Recruitment in eigen beheer in opmars

Transcriptie

1 Recruitment in eigen beheer in opmars Resultaten recruitment benchmark 2009 Recruitment uitbesteden of zelf doen? Resultaten recruitment benchmark

2 2 Goals Marktbewerking

3 Voorwoord De recessie veroorzaakt een bijna voortdurende terugval van vacatures. Ontslag van medewerkers, herplaatsing en reorganisaties zijn aan de orde van de dag. Wij als gedreven arbeidsmarktbewerkers wilden weten welk effect de huidige crisis heeft op het vakgebied recruitment, dat juist de laatste jaren een opmars maakte binnen organisaties. Bovendien waren we nieuwsgierig of strategisch recruitment overeind blijft in het reorganisatiegeweld dat om zich heen grijpt. Recruitment kon zijn opmars maken doordat bedrijven handelen naar het inzicht dat concurrentie op kwaliteit van producten en diensten niet meer de enige factor van belang is. Het binnenhalen van de juiste mensen met de juiste competenties is de laatste jaren minstens zo belangrijk geworden. Wie de beste medewerkers aan zich weet te binden, staat sterk in de concurrentiestrijd. Om inzicht te krijgen in de actuele situatie hebben we vierhonderd HR en recruitment managers benaderd, met name van middelgrote en grote bedrijven. We vroegen hen deel te nemen aan ons online benchmark onderzoek. Uit de relatief hoge respons van bijna 25% kunnen we afleiden dat er onder deze bedrijven een sterke behoefte bestaat aan benchmarkinformatie. Dit onderzoek belicht de wijze waarop de recruitmenttaak binnen bedrijven is georganiseerd, de effectiviteit van het eigen recruitmentproces en de gebruikte wervingskanalen. Daarnaast komen de wervingsproblemen aan de orde die bedrijven voor de toekomst voorzien. Wij danken alle deelnemende bedrijven voor hun medewerking. De stellingen hebben interessante reacties opgeleverd. Wij hopen dat de onderzoeksresultaten een inspiratiebron vormen voor gefundeerde besluiten over uw eigen strategische recruitmentkoers. Goirle, november 2009 Resultaten recruitment benchmark

4 1. Strategische rol van en prioriteiten in recruitment Behoud van mensen en zichtbaarheid van het bedrijf staan centraal Grafiek 1: Wat heeft momenteel op recruitmentgebied de hoogste prioriteit? De meeste organisaties geven op dit moment de hoogste prioriteit aan het behoud van bestaande medewerkers (26%). Op de voet gevolgd door het werken aan de naamsbekendheid en het werkgeversimago (25%) en het bouwen aan relaties met kandidaten voor de middellange termijn (19%). Deze twee laatste uitkomsten onderstrepen direct het strategisch belang van recruitment. Ook in tijden van recessie investeert een behoorlijk aantal bedrijven in het bouwen en onderhouden van relaties met potentiële kandidaten. De respondenten hechten veel waarde aan het zichtbaar blijven van de employer brand op de arbeidsmarkt. Vooral bedrijven die in de toekomst technici en engineers zoeken, blijven investeren in hun zichtbaarheid op de arbeidsmarkt. Campusrecruitment blijft zijn doorgang vinden en de bedrijven geven voorlopig nog acte de presence op de belangrijkste carrière-evenementen. 4 Goals Marktbewerking

