Lead Architect. facilitator. Combineer de rollen ICT architect en workshop. ! M@rk.NL isbn Versie 1

Transcriptie

1 Lead Architect Facilitator Combineer de rollen ICT architect en workshop facilitator!! isbn Versie 1

2 Lead Architect Facilitator... 3 De ICT architectuurworkshop... 3 Leren faciliteren... 4 Faciliteren met en zonder ervaring... 5 Proces, rol en gereedschap... 6 Programma Lead Architect Facilitator... 7 Algemene vaardigheden voor het faciliteren van workshops Basisvaardigheden begeleiding architectuurworkshops Stakeholder management Lead Architect Facilitator... 8 Competenties Lead Architect Facilitator... 8 Faciliteiten Mark C Hoogenboom "2

3 Lead Architect Facilitator Don t show up to prove; Show up to improve - Simon Sinek Het werk van een ICT architect wordt snel inhoudelijk en het is dan ook pittig complex. Voor buitenstaanders is het dan al direct niet goed meer te doorgronden. Dat is niet erg, als er maar gezorgd wordt voor een adequate vertaling van wat de organisatie wenst en wat de architectuur daar dan voor uitwerkt. Het vertalen ligt niet bij de organisatie, die wordt daar direct mee overvraagd. Het vertalen ligt eigenlijk bij de architect, maar die is goed in de inhoud en heeft niet altijd de opleiding gedaan om goed te worden in het vertalen. Daarom is er een werkvorm en een rol uitgewerkt, om dit vertalen een goede plek te geven. De vertaling tussen wat de organisatie wenst en het denkwerk van de architect vindt het best plaats in een workshop. Daar kunnen de deelnemers uit de organisatie hun ei goed kwijt, daar kan de architect zien, horen en proeven waar iedereen heen wil en vaak kan dan ook het waarom voor dit alles gevonden worden. Dat vormt dan een goede basis voor het omwerken naar architectuurresultaten. Dit ebook gaat over het faciliteren van zo n workshop, door een architect die daarvoor is opgeleid: de Lead Architect Facilitator. DE ICT ARCHITECTUURWORKSHOP De ICT architectuurworkshop brengt de organisatie en de ICT architecten bij elkaar in één ruimte om daar samen te werken. Ze werken dan aan allerlei onderwerpen waarvan de architecten denken uitspraken te kunnen ontlokken aan de deelnemers. Na de ICT architectuurworkshop volgt de inhoudelijke uitwerking door de ICT architect(en), met al het denkwerk en alle matrixen en lijsten en overzichten die de architect maar nodig heeft om chocola te maken van alles wat er gewenst wordt. Tijdens dat uitwerken kan dan goed gebruik gemaakt worden van de informatie die tijdens de workshop zichtbaar werd. Die informatie gaat dan over vragen als: Wat wil iedereen en in hoeverre convergeert dat? Welke groepsvorming is zichtbaar geworden rondom de wensen? 2014 Mark C Hoogenboom "3

4 Welke krachten spelen er tussen de deelnemers? Hoe makkelijk (of moeilijk) is het om besluiten te nemen? Hoe lang blijven die besluiten leven (zijn ze stabiel of kwetsbaar)? In de workshop worden deze vragen vanzelf beantwoord, er hoeft alleen maar goed gekeken te worden naar wat er gebeurt en wie wat doet. De ICT architect die de rol Lead ICT Architect Facilitator neemt, heeft met de workshop een tweesnijdend zwaard in handen. Want de vaardigheid van de architect om structuur en patronen te zien wordt ingezet om overzicht te verkrijgen. En met de vaardigheid als facilitator wordt het proces zo ingestoken dat de deelnemers begrijpen wat hen gevraagd wordt waardoor ze dan ook een zinvolle bijdrage kunnen leveren.! LEREN FACILITEREN Bij het leren faciliteren gaat om kennis over mensen en het samenwerken tussen mensen. Daarnaast gaat het om vaardigheden in het begeleiden van groepen en het hanteren van toepasselijk gereedschap om de groepen mee aan het werk te zetten. De facilitator van een workshop begeleid de deelnemers door een proces waarin er van alles wordt gemaakt. De uitwerkingen zijn dan meestal iets in de vorm van flip-overvellen of bruin papier, met daarop Post-Its voor de inhoud. De deelnemers werken eraan, ze hebben het vastgehad, ze hebben het geschreven. Het klinkt misschien wat zweverig allemaal, maar workshopdeelnemers hebben een groot respect voor wat ze zelf gemaakt hebben en dat levert een mooi draagvlak op voor het resultaat op papier met Post-Its. Het hoeft overigens niet op papier want het kan ook elektronisch, maar een groot voordeel van papier en Post-Its is dat de deelnemers het resultaat zien ontstaan. Het leren faciliteren omvat twee kennisgebieden: 1. groepsgedrag; 2. werkomgevingseigenschappen Mark C Hoogenboom "4

