HR aspecten bij SOURCEN

Transcriptie

1 HR aspecten bij SOURCEN datum: maart pagina: 1

2 Inhoud Inhoud... 2 Sourcen... 3 Kostenoverweging... 3 Werving en selectie... 3 Kwaliteit... 3 Fasen in sourcen... 4 Initialiseren... 4 Selecteren... 5 Contracteren... 5 Transitie en integratie... 5 Aandachtpunten HR... 6 Zakelijk met een menselijke maat HR rollen en proceskenmerken... 6 Overleg... 6 Emoties... 6 HR en commercie... 6 Medezeggenschap... 7 Juridisch kader... 7 Arbeidsvoorwaarden en marktconformiteit... 7 Loopbaanontwikkeling, scholing en opleiding... 7 Tips... 8 datum: maart pagina: 2

3 Sourcen Het sourcen van werkzaamheden is het uitbesteden van (overhead) werkzaamheden naar derden. Bedrijven overwegen (overhead) werkzaamheden uit te besteden vanuit een kostenoverweging, de krapte op de arbeidsmarkt, de kwaliteit van de werkzaamheden of omdat zij zich, mede vanuit het voorgaande, willen toeleggen op de core business. Hieruit blijkt dat het sourcen een wezenlijk onderdeel vormt van de bedrijfsstrategie. De expertise en ervaring van HR Centre ligt op het gebied van HR aspecten in relatie tot het sourcen van werkzaamheden. Vandaar dat in dit document de hoofdlijnen die bij dit proces van belang zijn worden besproken, met een verdieping op de HR aspecten daarbinnen. Kostenoverweging De kosten van overhead zijn hoger dan de loonkosten die uiteindelijk op de balans en in de winst en verliesrekening te zien zijn. Huisvestingskosten, opleidingskosten, werving- en selectiekosten stuwen de kosten voor overhead mede omhoog, maar zijn vaak niet afzonderlijk zichtbaar omdat zij niet worden toegewezen aan de loonkosten. Door het uitbesteden van werkzaamheden worden deze kosten lager. Bedrijven krijgen daardoor meer grip op het budget dat beschikbaar is voor de specifieke werkzaamheden. Wellicht dat met de aanbieder afspraken kunnen worden gemaakt over het afnemen van diensten, zodat de inzet meebeweegt met de vraag, en daarmee schommelingen in de omvang van de vraag worden opgevangen. Indirect vangt dit schommelingen in de afzetmarkt, lees omzet, op. Werving en selectie Het werven van medewerkers in overheadfuncties kost evenveel tijd en moeite (en daarmee geld) als het werven en selecteren van core business medewerkers. Bovendien hebben de overheadmedewerkers vaak een expertise (IT, facilitair, juridisch, financieel, HR) die niet is in te zetten in het primaire (productie)proces, en daarmee niet direct geld oplevert. Kwaliteit Hoewel het geen oplossing is voor het moment waarop er iets fout gaat bij de aanbieder, kunnen door het afsluiten van een Service Level Agreement harde afspraken worden gemaakt over de door de aanbieder geleverde kwaliteit. Door een bonus - malus systeem en een goed boetesysteem te hanteren krijgt de aanbieder weinig kans om niet te presteren. HR aspecten HR aspecten maken een groot deel uit van het sourcen. Voor de latende partij (hierna uitbesteder) omdat medewerkers de organisatie verlaten en voor de overnemende partij (hierna sourcer) omdat medewerkers de organisatie instromen. Personeelskosten vormen de grootste kosten post van het sourcen. Het sourcen van werkzaamheden is geen sinecure. Het start met een strategische beslissing, die leidt tot een proces waarbij vanuit verschillende disciplines (financieel, juridisch, HR, operationeel) een bijdrage wordt geleverd om het sourcen tot een succes te maken. Zowel voor de uitbesteder als voor de sourcer moet na het afronden van het proces de interne organisatie en processen worden georganiseerd. Voor de uitbesteder is dit noodzakelijk omdat een deel van de werkzaamheden niet meer intern maar extern worden uitgevoerd. Daarbij ontstaat er een klant - leverancier relatie. Even binnenlopen om iets te regelen kan niet meer. Voor de sourcer is dit noodzakelijk omdat een aantal overgenomen medewerkers in een bestaande organisatie moet worden ingepast. datum: maart pagina: 3

