Structurele inbedding van communicatie onderwijs in de dagelijkse klinische praktijk

Transcriptie

1 Eindrapportage ten behoeve van het Regiofondsproject: Structurele inbedding van communicatie onderwijs in de dagelijkse klinische praktijk Video communicatie training voor AIOS en specialisten 2004 L.P. van der Weiden Senior Bedrijfsopleider Isala Academie Zwolle 1

2 Inhoud: Pagina 3 Pagina 4 Pagina 5 Inleiding Doelstelling Werkwijze Handleiding Video Communicatie Training Observatie formulier Pagina 6-7 Begroting Pagina 8 Pagina 9 Bijlage 1: toestemming van de patiënt voor opname Bijlage 2: Video on the job door Jan Wouda, Harry van de Wiel, Wenckebach Instituut UMCG post FC33 2

3 Video communicatie training voor AIOS en specialisten. Léon van der Weiden Senior Bedrijfsopleider Isala Academie Inleiding Als AIOS of als specialist voer je veel gesprekken met patiënten. Veel van deze gesprekken vinden plaats op een polikliniek waar je in een afgezonderde ruimte je gesprek voert en onderzoek doet. Hoe je dit gesprek voert, welke methodiek je gebruikt, welke gespreksvaardigheid je inzet is vaak per individu verschillend. Je gaat er vanuit dat je het goed (professioneel, effectief, efficiënt, klantvriendelijk) doet. Maar weet je dit zeker? Wanneer wéét je dit zeker? Zou je als professional niet altijd moeten streven naar maximaal effect van handelen?* (*definitie van een professional) Bestaat er binnen de maatschap een gemeenschappelijke opvatting over hoe deze gesprekken (bijvoorbeeld een intake gesprek) zouden moeten plaats vinden? Doel Jezelf bespreekbaar stellen is een hoge mate van sociale vaardigheid die het mogelijk maakt om jezelf te ontwikkelen c.q. je kwaliteit te handhaven. Door elkaars opnamen te bekijken en feedback te krijgen en te geven op elkaars gedrag, bevordert dit een open communicatie cultuur en een goed leerklimaat voor AIOS. Het geeft tevens mogelijkheden en handvatten om naast communicatieve vaardigheden, de werkwijze en methodiek te verbeteren van poliklinische gesprekken, wat niet zelden leidt tot effectief gebruik van tijd en kwaliteit van het gesprek en tevreden patiënten. Werkwijze Vooraf aan de trainingen wordt er voorlichting gegeven aan de AIOS en de specialisten van de desbetreffende maatschap over het doel en de werkwijze. Uitgelegd wordt dat er gekeken en gelet kan worden op de volgende items*; Regie van het gesprek, over het consultverloop en de verstandhouding Uitleg geven aan de patiënt Luisteren (met name actief luisteren: samenvatten en spiegelen) Overleggen en beleid voeren. (patiënt participatie) (RULO zie bijlage 2) *Video-on-the-job januari 2013 Een methode om de communicatie in poliklinische consulten te beoordelen en te verbeteren Jan Wouda, Harry van de Wiel, Wenckebach Instituut UMCG, post FC33 Tevens volgt een instructie over het informeren van de patiënt en het formulier waarbij de patiënt toestemming geeft voor opname (zie bijlage). Daarna worden er door de poli assistente afspraken gemaakt met betrekking tot de opnamedata en data van bespreking en het regelen van de ruimten. Voor elke plenaire bijeenkomst worden er opnames gemaakt van twee poli gesprekken van zowel een AIOS als een specialist. Door de trainer worden de beelden vooraf bekeken en beoordeeld met al of niet een advies toegevoegd op de observatielijst. Tijdens de bijeenkomst wordt de handleiding als leidraad gebruikt. Na de bijeenkomst worden de opnames gewist, mits de desbetreffende trainee gebruik wil maken van de mogelijkheid om individueel met de trainer nogmaals de beelden te bekijken en te bespreken. Dit moet binnen een week aangegeven worden. Daarna worden de beelden i.v.m. de privacy, gewist zoals afgesproken met de patiënten. 3

