Inhoud Voorwoord... 4 Samenvatting Paragrafen Onderhoud kapitaalgoederen Vervanging

Transcriptie

1 Jaarrekening 2014

2

3 Inhoud Voorwoord... 4 Samenvatting Paragrafen Onderhoud kapitaalgoederen Vervanging Onderhoud (brandweer)voertuigen en - materiaal Onderhoud Gebouwen Algemene bedrijfsvoering VRZ Verbonden partijen Financiering Weerstandsvermogen en risicobeheersing Beschikbare weerstandscapaciteit Benodigde weerstandscapaciteit Beoordeling weerstandsvermogen Jaarrekening Overzicht van baten en lasten in de jaarrekening Taakstelling (voortgang) Overzicht van baten en lasten in de jaarrekening en toelichting per programma Programma Veiligheid Programma Bevolkingszorg Programma GMZ Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien Incidentele lasten en baten Balans per 31 december Grondslagen van resultaatbepaling en waardering Toelichting balans Activa Passiva Niet uit de balans blijkende verplichtingen Rechtmatigheid Vaststelling jaarrekening Bijlagen Bijlage 1 Realisatie begrote investeringen Bijlage 2 SISA Bijlage 3 Risicotabel Bijlage 4 Wet Normering Topinkomens Bijlage 5 Lijst met afkortingen Bijlage 6 Organisatiestructuur Veiligheidsregio

4 Voorwoord Volle kracht vooruit!. Dit was de term die werd gebruikt in de Begroting 2014 om het werk van de Veiligheidsregio Zeeland in 2014 te typeren. In 2014 is daarbij de ingezette lijn van slimmer anders werken verder voortgezet. Was in 2013 de focus nog veel gericht op het organiseren en het richten van de nieuwe organisatie, in 2014 kwam de inrichting aan de orde. De implementatie van gemaakte beleidskeuzes was daarbij de rode draad. Vernieuwing was noodzakelijk. Vernieuwingen in de zin van slimmer organiseren, implementeren en werken om verbeteringen en bezuinigingen te bewerkstellingen. Hiermee proberen wij zo effectief en efficiënt mogelijk te investeren in mensen, middelen en materieel om daar de komende jaren de vruchten van te kunnen plukken. Dit is bittere noodzaak aangezien de budgetten de komende jaren verder onder druk komen te staan. In 2014 gingen we volle kracht vooruit om de missie Samen sterk voor veilig Zeeland te verwezenlijken. Deze missie vraagt om een duidelijke focus op veiligheid. Onderwerpen die daarbij werden benoemd waren de implementatie van de verbeteringen Regeling Operationeel Leiding (ROL)-regeling, Maatwerk in Brandweerzorg, voorbereiding voor overgang van de meldkamer en inrichten van Risicobeheersing. Daarnaast is 2014 gebruikt om meer samenwerkingsmogelijkheden met ketenpartners te onderzoeken. Deze onderwerpen zijn echter te omvattend om binnen een jaar uit te werken en te implementeren. Om die reden zullen deze onderwerpen ook in 2015 nog de nodige aandacht krijgen. Intussen zijn wij er in 2014 ook in geslaagd een besluit te nemen over de nieuwe verdeelsleutel en is de nieuwe gemeenschappelijke regeling vastgesteld was een jaar dat is te omschrijven als een innoverend en druk jaar. Een jaar waarin zeer veel is gebeurd, mooie dingen, maar ook trieste dingen. We zijn al meer dan twee jaar in een enorm hoog tempo, met volle kracht en met een hoog ambitieniveau bezig om de organisatie een verandering en verbeteringsproces door te laten gaan. Ik vergelijk het met een wildwaterrivier waarin hard wordt samengewerkt en maar één kant uit kan worden gegaan en waar achteromkijken er niet bij is. Tijd voor stilstaan was er niet of in ieder geval onvoldoende. In dit voorwoord sta ik ook stil bij het incident in september op de A58 bij dichte mist. Voor dit soort gebeurtenissen moeten wij klaar staan en onze mensen hebben zich die dag keihard ingezet om zo adequaat mogelijk hulp te verlenen. Het was helaas ook de dag dat we een geliefd vrijwilliger verloren. Op zijn rouwkaart stond geschreven en toen stond alles stil. Letterlijk stond toen zijn leven, maar ook zijn horloge stil. Dit was een moment dat ons zeer duidelijk heeft gemaakt en ons deed beseffen dat echt regelmatig de tijd moet worden genomen om stil te staan. Dit werd een verduidelijking van een brede wens die in de zomer werd uitgesproken. Daar ontstond het beeld dat we van de zesde terug moeten gaan naar de vierde versnelling. Echter met projecten als de gemeenschappelijke regeling (verdeelsleutel), ROL-regeling en Maatwerk in Brandweerzorg was dit niet goed mogelijk. In 2015 zullen wij terugschakelen naar een lagere versnelling om daardoor af en toe te kunnen stilstaan en te kunnen omkijken. Van de snelstromende rivier komen we in open water. Tijd om een eigen koers in te gaan zetten. Omkijken en zien waar we vandaan komen en wat is bereikt. Tijd ook voor de menselijke maat, want die wordt in tijden van drukte nog wel eens vergeten. Tenslotte dank ik al mijn collega s voor de inzet in het afgelopen jaar. Mede dankzij hen hebben we bereikt waar we nu staan. Gerrie Ruijs Directeur Veiligheidsregio Zeeland / Regionaal Commandant 4

5 Samenvatting Resultaat Veiligheidsregio Zeeland heeft het boekjaar 2014 afgesloten met een positief saldo van (circa 0,8% van de begroting). Bij de 2 e bestuursrapportage werd nog uitgegaan van 0. De voornaamste redenen van deze onderschrijding het openstaan van een aantal vacatures, minder uitgaven voor kosten vrijwilligers. Ook droeg de lagere afschrijving door minder investeringen, mede als gevolg van het wachten op maatwerk in brandweerzorg, bij aan het saldo. Regionalisering Met de vaststelling van de Gemeenschappelijke Regeling in september 2014 is ook de verdeelsleutel van de gemeentelijke bijdrage voor de komende jaren tot 2021 vastgesteld. De Veiligheidsregio kan nu verder bouwen aan het verfijnen van de begroting en meerjarenraming. Hoe meer historische cijfers van VRZ groot beschikbaar zijn, hoe beter uitgaven kunnen worden voorzien. In 2014 zijn als laatste de activa van brandweer Terneuzen (uit 2012) en de Stadsgewestelijke brandweer Vlissingen- Middelburg overgenomen. Hiermee is de overgang van alle roerende brandweeractiva van de Zeeuwse gemeenten naar VRZ een feit. Met nagenoeg alle gemeenten is een Dienstverleningsovereenkomst (DVO) afgesloten. Middels een zogenaamde demarcatielijst is inzichtelijk gemaakt welke onderhoudslasten voor kazernes door de gemeenten, dan wel door VRZ moeten worden voldaan. Maatwerk in brandweerzorg Met het project Maatwerk in brandweerzorg wordt onderzocht hoe de organisatie van de brandweerzorg beter kan worden georganiseerd naar de noodzaak en behoefte van de omgeving. Om deze inzet nu en in de toekomst te kunnen blijven leveren, is het noodzakelijk dat goed wordt gekeken naar de brandweerzorg op maat. De structurele taakstelling voor Maatwerk in brandweerzorg bedraagt vanaf De taakstellingsopdrachten die samenhangen met de besluitvorming rond Maatwerk in brandweerzorg voor een bedrag van zijn in de 1 e Bestuursrapportage 2014 als niet meer in 2014 te realiseren beschouwd. Dit nadeel is opgevangen met incidentele meevallers. De besparingen voor Maatwerk in brandweerzorg zijn in de Derde tussenrapportage Maatwerk in brandweerzorg bijgesteld tot vanaf Voor de niet meer structureel te realiseren taakstelling dienen andere posten te worden gevonden. Deze opdracht wordt in 2015 verder opgepakt. Maritieme veiligheid In het 4 e kwartaal 2014 is de eindrapportage voor het project Mirg verstuurd aan het Europese Regionale Ontwikkeling Fonds. Daarmee is een eind gekomen aan een driejarig project ten behoeve van het oprichten van brandweeractiviteiten op het water. Aangezien Veiligheidsregio Zeeland projectleider was van dit project liepen alle subsidiestromen en verantwoording van Europa naar de partners in België, Frankrijk en Engeland via VRZ. Met de ontvangst van een goedkeurende verklaring van de accountant is een financieel punt achter dit project gezet. De vanuit dit project opgerichte Mirg-teams worden geintegreerd in de staande organisatie van VRZ. Zo zal o.a. door middel van nieuwe subsidies gezorgd worden voor financiering. Vanaf 2015 zal er voortzetting worden gegeven aan het Mirg project door in te stappen in een nieuw Europees project MIRG-EX. Gemeenschappelijke Meldkamer Zeeland (GMZ) Alle meldkamers komen onder landelijke sturing binnen één Landelijke Meldkamer Organisatie (LMO). In 2013 heeft het bestuur ingestemd met Bergen op Zoom als nieuwe huisvestingslocatie. De realisatie van deze nieuwbouw wordt een verantwoordelijkheid van de LMO. In de jaarrekening 2013 was het uitgangspunt nog dat de GMZ tot en met 2016 in zijn huidige vorm in stand zou blijven. De verwachting is momenteel dat in 2016 gestart zal worden met de bouw van de nieuwe meldkamer. Daarom wordt er nu uitgegaan van het tot en met medio 2018 (of zoveel langer als noodzakelijk) in stand houden van de huidige GMZ. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt nu nog bij VRZ maar zal op 5

6 enig moment overgaan naar de LMO. Hierbij zal een set afspraken rond ontvlechting financiering gemaakt worden. Een due diligence-onderzoek maakt onderdeel uit van het overname proces. en Op basis van het Transitieakkoord is een nulmeting uitgevoerd om een zorgvuldige transitie naar de tien toekomstige meldkamer-locaties te waarborgen. De nulmeting is erop gericht de bestuurlijk-juridische, de financiële en de operationele situatie van de afzonderlijke meldkamers in kaart te brengen. De verwachting is dat de reserve Meldkamer voldoende is om de periode tot en met medio 2018 te overbruggen en dat in principe geen beroep gedaan hoeft te worden gedaan op een extra gemeentelijke bijdrage. Verder uitstel van het moment van overdracht kan mogelijk tot financiële problemen leiden. Resultaatbestemming Aan het Algemeen Bestuur wordt voorgesteld dit positieve saldo toe te voegen aan de Algemene Reserve. Dit saldo van de Algemene Reserve bedraagt per en is voor een organisatie met een begrotingstotaal van ruim 30 mln laag. Gezien hetgeen in de risicoparagraaf is gesteld zou een weerstandsvermogen van ± 1,5 mln noodzakelijk zijn. Reserves In 2014 is voor een bedrag van aan de reserves onttrokken voor de transitie van de brandweer, de vernieuwing van de organisatie en het operationeel houden van de meldkamer. De komende jaren is nog transitiegeld benodigd om zaken slimmer anders te kunnen organiseren. 6

7 2 Paragrafen 2.1 Onderhoud kapitaalgoederen Vervanging Het beleid op het gebied van kapitaalgoederen kan in twee fasen worden onderscheiden. In de eerste fase worden kapitaalgoederen verkregen (aangeschaft). Hierna volgt de tweede fase waarin de kapitaalgoederen moeten worden beheerd. Theoretisch zou vervanging van kapitaalgoederen als de derde fase kunnen worden gezien. Deze is in wezen te beschouwen als (een nieuwe) fase één. VRZ houdt bij aanschaf rekening met het eventueel vervangen van de kapitaalgoederen op termijn (vervangingsschema) zodat dit bij vervanging (over het algemeen) niet leidt tot hogere, onvoorziene lasten. De materiele vaste activa met economisch nut worden lineair afgeschreven volgens de NVBR-normen, te weten: a. maximaal 40 jaar: nieuwbouw bedrijfsgebouwen; b. maximaal 25 jaar: renovatie, restauratie en aankoop bedrijfsgebouwen, groot gereedschap; c. maximaal 20 jaar: liften; d. maximaal 15 jaar: dakbedekking, luchtbehandeling, cv-installatie, bepakking voertuigen, pomp, haakarmvoertuig/containers, tankautospuit vrijwilligers, motorspuit aanhanger, autoladder vrijwilligers, hulpverleningswagen vrijwilligers, tankwagen, inrichting, productiemachines en/of apparatuur; e. maximaal 10 jaar: veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen, kozijnen, overige elektrische installaties, verbindingen, kantoormeubilair, nieuwbouw tijdelijke bedrijfsgebouwen, groot onderhoud bedrijfsgebouwen, brandweervoertuigen beroeps, netwerkbekabeling, glasvezelverbinding, verlichtingsvoorzieningen, hydraulische redmiddelen, ademluchtvulstation, klim en hijsmiddelen; f. maximaal 8 jaar: telefooncentrale, (test) ademluchtapparatuur, hefmiddelen; g. maximaal 7 jaar: valbeveiliging, duikapparatuur, bestelauto s; h. maximaal 5 jaar: aanhangwagens, personenauto s, lichte motorvoertuigen, automatiseringsapparatuur, communicatieapparatuur en verbindingsmiddelen (uitgezonderd kantoorautomatisering), meetapparatuur, alle kleding, software; i. maximaal 3 jaar: automatiseringsapparatuur t.b.v. kantoorautomatisering en de gemeenschappelijke meldcentrale; j. niet: gronden en terreinen. Het is moeilijk om vooraf exact de technische levensduur van een object of artikel te kunnen voorspellen en vast te leggen, zeker wanneer dit een langere periode dan 10 jaar bedraagt. Wanneer er aan een object/artikel na verloop van tijd dusdanige correctieve werkzaamheden moeten worden uitgevoerd die niet meer in relatie staan tot de restwaarde van het object/artikel moet er in de organisatie op worden geanticipeerd om het object vroegtijdig af te gaan stoten en deze te vervangen. Omgekeerd kan het echter ook voorkomen dat een object moet worden vervangen, terwijl de maximale technische levensduur nog niet is bereikt en het object zonder noemenswaardige problemen functioneert, in deze situaties kan de vervanging worden uitgesteld en voorruit worden geschoven. Door de regionalisering en de uitgestelde besluitvorming rond Maatwerk in brandweerzorg is er sprake van uitstel van vervangingen en is een vervangingsachterstand ontstaan, waardoor er een piek aan te vervangen (brandweer)voertuigen in de komende jaren aankomt. De juiste afwegingen maken v.w.b. investeringen is dan ook van groot belang. De bestuurlijke besluitvorming in het kader van het project Maatwerk in brandweerzorg is nog niet verwerkt in het vervangingsplan. Een bestuurlijk besluit tot het aanschaffen van een Zeeuwse TS in plaats van een standaard TS6 op sommige posten zal direct tot besparingen op begrotingsbasis leiden. 7

