Visma Teleboekhouden. Gebruikershandleiding 1.0. Visma Teleboekhouden Versie 7.2a

Transcriptie

1 Visma Teleboekhouden Gebruikershandleiding 1.0 Visma Teleboekhouden Versie 7.2a

2 Disclaimer Dit document is eigendom van Visma Teleboekhouden en blijft dit ook te allen tijde. De informatie in deze documentatie is met grote zorgvuldigheid samengesteld. Desondanks kunnen wij niet instaan voor de compleetheid of juistheid van de hierin beschreven informatie. De inhoud kan zonder voorafgaande mededeling worden gewijzigd en impliceert geen enkele verplichting voor Visma Teleboekhouden. De informatie die dit document bevat is strikt vertrouwelijk. Inzage is alleen toegestaan aan die personen aan wie het door YOB BV rechtstreeks ter beschikking is gesteld. Gebruik van deze informatie door derden en/of voor andere doeleinden dan waarvoor het is uitgereikt, is verboden. Openbaarmaking, vermenigvuldiging, verspreiding en/of verstrekking aan derden van (delen van) dit document is zonder schriftelijke toestemming vooraf van Visma Teleboekhouden niet toegestaan. Door acceptatie van dit document stemt de ontvanger ermee in dat hij of zij dit document op verzoek zal retourneren naar Visma Teleboekhouden.

3 Inhoudsopgave INHOUDSOPGAVE 3 DOELSTELLING 8 BEGINNEN 9 SYSTEEMEISEN 9 INLOGPROCEDURE 9 Inloggen met wachtwoord 10 Inloggen met pas 10 Vervolg inloggen 11 Wijzigen van uw gegevens bij Fidesque 11 Wachtwoord vergeten 12 INSTELLINGEN BROWSERS 13 Safari 13 Internet Explorer 13 OPENINGSSCHERM 15 PERSOONLIJKE GEGEVENS 15 STARTPAGINA 18 Periodecijfers 18 Klanten en Leveranciers 19 Opbrengsten Inkoop - Kosten 20 Liquide middelen en BTW 20 Openstaande posten 21 Kengetallen 21 Gegevens kantoor - gebruiker 22 INTERFACE ALGEMEEN 23 NAVIGATIEMENU 23 INDELING HOOFDSCHERM 23 Werkbalk 24 Tabs 25 Tabeloverzicht 26 Invoerscherm bij een tabel 27 Opvraagmogelijkheden 29 Afdrukken 32 Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a-1.0 3

4 HOOFDMENU RELATIES 33 KLANTEN- EN LEVERANCIERSOVERZICHT 33 Hoofdscherm 33 Stamgegevens klant 33 Mutaties 36 Te ontvangen posten 37 Grafieken 38 Aanmaken documenten 39 Documenten 39 Rapportages 40 TE ONTVANGEN POSTEN 41 BETALINGSHERINNERINGEN 43 TE BETALEN POSTEN 44 HOOFDMENU MUTATIES 46 CODEREN VERSUS DAGBOEKEN 46 CODEREN 47 Inleiding 47 Hoofdscherm codeerbladzijden 47 Subscherm (invoeren van) codeerregels 49 DAGBOEKEN 51 Inleiding 51 Hoofdscherm dagboekbladzijden 51 Subscherm dagboekregels 52 Wijzigen boekingen via grootboekkaart 54 MUTATIE HISTORIE 54 HOOFDMENU TELEBANKIEREN 56 BANKAFSCHRIFTEN INVOEREN 56 Inleiding 56 Hoofdscherm bankafschriften 56 Handmatige invoer bankafschriften 56 Inlezen bankafschriften 60 Hoofdscherm bankafschriftregels 61 Mutatiescherm bankafschriftregel 62 Herkenning van bankafschriften 63 SEPA BETAALOPDRACHTEN 66 Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a-1.0 4

5 Betaalopdrachten aanmaken 66 Wijzigen agenderingsdatum 68 Aanmaken betaalbestand 68 Betaalhistorie 69 Terugmelding in bankafschrift 70 SEPA INCASSO-OPDRACHTEN 72 Bankboek 72 Incassomachtigingen 73 Aanmaken incasso opdrachten vanuit Te ontvangen posten 74 Aanmaken incassobestand 75 Incasso historie 76 HOOFDMENU OVERZICHTEN 78 STANDAARDOVERZICHTEN 78 Hoofdscherm Balans 78 Hoofdscherm Winst & Verlies 79 Rapportages Balans en Winst & Verlies 80 BTW 80 Vaste activa 81 Werkkostenregeling 81 INZAGE IN BOEKINGEN BIJ MONITOR ABONNEMENT 82 SPECIFIEKE OVERZICHTEN 83 HOOFDMENU VERKOOP 86 VERKOOPORDERS 86 Hoofdscherm verkooporders 86 Rapportages verkooporders 87 Subscherm verkooporders 88 Afdrukken en mailen van verkooporders 89 PRODUCTEN/DIENSTEN 90 HISTORIE VERKOOPREGISTRATIE 93 VOORRAAD 95 OMZETREKENINGEN 95 STATISTIEKGROEPEN LAYOUTS FORMULIEREN 95 VERKOOPREGISTRATIE EN JAAROVERGANG 96 HOOFDMENU URENREGISTRATIE 97 DOSSIERADMINISTRATIE 97 Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a-1.0 5

6 Introductie dossieradministratie 97 Inrichting van de dossieradministratie 97 Overzichten binnen de dossieradministratie 98 URENREGISTRATIE 99 Hoofdscherm urenregistratie 99 Subscherm urenregistratie 100 Doorbelasten uren 101 Producten/Diensten 103 Medewerkers 104 Historie Urenregistratie 105 HOOFDMENU BASISGEGEVENS 106 INTRODUCTIE ONDERHOUD BASISGEGEVENS 106 ADMINISTRATIES OVERZICHT 107 Administratiekeuze 107 Jaarovergang, overnemen beginbalans 108 Aanmaken auditfile 109 Wijzigen administratiegegevens 109 LAYOUTS 110 Uploaden afbeeldingen en lettertypes 110 Toevoegen - wijzigen layouts 111 REKENINGSCHEMA 126 BTW CODES 126 DAGBOEKEN EN CODEERBOEKEN 127 Codeerboeken versus dagboeken 127 Aanmaken inrichten dagboeken 127 Aanmaken inrichten codeerboeken 129 BETALINGSCONDITIES 131 VALUTACODES 131 STATISTIEKGROEPEN 131 RELATIEGROEPEN 132 INVENTARIS 133 TRANSACTIECODES 133 VASTEWAARDEN 133 VEELGESTELDE VRAGEN 134 HOE KAN IK HET EERSTE FACTUURNUMMER INSTELLEN? 134 Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a-1.0 6

7 HOE KAN IK DE GEGEVENS VAN VERWERKTE CODEERBLADZIJDES TERUGVINDEN?134 WAAROM IS DE VERVALDATUM GELIJK AAN DE FACTUURDATUM BIJ TE ONTVANGEN POSTEN? 134 WAAROM KRIJG IK EEN MELDING OP DE SALDOCONTROLE BIJ HET VERWERKEN VAN MIJN BANKAFSCHRIFTEN? 134 HOE KAN IK EEN BETALING VAN MEERDERE (VERKOOP)FACTUREN VERWERKEN?134 HOE KAN IK EEN BETALING MET EEN AFWIJKEND BEDRAG VERWERKEN? 135 HOE KAN IK EEN EERDER AANGEMAAKT SEPA BESTAND OPNIEUW OPHALEN? 135 WAAROM IS HET BTW-OVERZICHT NIET ZICHTBAAR IN MIJN ADMINISTRATIE?135 WISSELENDE SNELHEID 135 Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a-1.0 7

8 Doelstelling Doelstelling van deze handleiding is om aanvullende gebruikersondersteuning te bieden voor de webapplicatie Visma Teleboekhouden. De webapplicatie Visma Teleboekhouden is een portaal voor administratie/-accountantskantoren, franchiseorganisaties en verenigingen om cliënten en/of leden in de gelegenheid te stellen om op eenvoudige wijze financieel gerichte informatie met elkaar te delen om snel en doelmatig tot bedrijfsgerichte inzichten te komen. Daarnaast stelt het partijen in de gelegenheid om delen van taakgebieden naar keuze door de één of door de ander uit te laten voeren. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a-1.0 8

9 Beginnen Systeemeisen Visma Teleboekhouden kan worden gebruikt op alle computers die over een internetverbinding beschikken. Voor een goede weergave van de schermen is een beeldscherm resolutie van minimaal 1024 x 768 vereist. Tevens moet gebruik worden gemaakt van een recente versie van een van de volgende browsers: Internet Explorer, Firefox, Safari, Opera of Google Chrome. Voor de grafieken in Visma Teleboekhouden wordt gebruik gemaakt van de Flashplayer, dus ook deze dient te zijn geïnstalleerd. Inlogprocedure Vanaf Visma Teleboekhouden versie 7.2 wordt voor het inloggen gebruik gemaakt van de OpenId provider Fidesque. Met een Open ID account is het mogelijk om in te loggen in andere webapplicaties die OpenID ondersteunen, zonder opnieuw in te hoeven loggen. Fidesque heeft meerdere beveiligingsniveau s die gebruikt kunnen worden bij het inloggen. Bij het eerste niveau wordt ingelogd met een wachtwoord. Bij het tweede niveau wordt ingelogd met een pas. Het beveiligingsniveau wordt bepaald door uw administratiekantoor. Geef in het inlogscherm van Teleboekhouden in het veld Gebruiker de OpenID in en kies [Inloggen]. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a-1.0 9

10 U komt nu in het inlogscherm van Fidesque waar uw gebruikersnaam wordt getoond. Kies hier voor [Doorgaan]. Inloggen met wachtwoord In het Fidesque pop-up scherm dat nu verschijnt, is een veld beschikbaar voor het ingeven van het wachtwoord. Vul deze in en kies[inloggen]. Inloggen met pas In het Fidesque pop-up scherm dat nu verschijnt, zullen twee extra velden beschikbaar zijn. Eén veld bevat de Challenge, vul deze 4-cijferige code in op de paslezer (na het ingeven van de pincode). De 6-cijferige code die dan verschijnt dient in het veld Response te worden ingevuld. Kies hierna voor [Inloggen]. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

11 Vervolg inloggen In het scherm dat hierna verschijnt kan worden gekozen voor[ja], waarna Teleboekhouden wordt geopend. Als u de optie [Onthoud deze voorkeur] activeert dan zal dit scherm de volgende keer dat u inlogt niet meer worden getoond Wijzigen van uw gegevens bij Fidesque Wanneer u uw wachtwoord of adresgegevens wilt wijzigen, is dit mogelijk door in te loggen op de Fidesque website en te kiezen voor het symbool rechtsboven in het scherm. Na inloggen komt u in een scherm met 3 opties: Identiteit: hier kunt u uw naam en geboortedatum invullen. De geboortedatum is verplicht omdat deze wordt gevraagd als u uw wachtwoord bent vergeten Adres: Hier kunt u uw adresgegevens invoeren (niet verplicht voor inloggen in Teleboekhouden) Veiligheid: Hier kunt u een nieuw wachtwoord instellen. Tevens dient u een beveiligingsvraag te beantwoorden, om het antwoord zal worden gevraagd als u uw wachtwoord bent vergeten en gebruikt maakt van de optie tot wachtwoordherstel. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

12 Wachtwoord vergeten Als u uw wachtwoord bent vergeten kunt u een nieuw wachtwoord instellen via de optie [Wachtwoord vergeten] in het inlogscherm van Fidesque. Hiervoor dient u eerst de captcha-code over te nemen uit het scherm. Vervolgens dient u uw geboortedatum en het antwoord op de beveiligingsvraag op te geven. Hierna kunt u een nieuw wachtwoord instellen. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

13 Instellingen browsers Als een gebruiker inlogt met zijn OpenID, dan wordt specifiek voor de betreffende PC en browser een sessie gestart. Om deze sessie te kunnen gebruiken voor andere applicaties moeten de variabelen van deze sessie worden bewaard. Dit gebeurt via een cookie. De sessievariabelen worden bewaard totdat de browser wordt afgesloten. Bij enkele browsers kan het nodig zijn om een instelling te wijzigen om deze methode te ondersteunen. Safari Wanneer gebruik wordt gemaakt van Safari op een Apple-pc is het nodig om in de voorkeuren van de browser in te stellen dat de cookies en websitegegevens 'nooit' worden geblokkeerd, hierna zal het inloggen wel lukken. Internet Explorer Bij gebruik van Internet Explorer als browser kan het voorkomen dat, nadat de Teleboekhouden sessie is beëindigd, het niet meer mogelijk is om opnieuw in te loggen. Een oplossing is dan de browser te sluiten en opnieuw te starten voordat opnieuw wordt ingelogd. Het is echter ook mogelijk om een instelling van de browser aan te passen zoals in onderstaande afbeelding (Internetopties Browsegeschiedenis Instellingen Elke keer als ik de webpagina bezoek). Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

14 Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

15 Openingsscherm Als u succesvol bent ingelogd, komt u in het openingsscherm van uw administratie met bovenin de hoofdbalk. Links in de hoofdbalk staan de iconen voor de basisfuncties van Visma Teleboekhouden. Midden in de hoofdbalk staat vermeld welke menu-optie u heeft gekozen en rechts staat vermeld welke administratie is geopend. Voor de basisfuncties zijn de onderstaande iconen beschikbaar: Symbool Sneltoets Omschrijving Terug naar startpagina Hiermee kunt u vanuit iedere plek binnen Visma Teleboekhouden terugkeren naar de startpagina. Online Helpfunctie. Met de help-functie kunt u de handleiding downloaden en bladeren in help-onderwerpen zoals procesbeschrijvingen en FAQ s (frequently asked questions). Resterende tijd tot automatisch uitloggen. Het getal in het klokje van de menubalk is variabel en geeft aan hoeveel minuten tijd u nog heeft voordat Visma Teleboekhouden de verbinding om veiligheidsredenen automatisch verbreekt. Het getal zal afnemen indien u geen acties onderneemt maar zal weer maximaal worden als u weer een actie binnen Visma Teleboekhouden uitvoert. Uitloggen. Keer terug naar inlogscherm. Dit is juiste manier om Visma Teleboekhouden af te sluiten. Persoonlijke gegevens Onder de administratienaam in de hoofdbalk kunt u een venstermenu openen waarin u de basisfuncties terug kun vinden en tevens uw persoonlijke instellingen kunt controleren en wijzigen. Bij de optie [Instellingen] kunt u instellen in welke taal u Visma Teleboekhouden wenst te gebruiken waarbij u kunt kiezen uit Nederlands, Engels, Duits, Frans, Pools, Spaans en Turks. Let wel, de taal heeft enkel betrekking op benaming van velden en kolommen binnen Visma Teleboekhouden en niet op de gegevens die in de administratie worden bijgehouden. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

16 Tevens kunt u instellen welke administratie standaard wordt geopend na het inloggen. Let u er wel op dat bij het wisselen van een financieel boekjaar u ook deze instelling aanpast. Als u geen standaard administratie heeft ingesteld, of een andere administratie wilt openen, dan dient u via de menukeuze [Basisgegevens Administraties Overzicht] de gewenste administratie te selecteren. De paginalengte staat standaard op 500. Dit getal is het aantal regels dat in één scherm wordt getoond. Hoe meer regels in een scherm, hoe langer het duurt voordat het scherm is opgebouwd. Bij een trage internetverbinding kunt u de paginalengte daarom kleiner maken, bijvoorbeeld 200. In dat geval kan het scherm sneller worden opgebouwd. Dit heeft vaak wel als gevolg dat de gegevens over meerdere pagina s verdeeld worden zodat u moet bladeren naar volgende pagina s. In de overzichtsschermen van Visma Teleboekhouden zijn filtermogelijkheden aanwezig. De velden waarop gefilterd kan worden zijn meteen zichtbaar in het scherm. Door de instelling [Filter niet actief] te activeren worden de filtervelden niet getoond in de schermen. Natuurlijk kan de filteroptie wel gewoon worden gebruikt, maar u dient deze dan eerst in het scherm zelf te activeren. Bij de menu-optie [Mijn gegevens] worden de inhoud van uw abonnement en uw toegangsrechten getoond. De toegangsrechten zijn van belang als u met meerdere gebruikers inlogt waarbij de gebruikers in Visma Teleboekhouden verschillende mogelijkheden kunnen hebben. Afwijkende rechten per gebruiker kunnen door uw intermediair worden ingesteld, echter alleen op het niveau van het hoofdmenu. Het versienummer geeft aan welke versie van Visma Teleboekhouden u gebruikt, dit kan relevant zijn op het moment dat ondersteuning nodig is. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

17 Met de optie [Mijn profiel] is het mogelijk om in te loggen op de website van Fidesque om de gegevens van uw account te wijzigen. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

18 Startpagina Als u een standaard administratie heeft ingesteld dan komt u na het inloggen meteen op de startpagina, oftewel het dashboard van deze administratie. Via het dashboard heeft u direct inzicht in de actuele cijfers van uw bedrijf. In alle grafieken kan, op alle elementen, met een klik worden ingezoomd naar de onderliggende gegevens. Periodecijfers Deze grafiek toont de opbrengsten, inkoop en kosten als kolom en het resultaat als lijn. Er kan worden gekozen tussen boekingen per grootboekrekening of per relatie en uiteindelijk worden ingezoomd tot op factuurniveau waarbij ook de documenten kunnen worden opgevraagd. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

19 Klanten en Leveranciers Deze grafieken tonen het totaalsaldo per klant/leverancier van het huidige en het vorige jaar. Een klik op de balk toont de debiteurkaart/crediteurkaart waarbij kan worden gekozen voor Facturen, betalingen of alle boekingen. Een vereiste voor het tonen van deze grafieken is dat de facturen in uw administratie geboekt worden, dit noemen we een administratie op basis van Factuurstelsel. Het grote voordeel van het bijhouden van een administratie op basis van een Factuurstelsel is dat u inzicht heeft in uw nog te ontvangen posten bij uw klanten of nog te betalen facturen aan uw leveranciers. Tevens worden kosten en opbrengsten geboekt in de maand waar de kosten zijn gemaakt dus de presentatie van de cijfers geven een meer realistisch beeld van de situatie. In de praktijk kunt u echter ook tegenkomen dat uw administratie wordt gevoerd op basis van het zogenaamde Kasstelsel. Dit houdt in dat er geen facturen worden ingeboekt maar alleen de betalingen en ontvangsten per kas en bank. De eventuele BTW verrekening vindt in dat geval plaats op moment van de kas-/banktransactie. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

20 Opbrengsten Inkoop - Kosten Deze taartdiagrammen tonen de top10 (maximaal) van Opbrengsten, Inkoop en Kosten. Een klik op een categorie toont het saldo van de gekozen rekening, ook per relatie. Ook hier kan verder worden ingezoomd naar de onderliggende boekingen. Liquide middelen en BTW In deze overzichten ziet u een overzicht van uw geldpositie. Per kader is een onderverdeling in Verwerkt (A als kolomtitel) en In bewerking (K als kolomtitel). Dit komt voor indien u boekingen in de administratie opneemt via Coderen wat een soort van kladblok boeksysteem is. Met deze boekingsmethode kunt u eigenlijk niets fout doen dus met een gerust hart uw mutaties vastleggen. Zolang de mutaties nog niet zijn verwerkt (overgedragen aan het kantoor) kunt u de gegevens terug zien onder In bewerking. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

21 Openstaande posten In deze overzichten ziet u hoeveel het totaal bedrag aan openstaande posten van klanten en leveranciers. Ook hier is een onderscheid gemaakt tussen verwerkte facturen (A) en facturen die nog in concept staan (K). De staafdiagrammen geven aan hoeveel dagen de verkoop- en inkoopfacturen vervallen zijn. Door te klikken op een kolom worden de openstaande posten getoond die betrekking hebben op de kolom. Kengetallen Voor ieder gepubliceerd dagboek en voor de dagboeken waaraan een gepubliceerd codeerboek is gekoppeld worden de volgende gegevens getoond: Laatste mutatie Laatst bijgewerkt Aantal boekingen De meest recente datum die gebruikt is in een kasbladzijde, bankafschrift, factuur of memoriaalboeking De datum waarop de laatste keer een wijziging is doorgevoerd in het dagboek het aantal dagboekbladzijden Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

22 Gegevens kantoor - gebruiker Onderaan op de startpagina vindt u de contactgegevens van uw kantoor en van de gebruiker die is ingelogd. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

