VADEMECUM. Diensten van de Voorzitter Cel Contractueel Onderzoek Eurostation II Victor Hortaplein 40, bus Brussel

Transcriptie

1 Diensten van de Voorzitter Cel Contractueel Onderzoek Eurostation II Victor Hortaplein 40, bus Brussel VADEMECUM Leidraad ten behoeve van de promotoren voor een correct beheer van projecten betoelaagd door de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu Cel Contractueel Onderzoek Cel Contractueel Onderzoek Stafdienst Budget & Beheerscontrole Dhr. Marc De Win Adviseur-generaal Dhr. Vincent Mahieu Stafdirecteur

2 Inhoud 1 Inleiding Ethische code Definities en taakomschrijvingen ADMINISTRATIEVE EN WETENSCHAPPELIJKE OPVOLGING Contract Algemeen Parafering en ondertekening Rekeningnummer waarop de voorschotten en het saldo worden gestort Looptijd van het project Aanwervingen en vervangingen Dienstreizen Intellectuele eigendom en valorisatie van de onderzoeksresultaten Nieuwe kennis Octrooiaanvragen Verspreiding van de resultaten Verspreiding van de resultaten door de instellingen Verspreiding van de resultaten door de Staat Ter beschikking stellen van data Informatie-uitwisseling in het kader van de meldingsplicht in de voedselketen Melding aan het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen Melding aan de cel Contractueel Onderzoek Vertrouwelijkheid van gegevens Begeleidingscomité Gedetailleerde wetenschappelijke en financiële verslagen Tussentijdse (jaarlijkse) verslagen Wetenschappelijke verslagen Financiële verslagen Eindverslagen Valorisatieverslagen Tussentijdse evaluatie /41

3 Doel Omschrijving en tijdstip Impact Organisatie Datum Plaats Wetenschappelijk verslag ten behoeve van het College van deskundigen Verloop Te gebruiken taal FINANCIËLE OPVOLGING Algemene bepalingen Betoelaagbare uitgaven Personeelskosten Betoelaagde personeelskosten Niet-betoelaagde personeelskosten Werkingskosten Courante werkingskosten Specifieke werkingskosten Algemene kosten Richtlijnen met betrekking tot het dagelijks beheer Budgetverschuivingen Personeelskosten Werkingskosten Uitbetaling van voorschotten en saldo s De schuldvordering Uitbetaling van het eerste voorschot Uitbetaling van volgende voorschotten Uitbetaling van het saldo Richtlijnen met betrekking tot de financiële rapportering Tussentijdse financiële rapportering Inleiding /41

4 Algemene regels Staat van uitgaven en inkomsten Bewijsstukken Financieel eindrapport Financiële controle Verloop van de financiële controle na ontvangst van een tussentijds financieel rapport Verloop van de financiële controle na ontvangst van het financieel eindrapport Contactinformatie Referentielijst Wetgeving en reglementering Bijlagen /41

5 1 Inleiding Dit vademecum is opgesteld als een leidraad voor het correcte beheer van projecten betoelaagd door de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu via de cel Contractueel Onderzoek. Het is in zijn geheel van toepassing voor alle projecten die voor betoelaging geselecteerd zijn vanaf de oproep Dit vademecum is een hulpmiddel voor zowel de coördinatoren, promotoren, en financiële administratie als de wetenschappelijke medewerkers, assistenten en bursalen. Het moet hen toelaten het project correct te beheren, zodat voldaan wordt aan alle vereisten van de wetgeving terzake, van het contract, en van de administratieve en financiële procedures van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu. De deadlines vermeld in het contract en dit vademecum moeten strikt gerespecteerd worden. Laattijdige indiening van de vereiste documenten wordt niet aanvaard. Vragen in verband met situaties waarvoor in dit vademecum geen procedure is voorzien, dienen te worden voorgelegd aan de medewerkers van de cel Contractueel Onderzoek. Ook bij vaststelling van eventuele onduidelijkheden of onvolledigheden in het vademecum dient met hen contact te worden opgenomen (zie hoofdstuk 6 Contactinformatie). Alle documenten en templates waarnaar in dit document verwezen wordt, zijn terug te vinden op de website van de cel Contractueel Onderzoek ( 2 Ethische code De cel Contractueel Onderzoek onderschrijft de ethische code van het wetenschappelijk onderzoek in België (zie website Contractueel Onderzoek: De ethische code dient gerespecteerd te worden voor alle projecten gefinancierd door Contractueel Onderzoek. 5/41