4 Handleiding Video Communicatie Training. Vragen vooraf: - Welke vragen heb jij (kandidaat) zelf m.b.t. je communicatie gedrag/ professionele houding. - Waar wil jij met name feedback over van je collega s/ waar wil jij dat je collega s op letten? - Kijk allen naar de opnames met R.U.L.O in je achterhoofd. Regie-Uitleg-Luisteren- Overleggen & beleid voeren. - Inleiding door kandidaat waarna vertoning opname, of hoogtepunten daarvan. Vragen na vertoning aan kandidaat: - Hoe vond je het om jezelf te zien? - Wat vond je goed om te zien? (Top) - Wat vind je voor verbetering vatbaar? (Tip) Vragen aan collega s: - Wat vond je goed om te zien van je collega? (Top) - Welke Tip zou je willen geven? Vraag na feedback aan kandidaat: - Wat ga je doen met de feedback die je hebt gekregen? - Zie je mogelijkheden om de kwaliteit van je communicatiegedrag te vergroten? De observatielijst is bij introductie van de video communicatie training uitgedeeld aan allen. Door de trainer is de video opname vooraf aan de bespreking beoordeeld op de observatie punten. Deze worden indien nodig/mogelijk, benoemd tijdens vertoning of na afloop meegegeven met toelichting individueel. Alle kandidaten worden na afloop uitgenodigd om, als zij dat willen, hier individueel nog naar te kijken of over te spreken. 4

5 Observatie video communicatie training: Datum: naam: 1. Voorbereiding op consult/ gesprek: waarneembaar- niet waarneembaar- niet van toepassing 2. Ontvangst: 3. Gespreksopbouw/ agenda/ /regie: -Start/inleiding: -Onderdelen: -Uitleg: -Eindsamenvatting/ afronding: -evt. nazorg activiteit/ folders/doorverwijzing: 4. Gesprekstechniek: -Luisteren -Samenvatten -Spiegelen -Doorvragen E-in -Doorvragen E-ex -Overleg met de patiënt t.a.v. behandeling/aanpak -Evt. complicaties, specifieke gesprekstechnieken: 5. Non-verbale houding/intonatie: - Congruent - Incongruent 6. Aantekeningen/ vastleggen pat. info tijdens gesprek: 7. Rapportage/ vastleggen gegevens: 8. Tijdplanning gesprek: geplande gesprekstijd:.. werkelijke gesprekstijd:.. 9. Inschatting tevredenheid pat: Advies: 5

6 Begroting 2014 en2015. Afgelopen jaar zijn er tot nu toe trainingen gegeven ten behoeve van de maatschap Interne geneeskunde, Longgeneeskunde, Kindergeneeskunde, Plastische chirurgie en MDL. Voor de Sportgeneeskunde staat het nog op de rol, maar de afspraken zijn gemaakt. Ook voor volgend jaar is het op de rol gezet. Plastische chirurgie en Kindergeneeskunde zijn nog niet gerealiseerd. Dit wordt begin volgend jaar. De enorme toename in aanvraag maakte dit voor het lopende jaar onmogelijk om te realiseren. Het heeft inmiddels een vaste plek gekregen als scholingsonderdeel, de aanvragen voor volgend jaar zijn gedaan. Er is een standaard werkvorm ontwikkeld en de kennis en vaardigheden ten aanzien van communicatie zijn toegenomen. Tijdens de besprekingen is men enthousiast om elkaar aan het werk te zien op de poli. Er heerst een open feedbackcultuur inmiddels. Goede/ succes ervaringen m.b.t. aanpak en werkwijze worden uitgewisseld en overgenomen. Hierdoor is er een open feedback cultuur ontstaan, wordt de werkwijze steeds meer herkenbaar evenals de methodische aanpak. Er is aandacht voor een participatiecultuur t.a.v. de patiënt. De communicatieve en gespreksvaardigheden nemen toe en worden uitgebreid. Tijdsverklaring activiteiten trainer/opleider. - Introductie tijdens Maatschaps overleg; half uur per maatschap. - Overleggen, afstemmen agenda met de afdelingsassistente betreffende opname data, ruimte en bespreking; 3/4 uur. (totaal 75 minuten) - Klaarzetten en ophalen video app. op locatie 2 x een half uur - Overzetten van de opnames op stick 15 minuten - Bekijken en beoordelen 1 uur per deelnemer = 2 - Bespreken van de opnames 1 uur directe tijd. Totaal aantal uren per bijeenkomst: 5 uur en 30 minuten Tijdsverklaring poli assistente: - Opzetten administratie systeem/ schema. - Overleggen met de specialisten, wie er mee doen. - Afstemmen en plannen van de data met de specialisten en Aios. - Afstemmen met de opleider/ trainer over de data. - Regelen van de ruimte en middelen. Totaal aantal uren poli assistente per Maatschap: 4 6

