Impulsprogramma Kust. Handleiding Een subsidiedossier indienen? Deze handleiding wijst u de weg!

Transcriptie

1 Impulsprogramma Kust Een subsidiedossier indienen? Deze handleiding wijst u de weg! Handleiding 2012 Ondersteuning van evenementen i.k.v. de herdenking van 100 jaar Groote Oorlog 1

2 Inhoudstafel Inleiding Beleidskeuzes Spelregels Voor wie? Voor welke projecten? Wat zijn de voorwaarden? Basisvoorwaarden Beoordelingscriteria Procedure Hoe een aanvraag indienen? Hoe verloopt de verdere procedure? Rapportage en uitbetaling Rapportage Uitbetalingsvoorwaarden Toegankelijkheid Duurzaamheid Begeleiding en opvolging Contact Impulsprogramma: thematische oproep 2012

3 Inleiding Toerisme Vlaanderen helpt graag mee bij het opstarten van waardevolle toeristisch-recreatieve projecten door inhoudelijke en financiële ondersteuning te bieden. Toeristisch-recreatieve projecten zijn projecten die betrekking hebben op: g investeringen in toeristische infrastructuur en digitale / audiovisuele producten; g organisatie van evenementen; g promotie van het toeristisch aanbod van een gemeente of regio; g onderzoek en studie met betrekking tot de toeristisch-recreatieve sector; g vorming en opleiding in de toeristische sector. Een project moet een meerwaarde betekenen ten opzichte van of ten voordele van het bestaande toeristischrecreatieve aanbod en moet het verblijfstoerisme in de omgeving versterken. Projecten hebben bij voorkeur een internationale uitstraling en versterken de positionering van de stad of regio en de identiteit ervan. Ze passen in een strategisch toeristisch-recreatief plan en / of actieplan en in de beleidsprioriteiten gesteld door de Vlaamse minister bevoegd voor toerisme. Projecten zijn per definitie zowel qua opzet of doelstelling als in de tijd beperkt en zijn er op gericht als hefboom veranderingen tot stand te brengen. In 2012 maken we voor de projecten en subsidieaanvragen een onderscheid tussen vijf impulsprogramma s op basis van een geografische (per macrobestemming) en thematische indeling: TOERISTISCH-RECREATIEVE PROJECTEN Kust Kunststeden Brussel Vlaamse regio s Thematische oproep (2012: WO I-EVENEMENTEN + WIELERERFGOED & DE RONDE 100) De kust De kust bestaat uit de gemeenten De Panne, Koksijde, Nieuwpoort, Middelkerke, Oostende, Bredene, De Haan, Blankenberge, Knokke-Heist en Zeebrugge (exclusief de andere gemeenten binnen het grondgebied Brugge). De afbakening van de kust ligt vast in het strategisch beleidsplan voor de kust. Enkel projecten die op de indicatieve lijst vermeld staan, komen in aanmerking voor betoelaging onder het impulsprogramma kust. De kunststeden Brussel De afbakening van de kunststeden Brussel bestaat uit de administratieve grenzen van Antwerpen, Brugge, Brussel, Gent, Leuven en Mechelen. Ondersteuning van evenementen i.k.v. de herdenking van 100 jaar Groote Oorlog 3

4 De volgende deelgemeenten van Gent, Brugge en Mechelen vormen hierop een uitzondering: g Afsnee, Drongen, Sint-Denijs-Westrem, Zwijnaarde, Sint-Amandsberg, Ledeberg, Gentbrugge (Gent), Assebroek, Dudzele, Koolkerke, Lissewege, Sint-Andries, Sint-Kruis en Sint-Michiels (Brugge), Heffen, Hombeek, Leest, Walem en stadswijk Battel (Mechelen) behoren tot de Vlaamse regio s; g Zeebrugge (Brugge) behoort tot de kust. De Vlaamse regio s Alle andere gemeenten die geen deel uitmaken van de kust of de Vlaamse kunststeden Brussel vallen onder de noemer Vlaamse regio s. Indien een project in hoofdzaak ten goede komt aan een andere macrobestemming dan deze waarbinnen het project gelegen is, dient het project te worden ingediend via het impulsprogramma van de macrobestemming die het meeste voordeel zal ondervinden uit het project. Daarnaast wordt er een thematische oproep voor heel Vlaanderen gelanceerd. Deze thematische oproep kadert in 2012 binnen de herdenking van 100 jaar Groote Oorlog, meer bepaald evenementen die doorgaan in de periode (kortweg WO I-evenementen). g In 2012 worden er twee thematische oproepen voor heel Vlaanderen gelanceerd. De eerste oproep kadert binnen de herdenking van 100 jaar Groote Oorlog, meer bepaald evenementen die doorgaan in de periode (kortweg WO I-evenementen). De tweede oproep kadert binnen wielererfgoed en de herdenking van 100 jaar Ronde van Vlaanderen. Wanneer een project zowel thuishoort bij de thematische oproep als bij een geografische macrobestemming, dient er te worden ingediend bij het thematisch impulsprogramma. De impulsprogramma s vinden hun wettelijke basis in het besluit van de Vlaamse regering (BVR) van 2 april 2004 betreffende de erkenning en financiële ondersteuning van toeristisch-recreatieve projecten en strategische plannen, gewijzigd bij besluit van 9 september 2011, en de bijhorende richtlijnen van Toerisme Vlaanderen. In deze handleiding kom je te weten hoe je een subsidie kan bekomen voor de ondersteuning van projecten aan de Vlaamse kust. Voor de andere impulsprogramma s zijn er aparte handleidingen beschikbaar. Indien je een project wil indienen voor betoelaging, vragen hebt of twijfelt onder welk impulsprogramma in te dienen aarzel dan niet contact op te nemen met de medewerkers van het secretariaat voor het impulsprogramma kust ( , kustimpuls@toerismevlaanderen.be). 4 Impulsprogramma: thematische oproep 2012

