Instituten & Charitas. het bestuur & Bestuurders Box. aansprakelijkheid. Instituten & Charitas Bestuurders Box - ABN AMRO MeesPierson

Transcriptie

1 Instituten & Charitas het bestuur & aansprakelijkheid Bestuurders Box

2 het bestuur & aansprakelijkheid Instituten & Charitas

3 het bestuur & aansprakelijkheid Voor de wet is de aansprakelijkheid van bestuurders van stichtingen en verenigingen over het algemeen vergelijkbaar met die van bestuurders van commerciële ondernemingen. Of de bestuurder in kwestie voor zijn functie wordt betaald of slechts een bescheiden onkostenvergoeding krijgt, verandert daar niets aan. U kunt dus persoonlijk aansprakelijk worden gehouden voor eventuele bestuurlijke missers. Bij claims die het gevolg zijn van uw bestuurlijk handelen, geeft uw particuliere WA-verzekering niet thuis, net zo min als uw rechtsbijstandsverzekering. Veel bestuurders komen daar pas achter als het te laat is. Een goede reden om dit boekje met aandacht te lezen. U vindt er de diverse aspecten van aansprakelijkheid van bestuurders van stichtingen en verenigingen in samengevat.

4 bestuur in de ruimste zin van het woord maatschappelijk speelveld vanuit een brede insteek >>>> In de uitgaven van de Bestuurders Box komt u met enige regelmaat de term bestuur tegen. Wij doelen hiermee niet alleen op bestuursleden als een voorzitter, secretaris of penningmeester maar ook op (beleids)medewerkers, directieleden of toezichthouders van een maatschappelijke organisatie. Zo is een thema als Bestuurdersaansprakelijkheid ook direct van toepassing op de leden van een Raad van Toezicht. Ook toezichthouders kunnen aansprakelijk gesteld worden in geval van onbehoorlijk bestuur. >>>> De activiteiten van ABN AMRO MeesPierson spitsen zich voornamelijk toe op goede doelen, vermogensfondsen en religieuze instellingen. Niet alle onderwerpen en thema s in de Bestuurders Box zijn in dezelfde mate op elke maatschappelijke organisatie van toepassing. Zo valt een thema als Reputatiemanagement in mindere mate binnen het aandachtsgebied van een vermogensfonds. Hoewel ook daar de roep om transparantie toeneemt. elk maatschappelijke organisatie staat op zich >>>> De boekjes van de Bestuurders Box zijn bedoeld om u bewust te maken en te inspireren. In welke mate de diverse onderwerpen en thema s om nader onderzoek of actie vragen binnen uw bestuur, is uiteraard aan u. Onze specialisten gaan hierover graag met u in gesprek. Zo lenen onderwerpen als het Beleggingsstatuut of Scenarioplanning zich prima voor een eerste mondelinge oriëntatie.

5 inhoud Wie kan aansprakelijk worden gesteld voor het gevoerde financiële en algemene beleid? wie Wat ligt vaak ten grondslag aan aansprakelijkheid en hoe kan dit worden overgedragen? wat Waarom bepaalt de rechter wanneer de grenzen van behoorlijk bestuur zijn overschreden? waarom Hoe kan een bestuurder zich verzekeren tegen risico s en hoe ziet hij toe op behoorlijk bestuur? hoe

6 wie bestuurder Bestuurder van een stichting Als bestuurder van een stichting kunt u de stichting niet naar eigen goeddunken besturen. In de wet en de statuten staan de rechten en plichten van bestuurders omschreven. Ook bent u gebonden aan de algemene principes van behoorlijk bestuur. Als het mis gaat zijn het openbaar ministerie en de rechtbank bevoegd de kwaliteit van uw bestuur te toetsen. In ernstige gevallen is de rechtbank zelfs bevoegd u als bestuurder te ontslaan. Bestuurder van een vereniging In een vereniging vertegenwoordigt het bestuur de leden van de vereniging. De Algemene Leden Vergadering (ALV) heeft het laatste woord. Heeft een vereniging erg veel leden, dan neemt een ledenraad doorgaans de bevoegdheden van de ALV over. In de statuten staan de rechten en plichten van bestuurders omschreven. Daarnaast blijft u als vereniging natuurlijk ook gebonden aan de algemene principes van behoorlijk bestuur. Eens per jaar bent u verplicht aan de ALV verantwoording af te leggen over het gevoerde financiële en algemene beleid.