5 2. Wervingsbehoefte Technici nog steeds het meest gezocht De bedrijven die aan het onderzoek deelnamen zijn voornamelijk op zoek naar ervaren talenten in de IT, techniek & engineering en sales & marketing. In het algemeen staat de meerderheid van de deelnemende organisaties voor de taak om meer dan vijftig vacatures per jaar in te vullen per functiecategorie. Grafiek 2: Bij welke functiegroep ligt uw grootste wervinsgbehoefte? Opvallend is dat organisaties waarbij de werving van IT-medewerkers op de eerste plaats staat, de meeste waarde hechten aan het opbouwen van een relatie met de doelgroep op de korte en middellange termijn. Het opbouwen en onderhouden van een bestand met potentiële kandidaten staat hierbij centraal. Mogelijk is dit ingegeven door de wens om bij economisch herstel snel te kunnen handelen. Bedrijven die in de eerste plaats behoefte hebben aan technici en engineers hebben andere prioriteiten. Zij proberen op alle mogelijke manieren goede medewerkers te behouden en in voorkomende gevallen te herplaatsen. Daarnaast investeren ze in zichtbaarheid en naamsbekendheid op de arbeidsmarkt. De deur staat op dit moment nog niet open voor nieuwe engineers, maar de bedrijven willen wél in beeld van de doelgroep blijven. Resultaten recruitment benchmark

6 Wervingsproblemen verwacht bij sales- en marketingmedewerkers Een opvallende uitkomst leverde de vraag op in welke functiegroepen de respondenten de komende jaren wervingsproblemen verwachten. De meest voor de hand liggende top 3 kandidaatschaarste is: IT, Techniek, Finance. Voor de werving van ervaren IT-ers en vakbekwame technici en engineers verwachten de respondenten inderdaad wervingsproblemen in de toekomst. Maar naar verwachting zal ook de werving van goede sales- en marketingkandidaten in de nabije toekomst steeds meer problemen opleveren. Zelfs nog moeilijker dan het werven van ervaren professionals in finance en accounting. Dat is opmerkelijk, zeker gezien het hardnekkige tekort aan finance en accounting professionals vóór de economische crisis. Goede financieel specialisten waren moeilijk te vinden en financiële detacheringbureaus groeiden als kool. Als deze verwachtingen uitkomen, betekent dit nieuwe kansen voor bureaus die zich specialiseren in de werving en selectie van marketing en sales-professionals. Grafiek 3: Bij welke functiegroep verwacht u de komende jaren de grootste wervingsproblemen? 6 Goals Marktbewerking

7 3. Positie van recruitment HR slaat nog steeds de recruitment-trom Grafiek 4: Wie is binnen uw organisatie eindverantwoordelijk voor recruitment? De recruitmenttaak blijkt behoorlijk verankerd in de organisatie. HR is nog steeds in de meeste gevallen eindverantwoordelijk voor recruitment. Binnen grotere organisaties ligt deze verantwoordelijkheid vaak bij een aparte afdeling recruitment. Opvallend is dat ook de directie zich verantwoordelijk voelt voor het recruitmentproces van de organisatie. In 19% van de gevallen is de directie eindverantwoordelijk voor het aantrekken en selecteren van gekwalificeerd personeel. Taakstellend budget komt het meest voor Bij de budgettering die de grondslag vormt van de werving en selectie van personeel, komt de taakstellende methode het meest voor. 64% van de respondenten gaf aan dat het budget direct wordt afgeleid van de strategische personeelsplanning en dat dit taakstellend moet zijn om de geplande beweging in het FTE bestand te volgen. Andere methoden, zoals een percentage van de omzet/winst of een vast bedrag per hire, komen minder voor. 13% van de respondenten gaf aan dat het recruitmentbudget een sluitpost is. Verantwoordelijkheid arbeidsmarktcommunicatie is onduidelijk De verantwoordelijkheid voor arbeidsmarktcommunicatie is minder duidelijk verankerd binnen organisaties. In 40% van de gevallen is de HR-afdeling verantwoordelijk voor de positionering en profilering van de organisatie als aantrekkelijk werkgever op de arbeidsmarkt. Naast de HRafdeling is vaak de directie of recruitmentafdeling verantwoordelijk. 15% van de respondenten geeft aan dat de verantwoordelijkheid voor arbeidsmarktcommunicatie niet duidelijk is gedefinieerd binnen de organisatie. Slechts 8% van de deelnemende bedrijven geeft aan dat de marketing- en communicatie-afdeling verantwoordelijk is voor de arbeidsmarktcommunicatie. Veel marketing- en communicatie-afdelingen claimen nog steeds invulling te geven aan het merk. Tegelijkertijd zien zij blijkbaar nog te weinig een taak voor zichzelf weggelegd om een vertaalslag van het merk naar de arbeidsmarkt te maken. Resultaten recruitment benchmark

