GEBRUIKERSHANDLEIDING. Queen 5.47

Transcriptie

1 GEBRUIKERSHANDLEIDING Queen 5.47

2 Colofon Samensteller : Quadrant Automatisering BV Uitgave : Quadrant Software BV Het auteursrecht op het computerprogramma Queen berust bij Quadrant Automatisering BV te Capelle aan den IJssel. Het auteursrecht op deze gebruikershandleiding berust eveneens bij Quadrant Automatisering BV te Capelle aan den IJssel. De merknaam Queen is merkrechtelijk beschermd voor de Benelux ten name van Quadrant Automatisering BV te Capelle aan den IJssel. Alle andere merk- en productnamen zijn handelskenmerken of gedeponeerde handelskenmerken van hun betreffende houders. Programmalicentie Door voldoening van de licentievergoeding en stipte nakoming van de overige bepalingen van de achterin deze gebruikershandleiding opgenomen gebruiks overeenkomst bent u gerechtigd dit programma overeenkomstig die overeenkomst te gebruiken op uw computersysteem. Kopiëren van dit programma is op geen enkele wijze toegestaan, behalve indien zulks geschiedt met als enig doel een reserve-kopie te maken voor het geval de originele media beschadigd raken of verloren gaan. Copyright Quadrant Automatisering BV Alle rechten voorbehouden. Behoudens uitzondering(en) krachtens de Auteurswet mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt, d.m.v. druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook, dan wel in enig geautomatiseerd gegevensbestand worden opgeslagen, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. All rights reserved. No part of this book may be reproduced in any form, by print, photoprint, microfilm or any other means without written permission from the publisher. Aan de in deze uitgave genoemde functionaliteit van het pakket kunnen geen rechten worden ontleend. De handleiding is niet versiegebonden. U kunt daarin dus informatie aantreffen die voor uw Queen-versie niet van toepassing is.

3 Inleiding Deze handleiding is vooral gericht op de beginnende gebruiker en wil een hulpmiddel zijn om een snel en goed begin met Queen te maken. Dat is tenslotte het halve werk! Om die reden zult u in deze handleiding veel stap-voor-stap-instructies tegenkomen. Gedetailleerde programma beschrijvingen daarentegen zijn zoveel mogelijk vermeden. Daarvoor wordt u verwezen naar het uitgebreide helpsysteem van Queen. Kort iets over de inhoud van de handleiding: hoofdstuk 1 behandelt de installatie van Queen, hoofdstuk 2 het werken met Queen in het algemeen. Zeker als Queen of Windows nieuw voor u zijn, doet u er goed aan om eerst hoofdstuk 2 door te nemen. Het opzetten van een nieuwe administratie inclusief de basisgegevens komt aan de orde in hoofdstuk 3. Als u dit hoofdstuk als leidraad gebruikt, zult u uzelf veel overbodig werk besparen. De hoofdstukken 4 en 5 gaan in op achtereenvolgens de financiële administratie en het relatiebeheer van Queen. De index en de inhouds opgave vindt u achterin. Suggesties voor verbetering horen we graag. Veel succes met Queen! drs K.J. Eschauzier, directeur Quadrant Automatisering BV

4

5 Installatie Queen pagina 5 Hoofdstuk 1 Installatie Queen 1.1 Systeemeisen De systeemeisen van uw Queen-pakket kunt u vinden op de website van Queen, onder Producten, Queen, Systeemeisen. Na de installatie van Queen kunt u ze ook vinden in het bestand leesmij.rtf, dat voorkomt in de programmatuurmap van Queen. 1.2 Queen installeren De actuele installatieprocedure voor Queen is te vinden op de website van Queen, onder Support, Documentatie, Installatie van Queen. Hebt u geen internet, dan kunt u deze documenten aanvragen bij de Helpdesk van Quadrant, tel. (010) Invoeren licentiegegevens Na de installatie dient u de licentiegegevens nog in te voeren. Tegelijk met het Queen-pakket ontvangt u voorlopige licentiegegevens. De definitieve licentiegegevens kunt u met het bijgesloten checksumaanvraagformulier aanvragen bij Quadrant. Zonder definitieve licentiegegevens werkt Queen beperkt! De belangrijkste beperkingen zijn: de administratie kan slechts gedurende drie maanden worden gebruikt, er kunnen niet meer dan duizend journaalposten worden ingevoerd en het boekjaar kan niet worden afgesloten Invoer voorlopige licentiegegevens Start Queen zoals aangegeven op bladzijde 10; Nadat Queen is opgestart verschijnt automatisch het venster Licentiegegevens. Voer de licentiegegevens in (gebruik niet de gegevens in onderstaand voorbeeld!). Naam, adres en plaats hoeft u bij een voorlopige licentie niet in te vullen. Als u al beschikt over de definitieve licentiegegevens, kunt u die uiteraard direct invullen, inclusief naam, adres en plaats: Klik op de knop Akkoord;

6 pagina 6 Installatie Queen Als de ingevoerde gegevens niet kloppen, krijgt u een melding. Verlaat deze melding met Akkoord. U gaat dan terug naar het vorige venster. Controleer in dat geval de rubrieken en probeer het opnieuw; Zijn de gegevens wel correct ingevuld, dan vraagt Queen u om u aan te melden als Queen-gebruiker (zie bladzijde 10) Invoer definitieve licentiegegevens Vul het originele checksum-aanvraagformulier volledig in, dus voorzien van datum en rechtsgeldig ondertekend, en stuur het op naar Quadrant; Als u de definitieve licentiegegevens hebt ontvangen, start u Queen weer zoals aangegeven op bladzijde 10; Nadat Queen is opgestart verschijnt het venster Aanmelden als Queengebruiker. Maak het invoerveld Administratie leeg; Klik op de knop Akkoord; Selecteer programma ALGEMEEN > LICENTIEGEGEVENS; Voer de definitieve licentiegegevens letterlijk in zoals u die u zijn toegezonden (gebruik niet de gegevens in onderstaand voorbeeld!);

7 Installatie Queen pagina 7 Klik op de knop Akkoord. Als de ingevoerde gegevens niet kloppen, dan krijgt u een melding. Verlaat de melding met Akkoord. U gaat dan automatisch terug naar het vorige venster. Controleer in dat geval alle rubrieken (let ook op hoofdletters/kleine letters en spaties!) en probeer het opnieuw; Zijn de gegevens wel correct ingevuld, dan kunt u verder werken met Queen!

8

9 Werken met Queen pagina 9 Hoofdstuk 2 Werken met Queen 2.1 Belangrijke begrippen Een boekhouding geeft inzicht in de financiële stand van zaken van een onderneming. Het is allereerst de ondernemer die daar belang bij heeft. Een actuele boekhouding is dus belangrijk om een onderneming goed te kunnen besturen. Journaalpost Elke wijziging in de financiële stand van zaken wordt in de boekhouding ingevoerd door een journaalpost (=boeking). Elke journaalpost bestaat uit twee of meer journaal- of boekingsregels: één of meer bijboekingen en één of meer afboekingen. Het saldo van die bij- en afboekingen van een jour naal post is altijd nul. Anders gezegd: elke journaalpost moet in evenwicht zijn. Zie ook de voorbeeldboekingen op bladzijde 47 en volgende. Grootboek Elke boekingsregel bevat een grootboekrekening waarop een bedrag wordt geboekt. Het geheel van de grootboekrekeningen in een Queen-administratie wordt het rekeningschema genoemd. De ingevoerde boekingsregels kunt u opvragen en afdrukken per grootboekrekening (dat zijn de grootboek mutaties). In Queen heeft elke debiteur en crediteur een eigen grootboek rekening. Dagboek Een journaalpost wordt ingevoerd in een dagboek. Wijziging van uw banksaldo voert u in in het dagboek Bank, een factuur die u verstuurt aan uw klant in het dagboek Verkopen, enz. Dus voordat u in Queen een boeking invoert, moet u een dagboek selecteren. De ingevoerde boekingen kunt u opvragen en afdrukken per dagboek (de dagboekmutaties). Boekingsgang Een reeks boekingen heet in Queen een boekingsgang. Een voorlopige boekingsgang kan nog gewijzigd of verwijderd worden, een definitieve boekingsgang niet meer. Balans Op basis van de ingevoerde journaalposten wordt de balans opgesteld.

10 pagina 10 Werken met Queen Meer weten over boekhouden? Via > Support > Training > Cursusaanbod kunt u u inschrijven voor onze cursus Boekhouden voor Kinggebruikers. 2.2 Starten van Queen Queen starten Als Queen is geïnstalleerd, kunt u het pakket starten door te (dubbel)klikken op de Queen-icoon op uw bureaublad. Tijdens het opstarten ziet u: Als u Queen niet eerder hebt gestart, moet u direct daarna de licentie gegevens invoeren, zie hiervoor bladzijde Aanmelden als Queen-gebruiker Nadat Queen is opgestart krijgt u een ander venster op het scherm.

11 Werken met Queen pagina 11 Als u eerder met Queen hebt gewerkt, zijn deze gegevens in principe al ingevuld met de laatst gekozen waarden en kunt u verder gaan door op Akkoord te klikken. Gebruikt u Queen voor het eerst, dan voert u bij Gebruiker Gebruik in en u klikt op Akkoord. Maak vervolgens een nieuwe administratie aan zoals beschreven vanaf bladzijde 33 van deze handleiding. U doet er overigens goed aan om, voordat u een nieuwe administratie aanmaakt, de rest van dit hoofdstuk goed door te lezen. 2.3 Hoofdmenu Het hoofdmenu van Queen bestaat uit de volgende twee onderdelen: Titelbalk In de titelbalk worden de administratiecode en -omschrijving, de boekjaarcode en de gebruikerscode weergegeven. Met de minimaliseren-knop rechts in de titelbalk worden alle Queen-vensters geminimaliseerd en met de sluiten-knop (of Alt+F4 terwijl het hoofdmenu actief is) worden alle Queen-vensters (voorzover mogelijk) gesloten Menubalk In het Queen-hoofdmenu ziet u de volgende menupunten: Al g e m e e n, met onder meer: opnieuw aanmelden, administratie wijzigen/ toevoegen, gebruikers, systeembeheer, Queen afsluiten; Sta m g e g e v e n s, periode-indeling, grootboekrekeningen, dagboeken, paragrafen, BTW-codes, talen, plaatsnamen, enz.; Or g a nisatie, bedrijfsgegevens;

12 pagina 12 Werken met Queen Fi n a n c i e e l, invoeren boekingen, telebankieren, financiële overzichten, afdrukken balans, aangifte OB; De b i t e u r e n, gegevens van de debiteuren, openstaande posten; Cr e d i t e u r e n, gegevens van de crediteuren, openstaande posten; Div e r s e n, afsluiten boekjaar, instellen werkbalken; Ven s t e r s, geeft een overzicht van alle Queen-vensters die op dit moment open staan; He l p, helpsysteem, helpdesk van Quadrant, informatie over Queen. De hoofdmenupunten Sta m g e g e v e n s, Or g a nisatie, Fi n a n c i e e l, De b i t e u r e n, Cr e d i t e u r e n, Re l at i e s en Div e r s e n zijn alleen zichtbaar als een administratie is geselecteerd Aanpassen hoofdmenu Het Queen-menu is eenvoudig aan te passen. En als de aanpassingen u niet bevallen, kunt u het standaardmenu altijd weer terugzetten. Klik met de rechtermuisknop ergens in de menubalk en kies voor Aa n passen...; programma Aanpassen Queen-hoofdmenu wordt dan geopend; U kunt nu menupunten toevoegen door eerst het programma op te zoeken in de tabkaart Opdrachten. De beschikbare Queen-programma s staan in een zgn. boom structuur, die overeenkomt met het standaardmenu van Queen. Menu s met het vakje hebben een vertakking, die u kunt weergeven door op dat vakje te klikken: versleep het menupunt vanuit Aanpassen Queen-hoofd menu naar de gewenste plaats in het hoofdmenu. Menu s klappen vanzelf open zodra de muis-cursor er boven staat:

13 Werken met Queen pagina 13 U kunt menupunten verplaatsen door ze te verslepen van het ene menu naar het andere. Menu s klappen vanzelf open zodra de muis-cursor er boven staat; Het verwijderen van menupunten is mogelijk door ze te verslepen naar een plaats buiten het Queen-menu; De omschrijving van een menupunt kan worden gewijzigd door met de rechtermuisknop op het menupunt te klikken. De letter na het teken & wordt de sneltoets van het menupunt. Het aangepaste hoofdmenu wordt opgeslagen per gebruiker en per administratie. U kunt een menu-indeling overnemen van een andere Queen-gebruiker en van een andere Queen-administratie, zie hiervoor de tabkaart Overnemen van programma Aanpassen Queen-hoofdmenu en de bijbehorende helptekst. Om weer met Queen te kunnen werken, sluit u programma Aanpassen Queen-hoofdmenu af met de knop Sluiten. U kunt het standaardmenu altijd terugzetten door met de rechtermuisknop ergens in het hoofdmenu te klikken en dan te kiezen voor To o n s ta n d a a r d m e n u. Het ingestelde gebruikersmenu blijft bewaard; u kunt dat weer oproepen door met de rechtermuisknop op het hoofdmenu te klikken en te kiezen voor To o n ge b r u i k e r m e n u.

14 pagina 14 Werken met Queen Instellen werkbalken U kunt zelf werkbalken toevoegen en wijzigen. Ook deze werkbalken worden per gebruiker en per administratie opgeslagen en kunnen van een andere gebruiker en administratie worden overgenomen. Een werkbalk voegt u als volgt toe: Klik met de rechtermuisknop ergens in het Queen-hoofdmenu en kies voor Aa n pa s s e n... Programma Aanpassen Queen-hoofdmenu wordt geopend; Klik in dat programma op de tab Werkbalken; Klik op de knop Toevoegen. Het venster Werkbalk toevoegen verschijnt; Vul daarin de naam in van de werkbalk en sluit af met Akkoord; U krijgt een melding die u kunt afsluiten met Akkoord; De werkbalk ziet er nu zo uit:. Om knoppen op de werkbalk te plaatsen, selecteert u de tabkaart Opdrachten; Zoek in deze tabkaart het programma op dat u in de werkbalk wilt plaatsen. De beschikbare Queen-programma s staan in een zgn. boomstructuur, die overeenkomt met het standaardmenu van Queen. Menu s met het vakje hebben een vertakking, die u kunt weergeven door op dat vakje te klikken; Versleep het menupunt naar de gewenste plaats op de werkbalk; De weergave van het menupunt op de werkbalk kunt u instellen door met de rechtermuisknop op dat menupunt te klikken. U kunt dan onder andere de omschrijving wijzigen. De letter na het teken & wordt de sneltoets van het menupunt. 2.4 Vensters Algemeen Via hoofdmenu Ven s t e r s krijgt u een overzicht van alle Queen-vensters die op dat moment openstaan. Venstermenu In bijna alle vensters komen de volgende standaardmenupunten voor:

15 Werken met Queen pagina 15 ALGEMEEN: vastpinnen van het venster, terugzetten van het oorspronkelijke formaat, Queen-hoofdmenu (F11), venster sluiten (Alt+F4). Een venster kan ook worden afgesloten met de sluitenknop rechts op de titelbalk; Mu t e r e n: selecteren (alleen bij zoekvensters), wijzigen van de sorteervolgorde, toevoegen, wijzigen en verwijderen, knippen, kopiëren en plakken, gegevens actualiseren (F5); Af d r u k k e n: gegevens afdrukken; He l p: helpinformatie over het actieve venster (F1), informatie over Queen. Vastpinnen Als u bepaalde gegevens op scherm wilt vasthouden, bijvoorbeeld om de gegevens van twee grootboekrekeningen met elkaar te vergelijken, dan kunt u het eerste venster op het scherm vastpinnen, zodat de tweede grootboekrekening in een apart venster geopend wordt. Een vastgepind venster kan wel worden geminimaliseerd. Ook is het mogelijk om meer vensters vast te pinnen. Een venster kan worden vastgepind door in venstermenu ALGEMEEN te kiezen voor Va s t p i n n e n. Soorten vensters In Queen worden vier soorten vensters gebruikt: Zoekvensters, om gegevens in op te zoeken; Mutatievensters, om gegevens te wijzigen; Dialoogvensters, voor meldingen; Afdrukvensters, om aan te geven wat u wilt afdrukken Zoekvensters Met een zoekvenster kunt u een bepaald gegeven gemakkelijk opzoeken en selecteren. Het zoekvenster geeft een overzicht van een groep gegevens (dagboeken of grootboekrekeningen bijvoorbeeld), maar u kunt in het zoekvenster geen gegevens wijzigen (wel verwijderen). Weergave U kunt met de muis kolommen verslepen door met de muisaanwijzer op de kolomtitel te klikken en vervolgens de muis terwijl u de muisknop ingedrukt houdt naar de gewenste plaats te slepen en ten slotte de muisknop los te laten:

