Standlijn document ICT. Colofon

Transcriptie

1 Standlijn document ICT Colofon Auteur werkgroep ICT Datum 16 augustus 2013

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Schets huidige situatie en ICT-omgeving Werkwijze voor de korte termijn RUD informatievoorziening als stip op de horizon Intakegesprekken met deelnemers Acties, aandachtspunten en aanbevelingen Risico s Financiën...13 Bijlage 1: Relevante documenten werkgroep ICT...13 Bijlage 2 overzicht diversiteit lokaal applicatielandschap...15 Standlijn document werkgroep ICT Pagina 2 van 15

3 1. Inleiding De RUD Zuid-Limburg is (wordt) een uitvoeringsorganisatie met een eigen gebouw en medewerkers en verzorgt de VTH-taken voor zover die binnen de gemeenschappelijke regeling zijn overgedragen door de deelnemers. De RUDorganisatie voorziet in enkele noodzakelijke ondersteunende taken ( overhead ) en in de informatievoorziening door deze als diensten en voorzieningen bij een van de deelnemers af te nemen. Uitgangspunt voor de nieuwe RUD-organisatie is dat deze opereert vanuit een centrale locatie (de provincie, voorgenomen besluit DB ). In het bedrijfsplan 1 is dit samengevat als volgt uitgewerkt: Medewerkers gaan vanuit de centrale locatie opereren, zoveel mogelijk op basis van de principes van het nieuwe werken. Daardoor kunnen medewerkers niet enkel vanuit de centrale locatie maar zonodig ook vanuit andere locaties werken. Bijvoorbeeld bij deelnemende gemeenten. Hiervoor worden flexplekken bij deelnemende gemeenten voorzien. In de periode tot juli 2013 heeft de werkgroep ICT gewerkt aan de voorbereiding voor het operationaliseren van RUD Zuid Limburg (het 1 e spoor ). Vanaf 1 juli gaan de medewerkers vanuit de centrale RUD locatie werken. De RUDmedewerkers blijven vooralsnog gedetacheerd vanuit hun gemeente c.q. de provincie bij de RUD-ZL werken. Een aantal activiteiten die nodig zijn voor het opstarten van de informatievoorziening lopen door in de periode dat de medewerkers geplaatst worden. Daarnaast en daarna moeten ook nog activiteiten plaatsvinden zoals het ontwikkelen van informatiebeleid en de toekomstige informatievoorziening voor de RUD en de invulling van de informatiebeheer taken (het 2e spoor ). De werkgroep heeft hiervoor uitgangspunten geformuleerd die zij ook met dit document in samenhang benoemd. De volgende ontwikkelingen waren voor de inhoud en afbakening van de opdracht van de werkgroep ICT relevant: 1. In de aanbesteding van de huisvesting zijn tevens de ICT-werkplekvoorzieningen meegenomen. Het bestuur heeft er voor gekozen om qua huisvesting en basis ICT voorziening te kiezen voor het aanbod van de provincie. 1 Zie paragraaf 5.18 e.v. van het bedrijfsplan. Standlijn document werkgroep ICT Pagina 3 van 15

4 2. Het provinciale VTH-systeem (PowerForms) komt beschikbaar voor ondersteuning van de (nieuwe) RUD-taken. Daarvoor moet het (deels) geoptimaliseerd worden. Daarnaast blijft het in de huidige vorm in gebruik voor de nog niet aan de RUD overgedragen provinciale taken. 3. Voor de secundaire processen zoals financiële administratie, personeelsadministratie, salarisadministratie et cetera wordt gebruik gemaakt van bestaande systemen bij de deelnemer die de betreffende service levert en inricht. Hiervoor worden dus geen eigen systemen aangeschaft. 4. Het AB van de RUD heeft een Archiefverordening vastgesteld. Dit ten behoeve van de eigen documenten van de RUD (correspondentie e.d.). Eindverantwoordelijke voor vorming en beheer/archivering van VTH-dossiers blijft het bevoegd gezag. Standlijn document werkgroep ICT Pagina 4 van 15