8 2.1.2 Onderhoud (brandweer)voertuigen en - materiaal Sinds 2014 wordt gewerkt met behulp van drie servicecentra en een Bureau Materieel Techniek en Logistiek (MTL) die op uniforme wijze de beschikbaarheid van en onderhoud aan het materieel van de Veiligheidsregio regelen. De drie servicecentra zijn gepositioneerd in Terneuzen (Koegors), Middelburg (Stromenweg) en Borssele/Goes. De drie servicecentra voeren onderhoudswerkzaamheden uit voor het bijbehorende werkgebied: SC Terneuzen, Koegors - Zeeuws-Vlaanderen SC Borssele/Goes - Bevelanden / Tholen SC Middelburg, Stromenweg - Walcheren / Schouwen-Duiveland MTL Bureau MTL Servicecentrum Zeeuws Vlaanderen Servicecentrum Bevelanden/Tholen Servicecentrum Walcheren/Schouwen- Duiveland De servicecentra voeren beheertaken uit op het gebied van grote en kleine voertuigen, bepakkingen, ademlucht, bluskleding etc. Daarnaast wordt een aantal beheertaken centraal uitgevoerd, zoals niet-repressieve kleding, verbindingsmiddelen etc. Deze centrale taken zijn binnen één van de servicecentra gepositioneerd. Preventief onderhoud Preventief onderhoud is het onderhoud dat planmatig kan worden uitgevoerd. Ook periodieke keuringen maken deel uit van het preventief onderhoud. Alle materialen en het rollend materieel worden bij VRZ preventief onderhouden volgens de voorschriften van de leverancier om de betrouwbaarheid en de inzetbaarheid te maximaliseren en op deze wijze zo min mogelijk correctief onderhoud te moeten uitvoeren. Daarnaast wordt alles volgens de wettelijke voorschriften onderhouden en periodiek gekeurd. Preventief onderhoud wordt in beginsel door MTL zelf uitgevoerd. Indien de servicecentra niet beschikken over de middelen (werkplaats en inrichting), de kennis of capaciteit om preventief onderhoud en keuringen in eigen beheer te doen, wordt het onderhoud uitbesteed. Dit gebeurt bij voorkeur op basis van onderhoudscontracten. In sommige gevallen zal bij aanbesteding van groot materieel zoals voertuigen (preventief) onderhoud contractueel bij de leverancier worden belegd (in ieder geval bij onderhoud dat binnen de garantieperiode valt). In alle gevallen hebben de servicecentra wel de regie op het onderhoud. Correctief Onderhoud Correctief onderhoud is onderhoud dat wordt uitgevoerd op basis van storingen, schades of andere meldingen. Het kenmerk van correctief onderhoud is dat het niet planbaar is. Het servicecentrum is het centrale punt waar deze meldingen worden ontvangen en verwerkt. Op het servicecentrum vindt de intake plaats, waarbij duidelijk moet zijn wat de status van het voertuig of uitrustingsstuk is en wat de eerste diagnose is van het defect of de storing. Ook de urgentie van de reparatie of vervanging wordt hierbij bepaald. Zodra de diagnose is gesteld en de urgentie bepaald 8

9 kan ook het correctief onderhoud worden ingepland en in een werkorder verwerkt. Wanneer de storing of het defect urgent van aard is of als er tijdelijk vervangende voertuigen of uitrustingstukken nodig zijn, kan correctief onderhoud van invloed zijn op de reeds opgestelde planning. Correctief onderhoud is vanwege het slecht planbare karakter ervan verstorend voor de bedrijfsvoering van MTL. Het wordt daarom in beginsel uitbesteed, tenzij de activiteit minder dan 6 uur werktijd kost of er voldoende capaciteit voor handen is. Onderhoudskosten voertuigen en materiaal 2014 Begroting 2014 Rekening 2014 Onderhoud MTL voertuigen en materiaal Onderhoud GHOR voertuigen en materiaal Totaal Onderhoud Gebouwen Voor alle brandweerkazernes, al dan niet in eigendom van VRZ, is een verdeling van de verantwoordelijkheid voor het onderhoud afgesproken. Het Algemeen Bestuur heeft hiervoor in 2013 een zogenaamde demarcatielijst vastgesteld. Hierbij geldt dat het (gebruikers)onderhoud van de in de demarcatielijst onder de kolom VRZ opgenomen zaken voor rekening komt van VRZ. Onderhoudskosten gebouwen 2014 Begroting 2014 Rekening 2014 Onderhoud onroerende zaken

10 2.2 Algemene bedrijfsvoering VRZ Bestuur Er is een adviescommissie Financiën ingesteld die als pilot thans bestaat uit vijf financieel beleidsmedewerkers van de DB gemeenten en één wethouder namens de gemeenten (vertegenwoordiger Vereniging Zeeuwse Gemeenten), die het dagelijks bestuur gevraagd en ongevraagd kan adviseren met betrekking tot het financieel beleid en de financiële stukken. Secretariaat van deze adviescommissie berust bij de business-controller. De pilot is eind 2014 geëvalueerd zal worden voortgezet. Gemeenschappelijke regeling en verdeelsleutel In de 1 e helft van 2014 is de nieuwe gemeenschappelijke regeling door alle colleges van Burgemeester en Wethouders van de gemeenten van Zeeland vastgesteld. Op 25 september 2014 was deze nieuwe gemeenschappelijke regeling een feit, inclusief verdeelsleutel voor de gemeentelijke bijdragen voor de jaren tot en met Doorontwikkeling VRZ-organisatie In februari 2014 is de doorontwikkeling op de structuur van de organisatie afgerond. Om de doorontwikkeling vorm te geven is het project Implementatie doorontwikkeling opgestart. De daarvoor in het leven geroepen projectgroep, die samengesteld is uit een dwarsdoorsnede van de organisatie, is aan de slag gegaan. Uit deze projectgroep zijn de volgende activiteiten / resultaten voortgevloeid: vaststelling van de identiteit van de organisatie, wat is het bestaansrecht van VRZ en welke normen, waarden, houding en gedrag horen daarbij en de formulering van drie kernwaarden, namelijk verbindend, daadkrachtig en flexibel. Missie: Samen Sterk voor veilig Zeeland Visie: Wij zijn één organisatie waarin iedereen weet waar we samen voor staan en waarin iedereen weet welke onmisbare en waardevolle hij/zij levert. Wij werken energiek en gemotiveerd samen, ontwikkelen en delen kennis om onze missie uit te voeren en om ambassadeur te zijn voor onze organisatie. Wij zijn een extern gerichte organisatie die minimaal voldoet aan de wettelijke eisen waar intern de zaken op orde zijn. Kernwaarden: verbindend, daadkrachtig en flexibel Tevens is gestart met de bewustwording en het actief aanpakken van de werkdruk(beleving). De A3 systematiek en managementleiderschapstrainingen worden hierbij eveneens ingezet. Niet alleen om realistisch te plannen maar ook om de vertaalslag te maken van de taken en de benodigde tijd naar het niveau van teams en individuen. Door het leggen van organisatie brede verbanden en het verder vormgeven van een resultaat- en ontwikkelingsgerichte bedrijfsvoering komt de focus meer te liggen op output en outcome. Voor de nieuwe organisatiestructuur wordt verwezen naar bijlage 6. HRM Formatie VRZ had begin 2014 een vastgestelde formatie van 213,86 fte. In het kader van de taakstelling is de formatie in 2014 verder teruggebracht naar 211,57 fte. In 2016 zal de formatie uit circa 205 fte bestaan. Er is sprake van een (lagere) bezetting van 206,65 fte, waarvan 3,89 fte bovenformatieven. Exclusief de bovenformatieven is er een verschil van 8,8 fte. Een deel van deze vacatures wordt ingevuld door externe inhuur om de noodzakelijke werkzaamheden te kunnen verrichten. 10

11 *) In de bezetting GMZ is conform de formatie 0,5 fte opgenomen voor directeur meldkamer. De andere 0,5 fte is doorberekend aan Politie Zeeland-West- Brabant. Bovenformatieven Op 31 december 2014 is er sprake van 3,89 fte bovenformatieven. Begin 2015 is voor 2 medewerkers (1,22 fte) een oplossing gevonden. In 2016 zal nog 1 fte de pensioengerechtigde leeftijd bereiken en uitstromen. Feitelijk blijft dan nog 1,67 fte over. Voor deze fte s (2 medewerkers) wordt nog voor 1 januari 2016 een oplossing gezocht. Inhuur- en advieskosten Tegenover de lagere bezetting staan in 2014 nog hogere inhuurlasten om de geplande werkzaamheden te kunnen uitvoeren. De inhuurlasten 2014 laten ten opzichte van 2013 een dalende lijn zien en de lasten zullen de komende jaren verder afnemen Ontwikkeling inhuurkosten Inhuur R2013 R2014 B2015 B2016 B2017 B2018 B

12 Daarnaast worden geen vaste aanstellingen verstrekt indien programma s of projecten van tijdelijke aard zijn. Zo wordt bijvoorbeeld voor de meldkamer geen vast personeel meer aangenomen i.v.m. met het opheffen op termijn van de meldkamer in Zeeland. Op deze wijze voorkomen we frictiekosten. De inhuur- en advieskosten in 2014 kunnen als volgt worden gespecificeerd: Inhuurkosten Inhuur ten laste van vacatureruimte: de inhuur van tijdelijk personeel voor werkzaamheden waar formatieruimte voor bestaat, maar waar in verband met de doorontwikkeling nog geen invulling aan gegeven is. HRM Salarisadministratie: de uitbesteding van de salarisverwerking aan de gemeente Vlissingen. 12

13 Opleidingsinstructeurs: ingeleend personeel ten behoeve van de opleiding van vrijwilligers. Projecten: ingehuurd personeel voor de uitvoering van diverse projecten. De incidentele lasten voor inhuur voor deze projecten worden onttrokken aan de daarvoor bestemde reserves en/of ontvangen subsidies. Bevolkingszorg: betreft de inhuurlasten van de coördinerend gemeentesecretaris. Advieskosten Doel Bedrag (bruto) Juridische advisering Ondersteuning materieel, techniek en logistiek Haalbaarheidsonderzoek servicecentrum Project waterongevallenbestrijding i.r.t. duiktaak Project maatwerk in brandweerzorg Project business intelligence Project bereikbaarheidskaarten en geo-i Project meldkamerdashboard Ondersteuning facilitaire zaken Project grote zeesluis Ondersteuning directie Ondersteuning HRM Overige advieskosten Totaal CAO In 2014 is er een akkoord bereikt over de nieuwe CAO gemeenten. In de CAO is besloten dat gemeente ambtenaren in oktober 2014 een eenmalige betaling ontvangen van 350. Verder is besloten per 1 oktober 2014 een salarisstijging van 1% door te voeren. SGB In 2014 is er een succesvolle overgang van het personeel van SGB (StadsGewestelijke Brandweer Vlissingen- Middelburg) geweest waarbij alle personele en administratieve zaken succesvol zijn afgehandeld. Financiën Taakstelling Net als bij de gemeenten staat de begroting VRZ al geruime tijd onder financiële druk. In totaal bedraagt de taakstelling structureel ± 20% ten opzichte van de budgetten van voor de regionalisering (peiljaar 2010). Door het niet verhogen van de gemeentelijke bijdrage in de begroting 2015 en de nieuwe CAO verwacht VRZ structurele tekorten vanaf Daarnaast leidt bestuurlijke besluitvorming over Maatwerk in brandweerzorg op latere tijdstippen dan gepland, tot tekorten op de huidige begroting en in komende jaren. Eind 2014 is een notitie geschreven die inzicht geeft in het meerjarenperspectief. In deze notitie wordt eveneens een pakket van maatregelen benoemd om deze tekorten structureel te dekken. Deze kader stellende nota zal als basis dienen voor het opstellen van de begroting 2016 en de daarbij behorende meerjarenraming. P&C cyclus In de planning en control cyclus 2014 zijn de wijzigingen voortkomend uit de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen nog niet verwerkt. De P&C cyclus voor 2015 is inmiddels vastgesteld, inclusief wijzigingen op basis van de nieuwe wetgeving. Hierin wordt meer aandacht geschonken aan het actief meenemen van de medewerkers in de organisatie onder meer door een vertaling naar team- en persoonsniveau. 13

14 Interne controle In 2014 is voor het eerst een gestructureerd intern controleplan 2014/2015 opgesteld. Dit wordt de basis voor de interne controles (met financiële) impact door de gehele organisatie. Deze controles zijn uitgevoerd voor en namens de directie en management. Het controleplan is een dynamisch document dat jaarlijks zal worden herzien. Bestelmodule In 2014 is de bestelmodule voor het bestellen van goederen en diensten in gebruik genomen. Met deze uitbreiding van het financiële pakket bestaat nu de mogelijkheid om bestellingen vooraf door de budgethouders te laten accorderen in het systeem. Dit geeft direct inzicht in de resterende budgetruimte. De waarde van de bestelling wordt als verplichting getoond in het budgetoverzicht. Bij binnenkomst van de factuur, die betrekking heeft op deze bestelling, verdwijnt de verplichting en wordt de werkelijke uitgave zichtbaar in het budgetoverzicht. Facilitaire zaken Dienstverleningsovereenkomsten De Dienstverleningsovereenkomsten (DVO) tussen gemeenten en VRZ zijn nagenoeg allemaal afgerond en ondertekend. Per ontbreken alleen nog de DVO van Middelburg en Vlissingen. Deze zijn wel in concept gereed en zullen uiterlijk in het 1 e kwartaal 2015 worden afgesloten. Inkoop Inkoop heeft in 2014 naast 16 (meervoudig)onderhandse aanbestedingen en één Europese aanbesteding een goede doorontwikkeling gemaakt ter verdere professionalisering van de functie inkoop. Daarnaast is eind 2014 één aanbesteding Europees en één nationaal gepubliceerd maar nog niet afgerond. Het verder ontwikkelen en concreet toepassen van het inkoopjaarplan is in 2014 onvoldoende tot uiting gekomen. Inkoop heeft de ambitie in 2015 meer planmatig te werken. Deze actie wordt in 2015 verder uitgewerkt. Informatisering & Automatisering Informatievoorziening In 2014 zijn het Informatieplan en de roadmap informatievoorziening vastgesteld. Voor dit informatieplan zijn de doelen met de afdelingen verkend om ze te kunnen vertalen naar de informatievoorziening. VRZ werkt momenteel aan 11 IT-gerelateerde (middel)grote projecten. Voor zijn nog eens 30 projecten voorzien. Telefonie In 2014 is de vaste- en mobiele telefonie Europees aanbesteed. Dit heeft geresulteerd in gunning van de opdracht in december. Vanaf 2016 zal dit een besparing van per jaar genereren. Applicaties en licenties In 2014 is een begin gemaakt met de standaardisatie van applicaties en de stroomlijning van licenties. Dit heeft geresulteerd in een vermindering van de totale licentiekosten. Dit zal in 2015 een besparing opleveren van oplopend tot in De Citrix terminal/server omgeving is vernieuwd en gestandaardiseerd met als resultaat een moderne uniforme ICT omgeving voor alle VRZ medewerkers met lagere beheerskosten. 2.3 Verbonden partijen Verbonden partijen zijn in het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten gedefinieerd als privaat- of publiekrechtelijke organen waarin de provincie of gemeente (c.q. Gemeenschappelijke regeling) een bestuurlijk en financieel belang heeft. Op grond van deze definitie kan worden gesteld dat de VRZ geen verbonden partijen kent. 14