16 pagina 16 Werken met Queen Ook kunt u kolommen breder of smaller maken door de muisaanwijzer tussen twee kolomtitels te plaatsen, totdat de muisaanwijzer van vorm verandert. U kunt nu de muisknop indrukken en de kolom breder of smaller maken. De overige kolommen schuiven gewoon door: In eerste instantie zijn de gegevens gesorteerd op de eerste kolom: Door op de titel van een andere kolom te klikken, kunt u de sortering wijzigen. Door nogmaals op diezelfde kolomtitel te klikken, worden de gegevens in omgekeerde volgorde weergegeven: Het aantal regels wordt rechts onder op het venster weergegeven. Zoeken Via het invoerveld onderaan het venster kunt u zoeken op de actieve kolom:

17 Werken met Queen pagina 17 Via de invoerrubriek onderaan het venster kunt u ook zoeken door invoer van cijfers of letters. Naarmate u meer karakters invoert, wordt het zoeken nauwkeuriger. De invoerrubriek sluit aan op de actieve kolom, dus als het zoekvenster op dagboekcode is gesorteerd kunt u daarin een dagboekcode invoeren, als het zoekvenster op naam is gesorteerd kunt u daarin een dagboeknaam invoeren, enz. Met Filters kunt u bepaalde gegevens uit het zoekvenster houden, zodat u gerichter kunt zoeken. U activeert de juiste kolom, voert eventueel één of meer karakters in in het invoerveld en maakt uw keuze in het menu Fi lt e r s: Toon filterpaneel (Shift+F2), klik hierop om links op het venster een apart paneel te openen met de door u gemaakte filters. U hebt hier de volgende mogelijkheden: in het invoerveld Filter kunt u een filterinstelling invoeren. Kies 000 om het laatste door u gebruikte filter te selecteren. Via de knop Instellingen in het filterpaneel kunt u een filterinstelling opslaan: kies voor Op s l a a n (Ctrl+O) om de huidige instelling te wijzigen, of voor Op s l a a n ni e u w (Ctrl+N) om een nieuwe instelling toe te voegen. Het laatst gebruikte filter wordt per gebruiker opgeslagen onder volgnummer 000; U kunt een filter tijdelijk uitschakelen door het selectievakje leeg te maken. Klik op het Sluiten-kruisje voor het filter om dat filter uit het zoekvenster te verwijderen; Toevoegen bevat -filter (F3), klik hierop om alleen die regels weer te geven, waar de ingevoerde tekst voorkomt in de actieve kolom. Is er geen tekst ingevoerd in het invoerveld, dan wordt gefilterd op de tekst van de geselecteerde regel. Voorbeeld: u klikt in zoekvenster groot boekrekeningen op de kolom Naam. U voert in het invoerveld de tekst Kosten in. Ten slotte kiest u voor To e v o e g e n b e v at -f i lt e r. Alle rekeningen met de tekst Kosten in de rekeningnaam worden weer gegeven (dus ook rekeningen met de naam Afschrijvingskosten ):

18 pagina 18 Werken met Queen Bij een numeriek veld werkt dit filter als het Is gelijk aan-filter; Toevoegen bevat niet -filter, klik hierop om alleen die regels weer te geven, waar de ingevoerde tekst NIET voorkomt in de actieve kolom. Is er geen tekst ingevoerd in het invoerveld, dan wordt gefilterd op de tekst van de geselecteerde regel. Voorbeeld: u klikt in zoekvenster grootboekrekeningen op de kolom Naam. U voert in het invoerveld de tekst Kosten in. Ten slotte kiest u voor To e v o e g e n b e v at n i et -f i lt e r. Alle rekeningen worden weergegeven, behalve de rekeningen met de tekst Kosten in de rekeningnaam (dus ook rekeningen met de naam Afschrijvingskosten worden niet weergegeven); To e v o e g e n va n a f -f i lt e r (Shift+F3), dezelfde werking als Toevoegen bevat - f i lt e r, alleen worden alle regels met een hogere waarde ook getoond. Dus als Rekeningnummer de actieve kolom is en rekening 4010 geselecteerd, en u kiest voor To e v o e g e n va n a f -f i lt e r, dan worden alle rekeningen vanaf 4010 in het zoekvenster weergegeven, maar de rekeningen met een lager nummer worden niet meer in het venster weergegeven; To e v o e g e n t/m -f i lt e r (Ctrl+F3), dezelfde werking als Toevoegen bevat - f i lt e r, alleen worden alle regels met een lagere waarde ook getoond. Dus als Rekeningnummer de actieve kolom is en rekening 4010 geselecteerd, en u kiest voor To e v o e g e n t/m -f i lt e r, dan worden alle rekeningen t/m 4010 in het zoekvenster weergegeven, maar de rekeningen met een hoger nummer worden niet meer in het venster weergegeven; Toevoegen is gelijk aan -filter (Shift+Ctrl+F3), klik hierop om alleen die regels weer te geven, waarvan de tekst in de actieve kolom identiek is

19 Werken met Queen pagina 19 aan de ingevoerde tekst (of de geselecteerde regel). Voorbeeld: u klikt in zoekvenster grootboekrekeningen op de kolom Naam. U voert in het invoerveld de tekst Kosten in. Ten slotte kiest u voor To e v o e g e n is g e l i j k a a n -f i lt e r. Alleen de rekeningen met Kosten als rekeningnaam worden weergegeven (dus níet de rekeningen met de naam Afschrijvings kosten ). Vergelijk hiermee de keuze Toevoegen bevat -filter; Toevoegen is ongelijk aan -filter (Shift+Ctrl+Alt+F3), klik hierop om alleen die regels weer te geven, waarvan de tekst in de actieve kolom afwijkt van de ingevoerde tekst (of de geselecteerde regel). Voorbeeld: u klikt in zoekvenster grootboekrekeningen op de kolom Valuta. U klikt op een rekening met de valuta Eur (de basisvaluta). Ten slotte kiest u voor To e v o e g e n is o n g e l i j k a a n -f i lt e r. Alleen de rekeningen met een buitenlandse valuta worden weergegeven; Ve r w i j d e r laatste f i lt e r (F4), met deze keuze wordt het laatst toegevoegde filter verwijderd. U kunt een filter ook verwijderen via het filterpaneel. Filter 000 kan niet worden verwijderd; Ve r w i j d e r alle f i lt e r s (Shift+F4), alle filters van dit zoek venster worden verwijderd; Toon gefilterde kolommen in kleur, de gefilterde kolom wordt in een afwijkende kleur weergegeven, zodat u snel kunt zien welke kolommen gefilterd zijn. Bladeren Wanneer u in een zoekvenster bladert (met de muis of met de sneltoetsen), loopt het bijbehorende mutatie venster mee (als het mutatievenster is geopend en niet is vastgepind). Standaardknoppen In bijna alle zoekvensters vindt u de volgende knoppen (met het zoekvenster met de grootboekrekeningen als voorbeeld): Selecteren; als u dit zoekvenster vanuit een ander venster oproept, bijvoorbeeld een venster waar u een rekening moet invoeren, dan kunt u in het zoekvenster een rekening aanwijzen en dat met Selecteren naar het aanroepende venster kopiëren. Het zoekvenster wordt hiermee ook automatisch gesloten; Wijzigen; het mutatievenster wordt geopend en u kunt de grootboekrekening waar de cursorbalk op staat, wijzigen; Toevoegen; het mutatievenster wordt geopend en u kunt een grootboekrekening toevoegen; Verwijderen; de grootboekrekening waar de cursorbalk op staat, wordt verwijderd (als dat is toegestaan);

20 pagina 20 Werken met Queen Sluiten; het zoekvenster wordt gesloten. Als u dit zoekvenster vanuit een ander venster had opgeroepen wordt er niets naar het aanroepende venster overgenomen. Toetsenbord In het zoekvenster kunt u van de volgende toetsen en toetscombinaties gebruik maken: Sneltoets Delete End Ctrl+End Enter Escape F1 Alt+F4 F5 Shift+F10 F11 Home Ctrl+Home Insert Ctrl+P Shift+Ctrl+P PgDn PgUp Pijl omhoog Pijl omlaag Betekenis Mutatievensters dezelfde betekenis als de knop Verwijderen naar de laatste kolom van de huidige record naar het einde van het bestand (laatste record) geselecteerde knop indrukken (meestal Selecteren of Wijzigen) huidige venster afsluiten helpinformatie over het actieve venster huidige venster afsluiten gegevens actualiseren menu onder de rechtermuisknop (muismenu) weergeven Queen-hoofdmenu weergeven naar de eerste kolom van de huidige record naar het begin van het bestand (eerste record) dezelfde betekenis als de knop Toevoegen naar Afdrukken-venster om geselecteerde gegevens af te drukken naar Afdrukken-venster een bladzijde omlaag een bladzijde omhoog een regel omhoog een regel omlaag In het mutatievenster kunt u de gegevens van één bepaalde taalcode, grootboekrekening, betalingsconditie, relatie, enz., invoeren of wijzigen. Welke invoervelden u in dat venster aantreft, is uiteraard afhankelijk van het gegeven dat u muteert: het mutatievenster van een artikel ziet er anders uit dan dat van een taalcode. Maar de meeste knoppen zijn voor alle mutatie vensters gelijk. Deze zullen we toelichten en hierbij het grootboekrekening-mutatiescherm als voorbeeld nemen. Bladeren U kunt vanuit een mutatievenster het vorige of het volgende gegeven (in ons voorbeeld dus de vorige of de volgende grootboekrekening) op het scherm krijgen. U kunt hiervoor deze knoppen (of de sneltoetsen Ctrl+F5 t/m Ctrl+F8) gebruiken:

21 Werken met Queen pagina 21 Van links naar rechts betekenen deze knoppen: ga naar de eerste, ga naar de vorige, ga naar de volgende, en ga naar de laatste. Wijzigingen worden bij het bladeren automatisch opgeslagen! Wanneer u in een mutatievenster bladert, loopt het bijbehorende zoekvenster automatisch mee. Zoeken Direct onder de vier bladerknoppen, vindt u de knop Zoeken waarmee u naar het zoekvenster met (in ons voorbeeld) de grootboekrekeningen gaat. Overige standaardknoppen In een mutatievenster vindt u verder de volgende knoppen (met weer het grootboekrekening-mutatievenster als voorbeeld): Toevoegen; u blijft in het mutatievenster maar kunt daarin een nieuwe grootboekrekening aanmaken; Verwijderen; de huidige grootboekrekening wordt verwijderd (als dat is toegestaan); Sluiten; de wijzigingen die u hebt aangebracht worden opgeslagen en het mutatievenster wordt gesloten. Info-knop Als u in een invoerrubriek staat waar om een nummer of code gevraagd wordt, kunt u het betreffende zoekvenster oproepen door te klikken op de knop rechts in het invoerveld: Deze knop kunt u ook activeren met F4 of met de toetscombinatie Alt+pijl omlaag. Afhankelijk van wat u moet invoeren krijgt u dan het zoekvenster met grootboekrekeningen, debiteuren, layouts, talen, enz. Hierin kunt u het juiste gegeven opzoeken en met de knop Selecteren overnemen naar het mutatievenster. Datum invoeren In een datum-invoerveld kunt u een kalender oproepen door te klikken op de knop rechts in het invoerveld. Deze knop kunt u ook activeren met F4 of met de toetscombinatie Alt+pijl omlaag. Bovenin de kalender ziet u vier knoppen: Van links naar rechts betekenen deze knoppen: één jaar terug, één maand terug, één maand verder en één jaar verder.

22 pagina 22 Werken met Queen Rekenmachine In de meeste numerieke velden hebt u de beschikking over een reken machine. Klik op de knop rechts in het invoerveld (of gebruik F4 of de toetscombinatie Alt+pijl omlaag): en u ziet de knoppen waar u gebruik van kunt maken: Het invoerveld fungeert als display van de rekenmachine. Als u op de knop = drukt, verdwijnt de rekenmachine van het scherm en wordt de uitkomst van de berekening overgenomen naar het invoerveld. Toetsenbord/Muis De rubrieken van de invoervensters kunnen niet alleen met de muis maar ook volledig via het toetsenbord worden doorlopen. Er kan gebruik worden gemaakt van de volgende functietoetsen en toetscombinaties: Sneltoets Ctrl+C End Enter Ctrl+Enter Escape F1 F4 Alt+F4 Ctrl+F5 Ctrl+F6 Ctrl+F7 Ctrl+F8 Shift+F10 F11 Home Ctrl+P Alt+pijl omlaag Tab Ctrl+Tab Ctrl+Shift+Tab Shift+Tab Ctrl+V Ctrl+X Betekenis Kopiëren naar het einde van het invoerveld naar volgende invoerrubriek of (als alle invoerrubrieken zijn in gevuld) indrukken van de geselecteerde knop. In een op merking veld waarin al iets is ingevuld gaat u met Enter naar een nieuwe regel naar een nieuwe regel wijziging van die invoerrubriek ongedaan maken helpinformatie over het actieve venster activeren van de knop in het invoerveld, bijv. de info-knop huidige venster afsluiten naar de eerste naar de vorige naar de volgende naar de laatste menu onder de rechtermuisknop (muismenu) weergeven Queen-hoofdmenu weergeven naar het begin van het invoerveld naar Afdrukken-venster om geselecteerde gegevens af te drukken activeren van de knop in het invoerveld, bijv. de info-knop naar volgende invoerrubriek of (als alle invoerrubrieken zijn ingevuld) naar de volgende knop naar volgende tabkaart naar vorige tabkaart naar vorige invoerrubriek Plakken Knippen

23 2.4.4 Dialoogvensters Werken met Queen pagina 23 Dialoogvensters worden gebruikt voor meldingen en waarschuwingen. De meest voorkomende zijn: Onbekende invoer Queen controleert of de door u ingevoerde waarde bestaat. Als u een waarde invult die op zichzelf wel is toegestaan maar in Queen nog niet bestaat, dan krijgt u een melding, bijvoorbeeld: U hebt nu de volgende mogelijkheden: Toevoegen, de door u gekozen waarde wordt toegevoegd; Zoeken, het betreffende zoekvenster wordt geopend; Negeren, de ingevoerde waarde wordt tijdelijk geaccepteerd maar wordt niet opgeslagen; Terug, u gaat terug naar het invoerveld en kunt daar een andere waarde invoeren. Onjuiste invoer Queen controleert of alle rubrieken juist zijn ingevuld. Als u een ongeldige waarde invoert, krijgt u een melding. Verlaat deze melding met Akkoord en verbeter de fout. Onvolledige invoer Een wijziging kan alleen worden opgeslagen als de ingevoerde gegevens correct en volledig zijn. Is dat niet zo, dan krijgt u een melding, bijvoorbeeld: U hebt nu de volgende mogelijkheden: A nnuleren, de melding wordt afgesloten en de wijziging wordt ongedaan gemaakt;

24 pagina 24 Werken met Queen Akkoord, de melding wordt afgesloten en u kunt de fout herstellen. 2.5 Afdrukken Als u via het venstermenu Af d r u k k e n of via de toetscombinatie Ctrl+P voor afdrukken kiest, komt u in een apart voorloopvenster: De hieronder besproken rubrieken zijn standaardrubrieken. Sommige afdrukprogramma s hebben meer rubrieken, andere minder. Afdrukinstelling De instellingen van het voorloopvenster kunt u opslaan. U zult deze functie vooral gebruiken bij afdrukprogramma s met veel keuzemogelijkheden, zoals Afdrukken balans. Het opslaan gaat als volgt: vul de invoervelden van het voorloopvenster in, klik op de knop Instellingen... en kies voor Op s l a a n ni e u w (Ctrl+N).

