Informatiseringsplan Radboud Universiteit

Transcriptie

1 Informatiseringsplan Radboud Universiteit

2 Informatiseringsplan Radboud Universiteit In welke richting moeten de informatiefunctie en de ICT-dienstverlening zich de komende jaren bewegen? Dat is de hamvraag in dit Informatiseringsplan voor de Radboud Universiteit. Voorheen werd dit beschreven in afzonderlijke informatie- en ICT-plannen. Door de toenemende wisselwerking tussen technologie en gebruik is deze scheidslijn niet langer zinvol. Eén informatiseringsplan dus. Centrale thema s Altijd, overal en veilig toegang ICT-voorzieningen en digitale informatie worden allang niet meer alleen op de campus en tijdens kantoortijden gebruikt. Die tijd ligt achter ons. Gebruikers willen altijd en overal toegang tot een aantal concernsystemen: dag en nacht, zeven dagen per week, zowel vanaf de campus- als de thuis-pc als vanaf de laptop tijdens een congres in het buitenland. Met een bredere beschikbaarheid neemt wel het risico van ongeoorloofde toegang toe. Reden om veel zorg te besteden aan de toegangsbeveiliging van deze voorzieningen. Architectuur als leidraad Informatiesystemen en technische voorzieningen raken steeds meer verweven. Veranderingen in één systeem hebben gevolgen voor andere systemen. Tegelijkertijd wordt de dynamiek in de informatiesystemen en -voorzieningen steeds groter en zijn veranderingen aan de orde van de dag. Om wegwijs te blijven in de jungle van informatiesystemen en ICT-voorzieningen is daarom architectuur nodig. In zo n architectuur staan de functies van systemen beschreven en de relaties ertussen. Zo biedt een architectuur snel inzicht in de gevolgen van veranderingen. Architectuur kan op verschillende niveaus worden opgesteld, van bedrijfsprocessen via informatiesystemen naar technische voorzieningen. Binnen de informatiefunctie staat de informatiearchitectuur centraal, maar waar wenselijk zullen ook bedrijfsprocessen in kaart worden gebracht en vanuit de informatiearchitectuur zal ook een technische architectuur worden opgesteld. Dit geheel van architecturen zal mede richting geven aan aankoop- en ontwerpbeslissingen en zal als een permanent referentiekader fungeren voor de inrichting van het systeemlandschap. Standaardisatie Standaardisatie binnen de informatie- en ICT-infrastructuur is niet alleen een middel om kosten te besparen, het biedt ook verschillende andere voordelen. Zo wordt de communicatie tussen gebruikers erdoor vergemakkelijkt en kunnen ICT-diensten sneller worden geleverd. Standaardisatie wordt daarom een belangrijk issue in de komende planperiode, waarbij met name de standaardisatie van de werkplek een speerpunt zal zijn. Personalisatie en self service Het op de persoonlijke behoeften toesnijden van het aanbod aan informatie en ICT lijkt op gespannen voet te staan met standaardisatie, maar dat is schijn. Juist standaardisatie maakt het mogelijk om menukaarten op te stellen van componenten waaruit de gebruiker zelf een keus kan maken. Een goed voorbeeld is het studentenportal; het voorbeeld zal navolging krijgen in de vorm van een medewerkersportal. Medewerkers en studenten beheren graag zèlf hun persoonsgegevens en willen faciliteiten liefst zonder tussenkomst van een beheerder aanvragen. Moderne ICT maakt dit mogelijk door webportalen te bouwen. In de planperiode streven we naar een maximale toepassing van het self service-principe voor medewerkers en studenten, liefst in combinatie met een portal-benadering.

