Handleiding. Prognosemodel SPP

Transcriptie

1 Handleiding Prognosemodel SPP

2 Inhoudsopgave 1 Handleiding Prognosemodel SPP 3 2 Toekomstvisie 6 3 Kwantitatieve analyse 11 4 Instellingen 13 5 Adviezen 15 6 Grafieken 16

3 3 Handleiding Prognosemodel SPP Handleiding Prognosemodel SPP Inleiding Op een strategische manier vooruit kijken naar de vorm waarin organisaties zich moeten ontwikkelen is vooral noodzakelijk bij grote innovaties of naderende crises. Dat laatste is aan de gang als we kijken naar de leeftijdsopbouw van onze beroepsbevolking. Ontgroening en vergrijzing zijn daarbij de kreten die ons moeten aanzetten tot ingrijpende acties. De sluipende vorm waarin arbeidsmarktproblemen en nadelen van een scheve leeftijdsopbouw op ons afkomen helpt niet mee. Daar komt bij dat er nu een concrete dreiging op overheidsinstellingen afkomt: er moet stevig bezuinigd worden. Dit beweegt veel managers ertoe om een vacaturestop in te stellen: een geleidelijke en weinig pijnlijke vorm van inkrimpen. Het lastige is echter dat er vaak geen discussie gevoerd wordt over afstoten van taken en de manier waarop de ontstane gaten in de bezetting worden opgevangen. Bovendien heeft het instellen van een (selectieve) vacaturestop nadelige gevolgen voor de opbouw van het personeelsbestand. De gemiddelde leeftijd kan snel oplopen en de aansluiting met de jeugd wordt problematisch. Dit hangt natuurlijk af van veel variabelen; een reden dat er in de praktijk alleen intuïtief mee om wordt gegaan. In het Prognosemodel SPP worden de relevantie variabelen ingevuld om de toekomstige leeftijdsopbouw en de totale loonsom te berekenen. Het berekent scenario s om te laten zien wat de gevolgen zijn van meerdere vormen van selectieve vacaturestops. Dit vormt een stevig fundament voor beleidskeuzes op het gebied van instroom, opleidingsbeleid, aantal externen en mobiliteit. Het Prognosemodel SPP is bedoeld als fundament voor een stevige beleidsdiscussie. Een strategische discussie in het MT of de Directieraad samen met P&O. Voor de begeleiding van deze discussie en de inbedding in een traject van Strategische Personeelsplanning kunt u contact opnemen met Bart Verhaagen via Aanwijzing bij het gebruik In deze handleiding staat beschreven op welke wijze u gebruik kan maken van alle mogelijkheden van het Prognosemodel SPP. De hoofdstukindeling is gebaseerd op de verschillende werkbladen van het model. Voordat u met het model aan de slag kunt dient u eerst het welkomscherm te passeren. De naam van uw organisatie vult u hier in en u drukt op login.

