Instituten & Charitas. de organisatie & Bestuurders Box. sociale media. Instituten & Charitas Bestuurders Box - ABN AMRO MeesPierson

Transcriptie

1 Instituten & Charitas de organisatie & sociale media Bestuurders Box

2 de organisatie & sociale media Instituten & Charitas

3 de organisatie & sociale media Maatschappelijke organisaties ontlenen hun bestaansrecht aan de maatschappij zelf. Dus is niet alleen uw visie op de maatschappij belangrijk maar ook de visie van de maatschappij op uw organisatie. Om daar een beeld van te krijgen kunt u een imago-onderzoek opstarten. Maar het kan ook sneller, actueler, actiever en directer. Door een-voudigweg zelf met de maatschappij in discussie te treden. Zo krijgt u voeling bij wat er speelt. Sociale media zijn in Nederland ongekend populair. Dat komt omdat de internet-penetratie in ons land een van de hoogste ter wereld is. Je hoeft allang niet meer achter de pc om internet te gebruiken. Een zeer groot deel van de Nederlanders beschikt over een smartphone of tablet. Dus ook in de trein of op terrasjes wordt er naar hartelust ge-twitterd en gefacebookt. Reden genoeg om de sociale media dus niet te negeren. Zij negeren u immers ook niet. Maar wat kunt u er nu precies mee? En wat niet? Wat zijn de voordelen en de risico s? Hoe pakt u het aan als u ermee wilt beginnen? Welkom in de wereld van de social media.

4 bestuur in de ruimste zin van het woord maatschappelijk speelveld vanuit een brede insteek >>>> In de boekjes van de Bestuurders Box komt u met enige regelmaat de term bestuur tegen. Wij doelen hiermee niet alleen op bestuursleden als een voorzitter, secretaris of penningmeester maar ook op (beleids)medewerkers, directieleden of toezichthouders van een maatschappelijke organisatie. Zo is een thema als Bestuurdersaansprakelijkheid ook direct van toepassing op de leden van een Raad van Toezicht. Ook toezichthouders kunnen aansprakelijk gesteld worden in geval van onbehoorlijk bestuur. >>>> De activiteiten van ABN AMRO MeesPierson spitsen zich voornamelijk toe op goede doelen, vermogensfondsen en religieuze instellingen. Niet alle onderwerpen en thema s in de Bestuurders Box zijn in dezelfde mate op elke maatschappelijke organisatie van toepassing. Zo valt een thema als Reputatiemanagement in mindere mate binnen het aandachtsgebied van een vermogensfonds. Hoewel ook daar de roep om transparantie toeneemt. elk maatschappelijke organisatie staat op zich >>>> De boekjes van de Bestuurders Box zijn bedoeld om u bewust te maken en te inspireren. In welke mate de diverse onderwerpen en thema s om nader onderzoek of actie vragen binnen uw bestuur, is uiteraard aan u. Onze specialisten gaan hierover graag met u in gesprek. Zo lenen onderwerpen als het Beleggingsstatuut of Scenarioplanning zich prima voor een eerste mondelinge oriëntatie.

5 inhoud Wat kunnen wij nu precies met al die volgers en vrienden? wat Waarom mogen wij op LinkedIn en Facebook eigenlijk niet ontbreken? waarom Wie heeft de touwtjes in handen op de sociale media? wie Hoe kan ik nieuwe media in tegreren in mijn maatschappelijke activiteiten? hoe

6 wat kunnen wij met Social media is een containerbegrip. Het staat voor alle mogelijkheden die het internet biedt om informatie niet alleen te zenden, maar ook werkelijk interactief te delen, en daardoor te socializen met je omgeving. Sociale media maken het mogelijk onderdeel te worden van andermans leven. Mensen verbinden Mensen verbinden zich op social media met gelijkgestem-den (peers). Ze hechten veel waarde aan de mening van de mensen in hun netwerk. Meer dan aan wat commerciële be-drijven en maatschappelijke organisaties hen willen laten geloven. De kracht van social media is gebaseerd op de wisdom of the crowds : ze worden door een heel grote groep mensen gedragen. Weblogs Weblogs en internetfora zijn de eerste voorbeelden van social media. Maar het ver-schijnsel nam pas echt een vlucht toen er speciale sites werden ontwikkeld. Dat ge-beurde vanaf ongeveer Wereldwijd maken miljarden mensen inmiddels gebruik van social media sites om content te delen, en discussies te voeren. Social media hebben een zeer snelle groei doorge-maakt. Ze hebben een enorme impact op het zakelijk en privéleven van mensen. Het vermoeden bestaat dan ook dat hier geen sprake is van een hype.