7 Gerealiseerd in 2014: Interne geneeskunde: Vijf bijeenkomsten m.b.t. 5 AIOS en 5 Specialisten, totaal 10 opnames van ieder twee poli gesprekken. 27 uur en 30 minuten subtotaal (opleider/trainer) Longziekten: Vijf bijeenkomsten m.b.t. 5 AIOS en 5 Specialisten, totaal 10 opnames van ieder twee poli gesprekken. 27 uur en 30 minuten subtotaal (opleider/trainer) MDL: Vijf bijeenkomsten m.b.t. 5 AIOS en 5 Specialisten, totaal 10 opnames van ieder twee poli gesprekken. 27 uur en 30 minuten subtotaal (opleider/trainer) Sportgeneeskunde: Vijf bijeenkomsten m.b.t. 5 AIOS en 5 Specialisten, totaal 10 opnames van ieder twee poli gesprekken. 27 uur en 30 minuten subtotaal (opleider/trainer) Totaal poliassistente: 16 uur subsidie: 14 uur Totaal trainer/opleider: 130 uur subsidie: 40 ½ uur Ingediende en aanvullende verzoeken voor 2014 en Communicatie video training aios op poli Heelkunde 1 0 Interne Geneeskunde 5 5 Kindergeneeskunde 5 5 Longgeneeskunde 5 5 MDL 5 5 Cardio Plastische chirurgie 4 4 Sportgeneeskunde 5 5 7

8 Bijlage 1 Geachte patiënt, Bij dezen vragen we u of u wilt meewerken aan een film opname voor onderwijsdoeleinden binnen de Isala klinieken te Zwolle. Het betreft een opname van een geneeskundig consult, waarbij de anamnese (het verhaal /de klacht van de patiënt) wordt vastgelegd. Dit beeldmateriaal zal worden gebruikt ten behoeve van het opleiden van arts-assistenten en/of de arts. Daarbij gaat het niet zo zeer om het ziektebeeld / de aandoening van de patiënt, maar om hoe de arts/- assistent dit geneeskundig consult uitvoert. Het beeldmateriaal zal na bespreking ervan door de arts/-assistent en zijn/haar begeleider, worden gewist. Het beeldmateriaal zal uitsluitend gebruikt worden voor bovengenoemd doeleinde, wanneer u met uw handtekening hier toestemming voor verleend. VERKLARING Ondergetekenden, verklaren geen bezwaar te hebben tegen het gebruik van het opgenomen beeldmateriaal van het geneeskundig consult, waar zij hun medewerking aan hebben verleend, voor onderwijsdoeleinden, als hierboven beschreven Datum: Datum: Naam patiënt: Naam arts: Handtekening: Handtekening: 8

