Plan van aanpak

Transcriptie

1 Plan van aanpak Op naar het miljoen! Bestuur P. Eymaal voorzitter Y. Wieken secretaris J.C. Bakker penningmeester September 2014

2 Inhoudsopgave Onderwerp Pagina Ten geleide 03 Werkzaamheden 03 Interne organisatie 05 Financieel beleid 06 Bijlage 1: samenvatting begroting Bijlage 2: begroting per post 08 Bijlage 3: toelichting op de begroting per post 10 2

3 Ten geleide In januari 2009 is Stichting Huurteams Nijmegen opgericht met als doel het ondersteunen van en behartigen van de belangen van huurders van panden in Nijmegen en omgeving, waarbij de stichting zich in elk geval, maar niet uitsluitend, richt op studerende huurders, en voorts al hetgeen met een en ander rechtstreeks verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn, alles in de ruimste zin des woords. Onze clièntele bestaat de laatste twee jaren overigens voor een derde uit nietstuderenden. Het doel verwezenlijkt Huurteams Nijmegen met name door het bijstaan van huurders bij conflicten met hun verhuurder aangaande de huurprijs, all in-prijzen en servicekosten en onderhoudsgebreken. Huurteams Nijmegen controleert de huurprijs aan de hand van het woningwaarderingsstelsel. Daarbij geeft Huurteams Nijmegen juridisch advies en informatie aan huurders. Door de ingewikkelde juridische materie is het voor huurders moeilijk om misstanden zelf aan te pakken. Huurteams Nijmegen staat hen daarom bij in onderhandelingen met en juridische procedures tegen de verhuurder. Huurteams Nijmegen is voor haar werkzaamheden afhankelijk van subsidie van de gemeente Nijmegen. In 2009 en 2010 ontving Huurteams Nijmegen ,- per jaar; sinds 2012 kon de stichting op ,- per jaar rekenen. In het coalitieakkoord is voor de periode een jaarlijks bedrag van ,- gereserveerd om aan Huurteams te besteden. Dit biedt Huurteams Nijmegen perspectief om een plan van aanpak te maken voor de periode , welk plan in onderhavig document is neergelegd. Ten behoeve van deze visie voor de langere termijn heeft Huurteams Nijmegen in september 2014 een brainstorm georganiseerd met vrijwilligers, gemeenteraadsleden en andere betrokkenen. Dit plan van aanpak is deels gebaseerd op de uitkomsten van deze brainstorm. Zo worden de werkzaamheden in de toekomst uitgebreid met een huurcontractsverificatieservice en kennis zal gedeeld worden met zusterorganisaties uit andere steden. Bovendien kwam de vraag op hoe Huurteams Nijmegen in de bestaande organisatie met meer vrijwilligers kan werken, zodat meer werk kan worden verricht. Het plan van aanpak valt uiteen in twee punten. Enerzijds worden onze werkzaamheden toegelicht, met als doel om 1500 huurders bij te staan en een huurbesparing te realiseren van ,-. Anderzijds wordt de interne organisatie onder de loep genomen om in de komende vier jaar efficiënter te worden. Daarbij is de realiteit niet uit het oog verloren: Huurteams Nijmegen blijft een kleine stichting met een jaarlijkse bijdrage van ,- en ongeveer 1,0 fte. Het plan van aanpak bouwt voort op die zaken waarin de stichting succesvol is gebleken de afgelopen jaren. Omdat het plan van aanpak op de komende vier jaren ziet, kunnen de plannen te zijner tijd door tijdsgeest of voortschrijdend inzicht worden bijgeschaafd. 3 Werkzaamheden Zaken Huurteams Nijmegen zal 1500 Nijmeegse huurders juridisch bijstaan in de periode De cijfers van jaren 2012 en 2013 leren dat de clièntele voor tweederde uit studenten en dus voor eenderde uit niet-studenten bestaat. Die verhouding zal de komende jaren waarschijnlijk stabiel blijven.

