Memo Aan Benoemingen- en remuneratiecommissie van

Transcriptie

1 Memo Aan Benoemingen- en remuneratiecommissie van (1) INLEIIMNG de Raad van Toezicht Van Harman Korte Datum 2Ojuli 2011 Referentie m Pagina 1 van 7 Betreft Declaratie- en faciliteitenregeling bestuur en directeuren per l4juni Doel en uitgangspunten declaratie- en faciliteitenregeling bestuurders en directeuren Met de declaratie- en faciliteitenregeling bestuurders en directeuren wordt beoogd een duidelijk kader vast te leggen de door bestuursleden en directeuren te declareren kosten en aan hen toe te kennen faciliteiten. Een deel van de in deze regeling opgenomen normen is ook in het kader van de arbeidsovereenkomsten met de betrokken bestuurders geregeld en is hier de overzichtelijkheid in geintegreerd; het gaat daarbij veelal om normen zieningen die mede beoordeeld moeten worden als secundaire arbeidswaarden, en niet of niet alleen op hun doelmatigheid in het perspectief van de bestuursfunctievervulling. Algemene regel is dat alle kosten die in redelijkheid een goede vervulling van de bestuurs- en directeurenfunctie worden gemaakt, door de AFM worden vergoed. Daar waar deze regeling een eigen beoordeling van de betrokicen bestuurder of directeur vraagt ter bepaling van de maatvoering van te declareren kosten (waaronder daar waar geen grensbedragen of andersoortige maxima zijn vermeld), geldt als algemene norm dat de bestuurders en directeuren gehouden zijn met middelen van de AFM om te gaan als een goed huisvader. 1.2 Leeswijzer In de volgende hoofdstukken worden de volgende onderwerpen behandeld: Werkingssfeer en ingangsdatum regeling (hoofdstuk 2); Normenkader uitgaven en bedrijfsmiddelen (hoofdstuk 3) en Declareren en verantwoorden van uitgaven (hoofdstuk 4). (2) WERKINGSFEER EN INGANGSDATUM REGELING Deze regeling is van toepassing op alle bestuursleden en directeuren van de AFM. Waar in het navolgende wordt geschreven bestuursleden dient steeds gelezen te worden dat de regel tevens betrekking heeft op directeuren, tenzij expliciet is aangegeven dat de directeuren een afwijkende regeling geldt. Deze regeling is van toepassing op: Uitgaven die bestuursleden verrichten in uitoefening van hun functie en die zij achteraf declareren; Uitgaven die door bestuursleden met een daar bestemde door de AFM ter beschikking gestelde creditcard worden gedaan;

2 Datum 20 juli 2011 Ons kenmerk m Pagina 2 van 7 De ter beschikkingstelling van enige specifieke middelen door de AFM aan bestuursleden en het gebruik daarvan. De in deze regeling genoemde nonnen zijn eveneens van toepassing indien de desbetreffende uitgaven op basis van een factuur direct aan de AFM in rekening worden gebracht. Deze regeling treedt in werking per 14 juni 2011 en blijft van kracht tot deze door een andere declaratieregeling is vervangen. Deze regeling vervangt de gaande regeling van 1 juli De Raad van Toezicht heefi in zijn vergadering met de managementgroep van 14 juni 2011 op advies van de benoemingen- en remuneratiecommissie ingestemd met de wijzigingen die in de regeling zijn aangebracht. (3) NORMENKADER UITGAVEN EN BEDRIJFSMIDDELEN 3.1 Dienstreizen algemeen en kosten verplaatsing met de auto Dienstreis algemeen Een dienstreis wordt gedefinieerd als een reis die in het kader van het uitoefenen van de werkzaamheden als bestuurder van de AFM wordt gemaakt. Tot het kader van het uitoefenen van werkzaamheden als bestuurder behoort ook de deelname aan evenementen van sociale en maatschappelijke aard die ondersteunend zijn aan het functioneren als bestuurder. Ook het volgen van cursussen en opleidingen aismede het bezoeken van congressen en seminars wordt als uitoefenen van werkzaamheden beschouwd. Ten slotte wordt ook het woon-werkverkeer van bestuurders als dienstreis aangemerkt. Voor directeuren wordt het woon-werkverkeer niet als dienstreis aangemerkt. Privé-uitgaven van bestuursleden tij dens dienstreizen mogen met de company creditcard worden betaald, mits hiermee zeer terughoudend wordt omgegaan. Privé-uitgaven dienen tijdig en duidelijk als zodanig herkenbaar middels het declaratieformulier te worden verrekend. Verrekening vindt plaats via het salaris. Indien partners meereizen bij dienstreizen door bestuursleden worden de hierbij gemaakte extra kosten niet vergoed. Hierop wordt een uitzondering gemaakt als de partner nadrukkelijk is uitgenodigd en/of wanneer aanwezigheid noodzakelijk is een adequate (re)presentatie van de AFM. Karakter en programma van het bezoek aismede reciprociteit kunnen bij deze afweging worden betrokken. Het toepassen van deze uitzondering in concrete gevallen vergt een expliciet bestuursbesluit. Auto s Aan de bestuurder wordt door de AFM een auto ter beschikking gesteld waarover hij vrij kan beschikken zowel zakelijke als privé-doeleinden. Alle kosten van deze auto s en het gebruik daarvan komen rekening van de AFM, behalve verkeersboetes. De maximale aanschafprijs van een dienstauto inclusief eventuele accessoires bedraagt (prijspeil 2007). Dit bedrag is inclusief BTW en BPM en wordt j aarlijks verhoogd met het prij sindexcij fer nieuwe auto s van het Centraal Bureau Statistiek. Voor directeuren bedraagt de maximale aanschafprijs 80% van dit bedrag. Deze informatie is te vinden op prijsindexcijfer duurzame consumptiegoederen, categorie 07111, aankoop nieuwe auto s

