GEBRUIKERSHANDLEIDING KING VOOR WINDOWS. versies Financieel t/m Logistiek, release 5.49

Transcriptie

1 GEBRUIKERSHANDLEIDING KING VOOR WINDOWS versies Financieel t/m Logistiek, release 5.49

2 COLOFON Samensteller : Quadrant Automatisering BV Uitgave : Quadrant Software BV Het auteursrecht op het computerprogramma King berust bij Quadrant Automatisering BV te Capelle aan den IJssel. Het auteursrecht op deze gebruikershandleiding berust eveneens bij Quadrant Automatisering BV te Capelle aan den IJssel. De merknaam King is merkrechtelijk beschermd voor de Benelux ten name van Quadrant Automatisering BV te Capelle aan den IJssel. Alle andere merk- en productnamen zijn handelskenmerken of gedeponeerde handelskenmerken van hun betreffende houders. Programmalicentie Door voldoening van de licentievergoeding en stipte nakoming van de overige bepalingen van de achterin deze gebruikershandleiding opgenomen gebruiks overeenkomst bent u gerechtigd dit programma overeenkomstig die overeenkomst te gebruiken op uw computersysteem. Kopiëren van dit programma is op geen enkele wijze toegestaan, behalve indien zulks geschiedt met als enig doel een reserve-kopie te maken voor het geval de originele media beschadigd raken of verloren gaan. Copyright Quadrant Automatisering BV Alle rechten voorbehouden. Behoudens uitzondering(en) krachtens de Auteurswet mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt, d.m.v. druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook, dan wel in enig geautomatiseerd gegevensbestand worden opgeslagen, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. All rights reserved. No part of this book may be reproduced in any form, by print, photoprint, microfilm or any other means without written permission from the publisher. Aan de in deze uitgave genoemde functionaliteit van het pakket kunnen geen rechten worden ontleend. De handleiding is niet versiegebonden. U kunt daarin dus informatie aantreffen die voor uw King-versie niet van toepassing is.

3 INLEIDING Deze handleiding is vooral gericht op de beginnende gebruiker en wil een hulpmiddel zijn om een snel en goed begin met King te maken. Dat is tenslotte het halve werk! Om die reden zult u in deze handleiding veel stap-voor-stap-instructies tegenkomen. Gedetailleerde programma beschrijvingen daarentegen zijn zoveel mogelijk vermeden. Daarvoor wordt u verwezen naar het uitgebreide helpsysteem van King. Kort iets over de inhoud van de handleiding: hoofdstuk 1 behandelt de installatie van King, hoofdstuk 2 het werken met King in het algemeen. Zeker als King of Windows nieuw voor u zijn, doet u er goed aan om eerst hoofdstuk 2 door te nemen. Het opzetten van een nieuwe administratie inclusief de basisgegevens komt aan de orde in hoofdstuk 3. Als u dit hoofdstuk als leidraad gebruikt, zult u uzelf veel overbodig werk besparen. De hoofdstukken 4, 5, 6 en 7 gaan in op achtereenvolgens de financiële administratie, de verkopen, het voor raadbeheer en het relatiebeheer van King. De index en de inhouds opgave vindt u achterin. Suggesties voor verbetering horen we graag. Veel succes met King! drs K.J. Eschauzier, directeur Quadrant Automatisering BV

4

5 Installatie King pagina 5 Hoofdstuk 1 INSTALLATIE KING 1.1 SYSTEEMEISEN De systeemeisen van uw King-pakket kunt u vinden op de website van King, onder King, Systeemeisen. 1.2 KING INSTALLEREN King kan op twee manieren worden geïnstalleerd: stand alone of in een netwerk. Stand alone wil zeggen: u werkt single user en zowel programmatuur als administraties staan op dezelfde computer. Bij de netwerk-installatie staan de King-administraties op het netwerk (server) en de programmatuur op één of meer werkstations (clients). Bij de installatie in een Windows-netwerk kan ook op de server met King worden gewerkt. De actuele installatieprocedure voor King is te vinden op de website van King, onder Support, Documentatie, Installatie van King. Hebt u geen internet, dan kunt u deze documenten aanvragen bij de Helpdesk van Quadrant, tel. (010) INVOEREN LICENTIEGEGEVENS Na de installatie dient u de licentiegegevens nog in te voeren. Tegelijk met het King-pakket ontvangt u voorlopige licentiegegevens. De definitieve licentiegegevens kunt u met het bijgesloten checksumaanvraagformulier aanvragen bij Quadrant. Zonder definitieve licentiegegevens werkt King beperkt! De belangrijkste beperkingen zijn: de administratie kan slechts gedurende drie maanden worden gebruikt, er kunnen niet meer dan duizend journaalposten worden ingevoerd en het boekjaar kan niet worden afgesloten Invoer voorlopige licentiegegevens Start King zoals aangegeven op bladzijde 10; Nadat King is opgestart verschijnt automatisch het venster Licentiegegevens. Voer de licentiegegevens in (gebruik niet de gegevens in onderstaand voorbeeld!). Naam, adres en plaats hoeft u bij een voorlopige licentie niet

6 pagina 6 Installatie King in te vullen. Als u al beschikt over de definitieve licentiegegevens, kunt u die uiteraard direct invullen, inclusief naam, adres en plaats: Klik op de knop Akkoord; Als de ingevoerde gegevens niet kloppen, krijgt u een melding. Verlaat deze melding met Akkoord. U gaat dan terug naar het vorige venster. Controleer in dat geval de rubrieken en probeer het opnieuw; Zijn de gegevens wel correct ingevuld, dan vraagt King u om u aan te melden als King-gebruiker (zie bladzijde 11); Vul het originele checksumaanvraagformulier volledig in, dus voorzien van datum en rechtsgeldig ondertekend, en stuur het op naar Quadrant Invoer definitieve licentiegegevens Als u de definitieve licentiegegevens hebt ontvangen, start u King weer zoals aangegeven op bladzijde 10; Nadat King is opgestart verschijnt het venster Aanmelden als King-gebruiker. Maak het invoerveld Administratie leeg; Klik op de knop Akkoord; Selecteer programma ALGEMEEN > LICENTIEGEGEVENS; Voer de definitieve licentiegegevens letterlijk in zoals u die u zijn toegezonden (gebruik niet de gegevens in onderstaand voorbeeld!);

7 Installatie King pagina 7 Klik op de knop Akkoord. Als de ingevoerde gegevens niet kloppen, dan krijgt u een melding. Verlaat de melding met Akkoord. U gaat dan automatisch terug naar het vorige venster. Controleer in dat geval alle rubrieken (let ook op hoofdletters/kleine letters en spaties!) en probeer het opnieuw; Zijn de gegevens wel correct ingevuld, dan kunt u verder werken met King! 1.4 UPGRADE OF OPTIE INSTALLEREN De installatie van een upgrade (grotere King-versie) of een optie (aanvullende module) verloopt als volgt: Let op: u hebt hiervoor geen (nieuwe) download nodig! 1. Nadat u de brief met de gewijzigde licentiegegevens ontvangen hebt, start u King weer zoals aangegeven op bladzijde 10; 2. Nadat King is opgestart verschijnt het venster Aanmelden als King-gebruiker. Maak het invoerveld Administratie leeg; 3. Klik op de knop Akkoord; 4. Selecteer programma ALGEMEEN > LICENTIEGEGEVENS; 5. U krijgt een melding dat de definitieve licentiegegevens al zijn ingevoerd. Deze melding kunt u met Akkoord verlaten; 6. Wijzig de Installatiecodes en de Checksum zoals aangegeven op de brief; 7. Klik op de knop Akkoord. Als de ingevoerde gegevens niet kloppen, dan krijgt u een melding. Verlaat de melding met Akkoord. U gaat dan automatisch terug naar het vorige venster. Controleer in dat geval de gewijzigde rubrieken en probeer het opnieuw; 8. Zijn de gegevens wel correct ingevuld, dan gaat u opnieuw naar hoofdmenu ALGEMEEN en klik op Nogmaals AANMELDEN. U kunt nu opnieuw

8 pagina 8 Installatie King inloggen in King maar selecteert u dan een King-administratie waarin u de grotere versie en/of de optie(s) wilt gaan gebruiken; 9. Ga in King naar hoofdmenu HELP en kies daarin INFORMATIE OVER KING; 10. Klik op de tabkaart Administratie en klik daarin op de knop Licentie wijzigen; 11. Het venster Beschikbare functionaliteit wordt geopend. Selecteer de versie en de optie(s) die u in deze administratie wilt gebruiken; 12. Na afloop klikt u op de knop Akkoord; 13. U krijgt de melding Weet u zeker dat u de functionaliteit van deze administratie wilt aanpassen?. Als u zeker weet dat u in deze administratie met de gekozen versie en optie(s) wilt gaan werken, dan klikt u op de knop Doorgaan; 14. Klik na afloop op de knop Sluiten om het programma te verlaten; 15. Herhaal de stappen 9 t/m 15 voor elke administratie waarin u de grotere versie en/of optie(s) wilt gebruiken.

9 Werken met King pagina 9 Hoofdstuk 2 WERKEN MET KING 2.1 BELANGRIJKE BEGRIPPEN Een boekhouding geeft inzicht in de financiële stand van zaken van een onderneming. Het is allereerst de ondernemer die daar belang bij heeft. Een actuele boekhouding is dus belangrijk om een onderneming goed te kunnen besturen. Journaalpost Elke wijziging in de financiële stand van zaken wordt in de boekhouding ingevoerd door een journaalpost (=boeking). Elke journaalpost bestaat uit twee of meer journaal- of boekingsregels: één of meer bijboekingen en één of meer afboekingen. Het saldo van die bij- en afboekingen van een jour naal post is altijd nul. Anders gezegd: elke journaalpost moet in evenwicht zijn. Zie ook de voorbeeldboekingen op bladzijde 57 en volgende. Grootboek Elke boekingsregel bevat een grootboekrekening waarop een bedrag wordt geboekt. Het geheel van de grootboekrekeningen in een King-administratie wordt het rekeningschema genoemd. De ingevoerde boekingsregels kunt u opvragen en afdrukken per grootboekrekening (dat zijn de grootboekmutaties). In King heeft elke debiteur en crediteur een eigen grootboek rekening. Dagboek Een journaalpost wordt ingevoerd in een dagboek. Wijziging van uw banksaldo voert u in in het dagboek Bank, een factuur die u verstuurt aan uw klant in het dagboek Verkopen, enz. Dus voordat u in King een boeking invoert, moet u een dagboek selecteren. De ingevoerde boekingen kunt u opvragen en afdrukken per dagboek (de dagboekmutaties). Boekingsgang Een reeks boekingen heet in King een boekingsgang. Een voorlopige boekingsgang kan nog gewijzigd of verwijderd worden, een definitieve boekingsgang niet meer.

10 pagina 10 Werken met King Balans Op basis van de ingevoerde journaalposten wordt de balans opgesteld. Dat verband is goed inzichtelijk te maken met het King-programma Info balans (zie bladzijde 68). Behalve een normale balans kent King ook een variabele balans. De normale balans is in volgorde van het grootboekrekening nummer. De variabele balans is in een zelf in te stellen volgorde (zie bladzijde 64). Meer weten over boekhouden? Via > Support > Cursussen > Cursusaanbod kunt u u inschrijven voor onze cursus Boekhouden voor Kinggebruikers. 2.2 STARTEN VAN KING King starten Als King is geïnstalleerd, kunt u het pakket starten door te (dubbel)klikken op de King-icoon op uw bureaublad. Tijdens het opstarten ziet u: Als u King niet eerder hebt gestart, moet u direct daarna de licentie gegevens invoeren, zie hiervoor bladzijde 5.

11 2.2.2 Aanmelden als King-gebruiker Werken met King pagina 11 Nadat King is opgestart krijgt u een ander venster op het scherm. Als u eerder met King hebt gewerkt, zijn deze gegevens in principe al ingevuld met de laatst gekozen waarden en kunt u verder gaan door op Akkoord te klikken. Gebruikt u King voor het eerst, dan voert u bij Gebruiker Gebruik in en u klikt op Akkoord. Maak vervolgens een nieuwe administratie aan zoals beschreven vanaf bladzijde 37 van deze handleiding. U doet er overigens goed aan om, voordat u een nieuwe administratie aanmaakt, de rest van dit hoofdstuk goed door te lezen. 2.3 HOOFDMENU Het hoofdmenu van King bestaat uit de volgende twee onderdelen: Titelbalk In de titelbalk worden de administratiecode en -omschrijving, de boekjaarcode en de gebruikerscode weergegeven. Met de minimaliseren-knop rechts in de titelbalk worden alle King-vensters geminimaliseerd en met de sluiten-knop (of Alt+F4 terwijl het hoofdmenu actief is) worden alle King-vensters (voorzover mogelijk) gesloten Menubalk In het King-hoofdmenu ziet u de volgende menupunten: Algemeen, met onder meer: nogmaals aanmelden, administratie wijzigen/ toevoegen, gebruikers, systeembeheer, King afsluiten;

12 pagina 12 Werken met King Stamgegevens, periode-indeling, rekeningschema, dagboeken, paragrafen, BTW-codes, valuta s, betalingscondities, leverings condities, talen, plaatsnamen, opbrengstgroepen, tarieven, magazijnen, enz.; Organisatie, bedrijfsgegevens, taken, digitaal archief; Financieel, invoeren boekingen, telebankieren, budgettering, financiële overzichten, balansen, aangifte OB, exploitatie-overzicht; Debiteuren, gegevens van de debiteuren, openstaande posten, aanmaningen, kredietoverschrijdingen; Crediteuren, gegevens van de crediteuren, openstaande posten, betalingsopdrachten; Relaties, gegevens van de overige relaties; Verkopen, invoeren orders, openstaande orders, afdrukken orderbevestiging, verzamellijst, factureren, leveren, contributie-orders, backorders, omzetgegevens; Artikelen, artikelen, bestellingen, magazijnontvangsten, voorraadoverzichten, prijsafspraken, wijzigen prijzen, reserveringen; Voorraad, bestellingen, magazijnontvangsten, voorraadcorrecties, voorraadmutaties, reserveringen, voorraadoverzichten; Diversen, afsluiten boekjaar, afdrukformaten, importeren, exporteren, instellen werkbalken; Vensters, geeft een overzicht van alle King-vensters die op dit moment openstaan; Help, helpsysteem, helpdesk van Quadrant, informatie over King. De hoofdmenupunten Stamgegevens, Financieel, Debiteuren, Crediteuren, Relaties, Verkopen, Artikelen, Voorraad en Diversen zijn alleen zichtbaar als een administratie is geselecteerd Aanpassen hoofdmenu Het King-menu is eenvoudig aan te passen. En als de aanpassingen u niet bevallen, kunt u het standaardmenu altijd weer terugzetten. Klik met de rechtermuisknop ergens in de menubalk en kies voor Aanpassen...; programma Aanpassen King-hoofdmenu wordt dan geopend; U kunt nu menupunten toevoegen door eerst het programma op te zoeken in de tabkaart Opdrachten in programma Aanpassen Kinghoofdmenu. De beschikbare King-programma s staan in een zgn. boomstructuur, die overeenkomt met het standaardmenu van King. Menu s met het vakje hebben een vertakking, die u kunt weergeven door op dat vakje te klikken: versleep het menupunt vanuit Aanpassen Kinghoofdmenu naar de gewenste plaats in het hoofdmenu. Menu s klappen vanzelf open zodra de muis-cursor er boven staat:

13 Werken met King pagina 13 U kunt menupunten verplaatsen door ze te verslepen van het ene menu naar het andere. Menu s klappen vanzelf open zodra de muis-cursor er boven staat; Het verwijderen van menupunten is mogelijk door ze te verslepen naar een plaats buiten het King-menu; De omschrijving van een menupunt kan worden gewijzigd door met de rechtermuisknop op het menupunt te klikken. De letter na het teken & wordt de sneltoets van het menupunt. Het aangepaste hoofdmenu wordt opgeslagen per gebruiker en per administratie. U kunt een menu-indeling overnemen van een andere Kinggebruiker en van een andere King-administratie, zie hiervoor de tabkaart Overnemen van programma Aanpassen King-hoofdmenu en de bijbehorende helptekst. Om weer met King te kunnen werken, sluit u programma Aanpassen King-hoofdmenu af met de knop Sluiten. U kunt het standaardmenu altijd terugzetten door met de rechtermuisknop ergens in het hoofdmenu te klikken en dan te kiezen voor Toon standaardmenu. Het ingestelde gebruikersmenu blijft bewaard; u kunt dat weer oproepen door op het hoofdmenu te klikken en te kiezen voor Toon gebruikermenu Instellen werkbalken U kunt zelf werkbalken toevoegen en wijzigen. Ook deze werkbalken worden per gebruiker en per administratie opgeslagen en kunnen van een andere ge-

14 pagina 14 Werken met King bruiker en administratie worden overgenomen. Een werkbalk voegt u als volgt toe: Klik met de rechtermuisknop ergens in het King-hoofdmenu en kies voor Aanpassen... Programma Aanpassen King-hoofdmenu wordt geopend; Klik in dat programma op de tab Werkbalken; Klik op de knop Toevoegen. Het venster Werkbalk toevoegen verschijnt; Vul daarin de naam in van de werkbalk en sluit af met Akkoord; U krijgt een melding die u kunt afsluiten met Akkoord; De werkbalk ziet er nu zo uit:. Om knoppen op de werkbalk te plaatsen, selecteert u de tabkaart Opdrachten; Zoek in deze tabkaart het programma op dat u in de werkbalk wilt plaatsen. De beschikbare King-programma s staan in een zgn. boom structuur, die overeenkomt met het standaardmenu van King. Menu s met het vakje hebben een vertakking, die u kunt weergeven door op dat vakje te klikken; Versleep het menupunt naar de gewenste plaats op de werkbalk; De weergave van het menupunt op de werkbalk kunt u instellen door met de rechtermuisknop op dat menupunt te klikken. U kunt dan onder andere de omschrijving wijzigen. De letter na het teken & wordt de sneltoets van het menupunt. 2.4 VENSTERS Algemeen Via hoofdmenu Vensters krijgt u een overzicht van alle King-vensters die op dat moment openstaan. Venstermenu In bijna alle vensters komen de volgende standaardmenupunten voor: ALGEMEEN: vastpinnen van het venster, terugzetten standaardinstellingen, King-hoofdmenu (F11), venster sluiten (Alt+F4). Een venster kan ook worden afgesloten met de sluitenknop rechts op de titelbalk;

15 Werken met King pagina 15 Muteren: selecteren (alleen bij zoekvensters), wijzigen van de sorteervolgorde, toevoegen, wijzigen en verwijderen, knippen, kopiëren en plakken, gegevens vernieuwen (F5); Afdrukken: gegevens afdrukken; Help: helpinformatie over het actieve venster (F1), informatie over King. Soorten vensters In King worden vier soorten vensters gebruikt: 1. Zoekvensters, om gegevens in op te zoeken; 2. Mutatievensters, om gegevens te wijzigen; 3. Dialoogvensters, voor meldingen; 4. Afdrukvensters, om aan te geven wat u wilt afdrukken Zoekvensters Met een zoekvenster kunt u een bepaald gegeven gemakkelijk opzoeken en selecteren. Het zoekvenster geeft een overzicht van een groep gegevens (dagboeken of grootboekrekeningen bijvoorbeeld), maar u kunt in het zoekvenster geen gegevens wijzigen (wel verwijderen). Weergave U kunt met de muis kolommen verslepen door met de muisaanwijzer op de kolomtitel te klikken en vervolgens de muis terwijl u de muisknop ingedrukt houdt naar de gewenste plaats te slepen en dan de muisknop los te laten. Ook kunt u kolommen breder of smaller maken door de muisaanwijzer tussen twee kolomtitels te plaatsen, totdat de muisaanwijzer van vorm verandert. U kunt nu de muisknop indrukken en de kolom breder of smaller maken. De overige kolommen schuiven gewoon door: In eerste instantie zijn de gegevens gesorteerd op de eerste kolom. Door op de titel van een andere kolom te klikken, kunt u de sortering wijzigen. Door nogmaals op diezelfde kolomtitel te klikken, worden de gegevens in omgekeerde volgorde weergegeven:

16 pagina 16 Werken met King Het aantal regels wordt rechts onder op het venster weergegeven. Zoeken Via het invoerveld onderaan het venster kunt u zoeken op de actieve kolom: Via de invoerrubriek onderaan het venster kunt u ook zoeken door invoer van cijfers of letters. Naarmate u meer karakters invoert, wordt het zoeken nauwkeuriger. De invoerrubriek sluit aan op de actieve kolom, dus als het zoekvenster op dagboekcode is gesorteerd kunt u daarin een dagboekcode invoeren, als het zoekvenster op naam is gesorteerd kunt u daarin een dagboeknaam invoeren, enz. Met Filters kunt u bepaalde gegevens uit het zoekvenster houden, zodat u gerichter kunt zoeken. U activeert de juiste kolom, voert eventueel één of meer karakters in in het invoerveld en maakt uw keuze in het menu Filters: Toon filterpaneel (Shift+F2), klik hierop om links op het venster een apart paneel te openen met de door u gemaakte filters. U hebt hier de volgende mogelijkheden: in het invoerveld Filter kunt u een filterinstelling invoeren. Kies 000 om het laatste door u gebruikte filter te selecteren. Via de knop Instellingen in het filterpaneel kunt u een filterinstelling opslaan: kies voor Opslaan (Ctrl+O) om de huidige instelling te wijzigen, of voor Opslaan nieuw (Ctrl+N) om een nieuwe instelling toe te voegen. Het laatst gebruikte filter wordt per gebruiker opgeslagen onder volgnummer 000; U kunt een filter tijdelijk uitschakelen door het selectievakje leeg te maken. Klik op het Sluiten-kruisje voor het filter om dat filter uit het zoekvenster te verwijderen; Toevoegen bevat -filter (F3), klik hierop om alleen die regels weer te geven, waar de ingevoerde tekst voorkomt in de actieve kolom. Is er geen tekst ingevoerd in het invoerveld, dan wordt gefilterd op de tekst van de geselecteerde regel. Voorbeeld: u klikt in zoekvenster groot boekrekeningen op de kolom Naam. U voert in het invoerveld de tekst Kosten

17 Werken met King pagina 17 in. Ten slotte kiest u voor Toevoegen bevat -filter. Alle rekeningen met de tekst Kosten in de rekeningnaam worden weer gegeven (dus ook rekeningen met de naam Afschrijvingskosten ): Bij een numeriek veld werkt dit filter als het Is gelijk aan-filter; Toevoegen bevat niet -filter, klik hierop om alleen die regels weer te geven, waar de ingevoerde tekst NIET voorkomt in de actieve kolom. Is er geen tekst ingevoerd in het invoerveld, dan wordt gefilterd op de tekst van de geselecteerde regel. Voorbeeld: u klikt in zoekvenster grootboekrekeningen op de kolom Naam. U voert in het invoerveld de tekst Kosten in. Ten slotte kiest u voor Toevoegen bevat niet -filter. Alle rekeningen worden weergegeven, behalve de rekeningen met de tekst Kosten in de rekeningnaam (dus ook rekeningen met de naam Afschrijvingskosten worden niet weergegeven); Toevoegen vanaf -filter (Shift+F3), dezelfde werking als Toevoegen bevat - filter, alleen worden alle regels met een hogere waarde ook getoond. Dus als Rekeningnummer de actieve kolom is en rekening 4010 geselecteerd, en u kiest voor Toevoegen vanaf -filter, dan worden alle rekeningen vanaf 4010 in het zoekvenster weergegeven, maar de rekeningen met een lager nummer worden niet meer in het venster weergegeven; Toevoegen t/m -filter (Ctrl+F3), dezelfde werking als Toevoegen bevat - filter, alleen worden alle regels met een lagere waarde ook getoond. Dus als Rekeningnummer de actieve kolom is en rekening 4010 geselecteerd, en u kiest voor Toevoegen t/m -filter, dan worden alle rekeningen t/m

18 pagina 18 Werken met King 4010 in het zoekvenster weergegeven, maar de rekeningen met een hoger nummer worden niet meer in het venster weergegeven; Toevoegen is gelijk aan -filter (Shift+Ctrl+F3), klik hierop om alleen die regels weer te geven, waarvan de tekst in de actieve kolom identiek is aan de ingevoerde tekst (of de geselecteerde regel). Voorbeeld: u klikt in zoekvenster grootboekrekeningen op de kolom Naam. U voert in het invoerveld de tekst Kosten in. Ten slotte kiest u voor Toevoegen is gelijk aan -filter. Alleen de rekeningen met Kosten als rekeningnaam worden weergegeven (dus níet de rekeningen met de naam Afschrijvings kosten ). Vergelijk hiermee de keuze Toevoegen bevat -filter; Toevoegen is ongelijk aan -filter (Shift+Ctrl+Alt+F3), klik hierop om alleen die regels weer te geven, waarvan de tekst in de actieve kolom afwijkt van de ingevoerde tekst (of de geselecteerde regel). Voorbeeld: u klikt in zoekvenster grootboekrekeningen op de kolom Valuta. U klikt op een rekening met de valuta Eur (de basisvaluta). Ten slotte kiest u voor Toevoegen is ongelijk aan -filter. Alleen de rekeningen met een buitenlandse valuta worden weergegeven; Verwijder laatste filter (F4), met deze keuze wordt het laatst toegevoegde filter verwijderd. U kunt een filter ook verwijderen via het filterpaneel. Filter 000 kan niet worden verwijderd; Verwijder alle filters (Shift+F4), alle filters van dit zoek venster worden verwijderd; Toon gefilterde kolommen in kleur, de gefilterde kolom wordt in een afwijkende kleur weergegeven, zodat u snel kunt zien welke kolommen gefilterd zijn. Bladeren Wanneer u in een zoekvenster bladert (met de muis of met de sneltoetsen), loopt het bijbehorende mutatie venster mee (als het mutatievenster is geopend en niet is vastgepind). Exporteren Via het Muteren-menu kunt u de huidige inhoud van het zoekvenster Exporteren naar een Excel-werkboek of naar een CSV-bestand. Hierbij wordt rekening gehouden met eventuele filters. Standaardknoppen In bijna alle zoekvensters vindt u de volgende knoppen (met het zoekvenster met de grootboekrekeningen als voorbeeld): Selecteren; als u dit zoekvenster vanuit een ander venster oproept, bijvoorbeeld een venster waar u een rekening moet invoeren, dan kunt

19 Werken met King pagina 19 u in het zoekvenster een rekening aanwijzen en dat met Selecteren naar het aanroepende venster kopiëren. Het zoekvenster wordt hiermee ook automatisch gesloten; Wijzigen; het mutatievenster wordt geopend en u kunt de grootboekrekening waar de cursorbalk op staat, wijzigen; Toevoegen; het mutatievenster wordt geopend en u kunt een grootboekrekening toevoegen; Verwijderen; de grootboekrekening waar de cursorbalk op staat, wordt verwijderd (als dat is toegestaan); Sluiten; het zoekvenster wordt gesloten. Als u dit zoekvenster vanuit een ander venster had opgeroepen, wordt er niets naar het aanroepende venster overgenomen. Toetsenbord In het zoekvenster kunt u de volgende toetsen en toetscombinaties gebruiken: Sneltoets Delete End Ctrl+End Enter Escape F1 Alt+F4 F5 Shift+F10 F11 Home Ctrl+Home Insert Ctrl+P Shift+Ctrl+P PgDn PgUp Pijl omhoog Pijl omlaag Betekenis Mutatievensters dezelfde betekenis als de knop Verwijderen naar de laatste kolom van de huidige record naar het einde van het bestand (laatste record) geselecteerde knop indrukken (meestal Selecteren of Wijzigen) huidige venster afsluiten helpinformatie over het actieve venster huidige venster afsluiten gegevens vernieuwen menu onder de rechtermuisknop (muismenu) weergeven King-hoofdmenu weergeven naar de eerste kolom van de huidige record naar het begin van het bestand (eerste record) dezelfde betekenis als de knop Toevoegen naar Afdrukken-venster om geselecteerde gegevens af te drukken naar Afdrukken-venster een bladzijde omlaag een bladzijde omhoog een regel omhoog een regel omlaag In het mutatievenster kunt u de gegevens van één bepaalde taalcode, grootboekrekening, betalingsconditie, relatie, enz., invoeren of wijzigen. Welke invoervelden u in dat venster aantreft, is uiteraard afhankelijk van het gegeven dat u muteert: het mutatievenster van een artikel ziet er anders uit dan dat van een taalcode. Maar de meeste knoppen zijn voor alle mutatie vensters gelijk.

20 pagina 20 Werken met King Deze zullen we toelichten en hierbij het grootboekrekening-mutatiescherm als voorbeeld nemen. Vastpinnen Als u bepaalde gegevens op scherm wilt vasthouden, bijvoorbeeld om de gegevens van twee grootboekrekeningen met elkaar te vergelijken, dan kunt u het eerste venster op het scherm vastpinnen, zodat de tweede grootboekrekening in een apart venster geopend wordt. Een vastgepind venster kan wel worden geminimaliseerd. Ook is het mogelijk om meer vensters vast te pinnen. Een venster kan worden vastgepind door in venstermenu ALGEMEEN te kiezen voor Vastpinnen. Bladeren U kunt vanuit een mutatievenster het vorige of het volgende gegeven (in ons voorbeeld dus de vorige of de volgende grootboekrekening) op het scherm krijgen. U kunt hiervoor deze knoppen (of de sneltoetsen Ctrl+F5 t/m Ctrl+F8) gebruiken: Van links naar rechts betekenen deze knoppen: ga naar de eerste, ga naar de vorige, ga naar de volgende, en ga naar de laatste. Wijzigingen worden bij het bladeren automatisch opgeslagen! Wanneer u in een mutatievenster bladert, loopt het bijbehorende zoekvenster automatisch mee. Zoeken Direct onder de vier bladerknoppen, vindt u de knop Zoeken waarmee u naar het zoekvenster met (in ons voorbeeld) de grootboekrekeningen gaat. Overige standaardknoppen In een mutatievenster vindt u verder de volgende knoppen (met weer het grootboekrekening-mutatievenster als voorbeeld): Toevoegen; u blijft in het mutatievenster maar kunt daarin een nieuwe grootboekrekening aanmaken; Verwijderen; de huidige grootboekrekening wordt verwijderd (als dat is toegestaan); Sluiten; de wijzigingen die u hebt aangebracht worden opgeslagen en het mutatievenster wordt gesloten.