9 Bijlage 2 Video-on-the-job Een methode om de communicatie in poliklinische consulten te beoordelen en te verbeteren Januari 2013 Jan Wouda Harry van de Wiel Wenckebach Instituut UMCG, post FC33 Inleiding Sinds enkele jaren is het CanMEDS raamwerk het fundament voor de inrichting van de medische basis- en vervolgopleidingen [Frank 2007, Scheele 2008]. In dit model is communicatie één van de zes algemene kernbekwaamheden naast de medisch-inhoudelijke bekwaamheid. In de specialistische vervolgopleidingen is de aandacht voor communicatie echter nog vrij beperkt. Weliswaar is er in diverse opleidingsregio's een aanbod aan cursorisch onderwijs over communicatie, maar supervisie, feedback en beoordeling van de communicatie in de klinische praktijk vindt slechts mondjesmaat plaats en dan meestal als onderdeel van een Klinische Praktijk Beoordeling (KPB). Van de beoordeling van 'Entrustable Professional Activities' (EPA's) op communicatiegebied, zoals bepleit door de begeleidingsgroep voor de vervolgopleidingen (BBOV), is geen sprake. Een EPA is een taak die past binnen één van de CanMeds bekwaamheden, die van groot belang is voor de dagelijkse praktijk en die een relatief groot risico heeft op misgaan [Scheele 2008]. Deze notitie beschrijft hoe aan de hand van op video opgenomen poliklinische consulten de communicatie van medisch-specialisten (in opleiding) kan worden beoordeeld en verbeterd. Dit video-on-the-job programma is in 2008 begonnen bij de afdeling Dermatologie van het UMCG en is in 2009 ook bij de afdeling Plastische Chirurgie van het UMCG ingevoerd. De notitie bespreekt achtereenvolgens: - wat wordt beoordeeld? - hoe wordt beoordeeld? - hoe verloopt de feedbackbespreking? - coördinatie - hoe zijn de stafleden voorbereid op het beoordelen en feedback geven? - hoe verloopt het video-on-the-job programma tot nu toe? Wat wordt beoordeeld? De beoordeling en feedback richt zich op consulten waarin sprake is van gecompliceerde communicatie, zoals een ingewikkelde uitleg, onbegrip bij de patiënt, oplopende emoties, problemen bij het opvolgen van adviezen en instructies en/of een verschil van mening met de patiënt. Het gaat dus om consulten die een voorbeeld zijn van een communicatieve EPA. Bij de beoordeling wordt uitgegaan van de communicatieve doelen van het poliklinische consult. Daaruit zijn vier communicatieve taken of deelcompetenties af te leiden die aansluiten bij communicatieve competenties die in het CanMEDS raamwerk worden genoemd: Regie over het consultverloop en de verstandhouding Uitleg geven Luisteren Overleggen en beleid uitvoeren. Het RULO-instrument beoordeelt de vier deelcompetenties op het niveau van afzonderlijke 9

