Word partner van het UiTnetwerk. Infopakket versie 6.3

Transcriptie

1 Word partner van het UiTnetwerk Infopakket versie 6.3

2 Inhoud 1 Waarom partner worden van het UiTnetwerk? 2 Criteria om partner te worden van het UiTnetwerk Criterium 1 Onderschrijven van de missie Criterium 2 Publiceren van een UiTagenda Datarapporten voor UiTagenda s in drukwerk UiTagenda voor websites op basis van widgets Search API Wat met gemeenten die gegevens uit hun eigen databank willen importeren in de UiTdatabank? Criterium 3 Geen UiTagenda zonder invoer Criterium 4 UiTbeeldmerken en verwijzingen Criterium 5 Actieve kennisdeling UiTpartner worden: een proces in 4 fasen 4 Meer informatie 5 Contact /13

3 1 Waarom partner worden van het UiTnetwerk? Wie zin heeft om uit zijn kot te komen en iets te beleven, moest tot voor kort veel boekjes, websites en folders raadplegen om zijn keuze te kunnen maken. Met het UiTnetwerk is dat verleden tijd. Het wordt dé informatiebron voor iedereen die iets wil doen of beleven in de vrije tijd. Dicht bij huis en in heel Vlaanderen. Van opera tot sportgala en van chirofuif tot amateurtoneel. Het UiTnetwerk is niet één supersite of boekje. Het is een landelijk netwerk van gemeenten, steden, regio's en provincies,, in samenwerking met tal van media- en andere partners. Het sluitstuk van het netwerk is de portaalsite UiTinVlaanderen.be (sinds maart 2009). De bron van dit alles is de UiTdatabank (vroeger CultuurDatabank), die alle activiteiten en evenementen centraal verzamelt en terug verspreidt. Samen werken we aan een optimale manier om mensen op weg te helpen in hun vrije tijd, van de cultuurliefhebber tot de occasionele participant. Wil je ook (meer) mensen (meer) zin doen krijgen in (meer) cultuur- en vrijetijdsactiviteiten? Word dan ook partner van het UiTnetwerk! Als UiTpartner krijg je meteen heel wat om aan de slag te gaan: > Gratis tools voor cultuur- en vrijetijdscommunicatie. Hiermee maak je makkelijk een up-to-date gedrukte of online agenda. > Gratis advies en ondersteuning.. Bovendien kan je een beroep doen op gedetailleerde handleidingen en rekenen op advies bij de realisatie van je UiTagenda, zowel op technisch als op marketingvlak. Bovendien kan je aan de slag met instapklare pakketten om in te haken op landelijke UiTcampagnes. > Kennisdeling en ontwikkeling.. In het UiTnetwerk staat kennisdeling en ontwikkeling centraal. Via onder meer de website UiTnetwerk.be, het maandelijkse UiTnetwerknieuws, workshops en salons. 3/13

4 > Opportuniteit voor samenwerking.. Het UiTnetwerk vormt een hulp om binnen je gemeente samen te werken over de grenzen van verschillende beleidsdomeinen heen (cultuur, toerisme, jeugd, welzijn ). Bovendien liggen er kansen voor samenwerking met buurgemeenten en andere overheden en met de (regionale) media. 2 Criteria om partner te worden van het UiTnetwerk In principe kunnen nen alle gemeenten, steden, regio's en provincies die actief werk (willen) maken van cultuurcommunicatie en cultuurmarketing, partner worden van het UiTnetwerk. De afspraken worden vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst, waarin vijf criteria opgenomen zijn: 1. De UiTpartner heeft als missie, net zoals de andere partners, om (meer) mensen (meer) zin te doen krijgen in (meer) cultuur- en vrijetijdsactiviteiten. Dat engagement wordt geformaliseerd door het ondertekenen van de UiTovereenkomst. 2. De UiTpartner maakt actief werk van cultuur- of bredere vrijetijdscommunicatie en doet dit minimaal door de publicatie van een UiTagenda met volgende kenmerken: > Alles wat er in de gemeente te beleven valt: breed vrijetijdsaanbod met een culturele kern. > Geografische afbakening: in eerste instantie gemeentelijke en/of regionale activiteiten. > Doelgroep: in eerste instantie gericht op 'occasionele participanten': mensen die minder vertrouwd zijn met het aanbod. En dit met bijzondere aandacht voor het aanbod voor kinderen (zie 3. De UiTpartner speelt een actieve rol in het verzamelen van het lokale cultuur- en vrijetijdsaanbod in de UiTdatabank en de kwaliteitscontrole op deze data. 4. De UiTpartner gebruikt de afgesproken beeldmerken en verwijzingen. De concrete afspraken worden bepaald in overleg tussen de UiTpartner en CultuurNet Vlaanderen op basis van een aantal standaardscenario's. 4/13