6 3 Definities en taakomschrijvingen Activiteitsdomeinen de activiteitsdomeinen van de cel Contractueel Onderzoek, met name: voedselveiligheid en gezondheidsbeleid (sanitair beleid) van dieren en planten; Begeleidingscomité de wetenschappelijke adviesraad die bevoegd is voor de opvolging van een project, met het doel het project wetenschappelijk zo optimaal mogelijk te laten verlopen, rekening houdend met de doelstellingen van het project; Begunstigde hieronder wordt verstaan: Beoordelingscomité o in brede zin de onderzoeksinstelling van de promotor of de onderzoeksinstellingen van het consortium dat de toelage ontvangt ; o in enge zin de onderzoeksinstelling waarnaar de voorschotten en het saldo worden gestort, desgevallend ter verdeling naar de overige instellingen ; de begunstigde in enge zin is gewoonlijk de onderzoeksinstelling die de coördinator van het project aanlevert; de adviesraad naar de bevoegde Minister(s) toe die ingesteld is bij MB van 30 maart 2004 (nieuw MB in voorbereiding); het Beoordelingscomité is onder andere bevoegd voor: - het aanduiden van de leden van de Colleges van deskundigen die de projectvoorstellen beoordelen en projecten tussentijds evalueren; - de eventuele voortijdige stopzetting van een project; 6/41

7 Bestaande kennis informatie die in het bezit is van de instellingen vóór hun toetreding tot het contract, alsook auteursrechten of andere intellectuele eigendomsrechten op deze informatie, waarvoor een beschermingsaanvraag is ingediend vóór de toetreding tot het contract, en die nodig is om het project uit te voeren of voor de valorisatie van de nieuwe kennis; Cel Contractueel Onderzoek de administratieve eenheid van de FOD Volksgezondheid die belast is met - de organisatie en het beheer van de selectieprocedure van projecten binnen de activiteitsdomeinen voedselveiligheid en gezondheidsbeleid van dieren en planten; - de administratieve, financiële en wetenschappelijke opvolging van de projecten die geselecteerd worden voor financiering; College van deskundigen groep van experten die een wetenschappelijke evaluatie uitvoert van de projectvoorstellen; de Colleges zijn eveneens bevoegd voor de tussentijdse evaluatie van de vrije (RF) en thematische (RT) projecten waarvoor specifiek werd bepaald dat ze aan een tussentijdse evaluatie dienen te worden onderworpen; Consortium geheel van instellingen of departementen die het onderzoeksproject uitvoeren, vertegenwoordigd door de coördinator en de promotoren; Coördinator deze fungeert als de centrale contactpersoon voor de cel Contractueel Onderzoek, en is verantwoordelijk voor : - het administratieve en wetenschappelijke beheer van het project o in het algemeen het attent maken van de promotoren, wetenschappelijke medewerkers, assistenten en bursalen op de richtlijnen gegeven in dit vademecum; o het communiceren naar de cel Contractueel Onderzoek van de effectieve startdatum van het project; 7/41

