BIJLAGE II. Risico-inventarisatie Zuid-Holland Zuid. Jeugdzorg

Transcriptie

1 BIJLAGE II Risico-inventarisatie Zuid-Holland Zuid Jeugdzorg Nederlands Adviesbureau Risicomanagement Pagina 1 van 18

2 Inhoud Financiële risicokaart Imago risicokaart Top 5 van risico`s met de grootste imagogevoeligheid Weerstandssimulatie Top 10 van risico`s o.b.v. financiële invloed Risico categorie matrix Volledige risicolijst Financiële risicokaart Risico s waarvan de oorzaken en gevolgen in klassen ingedeeld zijn kunnen geplaatst worden in een risicokaart. De risicokaart geeft inzicht in de spreiding van de risico s naar kans en gevolg. De nummers in de risicokaart corresponderen met de aantallen risico s die zich in het desbetreffende vak van de risicokaart bevinden. Een risico dat in het groene gebied zit, vormt geen direct gevaar voor de continuïteit van de organisatie. Een risico dat een score heeft die in het oranje gebied zit, vraagt om aandacht. Een risico dat een risicoscore heeft die in het rode gebied zit vereist directe aandacht om te voorkomen dat de continuïteit van de organisatie wordt bedreigd. FINANCIEEL GEVOLG x > R1 R < x < R9 R16 R < x < R4 R < x < R8 R13 R6 R17 R14 R15 x < R11 R12 Geen financiële gevolgen R3 R7 R3 Kans 10% 30% 50% 70% 90% Pagina 2 van 18

3 Imago risicokaart IMAGO GEVOLG Landelijk R8 R7 R10 Regionaal R6 R16 Plaatselijk R9 Persoonlijke kring R17 R15 Individueel Geen imago gevolgen R3 R13 R19 R1 R14 R2 R12 R18 Kans 10% 30% 50% 70% 90% Pagina 3 van 18

4 De top 5 van risico`s met de grootste imagogevoeligheid Risico ID Risico oorzaak Risico gebeurtenis Risico gevolg R10 R16 Uitvergroting van specifieke klantsituaties (cases) in de media. De zorgvraag is te zwaar voor de preventieve voorliggende voorzieningen. De rek in het voorliggende veld is eruit; De politiek gaat op individueel casusniveau sturen. De zorgvraag voor duurdere zorg neemt op langere termijn minder af dan verwacht Het beleid wordt ondermijnd en de financiële en zorginhoudelijke doelstellingen komen in gevaar. Minder bezuinigingen mogelijk dan verwacht; Wachtlijsten Zorgaanbieders hebben er ook belang bij om hun grootte in stand te houden R7 R6 R9 Grote klachten over de geleverde zorg; De privacyregelgeving wordt niet goed nageleefd (pragmatisch handelen van zorgprofessionals). Opheffing of faillissementen van zorgaanbieders / hulpverleners Onvoldoende samenwerking tussen de professionals; Onvoldoende kwaliteitsniveau van de professional. Wethouder wordt aangesproken door cliënt of toezichthouder. Er ontstaat discontinuïteit van parate kennis en zorg Er wordt onjuiste zorg geboden. De wethouder moet opstappen; De gemeente krijgt een boete opgelegd door het CPB en lijdt imagoschade. Stagnatie in intake en/of hulpverlening en kostbare tussentijdse maatregelen dienen te worden genomen Inwoners krijgen niet de juiste hulp op het juiste moment waardoor de zorg niet goedkoper wordt. Pagina 4 van 18

5 Weerstandssimulatie Statistieken Waarde Zekerheidspercentage Bedrag Minimum Maximum Gemiddeld Standaarddeviatie Absolute maximum Trekkingen % % % % % % % % Pagina 5 van 18

