor alle ziekenhuizen die met losse (vaak niet samenwerkende) werkgroepen werken. Op pagina 18 kunt u meer lezen over het veiligheidssysteem van de Ziekenhuisgroep Twente. COMMUNICEREN Na de lunch staat Mens erger je niet op FOTO S: JAN BRONTS Prachtige locatie in Egmond aan Zee. Anita van de Kooi stelt vragen aan NVLO-lid Sylvia Heemskerk aan NVLO-voorzitter Eduard Monteban Eduard Monteban bedankt de vrouwen die Actief aan de slag met de transactionele analyse verzorgden. Anita Sieverink vertelt over de gevolgen van het inspectierapport Almelo. Luchtbeheersing op de OK: érg actueel! 8 OK MANAGEMENT 3, DECEMBER 2008

9 JAARCONGRES NVLO 2008 het programma. Op een operatieafdeling heeft een leidinggevende met veel verschillende mensen te maken. Ieder mens reageert op zijn eigen manier. Het is de kunst om goed te kunnen inspelen op gedrag van mensen. Het doel: in gesprek komen en blijven, niet ergeren maar communiceren. Anita van de Kooi vertelt over het werken met de communicatievorm transactionele analyse. De groep aanwezigen wordt in vier groepen gesplitst om er verder kennis mee te maken, in de vorm van opdrachten en rollenspellen. Rollenspellen zijn voor velen niet de populairste vorm van onderwijs. Deze middag krijgen veel collega s weer bagage om het vak als leidinggevende van een operatiekamercomplex beter te kunnen uitvoeren. Het weer werkt prima mee. De locatie aan zee is werkelijk perfect. Om 19 uur worden we verwacht in De Zilte Zoen, een restaurant aan de boulevard. Een uurtje vrij om aan zee te genieten van een drankje. VERANDERING De Zilte Zoen blijkt een sfeervol restaurant en is voor de avond geheel gereserveerd voor de congresgangers. Er wordt een zogenaamd walking diner geserveerd. De hele avond door worden er kleine, zeer smaakvolle hapjes geserveerd. Dick Raat zorgt voor de sfeer met zijn zang en gitaar. Een ware entertainer die er een groot feest van maakt! Wie liever met collega s praat, kan dit doen op het terras. De tweede dag begint met een korte ledenvergadering. Jeroen Busscher pakt vervolgens uit met als onderwerp: pimp je afdeling. Heerlijk om op speelse wijze zo veel handvatten te krijgen om lastige veranderingsprocessen op je afdeling aan te gaan! Als cadeautje het boek van Jeroen: Pimp je afdeling. Tijdens de lunch wordt vooral teruggekeken op een prima congres! en aan NVLO-lid Dick Nijman. Pimp je afdeling door Jeroen Busscher. Leden Annelies van den Brink en Tineke Wichgers. De heren A. Korndorffer en ir. W. Kuntz (bloemen uitgereikt door bestuurslid Marianne van Dongen). Annerieke de Vries (bestuurslid) bedankt Jeroen Busscher voor zijn geweldige optreden. OK MANAGEMENT 3, DECEMBER

10 Het IGZ-rapport over de IJsselmeerziekenhuizen heeft de vraag opgeroepen wie verantwoordelijk is voor de apparatuur op een OK. Juridisch gezien is dit de raad van bestuur, maar ook medisch specialisten kunnen de kwaliteit van apparatuur beïnvloeden. Harry van Hulsteijn van de Orde van Medisch Specialisten vertelt hoe. Tekst: Linda van Pelt SPECIALIST MOET EIGEN VERANTWOORDELIJKHEID