23 Interface algemeen Navigatiemenu De bediening van uw administratie heeft veel overeenkomsten met programma s waarmee u gewend bent te werken op uw computer. Zo onderscheidt u links het navigatiemenu. Afhankelijk van uw abonnement worden de diverse hoofd- en submenu s aangeboden. In de afbeelding hiernaast is gekozen voor het hoofdmenu [Relaties] en zijn daarbij de volgende submenu s beschikbaar: Klanten overzicht Te ontvangen posten Betalingsherinneringen Leveranciers overzicht Te betalen posten Door een hoofdmenu optie (linksonder) aan te klikken wordt het bijbehorende submenu (linksboven) geopend. De diverse menu opties worden in de volgende paragrafen verder toegelicht. Indeling Hoofdscherm Het hoofdscherm (het rechterdeel van uw scherm) bestaat uit 2 of meer van de volgende componenten: 1. Werkbalk 2. Tabs 3. Tabel 4. Invoerscherm bij tabel 5. Invoerscherm 6. Opvraaglijsten Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

24 Werkbalk Met de werkbalk worden veelgebruikte functies beschikbaar gemaakt door met de muis op het betreffende symbool te klikken. Door met de muis over het betreffende symbool te bewegen wordt tevens de bijbehorende sneltoets weergegeven. Deze toetsen komen waar mogelijk overeen met combinaties zoals deze ook gebruikelijk zijn in uw Windows toepassingen. Als deze sneltoetsen ook in uw browser worden gebruikt dan is het mogelijk dat deze voorrang hebben op de functionaliteit van Visma Teleboekhouden. Indien een functie of een symbool niet beschikbaar is dan wordt deze als niet toegankelijk weergegeven. Bijvoorbeeld: Wanneer gegevens worden gewijzigd, wordt het verwijder symbool ontoegankelijk gemaakt (ofwel uitgegrijsd). Afhankelijk van het actuele scherm (of menu) zal de werkbalk minder of meer symbolen bevatten. Specifieke functies worden in de tweede groep (tussen de verticale lijnen) weergegeven en krijgen binnen de actuele schermen een functietoets toegewezen. De volgende standaardfuncties zijn in de werkbalken terug te vinden 1 : Symbool Sneltoets Omschrijving Menu verbergen Ctrl+L CtrL+P Ctrl+N Ctrl+F3 Ctrl+O Ctrl+D Ctrl+S Ctrl+Z Ctrl+F Terug naar tabeloverzicht Afdrukken van rapporten Nieuwe gegevens toevoegen Nieuwe regel tussenvoegen (boven geselecteerde regel) Wijzigen van detailinformatie van het record Verwijderen van betreffende gegevens Opslaan van de gegevens Wijzigingen ongedaan maken Filterconditie over één of meerdere zoekvelden die op dat moment boven het overzicht getoond worden. Door een waarde in te vullen en even te wachten of <Enter> te gebruiken wordt de filter opgebouwd. De filtervelden verwijderen en de selectie opheffen Selecteren van de kolommen voor export Gegevensoverzicht exporteren (.XLS of.csv) Ctrl-F5 Gegevens in de pagina verversen (bijwerken) Een pagina bevat een beperkt aantal regels. Dit aantal kan worden ingesteld bij uw persoonlijke instellingen. Indien u beschikt over een snelle internetverbinding kan het 1 De specifieke werkbalk functies worden in de betreffende paragrafen behandeld Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

25 aantal gegevens dat gelijktijdig in een overzicht wordt opgenomen hoger zijn dan bij een minder snelle verbinding. Indien een specifieke tabel binnen uw administratie meer gegevens bevat dan de gemaakte instelling zal de werkbalk uitgebreid worden met dit deel: Door te bladeren kunt u dan kiezen voor een volgende pagina en daarna kunt u uiteraard ook weer kiezen om de vorige pagina op te roepen. Symbool Omschrijving Bladeren naar eerste set van gegevens Bladeren naar vorige set van gegevens Bladeren naar volgende set van gegevens Bladeren naar laatste set van gegevens Tabs Om het overzicht van uw administratie overzichtelijk en optimaal te houden worden de gegevens onderverdeeld in logische verzamelingen. Deze verzameling van gegevens worden toegankelijk gemaakt via tabs. We kennen een onderverdeling in maanden: We kennen een onderverdeling in alfabet: Door het aanklikken van een tab wordt de betreffende gegevensverzameling weergegeven. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

26 Tabeloverzicht De gegevens in uw administratie worden in tabelvorm weergegeven. De geselecteerde regel is de donkere regel waar uw cursorbalk op staat. U kunt met zowel de muis als met de pijltjestoetsen door uw gegevens scrollen. De lichtgekleurde regel is de regel die met uw muis meegaat om duidelijk zichtbaar te maken welke regel u mogelijk wilt gaan selecteren. Met behulp van de sneltoets <Ctrl>+<O> of dubbelklik met de muis kunt u indien aanwezig- naar de onderliggende informatie. Een tabel kan worden gesorteerd op de door u gewenste kolom door een klik met de muis op de kolomtitel. Door nog eens te klikken wordt de sortering omgedraaid. Dit wordt weergegeven met een pijltje in de kolom. Pijl naar boven betekent van A naar Z en pijl naar beneden betekent van Z naar A. Om in een tabeloverzicht gegevens te zoeken kunt u gebruik maken van de filtermogelijkheden. De filteroptie is standaard geactiveerd bij de velden waarop geselecteerd kan worden. Als u bij uw persoonlijke instellingen hebt aangegeven dat de filteroptie niet standaard actief is dan kunt u met <Ctrl>+<F> de selectievelden oproepen. Om de filteroptie te gebruiken typt u rechtstreeks in het selectieveld waarin u wilt zoeken een aantal tekens (letters of cijfers) in. Dit kunnen de begintekens of een deel van het gezochte gegeven zijn. Het systeem laat in dat geval alle gegevens zien waarin de ingetypte combinatie van tekens voorkomt. De tabellen zijn in een aantal gevallen voorzien van nuttige meeloopinformatie en vanzelfsprekend zijn de functies in de werkbalken beschikbaar. De gegevens van een tabel kunnen worden geëxporteerd als Excel- of als CSV-bestand. Vooraf kan een selectie worden gemaakt van de kolommen die in de export moeten worden opgenomen. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

27 Invoerscherm bij een tabel Om nieuwe gegevens aan een tabel toe te voegen of bestaande gegevens te wijzigen kunt u vanuit de werkbalk met de muis of met behulp van de sneltoetsen een mutatiescherm oproepen. Een mutatiescherm kan worden verplaatst door de muis in de bovenbalk van het scherm te plaatsen en het scherm naar de gewenste positie te slepen. Indien er veel verschillende gegevens moeten worden ingevoerd, kunnen binnen het invoerscherm meerdere tabs aanwezig zijn. In bovenstaand voorbeeld wordt een invoerscherm van Klanten getoond dat is opgedeeld in vier pagina s zijnde [Algemeen] (adresgegevens), [Communicatie gegevens] (telefoon, fax, mail, website, ), [Financieel] (instellingen die het gedrag van de applicatie verder kunnen beïnvloeden) en [Notitie] (extra uitgebreide omschrijving). Ook bij mutatieschermen is het mogelijk dat gebruik wordt gemaakt van meerdere tabs waarbij op de eerste pagina de meest voorkomende velden worden getoond en op de overige pagina s velden die enkel in specifieke situaties voorkomen. De verschillende tabbladen kunnen, behalve door een muisklik, ook worden geactiveerd met de Alt toets + tabnummer, b.v.: Tab1 = Alt-1. Rechtsboven in het scherm ziet u de volgende drie knoppen in beeld. Met de eerste knop (minstreepje) kunt u het invoervenster verkleinen om de achterliggende gegevens te bekijken. Door nogmaals het minstreepje te klikken wordt het scherm weer op de normale grootte getoond. Met de tweede knop (vierkant) kunt u het scherm maximaliseren. Door nogmaals te klikken op deze knop krijgt het scherm weer de normale grootte. Met de derde, rode knop kunt u het venster sluiten. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

28 Rechtsonder in het scherm ziet u een tweetal knoppen, Bewaren en Annuleren. In de praktijk kunnen in een invoerscherm de volgende knoppen aan de orde zijn. Sneltoets Omschrijving Snelfunctie om direct na invoer van de juiste gegevens een nieuwe lege invoerpagina te tonen voor een volgende boeking Snelfunctie om direct na invoer van de juiste gegevens een invoerpagina te tonen voor subregels. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan het invoeren van een factuurkopregel waarbij eerst de klantgegevens worden ingevuld. Door daarna direct voor deze knop te kiezen kunt u meteen de factuurregels invoeren. De knop [Bewaren] komt overeen met de functie Bewaren in de werkbalk. Een eenvoudige kopieermogelijkheid. Door van een bestaande regel enkele velden te wijzigen zoals Codeerrekening, Omschrijving en Bedrag kunt u zo eenvoudig boekingen van inkoopfacturen splitsen over meerdere kostenrekeningen. Indien u nu de knop [Bewaren] zou gebruiken zal de oorspronkelijke regelinformatie worden overschreven. Let hier goed op. Snelfunctie om direct na invoer de gegevens op te slaan en terug te keren naar het gegevensscherm. De knop [Annuleren] komt overeen met de functie Ongedaan maken in de werkbalk. Velden gemarkeerd met een roodgekleurde onderlijn zijn verplichte velden. Tijdens de invoer van gegevens zal waar mogelijk direct worden gecontroleerd of de waarde in het veld toegestaan is. Dit wordt dan direct achter het veld getoond zoals hieronder is weergegeven waarbij een controle aangeeft dat het betreffende veld niet leeg mag zijn. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

29 Opvraagmogelijkheden Bij het invoeren van gegevens is het mogelijk om informatie op te vragen via een keuzescherm. Hiervoor bestaan drie mogelijkheden: Symbool Sneltoets F10 F10 F10 Omschrijving Keuze maken uit een andere lijst van gegevens Kalender (F10 is mogelijk inactief) Rekenmachine (met valutacalculator) Hieronder zit u een voorbeeldscherm met een opvraaglijst van Klanten. U ziet in de werkbalk van de opvraaglijst dat het mogelijk is om meteen van hieruit een nieuwe klant aan te maken met alle bijbehorende gegevens. In de opvraaglijst is het mogelijk om meteen één of meerdere filterargumenten in te voeren om de juiste klant te zoeken. U heeft de volgende mogelijkheden: u kunt direct met de muis kiezen voor een klant. Na selectie van deze klant met behulp van een dubbele muisklik of met <Enter> wordt deze waarde overgenomen in het onderliggende mutatiescherm. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

30 De overige opvraagfuncties zoals de kalender en de calculator ziet u hieronder. Overnemen van de datum is mogelijk door een dubbelklik met de muis. Een datum kan overigens ook rechtstreeks worden ingetypt in het datumveld, daarbij is het voldoende om de 4 cijfers voor dag en maand (ddmm) in te voeren. Een datum kan bovendien worden gewijzigd met behulp van de pijltjestoetsen, pijltje omhoog = dag verder, pijltje omlaag = dag terug. In Visma Teleboekhouden worden bedragen vastgelegd in de administratievaluta, meestal zal dit de Euro zijn. Bedragen met een vreemde valuta kunnen via de calculator worden omgerekend naar de administratievaluta. Hiervoor dient bij Basisgegevens Valutacodes de valutakoers van de vreemde valuta te zijn ingesteld. Vul in het bedrag-veld het bedrag in met de vreemde valuta. Kies vervolgens voor de calculator en selecteer de vreemde valutacode. Het ingevoerde bedrag wordt omgerekend naar de administratievaluta waarna de berekende waarde kan worden overgenomen met de knop [Overnemen]. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

31 Ook zonder gebruik te maken van een opvraaglijst kunnen gegevens worden opgevraagd. Hiervoor is de autosuggestie functie aanwezig. U typt rechtstreeks in het veld waarin u wilt zoeken een aantal tekens (letters of cijfers) in. Dit kunnen de begintekens of een deel van het gezochte gegeven zijn. Het systeem laat in dat geval alle gegevens zien waarin de ingetypte combinatie van tekens voorkomt. Met een muisklik of <Enter> kan het gewenste gegeven worden geselecteerd en overgenomen in het onderliggende mutatiescherm. Met <Escape> kan een geselecteerd gegeven worden verworpen zodat de ingetypte tekst gehandhaafd blijft. Dit is ook mogelijk door met de muis langs het veld te klikken. De autosuggestie functie is actief in alle velden waar een opvraaglijst aanwezig is en tevens in de omschrijvingsvelden van boekingsregels. Bij het zoeken naar de tekencombinatie worden de codes plus de omschrijvingen doorlopen, bij een grootboekrekening kan dus worden gezocht op code maar ook op naam. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

32 Afdrukken In diverse schermen kunnen via het printersymbool rapporten worden opgevraagd en afgedrukt. Bovendien kunnen formulieren worden afgedrukt met behulp van layouts (factuur, aanmaning etc.) via het symbool. Deze rapporten en formulieren worden aangemaakt als pdf-bestand. Vooraf kan een voorbeeldafdruk worden bekeken. In een voorbeeldafdruk zijn tools aanwezig waarmee o.a. kan worden in- en uit gezoomd en naar tekst kan worden gezocht. Als u al langer gebruik maakt van Teleboekhouden dan is het mogelijk dat formulierlayouts zijn aangemaakt via de optie Basisgegevens/Formulieren. Deze lay-outs kunnen nu nog worden gebruikt via het symbool, maar deze mogelijkheid zal in een volgende versie van Visma Teleboekhouden komen te vervallen. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

33 Hoofdmenu Relaties Klanten- en Leveranciersoverzicht Hoofdscherm Binnen uw administratie worden klanten en leveranciers onderscheiden. In deze handleiding beperken wij ons tot de klanten. Voor de leveranciers zijn de functionaliteit en de schermen nagenoeg gelijk. Waar nodig wordt het onderscheid toegelicht. Het hoofdscherm van klanten bestaat uit de werkbalk met tabbladen op basis van letters van het alfabet. Op basis van Bedrijfsnaam of Zoekcode wordt een klant teruggevonden. De eerste tab [Actieve] toont uitsluitend die klanten die in de betreffende administratie daadwerkelijk worden gebruikt. Bij de tweede tab [Alle] wordt een overzicht getoond van al uw klanten. In de kolom Saldo staat het totaalbedrag aan openstaande facturen van de relatie. De kolom Omzet bevat het nettobedrag aan omzet aan de relatie. Als in de meest linkse kolom een sterretje staat is bij de klant een notitie aanwezig. Via een muisklik op een klant wordt het volledige adres getoond. Let op: Wanneer u een nieuwe relatie aanmaakt kan het zijn dat deze na het opslaan niet in uw overzicht voorkomt. Dan stond u blijkbaar nog op de tab [Actieve relaties] en de betreffende nieuwe relatie komt nog niet voor in die lijst. Wanneer u echter kijkt op de tab [Alle relaties] zult u de betreffende relatie wel terugvinden. Stamgegevens klant Bij het toevoegen van een klant worden de gegevens van een klant vastgelegd op meerdere tabbladen. Op tab [Algemeen] voert u eerst een unieke klantcode in. Dit kan een nummer zijn maar het is ook mogelijk om letters in de code te gebruiken. Mogelijk heeft uw intermediair een instelling gemaakt waarbij de klanten automatisch genummerd worden. In dat geval komt er bij het toevoegen van een relatie de tekst AUTO_NR te Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

34 staan als klantcode. Bij het bewaren van de klantgegevens wordt deze tekst vervangen door het eerstvolgende nummer in de reeks. Op tab [Algemeen] kunnen verder de naam en adresgegevens van de klant worden ingevuld. Op tab [Communicatie gegevens] kan, naast de telefoon en mailgegevens o.a. het KvK- en BTW-nummer worden ingevuld. Als u zelf verkoopfacturen aanmaakt dan kunnen deze nummers worden vermeld op de factuur. Als u facturen mailt vanuit Teleboekhouden dan kan bij de klant een facturatie adres worden vastgelegd, dit is alleen nodig als dit afwijkt van het standaard adres. Tevens kan de klant hier worden gekoppeld aan een relatiegroep. In de werkbalk is de optie aanwezig om klanten per relatiegroep te kunnen selecteren. Tab [Financieel] bevat een aantal instellingen die het gedrag van de applicatie verder kunnen beïnvloeden. De hier ingevulde gegevens zullen standaard worden gebruikt in de facturen voor deze klant. Als u bankafschriften inleest of incassobestanden aanmaakt via Teleboekhouden zijn het IBAN en de instelling Incasso toegestaan van belang. De BIC is niet verplicht voor incasso s. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

35 Let op: De betalingsconditie is van belang voor het berekenen van de vervaldatum van openstaande posten. Zonder betalingsconditie zal de vervaldatum gelijk zijn aan de factuurdatum. Let op: Bij leveranciers is het veld Klantnummer beschikbaar. Dit is het nummer waarop u bekend bent bij de betreffende leverancier. Dit nummer zal, in combinatie met het factuurnummer, worden opgenomen als betaalreferentie in betaalopdrachten. Op tab [Notitie] kan een notitie worden vastgelegd voor de klant, deze kan desgewenst worden getoond bij het aanmaken van een verkooporder voor de klant. De volgende Specifieke functies zijn beschikbaar bij klanten: Symbool Sneltoets Omschrijving F2 F3 F4 F5 F6 Mutaties Open posten Grafiek Aanmaken document (HTML) Aanmaken document (PDF) Documenten Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

36 Mutaties Per relatie kunnen de onderliggende mutaties worden opgevraagd. De mutaties zijn oproepbaar (met de sneltoets F2 of het symbool ). Standaard wordt dit scherm getoond op basis van de dagboekadministratie van uw boekhouding. Er zijn drie tabbladen aanwezig, een met facturen, een met betalingen en een derde waarin alle boekingen zijn opgenomen. De boekingen die als voorlopige boekingen zijn vastgelegd in de codeerbladzijden worden zichtbaar met behulp van de F3 knop of het symbool in de bijbehorende werkbalk van dit scherm. Als er een document is gekoppeld aan een boeking (bijv. een verkoopfactuur of scanboekdocument) dan zal de zullen in de werkbalk symbolen beschikbaar zijn om de gekoppelde documenten op te vragen F2 F3 Overzicht van de dagboekmutaties Overzicht van de codeermutaties Document Verkoopfactuur Opvragen Scanboeken document Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

37 Te ontvangen posten Met de sneltoets F3 of het symbool van de openstaande posten. kan per relatie een overzicht worden opgevraagd De openstaande posten hebben betrekking op de reeds verwerkte boekingen in de dagboekadministratie, plus de voorlopige facturen in de codeerbladzijdes. Als in de kolom [K] een vinkje is opgenomen betreft de openstaande post een voorlopige factuur die via het Coderen is ingeboekt en nog niet is verwerkt naar de dagboeken. Als in de eerste kolom een sterretje aanwezig is dan is er bij de open post een notitie aanwezig. Via het symbool kan de notitie worden opgevraagd of toegevoegd. Het is ook mogelijk om een totaaloverzicht op te vragen van al uw klanten. Kies hiervoor uit het submenu Relaties voor Te ontvangen posten. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

38 Grafieken Bij Relaties wordt een verloop van de omzet of inkoop grafisch weergegeven per maand voor de driedeling Bijdrage Resultaat, Open posten en Betalingstermijnen. Bijdrage resultaat: Wat voegt de klant toe aan uw bedrijf? Openstaande posten: Wat is de status van de openstaande posten bij deze klant? Betalingstermijn: Hoe ziet het betalingsgedrag van de klant eruit? Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

39 Aanmaken documenten Met de layoutontwerper (zie Menu Basisgegevens/Layouts) kunnen diverse lay-outs worden aangemaakt. Alle layouts van het type Herinnering of Overig zijn beschikbaar bij de relaties. Indien in de adresgegevens van de relatie de volledige postbus informatie is ingevuld, wordt automatisch dit postadres in het document opgenomen in plaats van het bezoekadres. Documenten Met het symbool in de werkbalk kunnen de documenten worden opgevraagd die voor de relatie aanwezig zijn. Er zijn drie typen documenten die elk op een eigen tabblad getoond worden. Onder tab [Documenten] staan de documenten die door uw intermediair zijn toegevoegd aan de relatie. Bij tab [Scanboeken] vindt u de scanboekdocumenten van de relatie, op voorwaarde dat Scanboeken onderdeel is van het abonnement. Tab [Verkoopfacturen] laat de verkoopfacturen zien die in Visma Teleboekhouden zijn aangemaakt. Vanuit deze tab kan een geselecteerde factuur ook opnieuw worden afgedrukt. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

40 Rapportages Door te kiezen voor het symbool in de werkbalk verschijnt onderstaand dialoogvenster waarmee u diverse rapportagemogelijkheden kunt benutten. Alle rapporten worden in PDF gemaakt, vooraf kan een voorbeeld worden getoond. Het onderscheid tussen mutaties (A) en (K) betreft het onderscheid tussen de definitieve boekingen in de dagboeken (A) en de conceptboekingen in de codeerboeken (K). A staat voor Adviseur, K voor Klant. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