6 De top 10 van risico`s o.b.v. financiële invloed Nr. Risico-oorzaak Risicogebeurtenis Risico gevolgen Invloed (%) R2 R1 R18 R16 R9 PGB (circa 17% van Jeugdzorgkosten) is op korte termijn niet beïnvloedbaar door gemeenten en serviceorganisatie; Onvoldoende budget om gewenste kwaliteit te leveren. Het recht dat huisartsen, medisch specialisten en jeugdartsen direct mogen doorverwijzen naar vrij en niet vrij toegankelijke zorgvormen; Het Rijk geeft laat duidelijkheid over de meerjarige bijdrage Jeugdzorg aan gemeenten; Onbekende financiële impact van de kaderstelling 2015 voor zorg in natura voor bestaande cliënten. Onvoldoende inzicht op afspraken met zorgleveranciers (inkoop) SLA`s; Onvoldoende inzicht in de gegevens en de kwaliteit van dienstverlening van de ketenpartners. De zorgvraag is te zwaar voor de preventieve voorliggende voorzieningen. De rek in het voorliggende veld is eruit; Zorgaanbieders hebben er ook belang bij om hun grootte in stand te houden. Onvoldoende samenwerking tussen de professionals; Onvoldoende kwaliteitsniveau van de professional. Begrote budget PGB wordt overschreden. Er worden afspraken met aanbieders en gemeenten gemaakt in 2014 terwijl op dat moment de financiële consequenties niet duidelijk genoeg zijn. Onvoldoende geautomatiseerd inzicht hebben om te sturen / rapporteren vanuit regiefunctie. De zorgvraag voor duurdere zorg neemt op langere termijn minder af dan verwacht. Er wordt onjuiste zorg geboden. (a) Budgetoverschrijding op meerdere terreinen binnen de gemeenten; (b) Macro: overschrijding overheidsuitgaven i.h.k.v. Emu saldo / Wet Hof. Budgetoverschrijding op meerdere terreinen binnen de gemeente; Gemeenten kunnen geen bindende contractbesprekingen aangaan met zorgverzekeraars; De serviceorganisatie moet tussentijds veel budgettair bijstellen/bijsturen. a. Onjuiste managementinformatie leidt tot verkeerde inkoopbeslissingen; b. Ontevredenheid van cliënten (klachten). Minder bezuinigingen mogelijk dan verwacht; Wachtlijsten. Inwoners krijgen niet de juiste hulp op het juiste moment waardoor de zorg niet goedkoper wordt. R19 - De serviceorganisatie is niet op orde, Extra kosten voor de gemeenten; 2,57% 46,28% 21,7% 9,24% 7,18% 5,11% Pagina 6 van 18

7 R15 R14 R4 R17 Onvoldoende afspraken betreffende informatiebeveiliging; Onvoldoende naleving afspraken informatiebeveiliging. De over te komen informatie vanuit financiers en aanbieders is van onvoldoende kwaliteit. De grote tijdsdruk waaronder in relatief korte tijd verplichtingen worden aangegaan. De bezuiniging op de jeugdzorg is fors (15% in 3 jaar). bijv. op gebied van ICT en contractbeheer. Indirecte toename van het aantal beroep en bezwaarprocedures. De informatie kan niet gekoppeld worden tot goede beleids- en sturingsinformatie. Er worden nu inrichtingskeuzes gemaakt welke straks niet optimaal / gewenst blijken te zijn. Er ontstaan wachtlijsten in de beginperiode. Er wordt gefinancierd o.b.v. de wensen van de zorgaanbieder en onvoldoende bepalende rol vanuit de gemeenten (bijv. zwaardere trajecten dan nodig). Hoge kosten. 1,45% a. Sturingsmogelijkheden zijn onvoldoende; b. Belangrijke keuzes kunnen niet worden gemaakt. (a) Jeugdigen worden niet goed geholpen; (b) vertrouwen in de samenwerking van de ZHZ is wankel. Desinvesteringen en extra lasten/begrotingsoverschrijding. 1,43% 1,23% Maatschappelijke onrust en discussie in de media. 1,03% Pagina 7 van 18

8 Risico categorie matrix Bij een risicoanalyse worden de risico`s benoemd vanuit verschillende invalshoeken, zogenaamde risicocategorieën. Dit komt de volledigheid van het risicoprofiel ten goede.hieronder ziet u per categorie hoeveel risico`s zijn geïnventariseerd. Risico categorie Aantal risico`s Organisatie 6 Financieel 1 Inhoudelijk 6 Samenwerking 1 ICT 1 Politiek 1 Juridisch 3 Rapportage Pagina 8 van 18