4 Niet elke zaak levert direct een huurbesparing op. In sommige zaken wordt enkel advies gegeven. In andere zaken bemiddelt Huurteams Nijmegen of wordt een gesprek tussen huurder en verhuurder gefaciliteerd. Niet elke gestarte procedure levert automatisch een huurbesparing op; sommige procedures zien bijvoorbeeld op onderhoudsgebreken. Ter illustratie worden hieronder de cijfers van 2013 en 2012 gegeven. Type zaak Percentage 2013 Percentage 2012 Huurprijs All-inprijs 7 8 Servicekosten Onderhoud Advies Huurbesparingen Het gros van de werkzaamheden van Huurteams Nijmegen bestaat uit het bijstaan van huurders die een te hoog huurbedrag betalen. In veel zaken wordt een voorstel gedaan tot huurverlaging aan de verhuurder, waardoor met succes een huurverlaging wordt gerealiseerd. Soms worden huurverlagingen bereikt middels procedures bij de Huurcommissie. In 2013 heeft Huurteams Nijmegen haar cliënten zo in totaal ,- bespaard; dat is een forse stijging ten opzichte van het jaar ervoor ( ,-). Op het moment van schrijven (september 2014) ligt het aantal behandelde zaken in 2014 al hoger dan het totaal van 2013, hetgeen aannemelijk maakt dat de totale huurbesparing dit jaar hoger zal uitvallen. Verwacht wordt dat deze stijging van de totale huurbesparing die Huurteams Nijmegen kan realiseren door zal zetten in 2015 en 2016, maar af zal vlakken in 2017 en 2018, omdat Huurteams Nijmegen met de dan bestaande middelen haar maximale capaciteit heeft bereikt. Jaar , , , ,- Verwachte besparing Huurteams Nijmegen realiseert een totale huurbesparing van ,- gedurende de periode Uitbreidingen in werkzaamheden In vier jaar tijd kan Huurteams Nijmegen haar dienstverlening lichtelijk uitbreiden. Niet uit het oog moet worden verloren dat de stichting hoe dan ook weinig middelen heeft. Uitbreidingen mogen de primaire werkzaamheden niet hinderen. De uitbreidingen zijn van toegevoegde waarde, omdat ze met name een aanvulling op de primaire werkzaamheden zijn. 4 Promotie Te denken valt aan actieve promotie, door bijvoorbeeld contact te leggen met Stedelijke Informatiepunten (STIP s). Aldaar kunnen buurtbewoners terecht voor vragen en advies. Huurteams Nijmegen zal investeren in goede contacten met de diverse STIP s in Nijmegen, zodat

5 zij bewoners die zich bij hen melden met vragen over huurrecht naar Huurteams Nijmegen kunnen verwijzen. Voorkomen en bemiddelen Door vergroting van de informerende rol, ook aan de zijde van verhuurders, kunnen geschillen worden voorkomen. Waar ze dreigen te ontstaan, zal Huurteams Nijmegen bemiddelend of onderhandelend optreden. Huurcontractverificatieservice Om huurders gemakkelijk een laagdrempelig van dienst te kunnen zijn zal Huurteams Nijmegen een huurcontractverificatieservice aanbieden. Huurders kunnen dan hun huurcontract fysiek of digitaal naar Huurteams Nijmegen sturen, waarna het contract wordt gecontroleerd op juridische correctheid. Intimidatie Helaas komt het nog steeds geregeld voor dat verhuurders bij een geschil met de huurder overgaan tot intimidatie. In 2013 constateerde Huurteams Nijmegen 26 gevallen van intimidatie, tegen 7 in 2012 en 16 in Een aantal huurders werd zo ernstig geïntimideerd dat zij zich genoodzaakt zagen hun zaak af te breken. Om dit te voorkomen zal Huurteams Nijmegen investeren in nauwe banden met de politie en de gemeentelijke veiligheidscoördinatoren, zodat de lijntjes kort blijven en er tijdig aan de bel getrokken kan worden. Kenniscentrum Huurteams Nijmegen is slechts één van de huurteams die er bestaan in Nederland. Ook in Amsterdam, Utrecht, Rotterdam, Den Haag, Groningen en Leeuwarden opereren huurteams. Momenteel bestaat er al een regelmatig contact tussen Nijmegen en Amsterdam. Huurteams Nijmegen gaat dit contact intensiveren en uitbreiden naar andere huurteams. Dit moet uiteindelijk leiden tot een landelijk kennispunt, waar kennis en ervaringen van de diverse huurteams met elkaar gedeeld kunnen worden. Interne organisatie De komende vier jaar zal Huurteams Nijmegen grotendeels blijven werken met de huidige structuur, waarin twee medewerkers zorgdragen voor de dagelijkse gang van zaken. Met hun expertise ondersteunen zij de vrijwilligers die een deel van zaken op zich nemen. Bovendien wil de stichting minstens één stageplaats blijven aanbieden. In de komende vier jaar zal de organisatiestructuur geoptimaliseerd worden, waardoor de aansturing van vrijwilligers efficiënter kan geschieden. Zo die aansturing efficiënter wordt ingericht, biedt de stichting plaats voor meer vrijwilligers, waardoor meer werk kan worden verzet. Huurteams Nijmegen gaat ervan uit dat in de komende jaren vaker een beroep wordt gedaan op haar dienstverlening. Een efficiëntere structuur is echter niet zomaar verwezenlijkt. Het fundament van de organisatie moet gevestigd blijven op de medewerkers en niet enkel op de inzet van vrijwilligers. Om de organisatie met meer vrijwilligers te kunnen laten werken, is het mogelijk om de coördinator minder inhoudelijke werkzaamheden en meer aansturingswerkzaamheden te laten verrichten. Ook kan worden gedacht aan de inzet van aansturende vrijwilligers of een managementstagiair die zich minder op de inhoud, maar vooral op de organisatie van de vrijwilligers ziet. 5