3 Concernsystemen Concernsystemen zijn de informatiesystemen die zijn gericht op de ondersteuning van RU-brede bedrijfs-, onderwijs- en onderzoeksprocessen. Ze zijn als zodanig aangewezen door het College van Bestuur en ze vormen de enige erkende bron van bestuurlijke informatie. Voor de concernsystemen kent de Radboud Universiteit de volgende architectuurrichtlijnen: 1. Iedere universitaire eenheid maakt gebruik van de concernsystemen. 2. Universitaire data worden slechts één keer ingevoerd. 3. Maatwerk rond standaardpakketten is slechts bij uitzondering toegestaan. 4. Alle functionaliteit van concernsystemen is via het web en via open standaarden beschikbaar. 5. Bij de aanschaf van pakketten wordt altijd ook gekeken naar eventuele open source-alternatieven. 6. Ieder concernsysteem is toegankelijk via het RU-wachtwoord. 7. Medewerkers en studenten beheren zoveel mogelijk zelf hun persoonsgegevens. 8. Het datawarehouse is hét systeem voor managementinformatie. Domeinplannen In 2006 heeft het College van Bestuur zogenaamde informatiedomeinen benoemd. Deze domeinen zijn verantwoordelijk voor de informatievoorziening op hun terrein en voor de inrichting van de bijpassende informatiesystemen. De coördinatie tussen de domeinen is opgedragen aan de afdeling ConcernInformatieManagement (CIM). Ieder informatiedomein heeft een plan opgesteld voor de periode Hierin staan, naast de visie en ambities van dat domein, ook de concreet te bereiken resultaten voor de planperiode. De belangrijkste resultaten die ieder domein wil bereiken: Onderwijs: Onderzoek: Studenten: Personeel: Financiën: Logistiek: - Verbetering van het gebruik van Blackboard en Syllabus+ - Opnemen van elektronische portfolio s in Blackboard - Inrichting online videovoorziening voor o.a. hoorcolleges. - Invoering en verbreding van het gebruik van het promotie-volgsysteem Hora Est - Uitvoering van het innovatieprogramma De Digitale Bibliotheek - Implementatie van Osiris - Uitbreiding van de functionaliteit van het studentenportal - Invoering van een studentenkaart die toegang geeft tot digitale studentvoorzieningen - Invoering van een medewerkersportal - Digitalisering van de personeelsdossiers - Vereenvoudiging van de administratie rond indiensttreding van medewerkers met een self service-applicatie (werktitel: Welkom) - Vergroting van functionaliteit en gebruiksgemak van BASS-HRM, o.a. door overgang naar een nieuwe release - Verbreding functionaliteit en gebruik elektronisch declareren - Vergroting van functionaliteit en gebruiksgemak van BASS-Finlog, o.a. door overgang naar een nieuwe release. - Overgang naar elektronisch bestellen door alle bestellers binnen de universiteit - In dat kader het opnemen van leverancierscatalogi in het bestelsysteem Communicatie: - Invoering van een CRM, een systeem dat het effectief onderhouden van contacten met relaties ondersteunt Best. zaken: - Digitalisering van in- en uitgaande documenten met Corsa+ - Ondersteuning van documentaire processen met Corsa Case

4 Informatie: - Uitbouw van het data warehouse met gegevens uit o.a. Osiris - Uitbouw van de infrastructuur voor Identity and Access Management (IAM), met als doel dat o.a. alle werkplekken en concernsystemen toegankelijk worden met het RU-wachtwoord Technische infrastructuur Onder de technische infrastructuur wordt het geheel aan ICT-voorzieningen verstaan dat voor medewerkers en studenten van de Radboud Universiteit rechtstreeks of indirect beschikbaar is. De technische infrastructuur valt globaal onder te verdelen in de ICT-werkplek enerzijds en centrale ICT-voorzieningen anderzijds. Dat een perfect samenspel tussen deze componenten nodig is, behoeft geen betoog. Ontwikkelingen in de technische infrastructuur: trends en richtlijnen Voor de ontwikkeling van de technische infrastructuur in de komende periode gelden de volgende beleidsoverwegingen: Open standaarden en open source Open standaarden zijn een must om het heterogene en dynamische geheel van ICT-voorzieningen samen te laten werken. In de planperiode is het gebruik van open standaarden dan ook een knock-out criterium bij de selectie van hard- en software. Software waarvan de broncode vrij beschikbaar, leesbaar en veranderbaar is, zogenaamde open source-software, biedt voordelen op punten als kosten en beveiliging. Bij softwareselectie zal daarom altijd nagegaan worden welke mogelijkheden van open source-software er zijn. Sourcing-strategie Afwegingen rondom het zelf doen of uitbesteden van ICT-diensten worden al gemaakt zo lang er ICT-voorzieningen bestaan. De Radboud Universiteit heeft hier altijd een pragmatische koers in gevolgd. Nog niet zo lang geleden is er een hele nieuwe vorm van outsourcing opgekomen, het afnemen van voorzieningen uit de Cloud. Hiermee wordt het geheel van ICT-voorzieningen bedoeld dat op het Internet beschikbaar is, variërend van informatiesystemen tot schijfruimte. De toegang is laagdrempelig, via een browser, en de gebruiker hoeft zich geen zorgen te maken over hard- en software, maar kan volstaan met het afsluiten van licenties. De Cloud zal de komende jaren voor steeds meer toepassingen een serieus alternatief worden voor het zelf exploiteren van voorzieningen. Vóór het zover is, moet er nog wel een aantal problemen worden opgelost, zoals de koppeling met andere systemen en vragen ten aanzien van privacy. De Radboud Universiteit zal ICT-voorzieningen in de Cloud meewegen als optie bij beslissingen over de vernieuwing en uitbreiding van voorzieningen. Daarnaast zullen de universitaire ICT-voorzieningen steeds meer op de wijze van de Cloud worden aangeboden, dat wil zeggen met self service-interfaces en directe toegang tot de aangevraagde voorzieningen. ICT en duurzaamheid De beperking van het energieverbruik bij het gebruik van ICT-voorzieningen wordt een steeds belangrijker issue. Niet alleen om het milieu te ontzien, maar ook omdat de energiekosten steeds bepalender worden voor de totale exploitatiekosten van de ICT-voorzieningen. Energiezuinigheid wordt een belangrijke factor bij beslissingen over de aanschaf van ICT-bedrijfsmiddelen. In productvergelijkingen worden duurzaamheidscriteria verplicht meegenomen. Ook komt er een handleiding met tips en best practices over energiebesparing bij ICT-apparatuur. In het ontwerp van de nieuwe centrale serverruimte van de Radboud Universiteit zal de energie-efficiency een belangrijke rol spelen. De energie-overhead van servers, momenteel nog 80%, zal worden teruggebracht tot 20%.