15 2.4 Financiering De financieringsparagraaf is samen met het treasurystatuut voorgeschreven in de Wet Financiering Decentrale Overheden (Wet Fido). De wet is per 1 januari 2001 in werking getreden. In de Wet Fido zijn kaders opgenomen ter beperking van het renterisico op de netto vlottende schuld (kaslimiet) en het renterisico op de vaste schuld (renterisiconorm). In de Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden (Ruddo) zijn kaders opgenomen ter beperking van de risico s bij het hanteren van financiële derivaten en het uitzetten van overtollige middelen. Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet is vastgelegd in de Uitvoeringregeling financiering decentrale overheden (Ufdo) en bedraagt voor gemeenschappelijke regelingen 8,2% van het begrotingstotaal. Voor VRZ bedraagt de limiet voor de netto vlottende schuld circa Berekening kasgeldlimiet Omvang van de begroting op 1 januari Kasgeldlimiet in procenten van de omvang 0,082 Kasgeldlimiet in bedrag Totaal vlottende schuld Ruimte Renterisico Het renterisico wordt direct gerelateerd aan het budgettaire risico. De renterisiconorm heeft als doel om het renterisico bij herfinanciering te beheersen. De renterisiconorm is vastgelegd in de Uitvoeringregeling financiering decentrale overheden (Ufdo) en houdt in dat de jaarlijks verplichte aflossing en de renteherzieningen niet meer mogen bedragen dan 20% van het begrotingstotaal. Door de norm in relatie tot de begroting te brengen, kunnen gemeenschappelijke regelingen met een vaste schuld die lager is dan het begrotingstotaal de spreidingsduur van de financiering verkorten. Als de schuld groter is dan het begrotingstotaal zal de aflossing van de schuld in de tijd worden gespreid en zal de begroting minder gevoelig worden voor renteschokken bij herfinanciering. Berekening renterisiconorm Begrotingstotaal Percentage regeling 20% 20% 20% 20% Renterisiconorm Renterisiconorm vaste schuld Budget Budget Budget Budget Renteherziening op vaste schuld o/g Aflossingen Renterisico Renterisconorm Ruimte onder renterisiconorm Overschrijding renterisiconorm Nvt Nvt Nvt Nvt In 2013 is voor de overname van activa van de gemeenten een langlopende lening voor 7 jaar afgesloten ter waarde van In 2014 zijn zowel de kaslimiet als de rente risiconorm niet overschreden. Op 10 december 2013 heeft de Eerste Kamer ingestemd met de wet Houdbare Overheidsfinanciën (wet HOF). Met de wet HOF zijn de Europese afspraken van het Stabiliteits- en Groeipact en het reeds bestaande Nederlandse 15

16 budgettaire beleid vanaf 1 januari 2014 wettelijk verankerd. De Wet Hof bepaalt onder meer dat Rijk, gemeenten, provincies en waterschappen een gelijkwaardige inspanning leveren bij het op orde brengen van de overheidsfinanciën. Daarmee worden de tekorten van gemeenten of provincies door de Europese Commissie meegeteld bij de berekening van het begrotingstekort, dat volgens de EU-regels niet meer dan 3 procent mag bedragen. Er treedt een correctiemechanisme in werking als de macro-norm voor het EMU-saldo structureel (meerjarig) door de decentrale overheden (gezamenlijk) wordt overschreden. Daarna zal vervolgens eerst bestuurlijk overleg volgen over verbetermaatregelen. Maatregelen volgend uit het sluitstuk van het correctiemechanisme, waaronder de mogelijkheid tot kortingen op de decentrale overheden, zullen alleen als ultimum remedium worden ingezet. Deze maatregelen worden door het Rijk in een AMvB vastgelegd. Uitzettingen In de wet Ruddo is vastgelegd dat openbare lichamen alleen overtollige middelen voor een periode langer dan 3 maanden mogen uitzetten bij financiële ondernemingen die zijn gevestigd in een EU-lidstaat en die ten minste beschikken over een AA-rating afgegeven door ten minste twee ratingbureaus. Er zijn in 2014 door VRZ geen uitzettingen van gelden geweest bij banken. Het eventuele positieve saldo op de bank wordt dagelijks afgeroomd door het Ministerie van Financiën in het kader van het Schatkistbankieren (zie hieronder). Het wetsvoorstel verplicht schatkistbankieren is op 15 december 2013 van kracht geworden. Het wetsvoorstel verplicht alle decentrale overheden, dus ook VRZ, om hun overtollige (liquide) middelen aan te houden in de schatkist. Het woord overtollig verwijst naar alle middelen die decentrale overheden niet onmiddellijk nodig hebben voor de publieke taak. Een decentrale overheid behoudt, op basis van de wet Fido, de mogelijkheid om leningen te verstrekken en uitzettingen te verrichten uit hoofde van de publieke taak. Deelname aan schatkistbankieren verandert daar niets aan. Tegelijkertijd met de wet is een ministeriele regeling van kracht geworden. Onderdeel van die regeling is de rekening-courantovereenkomst die iedere decentrale overheid krijgt met de Staat der Nederlanden. De regeling bevat verder onder meer de verplichting voor decentrale overheden een tussenrekening te openen bij een of meerdere banken, zodat aan de verplichting tot deelname aan schatkistbankieren kan worden voldaan. 16

17 2.5 Weerstandsvermogen en risicobeheersing Binnen de private en publieke sector is sprake van toenemende aandacht voor het inzicht in en de beheersing van risico s. Het spectrum van de Veiligheidsregio s vormt hierop geen uitzondering. Risicomanagement is daarom een vast onderdeel van goed bestuur (good governance) en een belangrijk middel om de continuïteit van de organisatie te waarborgen. Een aantal oorzaken voor de toenemende aandacht liggen in rampen (zoals o.a. in Moerdijk en Fukushima) die hebben plaatsgevonden, kostenoverschrijdingen van grote projecten en de kredietcrises. Een andere ontwikkeling is dat van Veiligheidsregio s steeds meer wordt geëist dat zij hun doelstellingen expliciet benoemen en realiseren, terwijl ze daarbij in toenemende mate te maken krijgen met onzekerheden en budgetverminderingen. In de vergadering van het Algemeen Bestuur van 19 december 2013 is de Notitie Risicomanagement en weerstandsvermogen vastgesteld. Hierin is het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico s aangegeven. In deze notitie worden de termen risico s, weerstandscapaciteit en weerstandsvermogen zijn als volgt gedefinieerd: Het weerstandsvermogen geeft aan in welke mate VRZ in staat is om omvangrijke tegenvallers op te vangen, zonder dat het beleid aanzienlijk moet worden aangepast. Het gaat daarbij om de verhouding tussen de weerstandscapaciteit, ofwel de beschikbare (financiële) middelen die zonder ingrijpende beleidswijzigingen beschikbaar zijn en de risico s. Risico s moeten in dit verband worden opgevat als reële, doch niet altijd te kwantificeren, bedreigingen die, ook nadat maximale inspanningen zijn verricht om het optreden ervan te voorkomen, of de gevolgen ervan te verminderen, kunnen leiden tot uitgaven die niet begroot zijn. Een nuttig instrument om risico s efficiënter en effectiever te beheersen en tegelijkertijd organisatiedoelstellingen te realiseren is risicomanagement. Het managen van risico s geeft geen garantie dat gebeurtenissen met een negatief gevolg niet (meer) zullen optreden, maar het geeft de organisatie wel tools om zich bewust te worden en blijven van mogelijke risico s en middels beheersmaatregelen te anticiperen op het plaatsvinden ervan. Naast de interne behoefte om risico s in beeld te hebben en te beheersen is er ook vanuit het Rijk wetgeving opgelegd omtrent risico s. In het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) wordt in artikelen 9 en 26 gesteld dat in ieder geval in de begroting en de jaarrekening een paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing wordt opgenomen. In deze paragraaf dienen ten minste opgenomen te zijn: een inventarisatie van de weerstandscapaciteit; een inventarisatie van de risico's; het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico's Beschikbare weerstandscapaciteit De beschikbare weerstandscapaciteit is in artikel 11 BBV omschreven als de middelen en mogelijkheden waarover VRZ beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken. Volgens de notitie weerstandsvermogen en risicomanagement wordt de beschikbare weerstandscapaciteit bepaald aan de hand van: de algemene reserve(s) de post onvoorzien Benodigde weerstandscapaciteit Om het weerstandsvermogen te kunnen beoordelen moet de beschikbare weerstandscapaciteit afgezet worden tegen de benodigde weerstandscapaciteit. De risico s die VRZ loopt zijn bepalend voor de hoogte van de benodigde weerstandscapaciteit. Om de hoogte van de benodigde weerstandscapaciteit te bepalen is het noodzakelijk de risico s te voorzien van een kwantificering van zowel kans als financiële gevolgen. Een gedetailleerde berekening (zie bijlage 3) geeft aan dat het weerstandsvermogen minimaal 1,6 mln zou moeten bedragen, waarbij rekening is 17

18 gehouden met risico s die variëren van het niet realiseren van de taakstelling tot het zich voordoen van een GRIP 4-gebeurtenis. Een aantal risico s is qua omvang en waarschijnlijkheid niet in te schatten. Door de maximale gevolgen van de individuele risico s bij elkaar op te tellen ontstaat een te negatief oordeel over het weerstandsvermogen. Immers, het is vrijwel zeker dat niet alle risico s zich tegelijkertijd voor zullen doen. Daarnaast zal niet ieder risico zich daadwerkelijk in de maximale omvang voordoen Beoordeling weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de weerstandscapaciteit en alle risico s waarover geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. Het is van belang te weten of er sprake is van een toereikend weerstandsvermogen. Als het risicoprofiel bekend is kan een relatie worden gelegd tussen de financieel gekwantificeerde risico s, de daarbij benodigde weerstandscapaciteit en de beschikbare weerstandscapaciteit. De benodigde weerstandscapaciteit die uit de berekening voortvloeit, kan worden afgezet tegen de beschikbare weerstandscapaciteit. De uitkomst van die berekening vormt het weerstandsvermogen. Beschikbare weerstandscapaciteit Deze uitkomst wordt gegoten in de vorm van een ratio = Benodigde weerstandscapaciteit De beschikbare weerstandscapaciteit bedraagt per 31 december 2014: Algemene reserve Post onvoorzien Totaal Op basis van de financieel berekende risico s en de jaarrekening 2014 na resultaatbestemming is de ratio weerstandsvermogen: Beschikbare weerstandscapaciteit = = 0,32 Benodigde weerstandscapaciteit = Op basis van de gehanteerde normeringsystematiek door VRZ is het weerstandsvermogen van VRZ ruim onvoldoende. Het streven is de komende jaren over voldoende weerstandscapaciteit te beschikken. Dit betekent een normratio van 1,0 of groter. Het algemeen bestuur kan op deze normratio sturen. Wanneer deze ratio minder dan 1,0 bedraagt, is VRZ kwetsbaar en beschikt niet over voldoende weerstandscapaciteit om de resterende risico s af te dekken. Indien dergelijke risico s optreden zal VRZ terug naar de gemeente moeten voor dekking. In de Notitie risicomanagement en weerstandsvermogen is een maximum bepaald aan het aan te houden weerstandsvermogen. Voor wat betreft dit maximum is aangesloten bij de VZG norm en bij de BDUR. De maximale VZG-norm luidt: Veiligheidsregio Zeeland vormt een reserve(fonds) ten laste van de gemeentelijke bijdragen aan de uitvoeringskosten tot maximaal 10 % van de jaarlijkse apparaatskosten of van maximaal 5 % van de bijdragen van de gemeenten en wordt hier geïnterpreteerd als 5% van de (structurele) gemeentelijke bijdragen (bron: begroting 2014). 5 % van = Dit maximum is aan de lage kant, omdat hierbij de bijdragen die vanuit het rijk worden verstrekt, de zgn. BDUR gelden, buiten beschouwing zijn gelaten. Om die reden is als maximaal weerstandsvermogen 5% van de gemeentelijke bijdragen én 5% van de BDUR gelden (5% van = ) gehanteerd. In dit geval bedraagt het totaal

19 3 Jaarrekening 3.1 Overzicht van baten en lasten in de jaarrekening Totaal overzicht van baten en lasten Primitieve begroting 2014 Begroting na wijziging 2014 Rekening 2014 Saldo V/ N Gerealiseerd totaal van saldo van baten en lasten V Lasten 000 Niet in te delen lasten Loonbetalingen en sociale premies V 120 Sociale uitkeringen personeel V 210 Werkelijk betaalde rente V 230 Afschrijvingen V 300 Personeel van derden N 310 Energie N 333 Overige aankopen en uitbesteding duurzame goederen N 341 Betaalde belastingen V 343 Aankopen niet duurzame goederen en diensten V 424 Overige inkomensoverdrachten aan overheid (niet-rijk) V 425 Overige inkomensoverdrachten V 600 Reserveringen N 622 Overige verrekeningen van kostenplaatsen Baten 210 Werkelijk ontvangen rente en winstuitkeringen V 300 Vergoeding voor personeel V 340 Overige goederen en diensten V 411 Inkomensoverdrachten van het Rijk N 422 Overige inkomensoverdrachten van overheid (niet-rijk) N 423 Overige inkomensoverdrachten N 622 Overige verrekeningen van kostenplaatsen Mutaties Reserves N Lasten 600 Reserveringen V Baten 600 Reserveringen N Gerealiseerd resultaat V Resultaat op hoofdlijnen Het resultaat over 2014 is (circa 1%) voordelig. De actuele begroting 2014 betreft de begroting na de 4e begrotingswijziging De afwijkingen in 2014 ten opzichte van de begroting 2014 per programma zijn als volgt: 19

