Aanbestedingsdocument Europese aanbesteding: Accountancydiensten. Kenmerk: 2011/WHA Versie 1.0 Datum

Transcriptie

1 Aanbestedingsdocument Europese aanbesteding: Accountancydiensten Kenmerk: 2011/WHA Versie 1.0 Datum Alle rechten voorbehouden. Niets uit dit aanbestedingsdocument mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Waterschap Hunze & Aa s. Copyright 2011 Waterschap Hunze & Aa s

2 Inhoudsopgave Begrippenlijst Inleiding Algemeen Achtergronden van de Opdracht Schets van de Opdrachtgever De aanbesteding Doel Aard en omvang van de Werkzaamheden Looptijd van de opdracht Communicatie met betrekking tot de Aanbesteding Voorbehoud Planning De aanbestedingsvoorschriften Indeling Inschrijving Algemene voorschriften voor de aanbesteding Voorschriften voor het indienen van een Inschrijving Samenwerkingsverbanden Voorschriften voor het stellen van vragen over de aanbesteding Openingsprocedure Beoordelingsprocedure De beoordelingsprocedure Uitsluitingsgronden en procedurele aspecten Selectie eisen Financiële en economische draagkracht Technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid De Gunningsprocedure Gunning De Gunningprocedure Selectieteam Checklist

3 Begrippenlijst In het navolgende document worden onderstaande begrippen gehanteerd. Deze worden in het onderhavige aanbestedingsdocument met een hoofdletter beschreven. Aanbestedende dienst/partij Het. Algemene Inkoopvoorwaarden Algemene Waterschapsvoorwaarden voor het verstrekken van opdrachten tot het verrichten van Diensten 2012 (AWVODI-2012) Bijlagen Aanhangsel behorende bij dit aanbestedingsdocument. Inschrijver Leverancier die een offerte indient. Inschrijving Offerte. Nadere offerte Een door opdrachtnemer ingediende aanbieding op de door opdrachtgever verzonden nadere offerteaanvraag. Nota van inlichtingen Schriftelijke reactie van Waterschap Hunze & Aa s op door gegadigden tijdig gestelde vragen en ingediende tekstvoorstellen, naar aanleiding van dit aanbestedingsdocument. De Nota van inlichtingen maakt onlosmakelijk deel uit van dit aanbestedingsdocument waarbij het gestelde in de Nota van Inlichtingen prevaleert. Offerte Een door de Inschrijver schriftelijk ingediende Inschrijving op basis van de door Waterschap Hunze & Aa s toegezonden aanbestedingsdocument inclusief alle bijlagen. Opdrachtgever Waterschap Hunze & Aa s. Opdrachtnemer De partij aan wie de opdrachtgever de opdracht in het kader van de in dit document beschreven aanbesteding gunt. Programma van Eisen Het Programma van Eisen dat de opdrachtgever heeft opgesteld en dat deel uitmaakt van de offerteaanvraag. Werkzaamheden De diensten die de leverancier in het kader van de overeenkomst verricht. 3

4 1. Inleiding 1.1 Algemeen naam: postadres: Postbus 195 postcode postadres: 9640 AD Veendam bezoekadres: Aguapark 5 postcode bezoekadres: 9641 PJ plaats: Veendam telefoonnummer: website: adres: tender@hunzeenaas.nl 1.2 Achtergronden van de Opdracht Het waterschap is voornemens een Opdracht voor de inhuur van accountancydiensten te verstrekken. Voor het aanbesteden van deze Opdracht heeft het waterschap gekozen voor een europese aanbesteding. 1.3 Schets van de Opdrachtgever Waterschap Hunze & Aa s zorgt voor schoon water en voor voldoende water. Daarnaast wordt gezorgd voor sterke dijken die overstromingsgevaar tegen moeten gaan en waterwegen die goed bevaarbaar zijn. Hierbij wordt er rekening gehouden met de verschillende belangen van natuur, landbouw en recreatie. De missie die Waterschap Hunze & Aa s zich heeft gesteld is als volgt: Waterschap Hunze & Aa s staat voor veiligheid, schoon en voldoende water tegen lage kosten. Voor meer algemene informatie over het Waterschap Hunze & Aa s kunt u op de website kijken: 4