7 wat kunnen wij met welke social media zijn er? Er zijn heel veel social media. Te veel om hier allemaal te behandelen. Daarom beperken we ons tot de media die in Nederland het meest succesvol zijn. U kent de namen vast wel: Facebook, Twitter, YouTube, LinkedIn, SlideShare, Instagram, Google+ en Pinterest. < klik op de namen en dan kom je bij de beschrijving Estafette In een paar minuten maakt u (gratis) een account aan. Hiermee heeft u toegang tot de informatie in deze netwerken. Ook kunt u uw eigen content plaatsen en discussies aangaan met mensen in het netwerk. En u kunt bereiken dat andere gebruikers ( volgers of vrienden ) uw informatie weer binnen hun netwerk verspreiden. Vooral bij deze verspreiding heeft u als bestuurder veel baat. Zeker ook omdat de oorspronkelijke afzender (u dus) altijd wordt vermeld. voorproefje Social media hebben ongekende mogelijkheden. Onmogelijk om deze binnen deze uitgave uitputtend te behandelen. De logo s en verhalen die u hier aantreft zijn dan ook vooral als appetizer bedoeld. Puur om u een idee te geven van de wereld die achter social media schuilgaat. Op de website van elk medium vindt u een duidelijke helppagina waar u alle functionaliteiten bij elkaar aantreft.

8 wat kunnen wij met wat zijn social media vooral niet? >>>> Zenden is ondergeschikt Het belangrijkste van social media is niet zozeer wat u erop zet. Of in social me-dia terminologie: post. U moet hier wel goed over nadenken. En er afspraken over maken binnen uw organisatie. Maar de kracht van social media zijn de mensen met wie u contact heeft. Het gaat erom dat zij uw informatie belangrijk, interessant of leuk vinden. Dan verspreiden zij uw informatie weer sneller onder hun vrienden. Met social media werkt het net even anders. U kunt beter de doelstellingen van uw organisatie tot onderwerp van uw berichten maken. En met uw volgers een discussie opstarten over wat zij belangrijk vinden. Zo wint u steeds meer ver-trouwen bij uw volgers. En voelen zij zich steeds meer verbonden met uw organi-satie. Dat maakt dan weer dat uw collectebus sneller vol stroomt. Dat steeds verder verspreiden van informatie is het virale effect van social media. Waarschijnlijk is dat precies wat u zou willen. Maar dit effect werkt ook bij nega-tieve reacties. Dan is het zaak uw hoofd wel koel te houden. En in alle rust uw kant van de zaak rustig toe te lichten. Maar ook door er in alle openheid over te discussiëren. Hiermee verhoogt u de kans dat uw volgers zich steeds meer met uw organisatie verbinden. >>>> Segmentatie is niet mogelijk Waarschijnlijk heeft uw organisatie verschillende soorten belanghebbenden. Mo-gelijk niet allemaal met de behoefte aan dezelfde informatie. Op de meeste social media kunt u met dat onderscheid maar weinig beginnen. Alleen op Facebook en Google+ kunt u groepen aanmaken en per bericht ( post ) kiezen voor welke groep deze zichtbaar is. Bij de andere social media kunt u deze selectie niet ma-ken. >>>> Geen marketing tool Maak niet de fout social media te zien als marketinginstrument. Natuurlijk zal niemand het u kwalijk nemen als u de datum van uw collecte ook via social me-dia bekend maakt. Maar als uw volgers achter elk van uw berichten een collecte-bus vermoeden, bent u uw geloofwaardigheid snel kwijt. Veel social media bieden de mogelijkheid één op één te communiceren met een van uw volgers. In discussie gaan met verschillende doelgroepen over diverse onderwerpen werkt het best via een blog of forum op uw eigen website. Daar kunt u de ene groep wel en de andere geen toegang geven tot een pagina. Maar laat dat uw algemene social media aanwezigheid niet in de weg staan.

