Dashboard & Grafische module Aanvullende instructies voor het grafisch weergeven van boekhoudcijfers en het aanpassen/creëren van eigen grafieken.

Transcriptie

1 Dashboard & Grafische module Aanvullende instructies voor het grafisch weergeven van boekhoudcijfers en het aanpassen/creëren van eigen grafieken. Rel Inaras N.V. DASHBOARD & GRAFISCHE MODULE 1/16

2 DASHBOARD & GRAFISCHE MODULE 2/16

3 Inhoudstafel INHOUDSTAFEL... 3 INLEIDING... 4 Instellingen... 4 DASHBOARD... 5 Standaard voorgedefiniëerde grafieken... 7 GRAFISCHE MODULE... 8 Bewerken bestaande grafiek... 9 Wizard selecteren gegevens... 9 Opmaak x-as... 9 Opmaak y-as Aanpassen kleurschema Voorbeelden specifieke selecties Voorbeeld 1. Procentuele weergave Voorbeeld 2. Vergelijking periodes Syntax grafieken formules X-Values: Set.Year Set.Year[<max_aantal_jaren>] Set.Year[<max_aantal_jaren>,<index_van_periode>] Set.ActivePeriod Set.ActivePeriod[<max_aantal_periodes>] Set.Period Set.Period[<max_aantal_periodes>] Set.Range[<min_value>,<max_value>,<step>] Y-Values: Accounts.Diff[x,<account_nr>] Accounts.Saldo[x,<account_nr>] OpenAmount.Client[x,<rangeValue>,<max_range>,<min_range>] OpenAmount.Supplier[x,<rangeValue>,<max_range>,<min_range>] DASHBOARD & GRAFISCHE MODULE 3/16

4 Inleiding Deze handleiding beschrijft de functionaliteit die Octopus aanbiedt om zakencijfers in grafische vorm weer te geven. Het Dashboard zonder meerprijs in alle Octopus versies aanwezig laat u toe cijfers uit uw boekhouding op een grafische manier weer te geven. Met de optionele Grafische Module kan u niet alleen de standaard aangeleverde grafieken aanpassen maar ook onbeperkt nieuwe grafieken aanmaken, aanpassen en afdrukken. Instellingen Het Dashboard is standaard aanwezig en op te roepen met het vanuit het menu Lijsten, Dashboard. De Grafische Module is een aanvullende module. Om de Grafische Module te gebruiken dient dit door Inaras NV geactiveerd te worden. Er zijn geen andere instellingen binnen het dossier nodig. Voor meer informatie over prijs en activatie kan u terecht via info@octopus.be DASHBOARD & GRAFISCHE MODULE 4/16

5 Dashboard Het Dashboard wordt opgeroepen vanuit het menu Lijsten, Dashboard of met de werkbalkknop Openen van het dashboard Een aantal basisgrafieken worden getoond. Klikken op een van de onderaan getoonde grafieken zal deze bovenaan vergroot weergeven. Klik om deze grafiek vergroot weer te geven. DASHBOARD & GRAFISCHE MODULE 5/16

6 Eigen keuze getoonde grafieken Octopus geeft standaard een aantal grafieken waaruit kan gekozen worden. De instellingen worden per gebruiker bewaard. Zo kan ieder individule gebruiker zijn eigen dasboard aanmaken. Instellen grafiekkeuze Na het aanklikken van de knop Grafiekkeuze krijgt men volgend dialoogvenster: Keuzeknop beschikbare grafieken Voor ieder van de zes getoonde grafieken kan men een andere voorgedefiniëerde grafiek kiezen. DASHBOARD & GRAFISCHE MODULE 6/16

7 Standaard voorgedefiniëerde grafieken Octopus voorziet in het standaard dashboard volgende grafieken: Openstaande klanten / Leveranciers Basis: rapport Vervaldagenbalans klanten / Leveranciers Bedrijfskosten (Periode) Bedrijfskosten (Jaar) Basis: rekeningen 60, 61, 62, Financiële middelen (Periode) Financiële Middelen (Jaar) Saldo rekeningen Eigen vermogen (Periode) Eigen vermogen (Jaar) Basis: rekeningen 10-15, 70-79, Bedrijfsresultaat (Periode) Bedrijfsresultaat (Jaar) Basis: rekeningen 70-74, Verkoop (Periode) Verkoop (Jaar) Basis: rekeningen bewerkingen van de rekeningen70-74 in financiële/diverse Bedrijfsopbrengsten (Periode) Bedrijfsopbrengsten (Jaar) Basis: rekeningen Opbrengsten / Kosten / Resultaat (Periode) Opbrengsten / Kosten / Resultaat (Jaar) Basis: rekeningen 70-74, DASHBOARD & GRAFISCHE MODULE 7/16