5 2. De aanbesteding Dit hoofdstuk omschrijft de gewenste prestatie van de te contracteren leveranciers en de geraamde omvang van de opdracht. 2.1 Doel Het Algemeen Bestuur van het waterschap Hunze en Aa s wil een keuze maken voor de inhuur van accountantsdiensten. Een daartoe ingestelde selectiecommissie heeft aan het Algemeen Bestuur voorstellen gedaan voor de randvoorwaarden en selectiecriteria. Het Algemeen Bestuur heeft deze vastgesteld in haar vergadering van 15 februari Het Algemeen Bestuur zal uiteindelijk de accountant aanstellen. Deze procedure heeft als doel het sluiten van een contract. 2.2 Aard en omvang van de Werkzaamheden Het pakket werkzaamheden in het kader van dit contract is hieronder beschreven. De accountantsdiensten omvatten de volgende werkzaamheden: - De certificerende functie; - Het uitvoeren van de natuurlijke adviesfunctie; - Het verstrekken van specifieke verklaringen; - Het vertrekken van adviezen. Voor een uitgebreide beschrijving van de werkzaamheden: zie het Programma van Eisen. 2.3 Looptijd van de opdracht De looptijd van het te sluiten contract is 4 (vier) jaar, aanvangende met het boekjaar 2012 (1 januari 2012) en van rechtswege eindigend met het boekjaar 2015 (31 december 2015). De optie tot verlenging van de overeenkomst van twee x 1 jaar wordt hierbij ook opgenomen. Het waterschap heeft de mogelijkheid om gedurende de gehele looptijd van het contract tussentijds op te zeggen met een opzegtermijn van 4 (vier) maanden. 2.4 Communicatie met betrekking tot de Aanbesteding Alle communicatie dient uitsluitend schriftelijk te verlopen via de hierna genoemde Contactpersoon van het Waterschap: Joost de Vries, tender@hunzeenaas.nl. Het is Inschrijvers verboden, op straffe van uitsluiting, contact te zoeken met de projectleider en/of medewerkers van het waterschap om informatie 5

6 in te winnen omtrent deze Aanbesteding anders dan genoemd in deze Offerteaanvraag. 2.5 Voorbehoud Waterschap Hunze & Aa s heeft zonder meer de intentie de gehele aanbestedingsprocedure succesvol af te ronden. Indien zich echter situaties voordoen die er toe leiden dat besloten wordt het aanbestedingsproces geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of volledig, stop te zetten dan hebben de Inschrijvers die meedingen, geen recht op een vergoeding van welke aard dan ook. Waterschap Hunze & Aa s is niet verplicht om te gunnen. 2.6 Planning 1 Activiteit Datum Publiceren aankondiging op 16 februari 2012 Uiterste datum voor het stellen van vragen 8 maart 2012, uur Publiceren Nota van Inlichtingen 15 maart 2012 Sluitingsdatum + tijdstip voor het indienen van een inschrijving 29 maart 2012, 12:00 uur (Presentaties) 11 april 2012 Voorlopige gunning, start bezwaartermijn 12 april 2012 Einde bezwaartermijn 27 april 2012 Ingangsdatum 1 juni 2012 Besluitvorming Algemeen Bestuur + definitieve gunning 30 mei ) Aan de planning kunnen geen rechten ontleend worden. Bij aanzienlijke vertraging in bovenstaande planning zal Het de inschrijvers hier zelf tijdig over berichten. 6

7 3. De aanbestedingsvoorschriften In dit hoofdstuk zijn de aanbestedingsvoorschriften uitgewerkt. Er wordt een onderscheid gemaakt in de algemene voorschriften, de voorschriften voor het indienen van de Inschrijving, de voorschriften die gelden voor samenwerkingsverbanden en ten slotte de voorschriften die gelden voor het stellen van vragen. Opdrachtgever volgt voor deze Europese aanbesteding een openbare procedure zoals genoemd in Bijlage 2a van het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao). De aanbesteding wordt bekend gemaakt via Hier zijn tevens het Aanbestedingsdocument, de Bijlagen en alle verdere relevante stukken te downloaden. De Nota van inlichtingen wordt hier ook gepubliceerd. 3.1 Indeling Inschrijving Alle stukken, informatie, toelichtingen, antwoord op de vragen e.d. dienen in zijn geheel te worden overgelegd op de wijze en volgorde zoals in het Aanbestedingsdocument is aangegeven. Daarbij dient gebruik te worden gemaakt van de formats die als Bijlagen bij dit Aanbestedingsdocument zijn gevoegd. De indeling van de Inschrijving dient er uit te zien conform het overzicht als gehanteerd in Hoofdstuk 6: Checklist. Indien de indeling van de Inschrijving niet voldoet aan de gestelde indeling van de checklist kan deze terzijde worden gelegd. 3.2 Algemene voorschriften voor de aanbesteding 1. U mag de gegevens die het waterschap Hunze & Aa s u in verband met deze aanbesteding ter beschikking stelt alleen gebruiken voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt. 2. Mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken mogen in het kader van deze aanbesteding niet worden gedaan en hebben geen rechtskracht. 3. Inschrijver is gehouden de door het waterschap Hunze & Aa s verstrekte gegevens vertrouwelijk te behandelen op straffe van ongeldigheid van de Inschrijving. Inschrijver zal deze verplichting eveneens opleggen aan de door hem in te schakelen partijen / adviseurs. Het waterschap Hunze en Aa s zal eveneens de door Inschrijver verstrekte informatie vertrouwelijk behandelen. 4. Door het waterschap Hunze & Aa s wordt op geen enkele wijze kosten vergoed welke door Inschrijvers zijn of worden gemaakt gedurende de gehele aanbestedingsprocedure. Dit geldt ook wanneer het waterschap Hunze & Aa s besluit de aanbestedingsprocedure af te breken. Het waterschap Hunze en Aa s behoudt zich het recht voor om met opgaaf van redenen de aanbestedingsprocedure stop te zetten, op te schorten dan wel te beëindigen. 5. Inschrijvingen zullen na afloop niet aan de aanbieder worden geretourneerd. 6. Leveringsvoorwaarden en/of andere algemene voorwaarden van Inschrijver zijn nadrukkelijk niet van toepassing. In plaats daarvan gelden de voorwaarden van Waterschap Hunze en Aa s: Algemene Waterschapsvoorwaarden voor het verstrekken van opdrachten tot het verrichten van Diensten 2012 (AWVODI-2012). Deze is als bijlage bij de Aanbestedingsdocumenten gepubliceerd. 7. Over de beoordeling van de Inschrijvingen zal het waterschap Hunze & Aa s de Inschrijvers achteraf individueel schriftelijk informeren over het aantal Inschrijvingen, de individuele plaats in de rangorde. 8. Met de gunning komt er nog geen overeenkomst tot stand. De overeenkomst komt tot stand ten tijde van de ondertekening van de Overeenkomst. Een conceptovereenkomst is als bijlage bij de aanbestedingsdocumenten bij gevoegd. 9. Een geschil tussen de bij de aanbesteding betrokkenen daar onder begrepen een 7