9 waarom social media Social media bieden kansen. U kunt uw organisatie bij een groot aantal mensen onder de aandacht brengen. En zo actief werken aan uw reputatie. Aan de basis van uw aanwezigheid op social media staat de maatschappelijke organisatie die u vertegenwoordigt. Maar echt interessant wordt het als u en de andere be-stuursleden, maar ook uw medewerkers zich actief op social media gaan bewegen. Dan krijgt uw organisatie immers een gezicht. Persoonlijke noot De algemene berichtgeving over uw organisatie wordt aanzienlijk versterkt door de persoonlijke noot van uzelf en andere ambassadeurs. Naarmate u ook steeds meer persoonlijk actief bent, zult u zien dat u steeds meer volgers krijgt. En zij zullen uw informatie vervolgens weer delen met gelijkgestemden (peers). Gevolg: het vertrouwen in uw organisatie groeit en dat vormt weer de basis voor uw reputatie. Duidelijke afspraken Social media bieden een scala aan mogelijkheden. Door duidelijke afspraken te maken over de koers die u wilt varen en de rol van de diverse ambassadeurs, haalt u het beste uit uw social media inspanningen. Het is ook verstandig goed stil te staan bij welke sociale media u wilt inzetten en waarvoor. Breng bij de start een duidelijke fasering aan in wat u wilt bereiken.

10 waarom social media Wat hebben sociale media u te bieden? Luisteren Mensen praten over u. Of u nu wilt of niet. Ze hebben klachten, ervaringen en vragen die ze met elkaar bespreken. Maar die ze misschien niet zo snel via reguliere kanalen - aan u voorleggen. Social media bieden u de mogelijkheid om rechtstreeks van anderen te horen wat ze van u vinden en welke ervaringen ze hebben met uw organisatie. Servicen Er kan ook sprake zijn van een concreet probleem. Snel reageren betekent dat u iemand zeer snel helpt. Maar u voorkomt hiermee dat dit probleem gaat rondzingen. Grote organisaties hebben een eigen webcare afdeling een soort klantenservice op social media - die mensen de helpende hand biedt. Ook op kleinere schaal kan dit prima werken. Leren Mensen hebben ideeën over hoe uw diensten beter bij hun behoeften kunnen aansluiten. En hoe u een betere service kunt verlenen. Maar ook vindt u op soci-al media voorbeelden te over van wat anderen goed doen of juist heel slecht. En daar kunt u dan ook weer lering uit trekken. Meepraten Er zijn enorm veel mensen aanwezig op social media. Voor een maatschappelijke organisatie is het belangrijk om daar ook te zijn. De maatschappij speelt zich er immers voor een belangrijk deel af. U kunt er zelf onderwerpen en thema s aandragen, maar u kunt ook meepraten in discussies die door anderen zijn geïnitieerd. Reageren Zodra iemand zich meldt met een vraag of een suggestie kunt u via social media direct reageren. En dat is niet alleen fijn voor de persoon die u te woord staat, maar ook voor uw organisatie. Want als u dat adequaat doet, straalt dat ook weer af op het vertrouwen in uw organisatie. Engageren Uw organisatie wil een bepaald maatschappelijk doel realiseren. Uiteraard vanuit de stellige gedachte dat u hiermee een belangrijke maatschappelijke bijdrage levert. Die overtuiging wilt u graag voor het voetlicht brengen. Hoe meer mensen erin geloven, hoe meer mensen zich verbonden voelen met uw organisatie. Social media bieden u diverse podia.

11 wie bepaalt U bepaalt als bestuurder de social media strategie, richt de organisatie hier op in en stelt de spelregels op. Afhankelijk van de grootte van uw organisatie, heeft u een speciale afdeling of medewerker die zich met de uitvoering bezighoudt. Als dat niet het geval is ligt deze verantwoordelijkheid bij het bestuur. Het gaat overigens niet alleen om de aanwezigheid van uw organisatie op social media. Het is ontzettend belangrijk dat u ook persoonlijk actief als ambassadeur optreedt. Dat geldt ook voor uw medewerkers. Ook zij vervullen een belangrijke rol in de social media strategie. Schets hen een duidelijk kader waarbinnen zij kunnen opereren. Meestal werkt dit twee kanten op. Zo vervullen uw medewerkers een belangrijke rol in de beeldvorming over uw organisatie. Tegelijkertijd voorkomt u hiermee dat iemand een ongelukkige uitglijder maakt die negatief op uw organisatie afstraalt.