7 wat aansprakelijkheid Interne aansprakelijkheid Als sprake is van een ernstig verwijtbare onbehoorlijke taakvervulling, kan het bestuur aansprakelijk zijn voor de aan de stichting of vereniging toegebrachte schade. De curatoren kunnen bij een faillissement bestuurders - maar ook ex-bestuurders - hoofdelijk aansprakelijk stellen voor het tekort in de boedel, als aannemelijk is dat onbehoorlijk bestuur een belangrijke oorzaak is van het faillissement. In geval van een vereniging kan het bestuur door de ALV aansprakelijk worden gesteld voor de aan de vereniging toegebrachte schade. Externe aansprakelijkheid Het bestuur kan ook in zijn verhouding tot derden aansprakelijk zijn. Vaak is er dan sprake van een onrechtmatige daad. Hierbij gaat het om gevallen waarin anderen zich in hun rechten aangetast voelen door uw doen of laten. De aansprakelijkheid kan ook samenhangen met een wanprestatie: het niet of niet volledig nakomen van een overeenkomst. Of uw stichting heeft zich schuldig gemaakt aan misleiding, doordat uw stichting of vereniging op voorhand wist of had kunnen weten dat zij de aangegane verplichtingen niet zou kunnen nakomen. Als bestuurslid van de vereniging kunt u zelfs aansprakelijk worden gesteld, als u een besluit van de ALV uitvoert. Ik kan dus persoonlijk aansprakelijk worden gesteld voor eventuele bestuurlijke missers?

8 wat aansprakelijkheid In de praktijk Onderstaande praktijkcases zijn gefingeerd en bedoeld om u inzicht te geven in situaties waarin bestuurdersaansprakelijkheid een rol speelt. U kunt hier dus geen rechten aan ontlenen. Vermogensfonds De Drie Musketiers casus: het monumentale hoofdkantoor is in de loop der jaren stevig in verval geraakt Scholengemeenschap De Viertand casus: de school is hard toe aan een groter gebouw Het bestuur bereikt overeenstemming over een renovatie. En dus geeft de voorzitter lokale aannemer Noorman opdracht voor een ingrijpende verbouwing. Zij komen een aanbetaling overeen van tweederde van de aanneemsom. Drie weken later gaat Noorman failliet. Pogingen om (een deel van) de aanbetaling terug te krijgen, vinden geen gehoor bij de curatoren. De Drie Musketiers lijdt aanzienlijke schade. De Raad van Toezicht vindt dat het bestuur de kredietwaardigheid van Noorman beter had moeten onderzoeken en stelt de bestuursleden aansprakelijk. Als zich een geschikt pand aandient, besluit het bestuur het pand alvast te kopen. Zij verwachten dat de huisvestingssubsidie niet lang op zich zal laten wachten. Om het gebouw in het nieuwe schooljaar in gebruik te kunnen nemen, geven zij een aannemersbedrijf opdracht om de noodzakelijke aanpassingen door te voeren. Na enige tijd blijkt dat De Viertand niet voor de subsidieregeling in aanmerking komt. De aannemer kan niet worden betaald. De advocaat van de aannemer stelt het stichtingsbestuur aansprakelijk voor de geleden schade en spreekt hen in hun privévermogen aan.