41 Te ontvangen posten Een totaaloverzicht van de openstaande posten van uw klanten is op te vragen vanuit het submenu [Te Ontvangen posten]. Dan wordt onderstaand scherm aan u getoond: Het scherm is voorzien van tabs waarmee een selectie op basis van ouderdom kan worden weergegeven. De tabs hebben betrekking op het aantal vervallen dagen. Onder de tab [14 dgn.] vindt u de openstaande posten die tussen de 1 en 14 dagen zijn vervallen. De tab [21 dgn.] bevat posten die tussen 15 en 21 dagen zijn vervallen. Bij het invoeren van facturen via de codeerboeken zal de vervaldatum van een factuur worden berekend op basis van de betalingsconditie die is gekoppeld aan de klant/leverancier. Als facturen rechtstreeks in de dagboeken worden geboekt dan kan per factuur een betalingsconditie worden meegegeven waarmee de vervaldatum wordt bepaald. Onderin het scherm wordt voor de geselecteerde regel nog extra informatie getoond. Bij openstaande posten die nog in concept staan wordt de status In bewerking getoond. Als voor aan de regel een sterretje staat geeft dit aan dat bij de te ontvangen post een notitie aanwezig is. Deze kan worden bekeken/gewijzigd door te dubbelklikken op de te ontvangen post waardoor wordt ingezoomd naar de onderliggende informatie. Via het symbool kunnen de onderliggende boekingen van de te ontvangen post worden bekeken. Als de post een verkoopfactuur betreft die via Visma Teleboekhouden is aangemaakt dan kunnen via het symbool de orderregels van de verkoopfactuur worden bekeken. Via het symbool kan de notitie van de verkoopfactuur worden opgevraagd. Bij een integratie met Scanboeken kan het bijbehorende document worden opgevraagd met het symbool. Ook via het Documenten symbool kunnen de verkoopfactuur of het Scanboeken document worden opgevraagd. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

42 Wanneer u gebruik maakt van Telebankieren en u uw klanten automatisch incasseert, kan via dit scherm een selectie worden gemaakt van te incasseren posten. Alleen nietgeblokkeerde posten kunnen worden gemarkeerd. Een post kan geblokkeerd zijn doordat bij de klant de instelling Incasso toegestaan niet is geactiveerd of doordat de post handmatig is geblokkeerd voor incasso. Door te dubbelklikken op de post worden de onderliggende gegevens zichtbaar. Op het moment dat een incasso-opdracht wordt toegevoegd aan een incassobestand dan zal de agenderingsdatum van de incasso-opdracht worden ingevuld als datum Onderweg. De post blijft in dat geval nog steeds aanwezig als openstaande post totdat deze is tegen geboekt vanuit de bank. Het is echter ook mogelijk om gebruik te maken van de optie Ontvangsten onderweg waarbij de openstaande posten via een tussenrekening meteen worden tegen geboekt wanneer ze betaald worden. Uw adviseur kan deze optie voor u instellen. Symbool Sneltoets Omschrijving F3 Klaarzetten van de incasso-opdracht(en) Alles markeren/demarkeren Shift+F2 F2 Post blokkeren/deblokkeren Opvragen boekingen Document Verkoopfactuur Notitie verkoopfactuur Opvragen Scanboeken document spatiebalk Markeren van open post voor incasso Selecteren van de IBAN voor de incasso-opdrachten In hoofdstuk Telebankieren staat omschreven hoe u vanuit dit scherm aangemaakte incasso-opdrachten ook op een andere wijze kunt aanmaken en hoe vervolgens een incassobestand kan worden aangemaakt om in te lezen in het bankpakket. Let op: De gemarkeerde posten worden niet tussentijds opgeslagen. Indien u het scherm verlaat alvorens incasso-opdrachten aan te maken, gaan deze gegevens verloren. Het ligt voor de hand om bovenstaande procedure volledig te volgen. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

43 Betalingsherinneringen Via deze menuoptie kunnen betalingsherinneringen worden aangemaakt en g d voor meerdere klanten tegelijk. Deze functie kan alleen worden gebruikt als een XML-layout van het type Aanmaning beschikbaar is (zie ook hoofdstuk Verkoop en Basisgegevens- Layouts). In het scherm zijn alle openstaande posten te zien waarvan de verkoopfacturen financieel zijn verwerkt (status A ). De kolommen en functies komen overeen met het scherm Te ontvangen posten plus drie extra kolommen, de betalingsconditie, het aantal keren dat is aangemaand (#) en de datum van de laatste aanmaning. De aan te manen posten kunnen met behulp van de spatiebalk worden gemarkeerd, of via het symbool Alles (de-)markeren in de werkbalk. Kies vervolgens in de werkbalk voor Post aanmanen zodat het onderstaande scherm verschijnt. Om aanmaningen te kunnen mailen, dient bij alle gemarkeerde klanten het adres te zijn ingevuld. Door een aanmaning te registreren wordt het aantal keren aangemaand verhoogd. Via de stamgegevens van de relatie, tab [Financieel], kan een klant worden geblokkeerd voor aanmaningen. Symbool Sneltoets Omschrijving F6 Post(en) aanmanen Alles markeren/demarkeren Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

44 Te betalen posten De functionaliteit van het overzicht van de [Te betalen posten] komt grotendeels overeen met hetgeen hiervoor is omschreven bij de [Te ontvangen posten]. U kunt direct vanuit het overzicht betalingen markeren en direct omzetten naar betaalopdrachten. Het overzichtsscherm is voorzien van een extra kolom waarin de bedragen van de posten worden overgenomen. Voor een deelbetaling kan dit bedrag handmatig worden gewijzigd. Alleen niet-geblokkeerde posten kunnen worden gemarkeerd. Een post kan geblokkeerd zijn doordat de leverancier geblokkeerd is voor betalingen of doordat de post handmatig is geblokkeerd voor betaling. Door te dubbelklikken op de post worden de onderliggende gegevens zichtbaar. Op het moment dat een betaalopdracht wordt toegevoegd aan een betaalbestand en het betaalbestand daadwerkelijk wordt aangemaakt dan zal de agenderingsdatum van de betaalopdracht worden ingevuld in de kolom Onderweg. De post blijft in dat geval nog steeds aanwezig als openstaande post totdat deze is tegen geboekt vanuit de bank. Het is echter ook mogelijk om gebruik te maken van de optie Betalingen onderweg waarbij de openstaande posten via een tussenrekening meteen worden tegen geboekt als ze betaald worden. Uw adviseur kan deze optie voor u instellen. In paragraaf staat omschreven hoe u vanuit dit scherm aangemaakte betaalopdrachten ook op een andere wijze kunt aanmaken en hoe daarna een betaalbestand kan worden aangemaakt om aan te leveren aan uw bank. Symbool Sneltoets Omschrijving F3 Klaarzetten van de betaalopdracht(en) Alles markeren/demarkeren Shift+F2 F2 Post blokkeren/deblokkeren Opvragen boekingen Document Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a Opvragen Scanboeken document spatiebalk Markeren van open post voor betalen, overnemen bedrag Het aanmaken van een betaalopdracht gaat als volgt: Selecteren van de IBAN voor de betaalopdrachten 1. Markeer de te betalen posten met behulp van de spatiebalk. In de kolom Betalen wordt het te betalen bedrag automatisch ingevuld. Met het symbool kunnen alle, nietgeblokkeerde posten automatisch worden gemarkeerd. 2. Indien het een deelbetaling betreft, dient het bedrag handmatig te worden gewijzigd in de kolom [Betalen]. 3. Wanneer alle betalingen zijn neergezet, kiest u in de werkbalk het bankrekeningnummer dat u wenst te gebruiken voor de betaalopdrachten. 1. Met de sneltoets F3 of het symbool kunt u de betaalopdrachten aanmaken. 2. Nadat de betaalopdrachten zijn aangemaakt is de kolom [Betalen] weer leeg.

45 Let op: De ingevoerde te betalen bedragen worden niet tussentijds opgeslagen. Indien u het scherm verlaat alvorens betaalopdrachten aan te maken, gaan deze gegevens verloren. Het ligt voor de hand om bovenstaande procedure volledig te volgen. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

46 Hoofdmenu Mutaties Coderen versus Dagboeken Onder het menu Mutaties worden, afhankelijk van uw specifieke administratie instellingen, de Codeerboeken en/of de Dagboeken getoond met daaronder de specifieke registers waarin u documenten of financiële mutaties kunt vastleggen zoals: - Bankafschriften - Kasregistratie - Inkoopfacturen - Verkoopfacturen - Memoriaal (wordt veelal door uw intermediair geboekt) De laatstgenoemde categorie mutaties (Memoriaal) zijn vaak wel essentieel voor het compleet maken van een boekhouding maar worden meestal door uw intermediair geboekt. Deze mutaties betreffen veelal beginbalans, salarismutaties, afletteren van openstaande bedragen, afschrijvingen e.d. Deze boekingen zijn dus vaak specialistisch van aard. Indien u wel de beschikking heeft gekregen over deze functionaliteit adviseren wij u omwille van de inzichtelijkheid van uw administratie om iedere memoriaalpost op een aparte bladzijde in te voeren. Of u nu wel of geen Memoriaal boekt, de resultaten van die boekingen zijn uiteraard altijd voor u zichtbaar via de overzichten. Tevens ziet u ook een mogelijkheid om bestanden in te kunnen lezen (importeren). Deze optie is alleen aanwezig als dit in overleg met uw intermediair is ingesteld. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

47 Coderen Inleiding In de meeste situaties geldt dat voor u is ingesteld dat u boekingen vastlegt in de Codeerboeken. Deze optie biedt namelijk een ideale scheiding tussen u en uw intermediair aangezien u conceptboekingen vast kunt leggen zonder dat deze mutaties een definitief karakter krijgen. Wanneer u gereed bent met de invoer van een codeerbladzijde kunt u deze zelf verwerken of, afhankelijk van gemaakte afspraken, uw intermediair. Door de bladzijde te verwerken verdwijnt bij u automatisch de mogelijkheid om de mutaties alsnog te wijzigen. Voor uw intermediair kan dat belangrijk zijn aangezien hij/zij de door u aangeleverde gegevens inmiddels al gecontroleerd kan hebben en eventueel ook aangiftes daarop gebaseerd zijn. Ieder codeerboek bestaat uit bladzijden met regels waarop u de mutaties kunt vastleggen. Bij bankmutaties wordt verondersteld dat een bladzijde gelijk is aan een bankafschrift. Voor kasmutaties geldt dat u het best kunt kiezen voor een bladzijde per dag of per periode. Verkoop- en inkoopfacturen kunt u per batch invoeren (een bladzijde met alle facturen van een periode). Om beeld te houden op uw operationeel resultaat wordt altijd een tussenstand bijgehouden van de conceptboekingen. Samen met de definitieve boekingen die uw intermediair toevoegt of wijzigt, houdt u zo altijd controle over uw organisatie. Hoofdscherm codeerbladzijden In het hoofdscherm maakt u bladzijden aan waarop u de financiële transacties in regelvorm kunt vastleggen. Welke codeerboeken voor u beschikbaar zijn, zal in overleg met uw intermediair zijn bepaald. Veelal beperkt zich dit tot Kasregistratie, Bankafschriften, Inkoopfacturen en Verkoopfacturen. Als u ook verkoopfacturen aanmaakt via Visma Teleboekhouden dan zal het codeerboek voor verkoopfacturen niet worden getoond in het menu Mutaties maar bij de menuoptie Verkoop. Bij het aanmaken van een codeerbladzijde kiest u als omschrijving bij Inkoop en Verkoop veelal voor algemene namen zoals Facturen september. Bij bankmutaties kiest u vaak voor Afschrift <afschriftnummer> en bij kas voor Kas dd-mm-jjjj. Na invoer van een codeerbladzijde kiest u veelal direct voor [Bewaren en openen] omdat u dan meteen kunt beginnen met het vastleggen van de eerste mutatieregel. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

48 Een codeerbladzijde Inkoopfacturen (en ook Verkoopfacturen indien geen gebruik wordt gemaakt van het factuursysteem) is in feite een verzameling van een stapel facturen die u op één moment achter elkaar registreert. Doelstelling is daarbij dat u de gegevens op de regels zo goed mogelijk registreert. Nadat alle regels op een codeerbladzijde correct zijn ingevoerd zal de laatste kolom op de codeerbladzijde [Geldig] automatisch worden aangekruist. Daarna heeft u de mogelijkheid om een codeerbladzijde te verwerken met de hierna vermelde sneltoets. Voor het verwerken van meerdere codeerbladzijden tegelijk, dient u eerst de bladzijden te markeren met behulp van de spatiebalk. Na het verwerken is een bladzijde niet meer zichtbaar in het scherm. De controle door uw intermediair zal meestal niet direct plaatsvinden nadat u uw mutaties heeft geregistreerd en verwerkt. Veelal gebeurt dit periodiek voor alle door u klaargezette mutaties. U spreekt met uw intermediair af met welke frequentie dit gebeurt. De gegevens van verwerkte en niet verwerkte codeerbladzijden zijn terug te vinden in het invoerverslag. Dit kan worden opgevraagd door in het scherm van de codeerbladzijden in de werkbalk te kiezen voor Afdrukken. Via het symbool in de werkbalk kunnen codeerbladzijdes worden gekopieerd. Deze functie is niet beschikbaar voor bank- en kasbladzijden. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

49 De volgende Specifieke functies zijn beschikbaar bij de codeerbladzijden: Symbool Sneltoets F3 spatiebalk Omschrijving Bladzijde verwerken Markeren van bladzijden voor verwerking Kopiëren van codeerbladzijde Subscherm (invoeren van) codeerregels Het invoerscherm voor codeerregels biedt een aantal belangrijke aandachtspunten. In onderstaand voorbeeld ziet u op één codeerbladzijde, één inkoopfactuur die over twee regels is geboekt omdat de factuur over twee verschillende onderwerpen ging die we graag apart gerubriceerd (op verschillende grootboekrekeningen) wilden vastleggen. Rechtsonder ziet u echter toch het totaal van deze twee aparte regels alsmede het totaal BTW bedrag van de ene factuur. Het boeken van inkoopfacturen op een codeerbladzijde is in de basis een heel eenvoudig principe. U maakt eerst een bladzijde aan. Vervolgens opent u de bladzijde en gaat u op deze bladzijde uw stapel inkoopfacturen registreren. Na iedere invoer kiest u direct voor [Bewaren en Nieuw] zodat u meteen een nieuw leeg invulformulier in beeld krijgt. Wanneer u facturen wilt splitsen om bijvoorbeeld de kosten te verdelen over verschillende grootboekrekeningen, dossiers (kostenplaatsen) of BTW-percentages dan moet u echter niet kiezen voor [Bewaren en Nieuw] maar na invoer van de eerste regel voor [Bewaren]. Het voordeel is dat dan het invulformulier niet ververst wordt met een leeg venster maar de ingevoerde gegevens gewoon laat staan. U past dan alleen die gegevens aan die u wenst aan te passen en kiest dan voor [Bewaren als Nieuw]. Er wordt dan een nieuwe regel toegevoegd. In de praktijk is dit even wennen en het zal in het begin wel eens voor kunnen komen dat u uw bestaande eerste regel overschrijft omdat u kiest voor [Bewaren]. Gebleken is dat dit snel voorbij gaat en daarna heel snel uw facturen kunt registreren. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

50 Voorbeeld invulformulier waarbij de knop Bewaren als Nieuw wordt benadrukt. Overzicht van belangrijke gegevens om te onthouden bij het werken met coderen: 1. U kunt verschillende facturen van verschillende relaties op één bladzijde registreren. 2. Per factuur kunt u regels splitsen met hetzelfde factuurnummer. In bovenstaand schermvoorbeeld ziet u dat een deel van factuur is geboekt op rekening 7115 en het restant is geboekt op rekening Het is raadzaam om bij het splitsen van facturen de netto bedragen in te voeren die ook op de factuur zijn vastgelegd. Het bijbehorende bruto bedrag wordt dan automatisch uitgerekend. U kunt een netto bedrag invoeren door achter het bedrag te kiezen voor Netto Ink. Factuur. 3. Om te controleren of het totaal factuurbedrag van de betreffende factuur overeen komt met hetgeen u geboekt heeft, kijkt u in het overzichtsscherm Codeerbladzijden rechtsonder waar het Cumulatief Bedrag en het totaal BTW bedrag worden weergegeven. Deze velden zijn ook op de achtergrond zichtbaar terwijl u nog in de invoer van codeerregels zit. 4. Indien sprake is van een creditnota kunt u achter het veld Bedrag kiezen hoe gerekend moet worden met de BTW (netto/bruto) en hoe de boeking dient plaats te vinden (nota/creditnota). 5. In bovenstaand voorbeeld wordt het veld Dossier getoond. Dit veld is echter uitsluitend zichtbaar indien u beschikt over de dossieradministratie. Hiermee kunt u boekingen toewijzen aan dossiers waarop u werk verricht zoals projecten, opdrachten, orders, werken, klussen, zodat u nog meer informatie uit uw administratie kunt analyseren. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

51 6. Bij het registreren van inkoopfacturen kan het wenselijk zijn om automatisch een volgnummer oftewel een boekstuknummer te laten toekennen aan een inkoopfactuur zodat deze in volgorde kunnen worden opgeborgen. Uw intermediair kan deze functie voor u instellen. Voor het registreren van bankafschriften in codeerboeken is extra functionaliteit aanwezig. Deze kunt u vinden in het hoofdstuk Telebankieren van deze handleiding. Let op: Indien u geen geschikte Codeerrekening weet te vinden, kunt u dit veld op de mutatieregel ook gewoon voor even leeglaten. De regel is dan echter niet geldig zodat u de gehele bladzijde nog niet kunt verwerken om over te dragen aan uw intermediair. Dagboeken Inleiding Als u relatief zelfstandig (zonder intermediair) uw administratie voert, kunnen mogelijk de dagboeken voor u geactiveerd zijn in plaats van of naast de codeerboeken. Binnen de dagboekadministratie geldt dat iedere inkoopfactuur of verkoopfactuur een aparte bladzijde vormt. Hoofdscherm dagboekbladzijden Het hoofdscherm Dagboekbladzijden is voorzien van tabs om per maand de ingevoerde bladzijden te laten zien. De dagboekadministratie vormt de daadwerkelijke financiële administratie en een extra verwerking is dus niet meer noodzakelijk. Zolang de laatste kolom [Gebl.] (Geblokkeerd) niet is gevuld beschikt u over de mogelijkheid om de mutaties op de betreffende bladzijdes te wijzigen. Uw intermediair beschikt over de mogelijkheid om bladzijdes te blokkeren die gecontroleerd zijn. In tegenstelling tot bij de codeerboeken, is bij het boeken van bankafschriften rechtstreeks in de dagboeken geen saldocontrole mogelijk. Wel kan via het symbool Beginsaldo instellen in de werkbalk het beginsaldo van kas- en bankdagboeken worden ingevoerd zodat op de overzichten een correct beginsaldo zal worden getoond. Hiervoor moet eerst een bladzijde zijn aangemaakt. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

52 Een invoerscherm Dagboekbladzijden vereist direct meer gegevens dan een codeerbladzijde. Op de bladzijde voert u de boekingsperiode in, alsmede de wijze waarop u de regels wenst in te voeren zijnde Netto of Bruto. In een dagboekbladzijde kan een vreemde valutacode worden ingevuld. Dit houdt in dat voor alle regels binnen de bladzijde de bedragen automatisch worden omgerekend van de vreemde valuta naar de administratievaluta. Het is dan niet nodig om dit per regel te laten berekenen. Bij het aanmaken van een dagboekbladzijde wordt als omschrijving de naam van het dagboek ingevuld. Het is aan te raden om deze omschrijving aan te passen aangezien deze getoond wordt in de rapportages. Via het symbool in de werkbalk kunnen dagboekbladzijdes worden gekopieerd. Deze functie is niet beschikbaar voor bank- en kasbladzijden. De volgende Specifieke functies zijn beschikbaar bij de dagboekbladzijden: Symbool Sneltoets Omschrijving Beginsaldo instellen bij bank/kas Kopiëren van dagboekbladzijde Subscherm dagboekregels In het subscherm dagboekregels dienen mutaties te worden vastgelegd zoals aangegeven in onderstaand voorbeeld. Het daarin getoonde veld Dossier is uitsluitend zichtbaar indien u beschikt over de dossieradministratie. Hiermee kunt u boekingen toewijzen aan dossiers waarop u werk verricht zoals projecten, opdrachten, orders, werken, klussen, Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

53 Het eindresultaat na invoer van de factuurkopregel en daarna de factuurdetailregel is onderstaand scherm waarin de kop- en detailregel samen worden getoond. Let op: Een dagboekregel kent geen pardon. U dient altijd geldige boekingsregels vast te leggen. Ongeldige of incomplete regels kunnen niet worden opgeslagen. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