12 wie bepaalt voordat u begint Sociale media staan ver af van de reguliere communicatiekanalen die u tot uw beschikking heeft. Daarom is het verstandig van te voren goed na te denken over de implicaties voor uw organisatie. Arbeidsintensief Communiceren via social media is niet iets dat u er even bij kunt doen. Social media vergen onderhoud en zijn arbeidsintensief. U moet goed nadenken over wat u ermee wilt bereiken. U moet het professioneel organiseren. En open willen communiceren. Ook over de negatieve dingen. Regie Het is even wennen dat u bij social media niet zelf de richting bepaalt van de communicatie. Wat dat betreft zijn social media te vergelijken met een verjaardagsfeestje. Daar bepalen de bezoekers ook zelf waarover ze willen praten en hoe ze dat doen. U heeft dus niet de regie. Maar u kunt wel actief deelnemen. Vluchtig Social media zijn vluchtig. Dat kan haast niet anders, gezien de enor-me lawine aan berichten die deze media overspoelt. Wilt u aanwezig en zichtbaar zijn? Dan zult u met een behoorlijke frequentie moeten deelnemen. Een keer per week iets nieuws posten is het absolute minimum. Een keer per dag is beter. Incasseren Er zal niet altijd lovend over u worden gesproken. Daar moet u wel tegen kunnen en er ook mee leren omgaan. Natuurlijk hoeft u niet op elk bericht direct te reageren. Maar als zo n bericht door anderen wordt omarmd, is het ook niet verstandig om werkeloos te blijven toezien. Ook als je zelf niet actief bent, wordt er over je gesproken. Snelheid Social media zijn ook snelle media. Dat houdt in dat gebruikers reke-nen op een snelle reactie op hun berichten en vragen. U kunt er dus niet één keer per week op kijken. Dan is de spanningsboog van uw gebruiker allang ver-slapt en houdt hij zich waarschijnlijk alweer met iets anders bezig. Reageren Als u reacties van volgers uitlokt, maar niet reageert, maakt u een cruciale fout in de wereld van social media. Hier reageert iedereen immers op iedereen. Het volgende voorbeeld illustreert dit. 24/7 Social media houden zich niet aan kantoortijden. Ze zijn 24 uur per dag en 7 dagen per week actief. Door het toegenomen gebruik van wifi en mobiel inter-net kan iedereen overal en altijd contact maken. Dat verwachten uw gebruikers ook van u.

13 wie bepaalt Volkswagen Volkswagen UK haakte op 3 januari 2012 in op de trend van goede voornemens met het volgende Facebook bericht: We hope you had a fantastic New Year. Do you have any resolutions? What would you like to see us do more this year? (We hopen dat u een fantastische jaarwisseling heeft gehad. Heeft u goede ideeën? Wat zou u willen dat we dit jaar meer deden?) Op zich een leuk initiatief. Ware het niet dat Volkswagen net een akelig akkefietje met Greenpeace achter de rug had. En dus kregen ze in duizenden reacties de wind van voren. Een fout van Volkswagen of gewoon naïef? De echte fout maakte Volkswagen pas daarna: absolute radiostilte. Niet: Sorry, jullie hebben gelijk. We gaan eraan werken of iets in die geest. Nee, helemaal niets. Eerst een reactie uitlokken en je vervolgens in stilzwijgen hullen als de reactie je niet bevalt? Een echte doodzonde in de wereld van social media.