9 Nr. Risico-oorzaak Risicogebeurtenis Risicogevolg Kans Financieel gevolg (max) Imago gevolg Risicocategorie Kritieke succesfactor R1 Het recht dat huisartsen, medisch specialisten en jeugdartsen direct mogen doorverwijzen naar vrij en niet vrij toegankelijke zorgvormen; Het Rijk geeft laat duidelijkheid over de meerjarige bijdrage Jeugdzorg aan gemeenten; Onbekende financiële impact van de kaderstelling 2015 voor zorg in natura voor bestaande cliënten. Er worden afspraken met aanbieders en gemeenten gemaakt in 2014 terwijl op dat moment de financiële consequenties niet duidelijk genoeg zijn. Budgetoverschrijding op meerdere terreinen binnen de gemeente; Gemeenten kunnen geen bindende contractbesprekingen aangaan met zorgverzekeraars; De serviceorganisatie moet tussentijds veel budgettair bijstellen/bijsturen Organisatie J De serviceorganisatie beschikt over kennis en kwaliteit op de gebieden van: financiën, inkoop, juridische zaken en monitoring & effectmeting M Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden voor de serviceorganisatie zijn bepaald door de 17 gemeenten; S Door de 17 gemeenten is er budget beschikbaar gesteld voor de serviceorganisatie. Nr. Beheersmaatregel Uitvoerende afdeling Fase 1 Budgetmonitoring 47 Herindicatie v.a R2 PGB (circa 17% van Jeugdzorgkosten) is op korte termijn niet beïnvloedbaar door gemeenten en serviceorganisatie; Begrote budget PGB wordt overschreden (a) budgetoverschrijding op meerdere terreinen binnen de gemeenten; (b) macro: overschrijding overheidsuitgaven i.h.k.v. Emu saldo / Wet Hof Financieel E Afspraken maken over acties bij dreigende budgetoverschrijdingen, S Door de 17 gemeenten is er budget beschikbaar gesteld voor de Pagina 9 van 18

10 Onvoldoende budget om gewenste kwaliteit te leveren. Nr. Beheersmaatregel serviceorganisatie Uitvoerende afdeling Fase 2 Budgetmonitoring 3 Herindicatie v.a Ontwikkeling van PGB beleid vanaf 2015 voor nieuwe cliënten R3 De in de GR vastgelegde solidariteit van de samenwerkende gemeenten komt onder druk bij een eventuele aanspraak. Er is bestuurlijk of politiek geen draagvlak of bereidheid tot het bijdragen op grond van de afspraken over solidariteit (geen implementatie van afspraken in de praktijk) Onvoldoende individuele controle per gemeente; Geen zorg of deel van de zorg niet naar wens van de individuele gemeente; Budgetoverschrijding; discussies bij raden over het bijdragen aan andere gemeenten Samenwerking E Afspraken maken over acties bij dreigende budgetoverschrijdingen, L De opdracht vanuit de 17 gemeenten is richtinggevend voor de serviceorganisatie, M Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden voor de serviceorganisatie zijn bepaald door de 17 gemeenten, S Door de 17 gemeenten is er budget beschikbaar gesteld voor de serviceorganisatie Nr. Beheersmaatregel Uitvoerende afdeling Fase 8 De verdeelsleutel tussen gemeenten moet vooraf worden bepaald in de regeling zelf Pagina 10 van 18

11 9 Aanspreekcultuur tussen de 17 gemeenten stimuleren zodat uitschieters besproken worden (Actie voor regiobestuurder) 39 Scherp in P&C-cyclus verwerken (SO stukken aanleveren) 41 De verdeelsleutel tussen gemeenten dient vooraf te worden bepaald in de regeling zelf R4 De grote tijdsdruk waaronder in relatief korte tijd verplichtingen worden aangegaan. Er worden nu inrichtingskeuzes gemaakt welke straks niet optimaal / gewenst blijken te zijn. (a) Jeugdigen worden niet goed geholpen; (b) vertrouwen in de samenwerking van de ZHZ is wankel; Desinvesteringen en extra lasten / begrotingsoverschrijding Organisatie Nr. Beheersmaatregel Uitvoerende afdeling Fase 49 Er wordt een audit georganiseerd o.a. op ICT gebied R5 In de jeugdhulp kunnen zich heftige incidenten voordoen. Reacties op incidenten kunnen leiden tot ongewenste beleidsaanpassingen (bijvoorbeeld meer regeldruk / protocollering). Professionals gaan meer tijd besteden aan het voldoen aan regels, waardoor zorg duurder wordt en de cliënt uiteindelijk de dupe is; Politieke druk om het regiobeleid te veranderen (de uitgezette beleidslijn en aanpak wordt ondermijnd) Inhoudelijk B De jeugdprofessional in het jeugdteam neemt de zorgcoördinatie voor zijn rekening, G De cliënt heeft waar mogelijk, regie over het ondersteuningsplan, M Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden voor de serviceorganisatie zijn bepaald door de 17 gemeenten, Q De huidige preventie Pagina 11 van 18