21 Info-knop Werken met King pagina 21 Als u in een invoerrubriek staat waar om een nummer of code gevraagd wordt, kunt u het betreffende zoekvenster oproepen door te klikken op de knop rechts in het invoerveld: Deze knop kunt u ook activeren met F4 of met de toetscombinatie Alt+pijl omlaag. Afhankelijk van wat u moet invoeren krijgt u dan het zoekvenster met grootboekrekeningen, debiteuren, layouts, talen, enz. Hierin kunt u het juiste gegeven opzoeken en met de knop Selecteren overnemen naar het mutatievenster. Datum invoeren In een datum-invoerveld kunt u een kalender oproepen door te klikken op de knop rechts in het invoerveld. Deze knop kunt u ook activeren met F4 of met de toetscombinatie Alt+pijl omlaag. Bovenin de kalender ziet u vier knoppen: Van links naar rechts betekenen deze knoppen: één jaar terug, één maand terug, één maand verder en één jaar verder. Rekenmachine In de meeste numerieke velden hebt u de beschikking over een reken machine. Klik op de knop rechts in het invoerveld (of gebruik F4 of de toetscombinatie Alt+pijl omlaag) en u ziet de knoppen waar u gebruik van kunt maken: Het invoerveld fungeert als display van de rekenmachine. Als u op de knop = drukt, verdwijnt de rekenmachine van het scherm en wordt de uitkomst van de berekening overgenomen naar het invoerveld. Toetsenbord/Muis De rubrieken van de invoervensters kunnen niet alleen met de muis maar ook volledig via het toetsenbord worden doorlopen. Er kan gebruik worden gemaakt van de volgende functietoetsen en toetscombinaties: Sneltoets Ctrl+C End Betekenis Kopiëren naar het einde van het invoerveld

22 pagina 22 Werken met King Sneltoets Enter Ctrl+Enter Escape F1 F4 Alt+F4 Ctrl+F5 Ctrl+F6 Ctrl+F7 Ctrl+F8 Shift+F10 F11 Home Ctrl+P Alt+pijl omlaag Tab Ctrl+Tab Ctrl+Shift+Tab Shift+Tab Ctrl+V Ctrl+X Betekenis naar volgende invoerrubriek of (als alle invoerrubrieken zijn in gevuld) indrukken van de geselecteerde knop. In een op merking veld waarin al iets is ingevuld, gaat u met Enter naar een nieuwe regel naar een nieuwe regel wijziging van die invoerrubriek ongedaan maken helpinformatie over het actieve venster activeren van de knop in het invoerveld, bijv. de info-knop huidige venster afsluiten naar de eerste naar de vorige naar de volgende naar de laatste menu onder de rechtermuisknop (muismenu) weergeven King-hoofdmenu weergeven naar het begin van het invoerveld naar Afdrukken-venster om geselecteerde gegevens af te drukken activeren van de knop in het invoerveld, bijv. de info-knop naar volgende invoerrubriek of (als alle invoerrubrieken zijn ingevuld) naar de volgende knop naar volgende tabkaart naar vorige tabkaart naar vorige invoerrubriek Plakken Knippen Dialoogvensters Dialoogvensters worden gebruikt voor meldingen en waarschuwingen. De meest voorkomende zijn: Onbekende invoer King controleert of de door u ingevoerde waarde bestaat. Als u een waarde invult die op zichzelf wel is toegestaan maar in King nog niet bestaat, dan krijgt u een melding, bijvoorbeeld: U hebt nu de volgende mogelijkheden: Toevoegen, de door u gekozen waarde wordt toegevoegd;

23 Werken met King pagina 23 Zoeken, het betreffende zoekvenster wordt geopend; Negeren, de ingevoerde waarde wordt tijdelijk geaccepteerd maar wordt niet opgeslagen; Terug, u gaat terug naar het invoerveld en kunt daar een andere waarde invoeren. Onjuiste invoer King controleert of alle rubrieken juist zijn ingevuld. Als u een ongeldige waarde invoert, krijgt u een melding. Verlaat deze melding met Akkoord en verbeter de fout. Onvolledige invoer Een wijziging kan alleen worden opgeslagen als de ingevoerde gegevens correct en volledig zijn. Is dat niet zo, dan krijgt u een melding, bijvoorbeeld: U hebt nu de volgende mogelijkheden: Annuleren, de melding wordt afgesloten en de wijziging wordt ongedaan gemaakt; Akkoord, de melding wordt afgesloten en u kunt de fout herstellen. 2.5 AFDRUKKEN Als u via het venstermenu Afdrukken of via de toetscombinatie Ctrl+P voor afdrukken kiest, komt u in een apart voorloopvenster. Rubrieken Let op: de onderstaande rubrieken zijn standaardrubrieken. Sommige programma s hebben meer rubrieken, andere minder. Afdrukinstelling De instellingen van het voorloopvenster kunt u opslaan. U zult deze functie vooral gebruiken bij afdrukprogramma s met veel keuzemogelijkheden, zoals Afdrukken balans. Het opslaan gaat als volgt: vul de invoervelden van het

24 pagina 24 Werken met King voorloopvenster in, klik op de knop Instellingen... en kies voor Opslaan nieuw (Ctrl+N). Vul hier het Volgnummer en de Omschrijving van de afdrukinstelling in. Selecteer het vakje Default als bij het openen van dit afdrukvoorloopvenster direct deze afdrukinstelling moet worden gebruikt. Om af te drukken naar bestand selecteert u bij Afdrukformaat het gewenste afdrukformaat. In de onderste rubriek geeft u aan wat de eerstvolgende actie is na het selecteren van deze afdrukinstelling. Ten slotte klikt u op de knop Sluiten. De volgende keer dat u de rekeningen afdrukt, kunt u gebruik maken van deze afdruk instelling. De laatst gebruikte instelling wordt automatisch opgeslagen onder volgnummer 000. Layout-soort Geef hier aan welke layout voor de afdruk gebruikt moet worden. Bij een aantal afdrukprogramma s kunt u via de knop Muteren layouts zelf een afdruk-layout toevoegen, wijzigen of verwijderen. Met King meegeleverde layouts (met nummer 900 of hoger) zijn niet direct te wijzigen; u kunt ze wel kopiëren naar een ander nummer en vervolgens wijzigen.

25 Selectie Werken met King pagina 25 Wilt u een afdruk maken van een beperkt aantal gegevens, dan moet u klikken op het vakje Selectie. Bij Selecteren op geeft u aan op basis waarvan u de selectie wilt maken, en bij Van - T/m welke reeks u wilt afdrukken (het is niet toegestaan om bij T/m een lagere waarde in te voeren dan er bij Van is ingevuld; als u de gegevens van groot naar klein wilt afdrukken moet u bij Sorteren op kiezen voor Aflopend). Enkele voorbeelden (toegepast op grootboekrekeningen): Stel dat u alle grootboekrekeningen wilt afdrukken waarvan het nummer met 1 begint. Bij Selecteren op kiest u voor Rekeningnummer en zowel bij Van rekeningnummer als bij T/m rekeningnummer vult u 1 in; Wilt u alleen grootboekrekening 1 afdrukken (gesteld dat die bestaat), dan moet u bij Van rekeningnummer 1 invullen en bij T/m rekeningnummer via het zoekvenster (!) groot boek rekeningnummer 1 selecteren; Ten slotte een uitdraai van alle grootboekrekeningen zonder zoekcode. Bij Selecteren op kiest u voor Zoekcode, bij Van zoekcode vult u niets in en bij T/m zoekcode een spatie (= leeg). Sorteren op Hier kunt u aangeven waarop de gegevens moeten worden gesorteerd. Bijvoorbeeld op nummer of op zoekcode. Ook hebt u hier de keuze uit Oplopend en Aflopend. Bij Oplopend wordt de kleinste waarde het eerste afgedrukt en de grootste het laatste, bij Aflopend is dit andersom. Printer selecteren Selecteer het vakje om voor deze afdruk (tijdelijk) een andere printer te selecteren dan de default-windows-printer, of om de Eigenschappen van deze printer anders in te stellen (een andere printerlade bijvoorbeeld). Wilt u gebruik maken van de default-windows-printer en de default-instellingen van die printer, dan maakt u dit selectievakje leeg. Knoppen In het afdrukvenster vindt u de volgende knoppen: Instellingen...; via deze knop kunt u de gekozen instellingen opslaan: met Opslaan (Ctrl+O) worden ze opgeslagen in de geselecteerde afdrukinstelling, met Opslaan nieuw (Ctrl+N) wordt een nieuwe afdruk instelling toegevoegd; Voorbeeld; u krijgt een voorbeeld-afdruk op het scherm, waarna u alsnog de afdruk kunt maken. Klik op de knop linksboven op het venster om in deze voorbeeld-afdruk te zoeken op een bepaalde tekst of getal;

26 pagina 26 Werken met King Bestand..., met deze knop kunt u de afdruk opslaan als bestand. Venster Afdruk naar bestand wordt geopend, waar u het afdrukformaat en de bestandsnaam kunt opgeven; Afdrukken; het afdrukken wordt gestart; Sluiten; het venster wordt gesloten zonder af te drukken. Als u tijdens het afdrukken op Sluiten klikt, wordt het afdrukken afgebroken. 2.6 HELPSYSTEEM In King kunt u op verschillende manieren on-line help opvragen: Helpinformatie over het actieve venster Met F1 of via het venstermenu Help kunt u helpinformatie opvragen over het actieve venster. Links van het helpvenster ziet u de inhoudsopgave en index van het helpsysteem, met bovenaan de volgende tabs: Inhoudsopgave, de belangrijkste helponderwerpen zijn ondergebracht in een aantal boeken. Klik op een boek om het te openen of te sluiten. Klik op een onderwerp om de betreffende helptekst op te vragen. Het boek Hoofdmenu heeft grotendeels dezelfde opbouw als het standaard menu van King; u vindt daarin een toelichting op de King-programma s; Index, via de index kunt u in de Help zoeken op basis van sleutel woorden. Woorden die in de Verklarende woordenlijst zijn opgenomen, zijn gemerkt met een = achter het woord. Dubbelklik op het juiste sleutelwoord om het bijbehorende helpvenster te openen. Als een bepaald sleutelwoord in meer helpvensters voorkomt, zult u eerst nog aan moeten geven welk helpvenster u wilt raadplegen; Zoeken, bij deze optie wordt het volledige helpsysteem afgezocht op een door u op te geven tekst. U kunt hierbij gebruik maken van de Windowsjokertekens; Favorieten, helpteksten die u vaak raadpleegt kunt u met de knop Toevoegen (onderaan op deze tabkaart) toevoegen aan de Favorieten, zodat u ze snel terug kunt vinden. Hints Een hint is een korte toelichting op een invoerveld of knop en wordt in King weer gegeven als u met de muisaanwijzer over het invoerveld of de knop heen gaat:

27 Werken met King pagina 27 Een hint in een pop-up venster Met programma Gebruikersgegevens kunt u zelf per gebruiker instellen of de hints weergegeven moeten worden in een apart pop-up venster, in de statusbalk of in beide. Help over de Help Hiernaast ziet u een willekeurige bladzijde van het King-helpsysteem: In dit voorbeeld ziet u onder de titel Grootboekrekeningen de tekst Stamgegevens > Grootboekrekeningen > knop Wijzigen/Toevoegen staan. Een dergelijke tekst is bij alle programmabeschrijvingen opgenomen en geeft aan waar u het programma in King kunt vinden, te beginnen bij het hoofdmenu. De overstap naar een submenu of een knop wordt aangegeven met >. Programma Grootboekrekeningen kunt u dus vinden door in het King-standaardmenu eerst hoofdmenu Stamgegevens te selecteren, dan menu punt Grootboekrekeningen en dan op de knop Wijzigen of Toevoegen te klikken. In het helpscherm zult u woorden tegenkomen die onderstreept zijn en een andere kleur hebben. Als u op dergelijke woorden klikt, krijgt u aanvullende informatie over dat onderwerp. Met de twee linker knoppen kunt u bladeren tussen de helpvensters die u geopend hebt. Klik op de knop met de printer-icoon om het huidige helponderwerp af te drukken. Met de rechterknop gaat u naar de veelgestelde gebruikers vragen ( Questies ) op de King-website. Let op: het King-helpsysteem is niet versiegebonden. U kunt daarin dus informatie aantreffen die op uw King-versie niet van toepassing is!

28 pagina 28 Werken met King 2.7 MULTI USER Beschikt u over een licentie om King multi user te gebruiken, dan kan een King-administratie vanuit meerdere werkstations worden benaderd en gemuteerd. De multi-userfunctionaliteit is in het pakket op verschillende manieren (niveau s) ingebouwd. Programma Afsluiten boekjaar bijvoor beeld kan alleen worden gebruikt als u alle andere King-vensters afsluit en ook niemand anders die administratie gebruikt, terwijl een dergelijke beveiliging niet nodig is bij een programma als Aanhefteksten. In totaal zijn er vijf beveiligingsniveaus: Geen melding Het laagste beveiligingsniveau is toegepast in programma s die niet zo vaak gewijzigd zullen worden, zoals Paragrafen, Balanscodes en Budget verdelingen. Mochten twee gebruikers tegelijkertijd dezelfde budget verdeling wijzigen, dan wordt de wijziging die als eerste is opgeslagen, weer over schreven door de wijziging die daarna wordt opgeslagen, zonder dat het programma een melding geeft. Hetzelfde resultaat dus, als wanneer beide gebruikers ná elkaar hun wijzigingen hadden doorgevoerd Melding na opslaan Programma s die wat vaker gewijzigd zullen worden, zoals de meeste andere programma s in hoofdmenu Stamgegevens, geven een melding als u gewijzigde gegevens wilt opslaan, die in de tussentijd door een andere gebruiker ook al zijn gewijzigd: Met Akkoord verlaat u de melding. Uw wijziging is opgeslagen en die van de andere gebruiker is overschreven Melding vóór opslaan In programma s als Debiteuren, Crediteuren, Relaties, Contactpersonen, Verzendadressen, Grootboekrekeningen, Artikelen, enz., is de melding uit niveau 2 uitgebreid met extra informatie over de wijzigingen en met een aantal knoppen. U hebt nu de volgende mogelijkheden:

29 Werken met King pagina 29 Terug; u gaat terug naar de situatie zoals die was vóórdat u wilde opslaan; Annuleren; uw wijziging wordt ongedaan gemaakt; de wijziging van de andere gebruiker wordt dus niet overschreven; Doorgaan; uw wijziging wordt opgeslagen; de wijziging van de andere gebruiker wordt dus overschreven Melding Gegeven is in gebruik Gegevens zoals een boekingsgang, verkooporder, contributiecode, automatische-boekingenbestand of layout, kunnen maar door één gebruiker tegelijk worden gemuteerd. Stel dat u een boekingsgang wilt gaan verwerken terwijl iemand anders die boekingsgang aan het wijzigen is; u krijgt dan vooraf de melding: Blokkade van de administratie Het hoogste beveiligingsniveau is van toepassing op o.a. Afsluiten boekjaar en het herwaarderen van valuta s. U moet in dat geval alle andere King-vensters sluiten en ook mag niemand anders deze administratie gebruiken. 2.8 GEBRUIKERS In King bestaat de mogelijkheid om met gebruikers te werken, die zich bij het starten van King moeten aanmelden. Er zijn twee standaard -gebruikers mee-

30 pagina 30 Werken met King geleverd: Gebruik en Systeem. Wilt u meer gebruikers aanmaken, dan dient u de volgende procedure te volgen: Kies in hoofdmenu ALGEMEEN voor Nogmaals aanmelden; Voer als gebruikerscode Systeem in en als toegangscode SYS (u hoeft voor deze procedure geen administratie en boekjaar te selecteren maar het mag wel); Klik op de knop Akkoord; Selecteer programma ALGEMEEN > Gebruikersgegevens; U krijgt vervolgens het zoekvenster te zien met daarin de gebruikers Gebruik en Systeem. Klik op de knop Toevoegen; Het mutatievenster Gebruikersgegevens wordt geopend. Zie het helpscherm voor informatie over de invoerrubrieken. Vergeet niet om in de tabkaart Toegankelijke administraties aan te geven in welke administraties deze gebruiker mag werken: Klik op de knop Toevoegen om nog een gebruiker toe te voegen of anders op de knop Sluiten. 2.9 SYSTEEMBEHEER Backup maken De betrouwbaarheid van uw financiële administratie staat of valt met een goede recente backup. Maak dus elke dag dat u met King werkt een backup van uw administraties! Het is aan te raden om voor elke dag van de week een aparte backup te maken (zodat u altijd vijf dagen terug in de tijd kunt gaan), en om van elke maand een backup te bewaren. Elke King-administratie bestaat uit twee aparte bestanden: één met de extensie.db en één met de extensie.log. De bestandsnaam zelf is hetzelfde als de administratiecode. Dus administratie Demo bestaat uit twee bestanden: Demo.db en Demo.log. De administratiebestanden kunt u vinden in de datamap van King. Deze map kunt u gemakkelijk achterhalen door in hoofdmenu

31 Werken met King pagina 31 Help programma Informatie over King te kiezen en dan tabkaart Installatie te selecteren. Als uw accountant uw backup moet kunnen inlezen, overleg dan met uw accountant over de aanschaf van de backup-hardware en software. Kiest u voor een verwisselbare hard disk of ZIP-drive, dan kunt u vanuit King een backup maken (zie programma Algemeen > Administratie > Backup maken) of zelf met de Windows Verkenner/Explorer de juiste db en log-bestanden naar die drive kopiëren. In de datamap vindt u behalve uw eigen administratie(s) nog drie andere databases: Qsysteem, de systeem-database, waarin gegevens zijn opgenomen over de gebruikers, toegankelijke administraties, eigen bankrekeningen, enz. Let op: maak regelmatig een backup van Qsysteem.db; DemoFin, de voorbeeld-administratie zonder artikelen (voor de versies t/m Factureren); DemoArt, de voorbeeld-administraties met artikelen (voor de versies vanaf Artikelen). Houd bij het handmatig maken van backups rekening met het volgende: Er kan een backup worden gemaakt van een King-administratie terwijl deze in gebruik is. U kunt dus vanuit King ook een backup maken van Qsysteem.db. Het terugzetten van een backup van een administratie die op dat moment in gebruik is, is niet mogelijk; Maakt u buiten King om een backup, let er dan op dat u van beide bestanden een backup maakt, dus van zowel de administratie (met de extensie db) als het logbestand (met de extensie log);

32 pagina 32 Werken met King Doordat het logbestand niet meer wordt verwijderd, zal het steeds groter worden. U kunt het logbestand weer kleiner maken door de administratie te reorganiseren met programma Algemeen > Administratie > Log-bestand verkleinen (dit programma is alleen beschikbaar als u zonder administratie inlogt) Beveiliging Beveiliging met toegangscodes Als u niet wilt dat iedereen toegang heeft tot uw financiële gegevens, kunt u King beveiligen met toegangscodes. U dient daarvoor de volgende procedure te volgen. Deze procedure gaat uit van één systeembeheerder (Systeem) en één of meer gewone gebruikers. 1. Kies Nogmaals aanmelden in hoofdmenu Algemeen; 2. Voer als gebruikerscode Systeem in en als toegangscode de toegangscode van Systeem (die is SYS, tenzij u de toegangscode van Systeem gewijzigd hebt); 3. Ga naar programma Gebruikersgegevens in hoofdmenu Algemeen; 4. Wijs een gebruikerscode aan (niet Systeem) en klik op de knop Wijzigen; 5. Klik op het invoerveld Toegangscode; 6. Voer een toegangscode in. De toegangscode wordt niet-leesbaar op het scherm weergegeven. Als u de toegangscode hebt ingevoerd, vraagt het programma u om dat nogmaals te doen (ter controle): 7. Klik op de tab Rechten en maak zowel bij Systeembeheer als bij Muteren gebruikersrechten het vakje leeg. Hiermee voorkomt u dat deze gebruiker zijn of haar eigen rechten kan gaan uitbreiden; 8. De stappen 4 t/m 7 herhaalt u voor alle gebruikers, behalve voor Systeem; 9. Wijzig de toegangscode van Systeem (tenzij u dat al eerder hebt gedaan). De default-toegangscode van Systeem (SYS) is namelijk gedocumenteerd en dus gemakkelijk door derden te achterhalen;

33 Werken met King pagina Vervolgens kunt u programma Gebruikersgegevens afsluiten. De volgende keer dat u King start, kan er pas met het pakket worden gewerkt nadat een gebruikerscode én de bijbehorende toegangscode zijn ingevoerd. Daarnaast kunt u een toegangscode koppelen aan een dagboek. Deze toegangscode moet u onder meer invoeren als u boekingen in dat dagboek wilt maken. De toegangscode per dagboek stelt u in met programma Dagboeken (in hoofdmenu Stamgegevens). Aanvullende beveiliging per administratie Als aanvulling op de beveiliging met toegangscodes hebt u de mogelijkheid om een administratie voor één of meer gebruikers ontoegankelijk te maken: 1. Kies Nogmaals aanmelden in hoofdmenu Algemeen; 2. Voer als gebruikerscode Systeem in en vervolgens de bijbehorende toegangscode; 3. Ga naar programma Gebruikersgegevens in hoofdmenu Algemeen; 4. Wijs een gebruikerscode aan (niet Systeem) en klik op de knop Wijzigen; 5. Klik op de tab Toegankelijke administraties en maak bij de administratie(s) waartoe deze gebruiker geen toegang mag hebben het selectievakje leeg; 6. De stappen 4 en 5 herhaalt u voor zover nodig voor andere gebruikers, behalve voor Systeem; 7. Vervolgens kunt u programma Gebruikersgegevens afsluiten. Beveiliging met rechten per gebruiker Met de optie Rechten per gebruiker kunt u per gebruiker nauwkeurig vastleggen wat hij of zij in King mag inzien en mag wijzigen. De rechten zijn hiërarchisch ingedeeld, dat wil zeggen dat er hoofdgroepen zijn, daarbinnen subgroepen en daarbinnen individuele rechten. De indeling komt grotendeels overeen met die van het King-hoofdmenu. Daardoor is het mogelijk om voor een bepaalde gebruiker een bepaalde groep met rechten toe te kennen, zoals Journaalposten. Aan de andere kant kan een gebruiker het recht hebben tot groep Journaalposten, functie Invoeren voorlopige journaalposten, maar niet tot Verwerken voorlopige boekingsgangen:

34 pagina 34 Werken met King 2.10 GEGEVENS EXPORTEREN Afhankelijk van uw King-versie kunnen gegevens uit de King-database worden geëxporteerd naar een bestand. U vindt de programma s in hoofdmenu Diversen onder Exporteren. Programma s met naar XML in de naam maken een exportbestand dat ook weer in King is in te lezen. Uitzondering hierop is de Auditfile. Programma s met diverse formaten in de naam maken een exportbestand in het formaat van uw keuze. De volgende bestandsformaten zijn beschikbaar: ASCII (*.txt) HTML MS Excel. Er zijn twee Excel-formaten beschikbaar: bij het eerste formaat wordt een kaal Excel-bestand aangemaakt, bij het tweede wordt gebruik gemaakt van de instellingen van het op uw pc geïnstalleerde Excel-programma (standaard-opmaak, enz.); Quattro Pro XML-Datapacket. Bestanden in dit XML-formaat kunnen niet worden ingelezen in King; MS Access Klembord Het exporteren verloopt als volgt:

35 Werken met King pagina 35 Start het betreffende exportprogramma. U komt dan in het zoekvenster met de export-layouts. De layout van het exportbestand is vrij instelbaar. Klik op de knop Exporteren... om een bestaande export-layout te gebruiken, of op Toevoegen om een nieuwe export-layout aan te maken; Nadat u op de knop Exporteren... hebt geklikt, komt u in het Exporterenvenster; Vul de gegevens in en klik op de knop Exporteren. Het exportbestand wordt aangemaakt. Tip: Met de optie King Jobs kunt u volautomatisch gegevens importeren in King of exporteren uit King. Dat kan vanuit King, maar ook buiten King om met programma KingJob.exe. Dus door dit programma met de juiste parameters in een scheduler of batch-bestand op te nemen, kunt u volautomatisch gegevens exporteren en importeren in King!

36 pagina 36 Werken met King Overige exportmogelijkheden In bijna alle afdrukprogramma s in King is het mogelijk om de afdruk op te slaan als bestand. Standaard in alle King-versies is Exporteren audit-file in XMLformaat. Vanaf versie Factureren beschikt u over programma Aanmaken adressenbestand voor mailing, waarmee de NAW-gegevens uit King geëxporteerd kunnen worden naar een bestand in ASCII-formaat. De mogelijkheid om boekingsgangen uit te wisselen is als optie verkrijgbaar. Hetzelfde geldt voor de uitwisseling van XML-bestanden met journaal posten, NAW-gegevens, orders, tarieven en artikelen, prijsafspraken en staffeltabellen, magazijnontvangsten, projectgegevens en het inlezen van voorraad correcties in XML-formaat. De complete specificaties vindt u op onder Producten > King > Opties.

37 Nieuwe administratie opzetten pagina 37 Hoofdstuk 3 NIEUWE ADMINISTRATIE OPZETTEN 3.1 ADMINISTRATIE CONVERTEREN Om in King te kunnen werken, hebt u minimaal één administratie nodig. U kunt met King verschillende administraties naast elkaar voeren. En elke administratie kan weer meerdere boekjaren bevatten. Als u van King 3 of 4 bent overgestapt op King 5, dan kunt u de administraties overzetten (converteren) naar King 5-formaat, zodat u ze ook in King 5 kunt gebruiken. Ook is het mogelijk om een Exact-administratie te converteren naar King (bij Exact voor DOS 3.x en Exact voor Windows 6.x en 7.x). Informeer bij de Verkoopafdeling van Quadrant naar de mogelijkheden. Hebt u geen oude administratie, dan moet u een nieuwe administratie aanmaken. Hoe dat moet, is hieronder beschreven. De rest van dit hoofdstuk heeft betrekking op het aanmaken van een nieuwe administratie. Als u dat nu niet van plan bent, kunt u dit hoofdstuk overslaan. 3.2 AANMAKEN NIEUWE ADMINISTRATIE De paragrafen 2, 3 en 4 van dit hoofdstuk beschrijven hoe u een nieuwe administratie stap-voor-stap kunt opzetten. Overleg vooraf met uw boekhouder of accountant over de structuur van uw administratie (periodes, dagboeken en grootboekrekeningschema)! Om een geheel nieuwe administratie aan te maken moet u het volgende doen: Kies in hoofdmenu ALGEMEEN voor Administratie en vervolgens voor Administratie toevoegen; U komt dan in het mutatievenster Administratiegegevens, waar u de Code en de Omschrijving van de nieuwe administratie invult; U kunt de administratie desgewenst aanmaken inclusief stamgegevens (een standaardrekeningschema, dagboeken, BTW-codes, de debiteurenen crediteurenparagraaf (12 en 17) en de balansomschrijvingen voor de normale balans). Wilt u deze stamgegevens zelf invullen, dan dient u het selectievakje leeg te laten. Er wordt dan een lege administratie aangemaakt, waarin u zelf de stamgegevens moet invoeren voordat u kunt gaan boeken; Als de nodige gegevens zijn ingevoerd of ingesteld, klikt u op de knop Aanmaken;

38 pagina 38 Nieuwe administratie opzetten In een apart venster krijgt u ter controle nog een overzicht van de ingevoerde administratiegegevens: Als deze gegevens goed zijn, klikt u op Akkoord; De administratie wordt nu aangemaakt. In de onderste regel van het venster ziet u hoever het aanmaken gevorderd is. Het aanmaken van een administratie kan niet worden onderbroken; Nadat de administratie is aangemaakt, moet u aangeven wat de basisvaluta van deze administratie is (dat is de valuta waarin de administratie gevoerd wordt). U voert de code in, bijvoorbeeld Eur, USD of GBP, en de omschrijving: Als de basisvaluta goed is ingesteld, klikt u op de knop Doorgaan;

39 Nieuwe administratie opzetten pagina 39 In het volgende venster moet u de debiteuren- en de crediteurenparagraaf invullen (deze stap wordt overgeslagen als u de administratie aanmaakt inclusief stamgegevens). Een paragraafnummer bestaat altijd uit twee cijfers. Is de debiteuren paragraaf bijvoorbeeld 12, dan horen alle rekeningen die met 12 beginnen tot die paragraaf en moeten ook alle debiteur rekening nummers met 12 beginnen. Het is belangrijk dat u hier de juiste waarden invult en zonodig overlegt met uw boekhouder of accountant, want deze paragrafen kunnen achteraf niet meer worden gewijzigd! Na het invullen van de paragrafen gaat u met Doorgaan naar het venster Boekjaar toevoegen. Elke administratie moet namelijk ten minste één boekjaar bevatten: Vul de gegevens in en klik daarna op de knop Doorgaan; Vervolgens ziet u de periode-indeling van het boekjaar, die volgens uw instellingen is aangemaakt:

40 pagina 40 Nieuwe administratie opzetten De periode-indeling van het boekjaar is geheel vrij. Een gebroken boekjaar is ook mogelijk. Als de indeling goed is, klikt u op de knop Sluiten. U krijgt nog een melding: Als alles goed is ingesteld, kunt u die met Ja bevestigen; Beschikt u over King-versie Factureren of hoger, dan krijgt u daarna de vraag of u de licentiegegevens van de administratie wilt beperken. Het beperken van de licentiegegevens houdt in, dat deze administratie met een kleinere licentie werkt dan de licentie die u hebt aangeschaft. Bijvoorbeeld omdat u accountant bent en een administratie aanmaakt voor een klant die een kleinere licentie heeft dan u. Beantwoordt u deze vraag

41 met Ja, dan komt u in het venster Beschikbare functionaliteit, waar u een kleinere versie kunt kiezen en opties kunt uitschakelen: U kunt dit venster afsluiten met Akkoord; u komt dan weer terug in het venster Administratiegegevens. Kiest u voor een kleinere versie en/of schakelt u opties uit, dan kunt u dat achteraf ongedaan maken met programma Help > Informatie over King, tabkaart Administratie, knop Licentie wijzigen; Sluit ten slotte het venster met de administratiegegevens af door op de knop Sluiten te klikken. Nieuwe administratie opzetten pagina 41 U hebt nu een administratie en een boekjaar aangemaakt, maar voordat u aan de slag kunt, moet u nog een aantal stamgegevens invoeren! Meer hierover in de volgende paragrafen. 3.3 INVOEREN STAMGEGEVENS Voordat u in een nieuwe administratie kunt gaan boeken, moet u nog verschillende gegevens invoeren. U kunt hierbij het beste de onderstaande volgorde aanhouden. Het is ook mogelijk om bepaalde gegevens over te nemen van de meegeleverde voorbeeldadministratie of van een andere King 5-administratie. Als de administratie nog niet is geactiveerd, moet u naar hoofdmenu Algemeen gaan en daarin Nogmaals aanmelden selecteren. In het venster dat dan verschijnt vult u de juiste administratie- en boekjaarcode in. Klik op Akkoord en u kunt in die administratie de nodige gegevens invoeren Bedrijfsgegevens Met programma Organisatie > Bedrijfsgegevens kunt u de naam, adressen, medewerkers, bankrekeningen, enz. van de organisatie invoeren. U kunt bijvoorbeeld het logo van uw bedrijf op de achtergrond weergeven (of een andere afbeelding).

