2 Titel van de ppt Tineke Stalmans

Transcriptie

1 Vlabus 2.0

2 2 Tineke Stalmans

3 3 Tineke Stalmans

4 Organogram Vlabus regio s: Regio West: provincie West-Vlaanderen provincie Oost-Vlaanderen uitgezonderd subregio s Vlaamse Ardennen en Zuid Oost-Vlaanderen Regio Zuid: provincie Vlaams-Brabant Brussel (vanaf 2016) subregio Vlaamse Ardennen subregio Zuid Oost-Vlaanderen subregio Zuid-Limburg Regio Noord: provincie Antwerpen provincie Limburg uitgezonderd subregio Zuid-Limburg (Haspengouw) Tineke 4 Stalmans

5 Dienstverlening De dienst dienstverlening werkt frontoffice en treedt in onmiddellijk contact met de opdrachtgevers (klanten) en medewerkers (lesgevers). De dienst staat onder leiding van een manager Dienstverlening en opereert via 3 regio s. Elke regio bestaat uit 4 medewerkers: - 1 Consulent klanten - 2 Consulenten HR - 1 Support dienstverlening Voor al uw vragen omtrent aanvragen en lesgevers kunt u terecht bij onze Consulenten en de Supports. Tineke 5 Stalmans

6 Consulenten per afdeling: West Regio West: - Consulent klanten: Michiel De Zutter - Consulenten HR: Katrien De Gols, Ruth Baerts - Support dienstverlening: Barbara Blondeel (tijdelijk) Algemeen telefoonnummer: of Tineke 6 Stalmans

7 Consulenten per afdeling: Zuid Regio Zuid: - Consulent klanten: - Consulenten HR: Gerda Aertgeerts, Jordi Rits - Support dienstverlening: Daisy Cockx Algemeen telefoonnummer: Tineke 7 Stalmans

8 Consulenten per afdeling: Noord Regio Noord: - Consulent klanten: - Consulenten HR: Karen Vrancken, Liesbet De Schryver, Katrien Outtier (tijdelijk) - Support dienstverlening: Tine D hondt, Marie-Roos Slezak Algemeen telefoonnummer Antwerpen: Algemeen telefoonnummer Limburg: (Deze diensten zitten tijdelijk nog gescheiden.) Tineke 8 Stalmans

9 Digitale omgeving DocRoom

10 Aanmelden 1 Tineke 0 Stalmans

11 DocRoom Klik op Mijn Vlabus Aanmeldpagina DocRoom U ontvangt een gebruikersnaam en paswoord na activatie van uw klantenfiche in het softwareprogramma OpenERP van Vlabus. 1 Tineke 1 Stalmans

12 DocRoom - Startpagina Je ziet nu 2 mappen: Algemeen: algemene documenten zichtbaar voor alle klanten Relatie: de map met de eigen documenten 1 Tineke 2 Stalmans

13 Algemeen Documenten zoals tariefwijzigingen, marketingcampagnes en dergelijke zullen in de map Algemeen worden geplaatst. Deze documenten zijn voor ALLE klanten zichtbaar. 1 Tineke 3 Stalmans

14 Opgelet! Klik steeds op de naam van de map. Klik NIET op het kruisje voor de map want dit werkt niet. 1 Tineke 4 Stalmans

15 Relatie In de map Relatie komen aanvragen, offertes, planningen, verkooporders en facturen te staan. Alle contactpersonen onder Bloso VTS hebben toegang tot deze map. Deze documenten zijn enkel zichtbaar voor deze contactpersonen (klanten). 1 Tineke 5 Stalmans

16 Relatie Klik op de map Bloso Vts om de documenten in deze map te kunnen zien. 1 Tineke 6 Stalmans

17 Nieuwe aanvraag Klik bovenaan op Nieuwe aanvraag wanneer u een aanvraag wilt indienen. Opmerking: u ziet deze knoppen enkel wanneer u op de map Bloso Vts geklikt hebt! 1 Tineke 7 Stalmans

18 Nieuwe aanvraag - Pop-up blokkering Wanneer u op Nieuwe aanvraag klikt opent er een nieuw venster met daarin het aanvraagformulier. Opmerking: Het kan zijn dat dit venster niet opent door een pop up blokkering. U dient deze blokkering eerst toe te staan alvorens u het venster kunt openen. Klik na het toestaan vervolgens opnieuw op Nieuwe aanvraag. Mozilla Firefox: Pop-up blokkering komt bovenaan de pagina onder de url te staan in een beige balk. Klik op Opties en vervolgens op Pop-up blokkering toestaan 1 Tineke 8 Stalmans

19 Nieuwe aanvraag - Pop-up blokkering Internet Explorer: Pop-up blokkering komt onderaan het scherm te staan. Klik op Opties voor deze website en vervolgens op Altijd toestaan. Klik nu terug op Nieuwe aanvraag. 1 Tineke 9 Stalmans

20 Nieuwe aanvraag - Pop-up blokkering Google Chrome: Pop-up blokkering komt bovenaan de pagina rechts van de url te staan in een beige kader met daarbij een rechthoekje met een rood kruisje in. Klik met de rechtermuis knop op dit icoontje. Vink Pop-ups van docroom.vlabus.be altijd toestaan aan en klik vervolgens op Klaar. 2 Tineke 0 Stalmans

21 Nieuwe aanvraag Het aanvraagformulier bestaat uit 3 tabbladen: Klantgegevens Activiteit Aanvraag Gegevens in het grijs kunnen niet aangepast worden. Velden met een rood sterretje zijn verplichte velden. Wanneer deze niet zijn ingevuld kan u niet verder naar het volgende tabblad. 2 Tineke 1 Stalmans