25 Werken met Queen pagina 25 Vul hier het Volgnummer en de Omschrijving van de afdrukinstelling in. Selecteer het vakje Default als bij het openen van dit afdrukvoorloopvenster direct deze afdrukinstelling moet worden gebruikt. Om af te drukken naar bestand selecteert u bij Afdrukformaat het gewenste afdrukformaat. In de onderste rubriek geeft u aan wat de eerstvolgende actie is na het selecteren van deze afdrukinstelling. Ten slotte klikt u op de knop Sluiten. De volgende keer dat u de rekeningen afdrukt, kunt u gebruik maken van deze afdruk instelling. De laatst gebruikte instelling wordt automatisch opgeslagen onder volgnummer 000. Layout-soort Geef hier aan welke layout voor de afdruk gebruikt moet worden. Bij een aantal afdrukprogramma s kunt u via de knop Muteren layouts zelf een afdruk-layout toevoegen, wijzigen of verwijderen. Met Queen meegeleverde layouts (met nummer 900 of hoger) zijn niet direct te wijzigen; u kunt ze wel kopiëren naar een ander nummer en vervolgens wijzigen. Selectie Wilt u een afdruk maken van een beperkt aantal gegevens, dan moet u klikken op het vakje Selectie. Bij Selecteren op geeft u aan op basis waarvan u de selectie wilt maken, en bij Van - T/m welke reeks u wilt afdrukken (het is niet toegestaan om bij T/m een lagere waarde in te voeren dan er bij Van is ingevuld; als u de gegevens van groot naar klein wilt afdrukken moet u bij Sorteren op kiezen voor Aflopend). Enkele voorbeelden (toegepast op grootboekrekeningen): Stel dat u alle grootboekrekeningen wilt afdrukken waarvan het nummer met 1 begint. Bij Selecteren op kiest u voor Rekeningnummer en zowel bij Van rekeningnummer als bij T/m rekeningnummer vult u 1 in; Wilt u alleen grootboekrekening 1 afdrukken (gesteld dat die bestaat), dan moet u bij Van rekeningnummer 1 invullen en bij T/m rekeningnummer via het zoekvenster (!) groot boek rekeningnummer 1 selecteren; Ten slotte een uitdraai van alle grootboekrekeningen zonder zoekcode. Bij Selecteren op kiest u voor Zoekcode, bij Van zoekcode vult u niets in en bij T/m zoekcode een spatie (= leeg). Sorteren op Hier kunt u aangeven waarop de gegevens moeten worden gesorteerd. Bijvoorbeeld op nummer of op zoekcode. Ook hebt u hier de keuze uit Oplopend en Aflopend. Bij Oplopend wordt de kleinste waarde het eerste afgedrukt en de grootste het laatste, bij Aflopend is dit andersom.

26 pagina 26 Werken met Queen Printer selecteren Selecteer het vakje om voor deze afdruk (tijdelijk) een andere printer te selecteren dan de default-windows-printer, of om de Eigenschappen van deze printer anders in te stellen (een andere printerlade bijvoorbeeld). Wilt u gebruik maken van de default-windows-printer en de default-instellingen van die printer, dan maakt u dit selectievakje leeg. Knoppen In het afdrukvenster vindt u de volgende knoppen: Instellingen...; via deze knop kunt u de gekozen instellingen opslaan: met Opslaan (Ctrl+O) worden ze opgeslagen in de geselecteerde afdrukinstelling, met Opslaan nieuw (Ctrl+N) wordt een nieuwe afdruk instelling toegevoegd; Voorbeeld; u krijgt een voorbeeld-afdruk op het scherm, waarna u alsnog de afdruk kunt maken. Klik op de knop linksboven op het venster om in deze voorbeeld-afdruk te zoeken op een bepaalde tekst of getal; Bestand..., met deze knop kunt u de afdruk opslaan als bestand. Venster Afdruk naar bestand wordt geopend, waar u het afdrukformaat en de bestandsnaam kunt opgeven; Afdrukken; het afdrukken wordt gestart; Sluiten; het venster wordt gesloten zonder af te drukken. Als u tijdens het afdrukken op Sluiten klikt, wordt het afdrukken afgebroken. 2.6 Helpsysteem In Queen kunt u op verschillende manieren on-line help opvragen: Helpinformatie over het actieve venster Met F1 of via het venstermenu He l p kunt u helpinformatie opvragen over het actieve venster. Links van het helpvenster ziet u de inhoudsopgave en index van het helpsysteem, met bovenaan de volgende tabs: Inhoudsopgave, de belangrijkste helponderwerpen zijn ondergebracht in een aantal boeken. Klik op een boek om het te openen of te sluiten. Klik op een onderwerp om de betreffende helptekst op te vragen. Het boek Hoofdmenu heeft grotendeels dezelfde opbouw als het standaard menu van Queen; u vindt daarin een toelichting op de Queen-programma s; Index, via de index kunt u in de Help zoeken op basis van sleutel woorden. Woorden die in de Verklarende woordenlijst zijn opgenomen, zijn ge-

27 Werken met Queen pagina 27 merkt met een = achter het woord. Dubbelklik op het juiste sleutelwoord om het bijbehorende helpvenster te openen. Als een bepaald sleutelwoord in meer helpvensters voorkomt, zult u eerst nog aan moeten geven welk helpvenster u wilt raadplegen; Zoeken, bij deze optie wordt het volledige helpsysteem afgezocht op een door u op te geven tekst. U kunt hierbij gebruik maken van de Windowsjokertekens; Favorieten, helpteksten die u vaak raadpleegt kunt u met de knop Toevoegen (onderaan op deze tabkaart) toevoegen aan de Favorieten, zodat u ze snel terug kunt vinden. Hints Een hint is een korte toelichting op een invoerveld of knop en wordt in Queen weer gegeven als u met de muisaanwijzer over het invoerveld of de knop heen gaat: Een hint in een pop-up venster Met programma Gebruikersgegevens kunt u zelf per gebruiker instellen of de hints weergegeven moeten worden in een apart pop-up venster, in de statusbalk of in beide. Help over de Help Hieronder ziet u een willekeurige bladzijde van het Queen-helpsysteem: In dit voorbeeld ziet u onder de titel Grootboekrekeningen de tekst Stamgegevens > Grootboekrekeningen > knop Wijzigen/Toevoegen staan. Een dergelijke tekst is bij alle programmabeschrijvingen opgenomen en geeft aan waar u het programma in Queen kunt vinden, te beginnen bij het hoofdmenu. De overstap naar een submenu of een knop wordt aangegeven met >. Programma Gr o o t b o e k r e k e n i n g e n kunt u dus vinden door in het Queen-standaardmenu

28 pagina 28 Werken met Queen eerst hoofdmenu Sta m g e g e v e n s te selecteren, dan menu punt Gr o o t b o e k r e k e n i n g e n en dan op de knop Wijzigen of Toevoegen te klikken. In het helpscherm zult u woorden tegenkomen die onderstreept zijn en een andere kleur hebben. Als u op dergelijke woorden klikt, krijgt u aanvullende informatie over dat onderwerp. Met de twee linker knoppen kunt u bladeren tussen de helpvensters die u geopend hebt. Klik op de knop met de printer-icoon om het huidige helponderwerp af te drukken. Met de rechterknop gaat u naar de veelgestelde gebruikers vragen ( Questies ) op de Queen-website. Let op: het Queen-helpsysteem is niet versiegebonden. U kunt daarin dus informatie aantreffen die op uw Queen-versie niet van toepassing is! 2.7 Systeembeheer Backup maken De betrouwbaarheid van uw financiële administratie staat of valt met een goede recente backup. Maak dus elke dag dat u met Queen werkt een backup van uw administraties! Het is aan te raden om voor elke dag van de week een aparte backup te maken (zodat u altijd vijf dagen terug in de tijd kunt gaan), en om van elke maand een backup te bewaren. Elke Queen-administratie bestaat uit twee apart bestanden: één met de extensie.db en één met de extensie.log. De bestandsnaam zelf is hetzelfde als de administratiecode. Dus administratie Demo bestaat uit twee bestanden: Demo.db en Demo.log. De administratiebestanden kunt u vinden in de data-

29 Werken met Queen pagina 29 map van Queen. Deze map kunt u gemakkelijk achterhalen door in hoofdmenu He l p programma In f o r m at i e o v e r Qu e e n te kiezen en dan tabkaart Installatie te selecteren. Als uw accountant uw backup moet kunnen inlezen, overleg dan met uw accountant over de aanschaf van de backup-hardware en software. Kiest u voor een verwisselbare hard disk of ZIP-drive, dan kunt u vanuit Queen een backup maken (zie programma Alge m e e n > Administratie > Ba c k u p ma k e n) of zelf met de Windows Verkenner/Explorer de juiste db en log-bestanden naar die drive kopiëren. In de datamap vindt u behalve uw eigen administratie(s) nog twee andere databases: Qsysteem, de systeem-database, waarin gegevens zijn opgenomen over de gebruikers, toegankelijke administraties, eigen bankrekeningen, enz. Let op: maak regelmatig een backup van Qsysteem.db; DemoQ, de Queen voorbeeld-administratie. Houd bij het handmatig maken van backups rekening met het volgende: Er kan een backup worden gemaakt van een Queen-administratie terwijl deze in gebruik is. U kunt dus vanuit Queen ook een backup maken van Qsysteem.db. Het terugzetten van een backup van een administratie die op dat moment in gebruik is, is niet mogelijk; Maakt u buiten Queen om een backup, let er dan op dat u van beide bestanden een backup maakt, dus van zowel de administratie (met de extensie db) als het logbestand (met de extensie log); Doordat het logbestand niet meer wordt verwijderd, zal het steeds groter worden. U kunt het logbestand weer kleiner maken door de administratie te reorganiseren met programma Alge m e e n > Administratie > Re o r g a n i s e r e n (dit programma is alleen beschikbaar als u zonder administratie inlogt) Beveiliging Beveiliging met toegangscodes Als u niet wilt dat iedereen toegang heeft tot uw financiële gegevens, kunt u Queen beveiligen met toegangscodes. U dient daarvoor de volgende procedure te volgen: 1. Kies Nogmaals aanmelden in hoofdmenu Alge m e e n; 1. Voer als gebruikerscode Systeem in en als toegangscode de toegangscode van Systeem (die is SYS, tenzij u de toegangscode van Systeem gewijzigd hebt); 1. Ga naar programma Gebruikersgegevens in hoofdmenu Algemeen;

30 pagina 30 Werken met Queen 1. Klik op Gebruik (niet Systeem) en klik op de knop Wijzigen; 1. Klik op het invoerveld Toegangscode; 1. Voer een toegangscode in. De toegangscode wordt niet-leesbaar op het scherm weergegeven. Als u de toegangscode hebt ingevoerd, vraagt het programma u om dat nogmaals te doen (ter controle): 1. Klik op de tab Rechten en maak zowel bij Systeembeheer als bij Muteren gebruikersrechten het vakje leeg. Hiermee voorkomt u dat Gebruik zijn of haar eigen rechten kan gaan uitbreiden; 1. Wijzig de toegangscode van Systeem (tenzij u dat al eerder hebt gedaan). De default-toegangscode van Systeem (SYS) is namelijk gedocumenteerd en dus gemakkelijk door derden te achterhalen; 1. Vervolgens kunt u programma Ge b r u i k e r s g e g e v e n s afsluiten. De volgende keer dat u Queen start, kan er pas met het pakket worden gewerkt nadat een gebruikerscode én de bijbehorende toegangscode zijn ingevoerd. Daarnaast kunt u een toegangscode koppelen aan een dagboek. Deze toegangscode moet u onder meer invoeren als u boekingen in dat dagboek wilt maken. De toegangscode per dagboek stelt u in met programma Da g b o e k e n (in hoofdmenu Sta m g e g e v e n s). Aanvullende beveiliging per administratie Als aanvulling op de beveiliging met toegangscodes hebt u de mogelijkheid om een administratie voor één of meer gebruikers ontoegankelijk te maken: 1. Kies Nogmaals aanmelden in hoofdmenu Alge m e e n; 1. Voer als gebruikerscode Systeem in en vervolgens de bijbehorende toegangscode; 1. Ga naar programma Gebruikersgegevens in hoofdmenu Algemeen; 1. Klik op Gebruiker (niet Systeem) en klik op de knop Wijzigen; 1. Klik op de tab Toegankelijke administraties en maak bij de administratie(s) waartoe Gebruiker geen toegang mag hebben het selectievakje leeg; 1. Vervolgens kunt u programma Gebruikersgegevens afsluiten.

31 Werken met Queen pagina Gegevens exporteren Afhankelijk van uw Queen-versie kunnen gegevens uit de Queen-database worden geëxporteerd naar een bestand. U vindt de programma s in hoofdmenu Diversen onder Exporteren. Programma s met diverse formaten in de naam maken een exportbestand in het formaat van uw keuze. De volgende bestandsformaten zijn beschikbaar: ASCII (*.txt) HTML MS Excel. Er zijn twee Excel-formaten beschikbaar: bij het eerste formaat wordt een kaal Excel-bestand aangemaakt, bij het tweede wordt gebruik gemaakt van de instellingen van het op uw pc geïnstalleerde Excel-programma (standaard-opmaak, enz.); Quattro Pro XML. Bestanden in dit XML-formaat kunnen niet worden ingelezen in King; MS Access Klembord Het exporteren verloopt als volgt: Start het betreffende exportprogramma. U komt dan in het zoekvenster met de export-layouts. De layout van het exportbestand is vrij instelbaar. Klik op de knop Exporteren... om een bestaande export-layout te gebruiken, of op Toevoegen om een nieuwe export-layout aan te maken; Nadat u op de knop Exporteren... hebt geklikt, komt u in het Exporteren-venster; Vul de gegevens in en klik op de knop Exporteren. Het exportbestand wordt aangemaakt. Overige exportmogelijkheden In bijna alle afdrukprogramma s in Queen is het mogelijk om de afdruk op te slaan als bestand. Met Queen beschikt u ook over Exporteren audit-file in XMLformaat.

