Scaudit Performance Onderzoek & Internet Service

Transcriptie

1 1 Een oriënterend Case-onderzoek naar Continuiteits Management (Samenvattende versie) drs. Ernst R. Brus, Scaudit / MDW Research Henk H. Berenfinger, MDW-visie Onderzoekspartners: Hoofdsponsors Scaudit Performance Onderzoek & Internet Service 1

2 Inhoudsopgave 2 blz 1. Aanleiding 3 2. Situatieschildering 3 3. Doelstelling Onderzoek 3 4. Onderzoeksopzet 3 5. Probleemstelling 4 6. Hypothese 4 7. Analysefactoren 4 8. Korte samenvatting van de performancemethodiek 4 9. Onderzoeksresultaten De respons Conclusies m.b.t. de voortgang van het onderzoek 8 2

3 3 1. Aanleiding In 2005 is een initiatief genomen om onderzoek te doen naar Continuïteits Management, meer specifiek strategisch beleid van Markt-economische Waarde tot Menswaarde, waarbij de nadruk zou komen te liggen op de strategie van bedrijven en instellingen om zo optimaal mogelijk met menswaarde om te gaan. 2. Onderzoeksmodel / scanversie In dit onderzoek is een specifieke versie van de Scaudit Continuïteits Management Scan gebruikt. Deze versie is in zoverre een bijzondere versie, dat extra werd ingezoomd op het hoofdstuk 5 (Mens en Organisatie Management). Voor de oorspronkelijke Continuiteits Management Scan (zonder deze verdieping) ga naar: 3 Doelstelling Onderzoek Het onderzoek heeft twee doelstelling meegekregen: I. De Organisatie van het onderzoek Nagaan op welke wijze het mogelijk is om bedrijven en instellingen te laten deelnemen aan het onderzoek, met als deelvraagstellingen: kan een onderzoek van uitnodiging tot verder contact met de doelgroep wel of niet per s/internet plaatsvinden? Welke functionarissen dienen vooral benaderd te worden? Worden de vragenlijsten wel/niet volledig ingevuld en wat is de mogelijke oorzaak van onvolledig invullen van vragenlijsten? Hoe verloopt de organisatie (planning en uitvoering) van het onderzoek binnen de projectgroep zelf? II. De inhoud en resultaten van het onderzoek Is de vragenlijst valide? Waar zitten de grootste knelpunten (laagste performances)? Welke conclusies kunnen daar uit getrokken worden? In deze summary wordt uitsluitend ingegaan op de hoofdlijnen van de inhoudelijke resultaten van het onderzoek (hoe gaan bedrijven en instellingen om met Continuïteits Management in het algemeen en Werknemers/Arbeids-aspecten in het bijzonder. 4. Onderzoeksopzet Er is door MDW Research, i.s.m. Scaudit (gespecialiseerd in onderzoeksmodelontwikkeling, het valideren van onderzoekvragenlijsten en het analyseren en valideren van onderzoeksresultaten). Het de vragenlijst is uitgezet onder relaties van MDW Research en MDW-visie, van Scaudit, van De Burcht, De Baak en Logica CMG. In het totaal hebben 41 Bedrijven en instellingen gerespondeerd die in een casestudie zijn opgenomen. Inhoudelijk heeft het onderzoek enerzijds tot doel gehad om meningen en inschattingen van de respondenten gekwantificeerd in kaart te krijgen, anderzijds via de respons te komen tot een eerste globaal beeld van wat er in Nederland m.b.t. Continuïteits Management (met name m.b.t. menswaarde ) gaande is. De globale beschrijvingen en conclusies worden geplaatst in het kader van het trekken van conclusies voor de opzet van vervolgonderzoek, alsmede het in gesprek kunnen gaan met partijen die in het vervolg van het onderzoek een rol zouden willen of moeten spelen. 3

