Notulen ALV Sterrenwacht Sonnenborgh Utrecht 28 april, /12

Transcriptie

1 Notulen ALV 2012 Sterrenwacht Sonnenborgh Utrecht 28 april, /12

2 Aanwezig: Peter Perdijk (voorzitter), Rianne Plantenga (penningmeester), Leon Oostrum (HB-lid), Tim Verhagen (HB-lid), Steven Rieder (HB-lid), Leon Timmermans (HB-lid), Tessa Haverkamp (HB-lid), Maurits Dorlandt (HB-lid), Rafael Mostert (notulist), Pieter van Laatum, Martijn van der Meulen, Patrick Keller, Paul Perdijk, Ramon van der Hilst en Timo Gilhuis. Afwezig: Zeb Nemeth (secretaris) en Leon Timmermans (HB-lid) Opening : 13:07 In Memoriam We staan stil bij het overlijden van Sjoerd Hardeman en Frank Kooiman. Vaststelling agenda 1. Toevoeging agenda punt vanuit het HB: Vaststelling Contributies. a. We willen van het vaststellen van de contributie een permanent agendapunt maken op de ALV en zo in het vervolg elk jaar de contributie vaststellen. Dit hoeft niet per se een voorstel tot verhoging van de contributie te beteken maar kan ook voorstel tot behoudt van de huidige contributiegelden betekenen. 2. Er zijn geen toevoegingen aan de agenda vanuit de ALV Mededelingen 1. Mededelingen vanuit het HB a. De JWG heeft een donatie van vijf verrekijkers, van House of Outdoor en Optics gekregen via het project Second Life Optics. b. Het kaderweekend 2012 zal plaatsvinden van 21 tot 23 september. 2. Mededelingen vanuit de ALV a. Geen. Ingekomen stukken 1. Kascommissie, Verslag en Gedicht kascommissie Zie Financiën boekjaar Notulen ALV der JWG Het HB vraagt of de notulen zijn doorgelezen en of er nog commentaar is op de notulen. a. Zie appendix A voor de notulen van ALV Goed of afkeuring van de notulen met inwerken van de bovengenoemde punten. De notulen van ALV 2011 zijn zonder opmerkingen door de ALV goedgekeurd. 2/12

3 Jaarverslag Visie van het HB over hoe 2011 is verlopen en een korte reflectie met betrekking op de beleidspunten van vorig jaar. a. Zie appendix B voor het jaarverslag 2011 b. Uitgeven van een universum special Het uitgeven van de UV special is gelukt, het tijdschrift word op dit moment door het hele land verspreid. Patrick Keller: De special is erg gewild in de sterrenwacht bij mij in de buurt. Steven Rieder: De UV special is tijdloos en goed ontvangen maar heeft jammer genoeg niet tot nieuwe leden geleid. Als er een volgende special komt zal daar meer de nadruk op gelegd moeten worden. Paul Perdijk: De UV special heeft misschien niet direct geleid tot nieuwe leden maar heeft wel de naamsbekendheid van de JWG vergroot en dat is ook een doel op zich. c. Opzetten van jubileumcommissie Een jubileumcommissie (JubCom) is opgezet, en is bezig met het organiseren van landelijke jubileum activiteiten. d. Wiki-based website lanceren. De vernieuwde JWG website is zoals gepland gelanceerd. De voorzitter: De website is makkelijker in gebruik en trekt meer bezoekers. e. Opzetten van meer beginnerscursussen door de afdelingen Maurits heeft de afdelingen een enorme push gegeven, met zijn inzet en die van de afdelingen zijn er meer dan vijf beginnerscursussen georganiseerd (Afd. Amersfoort was zelfs goed voor twee cursussen). De beginnerscursussen leiden tot nieuwe leden en zijn daarom goed voor vereniging. f. Betere ondersteuning van de afdeling met betrekking op financiën De penningmeester heeft de afdelingen hulpmiddelen aangeboden m.b.t. de financiën o.a. met templates voor afdelingsbegrotingen. De penningmeester geeft meer en direct feedback op de afdelings financiën. g. Aantrekken van een afdeling coördinator (AfCo)voor de huidige afdelingen en een voor het opzetten van nieuwe afdelingen. We zijn nog steeds op zoek naar twee AfCo s. Eén ter ondersteuning van het opzetten van nieuwe afdelingen en de ander ter ondersteuning van de reeds actieve afdelingen. Het invullen van deze vacatures is niet gelukt en hier zal dus dit jaar weer volop aan gewerkt worden. h. Terugdringen van openstaande debiteuren en zo veel mogelijk afschrijven van debiteuren waarvan verwacht wordt niet meer geïnd te kunnen worden. Er is een actief beleid gevoerd om openstaande posten uit de oude boekhouding af te schrijven (zie ook agendapunt Financiën boekjaar 2011 ). i. Internationale Bijeenkomst met de JVS Deze bijeenkomst heeft plaatsgevonden. 3/12