5 5. De UiTpartner informeert CultuurNet Vlaanderen over relevante lokale initiatieven op vlak van cultuur- en vrijetijdscommunicatie met het oog op kennisdeling en ervaringsuitwisseling met andere UiTpartners. 2.1 Criterium 1 Onderschrijven van de missie De eerste stap die de toekomstige UiTpartner neemt in het licht van verdere samenwerking, is het onderschrijven van de missie. Dit gebeurt door het ondertekenen van de UiTovereenkomst.. Deze overeenkomst bestaat uit een beknopt contractgedeelte en een addendum waarin de praktische modaliteiten van de samenwerking beschreven worden. Een modelovereenkomst is te vinden op Criterium 2 Publiceren van een UiTagenda Het (potentiële) publiek goed informeren over wat er in de gemeente of regio te beleven valt op vlak van cultuur en vrije tijd, is een belangrijk instrument om participatie te stimuleren. CultuurNet Vlaanderen biedt een aantal oplossingen aan UiTpartners om de gegevens die ingevoerd zijn in de UiTdatabank ook zelf te publiceren, in de eigen communicatiekanalen. En dit zowel in drukwerk als op websites en eventueel nog andere toepassingen (infozuilen, balieapplicaties, ). Deze tools worden gratis aangeboden aan UiTpartners. Afhankelijk van de gekozen applicatie kunnen er evenwel ontwikkelingskosten bijkomen, die voor rekening van de UiTpartner zijn. De UiTpartner kan rekenen op uitgebreide ondersteuning euning op technisch en (cultuur)communicatief communicatief vlak, en dit in de vorm van handleidingen, tips, advies en workshops. 5/13

6 2.2.1 Datarapporten voor UiTagenda s in drukwerk Met Datarapporten beschik je in één klap over het basismateriaal om een volledige en up-todate agenda te maken in print. Een Datarapport is een Exceldocument dat alle beschikbare informatie bevat van activiteiten die plaatsvinden tijdens een bepaalde periode. Dit materiaal moet uitgefilterd en redactioneel bewerkt worden. Het document wordt vervolgens geïmporteerd in Word om het in de gewenste structuur en opmaak aan te leveren aan een drukker. Voorbeeld Datarapport 6/13

7 2.2.2 UiTagenda voor websites op basis van widgets De UiTagenda op basis van widgets is een flexibele kalenderfunctionaliteit die weinig werk en kosten met zich meebrengt. Deze nieuwe applicatie werkt met blokjes HTML-code die naadloos geïntegreerd worden binnen de website van de partner. Gemeenten, steden, regio's en toerismekantoren kunnen deze gebruiken om lokale activiteiten, ingevoerd in de UiTdatabank, weer te geven in een kalender in de vormgeving van de eigen website. Via de gebruiksvriendelijke installatiewizard kan de webmaster de widgets vlot aanpassen aan de lokale wensen. De UiTagenda op basis van widgets bestaat uit: > Variabele zoekmodule: een horizontale en een verticale lay-out. > Verschillende zoekopties: een vrije zoekterm, het genre (muziek, cursus, sport, UiT met kinderen,...), de locatie (gemeente, deelgemeente en/of omliggende gemeenten), het tijdstip (keuze tussen selectie van periodes of een kalendertje). > Aangepaste vormgeving: de vormgeving kan beperkt aangepast worden aan de stijl van de website (lettertypes, kleuren, ). 7/13

8 2.2.3 Search API Bij Search API wordt de agenda-informatie uit de UiTdatabank verstuurd in een ruw gegevensbestand (in XML-formaat) en eventueel ingelezen in de databank van de UiTpartner. De UiTpartner kan in de eigen databank verdere bewerkingen op de gegevens toestaan (bvb. selecties aanvinken voor een nieuwsbrief, aanduiden of de activiteit in aanmerking komt voor korting met een lokale UiTpas, ). Met de ruwe data kan je ook zonder de data op te slaan aan de slag om een UiTagenda samen te stellen met in de kijker - functie, filters, speciale zoekopdrachten, De UiTpartner moet zelf de kalenderfunctionaliteit ontwikkelen waarin de gegevens gepubliceerd worden en staat zelf in voor het eventueel importeren van de gegevens in de eigen databank. CultuurNet Vlaanderen biedt advies en ondersteuning op basis van uitgebreide expertise. De ontwikkeling neemt gemiddeld een tot meerdere maanden in beslag en de kosten zijn voor rekening van de UiTpartner. 8/13