8 geschil dat slechts door een van de betrokkenen als zodanig wordt beschouwd - dat ontstaat naar aanleiding van deze aanbesteding, wordt beslecht door de bevoegde rechter in het arrondissement Groningen. 10. Het waterschap Hunze en Aa s heeft grote zorgvuldigheid betracht bij het samenstellen van de Aanbestedingsdocumenten. Mocht u desondanks onregelmatigheden constateren in de toegezonden stukken, dan dient u deze tijdig te weten vóór de sluitingsdatum voor het stellen van vragen schriftelijk aan te geven. Als naderhand blijkt dat deze Aanbestedingsdocumenten onvolkomenheden of tegenstrijdigheden bevatten en deze niet door Inschrijver zijn gemeld, kan dit het waterschap Hunze & Aa s, mede op grond van het Grossman arrest, niet worden aangerekend en zijn de risico s voor Inschrijver. 11. Over Inschrijvingen vinden geen onderhandelingen plaats. 12. De voorgenomen gunning van de opdracht wordt schriftelijk aan alle partijen bekend gemaakt. Gedurende 15 kalenderdagen na dagtekening van het voornemen tot gunning en afwijzing bent u in de gelegenheid om hiertegen een gemotiveerd bezwaar in te dienen. Indien er na die termijn geen juridische belemmeringen bestaan, vindt de gunning definitief plaats. 13. Inschrijvers die een voorziening in rechte willen vragen tegen de gunningbeslissing zoals hiervoor bedoeld, dienen dit tijdig voor de afloop van de gestelde termijn schriftelijk mede te delen aan het waterschap Hunze & Aa s onder gelijktijdige toezending van een kopie van de dagvaarding en met vermelding van de datum waarop de voorzieningenrechter de zaak zal behandelen. 14. Indien de afgewezen inschrijvers niet, niet tijdig of niet correct een kort geding aanhangig maken, dan worden zij geacht uitdrukkelijke afstand te hebben gedaan van hun recht de rechtmatigheid van het voornemen tot gunning en/of de gevoerde aanbestedingsprocedure door de rechter te laten toetsen en zijn zij niet ontvankelijk in hun vorderingen indien zij alsnog een kortgeding aanhangig maken. 15. Indien een voorlopig afgewezen inschrijver een kort geding aanhangig maakt, stelt opdrachtgever de winnende inschrijver hiervan in kennis. De winnende inschrijver dient dan in deze kort gedingprocedure te interveniëren, op straffe van verval van recht om nog op te mogen komen tegen een eventueel gewijzigd gunningvoornemen. 3.3 Voorschriften voor het indienen van een Inschrijving Aan het indienen van een Inschrijving stelt het waterschap Hunze & Aa s de volgende eisen. Indien Inschrijvers zich hier niet aan houden zal het waterschap Hunze & Aa s de Inschrijving niet in behandeling nemen. 1. Het verstrekken van onjuiste gegevens zal te allen tijde tijdens het aanbestedingsproces tot uitsluiting leiden en kan ook na contractering tot ontbinding van de Overeenkomst leiden. Dit laat onverlet het recht van het waterschap Hunze & Aa s een eis tot schadevergoeding in te dienen. 2. Het waterschap Hunze & Aa s behoudt zich het recht voor alle gegevens op hun juistheid te controleren en de opgegeven referenties te benaderen. 3. Indien de Inschrijving onduidelijkheden bevat, kan het waterschap Hunze & Aa s schriftelijk uitleg vragen bij de Inschrijver. Deze uitleg dient schriftelijk te worden verstrekt en zal deel uitmaken van de Inschrijving. De uitleg mag niet leiden tot wijziging van de Inschrijving. 4. De Inschrijving dient te zijn ingedeeld overeenkomstig de volgorde zoals aangegeven in paragraaf 3.1 van dit Aanbestedingsdocument, waarbij de checklist in hoofdstuk 6 een uitgebreid overzicht geeft van de in te dienen stukken en te gebruiken formats. 5. De originele Inschrijving moet rechtsgeldig zijn ondertekend en moet op alle pagina s 8