42 pagina 42 Nieuwe administratie opzetten Vreemde valuta s Als u met vreemde valuta s werkt, moet u eerst de vaste gegevens van de valuta s invoeren: Start programma Stamgegevens > Valuta s; u komt dan in het zoekvenster. Daarin staat nu alleen nog de basisvaluta, die u hebt aangemaakt bij het toevoegen van de administratie; Klik op de knop Vaste geg. om naar Vaste gegevens valuta s te gaan; Klik op de info-knop in het bovenste invoerveld Beginbalans; Klik op Toevoegen om een dagboek toe te voegen. Dit dagboek is bestemd voor de koerscorrectieboekingen op de beginbalans; Vul de nodige dagboekgegevens in, bijvoorbeeld Begin als code, Beginbalans als naam, Beginbalans als dagboeksoort (dat is hier verplicht!) en 2990 als tegenrekening. Omdat deze grootboekrekening nog niet bestaat krijgt u een melding: Klik op de knop Toevoegen om de rekening aan te maken. Vul de nodige gegevens in, bijvoorbeeld BegBal als code, Tegenrekening beginbalans als naam en Balans als rekeningsoort. Bij de overige rubrieken kunt u de

43 Nieuwe administratie opzetten pagina 43 default-waarde met Enter of Tab bevestigen. Klik op Sluiten om terug te keren naar het mutatievenster Dagboekgegevens; Klik op de knop Sluiten; Klik op de knop Selecteren om het zojuist aangemaakte dagboek in te vullen; Ga naar het volgende invoerveld Overige periodes en maak daar op dezelfde manier nog een dagboek aan. Dit dagboek is bestemd voor de koerscorrectieboekingen in de overige periodes en mag dus níet van de soort Beginbalans zijn. Bijvoorbeeld: ZZZVAL als code (dan staat dit dagboek in het zoekvenster altijd onderaan), Herwaardering valuta als naam, Algemeen als dagboeksoort en 2991 Tegenrekening valuta dagboek als tegenrekening. Ook deze tegenrekening moet u zelf toevoegen; Als de beide dagboekcodes zijn ingevuld, verlaat u de vaste gegevens met de knop Sluiten. U komt nu weer terug in het zoekvenster met de valuta s. Vervolgens kunt u beginnen met het invoeren van de vreemde valuta s; Klik op de knop Toevoegen om een valuta aan te maken. Het mutatievenster verschijnt dan op het scherm; Vul nummer, code en omschrijving in van de valuta. Bij het toekennen van de valutacodes kunt u het beste de ISO-codes hanteren (GBP, USD, enz.); Klik op de tab Algemeen; Klik in die tabkaart op de info-knop in het invoerveld van de koersverschillen rekening. U komt dan in het zoekvenster met de grootboekrekeningen. Klik op de knop Toevoegen en vul de rekeninggegevens in. Stel dat u de US Dollar invoert. U maakt dan een grootboekrekening aan met bijvoorbeeld 9101 als rekeningnummer, Koers USD als zoekcode, Koersverschillen USD als naam en Resultaten als soort. Klik op de knop Sluiten. De koersverschillenrekening van de USD is nu ingevuld:

44 pagina 44 Nieuwe administratie opzetten Klik op de tab Koersen & Saldi; In de kolom Eurokoers t.o.v. valuta geeft u per periode aan wat de waarde van de basisvaluta (euro) is in deze valuta (Let op: is uw basisvaluta niet de euro, dan moet u de koers van de nieuwe valuta invullen ten opzichte van de basisvaluta. Leg wel met programma Diversen > Instellen eurovaluta vast welke valuta uw eurovaluta is. Daarna kunt u van elke valuta alsnog de eurokoers invullen): Klik op de knop Toevoegen om nog een vreemde valuta toe te voegen, of anders op de knop Sluiten.

45 3.3.3 BTW-codes Nieuwe administratie opzetten pagina 45 Met behulp van de BTW-codes kan de BTW automatisch worden berekend. U kunt het beste aparte BTW-codes aanmaken voor Af te dragen en Te verrekenen BTW, en natuurlijk per BTW-percentage. Kies in hoofdmenu Stamgegevens voor programma BTW-codes. U komt dan in het zoekvenster; Klik op Toevoegen. U krijgt dan het mutatievenster op het scherm; Vul de nodige gegevens in. Het rekeningnummer voegt u als volgt toe: Klik op de info-knop in het invoerveld Rekeningnummer. U komt dan in het zoekvenster met de grootboekrekeningen; Klik op de knop Toevoegen. Het mutatievenster wordt geopend, waarin u een rekening kunt toevoegen; Klik op de knop Sluiten om het mutatievenster grootboekrekeningen weer te sluiten; Klik op de knop Selecteren. U komt weer terug in het mutatievenster van de BTW-code die u aan het toevoegen was; Als u bij Incl./Excl. BTW de juiste waarde invult, kan dat het invoeren van boekingen gemakkelijker en dus sneller maken; King kan voor u de aangifte omzetbelasting opstellen. U moet dan wel bij Rubriek aangifte aangeven welke rubriek op het formulier bij deze BTWcode hoort. Voorbeelden vindt u in het helpscherm; Klik op de knop Toevoegen als u nog een BTW-code wilt toevoegen, anders op de knop Sluiten.

46 pagina 46 Nieuwe administratie opzetten Voorbeeld-BTW-codes vindt u in de meegeleverde demo-administratie; u kunt die ook kopiëren naar uw huidige administratie (zie bladzijde 50) Betalingscondities Kies in hoofdmenu Stamgegevens programma Betalingscondities. Het zoekvenster komt op het scherm; Klik op Toevoegen. U krijgt dan het mutatievenster te zien; vul de nodige gegevens in. Informatie over de mogelijkheden vindt u in het helpscherm; Klik op de knop Sluiten Leveringscondities Kies in hoofdmenu Stamgegevens programma Leveringscondities. Het zoekvenster komt op het scherm; Klik op Toevoegen. U krijgt dan het mutatievenster te zien; Vul de nodige gegevens in (eventueel met hulp van het helpvenster); Klik op de knop Sluiten Afdrukformaten Bijna elke afdruk in King kunt u ook opslaan als bestand in PDF-, HTML-, RTF-, Excel-, JPEG-, BMP- of GIF-formaat en/of versturen via . Met programma Diversen > Afdrukformaten legt u de afdrukformaten vast die u in King wilt gaan gebruiken: Debiteurgroepen (King Logistiek of met optie Prijsafspraken) Werkt u met prijsafspraken, dan kan het handig zijn om debiteurgroepen aan te maken. U kunt dan prijsafspraken vastleggen voor meer debiteuren in één keer. U vindt programma Debiteurgroepen in hoofdmenu Stamgegevens.

47 3.3.8 Vaste gegevens debiteuren/crediteuren Nieuwe administratie opzetten pagina 47 Als u de vaste gegevens van het NAW-bestand goed instelt, kan dat u veel tijd besparen bij het invoeren van uw relaties. Kies in hoofdmenu Debiteuren voor Vaste gegevens debiteuren; Leg in de tabkaarten de defaults vast die gebruikt moeten worden bij het invoeren van de debiteuren. Gebruik hierbij de helpvensters. Wilt u vanuit King documenten gaan versturen via naar uw debiteuren en crediteuren, lees dan ook bladzijde Let op: in het veld Standaard-kredietlimiet (tabkaart Financiële geg.) vult u de kredietlimiet in die voor de meeste debiteuren geldt. Bij de debiteuren hoeft u dan alleen een kredietlimiet in te voeren als die afwijkt van deze standaard-kredietlimiet; Klik op de knop Sluiten om de Vaste gegevens debiteuren te verlaten; Leg nu de vaste gegevens vast van uw crediteuren met programma Vaste gegevens crediteuren in hoofdmenu Crediteuren Debiteuren en crediteuren Na het vastleggen van de vaste gegevens kunt u uw debiteuren en crediteuren gaan invoeren. Tip: wilt u uw debiteuren en crediteuren direct zo volledig mogelijk vastleggen, raadpleeg dan hoofdstuk 7 Relatiebeheer (bladzijde 157). Kies in hoofdmenu Debiteuren voor Debiteuren. U komt dan in het zoekvenster; Klik op de knop Toevoegen. Het mutatievenster wordt geopend; Vul de nodige gegevens in. Raadpleeg eventueel het helpscherm; Klik op de knop Toevoegen als u nog een debiteur wilt toevoegen, anders op de knop Sluiten. Het toevoegen van een crediteur verloopt op dezelfde manier, alleen moet u dan voor menupunt Crediteuren > Crediteuren kiezen Kostenplaatsen/Kostendragers Zie bladzijde Grootboekrekeningen Voor elke debiteur en crediteur wordt er automatisch een grootboek rekening aangemaakt in het rekeningschema. Nu moet u de overige groot boek rekeningen nog invoeren, zoals kostenrekeningen, opbrengst rekeningen, bankrekeningen, enz. Houd bij het invoeren van uw rekening schema alvast rekening met de pa-

48 pagina 48 Nieuwe administratie opzetten ragrafen voor de kosten, opbrengsten en voorraden, prijsverschillen, voorraadverschillen en voorraad herwaardering. Een voorbeeld-rekeningschema vindt u in de meegeleverde demo administratie; dat kunt u eventueel kopiëren naar de huidige administratie (zie bladzijde 50). Het vastleggen van het rekeningschema doet u als volgt: Kies in hoofdmenu Stamgegevens voor programma Groot boek rekeningen. U komt dan in het zoekvenster; Klik op de knop Toevoegen. Het mutatievenster komt op het scherm; Vul de nodige gegevens in. Informatie over de invoerrubrieken vindt u in het helpscherm; Klik op de knop Toevoegen om de volgende grootboekrekening toe te voegen of anders op de knop Sluiten Dagboeken Voordat u kunt boeken moet u ook de nodige dagboeken aanmaken. Als u de eerdere instructies hebt gevolgd, hebt u het dagboek voor de beginbalans en het valutadagboek al aangemaakt. Nu moet u de overige dagboeken nog aanmaken, bijvoorbeeld: Inkoopboek (dagboeksoort Inkopen/crediteuren); Verkoopboek (dagboeksoort Verkopen/debiteuren); Kasboek (dagboeksoort Kas); Bankboek (dagboeksoort Bank); Memoriaal (dagboeksoort Algemeen) voor de overige boekingen.

49 Nieuwe administratie opzetten pagina 49 Dit is slechts een voorbeeld: u zult wellicht meer dagboeken nodig hebben, of juist minder. Houd er rekening mee dat een dagboek waarin geboekt is, niet meer verwijderd kan worden. Kies in hoofdmenu Stamgegevens voor programma Dagboeken; Klik op de knop Toevoegen; Vul de dagboekgegevens in; raadpleeg eventueel het helpscherm; De tegenrekening en de betalingsverschillenrekening kunt u zonodig direct aanmaken door, als u in het betreffende invoerveld staat, op de info-knop te klikken: Tip: Bij het afsluiten van de journaalpost wordt een eventueel saldo automatisch op de tegen rekening van het dagboek geboekt. Dus als u bij de bankboeken en het kasboek de bank- en kasrekening als tegenrekening invult, hoeft u de tegenboeking op de bank- en kasrekening niet zelf te maken!

50 pagina 50 Nieuwe administratie opzetten Klik op Toevoegen om nog een dagboek toe te voegen, of anders op de knop Sluiten. Voer ten slotte de beginbalans in zoals hierna wordt beschreven, en uw administratie is klaar voor gebruik! 3.4 GEGEVENS OVERNEMEN VAN ANDERE ADMINISTRATIE De meeste stamgegevens van een nieuwe administratie kunt u ook overnemen van een andere King-administratie. Zie hiervoor programma Overnemen stamgegevens in hoofdmenu Diversen. Alleen de stamgegevens worden overgenomen, dus zonder de bijbehorende saldi en mutaties. Bij valuta s worden de koersen alleen overgenomen, als de basisvaluta en de boekjaar-indeling van beide administraties precies hetzelfde zijn. Verdere instructies kunt u vinden in het bijbehorende help venster. 3.5 INVOEREN BEGINBALANS Tot slot moet de beginbalans in de nieuwe administratie worden ingevoerd. De beginbalans voert u als volgt in:

51 Nieuwe administratie opzetten pagina 51 Kies in hoofdmenu Financieel voor Invoeren definitieve journaalposten of voor Invoeren voorlopige journaalposten. Als u de ingevoerde boekingen achteraf nog wilt kunnen wijzigen of verwijderen, moet u kiezen voor voorlopige journaalposten, anders voor definitieve journaalposten. Nadat u uw keuze gemaakt hebt, krijgt u het zoekvenster met de dagboeken op het scherm; Wijs daarin het beginbalans-dagboek aan (dus een dagboek van de soort Beginbalans) en klik op de knop Selecteren; Vul de journaalpostgegevens in, bijvoorbeeld: boekdatum: de eerste datum van het huidige boekjaar, stuknummer: 1, omschrijving boekstuk: Beginsaldo 2014; Vul de journaalregelgegevens in: volgnummer: default-waarde overnemen, rekening: de grootboekrekening, bedrag in valuta: het beginsaldo. Let op: bij debiteuren en crediteuren moet u de openstaande posten per factuur boeken in verband met de aflettering bij betaling: in dat geval moet u dus ook de rubrieken Factuur/referentie, Factuurdatum, Vervaldatum en Betalingskenmerk invullen! debet/credit: afhankelijk van de grootboekrekening. Meer informatie over de journaalregelgegevens vindt u in het helpscherm; Klik op de knop Toevoegen rechts op het venster om een nieuwe journaalregel aan te maken. Elke grootboekrekening of openstaande post neemt u op in een aparte journaalregel; Als de gehele beginbalans is ingevoerd, kunt u de journaalpost afsluiten door te klikken op de knop Sluiten en de vraag Dagboek afsluiten? met Ja te beantwoorden. De beginbalans voor de volgende boekjaren wordt automatisch aangemaakt als u met programma Diversen > Afsluiten boekjaar het boekjaar afsluit (zie bladzijde 88-93).

52

53 Boekhouden pagina 53 Hoofdstuk 4 BOEKHOUDEN 4.1 INVOEREN JOURNAALPOSTEN Voordat het invoeren van journaalposten wordt besproken, komen in deze paragraaf enkele mogelijkheden aan de orde waarmee het boeken versneld kan worden. Dat zijn het instellen van de juiste defaults, het instellen van de default-btw-boeking en het instellen van automatische tegenboekingen Instellen van defaults Van de meeste invoerrubrieken die bij het boeken worden gebruikt kunt u zelf de default-waarde vaststellen. Dit kunt u instellen per dagboek: Kies in hoofdmenu Stamgegevens voor programma Dagboeken. U krijgt dan het zoekvenster met de dagboeken op het scherm; Wijs het dagboek aan en klik op de knop Wijzigen. U komt dan in het mutatievenster Dagboekgegevens; Vervolgens kunt u de Instellingen en de Defaults waar nodig aanpassen. Informatie hierover vindt u in het helpscherm.

54 pagina 54 Boekhouden Instellen van de BTW-boeking Per BTW-code kunt u instellen of het in te voeren bedrag exclusief BTW is, zodat het programma de BTW erbij moet optellen (dus BTW), of dat dit het bedrag inclusief BTW is, waar het programma de BTW uit kan halen (dus 121,00, waarvan 21,00 BTW). Dan hoeft u hierover bij het boeken niet meer na te denken, al is deze instelling tijdens het invoeren van de boekingen uiteraard nog wel te veranderen. Kies in hoofdmenu Stamgegevens voor programma BTW-codes; Wijs in het zoekvenster de BTW-code aan en klik op Wijzigen; Geef in de rubriek Incl./Excl. BTW aan of het BTW-basisbedrag bij deze BTW-code inclusief of exclusief BTW is. Meer informatie vindt u in het helpscherm Instellen van een automatische tegenboeking Automatisch tegenboeken houdt in dat als u op een bepaalde groot boekrekening boekt, King automatisch een tegenboeking maakt op een andere grootboekrekening. U kunt King bijvoorbeeld zo instellen, dat als u de factuur van het schoonmaakbedrijf boekt, King automatisch de tegen boeking maakt op de rekening Schoonmaakkosten. Uitgaande van dit voor beeld stelt u één en ander als volgt in: Kies in hoofdmenu Stamgegevens voor programma Grootboek rekeningen. U komt dan in het zoekvenster met de rekeningen; Ga naar de crediteurrekening van het schoonmaakbedrijf en klik op de knop Wijzigen. U krijgt nu het mutatievenster met de gegevens van die rekening op het scherm; Vul in invoerrubriek Tegenrekening op de tabkaart Instellingen het nummer van de grootboekrekening Schoonmaakkosten in: Verlaat het mutatievenster door op de knop Sluiten te klikken; Verlaat ook het zoekvenster door op de knop Sluiten te klikken;

55 Boekhouden pagina 55 Kies in hoofdmenu Stamgegevens voor programma Dagboeken. Per dagboek moet u namelijk instellen in hoeverre King automatisch op de tegenrekening moet boeken. U komt nu in het zoekvenster met de dagboeken; Ga naar het dagboek waarin u de facturen van het schoonmaakbedrijf boekt (dit zal het inkoopboek zijn) en klik op de knop Wijzigen. U krijgt nu het mutatievenster met de gegevens van dat dagboek op het scherm; Kies op de tabkaart Instellingen bij invoerrubriek Boeken op default-tegenrek. van grootboekrek. de juiste waarde, bijvoorbeeld Boeking maken, wacht op uw bevestiging. Raadpleeg de help voor meer informatie; Zet in de volgende invoerrubriek, Boeken op default-tegenrekening bij rekeningsoort, een vinkje bij rekeningsoort Crediteur (het schoon maakbedrijf is immers een crediteur) door op het selectievakje te klikken. Andere rekeningsoorten kunt u eventueel ook selecteren: Verlaat het venster door op de knop Sluiten te klikken. Als u nu boekt op de crediteurrekening van het schoonmaakbedrijf, maakt King automatisch een tegenboeking op de rekening Schoonmaakkosten Invoeren journaalposten Kies in hoofdmenu Financieel voor Invoeren definitieve journaalposten of voor Invoeren voorlopige journaalposten. Als u de ingevoerde boekingen achteraf nog wilt kunnen wijzigen of verwijderen, moet u kiezen voor voorlopige journaalposten, anders voor definitieve. Zowel de definitieve als de voorlopige journaalposten worden opgenomen in de financiële administratie.

56 pagina 56 Boekhouden Nadat u uw keuze gemaakt hebt, krijgt u het zoekvenster met de dagboeken op het scherm. Wijs daarin het dagboek aan waarin de journaalposten gemaakt moeten worden en klik op de knop Selecteren. Journaalpostgegevens Vervolgens legt u de gegevens van de journaalpost vast: de boekstukdatum, het boekstuknummer en de omschrijving van de journaalpost: De default-waarde van deze velden kunt u instellen in programma Dagboeken (zie bladzijde 53). U kunt hierbij gebruik maken van extra menupunten in het menu onder de rechtermuisknop. Dit menu is ook op te vragen met de toetscombinatie Shift+F10. Journaalregelgegevens Elke journaalpost bestaat uit twee of meer journaalregels. U voert hier o.a. de grootboekrekening in waarop geboekt moet worden en het te boeken bedrag (in elke willekeurige valuta). Enkele voorbeelden vindt u op bladzijde Bij het invoeren van journaalregels kunt u gebruik maken van extra menupunten in het menu onder de rechtermuisknop. Boeken van BTW, betalingsverschillen en koersverschillen Bij de journaalregel voert u ook de bijbehorende boeking op de hulprekening in, dus de boeking van de BTW, een koersverschil of een betalingsverschil. Belangrijk: alleen als u de BTW op de hulprekening boekt, kan King de BTWaangifte correct voor u uitrekenen! Bovendien krijgt u zo een overzichtelijker journaal, doordat het bedrag van de hulprekening op de dezelfde regel wordt afgedrukt als de boeking op de hoofdrekening. Enkele voorbeelden vindt u op bladzijde Naar een nieuwe journaalregel Om binnen de huidige journaalpost een nieuwe journaalregel in te voeren klikt u op de knop Akkoord, op Toevoegen of op Tussenvoegen midden op het venster.

57 Boekhouden pagina 57 Naar een nieuwe journaalpost Om een nieuwe journaalpost in te voeren klikt u op de knop Nieuw boekstuk op het middelste gedeelte van het venster, of op Toevoegen / Tussenvoegen bovenaan op het venster: De journaalpost waar u mee bezig was, wordt dan automatisch afgesloten; is de journaalpost niet in evenwicht, dan wordt als dat bij het dagboek zo is ingesteld (zie bladzijde 54) het saldo geboekt op de tegenrekening van het dagboek. Naar een ander dagboek Kies in het venstermenu Muteren voor Ander dagboek... King sluit dan de journaalpost en de boekingsgang waar u op dat moment mee bezig bent af en maakt automatisch een nieuwe boekingsgang aan (het nummer van de boekingsgang wordt weergegeven in de titelbalk van het venster). Over stappen op een ander dagboek is niet mogelijk als u een voorlopige boekings gang achteraf wijzigt. Stoppen met invoeren boekingen Om de invoer te beëindigen klikt u op de knop Sluiten onderaan op het venster. De vraag Dagboek afsluiten? beantwoordt u met Ja. De journaal post en de boekingsgang waar u mee bezig was, worden dan automatisch ook afgesloten Voorbeeldboekingen Speciaal voor minder geroutineerde boekhouders volgen hier enkele vaak voorkomende boekingen en de manier waarop die het beste in King kunnen worden ingevoerd: 1. Inkoopfactuur Een factuur van de KPN van de telefoonkosten over januari Het totale factuurbedrag is 497,72 inclusief BTW. Deze factuur boekt u als volgt: Als dagboek kiest u het Inkoopboek; Boekdatum is de factuurdatum, het stuknummer wordt door King ingevuld, de omschrijving is bijv. Telefoonkosten 2014/01 ; Bij de eerste journaalregel kiest u bij Rekeningnummer de groot boekrekening van de leverancier (dus de KPN), bij Fact/Ref.nr. vult u het factuur nummer in, bij Factuurdatum de factuurdatum en bij Bedrag het totale factuurbedrag (dus inclusief BTW). King berekent de vervaldatum van de factuur op basis van de betalingsconditie van de leverancier;

58 pagina 58 Boekhouden King selecteert zelf de BTW-code die bij de leverancier hoort. Is bij de leverancier geen BTW-code ingevuld, dan kiest u bij Hulprekening voor BTW-rekening en selecteert u zelf de juiste BTW-code; In het invoerveld Bedrag klikt u met de rechtermuisknop om het muismenu op te vragen. In het muismenu kiest u voor Bedrag eruit halen (of F6) Het factuurbedrag is namelijk inclusief BTW. Bij een factuur bedrag exclusief BTW had u voor BTW erbij tellen (of F7) moeten kiezen; Klik op de knop Akkoord op het middelste gedeelte van het venster om deze journaalregel op te slaan en een nieuwe regel toe te voegen; Bij de nieuwe journaalregel kiest u bij Rekeningnummer de grootboekrekening Telefoonkosten (bij een inkoopfactuur voor goederen selecteert u de betreffende voorraadrekening); Bij Bedrag vult u het factuurbedrag in exclusief BTW. Het BTW-bedrag hoort namelijk niet bij uw telefoonkosten. De journaalpost is nu in evenwicht, want het debet- en het creditbedrag van deze journaalpost zijn gelijk:

59 Rekening Debet Credit Telefoonkosten 410,93 BTW 86,29 Aan crediteur 497,72 Boekhouden pagina 59 U kunt nu een volgende journaalpost invoeren door op de knop Nieuw boekstuk te klikken, of het dagboek afsluiten met de knop Sluiten. 2. Verkoopfactuur Uw computerhandel levert aan uw klant Jansen & De Groot drie computers. De verkoopprijs is per stuk (excl. BTW). Inclusief BTW is het factuurbedrag dus 9.982,50. Als u met King factureert, maakt King zelf de bijbehorende journaalposten. Maar gesteld dat u de verkoopfactuur handmatig zou boeken, dan doet u dat als volgt: Als dagboek kiest u het Verkoopboek; De boekdatum is de factuurdatum, het stuknummer wordt door King ingevuld, de omschrijving is bijv. Levering aan Jansen & De Groot ; Bij de eerste journaalregel kiest u bij Rekeningnummer de grootboekrekening van de klant (dus van Jansen & De Groot), bij Fact/Ref.nr. vult u het factuurnummer in, bij Factuurdatum de factuurdatum en bij Bedrag het factuurbedrag. King berekent de vervaldatum van de factuur op basis van de betalingsconditie van de klant; Bij Hulprekening kiest u voor BTW-rekening en selecteert u de BTW-code die bij de klant hoort; In het invoerveld Bedrag klikt u met de rechtermuisknop om het muismenu op te vragen. In het muismenu kiest u voor Bedrag eruit halen. Het factuurbedrag is namelijk inclusief BTW. Bij een factuur bedrag exclusief BTW had u voor BTW erbij tellen moeten kiezen; Klik op de knop Akkoord op het middelste gedeelte van het venster om deze journaalregel op te slaan en een nieuwe regel toe te voegen;

60 pagina 60 Boekhouden Bij de nieuwe journaalregel kiest u bij Rekeningnummer de juiste opbrengsten rekening, in dit voorbeeld Opbrengst computers ; Bij Bedrag vult u het factuurbedrag in exclusief BTW. Het BTW-bedrag hoort namelijk niet bij uw opbrengst. De journaalpost is nu in evenwicht, want het debet- en het creditbedrag van deze journaalpost zijn gelijk: Rekening Debet Credit Debiteur 9.982,50 Aan BTW 1.732,50 Aan opbrengst computers 8.250,00 Let op: als u de financiële waarde van uw handelsvoorraad computers wilt bijhouden, is de journaalpost nog niet klaar! De waarde van de voorraad computers neemt namelijk af met drie computers. De kostprijs van deze computers is per stuk. U klikt dus op de knop Toevoegen op het middelste deel van het venster; Bij de derde journaalregel selecteert u de juiste kostenrekening, in dit geval Kostprijs computers. U boekt debet op deze rekening. Bij Bedrag vult u 3 x = in. Klik weer op de knop Akkoord om deze regel tegen te boeken; Bij de vierde regel selecteert u de juiste voorraadrekening, in dit geval dus Voorraad computers. Uw voorraad neemt af, dus u boekt credit hierop. Ook hier vult u bij Bedrag in. De journaalpost is nu (weer) in evenwicht en u kunt de volgende journaalpost invoeren door op de knop Nieuw boekstuk te klikken, of het dagboek afsluiten met de knop Sluiten. Het verschil tussen uw opbrengst ( 8.250) en uw kostprijs ( 6.750) is uw brutowinst. Rekening Debet Credit Kostprijs computers 6.750,00 Aan Voorraad computers 6.750,00 3. Kasmutatie Tip: alle uitgegeven bedragen boekt u debet, en alle binnengekomen bedragen boekt u credit op de betreffende rekening. Op de kasrekening worden de uitgaven dan credit geboekt en de inkomsten debet. Op 9 februari zijn postzegels gekocht ter waarde van 50. Op 10 februari is 500 gestort bij de bank. Deze twee kasmutaties boekt u als volgt:

61 Boekhouden pagina 61 Als dagboek kiest u het Kasboek; Als boekdatum kunt u de datum van de kasmutatie gebruiken. U krijgt dan per mutatiedatum een journaalpost. Het is natuurlijk ook mogelijk om alle kasmutaties van bijvoorbeeld een week in één journaalpost onder te brengen; Het stuknummer wordt door King ingevuld, de omschrijving is bijv. Kasmutatie september 10'; Bij Rekening selecteert u de kostenrekening voor de postzegels, bij voorbeeld Portokosten; U boekt hierop debet (want u hebt het bedrag uitgegeven). Bij Bedrag vult u de 50 in. Tip: als u de kasrekening gebruikt als tegenrekening van het dagboek Kas, dan kunt u de journaalpost nu afsluiten door op de knop Nieuw boekstuk te klikken! Want King boekt het jour naal postsaldo altijd op de tegenrekening van het dagboek. De tegen boeking op de kasrekening kunt u dus door King laten maken: Rekening Debet Credit Portokosten 50,00 Aan Kasrekening 50,00 Is de kasrekening niet de tegenrekening van het Kasboek, dan zult u de tweede journaalregel handmatig moeten boeken door op de knop Akkoord te klikken, bij Rekening de kasrekening te selecteren en bij Bedrag 50 in te vullen. Een uitgave boekt u credit op de kasrekening; Op dezelfde manier boekt u ook de storting van 500. U maakt daar voor een nieuwe journaalpost aan met als boekdatum 10 februari Het gaat om een uitgave, dus u boekt debet op de groot boekrekening (in dit geval de kruispostenrekening): Rekening Debet Credit Kruisposten 500,00 Aan Kasrekening 500,00 4. Bankafschrift U ontvangt een rekeningafschrift van de bank. Uw klant Jansen & De Groot heeft de factuur betaald. Deze betaling boekt u als volgt: Als dagboek kiest u het Bankboek; De boekdatum is de afschriftdatum. Als stuknummer kunt u het afschriftnummer gebruiken; Bij Rekening selecteert u de rekening van de klant, in dit geval van Jansen & De Groot; Bij Fact./Ref.nr. opent u het venster met de openstaande posten van Jansen & De Groot geopend door in dat veld op de info-knop te klik-

62 pagina 62 Boekhouden ken. Bij de betaalde post(en) klikt u op het vakje in de kolom Boeken. Let op: heeft uw klant niet de volledige openstaande post betaald maar een deelbetaling gedaan, dan moet u in de kolom Te boeken het betaalde bedrag invullen: Op de vraag Verschil als betalingsverschil afboeken? antwoordt u Nee. De post blijft dan voor het resterende bedrag open staan; Vervolgens klikt u op de knop Boeken onderaan op het openstaandepostenvenster. King maakt dan de journaalregel voor u af. Tip: als u de bankrekening gebruikt als tegenrekening van het dagboek Bank, dan kunt u de journaalpost nu afsluiten! Want King boekt het journaal post saldo altijd op de tegenrekening van het dagboek. De tegenboeking op de bankrekening kunt u dus door King laten maken; Is de bankrekening niet de tegenrekening van het Bankboek, dan zult u de tweede journaalregel handmatig moeten boeken door op de knop Akkoord te klikken, bij Rekening de bankrekening te selecteren en bij Bedrag het bijgeboekte bedrag in te vullen. De boekzijde is debet, want het bedrag is op uw bankrekening bijgeschreven: Rekening Debet Credit Bankrekening 5.750,00 Aan Jansen & De Groot 5.750,00

