LEIDRAAD VERANTWOORDING PROJECTSUBSIDIE IN HET KADER VAN DE DEELREGELING CULTUUREDUCATIE MET KWALITEIT IN HET PRIMAIR ONDERWIJS FONDS VOOR

Transcriptie

1 LEIDRAAD VERANTWOORDING PROJECTSUBSIDIE IN HET KADER VAN DE DEELREGELING CULTUUREDUCATIE MET KWALITEIT IN HET PRIMAIR ONDERWIJS FONDS VOOR CULTUURPARTICIPATIE

2 Inhoudsopgave 1. INLEIDING... 3 Doel van de verantwoording... 3 Uitgangspunten voor de verantwoording VERANTWOORDING VOOR INSTELLINGEN MET EEN VIERJAARLIJKSE SUBSIDIE MODELLEN VOOR DE VERANTWOORDING... 5 Model I Staat van baten en lasten... 5 Model II Prestatieoverzicht TOELICHTING OP DE MODELLEN... 9 Toelichting op model I voor de staat van baten en lasten... 9 Toelichting op Model II voor de prestatieverantwoording INFORMATIE VOOR DE ACCOUNTANT Bijlage I - WETGEVING EN RICHTLIJNEN... 14

3 1. INLEIDING De Leidraad Verantwoording Projectsubsidie in het kader van de Deelregeling Cultuureducatie met Kwaliteit in het primair onderwijs Fonds voor Cultuurparticipatie (hierna: regeling Cultuureducatie met Kwaliteit) is bedoeld voor rechtspersonen die op grond van de artikelen 4, 4a en 4b van de wet op het specifiek cultuurbeleid een projectsubsidie ontvangen. Als uw instelling een dergelijke subsidie ontvangt, dient u over de besteding van de subsidie jaarlijks verantwoording aan het Fonds voor Cultuurparticipatie (hierna: FCP) af te leggen. Dit is een verplichting voor ieder jaar waarvoor subsidie is verleend. Bijlage I Wetgeving en Richtlijnen van dit handboek verwijst naar de kaders waarbinnen deze verantwoordingsverplichting bestaat. Rapportage van de besteding van ontvangen projectsubsidies vindt bij voorkeur plaats door middel van uw reguliere jaarverantwoording. Een aparte verantwoording is ook toegestaan. Verantwoording gaat digitaal via AIMS. In AIMS komt hiervoor een formulier beschikbaar. U krijgt een bericht van ons wanneer het formulier beschikbaar is. Doel van de verantwoording Uw verantwoording dient om na te gaan of de subsidie is besteed aan het doel waarvoor deze is verstrekt. Ook wordt nagegaan of aan de eisen uit wetgeving is voldaan en of de subsidievoorwaarden zijn nageleefd (rechtmatigheid). Daarnaast bieden uw gegevens belangrijke informatie met betrekking tot de ontwikkeling van cultuureducatie in het primair onderwijs. Uitgangspunten voor de verantwoording Uitgangspunten voor de verantwoording van de subsidie zijn uw voorgenomen activiteiten, meest recente geaccordeerde prestatieoverzicht en meerjarenbegroting en het volledige door FCP gematchte bedrag. Ook het volledige door de gemeente of provincie gematchte bedrag is onderdeel van de verantwoording. Het is mogelijk dat het gematchte bedrag van een gemeente of provincie in een bepaald jaar niet gelijk is aan het door FCP gematchte bedrag. Over de gehele subsidieperiode moet de bijdrage van de gemeente of provincie wel gelijk zijn aan de bijdrage van het FCP. Deze matchingsbijdrage kan geheel van één provincie of gemeente komen, maar het is ook mogelijk dat andere partners, zoals andere overheden of sponsors bijdragen. Deze partners kunnen hun bijdrage overmaken aan de centrale aanvrager (directe matching). Het is echter ook mogelijk dat deze bijdrage loopt via één van de andere bij de activiteiten betrokken culturele instellingen (indirecte matching). Zowel de directe als de indirecte matching maken onderdeel uit van de verantwoording. Veelgestelde vragen Naast dit Leidraad Verantwoording kunt u op de website een lijst vinden met Veelgestelde vragen (FAQ s). Ook deze vragen kunnen u verder helpen bij uw verantwoording. Pagina 3 van 14