54 Wijzigen boekingen via grootboekkaart Vanuit diverse plekken in Teleboekhouden is het mogelijk om de boeking op een grootboekkaart direct te bekijken en/of te wijzigen. Dit geldt alleen voor de dagboekgegevens en het wijzigen is alleen beschikbaar als u als gebruiker daar ook rechten voor heeft. Na het opvragen van de mutaties kan via Wijzigen de geselecteerde post worden geopend en worden bekeken en/of aangepast. Deze functie is beschikbaar is de volgende onderdelen: Relaties Klanten/Leveranciers Mutaties Overzichten Standaard overzichten Mutaties Overzichten Specifieke overzichten Klik op bedrag Klik op rekening Mutatie historie Via de Mutatie Historie kunnen alle boekingen uit de dagboeken en de nog niet verwerkte codeerboekingen worden opgevraagd. Voor de dagboekgegevens zijn twee menu-opties beschikbaar, Bladzijde-mutaties en Regelmutaties. Via Mutaties (Bladzijde) kunt u een overzicht van alle dagboekbladzijdes opvragen. Door te dubbelklikken op een bladzijde kunt u inzoomen op de regels. Via de menu-optie Mutaties (Regels) kunt u meteen naar het overzicht met alle afzonderlijke dagboekregels. Bij Mutaties in bewerking vindt u een overzicht van alle codeerboekingen die nog niet zijn verwerkt naar de dagboeken. Via deze schermen kunnen selecties en sorteringen worden gemaakt om snel boekingen uit het boekjaar terug te kunnen vinden. Hiervoor kan een filter worden gelegd op bijna alle kolommen die in het scherm aanwezig zijn. De mutaties zijn per periode verdeeld over verschillende tabbladen maar er is ook een tab aanwezig met alle mutaties. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

55 Op een aantal velden waarin alleen een code staat, kan via een muisklik de omschrijving worden getoond. Dit kan bij de velden Dagboek, Rekening en in het scherm Mutatie (Bladzijde) ook bij de relatiecode. In het overzicht met de mutatieregels zijn de symbolen beschikbaar om gekoppelde documenten op te vragen. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

56 Hoofdmenu Telebankieren Bankafschriften invoeren Inleiding Bankafschriften kunnen handmatig worden geboekt net zoals de andere codeer- of dagboekbladzijden. Telebankieren biedt echter ook een aanvulling op de handmatige invoer van bankafschriften, namelijk de mogelijkheid om bankafschriften in te lezen en betaal- of incassobestanden aan te maken. Hoofdscherm bankafschriften In het hoofdscherm van de bankafschriften ziet u een overzicht met de bankafschriften waarin in verschillende kolommen de status van het bankafschrift wordt aangegeven. Een bankafschrift kan pas worden verwerkt als er vinkjes staan in de kolommen [Geldig]. Een bankafschrift is geldig als alle afschriftregels volledig zijn ingevuld en als de saldo s kloppen. In de kolom [Melding] staat de reden vermeld waarom een afschrift niet geldig is. De kolom [Match] is bedoeld voor een aantal extra controles die door uw kantoor kunnen worden ingesteld. Standaard controles zijn het gebruik van de vraagpostenrekening in boekingen, het gebruik van een factuurnummer zonder dat er een relatienummer is ingevuld en het gebruik van een relatie zonder dat er een factuurnummer is ingevuld. Handmatige invoer bankafschriften In onderstaand scherm wordt een voorbeeld gegeven van het aanmaken van een codeerbladzijde voor bankafschriften (voor kasregistratie werkt dit op dezelfde manier). Bij handmatige invoer zal de basis worden gevormd door een bankafschrift van uw bank. Alle transacties van het bankafschrift worden in dit geval binnen 1 bladzijde geboekt. In de omschrijving van de codeerbladzijde kan het afschriftnummer worden vermeld. Het is mogelijk en gebruikelijk om te werken met het begin- en eindsaldo van het bankafschrift. Ook bij een kasboek kan met begin- en eindsaldo worden gewerkt. Dit is afhankelijk van de instellingen die uw intermediair heeft ingesteld. De saldocontrole werkt tweeledig, ten eerste wordt gecontroleerd of de totaaltelling van alle regelbedragen van het bankafschrift overeenkomt met het verschil tussen begin- en eindsaldo. Tevens wordt gecontroleerd of het beginsaldo van een bladzijde overeenkomt met het eindsaldo van de vorige bladzijde van het codeerboek. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

57 Let op: Bij gebruik van saldocontrole hoeft u bij het aanmaken van een bladzijde alleen het eindsaldo in te vullen. Het beginsaldo wordt automatisch ingevuld en is gebaseerd op het eindsaldo van de vorige codeerbladzijde. Vaak dient bij de eerste codeerbladzijde van een boekjaar het beginsaldo handmatig te worden aangepast. Dit is mogelijk via Basisgegevens Codeerboeken. Na het openen van de bladzijde kunnen de boekingsregels worden ingevoerd. Als u werkt via het factuurstelsel dan kunt u op twee manieren boeken. U kunt een openstaande post afboeken of u kunt rechtstreeks boeken op een kosten- of omzetrekening. Om een openstaande post af te boeken kiest u eerst de relatie. Hierdoor wordt automatisch de verzamelrekening voor debiteuren of crediteuren ingevuld en vervolgens kunt u bij het factuurnummer de openstaande post selecteren die blijkens het bankafschrift is betaald. Als u een regel wilt boeken die niet is gebaseerd op een openstaande factuur dan vult u geen relatie en geen factuurnummer in, hierdoor blijft het veld voor de codeerrekening beschikbaar en kunt u daar de gewenste rekening invullen. Bij het afboeken van een open post kunt u geen BTW invullen, deze wordt namelijk al bij de factuur geboekt. Als u rechtstreeks op een kosten- of omzetrekening boekt dan dient u wel rekening te houden met de nog te boeken BTW. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

58 Er is nog een andere methode om de regels waarin een openstaande post wordt betaald op een eenvoudige manier toe te voegen. Maak in dat geval nog geen nieuwe regel aan maar kies F3 of het symbool Afboeken open posten in de werkbalk. Er verschijnt nu een scherm met alle openstaande posten, verdeeld over de tabbladen Te ontvangen posten, Te betalen posten en Alle posten. Selecteer het gewenste tabblad waarna u met de spatiebalk alle posten markeert die op het bankafschrift zijn betaald. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

59 Vervolgens verwerkt u deze posten met het symbool waarna de afschriftregels automatisch worden toegevoegd aan de bladzijde. Als er een betalingsverschil is dan kunt in de kolom [Mutatie] het betaalde bedrag invullen. Bij het verlaten van de regel zal een venster verschijnen waarin u kunt aangeven hoe het betalingsverschil moet worden verwerkt. Let op: Tijdens het markeren van meerdere open posten is het niet mogelijk om van tabblad te wisselen; de bestaande markeringen zullen dan niet meer actief blijven. De volgende Specifieke functie is beschikbaar bij het handmatig invoeren van bankafschriften: Symbool Sneltoets Omschrijving F3 Afboeken open posten Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

60 Inlezen bankafschriften Het hoofdscherm voor het inlezen van bankafschriften is in feite hetzelfde scherm waarmee u ook handmatig met coderen bankafschriften kunt invoeren. Door de toevoeging van één specifieke functie (hieronder met arcering in de werkbalk weergegeven maar ook op te starten met F2) heeft u de mogelijkheid om een bankafschrift automatisch in te lezen. Deze inleesfunctie analyseert de bankmutaties en probeert waar mogelijk meteen voor u een juiste boeking te maken. Indien alle bankmutaties op een afschrift volledig ingevuld zijn en ook de saldocontrole geen problemen oplevert, dan verschijnt de melding Ok en tevens wordt de indicator Geldig automatisch aangevinkt. Indien dit niet geval is dient het afschrift geopend te worden om de ingelezen mutaties te wijzigen. Het wordt aangeraden om ieder afschrift te controleren en vast te stellen of u de voorgestelde boekingen in de betreffende situatie daadwerkelijk op die wijze wenst te verwerken of dat u nog enkele wijzigingen wenst aan te brengen. De kolom [Match] in het bankafschrift is bedoeld voor een aantal extra controles die door uw kantoor kunnen worden ingesteld. Standaard controles zijn het gebruik van de vraagpostenrekening in boekingen, het gebruik van een factuurnummer zonder dat er een relatienummer is ingevuld en het gebruik van een relatie zonder dat er een factuurnummer is ingevuld. Voor het inlezen van bankafschriften raden wij aan om vanuit uw bankprogramma een MT940- om CAMT053 bestand te exporteren. Deze bestanden bevatten de meest volledige informatie van uw transacties alsmede de saldo-informatie van de afzonderlijke afschriften. Bij het inlezen van bankafschriften wordt een waarschuwing gegeven als bankafschriften al eerder zijn ingelezen of als er mutaties uit een ander boekjaar zijn ingelezen. In dat geval dient u te controleren of de ingelezen bankafschriften wellicht verwijderd moeten worden. Naast het importeren van bankafschriften biedt Visma Teleboekhouden de mogelijkheid om gegevens op te halen via een directe bankkoppeling. Deze mogelijkheid wordt o.a. geboden door de ABN-AMRO, ING en Rabobank. Voor deze functie is een apart symbool in de werkbalk aanwezig. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

61 Let op: Als u zelf niet boekt in Teleboekhouden dan kunt u toch bankafschriften inlezen en bekijken. Hiervoor is een optie aanwezig onder Importeren. De volgende Specifieke functies zijn beschikbaar bij de bankafschriften: Symbool Sneltoets Omschrijving F2 Bankafschrift inlezen Bankafschrift ophalen via directe bankkoppeling F3 F4 Bladzijde verwerken Herkenning opnieuw uitvoeren Hoofdscherm bankafschriftregels In het scherm met codeerregels worden de afzonderlijke regels van het bankafschrift getoond. Bij het inlezen van een bankafschrift vindt een herkenningsproces plaats waarbij een aantal gegevens automatisch wordt gevuld. Voor elke regel wordt onderaan een opmerking getoond. Als alle verplichte velden van een regel zijn ingevuld, verschijnt de melding Ok en tevens wordt de indicator Geldig automatisch aangevinkt. Als de regel niet volledig is gevuld, staat bij de opmerking vermeld welk gegeven mist. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

62 Mutatiescherm bankafschriftregel In het onderstaande scherm kunt u de ingelezen boekingen aanvullen en corrigeren. Indien de omschrijving van de mutaties nog niet geheel de juiste is kunt u deze handmatig aanpassen. In de tab [Notitie] staat de tekst van de banktransactie zoals die is ingelezen vanuit het bankbestand. Hierin is onder andere het IBAN van de tegenrekening te vinden. Het kan voorkomen dat in één afschriftregel meerdere facturen zijn betaald. In dat geval kan op die regel gebruik worden gemaakt van de functie om meerdere open posten af te boeken zoals die is beschreven in Daarbij dient wel de oorspronkelijke, ingelezen regel te worden verwijderd omdat deze anders dubbel wordt geboekt. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

63 De volgende functie is beschikbaar bij het vastleggen/corrigeren van bankmutaties: Symbool Sneltoets F5 F3 F4 Omschrijving Aanmaken herkenningscode Afboeken open posten Herkenning opnieuw uitvoeren Herkenning van bankafschriften Tijdens het inlezen van bankafschriften vindt een herkenningsproces plaats. Zo wordt er gekeken naar de IBAN s die u heeft vastgelegd bij uw relaties, de document/factuurnummers die ingeboekt zijn in inkoop- of verkoopregisters en eerder door u aangemaakte betaal- en incasso opdrachten. Waar mogelijk wordt geprobeerd om een afschriftregel te combineren met een openstaande factuur zodat deze factuur automatisch wordt tegen geboekt. Om ervoor te zorgen dat er automatisch nog completere boekingen worden aangemaakt kunt u herkenningscodes aanmaken. Herkenningscodes kunnen bij uitstek worden gebruikt voor de afschriftregels waar geen openstaande post aan is gekoppeld en die regelmatig terugkeren, denk hierbij aan bankkosten, elektra etc. De volgende keer dat u een bankafschrift inleest zal de herkenningscode worden gebruikt om de afschriftregel meteen te herkennen en de goede boeking te maken. Een herkenningscode kan worden aangemaakt vanuit een geldige afschriftregel via de F5- toets of het symbool in de werkbalk. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

64 In het hierboven weergegeven voorbeeld wordt herkend op het woordje HUUR. Zodra op uw bankafschrift een omschrijving voorkomt met dit woord erin, zal de boeking plaatsvinden op rekening 4300 met BTW code 3. Als boekingsomschrijving zal nu de regelomschrijving uit het bankafschrift worden overgenomen. Het is van belang dat de volledige tekst van een herkenningscode voorkomt in alle volgende afschriften die worden aangeboden. In een herkenningscode mag daarom geen tekst worden opgenomen die specifiek is voor één factuur. Dus wel HUUR maar niet HUUR JANUARI 2012 aangezien deze laatste tekst maar één keer in een bankafschrift zal worden vermeld. Als in een herkenningscode, naast de herkentekst, tevens de optie herkenning op bankrekeningnummer wordt geactiveerd, wordt een post alleen herkend als én de herkentekst voorkomt én het ingevulde banknummer in de afschriftregel is meegekomen. Het is ook mogelijk om een post alleen op basis van het bankrekeningnummer te herkennen. In dat geval dient de herkentekst leeg te zijn en dient alleen de optie Herkenning op bankrekeningnummer actief te zijn. Op tabblad Dimensies kan een dossier worden vastgelegd, dit zal worden overgenomen in de boeking. Een herkenningscode kan ook worden gebruikt als hulpmiddel om openstaande posten te kunnen herkennen. In het standaard herkenningsproces wordt op basis van het IBAN de bijbehorende relatie gezocht waarna de openstaande posten worden doorlopen tot een match is gevonden. Als er echter geen IBAN bekend is kan de relatie worden gezocht via Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

65 een herkentekst waarna alsnog de openstaande posten van de relatie worden doorlopen. In dat geval dienen bij de herkenningscode geen boekingsgegevens maar alleen de relatie te worden vastgelegd. In sommige gevallen kan het wenselijk zijn om de herkenning opnieuw uit te laten voeren, bijvoorbeeld nadat u bij relaties ontbrekende IBAN s heeft toegevoegd. Dit is mogelijk via het symbool waarna het onderstaande keuzescherm verschijnt. Bij de keuze Alleen de nog niet-herkende regels zal het proces alleen de regels doorlopen die nog niet zijn herkend. Bij het opnieuw herkennen van de bladzijde wordt de eerdere herkenning volledig verwijderd en worden alle regels opnieuw doorlopen. Let op: hierbij worden ook de al gemaakte correcties verwijderd! Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

66 SEPA Betaalopdrachten Betaalopdrachten aanmaken De functie Betaalopdrachten (Telebankieren/Betaalopdrachten) werkt net zoals u gewend bent van de programmatuur die u via uw bank heeft gekregen. Door de betaalopdrachten aan te maken vanuit deze toepassing beschikt u echter meteen over de mogelijkheid om direct vast te leggen hoe de boeking later in de boekhouding moet worden opgenomen. U kunt dit doen door de velden op het tabblad [Gegevens boekhouding] in te vullen. Indien u uw inkoopfacturen vooraf heeft ingevoerd (door de administratie bij te houden op basis van het factuurstelsel) kunt u gebruik maken van de mogelijkheid om de openstaande post eenvoudig direct te selecteren uit de lijst van openstaande facturen. Wanneer u een nieuwe betaalopdracht aanmaakt vanuit het scherm Telebankieren/ betaalopdrachten/ CTR-N kunt u bij het veld Factuur een opvraaglijst openen. U krijgt dan de totale lijst van openstaande posten te zien. Na selectie van de factuur is de gehele betaalopdracht compleet aangemaakt. Indien u slechts een deel wenst te betalen past u het bedrag aan. Wanneer u eerst het veld Begunstigde invult en dan bij het veld factuur de opvraaglijst opent, worden in de lijst enkel de openstaande posten van die leverancier getoond. Let op: U kunt ook betaalopdrachten selecteren vanuit het overzicht Te betalen posten dat als submenu bij de leveranciers is terug te vinden. Let op: Niet alle banken beschikken over de mogelijkheid om op basis van Internet betaalbestanden in te lezen. In dat geval dient u te werken met de PC applicatie die u van uw bank kunt krijgen. In die programmatuur die u op uw computer dient te installeren, kunt u vervolgens wel betaalopdrachten inlezen. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

67 Voor administraties die geboekt worden op basis van een factuurstelsel bestaan de volgende methodes om betaalopdrachten aan te maken: 1. Deels handmatig waarbij tijdens de invoer de leverancier wordt gekozen en vervolgens uit de lijst van openstaande posten die dan automatisch gefilterd wordt op enkel de openstaande posten van de gekozen leverancier 2. Deels handmatig direct uit de lijst van alle openstaande posten van alle leveranciers door geen voorbezetting in te voeren van de leverancier 3. Vanuit overzicht Te betalen posten vanuit het menu Relaties 4. Vanuit de betaalhistorie om betaalopdrachten vanuit het verleden opnieuw aan te bieden. Ook voor administraties die geboekt worden op basis van kasstelsel is het mogelijk om betaalopdrachten aan te maken. In dat geval kan op het tweede tabblad worden opgegeven hoe de boeking moet plaatsvinden. Wanneer u op een later moment het bankafschrift inleest waar deze post daadwerkelijk wordt afgeboekt van uw betaalrekening, zal bij het inlezen automatisch herkend worden dat dit een afboeking was op basis van een eerder geplaatste betaalopdracht en de codeer rekening die is opgegeven zal dan worden overgenomen voor de definitieve boeking. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

68 Wijzigen agenderingsdatum Op het moment dat een betaalopdracht wordt aangemaakt zal de actuele datum als agenderingsdatum worden ingevuld, dit is de datum waarop de betalingen door uw bank zullen worden uitgevoerd. Mocht u deze datum willen wijzigen dan kan dit voor meerdere opdrachten tegelijk. Markeer de betaalopdrachten die u wilt voorzien van een nieuwe agenderingsdatum (met de spatiebalk of met het symbool Alles markeren in de werkbalk). Vul de gewenste betaaldatum in waarna de agenderingsdatum voor al deze opdrachten in een keer wordt gewijzigd. Het is mogelijk om posten met verschillende agenderingsdatums op te nemen in één betaalbestand. Let er dan wel op dat voor elke agenderingsdatum een aparte batch zal worden aangemaakt en als zodanig verwerkt door uw bank. Aanmaken betaalbestand Om vanuit het venster Betaalopdrachten daadwerkelijk een betaalbestand aan te maken en naar uw computer te halen om het uiteindelijk weer in te lezen in uw telebankiersoftware, kunt u voor het symbool op de werkbalk kiezen. Daarna verschijnt het dialoogvenster waarin u twee stappen dient te doorlopen. 1. Bestand aanmaken: Hiermee maakt u een online bestand aan dat naar uw lokale computer kan worden gehaald voor verzending naar uw bank. 2. Bestand ophalen: Hiermee zorgt u daadwerkelijk voor de overdracht van het bestand naar uw lokale computer. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

69 Met de optie Betalingen verdichten is het mogelijk om alle betaalopdrachten van één leverancier samen te voegen in één betaalregel. De volgende Specifieke functies zijn beschikbaar bij de betaalopdrachten: Symbool Sneltoets F2 Omschrijving Aanmaken betaalbestand Alles markeren/demarkeren Betaaldatum wijzigen Scanboeken document opvragen Let op: Het laatst aangemaakte betaalbestand wordt getoond in het scherm en kan eventueel opnieuw worden opgehaald zonder eerst een nieuw bestand aan te maken. Betaalhistorie Van alle, door u vanuit deze toepassing aangemaakte betaalopdrachten, wordt de historie bewaard. Ten eerste wordt dit uiteraard gedaan omdat u dan beschikt over een volledige historie van door u aangemaakte betaalopdrachten. Belangrijker is echter de functie om bij het inlezen van bankafschriften te kunnen herkennen op eerder door u vastgelegde gegevens. U heeft dan namelijk alles al bij uw betaalopdracht vastgelegd zodat u die betreffende mutatie niet nog eens hoeft in te voeren of te corrigeren. Een ander groot voordeel van deze betaalhistorie is dat u betaalopdrachten uit het verleden opnieuw kunt gebruiken (kopiëren) als nieuwe betaalopdracht met een nieuwe betaaldatum. Dit kan u wederom tijd besparen. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