9 2.2.4 Wat met gemeenten die gegevens uit hun eigen databank willen importeren in de UiTdatabank? Standaard aard gaan we uit van het scenario dat de UiTpartner gegevens uit de UiTdatabank haalt en vervolgens publiceert. In principe is ook het omgekeerde scenario mogelijk: de gegevens worden ingevoerd in een lokale databank en vervolgens geïmporteerd in de UiTdatabank. abank. De ervaring leert echter dat deze methode voor gemeenten en hun ICT-leveranciers een zware klus is. Op technisch vlak loopt het proces moeizaam en inhoudelijk zijn de gegevens vaak erg arm, waardoor ze niet goed doorstromen naar de vele partners die gebruik maken van de UiTdatabank. Invoerders weten bovendien niet altijd waar ze moeten invoeren, waardoor er dubbels en botsende datastromen ontstaan. Om de samenwerking met kandidaat-importpartners importpartners en hun ICT-leveranciers vlotter te laten verlopen, werd een werkgroep opgericht door VVSG (Vlaamse Vereniging voor Steden en Gemeenten) en V-ICT-OR (Vlaamse Vereniging voor informatie- en communicatietechnologieverantwoordelijken in lokale besturen) in samenwerking met Kortom (Vereniging voor overheids- communicatie) en CultuurNet Vlaanderen. Meer info over (deelnemen aan) deze werkgroep via V-ICT-OR: Ook een gemeente of regio die toch met een import in de UiTdatabank wil werken, kan alleen UiTpartner r worden als er wordt voldaan aan de 5 criteria om UiTpartner te worden.. De concrete invulling van die criteria werden daarom wat scherper gesteld, zodat potentiële UiTpartners en hun ICTleveranciers een duidelijker beeld krijgen van wat er van hen verwacht wordt. Vermits het verzamelen en publiceren op een andere manier verloopt bij een import bestaan er voor dit scenario dan ook afwijkende UiTovereenkomsten.. Er is een variante voor gemeenten die een zuiver importscenario kiezen en eentje voor gemeenten die zowel import als export kiezen. 9/13

10 2.3 Criterium 3 Geen UiTagenda zonder invoer De UiTdatabank is de voedingsbron van de UiTagenda s en de draaischijf van het UiTnetwerk, waarin alle cultuur- en vrijetijdsaanbod wordt verzameld en terug wordt verspreid. Het principe van decentrale invoer betekent dat de organisatoren zoveel mogelijk zelf hun activiteiten invoeren. Zo is de kans het grootst dat de informatie correct en up-to-date is. Overigens is het aanbod in de databank niet beperkt tot cultuur: ook informatie over vrije tijd, toerisme, jeugd, sport, recreatie en andere gemeentelijke activiteiten kan ingevoerd en gepubliceerd worden. Deze informatie wordt niet enkel gebruikt voor UiTinVlaanderen.be; honderden partners halen gegevens uit de databank voor online publicatie en drukwerk (zie Invoeren in de UiTdatabank kan tot 8 keer rendement opleveren: 1. UiTagenda s op gemeentelijke websites en drukwerk. 2. UiTagenda s op regionale en provinciale websites en drukwerk. 3. Toeristische agenda s op toeristische websites (i.s.m. Toerisme Vlaanderen). 4. Agenda s van regionale media. Met bepaalde regionale media wordt ook samengewerkt op vlak van redactie, onder meer door het aanleveren van zogenaamde Vliegtips voor kinderen. 5. Agenda s van nationale media.. Zowat alle grote nationale media werken samen met de UiTdatabank. 6. Agenda s in thematische communicatiekanalen. Tal van culturele steunpunten en landelijke sectorevenementen zoals Jeugdboekenweek werken mee met de UiTdatabank. 7. Agenda s in doelgroepgerichte communicatiekanalen. Onder meer CJP en Ketnet.be publiceren een aangepaste selectie van het aanbod uit de UiTdatabank, respectievelijk voor jongeren en voor kinderen. 8. De activiteiten verschijnen ook op UiTinVlaanderen.be, de culturele portaalsite van de Vlaamse Gemeenschap en een volwaardig sluitstuk van het UiTnetwerk. 9. De data verschijnt tot slot ook op de nieuwste generatie smartphones en televisies via speciaal hiervoor ontwikkelde applicaties. De UiTpartner speelt een belangrijke rol bij die gegevensverzameling. Gemeenten en regio's die deze gegevens in de eigen kanalen willen gebruiken, hebben er alle belang bij om de kwaliteit mee te bewaken. Het nastreven van zo kwalitatief mogelijk ingevoerde cultuur- en vrijetijdsinformatie is een gezamenlijke 10/13