4 4 Handleiding Prognosemodel SPP 1 Voorbereiding Ter voorbereiding op het gebruik van het Prognosemodel worden een aantal gegevens gevraagd over de leeftijdsopbouw, het aantal externen en het ongeplande verloop. U klikt hiertoe op het vakje voorbereiding en vervolgens op een van de deelaspecten. Geboortedata invoeren In de meeste organisaties kan een uittreksel worden gemaakt uit het personeelsbestand. In dit werkblad wordt u gevraagd om de gegevens per persoon in te vullen: Naam of code (optioneel) Geboortedatum en - FTE: getal tussen 0 en 1. Als dit niet mogelijk is met uw personeelssysteem dan kunt u ook in het volgende werkblad de aantallen per leeftijd invullen (zie volgende paragraaf) U kunt in totaal 2000 namen en data invoeren. Ook vult u in op welke datum deze steekproef is genomen. Dit is van belang om vast te stellen hoe de personeelsopbouw zich vanaf dat moment ontwikkelt. Als u deze gegevens heeft ingevuld dan drukt u op verwerk gegevens. De geboortedata worden omgezet in een overzicht van aantallen medewerkers per leeftijd. Dit kunt u bij het werkblad aantallen per leeftijd invoeren terugzien. Aantallen per leeftijd invoeren Als u de geboortedata heeft ingevuld vindt u in dit werkblad de aantallen fte per leeftijdsjaar. Er staat bijvoorbeeld dat u 2,3 fte heeft met medewerkers van 28 jaar. Tevens ziet u hier de datum en het jaar van de steekproef terug In sommige gevallen is het makkelijker om uit het personeelsbestand een uittreksel te maken van aantal medewerkers per leeftijd. U kunt dit dan direct op dit werkblad in vullen. Als u dit heeft ingevuld gaat u verder met de voorbereiding door op verder te drukken. Aantallen externen per categorie De externe inhuur speelt bij SPP een grote rol. Want met externen kunnen wervingsproblemen, onderbezetting en kennislacunes worden opgevangen. De keerzijde van de medaille is dat externe inhuur vaak significant duurder is dan vast personeel. Een goede planning en transparante beheersinstrumenten zijn hiervoor nodig.

5 5 Handleiding Prognosemodel SPP In dit werkblad vullen we het aantal externen in per categorie. Er is een onderverdeling gemaakt naar de categorieën: Uitzendkrachten: administratief en laag opgeleid personeel dat via een uitzendbureau wordt ingehuurd; Externe professionals: worden ingezet voor productiewerk naast de vaste mede werkers omdat er tijdelijk extra handjes nodig zijn. Of omdat een bepaalde expertise uit het dagelijkse werk in de organisatie niet voorhanden is; Projectleiders en projectmanagers: tijdelijke inzet van externen op bijv. bouwprojecten, gebiedsontwikkeling, samenwerkingsverbanden, verzelfstandigingen. Interimmanagers: leidinggevenden die worden ingehuurd om het gat tussen de vertrekkende leidinggevende en de uitkomst van een wervingscampagne op te vullen. Of om even orde op zaken te stellen, een reorganisatie door te voeren. Er is gekozen voor deze indeling omdat er op deze manier verschillende hoogten van inhuurkosten kunnen worden gebruikt in de totale som van loonkosten. Als u bij Instellingen en bij Kosten externen kijkt kunt u zien welke gemiddelde verrekening wordt gebruikt. Dit kunt u eventueel aanpassen. In eerste instantie vult u in hoeveel externen in de organisatie werkzaam zijn op de peildatum. Daarna vult u in hoeveel externen u in de komende jaren wilt inhuren. Deze streefwaarden zijn de uitkomsten van een gedragen inhuurbeleid. Ongepland verloop Mensen vinden soms een andere baan, groeien door, kiezen een andere weg. Voor de personeelsplanning is het belangrijk om te weten hoe groot deze uitstroom is. Het is waarschijnlijk bijna geheel uitstroom op eigen verzoek zonder pensionering. In het Prognosemodel wordt gevraagd naar het verloop per leeftijdscohort. U vult hier in: Het aantal medewerkers dat is weggegaan t.o.v. het totaal aantal medewerkers in deze leeftijdsgroep. Als er 30 medewerkers van 40 tot 45 jaar zijn en er gaan er 6 weg dan vult u hier dus 20% in. Gemiddeld blijven de medewerkers uit het voorbeeld dus 5 jaar bij uw gemeente. De som van alle percentages is in deze tabel niet relevant en is slechts bij uitzondering gelijk aan 100%. Jonge medewerkers hebben over het algemeen de neiging om na een aantal jaren een andere baan te vinden. Oudere medewerkers blijven meestal langer zitten. Deze tendens maakt dat organisaties snel verouderen als ze weinig jonge instroom hebben.