10 gespreksvaardigheden. Het criterium voor de beoordeling is de functionaliteit van de gespreksvaardigheden, dat wil zeggen in hoeverre de in woorden uitgesproken en/of non-verbaal getoonde uitingen (= waarneembare communicatieve handelingen) van de arts bijdragen aan het efficiënt bereiken van het doel van het gesprek. Bijlage 1 bevat een toelichting op de vier deelcompetenties en de wijze van beoordelen met het RULO instrument. Hoe wordt beoordeeld? Iedere aios krijgt tenminste éénmaal per jaar feedback van één van de stafleden over zijn communicatieve competentie. Daartoe worden er video-opnames gemaakt van een poliklinisch spreekuur. Alle patiënten van het spreekuur krijgen bij aankomst op de polikliniek een toestemmingsformulier waarop het doel en het gebruik van de video-opnames staat beschreven. Er worden alleen video-opnames gemaakt van patiënten die schriftelijk hun toestemming geven. In het UMCG worden de consulten op een DVD opgenomen. Bijlage 4 bevat een overzicht van de apparatuur die hiervoor wordt gebruikt. De aios selecteert uit alle consulten die op video zijn opgenomen, twee consulten op grond van de complexiteit van de communicatie. Bij voorkeur betreft één van de geselecteerde consulten een nieuwe patiënt. De aios beoordeelt zijn communicatieve competentie in de twee consulten met het RULO-instrument. Het staflid dat de aios feedback gaat geven, beoordeelt de gekozen consulten eveneens met het RULO-instrument. Daarna volgt de feedbackbespreking (zie onder). Voorafgaande aan de eerste opname- en feedbacksessie krijgt de aios een instructie over het maken van de video-opnames en over het gebruik van het RULO-instrument. Tijdens deze instructie schrijft de aios zijn aandachtspunten op voor zijn communicatie met patiënten. Deze lijst met aandachtspunten vormt tevens het startpunt voor de eerste feedbackbespreking (zie bijlage 2). Hoe verloopt de feedbackbespreking? Ongeveer twee weken na de video-opnames vindt de feedbackbespreking plaats. Tijdens de feedbackbespreking die ongeveer 1½ uur duurt, wordt aan de hand van de RULO beoordelingen systematisch aandacht besteed aan het communicatief sterke en minder sterke optreden van de aios tijdens de geselecteerde consulten. Hoewel de communicatieve competentie van de aios duidelijk centraal staat, geeft het staflid ook feedback over de kwaliteit van de diagnostiek en van het behandelplan van de aios. Deze feedback over de medisch-inhoudelijke competentie is niet alleen nuttig voor de aios, maar ook nodig om te voorkomen dat medisch-inhoudelijke onduidelijkheden het gesprek over de communicatie verstoren. Tijdens de feedbackbespreking houden de aios en het staflid een vaste agenda aan (zie bijlage 3). Tot besluit van de feedbackbespreking schrijft de aios een nieuwe lijst met aandachtspunten op en laat deze voor gezien ondertekenen door het staflid. Na de feedbackbespreking levert de aios de beide DVD's in bij de coördinator die zorgt voor vernietiging. De nieuwe lijst met aandachtspunten bewaart de aios in zijn portfolio om te gebruiken als startpunt voor een volgende feedbackbespreking en als 'bewijs' van de feedbackbespreking voor het jaargesprek met de opleider. De opleiders van de beide afdelingen die meedoen aan het video-on-the-job programma, hebben bepaald dat één video-on-the-job sessie telt voor drie KPB's. Coördinatie Op de afdelingen van het UMCG die meedoen aan het video-on-the-job programma, is een coördinator aangewezen. De taken van deze coördinator bestaan uit: - een rooster maken van de video-opnames en feedbackbesprekingen, zodat iedere aios 10

