Reglement van de Commissie Maatschappelijk Presteren

Transcriptie

1 Reglement van de Commissie Maatschappelijk Presteren (bijlage behorend bij het reglement Raad van Commissarissen van Stichting Volkshuisvesting Arnhem) Dit reglement is vastgesteld door de Raad van Commissarissen op 24 november De regels van dit reglement kunnen worden aangevuld en/of aangepast door de Raad van Commissarissen na consultatie van de Bestuurder van Volkshuisvesting. 1. Missie en doelstellingen a. De Commissie Maatschappelijk Presteren (hierna te noemen: de commissie) is een vaste commissie van de raad van commissarissen. De raad hecht aan integraal toezicht en vindt het belangrijk dat de daarvoor benodigde kennis breed binnen de raad beschikbaar is. b. De commissie heeft als missie om de voorgenomen en uitgevoerde maatregelen van Volkshuisvesting te beoordelen op relevantie en maatschappelijke effecten en deze te delen met de Raad. c. De commissie brengt scherpte, bekijkt of het maatschappelijk element meetbaar gemaakt kan worden en redeneert vanuit ziel en zakelijkheid. d. De notitie Investeringsbeslissingen en maatschappelijk presteren, hoe doen we dat bij Volkshuisvesting is een toetsingskader voor de commissie. Deze notitie bevat ook (verwijzingen naar) het financieel kader en de principes bij investeringsbeslissingen van Volkshuisvesting. 2. Samenstelling van de commissie a. De commissie bestaat uit maximaal drie leden en wordt benoemd vanuit en door de raad van commissarissen. De voorzitter kan geen lid zijn van de commissie. b. De voorzitter van de commissie wordt periodiek door de raad van commissarissen benoemd. c. Het voorzitterschap wordt niet vervuld door de vicevoorzitter van de raad van commissarissen. d. Leden worden benoemd voor een periode van drie jaar en er bestaat een mogelijkheid tot herbenoeming. e. Het rooster van aftreden loopt zoveel als mogelijk gelijk met het rooster van aftreden binnen de raad van commissarissen. 3. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de commissie a. De raad van commissarissen machtigt de commissie om binnen de reikwijdte van haar verantwoordelijkheden: Alle activiteiten binnen de doelstelling te onderzoeken; Alle benodigde informatie in te winnen; Alle personeelsleden te horen, voor zover zij dit van belang acht voor de uitvoering van haar taak; Externe relevante partijen te horen; Extern juridisch of ander professioneel advies in te winnen op kosten van Volkshuisvesting, echter niet dan na verwittiging van de bestuurder. b. De commissie is verantwoordelijk voor tijdige en volledige verslaglegging van haar beraadslagingen en bevindingen aan de raad van commissarissen. Pagina 1 van 7

2 c. De commissie heeft geen zelfstandige of gedelegeerde bevoegdheden, maar verricht haar werkzaamheden ter ondersteuning van de voltallige raad van commissarissen. 4. Werkwijze en organisatie van de vergaderingen a. De commissie vergadert ten minste driemaal per jaar (samenvallend met belangrijke data in de begroting- en verantwoordingscyclus). b. Deze vergaderingen betreffen ten minste de behandeling van: a. Jaarplan voorgenomen activiteiten (activiteitenoverzicht); b. Volkshuisvestelijk Jaarverslag; c. Tussenrapportages. c. Vergaderingen kunnen bijeengeroepen worden zodra hieraan behoefte bestaat. d. De vergaderingen worden in principe steeds bijgewoond door twee MT-leden. e. De aanwezigheid van anderen wordt bepaald op basis van de agenda. 