6 6 Handleiding Prognosemodel SPP 2 Scenario s Met de gegevens die u heeft ingevuld worden nu vijf scenario s berekend. In het werkblad achter de knop scenario s vind u allereerst een uitleg en vervolgens een vijftal berekeningen. Uitleg Scenario s In de scenarioplanning van Shell uit de 70-er jaren wordt uitgegaan van kritische dimensies die bepalend zijn voor de toekomst van de organisatie. Dit zijn assen met belangrijke variabelen zoals: Minder of ruimer budget voor overheden; Centraliseren of decentraliseren, grotere regio s of kleiner; Veel meer handelingen via internet of langzame groei; In het Prognosemodel hebben we gekozen voor twee assen die direct van belang zijn voor de opbouw van het personeelsbestand: Meer taken of minder taken naar de organisatie Krappe of ruime arbeidsmarkt. Door beide assen te combineren ontstaan vier kwadranten met verschillende consequenties voor de toekomst. Het gaat er niet om te raden welke kant het op zal gaan, maar om uit te werken wat er gebeurt als de situatie naar kwadrant 1, 2, 3 of 4 groeit. Een paar veronderstellingen zijn nodig om de scenario s uit te werken: 1 We gaan er vanuit dat u onder druk van de bezuinigingen een selectieve vacaturestop invoert. Van alle vacatures vervult u nog maar een kwart met mensen van buiten de organisatie. De overige vacatures worden intern opgelost, dus geen extra externe inhuur. 2 De nieuwe mensen die instromen hebben een leeftijd tussen de 30 en de 50 jaar. U kiest voor sollicitanten met ervaring. 3 Onder druk van de bezuinigingen halveert u vanaf nu het percentage externen dat u inhuurt. De scenario s voorspellen hoe zich dit verder ontwikkelt na twee jaar.

7 7 Handleiding Prognosemodel SPP Scenario 1: Over twee jaar is de arbeidsmarkt krap geworden. U stapt af van de vacaturestop maar het is erg moeilijk om nog vacatures te vervullen. De helft van de vacatures vult u noodgedwongen op met externen. Daarbij komt dat uw organisatie steeds meer taken krijgt toebedeeld waardoor uitbreiding van de formatie met 5% per jaar nodig is. Scenario 2:Over twee jaar is de arbeidsmarkt ruim. Het is niet moeilijk om vacatures te vervullen. Alle vacatures vult u op met vaste krachten. Daarbij komt dat uw organisatie steeds meer taken krijgt toebedeeld waardoor uitbreiding van de formatie met 5% per jaar nodig is. Scenario 3: Over twee jaar is de arbeidsmarkt krap geworden. Het is erg moeilijk om nog vacatures te vervullen. De helft van de vacatures vult u noodgedwongen op met externen. Het aantal taken dat uw organisatie uitvoert daalt licht waardoor een krimp van de formatie met 2% per jaar mogelijk is. Scenario 4: Over twee jaar is de arbeidsmarkt ruim. Het is niet moeilijk om vacatures te vervullen. Alle vacatures vult u op met vaste krachten. Het aantal taken dat uw organisatie uitvoert daalt licht waardoor een krimp van de formatie met 2% per jaar mogelijk is. Scenario 5: Dit scenario gaat uit van een andere keuze. Vanaf dit jaar neemt u alleen nog maar medewerkers aan met een leeftijd onder de 40 jaar. U investeert in begeleiding en ontwikkeling waardoor het verloop onder jongeren met de helft afneemt. U halveert het percentage externen. Verder lijkt scenario 5 op scenario 1: Twee jaar later is de arbeidsmarkt krap geworden. Het is dan erg moeilijk om nog vacatures te vervullen. De helft van de vacatures vult u noodgedwongen op met externen. Daarbij komt dat uw organisatie steeds meer taken krijgt toebedeeld waardoor uitbreiding van de formatie met 5% per jaar nodig is.