4 2. VERANTWOORDING VOOR INSTELLINGEN MET EEN VIERJAARLIJKSE SUBSIDIE De verantwoording van de subsidie dient u uiterlijk op 1 juni van het jaar volgend op het boekjaar digitaal aan te leveren. Bij voorkeur bestaat de jaarlijkse verantwoording uit de jaarrekening van de centrale aanvrager, waarbij in het bestuursverslag een apart hoofdstuk wordt gewijd aan de directe en indirecte matching in het kader van regeling Cultuureducatie met Kwaliteit. Hierin wordt ingegaan op: a. een inhoudelijke beschrijving van de gerealiseerde activiteiten; b. de manier waarop de werkverhoudingen tussen culturele instellingen en het onderwijs vorm heeft gekregen en is vastgelegd; c. de locatie(s) van de activiteiten; d. de wijze van matching en besteding van de beschikbare middelen. Dit overzicht dient per hoofddoel van de regeling Cultuureducatie met kwaliteit te worden opgesteld volgens model I (zie pagina 6) en dient vergezeld te gaan van een toelichting; e. welke voorgenomen activiteiten al dan niet gerealiseerd zijn, weergegeven in de zogenoemde prestatieverantwoording. Deze prestatieverantwoording dient te worden opgesteld volgens model II (zie pagina 7); f. een reflectie op de prestatie-eisen die in de beschikking tot subsidieverlening zijn vermeld. Indien de jaarlijkse verantwoording bestaat uit een aparte verantwoording naast de jaarrekening dient u alle onder a tot en met f genoemde punten hierin op te nemen. De jaarlijkse verantwoording wordt conform artikel 2.27, eerste lid, van de Regeling op het specifiek cultuurbeleid (Rsc) door uw accountant voorzien van de controleverklaring. De controleverklaring heeft alleen betrekking op het financiële gedeelte van de verantwoording (Model I). Het nietfinanciële gedeelte (Model II) is geen onderdeel van de accountantscontrole. Indien er sprake is van indirecte matching, dient u bij de jaarlijkse verantwoording een verklaring van de matchende gemeente of provincie van de centrale aanvrager te zijn bijgesloten waarin wordt verklaard dat aan de hoogte van de matching is voldaan en waarin uiteen gezet wordt uit welke exacte bedragen de indirecte matching bestaat. De bewijslast voor de matching ligt hiermee bij de matchende gemeente of provincie van de centrale aanvrager. Pagina 4 van 14

5 3. MODELLEN VOOR DE VERANTWOORDING Model I Staat van baten en lasten BATEN Realisatie Begroting Verschil Subsidie FCP Totaal Subsidie FCP Matching Provincie Indirecte Matching Provincie Matching Gemeente Indirecte Matching Gemeente Totaal Matchingsbijdrage Publieksinkomsten Sponsorinkomsten Overige inkomsten Subsidies/bijdragen Totaal Opbrengsten Bijdrage onderwijsinstellingen in contanten Totaal Opbrengsten inclusief onderwijs TOTAAL BATEN LASTEN Realisatie Begroting Verschil Coördinatiekosten Totale Coördinatiekosten (max 7,00% van de totale lasten) Activiteitenlasten personeel Activiteitenlasten materieel Totale Activiteitenlasten Kosten monitoring en evaluatie Totaal Kosten monitoring en evaluatie (min 2,00% van de totale lasten) TOTAAL LASTEN RESULTAAT Pagina 5 van 14

6 Model II Prestatieoverzicht Voorgenomen activiteiten Huidig boekjaar Prognose 2014 Prognose 2015 Prognose 2016 TOTAAL 1 Ontwikkeling, verdieping en vernieuwing curriculum Aantal Aantal Aantal Aantal Aantal Aantal - Bereik scholen primair onderwijs - Bereik leerlingen primair onderwijs - Bereik medewerkers in het primair onderwijs - Bereik educatief medewerkers van culturele instellingen - Aantal activiteiten primair onderwijs 2 Vakinhoudelijke deskundigheid Aantal Aantal Aantal Aantal Aantal Aantal - Bereik scholen primair onderwijs - Bereik leerlingen primair onderwijs - Bereik medewerkers in het primair onderwijs - Bereik educatief medewerkers van culturele instellingen - Aantal activiteiten primair onderwijs Pagina 6 van 14

