Toelichting jaarplan afdelingen, districten en noodhulpregio s

Transcriptie

1 Toelichting jaarplan 2013 afdelingen, districten en noodhulpregio s Versie: 2 Datum: 13 juni 2012 Plaats: Den Haag Toelichting jaarplan

2 Inhoud 1 Algemene introductie Inleiding Planning Gebruik Excelbestanden Specifieke aandachtspunten Invullen jaarplan Cellen in het jaarplan Eerste cel invullen Verder invullen jaarplan 2013 (details) Verder invullen jaarplan 2013 (samenvatting) Overzicht nieuwe terminologie (oud nieuw).8 Toelichting jaarplan

3 1 Algemene introductie 1.1 Inleiding Dit document bevat de instructies die horen bij het jaarplan (werkplan en begroting) 2013 van de plaatselijke afdelingen, districten en noodhulpregio s. Het is al jarenlang een grote wens van de vereniging om werkplan en begroting samen te voegen. Het biedt namelijk inzicht in de kosten en opbrengsten per activiteit en legt veel meer een koppeling tussen de gewenste activiteiten en het benodigde geld om deze activiteiten te kunnen uitvoeren. Het zal natuurlijk even wennen zijn voor u als bestuur om met dit format te werken. Om het format goed in te kunnen vullen, is het belangrijk om dit gezamenlijk te doen. Wij raden u aan om hier niet mee te wachten tot begin september. We hebben getracht het u zo gemakkelijk mogelijk te maken door af en toe een toelichting te geven wat ingevuld dient te worden en duidelijk aan te geven waar iets ingevuld dient te worden (geel gearceerde velden). In dit jaarplan zijn de activiteiten verdeeld over de drie strategische doelen van het Nederlandse Rode Kruis. Hieronder treft u een korte toelichting op de inhoud van deze drie strategische doelen. Strategisch doel 1: Beperken van de gevolgen van noodsituaties Bij een crisis of ramp ondersteunen we mensen in nood in hun eerste levensbehoeften: een onderkomen, water, voedsel, toegang tot medische voorzieningen, veiligheid en het herstellen van contact met familie. In Nederland werken we daarvoor samen met de professionele hulpdiensten van de overheid. In internationaal verband werken we samen met zusterverenigingen, de Federatie en het Internationale Comité van het Rode Kruis. We hebben expertise in noodhulpverlening, wat leidt tot kwalitatief hoogwaardige hulp gebaseerd op de behoefte van de ontvanger. Strategisch doel 2: Versterken van zelfredzaamheid Individuen en gemeenschappen kunnen zelf actief bijdragen aan het verbeteren van hun situatie. Het Rode Kruis helpt hen de behoefte hieraan in kaart te brengen en te koppelen aan structurele oplossingen. We helpen mensen met het opbouwen van netwerken die essentieel zijn voor goede hulpverlening. Waar nodig voorzien we in lacunes in deze netwerken. Zodra de hulpverlening goed functioneert en er andere partijen zijn die het kunnen voortzetten, dragen we het over en trekken ons terug. We betrekken hulpvragers bij het ontwikkelen van onze hulpverlening. We verwijzen naar andere organisaties die de nodige hulp al bieden. We signaleren en faciliteren. Strategisch doel 3: Vergroten respect en hulpbereidheid Het Rode Kruis streeft overal ter wereld naar een samenleving waarin mensen elkaar willen en kunnen helpen. Respect en hulpbereidheid spontane vrijwilligheid wordt door ons gestimuleerd. We bieden niet alleen hulp maar willen ook mensen met elkaar in contact brengen, bruggen bouwen en respect bevorderen. We delen om diezelfde reden onze kennis van het humanitair oorlogsrecht en humanitaire waarden zowel met het brede publiek als met professionals. Activiteiten We hebben 4 categorieën van activiteiten: activiteiten die passen binnen de drie strategische doelen of overige activiteiten. Omdat onze Strategie 2020 nog relatief nieuw is en tot nu toe sociale hulp activiteiten niet specifiek gericht waren op het versterken van zelfredzaamheid, kan het heel goed zijn dat uw huidige sociale hulpactiviteiten vallen onder overige activiteiten. Interessant is om te kijken of bepaalde activiteiten aangepast zouden kunnen worden om wel meer op zelfredzaamheid gericht te zijn. Deze en andere veranderingen hebben ons doen besluiten om de drie-jaar cyclus één jaar uit te stellen en voor dit jaar dus te kiezen voor een jaarplan (werkplan en begroting) De volgende stukken zijn u via het Regionaal Service Center toegestuurd: Jaarplan 2013 (invuldocument in excel, graag retour voor 15 september) Toelichting jaarplan 2013 (naslagwerk in PDF) Goedkeuring jaarplan 2013 (in word, graag retour voor 15 november) Ervaringsgegevens (naslagwerk in excel op afdeling/district/noodhulpregio niveau) Overzicht afdelings/districts/noodhulpregio nummers Toelichting jaarplan