63 Boekhouden pagina Creditnota Een creditnota boekt u precies hetzelfde als een gewone inkoopfactuur of verkoopfactuur. Zie voorbeeld 1 en 2. Alleen boekt u negatieve bedragen in plaats van positieve. Let op: boek dus in plaats van debet geen credit, maar debet min! U kunt dus het beste de creditnota invoeren alsof het een gewone factuur betrof, alleen klikt u na het invoeren van de journaalregel op de knop Wissel +/- om de bedragen van teken te laten wisselen: Corrigeren van journaalposten De manier waarop u een journaalpost kunt corrigeren, is afhankelijk van de status van de boekingsgang waar die journaalpost in staat: 1. de boekingsgang is nog niet afgesloten Met andere woorden: u bent nog bezig met het invoeren van boekingen en u wilt een journaalpost aanpassen die u zojuist gemaakt hebt: Selecteer in de tabel bovenaan de juiste journaalpost; U kunt nu de journaalpost aanpassen. Als de gezochte boeking niet in de huidige boekingsgang voorkomt, moet u één van de twee volgende methodes gebruiken: 2. de boekingsgang is afgesloten maar de boekingsgang is nog niet verwerkt (definitief): Kies in hoofdmenu Financieel voor programma Voorlopige boekingsgangen; Ga naar de juiste boekingsgang en klik op de knop Wijzigen; Selecteer in de tabel bovenaan de juiste journaalpost; U kunt nu de journaalpost aanpassen. Klik na elke journaalregel op Akkoord om de regel op te slaan; 3. de boekingsgang is afgesloten en de boekingsgang is definitief U kunt de journaalpostgegevens dan niet meer wijzigen en u moet met programma Invoeren voorlopige/definitieve journaalposten de

64 pagina 64 Boekhouden journaal post eerst tegenboeken en vervolgens de juiste journaalpost invoeren. Dit programma kunt u vinden in hoofdmenu Financieel. 4.2 KOERSWIJZIGING VALUTA S In King kunt u boeken in elke willekeurige valuta, als die valuta tenminste is vastgelegd via programma Stamgegevens > Valuta s. Boekt u een bedrag in een vreemde valuta, dan berekent King de tegenwaarde op basis van de koers die in programma Valuta s is ingevoerd. Die tegenwaarde kunt u eventueel wijzigen; het verschil boekt King automatisch af als koersverschil. Per periode kunt u een aparte koers bijhouden. Wijzigt u met programma Valuta s een koers terwijl er een saldo is in die valuta, dan voert King een herwaardering uit om de tegenwaarde van dat saldo opnieuw te berekenen. Meer informatie over de koerscorrectieboekingen die dan worden gemaakt, vindt u in de help van King door in de Index te zoeken op Koers, Koerscorrectieboekingen. 4.3 VARIABELE BALANS In de normale balans worden de grootboekrekeningen afgedrukt in volgorde van het rekeningnummer. Als u de balans in een andere volgorde wilt afdrukken, moet u variabele-balanscodes gebruiken (vanaf versie Financieel). Per variabele-balanscode kunt u een andere afdrukvolgorde instellen. Per balanscode kunt u de rubrieken, paragrafen en subparagrafen indelen en de bijbehorende grootboekrekeningen daaraan koppelen. Het instellen van een balanscode gaat als volgt: Ga in hoofdmenu Stamgegevens via Balanscodes naar Variabele balansen; Klik op de knop Toevoegen; Venster Balanscodegegevens wordt geopend. U vult het nummer en de omschrijving van de nieuwe balanscode in. Het venster ziet er nu zo uit:

65 Boekhouden pagina 65 Klik op de knop Toevoegen rub om een rubriek toe te voegen. U kunt vervolgens het nummer en de omschrijving van deze rubriek invullen en afsluiten met de knop Opslaan; Op dezelfde manier kunt u met de knop Toevoegen par een paragraaf aan de rubriek koppelen en met Toevoegen sub een subparagraaf aan een paragraaf koppelen, dus bijvoorbeeld zo: Selecteer het vakje Verdichten om de onderliggende grootboekrekeningen gesaldeerd op de balans af te drukken. Laat u het vakje leeg, dan worden de onderliggende grootboekrekeningen stuk voor stuk ook afgedrukt. Tip: dus als u niet alle debiteuren en crediteuren apart op de balans wilt afdrukken, selecteert u het vakje Verdichten bij de debiteurenen crediteurenparagraaf: Die grootboekrekeningen moeten nu nog worden toegekend en wel als volgt. In het rechterdeel van het venster staan de grootboekrekeningen die nog niet in deze balanscode zijn ondergebracht. U kunt ze koppelen aan de juiste rubriek, paragraaf of subparagraaf door ze met de muis te

66 pagina 66 Boekhouden verslepen (gebruik altijd het diepste niveau, in ons voorbeeld is dat de subparagraaf): met als resultaat: U kunt ook meer grootboekrekeningen tegelijk verslepen, door er met de muis op te klikken terwijl u de Shift-toets ingedrukt houdt. Op deze manier kunt u alle grootboekrekeningen onderbrengen in de balans-structuur. Aan een rubriek, paragraaf en subparagraaf kan ook een budget worden toegekend, zie hiervoor bij Budgettering op bladzijde FINANCIËLE OVERZICHTEN Journaal In het journaal staan alle journaalregels. De definitieve journaalregels zijn in het journaal opgenomen in volgorde van regelnummer. Deze regel nummering is op volgorde van verwerking van de boekingsgangen. De programma s Info

67 Boekhouden pagina 67 journaal verkort/uitgebreid kunt u vinden in hoofdmenu Financieel onder Info mutaties Dagboek De ingevoerde boekingen kunt u per dagboek en per stuknummer inzien met programma Info dagboekmutaties. Dit programma kunt u vinden in hoofdmenu Financieel onder Info mutaties. Eerst moet u het dagboek selecteren. Als u de boekingen niet per stuknummer wilt zien, moet u in menupunt Weergeven kiezen voor Alle journaalregels Grootboek Met programma Info grootboekmutaties krijgt u de boekingen per grootboekrekening te zien. Met de knop Vorig boekjaar krijgt u de mutaties van het vorige boekjaar op het scherm. Wilt u de grootboekmutaties per kostenplaats of per kostendrager inzien, dan moet u kiezen voor programma Info mutaties per kostenplaats of Info mutaties per kostendrager. Elk van deze drie programma s is te vinden in hoofdmenu Financieel onder Info mutaties. Saldo-analyse Een speciale afdruk van de grootboekmutaties is de Saldo-analyse (vanaf versie Financieel). Op dit overzicht staan per grootboekrekening de mutaties in volgorde van referentie nummer. Hierbij kunnen grootboekmutaties van referentie nummers die op nul uitkomen worden weggelaten, zodat u alleen de mutaties ziet die nog moeten worden tegengeboekt. Het analyseren van de saldi op een tussenrekening (bijv. kruisposten) wordt hiermee een stuk eenvoudiger. Voorwaarde is natuurlijk wel, dat bij het boeken op deze grootboekrekening een referentie is ingevoerd. Mutaties zonder referentie worden op dit overzicht namelijk niet afgedrukt! Het is daarom aan te bevelen om bij de betreffende (kruisposten)rekeningen het vakje Referentienummer invoeren te selecteren (zie programma Groot boekrekeningen, tabkaart Instellingen), zodat u bij het boeken op deze grootboekrekeningen altijd langs het veld Referentienummer komt. Met het vakje Referentienummers boeken in beginbalans zorgt u ervoor dat de begin balansboeking op deze rekening per referentienummer wordt ge maakt, zodat de saldo-informatie in het nieuwe boekjaar beschikbaar blijft (zie bladzijde 88). U vindt programma Saldo-analyse door in hoofdmenu Financieel voor Afdrukken mutaties te kiezen, vervolgens voor Afdrukken saldo-analyse. De mutaties zonder

68 pagina 68 Boekhouden referentie kunt u afdrukken met programma Afdrukken grootboekmutaties per rekening Balans Met programma Financieel > Info mutaties > Info balans kan de balans op scherm worden opgevraagd (vanaf versie Financieel), naar keuze uitgesplitst naar rubrieken, paragrafen, subparagrafen of grootboekrekeningen. De cijfers kunnen worden vergeleken met een ander boekjaar. U kunt de rubrieken, paragrafen en subparagrafen open en dichtklappen door op het bijbehorende blokje ( of ) te klikken: Staat de cursorbalk op een grootboekrekening, dan kunt u met de knop Mutaties de onderliggende grootboekmutaties opvragen. Via het Afdrukken-menu kan deze balans ook worden afgedrukt. De balans wordt dan afgedrukt zoals het op het scherm is weergegeven, dus met dezelfde instellingen. Tip: U kunt ook één of meer regels selecteren en die via drag and drop of Ctrl+C en Ctrl+V kopiëren naar bijvoorbeeld MS Word of MS Excel. De kolomtitels worden automatisch meegenomen. Het afdrukken van de balans kan in King ook met de programma s onder Afdrukken balansen in hoofdmenu Financieel:

69 Boekhouden pagina 69 Normale balans, een proefbalans, saldibalans of kolommenbalans in volgorde van grootboekrekeningnummer; Normale balans met vergelijkend boekjaar, de normale balans inclusief de cijfers van een ander boekjaar; Variabele balans, hetzelfde als de normale balans, heeft alleen een andere volgorde en indeling (zie bladzijde 64-66); Balans in scontro /staffelvorm. Bij een balans in scontrovorm staan de gegevens naast elkaar, bij een balans in staffelvorm onder elkaar; Balans in scontro /staffelvorm met vergelijkend boekjaar. De balans in staffelvorm inclusief de cijfers van een ander boekjaar; Normale balans per kostenplaats/kostendrager. De kosten plaatsen en kosten dragers kunnen eventueel worden uitgesplitst naar grootboekrekening Exploitatie-overzicht Het exploitatie-overzicht geeft een overzicht van de kosten en opbrengsten. Het exploitatie-overzicht kunt u indelen zoals u dat zelf wilt. Op dezelfde manier als in programma Variabele balansen (zie bladzijde 64-66) legt u met programma Indelen exploitatie-overzicht een structuur vast en koppelt u daaraan de resultatenrekeningen. De bedragen van het exploitatie-overzicht kunt u vervolgens op het scherm opvragen met programma Info exploitatie-overzicht. De betreffende programma s zijn te vinden in hoofdmenu Financieel onder Exploitatie-overzicht. Evenals bij programma Info balans kunt u de regels van het exploitatie-overzicht via drag and drop verslepen naar bijvoorbeeld MS Word of MS Excel. 4.5 AANGIFTE OMZETBELASTING Elektronische aangifte Elke ondernemer moet elektronisch Aangifte Omzetbelasting doen bij de Belastingdienst. King-gebruikers kunnen op drie verschillende manieren aangifte doen: 1. U maakt de aangifte in King maar voert de bedragen handmatig in op de website van de Belastingdienst. Elke ondernemer krijgt van de Belastingdienst een gebruikersnaam en wachtwoord, waarmee hij of zij tot deze website toegang krijgt;

70 pagina 70 Boekhouden 2. U maakt en verstuurt de aangifte met King. U hebt dan een mailbox (gebruikersnaam) met bijbehorend wachtwoord nodig, die u tijdig moet aanvragen bij de Belastingdienst. De verzending kan op twee manieren: 1. via internet; 2. via modem, u hebt dan ook een inbelnummer met bijbehorend wachtwoord nodig, die u tijdig moet aanvragen bij de Belastingdienst. De elektronische handtekening kunt u op drie manieren plaatsen: met uw PIN-code, met behulp van een BAPI-certificaat of via Digipoort; 3. U besteedt de aangifte uit aan uw accountant of boekhouder ( intermediair ). De intermediair heeft een certificaat nodig om de aangifte elektronisch te ondertekenen Aandachtspunten Maakt u de aangifte met King, houdt u dan rekening met het volgende: King kan de BTW alleen dan goed berekenen, als u de BTW altijd boekt via de hulprekening (dus niet direct op de BTW-rekening boekt). Zie bladzijde 58 voor een voorbeeld; Voor een correcte berekening van de omzetbelasting moet u in programma BTW-codes aangeven welke BTW-code bij welke rubriek op het aangifteformulier hoort (zie bladzijde 45) Stappenplan Doet u aangifte OB direct vanuit King, volgt u dan onderstaande procedure: 1 PIN-code, BAPI-certificaat of Digipoort? Bepaal of u de aangifte wilt ondertekenen met uw PIN-code, met een BAPIcertificaat of via Digipoort. Bent u intermediair, dan kunt u het beste met een certificaat werken. Aan het gebruik van een certificaat zijn kosten verbonden. Belangrijk: de Belastingdienst heeft eind 2011 aangegeven dat het binnen afzienbare tijd niet meer mogelijk zal zijn om de aangifte met de PIN-code te ondertekenen! 2 Aanmelden PIN-code of aanvragen certificaat Kiest u voor ondertekening met uw PIN-code, dan dient u deze PIN-code aan te melden bij de Belastingdienst. Dat kan met het formulier Opgaaf elektronische handtekening. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de Belastingdienst. Kiest u voor ondertekening met een BAPI-certificaat, vraagt u het certificaat dan tijdig aan bij KPN; dit kan met King-programma Financieel

71 Boekhouden pagina 71 > Aangiften > BAPI-certificaten. Raadpleeg de King-Help voor meer informatie over het aanvragen van een certificaat. Om de aangifte aan te leveren via Digipoort hebt u ook een certificaat nodig: het PKI-overheid services certificaat. Raadpleeg voor meer informatie de King-website; 3 Aanvragen mailbox/account Hebt u uw PIN-code aangemeld of uw certificaat ontvangen, dan kunt u via King een mailbox/account bij de Belastingdienst aanvragen. Dat doet u via King-programma Financieel > Aangiften > Vaste gegevens elektronische aangiften, tabkaart Administratie, knop Aanvragen mailbox/account. U kunt dan de gegevens invullen en afsluiten met de knop Afdrukken. Als het afgedrukte formulier in orde is, kunt u het ondertekenen en verzenden naar het op het formulier vermelde adres. Deze stap is niet van toepassing als u aangifte doet via Digipoort 4 Invullen Vaste gegevens elektronische aangiften Hebt u uw mailbox/account van de Belastingdienst ontvangen, dan kunt u de Vaste gegevens elektronische aangiften volledig invullen. Maak hierbij gebruik van de King-Help. Doet u de aangifte doet via Digipoort, dan hoeft u geen mailbox/account aan te vragen bij de Belastingdienst. Als u het PKI-overheid services certificaat hebt ontvangen, kunt u de Vaste gegevens elektronische aangiften volledig invullen. Kies op de tabkaart Administratie bij Aanlevermethode voor via Digipoort- SOAP. 5 Opstellen en verzenden van de aangifte Nu kunt u de aangifte OB opstellen met programma Financieel > Aangiften > Aangifte omzetbelasting. Klik op de knop Toevoegen. Vul het aangifte jaar, het aangiftetijdvak en het BTW-nummer in. Op de tabkaart Aangiftebedragen kunt u de eigenlijke aangifte opstellen. Links op het venster staan de rubrieken van het aangifteformulier:

72 pagina 72 Boekhouden Het opstellen van uw aangifte bestaat uit de volgende drie stappen: Stap 1: berekenen van de omzet Eerst laat u King de omzetbedragen berekenen op basis van de cijfers in de King-administratie. De volgende instellingen zijn hierbij van belang: Weergeven, hier geeft u aan op basis van welke boekingsgangen King de omzet moet berekenen: alleen definitieve, alleen voorlopige, of definitieve én voorlopige boekingsgangen. Voor een juiste berekening van de correcties is het belangrijk dat u bij elke aangifte dezelfde basis gebruikt; Inclusief correcties over vorige tijdvakken, selecteer dit vakje om correcties uit vorige tijdvakken in de aangifte te verwerken. King vergelijkt de bedragen in de vorige aangiften met de bedragen in de King-administratie. Let op: Er wordt alleen gekeken naar vorige tijdvakken in het huidige boekjaar; Als u dit vakje selecteert, zorgt u er dan voor dat er van álle vorige tijdvakken in het huidige boekjaar een aangifte is. Hebt u van één of meer vorige tijdvakken de aangifte niet via King gemaakt en verzonden, dan maakt u de aangifte(n) voor die tijdvakken alsnog aan (zonder die naar de Belastingdienst te verzenden), zodat King de eventuele correcties kan berekenen; Correcties kunnen ook ontstaan doordat in de aangifte alle bedragen naar beneden op hele euro s worden afgerond (in dat geval gaat het om kleine verschillen); King berekent de omzetbelasting op basis van definitieve en/of voorlopige boekingsgangen, afhankelijk van wat u bij Weergeven hebt gekozen. Maar de bedragen in de vorige aangifte(n) kunnen een andere basis hebben! Stel dat u de vorige aangifte(n) hebt aangemaakt op basis van definitieve boekingsgangen, en nu bij Weergeven kiest voor Voorlopige gegevens. Dan vergelijkt u eigenlijk appels met

73 Boekhouden pagina 73 peren en zijn de correcties niet goed te berekenen. De berekende bedragen worden weergegeven in de kolom Volgens administratie; links de omzet en rechts de daarover verschuldigde omzetbelasting. Tip: wilt u controleren hoe de OB-bedragen worden berekend? Druk dan layout Totalen per dagboek met rubrieken OB van programma Financieel > Aangiften > Omzet overzicht naar BTW-rekening af. Op deze afdruk wordt per BTWrekening ook de bijbehorende rubriek, BTW-bedrag en BTW-percentage van de BTW-aangifte afgedrukt. Stap 2: aanpassen van de berekende bedragen In de kolom Aangifte kunt u vervolgens de uiteindelijke aangifte opstellen. U kunt zelf overal de juiste bedragen invoeren, maar met de knop Overnemen naar aangifte worden de berekende bedragen uit de kolom Volgens administratie overgenomen naar de kolom Aangifte: De overgenomen gegevens kunt u vervolgens zelf nog wijzigen; raadpleeg hierbij de Toelichting van de Belastingdienst. Helemaal rechts ziet u een kolom Perc. Daarin wordt ter controle het percentage aangegeven van de door u ingevulde omzetbelasting, vergeleken met de door u ingevulde omzet. Door afrondingsverschillen kunnen hier kleine afwijkingen ontstaan, bijvoorbeeld 20,99% in plaats van 21%. Dat is geen probleem. Grote afwijkingen zijn een signaal dat de cijfers niet kloppen! Stap 3: ondertekenen en verzenden naar de Belastingdienst Als de cijfers in de kolom Aangifte correct zijn, dan kunt u de aangifte naar de Belastingdienst versturen, door op de knop Verzenden te klikken. Hebt u in de Vaste gegevens gekozen voor ondertekening via de PIN-code maar is die PIN-code daar niet ingevuld, dan moet u uw PIN-code invullen. Gebruikt u een certificaat om uw aangifte te ondertekenen en hebt u het wachtwoord niet in King opgeslagen, dan moet u uw wachtwoord digitale handtekening invullen. Vervolgens wordt de aangifte naar de Belastingdienst verzonden. Op de tabkaart Statusoverzicht kunt u zien of de verzending gelukt is. Controleer altijd met de knop Ontvangstbevestiging achteraf of de aangifte bij de Belastingdienst is aangekomen!

74 pagina 74 Boekhouden Tip: hebt u problemen met de digitale aangifte, raadpleeg dan de website van Quadrant, > Support > Helpdesk > Aangifte OB/ICP. Het is natuurlijk ook mogelijk om de aangifte af te drukken (met de knop Afdrukken) en vervolgens hand matig in te voeren in de website van de Belastingdienst. Tip: Met de optie ICP-aangifte / omzet per debiteur per BTW-rekening kunt u ook uw ICP-aangifte met King opstellen en digitaal verzenden. Aangifte doen bij het CBS vanuit King kan met de optie Koppeling met CBS-IRIS. 4.6 AUDIT-FILE Met programma Diversen > Exporteren > Exporteren financiële gegevens > Exporteren audit-file naar XML kunt u een Audit-file aanmaken overeen komstig de SRA Audit-file XML Standaard. De SRA (Samenwerkende Registeraccountants en Accountants-administratie consulenten) heeft deze standaard ontwikkeld in samenwerking met de Belastingdienst en enkele software-leveranciers, waaronder Quadrant. De Audit-file bestaat uit een header (met o.a. uw bedrijfsgegevens), het rekeningschema, uw debiteuren en crediteuren en het journaal. Raadpleeg bij het invoeren van de rubrieken eventueel de Help. Als alle gegevens correct zijn ingevuld, klikt u op de knop Aanmaken om de Audit-file aan te maken. De voortgang van het proces wordt in het venster weergegeven. Na afloop krijgt u de melding Aanmaken Audit-file voltooid. 4.7 KOSTENSOORTEN/ PLAATSEN/ DRAGERS Per kostensoort kunt u vanaf versie Financieel een uitsplitsing maken naar kostenplaatsen (afdelingen) en/of kostendragers (producten). De betreffende kostenplaats en/of kostendrager moet dan achter de grootboekrekening worden gevoegd. Als scheidingsteken tussen kostensoort en kostenplaats/kostendrager wordt de punt gebruikt Aanmaken kostenplaatsen/kostendragers Als u van deze mogelijkheid gebruik wilt maken, moet u eerst de nodige kostenplaatsen en/of kostendragers invoeren: Kies in hoofdmenu Stamgegevens voor programma Kostenplaatsen (of Kostendragers, dit programma werkt hetzelfde als Kostenplaatsen); Klik op de knop Toevoegen;

75 Boekhouden pagina 75 Vul het nummer, de zoekcode en de omschrijving van de kostenplaats of kostendrager in; Klik op de knop Toevoegen om nog een kostenplaats/kostendrager aan te maken, anders op de knop Sluiten Aanmaken kostensoorten Kostensoorten zijn gewone grootboekrekeningen en worden aangemaakt met programma Grootboekrekeningen Aanmaken kostenplaats-/kostendragerrekeningen Wanneer de kostensoorten, de kostenplaatsen en/of de kostendragers zijn aangemaakt, moet u er nog een grootboekrekening voor aanmaken zodat u erop kunt boeken. Een dergelijke rekening bestaat uit de kostensoort rekening, aangevuld met het nummer van de kostenplaats en/of kosten drager, gescheiden door een punt. Er zijn drie mogelijkheden: rekening.kostenplaats, bijvoorbeeld rekening.kostenplaats.kostendrager, bijv De kosten plaats komt altijd eerst, en de kostendrager als laatste; rekening..kostendrager, bijvoorbeeld , dus met twee punten tussen rekening en kostendrager. De kostenplaats- en kostendragerrekeningen kunt u aanmaken tijdens het invoeren van de boekingen, of vooraf met programma Grootboekrekeningen: Aanmaken tijdens het boeken Bij het invoeren van de journaalregel (zie bladzijde 56) vult u in het invoerveld Rekening de rekening in, inclusief de kostenplaats en/of kostendrager. Via menupunt Weergeven > Meldingen kunt u instellen dat een nog niet bestaande kosten plaats- of kostendragerrekening automatisch (dus zonder melding) wordt aangemaakt. Rekening, kostenplaats en kostendrager moeten in dat geval wel al bestaan. Vooraf aanmaken, met programma Grootboekrekeningen De benodigde kostenplaats en kostendragerrekeningen kunt u eventueel ook vooraf aanmaken: Kies in hoofdmenu Stamgegevens voor Grootboekrekeningen; Klik op de knop Toevoegen; Vul bij Nummer het nummer in van de kostensoort (een bestaande grootboekrekening);

76 pagina 76 Boekhouden Vul bij Kostenplaats het nummer in van de kostenplaats en/of bij Kostendrager het nummer van de kostendrager (zoals in de afbeelding): De overige rubrieken worden nu automatisch ingevuld op basis van de gegevens van de kostensoort; Klik op de knop Toevoegen om nog een nieuwe grootboekrekening aan te maken, of op Sluiten om het programma te verlaten. De mutaties en de balans kunnen worden afgedrukt per kosten plaats/kostendrager, zie bladzijde Ook kunt u per kosten plaats/kostendrager een budget bijhouden, zie bladzijde TELEBANKIEREN Met King kunt u de elektronische rekeningafschriften van de bank inlezen en verwerken. Het is ook mogelijk om elektronische betalingsopdrachten aan te maken; zie bladzijde De volgende banken/formaten worden door King ondersteund: ABN-AMRO (Swift MT940) (inclusief Moneymanager en Officenet) CAMT.053 Girotel Girotel (Zakelijk) (ASCII-formaat) ING-bank (Mijn ING) (formaat Kommagescheiden (dd-mm-jjjj)) ING-bank (Swift MT940) Rabobank (MUT.ASC) Rabobank (SWIFT MT940 Extended) Swift MT 940 (algemeen) De procedure voor het verwerken van de bankafschriften is als volgt: Gegevens bankrekening Van elke bankrekening waarvan u elektronische afschriften ontvangt, dus van de bankrekeningen van uw eigen organisatie, moet u eerst enkele gegevens vastleggen in programma Eigen bank rekeningen: Start programma ALGEMEEN > Algemene bestanden > Eigen bank rekeningen; Klik in het zoekvenster op de knop Toevoegen;

77 Boekhouden pagina 77 Vul in het mutatievenster het rekeningnummer in en de naam van de rekeninghouder; Geef daarna aan in welke administratie en in welk bankboek of giroboek de mutaties op deze bankrekening geboekt moeten worden; Klik op de tab Inlezen rekeningafschriften; Bovenaan ziet u een paneel met selectievakjes: Geef hier aan in welke gevallen een regel automatisch mag worden afgeboekt; Het volgende selectievakje is Regels van rekeningafschrift verwerken met bevestiging. Als u nog niet zoveel ervaring hebt met telebankieren via King, dan kunt u het beste kiezen voor met bevestiging : King zal dan een mutatie pas verwerken als u akkoord hebt gegeven; Zijn de rekeninggegevens goed ingesteld, dan klikt u op Toevoegen om nog een bankrekening vast te leggen, en anders op Sluiten Vaste gegevens Telebankieren Start programma Financieel > Telebankieren > Vaste gegevens tele bankieren; Wijs het bankformaat aan dat u gebruikt en klik op Wijzigen; U kunt nu de default-bestandslocatie en -bestandsnaam invullen van het elektronische rekeningafschrift; De andere rubrieken zijn defaults, die worden gebruikt bij het boeken van de mutaties. Als u de mutaties met bevestiging boekt, kunt u deze defaults tijdens de verwerking altijd nog wijzigen; Klik tweemaal op Sluiten om de Vaste gegevens te verlaten Inlezen van het rekeningafschrift Eerst moet u met uw bankpakket het rekeningafschrift op uw computer opslaan in een formaat dat in King kan worden ingelezen. Dat gebeurt geheel buiten King om. Vervolgens moet dat bestand in King worden geconverteerd naar één of meer tussenbestanden. Een rekeningafschrift kan namelijk boekingen van verschillende bankrekeningen bevatten. Per bankrekening wordt een apart tussen-

78 pagina 78 Boekhouden bestand gemaakt. Deze tussenbestanden worden in King ERA-bestanden genoemd (van Elektronisch RekeningAfschrift). Deze conversie gaat als volgt: Start programma Financieel > Telebankieren > Inlezen rekening afschriften; Als de rubrieken juist zijn ingevuld (informatie hierover vindt u in het helpvenster), dan kunt u met Inlezen de conversie starten: Is het bestand niet (volledig) ingelezen, druk dan het verwerkingsverslag af; Is het bestand volledig ingelezen, dan krijgt u de vraag of het rekeningafschrift van de bank kan worden verwijderd. King heeft het niet meer nodig, want alle informatie staat nu in het ERA-bestand; U kunt nu het programma afsluiten met Sluiten Rekeningafschrift verwerken Via het bankrekeningnummer weet King welk ERA-bestand bij welke administratie hoort. Met programma Verwerken/inzien rekeningafschriften kan het ERAbestand verwerkt worden in de financiële administratie: Ga in hoofdmenu Financieel naar Telebankieren en kies dan programma Verwerken/inzien rekeningafschriften. U komt dan in het zoekvenster met de ERA-bestanden. Als u het ERA-bestand vooraf wilt inzien, moet u klikken op de knop Info regels; Klik op de knop Verwerken om het ERA-bestand door te boeken. U komt dan in een venster dat uit drie onderdelen bestaat:

79 Boekhouden pagina 79 Bovenaan staat telkens één regel uit het ERA-bestand (dus één mutatie uit het rekeningafschrift), onder de streep ziet u de grootboekrekening en daaronder de openstaande posten. Voor meer informatie kunt u het helpsysteem raadplegen; Bij elke mutatie probeert King eerst de bijbehorende debiteur/crediteur op te zoeken (op basis van het bankrekeningnummer of het grootboekrekeningnummer), en vervolgens de bijbehorende openstaande post (op basis van factuurnummer of openstaand bedrag). Als uw administratie bij is, zal dat in de meeste gevallen wel lukken. King komt dan met een boekingsvoorstel (zie het helpvenster voor de mogelijkheden):

80 pagina 80 Boekhouden Als dat voorstel in orde is, kunt u het met Akkoord bevestigen. De mutatie uit het rekeningafschrift is nu geboekt! Boekt u zonder bevestiging, dan maakt én boekt King zoveel mogelijk zelf de journaalposten en krijgt u het boekingsvoorstel niet te zien; Er zijn uiteraard ook gevallen waarin King de bijbehorende grootboekrekening of openstaande post niet kan vinden. U moet die dan zelf opzoeken. U hebt hierbij de volgende mogelijkheden: Via de knop Zoeken... kunt u het programma laten zoeken naar een grootboekrekening (op bankrekening en op grootboek rekeningnummer) en/of naar een openstaande post (op factuurnummer en op openstaand bedrag); U kunt natuurlijk ook zelf naar een grootboekrekening zoeken en/ of naar een openstaande post. Het zoekvenster met de grootboekrekeningen kunt u opvragen door naar het invoer veld Rekening te gaan en dan op de info-knop te klikken. Het zoekvenster met de openstaande posten staat onderaan op het venster; Hebt u een debiteur- of crediteurrekening geselecteerd, dan moet u ook nog één of meer openstaande posten selecteren ( afletteren, zie bladzijde ). Wilt u een vooruitbetaling boeken, dan moet u eerst de juiste debiteur of crediteur selecteren en dan op Vooruitbetaling klikken. Het programma komt dan met een boekings voorstel, dat u zelf eventueel nog kunt aanpassen.