6 Financieel beleid De komende vier jaar zal Huurteams Nijmegen haar werkzaamheden kunnen verrichten dankzij een bijdrage van de gemeente Nijmegen van ,- per jaar. Daardoor kan Huurteams Nijmegen met twee werknemers en een team van vrijwilligers huurders blijven ondersteunen. In periode zal Huurteams Nijmegen zaken behandelen en daarmee de Nijmeegse huurder ,- besparen. Huurteams Nijmegen vindt het belangrijk dat de financiële positie van de stichting gezond blijft en dat zij ook bestand is tegen eventuele tegenslagen. Om de stichting te dekken tegen de financiële consequenties van (langdurig) verzuim door werknemers wordt de afgesloten verzuimverzekering verlengd. Sinds 2013 worden de vakantiegelden gereserveerd om bij eventueel tussentijds vertrek van werknemers zonder gevolgen voor de financiële stabiliteit van de stichting aan de verplichtingen te kunnen voldoen. In de periode zal de solvabiliteit versterkt worden met een reservering van 600,- per jaar voor de vervanging van inventaris & ICT. Huurteams Nijmegen dekt zich aldus in tegen de meest waarschijnlijke financiële tegenslagen. Om werknemers en vrijwilligers van de stichting te kunnen voorzien van (bij)scholing en training zal ten slotte jaarlijks een bedrag van 400,- worden begroot. Hierna vindt u de samengevatte begroting (bijlage 1), de begroting per post (bijlage 2) en een toelichting hierop (bijlage 3). 6

7 Bijlage 1: samenvatting begroting Vergelijking lasten Winst/verlies : Kantoor- en overheadlasten : Loonlasten : Promotielasten : Verzekeringslasten : Medewerkersbeleid : Proceslasten : Onvoorziene lasten Totaal lasten Vergelijking baten : Subsidie Gemeente Nijmegen : Rentebaten : Vrijval reserveringen : Giften : Procesbaten : Onvoorziene baten - Totaal baten

8 Bijlage 2: begroting per post Vergelijking lasten Winst/verlies : Kantoor- en overheadlasten : Kantoor- en overheadlasten (hoofdrekening) : Overhead : Huisvestingslasten : Telecomlasten : Reislasten : Banklasten : ICT-lasten : Reservering vervanging inventaris & ICT : Loonlasten : Loonlasten (hoofdrekening) : Salarislasten : Belastinglasten : Reislasten : Salarisadministratielasten : Vakantiegelden : Reservering vakantiegeld : Promotielasten : Promotielasten (hoofdrekening) : Verzekeringslasten : Verzekeringslasten (hoofdrekening) : Medewerkersbeleid : Medewerkersbeleid (hoofdrekening) : Scholing & training : Proceslasten : Proceslasten (hoofdrekening) : Onvoorziene lasten : Onvoorziene lasten (hoofdrekening) Totaal lasten

9 Vergelijking baten : Subsidie Gemeente Nijmegen : Subsidie Gemeente Nijmegen (hoofdrekening) : Rentebaten : Rentebaten(hoofdrekening) : Vrijval reserveringen : Vrijval reserveringen (hoofdrekening) : Vrijval reservering vakantiegelden : Vrijval reservering inventaris & ICT : Giften : Giften (hoofdrekening) : Procesbaten : Procesbaten (hoofdrekening) : Onvoorziene baten : Onvoorziene baten (hoofdrekening) Totaal baten