11 ORDE REAGEERT OP IGZ-RAPPORT NEMEN In september verscheen een zorgwekkend rapport van de Inspectie voor de Gezondheidszorg over de IJsselmeerziekenhuizen. In een steekproefbezoek was beoordeeld of de ziekenhuizen in Emmeloord en Lelystad voldoen aan de voorwaarden voor het leveren van verantwoorde zorg tijdens het peroperatieve proces. Vooral werd gekeken naar de technische voorzieningen luchtbeheersing en medische technologie en de vraag of in de operatiekamers wordt gehandeld conform de richtlijnen voor infectiepreventie en antibioticabeleid. De Inspectie trof mankementen aan in de technische installaties van de OK s en stelde vast dat op geen van beide locaties van de IJsselmeerziekenhuizen sprake was van een goed functionerend kwaliteitssysteem binnen het operatiecomplex. KWALIJKE ZAAK Harry van Hulsteijn werd als voorzitter van de Raad WOK van de Orde van Medisch Specialisten geconfronteerd met de conclusies in het rapport. Hij is sinds 1 januari 2004 voorzitter van deze Raad voor Wetenschap, Opleiding en Kwaliteit. Daarnaast is hij internist, gespecialiseerd in hematologische oncologie, in ziekenhuis Bernhoven. Namens de Orde onderschrijft Van Hulsteijn de visie van de IGZ dat de resultaten van het inspectieonderzoek zorgelijk te noemen zijn. Binnen de ziekenhuisorganisatie van de IJsselmeerziekenhuizen was eerder onderzoek verricht naar de luchtkwaliteit in de operatiekamers en was zelfs een plan van aanpak ontwikkeld ter verbetering van de situatie. Toch werd er uiteindelijk geen concrete actie ondernomen. Dat is een kwalijke zaak. FOTO S: VALENTIJN BRANDT HIPPOCRATES De Orde is het eens met de zienswijze van de Inspectie voor de Gezondheidszorg dat de patiëntveiligheid op de OK goed geregeld moet zijn door de raad van bestuur en de medisch specialisten. Formeel gezien is de raad van bestuur van de IJsselmeerziekenhuizen eindverantwoordelijk voor het scheppen van de noodzakelijke voorwaarden voor veilige patiëntenzorg. OK MANAGEMENT 3, DECEMBER

12 Naast het bestaan van die juridische verantwoordelijkheid ben je als medisch specialist medeverantwoordelijk, aldus Harry van Hulsteijn. Hij verwijst hierbij naar de eed van Hippocrates, die de essentie van de plichten van de arts tegenover zijn patiënt vastlegt: zich naar beste oordeel en vermogen inzetten om het belang van de patiënt te dienen. Kwaliteit is het essentiële waarom het in de gezondheidszorg draait, vervolgt Van Hulsteijn. Dat vergt enerzijds een moraal van life long learning. Voor medisch specialisten is het van groot belang te investeren in kennis om op de hoogte te blijven van de actuele ontwikkelingen. Anderzijds dien je als specialist bepaalde attituden in het werk in acht te nemen. Zo moet je beschikken over adequate kennis over het werken met de medische apparatuur. Maar je dient je er ook van te vergewissen dat er sprake is van adequaat onderhoud en beheer van deze apparaten. Bij twijfel zou een medisch specialist niet alleen moeten besluiten de medische apparatuur niet te gebruiken, maar ook bij de betrokken manager melding moeten maken van achterstallig onderhoud of ondeugdelijk beheer. GEEN KLOKKENLUIDERS Van Hulsteijn is van mening dat een specialist erop moet kunnen vertrouwen dat het management goed wordt uitgevoerd door de raad van bestuur. Toch vindt hij het een kwalijke zaak dat medisch specialisten zouden zijn doorgegaan met opereren bij gerede twijfel (zoals hij het eufemistisch formuleert) of werd voldaan aan essentiële voorwaarden voor het leveren van verantwoorde en veilige zorg. Toen de IGZ eenmaal ter plaatse was voor een routineuze controle, werd van diverse kanten melding gemaakt van misstanden in het ziekenhuis, constateert hij. Als specialist moet je je eigen verantwoordelijkheid nemen en niet accepteren dat de raad van bestuur