8 o de tijdige parafering en ondertekening van het contract door alle begunstigden, en het tijdig terugbezorgen ervan aan de cel Contractueel Onderzoek; o de coördinatie van de verschillende werkpakketten van het project, de communicatie tussen de promotoren en wetenschappelijke medewerkers, en het goede verloop van het onderzoek, rekening houdend met de vereisten van de wetgeving terzake, van het contract, en van de administratieve reglementen van de FOD Volksgezondheid; o de organisatie van de vergaderingen van het Begeleidingscomité, en het opstellen van het voorbereidende samenvattend verslag en na afloop het PV van de vergadering; o het opstellen en tijdig doorsturen van de volledige wetenschappelijke tussentijdse en eindverslagen; o het tijdig bezorgen van alle mogelijke andere bijkomende informatie die door de cel Contractueel Onderzoek wordt gevraagd; o de wetenschappelijke alsook taalkundige kwaliteit van de documenten die aan de cel Contractueel Onderzoek worden bezorgd; o indien onderzoek verricht wordt naar organismen die vallen onder de toepassing van de meldingsplicht, het contacteren van het centraal contactpunt voor wetenschappelijk onderzoek van het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen (researchcontactpoint@favvafsca.be), vooraleer het project van start gaat; - het financiële beheer van het project o in het algemeen het attent maken van de promotoren, financiële administratie(s), wetenschappelijke medewerkers, assistenten en bursalen op de richtlijnen gegeven in het financiële luik van dit vademecum; o het tijdig verzenden van de schuldvordering voor het geheel van het vastgestelde voorschot; o na ontvangst van het voorschot, de gepaste verdeling van het voorschot onder de begunstigden volgens de modaliteiten van het contract en het financiële luik van dit vademecum o het opstellen en tijdig doorsturen van de volledige financiële tussentijdse en eindverslagen o na afloop van het project een tijdige respons leveren op de eindafrekening door de boekhouder van de FOD Volksgezondheid en afhandeling van de nodige stappen; 8/41

9 Einde van het contract tenzij in het geval van vervroegde stopzetting (art. 12 van bijlage II bij het contract), eindigt het contract op de datum waarop het saldo van de definitieve afrekening uitbetaald is; Einde van het project dit wordt in het contract omschreven als de beëindiging der werkzaamheden ; voor een project met een looptijd van bijvoorbeeld 36 maanden betekent dit de laatste dag van de 36 maanden dat het project loopt: in het geval van een start op 1 februari 2015 zal dit dus 31 januari 2018 zijn; FOD Volksgezondheid Federale Overheidsdienst Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu; Forfaitaire kosten Instelling MB kosten die bepaald worden in % van de personeelsbegroting die betoelaagd wordt door de FOD Volksgezondheid, en beschreven staan in artikel 4 van bijlage I bij het contract als courante werkingskosten en als algemene/overhead kosten ; forfaitaire kosten weergegeven in het financiële rapport moeten niet vergezeld worden van bewijsstukken, maar kunnen ook niet als eigen inbreng worden beschouwd; een onderzoeksinstelling of departement van een onderzoeksinstelling die participeert in het consortium, en vertegenwoordigd wordt door de coördinator of één van de promotoren; ministerieel besluit; Nieuwe kennis de resultaten en informatie die het project oplevert, ongeacht of deze al dan niet kunnen worden beschermd; 9/41

10 Promotor PV RF RI RT Staat de vertegenwoordiger van een instelling actief binnen het onderzoeksproject zoals geïdentificeerd in het contract; hij/zij is verantwoordelijk voor - de tijdige ondertekening van het contract; - de goede uitvoering van de werkpakketten die hem/haar zijn toegewezen; - het tijdig aanleveren van teksten en documentatie aan de coördinator nodig voor o.a. het opstellen van volledige wetenschappelijke en financiële tussentijdse en eindverslagen; - de voorbereiding van, deelname aan en correcte uitvoering van de nodige vergaderingen; proces-verbaal ofwel verslag van een vergadering; Free Research of vrije onderzoeksprojecten, waarbij de promotoren het onderzoeksonderwerp hebben bepaald; International Research of transnationale onderzoeksprojecten, waarvan de onderzoeksthema s binnen de activiteitsdomeinen vallen; Targeted Research of thematische onderzoeksprojecten, waarbij de onderzoeksthema s voorafgaandelijk zijn vastgelegd door de bevoegde Minister(s); de Belgische Staat, vertegenwoordigd door de FOD Volksgezondheid; Start van het contract het contract treedt in werking op de datum waarop het door alle contracterende partijen ondertekend is; 10/41