5 1 Beleidskeuzes Het impulsprogramma kust moet het Strategisch Beleidsplan voor Toerisme aan de Kust Investeren in een dynamisch kusttoerisme realiseren. Om in de verschillende aspecten van het kustproduct te kunnen investeren, wordt het budget verdeeld over drie maatregelen: g de Maatregel 1: Investeringen De projecten: - betekenen een sprong voorwaarts op het vlak van kwaliteit: basisinfrastructuur; - hebben diversiteit als garantie voor een breed publiek; - zijn imagovernieuwend door innovatie; - hebben aandacht voor nieuwe ontwikkelingen in het buitenland. Toegankelijkheid is een transversaal thema binnen toeristische projecten. Hierdoor kan Vlaanderen (en meer specifiek de kust) een inhaalbeweging inzetten tegenover andere Europese landen. Om de horizontale aanpak van toegankelijkheid te realiseren, is toegankelijkheid een verplicht onderdeel vanaf de startfase van elk project. Eveneens is het cruciaal om duurzaamheid binnen dit perspectief te integreren in de projectvoorstellen. g Maatregel 2: Sectorondersteuning Om er voor te zorgen dat de kust in de toekomst levendig blijft op zoveel mogelijk momenten van het jaar en ook toegankelijk blijft als vakantiebestemming voor iedereen, is een diversiteit in logiesvormen van essentieel belang. Een verblijfsvriendelijke kust voor iedereen is wezenlijk. g Maatregel 3: Imagoversterkende evenementen en marketing Projecten zullen vooral tot doel hebben om de Vlaamse markt actiever te bewerken. Een specifieke doelstelling hier is het terug op de kaart brengen van de kust als volwaardige vakantiebestemming. Dit kan enerzijds gebeuren door imagogerichte campagnes, anderzijds door de ontwikkeling van (nieuwe) evenementen. Bij de inzet van de middelen wordt een evenwicht nagestreefd tussen de verschillende maatregelen in een verhouding van 60 % voor maatregel 1 en telkens 20 % voor maatregelen 2 en 3. Ondersteuning van evenementen i.k.v. de herdenking van 100 jaar Groote Oorlog 5

6 2 Spelregels 2.1 Voor wie? De volgende instanties komen in aanmerking voor betoelaging: g kustgemeentebesturen of hun diensten; g provinciebestuur West-Vlaanderen of haar diensten; g verenigingen zonder winstoogmerk; g vennootschappen met sociaal oogmerk; g autonome gemeente- en provinciebedrijven (kust / West-Vlaanderen), afgekort agb en apb; g intergemeentelijke samenwerkingsverbanden met rechtspersoonlijkheid (kust); g private rechtspersonen. Opgelet, dit impulsprogramma ressorteert onder de Europese regelgeving inzake deminimis (verordening nr. 1998/ PB van 28 december 2006, L 379/5). Conform deze Europese Verordening mag het totale bedrag van de aan eenzelfde onderneming verleende de-minimissteun over een periode van drie belastingjaren het plafond van euro niet overschrijden. Gemeentelijke en provinciale extern verzelfstandigde agentschappen (EVA s) die één van bovenvermelde rechtsvormen hebben (bv. agb, apb of vzw), komen ook in aanmerking. 2.2 Voor welke projecten? Enkel projecten die op de indicatieve projectenlijst staan vermeld, komen in aanmerking voor financiële ondersteuning via het impulsprogramma kust. Bij de start van het impulsprogramma kust stelde de prospectie- en regiegroep de indicatieve projectenlijst op in overleg met de betrokken kustactoren. Deze indicatieve projectenlijst is opgedeeld volgens de drie maatregelen: (1) investeringen, (2) sectorondersteuning en (3) imagoversterkende evenementen en marketing. De projecten op deze lijst moeten het strategisch beleidsplan voor toerisme aan de kust helpen realiseren. De indicatieve lijst is niet-limitatief en kan in geval van hoogdringendheid worden geactualiseerd, zodat kan ingespeeld worden op nieuwe ontwikkelingen of noden aan de kust. Dit gebeurt na gemotiveerd advies van de beleidsstuurgroep. De meest recente indicatieve projectenlijst werd op 15 juli 2011 meegedeeld aan de Vlaamse regering. Deze mededeling omvat verder ook het overzicht van de projecten die in 2010 en 2011 reeds werden goedgekeurd. 6 Impulsprogramma: thematische oproep 2012