5. Rapporteringseisen a. De commissie stelt regelmatig de raad van commissarissen op de hoogte van commissie-activiteiten en doet relevante aanbevelingen. b. De commissie zorgt ervoor dat de raad van commissarissen zich bewust is van zaken die een belangrijke invloed kunnen hebben op het maatschappelijke presteren van Volkshuisvesting. c. De commissie stelt jaarlijks, mede ten behoeve van het jaarverslag van Volkshuisvesting, een verslag op van haar taakuitoefening, de wijze waarop de commissie haar rol heeft vervuld, het aantal vergaderingen en de aanwezigheid van de individuele leden. 6. Overige verantwoordelijkheden a. De commissie beoordeelt en actualiseert het reglement van de commissie, legt wijzigingen ter goedkeuring voor aan de raad van commissarissen; b. De commissie evalueert regelmatig het eigen functioneren. Aldus vastgesteld: Door de Raad van Commissarissen in vergadering op 24 november 2014 te Arnhem Pagina 2 van 7

3 Bijlage bij reglement Commissie Maatschappelijk Presteren INVESTERINGSBESLISSINGEN EN MAATSCHAPPELIJK PRESTEREN HOE DOEN WE DAT BIJ VOLKSHUISVESTING? Aan : Raad van Commissarissen Van : Jan Alers en Berry Kessels Kenmerk : Datum : 15 mei 2013 Inleiding De Raad van Commissarissen van Volkshuisvesting Arnhem heeft een maatschappelijke commissie ingesteld om de effecten van het werk van Volkshuisvesting vooraf en achteraf beter te kunnen beoordelen. In deze notitie geven we aan op basis waarvan Volkshuisvesting investeringsbeslissingen neemt en hoe wij aankijken tegen de gewenste resultaten en effecten. 1. Volkshuisvesting: een maatschappelijke onderneming Volkshuisvesting Arnhem is een maatschappelijke onderneming. Wij opereren naast overheid en marktpartijen. We zijn een toegelaten instelling in het kader van de Woningwet. Wij kiezen ervoor om wijkontwikkelaar te zijn, gericht op plekken waar energie en inspiratie aanwezig is: van mensen die daar wonen of groepen die daar willen werken. Met hen willen we bouwen aan een diverse, aantrekkelijke stad waar het lekker wonen is. We trekken samen met bewoners en gemeente op. Daarbij voegen zich wisselend andere partijen. We luisteren naar de behoeften zoals bewoners en belangenhouders die formuleren en proberen die te vertalen naar haalbare ontwikkelingen. Het wettelijk kader begrenst het speelveld: ons werkterrein en de aard en reikwijdte van onze activiteiten. De grenzen van het speelveld zijn niet altijd helder te trekken. Soms opereren wij op het scherp van de snede. In het belang van de huurders en onze wijken. Wij zien vastgoed als middel om onze doelstellingen te realiseren. Het vastgoed zelf is een product dat we leveren aan onze klanten. Daarmee faciliteren we goed en betaalbaar wonen, zoals in onze missie staat. Het vastgoed dient ons ook geld op te leveren. Rendement op vastgoed is het middel om maatschappelijk te kunnen presteren. Maar dat wil niet zeggen dat al het vastgoed op iedere plek rendabel hoeft te zijn. Met de verkregen middelen bekostigen wij ons werkapparaat en dragen we bij aan de opgaven in stad, wijk, buurt en plek: fysiek, sociaal en economisch. 2. Waardencreatie en investeringsbeslissingen Dat wij een maatschappelijke onderneming zijn betekent dat onze investeringen niet louter op financiële resultaten beoordeeld worden. Bij elke investering in tijd, geld en inzet van onze medewerkers beoordelen wij de betekenis voor klant, maatschappij en bedrijf. We hanteren daarvoor de begrippen klantwaarde, maatschappijwaarde en bedrijfswaarde. - Klantwaarde: wat levert het op voor onze klant(en)? We onderscheiden daarbij drie hoofdaspecten: de tevredenheid van onze klant met de woning, met de woonomgeving en met onze dienstverlening; - Maatschappelijke waarde: wat levert deze investering de maatschappij op? Denk daarbij aan de uitstraling (architectuur) en beleving van de stad Arnhem, specifieke wijk of buurt of maatschappelijke issues als duurzaamheid, leefbaarheid, voldoende woningaanbod, Pagina 3 van 7