5 2. Schets huidige situatie en ICT-omgeving De werkgroep ICT heeft bij de deelnemers geïnventariseerd welke systemen gebruikt worden op het gebied van vergunningen en milieu en wat de status van de digitalisering is. Uit deze inventarisatie blijkt dat het VTH-applicatielandschap van de deelnemende gemeenten en provincie zeer divers is. Daarbij is in geval van dezelfde applicaties de inrichting verschillend. Ook de aanpalende systemen zoals documentmanagementsystemen, zaaksystemen, datadistributiesytemen lopen sterk uiteen. De lokale VTHapplicaties worden niet enkel gebruikt voor de taken die overgedragen worden aan de RUD maar ook voor andere taken. Deze lokale systemen blijven dus veelal in gebruik en het is niet te verwachten dat de gemeentelijke systemen al op korte termijn worden vervangen c.q. geüniformeerd. De huidige diversiteit blijft vooralsnog dus een gegeven. Ook de status van digitalisering van aanvragen en dossiers bij de deelnemers is zeer verschillend. Van volledig papieren dossiers tot gedeeltelijk of in enkele gevallen geheel gedigitaliseerde vergunningdossiers. Ook varieert de inhoud van de dossiers. Dit heeft uiteraard gevolgen voor de mogelijke werkwijze van de RUD. Daar waar al met digitale dossiers gewerkt wordt, kunnen deze relatief eenvoudig aan de RUD beschikbaar worden gesteld. Als dossiers enkel in papieren vorm op locatie van de gemeente beschikbaar zijn, moeten deze (eventueel on-demand ) gedigitaliseerd worden om deze digitaal aan de RUD beschikbaar te kunnen stellen. De regio kent veel (ICT) samenwerkingsinitiatieven en zijn er ambities om te komen tot een regionaal shared service center (SSC-ZL) voor ICT en mogelijk PIOFA-taken. De RUD kan hier op termijn gebruik van gaan maken. Mogelijk kan hierin ook een centrale VTH-applicatie voor de deelnemende gemeenten worden opgenomen. Daarnaast zijn er vele regionale en landelijke ontwikkelingen in de vorm van portals en voorzieningen zoals bijvoorbeeld het Omgevingsloket Online (OLO), Inspectieview Milieu (IvM), de Risicokaart, het programma informatieuitwisseling milieuhandhaving (PIM) enzovoorts. Standlijn document werkgroep ICT Pagina 5 van 15

6 3. Werkwijze voor de korte termijn Omdat de RUD per 1 juli 2013 operationeel moest zijn is er nog geen strategisch informatiebeleid opgesteld. Wel is een visie document door het DB vastgesteld. Vanaf 1 juli werken de RUD-medewerkers op de centrale RUD-locatie (Provinciehuis). Op dat moment moeten de RUD-medewerkers ook digitaal kunnen werken vanuit deze RUD-locatie en digitaal kunnen beschikken over de benodigde informatie. Hiernaast is het zogenoemde startscenario weergegeven. RUD-medewerkers krijgen via verlengde kabels toegang tot de lokale systemen en kunnen daarin hun werk doen. Uit de inventarisatie is echter gebleken dat dit niet bij alle partners mogelijk is. Gezien de grote variatie in systemen en inrichtingen is het voor RUD-medewerkers praktisch gezien moeilijk werkbaar in andere applicaties dan die van de eigen gemeente. Men heeft bijvoorbeeld nooit de zekerheid dat alle relevante stukken zijn gevonden waardoor de kans op fouten toeneemt. Ook is uit de gesprekken met de gemeenten gebleken dat de optie dat RUD-medewerkers rechtstreeks werken en muteren in de lokale systemen van de gemeente is om meerdere redenen (o.a. aantal accounts/licenties beveiliging, scheiding van verantwoordelijk-heden, zekerheid over volledigheid gegevens) niet mogelijk c.q. niet wenselijk wordt geacht. Daarom wordt voorgesteld om als alternatief gebruik te maken van werkmappen via welke dossiers uitgewisseld kunnen worden. De gemeente (Case_manager) stelt in dit geval de benodigde gegevens per aanvraag/opdracht digitaal beschikbaar in een tijdelijke werkmap 2 die de RUD medewerker kan inzien. Na afhandeling en oplevering door de RUD-medewerker handelt de gemeente als bevoegd gezag de zaak af en archiveert de overgedragen stukken. De tijdelijke digitale werkmap kan dan verwijderd worden. Voor de ondersteuning van het eigen werkproces gebruiken de medewerkers de VTH-applicatie van de RUD (PowerForms). Hierin worden alle ondersteuning- 2 Het gebruik van werkmappen is in aanvulling op het eerder door de werkgroep in het visiedocument geschetste scenario van direct muteren in lokale applicaties via verlengde kabels. Standlijn document werkgroep ICT Pagina 6 van 15