11 Start van het project dit wordt in het contract omschreven als de aanvang der werkzaamheden ; het is de eerste dag van de periode van de looptijd van het project, m.a.w. de dag waarop de onderzoekswerkzaamheden werkelijk van start gaan ; deze eerste dag is steeds de 1 e of de 16 e dag van de maand; Toegangsrechten licenties en gebruikersrechten voor nieuwe kennis of bestaande kennis; Valorisatie door de instellingen : het directe of indirecte gebruik van de nieuwe kennis voor andere onderzoeksactiviteiten die buiten het bestek van het project vallen, of voor het ontwikkelen, ontwerpen of op de markt brengen van een proces, of het uitwerken of leveren van een dienst; door de Staat : Verspreiding het directe of indirecte gebruik van de nieuwe kennis voor het initiëren of ondersteunen van andere onderzoeksactiviteiten die buiten het kader van het project vallen, of voor het ondersteunen en nemen van nationale, Europese en/of internationale beleidsacties zoals de uitwerking van normen, richtlijnen en controleprogramma s; de openbaarmaking van de nieuwe kennis op alle aangewezen manieren (met uitzondering van de openbaarmaking die voortvloeit uit de beschermingsformaliteiten), inclusief de publicatie van de nieuwe kennis in om het even welk medium; Wetenschappelijk adviseur de vertegenwoordiger van de cel Contractueel Onderzoek die het administratieve, financiële en wetenschappelijke beheer van de projecten waarneemt. 11/41

12 4 ADMINISTRATIEVE EN WETENSCHAPPELIJKE OPVOLGING 4.1 Contract Algemeen Het contract wordt afgesloten tussen de FOD Volksgezondheid en de bevoegde vertegenwoordigers van de betrokken onderzoeksinstellingen. Het contract wordt voor ondertekening ter beschikking gesteld aan de coördinator zodra het MB waarin de toelage wordt toegekend, ondertekend is door de bevoegde Minister(s) en gepubliceerd in het Staatsblad Parafering en ondertekening - Dit dient zo snel mogelijk te gebeuren: het eerste voorschot kan pas worden uitbetaald wanneer het ondertekende contract teruggezonden is naar de cel Contractueel Onderzoek. - De bevoegde vertegenwoordiger van de instelling die de coördinator levert, ondertekent het contract en parafeert bovendien ook elke bladzijde. - De coördinator is ervoor verantwoordelijk dat het contract zo spoedig mogelijk door de overige begunstigden wordt ondertekend, en aan de cel Contractueel Onderzoek wordt terugbezorgd. - Pas nadat alle begunstigden het contract ondertekend hebben, wordt het contract ook door de Voorzitter van de FOD Volksgezondheid ondertekend. - Na ondertekening door de Voorzitter van de FOD Volksgezondheid bezorgt de cel Contractueel Onderzoek de coördinator de originele ondertekende exemplaren voor verdeling naar de verschillende instellingen binnen het consortium Rekeningnummer waarop de voorschotten en het saldo worden gestort - De voorschotten en het saldo worden gestort op het bankrekeningnummer dat vermeld is in artikel 3.3 van het basiscontract. - De ontvangende onderzoeksinstelling is verantwoordelijk voor de gepaste verdeling ervan onder de instellingen indien er verschillende instellingen bij het project betrokken zijn, dit volgens de modaliteiten bepaald in het contract en in het financiële luik van dit vademecum. 12/41

13 - Indien de ontvangende onderzoeksinstelling niet de instelling van de coördinator is, rapporteert deze aan de coördinator telkens er een financiële transactie is uitgevoerd; de coördinator heeft de eindverantwoordelijkheid voor het goede financiële beheer van het project. 4.2 Looptijd van het project - De startdatum vermeld in artikel 2.2 van het basiscontract wordt bepaald in overleg met de coördinator. Het contract voorziet een marge van 6 maanden voor de effectieve start van het project ( aanvang der werkzaamheden ). Bij vermelding van bijvoorbeeld 1 februari betekent dit dat het project ten laatste op 1 augustus moet starten. Verder uitstel is niet mogelijk. - De coördinator deelt zo spoedig mogelijk per brief of via de werkelijke startdatum mee aan de cel Contractueel Onderzoek. - De projecten gaan steeds van start (aanvang der werkzaamheden) op de 1 e of de 16e van de maand (bij voorkeur de 1 e ). - Zodra de startdatum gekend is, ligt ook de einddatum (beëindiging der werkzaamheden) automatisch vast. - Indien er verschillende instellingen bij het project betrokken zijn, geldt voor alle instellingen dezelfde startdatum. Dit is van belang omdat facturen met een datum die vóór de officiële startdatum (aanvang der werkzaamheden) of na de officiële einddatum (beëindiging der werkzaamheden) valt, niet kunnen worden ingebracht op het budget van het project. - Uitstel van einddatum (beëindiging der werkzaamheden): o de coördinator dient steeds een alternatieve oplossing te zoeken vooraleer hij een uitstel van einddatum aanvraagt; o indien niet te vermijden, is uitstel van einddatum enkel mogelijk voor zover dit geen meerkosten met zich meebrengt voor de FOD Volksgezondheid; o een dergelijk uitstel kan enkel worden aangevraagd wegens gegronde redenen, zoals bijvoorbeeld zwangerschapsverlof, ernstige ziekte of problemen met infrastructuur; o indien een uitstel van einddatum wordt toegekend, wordt dit geregeld via een aanhangsel aan het contract. 13/41