op dat vlak steken laat vallen. NADERE AANWIJZINGEN De Orde heeft een leidraad ontwikkeld om medisch specialisten extra houvast te geven bij het maken van keiharde afspraken over verantwoordelijkheid en veiligheid rondom onderhoud en beheer van alle medische apparatuur. Dit gebeurde in overleg met de Nederlandse Vereniging voor Anesthesiologie (NVA), de Nederlandse Vereniging voor Heelkunde (NVvH) en de NVZ vereniging van ziekenhuizen. Deze leidraad is bedoeld als tool voor de medisch specialisten, vertelt Van Hulsteijn. Samen met de NVA, de NVvH en de NVZ acht de Orde het noodzakelijk nadere aanwijzingen te geven betreffende de verantwoordelijkheden van medisch specialisten bij het onderhoud en het beheer van medische apparatuur. Dit betreft ook OK-zuilen, luchtbehandelingssystemen en beademingssystemen. Na goedkeuring van de leidraad door alle wetenschappelijke verenigingen hebben we deze in oktober gestuurd naar al onze leden, naar de wetenschappelijke verenigingen en naar de voorzitters van de medische staven, met de dringende oproep om de aanbevelingen op te volgen. KEURMERK In de leidraad staat hoe de medisch specialist, als gebruiker, ervan verzekerd kan zijn dat hij werkt met veilige, goed functionerende apparatuur. Een voorwaarde voor het waarmaken 12 OK MANAGEMENT 3, DECEMBER 2008

13 van de medeverantwoordelijkheid van de medisch specialist is een duidelijke herkenbaarheid van goed beheerde medische apparatuur, legt Harry van Hulsteijn uit. Voor de specialist moet helder zijn wie verantwoordelijk is voor onderhoud en beheer. En degene die hiervoor de verantwoordelijkheid draagt, moet een kenmerk aanbrengen op de apparatuur, waaraan de onderhoudsstatus kan worden afgelezen. De manier waarop apparatuur wordt geoormerkt als veilig wordt bepaald in overleg tussen de raad van bestuur en de medische staf. Bijvoorbeeld door een sticker met vermelding van de identificatiecode van het apparaat en de datum waarop uiterlijk het volgende onderhoud moet plaatsvinden. Zo n kenmerk waarborgt bovendien dat deze apparatuur voldoet aan de geldende technische eisen. INTEGRAAL KWALITEITSSYSTEEM De leidraad van de Orde schrijft voor dat er in ieder ziekenhuis een meldingssysteem voor afwijkingen dient te zijn. Bij geconstateerde afwijkingen moet altijd vervangende apparatuur worden gebruikt, aldus Harry van Hulsteijn. Met uitzondering van bijzondere omstandigheden waarin uit een zogeheten risk-benefitafweging blijkt dat het gebruik van de apparatuur bij een specifieke patiënt verantwoord is. De algemene strekking van de leidraad is dat verantwoord beheer en onderhoud van apparatuur en medisch instrumentarium geen losstaand item moet zijn, maar een geïntegreerd onderdeel van het kwaliteits- en veiligheidsbeleid in de Nederlandse ziekenhuizen. Dat betekent onder meer dat het beleid voor onderhoud en beheer zich niet moet beperken tot apparaatniveau. Ieder ziekenhuis dient een beheerssysteem te hebben voor medische apparatuur. Een integraal kwaliteitssysteem, dat onderdeel is van het veiligheidsmanagementsysteem, vertelt Van Hulsteijn. Deze kwaliteitscyclus, die is ingericht rond onderhoud en beheer van medische apparatuur, moet naar zijn mening structureel aan bod komen in het overleg tussen raad van bestuur en medische staf. Dit is een belangrijk aandachtspunt voor iedere stafvergadering. Daarbij dienen alle raakvlakken de revue te passeren: aanschaf, beheer, onderhoud, bijscholingen, (patiënt)veiligheid en het meldingssysteem voor incidenten. PERIODIEKE HERREGISTRATIE Van Hulsteijn houdt van openheid. De gesloten gildestructuur van de medisch specialisten past niet meer in de huidige tijd. Deze had op zich voordelen, zoals collegialiteit, onderlinge solidariteit en vorming van een hechte groep, maar de huidige maatschappij vraagt om transparantie. En terecht!, zegt hij ferm. Het moet afgelopen zijn met de eigen vleeskeuring. We moeten niet terugschrikken voor kritische kwaliteitscontroles, want die zijn onlosmakelijk verbonden met ons beroep. Als medicus heb je in feite een levensgevaarlijk vak. Mensen vertrouwen volledig op je professionaliteit en leggen hun leven in jouw handen. De raadvoorzitter beschouwt het dan ook als een goede zaak dat iedere vakgroep/maatschap om de vijf jaar wordt gevisiteerd. Momenteel wordt iedere medisch specialist voor de herregistratie gecontroleerd op het aantal werkzame uren met de patiënten, het aantal uren geaccrediteerde bijscholing minimaal 40 uur per jaar en het deelnemen aan zogeheten kwaliteitsvisitatie. Ik ben ervan overtuigd dat deze criteria op termijn worden uitgebreid. Wat mij betreft zou de medische apparatuur ook een vast onderdeel mogen zijn van de periodieke kwaliteitsvisitatie. MINDER VERMIJDBARE FOUTEN De Orde van Medisch Specialisten heeft een aantal jaren terug het initiatief genomen voor een onderzoeksprogramma naar de patiëntveiligheid in ziekenhuizen, ondersteund door het Kwaliteitsinstituut voor de Gezondheidszorg CBO. In het in april 2007 verschenen eindrapport werd vermeld dat 5,7% van de patiënten in Nederland te maken krijgt met onbedoelde schade (waarvan zeker 40% vermijdbaar is). De percentages van onbedoelde schade in het buitenland liggen over het algemeen hoger (deze variëren tussen 2,9% en 16,6%), dus in die context presteert Nederland bovengemiddeld. Dat is echter geen uitkomst om op onze lauweren te rusten, maar een uitdaging om het beter te gaan doen, aldus Van Hulsteijn. Daarom hebben we ons ten doel gesteld om van 2007 tot 2012 het aantal vermijdbare fouten terug te dringen met 50%. INZICHTELIJKE ZORG De voorzitter van de Raad WOK maakt een nuancering bij het uitvoerig controleren van de kwaliteit van de zorg. We moeten ervoor oppassen dat we de bevolking louter angst aanjagen. Als gevolg van de vele onderzoeken lijkt het alsof er nu meer incidenten zijn dan vroeger, maar dat is een vertekend beeld. Meten is weten, en dit brengt zaken aan het licht die vroeger onverteld bleven, schetst Van Hulsteijn. Uit oogpunt van een kwaliteitsgedreven, optimale gezondheidszorg vindt hij dat de kwaliteit van de medische zorg inzichtelijk moet zijn voor iedereen. Bijvoorbeeld in de vorm van geleverde prestaties en uitkomstindicatoren, gepubliceerd op een openbare website. Voor verschillende categorieën biedt dit nuttige informatie. Voor de huisartsen en de patiënten is dit een hulpmiddel bij het maken van een keuze voor een bepaald ziekenhuis of zelfs een bepaalde specialist. Voor een ziektekostenverzekering is dit nuttige inkoopinformatie, zodat men zich meer kan richten op kwaliteit in plaats van vooral op prijs. Voor de IGZ vormt dit toezichtinformatie en een richtlijn voor welke ziekenhuizen bezocht dienen te worden bij een steekproef. En voor de medisch specialisten zelf is het een uitdaging om de kwaliteit te verbeteren. Wat goed is, kan altijd beter! OK MANAGEMENT 3, DECEMBER