9 geparafeerd zijn. Deze rechtsgeldigheid dient te blijken uit het bij de Inschrijving te voegen uittreksel van Inschrijving van de onderneming in het nationale handelsregister. Dit uittreksel mag niet ouder zijn dan 6 maanden gerekend vanaf de sluitingsdatum voor het indienen van een Inschrijving. Indien u als Inschrijver deel uitmaakt van een houdstermaatschappij kan het nodig zijn om ook uittreksels daarvoor bij te voegen om aan te tonen dat de Inschrijving rechtsgeldig is ondertekend. Indien bestuurders beperkt bevoegd zijn dient u aan te tonen dat de bevoegdheid voldoende is om de Inschrijving rechtsgeldig te ondertekenen. 6. De Inschrijving dient een minimale geldigheidsduur te hebben van 45 dagen gerekend vanaf de sluitingsdatum voor het indienen van een Inschrijving. Deze geldigheidsduur kan, indien daartoe in verband met het aanhangig maken van een kort geding aanleiding bestaat, op verzoek van Waterschap Hunze & Aa s worden verlengd tot het moment van beslechting. Gedurende de geldigheidsduur is uw Inschrijving onvoorwaardelijk en bindend. 7. De Offerte, inclusief bijlagen, dient schriftelijk in 10-voud te worden ingediend, waarbij minimaal 1 exemplaar origineel ondertekend is. Met bijlagen worden bedoeld, de Bijlagen welke een integraal onderdeel van de Inschrijving uitmaken en als zodanig bij de Inschrijving zijn gevoegd. De Offerte dient bij voorkeur in een ringband voorzien van tabbladen te worden aangeleverd. Daarnaast dient de Offerte digitaal (welke ook ondertekend is) te worden ingediend op een USB-stick of op een CD-rom, welke bijgevoegd dient te worden bij de Inschrijving. 8. De Inschrijving dient in een gesloten verpakking, uiterlijk op 29 maart 2012, uur te zijn ontvangen op het volgende adres. Dit adres dient u ook op de verpakking van de Inschrijving te vermelden: EUROPESE AANBESTEDING Inhuur accountancydiensten Waterschap Hunze & Aa s Per post of afgifte: Waterschap Hunze & Aa s T.a.v. Joost de Vries Aquapark PJ Veendam Niet openen voor 29 maart 2012, uur 9. Indien u uw Inschrijving in persoon overhandigt, dan ontvangt u bij afgifte een ontvangstbevestiging. Het overhandigen van Inschrijvingen kan tot uiterlijk 29 maart 2012 tot uur. Indien de Inschrijving per post wordt verzonden dan dient u dit aangetekend, met een handtekening voor ontvangst te doen. 10. Offertes die na de sluitingstermijn worden ontvangen neemt het waterschap Hunze & Aa s niet in behandeling. Te late ontvangst, ongeacht de oorzaak, is voor risico van de Opdrachtnemer. Buiten reguliere kantoortijden kunnen geen Inschrijvingen in ontvangst worden genomen. Hier dient u rekening mee te houden. 11. Een Inschrijving per telefax of wordt niet geaccepteerd. 3.4 Samenwerkingsverbanden Het is toegestaan om als samenwerkingsverband bij deze aanbesteding mee te dingen. Dit kan op de onderstaande twee manieren: a) Als hoofdaannemer / onderaannemer b) Combinatie van aannemers 9