4 1.2 Planning 2012 Ingevuld jaarplan in Excel (Excelbestand per voor 15 september 2012 indienen) In de periode na de inleverdatum wordt de consolidatie opgesteld van alle ingezonden jaarplannen van afdelingen, districten en noodhulpregio s. Dit geconsolideerde jaarplan (werkplan en begroting) wordt vervolgens behandeld in de Ledenraad (verder LR) van december Ten behoeve van de consolidatie verzoeken wij u een digitaal Excel-bestand van het ingevulde jaarplan 2013 te verzenden. Let op! Jaarplannen in een ander format dan Excel kunnen wegens de tijdsinspanning die dat vergt niet in de consolidatie verwerkt worden en dus niet in behandeling worden genomen! Wanneer u zelf niet in staat bent om een versie in Excel op te stellen, gelieve dit in een vroeg stadium met het Regionaal Service Centrum (verder RSC) af te stemmen. Het RSC kan hierin ondersteuning bieden. Goedkeuring jaarplan met handtekening bestuur (voor 15 november 2012 indienen) Vaststelling van het jaarplan vindt plaats door ondertekening door de voorzitter van afdeling/district/noodhulpregio van het formulier goedkeuring jaarplan. De goedkeuring vindt plaats in de afdelingsraad (voor afdelingen) of in de districtsraad (voor districten). Om het formele proces juist te uit te voeren, wordt u verzocht een ondertekende versie retour te zenden. U kunt een geprinte, ondertekende versie via de post verzenden. Ook kunt u een scan maken van de ondertekende versie en het bestand vervolgens verzenden per (werkplanenbegroting@redcross.nl) Voor de verzending per post maakt u gebruik van het onderstaande adres: Het Nederlandse Rode Kruis Afdeling financiën Vereniging en Regio s Postbus KC Den Haag 1.3 Gebruik Excelbestanden Gebruik van het jaarplan 2013 bestand Ten aanzien van het gebruik van dit bestand is een aantal zaken van belang om te melden. Bij het openen van het bestand kunt u de volgende melding krijgen: U kiest hier nee. De melding heeft te maken met versieverschillen van Excel en heeft verder geen invloed op de inhoud van het jaarplan Alle bestanden die u ontvangt kunt u openen met Microsoft versie en tevens met alle meer recente versies. De bestanden zijn geschikt om te printen op A4 formaat. Gebruik van de ervaringsgegevens Ten aanzien van het gebruik van dit bestand is een aantal dingen van belang om te melden. Bij het openen van het bestand kunt u de volgende melding krijgen: U kiest hier nee. De melding heeft te maken met versieverschillen van Excel en heeft verder geen invloed op de inhoud van de ervaringsgegevens. Alle bestanden die u ontvangt kunt u openen met Microsoft versie en tevens met alle meer recente versies. De bestanden zijn geschikt om te printen op A4 formaat. Het bestand met de ervaringsgegevens is opgebouwd uit de volgende gegevens: Uw jaarrekening Uw begroting Toelichting jaarplan