70 Ook als u gebruik maakt van de optie om open posten meteen af te laten boeken via een tussenrekening op het moment dat een betaalbestand is aangemaakt (Betalingen OnderWeg) dan is de betaalhistorie belangrijk. Als namelijk een betaalopdracht om een bepaalde reden niet is uitgevoerd dan zal deze post opnieuw betaald moeten worden. Via het symbool terugboeken betaling onderweg in de werkbalk kan de post worden teruggezet naar de te betalen posten. Let op: Betaalopdrachten die vanuit de historie worden aangemaakt bevatten nog geen agenderingsdatum. U kunt deze handmatig of via het symbool Wijzigen agenderingsdatum vullen dan wel wijzigen. Als u geen agenderingsdatum invult zal bij het aanmaken van het betaalbestand de actuele datum worden gebruikt. De volgende Specifieke functies zijn beschikbaar bij de betaalhistorie: Symbool Sneltoets Omschrijving F2 F3 Kopiëren naar betaalopdrachten Terugboeken betalingen onderweg Let op: De betaalhistorie wordt weergegeven per periode. Indien u geen historie in beeld krijgt kan het zijn dat op de dag dat u controleert, een nieuwe periode is begonnen. Indien u dan in vorige periodes kijkt middels de tabs in het venster of kijkt onder de tab Totaal, kunt u alsnog de historie van het hele jaar bekijken. Terugmelding in bankafschrift Als u een betaalbestand aanbiedt aan uw bank dan zullen de posten die in het bestand zijn opgenomen als één post op uw bankafschrift worden terug gemeld. Via een instelling in het codeerboek (Menu Basisgegevens - Codeerboeken) kan dit worden gewijzigd zodat de posten afzonderlijk op het afschrift komen staan. Als u zelf niet de mogelijkheid heeft om deze instelling te wijzigen, kunt u dit aan uw intermediair vragen. Let op: De instelling voor het terugmelden van afzonderlijke posten wordt niet door alle banken ondersteund. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

71 Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

72 SEPA Incasso-opdrachten Voordat u in Teleboekhouden gebruik gaat maken van de automatische incasso s raden we aan de informatie te bekijken die beschikbaar is via de volgende link: Het aanmaken van SEPA incasso opdrachten en bestanden komt in basis overeen met het aanmaken van betaalopdrachten en bestanden zoals besproken in de vorige paragrafen, echter is voor incasso s extra inrichting nodig. Bankboek Bij het dagboek van de bank dient het incassant ID worden vastgelegd wat noodzakelijk is om te kunnen incasseren. Het incassant-id wordt verstrekt door de bank aan de rekeninghouder en is gebaseerd op het registratienummer bij de Kamer van Koophandel (KvK) van de rekeninghouder. Kies voor Basisgegevens Dagboeken en kies bij het bankdagboek voor het symbool in de werkbalk om het incassant ID te vullen. Voor het uitvoeren van incasso s dient een contract te worden afgesloten bij de bank. Hierin kunnen afspraken zijn gemaakt voor het maximaal aantal incasso s en bedragen. Bij het dagboek kunnen deze limieten worden vastgelegd. Bij het aanmaken van een incassobestand zal Teleboekhouden controleren of er geen limiet wordt overschreden. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

73 Incassomachtigingen Voor SEPA incasso s dient bij elke incasso-opdracht een incassomachtiging te worden meegeleverd. Deze machtigingen kunnen per debiteur worden aangemaakt in Visma Teleboekhouden. Daarbij zal als kenmerk een automatisch volgnummer worden ingevuld. Als u zelf een kenmerk wil invoeren, dan is dit mogelijk via de knop Zelf invoeren. Het kenmerk kan na opslaan van de machtiging niet meer worden gewijzigd Als een machtiging wordt getypeerd als Standaard machtiging dan zal deze automatisch worden gekoppeld aan de incasso-opdracht op het moment dat deze wordt aangemaakt vanuit het scherm Te ontvangen posten. In de incassomachtiging dient te worden opgegeven naar welk bankdagboek moet worden geïncasseerd zodat automatisch het juiste incassant ID wordt gebruikt. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

74 Aanmaken incasso opdrachten vanuit Te ontvangen posten Het aanmaken van incasso-opdrachten vanuit [Te ontvangen posten] gaat als volgt: 1. Controleer eerst of voor alle te incasseren klanten een standaard incassomachtiging is aangemaakt zodat deze automatisch kan worden meegenomen in de incassoopdracht. 2. Markeer de te incasseren posten met behulp van de spatiebalk. Met het symbool kunnen alle, niet-geblokkeerde posten automatisch worden gemarkeerd; 3. Kies in de werkbalk het IBAN dat u wenst te gebruiken voor de incasso; 4. Met de sneltoets F3 of het symbool kunt u de incasso-opdrachten aanmaken. Bij het aanmaken zal een melding komen met het aantal gemarkeerde facturen en het totaalbedrag. De incasso opdrachten komen nu terecht in het scherm [incasso opdrachten]en kunnen daar verder worden verwerkt tot een incassobestand. Als de incasso opdracht een verkoopfactuur betreft die in Visma Teleboekhouden is aangemaakt, kunnen via het symbool de orderregels van de verkoopfactuur worden bekeken. Via het symbool kan de notitie van de verkoopfactuur worden opgevraagd. Bij een integratie met Scanboeken kan het bijbehorende document worden opgevraagd met het symbool. Als voor een klant een standaard incasso machtiging is aangemaakt dan wordt deze machtiging automatisch gekoppeld aan de incasso opdracht. Als er geen standaard machtiging is zal de machtiging handmatig moeten worden geselecteerd in de opdracht. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

75 Bij een SEPA incasso opdracht met een doorlopende machtiging dient te worden meegegeven of het de eerste keer is dat de machtiging wordt gebruikt of dat het een vervolg incasso betreft. Standaard wordt als type Automatisch gebruikt, dit betekent dat in de incasso historie van Teleboekhouden wordt gekeken of de machtiging al eerder is gebruikt. Als dit niet het geval is wordt de opdracht aangeboden als een Eerste incasso. Als de machtiging wel aanwezig is in de historie wordt de opdracht aangeboden als een Vervolg incasso. Het is natuurlijk mogelijk dat u de machtiging al eerder via een andere manier heeft gebruikt maar nog niet via Teleboekhouden, in dat geval dient u in de opdracht het type te wijzigen naar Vervolgincasso. Aanmaken incassobestand Om vanuit het venster Incasso opdrachten daadwerkelijk een incassobestand aan te maken en naar uw computer te halen om het uiteindelijk weer in te lezen in uw telebankiersoftware, kunt u voor het symbool op de werkbalk kiezen. Bij het aanmaken van het bestand dient u rekening te houden met de volgende eigenschappen: - Standaard Euro incasso s en Bedrijven Euro incasso s kunnen niet worden gecombineerd in één bestand - Opdrachten met doorlopende machtiging en met eenmalige machtigingen kunnen wel worden gecombineerd in één bestand. - Een incassobestand kan meerdere batches bevatten, voor ieder type incasso in combinatie met de agenderingsdatum wordt een aparte batch aangemaakt. - Het is mogelijk dat de agenderingsdatum van incasso opdrachten wordt gewijzigd omdat rekening wordt gehouden met de minimale aanlevertermijn (2 of 5 dagen). De datum mag bovendien niet in een weekend vallen en een machtiging kan maar één keer per dag worden gebruikt. Bij het aanmaken kan de keuze worden gemaakt om een pre-notificatie mail te versturen naar het adres dat is ingevuld bij de klant die wordt geïncasseerd. Het bericht kan naar wens worden gewijzigd. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

76 De volgende Specifieke functies zijn beschikbaar bij de incasso opdrachten: Symbool Sneltoets F2 Omschrijving Aanmaken incasso bestand Alles markeren/demarkeren Incassodatum wijzigen Verkoopfactuur opvragen Notitie verkoopfactuur Scanboeken document opvragen Incasso historie Van alle, door u vanuit deze toepassing aangemaakte incasso opdrachten, wordt de historie bewaard. Ten eerste wordt dit uiteraard gedaan omdat u dan beschikt over een volledige historie van door u aangemaakte incasso opdrachten. Maar ook de bepaling of een incasso een Eerste of Vervolg incasso betreft wordt via de historie bepaald. Als na het aanbieden van het incassobestand aan de bank blijkt dat een opdracht niet kon worden uitgevoerd, dient, via de incasso-historie, de opdracht te worden geannuleerd zodat de post weer beschikbaar komt bij de Te ontvangen posten. Door het annuleren van een niet-verwerkte eerste incasso wordt de volgende keer opnieuw een eerste opdracht aangeboden. Ook als een incassobestand wordt aangemaakt maar uiteindelijk niet wordt aangeboden aan de bank dienen de opdrachten te worden geannuleerd. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

77 De incassohistorie is natuurlijk ook van belang om bij het inlezen van bankafschriften te herkennen welke posten zijn geïncasseerd. De volgende Specifieke functies zijn beschikbaar bij de incassohistorie: Symbool Sneltoets Omschrijving F2 F3 Kopiëren naar incasso opdrachten Incasso opdracht annuleren Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

78 Hoofdmenu Overzichten Standaardoverzichten Wanneer vanuit het hoofdmenu wordt gekozen voor Overzichten, zijn twee rubrieken beschikbaar: Standaard en Specifiek. Het betreft hier overzichten die direct in het scherm worden getoond zonder dat hier een PDF-reader voor nodig is. Standaard overzichten zijn standaard rapportages die niet te beïnvloeden zijn. Hoofdscherm Balans Alle rekeningen die betrekking hebben op uw bezittingen of uw schulden worden weergegeven op de balans. Het is mogelijk dat u hier meer rekeningen ziet dan het aantal waar u uit kunt kiezen tijdens het boeken. Dit kan zo ingesteld zijn door uw intermediair om de keuzemogelijkheden voor u te beperken en de kans op invoerfouten te voorkomen. In het scherm zijn tabbladen aanwezig voor de Dagboekadministratie (Werkelijk), voor de Codeeradministratie (In bewerking) en een tabblad waarop deze gegevens zijn gecombineerd (Totaal). De code (K) staat voor Klant dat niet meer of minder wil zeggen dan dat dit de geboekte regels zijn binnen de Codeeradministratie die nog bij u in behandeling zijn. Zodra codeerbladzijden worden verwerkt, verschuiven de mutaties naar de Dagboekadministratie (A, Adviseur). Om gedurende het proces de operationele resultaten beschikbaar te hebben is er natuurlijk nog de kolom met Verwacht saldo aanwezig. Bezit staat voor bezit in de vorm van Vorderingen, Inventaris, Geldelijke middelen, etc. en Schuld staat voor Schuld c.q. Vermogen wat tegenover het bezit staat. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

79 De volgende Specifieke functies zijn beschikbaar bij Standaard overzichten: Symbool Sneltoets F2 Omschrijving Overzicht van mutaties (dagboeken/coderen) Inzoomen (per relatie) F3 Grafiek (verloop van de rekening per periode) Met een dubbelklik op een rekening of via de Mutatie-knop in de werkbalk wordt een overzicht van de mutaties op een rekening getoond. Met het symbool Inzoomen kunnen de mutaties ook per relatie worden opgevraagd. Standaard wordt dit scherm getoond op basis van de dagboekadministratie van uw boekhouding. De boekingen die als voorlopige boekingen zijn vastgelegd in de codeerbladzijden worden zichtbaar met behulp van F3 of het symbool in de werkbalk van dit scherm. Met het symbool kan verder worden ingezoomd naar de onderliggende boekingen van een bladzijde. Als u als gebruiker rechten heeft om te wijzigen in de dagboeken dan kunt u de boekingen hier ook wijzigen. Als er een document is gekoppeld aan een boeking (bijv. een verkoopfactuur of scanboekdocument) dan zal het Document symbool in de werkbalk beschikbaar worden en kan het gekoppelde document worden opgevraagd. De volgende Specifieke functies zijn beschikbaar bij Standaard overzichten na inzoomen: Symbool Sneltoets Omschrijving F2 F3 Overzicht van mutaties Overzicht van mutaties in bewerking Document Hoofdscherm Winst & Verlies Opvragen/wijzigen boeking Verkoopfactuur opvragen Notitie verkoopfactuur opvragen Scanboeken document opvragen Het hoofdscherm Winst & Verlies is identiek aan het hoofdscherm Balans met dat verschil dat hier sprake is van Kosten en Opbrengsten rekeningen. Het gaat hier dus om een exploitatieoverzicht om het bedrijfsresultaat tot dit moment te kunnen volgen. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

80 Rapportages Balans en Winst & Verlies Vanuit de schermen Balans en Winst en Verlies kunnen via het symbool in de werkbalk diverse rapportages worden aangemaakt. Bij Grootboekkaarten is onderscheid tussen de grootboekkaart van definitieve boekingen en codeerboekingen (K). BTW In het scherm BTW worden in het keuzelijstje in de werkbalk de aangifterubrieken getoond zoals deze overeenkomen met het aangifteformulier van de Belastingdienst. Door voor een aangifterubriek te kiezen verschijnt in het overzicht een lijst van alle mutaties per periode die hierop betrekking hebben. Door nu op de werkbalk te kiezen voor Afdrukken verschijnt een dialoogvenster voor het afdrukken van de BTW aangifte of de Intracommunautaire Prestaties. Tevens kunt u een BTW-overzicht afdrukken van alle boekingen waarbij een te selecteren BTW-code is gebruikt. Als tijdvak heeft u de keuze tussen Periode en Factuurdatum. Bij de keuze Periode is de BTW-aangifte gebaseerd op de periode waarin facturen zijn geboekt. Bij Factuurdatum wordt gekeken naar de daadwerkelijke factuurdatum van facturen. Om te voorkomen dat facturen dubbel of niet op de BTW-aangifte worden meegenomen dient u hier altijd dezelfde keuze te maken. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

81 Let op: Indien in het lopende boekjaar c.q. administratie geen boekingen op BTW codes aan de orde zijn zal de gehele functie BTW niet zichtbaar zijn. Vaste activa Dit overzicht is alleen beschikbaar wanneer de module Vaste activa van AccountView actief is, de gegevens worden door het kantoor beheerd en zijn in Teleboekhouden op te vragen. Via een dubbelklik op het activum worden de afschrijvingsgegevens getoond. Werkkostenregeling In het geval dat uw administratiekantoor beschikt over de aanvullende module Verslagcalculatie dan is het mogelijk om in Visma Teleboekhouden een rapport Werkkostenregeling af te drukken. Uw adviseur dient hiervoor eerst de basisinrichting te doen. Bij Basisgegevens Vastewaarden zal hierna een regel aanwezig zijn voor de invoer van het fiscale loon, deze dient u per periode in te vullen. Vervolgens dient u bij alle posten die meetellen voor de werkkostenregeling op de regel het betreffende vinkje te activeren. Alle posten met deze specificatie kunt u vervolgens terugvinden in het scherm van de werkkostenregeling. Door nu op de werkbalk te kiezen voor Afdrukken verschijnt een dialoogvenster voor het afdrukken van het rapport Werkkostenregeling. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

82 Inzage in boekingen bij Monitor abonnement Wanneer u gebruik maakt van een Monitor abonnement is onder menu Overzichten de optie Mutaties beschikbaar. Hiermee kunnen de boekingen worden opgevraagd die door het kantoor zijn gemaakt. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

83 Specifieke Overzichten Dit submenu wordt afhankelijk van de instellingen die uw intermediair heeft ingesteld in uw specifieke situatie wel of niet zichtbaar. Deze functie biedt uw intermediair de mogelijkheid om overzichten samen te stellen die uniek zijn voor uw eigen organisatie en die mogelijkheid bieden om de cijfers met die van het vorig boekjaar te vergelijken. Het betreft hier veelal overzichten waarbij totalen van rekeningen bij elkaar kunnen worden opgeteld tot verdichtingen. De resultaten en de verdichtingen kunnen vervolgens in een rapportage worden opgenomen om vervolgens van daaruit nog een keer een optelsom te kunnen maken. Bij Specifieke overzichten zijn de resultaten ook per periode ondergebracht onder tabs om snel periodieke informatie over uw organisatie te krijgen. De volgende Specifieke functies zijn beschikbaar bij Specifieke overzichten: Symbool Sneltoets F2 F3 F4 Omschrijving Brugstaat Grafiek (per rubriek per periode vergeleken met vorig jaar Budget (indien vastgelegd door uw intermediair) Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

84 In het hierna volgende scherm is de grafische weergave als voorbeeld getoond van de verdichtingsrubriek Verkoopkosten. Vanuit de opvraaglijst bovenin het scherm kan nu meteen ook voor een andere verdichting gekozen worden. In onderstaande grafiek wordt vervolgens een onderbouwing van het totaal van het huidige boekjaar onderverdeeld op basis van de gekoppelde codeerrekeningen. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

85 Naast onderverdeling per codeerrekening in een grafische presentatie kan ook worden ingezoomd op de mutaties. Vanuit het hoofdscherm kan door te dubbelklikken op een onderstreept bedrag, worden ingezoomd op een rekening. Vervolgens kunt u kiezen of u de boekingen per rekening wilt zien of per relatie. Door vanuit dit overzicht weer te dubbelklikken op een regel wordt een nieuw scherm getoond met de detailregels. In dit laatste scherm kunnen ook de gekoppelde documenten worden getoond en kan, als u daar rechten voor heeft, de boeking worden gewijzigd. Voorbeeldscherm: Doorzoomen van rubriek naar rekening naar mutatie Let op: Specifieke overzichten kunnen niet door uzelf worden opgezet en onderhouden. U dient hiervoor altijd contact op te nemen met uw intermediair. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

86 Hoofdmenu Verkoop Verkooporders Hoofdscherm verkooporders In het hoofdscherm Verkooporders maakt u voor elke verkoopfactuur een afzonderlijke bladzijde aan. Een factuur wordt in eerste instantie aangemaakt zonder factuurnummer en factuurdatum en heeft daardoor dan de status Conceptfactuur of Order. De omschrijving kan als factuurreferentie worden opgenomen in de factuur lay-out en daarmee worden afgedrukt op de factuur. Ook de notitie kan naar wens op de factuur worden afgedrukt maar het is ook mogelijk dat u deze gebruikt voor interne notities. Als bij de klant is ingesteld dat de notitie moet worden getoond bij het aanmaken van een order dan zal achter de relatie het symbool verschijnen waarmee de notitie van de klant kan worden opgevraagd. De G-rekening wordt gebruikt om een percentage van het totale factuurbedrag op een andere bankrekening te laten overmaken. Het percentage dat moet worden overgemaakt naar de G-rekening kan worden ingevuld bij het aanmaken/wijzigen van de factuur. Gebruik van de G-rekening heeft geen boekhoudkundige gevolgen, het betreft alleen een vermelding op de factuur zelf. Van een verkooporder met de status Conceptfactuur kan een kopie worden gemaakt. Daarbij worden alle gegevens overgenomen, alleen de orderdatum en het ordernummer worden gewijzigd. Als alle factuurregels van een factuur correct zijn ingevoerd kan de factuur definitief worden gemaakt. Bij het definitief maken wordt automatisch een factuurnummer Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

87 toegekend en wordt de huidige datum ingevuld als factuurdatum. Als in een eerdere fase al een factuurdatum is ingevuld, blijft deze behouden. De factuurdatum kan zo nodig nog worden gewijzigd. De status van de factuur zal nu wijzigen in Factuur. Een definitieve factuur kan niet meer worden verwijderd. Wel kunnen de gegevens van de factuur nog worden gewijzigd. Vanuit de verkooporders is het mogelijk om met het symbool in de werkbalk de conceptfacturen vanuit een vorig boekjaar over te nemen. Deze functie dient alleen te worden gebruikt als per abuis verkooporders zijn aangemaakt in het verkeerde (oude) boekjaar. Het overzichtscherm is opgedeeld in drie tabbladen: 1. [Concept facturen] ingevoerde conceptfacturen 2. [Te verwerken facturen] klaar voor doorboeken naar dagboekmutaties 3. [Alles] alle ingevoerde en nog niet verwerkte facturen Als een factuur volledig is ingevuld kan er een document van worden aangemaakt en afgedrukt en/of g d. De laatste stap is dan het verwerken van de factuur in de financiële administratie. De factuur zal hiermee verdwijnen uit het scherm maar kan worden teruggevonden bij de verkoophistorie. De volgende Specifieke functies zijn beschikbaar bij verkooporders: Symbool Sneltoets F2 F3 F4 F6 Omschrijving Factuur definitief maken (factuurnr. en datum uitdelen) Factuur financieel verwerken naar dagboekmutaties Een HTML-formulier afdrukken Een PDF-formulier afdrukken of mailen Conceptfacturen vorig boekjaar overnemen Kopiëren verkooporders Rapportages verkooporders Via het printer symbool zijn twee rapporten beschikbaar, een overzicht van alle verkooporders en een controlelijst. Op de controlelijst staat in elke regel een vakje waarin een vinkje kan worden gezet ter goedkeuring. In beide rapporten kan worden gesorteerd op ordernummer of op klant. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