14 RENÉ LÖWIK: NUMMER 1-POSITIE BEHOUDEN IS MOEILIJK

15 PORTRET NVLO-LID Het Sint Antonius Ziekenhuis in Nieuwegein behoort tot de top van de Nederlandse ziekenhuizen. Volgens het weekblad Elsevier is het zelfs het beste ziekenhuis. René Löwik, teamcoördinator bij chirurgie, is trots dat hij er mag werken. In dit ziekenhuis doen we bijna alles. Tekst: Corina de Feijter Ik haal het altijd door elkaar: waren we nu de beste in het lijstje van het Algemeen Dagblad of bij Elsevier? Ik vind het een erkenning voor alle medewerkers van ons ziekenhuis, we doen het immers met elkaar. Ik vind het stoer klinken, ik ben trots op de goede zorg die we leveren en dat ik hier kan en mag leidinggeven. We moeten er hard voor werken maar het lukt. Natuurlijk maken wij ook wel eens missers, maar door de bank genomen doen we het goed, anders eindigen we niet constant zo hoog in die lijstjes. Op nummer 1 staan is leuk, maar die positie behouden is moeilijk. We leggen de lat voor onszelf hoog. Er is altijd wel iets te vinden wat nog beter of doelmatiger kan. Eigenlijk heb ik nog meer respect voor medewerkers van ziekenhuizen die erin slagen om in een korte tijd van bijvoorbeeld de vijftigste naar de twintigste plaats te stijgen. Want dan heb je hard moeten werken! Regelmatig wordt me gevraagd hoe wij bepaalde zaken aanpakken. Ik vind het prima om collega s te helpen, maar ik geef niet zomaar protocollen weg. Ze moeten er wel wat voor doen, vind ik. Bovendien hebben die protocollen ons ook veel tijd en energie gekost. Ik vertel waarop ze zouden kunnen letten. Op mijn beurt vraag ik ook hoe zij de dingen doen. Uiteindelijk kon ik in maart 1981 beginnen met de inserviceopleiding tot A-verpleegkundige in het Sint Hippolytus Ziekenhuis in Delft, het tegenwoordige Reinier de Graaf Ziekenhuis. Het werken op een OK trok me aan. Ik ben nieuwsgierig en wilde graag nieuwe dingen leren. Ik ben eerst nog in militaire dienst geweest en in september 1986 begon ik met de opleiding tot operatieassistent. Na afronding van deze opleiding heb ik nog een jaar in Delft gewerkt, maar ik wilde nog meer. In Delft werd geen neuro- of hartchirurgie gedaan. Ik ging een dag kijken in het Sint Antonius Ziekenhuis en dat sprak me direct aan: de ontvangst, de werkwijze en het tempo. Alles stond klaar, iedereen wist wat hij moest doen, het maakte een dynamische en efficiënte indruk op me, alsof ik in een gespreid bedje kwam. De mensen waren heel aardig en behulpzaam: wat ik kwam doen, of ik het goed kon zien en waar mijn interesses lagen? Op de dag af heb ik, inclusief militaire dienst, precies tien jaar in Delft gewerkt. In 1991 begon ik in het Sint Antonius Ziekenhuis. Ik heb onder meer intern de cursus cardiopulmonale chirurgie gevolgd, heb twee jaar werkbegeleiding gedaan bij algemene chirurgie en drie jaar bij vaat-longchirurgie. FOTO S: JOHANNES ABELING KEUZE Op mijn zeventiende wist ik definitief dat ik iets in de zorg wilde gaan doen. Dat zit kennelijk gewoon in je. Bij mijn neef, die net gediplomeerd A-verpleegkundige was, zag ik de boekenserie In goede handen staan, met spannende plaatjes van ziektebeelden. Dat heeft mijn keuze voor de zorg mede bepaald. Ik woonde toen in Almelo en heb veel sollicitatiebrieven verstuurd. Het viel niet mee om een opleidingsplaats te vinden, in het oosten van het land zat eind 1980, begin 1981 alles tamelijk vast. TEAMWERK Tien jaar geleden ben ik teamcoördinator bij chirurgie geworden. Dat was een bewuste keuze en geen sprong in het diepe. In de OK doe je nooit iets alleen, het is absoluut teamwerk. Als we met elkaar die dagelijkse zorg goed voor elkaar hebben gekregen, dan heb ik een voldaan gevoel als ik naar huis rijd. Ik heb het altijd over mijn collega s en niet over mijn medewerkers. Ik voel me geen baas: ik ben soms de baas. Ik zorg er mede voor dat hun bekwaamheid op peil blijft, OK MANAGEMENT 3, DECEMBER