32

33 Nieuwe administratie opzetten pagina 33 Hoofdstuk 3 Nieuwe administratie opzetten 3.1 Administratie converteren Om in Queen te kunnen werken, hebt u minimaal één administratie nodig. U kunt met Queen verschillende administraties naast elkaar voeren. En elke administratie kan weer meerdere boekjaren bevatten. Als u van Queen 3 bent overgestapt op Queen 5, dan kunt u de administraties overzetten (converteren) naar Queen 5-formaat, zodat u ze ook in Queen 5 kunt gebruiken. Hebt u geen oude administratie, dan moet u een nieuwe administratie aanmaken. Hoe dat moet, is hieronder beschreven. De rest van dit hoofdstuk heeft betrekking op het aanmaken van een nieuwe administratie. Als u dat nu niet van plan bent, kunt u dit hoofdstuk overslaan. 3.2 Aanmaken nieuwe administratie De paragrafen 2, 3 en 4 van dit hoofdstuk beschrijven hoe u een nieuwe administratie stap-voor-stap kunt opzetten. Overleg vooraf met uw boekhouder of accountant over de structuur van uw administratie (periodes, dagboeken en grootboekrekeningschema)! Om een geheel nieuwe administratie aan te maken moet u het volgende doen:

34 pagina 34 Nieuwe administratie opzetten Kies in hoofdmenu ALGEMEEN voor Administratie en vervolgens voor Administratie to e v o e g e n; U komt dan in het mutatievenster Administratiegegevens, waar u de Code en de Omschrijving van de nieuwe administratie invult; U kunt de administratie desgewenst aanmaken inclusief stamgegevens (een standaardrekeningschema, dagboeken, BTW-codes, de debiteurenen crediteurenparagraaf (12 en 17) en de balansomschrijvingen voor de normale balans). Wilt u deze stamgegevens zelf invullen, dan dient u het selectievakje leeg te laten. Er wordt dan een lege administratie aangemaakt, waarin u zelf de stamgegevens moet invoeren voordat u kunt gaan boeken; Als de nodige gegevens zijn ingevoerd of ingesteld, klikt u op de knop Aanmaken; In een apart venster krijgt u ter controle nog een overzicht van de ingevoerde administratiegegevens: Als deze gegevens goed zijn, klikt u op Akkoord; De administratie wordt nu aangemaakt. In de onderste regel van het venster ziet u hoever het aanmaken gevorderd is. Het aanmaken van een administratie kan niet worden onderbroken; Nadat de administratie is aangemaakt, moet u aangeven wat de basisvaluta van deze administratie is (dat is de valuta waarin de administratie gevoerd wordt). U voert de code in, bijvoorbeeld Eur, USD of GBP, en de omschrijving: Als de basisvaluta goed is ingesteld, klikt u op de knop Doorgaan;

35 Nieuwe administratie opzetten pagina 35 In het volgende venster moet u de debiteuren- en de crediteurenparagraaf invullen (deze stap wordt overgeslagen als u de administratie aanmaakt inclusief stamgegevens). Een paragraafnummer bestaat altijd uit twee cijfers. Is de debiteuren paragraaf bijvoorbeeld 12, dan horen alle rekeningen die met 12 beginnen tot die paragraaf en moeten ook alle debiteurrekening nummers met 12 beginnen. Het is belangrijk dat u hier de juiste waarden invult en zonodig overlegt met uw boekhouder of accountant, want deze paragrafen kunnen achteraf niet meer worden gewijzigd! Na het invullen van de paragrafen gaat u met Doorgaan naar het venster Boekjaar toevoegen. Elke administratie moet namelijk ten minste één boekjaar bevatten: Vul de gegevens in en klik daarna op de knop Doorgaan; Vervolgens ziet u de periode-indeling van het boekjaar, die volgens uw instellingen is aangemaakt:

36 pagina 36 Nieuwe administratie opzetten De periode-indeling van het boekjaar is geheel vrij. Een gebroken boekjaar is ook mogelijk. Als de indeling goed is, klikt u op de knop Sluiten. U krijgt nog een melding: Als alles goed is ingesteld, kunt u die met Ja bevestigen; Sluit ten slotte het venster met de administratiegegevens af door op de knop Sluiten te klikken. U hebt nu een administratie en een boekjaar aangemaakt, maar voordat u aan de slag kunt, moet u nog een aantal stamgegevens invoeren! Meer hierover in de volgende paragrafen. 3.3 Invoeren stamgegevens Voordat u in een nieuwe administratie kunt gaan boeken, moet u nog verschillende gegevens invoeren. U kunt hierbij het beste de onderstaande volgorde aanhouden. Het is ook mogelijk om bepaalde gegevens over te nemen van

37 Nieuwe administratie opzetten pagina 37 de meegeleverde voorbeeldadministratie of van een andere Queen 5-administratie. Als de administratie nog niet is geactiveerd, moet u naar hoofdmenu Alge m e e n gaan en daarin No g m a a l s a a n m e l d e n selecteren. In het venster dat dan verschijnt vult u de juiste administratie- en boekjaarcode in. Klik op Akkoord en u kunt in die administratie de nodige gegevens invoeren Bedrijfsgegevens Met programma Or g a nisatie > Bedrijfsgegevens kunt u de naam, adressen, medewerkers, bankrekeningen, enz. van de organisatie invoeren. U kunt bijvoorbeeld het logo van uw bedrijf op de achtergrond weergeven (of een andere afbeelding) BTW-codes Met behulp van de BTW-codes kan de BTW automatisch worden berekend. U kunt het beste aparte BTW-codes aanmaken voor Af te dragen en Te verrekenen BTW, en natuurlijk per BTW-percentage. Kies in hoofdmenu Sta m g e g e v e n s voor programma BTW-c o d e s. U komt dan in het zoekvenster; Klik op Toevoegen. U krijgt dan het mutatievenster op het scherm; Vul de nodige gegevens in. Het rekeningnummer voegt u als volgt toe: Klik op de info-knop in het invoerveld Rekening nummer:

38 pagina 38 Nieuwe administratie opzetten U komt dan in het zoekvenster met de grootboekrekeningen. Klik op de knop Toevoegen. Het mutatievenster wordt geopend, waarin u een rekening kunt toevoegen; Klik op de knop Sluiten om het mutatievenster grootboekrekeningen weer te sluiten; Klik op de knop Selecteren. U komt weer terug in het mutatievenster van de BTW-code die u aan het toevoegen was; Als u bij Incl./Excl. BTW de juiste waarde invult, kan dat het invoeren van boekingen gemakkelijker en dus sneller maken; Queen kan voor u de aangifte omzetbelasting opstellen. U moet dan wel bij Rubriek aangifte aangeven welke rubriek op het formulier bij deze BTW-code hoort. Voorbeelden vindt u in het helpscherm; Klik op de knop Toevoegen als u nog een BTW-code wilt toevoegen, anders op de knop Sluiten. Voorbeeld-BTW-codes vindt u in de meegeleverde demo-administratie Afdrukformaten Bijna elke afdruk in Queen kunt u ook opslaan als bestand in PDF-, HTML, RTF-, Excel-, JPEG-, BMP- of GIF-formaat en/of versturen via . Met programma Div e r s e n > Af d r u k fo r m at e n legt u de afdrukformaten vast die u in Queen wilt gaan gebruiken: Vaste gegevens debiteuren/crediteuren Als u de vaste gegevens van het NAW-bestand goed instelt, kan dat u veel tijd besparen bij het invoeren van uw debiteuren en crediteuren. Kies in hoofdmenu Debiteuren voor Vaste gegevens debiteuren; Leg in de tabkaarten de defaults vast die gebruikt moeten worden bij het invoeren van de debiteuren. Gebruik hierbij de helpvensters. Wilt u vanuit

39 Nieuwe administratie opzetten pagina 39 Queen documenten gaan versturen via naar uw debiteuren en crediteuren, lees dan ook bladzijde Let op: in het veld Standaard-kredietlimiet (tabkaart Financiële geg.) vult u de kredietlimiet in die voor de meeste debiteuren geldt. Bij de debiteuren hoeft u dan alleen een kredietlimiet in te voeren als die afwijkt van deze standaard-kredietlimiet; Klik op de knop Sluiten om de Vaste gegevens debiteuren te verlaten; Leg nu de vaste gegevens vast van uw crediteuren met programma gegevens crediteuren in hoofdmenu Cr e d i t e u r e n. Va s t e Debiteuren en crediteuren Na het vastleggen van de vaste gegevens kunt u uw debiteuren en crediteuren gaan invoeren. Tip: wilt u uw debiteuren en crediteuren direct zo volledig mogelijk vastleggen, raadpleeg dan hoofdstuk 5 Relatiebeheer (bladzijde 71). Kies in hoofdmenu Debiteuren voor Debiteuren. U komt dan in het zoekvenster; Klik op de knop Toevoegen. Het mutatievenster wordt geopend; Vul de nodige gegevens in. Raadpleeg eventueel het helpscherm; Klik op de knop Toevoegen als u nog een debiteur wilt toevoegen, anders op de knop Sluiten. Het toevoegen van een crediteur verloopt op dezelfde manier, alleen moet u dan voor menupunt Crediteuren > Crediteuren kiezen Grootboekrekeningen Voor elke debiteur en crediteur wordt er automatisch een grootboek rekening aangemaakt in het rekeningschema. Nu moet u de overige groot boekrekeningen nog invoeren, zoals kostenrekeningen, opbrengst rekeningen, bankrekeningen, enz. Een voorbeeld-rekeningschema vindt u in de meegeleverde demo administratie. Het vastleggen van het rekeningschema doet u als volgt: Kies in hoofdmenu Sta m g e g e v e n s voor programma Gr o o t b o e k r e k e n i n g e n. U komt dan in het zoekvenster; Klik op de knop Toevoegen. Het mutatievenster komt op het scherm; Vul de nodige gegevens in. Informatie over de invoerrubrieken vindt u in het helpscherm; Klik op de knop Toevoegen om de volgende grootboekrekening toe te voegen of anders op de knop Sluiten.

40 pagina 40 Nieuwe administratie opzetten Dagboeken Voordat u kunt boeken moet u ook de nodige dagboeken aanmaken, bijvoorbeeld: Beginbalans (dagboeksoort Begin); Inkoopboek (dagboeksoort Inkopen/crediteuren); Verkoopboek (dagboeksoort Verkopen/debiteuren); Kasboek (dagboeksoort Kas); Bankboek (dagboeksoort Bank); Giroboek (dagboeksoort Bank); Memoriaal (dagboeksoort Algemeen) voor de overige boekingen. Dit is slechts een voorbeeld: u zult wellicht meer dagboeken nodig hebben, of juist minder. Houd er rekening mee dat een dagboek waarin geboekt is, niet meer verwijderd kan worden. Kies in hoofdmenu Stamgegevens voor programma Da g b o e k e n; Klik op de knop Toevoegen; Vul de dagboekgegevens in; raadpleeg eventueel het helpscherm; De tegenrekening en de betalingsverschillenrekening kunt u zonodig direct aanmaken door, als u in het betreffende invoerveld staat, op de info-knop te klikken:

41 Nieuwe administratie opzetten pagina 41 Tip: Bij het afsluiten van de journaalpost wordt een eventueel saldo automatisch op de tegen rekening van het dagboek geboekt. Dus als u bij de bankboeken en het kasboek de bank- en kasrekening als tegenrekening invult, hoeft u de tegenboeking op de bank- en kasrekening niet zelf te maken! Klik op Toevoegen om nog een dagboek toe te voegen, of anders op de knop Sluiten. Voer ten slotte de beginbalans in zoals hierna wordt beschreven, en uw administratie is klaar voor gebruik! 3.4 Invoeren beginbalans Tot slot moet de beginbalans in de nieuwe administratie worden ingevoerd. De beginbalans voert u als volgt in:

42 pagina 42 Nieuwe administratie opzetten Kies in hoofdmenu Fi n a n c i e e l voor In v o e r e n definitieve j o u r n a a l p o s t e n of voor In v o e r e n vo o r l o p i g e j o u r n a a l p o s t e n. Als u de ingevoerde boekingen achteraf nog wilt kunnen wijzigen of verwijderen, moet u kiezen voor voorlopige journaalposten, anders voor definitieve journaal posten. Nadat u uw keuze gemaakt hebt, krijgt u het zoekvenster met de dagboeken op het scherm; Wijs daarin het beginbalans-dagboek aan (dus een dagboek van de soort Beginbalans) en klik op de knop Selecteren; Vul de journaalpostgegevens in, bijvoorbeeld: boekstukdatum: de eerste datum van het huidige boekjaar, stuknummer: 1, omschrijving boekstuk: Beginsaldo 2012; Vul de journaalregelgegevens in: volgnummer: default-waarde overnemen, rekening: de grootboekrekening, bedrag in valuta: het beginsaldo. Let op: bij debiteuren en crediteuren moet u de openstaande posten per factuur boeken in verband met de aflettering bij betaling: in dat geval moet u dus ook de rubrieken Factuur/referentie, Factuurdatum, Vervaldatum en Betalingskenmerk invullen! debet/credit: afhankelijk van de grootboekrekening. Meer informatie over de journaalregelgegevens vindt u in het helpscherm; Klik op de knop Toevoegen rechts op het venster om een nieuwe journaalregel aan te maken. Elke grootboekrekening of openstaande post neemt u op in een aparte journaalregel; Als de gehele beginbalans is ingevoerd, kunt u de journaalpost afsluiten door te klikken op de knop Sluiten en de vraag Dagboek afsluiten? met Ja te beantwoorden. De beginbalans voor de volgende boekjaren wordt automatisch aangemaakt als u met programma Diversen > Afsluiten boekjaar het boekjaar afsluit (zie bladzijde 65-67).

43 Boekhouden pagina 43 Hoofdstuk 4 Boekhouden 4.1 Invoeren journaalposten Voordat het invoeren van journaalposten wordt besproken, komen in deze paragraaf enkele mogelijkheden aan de orde waarmee het boeken versneld kan worden. Dat zijn het instellen van de juiste defaults, het instellen van de default-btw-boeking en het instellen van automatische tegenboekingen Instellen van defaults Van de meeste invoerrubrieken die bij het boeken worden gebruikt kunt u zelf de default-waarde vaststellen. Dit kunt u instellen per dagboek: Kies in hoofdmenu Sta m g e g e v e n s voor programma Da g b o e k e n. U krijgt dan het zoekvenster met de dagboeken op het scherm; Wijs het dagboek aan en klik op de knop Wijzigen. U komt dan in het mutatievenster Dagboekgegevens; Vervolgens kunt u de Instellingen en de Defaults waar nodig aanpassen. Informatie hierover vindt u in het helpscherm.

44 pagina 44 Boekhouden Instellen van de BTW-boeking Per BTW-code kunt u instellen of het in te voeren bedrag exclusief BTW is, zodat het programma de BTW erbij moet optellen (dus BTW), of dat dit het bedrag inclusief BTW is, waar het programma de BTW uit kan halen (dus 119,00, waarvan 19,00 BTW). Dan hoeft u hierover bij het boeken niet meer na te denken, al is deze instelling tijdens het invoeren van de boekingen uiteraard nog wel te veranderen. Kies in hoofdmenu Stamgegevens voor programma BTW-c o d e s ; Wijs in het zoekvenster de BTW-code aan en klik op Wijzigen; Geef in de rubriek Incl./Excl. BTW aan of het BTW-basisbedrag bij deze BTW-code inclusief of exclusief BTW is. Meer informatie vindt u in het helpscherm Instellen van een automatische tegenboeking Automatisch tegenboeken houdt in dat als u op een bepaalde groot boekrekening boekt, Queen automatisch een tegenboeking maakt op een andere grootboekrekening. U kunt Queen bijvoorbeeld zo instellen, dat als u de factuur van het schoonmaakbedrijf boekt, Queen automatisch de tegen boeking maakt op de rekening Schoonmaakkosten. Uitgaande van dit voor beeld stelt u één en ander als volgt in: Kies in hoofdmenu Sta m g e g e v e n s voor programma Gr o o t b o e k r e k e n i n g e n. U komt dan in het zoekvenster met de rekeningen; Ga naar de crediteurrekening van het schoonmaakbedrijf en klik op de knop Wijzigen. U krijgt nu het mutatievenster met de gegevens van die rekening op het scherm; Vul in invoerrubriek Tegenrekening op de tabkaart Instellingen het nummer van de grootboekrekening Schoonmaakkosten in: Verlaat het mutatievenster door op de knop Sluiten te klikken; Verlaat ook het zoekvenster door op de knop Sluiten te klikken; Kies in hoofdmenu Stamgegevens voor programma Da g b o e k e n. Per dagboek moet u namelijk instellen in hoeverre Queen automatisch op de

45 Boekhouden pagina 45 tegenrekening moet boeken. U komt nu in het zoekvenster met de dagboeken; Ga naar het dagboek waarin u de facturen van het schoonmaakbedrijf boekt (dit zal het inkoopboek zijn) en klik op de knop Wijzigen. U krijgt nu het mutatievenster met de gegevens van dat dagboek op het scherm; Kies op de tabkaart Instellingen bij invoerrubriek Boeken op default-tegenrek. van grootboekrek. de juiste waarde, bijvoorbeeld Boeking maken, wacht op uw bevestiging. Raadpleeg de help voor meer informatie; Zet in de volgende invoerrubriek, Boeken op default-tegenrekening bij rekeningsoort, een vinkje bij rekeningsoort Crediteur (het schoon maakbedrijf is immers een crediteur) door op het selectievakje te klikken. Andere rekeningsoorten kunt u eventueel ook selecteren: Verlaat het venster door op de knop Sluiten te klikken. Als u nu boekt op de crediteurrekening van het schoonmaakbedrijf, maakt Queen automatisch een tegenboeking op de rekening Schoonmaakkosten Invoeren journaalposten Kies in hoofdmenu Fi n a n c i e e l voor In v o e r e n definitieve j o u r n a a l p o s t e n of voor In v o e r e n vo o r l o p i g e j o u r n a a l p o s t e n. Als u de ingevoerde boekingen achteraf nog wilt kunnen wijzigen of verwijderen, moet u kiezen voor voorlopige journaalposten, anders voor definitieve. Zowel de definitieve als de voorlopige journaalposten worden opgenomen in de financiële administratie.

