Pagina 1 van 9. Verslag Zorgbrede Governancecode. St. Anna Zorggroep Opdrachtgever raad van bestuur

Transcriptie

1 Referentie Rapport Van St. Anna Zorggroep T F communicatie@st-anna.nl Verslag Zorgbrede Governancecode St. Anna Zorggroep 2013 Opdrachtgever raad van bestuur.. Pagina 1 van 9

2 Bijlage A Verslag Zorgbrede Governancecode 2013 Inhoud 1. Raad van bestuur Raad van toezicht Samenstelling Deskundigheid en bezoldiging Bijeenkomsten Informatieoverdracht door raad van bestuur... 8 Pagina 2 van 9

3 1. Raad van bestuur De raad van bestuur van de St. Anna Zorggroep bestaat uit twee leden. Eén daarvan vervult de functie van voorzitter. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn vastgelegd in het reglement raad van bestuur. Samenstelling raad van bestuur St. Anna Zorggroep per Naam Bestuursfunctie Nevenfuncties mr. E.J. Rutters (Breda) mw.drs. I.C.D.Y.M. Wolf-de Jonge (Breda) Voorzitter raad van bestuur Lid raad van bestuur Lid raad van toezicht PAMM Vice-voorzitter bestuur RZCC Arbiter Scheidsgerecht Gezondheidszorg Lid bestuur NVZ Lid bestuur SAZ Voorzitter raad van toezicht Ruitersbos 2. Raad van toezicht 2.1. Samenstelling De samenstelling van de raad van toezicht St. Anna Zorggroep was per 31 december 2013 als volgt: Samenstelling raad van toezicht St. Anna Zorggroep per Naam Functie in RvT 1 e maal benoemd Datum laatste herbenoeming Herbenoembaar na huidige termijn drs. P.L.A. Rüpp Voorzitter n.v.t. 1 maal dr.ir. A.B. Bok Vice-voorzitter nee ing. G.Th.J.M. Hurks Lid nee (tot juni 2013) drs. Th.A. Rövekamp Lid n.v.t. (tot september 2013) prof.dr. Chr. van der Werken Lid n.v.t. 1 maal mw. J.M.A. Buijks-Schmitz RA, Lid n.v.t. 1 maal MGA ir. G.A. Witzel Lid maal ir. S.A. Bambach Lid maal mw. drs. G.M. Mittendorff Lid maal De St. Anna Zorggroep heeft een reglement voor de raad van toezicht waarin onder andere de bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd. De zittingstermijn voor een lid van de raad van toezicht is vier jaar. Een volgens rooster aftredend lid is eenmaal herbenoembaar. In juni 2013 is de heer Hurks afgetreden conform het rooster van aftreden. De heer Hurks maakte 10 jaar deel uit van de raad van toezicht (in 2011 heeft een beperkte eenmalige Pagina 3 van 9

4 verlening van zijn zittingstermijn plaatsgevonden voor 2 jaar). In september 2013 is de heer Rövekamp teruggetreden uit de raad van toezicht. Conform rooster van aftreden zou de heer Bok in oktober 2013 aftreden, maar om reden van de ontstane vacatures binnen de raad van toezicht, is de heer Bok bereid gevonden zijn lidmaatschap met een half jaar te verlengen tot april In december 2013 zijn inmiddels nieuwe leden toegetreden, namelijk de heren G. Witzel en S. Bambach en mevrouw M. Mittendorff. Hoofd- en nevenfuncties leden raad van toezicht per Naam Hoofdfunctie Andere nevenfuncties drs. P.L.A. Rüpp (Uden) Voorzitter college van bestuur Avans Hogeschool dr.ir. A.B. Bok (Eindhoven) ing. G.Th.J.M. Hurks (Eindhoven) Tot juni 2013 drs. Th.A. Rövekamp (Eindhoven) Tot september 2013 prof.dr. Chr. van der Werken (Zeist) Destijds lid van groepsraad Philips Electronics b.v. Voorzitter raad van bestuur Hurks Groep bv Zelfstandig gevestigd als bedrijfseconomisch adviseur Em. Hoogleraar chirurgie Universitair Medisch Centrum Utrecht Lid bestuur Stichting Administratiekantoor drukkerij/uitgeverij De Winter B.V. Lid bestuur Wetenschappelijk Instituut CDA Voorzitter RKSV Udi 19 Vice-voorzitter raad van toezicht Stichting Jheronimus Bosch 500 Voorzitter Stichting Bosch Research and Conservation Project Kamerheer van Zijne Majesteit de Koning Commissaris (voorzitter) Tecnotion in Almelo Commissaris (voorzitter) NTS Groep in Eindhoven Lid Board of Directors Infocom&Security Systems in Singapore Lid Bestuur Eindhovense Fabrikantenkring (EFK) Lid Raad van Advies Topopleiding Interactie Management (TIM) Lid raad van toezicht Stichting Vrienden van het Hart Zuidoost Brabant te Eindhoven Lid Raad van Advies KPE Academy Lid Raad van Commissarissen Polvo bv te Zevenbergen Lid Raad van Commissarissen BUVA bv te Eindhoven Lid raad van toezicht Centrale huisartsenpost Eindhoven tot 1 juli 2013 Commissaris Coppens Diervoeding, Helmond Commissaris Zeeman Groep Alphen a/d Rijn Lid raad van toezicht METS (Medisch Training en Simulatie Center), Bilthoven Lid RvA Klinik Gut, St. Moritz, Zwitserland Lid Board of Trustees AO Foundation, Pagina 4 van 9