88 Subscherm verkooporders Via het symbool komt u in het subscherm Verkooporders terecht. In dit scherm worden de factuurregels in de factuur ingevoerd. U kunt een nieuwe factuurregel toevoegen met CTRL-N of door op het symbool te klikken. Via het symbool kunt u regels toevoegen boven de geselecteerde regel. Door een product te kiezen uit de lijst met Producten/Diensten wordt automatisch een aantal velden gevuld doordat hiervoor standaardwaarden zijn ingevuld bij het product. Deze velden kunnen overigens in de factuurregel naar wens worden gewijzigd. Als bij het gekozen product geen standaard omzetrekening is ingevuld, wordt gekeken of het product aan een statistiekgroep is gekoppeld. In dat geval zal de omzetrekening van de statistiekgroep worden overgenomen. Als er geen statistiekgroep is gekoppeld, zal de omzetrekening vanuit de administratie-instelling worden overgenomen. De standaard omschrijving van het product kan worden aangevuld met een extra beschrijving die ook op de factuur kan worden afgedrukt. Het kortingspercentage en het dossier worden in eerste instantie overgenomen vanuit de stamgegevens van de relatie maar kunnen desgewenst worden gewijzigd. Het is tevens mogelijk om factuurregels aan te maken zonder productcode en omzetrekening en als aantal 0. In dat geval zal alleen de omschrijving worden afgedrukt op de factuur, op die manier kunt u tekstregels toevoegen op de factuur. Ook het toevoegen van lege regels is mogelijk, hiervoor maakt u alle velden leeg. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

89 Afdrukken en mailen van verkooporders Vanuit het hoofdscherm Verkooporders kunnen facturen afzonderlijk worden afgedrukt met de HTML-formulieren die zijn aangemaakt met de interne lay-out ontwerper. De functionaliteit van deze editor binnen Visma Teleboekhouden is echter beperkt. U heeft daarom de mogelijkheid om XML lay-outs aan te maken. Een XML-layout biedt extra mogelijkheden zoals het opnemen van transport naar volgende pagina s, kortingspercentages en G-rekening. De opbouw van een XML lay-out is flexibel en kan worden voorzien van uw eigen bedrijfskenmerken. Met een XML lay-out kunnen facturen worden afgedrukt, g d en bewaard in pdf-formaat. Het is mogelijk om meerdere, op maat gemaakte lay-outs te gebruiken, bijvoorbeeld een Engelstalige factuur of een orderbevestiging. Door uw klanten in te delen in verschillende relatiegroepen is het mogelijk om voor elke klant een specifieke XML lay-out te gebruiken, u kunt namelijk per relatiegroep een XML lay-out koppelen. Bij Basisgegevens Layouts kunt u zelf XML lay-outs aanmaken. Zie hiervoor het betreffende hoofdstuk in deze handleiding. Vanuit het hoofdscherm van de verkooporders markeert u een of meer facturen (met behulp van de spatiebalk of met behulp van de markeerknop in de werkbalk). Vervolgens kiest u in de werkbalk voor Aanmaken document en vervolgens [Afdrukken]. Het onderstaand scherm zal verschijnen. Als er meerdere lay-outs aanwezig zijn dan kiest u de gewenste lay-out. Als u gebruik maakt van relatiegroepen waar een lay-out aan is gekoppeld dan kunt u bij Layout ook kiezen voor Automatisch zodat per klant de gespecificeerde lay-out wordt gebruikt. Let er dan wel op dat alle gemarkeerde klanten aan een relatiegroep moeten zijn gekoppeld. Facturen kunnen worden verstuurd via mail. Vanzelfsprekend moet dan wel bij alle gemarkeerde klanten het adres zijn ingevoerd (dit is het geval als er bij de verkooporders in de een vinkje staat). Tevens kunt u aanvinken dat de facturen na het verzenden meteen financieel verwerkt worden. Hiermee wordt voorkomen dat facturen per ongeluk dubbel worden verstuurd. Het versturen van de facturen is een geautomatiseerd proces, u vindt de facturen niet terug in uw mailprogramma, behalve als bij de lay-outs is ingesteld dat u zelf een kopie (BCC) van de mail ontvangt. De kopiefacturen kunnen worden teruggevonden via de verkoophistorie of via de documenten-tab bij de klant zelf. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

90 Het versturen van s vanuit Teleboekhouden wordt gedaan via de Gateway. Standaard wordt in de verstuurde mails als afzender gebruikt. Zie voor meer informatie hierover het hoofdstuk Basisgegevens Administraties Overzicht. Producten/Diensten Het onderhoud op de Producten/Diensten geeft u de mogelijkheid om producten en diensten vooraf te definiëren zodat u eenvoudig verkoopfacturen kunt aanmaken. In het invoerscherm ziet u op tabblad [Algemeen] de volgende velden terugkomen. Product-/Dienstcode Omschrijving Eenheid Statistiekgroep Dit is een korte code om uw product aan te duiden Een standaard omschrijving van maximaal 40 karakters. Deze kan worden aangevuld met een notitie waarin een onbeperkt aantal karakters kan worden opgenomen. Beide velden worden overgenomen in de factuur maar kunnen daar indien wenselijk nog gewijzigd worden De eenheid waarin het product wordt gefactureerd Groep waarin het product is ingedeeld Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

91 Verkoopprijs BTW code (verkoop) Product/Dienst niet meer gebruiken De verkoopprijs van het product waarbij dient te worden aangegeven of dit de bruto of netto verkoopprijs is. De verkoopprijs wordt overgenomen in de factuur maar kan daar indien wenselijk nog gewijzigd worden. De BTW-code die wordt gebruikt bij verkoop van dit product Activeren als een product niet meer gebruikt mag worden bij de facturering en urenregistratie Op tabblad [Financieel] kunt u aangeven hoe een verkoop van het product financieel wordt verwerkt. Soort Doorbelasting Omzetrekening Kostprijs rekening Levering /OHW Voorraad / Dekking Kostprijs Standaard worden producten gefactureerd. Als u ook gebruik maakt van de urenregistratie dan kunnen de overige soorten worden gebruikt (uren, kilometers, onkosten). Geeft aan of het product moet worden doorbelast naar de debiteur Rekening waarop de omzet financieel verwerkt wordt Rekening waarop de kostprijs van het product financieel verwerkt wordt Rekening waarop de kostprijs financieel verwerkt wordt (OHW) Rekening waarop voorraad of inkoopdekking geboekt wordt Een vaste inkoop/kostprijs van het product waarbij dient te worden aangegeven of dit de bruto of netto kostprijs is Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

92 BTW code (kostprijs) De BTW-code die wordt gebruikt bij het berekenen van de kostprijs van het product De rekeningen voor kostprijs, levering en voorraad worden gebruikt in het geval dat de kostprijs van producten of diensten automatisch wordt geboekt. In Visma Teleboekhouden zijn hiervoor meerdere methodes beschikbaar. Voor een juiste instelling is het noodzakelijk om overleg te plegen met uw intermediair. In het hoofdscherm Producten/Diensten kan met de F2-toets of het symbool in de werkbalk een overzicht worden verkregen van alle verkoopbladzijdes van een geselecteerd product. Hierin worden naast de definitief verwerkte facturen ook de bestaande verkooporders getoond. Ook kan per product een grafiek worden opgevraagd van de opbrengsten, kostprijs en resultaat. De volgende Specifieke functies zijn beschikbaar in het scherm Producten/diensten: Symbool Sneltoets F2 F3 Omschrijving Mutatiehistorie per product Grafiek met opbrengst kosten - resultaat per product Product/Dienst kopiëren Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

93 Historie Verkoopregistratie Nadat een verkoopfactuur definitief is verwerkt naar de financiële administratie zal deze verdwijnen in het overzicht van verkooporders. Om buiten de financiële administratie om toch inzicht te houden op uw verkoophistorie wordt de historiefunctie geboden. In de verkoophistorie worden, naast de facturen van het huidige jaar, ook de facturen van de drie vorige boekjaren getoond. In de werkbalk kunt u selecteren van welk jaar u de facturen wilt zien. Door te dubbelklikken op een factuur kan worden ingezoomd op de onderliggende regels. De factuurnotitie kan worden opgevraagd met het symbool in de werkbalk De verkoophistorie biedt de volgende functionaliteit: - Per periode inzicht geven in de definitief verwerkte verkoopfacturen - Rapportages afdrukken. Er zijn drie rapporten beschikbaar, verkoophistorie, omzet per klant en omzet per product. Bij alle rapportages kan een datumbereik worden opgegeven. - Afzonderlijke Kopiedocumenten afdrukken via een HTML-formulier (pakbon, kopiefactuur, ) via de knop of F4-toets; - Meerdere facturen markeren voor het aanmaken van kopiedocumenten of credit- /herhaalorder; - Kopiedocumenten afdrukken of mailen voor een of meer facturen via een XML-layout via het symbool of F6; - Credit- en herhalingsorder/factuur aanmaken via het symbool of F3-toets voor een of meer facturen; - Facturen aanmaken voor een relatiegroep, bijvoorbeeld voor het factureren van abonnementen, via het symbool. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

94 De volgende Specifieke functies zijn beschikbaar bij verkoophistorie: Symbool Sneltoets Omschrijving F3 Creditfactuur of herhaalorder aanmaken Factuur aanmaken voor relatiegroep F4 F6 Een HTML-formulier afdrukken Een PDF-formulier afdrukken of mailen met een XMLlayout Alles markeren/demarkeren Jaarkeuze Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

95 Voorraad Als dit door uw intermediair is ingesteld, is het mogelijk om voor producten aantallen te registreren zodat een, weliswaar beperkt, voorraadbeheer kan worden gevoerd. Verkopen van producten worden automatisch geregistreerd vanuit de verkoopregistratie. De beginvoorraad, inkopen en correcties dienen handmatig te worden geregistreerd. In het hoofdscherm Voorraad maakt u bladzijden aan waarop u voor een of meer producten wijziging van het aantal in regelvorm kunt vastleggen. Bij het aanmaken van een voorraadbladzijde kan een transactiecode worden meegegeven, oftewel een typering van de soort mutatie. Via Basisgegevens Transactiecodes kunnen de verschillende transactiecodes worden toegevoegd. Na invoer van een codeerbladzijde kiest u veelal direct voor [Bewaren en openen] omdat u dan meteen kunt beginnen met het vastleggen van de eerste mutatieregel. Per product dient een afzonderlijke mutatieregel te worden toegevoegd waarbij het aantal kan worden ingevoerd, dit betreft een positief aantal bij inkopen en bij de beginvoorraad en een negatief aantal in het geval dat producten verloren zijn gegaan. In het scherm Producten/Diensten wordt de actuele voorraad van de producten getoond. Via de Producten/Diensten Historie kan worden opgevraagd welke wijzigingen in aantal zijn doorgevoerd. Omzetrekeningen Het rekeningschema zal waarschijnlijk door uw intermediair worden onderhouden, hij kan daarmee aangeven op welke codeerrekeningen u mutaties kunt vastleggen. U kunt in dat geval zelf geen wijzigingen doorvoeren. Voor omzetrekeningen is hierop een uitzondering gemaakt, hiervan kunt u de omschrijving aanpassen. Bovendien kunt u zelf omzetrekeningen toevoegen door deze te kopiëren van een gepubliceerde omzetrekening. Bij het kopiëren wordt het rekeningnummer automatisch gevuld met het huidige nummer +1. Alle instellingen van de originele rekening worden overgenomen. Statistiekgroepen Layouts Formulieren Deze menuopties zijn ook beschikbaar bij de Basisgegevens en zullen in dat hoofdstuk worden beschreven. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

96 Verkoopregistratie en jaarovergang Als u de verkoopfacturatie van Teleboekhouden gebruikt dan is het raadzaam om pas een nieuw boekjaar aan te (laten) maken als u alle facturen van het actuele boekjaar hebt ingevoerd en verwerkt. De verkoophistorie wordt namelijk alleen op dat moment meegenomen naar het volgende jaar. Als u daarna nog facturen aanmaakt in het oude jaar dan komen die niet in de verkoophistorie van het nieuwe jaar terecht. Bij de start van een nieuw boekjaar (of bij het starten van de verkoopregistratie in het huidig boekjaar) moet het eerste factuurnummer worden ingesteld. Dit is mogelijk bij Basisgegevens Codeerboeken. Als per abuis verkooporders zijn aangemaakt in het oude boekjaar, is het vanuit de verkooporders mogelijk om met het symbool in de werkbalk de conceptfacturen vanuit het vorige boekjaar over te nemen. Hierbij worden alle conceptfacturen overgenomen, er is geen selectie mogelijk. Deze functie is dan ook bedoeld voor eenmalig gebruik! Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

97 Hoofdmenu Urenregistratie Dossieradministratie Introductie dossieradministratie De dossieradministratie biedt u de mogelijkheid om van elk dossier een verzameloverzicht van alle mutaties (kosten en opbrengsten) samen te stellen. Dossiers bieden in feite een extra groepering op de door u of door uw intermediair vastgelegde gegevens waarmee op een aanvullende wijze inzicht kan worden verkregen. Voorbeelden van groeperingen zijn projecten, werken, klussen, maar ook afdelingen of eindproducten. Voor het doorbelasten van uren, kilometers en onkosten vanuit de urenregistratie dient u aan een dossier een klant te koppelen. Het is uiteraard mogelijk om meerdere dossiers aan eenzelfde klant te koppelen. Door een dossiercode te koppelen aan uw financiële mutatie kunt u op een later moment informatie opvragen van kosten en opbrengsten per dossier zodat u bijvoorbeeld kunt zien of door u uitgevoerde opdrachten gunstig of ongunstig zijn uitgevallen. Inrichting van de dossieradministratie Een dossier is dus in principe een lijmlaag die allerlei mutaties bij elkaar haalt en daarop kan rapporteren. Daarom kan volstaan worden met een dossiercode en een omschrijving waarbij de code natuurlijk wordt gebruikt om bij andere mutaties zoals inkoopfacturen, verkoopfacturen, bankmutaties en uiteraard urenregistratie in te voeren. Door te kiezen voor een slimme indeling van uw dossiers kunt u een groepering inbouwen. Een voorbeeldindeling zou kunnen zijn zoals V > vestiging, P > project, A > afdeling en X > interne projecten. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

98 Overzichten binnen de dossieradministratie Net als bij de codeerrekeningen zijn van dossiers diverse overzichten direct op het scherm op te vragen vanuit de menubalk. De volgende Specifieke functies zijn beschikbaar bij dossiers: Symbool Sneltoets Omschrijving F2 F3 F4 Overzicht van definitieve mutaties Overzicht van geregistreerde uren (indien aan de orde) Grafiek van resultaat van het gekozen dossier + Specifiek overzicht (indien dit is ingericht door uw intermediair) Naast de overzichten op het scherm zijn er natuurlijk ook een aantal standaard rapporten beschikbaar. Momenteel zijn er vier rapportages af te drukken. Deze afdrukfunctie is op te roepen vanuit de standaard werkbalk met de printerknop. In het hierna opgenomen voorbeeld ziet u een gedetailleerd afdrukvoorbeeld van de kosten en opbrengsten van een dossier. Hier is de keuze gemaakt voor Financieel overzicht. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

99 Let op: Alleen mutaties op Verlies & Winst rekeningen waarbij de dossiercode is gekoppeld worden getoond in de dossieroverzichten. Boekingen op Balansrekeningen worden niet getoond. Urenregistratie De urenregistratie is een uitbreidingsoptie op de dossieradministratie en bestaat momenteel uit vijf submenu s zijnde Urenregistratie, Urenhistorie, Producten/Diensten en Medewerkers. Alvorens goed gebruik te kunnen maken van de functie Urenregistratie zullen de Producten/Diensten en Medewerkers van te voren vastgelegd moeten worden. Voor een beschrijving daarvan verwijzen wij u eerst naar die onderdelen binnen dit hoofdstuk. Hoofdscherm urenregistratie In een door u zelf te definiëren periode kunt u binnen deze functionaliteit uren, materiaalverbruik, kilometers en onkosten derden vastleggen. Hiervoor maakt u per gekozen periode nieuwe bladzijden aan waarbij als boekdatum de eerste datum van de betreffende periode kan worden gekozen. In onderstaand voorbeeld ziet u drie bladzijden met een indeling per week waarbij voor de boekdatum is gekozen voor de begindatum van de periode. De boekdatum is echter indicatief en wordt niet daadwerkelijk gebruikt bij het verwerken van uw uren. Hetzelfde geldt ook voor de omschrijving. Met hetzelfde gemak hadden we in onderstaand voorbeeld dus ook kunnen kiezen voor invoer per dag of per maand. Wanneer alle uren, kilometers, onkosten en materialen van de periode correct zijn vastgelegd moet de urenbladzijde worden gereed gemeld als teken dat de invoer door de Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

100 gebruiker volledig is afgerond. Dit is mogelijk met behulp van de F2-toets of het symbool in de werkbalk. Na het gereed melden kan de bladzijde in de administratie worden verwerkt (indien ingesteld door uw intermediair worden dan meteen boekingen gemaakt tegen de kostprijstarieven). U kunt een bladzijde in de administratie verwerken met de F3-toets of het symbool in de werkbalk. Nadat een urenbladzijde is verwerkt, verdwijnt deze uit het overzicht. De historie van ingevoerde uren kan hierna teruggevonden worden op dossierniveau via de schermknoppen of via de standaard rapportage. Wanneer er sprake is van doorbelasting (het aanmaken van facturen) kunt u gebruik maken van de menufunctie Urenhistorie. Hierin komen alleen de door te belasten uren beschikbaar. Subscherm urenregistratie Wanneer een urenbladzijde wordt geopend ziet u dat u per regel de volgende gegevens kunt vastleggen: - Medewerker De code van de medewerker - Datum De datum waarop de werkzaamheden zijn verricht - Dossier De opdracht waarvoor de werkzaamheden zijn verricht - Uursoort De taakcode, materiaalcode, kilometer- of onkostencode - Omschrijving Een aanvullende omschrijving behorend bij de gebruikte uursoort - Aantal/Bedrag Het aantal uur dat besteed is om de werkzaamheden te verrichten,het bedrag dat aan onkosten derden en materialen voor dit dossier is besteed of het aantal kilometers dat voor dit dossier is afgelegd. Vervolgens dient te worden opgegeven op welk dossier en met welke uursoort (activiteit) er gewerkt is. De uursoort (product/dienst) is hierbij wel een relevant onderwerp omdat binnen de uursoort wordt bepaald of het Uren, Materiaal, Kilometers of Onkosten betreft. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

101 1. Urenregistratie vastlegging van het aantal gewerkte uren 2. Materiaalverbruik vastlegging van al eerder ingekochte materialen 3. Kilometerregistratie vastlegging van gereden kilometers 4. Onkosten derden vastlegging van extra gemaakte onkosten Daarbij is het van belang om te weten dat de gehele registratie enkel ten doel heeft om een zuivere kosten/opbrengsten registratie per dossier vast te leggen met de mogelijkheid om posten automatisch over te nemen op de factuur naar uw klanten. Het onderscheid op de hierboven omschreven vier verschillende registratievormen wordt gemaakt door de uursoorten. Wanneer u namelijk kijkt bij het veld Uursoort, zult u zien dat hier gebruik wordt gemaakt van de tabel Producten/Diensten (die ook gebruikt wordt bij de Verkoopregistratie). Door te kiezen voor de juiste uursoort kunt u naast taakcodes ook direct een productcode, een kilometercode of een onkostencode opgeven. Of en hoe de verwerking van deze codes financieel afgehandeld wordt, wordt beschreven bij de paragraaf Producten/Diensten van dit hoofdstuk. Doorbelasten uren Via het scherm Urenhistorie kunnen van de verwerkte urenbladzijdes conceptfacturen worden aangemaakt. Door te kiezen voor F2 of het symbool in de werkbalk verschijnt een dialoogvenster waarin u een selectie kunt opgeven van de door te belasten uurregels die u wenst om te zetten naar conceptfacturen. Het is raadzaam om hier in elk geval een periodebereik op te geven. Als u geen datumbereik opgeeft zal automatisch een selectie worden gemaakt voor de uren van de vórige maand. De keuze voor dossier of klant is optioneel. Om de conceptfacturen aan te maken kiest u voor de schermknop [Facturen aanmaken] rechtsonder in het dialoogvenster. Indien het aanmaken van facturen niet afgerond kan Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