5 Becoming a facilitative leader means changing how you think in order to change the consequences you help create. - Roger Schwarz Het leren faciliteren omvat een zestal vaardigheden: 1. het doel van de workshop verwerken in het proces van de workshop, zodat de opdrachtgever krijgt wat deze wenst; 2. het proces van de workshop ontwerpen, zodat de deelnemers meemaken wat ze nodig hebben om tot resultaten te komen; 3. de deelnemers begeleiden (faciliteren) zodat ze in alle onderdelen van het proces actief meedoen en een bijdrage leveren; 4. meten en voelen hoe het proces loopt en hoe de deelnemers erin staan, zodat het proces aangepast kan worden waar dat nodig is; 5. door de deelnemers de resultaten laten maken die nodig zijn om na de workshop verder mee te kunnen werken; 6. het workshopgereedschap en -werkvormen kunnen hanteren. FACILITEREN MET EN ZONDER ERVARING Elke facilitator dient de twee kennisgebieden en zes vaardigheden tot zich te nemen en te beheersen. Voor een ICT architect zonder faciliteerervaring wordt voor de vaardigheden vanaf punt 6 omhoog gewerkt. Want zonder het kunnen inzetten van het workshopgereedschap en de werkvormen wordt een workshop eerder een vergadering. En aan een vergadering heb je niet erg veel als het de bedoeling is de deelnemers actief te betrekken bij het werken aan architectuurproducten. Heb je al wel workshopervaring, begin dan voor de vaardigheden vanaf punt 1 naar beneden te werken. Want het doel van de workshop scherp krijgen is cruciaal en vergt voor een architect vaak een lastig stuk onderhandeling met de opdrachtgever. Meestal wenst de opdrachtgever snel duidelijkheid, terwijl je als architect weet dat de deelnemers nog zullen moeten wennen aan het omgaan met complexe situaties waarin duidelijkheid pas ontstaat 2014 Mark C Hoogenboom "5

6 als je afstand neemt. Neem bijvoorbeeld een beslismatrix die helpt besluiten welke uitgangspunten en principes zullen worden gehanteerd. Standaard gereedschap voor de architect. Voor de deelnemers is het oefenen met een kleine speelgoedmatrix nodig (van 5 bij 5) om te kunnen plaatsen hoe zo n ding werkt. Precies hier zit een belangrijke vaardigheid van de lead architect facilitator: zelf de complexiteit snappen en daarmee kunnen werken, terwijl de architect het zo vertaalt en versimpelt dat de deelnemers een bijdrage kunnen leveren aan het invullen van de architectuuruitwerkingen. Waarbij het niet de bedoeling is van iedereen in de organisatie een architect te maken. Dat is overbodig en contra-productief. Het is de bedoeling iedereen in te zetten met wat elk nú kan leveren qua kennis en vaardigheden.! PROCES, ROL EN GEREEDSCHAP Een workshop is een werkproces. Met stappen om de structuur goed te krijgen en telkens opdrachten voor de deelnemers om hun bijdrage goed uit te vragen. De structuur van het proces wordt gevormd door het WORK-systeem 1, dat in vier stappen een workshop ver- deelt in de juiste fasen. De rol van de facilitator is die van begeleider. Het is als begeleider prima om te laten zien dat je begrijpt waar het over gaat, maar uitkomsten opleggen, uitwerkingen corrigeren of vergissingen rechtzetten hoort er allemaal niet bij. Dat kan voor een architect best een lastige positie zijn, omdat je juist scherp bent op wat eruit moet komen, wat correct is en wat vergissingen of blunders zijn. Je hoeft hier niks af te leren, maar alleen iets bij te leren: merk dat je er wat van vindt en stel je reactie uit. Bedenk in de plaats van reageren een processtap waardoor de deelnemers zélf inzien wat belangrijk is om in te zien. In een workshop zijn ongeveer vier faciliteerrollen nodig, meestal worden die verdeeld over meerdere personen om er zeker van te zijn dat elke rol voldoende aandacht krijgt. Een belangrijke set van twee rollen zijn de procesfacilitator en de effectiviteitsfacilitator. De eerste rol mikt vooral op het activeren van de deelnemers en het aan de gang houden van het pro- 1 zie voor een korte beschrijving ervan: Op deze site kan ook het ebook over het WORK-systeem worden gedownload Mark C Hoogenboom "6