4 voorzieningenniveau. Met het toevoegen van maatschappelijke waarde spelen we in op de tevredenheid van onze stakeholders. - Financiële waarde: in hoeverre draagt de investering bij aan de continuïteit van ons bedrijf of, anders gezegd: kan Bruin het trekken? Bij iedere investering wegen we deze waarden af. Een uniform afwegingskader bestaat niet. Het warrelt en spookt om ons heen. De kunst is om mee te bewegen vanuit een heldere visie en taakopvatting. Klantwaarde en maatschappelijke waarde laten zich niet eenduidig definiëren. Wat voor de ene klant een voordeel is, kan voor de andere vervelend zijn. Wat in de ene wijk noodzakelijk is, kan in de andere wijk achterwege blijven. De effecten van een investering op de financiële waarde brengen wij in beeld met een vastgestelde set indicatoren waaronder de operationele kasstroom en het exploitatieresultaat (effect op het vermogen). Een investering moet altijd passen in de kaders van de FMR 1. De notitie financieel kader geeft hier verder invulling aan. 3. Resultaten en effecten Of onze investeringen het gewenste resultaat hebben is makkelijk vast te stellen. Als we ons voornemen om honderd huizen te bouwen, kunnen we na oplevering tellen of het er honderd zijn. Als we vijftig winkels willen toevoegen in een bepaalde periode, kunnen we na afloop tellen of ze er zijn. Als we een oude kazerne willen verbouwen tot cultuurcentrum, kunnen we na oplevering zien of er gedanst, geschilderd of gemusiceerd wordt. Of deze resultaten ook het gewenste effect hebben, is lastiger vast te stellen. De wetenschap bijt zich hier de tanden op stuk. Zoveel onderzoekers, zoveel opvattingen. Een oorzakelijk verband met de investeringen is zelden makkelijk te leggen. Daar komt bij dat het vaak jaren duurt voor een gewenst effect optreedt. Neem Malburgen. De herstructurering begon rond de eeuwwisseling. Pas in 2009 zagen we dat de waardering van de buurt (explosief) was gestegen. De kracht van een woningcorporatie is dat zij niet voor het snelle gewin hoeft te gaan. Sterker nog: het gaat Volkshuisvesting om een duurzame verbetering op lange termijn. Dat wil niet zeggen dat we niets weten. Door onze verbondenheid met de wijken en onze talrijke ontmoetingen met de mensen die er wonen, hebben we heel snel in de gaten of er veranderingen ten goede zijn. In regelmatig terugkerende, brede statistische onderzoeken in opdracht van onszelf (uitgevoerd door USP), gemeente of overheid zien we of mensen vinden dat hun buurt vooruit is gegaan. Dat is de laatste jaren het geval en wij hebben een sterk vermoeden dat onze investeringen daaraan hebben bijgedragen. Door op een bijna journalistieke wijze vinger aan de pols te houden, hebben wij een aardige indruk van wat er gebeurt in een buurt. 4. Opvatting over sturen: doelen en bedoeling In het vorige ondernemingsplan hadden we een enorme hoeveelheid aan doelen geformuleerd, keurig en methodisch gerangschikt. Waar mogelijk SMART geformuleerd. Onze ervaring met deze werkwijze was dat de nadruk op de output kwam te liggen. Maar deden we daarmee de goede dingen? In het nieuwe ondernemingsplan hebben we relatief weinig doelen gesteld. We gaan uit van onze bedoeling, de missie van Volkshuisvesting Arnhem: Volkshuisvesting Arnhem maakt goed en betaalbaar wonen in vitale wijken in Arnhem mogelijk. De activiteiten die we ondernemen beschouwen we dus steeds vanuit onze bedoeling. De doelen die we stellen zijn daar een afgeleide van. Als de weg naar het doel 1 FMR: financiële meerjarenraming. Pagina 4 van 7