16 Medeco maakt zorg beter Medeco B.V. Postbus BB Oud-Beijerland Alexander Flemingstraat MA Oud-Beijerland Telefoon (0186) Fax (0186) info@medeco.nl

17 dat ze goed geschoold zijn. Ik zie dit wel als een gedeelde verantwoordelijkheid. De een moet je meer stimuleren dan de ander. Ik regel klinische lessen of stuur ze naar een congres. Het aansturen doe ik niet alleen. De dagelijkse aansturing doe ik samen met een collega-teamcoördinator, onder supervisie van een hoofd OK. Verder hebben we een aantal specialismedeskundigen, die allerlei specialismegerichte zaken regelen. Ook voor hen ben ik er als ondersteuning of sturing. ALTIJD ALERT Ik sta niet vaak meer in de OK, een enkele keer spring ik nog wel eens in, bij een spoedgeval, of los ik iemand af. Ik mis het wel. Maar een aantal zaken kan ik niet meer doen, omdat ik er gewoon te weinig vanaf weet. Dat je als operatieassistent allround zou kunnen blijven, is een farce, je kunt niet alles meer beheersen. Daar gaan de ontwikkelingen te snel voor, er is inmiddels zo n diversiteit aan specialismen. In mijn vak heb ik de opkomst van de laparoscopische chirurgie meegemaakt, allerlei ontwikkelingen binnen de vaatchirurgie, waaronder de endovasculaire chirurgie, en nu neemt de traumatologie een grote vlucht. In dit ziekenhuis doen we eigenlijk alles, behalve complexe neuro- en kinderchirurgische ingrepen. We hebben een bovenregionale functie voor hart-, long- en vaatchirurgie. Het mooie is dat we ook hierbij steeds nieuwe technieken leren. Het is overall geen relaxed vakgebied, je moet altijd alert blijven, er verandert van alles qua apparatuur en techniek. En patiënten stellen ook eisen: ze vragen soms om een bepaalde ingreep. Ik geef af en toe ook les aan studenten verpleegkunde. Mijn vakkennis uitdragen vind ik heerlijk om te doen. Ik vertel wat er op een OK gebeurt, wat we met de patiënten doen en wat ons gezamenlijke belang is. Ik zie het ook als een promotie van ons vak. Onze kennis delen is belangrijk om de zorg op een hoger peil te brengen. VEILIG WERKEN Veilig werken heeft bij ons altijd prioriteit. Er kunnen altijd zaken beter. We willen leren van elkaars fouten. Als hier iets niet goed is gegaan, ga ik altijd zo snel mogelijk het gesprek aan. Wat ging er niet goed, hoe kwam dat, is het een incident of gebeurt het vaker? Wij zijn vrij communicatief hier, maar ik vind, mede doordat ik deel uitmaak van de MIP-commissie, dat we nog te weinig MIP-meldingen hebben. We zien bijnaongevallen, situaties waarvan je weet dat het anders of beter had gekund. Eigenlijk moet je die ook melden. Daar moeten we werk van maken, deze bijna-ongevallen moeten we ook zien te voorkomen. TEMPO Geen enkele dag is hetzelfde of eentonig. Ik heb me nog nooit moeten afvragen hoe ik de dag doorkom. Ik denk wel dat ik dit tempo niet meer volhoud als ik een bepaalde leeftijd bereik, en ik weet niet welke dat is. Ik heb nu, inclusief mijn reistijd, een twaalfurige werkdag. Deze baan vergt