4 Fasen in sourcen Sourcen start met de strategische beslissing van een bedrijf om werkzaamheden uit te besteden. Er zijn veel verschillende redenen die ten grondslag liggen aan deze beslissing (zie inleiding). Feit is dat het een strategisch besluit betreft. Er zijn 4 fasen te herkennen in het proces: 1. Initialiseren 2. Selecteren 3. Contracteren 4. Operationaliseren Hieronder zijn de verschillende processtappen globaal uitgewerkt. Het betreft een ideaal model van de werkelijkheid die helaas in veel gevallen weerbarstiger is dan gewenst. Feit is dat het succes van het sourcen vele malen groter is als het proces wordt doorlopen dan wanneer dat niet wordt gedaan. Ervaring leert dat als er steeds wordt gedacht vanuit de strategische beslissing waarom deden we dit ook alweer? het succes groter is. Vanuit HR-perspectief wijkt het te doorlopen traject af van de andere disciplines (operatie, juridisch, financieel, commercieel) die betrokken zijn, vanwege de verschillende rollen die HR heeft in het proces. Zo is HR samen met de directie overlegpartner voor de vakverenigingen en ondernemingsraden. En is er betrokkenheid in de fasen boekonderzoek, transitie en de uiteindelijke integratie. HR wordt ingeschakeld bij de begeleiding van medewerkers en begeleidt het sourcen op arbeidsrechtelijke aspecten zoals; sociaal protocol, arbeidsvoorwaarden en pensioenen. Initialiseren Een wezenlijk onderdeel van de in deze fase uitgevoerde scan betreft het inzichtelijk maken van de personeelskosten. Deze kosten in de vorm van salariskosten zijn uit de winsten verliesrekening op te maken. Echter, de extra kosten voor het personeel, zoals pensioenen, afspraken in de arbeidsovereenkomsten, management inspanning en dergelijke, komen hierin niet tot uitdrukking. datum: maart pagina: 4

5 Selecteren In de RFI en RFP wordt een groot aandeel gevraagd voor HR onderwerpen. Er worden vragen gesteld met betrekking tot de personeelskosten, de arbeidsvoorwaarden, de cultuur en het opleidingsniveau. Deze vragen zijn van belang, omdat zij antwoord geven op de uitdagingen in de transitie- en integratiefase. Daarnaast geeft het een eerste doorkijk naar de personeelskosten. Contracteren In de Due Dillegence wordt door HR een boekonderzoek uitgevoerd op de HR aspecten binnen de organisatie van de uitbesteder. Op detail wordt ingezoomd op aspecten zoals het personeelsbestand, de arbeidsvoorwaarden en het opleidingsniveau. De resultaten van dit HR-onderzoek worden vertaald naar financiële cijfers. Dit is een belangrijke processtap, omdat hierdoor de koopprijs wordt beïnvloed. Als de partijen tot overeenstemming komen wordt een contract opgesteld waarin alle voorwaarden en afspraken worden vastgelegd met betrekking tot het sourcen. Ook wordt een datum vastgesteld waarop het sourcen definitief is. Vanuit HR-perspectief is het belangrijk dat in het contract is vastgesteld welke medewerkers meegaan in het sourcen, zodat daarover achteraf geen onduidelijkheid meer bestaat. Tevens wordt in het contract vastgesteld welke extra personeelskosten er worden gemaakt en vooral, wie deze kosten betaalt. De HR-afdeling van de sourcende partij is inmiddels, indien opportuun, gestart met het overleg met de vakverenigingen over een sociaal protocol. In dit protocol staat beschreven onder welke voorwaarden medewerkers van de ene naar de andere organisatie overgaan. Daarnaast wordt gewerkt aan een transitie- en integratieplan waarin is vastgelegd op welke wijze de processen, werkzaamheden en medewerkers in de organisatie van de sourcer worden ingevoegd. Ervaring is dat dit planmatig moet worden aangepakt, omdat een goede transitie en integratie in hoge mate de winstdoelstellingen van de sourcende partij positief beïnvloeden. Transitie en integratie Als opstart van de daadwerkelijke transitie en integratie van de bedrijven zijn de HR aspecten van wezenlijk belang. Uit de praktijk blijkt dat als de transitie en integratie niet worden doorlopen, dit tot problemen leidt bij de transitie en integratie van de bedrijven en de onderhandelingen met vakverenigingen en medezeggenschap. Ook de communicatie naar de bestaande organisatie, management en medewerkers is daardoor onduidelijk en dat leidt tot onrust. Iets wat in dit traject funest is. Vaak zorgt een niet juiste voorbereiding en uitvoering van het transitie en integratieplan voor veel uitstroom en daarmee voor de nodige instroom. Dit zorgt weer voor extra kosten in de vervolgtrajecten door kennisverlies en het inwerken en opleiden van nieuwe medewerkers. De gemiddelde kosten voor het aantrekken van nieuwe medewerkers werd uit onderzoek in 2007 vastgesteld op 7.500,00 per medewerker. De inschatting voor 2008 is dat deze kosten, vanwege de aantrekkende arbeidsmarkt, ruim ,00 per medewerker zijn. datum: maart pagina: 5