5 Beveiliging ICT dringt steeds meer door in de werkprocessen van de universiteit. De risico s van ongeoorloofde toegang nemen daardoor toe, helemaal nu informatiesystemen en ICT-voorzieningen steeds vaker overal en altijd beschikbaar moeten zijn. Een gedegen beveiliging is dus noodzaak. Tegelijkertijd moet de overlast die beveiliging nu eenmaal altijd voor de gebruiker met zich meebrengt, zo klein mogelijk zijn. Het is balanceren tussen veiligheid en gebruikersgemak. In de planperiode wordt de netwerkbeveiliging sterk verbeterd door het inrichten van netwerkzones die elk een verschillend beveiligingsniveau kennen. Daarnaast wordt voor alle nieuwe systemen een classificatie van beveiligingsrisico s en uitvoering van de bijpassende maatregelen verplicht gesteld. Identity Management en toegang tot voorzieningen Het beheer van elektronische identiteiten wordt gestroomlijnd. Doel hiervan is om dit beheer zo efficiënt mogelijk uit te voeren, o.a. door identiteitsgegevens slechts eenmaal vast te leggen. Vanuit de gebruikers is het belangrijkste doel dat hun universitaire wachtwoord toegang geeft tot alle applicaties en voorzieningen op de universiteit waartoe men toegang mag hebben. De activiteiten en projecten die sinds 2008 op dit vlak gaande zijn, zullen in de planperiode worden voortgezet. Een belangrijke mijlpaal, die in 2011 bereikt zal worden, is dat met het universitaire wachtwoord kan worden ingelogd op de eigen pc. De ICT-werkplek Op de ICT-werkplek van de gebruiker komen de ICT-infrastructuur, de applicaties en de ICT-voorzieningen samen. Een ICT-werkplek met alle functionaliteit die de gebruiker nodig heeft en die zonder verstoringen functioneert, is een basisvoorziening. Studenten en medewerkers kunnen hun werk anders niet goed doen. Medewerkers en studenten worden daarnaast steeds mobieler en verwachten dat zij hun ICT-werkplek gemakkelijk kunnen meenemen of overzetten naar andere locaties. Om te voldoen aan de eisen voor wat betreft betrouwbaarheid en flexibiliteit is een grote mate van standaardisatie noodzakelijk. Daarom wordt er een universitaire standaardwerkplek ontwikkeld die zowel robuust als flexibel is. Flexibiliteit enerzijds om iedere medewerker en student een passende werkplek te bieden (standaard waar mogelijk, specifiek waar nodig), maar ook om de standaard in de pas te laten lopen met de wijzigende vraag vanuit onderwijs en onderzoek. Nieuwe ontwikkelingen op het gebied van ICT (o.a. virtualisatie) worden hiertoe nauwlettend gevolgd. Studenten, medewerkers, alumni en andere relaties van de universiteit maken steeds meer gebruik van laptops en mobiele telefoons om kennis te delen, hun e- mail te lezen en hun agenda bij te houden. Zij verwachten dat de Radboud Universiteit op deze ontwikkeling inspringt en het mogelijk maakt om in allerlei situaties en op elk moment multimediaal te communiceren. De Radboud Universiteit komt hieraan tegemoet door te adviseren over aanschaf en inrichting van mobiele apparaten, door gebruikers te helpen bij de aansluiting op het draadloze RU-netwerk en door hen te ondersteunen bij problemen. Hiervoor is een expertisedesk ingericht. Centrale voorzieningen Naast concernsystemen en toegangsvoorzieningen biedt de Radboud Universiteit zijn medewerkers en studenten ook een aantal generieke ICT-voorzieningen, zoals , e-agenda, opslagruimte via het web en faciliteiten voor groepscommunicatie. In de komende jaren zullen deze voorzieningen geconcentreerd worden op het Share-platform, dat nu nog alleen biedt. Voordeel hiervan is een goede integratie van deze voorzieningen.