20 Rijlabels Begroting 2014 Rekening 2014 Verschil 1. Programma Veiligheid Programma Bevolkingszorg Programma GMZ Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien Eindtotaal In de begroting en jaarrekening is een programma- indeling gehanteerd. Per programma wordt het resultaat toegelicht. 20

21 3.2 Taakstelling (voortgang) In onderstaande tabel staan de in de begroting 2014 opgenomen besparingen en wordt aangegeven wat de laatste stand van zaken is met betrekking tot de realisatie in Actie/omschrijving Begrote besparing 2014 Stand van realisatie Directievoering en management Reductie formatie 0,2 Fte 0 Nog niet gerealiseerd. Formatie en loonkosten zijn aangepast vanaf 2016 in de meerjarenraming Risico- en crisisbeheersing Niet invullen formatie Gerealiseerd Niet invullen formatie Gerealiseerd Brandweer Reductie door Evaluatie ROLregeling Besparing door reductie ongewenste uitrukken Besparing door flexibele voertuigbezetting Besparing door hervorming repressie Besparing door herzien alarmering- en uitrukprocedures Implementatie is bezig; grotendeels gerealiseerd Deels gerealiseerd in 2014 (schatting ) Is niet gerealiseerd in Is niet gerealiseerd in Is niet gerealiseerd in 2014 Besparing duiken Is niet gerealiseerd in 2014 Toelichting Vanaf De piketkosten zijn verlaagd op begrotingsbasis van naar In 2014 is er sprake van een overschrijding. Het aantal piketten is in de loop van 2014 verder teruggebracht. De verwachting is dat het budget voor de komende jaren voldoende is. Het aantal OBMS-aansluitingen is al voor een deel gereduceerd. In 2015 worden nog aanvullende maatregelen genomen om de resterende taakstelling van te realiseren. In afwachting van besluitvorming Maatwerk in brandweerzorg In afwachting van besluitvorming Maatwerk in brandweerzorg Deze besparing wordt niet meer gerealiseerd in In 2015 worden aansluitend op Maatwerk in brandweerzorg de maatregelen genomen. In afwachting van besluitvorming Maatwerk in brandweerzorg Besparing WVD teams Gerealiseerd Het aantal WVD-teams is gereduceerd Besparing gaspakkenteams Gerealiseerd Het aantal gaspakkenteams is gereduceerd. Formele besluitvorming heeft in 2014 plaatsgevonden. Besparing technische hulpverlening Is niet gerealiseerd in 2014 In afwachting van besluitvorming Maatwerk in Brandweerzorg. Reductie kosten dienstkleding Gerealiseerd Beleid is in 2013 ingezet. Formele besluitvorming 21

22 Actie/omschrijving Reductie afschrijvingslasten (1e jaar van ingebruikname geen 50% afschrijving) Bijstellen verwacht investeringsvolume 2012 (afschrijvingen) Reductie piketvoertuigen Regeling Operationele leiding Besparing keuringen hydr. Redgereedschap Besparing onderhoud airco in voertuigen en eigen beheer Begrote besparing 2014 Stand van realisatie Toelichting heeft in 2014 plaatsgevonden Gerealiseerd De financiële verordening is aangepast in Gerealiseerd De overname van de activa van de SGB en de gemeente Terneuzen (deels) zijn lager dan begroot. De begroting was gebaseerd op de jaarrekeningen 2012 van deze gemeenten, die niet geheel in overeenstemming waren met de inventarisatie van de werkgroep financieringssystematiek Gerealiseerd Er worden voorlopig geen nieuwe piketvoertuigen meer aangeschaft. In 2014 is een geactualiseerd vervangingsplan opgeleverd, waarbinnen deze besparing is gerealiseerd Gerealiseerd De besparing wordt in 2014 structureel gerealiseerd door een andere werkwijze in de nieuw opgezette MTL servicecentra Gerealiseerd In 2013 is een vulstation aangekocht waardoor deze werkzaamheden niet meer hoeven te worden uitbesteedt. Besparing flexibele materialen Gerealiseerd De besparing wordt in 2014 structureel gerealiseerd door een andere werkwijze in de nieuw opgezette MTL servicecentra. Besparingen Schuimvormend middel Reductie kosten alternatief p- flex Reductie kosten trainingen eigen beheer (chauffeurs, bevelvoerders, (H)OvD s) Gerealiseerd Gerealiseerd vanaf Besparing is echter lager dan ingeschat ( ) Deze taakstelling wordt met ingang van 2015 gerealiseerd door middel van een andere werkwijze. Hierover heeft inmiddels besluitvorming plaatsgevonden. Dit levert echter niet de ingeschatte besparing op maar minder. Het niet behaalde deel van de taakstelling zal op een andere manier tot stand moeten komen Gerealiseerd. Er was een Zeeuws brede afspraak dat chauffeurs 1x per drie jaar een baantraining volgen. De baantraining is geen verplichting en is daarom geschrapt. De bevelvoerders werden 1x per jaar getraind op het trainingscentrum. De bevelvoerderstraining wordt nu 1x per 18 maanden aangeboden. De kosten van de operationele trainingsweek van (hoofd)officieren van dienst zijn teruggebracht door met minder functionarissen en minder lang in het buitenland te oefenen en in plaats daarvan meer oefenmomenten in de eigen regio te organiseren. Besparingen door nieuw Gerealiseerd Door het centraal voor heel Zeeland organiseren 22

23 Actie/omschrijving oefenbeleid Besparingen door elektronische leeromgeving Besparingen exploitatie opleidingsinstituut Begrote besparing 2014 Stand van realisatie Niet te realiseren Gerealiseerd Toelichting van oefeningen worden efficiency-voordelen gerealiseerd m.b.t. de tijd van vrijwilligers die hieraan besteed wordt. Deze besparing kan niet worden gerealiseerd. Tegenover lagere kosten staan hogere kosten van het IFV. Deze besparing zal op een andere manier tot stand moeten komen. Besparing flexibele ts opleidingskosten Is niet gerealiseerd in 2014 GHOR Reductie formatie 0 Niet te realiseren Bedrijfsvoering Reductie formatie 0 Nog niet gerealiseerd. Formatie en loonkosten zijn aangepast vanaf 2016 in de meerjarenramin g Bijstellen verwacht investeringsvolume 2012 (rente) Reductie aantal facturen 0 Incidenteel gerealiseerd door lagere bezetting op de financiële administratie. Formatie en loonkosten zijn aangepast vanaf 2016 in de meerjarenraming In afwachting van besluitvorming Maatwerk in brandweerzorg Vanaf Gerealiseerd Zie hiervoor toelichting onder bijstellen investeringsvolume Daarnaast speelt de beschikbaarheid van reserves en de lage marktrente hier een rol waardoor de besparing volledig is gerealiseerd. Vanaf Reductie vakliteratuur Gerealiseerd De kosten van abonnementen en vakliteratuur zijn verlaagd. Reductie schoonmaakkosten door aanbesteding Gerealiseerd vanaf 2015 Klimaatinstallatie Meldkamer niet uitvoeren Gerealiseerd De schoonmaakkosten zijn verlaagd op begrotingsbasis. De aanbesteding heeft in 2014 plaatsgevonden. De besparing wordt vanaf 2015 gerealiseerd. 23

24 Actie/omschrijving Begrote besparing 2014 Stand van realisatie Toelichting Totaal Gerealiseerd betekent structureel gerealiseerd. Maatwerk in brandweerzorg Met het project Maatwerk in brandweerzorg wordt onderzocht hoe de organisatie van de brandweerzorg beter kan worden georganiseerd naar de noodzaak en behoefte van de omgeving. De Zeeuwse burger kan en mag rekenen op een professionele inzet van de brandweer. Om deze inzet nu en in de toekomst te kunnen blijven leveren, is het noodzakelijk dat goed wordt gekeken naar de brandweerzorg op maat. In diverse bestuurlijke overleggen zijn de uitgangspunten en argumenten achter dit project besproken. Zorgvuldigheid ten aanzien van dit proces (waaronder het creëren van draagvlak binnen de organisatie alsmede draagvlak bij de gemeenten) zorgt voor een langer tijdpad dan in 2013 was voorzien. Bestuurlijke besluitvorming over dit project is om die reden uitgesteld van juni 2014 tot medio De taakstellingsopdrachten die samenhangen met de besluitvorming rond Maatwerk in brandweerzorg voor een bedrag van zijn in de 1 e Bestuursrapportage 2014 als niet meer in 2014 te realiseren beschouwd. Dit nadeel is opgevangen met incidentele meevallers. De taakstelling Maatwerk in brandweerzorg is als volgt opgebouwd: De besparing door flexibele voertuigbezetting voor ; De besparing door het project Maatwerk in brandweerzorg voor ; De besparing duikteams voor ; De besparing op de opleidingskosten van als gevolg van de aanschaf van TS4 i.p.v. TS6; De besparing op de technische hulpverlening van De structurele taakstelling voor Maatwerk in brandweerzorg bedraagt vanaf De structurele besparingen als gevolg van het project Maatwerk in brandweerzorg zijn in de Derde tussenrapportage Maatwerk in brandweerzorg berekend op Dat wil zeggen dat voor een bedrag van jaarlijks nog andere besparingen moeten worden gevonden. Indien daarnaast nog maatregelen uit het project Maatwerk in brandweerzorg worden geschrapt zal dat leiden tot hogere noodzakelijke bezuinigingen dan het bedrag van De latere bestuurlijke besluitvorming dan gepland over Maatwerk in brandweerzorg leidt daarnaast tot incidentele tekorten op de begroting 2015 en in komende jaren, omdat de verwachte besparingen van nog niet onmiddellijk kunnen worden gerealiseerd Overige taakstellingen De volgende taakstellingopdrachten voor een bedrag van zijn in de prognose bij de 2 e Bestuursrapportage 2014 als niet meer in 2014 te realiseren beschouwd. Dit nadeel is eveneens opgevangen met incidentele meevallers. De besparing door een alternatief voor p-flex voor , waarvan structureel niet haalbaar; De besparing als gevolg van de elektronische leeromgeving voor , structureel niet haalbaar; De besparing door herziening van de alarmering- en uitrukprocedures voor ; De besparing door reductie van ongewenste uitrukken voor De besparing op formatie bij de GHOR ad is niet haalbaar. Van deze besparingen zal in de komende begrotingen voor een alternatief worden gezocht, omdat deze als structureel niet haalbaar worden beschouwd. 24

25 3.3 Overzicht van baten en lasten in de jaarrekening en toelichting per programma Programma Veiligheid Overzicht van baten en lasten Primitieve begroting 2014 Begroting na wijziging 2014 Rekening 2014 Saldo V/ N 1 Veiligheid Saldo van baten en lasten V Lasten 110 Loonbetalingen en sociale premies V 120 Sociale uitkeringen personeel V 210 Werkelijk betaalde rente V 230 Afschrijvingen V 300 Personeel van derden N 310 Energie N 333 Overige aankopen en uitbesteding duurzame goederen N 341 Betaalde belastingen V 343 Aankopen niet duurzame goederen en diensten V 424 Overige inkomensoverdrachten aan overheid (niet-rijk) V 425 Overige inkomensoverdrachten V 600 Reserveringen N 622 Overige verrekeningen van kostenplaatsen Baten 210 Werkelijk ontvangen rente en winstuitkeringen V 300 Vergoeding voor personeel V 321 Huren Overige goederen en diensten V 411 Inkomensoverdrachten van het Rijk N 422 Overige inkomensoverdrachten van overheid (niet-rijk) Overige inkomensoverdrachten N 622 Overige verrekeningen van kostenplaatsen Mutaties Reserves N Baten 600 Reserveringen N Eindtotaal V Toelichting Het programma Veiligheid sluit 2014 af met een voordeel van

26 Budgettair neutrale verschillen Het overzicht van lasten en baten laat op een aantal posten verschillen zien ten opzichte van de begroting Naast het resultaat betreft het budgettair neutrale verschillen op projecten. Tegenover lagere of hogere baten staan in dat geval lagere of hogere lasten. Deze neutrale verschillen treden op bij de (Europese) projecten in het kader van Maritieme Veiligheid ( Deltawateren, MIRG, Berisuas), het project Grote Zeesluis en de projecten ten laste van de reserves vernieuwing en transitie. Voor een toelichting op de projecten ten laste van vooruitontvangen subsidies en de reserves wordt verwezen naar de balanstoelichting. Op hoofdlijnen is er sprake van de volgende budgettair neutrale verschillen: Projecten Maritieme Veiligheid : Project Grote Zeesluis: Projecten ten laste van de reserve vernieuwing en transitie: hogere lasten en baten; lagere lasten en baten; lagere lasten en baten. Lasten Resultaat Neutraal Resteert te verklaren 110 Loonbetalingen en sociale premies V 120 Sociale uitkeringen personeel Werkelijk betaalde rente V 230 Afschrijvingen V 300 Personeel van derden N 310 Energie N 333 Overige aankopen en uitbesteding duurzame goederen N 341 Betaalde belastingen V 343 Aankopen niet duurzame goederen en diensten V 424 Overige inkomensoverdrachten van overheid (niet-rijk) V 425 Overige inkomensoverdrachten Reserveringen N V/N Baten 210 Werkelijk ontvangen rente en winstuitkeringen V 300 Vergoedingen voor personeel V 340 Overige goederen en diensten V 411 Inkomensoverdrachten van het Rijk N 423 Overige inkomensoverdrachten V Mutaties reserves Baten 600 Reserveringen N Totaal resultaat