8 4R model: Reputatie, Relatie, Ruil, Retentie Reputatie: Werken aan een krachtige onderscheidende positionering op de arbeidsmarkt (employer branding). Relatie: Creëren van relaties met de kandidaat door proactieve dialoog. Recruitment (proces): Verzilveren van de relatie door efficiënt en effectief recruitment proces. Retentie: Vasthouden en ontwikkelen van medewerkers in lengte van jaren. De mening van Arbeidsmarktcommunicatie is geen one show event maar een doorlopend proces van aantrekken, interesseren en behouden van getalenteerde medewerkers. Cruciaal hierbij is een goede afstemming van de verschillende activiteiten. Binnen Goals noemen we dit: de 4 R en van arbeidsmarktbewerking in balans brengen. Het doorlopende karakter van dit proces vraagt om een verankering van de werkzaamheden en activiteiten binnen de organisatie. Daarbij is het bouwen aan de reputatie en recruitment natuurlijk belangrijk, maar ook de inspanning om de nieuwe medewerkers te behouden en hun betrokkenheid bij de organisatie te bestendigen. Hank Oosterbaan adviseur marktbewerking Goals 8 Goals Marktbewerking

9 4. Invulling van de recruitmenttaak De ideale mix van proactief en reactief recruiten Bij reactief recruiten is het ontstaan van een vacature de aanleiding om een werving & selectieprocedure te starten. Proactief recruiten draait om het opbouwen van een relatie met een wervingsdoelgroep, ook in tijden zonder directe vacatures. Het grootste deel van de ondervraagde bedrijven (51%) typeert het karakter van haar recruitmentactiviteiten als een mix van reactieve en proactieve recruiting. Op het ontstaan van een vacature volgt een reactie en tegelijkertijd bouwt men actief aan databases met potentieel geïnteresseerde kandidaten. Een kwart van de respondenten typeert de recruitmentactiviteiten als proactief. Hiermee komt de trend om zich actief op de arbeidsmarkt te profileren duidelijk aan het licht. In de relatie tussen de werving van specifieke doelgroepen en het type recruitment vielen een aantal zaken op. De meeste respondenten die een hoog aantal IT-ers moeten werven, typeren hun organisatie als proactief. Gaat het om de werving van voornamelijk technici en engineers, dan zien de meeste organisaties hun ideale recruitment als een mix van proactief en reactief. Bedrijven die in de eerste plaats op sales- & marketingprofielen recruiteren, passen de reactieve methode het meest toe. Recruiters populair We hebben ook gekeken naar de recruitment gerelateerde specialisten die organisaties in huis hebben. 66% van de deelnemende organisaties heeft recruiters in huis. 40% van de organisaties heeft zelfs eigen specialisten op het gebied van arbeidsmarktcommunicatie. De meeste respondenten hebben geen specialisten in huis voor arbeidsmarktonderzoek en assessment & selectiepsychologie, maar betrekken deze specialisten extern. Grafiek 5: Welke recruitment gerelateerde specialisten heeft uw organisatie in huis? Resultaten recruitment benchmark

