Omschrijving en Presentatie. CIS - Customer Information System

Transcriptie

1 Omschrijving en Presentatie CIS - Customer Information System Date Author Version Rick van Woudenberg Rick van Woudenberg Rick van Woudenberg

2 1. Samenvatting Het doel van dit document is om de klant inzicht te geven in CIS, wat staat voor Customer Information System. CIS is een applicatie bedoeld voor detacheringsbureaus of andere organisaties die werken met uitzendkrachten, inhuurkrachten op basis van detachering of ZZP ers. Administratie met betrekking tot uitzendpersoneel en de daarbij behorende facturatie is altijd lastig indien er veel gewerkt wordt met wisselende arbeidskrachten. CIS maakt het mogelijk om eenvoudig alle werk gerelateerde bewegingen van een werknemer in te zien, te wijzigen, te monitoren en te rapporteren. 2. Inleiding CIS is een server-client applicatie waarmee alle werk gerelateerde bewegingen kunnen worden ingevoerd, gewijzigd en gevolgd met betrekking tot een werknemer. Het gaat hier om bewegingen als cursussen, arbeidsverleden, huidige betrekkingen, opleidingen, projecten enz. Tevens kan met CIS de volledige facturatie worden verzorgd en desgewenst automatisch gemonitord en gerapporteerd worden. Factureren kunnen automatisch gegenereerd worden op basis van uurloon, gesplitst in normale dagelijks uren, overuren, zaterdag, zondag, vakantiedagen, enz. Hierdoor is het mogelijk om gedetailleerde facturatie naar de klant te sturen en deze facturatie ook te monitoren. CIS kan automatisch herinneringsfacturen sturen indien gewenst. Werknemers kunnen via een bijgeleverde web interface hun urenstaten online invullen. CIS zal automatisch detecteren indien er een update van een urenstaat beschikbaar is en zal deze importeren. Indien een urenstaat is goedgekeurd, kan CIS hier automatisch een factuur van genereren en zal de factuur meenemen in de monitoring. E / 15

3 2. Privacy wetgeving CIS gebruikt hoogwaardig encryptie om ervoor te zorgen dat alle persoon gevoelige informatie beveiligd is opgeslagen in de database. Niet alleen de verbindingen naar de database over een netwerk zijn beveiligd opgezet, ook de data zelf is beveiligd. Indien een niet bevoegd persoon toegang krijgt tot de database, kan de data niet gelezen worden. De velden waarin de data is opgeslagen, evenals de data zelf zijn ook versleuteld. 3. Database CIS gebruikt een Postgresql 8.x database wat gestoeld is op de beroemde Ingres technologie. Postgresql is snel, bijzonder betrouwbaar en schaalbaar binnen vrijwel elke organisatie. Het opereert net zo eenvoudig in een standalone omgeving als complexe netwerken. Database replicatie en clustering zorgt ervoor dat uw data te alle tijden veilig is. 4. CIS 4.1 Updates Tijdens het opstarten van CIS wordt er gecontroleerd op updates. CIS maakt een beveiligde verbinding met een updateserver en haalt, indien beschikbaar updates voor CIS binnen. De updates van CIS bestaan uit twee gedeelten. Generieke updates. Dit kunnen beveiliginsupdates zijn, maar ook algemene bugfixes of additionele functionaliteit. Klant specifieke updates. Dit zijn updates die alleen van toepassing zijn op een klant, bijvoorbeeld rapportage updates. Pic. 4.1 Updatescherm CIS Een CIS administrator kan er voor kiezen om het zoeken naar updates tijdens het opstarten uit te schakelen. CIS heeft dan nog steeds een mogelijkheid om manueel updates uit te voeren. Alle updates kunnen achteraf ( bijvoorbeeld tijdens een her-installatie ) opnieuw te worden opgehaald en uitgevoerd. E / 15

4 Wanneer u ingelogd bent in CIS, zal het opstartscherm worden getoond. Dit scherm zal leeg zijn. U kunt vanuit dit opstartscherm beginnen met het uitvoeren van verschillende taken. Pic. 4.2 Opstartscherm CIS Meertalig U kunt CIS instellen op een door u gewenste taal en culture. Cultures zijn de regionale instellingen met betrekking tot valutaregistratie en datum/tijd. U hoeft CIS niet af te sluiten om van taal te wisselen. U kunt eenvoudig in Options uw voorkeurstaal instellen. Pic CIS in het Engels Pic CIS in het Nederlands Indien er nieuwe talen bijkomen zullen deze via de algemene updates van CIS aan de klant beschikbaar worden gesteld. E / 15

5 4.3 Medewerkers U kunt op twee manieren medewerkers selecteren. Een medewerker kan lokaal zijn ingevoerd door de gebruiker, maar CIS kan ook automatisch uw medewerkers importeren uit uw Active Directory of een LDAP server. Pic. 4.3 Medewerker selectie Indien u een medewerker lokaal heeft ingevoerd in CIS, kan deze zeer eenvoudig worden aangepast of verwijderd. Pic Medewerker invoeren of wijzigen E / 15