81 Boekhouden pagina 81 Als u met bevestiging boekt, is het ook mogelijk om een mutatie niet te boeken. U moet dan met behulp van de bladerknoppen (helemaal bovenaan op het venster!) naar een volgende regel van het ERA-bestand gaan. Als u een mutatie nu niet boekt, kunt u die later altijd nog boeken (zolang u het ERA-bestand niet verwijdert). Nadat alle mutaties zijn verwerkt en u het programma met Sluiten verlaat, krijgt u de vraag of u het ERA-bestand wilt verwijderen. U kunt deze vraag in principe met Ja beantwoorden. De verwerkte mutaties zijn opgenomen in een voorlopige boekingsgang. Deze boekingsgang kunt u nu eventueel nog wijzigen en vervolgens verwerken (definitief maken). 4.9 BETALINGSOPDRACHTEN Op basis van de openstaande posten van de crediteuren kunt u in King vanaf versie Financieel (elektronische) betalingsopdrachten aanmaken in Clieop03-, BTL91- of PAIN-formaat (SEPA). Deze betalingsopdrachten kunt u ook weer doorboeken in de financiële administratie. Het aanmaken en doorboeken van de betalingsopdrachten verloopt in de volgende stappen: Eigen bankrekeningen vastleggen Van elke bankrekening waarvoor u elektronische betalingen wilt aanmaken, moet u enkele gegevens vastleggen in programma ALGEMEEN > Algemene bestanden > Eigen bank rekeningen. Start dat programma en klik in het zoekvenster op de knop Wijzigen (of op Toevoegen om een rekening toe te voegen, zie bladzijde 77); Om gebruik te kunnen maken van SEPA-betalingsopdrachten of -incasso s, moet u bij Eigen bankrekening een geldig IBAN invullen; Klik op de tab SEPA-Betalingsopdrachten en vul de gegevens zo volledig mogelijk in. Raadpleeg de help voor meer informatie. Let op: krijgt u van de bank alleen een specificatie van de geweigerde betalingen, dan kunt u het beste kiezen voor Automatisch boeken, zodat u de betalingen in King kunt doorboeken op basis van het gebruikte betalingsvoorstel. U dient dan een dagboek en een tussen rekening in te vullen:

82 pagina 82 Boekhouden Bij een rekening voor niet-sepa- (of buitenlands) betalingsverkeer dient u te controleren of de codelijsten overeenkomen met de voorschriften van uw bank. Deze codes worden namelijk door King ingevuld overeenkomstig de eisen van het BTL91-formaat. Sommige banken hanteren voor bepaalde rubrieken echter een afwijkende codelijst. In dat geval dient u die codelijst handmatig aan te passen. Zijn de rekeninggegevens goed ingesteld, dan kunt u het programma verlaten met Sluiten Bankrekening crediteuren vastleggen Per crediteur kan worden ingesteld, of die in de betalingsopdrachten moet worden meegenomen. De procedure is als volgt: U gaat in hoofdmenu Crediteuren naar Crediteuren; Wijs in het zoekvenster een crediteur aan voor wie u betalings opdrachten wilt kunnen aanmaken en klik op Wijzigen. U komt dan in het mutatievenster; Klik op de tab Bankrekeningen; Als de bankrekening die voor de betalingsopdrachten moet worden gebruikt, al is ingevoerd, klikt u op Wijzigen; bestaat die rekening nog niet, dan op Toevoegen (rechts op de tabkaart); Het invoervenster Bankrekening wordt geopend; Voor een SEPA-betaling dient u de complete IBAN (International Bank Account Number) in te voeren (maar zonder spaties); Vul de overige rubrieken met de juiste gegevens, voorzover dat nog niet is gebeurd, en bij de rubriek Soort rekening selecteert u het vakje Bankrekening t.b.v. betalingsopdrachten: Bij een IBAN vult u bij het invoerveld BIC de Bank Identifier Code (BIC) van de bank van de crediteur in (8 of 11 posities). De BIC-code is verplicht bij SEPA-betalingen. Via de knop rechts in het invoerveld kunt u op internet de BIC-code van de bank opzoeken: Voor informatie over de overige velden kunt u de help raad plegen; Sluit het venster met Sluiten;

83 Boekhouden pagina 83 Vervolgens kunt u met de bladerknoppen in het crediteurvenster naar de volgende crediteur voor wie u betalingsopdrachten wilt aanmaken. Bij crediteuren die u niet in een betalingsopdracht wilt opnemen, moet het selectievakje in de kolom Bet.opdr. dus leeg zijn: Sluit na afloop het mutatievenster en het zoekvenster met Sluiten Aanmaken betalingsvoorstel Nu de vaste gegevens zijn ingevoerd, kunt u de betalingsopdrachten aanmaken. De procedure is als volgt. Op basis van de openstaande posten wordt eerst een (intern) betalingsvoorstel aangemaakt. Dat voorstel kunt u wijzigen. Daarna worden op basis van dat betalingsvoorstel de uiteindelijke betalingsopdrachten gemaakt, die naar de bank worden verzonden. Om een betalingsvoorstel aan te maken, kiest u in hoofdmenu Crediteuren voor Betalingsopdrachten en dan voor Aan maken/wij zi gen/inzien betalingsvoorstellen. U komt dan in het zoekvenster met de betalingsvoorstellen, en daarin klikt u op de knop Toevoegen; In het venster dat dan verschijnt, vult u eerst het nummer in van de betaalrekening; Bij Soort betaling geeft u aan of het om SEPA- of Overige betalingen gaat (of binnenlandse of buitenlandse betalingen): Vervolgens kunt u op verschillende manieren de openstaande posten selecteren, op basis waarvan het betalingsvoorstel zal worden aangemaakt. Meer informatie kunt u vinden in het helpvenster; Nadat u uw selectie gemaakt hebt, klikt u op Aanmaken Wijzigen betalingsvoorstel Nadat het betalingsvoorstel is aangemaakt, komt u automatisch in het venster Gegevens betalingsvoorstel. Daarin kunt u het betalingsvoorstel wijzigen: u kunt betalingen toevoegen of verwijderen, het te betalen bedrag wijzigen (om een deelbetaling te doen), verzamelopdrachten maken, enz. Verlaagt u het te betalen bedrag, dan kunt u aangeven of u dat verschil wel of niet wilt afboeken. Doet u een deelbetaling, dan kiest u voor Niet afboeken; de post blijft dan voor het verschilbedrag open staan. Is het verschil bijv. een korting, dan kiest u voor Wel afboeken; het verschilbedrag (en de openstaan-

84 pagina 84 Boekhouden de post) wordt dan afgeboekt wanneer u het betalingsvoorstel doorboekt (zie bladzijde 85). Het betalingsvoorstel kunt u ook achteraf altijd nog wijzigen, zolang er maar geen betalingsopdrachten zijn aangemaakt. U moet dan naar het zoek venster met de betalingsvoorstellen gaan, zoals aangegeven in de vorige paragraaf, en daarin op Wijzigen klikken Aanmaken betalingsopdrachten Vanuit venster Gegevens betalingsvoorstel kunt u eventueel direct de betalingsopdrachten aanmaken, door op de knop Aanm. opdracht te klikken. U komt dan in het venster Aanmaken betalingsopdrachten. Vanuit het hoofdmenu komt u in dit venster via Crediteuren > Betalingsopdrachten > Aanmaken betalingsopdrachten. In het zoek venster wijst u het betalingsvoorstel aan op basis waarvan u de betalingsopdrachten wilt aanmaken en u klikt op Aanm. opdracht; Als de gegevens in het venster goed zijn en volledig, dan klikt u op de knop Aanm. opdracht. Het bestand wordt nu aangemaakt en het bedrag onderweg van de betaalde posten wordt automatisch bijgewerkt. Be-

85 Boekhouden pagina 85 dragen onderweg worden niet in een volgend betalings voorstel opgenomen. Dus als u binnenkort opnieuw een betalings voorstel aanmaakt, staan de posten die u nú hebt betaald daar niet in; De opdrachtbrief drukt u af met de knop Opdrachtbrief; Klik op Sluiten om het programma te verlaten; Verwijder het betalingsvoorstel niet! U hebt het namelijk nog nodig om de geweigerde betalingen te registreren en om de betalingen door te boeken in uw financiële administratie; U kunt nu de opdrachten met de opdrachtbrief opsturen naar de bank Geweigerde betalingen verwerken Nadat u van de bank informatie hebt ontvangen over de geweigerde betalingen, wijzigt u met programma Gegevens betalingsvoorstel van álle geweigerde betalingen de Status van Opdracht in Geweigerd. Van de geweigerde betalingen wordt het bedrag onderweg verlaagd met het te betalen bedrag Doorboeken betalingen Het verwerken van de betalingen in de financiële administratie verloopt als volgt: Start programma Crediteuren > Betalingsopdrachten > Doorboeken betalingen. U komt dan in het zoekvenster; Wijs het betalingsvoorstel aan en klik dan op Doorboeken; Vul het dagboek, de boekdatum en het stuknummer in; De betalingen die u wilt boeken, selecteert u door het vakje in de kolom Boeken aan te kruisen. Voor de overige mogelijkheden in dit venster kunt u het helpvenster raadplegen; Als alles goed is ingesteld, kunt u op de knop Verwerken klikken; Het programma begint met het aanmaken van een voorlopige boekingsgang. Na afloop komt u in het venster Overzicht boekingsgang. U kunt deze boekingsgang vervolgens controleren en verwerken (definitief maken).

86 pagina 86 Boekhouden Tip: op min of meer dezelfde manier kunt u in King met de optie Automatische incasso bedragen incasseren bij uw debiteuren. Dat is een optie die zichzelf snel terugverdient! Kijk voor meer informatie op King, Opties BUDGETTERING U kunt jaar- en periodebudgetten toekennen aan grootboekrekeningen, kostenplaatsen, kostendragers, rubrieken, paragrafen en subparagrafen. Deze jaar- en periodebudgetten kunt u dan vergelijken met de werkelijke jaar- en periodesaldi. Beschikbaar vanaf versie Financieel Invoeren van de budgetten Dat kan op twee manieren: 1. U voert per periode een periodebudget in. Op basis hiervan berekent King het jaarbudget; 2. U voert alleen het jaarbudget in en een budgetverdelingscode (budgetcode of verdelingscode). Een budgetcode geeft aan hoe het jaarbudget over de periodes van het boekjaar verdeeld moet worden. De periodebudgetten worden op basis hiervan door King berekend. Als deze administratie een vorig boekjaar bevat, kunt u de budgetten ook door King laten berekenen op basis van de cijfers van het vorige boekjaar. U hoeft ze dan dus niet handmatig in te vullen. Dat kan met programma Financieel > Budgetten > Overnemen budgetten. Het handmatig invoeren van de budgetgegevens verloopt als volgt: Invoeren budgetverdelingscodes Als u gebruik wilt maken van budgetverdelingscodes, selecteert u Programma Financieel > Budgetten > Budgetverdelingen; U komt dan in het zoekvenster. Klik op de knop Toevoegen om een budgetverdeling toe te voegen. U krijgt het mutatievenster Budgetverdelinggegevens op het scherm; Kies een budgetcode en een omschrijving; Voer in de tabel met de periodes één of meer percentages in. De percentages kunt u zelf bepalen, als het totaal van de periode percentages maar op 100 uitkomt. U kunt een code aanmaken die het budget gelijkmatig over de periodes verdeelt, een code die rekening houdt met seizoensinvloeden, enz.

87 Boekhouden pagina 87 Invoeren budgetbedragen Kies in hoofdmenu Financieel voor Budgetten; Selecteer één van de submenupunten: Per rekening, Per kostenplaats, Per kostendrager of Per balanscode (rubrieken en (sub)paragrafen); Wijs in het zoekvenster een grootboekrekening, kostenplaats, kostendrager of balanscode aan en klik op de knop Selecteren; Als u geen gebruik maakt van een budgetverdelingscode, dan maakt u het vakje Jaarbudget verdelen volgens budgetcode leeg. Klik vervolgens op Wijzigen om de periodebudgetten in te voeren; Maakt u wél gebruik van een budgetverdelingscode, dan selecteert u het vakje Jaarbudget verdelen volgens budgetcode. Vervolgens voert u het jaarbudget en de budgetcode in. De periodebudgetten worden dan door King berekend: Ga naar de volgende grootboekrekening, kostenplaats, kostendrager of balanscode, of sluit het programma af met Sluiten Budgetoverzicht Kies in hoofdmenu Financieel voor Budgetten; Selecteer één van de submenupunten: Per rekening, Per kostenplaats, Per kostendrager of Per balanscode (rubrieken en (sub)paragrafen); Wijs in het zoekvenster de grootboekrekening, kostenplaats, kostendrager of balanscode aan en klik op de knop Selecteren. U krijgt het

88 pagina 88 Boekhouden budgetoverzicht op scherm. Dit overzicht kan ook worden afgedrukt (via venstermenu Afdrukken) AFSLUITEN BOEKJAAR Als u na afloop van een boekjaar aan een nieuw boekjaar wilt beginnen, moet u het oude boekjaar afsluiten Wat houdt de jaarafsluiting in? Als u met King een boekjaar afsluit, gebeurt het volgende: U maakt een nieuw boekjaar aan; Voor elke balans, activa en passivarekening waarbij is ingesteld dat de beginbalans per referentienummer moet worden geboekt (zie bladzijde 68), wordt per geboekt referentienummer het saldo in de valuta van de rekening bepaald. Als het saldo ongelijk is aan nul, dan wordt voor dat referentie nummer een journaalregel gemaakt; Voor de overige balans, activa en passivarekeningen waarvan het saldo in de basisvaluta niet nul is, wordt per rekening een journaalregel gemaakt met als bedrag het betreffende bedrag in de default-valuta van de rekening; Als de rekening een debiteur of crediteur is, dan wordt voor elke openstaande post van die debiteur/crediteur per factuurboeking een aparte boeking gemaakt met de omschrijving van de factuurboeking en in de valuta van de openstaande post. Zijn er deelbetalingen op de openstaande post geboekt, dan wordt per deelbetaling een aparte boeking in het nieuwe jaar gemaakt, ook in de valuta van de open staande post; Op basis van het saldo van de resultaten, opbrengsten en kostenrekeningen wordt het resultaat van het oude boekjaar bepaald. Dat resultaat wordt in één keer geboekt; Uiteindelijk neemt King alle boekingsregels als journaalpost op in een voorlopige boekingsgang. Dit is de beginbalans van uw nieuwe boekjaar.

89 Boekhouden pagina 89 Deze boekingsgang kunt u achteraf nog controleren, aanpassen en uiteindelijk verwerken (definitief maken) Voorbereidingen Zorg ervoor, dat al de voorlopige boekingsgangen die u in de beginbalans wilt opnemen, zijn verwerkt (definitief gemaakt). De gegevens die in voorlopige boekingsgangen staan, worden namelijk niet meegenomen naar het nieuwe boekjaar! Als u in King voorraadaantallen bijhoudt (King Logistiek), druk dan de voorraadpositie per 31 december af. Dit doet u via hoofdmenu Voorraad > Afdrukken voorraadoverzichten > Afdrukken magazijn voorraad (per opbrengstgroep). Als u de magazijnvoorraad met terug werkende kracht wilt afdrukken, maakt u gebruik van de functie Afdrukken historisch voorraadoverzicht (in hetzelfde hoofdmenu). Maak een backup van het af te sluiten boekjaar en bewaar die (zie bladzijde 30-32); Wij raden u aan via Algemeen > Administratie > Administratie kopiëren een kopie van de administratie te maken op de balansdatum (normaal gesproken 31 december) en deze kopie te bewaren voor uw accountant. U kunt dan altijd terugvallen op deze kopie om gegevens op te vragen zoals die per de balansdatum aanwezig waren (bijvoorbeeld de voorraadpositie, openstaande posten, orderportefeuille, kostprijs van artikelen enz). Als behalve u niemand zich in dit boekjaar bevindt, u voldoende rechten hebt om het boekjaar te mogen afsluiten, alle King-vensters gesloten zijn en u een backup hebt gemaakt, dan kunt u beginnen met de eigenlijke afsluiting van het boekjaar: Programma Afsluiten boekjaar Kies in hoofdmenu Diversen voor programma Afsluiten boekjaar. U krijgt dan eerst een venster met een waarschuwing:

90 pagina 90 Boekhouden Nadat u die gelezen hebt, klikt u op de knop Doorgaan; Als er nog voorlopige boekingsgangen zijn, krijgt u een melding. Voorlopige boekingsgangen worden namelijk niet meegenomen in de jaarafsluiting; Het programma komt vervolgens met de vraag of er een backup is gemaakt. Als dat zo is, kunt u met Ja naar het volgende venster gaan; U moet daarin een aantal gegevens invoeren: In het helpvenster vindt u daarover meer informatie; Wanneer de nodige gegevens zijn ingevoerd, klikt u op de knop Doorgaan om het afsluiten te starten;

91 Boekhouden pagina 91 Klik na afloop van de verwerking op de knop Doorgaan om naar het volgende (laatste) venster te gaan: Afdrukken/Wijzigen/Verwerken van de boekingsgang De aangemaakte boekingsgang kunt u nu afdrukken, wijzigen en/of verwerken. U kunt dat nu gelijk doen (via de betreffende knoppen), maar ook later. Als de boekingsgang eenmaal is verwerkt, kunt u hem niet meer aanpassen. Controleer dus de boekingsgang voordat u hem verwerkt! Het verdient aanbeveling om nadat u de boekingsgang hebt gecontroleerd en eventueel aangepast, eerst een aparte backup van deze stand te maken (dus niet over een eerdere backup heen!) en daarna pas de boekingsgang te verwerken Werken in twee boekjaren tegelijk Het is niet altijd mogelijk om het boekjaar af te sluiten op het moment dat u aan het nieuwe boekjaar wilt beginnen. De gehele administratie moet bij-

92 pagina 92 Boekhouden voorbeeld nog gecontroleerd en gecorrigeerd worden door de accountant of boekhouder, of er kunnen nog facturen en bankafschriften binnen komen die nog in het oude boekjaar geboekt moeten worden. Dit kan als volgt worden opgelost: 1. Sluit het oude boekjaar af met programma Afsluiten boekjaar op het moment dat u aan het nieuwe boekjaar wilt beginnen. Er wordt dan een nieuw boekjaar aangemaakt met de journaalregels voor de beginbalans. Het oude boekjaar blijft hierbij ongewijzigd; 2. Maak de resterende boekingen in het oude boekjaar. De beginbalans van het nieuwe boekjaar sluit op dat moment niet meer aan op de cijfers van het vorige boekjaar! 3. Dit lost u op door in het nieuwe boekjaar programma Diversen > Aansluiting met vorig boekjaar te starten. Als u het programma start, krijgt u eerst een venster met informatie; 4. Als u die gelezen hebt, klikt u op Doorgaan; 5. King komt dan met de vraag of u een backup hebt gemaakt. Als dat zo is, klikt u op Ja om naar het volgende venster te gaan;

93 Boekhouden pagina In principe zijn bij alle invoervelden de juiste waarden al ingevuld, dus u hoeft alleen op de knop Doorgaan te klikken. Na afloop van de verwerking krijgt u weer een venster met informatie op het scherm: 7. Nadat u die gelezen hebt, klikt u op de knop Doorgaan om naar het volgende (laatste) venster te gaan. U kunt daar de aangemaakte boekingsgang controleren en vervolgens verwerken.

94

95 Verkopen pagina 95 Hoofdstuk 5 VERKOPEN 5.1 WAT U VOORAF MOET VASTLEGGEN Paragrafen De debiteuren- en crediteurenparagraaf hebt u al ingevuld bij het aanmaken van de administratie (zie bladzijde 39). Als u gaat factureren, moet u ook de paragrafen vastleggen voor de kosten en de opbrengsten van de verkopen en voor de voorraad, en wel als volgt: Kies in hoofdmenu Stamgegevens voor programma Paragrafen. U komt dan in het mutatievenster Paragrafen; Klik op de knop Wijzigen; Klik op de info-knop in het invoerveld. Het zoekvenster wordt geopend; Klik op de knop Toevoegen om de opbrengstenparagraaf toe te voegen (als die nog niet bestaat, anders kunt u die selecteren); Vul een nummer in (bijv. 80) en daarachter een omschrijving, en klik op de knop Sluiten. U komt weer terug in het zoekvenster; Klik op Selecteren; u komt dan weer in programma Paragrafen; Maak op deze manier ook de kostenparagraaf aan (bijv. nummer 81), de voorraadparagraaf (bijv. 31) en de paragraaf voor de verleende kortingen (bijv. 82); Daarna klikt u op de knop Sluiten om het programma te verlaten Opbrengstgroepen Van elke gefactureerde orderregel maakt King een boeking van de kosten, opbrengsten en voorraden. Aan elk artikel en aan elk tarief is namelijk een

96 pagina 96 Verkopen opbrengstgroep gekoppeld, die aangeeft in welke financiële categorie het artikel/tarief is ondergebracht (bijv. Opbrengst computers, Opbrengst reparatie); en bij elke opbrengstgroep is weer aangegeven op welke groot boekrekening de kosten, opbrengsten en voorraden van die opbrengst groep geboekt moeten worden. De opbrengstgroepen maakt u als volgt aan: Start programma Stamgegevens > Opbrengstgroepen; Klik op de knop Toevoegen; Vul het nummer, de omschrijving en de soort (goederen of diensten) in; Daaronder kunt u eventueel per paragraaf de bijbehorende grootboekrekening invoeren. Dit is niet verplicht; ontbrekende rekeningen worden door het programma namelijk automatisch aangemaakt zodra er een boeking in deze opbrengstgroep gemaakt wordt. Raadpleeg de help tekst voor meer informatie; Klik op de knop Toevoegen om nog een opbrengstgroep aan te maken, anders op de knop Sluiten Magazijnen (King Logistiek) Vanaf King Logistiek beschikt u over twee magazijnen met elk een onbeperkt aantal locaties. Via programma Stamgegevens > Magazijnen > Magazijnen legt u per magazijn de magazijnlocaties vast. Houd er rekening mee, dat een artikel per magazijn in één locatie kan worden ondergebracht! Met de optie Meerdere magazijnen en magazijnlocaties kunt u 999 magazijnen bijhouden en kunt u een artikel per magazijn in meer locaties bijhouden Staffeltabellen (met optie Staffelkortingen) In een verkoopstaffeltabel legt u de artikelkorting vast, die afhankelijk is van de verkochte hoeveelheid. Bijvoorbeeld: vanaf 10 stuks 5 procent korting. Of: vanaf 25 liter 5 cent per liter korting. In de staffeltabel legt u geen prijzen vast,

97 Verkopen pagina 97 maar alleen kortingen (een bedrag of een percentage). Een staffeltabel kunt u koppelen aan een artikel en aan een prijsafspraak. Per King-administratie kunnen verschillende staffeltabellen worden bijgehouden. U kunt de staffeltabellen invoeren met programma Artikelen > Verkoopstaffel tabellen. Ook voor de inkoop kunt u staffeltabellen vastleggen. Dat gebeurt per leverancier. U kunt de staffeltabellen invoeren met programma Artikelen > Inkoopstaffeltabellen. Als u dat programma start, moet u eerst een leverancier selecteren. Daarna kunt u voor die leverancier een of meer staffeltabellen invoeren Vaste gegevens orders/facturering Deze vaste gegevens hebben betrekking op het invoeren van orders, de facturering en de levering. Ze zijn dus heel belangrijk! Raadpleegt u de help waar nodig. Selecteer in hoofdmenu Verkopen programma Vaste gegevens orders/facturering; Op de tabkaart Algemeen kunt u aangeven wanneer het programma een melding moet geven, hoe de orderregelkorting moet worden berekend (alleen te wijzigen als er geen openstaande orders zijn!), of de voorraad al moet worden gereserveerd voordat de order wordt goedgekeurd, en welke omschrijving voor de orderkortingregel moet worden gebruikt; Klik op de tab Order-defaults; hierin kunt u de default vastleggen van de algemene ordergegevens, zoals de orderstatus, het ordernummer en de orderdatum. Vanaf King Logistiek kunt u gebruik maken van de verzamellijst (magazijnpicklist). Als de verzamellijst verplicht is, kan de order pas worden geleverd nadat de verzamellijst van deze order is afgedrukt en verwerkt. Is de verzamellijst niet verplicht, dan kan de verzamellijst even-

98 pagina 98 Verkopen tueel wel worden afgedrukt maar is de levering daarvan niet afhankelijk. Deze default kan bij de orderinvoer nog worden gewijzigd; Klik op de tab Verzending (vanaf versie Artikelen) en leg de vervoerders en colli vast die u bij de orderinvoer wilt kunnen selecteren; Klik op de tab Vrije rubrieken. U kunt hier extra invoervelden vastleggen; Klik op de tab Orderregels; hierin legt u de defaults vast van de orderregelgegevens: Klik op de tab Facturering (vanaf versie Artikelen: Levering/facturering); in deze tabkaart legt u de instellingen vast inzake de facturering en vanaf versie Artikelen de levering; Klik op de tab Documenten. De gegevens in deze tabkaart zijn van belang bij het afdrukken van de orderdocumenten, dus de order bevestiging, de proformanota, de factuur, de acceptgiro en (vanaf versie Artikelen), de pakbon; Klik op de tabs Boekingen Facturering en (vanaf versie Artikelen) Boekingen levering en vul hier de gegevens in die King nodig heeft om de

99 Verkopen pagina 99 facturering en de levering in de financiële administratie te verwerken. In de tabkaart Boekingen levering kunt u eventueel instellen, dat de levering plaatsvindt tegelijk met de facturering; Klik op de knop Sluiten om dit programma weer te verlaten Instellingen debiteuren Per debiteur kunt u instellen in welk formaat de orderdocumenten (orderbevestiging, factuur, pakbon, proformanota) moeten worden aangemaakt. De factuur bijvoorbeeld op papier én in bestandsvorm, de pakbon alleen op papier, enz. Wordt een document afgedrukt als bestand, dan kunt u het eventueel via verzenden naar de debiteur (zie bladzijde voor meer informatie). Als u dat wilt, dan vult u bij aan de ontvanger(s) van de in: In eerste instantie is het programma zo ingesteld, dat elk orderdocument op papier wordt afgedrukt. U kunt deze instelling per debiteur wijzigen met programma Debiteuren > Debiteuren, knop Wijzigen, tabkaart Documenten. Raadpleeg de help voor de mogelijkheden Vaste gegevens artikelen (vanaf King Artikelen) Voordat u artikelen invoert, kunt u het beste de bijbehorende vaste gegevens vastleggen. Dit kan u bij het invoeren van artikelen dubbel werk besparen. Kies in hoofdmenu Artikelen voor Vaste gegevens artikelen; In de tabkaarten Defaults algemeen en Defaults prijzen kunt u de defaults vastleggen, die bij het invoeren van de artikelen gebruikt worden. Als u

100 pagina 100 Verkopen van de artikelen afbeeldingen wilt bijhouden, dient u op de tabkaart Defaults algemeen de map te selecteren waarin die bestanden staan. In tabkaart Prijsafrondingen kunt u zorgen voor de juiste afronding en psychologische prijzen (raadpleeg eventueel het helpscherm). De prijsafrondingen worden gebruikt bij het automatisch berekenen van prijzen; Op de tabkaart Vrije rubrieken kunt u eventueel extra invoervelden voor de artikelen aanmaken; Klik op de knop Sluiten om het programma af te sluiten Artikelen (vanaf King Artikelen) Vervolgens kunt u de artikelen gaan invoeren: Kies in hoofdmenu Artikelen voor programma Artikelen; Klik op de knop Toevoegen; Vul het artikelnummer, de zoekcode en de omschrijving in. Met F9 kunt u een nieuw artikelnummer genereren (indien mogelijk), op basis van het hoogste artikelnummer +1. Tip: denk van tevoren goed na over de artikelnummering die u wilt gaan gebruiken! Het artikelnummer kan achteraf namelijk niet worden gewijzigd; Vul de overige artikelgegevens in op de tabkaarten Algemeen, Omschrijvingen, EAN-codes, Inkoop, Voorraad, Extra, Afbeelding, Vrije rubrieken, Partijen, Serienummers, Volgartikelen en Opmerkingen (het aantal tabkaarten is afhankelijk van uw licentie). Enkele aandachts punten: De boekwaarde van de voorraad het artikel wordt berekend op basis van de kostprijs (vaste verrekenprijs of VVP) van het artikel (vanaf versie Logistiek); Met de standaardversies van King kunt u per artikel één leverancier bijhouden (en dat is dan de standaardleverancier). Mét de optie Meerdere leveranciers kunt u niet alleen meer leveranciers per artikel bijhouden, maar ook meer inkoopeenheden per leverancier per artikel; Voor een correcte besteladvieslijst is het belangrijk dat u de minimumvoorraad en eventueel de maximum voorraad van het artikel juist invoert (vanaf versie Logistiek):

101 Verkopen pagina 101 Klik op de knop Toevoegen om het volgende artikel aan te maken, anders op de knop Sluiten. Tip: u kunt een artikel kopiëren inclusief alle stamgegevens, via menupunt Muteren > Kopiëren naar Vaste gegevens tarieven Tarieven gebruikt u voor het factureren van (met name) diensten en overige kosten zoals transport en verzekeringen. Ook bij het invoeren van tarieven kunt u het beste eerst de bijbehorende vaste gegevens vastleggen: Selecteer programma Stamgegevens > Tarieven > Vaste gegevens tarieven; U kunt hier o.a. de defaults instellen, die gebruikt worden bij het invoeren van de tarieven. Informatie over de invoerrubrieken vindt u in het helpscherm; Klik op de knop Sluiten om het programma af te sluiten Tarieven De tarieven voert u als volgt in: Selecteer programma Stamgegevens > Tarieven > Tarieven; Klik op de knop Toevoegen; Vul de tariefcode, de zoekcode en de omschrijving in; Klik op de tab Instellingen om de overige tariefgegevens in te voeren:

102 pagina 102 Verkopen Klik op de tab Tekst op factuur om per taalcode een Tekst op factuur in te voeren. Met F9 kunt u de Omschrijving overnemen; Klik op de knop Toevoegen om nog een tarief aan te maken, anders op de knop Sluiten Tekstblokken Standaardteksten die u vaak gebruikt, zoals Vriendelijk dank voor uw bestelling, kunt u opnemen in een tekstblok zodat u ze maar éénmaal hoeft in te voeren. U hoeft dan alleen naar het betreffende tekstblok te verwijzen. Tekstblokken kunt u opnemen in de verkooporder. Standaard teksten die u altijd gebruikt, kunt u het beste opnemen in de layouts zelf. Het vastleggen van de tekstblokken verloopt als volgt: Selecteer in hoofdmenu Stamgegevens programma Tekstblokken; Klik op de knop Toevoegen; Vul de code en de omschrijving van het tekstblok in; Vervolgens voert u per taalcode de betreffende tekst in; Klik op de knop Toevoegen om nog een tekstblok in te voeren, anders op de knop Sluiten.