7 Voorgenomen activiteiten Huidig boekjaar Prognose 2014 Prognose 2015 Prognose 2016 TOTAAL 3 Relatie scholen en culturele omgeving Aantal Aantal Aantal Aantal Aantal Aantal - Bereik scholen primair onderwijs - Bereik leerlingen primair onderwijs - Bereik medewerkers in het primair onderwijs - Bereik educatief medewerkers van culturele instellingen - Aantal activiteiten primair onderwijs 4 Beoordelen van culturele ontwikkeling van de leerling Aantal Aantal Aantal Aantal Aantal Aantal - Bereik scholen primair onderwijs - Bereik leerlingen primair onderwijs - Bereik medewerkers in het primair onderwijs - Bereik educatief medewerkers van culturele instellingen - Aantal activiteiten primair onderwijs Pagina 7 van 14

8 Voorgenomen activiteiten Huidig boekjaar Verschil Totaalbereik alle activiteiten Aantal Aantal Aantal - Bereik scholen - Bereik leerlingen - Bereik medewerkers in het primair onderwijs - Bereik educatief medewerkers van culturele instellingen - Aantal activiteiten Pagina 8 van 14

9 4. TOELICHTING OP DE MODELLEN Toelichting op model I voor de staat van baten en lasten Algemeen Het is niet toegestaan van model I af te wijken. Opzet voor model I Het voorgeschreven model I is gebaseerd op de door u ingediende begroting in het aanvraagformulier bij de regeling Cultuureducatie met kwaliteit. Voor specificaties van de in het model I vermelde hoofdposten is de begroting in het aanvraagformulier leidend. De gerealiseerde cijfers dient u op dezelfde wijze te specificeren. Baten Bij deze post wordt onderscheid gemaakt tussen Subsidie FCP, matchingsbijdrage provincie en gemeente en opbrengsten. - Subsidie FCP Vermeldt hier de subsidie die u in het kader van de Regeling Cultuureducatie met Kwaliteit ontvangt. - Matchingsbijdrage provincie of gemeente Vermeldt hier alle structurele subsidies die u in het kader van de Regeling Cultuureducatie met Kwaliteit ontvangt via zowel directe als indirecte matching. Incidentele subsidies uit deze bron vermeldt u onder opbrengsten. - Opbrengsten Onder opbrengsten geeft u een opsomming van alle overige subsidies en opbrengsten zoals afkomstig van overheden, (private) fondsen en sponsorgelden. In de toelichting dient u elk type subsidie en opbrengst te noemen en de aard ervan te omschrijven. - Bijdrage onderwijsinstellingen Vermeldt hier alleen de bijdragen van de onderwijsinstellingen in contanten. Bijdragen in beschikbaar gestelde personele capaciteit kunt u kwijt in het kwalitatieve deel van de verantwoording. Pagina 9 van 14

10 Lasten Onder de lasten maakt u onderscheid naar coördinatiekosten, activiteitenlasten en kosten voor monitoring en evaluatie. - Coördinatiekosten Tot de coördinatiekosten worden gerekend alle personele en materiële kosten die samenhangen met het beheer van uw organisatie (overheadlasten). Toewijzing van coördinatiekosten gebeurt lumpsum en is over de gehele periode maximaal 7% van de totale lasten. Deze kosten mag u, maar hoeft u niet te specificeren. - Activiteitenlasten Tot de activiteitenlasten behoren lasten die direct samenhangen met de activiteiten van uw instelling. Bij personele activiteitenlasten kunt ervoor kiezen deze gegevens te specificeren op basis van de instellingsadministratie. Ook kunt u volstaan door een indicatie te geven aan de hand van de verhouding van de verschillende contractvormen binnen uw instelling en de betrokken culturele organisaties. Het gaat dan om de volgende specificaties: - Vast contract De lasten die u kwijt bent aan personeel met een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. U wordt gevraagd ook het aantal medewerkers en het aantal FTE te vermelden. - Tijdelijk contract De lasten die u kwijt bent aan personeel met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd. U wordt gevraagd ook het aantal medewerkers en het aantal FTE te vermelden. - Inhuur Lasten voor personeel waar een arbeidsovereenkomst mee is afgesloten (ZZP-ers, ingehuurd personeel van een andere instelling/bedrijf). U wordt gevraagd ook het aantal medewerkers en het aantal FTE te vermelden. - Overige personeelkosten - Monitoring en evaluatie Onder monitoring en evaluatie verantwoordt u de kosten voor het monitoren en evalueren van uw activiteiten. De uitkomsten hiervan zijn belangrijk om de kwaliteit van cultuureducatie in het primair onderwijs te verbeteren. Om die reden moet over de gehele periode minimaal 2% van de totale activiteitenlasten aan monitoring en evaluatie worden besteed. Pagina 10 van 14