14 hoe berichten Zou u graag willen dat uw berichten worden gedeeld in een groot aantal netwerken? Vraag u dan niet af wat u belangrijk vindt om te vertellen. Maar wat mensen relevant - belangrijk, belang wekkend of misschien gewoon wel leuk - vinden om het horen. Als dat hetzelfde is: prima. Dat geldt ook voor uw medewerkers. Ook zij vervullen een belangrijke rol in de social media strategie. Schets hen een duidelijk kader waarbinnen zij kunnen opereren. Meestal werkt dit twee kanten op. Zo vervullen uw medewerkers een belangrijke rol in de beeldvorming over uw organisatie. Tegelijkertijd voorkomt u hiermee dat iemand een ongelukkige uitglijder maakt die negatief op uw organisatie afstraalt. Aanwezig zijn op social media is niet zo ingewikkeld. Maar om ze in je voordeel te laten werken is van een andere orde.

15 hoe berichten Social media in 10 stappen 1. Definieer uw doelstelling 3. Richt uw organisatie in Wat wilt u met social media bereiken? Op welke manier wilt u deel uitmaken van het leven van anderen? Voordat u begint moet u een helder antwoord op deze vragen hebben. Niet alleen voor uzelf overigens. Zonder deze antwoorden kunt u het belang van social media niet uitleggen aan de mensen die er straks mee moeten werken. En die houvast hebben ze wel degelijk nodig. 2. ontwikkel uw strategie Bedenk wat voor type berichten u de wereld in wilt sturen. En hoe u wilt reageren op vragen, opmerkingen of berichten van anderen. Schiet u op alles wat beweegt? En zo nee, waarop dan wel? Bedenk ook hoe u serieuze signalen van buitenaf in uw organisatie verder leidt. En wat is bijvoorbeeld de toon die u wilt aanslaan op social media? Past u de aanspreekvorm aan al naar gelang het onderwerp of de persoon met wie u in gesprek bent? Op social media is tutoyeren de standaard. Communiceren via social media is zeer arbeidsintensief. Hier moet u in uw organisatie capaciteit voor vrijmaken en zorgen voor continuïteit. Op een actieve manier relevant zijn in het leven van anderen gaat niet vanzelf. Regelmaat en consistentie zijn basisvoorwaarden voor een goede omgang met social media. Maak dus niet de fout om de stagiair die zo handig is met computers even een Facebook account voor uw organisatie te laten aanmaken. Want hoe gaat u verder als zijn stage voorbij is? Zorg dus dat u niet alleen de capaciteit, maar ook de verantwoordelijkheden goed belegt en verankert in uw organisatie. Regel dat uw organisatie ook in staat is buiten kantooruren via social media te reageren. Veel grote organisaties hebben een compleet webteam op social media zitten om hun klanten en relaties 24 uur per dag, 7 dagen in de week te woord te staan.