27 Te verklaren resultaat op hoofdlijnen 27

28 Toelichting resultaat Lasten 110 Loonbetalingen en sociale premies V Formatie en bezetting V VRZ had begin 2014 een vastgestelde formatie van 213,86 fte. In het kader van de taakstelling is de formatie in 2014 verder teruggebracht naar 212,46 fte. Begin en eind 2014 waren er nog ongeveer 10 vacatures op het programma Veiligheid. Gedurende 2014 zijn er daarom correcties uitgevoerd op de geraamde loonkosten. Eind 2014 is er nog een voordeel van als gevolg van een lagere bezetting. Hier tegenover staan soms nog hogere inhuur- en advieskosten om de geplande werkzaamheden te kunnen uitvoeren. (Brandweer)vrijwilligers V De jaarlijkse kosten voor vrijwilligers zijn moeilijk te voorspellen en zijn onder andere afhankelijk van de inzet- en oefenuren. In de begroting na wijziging is een bedrag van opgenomen. De kosten in de jaarrekening 2014 zijn uiteindelijk lager. Dit komt overeen met een afwijking van 3% van de totale kosten. Het voordeel wordt, mede gelet op onderdelen van de nog niet gerealiseerde taakstelling die op deze kosten moeten ingrijpen, als incidenteel beschouwd. Aan- en verkoop verlofuren V Het betreft een saldo van aankoop en verkoop van verlofuren. In 2014 is per saldo minder gebruik gemaakt van de mogelijkheid om verlofuren te verkopen dan verwacht. Overwerkvergoedingen V De overwerkvergoedingen, die met name te maken hebben met inzet-uren bij incidenten, bedragen in 2014 circa Dit is lager dan begroot. Werkgeverslasten piketkosten N Er is er sprake van hogere loonkosten, omdat in de begroting over piketkosten geen werkgeverslasten zijn berekend. Dit is een structureel effect, waarvoor de begroting 2015 nog zal worden gecorrigeerd. Voor het programma Veiligheid is dit effect berekend op Werkelijke betaalde rente V Door de lage rentestand en het achterblijven van de geplande investeringen, zijn er geen nieuwe leningen aangetrokken en zijn de rentekosten lager dan begroot. De verwachting is dat de rentetarieven op de kapitaalmarkt voorlopig laag zullen blijven. 230 Afschrijvingen V De afwijking op de afschrijvingslasten hangt samen met de overname van de (brandweer)activa van de gemeenten Middelburg en Vlissingen (SGB) en Terneuzen (jaarschijf 2012). Voor de overname van de activa SGB was in de begroting 2014 een schatting opgenomen op basis van de laatste jaarrekening van de SGB. Het overnamebedrag is lager geworden. Voor de overname van de (brandweer)activa van de gemeente Terneuzen was in de begroting 2014 rekening gehouden met een afschrijving over 2013 en De afschrijvingen 2013 zijn uiteindelijk nog opgenomen in de jaarrekening Daarnaast is het overnamebedrag lager geworden. Vanaf 2015 worden geen afwijkingen meer op de post afschrijvingen verwacht, omdat de overname van de (brandweer)activa in 2014 is afgerond. 300 Personeel van derden N Tegenover de lagere bezetting komen in 2014 nog hogere inhuurlasten en advieskosten om de geplande werkzaamheden te kunnen uitvoeren. Daarnaast worden geen vaste aanstellingen verstrekt indien programma s of projecten van tijdelijke aard zijn, bijvoorbeeld in het kader van het transitieproces. Op deze wijze bespaart VRZ straks frictiekosten. De inhuurkosten zijn incidenteel hoger dan begroot. 28

29 310 Energie N Brandstofkosten De realisatie bedraagt tegenover een begroting 2014 van Gas en elektriciteit De kosten van gas en elektriciteit overschrijden de begroting 2014 met bijna N N 343 Aankopen niet duurzame goederen en diensten V Boete arbeidsomstandighedenwet N Naar aanleiding van een bedrijfsongeval is door de Inspectie SZW een onderzoek ingesteld. Hieruit is geconstateerd dat de Arbeidsomstandighedenwetgeving niet geheel is nageleefd. Hiervoor heeft de Inspectie SZW een boete opgelegd van Opleidingen brandweer V De kosten van het opleidingsinstituut brandweer zijn lager. De opleidingskosten zijn voor een deel niet makkelijk te voorspellen i.v.m. opleidingen die niet elk jaar voorkomen maar eens in de zo veel jaar plaatsvinden (als er voldoende gegadigden zijn). Realistisch oefenen brandweer V Het totale oefenbudget in de begroting 2014 na wijziging bedraagt Op het oefenbudget is er een incidenteel voordeel van Een aantal trainingen moet op basis van het monodisciplinair oefenplan brandweer nog verder vorm en inhoud worden gegeven. De kosten van de training van de Regionaal Operationele Leiding (ROL) zijn lager dan begroot, omdat er dit jaar minder deelnemers waren dan verwacht. Multidisciplinair oefenplan V Er is incidenteel minder uitgeven aan multidisciplinair oefenen (MOTO). Dit heeft als oorzaak dat het MOTObeleidsplan pas in de loop van 2014 bestuurlijk is goedgekeurd. Hierdoor zal de uitvoering van het beleidsplan pas echt vorm krijgen in HOvD Zeeuws-Vlaanderen N De invulling van de HovD in Zeeuws-Vlaanderen West vindt niet plaats met eigen brandweerpersoneel, omdat er geen gekwalificeerd personeel beschikbaar is dat tijdig op een incident aanwezig kan zijn. De kosten zijn daardoor hoger. Het beleid van de VRZ richt zich erop om dergelijke functies met eigen mensen in te vullen, maar omdat niet verwacht wordt dat er op korte termijn een interne oplossing beschikbaar is wordt deze overschrijding voorlopig als structureel aangemerkt. Brandveilig Leven / Veerkrachtig Zeeland V Het project Resilient Delta s is afgerond. In dit project zijn naast de VRZ diverse partners betrokken. De resultaten, o.a. een rekenmodel om de veerkracht in een gemeenschap te bepalen, worden verwerkt in een rapportage. In 2014 zijn er voor dit project geen kosten bij de VRZ in rekening gebracht voor het project Resilient Delta s. Voor het opstellen van een strategische visie veiligheid van mens (en dier) bij de incidenttypen overstroming/watersnood, nucleair, scheepsincidenten met toxische of explosieve stoffen en natuurbrand zij vier bijeenkomsten gehouden waarbij alle partijen (brandweer, GHOR, bevolkingszorg, crisisbeheersing, Rijkswaterstaat en waterschap) aanwezig waren. Op het gebied brandveilig leven zijn het hele jaar door activiteiten uitgevoerd om het veilig wonen te stimuleren. Hierbij is ook aangesloten bij de campagne BANG, die in 2014 is opgezet en uitvoering heeft gekregen in Vanwege de uitvoering van de campagne in 2015 komen de kosten hiervan voor een deel voor rekening van de begroting

30 Communicator V De communicator is nog niet vervangen. In 2014 heeft een inventarisatie van gebruikerswensen plaatsgevonden. Vanaf 2015 kunnen mogelijk bezuinigingen worden gerealiseerd, afhankelijk van de uitkomsten van het onderzoek. Bestuursondersteuning en communicatie Het budget voorlichting en reclame vertoont een structurele onderschrijding van Specifieke communicatiedoelen worden vaak gefinancierd uit subsidies c.q. projectbudgetten. In de begroting 2015 e.v. wordt deze structurele besparing meegenomen V HRM V De uitgaven voor opleidingen zijn ver achtergebleven t.o.v. de planning. Dit resulteert in een voordeel van Het opleidingsbudget wordt structureel verminderd. Het centrale opleidingsbudget is geraamd op 2% van de totale loonsom. Veel brandweermedewerkers volgen ook intern opleidingen bij het opleidingsinstituut brandweer en bij het Instituut Fysieke Veiligheid (IFV). Daardoor is het totale opleidingsbudget eigenlijk meer dan 2%. De verwachte toename van de keuringen bleef uit, waardoor een voordeel is ontstaan van De kosten voor werving en selectie zijn lager dan begroot. Informatisering en automatisering V De budgetten voor onderhoud en aanschaf verbindingsmiddelen, ICT- hardware en telefoonkosten laten een totale overschrijding zien van De post software en licenties geeft een onderschrijding van Voor 2015 wordt een aanzienlijke besparing verwacht op de begrote kosten van hardware en software. Met ingang van 2016 zullen de telefoonkosten, als gevolg van het onderbrengen van het totale telefoonpakket bij één provider, structureel afnemen. 600 Reserveringen N Er is toegevoegd aan de voorziening voormalig personeel. Baten 300 Vergoedingen voor personeel V De extra vergoedingen voor personeel hebben voor het grootste deel betrekking op uitkeringen van het UWV voor zwangerschapsverlof. Hier tegenover staan vaak hogere inhuurkosten of hogere salariskosten (urenuitbreiding) om de tijdelijke afwezigheid van capaciteit op te vangen. 340 Overige goederen en diensten V Opleidingen brandweer V In de 2e bestuursrapportage 2014 zijn de verwachte baten van de opleidingen fors naar beneden bijgesteld tot De baten van de opleidingen zijn nu hoger dan begroot als gevolg van opbrengsten voor de (multidisciplinaire) opleidingen crisis- en rampenbestrijding (OCR), die VRZ heeft verzorgd voor diverse ketenpartners. Verkoop voertuigen Door de verkoop van (brandweer)voertuigen en materiaal is er een opbrengst van V 411 Inkomensoverdrachten van het rijk N In de begroting 2014 na wijziging is een budget opgenomen van voor het project nucleaire veiligheid. De kosten voor nucleaire veiligheid komen voor een deel ten laste van de vooruitontvangen subsidies CKV en NVS op de balans, die ultimo 2013 nog bedroegen. In 2014 is ten laste van deze middelen gebracht. De (structurele) inzet van VRZ-medewerkers op dit onderwerp is niet ten laste van de projectgelden gebracht, zodat voor de uitvoering van het programmaplan Nucleaire Veiligheid de komende jaren nog resteert. 30

31 423 Overige inkomensoverdrachten V Vanwege de vermindering van het aantal verplichte OMBS-aansluitingen werd rekening gehouden met het terug lopen van de inkomsten. De realiteit bleek in 2014 anders te zijn. De reden wordt nog onderzocht. Verwacht wordt dat dit van incidentele aard is. 600 Reserveringen N In de begroting 2014 was een onttrekking aan de reserve transitie opgenomen voor de dekking van tijdelijke formatie op de afdeling bedrijfsvoering (frictiekosten transtieproces). Als gevolg van vacatures op de afdeling bedrijfsvoering kunnen deze kosten binnen de exploitatie worden opgevangen. 31

32 3.3.2 Programma Bevolkingszorg Overzicht van baten en lasten Primitieve begroting 2014 Begroting na wijziging 2014 Rekening 2014 Saldo V/ N 2 Bevolkingszorg Gerealiseerd totaal van saldo van baten en lasten N Lasten 110 Loonbetalingen en sociale premies N 300 Personeel van derden N 343 Aankopen niet duurzame goederen en diensten N 424 Overige inkomensoverdrachten aan overheid (niet-rijk) Baten 411 Inkomensoverdrachten van het Rijk V Subtotaal N 343 Aankopen niet duurzame goederen en diensten A58- incident N Gerealiseerd resultaat N Resultaat Het programma Bevolkingszorg sluit 2014 af met een nadeel van Onderdeel hiervan zijn de kosten die voor Bevolkingszorg zijn gemaakt in het kader van het A58-incident. Zonder deze kosten sluit het programma Bevolkingszorg nagenoeg conform budget af. Aan het bestuur zal een voorstel worden voorgelegd hoe met de kosten van het A58-incident en in de toekomst met dergelijke kosten moet worden omgegaan. Toelichting Resultaat 32

33 Lasten 110 Loonbetalingen en sociale premies N In verband met langdurige ziekte van een medewerker is besloten extra capaciteit in te zetten op Bevolkingszorg ( 5.000). De kosten van administratieve ondersteuning zijn begroot onder 343 Aankopen niet-duurzame goederen en diensten, maar zijn gerealiseerd onder 110 Loonbetalingen en sociale premies ( 5.000). 300 Personeel van derden N In verband met langdurige ziekte van een medewerker is besloten tijdelijk extra capaciteit in te huren bij een deelnemende gemeente ( 5.100). De kosten van de coördinerend gemeentesecretaris zijn hoger dan begroot door de BTW component ( 5.500). 343 Aankopen niet duurzame goederen en diensten, exclusief A58-incident V De kosten van administratieve ondersteuning zijn begroot onder 343 Aankopen niet-duurzame goederen en diensten, maar zijn gerealiseerd onder 110 Loonbetalingen en sociale premies ( 5.000). De kosten van de opleidingen zijn lager dan begroot ( 4.700). Baten 411 Inkomensoverdrachten van het rijk V Van het Ministerie van V&J is (in 2013 en 2014) een subsidie ontvangen voor het verbeteren van de crisiscommunicatie van in totaal Hiervan is in besteed. Er resteert nog voor uitgaven in

34 3.3.3 Programma GMZ Overzicht van baten en lasten Primitieve begroting 2014 Begroting na wijziging 2014 Rekening 2014 Saldo V/ N 3 GMZ Gerealiseerd totaal van saldo van baten en lasten V Lasten 110 Loonbetalingen en sociale premies N 230 Afschrijvingen V 300 Personeel van derden V 343 Aankopen niet duurzame goederen en diensten V 424 Overige inkomensoverdrachten aan overheid (niet-rijk) V 622 Overige verrekeningen van kostenplaatsen Baten 300 Vergoeding voor personeel V 340 Overige goederen en diensten V Mutaties Reserves N Lasten 600 Reserveringen V Baten 600 Reserveringen N Gerealiseerd resultaat V Landelijke Meldkamer Organisatie Alle meldkamers komen onder landelijke sturing binnen één Landelijke Meldkamer Organisatie (LMO). In 2013 heeft het bestuur ingestemd met Bergen op Zoom als nieuwe huisvestingslocatie. De realisatie van deze nieuwbouw wordt een verantwoordelijkheid van de LMO. In de jaarrekening 2013 was het uitgangspunt nog dat de GMZ tot en met 2016 in zijn huidige vorm in stand zou blijven. De verwachting is momenteel dat in 2016 gestart zal worden met de bouw van de nieuwe meldkamer. Daarom wordt er nu uitgegaan van het tot en met 1 juli 2018 (of zoveel langer als noodzakelijk) in stand houden van de huidige GMZ. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt nu nog bij VRZ maar zal op enig moment overgaan naar de LMO. Hierbij zal een set afspraken rond ontvlechting en financiering gemaakt worden. Een due diligence-onderzoek maakt onderdeel uit van het overname proces. Om de transitie naar de LMO voor te bereiden is door vertegenwoordigers van de verschillende betrokken organisaties een Transitieakkoord overeengekomen. Op basis van het Transitieakkoord is een nulmeting uitgevoerd om een zorgvuldige transitie naar de tien toekomstige meldkamer-locaties te waarborgen. De nulmeting is erop gericht de bestuurlijk-juridische, de financiële en de operationele situatie van de afzonderlijke meldkamers in kaart te brengen. Het Ministerie van Veiligheid en Justitie fungeert als opdrachtgever voor de nulmeting welke is uitgevoerd door PricewaterhouseCoopers (PwC). De Kwartiermaker LMO (KLMO), de Regiegroep en de Due Diligence Commissie zijn geconsulteerd over de aanpak en zijn betrokken bij het vaststellen van het onderzoeksraamwerk. Resultaat Het programma GMZ sluit 2014 af met een voordeel van Het saldo van baten en lasten (exclusief mutaties reserves) is voordelig. 34