9 wat aansprakelijkheid Rechtsbevoegdheid van de vereniging Aansprakelijkheid overdragen bij een stichting Eens per jaar stelt de penningmeester de jaarstukken op. Wanneer die in de bestuursver gadering worden goedgekeurd, strekt dit de penningmeester tot decharge. De aan sprakelijkheid gaat daarmee over op het bestuur als geheel. Van dit besluit moet in de notulen melding gemaakt worden. Zo n decharge is vaak ook aan de orde bij vertrekkende bestuursleden. Zij worden dan door het nieuwe bestuur gedechargeerd van het door hen gevoerde beleid. Ook dit moet in de vorm van een officieel bestuursbesluit gebeuren en in de notulen worden opgenomen. Aansprakelijkheid overdragen bij een vereniging Wanneer de ALV de jaarstukken - het jaarverslag van de secretaris en dat van de penningmeester - goedkeurt, dechargeert zij daarmee het bestuur van het gevoerde beleid over dat boekjaar. Dat betekent dat de aansprakelijkheid en de verplichtingen die de vereniging is aangegaan dan overgaan op de gezamenlijke leden. Deze decharge moet uitdrukkelijk in de notulen van de betreffende vergadering worden opgenomen. Zolang decharge niet is verleend, blijft het bestuur aansprakelijk. Een bestuurder van een vereniging met volledige rechtsbevoegd heid loopt minder risico dan een bestuurder van een vereniging die beperkt rechtsbevoegd is. In het laatste geval kunt u namelijk niet alleen als collectief, maar ook hoofdelijk aansprakelijk worden gesteld. De vereniging heeft volledige rechtsbevoegdheid als een vereniging is opgericht bij notariële akte en ook de statuten daarin zijn opgenomen. Verenigingen die bij onderhandse akte of bij mondelinge afspraak zijn opgericht hebben een beperkte rechtsbevoegdheid. Zo n vereniging kan bij voorbeeld geen eigenaar worden van onroerend goed zoals een kantoorgebouw, geen leningen aangaan en ook geen erfgenaam zijn. Wel mag de vereniging legaten aanvaarden. Op dit moment hoort Plan Nederland tot de transparantste goede doelen van Nederland. Het is echter veelzeggend dat vandaag de dag de Foster Parents-affaire bij veel donateurs nog vers in het geheugen staat. LET OP! Indien aan bestuurders decharge wordt verleend, dan betekent dit dat de stichting of vereniging hen niet aansprakelijk zal houden voor financieel nadelige gevolgen van hun handelen. Maar dit ontslaat het bestuur niet altijd van zijn aansprakelijkheid. De decharge strekt zich alleen uit tot de informatie die uit de jaarstukken blijkt of tijdens de bestuursvergadering of ALV is meegedeeld. Blijkt het bestuur de stichting of vereniging achteraf niet volledig te hebben geïnformeerd, dan is de decharge nietig. Zelfs als het om informatie gaat die bij het nieuwe bestuur of bij de leden bekend mocht worden verondersteld.

10 wat aansprakelijkheid In de praktijk Onderstaande praktijkcases zijn gefingeerd en bedoeld om u inzicht te geven in situaties waarin bestuurdersaansprakelijkheid een rol speelt. U kunt hier dus geen rechten aan ontlenen. Stichting JiJ (Jazz in Juinen) casus: het Juinense Jazzfestival wordt voor het tweede achtereenvolgende jaar geconfronteerd met sterk tegenvallende aantallen bezoekers Commerciële stichting Vrienden van de Noordzee casus: de collectanten van de stichting krijgen al jaren een bescheiden vergoeding Er ontstaat een zwaar tekort in de begroting en de stichting gaat failliet. De achterblijvende crediteuren stellen de bestuursleden van de stichting aansprakelijk. Goed doel Geef Nu Voor Later De Belastingdienst stelt dat de vergoeding gezien moet worden als inkomen en dat hierover loonheffingen hadden moeten worden ingehouden en afgedragen. Hoewel het om kleine vergoedingen gaat, is door de grote groep vrijwilligers en het grote aantal jaren de naheffing bijzonder fors. De stichting kan dit niet betalen en gaat failliet. De curator probeert het boedeltekort te verhalen op de privévermogens van de bestuursleden. casus: de collectanten van de stichting krijgen al jaren een bescheiden vergoeding De Belastingdienst stelt dat de vergoeding gezien moet worden als inkomen en dat hierover loonheffingen hadden moeten worden ingehouden en afgedragen. Hoewel het om kleine vergoedingen gaat, is door de grote groep vrijwilligers en het grote aantal jaren de naheffing bijzonder fors. De stichting kan dit niet betalen en gaat failliet. De curator probeert het boedeltekort te verhalen op de privévermogens van de bestuursleden.