4 Het was niet druk, de opkomst was lager dan verwacht. De bijeenkomst is misschien voor herhaling vatbaar. De voorzitter is tevreden over de prestaties van het HB in het afgelopen jaar. 2. Het HB zal vragen of het jaarverslag van 2011 is doorgelezen en of er nog commentaar is op het verslag. (Notitie: op de ALV is besloten om het commentaar op het jaarverslag uit te stellen, in werkelijkheid heeft dit commentaar dus pas na de pauze plaatsgevonden) a. Patrick Keller heeft de volgende toevoeging aan het jaarverslag voor het stuk over Afdeling Amersfoort: de scouting is langs geweest bij afdeling Amersfoort tijdens een bijeenkomst en de afdeling is op scoutingkamp bezoek geweest. b. Paul Perdijk heeft de volgende toevoeging aan het jaarverslag voor het stuk over PromCom: De PromCom was afgelopen jaar aanwezig bij De Nacht van de Nacht in Arnhem. c. Ramon van der Hilst: Jullie klinken te negatief over de dag van Gagarin (JVS bijeenkomst) die gehouden werd bij SpaceExpo. Reactie HB: Door het mooie weer waren er minder mensen dan verwacht. Misschien klinkt dat beter. De ALV keurt het jaarverslag van 2011 goed met de bovenstaande wijzigingen. Financiën boekjaar Financieel Verslag 2011 a. Zie Appendix C voor het Financieel Verslag b. Zie Appendix D voor een toelichting van het verslag door de penningmeester. c. De penningmeester ligt toe dat de post overige bestaat uit gezinsleden en niet-betalende leden zoals universiteiten, en andere adressen. d. Patrick Keller merkt op dat de 100 euro voor Amersfoort inbegrootte uitgaven mogelijk niet kloppen omdat de afdeling 500 euro kan laten terugvloeien naar de landelijke JWG. De penningmeester zegt dit volgend jaar mee te nemen in de begroting. e. Ramon over de afgeschreven koepelcredits bij de correcties: Zegt de Koepel ook niet te weten waar die schulden van ons aan hun voor stonden? Volgens de penningmeester weten we het niet en omdat de posten minstens 5 jaar oud zijn is het lastig om uit te zoeken. Het gaat overigens alleen om het oude deel van de credits, de rest blijft wel gewoon staan. f. Timo vraagt onder welk kopje halfjaarsleden staan. De penningmeester laat weten dat nieuwe halfjaarsleden onder accept giro staan. 2. Verslag kascommissie. 4/12

5 Beste ALV, De kascommissie voor het boekjaar 2011 bestond uit Petra van der Meijs, Jorden Voogd en Frank Wijgerse. Helaas kan geen van ons drieën vandaag op deze ALV aanwezig zijn, dus brengen wij via deze weg verslag uit. De kascommissie heeft in het afgelopen jaar op twee momenten de boekhouden van de JWG gecontroleerd. Eenmaal in het najaar van 2011 en eenmaal enkele weken geleden. Ook de JWG zit in een financiële crisis. De boekhouding was niet op orde en moest worden uitgezocht. Veel debiteuren moesten worden afgeschreven. Hoewel het niet prettig is dat de JWG nu minder kapitaal heeft, heeft het opschonen van de balans nu wel voor een veel betere balans gezorgd. Hierdoor is er beter inzicht in de financiën en kan gewerkt worden aan het weer beter maken van de financiële situatie van de JWG. Hiervoor moet zeker de komende jaren aandacht blijven! Rianne en Leon hebben hier zeer goed werk voor verricht. De balans van de JWG geeft nu weer een juist weergave van de financiën, er is een degelijk financieel verslag en boekhouding. De kascommissie adviseert de ALV dan ook de penningmeesters te complimenteren met het werk het afgelopen jaar en ze voor het boekjaar 2011 te dechargeren. We hebben het ook nog, zoals de traditie dit vereist, samengevat in het volgende gedicht; 3. Gedichtje Kascommissie a. Peter Perdijk leest het gedicht voor (zie Appendix E). b. De penningmeester word door de ALV gedechargeerd en het Financieel verslag 2011 goedgekeurd. 4. Dechargeren van de Kascommissie 2011 a. De ALV bedankt de kascommissie voor zijn beschikbaarheid en dechargeert de kascommissie. De vergadering wordt om 14:00 een kwartier geschorst voor een korte pauze. Bestuursmutaties 1. Aftreden a. Maurits Dorlandt, Afdelingscoördinator Peter Perdijk: Maurits heeft als AfCo 3 jaar volgemaakt. Maurits: Ik ben tijdens de bijzondere ALV van 2009 aangesteld en ik zal nog af en toe wat werk verrichten voor de JWG. Ik heb het werk als AfCo leuk gevonden vanwege de opgedane contacten en de uitdagingen die het met zich meebracht. Helaas heb ik geen opvolger voor mijn positie kunnen vinden en ik hoop dat er nog mensen zijn die zich zullen melden voor de functie, AfCo s zijn namelijk erg belangrijk voor de ledenaantallen. Ik moedig de ALV bezoekers aan om deze functie te overwegen. 5/12