35 Resultaat op hoofdlijnen Toelichting resultaat Lasten 110 Loonbetalingen en sociale premies N Er is sprake van hogere loonkosten, omdat er minder uren zijn doorberekenend aan de projecten Maritieme Veiligheid ( ). Daarnaast is er sprake van hogere loonkosten, omdat in de begroting over piketkosten en ORT geen werkgeverslasten zijn berekend. Dit is een structureel effect, waarvoor de begroting 2015 nog zal worden gecorrigeerd. Voor het programma GMZ is dit effect berekend op Personeel van derden V De volgende inhuur vindt plaats: Begroot Realisatie Saldo Beheer GMS (V) Aanpassing Polygonen (V) GMS Centralist op formatie (N)) Plan van aanpak (V) Meldkamer Totaal Beheer GMS De inhuurkosten van de beheerder GMS zijn structureel lager dan begroot. 35

36 Aanpassing polygonen GMS De resterende kosten (2 e termijn van ca ) zullen naar verwachting ten laste van het boekjaar 2015 komen. Centralist op formatie Eén centralist is een externe inhuurkracht (ZZP). Vanaf 2015 is de inhuurovereenkomst omgezet in een tijdelijke arbeidsovereenkomst. Plan van aanpak Meldkamer Voor de implementatie van de ICT-investeringen heeft VRZ in 2014 voor ondersteuning ingehuurd. De Politie-Zeeland-West-Brabant en RAV Zeeland dragen hier aan bij conform de (dienstverlening)overeenkomsten. RAV Zeeland draagt bij aan de invoering van ProQua (kwaliteitssysteem voor Ambulancezorg). Voor de ondersteuning in het primaire proces worden op basis van het Plan van aanpak Meldkamer centralisten brandweerzorg ingehuurd voor een bedrag van in Reserveringen V VRZ heeft in 2013 uit de eigen begroting een eenmalig bedrag vrijgemaakt om de Meldkamer op een verantwoorde manier in stand te houden tot aan de overdracht aan de Landelijke Meldkamer Organisatie. Deze middelen zijn in 2013 toegevoegd aan de reserve Meldkamer. Voor het in stand houden van de meldkamer is op basis van het Plan van aanpak Meldkamer een projectbegroting opgesteld, waarin een upgrade (o.a. vanwege uitgestelde ICT-vervangingen) en personele kosten zijn opgenomen. Dit project is onderdeel van het programma GMZ. De financiering hiervan is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de Politie Zeeland-West-Brabant, RAV Zeeland en VRZ. RAV Zeeland heeft in dit kader in 2013 ingestemd om de Reserve Aanvaardbare Kosten (RAK) ter grootte van vrij te laten vallen t.b.v. de instandhouding van de meldkamer. Dit bedrag is in 2013 toegevoegd aan de reserve Meldkamer. Het saldo van de reserve meldkamer (exclusief PvA Crisisorganisatie) bedroeg ultimo 2013 nog Uit deze reserve is in 2013 een budget voor ICT-investeringen van vrijgemaakt, bedoeld voor de noodzakelijke investeringen in de GMZ, voor het wegwerken van achterstanden en om de GMZ op een verantwoorde wijze in de lucht te houden tot aan overdracht aan de LMO. Begin 2014 resteerde hiervan nog In 2014 is geïnvesteerd in de ICT van de Meldkamer. Van de verzekering is in ontvangen in verband met een stroomstoring, die was veroorzaakt door foutief handelen door een private partij. Van de resterende kosten is in rekening gebracht bij de partners. Per saldo komt voor rekening van VRZ. Deze kosten worden geactiveerd en afgeschreven in drie jaar. Het resterende ICT-investeringsbudget van schuift door naar 2015 ten behoeve van uitgaven in de periode 2015 t/m 1 juli Tegenover de lagere toevoeging aan de reserves van staat in 2014 een lagere onttrekking aan de reserve Meldkamer van Baten 300 Vergoedingen voor personeel en 340 Overige goederen en diensten V Op basis van de uitvoering van de (dienstverlenings)overeenkomsten met de Politie Zeeland-West-Brabant en RAV Zeeland is in totaal meer ontvangen dan begroot. De onttrekking aan de reserve Meldkamer in 2014 kan mede daardoor lager zijn dan begroot. 600 Mutaties reserves N De onttrekking aan de reserve Meldkamer bedraagt in De onttrekking aan de reserve afschrijving voor de dekking van de afschrijvingslasten van ICT-investeringen uit 2013 bedraagt Opgeteld bedragen de onttrekkingen aan de reserves samen

37 De onttrekking aan de reserve Meldkamer is lager vanwege het doorschuiven van het investeringsbudget voor ICT-investeringen (zie eerdere toelichting) en is lager vanwege hogere baten dan begroot (zie eerdere toelichting) Overzicht Pva Meldkamer en verloop reserve Meldkamer 2014 t/m 1 juli 2018 In stand houden GMZ tot en met 1 juli 2018 Het is van belang om inzicht te hebben of de beschikbare middelen in de reserve meldkamer voldoende zijn om de periode tot aan de overdracht aan de LMO te overbruggen. Voor de periode 2015 t/m 1 juli 2018 is nog beschikbaar. De verwachting is dat de reserve Meldkamer voldoende is om deze periode te overbruggen en dat in principe geen beroep gedaan hoeft te worden gedaan op een extra gemeentelijke bijdrage. Verder uitstel van het moment van overdracht kan mogelijk tot financiële problemen leiden. 37

38 3.3.4 Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien Overzicht van baten en lasten Primitieve begroting 2014 Begroting na wijziging 2014 Rekening Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien Gerealiseerd totaal van saldo van baten en lasten V Lasten V 000 Niet in te delen lasten Baten V 411 Inkomensoverdrachten van het Rijk V 422 Overige inkomensoverdrachten van overheid (niet-rijk) N Mutaties Reserves Lasten 600 Reserveringen Gerealiseerd resultaat V Toelichting 411 Inkomensoverdrachten van het Rijk De Brede Doeluitkering (BDUR) van het Ministerie van V&J was in hoger dan begroot. Het betreft een eenmalige nabetaling van het Ministerie voor loon- en prijscompensatie. Saldo V/N 38

39 3.4 Incidentele lasten en baten Som van Werkelijke Kolomlabels Rijlabels INC STR Eindtotaal 1. Programma Veiligheid Lasten Loonbetalingen en sociale premies Sociale uitkeringen personeel Werkelijk betaalde rente Afschrijvingen Personeel van derden Energie Overige aankopen en uitbesteding duurzame goederen Betaalde belastingen Aankopen niet duurzame goederen en diensten Inkomensoverdrachten aan overheid (niet-rijk) Overige inkomensoverdrachten Reserveringen Baten Werkelijk ontvangen rente en winstuitkeringen Vergoeding voor personeel Overige goederen en diensten Inkomensoverdrachten van het Rijk Overige inkomensoverdrachten van overheid (niet-rijk) Overige inkomensoverdrachten Reserveringen Programma Bevolkingszorg Lasten Loonbetalingen en sociale premies Personeel van derden Aankopen niet duurzame goederen en diensten Inkomensoverdrachten aan overheid (niet-rijk) Baten Inkomensoverdrachten van het Rijk Programma GMZ Lasten Loonbetalingen en sociale premies Afschrijvingen Personeel van derden Aankopen niet duurzame goederen en diensten Inkomensoverdrachten aan overheid (niet-rijk) Reserveringen Baten Vergoeding voor personeel Overige goederen en diensten Reserveringen Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien Lasten Reserveringen Baten Overige goederen en diensten Inkomensoverdrachten van het Rijk Overige inkomensoverdrachten van overheid (niet-rijk) Eindtotaal Er is in 2014 geen sprake van dekking van structurele lasten met incidentele baten (er is sprake van materieel evenwicht). Het gaat hier om een indicatie van de incidentele baten en lasten. Naar hun aard zijn de incidentele baten en lasten vaak niet precies voorspelbaar en bepaalbaar. Voor het begrip incidenteel kan gedacht worden aan baten en lasten die zich gedurende maximaal drie jaar voordoen. Het is daarbij van belang dat het gaat om eenmalige zaken. Meerjarige tijdelijke geldstromen waarvan de eindigheid vastligt vanwege een toekenningsbesluit klasseren als incidentele baten en lasten, ook als de geldstroom (nog) langer is dan 3 jaar. 39

40 Het gaat voor VRZ om de volgende incidentele lasten en baten: de personeelslasten van bovenformatieven en tijdelijke formatie in het kader van het transitie- en vernieuwingsproces en projecten. de lasten en baten bij de tijdelijke inzet van personeel voor derden of bij zwangerschapsverlof de lasten voor personeel van derden worden over het algemeen als incidenteel beschouwd. De structurele kosten voor personeel van derden hebben betrekking op de kosten voor opleidingsinstructeurs voor brandweeropleidingen of inhuurkosten ten laste van vacatureruimte. de lasten en baten die samenhangen met de uitvoering van de projecten ten laste van de reserves transitie en vernieuwing. de lasten en baten die samenhangen met aflopende bijdragen en (project)subsidies, waarvan bekend is dat die bijdrage, subsidie of dat project op termijn stopt. de lasten van voormalig personeel en dotaties aan voorzieningen die hiermee samenhangen. de lasten en baten die samenhangen met achterstallig onderhoud. de lasten van eenmalige boetes en schade-afwikkelingen. de lasten en baten die samenhangen met de uitvoering van het plan van aanpak meldkamer en crisisorganisatie ten laste van de reserve meldkamer. de lasten en baten als gevolg van het afstoten van eigendommen zoals voertuigen. voordelige en nadelige afwikkelingsverschillen van voorgaande jaren. de incidentele gemeentelijke bijdrage voor transitie- en vernieuwing en de eenmalige storting in de reserves die hiermee samenhangt. Voor een toelichting op het verloop van de besteding van de reserves en het verloop van de vooruitontvangen bijdragen en (project)subsidies wordt verwezen naar de balanstoelichting. 40

41 3.5 Balans per 31 december in Euro's Volg. no. Omschrijving Volg. no Activa Passiva Omschrijving Vaste activa Vaste passiva Materiële vaste activa Eigen Vermogen met economisch nut Algemene reserve Bestemmingsreserve Gerealiseerd resultaat volgend uit het overzicht van baten en lasten Vlottende activa Totaal eigen vermogen Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter Voorzieningen dan een jaar Overige overlopende activa Liquide middelen Vaste schulden Totaal vlottende activa Totaal vaste passiva Vlottende passiva Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Overlopende passiva met een specifiek bestedingsdoel Overige overlopende passiva Totaal vlottende passiva Totaal activa Totaal passiva

42 3.6 Grondslagen van resultaatbepaling en waardering Inleiding De verslaggeving van VRZ is opgemaakt met inachtneming van het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten. Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het desbetreffende balanshoofd anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. De administratie wordt gevoerd volgens het stelsel van baten en lasten, waarbij de volgende algemeen aanvaarde beginselen zijn gehanteerd. - Het toerekeningbeginsel De lasten en baten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben, dat wil zeggen dat lasten slechts in het boekjaar zijn opgenomen, indien de daarmee samenhangende tegenprestaties eveneens in dat boekjaar zijn geleverd. - Het realisatiebeginsel Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op de balansdatum zijn gerealiseerd. - Het voorzichtigheidsbeginsel Verliezen en risico s die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij het voor het opmaken van de jaarrekening in beeld zijn. Personeelslasten Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Als gevolg van formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q. schulden uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume, worden sommige personele lasten echter toegerekend aan de periode waarop uitbetaling plaatsvindt; daarbij moet worden gedacht aan overlopende vakantiegeld- en verlofaanspraken e.d. Voor arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van een jaarlijks vergelijkbaar volume wordt geen voorziening getroffen of op een andere wijze een verplichting opgenomen. De referentieperiode is dezelfde als die van de meerjarenraming, te weten vier jaar. Indien er sprake is van eenmalige schokeffecten (bijvoorbeeld reorganisaties) dient wel een verplichting opgenomen te worden. 42

43 Balans Materiële vaste activa met economisch nut De materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Specifieke investeringsbijdragen van derden worden op de desbetreffende investering in mindering gebracht. De aanschaffingen met een relatief geringe betekenis worden overigens in het jaar van aanschaffing direct ten laste van de exploitatierekening gebracht. De afschrijving van de activa vindt lineair plaats op basis van een volledig kalenderjaar met inachtneming van de verwachte gebruik- of nuttigheidsduur. Afschrijvingen van nieuwe investeringen vinden voor het eerst plaats in het jaar volgend op de aanschafdatum. De afschrijvingstermijnen zijn conform de voorgeschreven afschrijvingsnormen van het NVBR. Bij de waardering wordt in voorkomende gevallen rekening gehouden met een bijzondere vermindering van de waarde, indien deze naar verwachting duurzaam is. In het begrotingsjaar heeft een dergelijke vermindering overigens niet plaatsgevonden. Vorderingen en overlopende activa De vorderingen worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Voor verwachte oninbaarheid is een voorziening in mindering gebracht. De voorziening wordt statisch bepaald op basis van de geschatte inningskansen. Liquide middelen Deze activa worden tegen nominale waarde opgenomen. Voorzieningen Voorzieningen worden gewaardeerd op het nominale bedrag van de betrokken verplichting c.q. het voorzienbare verlies. De verplichtingen in het kader van FLO zijn echter tegen de contante waarde van de toekomstige uitkeringsverplichtingen gewaardeerd. Vaste schulden Vaste schulden worden gewaardeerd tegen de nominale waarde, verminderd met gedane aflossingen. De vaste schulden hebben een rente typische looptijd van één jaar of langer. Vlottende passiva De vlottende passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Resultaat Het saldo van de programmarekening 2014 is op de balans verantwoord onder de post Gerealiseerd resultaat volgend uit het overzicht van baten en lasten. Omtrent de verdeling van dit resultaat zal het algemeen bestuur bij de vaststelling van de jaarrekening 2014 een besluit nemen. 43