12 wordt verbeterd en versterkt door: (1) extra inzet op vroeg signalering op vindplaatsen, (2) ouderparticipatie en (3) het werken met evidencebased methodieken Nr. Beheersmaatregel Uitvoerende afdeling Fase 10 Calamiteitenplan 11 Transparantie bewerkstelligen: in kaart brengen van de oorzaken en lessen uit trekken (door SO en jeugdteam) 12 Bij incidenten is de regiobestuurder leidend bij de lokale communicatie (eenheid van bevel). 13 Het besef dat incidenten er altijd zijn. Individuele casus mag geen beleidsverandering bewerkstelligen. Opnemen in Governance R6 Opheffing of faillissementen van zorgaanbieders / hulpverleners Er ontstaat discontinuïteit van parate kennis en zorg Stagnatie in intake en/of hulpverlening en kostbare tussentijdse maatregelen dienen te worden genomen Inhoudelijk R7 Grote klachten over de geleverde zorg; De privacyregelgeving wordt niet goed nageleefd (pragmatisch handelen van Wethouder wordt aangesproken door cliënt of toezichthouder. De wethouder moet opstappen; De gemeente krijgt een boete opgelegd door het CPB en lijdt imagoschade Juridisch Pagina 12 van 18

13 zorgprofessionals). R8 Het niet signaleren en identificeren van de zwaarte van de zorgvraag. Er wordt niet tijdig professionele zorg verleend. Er dient zwaardere zorg te worden ingezet; Er kunnen zich persoonlijke incidenten voordoen Inhoudelijk R9 Onvoldoende samenwerking tussen de professionals; Onvoldoende kwaliteitsniveau van de professional. Er wordt onjuiste zorg geboden. Inwoners krijgen niet de juiste hulp op het juiste moment waardoor de zorg niet goedkoper wordt Inhoudelijk Nr. Beheersmaatregel Uitvoerende afdeling Fase 50 Clausule in contracten / controle op naleving 51 Actief handelen bij gegrond gebleken klachten R10 Uitvergroting van De politiek gaat op specifieke klantsituaties individueel (cases) in de media. casusniveau sturen. Het beleid wordt ondermijnd en de financiële en zorginhoudelijke doelstellingen komen in gevaar Politiek F De cliënt heeft bij het gesprek aan tafel keuzemogelijkheden, G De cliënt heeft waar mogelijk, regie over het ondersteuningsplan, N Wij stimuleren initiatieven welke leiden tot de afbouw van zware zorg, Q De huidige preventie wordt verbeterd en Pagina 13 van 18

14 versterkt door: (1) extra inzet op vroeg signalering op vindplaatsen, (2) ouderparticipatie en (3) het werken met evidencebased methodieken Nr. Beheersmaatregel Uitvoerende afdeling Fase 14 Hoe vaak en door wie wordt de hardheidsclausule gebruikt (nog nader uitwerken) 15 Verantwoordingsverplichting / zelf betalen bij gebruik hardheidsclausule 16 SO gaat in overleg met college een besluit nemen 17 Verordening is leidend 18 Besef dat incidenten er altijd zijn. Individuele casus mag geen beleidsverandering bewerkstelligen. Opnemen in Governance. 19 Bij incidenten is de regiobestuurder leidend bij de lokale communicatie (eenheid van bevel) R11 Individuele Precedentwerking gerechtelijke uitspraken De beleidsruimte wordt ondermijnd en de financiële doelstellingen komt in gevaar Juridisch R12 Verschillen in tempo van inwerkingtreding van de individuele decentralisaties De gewenste integraliteit wordt niet tijdig gerealiseerd Beoogde efficiency en effectiviteitsvoordelen worden niet behaald Organisatie R13 Onvoldoende kennis van hulpvragen van de doelgroepen bij de De zorg welke wordt ingekocht past niet bij de hulpvraag of Cliënten krijgen niet op het juiste moment de meest passende zorg Organisatie Pagina 14 van 18