14 4.3 Aanwervingen en vervangingen - Aanwerving van personeel of inschakeling van reeds aanwezig personeel op een project vereist geen voorafgaandelijk akkoord van de cel Contractueel Onderzoek. - In de loop van de eerste maand na het opstarten van het project of binnen een maand na de aanwerving, bezorgt de instelling aan de cel Contractueel Onderzoek een overzicht van de personeelsleden (zie bijlage 1 template overzicht personeelsleden ) ten laste van het project, waarin de volgende elementen vervat zijn: o code en acroniem van het project; o artikelnummer van het budget waarop het personeelslid wordt uitbetaald; o naam van het personeelslid; o kwalificatie waaronder de persoon wordt aangeworven / actief is in het onderzoekscentrum; o tewerkstelling voor het project in mensmaanden; o begin- en einddatum van de tewerkstelling ten laste van het project; o een curriculum vitae van het personeelslid/de personeelsleden in kwestie. Deze regel geldt zowel voor personeelsleden gefinancierd door de FOD Volksgezondheid als voor personeelsleden die worden betaald met andere middelen (inclusief eigen middelen) en die eventueel reeds in dienst waren vóór de aanvang van het project. - Elke vervanging van personeel wordt binnen een maand meegedeeld aan de cel Contractueel Onderzoek. - Een persoon kan slechts op het projectbudget worden uitbetaald indien er hiervoor een nominatief artikel is voorzien. - Er kan op elk gegeven moment slechts één persoon betaald worden op een gegeven artikel. Overlapping van tewerkstellingsperiodes van meerdere personen op éénzelfde artikel is dus niet mogelijk. - Bij de aanwerving moet steeds rekening gehouden worden met de vereiste kwalificaties voor de voorziene functie op een bepaald artikel (wetenschapper, technicus, ). - Iedere persoon met de nationaliteit van een lidstaat van de EU kan worden aangeworven. Afwijkingen van deze regel zijn uitzonderlijk mogelijk wanneer de goede uitvoering van het project dit vereist, mits voorafgaandelijk akkoord van de cel Contractueel Onderzoek. De aan te werven persoon dient in elk geval een grondige kennis te hebben van één van de landstalen en/of het Engels, daar alle officiële documenten met betrekking tot het project, waaronder ook de wetenschappelijke tussentijdse en eindverslagen, in één van deze talen moeten worden opgesteld. 14/41