6 Peter Perdijk: Maurits heeft ons met zijn tomeloze enthousiasme geïnspireerd, en bovendien heeft zijn inzet geleid tot vele beginnerscursussen. Als bedankje hebben we zes speciaalbieren uitgezocht waarvan we uit ervaring weten dat je ze lekker zult vinden en een voor jou onbekende wijn waarvan we hopen dat je hem lekker zult vinden. Maurits: Ik heb veel geleerd van werk als AfCo en zou het zo nogmaals gedaan hebben. Maurits wordt bedankt door de ALV. b. Steven Rieder Hoofdredacteur Universum Peter Perdijk: Steven wou altijd graag korte vergaderingen, en heeft daar mede voor gezorgd door het UV agendapunt altijd kort te houden. Dit kon omdat Steven altijd orde op zaken had. Steven heeft de UV van blauwe cover, naar full color cover, naar volledig full colour gemaakt en dit alles binnen de begroting. Steven heeft de UV naar een nieuw niveau getild en heeft er voor gezorgd dat de UV een mooie uiting is van wie we zijn en waar we voor staan als JWG. Steven: We zijn Anna Latour nog een applaus verschuldigd voor haar enorme inzet als UV redactielid. Rafael: Als dank voor je werk als hoofdredacteur en HB-lid hebben we voor jou een bordspel uitgezocht. Steven wordt bedankt door de ALV. c. Zeb Nemeth, Secretaris Zeb is een jaar lang secretaris geweest in het HB en heeft zijn werk stopgezet om een wereldreis te maken. Na zijn terugkomst zal hij naar eigen zeggen overwegen om terug te komen in het HB. Notitie: Zeb is i.v.m. zijn reis al tijdens een eerdere HBV bedankt voor zijn werk als secretaris met een cadeautje. Zeb wordt bedankt door de ALV. d. Tim Verhagen, Vice-Voorzitter De termijn van Tim loopt af. Hij wil graag door als HB-lid en stelt zichzelf beschikbaar voor een tweede termijn. 3. Voorgesteld worden: a. Rafael Mostert als Secretaris Zonder bezwaren door de ALV aangenomen. b. Tim Verhagen als Algemeen Bestuurslid 6/12

7 Het HB ziet Tim graag in een tweede termijn terug. Zonder bezwaren door de ALV aangenomen. Beleid en bestuur 1. Stimuleren van de Afdelingen a. Meer leden vanuit de beginnerscursussen Op dit moment is het ledenaantal aan de lage kant en dus zijn beginnerscursussen voor het voortbestaan van de JWG belangrijk. b. Uitbreiden van ondersteuning van de afdelingen als het gaat om het maken van promotie van de eigen afdeling. Dit zodat de afdelingen deze kunnen gebruiken ter promotie van de JWG. 2. Promotie a. Nieuwe flyer Er is gewerkt aan een nieuwe flyer, deze zal binnenkort gedrukt worden. De flyer kan gebruikt worden bij het promoten van de JWG als vereniging. 3. Financiën a. Opbouwen van reserveringen weer mogelijk maken. Het is nu zaak om ons kapitaal op te bouwen, zodra het kapitaal op peil is kunnen bestaande of nieuwe reserveringen aangevuld worden. b. Kampreservering als financieel vangnet Om financiële dekking voor kampen te garanderen (bijv. in het geval dat een kamp geannuleerd word en de locatie wel betaald moet worden), is het opbouwen van een kampreservering noodzakelijk. c. Apart investeringsplan voor kampen Vanuit de kampgroep zal een apart investeringsplan komen, om zo duurzame aanschaffen ten behoeve van de kampen buiten de begroting van de kampen te plaatsen. 4. Internet a. is het afgelopen jaar al vernieuwd en ziet er nu beter uit en trekt meer bezoekers. 7/12