103 Prijsafspraken (King Logistiek of met optie Prijsafspraken) Verkopen pagina 103 In King kunt u afwijkende prijzen vastleggen voor een combinatie van debiteur/debiteurgroep en artikel/opbrengstgroep. Per prijsafspraak kunnen een afwijkende prijs én een afwijkend kortingspercentage/kortings bedrag worden opgegeven. Bij het invoeren van de orders worden dan de volgende gegevens gebruikt: Bruto-prijs: de opgeslagen afwijkende prijs, en als de prijsafspraak geen afwijkende prijs bevat maar alleen een afwijkende korting, dan de standaard-artikelprijs; Korting 1: het kortingsbedrag of kortingspercentage zoals dat in de prijsafspraak is opgeslagen. In de prijsafspraak wordt de korting altijd opgeslagen, ook als die niet afwijkend is. Korting 2 blijft in de prijs afspraken buiten beschouwing. Tip: met de optie Staffelkortingen kunt u ook een staffelkorting in de prijsafspraak opnemen! Bij het vaststellen van de prijs van een bepaald artikel voor een bepaalde debiteur wordt uitgegaan van de volgende rangorde (van hoog naar laag): 1. Prijsafspraak debiteur/artikel; en als die er niet is: 2. Prijsafspraak debiteur/opbrengstgroep; en als die er niet is:

104 pagina 104 Verkopen 3. Prijsafspraak debiteurgroep/artikel; en als die er niet is: 4. Prijsafspraak debiteurgroep/opbrengstgroep; en als die er niet is: 5. De standaard-artikelprijs (incl. standaardkorting), de verkoopprijs die is vastgelegd in programma Artikelen. Er wordt altijd maar één prijsafspraak/korting gebruikt, dus geen combinatie van prijsafspraken. De prijsafspraak met de hoogste prioriteit wordt gebruikt bij het invoeren van een order of het afdrukken van de prijslijst per debiteur(groep) (via Artikelen > Afdrukken prijslijsten). De prijsafspraken kunt u inzien, muteren en afdrukken via menupunt Artikelen > Prijsafspraken. Maar u kunt de prijsafspraken ook vast leggen tijdens het invoeren van de verkooporders (zie bladzijde 118). 5.2 INSTELLEN LAYOUTS In King is de layout van de etiketten, aanmaningen, facturen, pakbonnen, bestelbrieven, enz., vrij instelbaar. Het layout-programma van King biedt echter zóveel mogelijkheden, dat het niet raadzaam is om direct te beginnen met het opzetten van bijvoorbeeld een nieuwe factuur-layout. Vaak zult u kunnen volstaan met het aanpassen van één van de meegeleverde layouts. Dit hoofdstuk behandelt de basisprincipes van het layout-programma. Eerst wordt uitgelegd hoe u zelf een eenvoudige layout kunt maken. Daarna komt het aanpassen van een meer complexe layout aan bod Het instellen van een eenvoudige layout Als voorbeeld van een eenvoudige layout is hier voor het etiket gekozen. Er moet een etiket-layout gemaakt worden met daarop het adres en daaronder de bijbehorende KIX-code. U kunt dan het beste de volgende procedure volgen: Selecteer het etiket-layout-programma. U kunt dat vinden in hoofdmenu Debiteuren > Afdrukken debiteuren > Instellen etiket-layout debiteuren. U krijgt dan een zoekvenster te zien met de beschikbare etiket-layouts; Klik op de knop Toevoegen om een nieuwe layout aan te maken. U komt nu in het layout-programma (hierover later meer);

105 Verkopen pagina 105 Vul bovenaan op het scherm alvast de code en de omschrijving van uw etiket-layout in. Dan wordt uw layout bij het verlaten van dit venster voortaan opgeslagen; Vervolgens kunt u de pagina-instelling van het etikettenvel vastleggen. Dat doet u door in menu Bestand te kiezen voor Pagina-instelling. U komt dan in het venster Pagina-instelling; Klik op de tab Papierformaat als in uw situatie de etiketten niet op een A4-vel zitten. U kunt daar dan het door u gebruikte papierformaat instellen; Klik op de tab Papierinvoer als u voor de etiketten bijv. een afwijkende papierlade gebruikt; Bevat uw etikettenpapier meerdere kolommen met etiketten, klik dan op de tab Opmaak. U kunt daar het aantal kolommen instellen. Via de rubrieken Kolombreedte en Kolomposities regelt u de linker en rechter marge en de tussenruimte tussen de kolommen; Ten slotte klikt u op de tab Marges om de bovenmarge en eventueel de ondermarge in te stellen: Klik op Akkoord om de Pagina-instelling af te sluiten; Nu kunt u de tabkaart Instellen eens wat beter gaan bekijken. Onder de werkbalken ziet u enkele witte blokken met een grijze onderrand. In die grijze rand staat de naam van het blok. Elk blok vertegenwoordigt een onderdeel van één bladzijde: bovenaan de Koptekst, dan het Details-blok en onderaan de Voettekst.

106 pagina 106 Verkopen Belangrijk: de Koptekst en de Voettekst worden op elke bladzijde éénmaal afgedrukt. Het Details-blok daarentegen wordt, afhankelijk van de hoeveelheid gegevens, meermalen per bladzijde afgedrukt. Het Details-blok is derhalve alleen bestemd voor gegevens die ook meermalen moeten worden afgedrukt, zoals etiketten of de orderregels van een factuur. Als u vellen met 16 etiketten gebruikt, hoeft u dus niet 16 maal de etiket-layout vast te leggen. In het Details-blok stelt u de layout in van één etiket, en dat éne Details-blok wordt dan gewoon 16 keer per bladzijde afgedrukt. Het Details-blok moet u zien als één etiket, vandaar dat het Details-blok ook even breed is als één kolom; Aangezien op een etikettenvel meestal alleen maar etiketten zitten, zullen bij etiketten de Koptekst en de Voettekst niet gauw worden gebruikt. Daarom dient u via menu Rapport de Koptekst en Voettekst uit te zetten door op deze menupunten te klikken; Als u de bladzijde hebt ingesteld op meerdere kolommen, dan ziet u dat boven en onder het Details-blok nog een Kolom-koptekst en een Kolomvoettekst voorkomen: Die hebt u alleen nodig, als u op elk etiket een koptekst en/of een voettekst wilt afdrukken. Is dat bij u niet het geval, dan hoeft u niets te veranderen, want de hoogte van deze blokken is al 0; Vervolgens moet u de hoogte van het Details-blok nog instellen. Die moet namelijk overeenkomen met de hoogte van het etiket. Klik met de rechtermuisknop ergens in het Details-blok; Selecteer in het menu de keuze Vaste hoogte (de etiketten hebben namelijk een vaste hoogte);

107 Verkopen pagina 107 Klik weer met de rechtermuisknop in het Details-blok en selecteer nu Positie ; Vul in de rubriek Hoogte de etikethoogte in millimeters in. De eventuele tussenruimte tussen de etiketrijen vult u in bij Ondermarge. Als u de maten in een andere eenheid wilt invoeren, bijvoorbeeld in inches, dan moet u dat aangeven bij Eenheden in venstermenu Rapport; Klik op Akkoord om terug te gaan naar het layout-invoervenster: Elke layout moet gekoppeld worden aan de database, dus de King-administratie. Ga naar menu Rapport en klik op Database. U krijgt dan een venster te zien met een aantal datakanalen : In de keuzelijst klikt u op Etiketgegevens. Daarna klikt u op Akkoord; Nu kunt u gaan instellen welke gegevens afgedrukt moeten worden en waar die afgedrukt moeten worden. In het layout-programma worden die gegevens componenten genoemd. Boven de blokken ziet u de werkbalken met de beschikbare componenten:

108 pagina 108 Verkopen De componenten in deze werkbalk zijn bestemd voor vaste gegevens: dus gegevens die op elke bladzijde, elk etiket, enz. hetzelfde zijn. Voorbeelden hiervan zijn uw eigen adresgegevens, het logo van uw bedrijf, enz. Voor de etiket-layout is een andere groep componenten belangrijker. U vindt die in de volgende werkbalk: Deze componenten zijn bestemd voor gegevens die uit de King-administratie komen (dus uit de database). Bijvoorbeeld de adressen van debiteuren, de regels van een order, enz. De volgende twee componenten zijn voor de etiket-layout het belangrijkst: component DBTekstregel is bestemd voor tekst die niet langer is dan één regel; component DBMemo is bestemd voor tekst die uit meer regels bestaat of kan bestaan. In dit voorbeeld moeten op het etiket adressen worden afgedrukt. Het is het gemakkelijkst om hiervoor het NAW-blok te gebruiken. Omdat dat een tekst is die uit meer regels bestaat, klikt u op de knop DBMemo; Vervolgens beweegt u de muisaanwijzer naar de plaats waar deze component moet komen. Dat doet u door te klikken op de positie waar u de linkerbovenhoek van deze component wilt hebben, dus bij voor beeld op positie 30/5: Als u de positie van deze component precies wilt instellen, dan moet u met de rechtermuisknop op de component klikken en in het menu dat daarop verschijnt Positie kiezen. Vervolgens kunt u in de rubrieken Boven en Links de positie tot op de duizendste millimeter nauwkeurig opgeven; U hebt nu alleen nog maar aangegeven dat er op het etiket een tekst van meerdere regels afgedrukt moet worden. Nu moet u nog instellen welke tekst dat moet zijn. Klik op de component en u ziet deze werkbalk:

109 Verkopen pagina 109 Links ziet u het datakanaal (de gegevensgroep) waaruit u een selectie kunt maken. In ons voorbeeld is dat Etiketgegevens; Daarna selecteert u in de rechter keuzelijst het NAW-blok. Deze werkbalk ziet er dan dus zo uit: Onder het adresblok moet de KIX-code worden afgedrukt. Die is maar één regel groot, dus u klikt op component DBTekstregel; Plaats de component onder het NAW-blok (op dezelfde manier als u de eerste component in de layout hebt opgenomen). Met de hulplijnen kunt u de component gemakkelijk uitlijnen op het NAW-blok: Vervolgens geeft u aan welke informatie hierin moet worden afgedrukt. In de keuzelijst selecteert u KIX-code: Klik op de zojuist geplaatste component en selecteer in één van de werkbalken het lettertype KIX Barcode (dit lettertype wordt mee geleverd met King): Het veld blijkt te klein voor de KIX-code. Om dat te verhelpen klikt u met de rechtermuisknop op de component en kiest u in het menu voor Automatische grootte. De afmetingen van de component worden dan automatisch aangepast aan de inhoud. De etiket-layout is nu gereed! Aanpassen van een meer complexe layout Een goed voorbeeld van een meer complexe layout is de factuur-layout. In deze handleiding komt alleen het aanpassen van een bestaande factuur-layout

110 pagina 110 Verkopen aan de orde. Voor een gedetailleerde instructie over het opzetten van een factuur-layout kunt u terecht in het King-helpsysteem. Het programma om de factuur-layout in te stellen kunt u vinden door in hoofdmenu Verkopen naar Instellen layouts te gaan en dan te kiezen voor Instellen factuur-layout. U komt dan in het zoekvenster met de beschikbare factuur-layouts. Om een meegeleverde layout aan te kunnen passen, moet u die layout (bijv. layout 900) eerst kopiëren (met de knop Kopiëren). U krijgt dan een kopie van deze factuur-layout op het scherm. Vul het layoutnummer en de omschrijving in en u kunt verder werken in deze kopie. Wijzigen van vaste tekst Vaste tekst is tekst die voor elke factuur hetzelfde is. Een voorbeeld hiervan is de tekst Factuurnummer: die vóór het factuurnummer staat. Die tekst wordt op elke factuur afgedrukt, terwijl het factuurnummer zelf een variabele is die voor elke factuur anders is. Stel dat u de vaste tekst Pagina bovenaan in de layout wilt vervangen door Bladzijde: Klik op deze component, dus met de vaste tekst Pagina. In één van de werkbalken ziet u dezelfde tekst verschijnen: Klik in deze werkbalk en wijzig de tekst. Een memoveld met vaste tekst (dus een tekstveld met meerdere regels) kunt u beter op een andere manier wijzigen. U klikt met de rechtermuisknop op het memoveld dat u wilt aanpassen. In het menu dat dan verschijnt, kiest u Tekst wijzigen... U komt dan in een apart venster, waarin u de tekst kunt muteren. Componenten verplaatsen Een component kan worden verschoven door erop te klikken, vervolgens de Ctrl-toets in de drukken en terwijl u die ingedrukt houdt, de pijltjestoetsen te gebruiken. De precieze positie van een component is ook in te stellen via zijn muismenu (zie bladzijde 111). Componenten uitlijnen Componenten kunt u gemakkelijk uitlijnen met behulp van een speciale werkbalk. U kunt die opvragen door in venstermenu Weergeven naar Werkbalken te gaan en dan werkbalk Uitlijning en Tussenruimte te selecteren:

111 Verkopen pagina 111 Van links naar rechts betekenen deze knoppen links uitlijnen, verticaal centreren, rechts uitlijnen ; uitlijnen op de bovenrand, horizontaal centreren en uitlijnen op de onderrand. Met de volgende twee knoppen zorgt u voor een gelijke tussenruimte tussen componenten, en met de laatste twee zet u de componenten in het midden van het blok. Voordat u één van deze knoppen gebruikt, moet u aangeven welke componenten uitgelijnd moeten worden. U doet dat door op die componenten te klikken terwijl u de Shift-toets ingedrukt houdt. De componenten worden uitgelijnd op de component die u het eerste selecteert. Bij uitlijnen op de onderrand is de procedure dus: 1. uitgangssituatie 2. selecteren 3. knop 4. uitgelijnd! Hoogte en positie van de blokken De afdrukpositie en de hoogte van de blokken kunt u instellen door met de rechtermuisknop op een lege plaats in het blok te klikken en in het menu dat dan verschijnt voor Positie te kiezen: De Hoogte is de hoogte van het blok. De Ondermarge de tussenruimte tussen dit blok en het blok daaronder. Deze instelling is alleen van belang als dit blok geen vaste hoogte heeft en/of bij het blok daaronder geen Afdrukpositie is ingevuld. De Afdrukpositie is de plaats waar dit blok moet beginnen, berekend vanaf de bovenrand van het papier. Vul hier 0 in als de beginpositie van dit blok afhankelijk moet zijn van het blok erboven. Extra blokken Was bij de etiket-layout één blok voldoende, een factuur-layout heeft aan de drie blokken niet genoeg! In deze layout zult u daarom ook de blokken Titel en Samenvatting aantreffen (u kunt die blokken aan- en uitzetten in het Rapportmenu). Het Titel-blok wordt aan het begin van het document afgedrukt en bevat de algemene factuurgegevens: de datum, het factuurnummer, enz. Het Samenvatting-blok komt aan het einde van het document; daarin worden de factuurtotalen afgedrukt. Het verschil met de Koptekst en Voettekst is, dat de Koptekst en Voettekst op elke bladzijde worden afgedrukt, terwijl de Titel bovenaan op de eerste bladzijde wordt afgedrukt en de Samenvatting onderaan

112 pagina 112 Verkopen op de laatste bladzijde. Vandaar dat het factuurtotaal niet in het Voettekst-blok is opgenomen, maar in de Samenvatting. Houd er rekening mee dat alle gegevens in het Details-blok meermalen (kunnen) worden afgedrukt. In de factuur-layout staan in het Details-blok de orderregels. De kopjes boven de orderregels moet u dus niet in het Details-blok zetten (want dan worden ze boven elke orderregel afgedrukt), en ook niet in het Titel-blok (want dan worden ze alleen op de eerste bladzijde af ge drukt), maar in de Koptekst (want die wordt op elke bladzijde afgedrukt, boven de orderregels): Subrapporten Een subrapport hebt u nodig: Als in het Details-blok een onderverdeling moet worden afgedrukt met meerdere niveau s, bijvoorbeeld per factuur meerdere orders, en per order weer alle orderregels. De orders neemt u dan op in het Details-blok, maar voor de orderregels hebt u een subrapport nodig; Als in een ander blok repeterende gegevens moeten worden afgedrukt, bijvoorbeeld de BTW-bedragen in het totaalgedeelte van de factuur. Deze BTW-regels moeten in een subrapport worden opgenomen, omdat op een factuur meer dan één BTW-percentage afgedrukt moet kunnen worden. In de factuur-layout kan het Details-blok er bijvoorbeeld zo uit zien: Het ordernummer en de orderreferentie staan in het Details-blok, maar voor de orderregels en de extra regel (de orderkorting) is een subrapport gebruikt. Deze subrapporten zijn opgenomen in het Details-blok, want ze moeten voor elke order worden afgedrukt. De inhoud van de subrapporten Regelgegevens en OrderExtraRegel kunt u hier niet zien: elk subrapport is namelijk een apart blad, met grotendeels dezelfde mogelijk heden als het hoofdrapport. Het subrapport kunt u benaderen door onderaan op de betreffende tab te klikken:

113 Verkopen pagina 113 Klik op de tab Regelgegevens om de inhoud van dit subrapport in te zien: Elke keer dat het Details-blok wordt afgedrukt, wordt ook het subrapport Regelgegevens opgeroepen. Dit subrapport staat immers in het Details-blok. Dit subrapport wordt pas verlaten als alle regels van die order afgedrukt zijn. Daarna wordt het subrapport OrderExtraRegel aangeroepen en worden alle extra regels van die order afgedrukt. Als op die manier het hele Details-blok is afgehandeld, wordt het Details-blok opnieuw doorlopen, nu voor de volgende order van deze factuur. In de Samenvatting is ook een subrapport opgenomen, namelijk BTWregels: Voor elk gebruikt BTW-percentage moet het BTW-bedrag worden vermeld. Omdat het aantal BTW-percentages per order kan verschillen en de BTW-bedragen niet in het Details-blok ondergebracht kunnen worden, hebt u hiervoor een apart subrapport nodig. Een subrapport kan op verschillende manieren worden afgedrukt. U kunt uw keuze maken door in het hoofdrapport met de rechtermuisknop op de subrapport-component te klikken. Kies Vast als u voorbedrukte formulieren gebruikt en het subrapport op een vaste plaats moet worden afgedrukt. In de overige gevallen kunt u Variabel selecteren (het Samenvatting-blok moet dan wel een dynamische hoogte hebben!). De positie van het subrapport kunt u instellen door in het hoofdrapport met de rechtermuisknop op het subrapport te klikken en dan voor Positie... te kiezen. In de rubrieken Ondermarge en Bovenmarge kunt u een eventuele tussen-

114 pagina 114 Verkopen ruimte onder en boven het subrapport instellen. Bij Stoppositie geeft u aan tot welke positie het subrapport mag doorlopen. Bedragen in valuta Bij bedragvelden kunt u zelf aangeven in welke valuta het bedrag moet worden afgedrukt. Klik met de rechtermuisknop op het veld en kies in het menu voor Valuta... U krijgt dan een venster te zien met in een keuzelijst alle mogelijkheden. Kies de gewenste valuta of anders Geen conversie als het bedrag in de oorspronkelijke valuta moet worden weergegeven. Systeemvariabelen Een systeemvariabele is een component die bestemd is voor variabelen die niet uit de administratie zijn te halen. Bijvoorbeeld: de datum van vandaag of het bladzijdenummer. U kunt deze component selecteren met de knop in de werkbalk met de Standaardcomponenten. Vervolgens selecteert u in één van de andere werkbalken welke systeemvariabele u hebben wilt: Rekenvelden Als u bij een databasecomponent van de soort DBTekst via het muismenu voor Berekeningen... kiest, dan krijgt u een venster te zien, waarin u een rekenkundige formule kunt invoeren. Allerlei toepassingen zijn te bedenken: op de factuur het bedrag dat op de G-rekening moet worden geboekt, op de aanmaning de verschuldigde rente, enz. In combinatie met de vrije rubrieken van de debiteuren, crediteuren, relaties en artikelen bieden de rekenvelden u tal van mogelijkheden om de standaardfunctionaliteit van King zelf uit te breiden! Meer weten? Het Quadrant Trainingcenter biedt ook workshops aan voor gebruikers die meer willen weten over het instellen van layouts in King. Kijk voor meer informatie op Support, Trainingen. 5.3 OFFERTES Vanaf King versie Logistiek of met de optie Offertes kunt u offertes aanmaken en omzetten naar een verkooporder. De werkwijze is als volgt: Ga naar programma Verkopen > Offertes > Vaste gegevens offertes en vul de vaste gegevens in;

115 Verkopen pagina 115 Vervolgens kunt u via Verkopen > Offertes > Offertes met de knop Toevoegen een offerte toevoegen; Vul eerst de algemene gegevens in en daarna op de tabkaart Versie 1 de offerteregels. U kunt een artikelregel, tariefregel, tekstregel, kortingregel of inruilregel toevoegen door op de betreffende knop te klikken of door de knop naar de gewenste positie te slepen. De regel kunt u vervolgens invoeren in het onderdeel Regelgegevens; In het groepsvak Status kun u de status van de offerteversie aanpassen. Een offerteversie heeft de status Concept, Goedgekeurd, Uitgebracht, Geaccepteerd of Vervallen; Met Ctrl+N kunt u een nieuwe versie aan deze offerte toevoegen. U kunt via de knoppen bovenaan op de tabkaart ook een versie kopiëren naar een nieuwe versie of naar een nieuwe offerte. Via het zoekvenster Verko

116 pagina 116 Verkopen pen > Offertes > Offerteversies krijgt u een overzicht van alle offerteversies; De totalen en de marge van de versie kunt u inzien in het onderdeel Totalen op de betreffende tabkaart (klik op om het onderdeel te openen): Klik op Afdrukken bovenaan op de tabkaart om de betreffende versie van de offerte af te drukken. Dat kan alleen als de offerteversie de status Goedgekeurd heeft; Heeft de debiteur of relatie de offerte geaccepteerd, dan geeft u de betreffende versie de status Geaccepteerd. De offerte krijgt dan de status Geaccepteerd en wordt automatisch omgezet naar een verkooporder in King. Is de offerte gekoppeld aan een relatie, dan wordt die relatie automatisch gekopieerd naar het debiteurenbestand. Is de offerte wel afgehandeld maar niet geaccepteerd, dan moet u de offerte zelf de status Vervallen geven. Alle versies van die offerte krijgen dan automatisch ook de status Vervallen. 5.4 INVOEREN ORDERS Nieuwe order invoeren Wanneer de vaste gegevens, artikelen, tarieven en tekstblokken zijn ingevoerd, kunt u met de orderinvoer beginnen: Selecteer in hoofdmenu Verkopen programma Invoeren orders; Wijs in het zoekvenster de debiteur aan voor wie de order bestemd is en klik op Selecteren (of op Toevoegen als die debiteur nog niet bestaat); U komt nu in het orderinvoer-venster.

117 Verkopen pagina 117 Bovenaan staan de debiteurgegevens en daaronder de algemene ordergegevens. De defaults van deze algemene order gegevens kunt u instellen bij de ordergegevens van de debiteur en bij de Vaste gegevens orders/facturering (tabkaart Order-defaults, zie bladzijde 98); Klik op de tab Vaste gegevens als u de vaste gegevens wilt wijzigen of als die nog niet volledig zijn ingevuld; Klik op de tab Orderregel; Klik vervolgens op de knop Toevoegen (die rechts op de tabkaart staat). Enkele belangrijke invoervelden worden nu toegelicht; voor meer informatie kunt u terecht in het helpvenster: Soort; hier geeft u aan of u een artikelregel wilt invoeren (vanaf King Artikelen), een tariefregel of een tekstregel; Aantal besteld; bij tarieven die niet met aantallen werken, kunt u deze rubriek leeg laten, in dat geval rekent het programma met een aantal van 1, maar op de documenten wordt geen aantal afgedrukt; Kostprijs, de kostprijs van het artikel kunt u wijzigen als u dat bij het artikel zo instelt (tabkaart Extra). U zult deze mogelijkheid gebruiken bij eenmalige artikelen of bij artikelen waarvan de kostprijs pas bekend is na het invoeren van de order;

118 pagina 118 Verkopen Prijs; de verkoopprijs van het artikel/tarief in de valuta van de order (zoals ingesteld op de tabkaart Vaste gegevens). Of deze prijs exclusief of inclusief BTW is, is afhankelijk van de algemene ordergegevens (weergegeven bij Prijzen, boven de tabkaarten). Vanaf King Logistiek of met de optie Prijsafspraken wordt achter het invoerveld een sterretje weergegeven als de prijs/korting afwijkt van de standaardprijs van het artikel: een zwart sterretje als het gaat om een al bestaande prijsafspraak, en een rood sterretje als u de default-prijs zelf wijzigt; Korting 1; vanaf King Logistiek of met de optie Prijsafspraken kunt u een afwijkende korting opslaan in een prijsafspraak voor deze debiteur; Deze levering; vanaf versie Artikelen kunt u een deellevering doen door het aantal Deze levering te verlagen. Het resterende aantal komt dan In backorder te staan. Deelleveringen zijn alleen toegestaan als dat zo is ingesteld in de tabkaart Vaste gegevens van de order. Met de optie Directe inkopen kunt u ook directe inkopen en directe leveringen verwerken in King; Gereserveerd; bij het goedkeuren van de order worden de artikelen automatisch gereserveerd (vanaf versie Artikelen). Als u de goederen vóór de goedkeuring al wilt reserveren, dan kunt u het te reserveren aantal kiezen in de rubriek Gereserveerd; Nu te factureren; u kunt een deelfacturering doen door het aantal Nu te factureren te verlagen (vanaf King Artikelen). Na de eerstvolgende facturering blijft de order open staan voor het nog te factureren aantal. Tip: beschikt u over Factuurhistorie, dan kunt u met de knop Historie (rechts op de tabkaart) orderregels overnemen uit historische orders. Dat is alleen mogelijk als de order nog niet is goedgekeurd.

119 Verkopen pagina 119 Klik op de knop Opslaan, op Toevoegen of op Tussenvoegen om de volgende orderregel aan te maken, of anders op de knop Sluiten om de order af te sluiten. Let ook op de orderstatus in de tabkaart Status. Een order kan pas worden gefactureerd, als die is Vrijgegeven voor facturering, en pas geleverd, als die is Vrijgegeven voor levering! Bestaande order wijzigen Kies in hoofdmenu Verkopen voor Openstaande orders of voor Open staan de orders per debiteur. In dit venster kunt u de orderstatus wijzigen; Zoek de order op en klik op Wijzigen; Vervolgens hebt u dezelfde mogelijkheden als bij het invoeren van een nieuwe order Contante verkopen verwerken In King kunt u ook contante betalingen van een factuur direct verwerken. U moet dan wel in Vaste gegevens orders/facturering, tabkaart Boekingen facturering, een grootboekrekening invullen in invoerveld Contante betaling boeken op: In programma Vaste gegevens orders/facturering, tabkaart Boekingen levering, kunt u instellen dat tegelijk met de directe verkoop ook de levering moet plaatsvinden. Het verwerken van een contante betaling gaat als volgt.

120 pagina 120 Verkopen Voer de order in zoals hierboven is aangegeven. Het afdrukken van een factuur kan in King namelijk uitsluitend op basis van een order; Zorg ervoor, dat de order is Vrijgegeven voor facturering (in te stellen op de tabkaart Orderstatus); Klik op de knop Afdrukken onderaan op het venster en kies voor Directe factuur... (of gebruik de toetscombinatie Ctrl+F). U krijgt nu een apart venster te zien. Afhankelijk van de betalingsconditie van de debiteur kunt u daarin wel of geen betaling invoeren. Als u het venster te zien krijgt waarin u geen betaling kunt invoeren, dan kan via de knop Betaling de andere variant worden weergegeven. Kunt u wel een betaling invoeren maar is die niet van toepassing, dan voert u gewoon een nul-bedrag in als betaling; Vul bij Betaling het bedrag in dat de klant nu betaalt. Als het betaalde bedrag afwijkt van het factuurbedrag, kunt u rechts op het venster aangeven of het verschil afgeboekt moet worden, of dat het hier een deelbetaling betreft en dus het nog te betalen bedrag als openstaande post moet blijven staan: Als alle rubrieken goed zijn ingevuld, klikt u op de knop Verwerken om de factuur (en eventueel de pakbon) af te drukken; King maakt dan automatisch een openstaande post aan en boekt die voor het betaalde bedrag meteen weer af; In dit venster kunt u zien, welke boekingsgang naar aanleiding van de contante verkoop is aangemaakt: Als u dit venster afsluit, wordt ook deze boekingsgang afgesloten en wordt voor de volgende directe factuur weer een nieuwe boekingsgang

121 Verkopen pagina 121 aangemaakt. U kunt daarom het beste dit venster open laten staan totdat u King afsluit, zodat alle contante betalingen die u tot op dat moment hebt verwerkt, in één boekingsgang komen te staan. 5.5 VERZAMELLIJST (VANAF KING LOGISTIEK) In veel bedrijven zal de verkoper na het invoeren van de order niet zelf naar het magazijn lopen om de te leveren artikelen te verzamelen, maar wordt dit overgelaten aan een magazijnmedewerker. Om dit proces in goede banen te leiden, kunt u gebruik maken van de verzamellijst (of magazijn-picklist). De procedure is als volgt: Stap 1: invoeren van de verkooporder Deze stap is beschreven in de vorige paragraaf. Extra aandachtspunt: In de tabkaart Vaste gegevens van de order geeft u aan dat de verzamellijst verplicht is: De default-waarde van deze rubriek kunt u instellen in de Vaste gegevens orders/facturering, tabkaart Order-defaults. Stap 2: afdrukken van de verzamellijst Zorg ervoor dat de verkooporder de status Vrijgegeven voor verzamellijst heeft (zie tabkaart Status); Druk de verzamellijst af via programma Verkopen > Afdrukken verzamellijsten. De verzamellijst kan worden afgedrukt per order of per magazijnlocatie. Bij de afdruk per magazijnlocatie hoeft u maar één keer het magazijn door om alle artikelen te verzamelen, maar daarna moet u nog uitzoeken welk artikel bij welke order hoort; Nadat de verzamellijst is afgedrukt, krijgt de order automatisch de status Verzamellijst afgedrukt. Bij het afdrukken van verzamellijsten blijven de orders met deze status buiten beschouwing. Dit om te voorkomen dat een order meer dan één keer verzameld wordt. Stap 3: verzamelen van de goederen De magazijnmedewerker gebruikt deze lijst om de te leveren goederen uit het magazijn te halen. Wijkt de magazijnmedewerker af van de lijst (bijvoorbeeld omdat de voorraad onvoldoende blijkt te zijn), dan noteert de magazijnmedewerker dat op de lijst. Alle afwijkende aantallen moeten worden genoteerd.