15 4.4 Dienstreizen De onkosten van dienstreizen behoren standaard bij de courante, forfaitaire werkingskosten.. Enkel indien in het contract bij de specifieke werkingskosten een budgetartikel voorzien is voor zendingen in het binnenland en/of naar het buitenland, kunnen onkosten van dienstreizen ingebracht worden als specifieke werkingskosten. In dit laatste geval dient er voor de zendingen naar het buitenland tenminste één maand voor de vertrekdatum toestemming te worden gevraagd aan de cel Contractueel Onderzoek. Hierbij wordt gebruik gemaakt van het formulier in bijlage 2 ( formulier aanvraag zending buitenland ). - Het formulier dient volledig en correct te worden ingevuld, en - minimum één maand vóór het geplande vertrek via naar de cel Contractueel Onderzoek verzonden te worden, - samen met het gedetailleerde programma (opleiding, congres, ) of de uitnodiging (stages, vergadering, ) naar de activiteit waaraan men wenst deel te nemen. - Er kunnen per zending slechts verplaatsings- en verblijfskosten voor één persoon per instelling op het budget van het project worden ingebracht. - Deze persoon dient op het contract vermeld te staan als (co-)promotor of wetenschappelijk medewerker, of dient nominatief in het budget te zijn opgenomen (artikel 4 van bijlage I van het contract). - De verblijfskosten mogen de maximaal toegelaten logements- en dagelijkse forfaitaire vergoeding zoals vermeld voor categorie 1 in het MB van 23 maart 2015 houdende vaststelling van verblijfsvergoedingen toegekend aan afgevaardigden en ambtenaren afhangend van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking die zich in officiële opdracht naar het buitenland begeven of zetelen in internationale commissies, niet overschrijden. - Voor wat betreft de reiskosten is het Koninklijk besluit van 18 januari 1965 houdende algemene regeling inzake reiskosten van toepassing. Voor de zendingen in het binnenland dient geen toestemming te worden gevraagd, maar de gangbare federale wetgeving (KB 18/1/1965 houdende algemene regeling inzake reiskosten) is van toepassing (zie tijdens_het_werk/reiskosten/#.vs4nevrctiu). Bij de financiële rapportering moeten de nodige bewijsstukken worden voorgelegd (bv. betalingsbewijzen trein, in het geval van een kilometervergoeding : gedetailleerde en gevalideerde weergave van het aantal gereden kilometers met vermelding van het reisdoel). 15/41

16 4.5 Intellectuele eigendom en valorisatie van de onderzoeksresultaten Alle regels met betrekking tot eigendom en valorisatie van de onderzoeksresultaten staan beschreven in artikel 9 van bijlage II van het contract en in het aanhangsel dat standaard aan het contract wordt toegevoegd. De belangrijkste praktische richtlijnen worden hieronder weergegeven Nieuwe kennis Wanneer het onderzoek uitgevoerd wordt door slechts één instelling, is de nieuwe kennis eigendom van deze instelling. Wanneer het onderzoek wordt uitgevoerd in een consortium, is de nieuwe kennis eigendom van de instelling die het werk uitvoert dat die nieuwe kennis oplevert, tenzij deze instelling uitdrukkelijk kiest om deze eigendom toe te kennen aan het consortium, of tenzij het respectievelijke aandeel in het werk niet kan worden nagegaan. Specifieke afspraken omtrent de eigendom en valorisatie van de nieuwe kennis kunnen worden beschreven in een interne overeenkomst binnen het consortium. Indien een dergelijke overeenkomst nodig geacht wordt, dient deze binnen drie maanden na de aanvang der werkzaamheden te worden vastgelegd. Ongeacht de eigendomsrechten van elke instelling, heeft de Staat een algemeen, kosteloos gebruiksrecht van de resultaten met het oog op de valorisatie van de nieuwe kennis ter ondersteuning van haar beleid. Wanneer dit vereist is voor de valorisatie van de nieuwe kennis door de Staat, moet de Staat tot één jaar na het einde van het contract toegangsrechten krijgen op de relevante bestaande kennis Octrooiaanvragen Indien één of meerdere instellingen of het consortium beoogt (delen van) de nieuwe kennis te beschermen via een octrooi, dienen de betrokken promotoren de Staat hier onmiddellijk van op de hoogte te stellen. Hierbij identificeren zij de informatie die beschermd zal worden en gedurende een aangegeven periode niet verspreid mag worden. De octrooiaanvraag moet de volgende verklaring bevatten om duidelijk kenbaar te maken dat de nieuwe kennis werd gerealiseerd met de financiële steun van de FOD Volksgezondheid: Het onderzoek dat tot deze uitvinding leidde, werd gesubsidieerd door de Belgische Federale Overheidsdienst Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu via het contract [ ]. 16/41