11 Toelichting op Model II voor de prestatieverantwoording Om inzicht te verwerven in de aard, omvang en bereik van uw activiteiten, specificeert u de door uw instelling verrichte activiteiten en het bereik in het boekjaar volgens het voor uw instelling relevante deel van model II voor de prestatieverantwoording. In de kolom voorgenomen activiteiten vermeldt u het aantal activiteiten per jaar dat uw instelling in de periode wil realiseren. Deze kolom komt overeen met het goedgekeurde prestatieoverzicht op basis waarvan FCP de beschikking heeft verleend. Wanneer de resultaten in het boekjaar naar soort en omvang afwijken van de voorgenomen activiteiten, voorziet u deze van een toelichting. Ook geeft u in deze gevallen een reflectie op het resultaat en ziet u vooruit naar de mogelijke consequenties voor toekomstige activiteiten. Pagina 11 van 14

12 5. INFORMATIE VOOR DE ACCOUNTANT Dit hoofdstuk is bestemd voor de accountant van de centrale aanvrager. De jaarlijkse verantwoording van de centrale aanvrager wordt conform artikel 2.27, eerste lid, van de Rsc door u voorzien van de controleverklaring bij de jaarrekening of een aparte verantwoording. Daarbij geldt dat de controleverklaring alleen toeziet op het financiële gedeelte van de verantwoording in het kader van de regeling Cultuureducatie met Kwaliteit (Model I). Op het nietfinanciële gedeelte (Model II) hoeft u geen accountantscontrole uit te voeren. In het controleprotocol Projectsubsidie in het kader van de deelregeling Cultuureducatie met Kwaliteit in het primair onderwijs Fonds voor Cultuurparticipatie (link) vindt u een limitatieve opsomming van de relevante bepalingen die in de controle moeten worden betrokken, met aanwijzingen over de reikwijdte en de diepgang van de accountantscontrole. Het doel van dit hoofdstuk is om u praktische handvatten te geven ten behoeve van de controle van Model I. Van elke post in Model I is hieronder weergegeven wat wij van u vragen om te controleren. Baten Bij deze post wordt onderscheid gemaakt tussen Subsidie FCP, matchingsbijdrage provincie en gemeente en opbrengsten en heeft alleen betrekking op baten in het kader van de regeling Cultuureducatie met Kwaliteit. - Subsidie FCP De accountant stelt vast dat de verantwoorde bijdrage gelijk is aan 25% van de toegekende subsidie voor de periode Matchingsbijdrage provincie en gemeente De accountant stelt vast dat de bijdrage van provincie of gemeente volledig en juist is verantwoord. Tevens stelt de accountant vast dat voor de op indirecte wijze verkregen bijdragen getekende adhesieverklaringen aanwezig zijn en dat deze bij de jaarlijkse verantwoording zijn gevoegd. Met betrekking tot de controle op de jaarverantwoording 2016 stelt u vast dat de totale bijdrage van provincie of gemeente in het kader van de regeling Cultuureducatie met Kwaliteit met betrekking tot de periode gelijk is aan de subsidie FCP. - Opbrengsten De opbrengsten in het kader van de regeling Cultuureducatie met Kwaliteit bestaan uit alle overige subsidies en opbrengsten zoals afkomstig van overheden, (private) fondsen en sponsorgelden. De accountant stelt vast dat de verantwoorde opbrengsten consistent zijn met de financiële administratie van de centrale aanvrager en dat in de toelichting een opsomming is opgenomen van elk type subsidie en opbrengst met een omschrijving van de aard ervan. Pagina 12 van 14