15 gemeenten en de wordt onvoldoende samenwerkingspartners ingekocht R14 De over te komen informatie vanuit financiers en aanbieders is van onvoldoende kwaliteit De informatie kan niet gekoppeld worden tot goede beleids- en sturingsinformatie a. Sturingsmogelijkheden zijn onvoldoende b. Belangrijke keuzes kunnen niet worden gemaakt Organisatie R15 Onvoldoende afspraken betreffende informatiebeveiliging; Onvoldoende naleving afspraken informatiebeveiliging. Indirecte toename van het aantal beroep en bezwaarprocedures Hoge kosten Juridisch R16 De zorgvraag is te zwaar voor de preventieve voorliggende voorzieningen. De rek in het voorliggende veld is eruit; Zorgaanbieders hebben er ook belang bij om hun grootte in stand te houden De zorgvraag voor duurdere zorg neemt op langere termijn minder af dan verwacht Minder bezuinigingen mogelijk dan verwacht; Wachtlijsten Inhoudelijk N Wij stimuleren initiatieven welke leiden tot de afbouw van zware zorg, O Versterken jeugdteams door het verder optimaliseren van de kennis en kunde rond probleemoplossing in de 1e lijn, Q De huidige preventie wordt verbeterd en versterkt door: (1) extra inzet op vroegsignalering op vindplaatsen, Pagina 15 van 18

16 (2) ouderparticipatie en (3) het werken met evidencebased methodieken Nr. Beheersmaatregel Uitvoerende afdeling Fase 26 Monitoren verhouding lichte-zware zorg (SO) 27 In kaart brengen wat werkt (interventies) 28 Bijsturen, scherp zijn op waar geld aan uitgeven: preventie 1e / 2e? 29 Onafhankelijke stichting JT = toetsend of echt zwaar 30 JT beter in positie brengen om zware gevallen af te vangen (wat werkt in de eerste lijn?) 31 SO onderneemt initiatieven om het jeugdteam te versterken R17 De bezuiniging op de jeugdzorg is fors (15% in 3 jaar) Er ontstaan wachtlijsten in de beginperiode Maatschappelijke onrust en discussie in de media Inhoudelijk R18 Onvoldoende inzicht op afspraken met zorgleveranciers (inkoop) SLA`s; Onvoldoende inzicht in de gegevens en de kwaliteit van dienstverlening van de ketenpartners Onvoldoende geautomatiseerd inzicht hebben om te sturen / rapporteren vanuit regiefunctie a. onjuiste managementinformatie leidt tot verkeerde inkoopbeslissingen b. ontevredenheid van cliënten (klachten) Informatisering A Wij zorgen voor een gedragen systeem waarin je ziet of een gezin al ergens in zorg is en waarmee wij de financiën kunnen monitoren, D Heldere output afspraken vastleggen, E Afspraken maken over acties bij dreigende budgetoverschrijdingen, I De jeugdteams Pagina 16 van 18

17 beschikken over een goed budgetinformatiesysteem, J De serviceorganisatie beschikt over kennis en kwaliteit op de gebieden van: financiën, inkoop, juridische zaken en monitoring & effectmeting P In de contracten met de jeugdteams bouwen wij prikkels voor kostenbewustzijn in, R Afspraken maken met de serviceorganisatie over periodiek te leveren rapportages m.b.t. budget van jeugdteams, S Door de 17 gemeenten is er budget beschikbaar gesteld voor de serviceorganisatie Nr. Beheersmaatregel Uitvoerende afdeling Fase 42 Onderdeel van afspraken maken dat gegevens gedeeld worden 43 Afspraken zijn SMART en eenduidig 44 In 2015 periodiek checken met zorgaanbieders of de gegevens juist zijn Pagina 17 van 18

18 R19 - De serviceorganisatie is niet op orde, bijv. op gebied van ICT en contractbeheer Extra kosten voor de gemeenten; Er wordt gefinancierd o.b.v. de wensen van de zorgaanbieder en onvoldoende bepalende rol vanuit de gemeenten (bijv. zwaardere trajecten dan nodig) Organisatie Nr. Beheersmaatregel Uitvoerende afdeling Fase 52 In de raming voor ICT is rekening gehouden met een stelpost voor tegenvallers/onvoorzien. Pagina 18 van 18