5 mw. J.M.A. Buijks-Schmitz RA, MGA (Roermond) ir. G.A. Witzel (Nieuw Vennep) Vanaf december 2013 ir. S.A. Bambach (Waalre) Vanaf december 2013 mw. drs. G.M. Mittendorff (Coevorden/Eindhoven) Vanaf december 2013 Lid raad van bestuur Stichting Daelzicht adviseur raad van bestuur Heijmans NV CEO VDL Enabling Technologies Group Eigenaar Mittendorff Advies, Mediation & Coaching / Eigenaar agrarisch bedrijf/paardenfokkerij Davos, Zwitserland Lid Bestuur LWV Kring Midden-Limburg Lid Adviescommissie Financiën en Administratieve zaken (AFEA) van de VGN (tot augustus 2013) Lid Provinciale Raad voor de Volksgezondheid Limburg (PRV) Voorzitter raad van commissarissen Koninklijke Houthandel G. Wijma & Zn BV Lid raad van advies Prins Willem- Alexander Manege Penningmeester en lid van het bestuur van High Tech NL Lid industriële adviesraad Solliance Lid adviesraad Dutch Space Organisation Commissaris Medrie Lid financiële auditcommissie Medrie Voorzitter KWPN Drenthe Lid Ledenraad KWPN Lid toetsingscommissie WWB (adviescommissie ministerie SZW) Voorzitter comité van aanbeveling Fieldlab Aangepast Sporten Blixembosch Lid/waarnemend voorzitter raad van toezicht Nederlands Instituut voor Sport en Bewegen (NISB) Lid financiële commissie NISB Lid comité van aanbeveling Master of Sports (Fontys Eindhoven) Talentencommissie CDA Lid commissie Krachtig Bestuur in Brabant Lid Raad van Advies Innovatiewerkplaats Healthy Ageing De leden van de raad van toezicht hebben geen directe belangen bij de instelling Deskundigheid en bezoldiging Als norm voor het bestuurlijk functioneren van de St. Anna Zorggroep hanteert de zorggroep de Zorgbrede Governancecode en de Wet Bestuur en Toezicht (per in werking getreden). In 2013 is een nieuwe profielschets voor leden raad van toezicht vastgesteld. Het uitgangspunt is dat de leden door hun specifieke kennis en ervaring ieder voor zich, maar ook in collegiale samenwerking met de andere leden, een toegevoegde waarde hebben voor het bestuurlijke toezicht op de zorgorganisatie. Pagina 5 van 9

6 Binnen de raad van toezicht zijn de aandachtsgebieden van de leden van de raad van toezicht als volgt verdeeld. Aandachtsgebieden leden raad van toezicht Naam Samenstelling commissies/ aandachtsgebieden Aantal bijgewoonde vergaderingen commissie Aantal bijgewoonde vergaderingen RvT in 2013 drs. P.L.A. Rüpp Remuneratiecommissie 1/1 7/7 dr.ir. A.B. Bok Commissie kwaliteit & 2/2 6/7 veiligheid Remuneratiecommissie 1/1 drs. Th.A. Rövekamp Audit commissie financiën 2/4 2/2 (tot september 2013) ing. G.Th.J.M. Hurks Aandachtsgebied huisvesting/ 2/2 2/3 vastgoed (tot juni 2013) prof.dr. Chr. van der Werken Commissie kwaliteit & 2/2 5/7 veiligheid mw. J.M.A. Buijks-Schmitz RA, Audit commissie financiën 4/4 6/7 MGA ir. G.A. Witzel Auditommissie financiën 0/0 1/1 Aandachtsgebied huisvesting/vastgoed 0/0 ir. S.A. Bambach Commissie kwaliteit & 1/1 veiligheid 0/0 mw. Drs. G.M. Mittendorff 0/0 1/1 De bezoldiging van de raad van toezicht vindt plaats conform de adviesregeling NVTZ honorering raden van toezicht. Bezoldiging leden raad van toezicht 2013 Naam Functie Periode Beloning drs. P.L.A. Rüpp Voorzitter 1-1 t/m ,= dr.ir. A.B. Bok Vice-voorzitter 1-1 t/m ,= ing. G.Th.J.M. Hurks Lid 1-1 t/m ,= drs. Th.A. Rövekamp Lid 1-1 t/m ,= prof.dr. Chr. van der Werken Lid 1-1 t/m ,= mevr. J.M.A. Buijks-Schmitz RA, MGA Lid 1-1 t/m ,= ir. G.A. Witzel Lid t/m ,= ir. S.A. Bambach Lid t/m ,= Mw. G.M. Mittendorff Lid t/m ,= Totaal 60938,= 2.3. Bijeenkomsten De raad van toezicht kwam in maal voor een reguliere vergadering bijeen. De opkomst bedroeg gemiddeld 90%. Pagina 6 van 9