5 Het Excel-bestand bestaat uit twee tabbladen: Overzicht oud-nieuw Berekening oud-nieuw In het tabblad berekening oud-nieuw is gebruik gemaakt van uw ingediende jaarrekening 2011 aangevuld met de gegevens uit uw ingediende begroting Het tabblad overzicht oud-nieuw geeft de cijfers uit uw jaarrekening 2011 en uw begroting 2012 weer ingedeeld naar de strategische doelen zoals benoemd in de inleiding van deze toelichting. Op deze manier hopen wij dat de ervaringscijfers voor u herkenbaar zijn en dat u duidelijk kunt zien hoe deze vertaald worden naar de nieuwe indeling in strategische doelen. Wij adviseren u om het tabblad overzicht oud-nieuw uit te printen (3 x A4) en dit als naslag te gebruiken bij het invullen van de financiële getallen in het jaarplan Specifieke aandachtspunten Fusies (en inwoneraantallen) Fusies die gedurende het jaar 2011 en 2012 hebben plaatsgevonden en die door de afdeling Verenigingszaken zijn bevestigd, zijn verwerkt in de berekening van het aantal inwoners per afdeling. Gemeentelijke herindelingen zijn ook verwerkt in de berekening, hierbij zijn de aanwijzingen van de regiomanagers leidend geweest. Voor vragen hierover kunt u contact opnemen met uw RSC. De inwoneraantallen zijn gebaseerd op de informatie van het centraal bureau voor de statistiek per Mocht u constateren dat er toch een fout zit in de opgenomen inwonersaantallen dan verzoeken wij u dit zo snel mogelijk te melden bij uw RSC. 2 Invullen jaarplan 2013 In dit hoofdstuk staat het invullen van het jaarplan 2013 centraal. De praktische invulinstructie komt hieronder ter sprake. 2.1 Cellen in het jaarplan 2013 De cellen die u in het jaarplan in dient te vullen zijn geel gearceerd. (zie het voorbeeld hieronder) Uitgaven Inkomsten Saldo Totaal uitgaven / inkomsten Dat betekent dat u uitsluitend de gele cellen kunt aanpassen. De overige cellen kunt u niet aanpassen. U kunt in het jaarplan navigeren met de muis of de pijltjes. Cellen die berekeningen bevatten zijn beschermd. U kunt dus alleen de losse bedragen en onderdelen invullen. Het format rekent automatisch de totalen uit en maakt ook automatisch alle berekeningen. 2.2 Eerste cel invullen In het jaarplan dient u als eerste cel B3 in te vullen. (zie voorbeeld hieronder) Afdelings-, districts-, noodhulpregionummer: 0 Naam: #N/B District: #N/B In deze cel geeft u het afdelings-, districts- of noodhulpregionummer in van uw organisatie. (zie de aparte lijst met nummers die bij uw stukken is gevoegd) Zodra u dit nummer heeft ingegeven dan zal automatisch de naam van uw organisatie verschijnen en het eventuele district waar u onder valt. Daarnaast zal ook, indien van toepassing, het inwoneraantal, het bedrag aan centrale bijdrage (inwoneraantal x 0,245) en de districtsbijdrage worden opgenomen in het jaarplan 2013 (cellen C842, D842 en D845). Toelichting jaarplan