22 2 Tineke 2 Stalmans

23 2 Tineke 3 Stalmans

24 Klantgegevens Wanneer gegevens in het grijs moeten worden aangepast dient de klant contact op te nemen met de dienst Dienstverlening van zijn/haar regio. Telefoon 2 Tineke 4 Stalmans

25 Lessenreeks, sportdag, bijscholing, evenement, sportkamp, Geef een korte omschrijving van de activiteit die je wenst aan te vragen. 2 Tineke 5 Stalmans

26 Activiteit Soort activiteit: Lessenreeks, Sportdag, Bijscholing, Evenement, Sportkamp, Sportklassen, (éénmalige activiteit of terugkerende activiteit) Omschrijving: Geef een korte omschrijving van de activiteit die u wilt aanvragen. (max. 50 karakters) Vb1: Lessenreeks onderhoudsgym Sporthal Genk Vb2: Sportdag Vrije Basisschool Genk Bloso Centrum Kattevennen 2 Tineke 6 Stalmans

27 Voetbal, tennis, judo, watergewenning, gymnastiek, figuurtraining, avonturencircuit, Je kan meerdere lesgevers gelijktijdig aanvragen. 2 Tineke 7 Stalmans

28 Aanvraag Wanneer u alle velden heeft ingevuld dient u nog op Voeg bovenstaande gegevens toe aan de lijst te klikken alvorens u de aanvraag kan verzenden. Indien u voor een sportdag meerdere activiteiten wenst aan te vragen kunt u nog een lijn toevoegen door bovenstaande velden nogmaals in te vullen en opnieuw op de groene knop te klikken. Er wordt een tweede aanvraaglijn toegevoegd. Zo is het mogelijk om in de toekomst één aanvraag te doen voor meerdere activiteiten. 2 Tineke 8 Stalmans

29 Aanvraag Wanneer alle gegevens zijn ingevuld kunt u onderaan op Verstuur gegevens klikken. Uw aanvraag wordt verzonden. U ontvangt een bericht met een pdf-versie van uw gedane aanvraag. Vlabus zal de aanvraag verder behandelen. Een consulent zal u per of telefonisch doorgeven tegen wanneer u ten laatste op de hoogte gebracht zal worden of er al dan niet een lesgever gevonden werd voor de aangevraagde activiteit. 2 Tineke 9 Stalmans

30 Evaluatie van Vlabus Via dit formulier kunt u Vlabus laten weten wat u van de samenwerking of de aangevraagde lesgever vond. 3 Tineke 0 Stalmans

31 3 Tineke 1 Stalmans

32 3 Tineke 2 Stalmans

33 Alles kan beter! Wanneer u een klacht hebt kunt u deze via dit kanaal doorgeven aan Vlabus. 3 Tineke 3 Stalmans

34 3 Tineke 4 Stalmans

35 Overzicht documenten Door op Titel of Type document te klikken worden alle documenten oplopend of aflopend gerangschikt. U kunt ook rangschikken op Datum document. 3 Tineke 5 Stalmans

36 Overzicht documenten Op dit moment zitten alle documenten in één grote map. Ondertussen wordt er bij Arco (DocRoom) onderzocht op welke manier er in DocRoom een boomstructuur kan worden opgezet. De bedoeling is om onder de map Relatie een boomstructuur op te zetten waarbij documenten vlotter terug te vinden zullen zijn. Momenteel ligt het volgende plan op tafel: 3 Tineke 6 Stalmans

37 Voorstel boomstructuur Boomstructuur met 5 niveaus Aanvragen zullen rechtstreeks in de correcte map onder de correcte contactpersoon worden geplaatst. Offertes, verkooporders en facturen gericht aan de naam van de organisatie en niet specifiek aan een contactpersoon worden in een gemeenschappelijke map geplaatst. De klant kan vervolgens zelf het document verslepen naar de juiste map. Ongelezen documenten worden in het vet geplaatst. Map facturen op niveau van de contactpersoon of een gemeenschappelijke map voor alle facturen? 3 Tineke 7 Stalmans

38 Voorstel boomstructuur Wat met de bestelbonnen? Maken we ook hier een gemeenschappelijke map voor aan? Extra veld toevoegen op niveau van document om het document zelf een naam te kunnen geven zodat duidelijk is welke inhoud dit document bevat. Inhoud zelf te bepalen door de klant. Andere bemerkingen of ideeën zijn steeds welkom! 3 Tineke 8 Stalmans

39 Achterstand facturatie Sinds januari 2014 factureert Vlabus maandelijks. Op dit moment is onze boekhouding nog volop bezig met het opmaken van de facturen voor januari, februari en maart. Eind deze week zal er ook gestart worden met het opmaken van de facturen voor april. Het is mogelijk dat u eerst uw factuur voor april zal ontvangen voordat u de facturen van januari, februari en maart ontvangt. Bij de betaling van de facturen zouden wij u willen vragen om steeds de gestructureerde mededeling te gebruiken die vermeld staat op elke factuur. 3 Tineke 9 Stalmans

40 Achterstand facturatie Sinds 1 januari 2014 werkt Vlabus met één centraal rekeningnummer. Het rekeningnummer van de afdelingen wordt niet meer gebruikt. Gelieve bij de betaling van uw factuur te controleren of u het correcte rekeningnummer gebruikt! IBAN: BE BIC: HBKA BE22 Graag geven wij u dit mee zodat u hier rekening mee kan houden. Wij hopen eind mei bijgewerkt te zijn met deze facturatie. Alvast bedankt voor uw begrip! 4 Tineke 0 Stalmans

41 Vragen Vragen omtrent DocRoom? Andere vragen? 4 Tineke 1 Stalmans

42 Bedankt voor uw aandacht! 4 Tineke 2 Stalmans