7 2.3 Voor welke projectkosten? Je vindt hieronder een overzicht van de projectkosten die wel en niet in aanmerking komen voor financiële ondersteuning Personeelskosten Enkel personeelskosten van personeelsleden die rechtstreeks en direct aan het project verbonden zijn, komen in aanmerking. Deze personeelskosten worden opgedeeld in 3 componenten: g Loonkosten De jaarlijkse loonkosten voor elk personeelslid dat direct verbonden is aan het project, worden maximaal berekend op het brutomaandloon x 20. De factor 20 is een vaste coëfficiënt en omvat onderstaande elementen: - Brutojaarloon; - werkgeversbijdrage (RSZ); - wettelijk enkel en dubbel vakantiegeld; - eindejaarspremie; - maaltijdcheques; - vakbondspremie (voor bedrijven met + 70 personen); - sociaal secretariaat; - arbeidsgeneeskundige diensten; - bijdrage voor het woonwerkverkeer, begrensd tot de algemene wettelijke voorzieningen; - vorming en opleiding; - verzekeringen en fondsen (arbeidsongevallen, burgerlijke aansprakelijkheid ). g Omkaderende personeelsondersteuning De omkaderende personeelsondersteuning omvat de personeelskosten ter ondersteuning van de personen direct verbonden aan het project en die noodzakelijk zijn om een vlotte en efficiënte werking te garanderen. Dit kan maximaal 10 % bedragen van de totale jaarlijkse loonkost van elk personeelslid direct verbonden aan het project en mits duidelijke en aantoonbare motivatie. g Verplaatsingskosten Kilometervergoedingen en / of kosten openbaar vervoer gemaakt door elk betrokken personeelslid direct verbonden aan het project vormen de betoelaagbare verplaatsingskosten. De organisatie moet de verplaatsingen kunnen aantonen en bewijzen. Kosten voor openbaar vervoer worden aan de hand van tickets bewezen. Voor kilometervergoedingen moet het aantal kilometers worden doorgegeven. Kosten voor het woonwerkverkeer komen niet in aanmerking Overheadkosten Overheadkosten zijn interne werkingskosten die niet te verantwoorden zijn aan de hand van specifieke bewijsstukken, zoals ICT-kosten, administratie (telefonie, elektriciteit, distributie TV, gas, airco, brandstof, water, verzekeringen, keuken, beveiliging, papier, drukwerk, verzendingskosten, bureelbenodigdheden ). Ondersteuning van evenementen i.k.v. de herdenking van 100 jaar Groote Oorlog 7

8 LET WEL: Deze kosten (exclusief lonen) mogen maximaal 15 % van de door de projectbeheerder in het kader van het subsidiedossier ingediende subsidiabele kosten bedragen Werkingskosten Het gaat om volgende activiteiten, aankopen en werken: g Organisatie van evenementen: - programmatie: honoraria in het kader van ontwikkeling programmatie, conceptontwikkeling, documentatie, - communicatie gericht op de (buitenlandse) toerist, pers en trade: off-line (lay-out, beeldmateriaal vrij van rechten, vertaling, druk), website en digitale communicatie, - publiekswerking en productontwikkeling gericht op de (buitenlandse) toerist, inclusief digitale en audiovisuele producten, - openingsmanifestatie specifiek voor pers en trade, - initiatieven in het kader van toegankelijkheid (toegankelijkheidsdoorlichting incl. eindcontrole, alle noodzakelijke aanpassingswerken, maar beperkt tot de ruimten en het materieel die bedoeld zijn voor de toeristrecreant, kosten voor het behalen van het label AnySurfer voor betoelaagde websites), - vorming van het personeel die rechtstreeks gerelateerd is aan het evenement; - impactmeting. g Promotie van het toeristisch aanbod van een gemeente of regio: - publicaties, - communicatie. g Onderzoek en studie m.b.t. de toeristisch-recreatieve sector: - onderzoek / studies / plannen ter ondersteuning van de uitwerking van de beleidslijnen, - haalbaarheidsstudies, - conceptstudies, - evaluatie / impactmeting. g Vorming in de toeristische sector: - ontwikkelen van vormings- of bijscholingspakketten, - opzetten van vorming en bijscholingen Investeringskosten Volgende activiteiten, aankopen en werken komen voor subsidie in aanmerking: g Infrastructuur (enkel het gedeelte toegankelijk / bedoeld voor de toerist, wordt indien nodig pro rato de oppervlakte berekend): - haalbaarheidsstudies, - erelonen (maximaal 12 %, berekend op de subsidiabele kosten), - bouw- en renovatiewerken, - conceptontwikkeling en inrichtingsstudies, - inrichtingswerken en meubilair, - technische installaties en nutsvoorzieningen, - initiatieven in het kader van toegankelijkheid (toegankelijkheidsdoorlichting incl. eindcontrole, alle noodzakelijke aanpassingswerken, maar beperkt tot de ruimten en het materieel die bedoeld zijn voor de toerist- 8 Impulsprogramma: thematische oproep 2012

9 recreant, kosten voor het behalen van het label AnySurfer voor betoelaagde websites), - omgevingswerken, - kosten m.b.t. recreatieve routestructuren, indien ze voldoen aan de richtlijnen voor bewegwijzering van Toerisme Vlaanderen (bewegwijzering, randinfrastructuur, aanleg wandel- en ruiterpaden), - promotie die gekoppeld is aan de eerste ontsluiting van een project (aanmaak en eerste druk van een brochure of kaart, aanmaak website voor nieuwe projecten), - vorming / opleiding van het personeel die rechtstreeks gerelateerd is aan het infrastructuurproject, - evaluatie, tellers en meetsystemen. g Digitale en audiovisuele producten (enkel indien bedoeld voor de toerist): - haalbaarheidsstudies, - conceptontwikkeling (exclusief rechten), - software- & applicatieontwikkeling, - hardware & installaties, - promotie die gekoppeld is aan de eerste ontsluiting van een project (eerste druk van een brochure of kaart, aanmaak website voor nieuwe projecten), - vorming / opleiding van het personeel die rechtstreeks gerelateerd is aan het project, - evaluatie, tellers en meetsystemen Uitzonderingen Volgende kosten komen niet voor subsidiëring in aanmerking: g projecten waarvoor de totale kosten die in aanmerking komen voor betoelaging, minder dan euro bedragen; g recupereerbare btw; g investeringen in verblijfsinfrastructuur, met uitzondering van vervolgprojecten die kaderen in het impulsprogramma kust; g investeringen in ondersteunende commerciële activiteiten zoals horeca en shops; g kosten die subsidieerbaar zijn via andere wets-, decreets- en verordeningsbepalingen op het niveau van de Vlaamse overheid; g aankoop van gebouwen, gronden en transportmiddelen; g kosten m.b.t. ruimtes en materialen die niet toegankelijk / bedoeld zijn voor de toerist; g onderhoudswerken of reguliere taken die tot de normale werking van de subsidieaanvrager behoren. Ondersteuning van evenementen i.k.v. de herdenking van 100 jaar Groote Oorlog 9