10 U dient dit aan te geven in de aanbiedingsbrief behorende bij uw Inschrijving. Hiervoor gelden in aanvulling op bovenstaande de volgende voorschriften: 1. In het geval van samenwerkingsverbanden dienen alle partijen voorts bij te voegen de gegevens als aangegeven in de checklist in hoofdstuk 6. Waar dit aangegeven is dient gebruik te worden gemaakt van de bij dit Aanbestedingsdocument als bijlage gevoegde formats. 2. Indien een Inschrijving wordt ingezonden door een combinatie dan dient ieder lid van de combinatie een verklaring te ondertekenen als gevolg waarvan alle tot de combinatie behorende ondernemingen zich gezamenlijk en hoofdelijk aansprakelijk stellen voor de uitvoering van de gehele opdracht. Deze aansprakelijkheidsverklaringen dienen te worden bijgevoegd als Bijlage C. Indien maatschappen als combinatie inschrijven dienen alle vennoten van de maatschap deze verklaring te ondertekenen en bij te voegen. Bij een combinatie dient tevens te worden aangegeven wie als penvoerder optreedt en gemachtigd is om verplichtingen namens de combinatie aan te gaan hoe de voorgenomen verdeling van de Werkzaamheden is en wie als contactpersoon voor Waterschap Hunze & Aa s optreedt. 3. Bij onderaanneming dienen onderaannemer(s) een verklaring op te stellen dat de hoofdaannemer volledig kan beschikken over de voor de uitvoering van de Overeenkomst benodigde middelen van de onderaannemer. Deze verklaring dient te worden bijgevoegd als Bijlage D en rechtsgeldig voor akkoord ondertekend te worden. De beschrijving van de verdeling van de werkzaamheden dient hier eveneens te worden aangegeven. 4. Opdrachtnemer garandeert dat de op basis van het contract te verrichten werkzaamheden door Opdrachtnemer zelf, dan wel door een bij de aanbesteding van het contract aangemelde vaste combinatie van aannemers of aannemer en onderaannemer(s) worden uitgevoerd. 3.5 Voorschriften voor het stellen van vragen over de aanbesteding 1. Het waterschap Hunze en Aa s nodigt Inschrijvers uit naar aanleiding van de Aanbestedingsdocumenten vragen te stellen. 2. Bij het stellen van vragen dient u te verwijzen naar het desbetreffende paginanummer en artikelnummer van het Aanbestedingsdocument, het contract respectievelijk andere documenten die van de aanbesteding deel uit maken. U wordt verzocht in de vraagstelling geen gebruik te maken van bedrijfsnamen, productnamen en andere aan uw bedrijf gerelateerde namen. 3. Vragen e.d. over de aanbesteding kunnen uitsluitend tot 8 maart uur, per worden gesteld op het volgende adres: tender@hunzeenaas.nl onder vermelding van aanbesteding accountancydiensten in het onderwerp. Voor het stellen van vragen dient het format in Bijlage P gebruikt te worden. 4. Het is niet toegestaan personen uit de organisatie van het waterschap Hunze & Aa s in verband met deze aanbesteding te benaderen, tenzij het gaat om het verkrijgen van referenties. 5. Het waterschap Hunze & Aa s zal de gestelde vragen geanonimiseerd beantwoorden in een Nota van inlichtingen. De Nota van inlichtingen wordt gelijktijdig aan iedereen die het Aanbestedingsdocument heeft ontvangen ter beschikking gesteld. De Nota van inlichtingen maakt onlosmakelijk deel uit van het Aanbestedingsdocument en de bijbehorende documenten, waarbij het gestelde in de Nota van inlichtingen prevaleert boven het gestelde in het Aanbestedingsdocument. 3.6 Openingsprocedure De Offertes worden op 29 maart geopend. Hiervan wordt een proces verbaal opgemaakt. Inschrijvers worden niet bij de openingsprocedure toegelaten. 10

11 3.7 Beoordelingsprocedure Offertes worden achtereenvolgens als volgt beoordeeld: 1. Op uitsluitingsgronden en procedurele aspecten; 2. Op selectie eisen; 3. Op gunningcriteria. De uitsluitingsgronden en procedurele aspecten hebben een knock-out karakter. Als er sprake is van een samenwerkingsverband moeten de partijen voldoen aan de gestelde procedurele aspecten en mogen er geen uitsluitingsgronden zijn voor één of meer van de afzonderlijke partijen van het samenwerkingsverband. Ook dient het samenwerkingsverband te voldoen aan de daarvoor gestelde selectie eisen. Op basis van de selectie eisen (welke ook een knock-out karakter hebben) kunt u zich kwalificeren. Nadat uw Offerte daarop is beoordeeld, gunt het waterschap Hunze & Aa s het contract op basis van het gunningcriterium Economisch meest voordelige inschrijving. Het gunningcriterium economisch meest voordelige Inschrijving is opgebouwd uit de criteria prijs (25%) en kwaliteit (75%). Voor de verdere uitwerking van de beoordelingsprocedure wordt verwezen naar de hoofdstukken 4 en 5. 11