8 8 Handleiding Prognosemodel SPP Uitleg bij de berekening per scenario Als u naar de berekeningen per scenario kijkt ziet u de volgende tabellen en grafieken: Per onderdeel (genummerd) leggen we uit wat u ziet: 1 Tabel met doorstroomgegevens In deze tabel ziet u de gegevens waarop de berekening is gemaakt. Links het ongepland verloop dat u bij de voorbereiding heeft ingevuld. In het middenvak het percentage van de vacatures dat u invult (Dit is bij de meeste scenario s 25%, zie veronderstellingen op blz. 4). Rechts in de tabel staat hoe oud de mensen zijn die u aanneemt bij vacatures. Dit staat vermeld in percentages per leeftijdscohort: van de 20 mensen die u bijv. aanneemt zijn er vijf tussen de 30 en 35 jaar, dit is 25%. Het totaal is in de rechterkolom altijd 100%. 2 Grafiek met de leeftijdsopbouw De grafiek geeft het aantal mensen per leeftijd weer. Het lichtblauwe vlak is de weergave van uw huidige personeelsbestand. Let op: de grafiek is uitgemiddeld zodat er geen grote pieken en dalen in zichtbaar zijn. Onderstaand is hiervan een voorbeeld uit de praktijk te zien:

9 9 Handleiding Prognosemodel SPP In de grafiek van de scenarioberekening geeft het middelblauwe vlak de leeftijdsopbouw weer over vijf jaar en het donkerblauwe vlak de opbouw over tien jaar. De leeftijdsopbouw is idealiter een redelijk vlakke kromme met het maximum op de leeftijd die u het beste vindt passen bij de functie die de organisatie moet vervullen. Eigenlijk is de bovenstaande opbouw niet slecht: piek bij 46 jaar, redelijk vlak tussen 35 en 58 jaar. 3 Gemiddelde leeftijd Links ziet u de gemiddelde leeftijd van over een jaar en de leeftijd over 5 jaar. Let op: in de gemiddelde leeftijd is de leeftijd van externen niet meegenomen. We gaan er vanuit dat het u niet uitmaakt hoe oud externen zijn. Ze mogen blijven als ze hun werk goed doen. 4 Loonsom De grafiek rechtsonder gaat over aantallen medewerkers en de totale loonsom. U hier: Gele balken die het percentage externen weergeven. Dit wordt gemeten t.o.v. het aantal vaste medewerkers in een betreffend jaar; Blauwe balken die de verandering van het aantal vaste medewerkers weergeven t.o.v. het huidige aantal (uitgedrukt in fte); Een donkerblauwe lijn die de totale kosten van vaste en ingehuurde medewerkers weergeeft. De loonsom wordt berekent met behulp van ervaringscijfers van het A+O fonds Gemeenten over de loonkosten per leeftijd van gemeenteambtenaren in Onderstaand is de grafiek hiervan weergegeven:

10 10 Handleiding Prognosemodel SPP Als u het aantal medewerkers van een bepaalde leeftijd vermenigvuldigd met de gemiddelde loonkosten uit de bovenstaande grafiek krijgt u een inschatting van de kosten van uw vaste personeelsbestand. De kosten van externe medewerkers worden bepaald door het aantal externen per categorie vermenigvuldigd met de kosten van dit soort externen. Als u bij het werkblad Instellingen kijkt ziet u de gemiddelde kosten van externen per categorie (zie verder hoofdstuk 4). 5 Scenario omschrijving Onderaan het werkblad staat nog een keer de omschrijving gegeven van het betreffende scenario. Dit is handig als u een afdruk wilt maken van verschillende scenario s.