6 U kunt een aantal elementen invoeren bij een medewerker : NAW gegevens Uurtarieven Auto lease gegevens Projecten Opleiding en cursussen Werkhistorie Web toegang Als er medewerkers zijn ingevoerd, kunt u deze eenvoudig selecteren en alle relevante informatie zal direct tevoorschijn komen. Pic. 4.4 Medewerker geselecteerd 5. Urenstaten Urenstaten kunnen op twee manieren worden ingevoerd, via het internet met een bijgeleverde web interface of direct in CIS. 5.1 Web Interface CIS heeft een bijgevoegde web interface die op elke webserver kan draaien, mits.net ASP 2.0 of hoger ondersteund wordt. Hier kunnen medewerkers ongeacht hun locatie de gewerkte uren invoeren. CIS bepaald hoe de urenstaat eruit komt te zien en welke projecten de medewerker op hun urenstaten te zien krijgen. Indien u in CIS een medewerker aan een project heeft gekoppeld, zal deze automatisch te zien zijn door de medewerker. Ook kunt u extra projecten aan de web interface toevoegen, bijvoorbeeld artsenbezoek, ziekteverzuim of verlof dagen. E / 15

7 Pic. 5.1 Web interface Indien de medewerker de urenstaat naar waarheid heeft ingevuld, dient de medewerkers de timesheet te boeken. Indien de medewerker dit heeft gedaan, kan de timesheet niet meer gewijzigd worden door de medewerker. De volgende melding verschijnt dan : Pic. 5.2 Web interface geboekte maand E / 15

8 5.2 CIS timesheets Indien de medewerker de uren heeft geboekt via de website, dan zal hier een melding van gemaakt worden in CIS in het tabblad van de medewerker. Pic. 5.3 CIS Update beschikbaar voor timesheet Indien de medewerker de uren heeft geboekt via de website, dan zal hier een melding van gemaakt worden in CIS in het tabblad van de medewerker. De CIS gebruiker heeft dan diverse opties door op de knop te drukken. Pic. 5.4 CIS Update Options De volgende opties zijn beschikbaar, indien een timesheet is geboekt. Import and overwrite update De timesheet zal volledig overschreven worden met de webupdate en de bestaande entries worden verwijderd uit CIS. Deze optie werkt alleen indien de timesheet is geboekt door de medewerker. Append update to current timesheet De bestaande timesheet in CIS zal aangevuld worden met de webupdate en de al ingevoerde entries blijven bestaan in CIS. Deze optie werkt alleen indien de timesheet is geboekt door de medewerker. View the update Met deze optie kan worden bekeken wat de medewerker tot nog toe heeft ingevoerd via de web interface. Deze optie is altijd beschikbaar. E / 15

9 5.3 Importeren timesheets Indien er gekozen wordt om de timesheet te importeren dan dient de CIS gebruiker deze actie te bevestigen en daarna wordt de volgende vraag gesteld : Pic. 5.5 CIS Breakdown Hours CIS kan, indien gewenst de overuren, zaterdaguren, zondaguren, enz. berekenen op basis van vooraf ingevulde parameters. Deze hoeft u slechts eenmalig in te voeren. Deze parameters kunnen per medewerker of per project worden ingevoerd waarbij medewerker parameters kunnen worden overruled door project parameters. Een zelfde mogelijkheid heeft de CIS gebruiker bij het genereren van facturen. We kunnen hierboven even gemakshalve voor Nee. Pic. 5.6 Geïmporteerde timesheet De timesheet is vervolgens geïmporteerd en de CIS gebruiker kan, na eventueel interne procedures ( bijvoorbeeld door vergelijking met een getekende urenstaat ) de timesheet goedkeuren. Ook kunnen er nog eventueel nog wijzigingen in de timesheet worden aangebracht, zoals toevoegen van uren of kilometers. Indien de timesheet is goedgekeurd door een CIS gebruiker kan deze niet meer gewijzigd worden. Dit kan alleen als een timesheet un-approved wordt, wat alleen door CIS gebruikers met bepaalde rechten kan. Indien de CIS gebruiker de timesheet wil goedkeuren, dient de gebruiker op de knop Approve te drukken. Pic. 5.7 Goedkeuren timesheet E / 15

10 De status van alle timesheet kan in het zogenaamde Dashboard worden bekeken en eventueel actie op worden ondernomen. Pic. 5.8 Timesheet status 5.4 Facturatie van timesheets Indien de timesheet is goedgekeurd kan er worden gefactureerd. Dit gaat heel eenvoudig. Er dient van te voren echter wel de parameters voor alle projecten te zijn ingevoerd. Dit kan de gebruiker doen bij het aanmaken van een project. In dit stadium voor het factureren kunnen financiële parameters nog worden aangepast. Indien de parameters worden gewijzigd na het genereren van de factuur, dient de factuur opnieuw te worden gegenereerd. Pic. 5.9 Financiële parameters E / 15