102 worden zal het venster onder het woord STATUS gevuld worden met tekst waarin wordt gemeld dat u eventueel instellingen kunt controleren: Dossiers Product\Dienst Controleer of er een klant is gekoppeld om een factuur op te schrijven. Het is niet mogelijk om een factuur op te slaan zonder een klantcode. Controleer bij de gebruikte uursoorten of de instelling staat op Doorbelasting: Ja. Wanneer het aanmaken van conceptfacturen wel is gelukt, verschijnt de melding OK en kan het dialoogvenster worden gesloten. Op de urenregels wordt in de rechterkolom aangeduid op welke conceptfactuur de uren zijn opgenomen. De conceptfactuur is nu zichtbaar in het hoofdmenu Verkoop en heeft als omschrijving het periodebereik dat in het dialoogvenster is ingevuld bij het doorbelasten van de uren. Bij het doorbelasten worden de gegevens per debiteur verzameld in één order. Wanneer voor een debiteur meerdere dossiers en/of meerdere medewerkers geregistreerd zijn dan worden daarvoor afzonderlijke factuurregels aangemaakt. Per medewerker worden de uren met een overeenkomende uursoort gecumuleerd tot één factuurregel. In de factuur kunnen naar wens wijzigingen worden doorgevoerd. Wijzigingen van het aantal uren worden echter niet meer met terugwerkende kracht verwerkt in de urenregistratie! Wanneer opnieuw wordt gekozen voor het doorbelasten van uren dan worden alle conceptfacturen die nog niet definitief zijn gemaakt (dus nog geen factuurnummer hebben) verwijderd en opnieuw aangemaakt. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

103 Producten/Diensten Bij de urenregistratie worden uren geboekt op een dossier via een Uursoort. Een uursoort is niets anders dan een Product/Dienst zoals die ook worden gebruikt bij de Verkoopregistratie. De inrichting van de Uursoorten vormt in feite het fundament achter de gehele urenadministratie. In het hoofdstuk Verkoopregistratie is al een beschrijving opgenomen van de velden en de financiële verwerking. Voor een product van het type Uren kan een standaard verkoopprijs worden opgenomen. Bij het doorbelasten van deze dienst naar de klant zal dit bedrag worden ingevuld op de verkooporder. Echter, tijdens dit proces zal eerst worden gekeken of er uurtarieven zijn genoteerd voor de medewerker. Het tarief van de medewerker heeft namelijk voorrang op de verkoopprijs van het product. Indien de combinatie Urenregistratie en Verkoopregistratie aan de orde is zijn er verschillende methodes beschikbaar om de kostprijs te verwerken. Voor alle regels in de urenregistratie kunnen de volgende journaalposten worden gemaakt. A. Rechtstreekse boeking op kosten (en journaalpost bij urenregistratie) Kostprijs verkopen rekening uit de product-\dienstentabel Aan Voorraad (dekking) rekening uit de product-\dienstentabel B. Via onderhanden werk (en journaalpost bij urenregistratie) Levering (ohw) rekening uit de product-\dienstentabel Aan Voorraad (dekking) rekening uit de product-\dienstentabel Let op: Deze journaalposten worden uitsluitend aangemaakt indien de kostprijs is ingevuld en uiteraard de rekeningen zijn gekoppeld. Of methode A of methode B wordt gehanteerd kan door uw intermediair in de backoffice worden ingesteld. Bij facturering dienen dan vervolgens één van de twee volgende journaalposten aangemaakt te worden. A. Rechtstreekse boeking op kosten (en journaalpost bij facturering) Niets meer want alles is immers al geboekt bij de urenregistratie B. Via onderhanden werk (en journaalpost bij facturering) Kostprijs verkopen rekening uit de product-\dienstentabel Aan Levering (ohw) rekening uit de product-\dienstentabel Let op: Bovenstaande boekingsgangen worden uitsluitend op deze wijze verwerkt indien de regels van de verkoopfactuur automatisch zijn gegenereerd vanuit de urenregistratie. Bij handmatig aangemaakte factuurregels geldt in principe de standaard methode zoals hieronder weergegeven. Dit kan voorkomen worden door in overleg met uw intermediair te kiezen voor een andere instelling in de backoffice. Kostprijs verkopen rekening uit de product-\dienstentabel Aan Voorraad (dekking) rekening uit de product-\dienstentabel Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

104 Medewerkers De meeste velden op het invoerscherm voor Medewerkers zullen voor zichzelf spreken. Uitzondering hierop zijn de volgende velden: Afdeling Extern tarief Intern tarief Een afdeling is een intern Dossier waar de medewerker voor werkt. Bij het maken van een boeking uit de urenregistratie zal op de dekkingsrekening tegen het kostprijstarief van de uursoort of het intern tarief van de medewerker deze afdelingscode worden meegegeven. Hierdoor kunnen de interne resultaten van salariskosten versus afdelingsopbrengsten zichtbaar worden gemaakt. De uurprijs van de medewerker die kan worden gebruikt bij de doorbelasting van uren naar de klant. Hiermee kunt u dus ook afwijken van het tarief dat standaard op de Uursoort (Product\Dienst) is vastgelegd. De kostprijs van de medewerker zoals deze intern kan worden geboekt via de urenregistratie. Of deze boeking daadwerkelijk wordt gemaakt hangt af van de instellingen die uw intermediair voor u heeft gemaakt. Wanneer dit veld 0,00 blijft zal het tarief van de Uursoort (Product\Dienst) worden gebruikt. Het vastleggen van werktijden is niet vereist en biedt nog geen aanvullende functionaliteit. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

105 Historie Urenregistratie Nadat een urenbladzijde ingevoerd en verwerkt is, zal deze verdwijnen uit het overzicht. De historie van ingevoerde uren kan daarna teruggevonden worden in het hoofdscherm Dossiers. Met de F3-toets of de op het scherm op te vragen. knop vanuit de menubalk is een urenoverzicht direct Naast het overzicht op het scherm zijn er natuurlijk ook een aantal standaard rapporten beschikbaar. In het volgende voorbeeld ziet u een gedetailleerd afdrukvoorbeeld van het urenoverzicht van een dossier. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

106 Hoofdmenu Basisgegevens Introductie onderhoud basisgegevens Informatie die nodig is voor het werken met Visma Teleboekhouden, maar niet zo vaak zal wijzigen, noemen wij basisgegevens. Deze menufunctie heeft u dus niet dagelijks nodig maar mogelijkerwijs af en toe om het gedrag van Visma Teleboekhouden te veranderen. Over het algemeen zal het zo zijn dat uw intermediair er al voor heeft gezorgd dat deze basisgegevens voor u zijn ingericht. In dat geval zal uw intermediair waarschijnlijk ook hebben ingesteld dat u een aantal basisgegevens wel kunt inzien maar niet zelf kunt wijzigen. Het betreft dan het Rekeningschema, de BTW-codes, Dagboeken en Codeerboeken. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

107 Administraties Overzicht Administratiekeuze In het scherm Administraties Overzicht worden alle administraties getoond die voor u beschikbaar zijn in Visma Teleboekhouden. Deze lijst van administraties wordt niet door u onderhouden maar door uw intermediair. U hoeft niet eerst uit te loggen om van administratie te wisselen, maar kunt vanuit het hoofdmenu Basisgegevens direct weer naar dit scherm springen om een andere administratie te selecteren waarmee u wilt gaan werken. Als u Visma Teleboekhouden opstart, komt u standaard terecht in de administratie die u heeft ingesteld bij de persoonlijke instellingen. Alleen als u een andere administratie wilt openen dient u de gewenste administratie te selecteren. Het is mogelijk dat een administratie wel voorkomt in het overzicht maar niet beschikbaar is. Dit kan het geval zijn als er een update is uitgevoerd waarna nog niet alle administraties zijn georganiseerd. Als u een dergelijke administratie toch wilt gebruiken dan dient u eerst de administratie te organiseren via de knop in de werkbalk. U krijgt geen melding dat het organiseren is voltooid, door het scherm te verversen of door in het menu opnieuw te kiezen voor Administratie overzicht kunt u controleren of de administratie inmiddels beschikbaar is geworden. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

108 Jaarovergang, overnemen beginbalans Het is niet mogelijk om in Visma Teleboekhouden nieuwe administraties of nieuwe boekjaren toe te voegen. Uw intermediair kan dit voor u uitvoeren. Bij een jaarovergang zijn er een aantal zaken waar rekening mee gehouden dient te worden in Visma Teleboekhouden. - Zorg ervoor dat alle codeerboekingen verwerkt zijn voordat het nieuwe boekjaar wordt aangemaakt. Deze worden niet meegenomen naar het nieuwe boekjaar. - Bij gebruik van de module Facturatie wordt de verkoophistorie eenmalig overgenomen bij het aanmaken van het nieuwe boekjaar. Hierna mogen geen verkoopfacturen meer worden aangemaakt in het oude boekjaar. Zorg er dus voor dat verkoopfacturen zijn gemaakt en verwerkt voordat het nieuwe boekjaar wordt aangemaakt. - Nadat het nieuwe boekjaar is aangemaakt, is het raadzaam het nieuwe boekjaar als standaard administratie in te stellen. Kies in de menubalk rechtsboven voor Persoonlijke instellingen en wijzig de standaard administratie. - Bij gebruik van de module Facturatie is het noodzakelijk in het nieuwe boekjaar het eerste factuurnummer in te stellen. Kies voor Basisgegevens - Codeerboeken en selecteer het codeerboek voor de facturatie. Kies in de werkbalk voor de optie 'Factuurnummer instellen'. Het in te voeren getal is het gewenste factuurnummer minus 1. Het is raadzaam om het jaartal op te nemen in het factuurnummer. - Bij gebruik van de optie Telebankieren is het noodzakelijk het eerste afschrift dat automatisch wordt ingelezen goed te controleren aangezien alleen transacties binnen het huidige boekjaar worden ingelezen. Ontbrekende transacties kunnen handmatig worden toegevoegd. - Als u handmatig bankafschriften invoert in Coderen en daarbij gebruik maakt van de saldocontrole dan dient u bij het eerste bankafschrift het beginsaldo van de bank in te voeren. Maak het eerste bankafschrift aan en voeg daarin de regels toe. Ga vervolgens terug naar de bladzijde en kies voor Ctrl-O of Wijzigen om het beginsaldo in te voeren. Het blijft mogelijk om na de jaarovergang te boeken in het oude boekjaar. Boekingen die in het oude boekjaar worden gemaakt, dienen echter middels de opdracht Overnemen beginbalans te worden overgenomen naar het nieuwe boekjaar. Kies voor Basisgegevens - Administratie overzicht. Selecteer het nieuwe boekjaar en kies in de werkbalk de optie 'Overnemen beginbalans'. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

109 Nieuwe klanten of leveranciers die worden aangemaakt in het oude boekjaar en worden gebruikt bij boekingen in het oude boekjaar, worden bij het overnemen van de beginbalans overgenomen in het nieuwe boekjaar. Als u bij de overzichten beschikt over specifieke overzichten dan dient u bij het overnemen van de beginbalans ook de optie Vergelijkende cijfers overnemen te activeren. Deze gegevens worden namelijk gebruikt in de specifieke overzichten. Aanmaken auditfile Vanuit het overzicht met administraties kunt u per administratie een auditfile aanmaken. Een auditfile is een bestandsformaat dat door de Belastingdienst is voorgeschreven om gegevens te ontvangen. Een auditfile wordt echter ook gebruikt door veel administratieve software om administratiegegevens in te kunnen lezen. U kunt dit doen door gebruik te maken van het symbool. Wijzigen administratiegegevens In Teleboekhouden wordt gebruik gemaakt van de bedrijfsgegevens die voor de administratie zijn ingesteld. Om de bedrijfsgegevens te kunnen invoeren dient u eerst de administratie te openen. Kies vervolgens in het administratie overzicht voor de knop Wijzigen (Ctrl-O) in de werkbalk. Op tabblad [Bedrijfsgegevens] kunnen de NAW gegevens worden vastgelegd. Deze kunnen als variabelen worden gebruikt in XMLlayouts. Voor het aanmaken van betaal- en incassobestanden is de administratienaam verplicht. Op tabblad [Telebanking] kunnen instellingen worden vastgelegd die van belang zijn voor Telebankieren. Deze instellingen zullen meestal worden gemaakt in overleg met uw intermediair. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

110 Tabblad [Facturatie] is van belang als u facturen en/of aanmaningen wilt mailen. Het versturen van s vanuit Teleboekhouden wordt gedaan via de Gateway. Standaard wordt in de verstuurde mails document@onlinesamenwerken.net als afzender gebruikt. Omdat de ontvanger van de mail hier geen reply op kan geven is het mogelijk om een eigen antwoordadres in te stellen. Kies hiervoor in Teleboekhouden voor Basisgegevens Administraties overzicht en selecteer de regel met de administratie. Door te kiezen voor Wijzigen komt u in het onderstaande scherm waarin u in het veld antwoordadres uw eigen adres vult. Het is ook mogelijk om het eigen adres als afzender van de mails te gebruiken. In dat geval dienen ook de afzender en de naam van de afzender te worden gevuld. Hierdoor loopt u echter het risico dat de mails worden geblokkeerd door de provider van de ontvanger van de . Layouts Het is in Visma Teleboekhouden mogelijk om facturen en betalingsherinneringen via mail te versturen. Hierbij wordt gebruik gemaakt van XML-layouts. Deze layouts kunnen worden aangemaakt via de layout-wizard waarmee u een layout naar wens kan opbouwen. Uploaden afbeeldingen en lettertypes In XML-layouts kunnen afbeeldingen worden opgenomen en ook kunnen verschillende lettertypes worden gebruikt. De afbeeldingen kunnen door u zelf worden geüpload en zijn dan beschikbaar in de XML-layouts. Om een afbeelding/lettertype te uploaden kiest u in de werkbalk voor. U komt dan in een scherm waarin u eerst via de tabbladen een keuze kunt maken tussen afbeeldingen en lettertypes. Vervolgens kiest u opnieuw voor het symbool waarna u kunt bladeren naar het bestand dat u wilt uploaden. Kies hierna voor [Bestand inlezen]. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

111 Alleen afbeeldingen met het formaat.jpg kunnen worden gebruikt in Visma Teleboekhouden. In Visma Teleboekhouden zijn standaard een aantal lettertypes beschikbaar. Als u toch een eigen lettertype wilt toevoegen dan dient deze het formaat.ttf te hebben. Uw kantoor kan ook lettertypes uploaden die gebruikt kunnen worden door alle klanten. We raden aan om geen afbeeldingen en lettertypes van meer dan 200 Kb te gebruiken, hoe groter de bestanden, hoe langer het duurt om een document op te bouwen. Toevoegen - wijzigen layouts Layouts kunnen worden toegevoegd door het kopiëren van een voorbeeldlayout. Er zijn drie types voorbeeldlayouts beschikbaar, voor verkoopfacturen, voor aanmaningen/herinneringen en voor overige documenten. Het voorbeeldlayout van het type Aanmaning is bedoeld voor aanmaningen én herinneringen. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

112 Selecteer de voorbeeldlayout van het gewenste type en kopieer deze met het symbol uit de werkbalk. Er zal nu een nieuwe layout worden toegevoegd met in de naam de toevoeging (COPY). Deze kopielayout kan vervolgens naar wens kan worden aangepast. Als u eenmaal een eigen layout heeft aangemaakt dan kunt u ook die gebruiken om nieuwe layouts mee aan te maken. In deze handleidng wordt het aanmaken van een layout van het type Verkoop besproken. Voor de andere layouttypes kan dezelfde werkwijze worden gehanteerd. Tijdens het aanpassen van een layout kan op elk gewenst moment een voorbeeldafdruk van de layout worden getoond. Hierbij kan gekozen worden voor een afdruk van één van de eerste tien conceptfacturen. Als er geen conceptfactuur aanwezig is, worden voorbeeldgegevens gebruikt om de voorbeeldafdruk te tonen Op tabblad [ ] kan de naam (Omschrijving) van de aangemaakte layout worden gewijzigd, onder deze naam kan de layout later worden opgevraagd. Bij een layout van het type Aanmaning kunt u bij Type kiezen of de layout beschikbaar moet zijn als aanmaning of als herinnering. Een herinnering kan alleen per relatie worden aangemaakt en niet worden g d. Een aanmaning kan worden gebruikt via de menu-optie Betalingsherinneringen, hiermee kunnen meerdere aanmaningen tegelijk worden aangemaakt en g d. Als een factuur of aanmaning digitaal wordt verstuurd, wordt deze als pdf-bijlage toegevoegd aan een mailbericht. De inhoud van dit mailbericht kunt u per layout zelf opstellen. Een factuur/aanmaning zal naar het adres worden verstuurd dat bij de klant is ingevuld. Door bij BCC uw eigen adres in te vullen ontvangt u een kopie van de verstuurde mail. De naam van de bijlage kan door u zelf worden ingesteld. Indien de bestandsnaam niet gevuld wordt, wordt de standaardnaam gebruikt (Factuur). Bij facturen is het mogelijk om ook het factuurnummer op te nemen middels de parameter #inv_nr#. Het gebruik van spaties in de bestandsnaam is niet mogelijk. De extensie.pdf wordt automatisch toegevoegd, deze hoeft niet te worden opgenomen in de naam. Wanneer bij de facturatie ook een UBL wordt meegestuurd, dan krijgt de UBL ook deze naam met de extensie.ubl. Een UBL factuur biedt de mogelijkheid aan de ontvanger om de factuur digitaal in te lezen in zijn administratie. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

113 In de tekst van de mail kunnen, naast vaste tekst, de onderstaande variabelen worden opgenomen. Ga hiervoor eerst met de cursor naar de positie waar u de variabele wilt toevoegen en selecteer dan de gewenste variabele. Onder het mailbericht staan twee knoppen waarmee u in de tekst van het mailbericht kunt wisselen tussen ontwerp-modus en HTML-modus Via de HTML-modus kan o.a. een link naar een afbeelding (bedrijfslogo) op een beschikbare website worden opgenomen via de volgende regel: <IMG src= Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

114 Pagina instellingen De standaard pagina-instelling, 210 breed 297 hoog, betreft het papierformaat A4. De breedte en hoogte wordt vermeld in millimeters. Voor andere papierformaten kunt u de breedte en hoogte wijzigen. Bij het afdrukken van een document dient u rekening te houden met de printermarges, deze kunnen per printer verschillend zijn. U kunt hier ook het lettertype kiezen dat u wilt gebruiken. Per onderdeel kan hier later van worden afgeweken. In de ontwerpfase van een layout kunt u een raster laten afdrukken op het document. Met deze afdruk kunt u dan eenvoudig correcties maken in de positie van gegevens op het document Bedrijfsgegevens Op tabblad [Bedrijfsgegevens] kunt u de NAW-gegevens van uw eigen bedrijf en de NAW-gegevens van uw klant toevoegen. Voor het bedrijfsadres wordt gebruik gemaakt van de bedrijfsgegevens zoals die staan ingevuld bij de administratie. Wanneer bij de klant een contactpersoon is ingevuld, zal deze automatisch worden toegevoegd in het bij het afdrukken van het klantadres. Als naast een gewoon adres ook een postadres is ingevuld, wordt het postbusadres gebruikt. Bij Postbus label kan de tekst worden ingevuld die wordt afgedrukt voorafgaand aan het postbusnummer. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

115 Op dit tabblad zijn een aantal velden aanwezig die ook weer terugkomen op de volgende tabbladen, deze zullen op de overige tabbladen niet meer worden behandeld. Het betreft hier de volgende velden: Weergeven op Lettergrootte /lettertype Tekstkleur Hier kan worden gekozen op welke pagina s het gegeven moet worden afgedrukt: niet, alleen op de eerste pagina of op alle pagina s. Te gebruiken voor afdrukken van gegevens. de kleur van de letters, daarbij wordt gebruik gemaakt van HTMLcodes. De code staat voor zwart. Door een keer in dit veld te klikken verschijnt er een kleurenscherm waarin u eerst in het linkervlak de kleur bij benadering kunt aanwijzen. Via de rechterkolom kunt u vervolgens de gewenste kleur aanklikken. De bijbehorende HTML-code wordt dan automatisch ingevuld. Op het Internet kunt u, bijvoorbeeld op de website de verschillende kleurcodes vinden. Positie (V) Positie (H) Breedte Uitlijning De verticale positie (in mm) waarop het gegeven wordt afgedrukt. De horizontale positie (in mm) waarop het gegeven wordt afgedrukt De maximale breedte van het gegeven (in mm) De uitlijning van de tekst; links, rechts of midden. Hierbij wordt uitgegaan van de horizontale positie die wordt opgegeven. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

116 Factuurgegevens Tabblad [factuurgegevens] bevat de onderdelen voor de opbouw van een factuur. Factuurreferentie Gegeven Omschrijving Positie label (V) Positie label (H) Positie gegeven (H) Lange omschrijving Gegeven wel of niet afdrukken De tekst die wordt afgedrukt om het gegeven te beschrijven (label) De verticale positie waarop het gegeven en het label worden afgedrukt Vanaf deze horizontale positie wordt het label afgedrukt Vanaf deze horizontale positie wordt het gegeven afgedrukt De datumnotatie. Standaard wordt de korte omschrijving gebruikt ( bijv ), in de lange omschrijving wordt de maandnaam uitgeschreven (23 februari 2013) Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