veel energie en gelukkig heb ik die ook. Ik kan slecht stilzitten. Ik sport graag, badmintonnen en wielrennen. Ik rijd elke dag een uur heen en een uur terug op de A2. Onderweg maak ik soms kleine notities, als een geheugensteuntje, maar ook om iets van me af te schrijven. Het is niet zo dat ik zodra ik thuiskom de knop omzet, dat kan ik niet. Daarvoor ben ik te veel betrokken bij mijn werk en dit ziekenhuis. Ik slaap wel eens slecht, als ik me bijvoorbeeld zorgen maak over afdelingszaken of een collega. Maar ik besef ook dat ik niet voor iedereen goed kan zorgen. Ik ben iemand die snel zaken oppakt en goed kan organiseren, soms ben ik iets te snel. Ik kijk rond naar andere banen, maar het moet wel in de buurt zijn van mijn huidige woonplaats Zaltbommel. En het moet een win-winsituatie zijn, ik moet mijn kennis en ervaring erin kwijt kunnen, het moet een uitdaging zijn. OK MANAGEMENT 3, DECEMBER

18 Leidinggevenden van operatieafdelingen kijken niet meer raar op van 70 tot 150 mails per dag. En een inbox met s waarmee nog wat moet gebeuren is ook geen uitzondering meer. Ondertussen verwerken we onze mail met de strategieën van tien jaar geleden. Waardevolle tips om snel en efficiënt te verwerken. Tekst: Taco Oosterkamp(*) EN NU DIE INBOX LEEG! is voor steeds meer mensen een blok aan het been. Natuurlijk zien we de voordelen nog steeds, maar elke dag honderd mails wegwerken duurt wel erg lang. Gelukkig bestaan er moderne strategieën voor het verwerken van , die u veel tijd kunnen besparen. Ik kan me nog goed herinneren hoe ik me voelde toen ik drie jaar geleden voor het eerst elke dag m n inbox wel een keer leeg had. Een gevoel van milde paniek ( Zou m n computer kapot zijn? ) werd gevolgd door lichte euforie ( Yes, ik heb weer overzicht over alles! ). Ondertussen weet ik niet beter dan dat ik bijna elke dag wel een keer helemaal bij ben. STRATEGIE Technische hulpmiddelen alleen zijn niet genoeg. Natuurlijk helpt het als je de verschillende knopjes en mogelijkheden van je mailpakket kent, maar het belangrijkste is de strategie achter het verwerken van . Per slot van rekening is dit een onderdeel van kenniswerk, waarbij je betaald wordt om beslissingen te nemen. Ik ben nog geen betere manier om beslissingen te nemen tegengekomen dan het Getting Things Donesysteem van David Allen: een actiegebaseerde managementmethode die uitgaat van het principe dat iemand niet over zijn taken hoeft blijven nadenken als hij ze vastlegt. Door taken vast te leggen wordt het hoofd vrijgemaakt van het moeten herinneren van alle taken en kan men zich concentreren op het daadwerkelijk uitvoeren ervan. Hoe kunnen we deze denkstrategie doorvertalen naar het managen van de ? AFGELEID Lees en verwerk je mail niet continu, maar slechts een paar keer per dag. Wanneer je de hele dag door gespitst bent op mail die binnenkomt, laat je jezelf steeds afleiden door nieuwe informatie. Dat kost veel concentratie en productiviteit. Zet die meldingen voor nieuwe mails liever uit, begin met mail ophalen na uur of probeer het ophalen van mail te beperken tot vaste tijden. Lees zo veel mogelijk s maar één keer. Mails die je markeert als ongelezen of met een vlaggetje moet je vaak nog een keer lezen voordat je er écht wat mee doet. Zo verspil je kostbare lees- en denktijd. Kun je een mail binnen twee minuten beantwoorden? Doe dat dan. En dan bedoel ik niet meteen wanneer het mailtje binnenkomt (want dan zou je weer continu je mail in de gaten moeten houden), maar wanneer je toch al bezig bent om je mail te verwerken. Je bespaart veel organisatie- en herleestijd door even door te bijten en ook meteen mails te beantwoorden waarin je geen zin hebt, maar die weinig tijd kosten. SNEL EEN LEGE INBOX Dat is even schrikken na dagen van afwezigheid: honderden s in de inbox. Hoe ga je daar efficiënt mee om? In vijf stappen een schone mailbox. 