11 Het is mogelijk om de standaard medewerker parameters te overschrijven met project parameters. U dient dit echter in het project formulier aan te geven welke parameters u wenst te gebruiken. Dit dient per project te worden aangegeven en hoeft slechts eenmalig te worden ingevoerd en geselecteerd. Indien u besluit om de medewerker parameters te overschrijven zal deze gelden voor alle medewerkers die aan dit project gekoppeld zijn. De CIS gebruiker kan vervolgens naar het tabblad Invoices gaan en de maand selecteren die gefactureerd moet worden. In dit tabblad zullen alle medewerkers van de organisatie staan. In de figuur hieronder staat er slechts één omdat er maar één medewerker in de testomgeving van CIS is opgevoerd. Indien een timesheet niet is geboekt door de medewerker of niet is goedgekeurd door de CIS gebruiker zal de timesheet niet klaargezet worden voor facturatie en dus ook niet zichtbaar zijn in onderstaande lijst. Pic Facturatie Vervolgens kan er een medewerker op Create Invoice for Selected Timesheet klikken om een factuur aan te maken. U kunt in de opties van CIS kiezen om automatisch de uren te splitsen in normale uren, overuren, zaterdaguren enz. CIS detecteert deze instellingen en zal hierop acteren bij het aanmaken van een factuur. Indien de CIS gebruiker een nieuwe factuur aanmaakt, verschijnt het volgende scherm : E / 15

12 Pic Nieuwe factuur E / 15

13 In het tabblad collection zullen de uren worden weergeven indien u gekozen heeft om ze te specificeren. Pic Collectie Items In theorie hoeft er niets te worden gewijzigd. Alle relevante informatie is reeds ingevuld, alsmede een nieuw uniek factuurnummer en de totaalprijs is reeds berekend. De CIS gebruiker kan vervolgens kiezen om de factuur eerst te bekijken voordat deze wordt aangemaakt door op Preview te drukken. Pic Nieuwe factuur Preview Indien de factuur is goed bevonden, kan op Create worden geklikt. De factuur zal worden aangemaakt, ingevoerd in de database en meegenomen worden in de monitoring. E / 15

14 De factuur is aangemaakt en kan in een later stadium nog worden aangepast door CIS gebruikers met speciale rechten. Pic Nieuwe factuur aangemaakt De factuur wordt in PDF formaat ingevoerd in de database en kan te allen tijde worden ingezien, geëxporteerd, geprint of worden g d. 6. Dashboard In het dashboard kan de status van ongeveer alle handelingen worden gevolgd. Tevens worden hier de facturen bewaakt en kan het dashboard monitoren of medewerkers hun timesheets op tijd hebben ingeleverd. Indien dit niet het geval is, kan CIS automatisch een e- mail of een sms richting de medewerker sturen met het verzoek om actie te ondernemen. Het dashboard en de monitoring start automatisch op wanneer CIS wordt gestart. 6.1 Mail alert Hieronder ziet u een voorbeeld van een alert aan een medewerker die zijn of haar timesheet nog niet heeft ingevuld en verstuurd. Het systeem zal alleen een alert laten verzenden als de timesheet overtijd is. Deze tijd kan de CIS gebruiker instellen. Pic alert E / 15

15 CIS kan ook automatisch een alert sturen naar alle medewerkers die hun timesheet nog niet op tijd hebben ingevoerd. Tevens is het dashboard in staat om facturen te bewaken op betaaldatum en indien een factuur nog niet is betaald hier een bepaalde actie aan te hangen, bijvoorbeeld het versturen van een herinneringsfactuur. 7. Financieen Binnen CIS kunnen een aantal financiele aspecten direct zichtbaar worden gemaakt en, indien gewenst, worden ingevoerd, aangepast en geexporteerd. De volgende onderdelen zijn binnen CIS beschikbaar : Kilometerkosten overzicht BTW / OZB belasting Inkomstenbelasting Balans Declaraties personeel Bedrijfsuitgaven Passiva en activa Autokosten Totale uitgaven Kleine kas 8. Tot slot CIS biedt een onderneming een flexibele hantering van haar timesheet en facturatiebeleid. Dit document heeft slechte enkele mogelijkheden van CIS laten zien, echter CIS kan meer : Rapportage - Medewerker rapportage, ziekteverzuim etc. - Vakantiedagen bijhouden - Facturatie rapportage - Klant rapportage Bewaking - Logging van medewerker activiteiten - Logging van CIS gebruiker activiteiten Medewerker - Zoeken van medewerkers op competentie m.b.t. nieuwe projecten - Matchen van medewerkers op basis van job description Facturatie - Automatische generatie van herinneringsfacturen E / 15