122 pagina 122 Verkopen Stap 4: verwerken van de verzamellijst De correcties op de verzamellijst worden vervolgens in de verkooporder verwerkt met programma Verkopen > Verwerken verzamellijsten, zodat deze de juiste aantallen bevat. Stel dat één van drie monitoren die op voorraad zijn tijdens het verzamelen sneuvelt. U kunt er dus maar twee leveren. Deze wijziging is op de verzamellijst aangegeven; nu moet die nog in de verkooporder worden verwerkt. U selecteert daarom de betreffende orderregel, zet het aantal Deze levering op 2: Het aantal In backorder wordt dan automatisch met 1 verhoogd. Nadat de verzamellijst volledig in de order is verwerkt, geeft u de order de status Verzamellijst verwerkt: Vergeet niet om de gesneuvelde monitor via een voorraadcorrectie (zie bladzijde ) van de voorraad af te boeken! Stap 5: levering Ten slotte kan de order worden vrijgegeven voor levering. Bij de levering wordt de voorraad nu correct afgeboekt en uw voorraad administratie bevat de juiste informatie.

123 Verkopen pagina LEVERING (VANAF KING ARTIKELEN) Het uitleveren van goederen kan vóór of ná of tegelijk met de facturering plaatsvinden. De levering dient in King te worden geregistreerd: de voorraad moet worden bijgewerkt en in de order wordt bijgehouden hoeveel van die order al is geleverd. De order wordt pas verwijderd als die geheel is gefactureerd én geleverd. In programma Vaste gegevens orders/facturering (bladzijde 99) kunt u instellen of bij de levering ook een pakbon moet worden afgedrukt Levering Om de levering in King te registreren en eventueel een pakbon af te drukken, dient u als volgt te werk te gaan: Als het afdrukken van een orderbevestiging verplicht is vóór levering, dan moet uiteraard eerst de orderbevestiging zijn afgedrukt. Hetzelfde geldt voor de verzamellijst; Zorg ervoor dat de orders die u wilt leveren, de status Vrijgegeven voor levering hebben;

124 pagina 124 Verkopen Ga in hoofdmenu Verkopen naar programma Leveren. Wilt u één order leveren, dan kunt u het programma Leveren ook vanuit Invoeren orders starten, door op de knop Leveren te klikken; Als u alle leverbare orders wilt uitleveren, laat u het vakje Selectie leeg. Selecteer dit vakje als u slechts een gedeelte wilt leveren. U kunt de orders dan selecteren op debiteur, ordernummer, magazijn (vanaf King Logistiek) en order-leverdatum; Vul de boekdatum/leverdatum in; Geef bij Afdrukken vervolgoverzichten aan welke overzichten moeten worden afgedrukt; Als alles goed is ingevuld (raadpleeg zonodig het helpvenster), dan klikt u op de knop Verwerken om de uitlevering te starten. Deze verwerking houdt in: De voorraad van het geleverde artikel wordt verlaagd met het geleverde aantal; De status van de geleverde serienummers wordt op Geleverd gezet (alleen bij de optie Serienummers); Bij artikelen met een kostprijs wordt een boeking gemaakt om de voorraadmutatie financieel te verwerken (de boekwaarde van de voorraad neemt immers af); De voorraadmutaties en de verkopen per artikel worden bijgewerkt; De aantallen Reeds geleverd en Deze levering in de orderregel worden bijgewerkt; Het Aantal gereserveerd van het geleverde artikel wordt verlaagd met het geleverde aantal; De tariefregels en/of tekstregels worden uit de order verwijderd, als dat zo is ingesteld in programma Vaste gegevens orders/fac tu re ring, tabkaart Levering/Facturering; Orderregels die volledig zijn geleverd en gefactureerd worden verwijderd uit de order. Als de order volledig is geleverd en gefactureerd, wordt ook de order verwijderd. Beschikt u over de optie Uitleverhistorie, dan blijven de gegevens van de leveringen bewaard en kunt u op basis daarvan de pakbon (nogmaals) afdrukken; Vervolgens worden de gevraagde pakbonnen, verzendetiketten en overzichten afgedrukt. Na afloop krijgt u de vraag of de pakbonnen goed zijn afgedrukt. Beantwoordt u die vraag met Nee, dan kunt u deze opdracht opnieuw afdrukken met programma Diversen > Mislukte afdrukopdrachten; De voorraadmutatieboekingen worden opgenomen in een voorlopige boekingsgang, die u na afloop kunt afdrukken, wijzigen of verwerken (definitief maken).

125 5.6.2 Uitleverhistorie (King Logistiek of optie Uitleverhistorie) Verkopen pagina 125 Beschikt u over de optie Uitleverhistorie (standaard in versie Logistiek), dan kunt u de historische leveringen inzien en de pakbon eventueel opnieuw afdrukken. U vindt programma Uitleverhistorie in hoofdmenu Verkopen: In eerste instantie worden alle leveringen weergegeven. U kunt ook een bepaalde levering opzoeken op basis van het debiteurnummer, factuur nummer, uitlevernummer, uitlever datum, enz. U moet dan één of meer van de betreffende velden bovenaan op het venster invullen en dan afsluiten door op de knop Nu zoeken te klikken. Klik op de knop Inzien voor een overzicht van de details van de levering: de bijbehorende orders, orderregels, specificatieregels, adresgegevens, vrije rubrieken en verzendgegevens. Het Track & Trace-nummer kunt u hierin nog wijzigen, de overige gegevens niet. Met de knop Afdrukken kunt u de pakbon nogmaals afdrukken. 5.7 FACTURERING De facturering vindt in King altijd plaats op basis van een order. Er zijn twee manieren om een factuur af te drukken:

126 pagina 126 Verkopen Directe facturering Directe facturering houdt in dat direct na het invoeren van de order de factuur wordt afgedrukt. Deze functie is in King gecombineerd met het verwerken van een contante betaling. Wilt u een order wel direct factureren, maar wordt die factuur niet contant betaald, dan voert u in de rubriek Betaling een nul-bedrag in Batch-facturering Bij batch-facturering wordt eerst een reeks orders ingevoerd en later gefactureerd. Het factureren van een reeks orders verloopt als volgt: Is het afdrukken van een proforma-nota en/of orderbevestiging verplicht vóór facturering, dan moeten deze documenten afgedrukt zijn; Zorg ervoor dat de orders die u wilt factureren, de status Vrijgegeven voor facturering hebben; Start programma Verkopen > Afdrukken facturen; Als u niet alle orders wilt factureren, selecteert u het vakje Selectie. U kunt dan zelf een selectie maken op basis van de debiteuren, de orders en (vanaf King Logistiek) de magazijnen; Vul de boekdatum en de factuurdatum in; Als u heel kleine orders nog niet wilt factureren, kunt u dat aangeven bij Minimale factuurbedrag (alleen bij verzamelfacturen);

127 Verkopen pagina 127 Het invoerveld Afdruk met layout laat u leeg als u de instelling in de Vaste gegevens orders/facturering wilt gebruiken. Vult u hier een layout in, dan wordt die gebruikt voor alle facturen die op papier moeten worden afgedrukt. Deze instelling is dus niet van invloed op facturen die als bestand moeten worden opgeslagen; Ten slotte kunt u nog aangeven in welke volgorde de facturen afgedrukt moeten worden; Selecteer het vakje Printer selecteren als u voor deze afdruk een andere printer wilt selecteren dan de default-printer. De defaultprinter is de printer die gekoppeld is aan de layout van het eerste document dat wordt afgedrukt. Alle facturen worden dan afgedrukt op de hier gekozen printer. Laat u dit vakje leeg, dan worden de facturen afgedrukt op de printer die aan de betreffende factuur-layout gekoppeld is. Per layout kan dat een andere printer zijn; Als alles goed is ingesteld, klikt u op de knop Voorbeeld om de facturen te controleren. U kunt de voorbeeldfacturen op scherm bekijken of vanuit het voorbeeldscherm een afdruk maken. Let op: facturen die u vanuit het voorbeeldscherm afdrukt hebben nog geen factuurnummer en kunnen dus niet naar klanten worden verzonden! Zijn de voorbeeldfacturen in orde, dan sluit u het voorbeeldvenster af met Sluiten. Vervolgens klikt u op de knop Verwerken om de facturering te starten. De orderaantallen en de omzetten worden bijgewerkt. Er wordt een voorlopige boekingsgang aangemaakt met de journaalposten van de facturering. Ten slotte worden de officiële facturen afgedrukt (nu dus mét factuurnummer); Daarna krijgt u de vraag of de facturen goed zijn afgedrukt. Beantwoordt u deze vraag met Nee, dan krijgt u het Afdrukverslag op het scherm, waar u kunt aangeven welke documenten goed zijn afgedrukt en welke niet. De documenten die niet goed zijn afgedrukt, kunt u later opnieuw versturen met programma Diversen > Mislukte afdrukopdrachten. Als u op deze

128 pagina 128 Verkopen vraag met Ja antwoordt, kunnen de facturen niet meer opnieuw worden afgedrukt (behalve als u beschikt over Factuurhistorie); Als de order volledig is gefactureerd en geen artikelregels bevat die nog geleverd moeten worden, wordt de order automatisch verwijderd. Vervolgens wordt het factureeroverzicht afgedrukt. Als u orders had geselecteerd die niet zijn afgedrukt (bijvoorbeeld omdat de order niet was vrijgegeven), dan kunt u ook nog een lijst van niet-gefactureerde orders afdrukken; Na afloop van de facturering krijgt u het overzicht boekingsgang op het scherm. Deze boekingsgang bevat de journaalposten van de facturering. U kunt deze boekingsgang dan inzien, wijzigen of verwerken (definitief maken) Factuurhistorie (King Logistiek of met optie Factuurhistorie) Beschikt u over de optie Factuurhistorie, dan kunt u de historische facturen inzien en de factuur eventueel opnieuw afdrukken. Ook hebt u de mogelijkheid om op basis van de historische order een nieuwe (credit)order aan te maken. U vindt programma Factuurhistorie in hoofdmenu Verkopen. In eerste instantie worden alle facturen weergegeven. U kunt ook een bepaalde factuur opzoeken op basis van o.a. het debiteur nummer, het factuur nummer, het ordernummer en de factuur datum. U moet dan één of meer van de betreffende velden bovenaan op het venster invullen en dan het zoeken starten door op de knop

129 Verkopen pagina 129 Nu zoeken te klikken. Met de knop Afdrukken kunt u de factuur nogmaals afdrukken. Historische order(regel)s overnemen naar nieuwe order Klik op de knop Inzien voor een overzicht van de details van de factuur: de bijbehorende orders, orderregels, specificatieregels, adresgegevens, vrije rubrieken en verzendgegevens. Vanuit dit venster kunt u orderregels overnemen naar een nieuwe order. Dit werkt als volgt: Selecteer het vakje Maken van kopie of creditorder toegestaan; Als u de hele order wilt overnemen, dan selecteert u het vakje in de kolom Overnemen bovenaan op het venster. Wilt u niet de hele order overnemen, dan gaat u naar de tabkaart Orderregels en selecteert u in de kolom Overnemen de orderregels die u wilt overnemen; Vervolgens klikt u op de knop Overnemen onderaan op het venster. U krijgt dan een menu met drie keuzes: Kopie-orderregels o.b.v. huidige prijzen, de geselecteerde orders/regels worden overgenomen naar de nieuwe/huidige order, maar met de huidige artikelprijzen en kortingen, rekening houdend met de huidige prijsafspraken voor deze debiteur;

130 pagina 130 Verkopen Kopie-orderregels o.b.v. historische prijzen, de geselecteerde orders/ regels worden overgenomen naar de nieuwe/huidige order met de prijzen en kortingen zoals die in de historische orderregels staan; Credit-orderregels o.b.v. historische prijzen, de geselecteerde orders/ regels worden overgenomen naar de nieuwe/huidige order. Hierbij worden de prijzen en kortingen gebruikt zoals die in de historische orderregels staan, maar dan met negatieve aantallen. Kies hiervoor als u een creditnota wilt maken; Is een nieuwe order aangemaakt, dan krijgt u de vraag of u die order op het scherm wilt weergeven. Ook als u deze vraag met Ja beantwoordt, blijft de factuurhistorie open staan. 5.8 BACKORDERS (VANAF KING ARTIKELEN) Een besteld artikel dat u niet direct kunt of wilt leveren, zet u in backorder (zie bladzijde 118). In hoofdmenu Verkopen vindt u menupunt Backorders. Via deze menupunten kunt u een overzicht inzien en afdrukken van de artikelen die in backorder staan, eventueel uitgesplitst naar artikel en debiteur. Vanuit Info backorders per artikel/debiteur kunt u via de knop Ga naar... direct de bijbehorende orderregel opvragen en muteren. Via de knop Vrijgeven... of met de sneltoetsen kunt u een of meer backorders vrijgeven. U hebt dan de volgende mogelijkheden: Geselecteerde regel (F6), alleen de geselecteerde backorderregel wordt vrijgegeven; Vanaf geselecteerde regel (F7), de geselecteerde t/m de onderste backorderregel wordt vrijgegeven; Alle regels (F8), alle backorderregels van dit artikel worden vrijgegeven. U krijgt een melding als de beschikbare voorraad ontoereikend is om de betreffende backorder vrij te geven. Kies dan voor: Niet vrijgeven om deze backorder niet vrij te geven en door te gaan naar de volgende backorder; Maximaal om de backorder(s) vrij te geven zolang de voorraad voldoende is. Dat kan betekenen dat een backorder slechts gedeeltelijk kan worden vrijgegeven en het restant in backorder blijft staan; Alles om de backorder(s) toch vrij te geven ongeacht de beschikbare voorraad; Afbreken om deze backorder niet vrij te geven en het vrijgeven te stoppen.

131 Verkopen pagina 131 Op het moment dat een backorder-artikel bij u binnenkomt, wilt u de betreffende order(regel)s natuurlijk zo snel mogelijk leveren. Daarom geeft programma Magazijnontvangsten u een melding als er een artikel wordt geregistreerd dat in back-order staat. Om deze controle op een meer gestructureerde manier uit te voeren, kunt u een overzicht afdrukken van de leverbare backorders (vanaf King Logistiek). U vindt deze afdrukken in hoofdmenu Verkopen in submenu Backorders. Op dit overzicht staan de backorders die geheel of gedeeltelijk geleverd zouden kunnen worden. U kunt het overzicht afdrukken per order of per artikel; in beide gevallen wordt een uitsplitsing gemaakt naar magazijn. Het overzicht per order vermeldt van elke backorderregel in hoeverre de backorder uitleverbaar is en of de order nu volledig kan worden uitgeleverd; Het overzicht per artikel toont alle openstaande backorders van een artikel, die volledig of gedeeltelijk kunnen worden uitgeleverd.

132 pagina 132 Verkopen Op beide varianten worden ook de magazijnvoorraad, het aantal in back order en het gereserveerde aantal van het backorderartikel afgedrukt. Is de voorraad niet toereikend voor alle backorders, dan kunt u dus snel bepalen welke backorder de hoogste prioriteit heeft en welke backorder nog even moet wachten. 5.9 CONTRIBUTIE-ORDERS Het aanmaken en factureren van standaardorders, zoals voor contributies of abonnementen, kan in King heel gemakkelijk worden gerealiseerd, en wel met Contributiecodes. U dient dan de volgende werkwijze te volgen: Controleer de vaste gegevens van de contributie-orders, en wijzig die indien nodig, met programma Vaste gegevens contributie-orders. U vindt dit programma in hoofdmenu Verkopen, onder Contributie-orders; Vervolgens stelt u per orderbedrag een aparte contributiecode in met alle benodigde orderregels, met programma Invoeren contributie codes. Ook dit programma vindt u in hoofdmenu Verkopen, onder Contributie-orders; Bij elke debiteur en/of contactpersoon die u wilt gaan factureren voor een contributie of abonnement, vult u de betreffende contributiecode (en eventueel selectiecodes) in. Voor de debiteuren kan dat met programma Debiteuren, tabkaart Ordergegevens, en voor contact personen met programma Contactpersonen (zie bladzijde ); Nu kunt u de contributie-orders daadwerkelijk gaan aanmaken. Dat doet u met programma Aanmaken contributie-orders (in hoofdmenu Verkopen, onder Contributie-orders); De aangemaakte orders kunt u naar keuze direct na het aanmaken factureren, of later. Factureert u de orders later, dan kan dat op de gebruikelijke wijze met programma Afdrukken facturen (zie bladzijde ).

133 Voorraadbeheer pagina 133 Hoofdstuk 6 VOORRAADBEHEER 6.1 BELANGRIJKE BEGRIPPEN Op de voorraadoverzichten worden de volgende begrippen gebruikt: Magazijnvoorraad of fysieke voorraad; het totale aantal eenheden van het artikel dat daadwerkelijk in het magazijn aanwezig is. Gereserveerd; het aantal eenheden van het artikel dat gereserveerd is in de verkooporders voor Deze levering of voor backorder. Met de optie Uren/Projecten kunnen artikelen ook gereserveerd worden voor een project, en met de optie Samengestelde artikelen/productie voor de productie; Beschikbaar voor levering; de magazijnvoorraad minus het aantal dat is gereserveerd voor projecten (voorbereid of onderhanden), productieorders en in verkooporders voor Deze levering. Het aantal in verkooporders dat is gereserveerd voor backorder blijft hier dus buiten beschouwing, aangezien deze goederen toch pas later worden geleverd; Vrije voorraad, het aantal eenheden van het artikel dat nog vrij beschikbaar is voor verkoop. Dit aantal wordt berekend als: magazijnvoorraad minus gereserveerd; In ontvangst; het aantal in niet-verwerkte magazijnontvangsten. Bij het invoeren van de magazijnontvangst wordt dit aantal verhoogd en wordt het aantal In bestelling verlaagd. Bij het verwerken van de magazijn ontvangst wordt het aantal In ontvangst verlaagd en wordt de magazijn voorraad verhoogd; In productie; het aantal Nog op te boeken eindproducten dat voorkomt in productieorders met de status Ingepland of Onderhanden. Alleen met de opties Samengestelde artikelen en Productie 1 of 2. In bestelling; het aantal in bestelling wordt per artikel bijgehouden. Dit aantal wordt verhoogd bij het verwerken van een bestelling (het afdrukken van de bestelbrief), en verlaagd bij het invoeren van een magazijnontvangst op basis van de bestelling; Economische voorraad, de voorraad waarover economisch risico wordt gelopen. Dit aantal wordt berekend als de Vrije voorraad plus In ontvangst plus In productie plus In bestelling. In de Vaste gegevens artikelen geeft u aan welke bestellingen moeten meetellen in de economische voorraad: bestellingen met de status Concept, bestellingen met de status Goedgekeurd en/of bestellingen met de status Verwerkt.

134 pagina 134 Voorraadbeheer Reserve, de economische voorraad minus de minimumvoorraad van dat artikel. 6.2 WAT U VOORAF MOET VASTLEGGEN Paragrafen Voor het voorraadbeheer moet u nog een aantal speciale paragrafen vastleggen. Behalve de paragrafen die voor de facturering nodig zijn (zie bladzijde 95), zijn dat de paragrafen voor de voorraadherwaardering, de prijsverschillen en de voorraadverschillen. De procedure is als volgt: Kies in hoofdmenu Stamgegevens voor programma Paragrafen. U komt dan in het mutatievenster Paragrafen; Klik op de regel Herwaardering en dan op de knop Wijzigen; Klik op de info-knop in het invoerveld. U komt dan in het zoekvenster; Klik op de knop Toevoegen om de paragraaf voor de voorraadherwaardering toe te voegen (als die nog niet bestaat, anders kunt u die selecteren); Vul een nummer in (bijv. nummer 32) en daarachter een omschrijving, en klik op de knop Sluiten. U komt weer terug in het zoekvenster; Klik op de knop Selecteren; u komt dan weer terug in programma Paragrafen; Maak op deze manier ook een paragraaf aan voor de prijsverschillen bij de inkoop (bijv. 83) en voor de voorraadverschillen (bijv. 33); Daarna klikt u op de knop Sluiten om het programma te verlaten.

135 6.2.2 Vaste gegevens artikelen Voorraadbeheer pagina 135 De boekwaarde van uw handelsvoorraad wordt in King berekend op basis van de kostprijs van het artikel. Dus als u de kostprijs van een artikel wijzigt, moeten er boekingen worden gemaakt om de boekwaarde van de voorraad aan te passen. In de Vaste gegevens artikelen geeft u aan in welk dagboek deze prijswijzigingen geboekt moeten worden: Kies in hoofdmenu Artikelen voor Vaste gegevens artikelen; Klik op de tab Algemene gegevens, en ga naar het invoerveld Dagboek t.b.v. prijswijzigingen; Druk op F4 om het zoekvenster met de dagboeken te openen. U kunt voor de prijswijzigingen een apart dagboek aanmaken, maar het is ook mogelijk om hiervoor een Memoriaal-dagboek te gebruiken. Klik op Toevoegen als u een nieuw dagboek wilt aanmaken. Het dagboek voor de prijswijzigingen moet van de soort Algemeen zijn; Nadat u met Selecteren een dagboek geselecteerd hebt, geeft u bij Meetellen in economische voorraad aan welke bestellingen meegeteld moeten worden bij de bepaling van de economische voorraad; Ten slotte klikt u op Sluiten om het programma af te sluiten Vaste gegevens magazijnontvangsten Binnenkomende goederen worden geregistreerd, zodat de voorraad kan worden bijgewerkt (vanaf versie Logistiek). Maar voordat u een magazijnontvangst kunt registreren, dient u de vaste gegevens in te voeren: Bedenk eerst op welke manier u de magazijnontvangsten wilt gaan invoeren: tegen de werkelijke inkoopprijs of tegen de vaste verreken prijs (VVP), en of u de inkoopfactuur tegelijk met de magazijn ontvangst wilt boeken; zie bladzijde voor meer informatie; Ga via Voorraad > Magazijnontvangsten naar Vaste gegevens magazijnontvangsten;

136 pagina 136 Voorraadbeheer Klik op de tab Algemeen en voer de gegevens in met gebruikmaking van het helpvenster. Als dagboek kunt u het Inkoopboek gebruiken, maar het is ook mogelijk om voor de magazijnontvangsten een apart dagboek aan te maken (van de soort Inkoop/crediteuren); Op de tabkaarten Ontvangsten en Ontvangstregels stelt u de defaults in, die gebruikt worden bij het invoeren van de magazijnontvangsten; Beschikt u over versie Logistiek, dan kan er een koppeling worden gelegd tussen bestelling en magazijn ontvangst. Op de tabkaart Ontvangstregels stelt u in hoe die koppeling met de bestelling moet verlopen: U hebt hier de keuze uit Automatisch en Niet automatisch. Kiest u voor Automatisch, dan zoekt King na de invoer van het artikel de bijbehorende bestelling er zoveel mogelijk zelf bij. Verloopt de koppeling Niet automatisch, dan dient u bij elke ontvangstregel zelf de bijbehorende bestelling te selecteren. De koppeling tussen magazijn ontvangst en bestelling is belangrijk voor een goede voorraad administratie! Klik op Sluiten om het programma te verlaten.

137 6.2.4 Vaste gegevens bestellingen Voorraadbeheer pagina 137 Programma Vaste gegevens bestellingen vindt u in hoofdmenu Voorraad onder Bestellingen. Met dit programma kunt u het invoeren van de bestellingen (vanaf versie Logistiek) aan uw wensen aanpassen. U kunt hier bijvoorbeeld van de meeste invoervelden de default-waarde zelf instellen: Daarnaast dient u in de tabkaart Layouts per taalcode aan te geven welke bestelbrief-layout moet worden gebruikt. De bestelbrief-layouts zijn vrij instelbaar; een aantal standaard-layouts wordt meegeleverd. 6.3 INVOEREN BEGINVOORRAAD In King wordt de beginvoorraad ingevoerd met programma Voorraad correcties. De procedure is als volgt: Start programma Voorraad > Voorraadcorrecties > Voorraad mutatie soorten en klik op de knop Toevoegen;

138 pagina 138 Voorraadbeheer Vul een code en een omschrijving in en kies bij Mutatiesoort voor Beginvoorraad; Bij Dagboek vult u een dagboek in van de soort Beginbalans (bijvoorbeeld het beginbalans-dagboek); Voert u de artikelen één voor één in, dan kunt u het default-artikelnummer instellen op Volgende artikel. Bij In te voeren aantal kiest u voor Nieuwe voorraad-aantal. Informatie over de overige invoervelden vindt u in het helpvenster. Als alle defaults juist zijn ingesteld, klikt u op de knop Sluiten. Sluit ook het zoekvenster af met Sluiten; Start programma Voorraad > Voorraadcorrecties > Invoeren/wijzigen voorraadcorrecties en klik op de knop Toevoegen; selecteer in het venster met de Voorraadmutatiesoorten de mutatie soort die u zojuist hebt aangemaakt en klik op Selecteren;

139 Voorraadbeheer pagina 139 Klik op de knop Toevoegen (rechts op het venster) om een artikelregel toe te voegen. Selecteer het artikel en vul per magazijn het juiste voorraadaantal in en sluit af met Opslaan; Als alle artikelen zijn verwerkt, kunt u óf direct de ingevoerde beginvoorraad verwerken in de King-administratie (via Verwerken), óf het programma afsluiten (met Sluiten) en de verwerking later uitvoeren via Voorraad > Voorraadcorrecties > Verwerken voorraadcorrecties. 6.4 BESTELLINGEN Op het gebied van bestellingen biedt King de volgende mogelijkheden: Inkoopeenheid per artikel Bestellingen zijn in King gebaseerd op inkoopeenheden. De inkoopeenheid van een artikel kan overeenkomen met de voorraadeenheid, maar kan er ook van afwijken. U kunt dus de voorraad bijhouden in stuks, maar bestellen in dozen. De inkoopeenheid kunt u per artikel bijhouden via programma Artikelen > Artikelen, knop Wijzigen/Toevoegen, tabkaart Inkoop. Met de optie Meerdere leveranciers kunt u niet alleen meer leveranciers per artikel bijhouden, maar ook meer inkoopeenheden per leverancier per artikel Besteladvieslijst De besteladvieslijst is een overzicht van wat besteld moet worden om de voorraad weer op het vereiste niveau te brengen (de maximumvoorraad). Op basis van de lijst kunt u bestellingen plaatsen bij uw leverancier(s). U kunt deze lijst afdrukken door in hoofdmenu Voorraad naar Bestellingen te gaan, en in het submenu te kiezen voor het gewenste overzicht. U kunt de besteladvieslijst afdrukken met of zonder prijzen Instellingen crediteuren In programma Crediteuren > Crediteuren, knop Wijzigen, tabkaart Documenten, kunt u per crediteur instellen in welk formaat deze de bestel brief moet ontvangen: op papier, als bestand of via

140 pagina 140 Voorraadbeheer Bij aan vult u de ontvanger(s) van de in. Raadpleeg eventueel de help voor meer informatie Invoeren bestellingen Vanaf King Logistiek kunt u in King bestellingen invoeren en op basis daarvan bestelbrieven afdrukken. De procedure is als volgt: Druk een besteladvieslijst af om te bepalen welke artikelen besteld moeten worden en hoeveel; Start programma Voorraad > Bestellingen > Invoeren bestellingen en selecteer de leverancier (crediteur) bij wie u uw bestelling wilt plaatsen. U kunt altijd een andere leverancier kiezen dan de default-leverancier van het artikel; U komt nu in het invoerscherm van de bestelling. Vul de algemene gegevens van de bestelling in (voorzover nodig) en klik vervolgens op de knop Toevoegen rechts op het scherm om een bestelregel in te voeren; Selecteer het artikel dat u wilt bestellen. U kunt een artikel ook selecteren op basis van het Artikelnr. leverancier. Vul het te bestellen aantal inkoopeenheden in en eventueel de prijs en de ontvangstdatum:

141 Voorraadbeheer pagina 141 King controleert hierbij op de maximumvoorraad van het artikel. In de Vaste gegevens bestellingen kunt u aangeven dat ook gecontroleerd moet worden of het ingevoerde aantal overeenkomt met de bestel grootte en de minimumafname van het artikel bij de default-leverancier; Klik op Opslaan of Toevoegen om de volgende bestelregel toe te voegen. Behalve artikelregels kunnen ook tekst- en tariefregels worden gebruikt. Als de bestelling volledig is ingevoerd, kunt u het venster afsluiten met Sluiten. Tip: met de optie Automatische bestellingen kunt u deze eerste vijf stappen door King laten uitvoeren! Deze optie is onderdeel van de optie Meerdere leverancies per artikel maar is ook afzonderlijk verkrijgbaar. Bij het automatisch aanmaken van bestellingen wordt eerst een besteladvies aangemaakt en op basis daarvan de bestelling. Als de bestelling in orde is, kan de status ervan op Goedgekeurd worden gezet. U kunt een bestelling inzien en muteren met programma Voorraad > Bestellingen > Alle openstaande bestellingen, knop Wijzigen. De status van de bestelling kunt u wijzigen in het venster met de openstaande bestellingen, en in het invoerprogramma op de tabkaart Status. Het goedkeuren van de bestelling kunt u overslaan door in programma Vaste gegevens bestellingen, tabkaart Defaults bestelling, de default-status van de bestelling op Goedgekeurd te zetten; Als de bestelling de status Goedgekeurd heeft, kunt u op basis van de bestelling de bestelbrief afdrukken. Dat doet u met programma Voorraad > Bestellingen > Alle openstaande bestellingen, knop Verwerken;