11 11 Handleiding Prognosemodel SPP 3 Dashboard Met de gegevens die u heeft ingevuld bij de voorbereidingen wordt een dashboard gevuld: Zoals u ziet lijkt dit sterk op de werkbladen met de scenario s. Wij verwijzen u voor de uitleg naar het vorige hoofdstuk. Er zijn echter een aantal verschillen; onderstaand leggen we uit wat u ziet: 1 Invulscherm ongepland verloop U heeft bij de voorbereidingen ingevuld hoe u ongepland verloop in de afgelopen jaren was. In het dashboard kunt u dit aanpassen en kijken wat het effect is. U kunt zich bijvoorbeeld voornemen om jonge medewerkers beter te begeleiden om te zorgen dat ze langer blijven. U stelt de ongeplande uitstroom naar beneden bij door andere percentages in te vullen in de kolom in het dashboard. U kunt ook op de titel ongepland verloop per jaar klikken zodat u terugspringt naar het werkblad in de voorbereidingen. Vervolgens kunt u daar de wijzigingen aanbrengen.

12 12 Handleiding Prognosemodel SPP 2 Invulscherm vacatures Hoeveel procent van de ontstane vacatures vult u op met nieuwe mensen van buiten de organisatie? Als u hier 100% invult vult u alle vacatures op; als u 0% invult heeft u een volledige vacaturestop. Door met deze percentages te spelen kunt u zien wat het effect is op de leeftijdsopbouw en de loonsom. 3 Invulscherm leeftijdsverdeling Als u vacatures opvult, is het van belang te weten welke leeftijd uw nieuwe medewerkers hebben. Daar kunt u op sturen door uw wervingsbeleid. In deze kolom vult u in hoeveel procent van de nieuwe instroom in welke leeftijdscategorie valt. Als de som van alle ingevulde percentages meer dan 100% is, verschijnt onderaan de kolom een waarschuwing. 4 Tabel met krimp/groei In deze tabel ziet u hoeveel medewerkers u in het komende jaar wilt laten afvloeien of erbij wilt laten komen. Dit kunt u invullen door via het menu naar instellingen te gaan en daarna naar krimp of uitbreiding. U kunt ook in het dashboard op de tabel klikken, dan springt u er rechtstreeks heen. 5 Gegevenstabel In dit werkblad is onderaan een gegevenstabel weergegeven. Het zijn gegevens die ook uit de twee grafieken te halen zijn. Door op de tabel te klikken springt u naar het invoerblad met externe medewerkers, naar een grafiek met loonkosten of naar een grafiek met aantallen medewerkers. Het Dashboard is bij uitstek geschikt om beleidsdiscussies te voeren tussen directie, MT en P&O. Alle gevolgen van alternatief beleid worden zichtbaar en de keuzes worden vastgelegd in cijfers en grafieken.

13 13 Handleiding Prognosemodel SPP 4 Instellingen Voor het berekenen van toekomstscenario s, loonsom en aantallen medewerkers zijn een aantal aannames gedaan. Dit gaat bijv. over de leeftijd waarop medewerkers met pensioen gaan. U kunt hier uw eigen ideeën over de toekomst verwerken in de aannames. Leeftijd van pensionering Mensen die normaal functioneren gaan op een bepaald moment in hun leven met (vervroegd) pensioen. In de aannames over pensionering hebben we het over de leeftijd waarop dit gebeurt. Het gaat hier niet over ongepland verloop doordat mensen een andere baan krijgen of uitval door ontslag of ziekte. In de Personeelsmonitor van het A+O fonds Gemeenten staan gemiddelde cijfers van uitstroom door pensionering. Deze cijfers zijn verwerkt in de linker kolom op dit werkblad. U ziet hier dat op 55-jarige leeftijd nog niemand met pensioen is en dat op 65-jarige leeftijd iedereen weg is. De vraag is hoe dit zich de komende jaren zal ontwikkelen. Wij hebben hier ingevuld dat men later met pensioen zal gaan: over tien jaar werkt op 64-jarige leeftijd nog 20% van de medewerkers (80% met pensioen). U kunt hier uw eigen schatting invullen. Dit heeft invloed op de berekeningen. Opbouw vorige jaren Om een helder beeld te krijgen van de ontwikkeling van de leeftijdsopbouw van uw organisatie kunt u ook terug in de tijd kijken. U kunt hier invullen welke leeftijdsopbouw uw organisatie vorig jaar en het jaar ervoor had. Deze gegevens verschijnen in een aantal grafieken (zie hoofdstuk 6). Krimp Als u naast een vacaturestop nog extra wilt krimpen kunt u dit aangeven in dit werkblad. U vult boven in de tabel in hoeveel medewerkers (in fte) u wilt laten afvloeien. Dit lukt u waarschijnlijk niet op stel en sprong: in de rij eronder geeft u aan hoe lang deze medewerkers nog wel als boventalligen op de loonlijst staan. Als u 10,5 formatieplaatsen krimpt, kunt u bijv. aangeven dat het komend jaar nog 10,5 medewerkers en het jaar daarna nog 5 medewerkers op de loonlijst staan. Op dezelfde manier kunt u hier ook aangeven als u de formatie wilt uitbreiden. Kosten van externen Om de totale loonsom te kunnen bepalen zijn de relatieve kosten van een externe medewerker t.o.v. een vaste medewerker nodig. Uit eigen onderzoek bij een aantal gemeenten hebben wij de volgende gemiddelden vastgesteld (u kunt deze verrekenfactoren zelf aanpassen bij het werkblad)