46 pagina 46 Boekhouden Nadat u uw keuze gemaakt hebt, krijgt u het zoekvenster met de dagboeken op het scherm. Wijs daarin het dagboek aan waarin de journaalposten gemaakt moeten worden en klik op de knop Selecteren. Journaalpostgegevens Vervolgens legt u de gegevens van de journaalpost vast: de boekstukdatum, het boekstuknummer en de omschrijving van de journaalpost: De default-waarde van deze velden kunt u instellen in programma Dagboeken (zie bladzijde 43). U kunt bij deze velden ook gebruik maken van extra invoergegevens door middel van de rechtermuisknop of met de toetscombinatie Shift-F10. Journaalregelgegevens Elke journaalpost bestaat uit twee of meer journaalregels. U voert hier o.a. de grootboekrekening in waarop geboekt moet worden en het te boeken bedrag (in elke willekeurige valuta). Enkele voorbeelden vindt u op bladzijde 47 en volgende. U ook hier gebruik maken van extra invoergegevens door middel van de rechtermuisknop of met de toetscombinatie Shift-F10. Boeken van BTW, betalingsverschillen en koersverschillen Bij de journaalregel voert u ook de bijbehorende boeking op de hulprekening in, dus de boeking van de BTW, een koersverschil of een betalingsverschil. Belangrijk: alleen als u de BTW op de hulprekening boekt, kan Queen de BTWaangifte correct voor u uitrekenen! Bovendien krijgt u zo een overzichtelijker journaal, doordat het bedrag van de hulprekening op de dezelfde regel wordt afgedrukt als de boeking op de hoofdrekening. Enkele voorbeelden vindt u op bladzijde 47 en volgende. Naar een nieuwe journaalregel Om binnen de huidige journaalpost een nieuwe journaalregel in te voeren klikt u op de knop Akkoord, op Toevoegen of op Tussenvoegen midden op het venster.

47 Naar een nieuwe journaalpost Om een nieuwe journaalpost in te voeren klikt u op de knop Nieuw boekstuk op het middelste gedeelte van het venster, of op Toevoegen / Tussen voegen bovenaan op het venster: Boekhouden pagina 47 De journaalpost waar u mee bezig was, wordt dan automatisch afgesloten; is de journaalpost niet in evenwicht, dan wordt als dat bij het dagboek zo is ingesteld (zie bladzijde 44) het saldo geboekt op de tegenrekening van het dagboek. Naar een ander dagboek Kies in het venstermenu Mut e r e n voor An d e r da g b o e k... Queen sluit dan de journaalpost en de boekingsgang waar u op dat moment mee bezig bent af en maakt automatisch een nieuwe boekingsgang aan (het nummer van de boekingsgang wordt weergegeven in de titelbalk van het venster). Over stappen op een ander dagboek is niet mogelijk als u een voorlopige boekings gang achteraf wijzigt. Stoppen met invoeren boekingen Om de invoer te beëindigen klikt u op de knop Sluiten onderaan op het venster. De vraag Dagboek afsluiten? beantwoordt u met Ja. De journaal post en de boekingsgang waar u mee bezig was, worden dan automatisch ook afgesloten Voorbeeldboekingen Speciaal voor minder geroutineerde boekhouders volgen hier enkele vaak voorkomende boekingen en de manier waarop die het beste in Queen kunnen worden ingevoerd: 1. Inkoopfactuur Een factuur van de KPN van de telefoonkosten over maart Het totale factuurbedrag is 497,72 inclusief BTW. Deze factuur boekt u als volgt: Als dagboek kiest u het Inkoopboek; Boekdatum is de factuurdatum, het stuknummer wordt door Queen ingevuld, de omschrijving is bijv. Telefoonkosten 2012/03 ; Bij de eerste journaalregel kiest u bij Rekeningnummer de groot boekrekening van de leverancier (dus de KPN), bij Fact/Ref.nr. vult u het factuur nummer in, bij Factuurdatum de factuurdatum en bij Bedrag het totale factuurbedrag (dus inclusief BTW). Queen berekent de vervaldatum van de factuur op basis van de betalingsconditie van de leverancier;

48 pagina 48 Boekhouden Queen selecteert zelf de BTW-code die bij de leverancier hoort. Is bij de leverancier geen BTW-code ingevuld, dan kiest u bij Hulprekening voor BTW-rekening en selecteert u zelf de juiste BTW-code; In het invoerveld Bedrag klikt u met de rechtermuisknop om het muismenu op te vragen. In het muismenu kiest u voor Be d r a g e r u i t h a l e n (of F6). Het factuurbedrag is namelijk inclusief BTW. Bij een factuur bedrag exclusief BTW had u voor BTW e r b i j t e l l e n (of F7) moeten kiezen; Klik op de knop Akkoord op het middelste gedeelte van het venster om deze journaalregel op te slaan en een nieuwe regel toe te voegen; Bij de nieuwe journaalregel kiest u bij Rekeningnummer de grootboekrekening Telefoonkosten (bij een inkoopfactuur voor goederen selecteert u de betreffende voorraadrekening); Bij Bedrag vult u het factuurbedrag in exclusief BTW. Het BTW-bedrag hoort namelijk niet bij uw telefoonkosten. De journaalpost is nu in evenwicht, want het debet- en het creditbedrag van deze journaalpost zijn gelijk: Rekening Debet Credit Telefoonkosten 418,25 BTW 79,47 Aan crediteur 497,72

49 Boekhouden pagina 49 U kunt nu een volgende journaalpost invoeren door op de knop Nieuw boekstuk te klikken, of het dagboek afsluiten met de knop Sluiten. 2. Verkoopfactuur Uw computerhandel levert aan uw klant Jansen & De Groot drie computers. De verkoopprijs is per stuk (excl. BTW). Inclusief BTW is het factuurbedrag dus 9.817,50. Dat boekt u als volgt: Als dagboek kiest u het Verkoopboek; De boekdatum is de factuurdatum, het stuknummer wordt door Queen ingevuld, de omschrijving is bijv. Levering aan Jansen & De Groot ; Bij de eerste journaalregel kiest u bij Rekeningnummer de grootboekrekening van de klant (dus van Jansen & De Groot), bij Fact/Ref.nr. vult u het factuurnummer in, bij Factuurdatum de factuurdatum, bij Bedrag het factuurbedrag en bij Vervaldatum de vervaldatum van de factuur; Bij Hulprekening kiest u voor BTW-rekening en selecteert u de BTW-code die bij de klant hoort; In het invoerveld Bedrag klikt u met de rechtermuisknop om het muismenu op te vragen. In het muismenu kiest u voor Be d r a g e r u i t h a l e n. Het factuurbedrag is namelijk inclusief BTW. Bij een factuur bedrag exclusief BTW had u voor BTW e r b i j t e l l e n moeten kiezen; Klik op de knop Akkoord op het middelste gedeelte van het venster om deze journaalregel op te slaan en een nieuwe regel toe te voegen; Bij de nieuwe journaalregel kiest u bij Rekeningnummer de juiste opbrengsten rekening, in dit voorbeeld Opbrengst computers ; Bij Bedrag vult u het factuurbedrag in exclusief BTW. Het BTW-bedrag hoort namelijk niet bij uw opbrengst. De journaalpost is nu in evenwicht, want het debet- en het creditbedrag van deze journaalpost zijn gelijk:

50 pagina 50 Boekhouden Rekening Debet Credit Debiteur 9.817,50 Aan BTW 1.567,50 Aan opbrengst computers 8.250,00 Let op: als u de financiële waarde van uw handelsvoorraad computers wilt bijhouden, is de journaalpost nog niet klaar! De waarde van de voorraad computers neemt namelijk af met drie computers. De kostprijs van deze computers is per stuk. U klikt dus op de knop Toevoegen op het middelste deel van het venster; Bij de derde journaalregel selecteert u de juiste kostenrekening, in dit geval Kostprijs computers. U boekt debet op deze rekening. Bij Bedrag vult u 3 x = in. Klik weer op de knop Akkoord om deze regel tegen te boeken; Bij de vierde regel selecteert u de juiste voorraadrekening, in dit geval dus Voorraad computers. Uw voorraad neemt af, dus u boekt credit hierop. Ook hier vult u bij Bedrag in. De journaalpost is nu (weer) in evenwicht en u kunt de volgende journaalpost invoeren door op de knop Nieuw boekstuk te klikken, of het dagboek afsluiten met de knop Sluiten. Het verschil tussen uw opbrengst ( 8.250) en uw kostprijs ( 6.750) is uw brutowinst. Rekening Debet Credit Kostprijs computers 6.750,00 Aan Voorraad computers 6.750,00 3. Kasmutatie Tip: alle uitgegeven bedragen boekt u debet, en alle binnengekomen bedragen boekt u credit op de betreffende rekening. Op de kasrekening worden de uitgaven dan credit geboekt en de inkomsten debet. Op 9 september zijn postzegels gekocht ter waarde van 50. Op 10 september is 500 gestort bij de bank. Deze twee kasmutaties boekt u als volgt: Als dagboek kiest u het Kasboek; Als boekdatum kunt u de datum van de kasmutatie gebruiken. U krijgt dan per mutatiedatum een journaalpost. Het is natuurlijk ook mogelijk om alle kasmutaties van bijvoorbeeld een week in één journaalpost onder te brengen; Het stuknummer wordt door Queen ingevuld, de omschrijving is bijv. Kasmutatie september 10';

51 Boekhouden pagina 51 Bij Rekening selecteert u de kostenrekening voor de postzegels, bij voorbeeld Portokosten; U boekt hierop debet (want u hebt het bedrag uitgegeven). Bij Bedrag vult u de 50 in. Tip: als u de kasrekening gebruikt als tegenrekening van het dagboek Kas, dan kunt u de journaalpost nu afsluiten door op de knop Nieuw boekstuk te klikken! Want Queen boekt het jour naalpostsaldo altijd op de tegenrekening van het dagboek. De tegen boeking op de kasrekening kunt u dus door Queen laten maken: Rekening Debet Credit Portokosten 50,00 Aan Kasrekening 50,00 Is de kasrekening niet de tegenrekening van het Kasboek, dan zult u de tweede journaalregel handmatig moeten boeken door op de knop Akkoord te klikken, bij Rekening de kasrekening te selecteren en bij Bedrag 50 in te vullen. Een uitgave boekt u credit op de kasrekening; Op dezelfde manier boekt u ook de storting van 500. U maakt daar voor een nieuwe journaalpost aan met als boekdatum 10 september Het gaat om een uitgave, dus u boekt debet op de groot boekrekening (in dit geval de kruispostenrekening): Rekening Debet Credit Kruisposten 500,00 Aan Kasrekening 500,00 4. Bankafschrift U ontvangt een rekeningafschrift van de bank. Uw klant Jansen & De Groot heeft de factuur betaald. Deze betaling boekt u als volgt: Als dagboek kiest u het Bankboek; De boekdatum is de afschriftdatum. Als stuknummer kunt u het afschriftnummer gebruiken; Bij Rekening selecteert u de rekening van de klant, in dit geval van Jansen & De Groot; Bij Fact./Ref.nr. opent u het venster met de openstaande posten van Jansen & De Groot geopend door in dat veld op de info-knop te klikken. Bij de betaalde post(en) klikt u op het vakje in de kolom Boeken. Let op: heeft uw klant niet de volledige openstaande post betaald maar een deelbetaling gedaan, dan moet u in de kolom Te boeken het betaalde bedrag invullen:

52 pagina 52 Boekhouden Op de vraag Verschil als betalingsverschil afboeken? antwoordt u Nee. De post blijft dan voor het resterende bedrag open staan; Vervolgens klikt u op de knop Boeken onderaan op het openstaandepostenvenster. Queen maakt dan de journaalregel voor u af. Tip: als u de bankrekening gebruikt als tegenrekening van het dagboek Bank, dan kunt u de journaalpost nu afsluiten! Want Queen boekt het journaal post saldo altijd op de tegenrekening van het dagboek. De tegenboeking op de bankrekening kunt u dus door Queen laten maken; Is de bankrekening niet de tegenrekening van het Bankboek, dan zult u de tweede journaalregel handmatig moeten boeken door op de knop Akkoord te klikken, bij Rekening de bankrekening te selecteren en bij Bedrag het bijgeboekte bedrag in te vullen. De boekzijde is debet, want het bedrag is op uw bankrekening bijgeschreven: Rekening Debet Credit Bankrekening 5.750,00 Aan Jansen & De Groot 5.750,00 5. Creditnota Een creditnota boekt u precies hetzelfde als een gewone inkoopfactuur of verkoopfactuur. Zie voorbeeld 1 en 2. Alleen boekt u negatieve bedragen in plaats van positieve. Let op: boek dus in plaats van debet geen credit, maar debet min! U kunt dus het beste de creditnota invoeren alsof het een gewone

53 Boekhouden pagina 53 factuur betrof, alleen klikt u na het invoeren van de journaalregel op de knop Wissel +/- om de bedragen van teken te laten wisselen: Corrigeren van journaalposten De manier waarop u een journaalpost kunt corrigeren, is afhankelijk van de status van de boekingsgang waar die journaalpost in staat: 1. de boekingsgang is nog niet afgesloten Met andere woorden: u bent nog bezig met het invoeren van boekingen en u wilt een journaalpost aanpassen die u zojuist gemaakt hebt: Selecteer in de tabel bovenaan de juiste journaalpost; U kunt nu de journaalpost aanpassen. Als de gezochte boeking niet in de huidige boekingsgang voorkomt, moet u één van de twee volgende methodes gebruiken: de boekingsgang is afgesloten maar de boekingsgang is nog niet verwerkt (definitief): Kies in hoofdmenu Fi n a n c i e e l voor programma Voorlopige boe k i n gsg a n g e n; Ga naar de juiste boekingsgang en klik op de knop Wijzigen; Selecteer in de tabel bovenaan de juiste journaalpost; U kunt nu de journaalpost aanpassen. Klik na elke journaalregel op Akkoord om de regel op te slaan; de boekingsgang is afgesloten en de boekingsgang is definitief U kunt de journaalpostgegevens dan niet meer wijzigen en u moet met programma In v o e r e n vo o r l o p i g e/definitieve j o u r n a a l p o s t e n de journaal post eerst tegenboeken en vervolgens de juiste journaalpost invoeren. Dit programma kunt u vinden in hoofdmenu Fi n a n c i e e l.

54 pagina 54 Boekhouden 4.2 Financiële overzichten Journaal In het journaal staan alle journaalregels. De definitieve journaalregels zijn in het journaal opgenomen in volgorde van regelnummer. Deze regel nummering is op volgorde van verwerking van de boekingsgangen. De programma s In f o j o u r n a a l ve r k o r t/ui t g e b r e i d kunt u vinden in hoofdmenu Fi n a n c i e e l onder Info m u tat i es Boekingsgangen De voorlopige boekingsgangen kunt u inzien met programma Voorlopige boek i n g s g a n g e n (in hoofdmenu Fi n a n c i e e l) en afdrukken met Af d r u k k e n b o e k i n g s g a n gen (in hoofdmenu Financieelonder Afdrukken mutaties) Dagboek De ingevoerde boekingen kunt u per dagboek en per stuknummer inzien met programma In f o da g b o e k m u tat i es. Dit programma kunt u vinden in hoofdmenu Fi n a n c i e e l onder Info m u tat i e s. Eerst moet u het dagboek selecteren. Als u de boekingen niet per stuknummer wilt zien, moet u in menupunt Weergeven kiezen voor Alle journaalregels.