4 4 5. Probleemstelling Bedrijven en instellingen in Nederland hebben in toenemende mate moeite om : hun strategie te bepalen en in lijn daarmee sturing te geven; hun strategische keuzen te vertalen naar de inzet van mensen/personeel; mensen/personeel zodanig in te zetten dat uitval van personeel (door ziekte, verloop) niet toeneemt; er onverwachts grote tekorten, dan wel grote overschotten aan personeel ontstaan; relevante informatie (kengetallen e.d.) in te zetten voor strategische besluitvorming; alles bijeen: succesvol strategisch beleid te kunnen blijven voeren, met als eindresultaat continuïteit in de bedrijfsvoering (het mislukken/slagen van Continuïteits Management) 6 Hypothese Afhankelijk de grootte en aard van bedrijven, zullen er specifieke knelpunten zijn die erin resulteren dat Continuïteits Management al dan niet goed kan worden in praktijk gebracht. 7. Analysefactoren De factoren die geanalyseerd worden zijn afkomstig van diverse vragenlijsten, waaronder die van MDW-visie en Scaudit; die lijsten hebben geleid tot een specifieke vragenlijst, die op validiteit getoetst is vóórdat die naar de doelgroep gestuurd werd. Na afloop van het onderzoek is de vragenlijst opnieuw statistisch getoetst. 8. Korte samenvatting van de performancemethodiek Bedrijven en Instellingen dienen voortdurend en in toenemende mate strategische keuzen te maken. Op zich zal dat niet verrassend overkomen. Wel verrassend is het op bepaalde momenten, dat het zo lastig is om effectief en op een goede manier keuzen te maken.; tenslotte moeten keuzen gebaseerd worden op allerlei "domeinen" (van marktontwikkelingen, beleid van overheden, ontwikkelingen in onderwijs en jeugdzorg tot aspecten op HRM, organisatie en financieel gebied). Het keuzeproces dient in technische zin rekening te houden met: * belangafwegingen (wat is voor ons in de nabije toekomst in welke mate belangrijk); * afwegingen naar actuele status (hoe goed doen we het momenteel); * normstellingen (wanneer vinden we iets echt belangrijk en echt goed of slecht). In de gehanteerde enquêtelijst en daarmee de methodiek om keuzen te maken, c.q. prioriteiten te stellen voor verbeteringen binnen beleid, wordt met bovenstaande aspecten van het keuzeproces technisch rekening gehouden: alle scores uit de vragenlijst worden op een specifieke wijze gecombineerd tot een "performancegetal" dat loopt van 1 tot 100; die performance getallen (c.q. performance-indices) hebben voor de start met verbeteringsprojecten een specifieke impact (zie de tabel hierna). De betekenis van het performancegetal Een performancegetal komt tot stand door het combineren van een "belangweging" met een "kwaliteitsweging". Zonder in te gaan op allerlei statistische technieken die achter het combineren van "belang" en "kwaliteitsweging" steken, kan gesteld worden dat als de werknemers een element belangrijk vinden en slecht in praktijk gebracht, dat een lage performance-index geeft en indien iets belangrijk is en goed scoort, een hoge index geeft. Een performance-index zit tussen 0 en 100. Voor overige informatie over de gebruikte methoden en technieken, verwijzen we gaarne naar de website van Scaudit: 4

5 5 9. Onderzoeks Resultaten Het onderzoek is gericht geweest op het gehele traject van markt/strategie tot interne organisatie en HRM/werknemers, c.q. Arbeidzaken m.b.t. werknemersbeleid ; de hoofdstukken van de (algemene) Continuïteits Management Scan zijn: - Omgevings Management - Product-Markt Management - Strategisch Management - Financieel Management - Mens & Organisatie Management - Productie Management - Gebruik van Continuïteits Management Getallen Deze notitie gaat kort in op algemeen continuïteits management en het gebruik van kengetallen en uitgebreider in op de HRM/Arbeids/werknemerszaken; dit omdat de rapportage vooral diende in te gaan op de interesses en belangen van de aan dit onderzoek meewerkende partijen ( de sponsoren ). We volstaan daarom in deze rapportage met: het samenvatten van de resultaten op hoofdlijnen van de (uiteindelijk) 41 bruikbare scans/organisaties; een statistische analyse van zowel die resultaten, als de validiteit van de vragenlijst een beschrijvende interpretatie van de trends die uit deze gegevens gehaald kunnen worden. enkele conclusies m.b.t. het voortzetten van het onderzoek. We beginnen met het groepsresultaat en beperken ons daarbij tot een weergave van de belangrijkste indicaties (in termen van succes., gevaar enz.) via de hiernavolgende kenmerkende Scaudit-matrix (zie de volgende bladzijde). De 41 case-organisaties geven aan dat zij met name problemen hebben met het voortbestaan van hun organisatie m.b.t. : - het managen van continuïteit als geheel (het management/keuze proces) - het gebruiken (van vaak wel aanwezige) kengetallen - het goed omgaan met de inzet van medewerkers ( de menswaarde ) 5