11 waarom behoorlijk en onbehoorlijk bestuur Behoorlijk bestuur In geval van ernstig verwijtbare onbehoorlijke taakvervulling kan de stichting of vereniging iedere bestuurder aansprakelijk houden voor de schade die is veroorzaakt. In het Burgerlijk Wetboek is uw aansprakelijkheid als bestuurder ten opzichte van uw stichting of vereniging vastgelegd. De term behoorlijke taakvervulling staat centraal, maar dit is een nogal vaag begrip. Want wat moet u nu precies onder behoorlijk bestuur verstaan? In de praktijk is het de rechter die bepaalt wanneer de grenzen van behoorlijke taakvervulling zijn overschreden. Burgerlijk wetboek Artikel 9, boek 2: Elke bestuurder is tegenover de rechtspersoon [uw stichting of vereniging red.] gehouden tot een behoorlijke vervulling van de hem opgedragen taak. Indien het een aangelegenheid betreft die tot de werkkring van twee of meer bestuurders behoort, is ieder van hen voor het geheel aansprakelijk terzake van een tekortkoming, tenzij deze niet aan hem is te wijten en hij niet nalatig is geweest in het treffen van maatregelen om gevolgen daarvan af te wenden. Natuurlijk heb ik zelf wel een idee over behoorlijk bestuur. Toch blijft het lastig om die definitie helemaal strak te trekken.

12 waarom behoorlijk en onbehoorlijk bestuur Een aantal voorbeelden van onbehoorlijke taakvervulling Handelen in strijd met de statuten. Verwaarlozen van verplichtingen, bijvoorbeeld het niet betalen van rekeningen, zowel opzettelijk als uit onachtzaamheid. Het aangaan van financiële verplichtingen zonder een deugdelijke begroting en eventuele financieringsregeling vooraf op papier te zetten. Het niet of niet tijdig verschaffen van informatie aan leden, toezichthouders, contractpartijen, en belanghebbende instanties zoals de Belastingdienst. Niet voldoen aan de gestelde eisen van een subsidie, waardoor deze wordt teruggevorderd. Het verwaarlozen van kredietbewaking. Het selectief betalen van crediteuren. Het verstrekken van financieringen zonder daarvoor zekerheid te vragen. Zwart betalen of ontvangen van bedragen. Het niet tijdig indekken tegen voorzienbare risico s. Onvoldoende deskundigheid of besluiteloosheid, zoals het niet aanvragen van een faillissement terwijl duidelijk is of hoort te zijn dat de verplichtingen niet kunnen worden nagekomen. Het niet controleren van de kredietwaardigheid van contractpartners. Het in het bestuur opnemen van bestuurders met onvoldoende kwaliteiten.

13 hoe aansprakelijkheidsverzekering Behoorlijk bestuur Er is een eenvoudige oplossing om de risico s die u met uw privévermogen loopt af te dekken: een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering. Zo n verzekering geeft niet alleen bestuurders een prettige zekerheid, maar ook de vereniging of stichting zelf. Zij kunnen weliswaar hun bestuurders aanspreken voor de schade die zij lijden door onbehoorlijk bestuur, maar het is de vraag of die schade ook te verhalen valt. Want waar moet je naartoe als het schadebedrag het privévermogen van de bestuurder te boven gaat? Basisverzekering De vereniging of stichting sluit de verzekering af en is ook verantwoordelijk voor de premiebetaling. Bij verenigingen moet worden aangetekend dat zij volledige rechtsbevoegdheid moeten hebben, en dus bij notariële akte zijn opgericht. Tot een bepaald balanstotaal is een basisverzekering meestal voldoende. Sommige verzekeraars sluiten bepaalde categorieën uit. Als uw stichting of vereniging een balanstotaal heeft dat niet binnen de basisverzekering valt, of of behoort tot een categorie die wordt uitgesloten, kunt u een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering op maat afsluiten. Ik kan er de dupe van worden als een andere bestuurder in gebreke blijft. Voor mij is een aansprakelijkheidsverzekering een absolute voorwaarde.