117 Factuurnaam Factuur Kopiefactuur Proeffactuur Creditnota de titel die wordt afgedrukt op definitieve facturen (met factuurnummer) die nog niet financieel zijn verwerkt. de titel op verwerkte facturen die vanuit de historie worden afgedrukt. de titel die wordt afgedrukt op niet definitieve facturen (nog geen factuurnummer toegekend) de titel die wordt afgedrukt op facturen met een negatief totaalbedrag Transport Het onderdeel Transport kan worden gebruikt als facturen uit meer dan 1 pagina bestaan. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

118 Transportkop Tekst Positie (H) Valutateken Positie valutateken (H) Positie bedrag (H) Transportvoet Positie (V) Pg.1 Positie (V) Pg.>2 De tekst en het transportbedrag die worden afgedrukt bovenaan een vervolgpagina. Meestal wordt hierbij gekozen voor een positie net boven de eerste orderregel van de pagina. de tekst die voorafgaat aan het transportbedrag De horizontale positie waar het label wordt afgedrukt Tekst van het valutateken De horizontale positie waar het valutateken wordt afgedrukt De horizontale positie waar het transportbedrag wordt afgedrukt De tekst en het transportbedrag die worden afgedrukt onderaan de eerste en de vervolgpagina s. Bij de transportvoet kan worden gekozen voor een verschillende verticale positie op de eerste pagina en op de vervolgpagina s De verticale positie waarop de transportvoet wordt afgedrukt op de eerste pagina De verticale positie waarop de transportvoet wordt afgedrukt op vervolgpagina s G-rekening De G-rekening wordt gebruikt om een percentage van het totale factuurbedrag op een andere bankrekening te laten overmaken. Gebruik van de G-rekening heeft geen boekhoudkundige gevolgen, het betreft alleen een vermelding op de factuur zelf. Het percentage dat moet worden overgemaakt naar de G-rekening kan worden ingevuld bij het aanmaken/wijzigen van de factuur. Op basis van dit percentage zullen de overige gegevens automatisch worden berekend. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

119 G-rekening N-rekening Tekst Het IBAN van de G-rekening het normale IBAN De tekst met betalingsgegevens die wordt afgedrukt op de factuur. Hierbij kan, naast vrije tekst, gebruik worden gemaakt van de volgende variabelen: G-rek. percentage: het percentage van het factuurbedrag dat moet worden overgemaakt naar de G-rekening G-rek. bedrag: het bedrag dat moet worden overgemaakt naar de G- rekening G-rek.nummer: het IBAN van de G-rekening N-rek. percentage: het percentage van het factuurbedrag dat moet worden overgemaakt naar de N-rekening N-rek. bedrag: het bedrag dat moet worden overgemaakt naar de N- rekening N-rek.nummer: het IBAN van de N-rekening Pagina nummering De paginanummering wordt genoteerd met het huidige bladzijdenummer plus het totaal aantal bladzijdes (voorbeeld: Pagina 1 van 3). Bij Pagina en Van kan de bijbehorende tekst worden aangepast. Ook voor het paginanummer kan worden gekozen voor een verschillende verticale positie op de eerste pagina en op de vervolgpagina s. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

120 Betaalgegevens In dit onderdeel worden de betalingsgegevens opgenomen. Deze worden alleen afgedrukt op de laatste pagina van de factuur. Std. Aant. dagen Tekst Bij de stamgegevens van uw klanten kan een betalingsconditie worden gekoppeld waarmee tevens de betaaltermijn wordt bepaald. Als er bij een klant geen betalingsconditie is ingevuld dan kan via dit veld toch een termijn (in dagen) worden opgegeven die kan worden afgedrukt op de factuur. De tekst van de betaalregel(s). Bij het aanmaken van de tekst kan gebruik worden gemaakt van een groot aantal variabelen. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

121 Factuurtotaal Het factuurbedrag waarbij het subtotaal en het totaalbedrag worden afgedrukt alsmede voor elk BTW-percentage (of BTW-code) die voorkomt in de factuur het BTW-bedrag. Als u geen BTW in uw facturen wilt vermelden, dan kunt u ervoor kiezen om dit blok niet op te nemen. Het factuurbedrag kan in dat geval als variabele in een Vrije tekst worden vermeld. Lijn begin- eind Valutateken Positie valutateken (H) Positie bedragen(h) Subtotaal Positie label (H) - Uitlijning BTW splitsen per code BTW percentage niet afdrukken Bij het afdrukken van het subtotaal worden lijnen afgedrukt boven het bedrag van het subtotaal en het factuurbedrag. Onder het factuurbedrag wordt een dubbele lijn afgedrukt. Hier geeft u aan op welke horizontale positie de lijn moet beginnen en eindigen. De horizontale posities waar de bedragen moeten worden afgedrukt, naar wens voorafgegaan door een valutateken. De tekst voor de regel met het subtotaal (plus positie en uitlijning) Standaard wordt voor elk BTW-percentage dat is gebruikt in de factuur een BTW-regel in het subtotaal worden opgenomen. Via deze instelling kunt u ook per BTW-code een splitsing maken, bijvoorbeeld als u op één factuur verlegde BTW wilt combineren met hoge of lage BTW Hierdoor wordt het BTW-percentage niet afgedrukt in de BTWregels van het factuurtotaal. Deze instelling kan worden gebruikt als de BTW op code wordt gesplitst. Een verklaring van de gebruikte BTW-codes kan via een vrije tekst worden toegevoegd op de factuur Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

122 BTW Positie label (H) - Uitlijning Basisbedrag Label BTW verlegd Factuurtotaal Positie label (H) - Uitlijning De tekst voor de regels met de BTW (plus positie en uitlijning) keuze om alleen het BTW-percentage te vermelden in de BTW-regel of ook het bedrag te vermelden waarop het BTWbedrag is gebaseerd Dit label dient te worden ingevuld als het Basisbedrag wordt afgedrukt. (BTW 21% over 100,--) De tekst die wordt afgedrukt als er geen BTW wordt berekend op de factuur. de tekst die wordt afgedrukt voor het totaalbedrag (plus positie en uitlijning) Factuurregels Op dit tabblad kan de opbouw van de orderregels worden ingesteld. Het is mogelijk om facturen van meerdere pagina s efficiënter af te drukken door een verschillende layout te gebruiken voor de eerste en de overige pagina s. Door op vervolgpagina s de factuurgegevens niet af te drukken kunnen de detailregels bovenaan de pagina beginnen. Het onderscheid kan worden gemaakt via de Positie (V) Pg. 1 (eerste pagina) Positie (V) Pg.2> (Vervolgpagina s). Kolomtitel In de kolomtitel wordt gedefinieerd op welke hoogte de kolomtitels worden afgedrukt en of er lijnen boven en onder de kolomtitels moeten worden opgenomen. Detailregels Bij de Detailregels wordt ingesteld vanaf welke verticale positie de orderregels moeten worden afgedrukt. De begin- en eindpositie van de regels dient tussen de kolomtitels en het subtotaal te liggen. Als er facturen met transport zijn, wordt vaak een regel opengelaten tussen de kolomtitels en de orderregels. Op deze lege regel kan dan het transportbedrag worden ingevuld. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

123 Kolommen Bij de kolommen kunt u aangeven welke gegevens moeten worden opgenomen in de orderregels. Bedragen en aantallen worden altijd rechts uitgelijnd en tekst wordt links uitgelijnd. U dient hier rekening mee te houden bij het instellen van de posities (H). Bij bedrag velden kan een valutacode worden toegevoegd. Bij percentage-velden kan in het veld Label het %-teken worden toegevoegd. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

124 Lange omschrijving Altijd weergeven Bij het aanmaken van facturen kan voor elke orderregel, naast de omschrijving, nog extra tekst worden toegevoegd. Deze extra tekst wordt afgedrukt als dit veld is aangevinkt. Tevens kan worden ingesteld hoe breed deze tekst mag worden (in mm) De kolomtitel Korting wordt standaard niet afgedrukt als er in de factuur geen korting is gegeven. Door dit veld aan te vinken wordt de kolomtitel Korting altijd afgedrukt Vrije tekst Op dit tabblad kunnen een of meer blokken vrije tekst worden toegevoegd. In de tekst kan een groot aantal variabelen worden gebruikt. Bij elk blok tekst kan worden ingesteld of dit op alle bladzijdes of alleen op de laatste of eerste bladzijde moet worden afgedrukt Afbeeldingen Op tabblad [Afbeeldingen] kunnen een of meer afbeeldingen worden toegevoegd aan de layout die u eerder heeft geüpload. Een afbeelding wordt altijd als achtergrond gebruikt, tekst wordt over de afbeelding heen afgedrukt. Het is dus mogelijk om uw briefpapier in zijn geheel als achtergrond te gebruiken. Bij elke afbeelding vult u in op welke positie deze moet worden ingevoegd (dit is de positie waar de linkerbovenhoek van de afbeelding moet komen) en hoe breed en hoog de afbeelding is (in mm). Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

125 Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

126 Rekeningschema Het rekeningschema zal waarschijnlijk door uw intermediair worden onderhouden, hij kan daarmee aangeven op welke codeerrekeningen u mutaties kunt vastleggen. U kunt in dat geval wel de rekeningen bekijken en een lijst ervan afdrukken. Als u zelf wijzigingen wilt maken in het rekeningschema, dan kan dit door uw intermediair worden ingesteld. Vaak zullen niet alle rekeningen gebruikt worden tijdens het boeken. Om de opvraaglijst met rekeningen beperkt te houden kunt u alleen de gebruikte rekeningen (laten) publiceren. BTW codes Voor BTW-codes geldt eigenlijk hetzelfde verhaal als omschreven bij Rekeningschema, waarschijnlijk worden de BTW codes ingesteld door uw intermediair en kunt u alleen de BTW-codes zien die mag gebruiken in uw boekingen. Via het symbool in de werkbalk kunt u een overzicht opvragen van alle BTW-codes die zijn aangemaakt. Als u toch zelf BTW-codes wilt wijzigen of toevoegen is het raadzaam om dit alleen te doen in overleg met uw intermediair aangezien aan BTW-codes verschillende rekenwijzen vasthangen. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

127 Dagboeken en Codeerboeken Codeerboeken versus dagboeken In Visma Teleboekhouden zijn twee manieren aanwezig om boekingen vast te leggen, via codeerboeken en via dagboeken. Codeerboeken worden gebruikt om conceptboekingen in te voeren. Een voordeel hiervan is dat de boekingen, zonder compleet te hoeven zijn, toch bewaard kunnen worden. U, of uw intermediair, kan op een later tijdstip de boeking aanvullen en/of corrigeren naar een geldige codeermutatie. Als alle boekingen van een codeerbladzijde geldig zijn, kan de bladzijde worden verwerkt naar het gekoppelde dagboek. Een ander voordeel van Codeerboeken is de snellere invoer van facturen. In een dagboek wordt per factuur een nieuwe bladzijde aangemaakt. In een codeerbladzijde kunt u echter achter elkaar meerdere facturen invoeren, bijvoorbeeld alle facturen van een maand. Een aantal opties in Visma Teleboekhouden kunnen uitsluitend worden uitgevoerd via coderen. Dit is onder andere het geval bij Telebankieren en de verkoop- en urenregistratie. Aanmaken inrichten dagboeken In een administratie zullen standaard een aantal dagboeken aanwezig zijn; - kasboek - bankboek - Inkoopboek - Verkoopboek - Memoriaalboeken In het inkoop- en verkoopboek worden de facturen van en naar leveranciers en klanten ingevoerd. Hierdoor ontstaan open posten. Via de bank- en kasboeken kunnen deze openstaande posten worden afgeboekt en kunnen bovendien de kosten (en opbrengsten) worden geboekt waarvan u geen factuur heeft ontvangen. Memoriaalboeken worden gebruikt voor de beginbalans, correctieboekingen en voor overige boekingen die niet via facturen of bank/kas kunnen worden geboekt. Ook voor de voorraadregistratie en urenregistratie worden vaak afzonderlijke dagboeken aangemaakt. Uw intermediair bepaalt of u zelf de mogelijkheid hebt om dagboeken aan te maken of de gegevens van bestaande dagboeken te wijzigen. Om dagboeken toe te voegen of wijzigen kiest u voor Basisgegevens Dagboeken. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

128 Hierbij een voorbeeld van een dagboek van het type Bank. Tab Algemeen Dagboekcode: Een code van 3 cijfers of letters. Omschrijving: Naam van het dagboek. Als sprake is van meerdere bankrekeningen dan dient per rekening een dagboek te worden aangemaakt, in de omschrijving kan het rekeningnummer worden opgenomen Type dagboek: soort dagboek (Bank/kas, inkoop, verkoop, memoriaal) Codeerrekening. Aan een Bank/Kas dagboek dient een verzamelrekening te worden gekoppeld. Deze verzamelrekening is terug te vinden in het rekeningschema. Het is raadzaam om voor elk bank-dagboek een eigen verzamelrekening te gebruiken. Bankrekening IBAN - BIC: In te vullen in het bank-dagboek als gebruik wordt gemaakt van de optie Telebankieren Bankformaat: In te vullen bij het bank-dagboek als gebruik wordt gemaakt van de optie Telebankieren. Selecteer het type bankafschrift dat u wilt inlezen. Als dit niet aanwezig is dient u contact op te nemen met uw adviseur. Na de keuze van het bankformaat dienen de SEPA betaal- en incassoformaten te worden getoond plus het afschriftformaat dat u aanmaakt in uw bankprogramma. Bruto: Is de invoer van bedragen standaard netto of bruto. U kunt in de codeerregels op elk moment alsnog wisselen tussen netto of bruto. Webpublicatie: Activeren als het dagboek zichtbaar moet zijn tijdens het werken in Visma Teleboekhouden. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

129 Tab Omschrijving Betalingsreferentie: Kies de betalingsreferentie die moet worden meegegeven aan betaalopdrachten. Bij Zelf invoeren wordt de referentie overgenomen uit de codeerboekingen. Coderen ink/verk: Welke omschrijving moet worden overgenomen vanuit de codeerboekingen. Bij verkoopfacturen zal dit de bladzijde omschrijving zijn, bij overige boekingen de regelomschrijving. Als u in Teleboekhouden gebruikt wilt maken van de mogelijkheid om te incasseren dan dient bij het dagboek van de bank aanvullende inrichting te worden gedaan. Dit is mogelijk via het symbool in de werkbalk. Zie tevens het hoofdstuk over incassobestanden in deze handleiding. Aanmaken inrichten codeerboeken Voor elk dagboek kan een codeerboek worden aangemaakt, voor Telebankieren en de Verkoop- en urenregistratie is dit zelfs een vereiste. Om codeerboeken te kunnen toevoegen kiest u voor Basisgegevens Codeerboeken Tabblad Algemeen Codeerboek: Bij voorkeur dezelfde 3 cijfers of letters zoals die zijn gebruikt voor het te koppelen dagboek Omschrijving: De naam van het Codeerboek. Als sprake is van meerdere bankrekeningen dan dient per rekening een codeerboek te worden aangemaakt, in de omschrijving kan het rekeningnummer worden opgenomen Omschrijving regels: De omschrijving die standaard moet worden ingevuld in een nieuwe codeerregel. Deze omschrijving wordt alleen gebruikt bij handmatige invoer van gegevens, bij het inlezen van bankafschriften wordt de ingestelde omschrijving niet Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

130 gebruikt. De omschrijving Product kan alleen worden gebruikt voor de verkoopregistratie. Type dagboek: het type codeerboek, dit is hetzelfde als het type dagboek waarin de mutaties uiteindelijk verwerkt gaan worden. Keuzes zijn Liquide middelen (= bank, kas), Verkoopfacturen, Inkoopfacturen en Overig (= memoriaal) Dagboek: Het dagboek waarin de mutaties van dit Codeerboek bij het verwerken geboekt gaan worden. Bruto: Is de invoer van bedragen standaard netto of bruto. U kunt in de codeerregels alsnog wisselen tussen netto of bruto. Webpublicatie: Activeren als het codeerboek zichtbaar moet zijn tijdens het werken in Visma Teleboekhouden. Tabblad Bank/Kas Begin- en eindsaldo gebruiken: Door deze instelling te activeren wordt het verschil tussen begin- en eindbedrag van een bankafschrift vergeleken met de opgetelde regelbedragen. Bovendien wordt gecontroleerd of het beginsaldo van een bankafschrift gelijk is aan het eindbedrag van het vorige verwerkte bankafschrift. Negatief saldo toestaan: Activeren voor bank codeerboeken. Voor kas codeerboeken kan men de optie deactiveren zodat er een controle plaatsvindt op een negatief saldo. Tabblad Diversen Urenregistratie: Activeren voor een codeerboek (type Overig) dat wordt gebruikt voor de urenregistratie. De module Urenregistratie dient hiervoor aanwezig te zijn in uw Visma Teleboekhouden abonnement. Voorraad: Activeren voor een codeerboek (type Overig) voor het registreren van productaantallen. De module Verkoopregistratie dient hiervoor aanwezig te zijn in uw Visma Teleboekhouden abonnement. Tabblad Inkoop/Verkoop Referentie: (bij codeerboeken van type Inkoop en Verkoop) Kies de betalingsreferentie die moet worden meegegeven aan betaal-/incasso-opdrachten. Verkoopregistratie: Activeren voor codeerboeken waarin u verkoopfacturen wilt aanmaken. De module Verkoopregistratie dient hiervoor aanwezig te zijn in uw Visma Teleboekhouden abonnement. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

131 Betalingscondities De betalingscondities vormen een aparte tabel die u kunt koppelen bij Klanten en Leveranciers. Met behulp van de betalingsconditie wordt de vervaldatum van facturen berekend. Hiervoor dient in de betalingsconditie een betaaltermijn te worden ingevuld plus de methode waarop de vervaldatum moet worden berekend. Bij het invoeren van facturen in codeerboeken zal de betalingsconditie van de klant of leverancier worden overgenomen. Bij het invoeren van facturen rechtstreeks in de dagboeken kan de betalingsconditie ook handmatig per factuur worden ingevoerd. De vervaldatum is opgenomen in de overzichtsschermen van de te betalen en te ontvangen posten. Via de tabs in deze schermen kan een onderscheid worden gemaakt tussen facturen die nog maar kort of juist al lang zijn vervallen. Bij het aanmaken van herinneringen kan een onderscheid worden gemaakt tussen alle openstaande posten van een klant of alleen de vervallen posten. Ook daarvoor is het van belang dat de juiste betalingsconditie aan een klant is gekoppeld. Kortom, door gebruik te maken van de bovenstaande mogelijkheden krijgt u net iets meer inzicht voor een beter beheer van uw openstaande posten. Valutacodes Om facturen met een vreemde valuta gemakkelijk te kunnen inboeken met Euro s, is de Valutacalculator beschikbaar. Deze rekent met de valutakoers die bij de Valutacodes ingevuld moet worden. Aangezien dit handmatig gebeurt, dient de koers (indien nodig) regelmatig bijgehouden te worden. Statistiekgroepen Een statistiekgroep dient om producten/diensten met overeenstemmende codeerrekeningen te kunnen groeperen. De benodigde instellingen kunnen door uw intermediair in de backoffice worden aangemaakt. Wanneer aan een product zelf ook codeerrekeningen worden gekoppeld dan hebben deze voorrang op de rekeningen van de statistiekgroep. Uw intermediair kan tevens op administratieniveau standaard rekeningen opgeven. Deze zullen worden gebruikt als bij Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a

132 het product én bij de aan het product gekoppelde statistiekgroep geen codeerrekeningen zijn ingevuld. Op de statistiekgroep kan tevens worden opgegeven of de gekoppelde Producten\Diensten moeten worden doorbelast. Deze instelling is alleen van belang als gebruik wordt gemaakt van de Urenregistratie in Visma Teleboekhouden. Relatiegroepen Via Basisgegevens Relatiegroepen kunnen relatiegroepen worden aangemaakt die aan de verschillende klanten kunnen worden gekoppeld. Hiermee kan een onderverdeling worden gemaakt in soorten klanten. Aan elke relatiegroep kan een eigen XML-layout worden gekoppeld. Bij het aanmaken van een factuur voor een klant met een relatiegroep zal de gekoppelde layout standaard worden gebruikt. In bovenstaand voorbeeld zal voor klanten met relatiegroep ENG de Engelstalige factuur standaard worden gebruikt. Natuurlijk kan deze keuze bij het afdrukken nog worden gewijzigd. Let op: Als u meerdere facturen tegelijk wilt mailen of afdrukken, zal aan alle geselecteerde klanten een relatiegroep moeten zijn gekoppeld met bijbehorende layout. Relatiegroepen kunnen ook worden gebruikt vanuit de verkoophistorie voor het aanmaken van herhaalorders voor een groep klanten, bijvoorbeeld voor de facturatie van abonnementen. Handleiding Visma Teleboekhouden V7.2a