17 4.6 Verspreiding van de resultaten Alle regels met betrekking tot de verspreiding van de resultaten staan beschreven in artikel 10 van bijlage II van het contract. De belangrijkste praktische richtlijnen worden hieronder weergegeven Verspreiding van de resultaten door de instellingen - Wanneer één of meerdere instellingen de nieuwe kennis waarvan ze eigenaar zijn willen verspreiden, worden de andere betrokken instellingen en de Staat minstens 15 dagen vóór de geplande datum van verspreiding hiervan op de hoogte gesteld. Hierbij wordt voldoende uitleg verstrekt over de geplande verspreiding en over de gegevens die zullen worden verspreid. Na deze aankondiging hebben de andere instellingen en de Staat 14 dagen tijd om voorstellen tot verbetering te formuleren of bezwaar aan te tekenen tegen de verspreiding (art van bijlage II bij het contract). - In alle publicaties of andere vormen van verspreiding met betrekking tot de nieuwe kennis moet de volgende verklaring worden opgenomen om duidelijk kenbaar te maken dat de nieuwe kennis werd gerealiseerd met de financiële steun van de FOD Volksgezondheid: Het onderzoek dat tot deze resultaten leidde, werd gesubsidieerd door de Belgische Federale Overheidsdienst Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu via het contract [ ]. In het Frans wordt dit : "Les recherches sous-jacentes à ces résultats ont reçu un financement du Service public fédéral belge Santé publique, Sécurité de la Chaîne alimentaire et Environnement au titre du contrat [ ], en in het Engels : "The research that yielded these results, was funded by the Belgian Federal Public Service of Health, Food Chain Safety and Environment through the contract [ ] Verspreiding van de resultaten door de Staat De FOD Volksgezondheid, en in bredere zin de Staat, mag de uitgebreide samenvatting ( executive summary ) van het wetenschappelijk eindverslag openbaar maken, of mag het wetenschappelijk eindverslag gebruiken als bron voor openbaar toegankelijke informatie (informatie op de website van de FOD, folders, persmededelingen, mededelingen op studiedagen, ). Verder zal de FOD Volksgezondheid en in bredere zin de Staat de nieuwe kennis gebruiken ter ondersteuning van het nationale, Europese en internationale beleid. Indien de promotoren de bekomen resultaten op geen enkele manier valoriseren, heeft de Staat het recht om het wetenschappelijk eindverslag of delen hiervan te verspreiden Ter beschikking stellen van data Telkens de cel Contractueel Onderzoek hierom verzoekt, dienen de promotoren gegevens die gebruikt kunnen worden voor de aanvulling van nationale, Europese of internationale 17/41

18 databanken over te maken. In dit geval zal de cel Contractueel Onderzoek de coördinator hier zo snel mogelijk, en indien reeds bekend nog vóór de start van het project, van op de hoogte brengen en de vereisten met betrekking tot het te gebruiken dataformaat meedelen Informatie-uitwisseling in het kader van de meldingsplicht in de voedselketen Melding aan het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen Het koninklijk besluit van 14 november 2003 betreffende autocontrole, meldingsplicht en traceerbaarheid in de voedselketen voorziet dat elk laboratorium het Federaal Agentschap voor de veiligheid van de voedselketen (FAVV) op de hoogte brengt wanneer het redenen heeft om aan te nemen dat een in de handel gebracht product niet beantwoordt aan de voedselveiligheidsvoorschriften. Het ministerieel besluit van 22 januari 2004 betreffende de modaliteiten voor de meldingsplicht in de voedselketen beschrijft meer in detail op welke wijze de melding dient te gebeuren. Teneinde onderzoekers de mogelijkheid te bieden om met het FAVV overleg te plegen over potentiële knelpunten die zouden kunnen optreden in verband met de meldingsplicht in de loop van het onderzoek, werd bij het FAVV een centraal contactpunt voor wetenschappelijk onderzoek opgericht: (omzendbrief met betrekking tot de meldingsplicht in de voedselketen in het kader van het wetenschappelijk onderzoek d.d. 19/11/2010 (ref. PCCB/S5/1 Sci Sec 2009/63) van het FAVV). Dit centraal contactpunt staat ten dienste van de onderzoekers van Belgische universiteiten, hogescholen en wetenschappelijke instellingen in het kader van hun wetenschappelijke onderzoeksactiviteiten. Het is belangrijk voor de wetenschappers die vragen hebben over de meldingsplicht om met het FAVV in contact te treden vóór de start van een onderzoeksproject teneinde potentiële knelpunten die kunnen optreden in de loop van een onderzoek vooraf te bespreken. 18/41