11 verantwoordelijkheid van de UiTpartner en CultuurNet Vlaanderen. Grote culturele actoren met een meer dan regionale uitstraling worden rechtstreeks gecontacteerd door CultuurNet Vlaanderen; de gemeente is verantwoordelijk voor het eerder lokale aanbod. Om dit proces vlot te laten verlopen duidt de UiTpartner een persoon aan als lokaal aanspreekpunt voor CultuurNet Vlaanderen en de lokale invoerders. In overleg met alle betrokkenen binnen de gemeente, stad of regio, zoekt hij of zij naar het best mogelijke scenario voor de lokale gegevensverzameling. De UiTpartner speelt een actieve rol in het promoten van de gegevensinvoer bij lokale actoren, onder meer door het bekend maken van de UiTdatabank en het organiseren van lokale infosessies. Ook het zelf invoeren van eigen aanbod en van eventueel ontbrekend aanbod van derden is de verantwoordelijkheid van de partner. De UiTpartner vervult tevens een belangrijke rol op het vlak van de kwaliteitscontrole.. CultuurNet Vlaanderen biedt hiervoor advies en ondersteuning. 2.4 Criterium 4 UiTbeeldmerken en verwijzingen Partners van het UiTnetwerk worden aangespoord tot een consequent gebruik van beeldmerken en verwijzingen. Dat is belangrijk om de landelijke zichtbaarheid en herkenbaarheid zo groot mogelijk te maken. Er werden 3 scenario s uitgetekend, met verschillende toepassingen van UiT in : een UiTrubriek in een infokrant en/of website, een volwaardig UiTmerk met eigen informatiekanalen of enkel de benaming UiT in met een lokaal Voorbeeld van het UiTpartnerlabel beeldmerk en een verwijzing naar de centrale portaalsite). Meer info vind je in het document Richtlijnen voor beeldmerken en verwijzingen op Samenvattend gaat het om volgende aspecten: > Betekenis en tekstueel gebruik van "UiT". > Gebruik van het UiTpartnerlabel (dit is een gepersonaliseerde versie van het UiTlabel, met aangepaste kleuren en partnernaam). > Verwijzing naar de portaalsite UiTinVlaanderen.be. > Oproep om in te voeren in de UiTdatabank. 11/13

12 > Het icoontje Vlieg als aanduiding van (cultuur)aanbod voor kinderen jonger dan 12 jaar. Vlieg 2.5 Criterium 5 Actieve kennisdeling Actieve kennisdeling wordt pas verwacht van UiTpartners eens ze goed op weg zijn met hun UiTagenda. Jaarlijks wordt een rapportage gevraagd van het gebruik van de lokale UiTagenda door middel van oplage- en bezoekcijfers. Daarnaast verwachten we input over lokale praktijkvoorbeelden en interessante cases rond collectieve cultuurcommunicatie en cultuurmarketing. Tot slot hopen we UiTpartners te motiveren tot een actieve deelname aan kennisactiviteiten om actief kennis en ervaringen uit te wisselen met collega-uitpartners. 3 UiTpartner worden: een proces in 4 fasen UiTpartner worden verloopt in verschillende fasen, waarbij de eerste en de tweede fase deels kunnen overlappen: 1. Verkenning en UiTovereenkomst De kandidaat-uitpartner en CultuurNet Vlaanderen onderzoeken de behoeften. Er worden afspraken gemaakt over o.a. de keuze van de UiTagenda, de beeldmerken en de praktische aanpak. Deze worden geformaliseerd bij de ondertekening van de UiTovereenkomst. 2. Voorbereidingsfase Na het ondertekenen van de UiTovereenkomst wordt het concept van de UiTagenda uitgetekend en de beeldmerken aangemaakt. Indien gewenst kan de UiTpartner beroep ep doen op advies bij het uitdenken van het concept en eventueel het opstellen van het bestek. Vanaf deze fase kan de UiTpartner ook deelnemen aan de exclusieve workshops en ondersteuning voor UiTpartners. 3. Implementatiefase In deze fase wordt de UiTagenda effectief gerealiseerd. CultuurNet Vlaanderen verleent advies op de ontwerpversie. Eventueel kan de UiTpartner alvast een infosessie organiseren voor lokale organisatoren. CultuurNet Vlaanderen levert hiervoor een pakket aan ondersteuningsmiddelen. 4. Productie Zodra de UiTagenda publiekelijk beschikbaar is, kan de UiTpartner voluit de lokale organisatoren stimuleren om hun activiteiten in te voeren. CultuurNet Vlaanderen blijft de UiTpartner permanent opvolgen in geval van 12/13

13 4 Meer informatie technische problemen. De UiTpartner kan deelnemen aan landelijke UiTcampagnes. Vanaf deze fase wordt een actieve kennisdeling met collega- UiTpartners aangemoedigd. Neem een kijkje op voor meer informatie over het UiTnetwerk en de partners, praktijkvoorbeelden en leestips, de UiTdatabank Abonneer je er op het maandelijkse UiTnetwerknieuws om op de hoogte te blijven van de evoluties. 5 Contact Heb je een vraag of suggestie of wil jouw gemeente of regio UiTpartner worden? Stuur een mailtje naar vragen@netwerk.be en we nemen graag contact met je op. 13/13