6 6 De case-organisatie hebben tevens aangegeven dat zij zelf vinden dat ze te weinig rekening houden met markttrends, te veel inzetten op economische waarden (aandeelhouderswaarde, winst enz), te weinig rekening houden met menswaarde en door het onvoldoende gebruik maken van kengetallen ook aan e.e.a. onvoldoende sturing kunnen geven. Wanneer we inzoomen op bovenstaande via een overzicht van alle deelnemende organisaties, dan onstaat onderstaand overall-beeld. Kleurenindicaties 70 of hoger verbetering niet nodig verbetering wellicht te overwegen verbetering nodig 50 of lager verbetering urgent Legata 1 = arbeidsvoorziening 2 = arbeidsorganisatie 3 = arbeidsverhoudingen 4 = arbeidsvoorwaarden 5 = arbeidsomstandigheden 6 = kengetallen (gemiddelde hoofdstuk 6) 7 = continuïteits management (vraag 6.10) (**) Een globale trendindicatie In dit overzicht zijn alle deelnemende organisaties gerangschikt van goed presterend (bovenaan), tot slecht presterend. Onder slecht presterend wordt in dit onderzoeksverslag (dat HRM-strate- Gisch gericht is) bedoeld, dat de HRM-achtige aspecten (kolommen 1 t/m 5) slechts scoren en onder goede dat op die elementen, goed gescoord wordt. Om die reden hebben de organisaties die bovenaanstaan op de aspecten 1 t/m 5 veel groen (hoge performancegetallen) en de organisaties onderaan, veel blauw-rood (lage performance-getallen). Niet alle scaninvullers hebben consequent of voldoende in detail, kunnen scoren op kengetallengebruik (kolom 6) en evenmin op continuïteitsmanagement als geheel ). Toch is een trend waar te nemen dat ook op die twee aspecten bovenin de tabel de betere performances gescoord worden en in het onderste gedeelte van de tabel de slechtere. Blijkbaar loopt het slechter scoren op HRMaspecten gelijk op met het slechter scoren op Kengetallen en Continuïteits Management (als geheel). 6

7 De knelpunten in Performance-volgorde 7 Indien we voor de gehele groep, de performances uit voorgaande tabel, in volgorde zetten, dan resulteert dit in: * arbeidsomstandigheden 69 (relatief goed = redelijk ) * arbeidsvoorwaarden 68 * arbeidvoorziening 65 * arbeidsorganisatie 65 * arbeidsverhoudingen 64 * gebruik van kengetallen 50 * continuïteits management 47,5 (slecht) Belangrijkste conclusies: De beslissers van de aan dit onderzoek deelnemende organisaties (van multinationals tot kleine zorginstellingen) geven aan dat zij m.b.t. Continuïteits Management en aldus, de continuïteit van de eigen organisatie, vooral bedreigingen zien in het niet correct omgaan met: - Continuïteits Management (als beleidsproces ) - Het gebruik van kengetallen - De arbeidsverhoudingen binnen de organisatie (structuur/functievervulling etc) Voor beslissers die Continuïteits Management en dus Verantwoord Maatschappelijk Ondernemen echt serieus willen nemen, zullen het gebruik van kengetallen en verbeteren van de arbeidsverhoudingen tot speerpunt van beleid dienen te maken. Indien dat niet gebeurt, dan is het voorspelbaar dat de continuïteit van de onderneming vroeger of later onder grote druk zal komen te staan. 10. De respons Van de gerspondeerde adressen is de verdeling in soorten functie geweest: Dat betekent dat voornamelijk managers, maar tevens werknemers hebben respondeert. Voor het onderzoeksresultaat is dit zowel een gunstige als minder gunstige respons: gunstig, omdat er aldus een beeld van de top van de organisatie naar de werkvloer zichtbaar is geworden ongunstig omdat het voor het aansturen van continuïteit nu juist de directie ook een grote rol dient te spelen; Dat uiteraard een aantal van 41 case-organisaties, niet de BV Nederland representeert, mag duidelijk zijn; het betrof dan ook een case-onderzoek, waaruit a) inspiratie kon worden geput voor mogelijk vervolgonderzoek en b) de scan kon worden gevalideerd. 7

8 11. Conclusies m.b.t. vervolgonderzoek 8 Vervolgonderzoek zal vooral: - gericht dienen te worden op specifieke functionarissen en specifieke sectoren in de markt - via sectorspecifieke versies van onderzoeksformulieren moeten worden opgezet - een aanzienlijk grotere doelgroep aan te spreken (een respons te verkrijgen van enkele honderden bedrijven en instellingen) Indien dat realiteit wordt kan deze case-studie uitgroeien tot een completer beeld van de BV Nederland of enkele sectoren en kan daarmee beter tot conclusies m.b.t. Continuïteits Management i.h.a. worden gekomen. 8