3 Datum 20 juli 2011 Ons kenmerk m Pagina 3 van 7 Uitgangspunt is dat een dienstauto wordt vervangen na een gebruiksduur van 48 maanden of bij het bereiken van een kilometerstand van km. Chauffeursdiensten Voor dienstreizen per auto mag de bestuurder een beroep doen op de diensten van een door de AFM te betalen chauffeur. De bestuurder mag naar het redelijke tevens gebruikmaken van de diensten van een door de AFM te betalen chauffeur het aandoen van prive-bestemmingen indien die aansluiten aan dienstreizen (bezoek dokter; kleine omweg privé-boodschap ed.) of het vervoer op die wijze in het belang is van de AFM (benutting reistijd bestuurswerkzaamheden). 3.2 Overige verplaatsingskosten in verband met dienstreizen (en woon-werkverkeer van directeuren) Openbaar veri oer De kosten van dienstreizen per openbaar vervoer (desgewenst 1 e kias; inclusief HSL) worden door de AFM (op declaratie) vergoed. De kosten van het woon-werkverkeer van directeuren per openbaar vervoer (desgewenst 1 e kias; inclusiefllsl) worden door de AFM vergoed. Taxikosten, fooien taxichauffeurs De kosten van taxi s mag men declareren. Aan taxichauffeurs gegeven fooien mag men declareren. Vliegtickets Ingeval dat een buitenlandse dienstreis per vliegtuig wordt gemaakt, vliegen bestuursleden op kosten van de AFM bij intercontinentale vluchten desgewenst in principe business class. Bij bestemmingen binnen Europa wordt in principe economy (plus) class geviogen. Eventueel verdiende frequent flyer punten mag de bestuurder zeif behouden. 3.3 Verblijfskosten dienstreizen, uitgaven eten en drinken (Hotel)overnachtingen en ontb(/ten Als een dienstreis een overnachting noodzakelijk maakt, mag men de uitgaven van (hotel)overnachtingen en ontbijten declareren. De van de kosten van verblijf in het buitenland wordt beperkt tot de dagen van verblijf in het buitenland die het zakelijke doel van de dienstreis redelijkerwijs noodzakelijk zijn. Lunches en diners Uitgaven lunches en diners mag men declareren indien deze zijn gemaakt tijdens een dienstreis en in geval van zakelijke besprekingen. Op het declaratieformulier of op de factuur dient het zakelijke c.q. functionele karakter van de bespreking te worden toegelicht. Op het declaratieformulier of op de factuur dient tevens aangegeven te worden met wie de maaltijd is genoten. In geval de noodzakelijke vertrouwelijkheid vermelding van dit gegeven ongewenst maakt, vermeldt de bestuurder dit op het declaratieformulier en laat hij vermelding van de personen waar het om gaat achterwege.