7 aanvragen van de deelnemers geregistreerd. Dat kan op basis van individuele aanvragen van de deelnemer of op basis van bijvoorbeeld een vooraf vastgestelde jaarplanning. Alle aanvragen en werkzaamheden ( zaken ) worden vervolgens centraal in deze applicatie bewaakt en afgehandeld. De casemanager van de deelnemer krijgt toegang tot de RUD applicatie om status en voortgang te kunnen monitoren. De faciliteit voor deze werkmappen wordt vanuit de RUD beschikbaar gesteld. De deelnemer plaatst de benodigde stukken in de map door deze on-demand te scannen of door het digitale dossier te kopiëren. De werkmap heeft uitdrukkelijk een tijdelijk karakter en is dus geen schaduwarchief. De deelnemer is en blijft als bevoegd gezag verantwoordelijk voor de archivering. Onderstaand schema geeft een voorbeeld weer van het werken met verlengde kabels en werkmappen: Applicatie en archief van bevoegd gezag (deelnemer) Samenwerkings afspraken tijdelijke raadplegen via tijdelijke werkmap verlengde kabels werkmap VTH-applicatie van de RUD Standlijn document werkgroep ICT Pagina 7 van 15

8 4. RUD informatievoorziening als stip op de horizon In het bedrijfsplan worden uitgangspunt voor ICT en informatievoorziening genoemd (zie bijlage). Deze zijn richtinggevend maar moeten nog wel worden uitgewerkt in een visie op de toekomstige informatievoorziening. Deze toekomstige informatievoorziening is hiernaast globaal weergeven. Hierbij werken de RUD en deelnemers volledig digitaal en geautomatiseerd samen. Uitwisseling van gegevens vindt geautomatiseerd plaats op basis van standaard uitwisselformaten zoals Stufzaken. Daarnaast wordt gebruik gemaakt van en aangesloten op landelijke voorzieningen. Het is hiervoor uiteraard wel noodzakelijk dat de benodigde gegevens (dossiers) digitaal beschikbaar zijn. Mogelijk kiezen enkele deelnemers er in de toekomst voor om gebruik te maken van het RUDsysteem. Daarbij hoeven zij dan geen eigen VTHsysteem meer aan te schaffen en beheren en kunnen steeds meer gegevens van inrichtingen centraal beheerd en ontsloten worden, ook ten behoeve van bijvoorbeeld ketenpartners zoals de veiligheidsregio. De volgende uitgangspunten en ambities wil de werkgroep meegeven voor het informatiebeleid en de toekomstige informatievoorziening voor de RUD en de samenwerking met haar deelnemers: 1. Bestaande en toekomstige landelijke architecturen, basisgegevens, standaarden, modellen, voorzieningen en werkwijzen zijn leidend 3 ; 2. Invulling van I-taken zoals informatieadvisering en -regie, functioneel applicatiebeheer, gegevensbeheer en gegevensontsluiting; 3. Er wordt gestreefd naar harmonisatie van werkwijzen, systemen, applicaties en gegevens volgens het pas toe of leg uit beginsel; 4. Er wordt gebruik gemaakt van basisgegevens en het uitwisselen van mutaties in die (basis)gegevens; 5. RUD-medewerkers werken vanuit de centrale RUD-locatie volledig digitaal en zaakgericht; 6. Communicatie met aanvragers en partners vindt digitaal plaats; 3 Een niet-limitatieve opsomming bij wijze van voorbeeld: RUDI-NORA-GEMMA, RUD-ZTC en -PDC, OLO, PIM, RIHa, risicokaart, enzovoorts. Standlijn document werkgroep ICT Pagina 8 van 15

9 7. (Frontoffice-) medewerkers van deelnemers en RUD-(backoffice-) medewerkers werken digitaal en zaakgericht samen; 8. De RUD beschikt over administratieve, geografische / expertise systement.b.v. het primaire proces, waar mogelijk gekoppeld aan lokale systemen (bijvoorbeeld met webservices); 9. Zaak- en management informatie is voor RUD en gemeenten beschikbaar; 10. Er wordt gestreefd naar een centraal E-depot waarmee WABO dossiers voor de VTH keten toegankelijk worden; 11. Landelijke en regionale voorzieningen worden ingezet om samenwerking en gegevensuitwisseling te faciliteren; 12. Administratieve en geometrische (meta) informatie over inrichtingen, vergunningen, risico s, maatregelen enzovoorts is digitaal en regionaal beschikbaar, ook voor ketenpartners; 13. Gemeenten kunnen het VTH-systeem van de RUD gebruiken ter vervanging van een eigen VTH-applicatie. Standlijn document werkgroep ICT Pagina 9 van 15

10 5. Intakegesprekken met deelnemers In juni en juli zijn gesprekken gevoerd met de deelnemers. Dit als vervolg op het DVO gesprek van 20 en 22 maart en de inventarisatie van medio februari. In het gesprek zijn de werkwijze en mogelijkheden afgestemd en acties en maatregelen besproken. In deze gesprekken zijn onderstaande uitgangspunten voor de keuzes op het gebied van ICT en informatievoorziening aangehaald: - In bedrijfsplan is digitaal werken als uitgangspunt benoemd en alle gemeenten en de provincie hebben aangegeven digitaal aan te kunnen leveren. - Flexibele inzet van medewerkers is vanzelfsprekend; er wordt geen vaste medewerker aan deelnemer toegewezen. - De diversiteit aan de kant van de deelnemers is een praktisch gegeven. - Bevoegd gezag blijft verantwoordelijk voor dossiervorming en archivering, dit vereist duidelijke afbakening van verantwoordelijkheden. - De RUD gebruikt een eigen centrale proces applicatie voor processturing en procesbewaking. Er is verwezen naar het door de RUD-werkgroep ICT opgestelde en door het DB geaccordeerde visiedocument. Daarna is met de deelnemers gesproken over de werkwijze bij aanvang (zoals in hoofdstuk 3 beschreven) en zijn afspraken gemaakt over de benodigde faciliteiten en indien nodig, het digitaal beschikbaar stellen van gegevens in werkmappen. Daarnaast is met de deelnemers gesproken over de digitalisering van de inrichtingendossiers. Dit is noodzakelijk voor de beoogde geautomatiseerde digitale gegevensuitwisseling. Daarom is gemeenten verzocht om in de vorm van een actualisatieplan inzicht te geven in de aanpak en planning die zij hiervoor volgen. Digitaliseren van de inrichtingendossiers is de verantwoordelijkheid van de deelnemers ( latende organisatie ) en is noodzakelijk met het oog op het overeengekomen digitaal werken. Op korte termijn kan de gemeente volstaan met stukken op afroep digitaliseren en in werkmappen plaatsen. Het is echter aantrekkelijker om zo snel mogelijk de dossiers te digitaliseren en in het DMS en/of VTH systeem op te nemen (o.b.v. de Leidraad WABO-DIV ). Dit voorkomt dat telkens benodigde stukken op afroep gedigitaliseerd moeten worden en kan eenvoudig een kopie uit het eigen systeem halen of inzagerechten geven. Op termijn worden de gegevens uiteraard bij voorkeur automatisch uitgewisseld. In de gespreksverslagen zijn de uitkomsten van het gesprek vastgelegd, inclusief de uitkomsten van de (digitale) inventarisatie van februari Standlijn document werkgroep ICT Pagina 10 van 15