12 4. De beoordelingsprocedure Het waterschap Hunze & Aa s beoordeelt na opening de Inschrijvingen eerst op procedurele aspecten en uitsluitingsgronden. Daarna wordt de selectieprocedure voor het bepalen van de bekwaamheid van de Inschrijver en de gunningprocedure voor het bepalen van de economisch meest voordelige Inschrijving doorlopen. 4.1 Uitsluitingsgronden en procedurele aspecten 1. Getoetst wordt of de Offerte conform het gestelde in het Aanbestedingsdocument is aangeboden. Onderdeel hiervan is de toetsing of de verlangde verklaringen en formulieren (inclusief de gevraagde bewijsstukken) compleet, tijdig en rechtsgeldig ondertekend zijn ontvangen. Indien dit niet het geval is wordt de Offerte terzijde gelegd en inhoudelijk niet verder beoordeeld. 2. Inschrijvingen en overige correspondentie moeten gesteld zijn in de Nederlandse taal. 3. Een onderneming kan zich slechts eenmaal zelfstandig of als deelnemer van een samenwerkingsverband (combinatie of hoofd-/onderaannemer) inschrijven. Indien Opdrachtgever heeft geconstateerd dat is ingeschreven in strijd met deze eisen dan is de betrokken Inschrijving ongeldig. 4. Indien u als Inschrijver wenst mee te dingen bij deze aanbesteding dan dient u zich onvoorwaardelijk te conformeren aan het gestelde in het Aanbestedingsdocument en de gevraagde Bijlagen waaronder het contract. Door het indienen van een Inschrijving en het ondertekenen van de instemmingsverklaring (zie format Bijlage A) stemt u onverkort en zonder voorbehoud in met alle bepalingen als gesteld in dit Aanbestedingsdocument, het contract en de in de Nota van inlichtingen doorgevoerde wijzigingen daarop. 5. Indien een Inschrijving wordt ingezonden door een combinatie dan dient ieder lid van de combinatie een verklaring te ondertekenen als gevolg waarvan alle tot de combinatie behorende ondernemingen zich gezamenlijk en hoofdelijk aansprakelijk stellen voor de uitvoering van de gehele opdracht. Deze aansprakelijkheidsverklaringen dienen te worden bijgevoegd als Bijlage B. Indien maatschappen als combinatie inschrijven dienen alle vennoten van de maatschap deze verklaring te ondertekenen en bij te voegen. 6. Bij onderaanneming dienen onderaannemer(s) een verklaring op te stellen dat de hoofdaannemer volledig kan beschikken over de voor de uitvoering van de Overeenkomst benodigde middelen van de onderaannemer. Deze verklaring dient te worden bijgevoegd als Bijlage C en rechtsgeldig voor akkoord ondertekend te worden. 7. De inschrijver dient middels een voor akkoord getekende standaardverklaring aan te tonen dat hij bij het opstellen van zijn Inschrijving rekening heeft gehouden met het bepaalde in artikel 27, lid 2 van het Bao. Deze verklaring dient de Inschrijver als Bijlage bij zijn Inschrijving te voegen. Het model voor deze standaardverklaring is bijgevoegd als Bijlage D bij dit Aanbestedingsdocument. Alle deelnemers aan een samenwerkingsverband (ongeacht de vorm) dienen deze verklaring afzonderlijk voor akkoord te ondertekenen en bij te voegen. 8. De Inschrijver mag niet in een omstandigheid verkeren als omschreven in artikel 45, lid 1 van het Bao. Dit dient hij aan te tonen middels een voor akkoord ondertekende standaardverklaring. Deze verklaring dient de Inschrijver als Bijlage bij zijn Inschrijving te voegen. Het model voor deze standaardverklaring is bijgevoegd als Bijlage E bij dit Aanbestedingsdocument. Alle deelnemers aan een samenwerkingsverband (ongeacht de vorm) dienen deze verklaring afzonderlijk voor akkoord te ondertekenen en bij te voegen. 9. De Inschrijver mag niet in een omstandigheid verkeren als omschreven in artikel 45, lid 3 van het Bao. Dit dient hij aan te tonen middels een voor akkoord ondertekende standaardverklaring. Deze verklaring dient de Inschrijver als Bijlage bij zijn Inschrijving te voegen. Het model voor deze standaardverklaring is bijgevoegd als Bijlage F bij dit 12

13 Aanbestedingsdocument. Alle deelnemers aan een samenwerkingsverband (ongeacht de vorm) dienen deze verklaring afzonderlijk voor akkoord te ondertekenen en bij te voegen. 10. Het waterschap Hunze en Aa s behoudt zich het recht voor om de Inschrijver aan wie voorlopig wordt gegund te verzoeken de officiële bewijsstukken op grond van artikel 46 van het Bao te overleggen. De bewijsstukken dienen aan de volgende eisen te voldoen: - Voor a en b een verklaring van de griffier van de bevoegde rechtbank, niet ouder dan drie maanden voor de dag van de aankondiging van de opdracht; - Voor c en d een Verklaring Omtrent gedrag, bedoelt in artikel 28 van de Wet Justitiële en Strafvorderlijke gegevens, op te vragen bij het COVOG (ministerie van Justitie) niet ouder dan één jaar voor de dag van aankondiging van de opdracht; - Voor e en f een verklaring volksverzekeringen en belastingen op te vragen bij de belastingdienst/uwv niet ouder dan drie maanden voor de dag van aankondiging van de opdracht. De bewijsstukken dienen binnen 5 werkdagen na het eerste verzoek van het waterschap Hunze en Aa s te zijn overgelegd. Indien Inschrijver de gevraagde documenten niet kan of wil overleggen, of indien de inhoud van de stukken niet overeenkomt met hetgeen in deze verklaringen is ondertekend, dan wordt Inschrijver uitgesloten van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure. 11. Inschrijver dient er voor in te staan dat er geen sprake is van belangenverstrengeling en dient hiertoe een verklaring te ondertekenen conform het format dat gevoegd is als Bijlage G bij dit Aanbestedingsdocument. Indien er sprake is van een combinatie, dan dienen alle leden van het samenwerkingsverband afzonderlijk deze verklaring te ondertekenen. 12. laat het contact met de Inschrijver verlopen via een door de Inschrijver aangewezen contactpersoon. De adresgegevens van uw contactpersoon dienen in de Inschrijving vermeld te worden conform het format dat bij dit Aanbestedingsdocument is gevoegd als Bijlage H. 13. De Inschrijver dient ingeschreven te zijn in het nationale handelsregister. Daartoe dient een uittrekstel uit het nationale handelsregister als bewijs van Inschrijving te worden overlegd. Dit uittreksel mag niet ouder zijn dan 6 maanden na de sluitingsdatum voor het indienen van de Inschrijving. In geval van een samenwerkingsverband (ongeacht de vorm) dienen alle partijen dit bewijs bij te voegen. 14. De Inschrijver dient de Inschrijving rechtsgeldig te ondertekenen en alle pagina s te paraferen. De bevoegdheid daartoe dient te blijken uit een uittreksel van de onderneming uit het nationale handelsregister. Wij bevelen Inschrijvers aan dit zelf te controleren en er rekening mee te houden dat de bevoegdheid van de ondertekenaar voldoende moet zijn om de Inschrijving rechtsgeldig te ondertekenen. Ook volstaat het als uit de tekst van het uittreksel blijkt dat ondertekenaar de bevoegdheid heeft om Inschrijvingen op aanbestedingen rechtsgeldig te ondertekenen. Bij een gedeeltelijke bevoegdheid kan het noodzakelijk zijn dat meerdere personen gezamenlijk moeten tekenen. De Inschrijver dient daarin te voorzien. 15. De Inschrijver dient als Bijlage de algemene gegevens over zijn organisatie te verstrekken overeenkomstig het format dat als Bijlage H bij deze Aanbestedingsdocument is gevoegd. In geval van een samenwerkingsverband dienen alle partijen het bewijs van inschrijving uit het nationale handelsregister bij te voegen. Alleen Inschrijvingen van Inschrijvers waarvoor geen enkele van bovenstaande uitsluitingsgronden van toepassing is, worden verder beoordeeld. 4.2 Selectie eisen Indien er geen uitsluitingsgronden zijn om de Inschrijving ter zijde te leggen, wordt de geschiktheid van de Inschrijver beoordeeld aan de hand van een aantal eisen. Het betreft hier eisen die we stellen aan de financieel economische situatie en de technische- en beroepsbekwaamheid van Inschrijvers. Indien de Inschrijver hier niet aan voldoet zal de Inschrijving terzijde worden gelegd en inhoudelijk verder niet worden beoordeeld. 13