6 Aandachtpunten HR Zakelijk met een menselijke maat. Aan het sourcen ligt een financiële beslissing ten grondslag. De vooraf vastgestelde uitgangspunten moeten worden gerealiseerd om het beoogde financiële resultaat te bereiken. Omdat bij het sourcen medewerkers zijn betrokken, moet daarnaast een balans worden gevonden tussen de businessdoelstellingen en de medewerkers. Het sourcen heeft gevolgen voor de medewerkers die meekomen vanuit de uitbesteder, maar ook voor medewerkers van de sourcer. Naast de financiële aspecten moet daarom ook aandacht worden besteed aan de menselijke factoren. HR rollen en proceskenmerken Op het gebied van HR wordt een onderscheid ghemasakt in aantal verschillende rollen in een sourcingsproces. Aan de start van het traject werkt HR aan de HR propositie. Dit zijn de vragen in de RFI en RFP over HRaspecten als het de uitbesteder betreft en de antwoorden op de vragen als het de sourcer betreft. Bij het boekonderzoek heeft HR de rol van controller die onderzoek doet naar de personeelskosten. Als onderhandelaar met de medezeggenschap en vakverenigingen is HR overlegpartner naast de directeur van het sourcende bedrijf. Tijdens de transitie en integratie is er een rol als integratie- en verandermanager en ondersteuner van het lijnmanagement. Overleg Zoals hiervoor al aangegeven is een van de HR rollen het overleg met vakverenigingen en medezeggenschap. Aan de vakverenigingen wordt in eerste instantie de melding gedaan dat het voornemen bestaat om werk uit te besteden. De ondernemingsraden van de uitbestedende en de sourcende partij hebben adviesrecht op de bedrijfsvoering en sociale aspecten. Medewerkers zijn en blijven baas over hun eigen contract. Met de vakbonden wordt, indien dit opportuun is, overleg gevoerd over een sociaal protocol. Dat deze overleggen met de nodige zorgvuldigheid en gerelateerd aan de oorspronkelijke strategische beslissing worden gevoerd, mag duidelijk zijn. Emoties Het sourcen van werk leidt tot een rouwproces bij medewerkers. Vaak ontstaat er verzet, gelatenheid en een gevoel van waarom overkomt mij dit?. Dit heeft invloed op de doorlooptijd en de gewenste omslag. Medewerkers transformeren van collega en interne afdeling naar dienstverlener en leverancier. Om deze reden wordt in de transitie- en integratieplannen rekening gehouden met de positie van de medewerkers. Er is geen kant-en-klaar recept te geven voor een aanpak aangezien iedere medewerker en elk bedrijf anders is en iedere aanpak zijn voor- en nadelen kent. Het is in hoge mate afhankelijk van de cultuur bij de uitbestedende en sourcende partij welke aanpak wordt gekozen en welke aanpak succesvol is. HR en commercie Er wordt onderhandeld over de prijs die wordt betaald door de sourcer, en de prijs die de uitbesteder betaald voor de uitbestede werkzaamheden. Ervaring leert dat er vanuit een strategische overweging door de sourcer ( wij willen de deal ) goedkoper wordt aangeboden dan de werkelijke kosten die worden gemaakt. Vanuit HR perspectief worden (extra) kosten gemaakt vanwege harmonisatie van arbeidsvoorwaarden, afvloeiing van personeel en andere synergetische voordelen. datum: maart pagina: 6