10 2.3 Wat zijn de voorwaarden? De subsidieaanvraag voor een project omvat een volledig ingevuld en ondertekend aanvraagformulier (volgens het model), een samenvattend kosten- en financieringsplan (volgens het model) en een aantal bijlagen die bij het aanvraagformulier worden opgevraagd Basisvoorwaarden g Het project dient te kaderen binnen het Strategisch Beleidsplan voor Toerisme aan de Kust g Toerisme Vlaanderen voorziet een maximale financiële steun van 50 % van de subsidiabele kosten voor projecten die vallen onder maatregel 1 (investeringen) en 3 (imagoversterkende evenementen en marketing). Voor projecten die vallen onder maatregel 2 (sectorondersteuning) bedraagt de maximale financiële steun 75 % van de subsidiabele kosten. Dit telkens binnen de perken van de begrotingskredieten. g Enkel projecten waarvoor de totale kosten die in aanmerking komen voor betoelaging, minstens euro bedragen, kunnen ingediend worden voor betoelaging. g Voor projecten met Europese cofinanciering bedraagt de gecumuleerde steun van Europa en Vlaanderen niet meer dan 85 % en dit per betoelaagd projectonderdeel. g De-minimissteun verleend aan een private rechtspersoon mag over een periode van drie belastingjaren maximaal euro bedragen. Een ondertekende modelverklaring inzake de-minimissteun moet aan Toerisme Vlaanderen worden bezorgd. g Toerisme Vlaanderen kan jaarlijks een plafond bepalen voor het subsidiebedrag (in absolute bedragen, in subsidiepercentage of voor bepaalde projectonderdelen / projectkosten). Dit plafondbedrag is afhankelijk van het aantal subsidieaanvragen en de grootteorde van de gevraagde subsidies. g Het project moet de toegankelijkheidsnormen en de principes van duurzame ontwikkeling naleven. g Eventuele winsten die voortvloeien uit het betoelaagde moeten ge(her)investeerd worden in de exploitatie/instandhouding van het project of in andere projecten met toeristische doeleinden. Indien blijkt dat dit niet het geval is, kan de subsidie (gedeeltelijk) teruggevorderd worden. g Het project moet starten vóór het einde van het jaar dat volgt op het jaar waarin de subsidie werd toegekend. Minimaal 20 % van de aanvaarde subsidiabele kosten moet binnen deze termijn ter verantwoording ingediend worden. Deze termijn kan in uitzonderlijke gevallen, op gemotiveerde aanvraag, eenmalig verlengd worden. g Toerisme Vlaanderen kan de toekenning van financiële steun afhankelijk stellen van een zekerheidsstelling, bv. een hypotheekvestiging, borgstelling of bankgarantie. De kosten hiervoor worden niet betoelaagd. Dit geldt niet voor gemeenten, provincies en autonome gemeente- en provinciebedrijven. g Toerisme Vlaanderen kan met de begunstigde een overeenkomst afsluiten waarin onder meer de voorwaarden voor de toekenning en besteding van de financiële steun en de betalingswijze worden gespecificeerd. g Na de realisatie moet het project zonder bestemmingswijzigingen gedurende een bepaalde periode in stand gehouden worden: - voor nieuwbouw en werkzaamheden aan infrastructuur bedraagt de instandhoudingstermijn een periode van minimaal 15 jaar indien de financiële steun van Toerisme Vlaanderen minstens euro bedraagt. Indien de financiële steun van Toerisme Vlaanderen minder dan euro bedraagt, moet het project minimaal 5 jaar in stand gehouden worden; 10 Impulsprogramma: thematische oproep 2012

11 - voor digitale producten bedraagt de instandhoudingstermijn een periode van minimaal 3 jaar, tenzij de technologie of het product ontwikkeld wordt in het kader van een evenement van kortere duur. Deze termijn kan enkel ingekort worden na voorafgaande toestemming van de minister. Opgelet: - de duur van de huur- / erfpacht- / bezettingsovereenkomst moet minstens zo lang zijn als de periode van instandhouding; - deze termijn gaat pas in op 1 januari van het jaar dat volgt op het jaar waarin (de laatste schijf van) de subsidie werd uitbetaald. g De financiële steun moet deel uitmaken van een aparte post in het boekhoudkundig rekeningenstelsel van de aanvrager. g Promotie: - Bij alle publicaties en promotie (kaarten, brochures, artikels, website, uitnodigingen en speechen), werfinrichting, infoborden in verband met het project moet het logo van Toerisme Vlaanderen, de kust en de Vlaamse overheid en / of de tekst Met de steun van Toerisme Vlaanderen en de Vlaamse overheid in het kader van het Impulsprogramma Kust vermeld worden. In alle communicatie die bedoeld is voor het buitenland, moet het marktspecifieke bestemmingslogo gebruikt worden. De logo s kan je bij Toerisme Vlaanderen opvragen. De correcte vermelding vormt een voorwaarde tot uitbetaling en wordt nagegaan bij de controle van de facturen. - De begunstigde dient steeds de terminologie de Vlaamse kust te hanteren. - Bij openingsmomenten, -recepties, inhuldigingen moet er een vlag van Toerisme Vlaanderen en de kust op een duidelijke zichtbare plaats uitgehangen worden. Deze vlaggen worden gratis ter beschikking gesteld door Toerisme Vlaanderen en moeten daarbuiten permanent uitgehangen worden aan een vlaggenmast. g Beschikbaarstelling: o.a. de onderstaande volgende gesubsidieerde projectonderdelen moeten (digitaal) aangeleverd worden aan Toerisme Vlaanderen (voor eigen gebruik en / of voor marketingdoeleinden in samenspraak met de initiatiefnemer van het project): - vormings- of bijscholingspakketten; - digitale applicaties en audiovisuele content; - onderzoeksresultaten; - de definitieve trajecten van netwerken of lussen en alle overige kaartaanduidingen in GIS (in ESRI-shapefiles voor vectoriële databestanden of (geo)tiff-bestanden voor rasterdatasets); - de definitieve bestanden van digitale routestructuren (bv. om te downloaden op de website of ter plaatse op een mediaspeler). g De begunstigde moet kunnen aantonen dat de aankopen, werken en uitbesteding van diensten aan private personen plaats hadden tegen de voordeligste voorwaarden. Dit betekent ook dat er beroep werd gedaan op de vrije mededinging aan de hand van offertes. Concreet betekent dit het volgende (WO = wet op de overheidsopdrachten): 1. Indien de WO voor het project of projectonderdeel in kwestie van toepassing is, moeten overheden of instellingen die zelf onderworpen zijn aan de WO deze wetgeving uiteraard ook respecteren bij projecten waarvoor een subsidie gevraagd wordt bij Toerisme Vlaanderen. 2. Organisaties die zelf niet aan de WO onderworpen zijn, moeten toch aan deze wetgeving voldoen indien: - meer dan 50 % van de subsidies rechtstreeks afkomstig is van overheden of instellingen die onderworpen zijn aan de WO; Ondersteuning van evenementen i.k.v. de herdenking van 100 jaar Groote Oorlog 11