55 4.2.4 Grootboek Boekhouden pagina 55 Met programma In f o gr o o t b o e k m u tat i es krijgt u de boekingen per grootboekrekening te zien. Met de knop Vorig boekjaar krijgt u de mutaties van het vorige boekjaar op het scherm. Dit programma is te vinden in hoofdmenu Fi n a n c i e e l onder Info mutaties Balans Het afdrukken van de balans kan in Queen met het programma Af d r u k k e n b a la n s in hoofdmenu Fi n a n c i e e l. U kunt daarmee een proefbalans, saldibalans of kolommenbalans afdrukken in volgorde van grootboekrekeningnummer. De rubrieken, paragrafen en subparagrafen van de balans kunt u instellen met programma Balanscodes in hoofdmenu Stamgegevens: De debiteuren en crediteuren kunt u gesaldeerd op de balans afdrukken door bij de betreffende paragraaf het vakje Verdichten te selecteren:

56 pagina 56 Boekhouden 4.3 Aangifte Omzetbelasting Elektronische aangifte Elke ondernemer moet elektronisch Aangifte Omzetbelasting doen bij de Belastingdienst. Queen-gebruikers kunnen op drie verschillende manieren aangifte doen: U maakt de aangifte in Queen maar voert de bedragen handmatig in op de website van de Belastingdienst. Elke ondernemer krijgt van de Belastingdienst een gebruikersnaam en wachtwoord, waarmee hij of zij tot deze website toegang krijgt; U maakt en verstuurt de aangifte met Queen. U hebt dan een mailbox (gebruikersnaam) met bijbehorend wachtwoord nodig, die u tijdig moet aanvragen bij de Belastingdienst. De verzending kan op twee manieren: 1. via internet; 1. via modem, u hebt dan ook een inbelnummer met bijbehorend wachtwoord nodig, die u tijdig moet aanvragen bij de Belastingdienst. De elektronische handtekening kunt u op drie manieren plaatsen: met uw PIN-code, met behulp van een BAPI-certificaat of via Digipoort; U besteedt de aangifte uit aan uw accountant of boekhouder ( intermediair ). De intermediair heeft een certificaat nodig om de aangifte elektronisch te ondertekenen. Aandachtspunten Maakt u de aangifte met Queen, houdt u dan rekening met het volgende: Queen kan de BTW alleen dan goed berekenen, als u de BTW altijd boekt via de hulprekening (dus niet direct op de BTW-rekening boekt). Zie bladzijde 48 voor een voorbeeld; Voor een correcte berekening van de omzetbelasting moet u in programma BTW-codes aangeven welke BTW-code bij welke rubriek op het aangifteformulier hoort (zie bladzijde 37-38) Stappenplan Doet u aangifte OB direct vanuit Queen, volgt u dan onderstaande procedure:

57 1 PIN-code, BAPI-certificaat of Digipoort? Boekhouden pagina 57 Bepaal of u de aangifte wilt ondertekenen met uw PIN-code, met een BAPIcertificaat of via Digipoort. Bent u intermediair, dan kunt u het beste met een certificaat werken. Aan het gebruik van een certificaat zijn kosten verbonden. Belangrijk: de Belastingdienst heeft aangegeven dat het vanaf 1 januari 2013 niet meer mogelijk zal zijn om de aangifte met de PIN-code te ondertekenen! 2 Aanmelden PIN-code of aanvragen certificaat Kiest u voor ondertekening met uw PIN-code, dan dient u deze PIN-code aan te melden bij de Belastingdienst. Dat kan met het formulier Opgaaf elektronische handtekening. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de Belastingdienst. Kiest u voor ondertekening met een BAPI-certificaat, vraagt u het certificaat dan tijdig aan bij KPN; dit kan met Queen-programma Fi n a n c i e e l > Aa n gi f t e n > Ce r t i f i c at e n. Raadpleeg de Queen-Help voor meer informatie over het aanvragen van een certificaat. Om de aangifte aan te leveren via Digipoort hebt u ook een certificaat nodig: het PKI-overheid services certificaat. Raadpleeg voor meer informatie de Queen-website; 3 Aanvragen mailbox/account Hebt u uw PIN-code aangemeld of uw certificaat ontvangen, dan kunt u via Queen een mailbox/account bij de Belastingdienst aanvragen. Dat doet u via Queen-programma Financieel > Aangiften > Va s t e g e g e v e n s e l e k t r o n i s c h e a a n g if t e n, tabkaart Administratie, knop Aanvragen mailbox/account. U kunt dan de gegevens invullen en afsluiten met de knop Afdrukken. Als het afgedrukte formulier in orde is, kunt u het ondertekenen en verzenden naar het op het formulier vermelde adres. Deze stap is niet van toepassing als u aangifte doet via Digipoort 4 Invullen Vaste gegevens elektronische aangiften Hebt u uw mailbox/account van de Belastingdienst ontvangen, dan kunt u de Va s t e g e g e v e n s e l e k t r o n i s c h e a a n g i ft e n volledig invullen. Maak hierbij gebruik van de Queen-Help. Doet u de aangifte via Digipoort, dan hoeft u geen mailbox/account aan te vragen bij de Belastingdienst. Als u het PKI-overheid services certificaat hebt ontvangen, kunt u de Va s t e g e g e v e n s e l e k t r o n i s c h e a a n g i ft e n volledig invullen. Selecteer op de tabkaart Administratie het vakje Aanleveren via Digipoort en vul op de tabkaart Digipoort de juiste parameters in. Maak hierbij gebruik van de informatie op de Queen-website.

58 pagina 58 Boekhouden 5 Opstellen en verzenden van de aangifte Nu kunt u de aangifte OB opstellen met programma Fi n a n c i e e l > Aa n gi f t e n > Aa n g i ft e om z e t b e l a s t i n g. Klik op de knop Toevoegen. Vul het aangifte jaar, het aangiftetijdvak en het BTW-nummer in. Op de tabkaart Aangiftebedragen kunt u de eigenlijke aangifte opstellen. Links op het venster staan de rubrieken van het aangifteformulier: Het opstellen van uw aangifte bestaat uit de volgende drie stappen: Stap 1: berekenen van de omzet Eerst laat u Queen de omzetbedragen berekenen op basis van de cijfers in de Queen-administratie. De volgende instellingen zijn hierbij van belang: Weergeven, hier geeft u aan op basis van welke boekingsgangen Queen de omzet moet berekenen: alleen definitieve, alleen voorlopige, of definitieve én voorlopige boekingsgangen. Voor een juiste berekening van de correcties is het belangrijk dat u bij elke aangifte dezelfde basis gebruikt; Inclusief correcties over vorige tijdvakken, selecteer dit vakje om correcties uit vorige tijdvakken in de aangifte te verwerken. Queen vergelijkt de bedragen in de vorige aangiften met de bedragen in de Queen-administratie. Let op: Er wordt alleen gekeken naar vorige tijdvakken in het huidige boekjaar;

59 Boekhouden pagina 59 Als u dit vakje selecteert, zorgt u er dan voor dat er van álle vorige tijdvakken in het huidige boekjaar een aangifte is. Hebt u van één of meer vorige tijdvakken de aangifte niet via Queen gemaakt en verzonden, dan maakt u de aangifte(n) voor die tijdvakken alsnog aan (zonder die naar de Belastingdienst te verzenden), zodat Queen de eventuele correcties kan berekenen; Correcties kunnen ook ontstaan doordat in de aangifte alle bedragen naar beneden op hele euro s worden afgerond (in dat geval gaat het om kleine verschillen); Queen berekent de omzetbelasting op basis van definitieve en/of voorlopige boekingsgangen, afhankelijk van wat u bij Weergeven hebt gekozen. Maar de bedragen in de vorige aangifte(n) kunnen een andere basis hebben! Stel dat u de vorige aangifte(n) hebt aangemaakt op basis van definitieve boekingsgangen, en nu bij Weergeven kiest voor Voorlopige gegevens. Dan vergelijkt u eigenlijk appels met peren en zijn de correcties niet goed te berekenen. De berekende bedragen worden weergegeven in de kolom Volgens administratie; links de omzet en rechts de daarover verschuldigde omzetbelasting. Tip: wilt u controleren hoe de OB-bedragen worden berekend? Druk dan layout Totalen per dagboek met rubrieken OB van programma Financieel > Aangiften > Omzet overzicht naar BTW-rekening af. Op deze afdruk wordt per BTWrekening ook de bijbehorende rubriek, BTW-bedrag en BTW-percentage van de BTW-aangifte afgedrukt. Stap 2: aanpassen van de berekende bedragen In de kolom Aangifte kunt u vervolgens de uiteindelijke aangifte opstellen. U kunt zelf overal de juiste bedragen invoeren, maar met de knop Overnemen naar aangifte worden de berekende bedragen uit de kolom Volgens administratie overgenomen naar de kolom Aangifte: De overgenomen gegevens kunt u vervolgens zelf nog wijzigen; raadpleeg hierbij de Toelichting van de Belastingdienst. Helemaal rechts ziet u een kolom Perc. Daarin wordt ter controle het percentage aangegeven van de door u ingevulde omzetbelasting, vergeleken met de door u ingevulde omzet. Door afrondingsverschillen kunnen hier kleine afwijkingen ontstaan, bijvoorbeeld 18,99% in plaats van 19%. Dat is geen probleem. Grote afwijkingen zijn een signaal dat de cijfers niet kloppen!

60 pagina 60 Boekhouden Stap 3: ondertekenen en verzenden naar de Belastingdienst Als de cijfers in de kolom Aangifte correct zijn, dan kunt u de aangifte naar de Belastingdienst versturen, door op de knop Verzenden te klikken. Hebt u in de Va s t e g e g e v e n s gekozen voor ondertekening via de PIN-code maar is die PIN-code daar niet ingevuld, dan moet u uw PIN-code invullen. Gebruikt u een certificaat om uw aangifte te ondertekenen en hebt u het wachtwoord niet in Queen opgeslagen, dan moet u uw wachtwoord digitale handtekening invullen. Vervolgens wordt de aangifte naar de Belastingdienst verzonden. Op de tabkaart Statusoverzicht kunt u zien of de verzending gelukt is. Controleer altijd met de knop Ontvangstbevestiging achteraf of de aangifte bij de Belastingdienst is aangekomen! Tip: hebt u problemen met de digitale aangifte, raadpleeg dan de website van Quadrant, > Support > Helpdesk > Aangifte OB/ICP. Het is natuurlijk ook mogelijk om de aangifte af te drukken (met de knop Afdrukken) en vervolgens hand matig in te voeren in de website van de Belastingdienst. 4.4 Audit-file Met programma Div e r s e n > Exp o r t e r e n > Ex p o r t e r e n fi n a n c i ë l e g e g e v e n s > Ex p o r t e r e n aud it-file n a a r XML kunt u een Audit-file aanmaken overeen komstig de SRA Audit-file XML Standaard 2. De SRA (Samenwerkende Registeraccountants en Accountants-administratie consulenten) heeft deze standaard ontwikkeld in samenwerking met de Belastingdienst en enkele software-leveranciers, waaronder Quadrant. De Audit-file bestaat uit een header (met o.a. uw bedrijfsgegevens), het rekeningschema, uw debiteuren en crediteuren en het journaal. Raadpleeg bij het invoeren van de rubrieken eventueel de Help. Als alle gegevens correct zijn ingevuld, klikt u op de knop Aanmaken om de Audit-file aan te maken. De voortgang van het proces wordt in het venster weergegeven. Na afloop krijgt u de melding Aanmaken Audit-file voltooid.

61 Boekhouden pagina Telebankieren Met Queen kunt u de elektronische rekeningafschriften van de bank inlezen en verwerken. De volgende banken/formaten worden door Queen ondersteund: ABN-AMRO: Swift MT940 Girotel Zakelijk: ASCII-formaat ING-bank: Mijn ING ING-bank: Swift MT940 ING-bank Rabobank: Rabobank formaat (=MUT.ASC) Rabobank: Swift MT940 Extended Swift MT 940 algemeen De procedure voor het verwerken van de bankafschriften is als volgt: Gegevens bankrekening Van elke bankrekening waarvan u elektronische afschriften ontvangt, dus van de bankrekeningen van uw eigen organisatie, moet u eerst enkele gegevens vastleggen in programma Eigen bank rekeningen: Start programma ALGEMEEN > Algemene bestanden > Eigen bank rekeningen; Klik in het zoekvenster op de knop Toevoegen; Vul in het mutatievenster het rekeningnummer in en de naam van de rekeninghouder; Geef daarna aan in welke administratie en in welk bankboek of giroboek de mutaties op deze bankrekening geboekt moeten worden; Klik op de tab Inlezen rekeningafschriften; Bovenaan ziet u een paneel met selectievakjes: Selecteert u bijvoorbeeld alleen de eerste keuze, dan wordt een post alleen afgeboekt als het betalingskenmerk uit het rekeningafschrift ook voorkomt bij de openstaande post. Selecteert u alle keuzes, dan zal Queen een post al afboeken als alleen het factuurnummer en het bedrag overeenkomen; Het volgende selectievakje is Regels van rekeningafschrift verwerken met bevestiging. Als u nog niet zoveel ervaring hebt met telebankieren via

62 pagina 62 Boekhouden Queen, dan kunt u het beste kiezen voor met bevestiging : Queen zal dan een mutatie pas verwerken als u akkoord hebt gegeven; Zijn de rekeninggegevens goed ingesteld, dan klikt u op Toevoegen om nog een bankrekening vast te leggen, en anders op Sluiten Vaste gegevens Telebankieren Start programma Financieel> Telebankieren > Vaste gegevens tele bankieren; Wijs het bankformaat aan dat u gebruikt en klik op Wijzigen; U kunt nu de default-bestandslocatie en -bestandsnaam invullen van het elektronische rekeningafschrift; De andere vier rubrieken zijn defaults, die worden gebruikt bij het boeken van de mutaties. Als u de mutaties met bevestiging boekt, kunt u deze defaults tijdens de verwerking altijd nog wijzigen; Klik tweemaal op Sluiten om de Vaste gegevens te verlaten Inlezen van het rekeningafschrift Eerst moet u met uw bankpakket het rekeningafschrift op uw computer opslaan in een formaat dat in Queen kan worden ingelezen. Dat gebeurt geheel buiten Queen om. Vervolgens moet dat bestand in Queen worden geconverteerd naar één of meer tussenbestanden. Een rekeningafschrift kan namelijk boekingen van verschillende bankrekeningen bevatten. Per bankrekening wordt een apart tussenbestand gemaakt. Deze tussenbestanden worden in Queen ERA-bestanden genoemd (van Elektronisch RekeningAfschrift). Deze conversie gaat als volgt: Start programma Financieel> Telebankieren > Inlezen rekening afschriften; Als de rubrieken juist zijn ingevuld (informatie hierover vindt u in het helpvenster), dan kunt u met Inlezen de conversie starten: Is het bestand niet (volledig) ingelezen, druk dan het verwerkingsverslag af; Is het bestand volledig ingelezen, dan krijgt u de vraag of het rekeningafschrift van de bank kan worden verwijderd. Queen heeft het niet meer nodig, want alle informatie staat nu in het ERA-bestand;

63 Boekhouden pagina 63 U kunt nu het programma afsluiten met Sluiten Rekeningafschrift verwerken Via het bankrekeningnummer weet Queen welk ERA-bestand bij welke administratie hoort. Met programma Ver w e r k e n/inzien r e k e n i n g a f s c h r i f t e n kan het ERA-bestand verwerkt worden in de financiële administratie: Ga in hoofdmenu Fi n a n c i e e l naar Te l e b a n k i e r e n en kies dan programma Ver w e r k e n/inzien r e k e n i n g a f s c h r i f t e n. U komt dan in het zoekvenster met de ERA-bestanden. Als u het ERA-bestand vooraf wilt inzien, moet u klikken op de knop Info regels; Klik op de knop Verwerken om het ERA-bestand door te boeken. U komt dan in een venster dat uit drie onderdelen bestaat: Bovenaan staat telkens één regel uit het ERA-bestand (dus één mutatie uit het rekeningafschrift), onder de streep ziet u de grootboekrekening en daaronder de openstaande posten. Voor meer informatie kunt u het helpsysteem raadplegen; Bij elke mutatie probeert Queen eerst de bijbehorende debiteur/crediteur op te zoeken (op basis van het bankrekeningnummer of het grootboekrekeningnummer), en vervolgens de bijbehorende openstaande post (op basis van factuurnummer of openstaand bedrag). Als uw administratie bij