8 Er zijn plannen om te vernieuwen. b. Webshop Er zijn plannen om een webshop op de JWG site te zetten om zo de verkoop van brochures e.d. te versimpelen en te stimuleren. 5. Kampen a. ALPenAstronomiesKAmp (ALPAKA) heeft nog niet het minimaal aantal inschrijvingen binnen. Het HB verzoekt de bezoekers van de ALV dan ook om zich aan te melden voor dit fantastische kamp. 6. Jubileum b. ORionideKamp (ORKA) is dit jaar tijdens het kaderweekend nieuw leven in geblazen. a. Sterrenkundig festival De door de JubCom georganiseerde jubileum activiteiten zullen plaatsvinden onder de volgende naam: Het sterrenkundig festival. b. Excursie naar Space Expo Een excursie naar Space Expo staat in ieder geval al vast. Er zal binnenkort meer informatie beschikbaar komen over het sterrenkundig festival. Vertrouwenspersoon 1. Hilde Lotte Buys, Juliëtte Verberk en Tim Verhagen hebben het voorstel uitgewerkt om de functie van vertrouwenspersoon in te voeren. a. Huisregels Er is een document opgesteld waarin we definiëren wat de huisregels zijn van de JWG waaraan iedereen zich dient te houden, deze moeten bij de kampdeelnemers bekend worden gemaakt. b. Vertrouwenspersoon reglement Er is een vertrouwenspersoon reglement geschreven. Deze is uitgedeeld tijdens de ALV. (Zie punt 3) c. Vertrouwenspersoon protocol Het protocol is in feite een richtlijn Wat te doen bij ongewenst gedrag. 2. Tim: We zijn in gesprek met potentiële kandidaten voor de rol van vertrouwenspersoon, deze maken we nu nog niet bekend. 8/12

9 a. Als er een vertrouwenspersoon is gevonden zal dit op de website worden aangekondigd en zal het naar de kampen en afdelingen gecommuniceerd worden. Paul Perdijk vraagt wat de kampen kunnen betekenen voor de vertrouwenspersoon? Tim: De kampgroep hoeft er hooguit voor te zorgen dat de deelnemers en hun ouders afweten van het bestaan van de vertrouwenspersoon bijv. door dit in de kamp welkomsbrief te melden. Ramon vraagt of de vertrouwenspersoon zich persoonlijk kan komen voorstellen aan de kampgroep. Volgens de voorzitter zou dat kunnen. 3. Stemming wijziging Huishoudelijke Reglement Huishoudelijk reglement Hoofdstuk 9: Vertrouwenspersoon Binnen de vereniging zal tenminste één vertrouwenspersoon zijn aangesteld. Zijn taak en bevoegdheden worden geregeld binnen de door de Algemene Ledenvergadering aangenomen notitie Vertrouwenspersoon. Hierdoor zal het huidige hoofdstuk 9 "Slotbepalingen", hernoemd worden naar hoofdstuk 10. Het vertrouwenspersoon reglement en de wijziging van het huishoudelijk reglement zijn beide zonder bezwaar, unaniem aangenomen door de ALV. Financiën boekjaar Begroting 2012 a. Zie Appendix F voor de begroting van 2012 b. Zie Appendix D voor een toelichting van de begroting door de penningmeester. 2. Vragen betreffende de begroting: a. Paul Perdijk: Hoeveel word er jaarlijks voor dingen zoals dit jubileum inbegroot (reservering bijzondere activiteiten)? Penningmeester: op dit moment zit er 2400 euro in de reservering bijzondere activiteiten. We zullen voor het jubileum een reservering aanspreken maar geen reserveringen aanvullen omdat we daar voor 2012 niet de inkomsten voor verwachten te hebben. b. Maurits: Er is nu 0 euro inbegroot voor Arnhem voor 2012, dat gaat misschien niet werken, er is minstens 100 euro voor nodig. Penningmeester: We kunnen wat geld van de post afdelingen algemeen (welke o.a. bestemd is voor de reiskosten van de AfCo) afhalen. Afdeling Arhnhem krijgt dan 100 euro 9/12