5 redelijk voorspelbaar is focussen we op het doel en gaan dit SMART formuleren. We sturen dan doelgericht. Bij veel van onze activiteiten speelt de maatschappelijke context een belangrijke rol. Er zijn veel onvoorspelbare factoren en de tijdshorizon ligt doorgaans niet binnen handbereik. We sturen dan vanuit de bedoeling, waarbij we alert zijn op wat er om ons heen gebeurt en welke impact dit heeft op ons handelen. We houden het beoogde doel wel voor ogen, maar kunnen ook besluiten om via een andere weg ons doel te bereiken, of zelfs het doel te verplaatsen. We zien onze bedoeling of missie ook als uitnodigend perspectief voor mensen om hun ideeën ter verbetering van lekker wonen in onze stad met ons te delen en uit te voeren. We proberen het eigen en onderscheidende karakter van een wijk te versterken, waarbij prettig en veilig wonen uitgangspunt zijn. Voor een groot aantal wijken hebben we een wenkend perspectief geformuleerd. Daaraan werken we verder, waarbij we ons openstellen voor nieuwe ideeën en kansen die zich voordoen. Een project kan fysiek (bouwen of renoveren), sociaal of economisch gericht zijn. Volkshuisvesting wil en hoeft niet elk project van a tot z uit te voeren. Onze inzet beweegt zich voor en tijdens het project in het hele scala van inspireren, verbindingen leggen, voorwaarden creëren, katalyseren tot investeren en uitvoeren. 5. Maatschappelijk investeren Met een zuinige bedrijfsvoering en een goede exploitatie van ons vastgoed maken we ruimte om maatschappelijk te kunnen investeren. De positieve kasstroom zetten we jaarlijks in op de plekken waar wij dat het meest nodig achten. Daar vindt de belangenafweging plaats tussen klantwaarde, maatschappelijke waarde en financiële waarde. We streven niet naar een positief rendement op elk cluster woningen. Er kunnen immers redenen zijn vanuit de klant of de maatschappij om een gebouw in stand te houden. Met onze clustermonitor, rijkelijk voorzien van cijfermatige indicatoren, houden we op clusterniveau een vinger aan de pols: hoe presteren onze vastgoedclusters op klantwaarde, maatschappelijke waarde en financiële waarde. Zo nodig sturen we bij door een andere clusterstrategie te kiezen. Behalve op wijken en buurten willen we bijdragen aan Arnhem als aantrekkelijke stad. Dat gebeurt meestal door onze inspanningen op plekken die niet in orde zijn. Daarnaast hebben we in ons ondernemingsplan kwesties geschetst waaraan we een maatschappelijke bijdrage willen leveren. In de prestatieovereenkomst tussen de Arnhemse corporaties en gemeente Arnhem samen voor de stad - zijn doelstellingen gekwantificeerd. Al onze plannen zijn in de FMR opgenomen en doorgerekend. Zodoende is ook duidelijk wat onze financiële ruimte is om maatschappelijke investeringen te doen die financieel niet dekkend zijn. De FMR, die twee maal per jaar wordt geactualiseerd, is daarmee naast de waardenafweging, een toetsingskader op bedrijfsniveau. In onderstaande tabel een kort overzicht van onze maatschappelijke doelstellingen, onder meer opgenomen in ons ondernemingsplan. Kwesties waar we op inzetten Voldoende woningen beschikbaar Toelichting Nieuwbouw, in het bijzonder voor onze primaire doelgroep. Doorstroming bevorderen Doelstelling/(bron) In Arnhem: woningen beschikbaar in sociale huursector Volkshuisvesting: nieuwbouw 566 sociale huurwoningen (FMR); >90% woningaanbod toegewezen Pagina 5 van 7