7 In april 2013 vond een zogenaamde vormvrije bijeenkomst (een meer informele bijeenkomst, die zich leent om over verschillende strategische onderwerpen vrijer en diepgaand te spreken) plaats, met als thema Besturen met duivelselastiek onder leiding van de heer prof.dr. K. Putters over de complexe besturing van maatschappelijke organisaties, waaronder zorgorganisaties. Daarnaast vond een extra vergadering plaats in november 2013 inzake strategische samenwerking in de regio en het besluit om een verkenning te starten over de mogelijke samenwerking van de St. Anna Zorggroep met het Caharina-ziekenhuis Eindhoven. De externe accountant is tenminste tweemaal per jaar in het overleg met de raad van toezicht aanwezig geweest. In de vergadering van mei werden de jaarrekening en de accountantsverklaring toegelicht. In de decembervergadering is de managementletter van de accountant en de begroting 2014 aan de orde geweest. De heer Wesselink, hoofd dienst finance & control, was eveneens bij deze vergaderingen aanwezig. De audit commissie financiën kwam in 2013 viermaal bijeen. Deze bijeenkomsten vonden steeds plaats in het bijzijn van de heer Rutters (voorzitter raad van bestuur en portefeuillehouder bedrijfsvoering) en het hoofd dienst finance & control. Onderwerpen van gesprek tijdens deze bijeenkomsten waren onder andere de jaarrekening 2013, de exploitatie 2013, de begroting 2014, transitiebedrag, meerjaren financieel beleid en TopSupport. De commissie overlegt twee maal per jaar met de accountant. De auditcommissie kwaliteit & veiligheid voerde tweemaal overleg met mevrouw Wolf (lid raad van bestuur en portefeuillehouder kwaliteit) en mevrouw Heinen, secretaris raad van bestuur en hoofd afdeling kwaliteit en veiligheid. Deze bijeenkomsten werden gehouden aan de hand van een vaste agenda waarin onder meer aandacht werd besteed aan kwaliteitsindicatoren, VMS, interne audits, klachten en meldingen, patiënttevredenheid, toegangstijden en functioneren medisch specialisten. De remuneratiecommissie kwam in 2013 eenmaal bijeen voor de functioneringsgesprekken en salarisbesprekingen met de raad van bestuur. De remuneratiecommissie voerde overleg met de bestuurders over hun persoonlijke doelstellingen en beoordeelde hun functioneren op basis van vooraf overeengekomen targets met betrekking tot deze doelstellingen. Daarnaast heeft een aantal maal overleg plaatsgevonden in verband het wervingstraject voor een drietal vacatures binnen de raad van toezicht. De raad van toezicht beoordeelt eenmaal per jaar zijn eigen functioneren met behulp van het evaluatie-instrument raden van toezicht zorginstellingen van de NVTZ. In 2013 heeft de raad van toezicht zich, net als in voorgaande jaren, voor wat betreft zijn taak laten leiden door de algemeen geldende governance principes, neergelegd in de Zorgbrede Governancecode. Dit betekent ook dat de raad van toezicht tenminste jaarlijks zijn eigen functioneren evalueert. De maatschappij verwacht dat raden van toezicht professionaliseren. Zorginstellingen moeten hun interne toezicht verbinden met kwaliteit van zorg. Zelfevaluatie is een nuttig instrument om na te gaan wat goed gaat en wat beter kan. Het ondersteunt de ontwikkeling naar een meer effectieve rolvervulling van de raad als collectief. De raad van toezicht concludeerde dat de raad in zijn algemeenheid goed functioneert. Zoals gebruikelijk vonden verspreid over het jaar bijeenkomsten plaats met diverse geledingen: eenmaal met de vereniging medische staf en tweemaal met de ondernemingsraad. De jaarlijkse bijeenkomst die meestal in november plaatsvindt met de gezamenlijke cliëntenraden heeft in 2013 geen doorgang gevonden en is doorgeschoven naar Pagina 7 van 9