12 - én het geraamde bedrag van de opdracht gelijk is aan of groter is dan euro zonder btw; - én het om bouwwerken gaat in het kader van recreatie en vrijetijdsbesteding of opdrachten van diensten bestemd zijn voor die bouwwerken. 3. In onderstaande gevallen volstaat het om aan te tonen dat de aankopen, werken en uitbesteding van diensten aan private personen plaats hadden tegen de voordeligste voorwaarden en na beroep te hebben gedaan op de vrije mededinging: - indien de organisatie wel onderworpen is aan de WO, maar deze wetgeving niet van toepassing is op het project of projectonderdeel in kwestie; - indien niet gelijktijdig voldaan is aan de drie hierboven gestelde voorwaarden en de organisatie zelf niet onderworpen is aan de WO. In de praktijk betekent dit dat de begunstigde moet kunnen aantonen dat er minstens 3 prijsaanvragen gebeurden. Schematisch ziet dit er als volgt uit (WO = wet op de overheidsopdrachten): Is de organisatie zelf onderworpen aan de WO? Valt het project (onderdeel) onder de WO? Valt het project (onderdeel) onder de WO? JA JA NEE Is er gelijktijdig voldaan aan volgende voorwaarden? - meer dan 50 % rechtstreekse subsidies van overheden of instellingen die onderworpen zijn aan de WO; - én het geraamde bedrag van de opdracht is gelijk aan of groter dan 135.w000 euro zonder btw; - én het gaat om bouwwerken i.k.v. recreatie en vrijetijdsbesteding of opdrachten van diensten bestemd voor die bouwwerken. JA NEE NEE Voordeligste voorwaarden / vrije mededinging aantonen = minstens 3 prijsaanvragen doen Beoordelingscriteria 1. Basisvoorwaarden Om in aanmerking te komen voor subsidiëring moet het project voldoen aan volgende basisvoorwaarden: g timing haalbaar; g financieel haalbaar; g juridisch haalbaar; g aandacht voor toegankelijkheid (enkel voor maatregel 1 en 3). 12 Impulsprogramma: thematische oproep 2012

13 Een project dat aan één van de basisvoorwaarden niet voldoet, wordt niet weerhouden voor verdere screening. De toegankelijkheid verzekeren, is breder dan enkel voorzieningen treffen voor personen in een rolstoel. Ouders met een kinderwagen, mensen die slecht te been zijn, zijn ook personen met een mobiliteitsprobleem. Daarnaast zijn er personen met een visuele handicap (blinden, slechtzienden, mensen met nacht- of kleurblindheid ), personen met een auditieve handicap (doven en slechthorenden), personen met astma, allergieën, verminderd uithoudingsvermogen, hartproblemen. Projecten die aandacht besteden aan één of meerdere aspecten, gaan verder voor screening. 2. Beoordelingscriteria Een project aan de kust wordt op basis van de 8 onderstaande criteria beoordeeld: de maximale score is 50 punten. g Hoe sterk is de toeristisch-recreatieve meerwaarde van het project? (10 punten) Biedt het project een toeristisch-recreatieve meerwaarde voor de regio Kust? Past het project binnen de basisvoorwaarde investeren binnen een dynamisch kusttoerisme? g Past het project in het strategisch beleidsplan voor toerisme aan de kust ? (10 punten) Past het project in de doelstellingen van het strategisch plan voor toerisme aan de kust? g Houdt het project voldoende rekening met het diverse publiek dat door onze kust wordt aangetrokken? (5 punten) Wordt er rekening gehouden met de behoeften van diverse doelgroepen (jonge gezinnen met kleine kinderen, jongeren (12-25 jaar), medioren, 65-plussers, MICE-doelgroepen, minder kapitaalkrachtige sociale groepen)? Spreekt het project een ruim publiek aan? Wordt er aandacht besteed aan een of meerdere specifieke doelgroepen? Ondersteuning van evenementen i.k.v. de herdenking van 100 jaar Groote Oorlog 13