1. Zoek eerst uit hoe je mails kunt sorteren en groeperen. In Outlook kan dat onder andere via het Weergavemenu. 2. Sorteer dan alle s in de inbox op onderwerp. Op die manier wordt veel spammail die niet door de spamfilter is verwijderd alsnog geclusterd. Je kunt dan vrij eenvoudig alle mails die beginnen met cyrillische tekens verwijderen. Ook alle spam met steeds hetzelfde onderwerp herken je zo. 3. Sorteer dan de mails op de geadresseerde. Dat is misschien niet voor iedereen relevant, maar er komt toch nog wel eens 18 OK MANAGEMENT 3, DECEMBER 2008

19 SNELTOETSEN IN OUTLOOK CTRL + SHIFT + M (nieuwe ) CTRL + SHIFT + K (nieuwe taak) CTRL + SHIFT + A (nieuwe afspraak) CTRL + SHIFT + C (nieuwe contactpersoon) CTRL + SHIFT + N (nieuwe notitie) CTRL + 1 ( weergeven) CTRL + 2 (agenda weergeven) CTRL + 3 (contacten weergeven) CTRL + 4 (taken weergeven) CTRL + 5 (notities weergeven) CTRL + 6 (mappenlijst weergeven) CTRL + 7 (snelkoppeling weergeven) CTRL + Y (naar een bepaalde map gaan) TAKENLIJST Maak een takenlijst waarop je precies bijhoudt wat je eerstvolgende actie is. Als je een mailprogramma hebt waarin je eenvoudig s kunt kopiëren naar taken, werkt dat in je voordeel. Maak ook een lijst voor taken waaraan je deze week niet toekomt maar die je wel wilt doen: de later/misschienlijst. Door die lijst los te maken van de normale takenlijst voorkom je dat je dagelijks aan het werk gaat met een ellenlange takenlijst waarover je totaal binnen (vooral spam) die is verstuurd naar een heel ander adres dan je eigen adres. Op deze manier kun je die mails ook vrij snel verwijderen. 4. Sorteer daarna de overgebleven mails op de afzender en de verzenddatum/tijd. Zo heb je steeds de mails van dezelfde afzender bij elkaar, in de volgorde waarin ze verzonden zijn. Je scant ze dan zelf even snel op volgorde van verzenddatum, de oudste eerst. Maar je stuurt nog geen antwoorden op deze mails. Zo voorkom je dat je reageert op iets wat alweer is veranderd of teruggetrokken in een nieuwer mailtje. 5. Als je alles hebt doorgelezen, ben je in elk geval weer bij. Je weet welke zaken er spelen, of er heftige problemen zijn en welke mails je als eerste wilt behandelen. HET GEBRUIK VAN DE MUIS IS BIJZONDER SCHADELIJK VOOR JE PRODUCTIVITEIT, OM NOG NIET EENS TE SPREKEN OVER ALLERLEI RSI-KLACHTEN. OK MANAGEMENT 3, DECEMBER

20 Klaar voor de OK? Eerst HiBi. ProcedurePak De handige en efficiënte oplossing op maat van uw OK HiBi Doeltreffend ontsmetten met langdurig effect BARRIER De optimale bescherming voor patiënt en zorgverlener Biogel De gouden standaard voor operatiehandschoenen Mölnlycke Uw betrouwbare partner in de OK Mölnlycke: expertise in de peri-operatieve zorg. Mölnlycke Health Care BV, Postbus 3196 NL DD Breda Tel , Fax Mölnlycke Health Care NV, Berchemstadionstraat 72 bus 2 BE Berchem Tel , Fax De Mölnlycke Health Care naam, het Mölnlycke Health Care logo, Biogel, HiBi, ProcedurePak en BARRIER zijn gedeponeerde handelsmerken van Mölnlycke Health Care.