11 6. Acties, aandachtspunten en aanbevelingen Hieronder de acties en aandachtspunten die de werkgroep heeft benoemd, gericht op: - het operationaliseren van de RUD en betrekken van de huisvesting en - het ontwikkelen van het informatiebeleid en de informatievoorziening. Een deel van deze acties is al gestart maar moet nog wel worden afgerond. Acties voor het operationaliseren van de RUD en betrekken van de huisvesting: 1. Opleveren en testen van de werkplek-ict en voor RUD-medewerkers. 2. Instructie van RUD-medewerkers voor gebruik van de RUD-applicaties. 3. Inrichten en testen van de RUD-applicatie voor de eigen RUD-taken. 4. Inrichten en testen van de ondersteunende applicaties t.b.v. de RUD. 5. Implementeren en documenteren van de faciliteit voor het delen van werkmappen. 6. Inrichten en testen van de voorzieningen (inclusief documentatie) voor toegang tot lokale systemen. 7. Inrichten en testen van de voorzieningen (inclusief documentatie) voor toegang voor gemeenten tot het RUD-systeem. 8. Vastleggen toegang tot lokale systemen in overeenkomst per gemeente. 9. Monitoren van het digitaliseren en actualiseren van de inrichtingendossiers door deelnemers. 10. Specificeren van de (minimale) inhoud van het inrichtingendossiers (zie aanbeveling hieronder). 11. Specificeren van de samenwerking tussen RUD en deelnemers (zie ook aanbeveling onder aan deze paragraaf). Aandachtspunten voor het informatiebeleid en de informatievoorziening: 1. Uitwerken visie en informatiearchitectuur met daarin onder andere: - flexibel en mobiel werken. - processen, zaken en gegevensuitwisseling, - digitale dossiers, - basisgegevens, - landelijke voorzieningen, - geografische informatievoorziening, - relaties en uitwisseling met ketenpartners, - informatiebeveiliging. 2. Applicatie RUD geschikt maken voor gebruik als regionaal systeem voor alle VTH taken. 3. Uitwisseling (zaak)informatie met ketenpartners. Standlijn document werkgroep ICT Pagina 11 van 15

12 4. Expertisesystemen (standaardiseren en uitfaseren applicaties van deelnemers). Aanbevelingen Verschillende aandachtsgebieden zijn in de periode tot verdeeld geweest over verschillende werkgroepen met daarin een beperkt aantal werkgroepleden. De aansluiting en afstemming met de direct en inhoudelijk betrokkenen in het veld is in deze periode relatief beperkt geweest. Sommige onderwerpen zijn deels tussen wal en het schip geraakt en andere, aan elkaar gerelateerde onderwerpen, zijn verdeeld geweest over werkgroepen. Voorbeelden zijn: - procesinrichting en de informatie-uitwisseling, - archiefvraagstukken en de informatievoorziening en - inkoop van ICT-voorzieningen en de inrichting ervan (bijvoorbeeld ondersteunende en processystemen). Tot slot zijn sommige informatievoorziening vraagstukken en keuzes gerelateerd aan organisatorische keuzes. Bijvoorbeeld of iedere medewerker voor iedere gemeente moet kunnen werken of wordt met teams gewerkt, hebben gemeenten een eigen RUD-contactpersoon (relatiebeheerder/accountmanager) enzovoorts. Deze keuzes worden goeddeels echter pas na gemaakt en moeten dan vertaald worden naar de langere termijn inrichting van de informatievoorziening. Het verdient aanbeveling om in de periode na dergelijke onderwerpen meer in samenhang aan te pakken en daarbij expliciet de samenwerking met de deelnemers op te zoeken. Bijvoorbeeld voor het beschrijven van de operationele en praktische samenwerkingsrelatie tussen de RUD en de deelnemers (wie doet wat en hoe?). Concreet gaat het daarbij bijvoorbeeld om: - het specificeren wat er in een inrichtingen dossier moet zitten, - welke stukken ten behoeve van een opdracht overgedragen worden, - welke metagegevens aan documenten worden toegekend, - welke zaakdefinities worden gehanteerd, - wie moet toegang kunnen hebben tot wat, - enzovoorts. Standlijn document werkgroep ICT Pagina 12 van 15