4 Datum 2Ojuli 2011 Oiis kenmerk m Pagina 4 van 7 Diners overwerk Diners in geval het gebruikelijke dinertijdstip afgegaan en gevolgd wordt door werkzaamheden de AFM, komen in aanmerking. Fooien hotels, In hotels, restaurants, restaurants lunchgelegenheden en lunchgelegenheden gegeven fooien mag men declareren. Telefoon-, Uitgaven internetgebruik internetgebruik faxen telefoon-, fax- en bu dienstreizen tij dens dienstreizen mag de bestuurder declareren. snacks, minibars, overige uitgaven Uitgaven tussen maaltijden genoten drankjes en snacks en de kosten van minibars in hotels mag men declareren indien deze zijn gemaakt tijdens dienstreizen ingeval van zakelijke Bijkomende uitgaven waaronder uitgaven zakelijke media mag men declareren indien deze zijn gemaakt tijdens dienstreizen. Uitgaven Drankjes, of besprekingen met derden. niet-zakelijke media en ontspanning zijn van uitgesloten. Catering kantoor in het van de AFM Bestuurders kunnen van de cateringziening koffie, thee e.d. gebruik maken zonder dat daar kosten bij hen in rekening worden gebracht. Hier wordt de gebruikelijke fiscale bijtelling toegepast. broodjeslunch, 3.4 Overige Studiekosten ljitgaven declaratie in aanmerking studies en opleidingen komen komende kosten en ter beschikking te stellen bedrijfsmiddelen in aanrnerking. Seminars en Uitgaven seminars en congressen komen in aanmerking. Toelichting van de zakelijkheid van deelname aan studiereizen en van doel en overige deelnemers bij de declaratie vermelding congressen uitwisselingsprogramma s of op de factuur. geschiedt door Vakliteratuur en tudschrjien, en kran ten Uitgaven en -tijdschriften en specifiek de functie benodigde kranten komen in aanmerking. vakliteratuur

5 Datwn 20 juli 2011 Onskenrnerk m Pagina 5 van 7 Lidmaatschap vakorganisatie Uitgaven komen het lidmaatschap van een vakorganisatie die in aanmerking. verband houdt met de uitgeoefende werkzaamheden Computer- en De AFM stelt bestuurders computerapparatuur, de daarbij (telefoons en faxen) ter Deze binnen het beleid dat de afdeling van dergelijke apparatuur. telecommunicatieapparatuur apparatuur past beheer telecommunicatieapparatuur behorende randapparatuur beschikking verrichten Infonnatisering (printers en dergelijke) en het thuis van werkzaamheden. hanteert ten aanzien van de en aanschaf Telefoonkosten De AFM stelt bestuurders een mobiele telefoon en een ter de kosten, kosten van het gebruik, volledig rekening van de AFM komen. De AFM vergoedt 50% van de totale kosten van de op het vaste telefoonnet. prive-aansluiting blackberry beschikking waarvan Kosten van Voor het thuis verrichten van werkzaamheden vergoedt de AFM 100% van de kosten van de privé van bestuurders. internetaansluiting 3.5 Vaste internetaansluiting onkostenvergoedin inclusief de Bestuursleden ontvangen een belaste maandelijkse onkosten de kosten van zieningen die eigen van de bestuurders komen en door hen mede worden aangewend ten van de vervulling van hun functie. Deze bedraagt 515,11 (zitter van het bestuur) en 412,80 (lid van het bestuur) (niveau 2007) Het bedrag van de maandelijkse de is gelijk aan de geldende, en wordt die aangepast. De de overige is daarvan afgeleid en 80% van die de bestuurszitter. De uit de vaste betaalde uitgaven hoeven niet met bewijsstukken te worden onderbouwd. De volgende dienen uit de belaste te worden betaald (en komen derhalve niet separate op declaratie in aanmerking): ten van cadeaus verstrekt uit van de functie (in- en extern); Het aanbieden van koffie, thee, lunch, diner en dergelijke aan een (zakehjke) relatie op het woonadres; Kleine onkosten (bijbeeld specifiek gewenste (kantoor)artikelen, zoals pennen, en agenda s die niet standaard door de AFM worden aangeboden) en het maken van en het verzenden van post. giften die het als doet en niet als zou hebben gedaan; aanpassingen aan het woonhuis; verzorging en kieding. rekening staatssecretarissen bestuursleden onkosten uitgaven Uitgaven behoeve Zakelijke Representatieve Persoonlijke zitter van het overeenkomstig bedraagt onkosten betreffende bestuurslid hoofde zodanig bestuur behoeve kopieen papier privé-persoon