64 pagina 64 Boekhouden is, zal dat in de meeste gevallen wel lukken. Queen komt dan met een boekingsvoorstel (zie het helpvenster voor de mogelijkheden): Als dat voorstel in orde is, kunt u het met Akkoord bevestigen. De mutatie uit het rekeningafschrift is nu geboekt! Boekt u zonder bevestiging, dan maakt én boekt Queen zoveel mogelijk zelf de journaalposten en krijgt u het boekingsvoorstel niet te zien; Er zijn uiteraard ook gevallen waarin Queen de bijbehorende grootboekrekening of openstaande post niet kan vinden. U moet die dan zelf opzoeken. U hebt hierbij de volgende mogelijkheden: Via de knop Zoeken... kunt u het programma laten zoeken naar een grootboekrekening (op bankrekening en op grootboek rekeningnummer) en/of naar een openstaande post (op factuurnummer en op openstaand bedrag); U kunt natuurlijk ook zelf naar een grootboekrekening zoeken en/ of naar een openstaande post. Het zoekvenster met de grootboekrekeningen kunt u opvragen door naar het invoer veld Rekeningnummer te gaan en dan op de info-knop te klikken. Het zoekvenster met de openstaande posten staat onderaan op het venster; Hebt u een debiteur- of crediteurrekening geselecteerd, dan moet u ook nog één of meer openstaande posten selecteren ( afletteren, zie bladzijde 86-88). Wilt u een vooruitbetaling boeken, dan moet u eerst de juiste debiteur of crediteur selecteren en dan op Vooruitbetaling

65 Boekhouden pagina 65 klikken. Het programma komt dan met een boekings voorstel, dat u zelf eventueel nog kunt aanpassen. Als u met bevestiging boekt, is het ook mogelijk om een mutatie niet te boeken. U moet dan met behulp van de bladerknoppen (helemaal bovenaan op het venster!) naar een volgende regel van het ERA-bestand gaan. Als u een mutatie nu niet boekt, kunt u die later altijd nog boeken (zolang u het ERA-bestand niet verwijdert). Nadat alle mutaties zijn verwerkt en u het programma met Sluiten verlaat, krijgt u de vraag of u het ERA-bestand wilt verwijderen. U kunt deze vraag in principe met Ja beantwoorden. De verwerkte mutaties zijn opgenomen in een voorlopige boekingsgang. Deze boekingsgang kunt u nu eventueel nog wijzigen en vervolgens verwerken (definitief maken). 4.6 Afsluiten boekjaar Als u na afloop van een boekjaar aan een nieuw boekjaar wilt beginnen, moet u het oude boekjaar afsluiten Wat houdt de jaarafsluiting in? Als u met Queen een boekjaar afsluit, gebeurt het volgende: U maakt een nieuw boekjaar aan; Voor de overige balans, activa en passivarekeningen waarvan het saldo niet nul is, wordt per rekening een journaalregel gemaakt met als bedrag het betreffende bedrag; Als de rekening een debiteur of crediteur is, dan wordt voor elke openstaande post van die debiteur/crediteur per factuurboeking een aparte boeking gemaakt met de omschrijving van de factuurboeking. Zijn er deelbetalingen op de open staande post geboekt, dan wordt per deelbetaling een aparte boeking in het nieuwe jaar gemaakt; Op basis van het saldo van de resultaten, opbrengsten en kostenrekeningen wordt het resultaat van het oude boekjaar bepaald. Dat resultaat wordt in één keer geboekt; Uiteindelijk neemt Queen alle boekingsregels als journaalpost op in een voorlopige boekingsgang. Dit is de beginbalans van uw nieuwe boekjaar. Deze boekingsgang kunt u achteraf nog controleren, aanpassen en uiteindelijk verwerken (definitief maken).

66 pagina 66 Boekhouden Voorbereidingen Zorg ervoor, dat al de voorlopige boekingsgangen die u in de beginbalans wilt opnemen, zijn verwerkt (definitief gemaakt). De gegevens die in voorlopige boekingsgangen staan, worden namelijk niet meegenomen naar het nieuwe boekjaar! Maak een backup van het af te sluiten boekjaar en bewaar die (zie bladzijde 28-29); Hebt u in Queen een of twee administraties, maak dan via Alge m e e n > Administratie > Administratie ko p i ë r e n een kopie van de administratie op de balansdatum (normaal gesproken 31 december) en bewaar deze kopie voor uw accountant. U kunt dan altijd terugvallen op deze kopie om gegevens op te vragen zoals die per de balansdatum aanwezig waren. Als alle Queen-vensters gesloten zijn en u een backup hebt gemaakt, dan kunt u beginnen met de eigenlijke afsluiting van het boekjaar: Programma Afsluiten boekjaar Kies in hoofdmenu Div e r s e n voor programma Afsluiten b o e k j a a r. U krijgt dan eerst een venster met een waarschuwing: Nadat u die gelezen hebt, klikt u op de knop Doorgaan; Als er nog voorlopige boekingsgangen zijn, krijgt u een melding. Voorlopige boekingsgangen worden namelijk niet meegenomen in de jaarafsluiting; Het programma komt vervolgens met de vraag of er een backup is gemaakt. Als dat zo is, kunt u met Ja naar het volgende venster gaan; U moet daarin een aantal gegevens invoeren:

67 Boekhouden pagina 67 In het helpvenster vindt u daarover meer informatie; Wanneer de nodige gegevens zijn ingevoerd, klikt u op de knop Doorgaan om het afsluiten te starten; Klik na afloop van de verwerking op de knop Doorgaan om naar het volgende (laatste) venster te gaan: Afdrukken/Wijzigen/Verwerken van de boekingsgang De aangemaakte boekingsgang kunt u nu afdrukken, wijzigen en/of verwerken. U kunt dat nu gelijk doen (via de betreffende knoppen), maar ook later. Als de boekingsgang eenmaal is verwerkt, kunt u hem niet meer aanpassen. Controleer dus de boekingsgang voordat u hem verwerkt! Het verdient aanbeveling om nadat u de boekingsgang hebt gecontroleerd en eventueel aangepast, eerst een aparte backup van deze stand te maken (dus niet over een eerdere backup heen!) en daarna pas de boekingsgang te verwerken.

68 pagina 68 Boekhouden Werken in twee boekjaren tegelijk Het is niet altijd mogelijk om het boekjaar af te sluiten op het moment dat u aan het nieuwe boekjaar wilt beginnen. De gehele administratie moet bijvoorbeeld nog gecontroleerd en gecorrigeerd worden door de accountant of boekhouder, of er kunnen nog facturen en bankafschriften binnen komen die nog in het oude boekjaar geboekt moeten worden. Dit kan als volgt worden opgelost: 1. Sluit het oude boekjaar af met programma Afsluiten b o e k j a a r op het moment dat u aan het nieuwe boekjaar wilt beginnen. Er wordt dan een nieuw boekjaar aangemaakt met de journaalregels voor de beginbalans. Het oude boekjaar blijft hierbij ongewijzigd; 1. Maak de resterende boekingen in het oude boekjaar. De beginbalans van het nieuwe boekjaar sluit op dat moment niet meer aan op de cijfers van het vorige boekjaar! 1. Dit lost u op door in het nieuwe boekjaar programma Diversen > Aansluiting m e t vor i g b o e k j a a r te starten. Als u het programma start, krijgt u eerst een venster met informatie;

69 Boekhouden pagina Als u die gelezen hebt, klikt u op Doorgaan; 1. Queen komt dan met de vraag of u een backup hebt gemaakt. Als dat zo is, klikt u op Ja om naar het volgende venster te gaan; 1. In principe zijn bij alle invoervelden de juiste waarden al ingevuld, dus u hoeft alleen op de knop Doorgaan te klikken. 1. Na afloop van de verwerking krijgt u weer een venster met informatie op het scherm: 1. Nadat u die gelezen hebt, klikt u op de knop Doorgaan om naar het volgende (laatste) venster te gaan. U kunt daar de aangemaakte boekingsgang controleren en vervolgens verwerken.

70 pagina 70 Boekhouden

71 Relatiebeheer pagina 71 Hoofdstuk 5 Relatiebeheer 5.1 Wat u vooraf moet vastleggen De NAW-module van Queen biedt uitgebreide mogelijkheden op het gebied van relatiebeheer. U kunt de gegevens bijhouden van al uw debiteuren en crediteuren, compleet met contactpersonen en gezins leden. Het is mogelijk om direct te beginnen met het invoeren van uw debiteuren en crediteuren, maar het verdient aanbeveling om vooraf enkele instellingen vast te leggen. Dit zal u tijd besparen bij het invoeren van de NAW-gegevens. Het gaat hierbij om aanhefteksten (alleen als u met contact personen werkt), contactpersoonfuncties (alleen als u met contact personen werkt) en de vaste gegevens van de NAW-bestanden Aanhefteksten Van elke contactpersoon kunt u een Naam in adres/aanhef/brief bijhouden. Deze Naam in adres/aanhef/brief bestaat uit de naam van de contact persoon zelf, voorafgegaan door een aanheftekst: T.a.v. de heer of Geachte mevrouw, enz. Deze aanhefteksten kunt u apart vastleggen, zodat u bij het invoeren van contactpersonen de Naam in adres/aanhef/brief automatisch kunt invullen: Kies in hoofdmenu Stamgegevens voor programma Aanhefteksten;

72 pagina 72 Relatiebeheer Selecteer een taalcode en vul de juiste aanhefteksten in; Klik op de knop Sluiten om het programma weer te verlaten Contactpersoonfuncties In Queen kan elke contactpersoon gekoppeld worden aan een bepaalde functie of afdeling: directie, verkoop, administratie, enz. Voordat u contactpersonen invoert, legt u vast welke functies/afdelingen er zijn: Kies in hoofdmenu Sta m g e g e v e n s voor programma Co n ta c t p e r s o o n f u n c t i e s. Het zoekvenster wordt weergegeven; Klik op de knop Toevoegen. U krijgt dan het mutatievenster te zien; Vul Nummer en Omschrijving in; Geef in de rubrieken Naam in adres/aanhef/brief aan welke tekst moet worden afgedrukt als bij een relatie voor de betreffende functie/afdeling geen contactpersoon is ingevuld (zie het helpvenster voor meer informatie hierover); sluit het mutatievenster af met de knop Sluiten; Klik op de knop Instellingen om default-contactpersoonfuncties in te stellen voor de weergave op scherm en bij het afdrukken; Klik op de knop Toevoegen als u nog een functie/afdeling wilt toevoegen, anders op de knop Sluiten Vaste gegevens NAW-bestanden Elk NAW-bestand heeft bepaalde vaste gegevens, zoals defaults en extra invoerrubrieken. Instellen van de vaste gegevens van een NAW-bestand Als u de vaste gegevens van het NAW-bestand goed instelt, kan dat u veel tijd besparen bij het invoeren van uw relaties. In de volgende instructie worden alleen de belangrijkste punten besproken: Kies in hoofdmenu De b i t e u r e n, Cr e d i t e u r e n voor programma Va s t e g e g e v e n s (in dit voorbeeld is gekozen voor debiteuren); Vul in de tabkaarten de defaults in, die gebruikt moeten worden bij het invoeren van nieuwe debiteuren of crediteuren; Als u extra invoerrubrieken nodig hebt, klikt u op de tab Vrije rubrieken om voor dit NAW-bestand vrije rubrieken vast te leggen:

73 Relatiebeheer pagina 73 Let goed op de keuzerondjes rechts op de tabkaart! Die bepalen namelijk welke soort vrije rubrieken u in deze tabkaart te zien krijgt en welke vrije rubrieken er worden gemuteerd. U hebt hier de keuze uit Debiteuren/Crediteuren/Relaties, Contactpers. en Verzendadr./Bestel adr. (de mogelijkheden zijn afhankelijk van het geselecteerde NAW-bestand): Om extra rubrieken aan te maken voor de debiteuren (of crediteuren, selecteert u het keuzerondje Debiteuren (of Crediteuren) en klikt u op de knop Toevoegen; Om extra rubrieken aan te maken voor de contactpersonen, selecteert u het keuzerondje Contactpers. en klikt u op de knop Toevoegen. U komt dan in het mutatievenster van de vrije rubriek. Voor meer informatie daarover kunt u het helpvenster raadplegen; Klik op Toevoegen om nog een vrije rubriek aan te maken, of anders op Sluiten; Klik op de knop Sluiten om de vaste gegevens te verlaten. 5.2 Invoeren van debiteuren/crediteuren Debiteuren en crediteuren voert u als volgt in: Selecteer het betreffende programma. Er zijn drie programma s om relaties in te voeren: Programma Debiteuren > Debiteuren om debiteuren in te voeren; Programma Crediteuren > Crediteuren om crediteuren in te voeren. Houd hierbij rekening met het volgende:

74 pagina 74 Relatiebeheer Een debiteur kan gemakkelijk naar het crediteurenbestand worden gekopieerd en andersom. Stel dat een klant ook een leverancier is; dan hoeft u diens gegevens niet nogmaals in te voeren, maar u kunt hem gewoon kopiëren van het bestand met debiteuren naar het crediteurenbestand (via KOPIËREN NAAR in het MUTEREN-menu). Klik in het zoekvenster op de knop Toevoegen om een debiteur of crediteur toe te voegen. U komt dan in het mutatievenster; Het adres dat u daar in kunt voeren is het vestigingsadres. Klik op de tab Correspond. adres om het correspondentieadres in te voeren; Klik op de knop Toevoegen als u nog een relatie wilt toevoegen of op de knop Sluiten om het programma te verlaten. Tip 1: bij het invoeren van telefoon- en faxnummers en het correspondentieadres kunt u gebruik maken van extra menupunten in het menu onder de rechtermuisknop! Dit menu is ook op te vragen met de toetscombinatie Shift+F10.

75 Relatiebeheer pagina 75 Tip 2: als u een aantal buitenlandse relaties moet invoeren, is het handig om de default-landcode tijdelijk te wijzigen, zodat de juiste defaults worden ingevuld. Dat kan op de volgende manier: kies in hoofdmenu Debiteuren of Crediteuren voor Vaste gegevens; klik op de tab Algemene instellingen en wijzig de landcode. Vergeet niet de default-landcode later weer terug te zetten! 5.3 Contactpersonen Per relatie kunt u contactpersonen (of gezinsleden) bijhouden. Elke contactpersoon is gekoppeld aan een relatie. Het muteren van contact personen verloopt dan ook via de bijbehorende relatie: Selecteer de betreffende relatie (zie hiervoor de eerste twee stappen van Invoeren van relaties op bladzijde 73); Klik op de tab Contactpers. op de knop Toevoegen (of Wijzigen). U komt dan in het mutatievenster Contactpersoon. Vul het contactpersoonnummer in (of druk op F9), waarna u de complete NAW-gegevens van de contactpersoon kunt vastleggen: Klik op de tab Aanhefteksten op de knop Autom. invullen. De velden worden nu automatisch ingevuld. Dit gebeurt op basis van de naam van de contactpersoon en de teksten die in programma Aa n he f t e k s t e n (zie bladzijde 71) zijn ingevuld; Klik op de tab Functies;