8 Grafische Module Met de grafische module kunnen niet alleen de bestaande grafieken worden aangepast maar kan men ook zijn eigen grafieken aanmaken en bewaren. Grafieken kunnen ook worden afgedrukt, doorg d of de onderliggende data geëxporteerd naar Excel. De Grafische Module is een aanvullende module. Voor meer informatie over prijs en activatie kan u terecht via info@octopus.be De Grafische Module wordt opgeroepen vanuit het menu Lijsten, Grafieken. Bewerken gekozen grafiek Selecteren bestaande grafiek Tonen geselecteerde grafiek Het aanmaken van een nieuwe grafiek gaat het eenvoudigst indien men een bestaande grafiek als basis neemt. In onderstaand voorbeeld nemen we de in Octopus standaard voorziene grafiek Bedrijfskosten periode als basis voor een nieuwe grafiek. 1. Selecteer de grafiek Klik op bewerken 3. Het dialoogvenster voor het bewerken wordt getoond DASHBOARD & GRAFISCHE MODULE 8/16

9 Bewerken bestaande grafiek Geeft de titel voor de grafiek Kies het grafiektype Gebruik de Wizard voor het selecteren van de gegevens (zie verder) Selecteer tonen van legende en/of titel Kies een ander kleurschema Wizard selecteren gegevens Opmaak x-as 1.Gebruik de wizard voor het opmaken van de x-as 2.Dialoogvenster x-as Mogelijke keuze: Boekjaren Totaalgegevens per boekjaar Actieve periodes Gegevens per boekingsperiode. Alleen geboekte periodes Alle periodes Gegevens per boekingsperiodes. Ook niet geboekte periodes worden weergegeven. Limitering Geef aan hoeveel periodes dienen weergegeven te worden. DASHBOARD & GRAFISCHE MODULE 9/16

10 Opmaak y-as Men kan tot vier gegevensreeksen weergeven in een grafiek. In onderstaand voorbeeld stellen we de y-as (y1) in voor het weergeven van de Loonkost (rekeningen 62 ). 1.Gebruik de wizard voor het opmaken van de y-as 2.Dialoogvenster y-as 3.Selecteer hoe de gegevens dienen weergegeven te worden 4.Selecteer welke gegevens dienen weergegeven te worden In het dialoogvenster zien we de aangepaste formule voor de Y1-as. = Accounts.Diff[x,62] Met de nodige ervaring kan men deze formule rechtstreek aanpassen of vervolledigen. We passen indien gewenst de titel en as-omschrijvingen. In ons geval maken we ook de gegevens voor de assen y2, y3 en y4 leeg. 3.Bewaar de nieuw gedefinieerde grafiek 2.Toon de aanpassingen in Octopus 1.Pas de de omschrijvingen aan aan De nieuwe grafiek wordt automatisch opgeslagen bij de standaardgrafieken en zal vanaf nu altijd beschikbaar zijn. Deze kan dan weer als basis dienen voor een nieuw aan te maken grafiek. DASHBOARD & GRAFISCHE MODULE 10/16

11 Aanpassen kleurschema Behalve de keuze van het type grafiek (3-bar, Area, Bar) kan men ook kiezen voor andere kleurenschema s. 1.Klik op bewerken 2.Selecteer kleurschema 3.Kies een voorbeeldschema 4.Maak indien nodig eigen aanpassingen 5.Bewaar uw aanpassingen onder een eigen naam DASHBOARD & GRAFISCHE MODULE 11/16

12 Voorbeelden specifieke selecties Op basis van de door de Wizard verkregen formules voor de x-as en y-as(sen) kan men zelf complexere grafieken definiëren. Voorbeeld 1. Procentuele weergave Onderstaande grafiek is een voorbeeld van de procentuele weergave van 3 kostenrekeningen t.o.v. de totale kost (rekeningen 61-65) en dit over verschillende boekjaren. Ingegeven formules: x-as: = Set.Year[12] y1-as: = Accounts.Diff[x,612300]+Accounts.Diff[x,615310]+Accounts.Diff[x,616810] / Accounts.Diff[x,61-65]*100 DASHBOARD & GRAFISCHE MODULE 12/16

13 Voorbeeld 2. Vergelijking periodes. Onderstaande grafiek geeft een vergelijking van de verkoop van een boekingsperiode 7 (7 de maand van het boekjaar) voor de laatste 5 boekjaren. Ingegeven formules: x-as: = Set.Year[5,7] y1-as: = - Accounts.Diff[x,70-74] + AccountsFD.Diff[x,70-74] DASHBOARD & GRAFISCHE MODULE 13/16