14 g Maakt het project deel uit van een (toeristisch-recreatief) netwerk of een groter geheel dat hierdoor versterkt wordt? (5 punten) Betekent dit project een versterking van een (fysisch of thematisch) netwerk of van andere projecten aan de kust? Betreft het een kustbreed project? Spoort het project toeristen aan om ook andere badplaatsen te bezoeken? g Is het project belevingsgericht en / of kwalitatief uitgewerkt? (5 punten) Zijn er interactieve elementen, kan men het thema werkelijk zien, voelen? Wordt het project op originele wijze ontsloten? Is het thema voldoende belevingsgericht uitgewerkt? Wordt er in het project voldoende aandacht besteed aan kwaliteitsvolle en duurzame uitwerking? g Wordt er voldoende aandacht besteed aan de communicatieve ontsluiting van het project? (5 punten) Wordt er voldoende aandacht besteed aan de communicatieve ontsluiting van en promotie voor het project (on- en offline)? g Geeft het project voldoende aandacht aan publieksonthaal en begeleiding? (5 punten) Zijn er voldoende openingsuren en tijden? Is er voldoende aandacht voor talen? Wordt er extra duiding gegeven? Is er een brochure? Is het mogelijk om te reserveren? Is er parking? Scoort het project voldoende op bereikbaarheid en toegankelijkheid? Geeft het project voldoende aandacht aan gastvrijheid, dienstverlening en onthaal? g Levert het project een socio-economische bijdrage? (5 punten) Levert het project een bijdrage inzake inkomstencreatie en werkgelegenheid? Stelt het project de socio-economische positie van de kust veilig? 14 Impulsprogramma: thematische oproep 2012

15 3 Procedure 3.1 Hoe een aanvraag indienen? De volgende instanties komen in aanmerking voor betoelaging: g De aanvragen kunnen ingediend worden vanaf 1 november 2011 tot uiterlijk 1 februari g Een aanvraag is officieel vanaf het ogenblik dat de aanvrager een volledig ingevuld en ondertekend aanvraagformulier, vergezeld van de vereiste bijlagen, heeft bezorgd aan Toerisme Vlaanderen bij het secretariaat voor het impulsprogramma kust. Het aanvraagformulier moet zowel via de post als digitaal ingediend worden. Verdere instructies vind je in het aanvraagformulier en de bijlagen. g Een kopie van het aanvraagformulier, het kosten- en financieringsplan en de relevante stukken uit de bijlagen moeten ter kennisname en advies verstuurd worden naar Westtoer apb. 3.2 Organisatiestructuur In het impulsprogramma kust wordt gewerkt met een dubbele structuur: een prospectie- & regiegroep en een beleidsstuurgroep. Het agentschap Toerisme Vlaanderen en het autonoom provinciebedrijf Westtoer hebben een centrale opdracht in de opvolging van het impulsprogramma. Vertegenwoordigers van beide organisaties doen de prospectie en regie. De prospectie- & regiegroep staat in voor: g het opmaken van de indicatieve lijst voor de planperiode; g het prospecteren van de projecten; g projecten helpen ontwikkelen en begeleiden tot volwaardige en voldragen projecten; g ambtelijk advies verschaffen aan de beleidsstuurgroep over projecten op de indicatieve lijst en over de technische en financiële haalbaarheid (met inbegrip van de haalbaarheid van de cofinanciering) van de projecten op de indicatieve projectenlijst; g begeleiding van de projecten die via het specifiek impulsbudget kust worden gesteund; g rapporteren aan de beleidsstuurgroep over de stand van zaken in de uitvoering van de projecten. De beleidsstuurgroep bestaat uit publieke en private toeristische actoren aan de kust. De samenstelling is als volgt: g kabinet van de minister bevoegd voor toerisme, tevens voorzitter; g administrateur-generaal van Toerisme Vlaanderen; g vertegenwoordiger van het departement internationaal Vlaanderen; g twee vertegenwoordigers van kustgerelateerde beleidsvelden van de Vlaamse gemeenschap (MDK-LNE); g West-Vlaams gedeputeerde voor toerisme; g afgevaardigd bestuurder van Westtoer apb; g vier vertegenwoordigers van de kustgemeenten (aan te duiden door het platform van kustburgemeesters); g een vertegenwoordiger van de Horeca Vlaanderen; g een vertegenwoordiger van Recread; g een vertegenwoordiger van CIB-kust; g een vertegenwoordiger van Unizo; g het secretariaat wordt waargenomen door Toerisme Vlaanderen. Ondersteuning van evenementen i.k.v. de herdenking van 100 jaar Groote Oorlog 15

16 Volgende taken behoren toe aan de beleidsstuurgroep: g als overlegplatform toezicht houden over de uitvoering van het strategisch beleidsplan voor toerisme aan de kust en op de uitvoering van het impulsprogramma kust; g de indicatieve projectenlijst valideren; g de inhoudelijke sturing en begeleiding van het impulsprogramma kust; g advies verstrekken aan Toerisme Vlaanderen over de projecten die in aanmerking kunnen komen voor steun uit het impulsbudget kust; g rapporteren over de stand van zaken in de uitvoering van het impulsprogramma kust. Het agentschap Toerisme Vlaanderen neemt de taak van het projectsecretariaat en de coördinatie op zich. 3.3 Hoe verloopt de verdere procedure? Aanvrager dient subsidieaanvraag in (1 november februari 2012) TVL bezorgt ontvangstmelding met opvraging ontbrekende stukken (indien van toepassing) (binnen de maand na ontvangst) TVL bezorgt verklaring dat dossier niet ontvankelijk is (binnen de maand na ontvangst) Aanvrager dient, indien van toepassing, ontbrekende stukken in tegen de gestelde deadline Prospectie- & regiegroep inspecteert het project Indien aanvraag voor beoordeling volledig is, maakt prospectie- & regiegroep advies op. Er wordt afgetoetst aan de beoordelingscriteria (zie 2.5.2) Prospectie- & regiegroep weegt alle ingediende projecten met elkaar af en maakt haar advies over aan de beleidsstuurgroep Beleidsstuurgroep adviseert op haar beurt aan TVL welke projecten worden betoelaagd TVL beslist, afhankelijk van de beschikbare kredieten welke projecten worden betoelaagd TVL brengt de aanvragers op de hoogte van goedkeuring/ weigering 16 Impulsprogramma: thematische oproep 2012