14 4.2.1 Financiële en economische draagkracht Omzet: 1. De Inschrijver dient over de afgelopen 3 boekjaren (2008, 2009 en 2010) een gemiddelde eigen jaaromzet te hebben gehad van minimaal Om de financieel economische draagkracht aan te tonen dient de Inschrijver het als Bijlage I bij dit Aanbestedingsdocument gevoegde format ingevuld en ondertekend bij te voegen. Het waterschap Hunze & Aa s kan de Inschrijver verzoeken om op eigen kosten een verklaring van een accountant te overleggen waarin deze aangeeft dat de verstrekte gegevens correct zijn weergegeven. Indien Inschrijvers als combinatie aanbieden of indien de Inschrijver leunt op de financiële draagkracht van zijn onderaannemer, dan dienen de gegevens omtrent de financieel economische situatie, zowel afzonderlijk als geconsolideerd conform het als Bijlage I gevoegde format, te worden opgeleverd als Bijlage. De geconsolideerde cijfers worden door het waterschap Hunze & Aa s beoordeeld en zijn bepalend of u aan de eisen voldoet. Als er sprake is van een concern of groep moet gegadigde bij de Inschrijving een concernverklaring, in de zin van artikel 2:403 sub f van het Burgerlijk Wetboek, als Bijlage voegen. Uit die verklaring moet blijken dat de moedermaatschappij onvoorwaardelijk garant staat voor de door de dochtermaatschappij op zich te nemen verplichtingen. Hiervoor is een format als Bijlage J bijgevoegd. Adequaat verzekerd: Het waterschap Hunze & Aa s contracteert alleen Opdrachtnemers welke een geldige bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering hebben met een dekking tot ,- per gebeurtenis, per jaar en een beroepsaansprakelijkheidsverzekering met een dekking tot ,- per gebeurtenis, per jaar voor schade die door de Opdrachtnemer wordt toegebracht aan derden en voor schade welke voortvloeit uit onbedoelde fouten die gemaakt zijn bij het uitvoeren van de Werkzaamheden. U dient te verklaren volgens het format als gevoegd in Bijlage K van dit Aanbestedingsdocument, dat u beschikt over een dergelijke verzekering. Op eerste verzoek van het waterschap Hunze & Aa s dient u kopieën van de polis of gewaarmerkte verzekeringscertificaten en bewijzen van premiebetaling over te leggen Technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid De technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid van de inschrijvers zal beoordeeld worden op basis van de onderstaande eisen, en Bijlage M, bij dit Aanbestedingsdocument. Certificaten en vergunningen: De inschrijver dient de kwaliteit voor haar organisatie/onderneming en medewerkers te hebben geborgd in een kwaliteitssysteem. De inschrijver dient te beschikken over een kwaliteitssysteemcertificaat in overeenstemming met ISO 9001 afgegeven door een certificatie-instelling welke wordt erkend door een nationale accreditatie-instelling. Het kwaliteitssysteemcertificaat dient geldig te zijn op de datum van gunning en gedurende de gehele looptijd van de overeenkomst van kracht te blijven. Het waterschap Hunze en Aa s behoudt zich het recht voor nadere bewijsstukken te laten overleggen waaruit blijkt dat de verklaringen naar waarheid zijn ingevuld en rechtsgeldig zijn ondertekend. Het waterschap Hunze en Aa s is daartoe niet verplicht Referenties Het is voor het waterschap Hunze & Aa s van belang dat de Inschrijvers aan wie de opdracht wordt gegund beschikken over voldoende ervaring met de gevraagde werkzaamheden als behandeld in dit Aanbestedingsdocument. Om deze ervaring aan te tonen dient inschrijver 3 referenties te overleggen. Inschrijver dient te verklaren aan deze eisen te voldoen. De formats die hij hiervoor dient te gebruiken zijn gevoegd als Bijlage L. De referenties moeten betrekking hebben op de periode 2008, 2009 en