8 De raad van toezicht heeft de volgende besluiten genomen: besluit tot herziening reglementen raad van toezicht en raad van bestuur besluit tot opstellen reglementen remuneratiecommissie en commissie kwaliteit & veiligheid besluit tot herbenoeming van de heer drs. Th.A. Rövekamp besluit tot benoeming van de heer prof.dr. Chr. van der Werken tot voorzitter commissie kwaliteit & veiligheid besluit tot verlenging termijn van de heer dr.ir. A.B. Bok met een half jaar tot april 2014 besluit tot benoeming van de heer ir. G.A. Witzel tot lid raad van toezicht besluit tot benoeming van de heer ir. S.A. Bambach tot lid raad van toezicht besluit tot benoeming van mevrouw drs. G.M. Mittendorff tot lid raad van toezicht 2.4. Informatieoverdracht door raad van bestuur Informatieverstrekking aan de raad van toezicht vindt plaats volgens het op 27 april 2010 vastgestelde informatieprotocol. Tijdens elke vergadering komen de financiële en kwalitatieve rapportages aan de orde. Deze worden van tevoren doorgenomen in respectievelijk het overleg tussen de auditcommissie financiën, raad van bestuur en het hoofd finance & control en het overleg tussen de auditcommissie kwaliteit, raad van bestuur en hoofd afdeling kwaliteit & veiligheid. Daarnaast wordt conform de Zorgbrede Governancecode, reglementen en statuten door de raad van bestuur informatie verschaft over (meerjaren-) beleid, doelstellingen, diverse kwaliteits- en veiligheidsaspecten, waaronder kwaliteitsindicatoren, procesoptimalisaties en overige relevante zaken. De raad van toezicht wordt, indien dit aan de orde is, door de raad van bestuur geïnformeerd over de uitkomsten van onderzoeken, die door externe instanties, zoals de Inspectie voor de gezondheidszorg en anderen, worden verricht. De raad van bestuur legde over het jaar op adequate wijze verantwoording af aan de raad van toezicht. De werkwijze waarbij een aantal specifieke onderwerpen in de vergaderingen van deelcommissies van de raad van toezicht door de betreffende bestuurder-portefeuillehouder worden toegelicht en besproken, waarna terugkoppeling plaatsvindt in de plenaire vergadering van raad van bestuur en raad van toezicht, bevalt goed. De audit commissie financiën en de commissie kwaliteit & veiligheid functioneren naar behoren. Om goed geïnformeerd te blijven over de ontwikkelingen binnen de instelling en de relevante externe ontwikkelingen is het de gewoonte per vergadering tevens een onderwerp te belichten vanuit de verschillende organisatieonderdelen. Zo werden in 2013 achtereenvolgens de volgende onderwerpen behandeld: meerjaren beleidsplan vacatures raad van toezicht rapportages kwaliteit financiële rapportages jaarrekening 2012 evaluatie raad van toezicht TopSupport PAMM reglementen raad van toezicht nieuwbouw Berkenheuvel voortgang vastgoedprojecten Ananz vacatures raad van toezicht kaderbrief 2014 Pagina 8 van 9

9 meerjaren financieel beleid regionale samenwerking regiovisie zorgverzekeraars inrichting terrein St. Anna Ziekenhuis managementletter 2013 begroting 2014 samenwerking met de gemeente Geldrop-Mierlo jaarlijks bezoek IGZ Tijdens de vergaderingen zijn diverse presentaties gegeven, o.a. over: rondleiding nieuwe OK rondleiding nieuwbouw Berkenheuvel meerjaren financieel beleid, transitiebedrag en financieel risicomanagement specialist en ziekenhuis in 2015 verkenning regionale samenwerking regiovisie zorgverzekeraars De raad van toezicht heeft goedkeuring verleend aan de volgende besluiten van de raad van bestuur: goedkeuring besluit vaststelling meerjarenbeleidsplan goedkeuring besluit vaststelling jaarrekening 2012 instemming met het starten van de verkenning voor strategische samenwerking van St. Anna Zorggroep met Catharina-ziekenhuis Eindhoven goedkeuring besluit vaststelling begroting 2014 Pagina 9 van 9