7 ces. De tweede rol is per definitie een ander persoon, die dan continue in de gaten houdt of het proces nog wel gaat opleveren wat nodig is. Omdat het zo n verschillende perspectief is, vallen deze rollen niet goed te mengen in één persoon. Het gereedschap van een facilitator is bij voorkeur simpel: grote vellen papier aan de muur en Post-Its om inhoud daarop te plakken en dikke stiften om die inhoud op te schrijven. Een facilitator heeft dat allemaal mee in een faciliteerkit. Er is geen enkel bezwaar tegen gesofisticeerde hulpmiddelen die tegenwoordig groepen ook elektronisch laten samenwerken, maar het fysiek bij elkaar zijn en werken op kleine gele velletjes plakkend papier blijkt een belangrijk groepsgevoel te geven. Dat wil je niet graag verloren laten gaan Programma Lead Architect Facilitator Het programma voor het leren faciliteren voor een ICT architect bestaat uit vier blokken. Dit programma is nu in ontwikkeling en wordt na de zomer van 2014 aangeboden. Elk blok bestaat uit drie schooldagen en wordt afgesloten met een toetsdag. Daarnaast wordt opgedragen om literatuur te bestuderen en workshops die door anderen gegeven worden te bekijken. Een blok omvat kennis, begrijpen én doen door de student in combinatie. Zodat telkens zichtbaar wordt aan het doen of de student voldoende kennis heeft vergaard en deze ook voldoende begrijpt om het toe te kunnen passen. De student wordt getoetst door een workshop(onderdeel) te faciliteren, met de medestudenten als deelnemers. Er zijn vier blokken nodig om opgeleid te worden tot Lead ICT Architect Facilitator. Ze bestaan uit: ALGEMENE VAARDIGHEDEN VOOR HET FACILITEREN VAN WORKSHOPS Het blok 1 leert het gebruik van het gereedschap aan, het benutten van het WORK-systeem en het inzetten van werkvormen. Toets: een toepasselijke probleemstelling omzetten naar drie bij elkaar passende werkvormen en deze succesvol kunnen faciliteren in een kleine groep. BASISVAARDIGHEDEN BEGELEIDING ARCHITECTUUR- WORKSHOPS Het blok 2 leert de koppeling tussen architectuurdeliverables en workshopresultaten (hoe het een in het ander terug te laten komen). Tevens leert dit blok hoe een architectuurworkshop in te delen (agenda) en het proces te begeleiden (werkvormen en instructie aan deelnemers) Mark C Hoogenboom "7

8 Toets: een architectuurdeliverable laten invullen door leken met zodanige output dat deze ná de workshop gebruikt kan worden door een architect om de architectuurdeliverable op te stellen, bij te stellen of ermee te toetsen. STAKEHOLDER MANAGEMENT LEAD ARCHITECT FACILI- TATOR Het blok 3 leert omgaan met stakeholders en diverse stakeholderniveaus in een workshop. Specifiek worden vaardigheden geleerd om een bezoekende manager (een hoge ome ) mee te nemen in een workshopresultaat, zodat deze kan worden bijgepraat en kan besluiten het workshopresultaat te onderschrijven. Toets: een bezoekende manager laten informeren door de deelnemers in de workshop en tevens begeleiden naar het onderschrijven van het resultaat. COMPETENTIES LEAD ARCHITECT FACILITATOR Het blok 4 leert het improviseren op de agenda als de workshop niet de agenda kan volgen zoals die werd voorbereid. Het gaat dan om het meten van weerstand, het bepalen van alternatieven voor de agenda en het kiezen van een alternatief. Toets: een overmatig ambitieuze agenda moeten begeleiden die door iemand anders werd gemaakt en bij incidenten in het verloop dan daarop adequaat reageren (met onderzoek, opties opwekken en keuze tot herstart). Faciliteiten Elke student krijgt een faciliteerkit uitgereikt (of de opdracht er zelf een samen te stellen). Elke student heeft het boek Workshops nodig om daaruit de theorie en werkvormen te leren (in het Engels is dit isbn X, de Nederlandse herziene uitgave wordt voor de zomer 2014 verwacht). Waar toepasselijk worden ebooks uitgereikt voor onderdelen die niet in het boek Workshops voorkomen. In elk geval de ebooks over het WORK-systeem (isbn ) en het VOS-systeem (isbn ) Mark C Hoogenboom "8