11 tenminste éénmaal per jaar feedback krijgt van telkens een ander staflid; - de spreekuurruimte waarin de video-apparatuur staat opgesteld, reserveren voor de ingeroosterde tijden; - zorgen voor de toestemmingsformulieren voor de patiënten; - instructie geven aan het baliepersoneel over de uitgave en inname van de toestemmingsformulieren; - de video-apparatuur klaar zetten op de ingeroosterde tijden; - de aios zonodig instrueren over de bediening van de apparatuur; - de DVD met opgenomen policonsulten kopiëren voor de aios en voor het beoordelend staflid; - de aios en het staflid zo nodig voorzien van RULO-beoordelingsformulieren; - vernietigen van de Dvd s na de feedbackbespreking. Hoe zijn de stafleden voorbereid? De stafleden van de beide afdelingen die meedoen aan het video-on-the-job programma, hebben een bijscholing gevolgd waarin ze hebben geleerd hoe ze de aios adequaat feedback kunnen geven over hun communicatie met poliklinische patiënten. Aangezien de meeste stafleden weinig of geen communicatie onderwijs hadden genoten in hun eigen opleiding, waren de doelen van de bijscholing: 1) inzicht krijgen in de sterke en minder sterke kanten van de eigen communicatie met patiënten; 2) leren beoordelen van de eigen communicatie met het RULO instrument; 3) leren beoordelen van de communicatie van aios met het RULO instrument; 4) leren feedback geven op basis van de RULO beoordeling; 5) inzicht krijgen in de procedure van de video-opnames en de feedbackbespreking. De bijscholing werd verzorgd voor groepjes van telkens 3 à 4 stafleden en bestond uit een aantal bijeenkomsten en individuele feedback: - instructiebijeenkomst over het video-on-the-job programma en over de RULO beoordeling; - video-opnames van poliklinische spreekuren van alle deelnemers; - individuele feedbackbesprekingen met de deelnemers; - bijeenkomst met oefeningen (met acteurs) in 'lastige' gesprekken en in het geven van feedback; - bijeenkomst met feedbackoefeningen aan elkaar aan de hand van de eigen poliklinische consulten; - begeleiding en feedback bij eerste feedbackbespreking met een aios. De bijscholing kostte de stafleden 24 uur. Daarnaast moesten ze een handleiding over communicatie en over de RULO beoordeling bestuderen en moesten ze twee poliklinische consulten van henzelf en één consult van een collega beoordelen met het RULO instrument. Het verloop tot nu toe Zestien stafleden hebben de bovenbeschreven bijscholing gevolgd. Tevens zijn er vijf aios die hebben meegedaan met het video-on-the-job programma, tot staflid bevorderd. Zij hebben een verkorte bijscholing gevolgd. De bijscholingen voor de stafleden zijn schriftelijk geëvalueerd. De stafleden vonden de bijscholing nuttig en dan niet alleen voor het beoordelen van en feedback geven aan de aios, maar ook voor het verbeteren van hun eigen communicatie met patiënten. Tot nu toe zijn er 77 video-on-the-job sessies geweest met 42 aios. 24 aios hebben inmiddels twee of meer sessies gedaan. Na iedere feedbackbespreking hebben de betrokken aios en het staflid een evaluatielijst beantwoord. De stafleden en aios gaven een hoog waarderingscijfer voor de video-on-the-job 11

12 procedure (gem. rapportcijfer 8.0 resp. 7.5). Zij vonden deze procedure veel leerzamer dan een KPB omdat de beoordeling van de video-opnames het mogelijk maakt een kritischer en genuanceerder oordeel te geven over zowel de medisch-inhoudelijke bekwaamheid als de communicatieve bekwaamheid van de aios. De stafleden vonden dat ze goed overweg konden met het RULO instrument (gem. rapportcijfer 7.8). De aios hadden daar wat meer moeite mee (gem. rapportcijfer 7.3). De stafleden en aios waren gemiddeld 3.5 uur kwijt aan één feedbackbespreking inclusief het beoordelen van de twee geselecteerde consulten. Als belangrijkste knelpunt werd door de stafleden en de aios dan ook de tijdsinvestering genoemd. Conclusie Beoordeling en feedback van de communicatieve bekwaamheid door video-on-the-job is een aanwinst voor de opleiding van de aios. De procedure vraagt weliswaar meer tijd van de stafleden en de aios dan een Korte Praktijk Beoordeling, maar levert een betrouwbaarder en meer valide oordeel en documentatie op van de communicatieve competentie van de aios, met name van de competentie in consulten waarin sprake is van complexe communicatie (EPA criterium). Op dit moment loopt er een onderzoek naar: - de betrouwbaarheid van de RULO beoordelingen door de aios en de stafleden; - de veranderingen in het inzicht van de aios in hun eigen communicatieve competentie (opeenvolgende lijsten met aandachtspunten); - de veranderingen in de communicatie van de aios met hun poliklinische patiënten die blijken uit de opeenvolgende RULO beoordelingen; - de veranderingen in het oordeel van de patiënten over het contact met de aios. Literatuur - Frank JR, Danoff D. The CanMEDS initiative: implementing an outcomes-based framework of physician competencies. Med Teach 2007; 29: Scheele F, Teunissen P, Van Luijk S, Heineman E, Fluit L, Mulder H, Meininger A, Wijnen- Meijer M, Glas G, Sluiter H, Hummel T. Introducing competency-based postgraduate medical education in the Netherlands. Med Teach 2008; 30: