Aangetekende zendingen

Transcriptie

1 Aangetekende zendingen Creatie Voorbereiding van uw zendingen 0 Afgifte Bijlage 2

2 Creatie. Afmetingen, gewicht & dikte.. Aangetekende SMALL Format-zendingen.2. Aangetekende LARGE Format-zendingen.3. Aangetekende zendingen buiten formaat 2 2. Lay-out van de aangetekende zendingen Adressering Opmaak van de zendingen De voorzijde De achterzijde Het retouradres Sluiting van de zendingen Optische en technische kenmerken Opmerkingen Frankering van aangetekende zendingen Specifieke kenmerken van aangetekende zendingen 9

3 Een nationale aangetekende zending is een NATIONALE PRIOR-zending die tegen ondertekening aan de geadresseerde of zijn volmachthebber overhandigd wordt. Dit hoofdstuk behandelt enkel nationale aangetekende zendingen. Voor omvangrijke afgiften van internationale aangetekende zendingen neemt u best contact op met uw Account Manager. Dit hoofdstuk behandelt ook RP-zendingen, deze zijn aangetekende zendingen die voorbehouden voor publieke instellingen.. Afmetingen, gewicht & dikte De aangetekende zendingen moeten beantwoorden aan de onderstaande afmetingen, gewicht en dikte... Aangetekende SMALL Format-zendingen max. 245 mm min. 40 mm min. 90 mm max. 65 mm Vorm : rechthoekig. Minimumafmetingen : 90 mm x 40 mm x 0,5 mm. Maximumafmetingen : 65 mm x 245 mm x 5 mm. Aanbevolen minimumgewicht : 2 g. Maximumgewicht : 50 g. De verhouding tussen de lange en de korte zijde is,20 (lengte/breedte,20). Liggend : het adresvak loopt parallel met de lange zijde van de zending..2. Aangetekende LARGE Format-zendingen max. 350 mm min. 40 mm min. 90 mm max. 230 mm Vorm : rechthoekig of vierkant. Minimumafmetingen : 90 mm x 40 mm x 0,5 mm. Maximumafmetingen : 230 mm x 350 mm x 30 mm. Aanbevolen minimumgewicht : 2 g. Maximumgewicht : 2 kg. Versie 3.5. Januari 204 I Sectie 3 I Pagina

4 .3. Aangetekende zendingen buiten formaat 40 mm 90 mm L H Minimum : 90 mm x 40 mm. Maximum : lengte/breedte/hoogte : 600 mm ; lengte + breedte (met 2 mm speling) + hoogte : 900 mm. Max. 0 kg. Niet-rechthoekige aangetekende zendingen worden aanvaard en beschouwd als aangetekende zendingen buiten formaat indien ze aan bovenstaande afmetingen en gewicht voldoen. B 2. Lay-out van de aangetekende zendingen 2.. Adressering De adressering moet conform de normen zijn die beschreven staan in het hoofdstuk Adressering (Sectie Brieven) Opmaak van de zendingen De voorzijde van de zending komt overeen met de zijde waarop het adres van de bestemmeling en de frankering staan (beide moeten op dezelfde zijde staan). De opmaak van uw zendingen kan verschillen naargelang er al dan niet een venster voorzien is voor het adres van de bestemmeling. Versie 3.5. Januari 204 I Sectie 3 I Pagina 2

5 2.2.. De voorzijde a Als het adres van de bestemmeling niet in een venster verschijnt 40 mm min mm max. i 5 mm min. 40 mm of 20 mm 74 mm 90 mm min mm max. 00 mm max mm max. 5 mm min. 30 mm 40 mm Plaatsing van het adres van de bestemmeling Altijd aan de rechterzijde van de enveloppe. Bevat het adresvak van de bestemmeling. 2 Adresvak van de bestemmeling Virtuele rechthoek in zone waarin het adres van de bestemmeling opgenomen wordt. Het adresvak van de bestemmeling mag geen andere grafische elementen of teksten bevatten buiten het adres van de bestemmeling, met uitzondering van onderstaande elementen : Als de klant zelf de barcode van de aangetekende zending afdrukt, dan moet de klant de technische vereisten, vermeld in de Richtlijnen voor het afdrukken van de barcodes voor aangetekende zendingen, respecteren. In dat geval moeten de technische vereisten zoals vermeld in de Richtlijnen voor het afdrukken van barcodes voor aangetekende zendingen absoluut gerespecteerd worden. bpost controleert of de barcode en/of het barcodenummer - ook human readable genaamd - conform is met de regels. 2 bpost Brussel 5 Steenweg op Boondaal Elsene Eventuele referenties (bijvoorbeeld : een klantennummer) onder de volgende voorwaarden : de referenties staan boven het adres van de bestemmeling ; er staat een witregel tussen de referenties en het adres van de bestemmeling ; er is geen verwarring mogelijk met een onderdeel van het adres (bv. : postcode of gemeente). De adressering moet gebeuren volgens de regels die beschreven staan in het hoofdstuk Adressering, Sectie Brieven, rekening houdend met de kleuren die aanvaard worden als achtergrondkleur voor het adresvak (pantone-kleuren of hun quadri-equivalent). Een minimum van 5 mm is toegelaten onder voorwaarde dat dit goedgekeurd werd door bpost. Versie 3.5. Januari 204 I Sectie 3 I Pagina 3

6 Het gebruik van een etiket voor het adres. U kunt een etiket met het adres van de bestemmeling gebruiken. Dat etiket moet zo op de enveloppe gekleefd worden dat de frankeerzone en de zone met het adres van de bestemmeling gerespecteerd worden. Het retouradres kan afgedrukt worden op een lijn boven het adres van de bestemmeling. Alle informatie in verband met dit onderwerp vindt u terug in het hoofdstuk Adressering in Sectie Brieven. 3 Frankeer- en afstempelzone De frankering moet duidelijk leesbaar zijn met het blote oog en zich altijd : in de rechterbovenhoek van de enveloppe bevinden ; in een virtuele rechthoek met een afmeting van 74 mm vanaf de rechterzijde van de enveloppe en : - 20 mm voor de zendingen met een lengte van minder dan cm - 40 mm voor alle andere gevallen en dit vanaf de bovenzijde van de enveloppe. 4 Zone ter beschikking van de afzender Alle kleuren. Alle grafische elementen. Alle tekstvormen. 5 Horizontale verlenging van zone 2 waarin het adres van de bestemmeling zich bevindt Idem zone 4, met uitzondering van elk element dat verward kan worden met een adres (postcode + gemeente of volledig adres). Als de barcode van de aangetekende zending een zelfklevend etiket is (aangeleverd door bpost), moet het in zone 5 gekleefd worden. 6 Indexatiezone Zone waarin de indexatiecode wordt gedrukt wanneer de zending door de sorteermachines gaat. Het is belangrijk dat deze zone vrij blijft (met een witte of lichte achtergrond, zonder tekst of grafische elementen), zodat een machinale behandeling mogelijk is en de uitreikingstermijn van uw zendingen gerespecteerd blijft. Voldoet uw zending niet aan die voorwaarden, dan mag uw zending later dan voorzien uitgereikt worden. De zone is ook voorbehouden voor de heradressering van zendingen in het geval dat de bestemmeling verhuisd is. Teksten of grafische elementen die verward kunnen worden met een adres (postcode of gemeente of volledig adres) worden in geen enkel geval aanvaard. Zendingen die in deze zone elementen bevatten die verward kunnen worden met een adres (postcode of gemeente of volledig adres), worden beschouwd als LARGE Format-zendingen. De afmetingen van de indexatie- en heradresseringszone zijn : Lengte : 40 mm. Hoogte : 30 mm. 7 Zone die volledig ter beschikking staat van de afzender (bis) Alle kleuren. Alle grafische elementen. Elke vorm van tekst die verward kan worden met een adres (postcode of gemeente of volledig adres) is te vermijden. Een minimum van 5 mm is toegelaten onder voorwaarde dat dit goedgekeurd werd door bpost. Versie 3.5. Januari 204 I Sectie 3 I Pagina 4

7 b Als het adres van de bestemmeling in een venster verschijnt 40 mm min mm max. i 4 mm 40 mm of 20 mm 2 74 mm 90 mm min mm max. 00 mm max. 25 mm max. 5 mm min. 30 mm 2 40 mm Adresvenster Het adresvenster bevat enkel het adres van de bestemmeling, met eventuele uitzondering van de onderstaande elementen : De barcode van de aangetekende zending (voorafgegaan door de identificatieletter R ), die zelf door de klant wordt afdrukt. In dat geval moeten de technische vereisten zoals vermeld in de Richtlijnen voor het afdrukken van barcodes voor aangetekende zendingen absoluut gerespecteerd worden. 2 Meneer Jan Leroy Anspachlaan 000 Brussel Aangetekende zending met de barcode in het adresvenster. Eventuele referenties (bijvoorbeeld een klantennummer) onder de volgende voorwaarden : de referenties staan boven het adres van de bestemmeling ; er staat een witregel tussen de referenties en het adres van de bestemmeling ; er is geen verwarring mogelijk met een onderdeel van het adres (bv. : postcode of gemeente). Het retouradres, volgens de voorwaarden vermeld in paragraaf 6 van het hoofdstuk Adressering, Sectie Brieven. 20 mm voor de zendingen met een hoogte van minder dan cm en 40 mm voor alle andere gevallen. 2 Een minimum van 5 mm is toegelaten onder voorwaarde dat dit goedgekeurd werd door bpost. Versie 3.5. Januari 204 I Sectie 3 I Pagina 5

8 Het adresvenster moet voldoen aan onderstaande voorwaarden : De adressering moet conform de regels gebeuren die beschreven staan in het hoofdstuk Adressering, rekening houdend met de kleuren die aanvaard worden als achtergrondkleur voor het adresvak (pantone-kleuren of hun quadri-equivalent). Minimumafmetingen : 40 x 00 mm. Maximumafmetingen : 25 x 00 mm. De vorm moet niet rechthoekig zijn, maar moet altijd passen in een rechthoek van 25 x 00 mm. Er wordt een marge van 4 mm voorzien tussen de randen van het venster en het adresvak 2. Het venster mag zowel rechts als links op de enveloppe staan, zolang de volgende afmetingen gerespecteerd worden : op min. 5 mm van de rechterzijde of de linkerzijde ; op min. 40 mm van de bovenzijde ; op min. 30 mm van de onderzijde. Er moet een transparante folie over het venster zitten en de randen van de folie moeten perfect vastgelijmd zijn op de binnenranden van de uitsparing in de omslag. Het venster mag niet geplooid zijn en niet in kleur omkaderd of omlijnd zijn. Het adres mag niet op gelijnd of geruit papier geschreven worden. Het volledige adres en de barcode van de aangetekende zending (als die is afgedrukt) moeten altijd zichtbaar blijven door het venster, zelfs wanneer de inhoud eventueel verschuift in de omslag. Voor zones 3 t.e.m. 7 gelden dezelfde regels als voor een verzending zonder venster De achterzijde Op de achterzijde van de zending mogen alle vormen van tekst of grafische elementen worden afgedrukt. De adresgegevens van de afzender mogen op de achterzijde vermeld worden, zonder beperkingen Het retouradres Het retouradres is het adres waarnaar een niet-overhandigde zending teruggestuurd wordt. Het retouradres is verplicht en moet zich in België bevinden. Voor alle informatie in verband met het retouradres, zie het hoofdstuk Adressering, punt 6 van Sectie Brieven. Een minimum van 5 mm is toegelaten onder voorwaarde dat dit goedgekeurd werd door bpost. Versie 3.5. Januari 204 I Sectie 3 I Pagina 6

9 2.3. Sluiting van de zendingen De zending moet volledig gesloten zijn aan de vier zijden, zodat ze niet kan opengaan of scheuren tijdens de verwerking. De hoeken van de zending moeten volledig gesloten zijn, evenals de hoeken van de eventuele flappen. De lijm van de sluiting mag op geen enkel moment in contact komen met andere zendingen. De inhoud van de zending mag niet uit de omslag kunnen komen. De externe sluitstrip moet stevig genoeg zijn (minimumdikte van 0,2 mm) en aangepast zijn aan de inhoud. De zending mag niet worden gesloten met nietjes, paperclips of metalen oogjes Optische en technische kenmerken i De zendingen moeten tot slot beantwoorden aan de volgende kenmerken : Het papier van de enveloppe moet mat zijn. Gesatineerd, gelakt, glanzend en calqueerpapier zijn niet toegestaan. Doorzichtigheid : het papier van de enveloppe moet voldoende ondoorzichtig zijn, zodat de inhoud van de enveloppe niet doorschijnt of leesbaar is. Dikte van de zending : minimaal 40 g/m. Flexibiliteit: de zending moet voldoende flexibel zijn om te kunnen worden opgerold rond een cilinder met een doorsnede van 2 cm (voorbeeld: blikje van 33 cl) Opmerking Twijfelt u aan de leesbaarheid van de frankering? Houd dan rekening met de volgende criteria 2 : Alle karakters van een adresregel hebben dezelfde grootte en hetzelfde lettertype ; Grootte van de karakters,5 mm. Voor een optimale machinale sortering en een vlotte uitreiking van uw zendingen. Versie 3.5. Januari 204 I Sectie 3 I Pagina 7

10 2.6. Frankering van aangetekende zendingen Een aangetekende zending mag gefrankeerd worden met de volgende middelen : postzegels frankeervignetten (afgifte in een postkantoor of PostPunt) frankeermachine P.B.-nummer (Port Betaald) Collect & Stamp Frankering via Collect & Stamp U hebt de mogelijkheid om uw aangetekende zendingen door de dienst Collect & Stamp van bpost te laten frankeren. Om van deze dienst gebruik te kunnen maken, moet u een Collect & Stamp-contract afsluiten. Neem de regels voor de voorbereiding en adressering in acht, zoals beschreven in dit hoofdstuk. Volg de voorbereidingsregels zoals beschreven in Sectie 7 Afhaling, hoofdstuk Collect & Stamp (afhaling van te frankeren zendingen). wist u dat... Collect & Stamp levert elektronische afgiftebewijzen voor uw aangetekende zendingen af. Zij zijn beschikbaar vanaf de dag na verzending op de beveiligde portaalsite van Collect & Stamp en kunnen ook naar uw adres verstuurd worden. De originele versie van het elektronische en door bpost gecertificeerde afgiftebewijs heeft juridische waarde. Meer informatie op Voor de activering van de dienst Collect & Stamp kunt u contact opnemen met het Service Centre op het nummer Versie 3.5. Januari 204 I Sectie 3 I Pagina 8

11 2.7. Specifieke kenmerken van aangetekende zendingen i Bij afgifte aan bpost moeten de aangetekende zendingen voorzien zijn van een barcode (30 cijfers) voorafgegaan door een R. Op basis daarvan kunnen ze opgespoord worden in het postcircuit. De specifieke barcode voor aangetekende zendingen moet worden afgedrukt of aangebracht door de klant (door bpost aangeleverd in de vorm van een zelfklever) op elke aangetekende zending. Voor meer informatie over het afdrukken van de barcodes voor aangetekende zendingen kunt u een beroep doen op de Richtlijnen voor het afdrukken van barcodes. U vindt deze op onze website : U kunt ook ons Service Centre contacteren. Bij RP-zendingen (aangetekende zendingen voorbehouden voor publieke instellingen) moet de optie RP duidelijk vermeld worden op het afgifteborderel en op de zendingen. Opgelet Zendingen die zonder barcode worden afgegeven of die een dubbele barcode dragen, of zendingen waarvan de door de klant afgedrukte barcode onleesbaar of foutief is, zullen niet onmiddellijk door bpost behandeld worden. Zonder leesbare barcode kan de zending tijdens de verzending niet opgevolgd worden en kan de kwaliteit niet gegarandeerd worden. In dat geval zal bpost de klant zo spoedig mogelijk op de hoogte brengen. De klant kan dan : aan bpost vragen om de zendingen van een (nieuwe) code te voorzien (op kosten van de klant) ; de zendingen terugvragen om de codes te corrigeren. In het geval van terugzending door bpost kunnen er kosten aangerekend worden ; in samenspraak met bpost een andere oplossing zoeken. In ieder geval kunnen de validatie van de afgiftedatum en de behandeling van de zendingen niet voor dezelfde dag worden gegarandeerd. i Aangetekende zendingen moeten worden afgegeven met een afgiftelijst met daarop minstens : het barcodenummer ; de naam en het adres van de bestemmeling zoals vermeld op de zending ; de naam en het retouradres. De afgiftelijst wordt door bpost nagekeken en gevalideerd voor hij terugbezorgd wordt aan de afzender. De zendingen moeten altijd worden afgegeven in de volgorde van de afgiftelijst, in stijgende volgorde van de barcodes. Voor aangetekende zendingen buiten formaat moet de afzender de inhoud ervan correct verpakken en is hij zelf verantwoordelijk voor eventuele schade. De aangetekende zendingen zullen bij voorkeur eveneens in stijgende volgorde van de postcodes geklasseerd worden voor een vlotte behandeling door bpost. U vindt een lijst van deze postcodes op onze website onder de rubriek MassPost. Hoe kunt u bpost contacteren? Ga naar de Algemene Bijlagen. Versie 3.5. Januari 204 I Sectie 3 I Pagina 9

12 Voorbereiding van uw zendingen. Conditionering - Algemeen 0 Conditionering & etikettering van aangetekende zendingen 0 2. Sorteeropties 0

13 voorbereiding van uw zendingen. Conditionering - Algemeen Conditionering & etikettering van aangetekende zendingen OF voor aangetekende zendingen buiten formaat i De aangetekende zendingen moeten altijd geconditioneerd worden in bakken die in containers worden gezet, deze moeten voorzien zijn van een afgiftelijst (voorbeeld in bijlage). De aangetekende zendingen buiten formaat worden in bakken geplaatst. Als hun formaat geen conditionering in bakken toelaat, moeten ze rechtstreeks in Restmailcontainers geplaatst worden. Voor een goede identificatie van het product : De bakken moeten worden voorzien van een etiket waarop het producttype vermeld staat ( Aangetekend Recommandé ) en de naam van de klant. De containers moeten worden voorzien van een identificatieblad (formaat etiket bak/a4/a5). Voorbeeld etiket Naam van de klant Afgiftenummer Aangetekend Vermelde informatie : naam van de klant (minimale lettergrootte : 36); afgiftenummer; naam van het product (minimale lettergrootte : 36). Voorbeeld A4/A5 Naam van de klant Afgiftenummer Aangetekend Vermelde informatie : naam van de klant (minimale lettergrootte : 36); afgiftenummer; naam van het product (minimale lettergrootte : 72); lijst 208 bc. 2. Sorteeropties Eén regel primeert bij het sorteren van de aangetekende zendingen : ze moeten altijd in dezelfde volgorde worden gesorteerd als de afgiftelijst van de aangetekende zendingen, in toenemende volgorde van de barcodes (zie bijlage van dit hoofdstuk). Versie 3.5. Januari 204 I Sectie 3 I Pagina 0

14 Afgifte

15 afgifte In dit deel leggen wij u uit hoe u uw zending kunt voorbereiden om te beantwoorden aan de vereisten van bpost. Aangetekende SMALL Format-, LARGE Format-zendingen en aangetekende zendingen buiten formaat Toegangscriteria & minimale en maximale afgiftevolumes: Aangetekende SMALL Format-zendingen Aangetekende LARGE Format-zendingen MASSPOST CENTRUM MIN. & MAX./AFGIFTE > > MASSPOST HYPERCENTRUM MIN. & MAX. /AFGIFTE >... >... i Een afgifte van aangetekende zendingen in een MassPost (Hyper)Centrum mag alleen zendingen van hetzelfde formaat en dezelfde gewichtscategorie bevatten. Als de afgifte uit verschillende formaten of gewichtscategorieën bestaat, moet ze gescheiden in aparte zakken of bakken per categorie worden afgegeven. In dat geval is voor elke categorie een aparte afgiftelijst vereist. Voor afgiften van minder dan 500 zendingen - na consolidatie per formaat - wordt een extra administratiekost van 2,50 per afgifte aangerekend. De aangetekende zendingen die in een MassPost (Hyper)Centrum worden afgegeven, mogen alleen door een frankeermachine of met een P.B.-nummer gefrankeerd worden. Voor afgiften van minder dan.000 zendingen kan de klant zijn afgifte aankondigen aan het loket op de dag zelf. Afgiften die meer dan.000 aangetekende zendingen bevatten, moeten minstens één werkdag op voorhand in e-masspost worden aangekondigd door de klant. Voor de afgifte van meer dan zendingen moet de klant zijn Account Manager ten minste vijf werkdagen op voorhand contacteren. De afgifte moet voor 7 uur plaatsvinden in een MassPost Hypercentrum. Het uur van afgifte is het tijdstip waarop de afgifteverklaring gescand wordt op de plaats van afgifte. De klant is verplicht om de afgiftemodaliteiten voor aangetekende zendingen strikt na te leven (met inbegrip van de conformiteit en scanbaarheid van de barcode, de uniformiteit van de zendingen en het minimumaantal per afgifte), anders kan de afgifte geweigerd worden. Elke afgifte moet vergezeld zijn van de afgiftelijst die wordt gevalideerd als bewijs van afgifte. De zendingen van dezelfde afgifte moeten hetzelfde formaat hebben: lengte, breedte, dikte en gewicht. GENT X ANTWERPEN X wist u dat... BRUSSEL X België telt 5 sorteercentra : De 5 Belgische sorteercentra CHARLEROI X LUIK X Antwerpen X, Brussel X, Charleroi X, Gent X en Luik X. Versie 3.5. Januari 204 I Sectie 3 I Pagina

16 i Bijlage Voorbeeld afgiftelijst 2

17 > bijlage i afgiftelijst Versie 3.5. Januari 204 I Sectie 3 I Pagina 2