44 3.7 Toelichting balans Activa Vaste activa Materiële vaste activa met economisch nut Materiële vaste activa (in Euro's) Met de overname van de activa van de Stadsgewestelijke brandweer in 2014 zijn alle brandweeractiva van de gemeenten overgekomen Vlottende activa Uitzettingen met een rent typische looptijd korter dan een jaar Deze post kan als volgt worden gespecificeerd: Machines, apparaten, installaties Overige materiële activa Vervoermiddelen Bedrijfsgebouwen Boekwaarde Investeringen Desinvesteringen Bijdragen van derden direct gelieerd aan een actief Desinvesteringen cumm. afschrijvingen Afschrijvingen Saldo per 31 december Totaal Vorderingen (in Euro's) Vorderingen op openbare lichamen Vorderingen niet-openbare lichamen Totaal vorderingen De afwikkeling van de debiteuren en overige vorderingen heeft een normaal verloop. Het saldo ultimo 2014 van de vorderingen op openbare lichamen wordt grotendeels verklaard door vorderingen op politie Zeeland ( ), diverse gemeenten ( ) en nog te ontvangen subsidie bedragen vanuit Europa ( ). Verder zijn de kosten die aantoonbaar voort zijn gekomen uit achterstallig onderhoud, voor een bedrag van , medio 2014 gefactureerd aan de desbetreffende gemeenten conform besluitvorming in het DB van 12 juni Deze bedragen zijn gedeeltelijk nog niet ontvangen. Specificatie vorderingen (in Euro's) Debiteuren Nog te ontvangen bedragen Totaal vorderingen Specificatie debiteuren (in Euro's) Debiteuren exclusief voorziening Voorziening dubieuze debiteuren Debiteuren inclusief voorziening De voorziening dubieuze debiteuren bestaat uit een bedrag van voor onderhoud aan C-2000 apparatuur die door één gemeenten niet is voldaan. Er staat een bedrag open van voor een opleiding bevelvoerder, waarover een geschil met een gemeente bestaat. Tenslotte staat er nog een bedrag open voor een rentenota aan de 44

45 politie Zeeland van Deze vorderingen blijven in stand, maar vanwege de ouderdom wordt nu een voorziening getroffen. Overige overlopende activa Deze post kan als volgt worden gespecificeerd: Overlopende activa (in Euro's): Fietsplan Vooruitbetaalde bedragen regionalisering 0 0 Overige vooruitbetaalde bedragen Rekening-courant Rijk (Schatkistbankieren) Vooruitbetaalde bedragen SGB Overige overlopende activa Totaal De vooruitbetaalde bedragen bestaan voornamelijk uit kosten voor verzekeringen, software licenties en het onderhoud hiervan. Per 1 januari 2014 zijn alle brandweertaken, inclusief personeel en materiaal, van de Stadsgewestelijke Brandweer Vlissingen-Middelburg (SGB) overgedragen aan VRZ. Daarna zijn betalingen t.b.v. de SGB voorgeschoten door VRZ. Verder bestaat deze post uit voorgeschoten kosten i.v.m. de geldende FLO-regeling van de SGB. Deze bedragen zullen in 2015 worden verrekend. Liquide middelen Liquide middelen (in Euro's) Kas Postbank (2x) ABN AMRO (middelen bouwlening) Totaal Deze liquide middelen zijn vrij opneembaar. 45

46 Schatkistbankieren Decentrale overheden zijn verplicht om hun overtollige middelen in 's Rijks schatkist aan te houden. Om het dagelijkse kasbeheer te vereenvoudigen is er een drempelbedrag, afhankelijk van het begrotingstotaal, dat buiten de schatkist mag worden gehouden. Het drempelbedrag is gelijk aan 0,75% van het begrotingstotaal indien het begrotingstotaal lager is dan 500 miljoen. Indien het begrotingstotaal hoger is dan 500 miljoen is de drempel gelijk aan 3,75 miljoen plus 0,2% van het begrotingstotaal dat de 500 miljoen te boven gaat. De drempel is nooit lager dan De benutting van het drempelbedrag wordt berekend als gemiddelde over alle dagen in het kwartaal. Gemiddeld mag een decentrale overheid dus maximaal het drempelbedrag buiten de schatkist hebben gehouden. De berekening van het drempelbedrag en de benutting hiervan voor VRZ wordt hieronder weergegeven. Berekening benutting drempelbedrag schatkistbankieren (bedragen x 1000) Verslagjaar (1) Drempelbedrag 250 Kwartaal 1 Kwartaal 2 Kwartaal 3 Kwartaal 4 (2) Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen (3a) = (1) > (2) Ruimte onder het drempelbedrag (3b) = (2) > (1) Overschrijding van het drempelbedrag (1) Berekening drempelbedrag Verslagjaar (4a) Begrotingstotaal verslagjaar (4b) (4c) Het deel van het begrotingstotaal dat kleiner of gelijk is aan 500 miljoen Het deel van het begrotingstotaal dat de 500 miljoen te boven gaat (1) = (4b)*0, (4c)*0,002 met een Drempelbedrag 250 minimum van (2) Berekening kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen Kwartaal 1 Kwartaal 2 Kwartaal 3 Kwartaal 4 (5a) Som van de per dag buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen (negatieve bedragen tellen als nihil) (5b) Dagen in het kwartaal (2) - (5a) / (5b) Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen

47 3.7.2 Passiva Vaste passiva Algemene reserve Algemene reserves (in Euro's) Beginsaldo Bij: toevoeging Af: onttrekking 0 0 Saldo per De toevoeging bestaat volledig uit de bestemming van het resultaat Bestemmingsreserves Bestemmingsreserves (in Euro's) Beginsaldo Bij: toevoeging Af: onttrekking Saldo per Het Algemeen Bestuur heeft besloten om het resultaat van 2013 ( ) als volgt te bestemmen: Bestemming resultaat 2013 (in Euro's) Algemene Reserve Totaal ESF reserve ESF reserve (in Euro's) Beginsaldo Bij: toevoeging 0 0 Af: onttrekking Saldo per Deze reserve is vanuit de resultaatbestemming gevormd om inzichtelijk te maken en te waarborgen dat de ontvangen gelden, zonder specifieke bestedingsverplichting, ook daadwerkelijk worden ingezet voor het brandweeronderwijs. In 2014 is een bedrag van onttrokken voor salariskosten van met betrekking tot brandweeropleidingen. Reserve dekking afschrijving Reserve dekking afschrijving (in Euro's) Beginsaldo Bij: toevoeging Af: onttrekking Saldo per Ten laste van het resultaat van 2010 is een reserve gevormd voor aangeschafte licenties. Deze zijn in 2010 geactiveerd en worden afgeschreven in drie jaar. Dit is in 2013 afgelopen. Echter in 2013 en 2014 zijn er toevoegingen gedaan voor de afschrijvingslasten van de investering in ICT Plan van aanpak Meldkamer. Deze investeringen worden in 3 jaar afgeschreven. 47

48 Reserve Vernieuwing Veiligheidsregio Zeeland Reserve Vernieuwing Veiligheidsregio Zeeland (in Euro's) Beginsaldo Bij: toevoeging Af: onttrekking Saldo per Deze bestemmingsreserve is gevormd ter dekking van de lasten van vernieuwingsprojecten binnen Veiligheidsregio Zeeland, inclusief regionaliseringproces van de brandweer. In 2014 heeft er een onttrekking plaats gevonden voor de dekking van de lasten van de regionalisering, ad Reserve Transitie Reserve Transitie (in Euro's) Beginsaldo Bij: toevoeging Af: onttrekking Saldo per Deze bestemmingsreserve is gevormd ter dekking van de lasten van de transitie van Veiligheidsregio Zeeland, inclusief regionaliseringproces van de brandweer. De incidentele middelen die van de gemeenten worden ontvangen voor het transitieproces zijn aan deze reserve toegevoegd. De toevoeging van bestaat uit een toevoeging vanuit de gemeentelijke incidentele bijdrage In 2015 zullen ook nog incidentele middelen worden ontvangen. Na afronding van het project Maatwerk in brandweerzorg wordt aangegeven waarvoor deze reserve zal worden aangewend. Reserve aanvaardbare kosten Reserve Aanvaardbare Kosten (in Euro's) Beginsaldo Bij: toevoeging saldo voorgaand jaar Af: onttrekking Saldo per De Reserve aanvaardbare kosten (RAK) betreft de batige of nadelige saldi van de Centrale Post Ambulancevervoer. De toevoeging betreft het resultaat over Het AB heeft ingestemd om de Reserve Aanvaardbare Kosten (RAK) ter grootte van vrij te laten vallen t.b.v. instandhouding meldkamer. Het saldo is toegevoegd aan de reserve Meldkamer. Reserve meldkamer Reserve meldkamer (in Euro's) Saldo per Bij: toevoeging Af: onttrekking Saldo per De Reserve meldkamer is gevormd na een onderzoek van de Inspectie Gezondheidszorg en de Inspectie Veiligheid en Justitie naar het functioneren van de meldkamer en de crisisbestrijdingsorganisatie. Naar aanleiding van de inspectie is er een plan van aanpak opgesteld en zijn middelen toegekend om de kwaliteit te verbeteren. De reserve wordt gebruikt voor het in stand houden van de huidige GMZ op een verantwoord niveau tot aan de overdracht aan de LMO. 48

49 Recapitulatie onttrekkingen reserves 49

50 Voorzieningen Voorzieningen F.L.O. Voorzieningen F.L.O. (in Euro's) Beginsaldo toevoeging aanwending vrijval Saldo per De grondslag voor de voorziening F.L.O. (Functioneel Leeftijds Ontslag) is de contante waarde van de toekomstige betalingen. De toevoeging betreft een dotatie rente ten laste van de exploitatierekening en de aanwending van de voorziening is ter dekking van de exploitatielasten. In 2014 heeft de laatste uitkering plaatsgevonden. 50

51 Voorziening voormalig personeel Voorziening voormalig personeel (in Euro's) Beginsaldo toevoeging aanwending vrijval Saldo per Deze voorziening is gevormd ter dekking van toekomstige lasten voor voormalig medewerkers Voorziening uitbetaling verlofuren Voorziening uitbetaling verlofuren (in Euro's) Boekwaarde toevoeging 0 0 aanwending Saldo per De voorziening uitbetaling verlofuren is in 2013 gevormd om het stuwmeer aan verlofuren terug te brengen tot ca. 60 uur per persoon. Het betreft hier een specifieke situatie omdat per 1 januari 2013 sprake is van een reorganisatie. Met de gemeentelijke brandweerorganisaties, die per 1 januari 2013 zijn opgegaan in VRZ, is afgesproken dat zij op dezelfde manier handelen zodat bij de organisatorische overdracht van personeel, er financieel per 1 januari 2013 met een schone lei kan worden begonnen. De uitbetaling is conform het sociaal statuut. Langlopende leningen Onder de vaste schulden zijn de langlopende leningen opgenomen met een rente typische looptijd van 1 jaar of langer. Langlopende lening (in Euro's) Hoofdsom lening ABN-AMRO Aflossingen tot en met Aflossingen Hoofdsom financial lease Aflossingen tot en met Aflossingen Aangetrokken financial lease Saldo per Aan één, van de gemeenten overgenomen, actiefpost is een financial leasevorm verbonden. De rentelast voor de leningen bedroeg in

52 Vlottende passiva Netto vlottende schulden met een rent typische looptijd korter dan 1 jaar Kortlopende schulden (in Euro's) Crediteuren Nog te betalen bedragen Belastingdienst, loonheffingen Belastingdienst, omzetbelasting Belastingdienst, WGA Kasgeldlening BNG Credit saldo BNG Nog te betalen netto salarissen Totaal Overlopende passiva met een specifiek bestedingsdoel Van Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangt VRZ voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel, die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren. Volgno. Projectomschrijving (in Euro's) Toevoegingen Vrijgevallen bedragen Project Deltawateren Project Nucleaire Veiligheid Project MIRG-EX Project Grote Zeesluis Bevolkingszorg Flexibele voertuigbezetting Totaal Onder de overlopende passiva Projecten worden bijdragen van derden opgenomen waarvan de besteding gebonden is. Het verloop van deze post in het boekjaar is als volgt: Project Deltawateren: In 2014 is ontvangen van Zeeland Seaports. De vrijval is ter dekking van de reguliere uitgaven voor het project. Project Nucleaire Veiligheid: Voor de dekking van kosten, voor de verbetering van de voorbereiding door de veiligheidsregio s op kernongevallen is er geld beschikbaar gesteld. De vrijval is ter dekking van de reguliere uitgaven voor het project. Project MIRG-EX: Eind 2014 is binnen het Europese programma Civil Protection Mechanism - Exercises het project MIRG-EX goedgekeurd. Dit Europese project, met in totaal 8 partners uit vier betrokken landen, heeft als doel om een grootschalige internationale veldoefening op het gebied van maritieme incidenten te organiseren voor de kunst van België. Dit project is een direct vervolg op het in 2014 afgeronde Europese project MIRG. Ter dekking van de te maken kosten in 2015 is er in 2014 een voorschot ontvangen. 52

53 Project Grote Zeesluis: Er is een subsidie ontvangen voor het coördineren en schrijven van realistische maatgevende scenario's, inzake het plangebied van de sluis in Terneuzen voor de Projectgroep KGT van de Vlaams-Nederlandse Scheldecommissie. Het doel is om onderbouwde maatregelen te bepalen in relatie tot de verschillende risico s. Dit project loopt nog door in Bevolkingszorg: In 2013 is een bedrag van ontvangen voor crisiscommunicatie. Hiervan is nog beschikbaar voor Pilot Flexibele voertuigbezetting: In 2011 is ontvangen van zes gemeentelijke brandweerkorpsen. Overige overlopende passiva Overlopende passiva (in Euro's) Vooruitontvangen bedragen 0 0 Overige overlopende passiva Totaal

54 3.7.3 Niet uit de balans blijkende verplichtingen Veiligheidsregio Zeeland is voor de komende jaren verbonden aan een aantal, niet uit de balans blijkende, financiële verplichtingen. Hieronder volgt een opsomming van de belangrijkste van deze verplichtingen: Niet uit de balans blijkende verplichtingen (in Euro's) Huur Segeerssingel tot 31 maart 2016, per jaar Huur Buitenruststraat 2e verdieping, per jaar Huur Buitenruststraat 1e verdieping, per jaar Inzet koel- bluscapaciteit westerschelde Diverse verzekeringen Vakantiegeldverplichtingen Totaal