17 Ter info: g Niet ontvankelijk betekent dat de aanvraag niet past binnen de bepalingen van het besluit van de Vlaamse regering van 2 april 2004, de richtlijnen en de bijkomende richtlijnen per impulsprogramma die zijn omschreven in de oproep (handleidingen) voor de kust, de Vlaamse kunststeden - Brussel, de Vlaamse regio s of themaoproep; g Nieuw bij het Impulsprogramma kust is de mogelijkheid om beroep aan te tekenen tegen de beslissing van Toerisme Vlaanderen. Voor informatie kan je terecht bij de medewerkers van het secretariaat impulsprogramma kust. 4 Rapportage en uitbetaling 4.1 Rapportage g De aanvang van het project moet gemeld worden aan Toerisme Vlaanderen. Ook de officiële openingsdatum van het project (indien van toepassing) moet doorgegeven worden aan het agentschap. g Tijdens de realisatie en bij het einde moet de begunstigde Toerisme Vlaanderen halfjaarlijks op de hoogte houden van het verdere verloop van het project. Dit gebeurt aan de hand van een model en omvat onder meer een inhoudelijk en financieel verslag, digitaal fotomateriaal en een overzicht van de bezoekersaantallen. Deze rapportagedocumenten worden halfjaarlijks door Toerisme Vlaanderen opgevraagd. g Voor projecten waarbij communicatie- / promotiemateriaal of een andere informatiedrager wordt betoelaagd, dient de begunstigde minstens vijf exemplaren hiervan gratis aan Toerisme Vlaanderen te bezorgen. Toerisme Vlaanderen kan steeds extra gratis exemplaren opvragen. Ondersteuning van evenementen i.k.v. de herdenking van 100 jaar Groote Oorlog 17

18 g Voor projecten in verband met recreatieve lussen en netwerken: - De begunstigde bezorgt Toerisme Vlaanderen 10 gratis exemplaren van alle kaarten en brochures over deze routestructuren. - De begunstigde overhandigt bij elke latere heruitgave 5 gratis exemplaren aan Toerisme Vlaanderen. - Toerisme Vlaanderen kan steeds extra gratis exemplaren opvragen. - De definitieve trajecten van de lussen of netwerken en alle overige kaartaanduidingen moeten ook digitaal in GIS (in ESRI-shapefiles voor vectoriële bestanden of (geo)tiff-bestanden voor rasterdatasets) aan Toerisme Vlaanderen aangeleverd worden (voor eigen gebruik en voor marketingdoeleinden, in samenspraak met de initiatiefnemer van het project). Voor meer informatie contacteer je het secretariaat van het impulsprogramma kust. - De definitieve bestanden van alle digitale routestructuren moeten ook aan Toerisme Vlaanderen aangeleverd worden. g Vormings- of bijscholingspakketten, digitale applicaties en audiovisuele content moeten aan Toerisme Vlaanderen (digitaal) ter beschikking worden gesteld. 4.2 Uitbetalingsvoorwaarden g De subsidie wordt uitbetaald aan de begunstigde(n), diegene(n) aan wie de subsidie wordt toegekend of aan de rechtsopvolger(s) wanneer deze vóór of in de loop van de uitvoering van het project overneemt van de oorspronkelijke begunstigde(n). Indien de begunstigde de verkregen subsidie wenst ter beschikking te stellen van projectpartners, dient de begunstigde duidelijke samenwerkingsovereenkomsten in te dienen. g Na ontvangst van de ondertekende verbintenis zal er een eenmalig voorschot van 20 % van het toegekende subsidiebedrag aan de begunstigde worden uitbetaald. g De subsidie moet verantwoord worden om tot de uitbetaling ervan te kunnen overgaan. Nadat het voorschot van 20 % volledig verantwoord is, kunnen één of meerdere betalingsaanvragen, vergezeld van de nodige verantwoordingsstukken (facturen, betalingsbewijzen, vorderingsstaten ), ingediend worden voor uitbetaling van het saldo van de subsidie. Voor het indienen van een betalingsaanvraag dient de aanvrager gebruik te maken van de handleiding Instructies voor begunstigden, opgemaakt door Toerisme Vlaanderen. Per aanvraag moeten minimaal 20 % van de subsidiabele kosten verantwoord worden. g Belangrijk: facturen komen enkel in aanmerking voor betoelaging als ze dateren van na de aanvraagdatum (uitzondering: kosten voor een toegankelijkheidsdoorlichting door een erkend adviesbureau mits officiële aanmelding van het project op voorhand), op naam van de aanvrager staan en vergezeld worden van de betalingsbewijzen. Toerisme Vlaanderen kan ter plaatse of op bepaalde stukken controle uitoefenen op de toepassing van de bepalingen van het besluit, met inbegrip van het onderzoek van de aanvragen en de aanwending van de financiële steun. g Het insturen van een ondertekende verbintenis en zekerheidsstelling (indien van toepassing), het naleven van de toegankelijkheidsnormen en van de principes van duurzame ontwikkeling zijn verplichte voorwaarden tot uitbetaling van de subsidie. g De laatste schijf van het subsidiebedrag (20 %) wordt pas uitbetaald na de controle op de naleving van de toegankelijkheidsnormen (eindcontrole) en van de voorwaarden die werden gesteld in de ondertekende verbintenis. g Terugvordering: wanneer de aanvrager of het project niet langer voldoet aan de bepalingen van het besluit van de Vlaamse regering van 2 april 2004, de richtlijnen en de bijkomende richtlijnen per impulsprogramma (omschreven in de oproep (handleidingen) voor de kust, de Vlaamse kunststeden/brussel, de Vlaamse regio s of themaoproep) kan Toerisme Vlaanderen de goedkeuring van het toeristisch-recreatief project intrekken of schorsen, de financiële steun schorsen of stopzetten en zo nodig de toegekende en uitbetaalde financiële steun geheel of gedeeltelijk terugvorderen. 18 Impulsprogramma: thematische oproep 2012