10 Bij 25 vacatures of meer loont een eigen recruiter Wanneer stellen organisaties nu recruitmentspecialisten aan? Uit het onderzoek blijkt opvallend genoeg dat een recruiter al wordt aangesteld vanaf vijfentwintig vacatures per jaar. Vanaf vijftig vacatures per jaar komen arbeidsmarktcommunicatie-specialisten in zicht. Sourcing- & strategische recruitment-specialisten betreden het speelveld bij een niveau vanaf honderd vacatures. Sourcing naar kandidaten is een echte bureau-aangelegenheid Bedrijven geven aan externe specialisten in te huren voor het invullen en uitrollen van arbeidsmarktcommunicatiecampagnes. Ook voor sourcingsactiviteiten schakelen zij in 30% van de gevallen een extern bureau in. Vanaf honderd vacatures op jaarbasis beginnen organisaties eigen sourcers aan te stellen. Zeker met het verdwijnen van de exclusiviteit van kandidatenbestanden, door de opkomst van CV databanken en sociale media, loont het de moeite om ook de sourcing binnenshuis te houden. Het opstellen van wervingsprofielen, het voeren van selectiegesprekken en de voorselectie van CV s worden nog steeds in eigen huis gedaan. 10 Goals Marktbewerking

11 5. Effectiviteit van de wervingskanalen Online media nemen een ongekende vlucht Nu 3 jaar geleden 1. Jobboards 1. Personeelsadvertenties in dagbladen en magazines 2. Eigen website (vacaturedeel) 2. Werving & selectie bureau 3. Via netwerk medewerkers 3. Eigen website (vacaturedeel) 4. Eigen recruitmentwebsite of careerportal 4. Via netwerk medewerkers 5. Werving & selectie bureau 5. Jobboards 6. Personeelsadvertenties in dagbladen en magazines 6. Uitzendbureaus Tabel 1: Wat zijn de drie meest succesvolle wervingskanalen? In het onderzoek hebben de respondenten aangegeven welke wervingskanalen nu en welke drie jaar geleden het meest succesvol waren. Drie jaar geleden stonden personeelsadvertenties in kranten en magazines op de eerste plaats, gevolgd door werving & selectiebureaus en de eigen website. Drie jaar later is dit beeld rigoureus veranderd. Op de eerste plaats staan nu de jobboards, op de voet gevolgd door de eigen (recruitment)-website en werving via het eigen netwerk. Adverteren in de geprinte media is gezakt naar de zesde plaats. De opkomst van online media is niet meer te stuiten. Het investeren in een eigen vacatureportal heeft aan belang gewonnen. Ook online advertising, zoekmachinemarketing en recruiting in sociale netwerken stijgen snel in de rangorde, maar hebben nog geen positie in de top 6 verworven. Toegevoegde waarde van bureaus onder druk Het belang van werving- & selectie bureaus is aantoonbaar gedaald, terwijl ook de inzet van uitzendbureaus in de wervingsmix fors onderuitgaat. Het lijkt erop dat organisaties de eigen wervingskanalen steeds meer uitbreiden en minder afhankelijk willen zijn van externe specialisten. Dit brengt twijfel aan het licht over de toegevoegde waarde van externe bureaus. Met name recruiters schakelen deze bureaus nog wel regelmatig in, om de markt af te dekken en te sourcen naar goede kandidaten. Als recruiters erin slagen hun eigen effectiviteit verder te verbeteren, dan zal het marktaandeel voor bureaus mogelijk nog verder afnemen. Resultaten recruitment benchmark