15 4.2.4 Ervaring en referenties De inschrijver dient ervaring te hebben met de controle bij decentrale overheden (gemeente, provincie en waterschap) en dient goed op de hoogte te zijn van de specifieke kenmerken van decentrale overheden. De inschrijver dient ten minste drie (3) decentrale overheden vergelijkbaar met het waterschap Hunze en Aa s (niet zijnde Hunze en Aa s) als referentie op te geven. Onder vergelijkbare opdrachten wordt verstaan bij voorkeur referenties van waterschappen of andere overheden zoals waterschap Hunze en Aa s (omzet 80 miljoen, 310 FTE). De accountant dient bij de referentieorganisaties minimaal de volgende werkzaamheden naar tevredenheid te hebben uitgevoerd: a. Jaarlijkse controle en certificering van de jaarrekeningen; b. Jaarlijks opstellen van een managementletter c.q. rapport van bevindingen waarin de uitvoering van de controle op de processen resp. de jaarrekening naar voren komt; c. Controleverklaring of - rapport t.b.v. specifieke aspecten d. Projectcontroles ten behoeve van subsidieprojecten De inschrijver dient aan te geven wie als contactpersoon van de opdrachtgever van het referentiewerk optreedt. Inschrijver stemt er mee in dat deze contactpersoon door de aanbestedende dienst rechtstreeks kan worden benaderd. 4.3 De Gunningsprocedure Uitsluitend de Inschrijvingen van Inschrijvers waarvoor geen uitsluitingsgronden bestaan en die hebben aangetoond te voldoen aan alle selectie eisen, worden inhoudelijk beoordeeld. Uitgangspunt voor de gunning is de economisch meest voordelige Inschrijving waarbij wordt gekeken naar: Prijs (25%) Kwaliteit (75%) De gunning is nader uitgewerkt in het Programma van Eisen. 15

16 5. Gunning 5.1 De Gunningprocedure Uitsluitend de Inschrijvingen van leveranciers waarvoor geen uitsluitinggronden bestaan en die hebben aangetoond te voldoen aan alle selectie eisen, worden inhoudelijk beoordeeld. Voor berekeningswijze en punten toekenning zie het Programma van Eisen. 5.2 Selectieteam Voor de beoordeling van de offertes is een selectieteam samengesteld bestaande uit vier algemeen bestuursleden, de portefeuillehouder financiën (lid dagelijks bestuur), de secretarisdirecteur, de concerncontroller, het afdelingshoofd Financiën en Algemene Zaken. Het selectieteam kan informatie of adviezen inwinnen bij andere inhoudelijke specialisten binnen het waterschap. 16

17 6. Checklist Hieronder treft u een checklist aan van alle documenten die u dient te overleggen, welke formats u daarbij dient te hanteren en op welke wijze u uw Inschrijving dient samen te stellen. Onderwerp Ook voor onderaannemer / combinant Aanbiedingsbrief Nee - Uitsluitingsgronden en procedurele aspecten Instemmingsverklaring Alleen bij combinatie Format zie Bijlage A 1 Standaardformulier Inschrijving als combinatie Ja B 1 Standaard formulier onderaanneming Ja C 1 Eigen verklaring artikel 27 lid2 Bao Ja D 1 Standaardverklaring artikel 45 lid 1 Bao Ja E 1 Standaardverklaring artikel 45 lid 3 Bao Ja F 1 Verklaring uitsluiting belangenverstrengeling Ja G 1 Algemene gegevens Inschrijver Organisatieschema, beschrijving ondernemingsstructuur inclusief eigendomsverhoudingen en bestuurssituatie Inschrijving handelsregister (waaruit tevens blijkt dat de ondertekenaar van de aanbieding daartoe bevoegd is) Selectie eisen Ja H 1 Ja - 1 Financieel economische situatie Ja I 2 Concernverklaring (indien van toepassing) Ja (indien van toepassing) J 2 Verklaring aansprakelijkheidsverzekering Nee K 2 Referenties Certificaten en vergunningen Gunningscriteria Nee (tenzij nodig om aan te tonen aan de eisen te voldoen) Nee (tenzij nodig om aan te tonen aan de eisen te voldoen) L 2 M 2 Plan van Aanpak Nee N 3 Prijs Nee O 4 Vragen Voegen Achter Tab Vóór TAB 1 Format voor het stellen van vragen Nee P NVT 17