14 hoe aansprakelijkheidsverzekering Wie zijn verzekerd? Wat dekt de verzekering niet? Alle statutaire bestuurders en toezichthouders; ook na hun aftreden. Een eventueel statutair benoemde directeur. Alle personen die geen statutair bestuurder zijn, maar wel bestuurshandelingen verrichten. Echtgenoten en erfgenamen van bovengenoemde personen. Eventuele vereffenaars. Wat is gedekt? Bestuursaansprakelijkheidsverzekeringen dekken zowel de kosten van verweer als de uiteindelijke schadeclaim die een verzekerde aan derden moet betalen. Ook bereddingskosten worden gedekt. Dat zijn kosten van maatregelen die u als bestuurder neemt om dreigende schade te voorkomen of te beperken. De vermogensschade van de vereniging of stichting zelf valt meestal niet onder de dekking. Een verzekering geeft de verzekerden natuurlijk geen vrijbrief om zich van niemand en niets wat aan te trekken. Als de bestuurder opzet of grove nalatigheid kan worden verweten zal de verzekering in het algemeen niet vergoeden. Hiervan is onder meer sprake als: Eén of meer bestuursleden met opzet de schade hebben veroorzaakt. Eén of meer bestuursleden persoonlijk voordeel uit de situatie hebben genoten, of de schade is ontstaan met de bedoeling om één of meer bestuurders (in)direct persoonlijk te bevoordelen. De schade is ontstaan door een vermogensdelict van één of meer bestuursleden, zoals diefstal, afpersing, verduistering, fraude of bedrog. Voorkomen is beter dan genezen Het is voor de verzekering niet altijd nodig dat de rechter uw aan sprakelijkheid heeft vastgesteld. In veel gevallen wordt mede omdat de kwestie gevoelig kan liggen gekozen voor een schikking. Dat spaart de kosten van een gecompliceerde rechtsgang uit. Met een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering bent u weliswaar gedekt op het moment dat u als bestuurder aansprakelijk wordt gesteld, beter is het om dit te voorkomen. Met behoorlijk bestuur voorkomt u in veel gevallen dat uw eigen stichting of vereniging of een derde u persoonlijk verantwoordelijk acht voor fouten of nalatigheden. Daarom is het raadzaam de basisprincipes voor behoorlijk bestuur toe te passen.

15 hoe aansprakelijkheidsverzekering De basis voor behoorlijk bestuur Schrijf uw stichting in bij de Kamer van Koophandel en leg de statuten vast in een notariële akte. Laat nieuwe bestuurders tekenen voor ontvangst van de statuten en het huishoudelijk reglement. Geef nieuwe en afgetreden bestuurders door aan het handelregister. Zorg voor een heldere omschrijving van bestuurstaken en bestuursbevoegdheden. Leg procuraties en procedures voor het doen van uitgaven, de tekenbevoegdheid, het kasbeheer en budgetbeheer vast. Breng onderscheid aan tussen uitvoering en controle; de penningmeester mag niet zelf in de kascontrolecommissie zitten. Maak jaarverslagen: in elk geval het financiële jaarverslag en het verslag van het bestuur. Laat deze in geval van een vereniging goedkeuren en tekenen door de ALV. Stel een jaarbegroting op. Laat deze in geval van een vereniging goedkeuren door de Algemene Ledenvergadering. Vraag voor bijzondere uitgaven specifiek de goedkeuring van de ALV. Zorg voor notulen van de vergaderingen en laat deze na vaststelling ondertekenen. Dechargeer vertrekkende bestuurders van hun beleid. Stel in het geval van beleggingen een beleggingsstatuut op. Regel de tekenbevoegdheid bij de bank en houd deze up to date. Zorg voor zicht op alle rekeningen die onder de stichting of vereniging vallen. Laat de statuten aansluiten bij de actuele situatie en activiteiten. Laat bij bijzondere activiteiten de deelnemers of de ouders van minderjarige deelnemers een akkoordverklaring tekenen.

16 Wilt u graag van gedachten wisselen over een van de onderwerpen in dit boekje? Neem dan contact op met uw relatiemanager. Nog geen klant bij Instituten & Charitas? Maak dan een afspraak via onze website. Instituten & Charitas is gespecialiseerd in financiële dienstverlening aan maatschappelijke organisaties. Tot onze klanten rekenen wij Goede Doelen, Vermogensfondsen en Religieuze Instellingen. Wij staan bestuurders van deze organisaties met raad en daad terzijde bij het realiseren van hun maatschappelijke doelen. Bestuurders Box Informatie en inspiratie voor bestuurders Het bestuur & het maatschappelijk speelveld Het bestuur & aansprakelijkheid Het bestuur & scenarioplanning De organisatie & reputatiemanagement De organisatie & sociale media Het vermogen & de verplichtingen Het vermogen & het beleggingsstatuut Het vermogen & vermogensbeheer Het bestuur & het aansprakelijkheid is een uitgave van de Bestuurders Box voor betrokken bestuurders uitgegeven door ABN AMRO MeesPierson Instituten & Charitas. Twitter Twitter LinkedIn Google + My Space Tumblr Bebo