12 6. Effectiviteit van het recruitmentproces Doorlooptijd belangrijker dan kosten per aanstelling We hebben in het benchmarkonderzoek uitgebreid stilgestaan bij de belangrijkste Key Performance Indicators (KPIs of kerncijfers) waarmee organisaties de recruitmentactiviteiten meten. Op nummer 1 staat de doorlooptijd bij de invulling van vacatures (51%), op de voet gevolgd door het aantal ingevulde vacatures (49%) en het aantal openstaande vacatures (47%). Respondenten noemen slechts in 32% van de gevallen kosten per aanstelling als belangrijke KPI. Reputatie (17%) en het percentage van de aangestelde medewerkers dat na een jaar nog in dienst is (19%) sluiten de lijst. 17% van de respondenten geeft aan geen enkele KPI te hebben gedefinieerd. Het mag opmerkelijk heten dat in deze tijd relatief veel organisaties de effectiviteit van het recruitmentproces niet meten. Grafiek 6: Wat zijn binnen uw organisatie de belangrijkste 3 KPI s waar u uw recruitmentactiviteiten op stuurt? Proceskwaliteit kan nog beter We hebben er vervolgens twee kerncijfers uitgelicht en gevraagd hoe de bedrijven daar op scoren. Ten eerste vroegen we welk percentage van de geworven CV s tot een sollicitatiegesprek heeft geleid. Bijna de helft van de respondenten geeft een score op tussen de 11% en 30%. 9% van de ondervraagden scoort 10% of lager, 23% scoort hoger dan 30%. Voor 19% van de respondenten was het kerncijfer niet bekend. Daarnaast vroegen we hoeveel van de gevoerde sollicitatiegesprekken tot de aanstelling van de kandidaat heeft geleid. 41% van de bedrijven heeft een score tussen de 11% en 30%. Scores boven de 30% zijn absoluut keurig te noemen. Bij scores tussen de 11% en 30% is er nog wel wat winst in de voorselectie te boeken. Grafiek 7: Hoeveel % van de gegenereerde CV s leidt tot een sollicitatiegesprek? Grafiek 8: Hoeveel % van de gevoerde sollicitatiegesprekken leidt tot een aangenomen kandidaat? 12 Goals Marktbewerking

13 Het werven van technici en engineers kost de meeste tijd Veel bedrijven hanteren doorlooptijd als belangrijkste KPI. Wij vroegen de respondenten om de gemiddelde doorlooptijd van een gemiddelde vacature aan te geven. Het grootste deel van de ondervraagden weet een vacature niet binnen dertig dagen in te vullen. Een kwart van de ondervraagden heeft zelfs meer dan vijftig dagen nodig om tot een aanstelling te komen. De onderliggende data brengen opmerkelijke verschillen per sector aan het licht. Zo blijkt de doorlooptijd van procedures gericht op IT-ers een split level patroon te kennen. Ongeveer de helft van de aangenomen kandidaten is binnen een maand (dertig werkdagen) geworven. De werving van de andere helft neemt veel meer tijd in beslag en is pas na vijftig werkdagen rond. De werving van technici & engineers ziet er anders uit: het gros van de vacatures is pas na vijftig werkdagen ingevuld. Enige tijdwinst valt hier zo te zien wel te boeken. Grafiek 9: Hoe lang duurt het gemiddelde werving- & selectieproces (van vacature tot ondertekening contract)? Balans tussen beleidspeerpunten en onderzoek ontbreekt Arbeidsmarktonderzoek werd de afgelopen twee jaar hoofdzakelijk uitbesteed aan een extern bureau. De meeste opdrachten betroffen onderzoek naar medewerkertevredenheid, arbeidsmarktconcurrentie en naamsbekendheid- en imago. 30% van de respondenten heeft echter helemaal geen onderzoek laten doen. Grafiek 10: Welke onderzoek(en) heeft uw organisatie de laatste 2 jaar uitgevoerd? Op het gebied van meten en meetbaar maken is binnen recruitment nog terrein te winnen. Het aandeel van organisaties dat geen onderzoeken verricht, is nog erg groot. Daarnaast is het zeer opvallend dat partijen die de investering in naamsbekendheid en imago als belangrijkste speerpunt zien, daar geen onderzoek naar laten doen. Het medewerkertevredenheidonderzoek staat in deze groep zeer verrassend op nummer 1. Resultaten recruitment benchmark