10 Bijlage 3: toelichting op de begroting per post Lasten 1100: Kantoor- en overheadlasten 1101: Overhead: kopiëren, printen, kantoorartikelen, portokosten etc. Deze post is hoger begroot, omdat de lasten voorgaande jaren beduidend hoger uitvielen, onder andere door het groter aantal zaken dat Huurteams Nijmegen behandelt. 1102: Huisvestingslasten: Huurteams Nijmegen is per 1 september 2014 ingetrokken in het Universitair Bedrijven Centrum. De lasten voor de huur van het kantoor (27 m 2 ) bedragen 3.400,- per jaar. 1104: Telecomlasten: kosten voor de mobiele telefoon van Huurteams Nijmegen, op dit moment circa 15,- per maand. 1105: Reislasten: reislasten buiten de arbeidscontracten van de medewerkers. Onder deze post vallen reislasten van vrijwilligers voor het bijwonen van zittingen bij de Huurcommissie. 1106: Banklasten: transactiekosten en kosten ten behoeve van de rekening. 1109: ICT-lasten: lasten voor aanschaf, onderhoud of vervanging van soft- en hardware. Tevens vallen de lasten voor het boekhoudprogramma en de lasten voor onderhoud en hosting van de website onder deze post. 1110: Reservering vervanging inventaris & ICT: reservering ten behoeve van vervanging van inventaris en ICT-software en -hardware. 1200: Loonlasten 1201: Salarislasten: netto salarislasten. Huurteams Nijmegen zal komende twee jaar blijven werken met een structuur van twee medewerkers. Vanaf 2016 zijn extra lasten begroot in verband met eventuele urenvermeerdering en/of mogelijke salarisverhoging. 1202: Belastinglasten: afdracht van loon- en sociale belastingen. Zie post : Reislasten: reislasten die zijn opgenomen in de arbeidsovereenkomsten. 1204: Salarisadministratielasten: salarisadministratie wordt bijgehouden door een externe partij welke ons voorziet van loonstroken en loonaangiften. 1205: Vakantiegelden: de vakantiegelden zijn conform de wet gelijk aan 8% van het nettoloon. 1206: Reservering vakantiegeld: gedurende het jaar bouwen medewerkers vakantiegeld op dat in mei wordt uitbetaald. Wanneer een arbeidsovereenkomst wordt beëindigd dan moet het opgebouwde vakantiegeld met het laatste salaris worden uitbetaald. Hiertoe wordt elke maand een reservering gemaakt. Hierbij worden ook de bijkomende belastinglasten gereserveerd : Promotielasten 1300: Promotielasten: (be)drukken nieuw promotiemateriaal zoals visitekaartjes, briefpapier en flyers.

11 1400: Verzekeringslasten 1400: Verzekeringslasten: kosten verzuimverzekering in geval van (langdurige) ziekte van medewerkers. Voor de begroting is gerekend met een premie van 3,89% van het nettosalaris en vakantiegelden. 1500: Medewerkersbeleid 1500: Medewerkersbeleid: bindingsactiviteiten voor vrijwilligers en bedankjes. kerstpakketten, etc. 1501: Scholing & training: budget voor scholings- en trainingsactiviteiten voor vrijwilligers en medewerkers. Dit budget voorziet voornamelijk middelen voor trainingen en scholingsactiviteiten door externen. 1600: Proceslasten 1600: Proceslasten: gestarte procedures bij de Huurcommissie die worden ingetrokken omdat er is geschikt of waarvan de zaak is verloren. Restitutie van leges vindt in deze gevallen niet plaats. Het beleid van Huurteams Nijmegen is om eerst in gesprek te gaan met de huurder en verhuurder alvorens een procedure te starten. Dit behoort echter niet altijd tot de mogelijkheden. Tevens vallen ander gemaakte proceskosten, zoals aangetekend verzenden van poststukken, onder deze post. Huurteams Nijmegen zal steeds meer zaken behandelen, waardoor ook het aantal verloren zaken enigszins zal toenemen. 1700: Onvoorziene lasten: Baten 1700: Onvoorziene lasten: De onvoorziene lasten zijn al enkele jaren 0,-. Daarom is besloten om conservatief 500,- per jaar te begroten aan onvoorziene lasten. 2100: Subsidie Gemeente Nijmegen 2100: Subsidie Gemeente Nijmegen: de subsidie van de Gemeente Nijmegen zal ,- per jaar bedragen. 2200: Rentebaten 2200: Rentebaten: rente over de spaarrekening. 2300: Vrijval reserveringen 2301: Vrijval reservering vakantiegelden: vrijval van het maandelijks gereserveerde bedrag voor het vakantiegeld. Zie post : Vrijval reservering inventaris & ICT: vrijval van reservering ten behoeve van vervanging van inventaris en ICT-software en -hardware. Deze reservering zal vrijvallen wanneer vervanging nodig is : Giften 2500: Giften: vrijwillige giften van cliënten.

12 2600: Procesbaten 2600: Procesbaten: baten in het geval Huurteams Nijmegen aanspraak maakt op vergoedingen voor de geleverde bijstand aan de cliënt. Dit is bijvoorbeeld het geval bij procedures bij de kantonrechter of incassotrajecten. Omdat dit waarschijnlijk niet zal voorkomen, maar ook niet is uit te sluiten, worden geen baten inbegroot. 2600: Onvoorziene inkomsten 2600: Onvoorziene inkomsten: inkomsten die niet voorzien kunnen worden bij het opstellen van de begroting. Afgelopen jaren zijn deze inkomsten te marginaal geweest om hier een bedrag in te begroten. 12