76 pagina 76 Relatiebeheer Klik op de knop Toevoegen. U komt nu in het zoekvenster met de contactpersoonfuncties. Deze legt u vast met programma Co n ta c t p e r s o o n - functies (zie bladzijde 72); Wijs in dit zoekvenster de functie of afdeling aan die op deze contactpersoon van toepassing is en klik dan op de knop Selecteren. U komt nu weer in de tabkaart Functies; Zorg ervoor dat er per functie/afdeling één contactpersoon is met een vinkje in de kolom Voorkeur. Queen weet dan welke contactpersoon van die functie op het scherm moet worden weergegeven (bijvoorbeeld bij Info openstaande posten). 5.4 Afdrukmogelijkheden De gegevens van uw debiteuren en crediteuren kunnen ook worden afgedrukt. Ga in hoofdmenu Debiteuren of Crediteuren naar Afdrukken debiteuren/crediteur e n. U hebt dan de keuze uit de volgende afdrukmogelijkheden: Stamgegevens, dat zijn de volledige relatiegegevens, met eventueel het correspondentie-adres, de contactpersonen, financiële gegevens, enz.; Lijst, hierop staan de belangrijkste relatiegegevens: nummer, zoekcode, naam, vestigingsadres, -adres, telefoon en fax; Etiketten, met de adresgegevens. De layout van de etiketten is vrij instelbaar. Wel zijn verschillende standaardlayouts meegeleverd. U kunt die gebruiken, aanpassen of zelf een nieuwe layout instellen. Een toelichting op het uitgebreide layout-programma van Queen is opgenomen op bladzijde 78 en volgende Samenvoegen met Microsoft Word-document Een extra afdrukmogelijkheid is de samenvoegfunctie met een Microsoft Worddocument. U kunt die activeren vanuit het zoekvenster/mutatievenster met de debiteuren of crediteuren, met de toetscombinatie Ctrl+B of met de optie Standaardbrief in het Afdrukken-menu. Het zoekvenster met de standaardbrieven wordt dan geopend. Als u nog geen standaardbrieven hebt aangemaakt, dient u eerst de volgende stappen te volgen: U vult in dit zoekvenster eerst de bestandslocatie voor de standaardbrieven in. U kunt hiervoor het beste een aparte directory gebruiken, omdat Queen alle documenten met de extensie.doc,.dot of.rtf in die directory in het zoekvenster laat zien;

77 Relatiebeheer pagina 77 Om een standaardbrief aan te maken, klikt u op de knop Toevoegen. Geef de bestandsnaam en het documenttype op en sluit af met Akkoord. Microsoft Word wordt dan gestart en Queen maakt een Word-document aan met alle mogelijke NAW-velden; Dat document moet u zelf met Word verder bewerken: de Queen-velden die u niet nodig hebt haalt u eruit, de Queen-velden die u wel gebruikt zet u op de juiste plaats, u voegt de brieftekst toe, enz. De standaardbrief is nu gereed. Hebt u één of meer standaardbrieven samengesteld, dan kunt u die selecteren met de knop Selecteren. Het programma vraagt u dan om een adres en een

78 pagina 78 Relatiebeheer contactpersoon. Vervolgens wordt de betreffende standaard brief opgevraagd en ingevuld, waarna u die vanuit Word kunt afdrukken. 5.5 instellen layouts In Queen is de layout van de etiketten vrij instelbaar. Het layout-programma van Queen biedt heel veel mogelijkheden. Vaak zult u kunnen volstaan met het aanpassen van één van de meegeleverde layouts en is het niet nodig om zelf een geheel nieuwe layout te maken. Dit hoofdstuk behandelt de basisprincipes van het layout-programma Het instellen van nieuwe etiketten Als voorbeeld is hier gekozen voor een etiket met daarop het adres en daaronder de bijbehorende KIX-code. U kunt dan het beste de volgende procedure volgen: Selecteer het etiket-layout-programma. U kunt dat vinden in hoofdmenu De b i t e u r e n > Af d r u k k e n d e b i t e u r e n > In s t e l l e n eti k et-l ay o u t d e b i t e u r e n. U krijgt dan een zoekvenster te zien met de beschikbare etiket-layouts; Klik op de knop Toevoegen om een nieuwe layout aan te maken. U komt nu in het layout-programma; Vul bovenaan op het scherm alvast de code en de omschrijving van uw etiket-layout in. Dan wordt uw layout bij het verlaten van dit venster voortaan opgeslagen;

79 Relatiebeheer pagina 79 Vervolgens kunt u de pagina-instelling van het etikettenvel vastleggen. Dat doet u door in menu Be s ta n d te kiezen voor Pa g i n a-in s t e l l i n g. U komt dan in het venster Pagina-instelling; Klik op de tab Papierformaat als in uw situatie de etiketten niet op een A4-vel zitten. U kunt daar dan het door u gebruikte papierformaat instellen; Klik op de tab Papierinvoer als u voor de etiketten bijv. een afwijkende papierlade gebruikt; Bevat uw etikettenpapier meerdere kolommen met etiketten, klik dan op de tab Opmaak. U kunt daar het aantal kolommen instellen. Via de rubrieken Kolombreedte en Kolomposities regelt u de linker en rechter marge en de tussenruimte tussen de kolommen; Ten slotte klikt u op de tab Marges om de bovenmarge en eventueel de ondermarge in te stellen: Klik op Akkoord om de Pagina-instelling af te sluiten; Nu kunt u de tabkaart Instellen eens wat beter gaan bekijken. Onder de werkbalken ziet u enkele witte blokken met een grijze onderrand. In die grijze rand staat de naam van het blok. Elk blok vertegenwoordigt een onderdeel van één bladzijde: bovenaan de Koptekst, dan het Details-blok en onderaan de Voettekst.

80 pagina 80 Relatiebeheer Belangrijk: de Koptekst en de Voettekst worden op elke bladzijde éénmaal afgedrukt. Het Details-blok daarentegen wordt, afhankelijk van de hoeveelheid gegevens, meermalen per bladzijde afgedrukt. Het Details-blok is derhalve alleen bestemd voor gegevens die ook meermalen moeten worden afgedrukt, zoals etiketten of de orderregels van een factuur. Als u vellen met 16 etiketten gebruikt, hoeft u dus niet 16 maal de etiket-layout vast te leggen. In het Details-blok stelt u de layout in van één etiket, en dat éne Details-blok wordt dan gewoon 16 keer per bladzijde afgedrukt. Het Details-blok moet u zien als één etiket, vandaar dat het Details-blok ook even breed is als één kolom; Aangezien op een etikettenvel meestal alleen maar etiketten zitten, zullen bij etiketten de Koptekst en de Voettekst niet gauw worden gebruikt. Daarom dient u via menu Rappor t de Koptekst en Vo e t t e k s t uit te zetten door op deze menupunten te klikken; Als u de bladzijde hebt ingesteld op meerdere kolommen, dan ziet u dat boven en onder het Details-blok nog een Kolom-koptekst en een Kolomvoettekst voorkomen: Die hebt u alleen nodig, als u op elk etiket een koptekst en/of een voettekst wilt afdrukken. Is dat bij u niet het geval, dan hoeft u niets te veranderen, want de hoogte van deze blokken is al 0; Vervolgens moet u de hoogte van het Details-blok nog instellen. Die moet namelijk overeenkomen met de hoogte van het etiket. Klik met de rechtermuisknop ergens in het Details-blok; Selecteer in het menu de keuze Vaste hoogte (de etiketten hebben namelijk een vaste hoogte);

81 Relatiebeheer pagina 81 Klik weer met de rechtermuisknop in het Details-blok en selecteer nu Po s i tie ; Vul in de rubriek Hoogte de etikethoogte in millimeters in. De eventuele tussenruimte tussen de etiketrijen vult u in bij Onder marge. Als u de maten in een andere eenheid wilt invoeren, bijvoorbeeld in inches, dan moet u dat aangeven bij Eenheden in venstermenu Rapport; Klik op Akkoord om terug te gaan naar het layout-invoervenster: Elke layout moet gekoppeld worden aan de database, dus de Queen-administratie. Ga naar menu Rappor t en klik op Data b a s e. U krijgt dan een venster te zien met een aantal datakanalen : In de keuzelijst klikt u op Etiketgegevens. Daarna klikt u op Akkoord; Nu kunt u gaan instellen welke gegevens afgedrukt moeten worden en waar die afgedrukt moeten worden. In het layout-programma worden die gegevens componenten genoemd. Boven de blokken ziet u de werkbalken met de beschikbare componenten:

82 pagina 82 Relatiebeheer De componenten in deze werkbalk zijn bestemd voor vaste gegevens: dus gegevens die op elke bladzijde, elk etiket, enz. hetzelfde zijn. Voorbeelden hiervan zijn uw eigen adresgegevens, het logo van uw bedrijf, enz. Voor de etiket-layout is een andere groep componenten belangrijker. U vindt die in de volgende werkbalk: Deze componenten zijn bestemd voor gegevens die uit de Queenadministratie komen (dus uit de database). Bijvoorbeeld de adressen van debiteuren, de regels van een order, enz. De volgende twee componenten zijn voor de etiket-layout het belangrijkst: component DBTekstregel is bestemd voor tekst die niet langer is dan één regel; component DBMemo is bestemd voor tekst die uit meer regels bestaat of kan bestaan. In dit voorbeeld moeten op het etiket adressen worden afgedrukt. Het is het gemakkelijkst om hiervoor het NAW-blok te gebruiken. Omdat dat een tekst is die uit meer regels bestaat, klikt u op de knop DBMemo; Vervolgens beweegt u de muisaanwijzer naar de plaats waar deze component moet komen. Dat doet u door te klikken op de positie waar u de linkerbovenhoek van deze component wilt hebben, dus bij voor beeld op positie 30/5: Als u de positie van deze component precies wilt instellen, dan moet u met de rechtermuisknop op de component klikken en in het menu dat daarop verschijnt Positie kiezen. Vervolgens kunt u in de rubrieken Boven en Links de positie tot op de duizendste millimeter nauwkeurig opgeven; U hebt nu alleen nog maar aangegeven dat er op het etiket een tekst van meerdere regels afgedrukt moet worden. Nu moet u nog instellen welke tekst dat moet zijn. Klik op de component en u ziet deze werkbalk:

83 Relatiebeheer pagina 83 Links ziet u het datakanaal (de gegevensgroep) waaruit u een selectie kunt maken. In ons voorbeeld is dat Etiketgegevens; Daarna selecteert u in de rechter keuzelijst het NAW-blok. Deze werkbalk ziet er dan dus zo uit: Onder het adresblok moet de KIX-code worden afgedrukt. Die is maar één regel groot, dus u klikt op component DBTekstregel; Plaats de component onder het NAW-blok (op dezelfde manier als u de eerste component in de layout hebt opgenomen). Met de hulplijnen kunt u de component gemakkelijk uitlijnen op het NAW-blok: Vervolgens geeft u aan welke informatie hierin moet worden afgedrukt. In de keuzelijst selecteert u KIX-code: Klik op de zojuist geplaatste component en selecteer in één van de werkbalken het lettertype KIX Barcode (dit lettertype wordt mee geleverd met Queen): Het veld blijkt te klein voor de KIX-code. Om dat te verhelpen klikt u met de rechtermuisknop op de component en kiest u in het menu voor Au t o matische grootte. De afmetingen van de component worden dan automatisch aangepast aan de inhoud. De etiket-layout is nu gereed! 5.6 Verzenden van documenten via Vanuit Queen kunt u automatisch berichten verzenden. Om van deze mogelijkheid gebruik te maken, dient u de volgende stappen te volgen:

84 pagina 84 Relatiebeheer Vul in programma Or g a nisatie > Be d r i j f s g e g e v e n s, tabkaart -server, de mailserver, poort, gebruikersnaam en toegangs code in (als dat nog niet is gebeurd); Voeg met programma Div e r s e n > Af d r u k fo r m at e n een afdrukformaat toe (of wijzig een bestaand afdrukformaat) voor het gewenste formaat en selecteer het vakje verzenden. Op de tabkaart gegevens vult u het adres van de ontvanger(s) en eventueel de andere velden in; Bij het afdrukken van het betreffende document kiest u voor de knop Bestand en selecteert u het juiste Afdrukformaat, waarna u de gegevens voor zover nodig kunt invullen:

85 Relatiebeheer pagina Openstaande posten Inzien / Afdrukken Van elke debiteur en crediteur kunt u de openstaande posten op het scherm opvragen (en afdrukken). Dat kan op de volgende manier: Kies in hoofdmenu Debiteuren (of Crediteuren) voor programma Info openstaande posten; Selecteer de debiteur (of crediteur) waarvan u de openstaande posten wilt inzien. In het zoekvenster kunt u aangeven of u alle debiteuren (of crediteuren) wilt zien (Alle), of alleen de debiteuren (of crediteuren) met openstaande posten (Indien OSP); Klik op de knop Selecteren om de openstaande posten van die debiteur (of crediteur) op te vragen. U komt nu in het zoekvenster met de openstaande posten. Bovenaan ziet u de voornaamste gegevens van de debiteur (of crediteur). Daaronder staan de openstaande posten van die debiteur/crediteur: Een openstaande post kan slechts beperkt worden gemuteerd. Als de posten die u wilt wijzigen in een voorlopige boekingsgang staan, kunt u ze ook muteren via programma hoofdmenu Fi n a n c i e e l > Voorlopige boekings gangen.

86 pagina 86 Relatiebeheer Via venstermenu Af d r u k k e n kunt u van de openstaande posten een overzicht afdrukken. Bij sommige overzichten zult u de term ouderdoms analyse tegenkomen. Dat is een uitsplitsing van de openstaande posten in vier kolommen op basis van de vervaldatum (ouderdom). U kunt zelf bepalen hoe die kolomindeling er uit moet zien: In dit voorbeeld komen in de eerste kolom de posten die 1 t/m 30 dagen vervallen zijn, in de tweede kolom de posten die 31 t/m 60 dagen vervallen zijn, in de derde kolom de posten die 61 t/m 90 dagen vervallen zijn, en in de vierde kolom de posten die meer dan 90 dagen vervallen zijn. Een andere indeling is ook mogelijk. Als u bijvoorbeeld de niet-vervallen posten in de eerste kolom wilt hebben, de vervallen posten in de tweede kolom en de posten die langer dan een maand vervallen zijn in de laatste kolom, dan stelt u de kolom-indeling bijvoorbeeld zo in (ervan uitgaande dat de betalings termijn veertien dagen is): Afletteren Als een debiteur meer facturen in één keer betaalt, kunt u de betreffende posten afletteren (markeren), zodat u die in één keer kunt afboeken. Het afletteren kan handmatig plaatsvinden of automatisch. Voorbeeld Stel dat u via de bank een betaling binnenkrijgt van 1.091,92, die betrekking heeft op verschillende facturen van debiteur Ooster Fietshandel. In Queen boekt u deze betaling als volgt: Kies in hoofdmenu Fi n a n c i e e l voor Invoeren voorlopige/definitieve journ a a l p o s t e n (zie bladzijde 45). Vervolgens krijgt u het zoekvenster met de dagboeken op het scherm; Selecteer het betreffende bankboek; Vul de boekdatum, het stuknummer en de omschrijving in; Selecteer bij Rekeningnummer de rekening van Ooster; Vul de omschrijving van de journaalregel in; Als u dan naar de volgende rubriek gaat ( Fact.-/ref.nr.), wordt automatisch een zoekvenster geopend met daarin al de openstaande posten van Ooster;

87 Relatiebeheer pagina 87 Vul bij Totaal te boeken het bedrag van 1.091,92 in; Klik op de knop Afletteren. Het programma begint nu met het automatisch afletteren van de openstaande posten, net zolang tot het bedrag van Totaal te boeken bereikt is. In dit geval zijn er twee posten afgeletterd. U kunt dat zien aan het vinkje in de kolom Boeken: Handmatig afletteren kan dus ook, door in de kolom Boeken zelf op het vakje te klikken; Klik op de knop Boeken om de afgeletterde posten automatisch af te boeken. U komt weer terug in het venster van Invoeren journaalposten en zoals u ziet is voor elke post een journaalregel aangemaakt: Klik op de knop Nieuw boekstuk om een nieuwe journaalpost in het bankboek in te voeren, of anders op de knop Sluiten. De vraag Dagboek afsluiten? beantwoordt u met Ja. Volgorde bij automatisch afletteren De volgorde waarin de openstaande posten worden afgeletterd, is in eerste instantie op vervaldatum, maar u kunt die veranderen in factuurdatum of fac-

88 pagina 88 Relatiebeheer tuurnummer. Als u dat wilt, kiest u in hoofdmenu De b i t e u r e n voor In f o o p e n s ta a n d e posten d e b i t e u r e n. Klik op de knop Vaste geg. osp. en daarna op de tab Aflettermethode. U kunt nu de afletter-instellingen aanpassen. Raadpleeg zonodig het helpscherm. Tijdens het invoeren van boekingen kunt u de gekozen aflettervolgorde tijdelijk wijzigen. Als u het venster met de openstaande posten voor u hebt, kiest u in venstermenu Muteren voor Afletteren in volgorde van of voor Afletteren cred it n o ta s, waar u de aflettervolgorde kunt aanpassen. Deze aanpassing geldt alleen voor deze ene keer!