6 Organisatie Op 1 september 2009 is de afdeling Gebruikersdienst ICT (GDI) binnen het Cluster Facilitair opgericht. Sinds die datum zijn CIM, GDI en UCI samen verantwoordelijk voor het volledige palet aan generieke ICT-diensten voor de universiteit. De globale taakverdeling is als volgt: UCI is verantwoordelijk voor het beheer van de ICT-infrastructuur en het applicatiebeheer van concernsystemen, GDI voor de ondersteuning op de werkplek en CIM voor de inrichting en het functioneren van de concernsystemen. Samen hebben ze als doel een geïntegreerd geheel aan uitstekende ICT-voorzieningen te bieden en deze optimaal en eenduidig te ondersteunen. Dat vereist nauwe samenwerking en een goede onderlinge communicatie. Gemeenschappelijke standaarden krijgen bovendien vorm. Omdat van medewerkers en studenten niet gevraagd kan worden dat zij weten welke ICT-dienstverlening waar geboden wordt, zal GDI gaan fungeren als hét loket voor alle ICT-vragen van medewerkers en studenten. Voor vragen rond het gebruik van concernsystemen zal het functionele beheer het aanspreekpunt blijven. Het College van Bestuur heeft in 2009 uitgesproken dat UCI en GDI op termijn op dienen te gaan in een Shared Service Centrum. In de planperiode zullen de twee eenheden op een naadloze samenvoeging worden voorbereid. Het UMC St Radboud en de Radboud Universiteit werken sinds lange tijd intensief samen in het beheer van ICT-voorzieningen. Het belang van samenwerking neemt alleen maar toe. Steeds vaker moeten medewerkers werkzaam op het grensvlak van de medische en de bètawetenschappen toegang hebben tot beide netwerken. De samenwerking wordt steeds nauwer. Financiën De ontwikkeling van de budgetten voor ICT en informatievoorziening sinds 2005 is weergegeven in de volgende tabel (Bedragen in 1000 e) Concernsystemen ,9% UCI centraal gefinancierd ,6% UCI overig ,4% COG s/gdi ,3% Totaal I-functie ,2% Naast genoemde centrale budgetten zijn er ook nog budgetten binnen faculteiten, waarvan de exacte omvang moeilijk te schatten is. Kijken we naar het totale budget voor centrale ICT-diensten in verhouding tot de totale begroting van de universiteit, dan neemt de Radboud Universiteit met ruim 5% ICT-uitgaven landelijk gezien een gemiddelde plaats in. Naar alle waarschijnlijkheid zullen de budgetten van de Radboud Universiteit na 2011 onder druk komen te staan als gevolg van de bezuinigingen op de rijksbegroting. In dat licht is het niet reëel om extra geld te claimen voor structurele taken en voorzieningen. Uitbreidingen op dit gebied zullen daarom bekostigd moeten worden door efficiencyverbeteringen. Ook bij vernieuwingen moet creatief worden gekeken naar financieringsmogelijkheden. Eén van de methodes is het zoveel mogelijk beperken van overlapperiodes tussen oude en de vervangende nieuwe voorzieningen. Voor vernieuwingen die niet (volledig) uit de exploitatiebegrotingen gefinancierd kunnen worden, zullen separate voorstellen aan het College van Bestuur worden gedaan, waar een Business Case een verplicht onderdeel van is. In 2009, met de reorganisatie van de ICT-dienstverlening op de campus, is het streven benoemd om binnen vier jaar een significante kostenbesparing voor de werkplek te realiseren. Het geld dat daarbij vrij komt, gaat terug naar de klanten in de vorm van lagere werkplektarieven.