6 Datum 2OjuIi 2011 Onskenrnerk m Pagina 6 van 7 (4) DECLAREREN EN VERANTWOORDEN VAN UITGAVEN Veraniwoorden van uitgaven met company creditcard, declaratie van zef betaalde kosten Uitgaven de in hoofdstuk 3 behandelde zieningen worden bij keur gedaan via betaling door de AFM op een aan de AFM gerichte factuur. Uitgaven die met de company creditcard zijn gedaan worden achteraf verantwoord op het declaratieformulier bestuursleden. Vergoeding van geschoten uitgaven is alleen mogelijk bij gebruik van dit declaratieformulier. Men staaft alle posten op het declaratieformulier met deugdelijke bescheiden (rekeningen, facturen, bonnetjes, kwitanties etc.). Bij posten waarbij door omstandigheden geen deugdelijk bescheid kan worden overlegd, worden die omstandigheden op het formulier toegelicht. Men vult het declaratieformulier volledig, juist en duidelijk leesbaar in. Waar relevant wordt de in hoofdstuk 3 als vereiste gestelde aanvullende informatie verschaft. De company creditcard wordt niet gebruikt het opnemen van contant geld. Ondertekenen van het declaratieformulier Het betreffende bestuurslid ondertekent het declaratieformulier waarmee hij verklaart dat: De declaratie- en faciliteitenregeling naar de letter en naar de geest is nageleefd; Het declaratieformulier naar waarheid is ingevuld. Goedkeuring van de declaraties Alle declaraties behoeven, naast ondertekening door het declarerende bestuurslid, goedkeuring door een collega bestuurslid. Voordat deze tot goedkeuring en ondertekening overgaat, beoordeelt deze de declaratie op de onderstaande punten: Aanwezigheid van alle bescheiden, vaststellen of de gedeclareerde uitgaven adequaat door deze bescheiden zijn gestaafd; Naleving van de declaratie- en faciliteiten regeling wat betreft de soorten kosten en eventueel genoemde normbedragen; Tijdige indiening van de declaratie. Indienen van de declara tie Uitgaven die met de company creditcard zijn gedaan worden achteraf verantwoord op het declaratieformulier bestuursleden uiterlijk zes weken nadat deze uitgaven zijn gedaan. Bij declaratie van uitgaven die meer dan drie maanden eerder zijn gedaan dan het moment van declaratie wordt een korting op de uitbetaling toegepast overeenkomstig de algemene regeling AFM medewerkers. In komende gevallen kan men hiervan afwijken indien een plausibele reden de late indiening bestaat en dit vermeld is op het declaratieformulier; Ajhandelen van de declaratie F&A controleert de declaratie integraal op: Goedkeuring en ondertekening door een bevoegde medebestuurder; Volledig invullen van het formulier; Tijdige indiening van de declaratie; Juiste omrekening van vreemde valuta; Rekenkundige juistheid en

7 Datum 20 juli 2011 Onskenrnerk m Pagina 7 van 7 Aanwezigheid bescheiden van alle bescheiden; vaststelling zijn gestaafd. of de gedeclareerde uitgaven adequaat door deze Daarnaast toetst F&A, door een deelwaarneming de volgende aspecten: van de wat betreft de soorten kosten en eventueel genoemde normbedragen; in aspecten leiden tot vertraging in de uitbetaling en in het uiterste geval tot het niet in behandeling nemen van de declaratie. F&A retourneert de declaratie in dat geval de die de declaratie heeft goedgekeurd. Indien aan aspecten is voldaan, betaalt F&A de declaratie binnen 15 werkdagen na ontvangst uit zoveel eerder als rnogelijk is); F&A declaraties niet per kas uit. Naleving Onvolkomenheden naar bestuurder bovenstaande betaalt declaratieregeling bovengenoemde künnen AJi vikkelingen van facturen inzake deze Als de kosten van onder deze regeling getroffen zieningen door de AFM worden voldaan door betaling op factuur zijn daarop schriften van toepassing als de afwikkeling van andere facturen, en tevens dezelfde schriften inzake toelichting en goedkeuring als op declaratie gelden. Daarbij geldt dat indien goedkeuring moet worden gegeven betaling op een inzake een de budgethouder getroffen ziening, niet de budgethouder, maar een andere akkoord moet tekenen. dezelfde onder regeling getroffen zieningen uitbetaling factuur bestuurder zeif (of Externe con trole De naleving van deze regeling wordt op basis van een separate opdracht onderworpen aan controle door de externe accountant. De desbetreffende rapportage van de externe accountant wordt ter kennisneming aan de Raad van Toezicht toegezonden jaarlijks