142 pagina 142 Voorraadbeheer Venster Afdrukken bestelbrieven wordt dan geopend; Als alle rubrieken goed zijn ingesteld, klikt u op de knop Verwerken. De bestelbrieven worden dan afgedrukt. Na afloop krijgt u de vraag of alle bestelbrieven juist zijn afgedrukt. Beantwoordt u deze vraag met Ja, dan wordt het Aantal besteld van de bestelde artikelen verhoogd en wordt (indien dat zo is ingesteld) het besteloverzicht afgedrukt. Antwoordt u met Nee, dan wordt het Afdrukverslag geopend en kunt u aangeven welke bestelbrieven niet goed zijn afgedrukt; De bestelbrief stuurt u naar uw leverancier. Als de bestelde goederen binnenkomen, gebruikt u de oorspronkelijke bestelling weer om te controleren of alle bestelde goederen inderdaad geleverd zijn. Is de bestelling volledig ontvangen, dan kan die worden verwijderd. Meer hierover in de volgende paragraaf. Wilt u een verwerkte bestelling aanpassen en opnieuw verwerken, dan moet u die bestelling eerst van Verwerkt afhalen. Dat doet u door naar programma Alle openstaande bestellingen te gaan, op de betreffende bestelling te klikken en in het statusoverzicht het vakje Verwerkt leeg te maken. De verwerking van de bestelling wordt dan teruggedraaid en u kunt de bestelling aanpassen en nogmaals verwerken. 6.5 MAGAZIJNONTVANGSTEN Er zijn drie manieren om een magazijnontvangst in uw King-administratie te verwerken: Magazijnontvangst en factuur tegelijk boeken Om de inkoopfactuur tegelijk met de magazijnontvangst te boeken, moet u in programma Voorraad > Magazijnontvangsten > Vaste gegevens magazijnontvangsten, op de tabkaart Algemeen, bij Ontvangst invoeren tegen kiezen voor Werkelijke inkoopprijs. Op de tabkaart Ontvangsten selecteert u het selectievakje Factuurboeking maken toegestaan. Om de magazijnontvangsten in te voeren: Gaat u in hoofdmenu Voorraad naar Magazijnontvangsten en dan naar Invoeren magazijnontvangsten. Het zoekvenster met de crediteuren wordt geopend; Selecteer de leverancier van de binnengekomen goederen. Met Toevoegen kunt u ook een crediteur aanmaken. Na het selecteren van een crediteur komt u in het invoerscherm van de magazijnontvangsten;

143 Voorraadbeheer pagina 143 Voor zover nodig vult u de algemene gegevens van de magazijn ontvangst in (omschrijving, ontvangstnummer). Achter Te boeken vult u het factuurbedrag in; Klik op de tab Factuurgegevens, selecteer het vakje Factuurboeking maken (als dat nog niet is gebeurd) en vul de overige rubrieken in; Klik op de tab Ontvangstregel en dan op de knop Info bestelling die rechts op deze tabkaart staat. U kunt dan de bijbehorende bestelling selecteren met de knop Selecteren; Venster Selecteer binnengekomen goederen op basis van de bestelling wordt geopend. In dit venster ziet u de bestelregels van de geselecteerde bestelling. U kunt u bij elke regel aangeven hoeveel eenheden er zijn binnengekomen. U doet dat in de kolom Aantal nu ontvangen in inkoopeenheden. Is er minder ontvangen dan besteld, dan kunt u in de kolom Restant laten vervallen aangeven of het restant later ontvangen wordt. U hebt bijvoorbeeld 1000 stuks besteld en er komen er 999 binnen. Denkt u dan: laat die éne maar zitten, dan selecteert u dit vakje, anders blijft deze bestelregel open staan met een Nog te ontvangen aantal van 1. Hebt u alle bestelregels afgelopen, dan kunt u met de knop Overnemen deze bestelling overnemen naar de magazijnontvangst. Zodra een ontvangstregel aan een bestelregel is gekoppeld, wordt het aantal In bestelling verlaagd met het ontvangen aantal, en wordt het aantal In ontvangst verhoogd. Als u de magazijnontvangst verwerkt, wordt het aantal In ontvangst weer verlaagd en wordt de magazijn voorraad bijgewerkt. Controleer de magazijnontvangst. Bij Prijs vult u de prijs per eenheid in, exclusief BTW, zoals die op de factuur voorkomt; Na afloop klikt u op de knop Sluiten; U krijgt dan de vraag of u de magazijnontvangst wilt verwerken. Verwerken houdt in, dat het Aantal in ontvangst wordt verlaagd en de voorraad wordt verhoogd. Een magazijnontvangst kan ook achteraf worden verwerkt, door in hoofdmenu Voorraad naar Magazijn ontvangsten te gaan

144 pagina 144 Voorraadbeheer en dan naar Niet-verwerkte magazijn ontvangsten, daarin de betreffende ontvangst aan te wijzen en op de knop Verwerken te klikken; Venster Verwerken magazijnontvangst wordt dan geopend:

145 Voorraadbeheer pagina 145 Nadat u de boekdatum en het stuknummer hebt ingevuld, klikt u op de knop Verwerken; Na het verwerken van de magazijnontvangst krijgt u het venster Overzicht boekingsgang op het scherm. U kunt de aangemaakte boekingsgang vervolgens inzien, afdrukken, wijzigen of verwerken. U hoeft geen factuurboeking te maken en ook de prijsverschillen niet te boeken: dat gebeurt automatisch Zonder factuurboeking, invoer tegen werkelijke inkoopprijs Als u de binnengekomen goederen wel tegen de werkelijke inkoopprijs wilt invoeren, maar de factuur niet tegelijk met de magazijnontvangst kunt of wilt boeken, dan moet u in programma Voorraad > Magazijnontvangsten > Vaste gegevens magazijnontvangsten, op de tabkaart Algemeen, bij Ontvangst invoeren tegen kiezen voor Werkelijke inkoopprijs en op de tabkaart Ontvangsten het selectievakje Factuurboeking maken toegestaan leeg maken. Het invoeren van de magazijnontvangsten verloopt verder op dezelfde manier als bij 1 Magazijnontvangst en factuur tegelijk boeken, alleen moet u achteraf zelf de factuur boeken met programma Invoeren journaal posten. Eventuele prijsverschillen hoeft u niet te boeken, dat heeft het programma al gedaan. King heeft de volgende boeking gemaakt: Debet Voorraad groep xx (tegen VVP, excl. BTW) Debet (indien inkoopprijs hoger dan Prijsverschillen groep xx de VVP) of Credit (indien lager dan VVP) Credit Tussenrekening inkopen (tegen de werkelijke inkoopprijs, excl. BTW) U moet dan zelf nog de volgende factuurboeking maken met programma Invoeren journaal posten:

146 pagina 146 Voorraadbeheer Debet Credit Debet (via hulprekening bij crediteur) Tussenrekening inkopen (tegen de werkelijke inkoopprijs, excl. BTW) Crediteur xx (incl. BTW; per BTW-code een aparte crediteurboeking) Te verrekenen BTW (ook per BTW-code) Zonder factuurboeking, invoer tegen vaste verrekenprijs Als u de binnengekomen goederen niet tegen de werkelijke inkoopprijs kunt of wilt invoeren, dan kan de factuur niet tegelijk met de King magazijn ontvangst worden geboekt. U moet dan in programma Voorraad > Magazijnontvangsten > Vaste gegevens magazijn ontvangsten op de tabkaart Algemeen bij Ontvangst invoeren tegen kiezen voor Vaste verrekenprijs. De Vaste verrekenprijs is de kostprijs die in King bij het artikel is ingevuld. Het invoeren van de magazijnontvangsten verloopt verder op dezelfde manier als bij 1 Magazijnontvangst en factuur tegelijk boeken, alleen moet u achteraf zelf de eventuele prijsverschillen en de factuur boeken met programma Invoeren journaal posten. Tip: om de artikelen snel in te scannen, kunt u met Shift+F3 venster Scannen artikel opvragen. U kunt de artikelen één voor één invoeren; King houdt het aantal bij. De bijbehorende bestelling wordt er automatisch bijgezocht. King heeft de volgende boeking gemaakt: Debet Voorraad groep xx (tegen VVP, excl. BTW) Credit Tussenrekening inkopen (tegen VVP, excl. BTW) U moet dan zelf nog de volgende factuurboeking maken, inclusief de prijsverschillen, met programma Invoeren journaal posten: Debet Tussenrekening inkopen (tegen VVP, excl. BTW) Debet (indien inkoopprijs hoger dan de Prijsverschillen groep xx (excl. BTW) VVP) of Credit (indien lager dan VVP) Credit Crediteur xx (incl. BTW; per BTW-code een aparte crediteurboeking) Debet (via hulprek. bij crediteur) Te verrekenen BTW (ook per BTW-code) De boekingen op de voorraad- en prijsverschillenrekening en op de BTW-rekeningen zijn altijd in de basisvaluta. De boekingen op de Tussenrekening inkopen en op de crediteurrekening zijn in de valuta van de magazijn ontvangst.

147 Voorraadbeheer pagina VOORRAADOVERZICHTEN Voorraad-informatie per artikel kunt u opvragen op scherm door in programma Artikelen > Artikelen een artikel te selecteren en dan naar tabkaart Voorraad te gaan. Daarnaast is er een aantal speciale programma s beschikbaar, die u informatie geven over de voorraad of een aspect daarvan: Voorraadoverzicht / Magazijnvoorraad Op het voorraadoverzicht wordt per artikel de vrije voorraad afgedrukt. Op de afdruk Magazijnvoorraad wordt de magazijnvoorraad afgedrukt met de boekwaarde. Beide afdrukken kunt u vinden in hoofdmenu Voorraad onder menupunt Afdrukken voorraadoverzichten. De afdruk van de magazijn voorraad ziet er bijvoorbeeld zo uit: Voorraadtellijst Op de voorraadtellijst staan per magazijn de artikelen en de bijbehorende locatie(s). Met behulp van deze lijst kunt u een inventarisatie maken van de werkelijk aanwezige voorraad. De tellijst staat in hoofdmenu Voorraad onder menupunt Afdrukken voorraadoverzichten. Historische voorraad Met de programma s Afdrukken historisch voorraadoverzicht kunt u een voorraadoverzicht (aantallen en boekwaarde) afdrukken per 31 december of een andere datum in het verleden. Met dit document kunt u de aansluiting controleren tussen de voorraadadministratie en de financiële administratie. Ook

148 pagina 148 Voorraadbeheer deze rapporten vindt u in hoofdmenu Voorraad onder menupunt Afdrukken voorraadoverzichten Reserveringen Zodra een order wordt goedgekeurd, worden de goederen van die order automatisch gereserveerd. Reserveren is ook mogelijk bij een niet-goedgekeurde order, zie bladzijde 97 en 118. Met de optie Uren/Projecten kunnen artikelen ook gereserveerd worden voor een project, en met de optie Samengestelde artikelen/productie voor productie. In hoofdmenu Voorraad vindt u menupunt Reserveringen. Via deze menupunten kunt u een overzicht verkrijgen (en afdrukken) van de gereserveerde artikelen. Vanuit Info reserveringen per artikel/debiteur kunt u via de knop Ga naar... direct de bijbehorende order opvragen:

149 6.6.3 Voorraadmutaties Voorraadbeheer pagina 149 De voorraadmutaties (ontvangsten, leveringen en voorraadcorrecties) kunt u opvragen en afdrukken door in hoofdmenu Voorraad naar Voorraad mutaties te gaan. Elke voorraadmutatie heeft een Kenmerk: dat is het volgnummer van de magazijn ontvangst, levering, voorraadcorrectie, projectmutatie, enz. Bij mutatieregels die een wijziging van de voorraadwaarde tot gevolg hebben, worden ook het dagboek en stuknummer vermeld, zodat de bijbehorende financiële mutatie snel is terug te vinden Verkopen per artikel De verkochte (gefactureerde) aantallen per artikel, eventueel uitgesplitst naar periode, kunnen worden opgevraagd/afgedrukt via menupunt Verkopen per artikel (in hoofdmenu Verkopen) Omzetstatistieken Vanaf versie Logistiek of met de optie Omzetstatistieken wordt de omzet in King bijgehouden. Dat gebeurt op het moment van facturering, want dan zijn

150 pagina 150 Voorraadbeheer de juiste omzetbedragen bekend. Via menu Verkopen > Omzetten kunt u de omzetten inzien en afdrukken per debiteur, artikel, tarief, opbrengstgroep en/ of vertegenwoordiger. Maar met programma Verkopen > Omzetten > Info omzetgegevens kunt u zelf een indeling maken en afdrukken. U kunt daarmee ook de omzet inzien/afdrukken per leverancier, maand, plaats, postcodegebied, enz. Als u dit programma opent, moet u eerst een Indeling kiezen. Via het zoekvenster (op te vragen met F4) kunt u een indeling toevoegen: U komt dan in het venster Indeling omzetgegevens, waar u zelf een indeling kunt maken. Raadpleeg de help voor meer informatie. U geeft de indeling een volgnummer en een omschrijving. Op de tabkaart Rubrieken geeft u aan welke gegevens u wilt zien, bijvoorbeeld de omzet per debiteur per opbrengstgroep per artikel, of de omzet per leverancier per artikel per maand per land per postcodegebied, enz. Op de tabkaart Kolommen kunt u kolommen wijzigen, verplaatsen, verwijderen, breder of smaller maken, enz. Is de indeling voltooid, dan klikt u op Sluiten, Selecteren en Vernieuwen om de omzetgegevens in de door u gemaakte indeling op het scherm weer te geven: Via de knop Weergeven... onderaan op het venster kunt u instellen hoe diep (t/m welk niveau) de boomstructuur moet worden uitgeklapt. U kunt een afzon-

151 Voorraadbeheer pagina 151 derlijke tak inklappen of uitklappen door te klikken op de vakjes en. Links op het venster kunt u eventueel een selectie maken; raadpleeg de help voor de mogelijkheden. Via het Afdrukken-menu kunnen deze omzetgegevens ook worden afgedrukt. De omzetten worden dan afgedrukt zoals ze op scherm zijn weergegeven, dus met dezelfde specificatie. U kunt ook één of meer regels selecteren en die via drag and drop of Ctrl+C en Ctrl+V kopiëren naar bijvoorbeeld MS Word of MS Excel. De kolomtitels worden automatisch meegenomen. 6.7 VOORRAADCORRECTIES Voorraadcorrecties zijn bijvoorbeeld schade, intern gebruik, diefstal, verplaatsing naar een ander magazijn. In dit voorbeeld nemen we een voorraad-inventarisatie als uitgangspunt. U drukt via Voorraad > Afdrukken voor raad overzichten de voorraadtellijst af (zie bladzijde 147) en controleert aan de hand hiervan de werkelijke magazijn voorraad. De voor raad verschillen verwerkt u als volgt in uw administratie. Start programma Voorraad > Voorraadcorrecties > Voorraad mutatie soorten en klik op de knop Toevoegen; Vul een code en een omschrijving in en kies bij Mutatiesoort voor Inventarisatie; Bij Dagboek vult u een dagboek in (bijv. het Memoriaal): Voert u de artikelen één voor één in, dan kunt u het default-artikelnummer het beste instellen op Volgende artikel. Bij In te voeren aantal kiest u voor Nieuwe voorraad-aantal:

152 pagina 152 Voorraadbeheer Informatie over de overige invoer velden vindt u in het helpvenster. Als alle defaults juist zijn ingesteld, sluit u beide vensters af met Sluiten; Start programma Voorraad > Voorraadcorrecties > Invoeren/wijzigen voorraadcorrecties en klik op de knop Toevoegen; Selecteer in het venster met de Voorraadmutatiesoorten de mutatie soort die u zojuist hebt aangemaakt en klik op Selecteren; Klik op de knop Toevoegen (rechts op het venster) om een artikelregel toe te voegen. Selecteer het artikel, vul per magazijn het juiste voorraadaantal in en sluit af met Opslaan:

153 Voorraadbeheer pagina 153 Nadat alle artikelen zijn verwerkt, kunt u het programma afsluiten met Verwerken. Het venster Niet-verwerkte voorraadcorrecties wordt dan geopend. Klik op de knop Verwerken om de ingevoerde voorraad te verwerken in de King-administratie; wilt u ze eerst nakijken en daarna pas verwerken, dan sluit u af met Sluiten. 6.8 PRIJSWIJZIGINGEN Met dit programma kunt u de kostprijs (Vaste verrekenprijs of VVP) en/of de verkoopprijs van de artikelen wijzigen. U kunt de nieuwe prijzen zelf invoeren of door het programma laten berekenen. Vervolgens kunt u de prijswijzigingen doorvoeren in de King-administratie. Dat kan direct na het wijzigen van de prijzen maar ook achteraf. De boekingen voor de herwaardering van de voorraad worden door King aangemaakt. Het wijzigen van de prijzen verloopt in twee stappen: Stap 1. Invoeren van de nieuwe artikelprijzen U kunt de kostprijzen wijzigen, de verkoopprijzen, of beide. Het wijzigen van de artikelprijzen verloopt als volgt:

154 pagina 154 Voorraadbeheer Start programma Artikelen > Wijzigen prijzen > Wijzigen kostprijzen en verkoopprijzen; Meestal zult u alleen van een beperkt aantal artikelen de prijs willen wijzigen. Het is dan handig om bovenaan op het venster alvast een selectie te maken (indien mogelijk), zodat u de artikelen waarvan u de prijs wilt wijzigen, bij elkaar op het scherm krijgt; Wilt u de prijzen met een bepaald percentage verhogen of verlagen, dan kunt de nieuwe prijzen door King laten uitrekenen. Klik op de knop Berekenen... en kies voor Nieuwe kostprijzen of voor Nieuwe verkoop prijzen. Vul de nodige gegevens in en klik op Berekenen. Hebt u in de Vaste gegevens artikelen gekozen voor automatische prijs berekening, dan werkt dat ook in dit programma. Na afloop krijgt u de melding Prijswijzigingen zijn berekend!. U kunt nu een volgende berekening uitvoeren of het venster sluiten met Sluiten. U keert dan terug naar het vorige venster, waar u de berekende prijzen nog kunt aanpassen; De nieuwe prijzen kunt u natuurlijk ook handmatig invoeren. U wijst een artikel aan en onderaan op het venster vult u een nieuwe kostprijs en/of verkoopprijs in Stap 2. Doorvoeren van de gewijzigde prijzen Na het invoeren of berekenen van de nieuwe prijzen kunt u die via de knop Verwerken direct administratief laten verwerken. Maar die verwerking kunt u ook later doorvoeren; de nieuwe prijzen worden namelijk bewaard. Bij het verlaten van het programma krijgt u in dat geval wel de melding Er zijn nog niet-verwerkte prijswijzigingen!, maar die melding kunt u dan met Akkoord gewoon afsluiten. Werkt u met de Artikelen-versie, dan krijgt u met de Verwerken-knop de vraag of u de prijswijzigingen wilt verwerken. Als dat inderdaad uw bedoeling is, dan antwoordt u met Ja. Bij King Logistiek komt u met de Verwerken-knop in programma Verwerken prijswijzigingen, waar u enkele gegevens moet invullen, die het programma nodig heeft om de gewijzigde boekwaarde van de artikelvoorraad financieel te verwerken. Dit is alleen nodig, als u van één of meer voorraadartikelen de kostprijs (de vaste verrekenprijs) hebt gewijzigd, want de boekwaarde is gebaseerd op de artikelkostprijs. Als

155 Voorraadbeheer pagina 155 alle gegevens juist zijn ingevuld, klikt u op de knop Verwerken om de prijswijzigingen door te voeren: Verwerkte prijswijzigingen kunnen achteraf niet ongedaan worden gemaakt!

156

157 Relatiebeheer pagina 157 Hoofdstuk 7 RELATIEBEHEER 7.1 WAT U VOORAF MOET VASTLEGGEN De NAW-module van King biedt uitgebreide mogelijkheden op het gebied van relatiebeheer. U kunt de gegevens bijhouden van al uw debiteuren, crediteuren en overige relaties, compleet met contactpersonen en gezins leden, enz. In King kunt u per administratie verschillende NAW-bestanden bijhouden: één debiteurenbestand, één crediteurenbestand en (vanaf versie Financieel) duizend bestanden voor overige relaties. Het is mogelijk om direct te beginnen met het invoeren van uw debiteuren en crediteuren, maar het verdient aanbeveling om vooraf enkele instellingen vast te leggen. Dit zal u tijd besparen bij het invoeren van de NAW-gegevens. Het gaat hierbij om taalcodes, aanhefteksten (alleen als u met contact personen werkt), contactpersoonfuncties (alleen als u met contact personen werkt) en de vaste gegevens van de NAW-bestanden Taalcodes In eerste instantie bevat een King-administratie de taalcodes Nederlands, Engels, Duits en Frans. Hebt u meer taalcodes nodig, dan kunt u die aanmaken met programma Stamgegevens > Talen Aanhefteksten Van elke contactpersoon kunt u een Naam in adres/aanhef/brief bijhouden. Deze Naam in adres/aanhef/brief bestaat uit de naam van de contact persoon zelf, voorafgegaan door een aanheftekst: T.a.v. de heer of Geachte mevrouw, enz. Deze aanhefteksten kunt u apart vastleggen, zodat u bij het invoeren van contactpersonen de Naam in adres/aanhef/brief automatisch kunt invullen: Kies in hoofdmenu Stamgegevens voor programma Aanhefteksten; Selecteer een taalcode en vul de juiste aanhefteksten in; Klik op de knop Sluiten om het programma weer te verlaten Contactpersoonfuncties In King kan elke contactpersoon gekoppeld worden aan een bepaalde functie of afdeling: directie, verkoop, administratie, enz. Voordat u contactpersonen invoert, legt u vast welke functies/afdelingen er zijn:

158 pagina 158 Relatiebeheer Kies in hoofdmenu Stamgegevens voor programma Contact persoon functies. Het zoekvenster wordt weergegeven; Klik op de knop Toevoegen. U krijgt dan het mutatievenster te zien; Vul Nummer en Omschrijving in; Geef in de rubrieken Naam in adres/aanhef/brief aan welke tekst moet worden afgedrukt als bij een relatie voor de betreffende functie/afdeling geen contactpersoon is ingevuld (zie het helpvenster voor meer informatie hierover); sluit het mutatievenster af met de knop Sluiten; Klik op de knop Instellingen om default-contactpersoonfuncties in te stellen voor de weergave op scherm en bij het afdrukken; Klik op de knop Toevoegen als u nog een functie/afdeling wilt toevoegen, anders op de knop Sluiten Vaste gegevens NAW-bestanden Elk NAW-bestand heeft bepaalde vaste gegevens, zoals defaults en extra invoerrubrieken. Toevoegen van een NAW-bestand Het debiteuren- en het crediteurenbestand zijn al aanwezig zodra u een administratie aanmaakt, dus die hoeft u niet toe te voegen. Hebt u NAW-bestanden nodig voor uw overige relaties, dan moet u die wél zelf aanmaken en wel als volgt: Kies in hoofdmenu Relaties voor programma Vaste gegevens relaties; Klik op de knop Toevoegen om een relatiebestand toe te voegen. U komt nu in het mutatievenster;

159 Relatiebeheer pagina 159 Geef het toegevoegde bestand een volgnummer tussen 000 en 999 en druk op Tab; Vul de omschrijving van het NAW-bestand in; Klik op de knop Sluiten. Het NAW-bestand bestaat nu en u kunt daarin relaties invoeren. Instellen van de vaste gegevens van een NAW-bestand Als u de vaste gegevens van het NAW-bestand goed instelt, kan dat u veel tijd besparen bij het invoeren van uw relaties. In de volgende instructie worden alleen de belangrijkste punten besproken: Kies in hoofdmenu Debiteuren, Crediteuren of Relaties voor programma Vaste gegevens (in dit voorbeeld is gekozen voor debiteuren); Vul in de tabkaarten de defaults in, die gebruikt moeten worden bij het invoeren van nieuwe debiteuren, crediteuren of relaties; Als u extra invoerrubrieken nodig hebt, klikt u op de tab Vrije rubrieken om voor dit NAW-bestand vrije rubrieken vast te leggen: Let goed op de keuzerondjes rechts op de tabkaart! Die bepalen namelijk welke soort vrije rubrieken u in deze tabkaart te zien krijgt en welke vrije rubrieken er worden gemuteerd. U hebt hier de keuze uit Debiteuren/Crediteuren/Relaties, Contactpers. en Verzendadr./Besteladr. (de mogelijkheden zijn afhankelijk van het geselecteerde NAW-bestand): Om extra rubrieken aan te maken voor de debiteuren (crediteuren of relaties), selecteert u het keuzerondje Debiteuren (of Crediteuren of Relaties) en klikt u op de knop Toevoegen; Om extra rubrieken aan te maken voor de contactpersonen, selecteert u het keuzerondje Contactpers. en klikt u op de knop Toevoegen;

160 pagina 160 Relatiebeheer Om extra rubrieken aan te maken voor de verzendadressen (of besteladressen), selecteert u het keuzerondje Verzendadr. (of Besteladr.) en klikt u op de knop Toevoegen. U komt dan in het mutatievenster van de vrije rubriek. Voor meer informatie daarover kunt u het helpvenster raadplegen; Klik op Toevoegen om nog een vrije rubriek aan te maken, of anders op Sluiten; Klik op de knop Sluiten om de vaste gegevens te verlaten. 7.2 INVOEREN VAN RELATIES Debiteuren, crediteuren en overige relaties voert u als volgt in: Selecteer het betreffende programma. Er zijn drie programma s om relaties in te voeren: Programma Debiteuren > Debiteuren om debiteuren in te voeren; Programma Crediteuren > Crediteuren om crediteuren in te voeren; Programma Relaties > Relaties om overige relaties in te voeren. U wijst een NAW-bestand aan en klikt dan op de knop Selecteren. Houd hierbij rekening met het volgende: Relaties van wie u openstaande posten en betalingen wilt bijhouden, voert u in in het debiteuren- of crediteuren bestand; Een relatie kan gemakkelijk van het ene naar het andere NAW-bestand worden gekopieerd. Stel dat een prospect een klant wordt; dan hoeft u diens gegevens niet nogmaals in te voeren, maar u kunt hem gewoon kopiëren van het bestand met prospects naar het debiteurenbestand (via KOPIËREN NAAR in het MUTEREN-menu). Klik in het zoekvenster op de knop Toevoegen om een relatie toe te voegen. U komt dan in het mutatievenster; Het adres dat u daar in kunt voeren is het vestigingsadres. Klik op de tab Correspond. adres of Verzendadr. om het correspondentieadres of een verzendadres in te voeren; Klik op de knop Toevoegen als u nog een relatie wilt toevoegen of op de knop Sluiten om het programma te verlaten. Tip 1: bij het invoeren van telefoon- en faxnummers, correspondentieadres en verzendadressen kunt u gebruik maken van extra menupunten in het menu onder de rechtermuisknop! Dit menu is ook op te vragen met de toetscombinatie Shift+F10. Tip 2: als u een aantal buitenlandse relaties moet invoeren, is het handig om de default-landcode tijdelijk te wijzigen, zodat de juiste defaults worden ingevuld. Dat kan op de volgende manier:

161 Relatiebeheer pagina 161 kies in hoofdmenu Debiteuren, Crediteuren of Relaties voor Vaste gegevens; klik op de tab Algemene instellingen en wijzig de landcode. Vergeet niet de default-landcode later weer terug te zetten! Tip 3: als u een tweede (of derde, enz.) adres wilt invoeren dat grotendeels hetzelfde is als een adres dat u eerder hebt ingevoerd, dan kunt u dat kopiëren en de kopie aanpassen. U hoeft dan alleen de afwijkende velden aan te passen. Stel dat u een verzendadres moet invoeren dat deels overeenkomt met het vestigingsadres. Klik op de tab Verzendadr.; Klik op de knop Toevoegen; Vul het nummer in van het verzendadres; Klik op Overnemen... en kies voor Vestigingsadres; Nu kunt u in het verzendadres de afwijkende rubrieken aanpassen. 7.3 CONTACTPERSONEN Per relatie kunt u contactpersonen (of gezinsleden) bijhouden. Elke contactpersoon is gekoppeld aan een relatie. Het muteren van contact personen verloopt dan ook via de bijbehorende relatie: Selecteer de betreffende relatie (zie hiervoor de eerste twee stappen van Invoeren van relaties op bladzijde 160); Klik op de tab Contactpers. op de knop Toevoegen (of Wijzigen). U komt dan in het mutatievenster Contactpersoon. Vul het contactpersoonnummer in (of druk op F9), waarna u de complete NAW-gegevens van de contactpersoon kunt vastleggen:

162 pagina 162 Relatiebeheer Klik op de tab Aanhefteksten op de knop Autom. invullen. De velden worden nu automatisch ingevuld. Dit gebeurt op basis van de naam van de contactpersoon en de teksten die in programma Aanhefteksten (zie bladzijde 157) zijn ingevuld; Klik op de tab Functies; Klik op de knop Toevoegen. U komt nu in het zoekvenster met de contactpersoonfuncties. Deze legt u vast met programma Contact persoonfuncties (zie bladzijde ); Wijs in dit zoekvenster de functie of afdeling aan die op deze contactpersoon van toepassing is en klik dan op de knop Selecteren. U komt nu weer in de tabkaart Functies; Zorg ervoor dat er per functie/afdeling één contactpersoon is met een vinkje in de kolom Voorkeur. King weet dan welke contactpersoon van die functie op het scherm moet worden weergegeven (bijvoorbeeld bij Info openstaande posten). 7.4 AFDRUKMOGELIJKHEDEN De gegevens van uw debiteuren, crediteuren en overige relaties kunnen uiteraard ook worden afgedrukt. Ga in hoofdmenu Debiteuren, Crediteuren of Relaties naar Afdrukken debiteuren/crediteuren/relaties. U hebt dan de keuze uit de volgende afdrukmogelijkheden: Stamgegevens, dat zijn de volledige relatiegegevens, met eventueel het correspondentie-adres, de verzendadressen, de contactpersonen, financiële gegevens, enz.; Lijst, hierop staan de belangrijkste relatiegegevens: nummer, zoekcode, naam, vestigingsadres, -adres, telefoon en fax; Etiketten, met de adresgegevens. De layout van de NAW-afdrukprogramma's is vrij instelbaar. Wel zijn verschillende standaard-layouts meegeleverd. U kunt die gebruiken, aanpassen of zelf een nieuwe layout instellen. Een toelichting op het uitgebreide layoutprogramma van King is opgenomen op bladzijde 88 e.v Samenvoegen met Microsoft Word-document Een extra afdrukmogelijkheid is de samenvoegfunctie met een Microsoft Word-document. U kunt die activeren vanuit het zoekvenster/mutatievenster met de debiteuren, crediteuren of relaties, met de toetscombinatie Ctrl+B of met de optie Standaardbrief in het Afdrukken-menu. Het zoekvenster met de standaardbrieven wordt dan geopend.

163 Relatiebeheer pagina 163 Als u nog geen standaardbrieven hebt aangemaakt, dient u eerst de volgende stappen te volgen: U vult in dit zoekvenster eerst de bestandslocatie voor de standaardbrieven in. U kunt hiervoor het beste een aparte directory gebruiken, omdat King alle documenten met de extensie.doc,.dot of.rtf in die directory in het zoekvenster laat zien; Om een standaardbrief aan te maken, klikt u op de knop Toevoegen. Geef de bestandsnaam en het documenttype op en sluit af met Akkoord. Microsoft Word wordt dan gestart en King maakt een Word-document aan met alle mogelijke NAW-velden; Dat document moet u zelf met Word verder bewerken: de King-velden die u niet nodig hebt haalt u eruit, de King-velden die u wel gebruikt zet u op de juiste plaats, u voegt de brieftekst toe, enz. De standaardbrief is nu gereed.