6 2.3 Verder invullen jaarplan 2013 (details) Op de eerste pagina treft u het samenvattend overzicht aan. Dit overzicht vult zich voor een groot deel als u de pagina s eronder invult. Als u klaar bent met het invullen van het jaarplan dient u enkel nog aan te geven hoe u uw inkomsten verdeelt over de verschillende activiteiten. Strategische doelen (vanaf regel 43) Per strategisch doel kunt u aangeven welke activiteiten u gaat uitvoeren in Om het u makkelijk te maken hebben wij voor elke van de strategische doelen (1 t/m 3) en de overige activiteiten een keuze menu gegeven. Zo kunt u eenvoudig de betreffende activiteit selecteren en dan de verschillen vragen beantwoorden. Dit keuzemenu ziet u als u bij voorbeeld klikt op het gele veld op regel 45 (Strategisch doel 1). Rechts verschijnt dan een pijltje. Als u daarop klikt, ziet u een keuzemenu met activiteiten. Door op een activiteit te klikken, komt deze in uw jaarplan te staan. Per categorie is er ruimte voor 6 activiteiten. Eerste Hulp staat als vaste activiteit vermeld onder strategisch doel 2. De vragen per activiteit wijzen voor zich en per invulveld hebben wij zoveel als nodig een extra toelichting in het document zelf verwerkt. Deze extra toelichting verschijnt zodra u op het betreffende invulveld (geel) gaat staan. Verzoek om zoveel als mogelijk de toelichtingsvelden in te vullen. Alleen getallen zeggen niet alles. Bij de vraag over ondersteuning beroepskrachten dient u aan te geven of u hier gebruik van gaat maken en zo ja voor hoeveel uur op jaarbasis. Bij de activiteit Hulp bij Hulp wordt vooral gedacht aan het verwijzen of ondersteunen van de hulpvrager om te zorgen dat deze hulp krijgt. Bij de activiteit Activerend huisbezoek is het huisbezoek er op gericht de hulpvrager meer bij de samenleving te betrekken en te helpen netwerken op te bouwen. Mocht u kiezen voor de activiteit Financiële bijdrage overige sociale hulp NRK, graag in de toelichting aangeven aan welk project u dit geld gaat geven. Financiële bijdrage t.b.v. 3FM Serious Request: graag in de toelichting aangeven of u hier zelf een actie voor gaat opzetten of een donatie doet. Steun internationaal project NRK: graag aangeven of u hier actief bij betrokken bent of in de vorm van een donatie. Organiseren maatschappelijke stage: graag aangeven welke MaS u gaat organiseren. Per activiteit dient u aan te geven wat het totaal aan verwachte uitgaven en eventueel ook verwachte inkomsten is. (zie voorbeeld hieronder) Uitgaven Inkomsten Saldo Totaal uitgaven / inkomsten Overige activiteiten (vanaf regel 505) Voor het selecteren van de activiteiten, de beantwoording van de vragen en het opgeven van de uitgaven en inkomsten verwijs ik naar de toelichting zoals beschreven bij het vorige onderdeel (strategische doelen). Vrijwilligersmanagement (vanaf regel 658) In een aantal cellen (totaal benodigd aantal vrijwilligers en totaal huidig aantal vrijwilligers) wordt gebruik gemaakt van de gegevens die eerder zijn ingegeven bij de diverse activiteiten over aantallen vrijwilligers. De gele cellen bij dit onderdeel moeten wel zelf ingevuld worden. Natuurlijk dient ook hier het totaal aan uitgaven en inkomsten te worden opgegeven. Communicatie (vanaf regel 691) Graag de gele cellen invullen inclusief het totaal aan uitgaven en inkomsten. Eigen organisatie (vanaf regel 703) Hier dient per onderdeel te worden aangegeven wat de uitgaven en inkomsten zijn. De tarieven 2013 voor de inzet van extra ondersteuning op basis van 1,00 FTE zijn voor een administratieve ondersteuner en een specialist respectievelijk , - en , -. Deze bedragen zijn indicatief. Het wordt aanbevolen om de extra inzet van personeel af te stemmen met uw regiomanager. Toelichting jaarplan

7 Lokale fondsenwerving (vanaf regel 721) De lokale fondsenwerving is in een aantal onderdelen opgenomen. Deze worden hierna afzonderlijk behandeld. Collecte (regel 722) Bij dit onderdeel is het van belang om aan te geven hoeveel collectanten u in 2013 denkt te gaan inzetten. Daarnaast natuurlijk de verwachte inkomsten en uitgaven. Indien u via het VK mensen voor de collecte gaat werven dan dient u rekening te houden met onderstaande kosten (voorlopige schatting): 30,00 Collectant 50,00 Wijkcoördinator 65,00 Collectecoördinator Rode Kruis Kledinginzameling (regel 729) Het aantal verwachte kilo s en ingezette containers is hier van belang. Fondsenwervende evenementen (regel 737) Bij fondsenwervende evenementen is het mogelijk om gebruik te maken van een keuze menu. Na selectie van het soort van evenement dient u de vragen over aantallen sponsoren en deelnemers aan te geven. In de kolom toelichting kunt u ook nadere informatie over het evenement kwijt zoals bijvoorbeeld de doelbestemming van de gelden. Subsidies (regel 780) Hier kunt u aangeven de subsidie soort en natuurlijk de verwachte inkomsten en eventuele uitgaven. Subsidies voor de huur van een pand dienen onder de inkomsten eigen organisatie te worden opgenomen. Zakelijke fondsenwerving (regel 792) Hier kunt u de naam van de sponsor opgeven en naast een toelichting ook de verwachte bedragen. Overige baten fondsenwerving (regel 804) Hier kunt u nalatenschappen en overige baten begroten. Overige baten en lasten (vanaf regel 816) De afdracht aan de Solidariteitsreserve in de begroting 2013 heeft betrekking op de jaarrekening Vandaar dat wij dit bedrag niet voor u kunnen berekenen. U kunt hier zelf een inschatting van maken door eerst te bepalen wat de hoogte van de Solidariteitsreserve mag zijn (de gemiddelde kosten eigen organisatie + de kosten fondsenwerving over de jaren ) en dit af te zetten tegen de verwachte continuïteitsreserve per ). Het bedrag wat u teveel zou hebben dient u af te dragen en dus hier op te nemen als uitgave. De overige onderdelen van de overige baten en lasten spreken voor zich. Baten uit centrale middelen (vanaf regel 840) Inkomsten die vanuit het VK worden afgedragen aan de afdelingen en districten zijn de bijdrage van 0,245 per inwoner, de vaste bijdrage voor een district en de uitkering van eventuele aanvragen uit de Solidariteitsreserve. Zowel de bijdrage per inwoner als de bijdrage per district zijn in dit format voor-ingevuld (indien u uw afdelings- of districtsnummer heeft ingevuld in cel B3). 2.4 Verder invullen jaarplan 2013 (samenvatting) Zodra u alles heeft ingevuld dan kunt u de samenvatting zien op de eerste pagina. Daar ziet u per onderdeel (activiteit) wat de totale uitgaven en inkomsten zijn. U dient nu aan te geven voor wat betreft de activiteiten hoe deze gefinancierd gaan worden. Zie de gele velden in de kolom dekking. U kunt dit doen vanuit de kolom lokale fondsenwerving, de overige baten en lasten, de baten uit centrale middelen. Toelichting jaarplan