14 14 Handleiding Prognosemodel SPP Afhankelijk van de hoeveelheid externe medewerkers rekent het model een gewogen gemiddelde uit van de kosten van externe medewerkers t.o.v. vaste medewerkers. Dit staat rechtsonder in de tabel. Vaak heeft men het bij de kosten van externe inhuur over incidentele kosten. Dit moet boekhoudkundig geheel anders worden gezien dan de structurele kosten van de formatie. Als vrijbrief voor het grenzeloos inhuren van externen op projecten is het echter niet valide: dit gebeurt vaak al jaren en zal nog jaren zo doorgaan. Daarmee is het een structurele vorm van organiseren. Salaris per leeftijd Als u wilt weten op welke gemiddelde lonen per leeftijd van de vaste medewerker is gebaseerd kunt u dit in deze grafiek zien. Mocht u eigen gegevens hebben die u in het Prognosemodel wilt gebruiken, neem dan contact op met de Crux via Hulpfile aanmaken Er bestaat een mogelijkheid om een bestand aan te maken waarin alleen uw gegevens zijn opgeslagen, zonder alle functies en figuren. Deze kunt u bijvoorbeeld gebruiken als u ondersteuning van een externe krijgt en u niet het hele Prognosemodel wilt opsturen.

15 15 Handleiding Prognosemodel SPP 5 Adviezen Als u via het menu op Advies drukt, worden uw beleidskeuzes en ingevoerde gegevens bekeken. Op basis hiervan geeft het Prognosemodel een aantal adviezen. Dit wordt u in een dialoogvenster gemeld, u drukt dan op OK. U kunt hier adviezen krijgen over: Een hoog percentage oudere medewerkers; Een uitzonderlijk laag percentage verloop onder jonge medewerkers; Erg veel verloop onder jonge medewerkers; Weinig verversing van uw zittende personeelsbestand; Consequenties van een vacaturestop; Werven van veel jonge mensen; Hoge gemiddelde leeftijd; Veel inhuur van externen.

16 16 Handleiding Prognosemodel SPP 6 Grafieken Alle grafieken die u bij het dashboard hebt gezien kunnen groter en in een aantal variaties worden afgedrukt. Hulp en service Mocht u hulp willen bij het gebruik van het Prognosemodel SPP dan kunt u contact opnemen met De Crux. Dat kan via: de website: het adres verhaagen@decrux.nl of telefonisch: naar Bart Verhaagen. Het is met het Prognosemodel niet mogelijk om allerlei doorsnedes te genereren. Dit kunt u wel doen met een uitgebreidere versie van dit instrument dat via De Crux verkrijgbaar is.

17 A+O fonds Gemeenten Postbus GK Den Haag