16 hoe berichten Social media in 10 stappen 4. Houd het simpel 6. houd de publieke opinie in de gaten Informatie moet helder en simpel zijn. Ongenuanceerd is wellicht niet het juiste woord, maar een teveel aan nuances kunt u beter voor andere media bewaren. Lukt het u om de fun-factor te vinden? Dan is succes verzekerd. Voor veel maatschappelijke organisaties zal dat niet meevallen. Zij houden zich immers veelal met serieuze zaken bezig. Creativiteit doet wonderen. Onderzoek bestaande informatie binnen uw organisatie. Zijn bepaalde onder-werpen geschikt voor verspreiding op social media? Zo ja, wat moet er dan ge-daan worden om deze informatie ook social media-proof te maken? Kijk of er een creatieve vertaalslag te maken valt. 5. maak uw content deelbaar Als u mensen eenmaal voor u gewonnen heeft, wilt u ze uiteraard vasthouden. Dus moet u voorkomen dat mensen tussen verschillende sites moeten switchen om uw informatie te zien. Een grote kans dat uw volgers anders afhaken. Het is dan ook belangrijk dat u al uw informatie deelbaar maakt. Er zijn meerdere partij-en actief die hiervoor hun diensten aanbieden. Op SlideShare bijvoorbeeld kunt u PowerPoint presentaties publiceren in een deelbare vorm. En op sites als issuu.com kunt u uw PDF files publiceren in de vorm van een deelbaar bladerboek. Als al uw informatie deelbaar is, kunnen anderen die informatie ook razendsnel in hun netwerk verspreiden. En dat levert u weer extra contacten op. Een van de grote voordelen van social media is, dat ze zeer goed doorzoekbaar zijn. Vrijwel alle zoekmachines weten er raad mee. Daar kunt u gebruik van ma-ken door tags (trefwoorden) te markeren bij uw berichten. Vooral bij beeldmate-riaal is dat nodig. Maar u kunt ook zelf gaan zoeken. Als u het internet - of bij-voorbeeld Twitter - doorzoekt op de naam van uw organisatie komt u er al snel achter wat er zoal over uw organisatie wordt gezegd en geschreven. Zoek ook op onderwerpen die uw organisatie raken. Dan komt u wellicht discussies tegen waar u zich in wilt mengen. Eén trefwoord is vaak al genoeg. De meeste zoekprogramma s zijn tegenwoordig namelijk talig. Zij zoeken dus niet alleen op trefwoord, maar ook op synoniemen van dat trefwoord. En u kunt zelfs in uw zoekopdracht de context of de combinatie aangeven waarin u uw trefwoord wilt tegenkomen. Google Alert bijvoorbeeld kunt u helemaal naar wens instellen. Dan ontvangt dagelijks of wekelijks een met de laatste zoekresultaten. En het is nog gratis ook. Dat geldt ook voor Twilert en Tweetalarm. Vergelijkbaar met Google Alert maar dan specifiek voor Twitter. Eigenlijk moet elke communicatiemedewerker in uw organisatie die zoekprogramma s hebben lopen. Deze gratis zoekprogramma s bieden u overigens geen analyse van uw zoekresultaten. Dan is het beter om over te stappen op een betaald programma. Maar dan bent u waarschijnlijk al een echte social media professional.

17 hoe beheersen Social media in 10 stappen 7. Leer van uw zoekresultaten Met zo n prachtig rapport kunt u op zich nog niet zo veel. Dan weet u wat er gezegd wordt over de onderwerpen en hashtags die u aangaan. Maar wat kunt u nu eigenlijk met deze informatie? Dat is een andere vraag. Dan moet u uw zoekre-sultaten gaan analyseren. Het is de kunst om allereerst het sentiment te onderkennen dat eruit spreekt. En dat dan te vertalen naar de informatiebehoefte die eronder ligt. En u moet weten wanneer de alarmbel afgaat. Niet elk bericht dat u slecht uitkomt vraagt om on-middellijke actie. Maar er zijn situaties denkbaar waarin u niet werkeloos kunt blijven toekijken. kom in actie als Er een bericht in omloop is dat aanzet tot actie tegen uw organisatie of dat uw geloofwaardigheid aantast. Eén of meerdere personen herhaaldelijk onrust veroorzaken. Er onjuistheden over uw organisatie worden verspreid. En deze door meerdere sites, personen en/of media worden overgenomen of verder verspreid. Misschien is uw reactie op social media voldoende om het vuur te doven. Anders is het verstandig om uw website en brochuremateriaal door te lichten. Wellicht staat hier informatie in die tot misverstanden leidt. Het kan ook zijn dat u verstrekkende maatregelen moet nemen. Via een mediaoffensief dat verder gaat dan social media alleen. Echte crisiscommunicatie dus. In de uitgave De organisatie & reputatiemanagement leest u meer over crisiscommunicatie. 8. verhoog uw efficiency Actief zijn op social media kost veel tijd. Tijd die u niet heeft of misschien beter anders kunt besteden. Dan biedt het werken met een dashboard misschien wel uitkomst. Deze applicaties bieden een aantal functionaliteiten. Zo kunt u deze programma s als zoekmachine gebruiken. Maar bijvoorbeeld ook berichten laten versturen op een door u gepland tijdstip. U kunt dan s morgens een aantal berichten klaarzetten die automatisch op de door u aangegeven tijdstippen worden gepost. Tweetdeck en Hootsuite zijn de bekendste dashboards. Tweetdeck is gratis, Hootsuite is betaald, al bestaat er ook een gratis basisversie. Tweetdeck ondersteunt zowel Twitter, Facebook als LinkedIn, maar jammer genoeg alleen voor privé accounts. Hootsuite werkt ook voor zakelijke pagina s en ondersteunt behalve Twitter, Facebook en LinkedIn ook Google+ en YouTube. In tegenstelling tot Tweetdeck werkt Hootsuite in the cloud. U bent dus niet aan één bepaalde werkplek of pc gebonden. In de betaalde versie Van Hootsuite kunt u bovendien uitgebreide rapportages opvragen.