55 3.8 Rechtmatigheid Beheersingsmaatregelen rechtmatigheid Ingevolge het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden dient expliciet verantwoording te worden afgelegd over de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen van de VRZ. De rechtmatigheid is ook expliciet onderdeel van de accountantscontrole. Het toetsingskader voor de rechtmatigheid is behalve algemene wet- en regelgeving voornamelijk de kaderstelling van het algemeen bestuur op dit onderwerp. Van belang is dat, behalve de financiële rechtmatigheid, ook de niet financiële rechtmatigheid in control is. Op 5 februari 2015 heeft het DB het normenkader behandeld. Het AB heeft op 26 februari 2015 het normenkader vast gesteld. De accountantscontrole is limitatief gericht op dit normenkader. In 2014 heeft het AB besloten om de nieuwe gemeenschappelijke regeling ter instemming voor te leggen aan de colleges van B en W. Op 25 september 2014 is de laatste instemming verkregen. Na publicatie is de nieuwe gemeenschappelijke regeling van kracht geworden begin december 2014, met terugwerkende kracht tot 1 januari Begrotingsrechtmatigheid Volgens artikel 28 van het Besluit Begroting en Verantwoording dienen overschrijdingen (en onderschrijdingen) goed herkenbaar in de jaarrekening te worden opgenomen. Door het vaststellen van de jaarrekening, waarin de uitgaven wel zijn opgenomen worden desbetreffende uitgaven alsnog geautoriseerd. De toe te passen normen voor het begrotingscriterium zijn op hoofdlijnen door de wetgever bepaald (artikel 189, 190 en 191 van de Gemeentewet) en worden nader ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting, via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 en via de mandaatregeling en budgethoudersregeling. Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen Analyse begrotingsafwijkingen en begrotingsrechtmatigheid De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties. In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) zijn de minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. Deze zijn door VRZ overgenomen. Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten) Strekking accountantsverklaring Goedkeurend Beperking Oordeelonthouding Afkeurend 1% > 1% < 3% - 3% 3% >3% < 10% 10% - Op totaalniveau van de lasten is sprake van een onderschrijding van ten opzichte van de begroting 2014 na wijziging. Onderstaand wordt per programma een analyse gemaakt op eventuele begrotingsonrechtmatigheden. Tevens wordt bepaald in hoeverre sprake is van een begrotingsonrechtmatigheid die de accountant in zijn oordeel over de rechtmatigheid dient mee te nemen. Uitgangspunten hiervoor zijn vastgelegd in het controleprotocol 2014 van VRZ 55

56 Analyse per programma De tolerantie is door het Dagelijks bestuur op 5 februari 2014 bepaald op 1% van de totale lasten (exclusief toevoegingen aan de reserves). Rijlabels Begroting 2014 Rekening 2014 Verschil: Bedrag Verschil: % 1. Programma Veiligheid Lasten % 2. Programma Bevolkingszorg Lasten % 3. Programma GMZ Lasten % 4. Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien Lasten % Eindtotaal % Op grond van de bovenstaande analyse luidt de conclusie dat de bestuurlijk vastgestelde tolerantie voor begrotingsonrechtmatigheid op het programma Bevolkingszorg is overschreden. Het concrete bedrag is echter gering in relatie tot de totale omvang van de lasten. 56

57 3.9 Vaststelling jaarrekening 2014 Dagelijks bestuur De jaarrekening 2014 is vastgesteld en aangeboden aan het Algemeen Bestuur op 9 juli Het Dagelijks Bestuur van de Veiligheidsregio Zeeland, De secretaris, de voorzitter, G.J.M. Ruijs J.A.H. Lonink Algemeen Bestuur De jaarrekening 2014 is vastgesteld door het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio Zeeland in de openbare vergadering van 9 juli Het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio Zeeland, De secretaris, de voorzitter, G.J.M. Ruijs J.A.H. Lonink 57

58 Bijlagen Bijlage 1 Realisatie begrote investeringen 2014 Overname brandweeractiva In 2014 is de overname van de brandweeractiva van de deelnemende gemeenten afgerond. De inventaris van de brandweerkazernes en alle brandweeractiva zonder boekwaarde zijn om-niet overgegaan naar VRZ. In 2014 zijn nog de activa overgenomen van de Stadsgewestelijke Brandweer Middelburg-Vlissingen voor VRZ heeft in 2013 en 2014 van de gemeenten voor in totaal 12 mln. aan brandweervoertuigen overgenomen en voor 7,2 mln. aan brandweermateriaal, in totaal 19,2 mln. (In 2013 is hiervoor een investeringsbudget aangevraagd van 22 mln). C2000 portofoons, mobilofoons en pagers De bovenregionale aanbesteding heeft vertraging opgelopen als gevolg van een juridische procedure. De verwachting is dat aanbesteding in 2015 afgerond kan worden. Energiebesparende maatregelen In het meerjarenperspectief (inclusief extra bezuinigingen) is een besparing voorzien op de energielasten gebouwen. Besluitvorming over deze nota heeft plaatsgevonden begin Uitvoering van de benodigde investeringen om deze besparing te realiseren zal plaatsvinden in

59 Werkplaatsinrichting MTL Begin 2015 heeft bestuurlijke besluitvorming plaatsgevonden over de locatiekeuze MTL. Uitvoering van de werkplaatsinrichting zal in 2015 plaatsvinden. Revisie hoogwerkers De revisie van de hoogwerker Terneuzen heeft in 2014 plaatsgevonden. De kosten van de revisie bedragen ongeveer De definitieve afrekening zal in 2015 plaatsvinden. De revisie van de Hoogwerker Hulst zal in 2015 plaatsvinden. Activa Brandweer Besluitvorming over het project Maatwerk in brandweerzorg is voorzien medio Een regionaal vervoerplan wordt opgesteld als er duidelijkheid is over alle brandweerposten. Om die reden vindt al dan niet vervanging van deze brandweervoertuigen in 2015 plaats. De uitkomsten van het project Maatwerk zijn eveneens bepalend voor het al dan niet vervangen van ander brandweermateriaal. 59

60 Bijlage 2 SISA 60

61 Bijlage 3 Risicotabel Risico Waarschijn lijkheid Impact Benodig weerstandsvermogen 2014 Later of niet realiseren van de taakstelling % Max Inflatie t.o.v. het jaar ervoor (2,5%) 90% Max Loonbijstellingen t.o.v. het jaar ervoor (1%) 50% Max Onduidelijkheid over (verhoging van) de kosten van het nieuwe brandweeronderwijssysteem?? - Onduidelijkheid of subsidie voor het project BEVI in de periode na 2014 nog ontvangen wordt 50% Vanaf 2015 Max Kans dat bijdrage voor het project Deltawateren die van de Zeeland Seaports wordt ontvangen na 50% Vanaf 2016 Max niet meer wordt ontvangen Waarschijnlijkheid dat herziening van het BTW-compensatiefonds, ondanks verhoging van de 90% Vanaf 2018, - BDUR tot kostenverhoging zal leiden uiteindelijk in 2024 Risico s gemoeid met het niet overdragen van brandweertaken gemeente Vlissingen en 70% Max Middelburg naar VRZ ( doen-alsof -fase, juridische kostenaspecten, los van fiscale aspecten) Het op basis van de inspectierapporten van 2012 op orde brengen van de Gemeenschappelijke 5%-10% 2015/ Meldkamer Zeeland De ontwikkeling van de Landelijke Meldkamer Organisatie 70% 2015/ Invoering werkkostenregeling: Iedere organisatie krijgt hiermee te maken, maar voor VRZ laat 90% Max deze zich nog extra voelen door het grote aantal vrijwilligers dat over komt. Door het overgaan van (de vergoedingen van) vrijwilligers naar VRZ komt de afrekening van de werkkostenregeling ten laste van VRZ. Activiteiten uit ARBO Jaarplan niet (goed) gerealiseerd inclusief het niet voldoen aan alle 25% Max wettelijke eisen en normen van de inspectie op het gebied van multidisciplinair opleiden, trainen en oefenen en de mogelijke gevolgen daarvan na een ramp of crisis (aansprakelijkheidstelling). Uitval personeel waarbij slechts een persoon bepaalde werkzaamheden uitvoert (inhuur t.b.v. 50% Max vervanging van één persoon). Het ministerie van Binnenlandse zaken kort op de BDUR (t.o.v junicirculaire 2013) 90% 2% van de BDUR Max Fiscale regelgeving niet geheel conform wettelijke eisen toepassen. Vanaf 2014 nog maar 5-10% Max beperkte fiscale regelgeving van toepassing. GRIP 4-gebeurtenis 25% 5% van de kosten vrijwilligers Max Uitval ICT servers of diensten door derden 5-10% Max Claim volgens het niet (goed/volledig) uitvoeren van de Wet Poortwachter 5-10% Max Niet volgen van procedures inzet/aanvraag materieel/materiaal 5-10% Max Uitval bij operationele leiding, invulling piket 5-10% Max Niet tijdig implementeren maatregelen voortvloeiend uit doorontwikkeling VRZ met impact op 5-10% Max begroting Niet adequaat overeenkomst/contractbeheer (voorbeeld: contract wat niet tijdig door VRZ wordt P.M. P.M. P.M. opgezegd, waardoor jarenlang ongewenste financiële verplichtingen ontstaan voor VRZ) Handelen in strijd met (Europese) aanbestedingsregels, met schadeclaims door benadeelde P.M. P.M. P.M. partijen als gevolg daarvan voor VRZ, zoals bij de aankoop van brandweerauto s personeel van VRZ dat tijdens rechtmatige uitoefening van de functie gewond raakt, gedeeltelijk P.M. P.M. P.M. of volledig arbeidsongeschikt raakt of komt te overlijden met schadeclaims van dit personeel of nabestaanden als gevolg schade aan derden, die wordt veroorzaakt door onrechtmatig of rechtmatig handelen van de P.M. P.M. P.M. brandweer, GHOR en/ of meldkamer, met schadeclaims als gevolg daarvoor voor VRZ extra bruto kosten om 365/7/24 een Calamiteiten coördinator (CaCo) op de GMK operationeel te 60% Max hebben in opdracht van ministerie IVJ SGB : Afronding regionalisering en doen alsof vanaf jaar 2013 P.M. P.M. P.M. TOTAAL

62 Bijlage 4 Wet Normering Topinkomens Leidinggevende topfunctionarissen Naam orgaan of instelling waar functie wordt bekleed Functie(s) 1 Aard van de functie 2 Naam Beloning Belastbare vaste en variabele onkostenvergoeding Werkgeversd eel van voorzieningen ten behoeve van beloningen betaalbaar op termijn Totaal beloning Toepasselijk WNTmaximum Datum aanvang dienstverba nd in het boekjaar (indien van toepassing) Datum einde dienstverba nd in het boekjaar (indien van toepassing) Omvang dienstver band (in FTE) Gewezen topfunctio naris Ja/Nee Fictieve dienstbetrek king Ja/Nee Motivering overschrijding norm (indien van toepassing ) VRZ Directeur G.J.M ,11 Nee Nee NVT Ruijs VRZ Directeur R. de Meij ,2 Nee Nee NVT Toezichthoudende topfunctionarissen Naam Functie(s) 1 Aard van Naam Beloning orgaan of de instelling functie 2 waar functie wordt bekleed Belastbare vaste en variabele onkostenvergoeding Werkgeversd eel van voorzieningen ten behoeve van beloningen betaalbaar op termijn Totaal beloning Toepasselijk WNTmaximum Datum aanvang dienstverba nd in het boekjaar (indien van toepassing) Datum einde dienstverba nd in het boekjaar (indien van toepassing) Omvang dienstver band (in FTE) Gewezen topfunctio naris Ja/Nee Fictieve dienstbetrek king Ja/Nee Motivering overschrijding norm (indien van toepassing ) VRZ VRZ Bestuurder Voorz. J.A.H. Lonink Nihil Nihil Nihil Nihil Nihil Nihil NVT NVT Bestuurder Plv. H.M. Nihil Nihil Nihil Nihil Nihil Nihil NVT NVT Voorz. Bergmann VRZ Bestuurder R.J. van Nihil Nihil Nihil Nihil Nihil Nihil NVT NVT der Zwaag VRZ Bestuurder W. Nuis Nihil Nihil Nihil Nihil Nihil Nihil NVT NVT VRZ Bestuurder G.J. van Nihil Nihil Nihil Nihil Nihil Nihil NVT NVT de Veldede Wilde VRZ Bestuurder H. van Nihil Nihil Nihil Nihil Nihil Nihil NVT NVT Kooten VRZ Bestuurder M.A. Nihil Nihil Nihil Nihil Nihil Nihil NVT NVT Fränzel VRZ Bestuurder E.J. Gelok Nihil Nihil Nihil Nihil Nihil Nihil NVT NVT VRZ Bestuurder L. Nihil Nihil Nihil Nihil Nihil Nihil NVT NVT Demmersvan der Geest VRZ Bestuurder G.C.G.M Nihil Nihil Nihil Nihil Nihil Nihil NVT NVT Rabelink VRZ Bestuurder A.B. Nihil Nihil Nihil Nihil Nihil Nihil NVT NVT Rabelink VRZ Bestuurder J.F. Nihil Nihil Nihil Nihil Nihil Nihil NVT NVT Mulder VRZ Bestuurder A.J. Nihil Nihil Nihil Nihil Nihil Nihil NVT NVT Huisman VRZ Bestuurder A.M.M. Nihil Nihil Nihil Nihil Nihil Nihil NVT NVT Jetten VRZ Bestuurder L.J. Verhulst Nihil Nihil Nihil Nihil Nihil Nihil NVT NVT 62

63 Bijlage 5 Lijst met afkortingen 63

64 Bijlage 6 Organisatiestructuur Veiligheidsregio 2014 Bestuur VRZ Veiligheidsoverleg Rijkswatersta at Waterscha p Defensi e Havensch ap Provinci e Overige n Directeur VRZ/ commandant Brandweer Directeur Publieke Gezondheid Coörd.functionaris bevolkingszorg Veiligheidsdirectie Korpschef Politie Control & T M T M T M Dir ec- Bedrijfsvoering Brandweer Risico & Crisisbeheersing GHOR Meldkamer Bevolkingszo rg 64