19 5 Toegankelijkheid Toerisme Vlaanderen streeft naar een comfortabele toegankelijkheid van alle projecten. Toegankelijkheid gaat echter verder dan aanpassingen aan het sanitair, de parking en toegang. Er bestaan bijvoorbeeld ook toegankelijkheidsnormen voor de inrichting van een bezoekerscentrum, het opmaken en plaatsen van infoborden en kiosken. Het toegankelijkheidsaspect vormt een belangrijk aspect bij het adviseren van projecten. Lees daarom de infobundel. Zoals in die infobundel wordt weergegeven, is een toegankelijkheidsdoorlichting verplicht voor: g alle nieuwbouwprojecten; g structurele verbouwingen en (her)inrichtingen van infokantoren, bezoekerscentra en andere bouwwerken (bijvoorbeeld uitkijktorens); g infrastructuurwerken en aanleg van de buitenomgeving (bijvoorbeeld startpunten fiets- en wandelpaden, groendomeinen, aanlegsteigers, jachthavens, ). Neem indien nodig contact op met het secretariaat voor het impulsprogramma kust voor advies over de noodzaak van een toegankelijkheidsdoorlichting voor een project en voor advies over de implementatie van de voorgestelde aanpassingswerken. De websites die door Toerisme Vlaanderen worden betoelaagd, moeten het label AnySurfer behalen. Voor evenementen moet er een toegankelijkheidsplan worden opgemaakt dat ter goedkeuring voorgelegd wordt aan Toerisme Vlaanderen. 6 Duurzaamheid Naast toegankelijkheid vormt ook duurzaamheid een belangrijk aspect en streefdoel. Toerisme Vlaanderen geeft een aantal tips en stelt maatregelen voor die helpen effectief en duurzaam om te gaan met sociale, economische en ecologische uitdagingen die projecten met zich meebrengen. Dit kan je nalezen in de infobundel en de handleiding voor een duurzame organisatie van evenementen. 7 Begeleiding en opvolging Westtoer apb en Toerisme Vlaanderen geven indien gewenst advies bij de voorbereiding van uw dossier. Voor projecten onder maatregel 1 Investeringen kunt u terecht bij: Westtoer apb Koning Albert I Laan Brugge T E geert.horens@westtoer.be E annelies.gobert@westtoer.be Voor projecten onder maatregel 2 Sectorondersteuning en maatregel 3 Imagoversterkende evenementen en marketing kan u terecht bij: Toerisme Vlaanderen secretariaat impulsprogramma voor de kust - gebouw DAB Vloot Sir Winston Churchillkaai Oostende T E kustimpuls@toerismevlaanderen.be Ondersteuning van evenementen i.k.v. de herdenking van 100 jaar Groote Oorlog 19

20 Een project kent verschillende fasen. Tussen idee, concrete uitwerking en evaluatie lopen vaak verschillende jaren. Tijdens elk van deze fasen willen Toerisme Vlaanderen en de prospectie- & regiegroep hun expertise ter beschikking stellen zodat dit kan resulteren in kwaliteitsvolle en gedragen toeristisch-recreatieve projecten. Zowel voor het opstarten van een aanvraagdossier als tijdens en na de realisatieperiode van een project geeft Toerisme Vlaanderen inhoudelijke feedback en advies op basis van opgebouwde kennis, expertise en ervaring. 8 Contact Toerisme Vlaanderen secretariaat impulsprogramma kust - gebouw DAB Vloot Sir Winston Churchillkaai Oostende Voor alle vragen in verband met het impulsprogramma kust neem je contact op met het secretariaat: T E kustimpuls@toerismevlaanderen.be Volgende informatie is online beschikbaar of kan je bij ons opvragen: g de handleiding voor een duurzame organisatie van evenementen; g de richtlijnen i.v.m. routestructuren; g de lijst / kaart van de door Toerisme Vlaanderen geselecteerde gebieden voor de uitbouw van wandelnetwerken o.b.v. knooppuntenbewegwijzering; g de brochure Instructies voor begunstigden ; g het logo van Toerisme Vlaanderen, de kust en de Vlaamse overheid; g een vlag van Toerisme Vlaanderen en van de kust; g de te volgen procedure voor het instellen van een beroep. Copyrights beeldmateriaal: Toerime Vlaanderen en Westtoer g het subsidieaanvraagformulier; g het kosten- en financieringsplan; g de modelverklaring inzake de-minimissteun; g de infobundel en infofiches i.v.m. toegankelijkheid; g de infobundel i.v.m. duurzaamheid; 20 Impulsprogramma: thematische oproep 2012

21 Ondersteuning van evenementen i.k.v. de herdenking van 100 jaar Groote Oorlog 21

22