14 7. Eindconclusies Zelf recruiten in opmars We hebben de respondenten gevraagd welke keuzes ze zouden maken als ze vandaag de recruitmentorganisatie opnieuw mochten inrichten. Ruim de helft kiest voor een centrale recruitmentafdeling die de complete werving & selectie van talent organiseert. Volledige uitbesteding aan externe bureaus is niet bepaald populair (4%). Wel heeft HR de sterke behoefte om de verantwoordelijkheid lager in de organisatie (op businessniveau) neer te leggen. We legden ten slotte de respondenten een aantal stellingen voor over zelf recruiten of uitbesteden. Het insourcen van recruitment lijkt het te winnen van uitbesteding. De respondenten geven duidelijk aan dat externe bureaus de organisatie onvoldoende kennen om adequaat te kunnen reageren. Nadrukkelijk wordt gesteld dat eigen recruiters de organisatie inhoudelijk beter kunnen vertegenwoordigen. Willen zij dan afscheid nemen van externe bureaus? Nee, maar de rol van bureaus verandert wel. Organisaties willen steeds meer aan de voorwaarden voldoen om het grootste deel van de vacatures zelf in te vullen. Voor lastig in te vullen of heel specialistische vacatures blijven zij zeker een bureau inschakelen. De respondenten antwoorden unaniem ja op de stelling of organisaties verwachten dat de kwaliteit van de kandidaten toeneemt wanneer zij het recruitmentproces meer in eigen hand nemen. Bedrijven vinden dat zij zelf beter in staat zijn om kandidaten te interesseren in de organisatie. Eigen recruiters kunnen relevantere informatie verstrekken omdat zij dichter bij het vuur zitten. De rechtstreekse communicatie schept een band en geeft beide partijen veel meer vertrouwen dan bij tussenkomst van een extern bureau! Stelling Zelf recruiten levert een betere kwaliteit aan kandidaten op? Eens. USP van de eigen recruitmentafdeling is de inhoudelijke aandacht die ze aan kandidaten kunnen geven Eens. We hebben al jaren contact met bijvoorbeeld studenten, voordat ze uiteindelijk solliciteren 14 Goals Marktbewerking

15 Meer informatie Contactgegevens Goals Marktbewerking BV Kloosterstraat RD Goirle telefoon: fax: website: Over Goals Goals Marktbewerking is een Business to Business en Business to Employee communicatieadviesbureau. Goals helpt (middelgrote) bedrijven en organisaties bij het vinden van attractieve klanten en de beste medewerkers. Door heldere doelen te formuleren en deze te vertalen naar een concreet arbeidsmarktbewerkingsplan. Met spraakmakende, innovatieve campagnes en onze aanpak voor het werven van kandidaten, het Career Center, ondersteunen we tevens bij de uitvoering van het plan naar resultaat. We doen het gewoon. Meer informatie Heeft u vragen of opmerkingen over dit rapport of wilt u eens van gedachten wisselen over het effectiever bewerken van relevante doelgroepen op de arbeidsmarkt, dan kunt u contact opnemen met: Hank Oosterbaan, adviseur marktbewerking telefoon: h.oosterbaan@goals.nl Onderzoeksverantwoording Het recruitment benchmark onderzoek is uitgevoerd in de maanden september en oktober In het onderzoek is vooral de nadruk gelegd op grotere organisaties met een interne verantwoordelijke voor recruitment. In totaal zijn 400 belanghebbenden benaderd en hebben 95 organisaties aan het onderzoek deelgenomen. De conclusies in dit onderzoek geven een goede indicatie wat er onder de deelnemende bedrijven speelt. De resultaten in dit onderzoek kunnen niet worden gebruikt om betrouwbare uitspraken te doen over de gehele populatie. De deelnemers aan het onderzoek zijn functionarissen in de rol van Recruitment manager, Senior recruiter of HR manager/directeur. De respondenten zijn eerst telefonisch voorgelicht over het onderzoek en vervolgens gevraagd deel te nemen Goals Marktbewerking BV, alle rechten voorbehouden. Resultaten recruitment benchmark

16 Goals Marktbewerking BV Kloosterstraat RD Goirle