10 inbegroot en afdelingen algemeen word dan verlaagt naar een bedrag van 50 euro. 3. Goedkeuring begroting 2012 Met de aanpassing van de begroting met de bovengenoemde correctie is de begroting voor 2012 unaniem aangenomen door de ALV. 4. Instellen van de kascommissie 2012 Leden van de kascommisisie 2012: Petra van de Meijs, Frank Wijgerse, Jorden Voogd. Reserveleden: Patrick Keller en Hans Crijns. Unaniem aangenomen door de ALV. Vaststelling contributie Het HB stelt voor om de contributies over 2013 ongewijzigd te laten. Redenen hiervoor zijn: a. De kascommissie heeft aangegeven dat een verhoging van de contributie ongewenst is na de contributie verhoging van 2012 en adviseert hier dit jaar niets aan te doen. b. Het HB heeft signalen gekregen vanuit het kader dat voor beginnerscursussen en de weekendkampen de bijdrage voor de JWG (het halfjaar lidmaatschap) zwaar weegt op de totale kosten. Verdere verhoging is ongewenst. c. Het HB verwacht dat een tweede verhoging negatieve effecten heeft op de ledenaantallen van de JWG. d. Vanuit de afdelingen en kampen wordt hard gewerkt aan nieuwe ledenaanwas, ook verwachten we geen sterke daling van het ledenaantal meer door het uitschrijven van wanbetalers zoals dit is gebeurd in Vragen/opmerkingen betreffende de vaststelling van de contributie: Paul Perdijk stelt voor de huidige contributie naar boven af te ronden op gehele euro s. Timo vraagt of de afgelopen verhoging gevolgen gehad heeft het ledenaantal. Volgens de voorzitter zijn er geen signalen dat de verhoging voor leden rede was tot het opzeggen van het lidmaatschap. 3. Stemming vaststelling contributie Het ongewijzigd laten van de contributie is door de ALV aangenomen. Tevens is hiermee het voorstel van Paul Perdijk afgewezen. Raad van Commissarissen De Raad van Commissarissen (RvC) is een orgaan welke een controlerende functie heeft op de financiën en het beleid van Stichting Universum (Stuv). Stuv heeft zijn eigen statuten en staat financieel los van de JWG. De RvC is ingesteld om vanuit de JWG controle uit te oefenen op de activiteiten van Stichting Universum. De RvC bestaat uit drie leden die gerouleerd om het jaar aftreden. 10/12

11 1. Aftreden van Elisabeth Lodder (afwezig) Elisabeth Lodder treedt dit jaar af als lid van de RvC en is bereid een tweede termijn op zich te nemen. 2. Stemming tot aanstellen van Elisabeth Lodder als lid der RvC. De ALV heeft zonder bezwaren en unaniem ingestemd met de tweede termijn van Elisabeth Lodder als lid der RvC (van 2012 tot 2015). Commissie van Beroep De Commissie van Beroep heeft als taak het bemiddelen in voorkomende conflicten tussen leden, afdelingen en het hoofdbestuur. De Commissie bestaat uit 3 leden en 3 reserve leden die gerouleerd om het jaar aftreden. De reserve leden zijn ter vervanging wanneer een van de leden direct of indirect betrokken is bij het conflict en dus geen objectief besluit kan maken. 1. Aftreden van Wouter van Reeven als lid (afwezig) en Rogier van het Schip als reserve-lid (afwezig). Wouter van Reeven treedt dit jaar af als lid en Rogier van het Schip als reservelid. 2. Stemming tot het aanstellen van Rogier van het Schip als lid en Joost Hartman als reserve lid der Commissie van beroep. De ALV heeft het bovengenoemde voorstel van aanstelling unaniem aangenomen. w.v.t.t.k. 1. Paul Perdijk: word er aan leden gevraagd wat de reden van het opzeggen van hun lidmaatschap is als dit zich voordoet? Tessa: Meestal wel ja, de meest genoemde reden is veranderende interesses. Paul Perdijk: het is goed om te weten waarom leden opzeggen dus vraag er vooral naar. 2. Maurits: Zijn er al concrete plannen voor de opvolging van mij en Steven? De voorzitter: Het HB heeft in eigen kring al zijn contacten al tevergeefs gevraagd, we verzoeken daarom iedereen om mee te helpen in de zoektocht naar potentiële AfCo kandidaten en zullen deze oproep ook tijdens het komend kaderweekend herhalen. Het zal in de tussentijd behelpen zijn zonder AfCo. Bij de UV zal het hoofdredacteur werk onderling tussen de schrijvers verdeeld worden en het communicatiewerk vanuit de UV naar het HB toe zal in die tussentijd ook behelpen zijn. 3. Paul Perdijk: Is het nieuwe kampreglement al aangenomen? De penningmeester: Nee nog niet. Paul Perdijk: Het oude reglement is heel oud en er ligt al een concept reglement sinds 2011, zorg er dus a.u.b. voor dat dit snel word aangenomen. De voorzitter laat weten de kampgroep te blijven pushen. Rondvraag Er zijn geen vragen bij de rondvraag. 11/12

12 Sluiting: 15:30 12/12