18 hoe beheersen Social media in 10 stappen 9. Betrek uw medewerkers 10. Laat zien dat u zichtbaar bent Het is belangrijk dat uw medewerkers weten hoe u met social media omgaat. Zij zijn belangrijke ambassadeurs van uw organisatie. Maar één ongelukkige uitspraak kan u duur komen te staan. Stel daarom gedragslijnen op. Dan weten ze precies wat ze wel en niet kunnen doen als ze iets willen posten over uw organisatie of deelnemen aan een discussie. Mogelijke gedragsregels Mensen gaan u niet vanzelf vinden. Maak gebruik van al uw communicatie-uitingen om uw aanwezigheid onder de aandacht te brengen. Zet bijvoorbeeld op uw page en onderaan uw berichten de logo s van de social media waar mensen u kunnen vinden. En zorg dat ze hiervandaan gelijk doorlinken naar uw pagina. Zo maakt u van uw relaties en websitebezoekers actieve vol-gers. Nodig ook in uw gedrukte media mensen uit u te volgen. Hoe meer vrien-den u maakt, hoe groter de kans is dat uw social media strategie tot de door u gewenste resultaten leidt. Wees duidelijk en open over je professionele identiteit. Wees authentiek en respectvol. Respecteer copyrights. Deel geen vertrouwelijke informatie. Speel op de bal; niet op de man. Probeer meerwaarde te creëren. Laat je werk niet leiden onder je activiteiten op social media. TIP VOORBEELDEN OP INTERNET Op internet vindt u van tal van organisaties gedragsregels voor medewerkers. Even googelen: gedragsregels sociale media en u heeft ze voor het uitkiezen.

19 soorten content Berichten U kunt om te beginnen berichten plaatsen. Deze hoeven overigens niet altijd over uzelf te gaan. U kunt ook facts and figures publiceren, zonder commentaar. Zo-als: Het aantal rokers is in 2011 afgenomen met..%. Dit soort weetjes leent zich heel goed om te delen of te retweeten. Zo bereikt u een hele grote groep ge-bruikers. En zo n retweet vermeldt altijd de oorspronkelijke verzender van het bericht. Discussies Ook discussies voert u natuurlijk via social media. Of u start zelf een discussie. Of u reageert op wat anderen hebben geschreven. Actie Social media lenen zich ook goed voor het voeren van actie. De bezuinigingen op cultuurgebied bijvoorbeeld hebben op Twitter en Facebook veel losgemaakt. Dit leidde tot spontane protestacties vanuit het publiek. Polls, ratings of reviews Peilingen en beoordelingen en reviews. zijn zeer geschikt om reacties uit te lok-ken. U moet wel een tool hebben om ze te maken. Dit is dus typisch iets voor uw eigen site. Wel kunt u natuurlijk op Twitter of Facebook uw volgers oproepen hun mening te geven met een link naar een poll of review. Foto s en filmpjes TIP RUSTIG VAN START U kunt niet in één dag de wereld veranderen. Trek dan ook niet in één keer alle registers open. Kies voor de weg der geleidelijkheid. Bouw rustig aan een be-stand met volgers, onderzoek wat de actuele trending topics zijn en doe eerst in het klein wat ervaring op. KIJK EERST EENS ROND Voordat u en uw organisatie met social media begint, kan het geen kwaad eens op het internet te kijken wat er zoal over u en uw organisatie gezegd en geschre-ven wordt. Waarschijnlijk beginnen uw handen dan te jeuken om u in discussies te mengen en ook zelf aan de slag te gaan. BEGIN KLEIN Wat zal het worden: Facebook, LinkedIn, Twitter? En zet u dan op alle media dezelfde informatie? Misschien is het geen slecht idee om met één medium te beginnen. En hier even rustig ervaring mee op te doen. Dan kunt u ervaren hoe uw berichten worden opgepikt en wat er op u afkomt. Facebook bijvoorbeeld, eventueel aangevuld met Twitter. START DICHT BIJ HUIS Maak uw account aan en zorg om te beginnen voor zoveel mogelijk volgers. Nodig mensen of organisaties uit om uw pagina te liken. Vergeet daarbij ook uw medewerkers niet. Zij zijn het netwerk dat het dichtst bij u staat. En u kunt ook hun netwerken goed gebruiken. Beelden spreken tot de verbeelding. Meer nog dan tekstberichten. Bent u voor uw organisatie op reis geweest naar Afrika? Post het. Heeft u een evenement georganiseerd? Post een leuk filmpje of een fotoboek. Vergeet niet aan uw filmpjes of foto s trefwoorden (tags) toe te voegen. Dan zijn ze ook voor niet-gebruikers op internet vindbaar.