7 Er is een balans tussen de koopprijs en de personeelskosten. Dit heeft consequenties voor de terugverdientijd, dan wel de koopprijs of de aanbiedingsprijs. Om deze reden is er veelvuldig overleg tussen commercie en HR gedurende de contractfase. Iedere constructie die door commercie wordt bedacht heeft consequenties voor HR. Ieder onderhandelingsresultaat vanuit HR heeft consequenties voor commercie. Medezeggenschap Daarnaast is er geen contract mogelijk zonder positief advies van de medezeggenschap en geen contract zonder akkoord op de arbeidsvoorwaarden. Nogmaals, belangrijk is dat de HR-kant geld kost vanwege eventuele harmonisatie van arbeidsvoorwaarden, (pre)pensioen en transformatie- en integratiekosten. Juridisch kader Een extra dimensie vormt het arbeidsrecht. Mens volgt werk bij een overgang van rechtswege, waaruit volgt dat de overgang met alle rechten en plichten plaatsvindt. Primair geldt daarbij dat de huidige CAO wordt overgenomen, terwijl inmiddels is geaccepteerd dat de arbeidsvoorwaarden worden geharmoniseerd. Dit laatste kan gedurende het sourcen, maar ook op een later tijdstip plaatsvinden. Ervaring leert dat het later harmoniseren meer inspanning kost en de uiteindelijke kosten in relatie tot het contractbedrag onduidelijker of niet herleidbaar zijn. Technisch wordt een onderscheid gemaakt tussen een activa - passiva transactie en een aandelentransactie, welke vooral te maken hebben met de huidige en toekomstige arbeidsvoorwaarden. Arbeidsvoorwaarden en marktconformiteit In vervolg op het juridisch kader geldt dat de medewerker van de uitbesteder arbeidsvoorwaardelijk gelijkwaardig over gaat van de uitbesteder naar de sourcer. Gelijkwaardig betekent; de optelsom van het inkomen op jaarbasis (inkomen, dus ook secundaire en tertiaire arbeidsvoorwaarden). In de praktijk geeft dit ellende, want wat is een arbeidsvoorwaarde? En als dat is vastgesteld; wat is de waarde in euro s en vooral wat is de emotionele waarde? Wat gebeurt er als de medewerkers gemiddeld meer verdienen dan hun collegae? 1 Loopbaanontwikkeling, scholing en opleiding Voor de medewerkers van de uitbesteder die meekomen met de werkzaamheden is een loopbaan en ontwikkelplan vastgesteld. Dit is, naast dat de medewerker in een professionele vakgerelateerde omgeving komt te werken, een pre. De medewerker hoort tot de core business van de sourcer. Hij/zij krijgt de mogelijkheid zichzelf te ontwikkelen volgens een loopbaanplan. Vanuit het perspectief van de sourcer is het vaak noodzakelijk dat medewerkers die zijn overgenomen opleidingen gaan volgen. Vaak is hun kennis en kunde toegespitst op de situatie van de uitbesteder en sluit niet goed aan bij de werkzaamheden en klanten van de organisatie van de sourcer. Dit werkt uiteindelijk belemmerend voor de doorstroom van medewerkers en dat is naar de medewerkers toe een Unique Selling Point. Bovendien moet er daardoor veel tijd en geld worden gestoken in de begeleiding van deze medewerkers. 1 Inmiddels is er jurisprudentie vanuit een rechtszaak die door ING medewerkers is aangespannen over de arbeidsvoorwaarden. Deze uitspraak laat ruimte voor interpretatie van het begrip gelijkwaardig. datum: maart pagina: 7

8 Tips Uitbesteder RFI en RFP Processen Medewerkers Sourcer RFI en RFP Sociaal Protocol Medewerkers Processen HR Transitie Waarom Besteed ruime aandacht aan de HR vragen. U besteedt werkzaamheden uit. Vanuit goed werkgeverschap heeft u een verantwoordelijkheid naar uw medewerkers. Organiseer uw interne processen in nauw overleg met de sourcer. Processen lopen anders. Er is een klant leverancierrelatie en er is een SLA die het Service Level weergeeft. Er ontstaat frustratie en het kost geld om achteraf de SLA aan te passen en de processen te organiseren. Houd aandacht voor de medewerkers waarvan de werkzaamheden niet worden uitbesteed. Zij blijven voor u werken, ook voor hen verandert veel! Waarom Beantwoord de vragen uit de RFI en RFP open en eerlijk. U sourct werkzaamheden in. Naast gewenst verloop is ongewenst verloop geen optie. Achteraf betaald u zelf de prijs. Start in een vroegtijdig stadium met het overleg over een Sociaal Protocol. Het geeft u meer ruimte als er deadlines moeten worden gehaald. Medewerkers zijn in een outsourcing van belang. Zij hebben de kennis die u nodig heeft om de werkzaamheden uit te voeren en kennen de organisatie van de uitbesteder. U bent de sourcer. Zorg dat uw interne processen goede koppelpunten hebben met de processen in de klantorganisatie. Het bepaalt in hoge mate de tevredenheid van uw klant. Geef voldoende aandacht aan de HR-aspecten tijdens en na het sourcen. Achteraf zaken herstellen is altijd duurder dan ze vooraf onderkennen en aanpakken. Besteed voldoende aandacht aan de verschillen in cultuur. Het transitie en daarna het integratieproces wordt eenvoudiger in de uitvoering als vooraf een aanpak is vastgesteld. datum: maart pagina: 8