19 Melding aan de cel Contractueel Onderzoek De coördinator dient de cel Contractueel Onderzoek onmiddellijk op de hoogte te brengen van: - iedere communicatie met het centraal contactpunt voor wetenschappelijk onderzoek van het FAVV in het kader van het project, en de uitkomst van het overleg; - iedere officiële melding die overgemaakt wordt aan het FAVV op basis van de nieuwe kennis gegenereerd in het kader van het project. 4.7 Vertrouwelijkheid van gegevens Noch de Staat noch de promotoren mogen geïndividualiseerde of privégegevens over natuurlijke of rechtspersonen die hen werden bezorgd voor de uitvoering van het contract openbaar maken zonder toestemming van de betrokken natuurlijke of rechtspersonen. De regels met betrekking tot de vertrouwelijkheid van de gegevens die verstrekt worden aan de leden van het Begeleidingscomité staan beschreven in het betrokken huishoudelijk reglement (zie bijlage 3, Huishoudelijk reglement van het Begeleidingscomité ). 4.8 Begeleidingscomité Het Begeleidingscomité volgt de wetenschappelijke werkzaamheden op die in het kader van het project worden uitgevoerd, en biedt een platform voor adviesverstrekking en overleg met de projectpartners, de FOD Volksgezondheid en andere belanghebbenden. Het huishoudelijk reglement van het Begeleidingscomité, weergegeven in bijlage 3, beschrijft alle details met betrekking tot de verantwoordelijkheden, de samenstelling, de vergaderfrequentie, de deelname aan de vergaderingen, de organisatie, het verloop en het proces-verbaal van de vergaderingen, het taalgebruik en de vertrouwelijkheid van de meegedeelde gegevens. De instructies van dit huishoudelijk reglement dienen nauwgezet te worden gevolgd. 19/41

20 4.9 Gedetailleerde wetenschappelijke en financiële verslagen Tussentijdse (jaarlijkse) verslagen Wetenschappelijke verslagen - Een tussentijds wetenschappelijk verslag van minimum 20 en maximum 100 bladzijden (exclusief bijlagen) wordt in de loop van de 13 e, e 1, 37 e etc. maand van het project naar de cel Contractueel Onderzoek gestuurd. - Het tussentijds wetenschappelijk verslag wordt opgemaakt volgens bijlage 4, template wetenschappelijk verslag. Dit dient één gezamenlijk document te zijn voor het ganse consortium. Dit verslag wordt in een (combinatie) van de landstalen of in zijn geheel in het Engels opgesteld. De uitgebreide samenvatting wordt zowel in één van de landstalen als in het Engels opgesteld. - Elk volgend tussentijds wetenschappelijk verslag vult het verslag van het vorige jaar verder aan, zodat in elk verslag een volledig beeld wordt gegeven van alle op dat moment gerealiseerde onderzoeksactiviteiten. - Van elk wetenschappelijk verslag wordt een elektronische versie (Word en pdf) evenals twee papieren kopijen aan de cel Contractueel Onderzoek bezorgd Financiële verslagen - De tussentijdse financiële verslagen worden in de loop van de 13 e, 25 e, 37 e etc. maand van het project naar de boekhouding van de FOD Volksgezondheid gestuurd. - Voor de vereisten gesteld aan de financiële verslagen verwijzen we naar het financiële luik van dit vademecum (punt 5.4.) Eindverslagen - Een wetenschappelijk eindverslag van minimum 30 en maximum 150 bladzijden (exclusief bijlagen) en een financieel eindverslag worden ten laatste twee maanden na de einddatum van het project respectievelijk naar de cel Contractueel Onderzoek en de boekhouding van de FOD Volksgezondheid gestuurd. - Een uitgebreide samenvatting ( executive summary ) van maximum 3 bladzijden wordt in minstens één van de landstalen en in het Engels als een afzonderlijk document aan het verslag toegevoegd, dit uitsluitend onder elektronische vorm (Word en pdf). Deze samenvatting zal op de website van de FOD Volksgezondheid gepubliceerd worden. - Verder gelden dezelfde regels als voor de tussentijdse verslagen. 1 Zie punt Tussentijdse evaluatie: het 2 e tussentijds wetenschappelijk verslag dient te worden ingediend ten laatste 1 week vóór de datum van de vergadering van het Begeleidingscomité in maand 24 van de looptijd van het project. 20/41