13 - Bijdrage onderwijsinstellingen De accountant stelt vast dat de bijdragen van onderwijsinstellingen enkel betrekking hebben op bijdragen in contanten en dat deze bijdrage ook daadwerkelijk is ontvangen in het betreffende boekjaar. Lasten Onder de lasten in het kader van de regeling Cultuureducatie met Kwaliteit maakt u onderscheid naar coördinatiekosten, activiteitenlasten en kosten voor monitoring en evaluatie. - Coördinatiekosten Onder coördinatiekosten worden gerekend alle personele en materiële kosten die samenhangen met het beheer van gecontroleerde organisatie (overheadlasten). De accountant stelt enkel vast dat het bedrag van de coördinatiekosten over de gehele periode maximaal 7% is van de totale lasten. Het kan voorkomen dat in een bepaald jaar meer dan 7% coördinatiekosten zijn verantwoord. U bent niet verplicht de coördinatiekosten inhoudelijk te controleren. - Activiteitenlasten Tot de activiteitenlasten behoren lasten die direct samenhangen en zijn toe te wijzen aan de activiteiten in het kader van regeling Cultuureducatie met Kwaliteit. De centrale aanvrager kan ervoor kiezen om de personele activiteitenlasten te specificeren op basis van de instellingsadministratie. Ook is het toegestaan om een indicatie te geven aan de hand van de verhouding van de verschillende contractvormen binnen de organisatie van de centrale aanvrager en de betrokken culturele organisaties. Het gaat dan om de volgende specificaties: - Vast contract De lasten die u kwijt bent aan personeel met een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. U wordt gevraagd ook het aantal medewerkers en het aantal FTE te vermelden. - Tijdelijk contract De lasten die u kwijt bent aan personeel met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd. U wordt gevraagd ook het aantal medewerkers en het aantal FTE te vermelden. - Inhuur Lasten voor personeel waar een arbeidsovereenkomst mee is afgesloten (ZZP-ers, ingehuurd personeel van een andere instelling/bedrijf). U wordt gevraagd ook het aantal medewerkers en het aantal FTE te vermelden. - Overige personeelkosten De accountant stelt vast dat de gecontroleerde instelling toelicht welke systematiek is gehanteerd en of berekening juist is uitgevoerd. Tevens controleert u de rechtmatigheid van de activiteitenlasten. Bestemmingsfonds FCP De mogelijkheid bestaat dat begrote middelen in een bepaald jaar niet volledig worden besteed. Oorzaken hiervan kunnen onder andere zijn dat activiteiten vertraging oplopen en dat de centrale aanvrager rapporteert per schooljaar. Met goedkeuring van het FCP kan de centrale aanvrager deze middelen doorschuiven naar een volgend jaar. Het resultaat van het betreffende jaar moet dan worden gedoteerd aan het Bestemmingsfonds FCP. De accountant stelt vast dat de dotatie in het Bestemmingsfonds FCP zichtbaar is in de toelichting bij de jaarrekening. Pagina 13 van 14

14 Bijlage I - WETGEVING EN RICHTLIJNEN De volgende wet- en regelgeving is van toepassing op de verantwoording - Burgerlijk wetboek, Boek 2, Titel 9 (BW 2 Titel 9) - Algemene wet bestuursrecht (Awb) - Wet op het specifiek cultuurbeleid (Wsc) - Besluit op het specifiek cultuurbeleid (Bsc) - Regeling op het specifiek cultuurbeleid (Rsc) - Richtlijnen van de Raad voor de jaarverslaggeving - Uniform subsidie kader (USK) - Deelregeling Cultuureducatie met kwaliteit in het primair onderwijs Fonds voor Cultuurparticipatie Algemeen reglement van de Stichting Fonds voor Cultuurparticipatie U vindt deze documenten op de websites en Krachtens artikel 2.26, eerste lid, van de Rsc, is BW 2 Titel 9 overeenkomstig van toepassing op deze verantwoording, met dien verstande dat de winst- en verliesrekening vervangen wordt door een exploitatierekening. Pagina 14 van 14