20 hoe beheersen Social media shortlist Facebook is verreweg de belangrijkste social media site. Mark Zuckerberg richtte het samen met drie vrienden op in Inmiddels loopt het aantal gebruikers wereldwijd over het miljard en is er sinds 2008 ook een Nederlandstalige versie. Wat mensen op Facebook met elkaar delen is zeer divers. Serieuze onderwer-pen wisselen elkaar af met informatie als babyfoto s en het welzijn van huisdie-ren. Op dat laatste zit u als organisatie natuurlijk niet te wachten. Als u een bedrijfsaccount aanmaakt, blijven babyfoto s u bespaard. U moet wel eerst een persoonlijk account aanmaken, onder uw eigen naam. Dat is een kwestie van minuten. Vervolgens maakt u vanuit dit account een bedrijfspagina aan voor uw organisatie. U kunt uw persoonlijke account activeren voor uw persoonlijke interactie, maar u kunt het ook slapend laten. Facebook gebruikers die uw pagina liken nemen daarmee als het ware een abonnement op uw berichten. Ze worden au-tomatisch op de hoogte gehouden als u iets post. handige tips Via het administratiepanel op uw Facebook pagina kunt u ook zelf actief zoeken naar vrienden. U kiest achtereenvolgens op de opties publiek opbouwen en vrienden zoeken en u vinkt aan wie u wilt uitnodigen. Als u op Facebook een link plaatst naar een filmpje op YouTube, kunnen mensen het op uw pagina afspelen zonder dat ze naar YouTube hoeven. U kunt met één druk op de knop content van anderen liken, er op reageren of delen met anderen. Twitter is na Facebook het tweede grote social media netwerk. Het is een platform voor miniblogs, dat werkt met korte berichten ( tweets ) van maximaal 140 tekens (inclusief spaties). Het maken van een account is een kwestie van minuten. Daarmee kunt u medegebruikers (opinieleiders, collega-organisaties) volgen. En u kunt mensen uitnodigen om uw berichten te volgen. Door de beperking van 140 tekens is het moeilijk om op Twitter genuanceerd te zijn. Maar Twitter is heel geschikt om vragen te stellen of te beantwoorden. Of om links te delen naar andere informatie. Als u bijvoorbeeld een link maakt naar een YouTube filmpje, wordt dit filmpje automatisch aan het bericht toegevoegd. handige tips Om het delen van links te vergemakkelijken bestaan er verschillende tools, als bit. ly, ow.ly en is.gd, die de url verkorten. Zo blijft u gemakkelijker binnen de 140 tekens die u ter beschikking heeft. Als u voor het belangrijkste trefwoord in uw tweet een hashtag (#) zet, kan iedereen die op dat trefwoord zoekt uw bericht makkelijk vinden. Ook al is hij of zij nog geen actieve volger. Interessante tweets van anderen kunt u bewaren door ze als favorite aan te merken. En u kunt ze gemakkelijk verspreiden onder uw volgers door ze te retweeten. Beide mogelijkheden vergen slechts één klik. U kunt in uw Twitter profiel ook een verbinding maken met Facebook, zodat uw tweets en retweets automatisch ook bij uw Facebook volgers terecht komen. U kunt als maatschappelijke organisatie ook reageren op tweets die mensen over u posten. Of interactief deelnemen aan discussies over relevante onderwerpen.