14 Syntax grafieken formules X-Values: Set.Year ReturnValue: Boekjaren Alle boekjaren ( tot het huidige boekjaar ) X = 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 Set.Year[<max_aantal_jaren>] ReturnValue: Boekjaren Boekjaren ( tot het huidige boekjaar ) beperkt tot <max_aantal_jaren>. Vb: Set.Year[5] : 5 laatste boekjaren X = 2010, 2011, 2012, 2013, 2014 Set.Year[<max_aantal_jaren>,<index_van_periode>] ReturnValue: Periodes Voor alle boekjaren, beperkt tot <max_aantal_jaren>, wordt de periode door <index_van_periode> teruggegeven. Vb: Set.Year[10,2] : Stel dat de boekjaren in maand periodes zijn uitgedrukt en dat de tweede periode van het boekjaar bijvoorbeeld de 8ste maand is. X = , , , , , , , , , Set.ActivePeriod Returnvalue: Periodes Alle periodes tot en met de huidige periode X = , , ,..., , , Set.ActivePeriod[<max_aantal_periodes>] ReturnValue: Periodes Periodes tot de huidige periode, beperkt tot <max_aantal_periodes> Vb: Set.ActivePeriod[5] X = , , , , Set.Period ReturnValue: Periodes Alle periodes X = , , ,..., , DASHBOARD & GRAFISCHE MODULE 14/16

15 Set.Period[<max_aantal_periodes>] ReturnValue:Periodes Periodes beperkt tot <max_aantal_periodes> Vb: Set.Period[5] X = , , , , Set.Range[<min_value>,<max_value>,<step>] ReturnValue:Nummer Enkel te gebruiken bij de dataset OpenAmount. Y-Values: Accounts : Dataset van alle rekeningen over alle dagboeken heen. AccountsFD : Dataset van alle rekeningen over alle financiele/diverse dagboeken heen. Alle functionaliteiten zijn voor beide hetzelfde zoals hieronder beschreven. Accounts.Diff[x,<account_nr>] ReturnValue:Getal Stel x = Periode, dan geeft dit het verschil (de toename/afname) voor de periode x van rekening <account_nr> Stel x = Jaar, dan geeft dit het verschil ( toename/afname ) voor het boekjaar x van de rekening <account_nr> Accounts.Saldo[x,<account_nr>] ReturnValue:Getal Stel x = Periode, dan geeft dit het saldo van de rekening <account_nr> tot en met de periode x. Stel x = Jaar, dan geeft dit het saldo van de rekening <account_nr> voor het boekjaar x. Verder kan <account_nr> ook een rekening category of range zijn. Enkele voorbeelden van mogelijkheden: Accounts.Saldo[x, 62] : Rekeningen tot en met Accounts.Saldo[x, 61-62] : Rekeningen tot en met Accounts.Saldo[x, ] : Rekeningen tot en met Verder kan men nog een manipulatie ( optellen/aftrekken van periode/jaar) doen in de Y- formule met de x waarde. De syntax hiervan is dan x[<+/-waarde>]. Bijvoorbeeld: X = Set.Year[10] Y1 = Accounts.Saldo[x, 62] De waarden voor het huidige boekjaar voor rekening groep 62 Bijvoorbeeld boekjaar 2014 Y2 = Accounts.Saldo[x[-1], 62] DASHBOARD & GRAFISCHE MODULE 15/16

16 De waarden van het vorige boekjaar voor rekening groep 62 Hier zal dan de waarde voor boekjaar 2013 ( ) getoond worden. Men maakt een vergelijking met het vorige boekjaar. X = Set.ActivePeriod[12] Y1 = Accounts.Saldo[x, 62] De waarden voor de periode x voor rekening groep 62 Bijvoorbeeld x = Y2 = Accounts.Saldo[x[-1], 62] De waarden voor de periode x-1 voor rekening groep 62 Hier zal dan de waarde voor periode ( x - 1 ) getoond worden. Men maakt een vergelijking met de vorige periode. X = Set.ActivePeriod[12] Y1 = Accounts.Saldo[x, 62] De waarden voor de periode x voor rekening groep 62 Bijvoorbeeld x = Y2 = Accounts.Saldo[x[-100], 62] De waarden voor de periode x-100 voor rekening groep 62 Hier zal dan de waarde voor periode ( x ) getoond worden. Men maakt een vergelijking met dezelfde maand/kwartaal periode van het vorige boekjaar. OpenAmount.Client[x,<rangeValue>,<max_range>,<min_range>] Openstaand klanten dataset OpenAmount.Supplier[x,<rangeValue>,<max_range>,<min_range>] Openstaand leveranciers dataset DASHBOARD & GRAFISCHE MODULE 16/16