6 Leefbaarheid Meedoen aan de samenleving Betaalbaarheid Duurzaamheid Zorg Schoon, heel, veilige woonomgeving; wijkvoorzieningen Via sociale investeringen pakken we persoonlijke problemen aan om de leefbaarheid in een buurt te vergroten Lagere energielasten Woningen betaalbaar houden voor doelgroep Zuinig omgaan met grondstoffen en fossiele brandstoffen Vanuit verzoeken van onze maatschappelijke partners (RIBW etc.) huisvesting bieden aan mensen die zorg/ondersteuning nodig hebben. Wij stimuleren projecten waarbij behalve de woonfunctie en de zorgverlening ook studie, werk of zinvolle tijdsbesteding aan bod komen. aan primaire doelgroep Opgenomen in onze wijkvisies en wijkperspectieven (ondernemingsplan). Opgenomen in jaarplannen. Streefhuurbeleid. Niet meer huurverhoging vragen dan nodig vanuit continuïteit, gegeven onze andere investeringsplannen: FMR, begroting CO 2 -reductie (samen voor de stad) Via kwaliteitsbeleid Op basis van verzoeken. Ook projecten vanuit de samenwerking binnen Kr8. 6. Keuzes maken: principes bij investeringsbeslissingen Op bedrijfsniveau hebben we een aantal principes, waarlangs de besluitvorming plaats vindt. Die principes vormen het kader bij investeringsbeslissingen. Elke investering wordt beoordeeld op de bijdrage aan de prestatieafspraken met de gemeente Arnhem (zoals nieuwbouwproductie, differentiëren voorraad, bijzondere doelgroepen, sociale investering) Elke investering wordt beoordeeld op de bijdrage aan de ontwikkeling van de wijk. Investeringen in het belang van de stad hebben voorrang op investeringen in het belang van een wijk. Investeringen in aandachtswijken hebben voorrang op investeringen in andere wijken. Investeringen in het belang van een wijk hebben voorrang op investeringen in het belang van een klant of groep klanten. Investeringen in nieuwe sociale huurwoningen hebben voorrang op investeringen in (nieuw) maatschappelijk vastgoed. Investeringen in woonomgeving moeten een direct effect op vastgoed van Volkshuisvesting of het woongenot van klanten van Volkshuisvesting hebben. Sociale investeringen en leefbaarheidsuitgaven zijn projectuitgaven. Dat wil zeggen dat ze nooit structureel zijn. Ze worden eenmalig of voor enkele jaren beschikbaar gesteld. 7. Liggen we op koers? De beoogde doelen zijn vastgesteld, de investeringsbeslissing genomen en de activiteiten zijn gestart. Dan is het zaak te volgen of we goed op de rit zitten en of we wellicht (gewenste en ongewenste) bijvangst te creëren met onze acties. Pagina 6 van 7

7 In de Tussenrapportages laten we de voortgang op de belangrijkste dossiers zien en lichten we afwijkingen toe. In het activiteitenoverzicht, gekoppeld aan het ondernemingsplan, brengen we de voortgang per project/activiteit in beeld. Dat geldt voor vastgoed gerelateerde èn sociale projecten. In het overzicht staat ook aangegeven wat we met de activiteit willen bereiken. De voor het project/activiteit verantwoordelijke manager actualiseert dit overzicht parallel aan de trimesterrapportage en legt verantwoording af over afwijkingen. 8. Vergroten van inzicht De Raad van Commissarissen wil meer zicht op de afwegingen die Volkshuisvesting Arnhem maakt bij investeringsbeslissingen. Met name op de maatschappelijke waarde en de effecten die we hopen te bereiken met een investering. Dat is toets-informatie vooraf. Bovendien wil de Raad zien of uitkomst en bedoeling met elkaar stroken. Dat is toetsing achteraf. Wij denken dat, binnen eerder genoemde beperkingen, op de volgende wijze te doen. Bespreken met de Commissie maatschappelijk presteren: 1. Activiteitenoverzicht. 2. Volkshuisvestelijk Jaarverslag. 3. Tussenrapportages. Daarbij aandacht voor: De waardenafweging en de te creëren waarden in de projectstukken voor MT en RvC. De weergave in ons Jaarverslag van de relatie doelstellingen, resultaten en effecten. In het gesprek met de maatschappelijke commissie willen we graag verkennen of deze aanpak bijdraagt aan een betere begripsvorming over de wijze waarop Volkshuisvesting investeringsafwegingen maakt en maatschappelijke prestaties in beeld brengt. Pagina 7 van 7