13 7. Risico s Omschrijving risico Informatie niet beschikbaar / vindbaar in lokale systemen Inloggen bij gemeente (verlengde kabels) werkt niet door verschillende plugins/tokens op werkplek. Geen inzicht in lopende zaken/termijnen en workload medewerkers Verwacht effect van risico Mogelijk fouten door gebruik onjuiste informatie Leidt tot Incompatibiliteit informatievoorziening provincie Inefficiëntie procesvoering RUD Kans (1,2,3) Invloed (1,2,3) Prioriteit Tegenmaatregelen (X x Y) Optie om dossiers uit te wisselen via mappenstructuur Daarmee afbakening verantwoordelijkheden dedicated werkplekken aanwijzen; werken via uitwissel mappen; Na implementatie provinciaal ICT project Werplek in beweging wel in te regelen Procesvoering van alle zaken via PowerForms 8. Financiën Product Toelichting Opstart 4 Begroot Opstart Gerealiseerd Exploitatie begroting IT plan infrastructuur, primair proces en overhead Inhuur secretaris werkgroep en externe deskundigheid Basis en werkplekautomatisering incl. Maakt deel uit van Huur en ICT overeenkomst randapparatuur, netwerk en servers Decentrale werkplek 103*0,7 5 * Centrale infrastructuur + helpdesk Incl. KA en PowerForms 103* Werkstroombesturing RUD processen in PowerForms Optimalisatie processen RUD Digitale archivering Expertisesystemen Wordt ingekocht bij de provincie Wordt ingekocht bij de provincie Geautomatiseerde systemen voor Wordt ingekocht bij de provincie overhead. Financieel en salarissysteem HRM systeem Website, tijdregistratie en toegangscontrole systeem Eenmalige inrichting t.l.v. opstartbegroting en jaarlijkse kosten via exploitatiebegroting. 5 Werkplekbezetting factor 0.7. Standlijn document werkgroep ICT Pagina 13 van 15

14 Bijlage 1: Relevante documenten werkgroep ICT Hieronder een overzicht van de belangrijkste documenten zoals door de werkgroep opgeleverd: 1. Ontwikkeling ICT en informatievoorziening RUD Zuid Limburg 2. Verslagen van de gesprekken met de deelnemers 3. Overzicht (spreadsheet) van de uitkomsten van de online inventarisatie van de huidige situatie bij deelnemers (bijlage 2). 4. Standlijn document Het eerder door de werkgroep opgestelde en verspreide schema met scenario s voor de samenwerking tussen de RUD en haar deelnemers (maart 2013) is inmiddels achterhaald en daarom niet meer vermeld. De in dit standlijn document geschetste werkwijze komt hiervoor in de plaats. Standlijn document werkgroep ICT Pagina 14 van 15

15 Bijlage 2 overzicht diversiteit lokaal applicatielandschap deelnemer VTH-systeem DMS-systeem digitale dossiers werken op afstand Maastricht Corsa Corsa volledig binnenkort Voerendaal GISVG-AVR Corsa deels ja Gulpen-Wittem GISVG-AVR Corsa volledig ja Schinnen GISVG-AVR Verseon deels nee Onderbanken GISVG-AVR Docman geen nee Heerlen Key2vergunningen Decos volledig ja Brunssum Key2vergunningen Verseon volledig ja Landgraaf Key2vergunningen wordt Corsa? geen ja Sittard-Geleen MPM4all Verseon deels ja Beek Powerforms Corsa volledig ja Provincie Powerforms DocMan volledig ja Kerkrade SBA Corsa geen ja IMD Sesam geen geen nee Valkenburg Squit XO DMS van Centric geen nee Vaals Squit-XO Corsa geen nee Eijsden-Margraten Squit-XO Corsa geen nee Stein Squit-XO Corsa geen nee Nuth Squit-XO Decos geen ja Meerssen Squit-XO Verseon deels ja Simpelveld Straxxx Verseon deels ja 17 varianten 6 volledig 12 wel 5 deels 8 (nog) niet 9 geen Standlijn document werkgroep ICT Pagina 15 van 15