8 In de velden F32, G32 en H32 ziet u de bedragen (inkomsten) staan die u maximaal kunt verdelen. Afhankelijk van de kosten per activiteit neemt u in betreffende cel het bedrag op om ervoor te zorgen dat het saldo (resultaat per activiteit) van deze activiteit volledig gedekt wordt. (zie voorbeeld hieronder) Lokale fondsenwerving Dekking Overige baten en lasten Baten uit centrale middelen Als laatste dient u het saldo van deze begroting 2013 middels een resultaatverdeling te verwerken. Zie hiervoor Cel i36, i37, i38 en i39. Het is de bedoeling dat het gehele resultaat verdeel wordt en het saldo na resultaatverdeling op 0 staat. (zie voorbeeld hieronder) Resultaatverdeling #N/B - mutatie continuïteitsreserve - mutatie bestemmingsreserve - - mutatie bestemmingsfonds nationaal - - mutatie bestemmingsfonds internationaal - Saldo (na resultaatverdeling saldo 0) #N/B 3 Overzicht nieuwe terminologie (oud-nieuw) OUD STRATEGISCH DOEL 1 = KEUZE MENU NIEUW STRATEGISCH DOEL 1 = KEUZE MENU Evenementenhulpverlening (rampenhulpverlening nationaal) Evenementenhulpverlening Overige stortingen VK tbv internationale samenwerking Financiele bijdrage internationale noodhulpactie NRK Stortingen SHO (Samenwerkende Hulp Organisaties) Financiele bijdrage internationale noodhulpactie SHO Medische assistentie (SIGMA) (rampenhulpverlening nat.) Medische assistentie (SIGMA) (via de noodhulpregio) Opsporing en contactherstel (rampenhulpverlening nationaal) Verwanteninformatie (VWI), contactherstel Opsporing en ondersteuning Opvang en verzorging (rampenhulpverlening nationaal) Opvang en verzorging Rampenhulpverlening (ROR/GHOR etc) (rampenhulpverlening nat.) Rampenhulpverlening (ROR/GHOR etc) (noodhulpregio) Verbindingsdienst (rampenhulpverlening nationaal) Verbindingsdienst Personele ondersteuning (noodhulp nationaal) vervalt; staat al opgenomen per activiteit Overige activiteiten strategisch doel 1 Overige activiteiten strategisch doel 1 Toelichting jaarplan

9 OUD NIEUW STRATEGISCH DOEL 2 = KEUZE MENU STRATEGISCH DOEL 2 = KEUZE MENU Sociaal huisbezoek (vriendendiensten) Activerend huisbezoek Bijzondere vakanties overig (recreatieve activiteiten) Bijzondere vakanties niet op NRK locaties Bijzondere vakanties via VK (recreatieve activiteiten) Bijzondere vakanties op NRK locaties Stortingen VK tbv bijzondere vakanties Financiele bijdrage bijzondere vakanties NRK Stortingen VK overige (sociale hulp) Financiele bijdrage overige sociale hulp NRK Stortingen VK tbv Mappa Mondo (sociale hulp) Financiele bijdrage tbv Mappa Mondo Inventarisatie hulpvraag (sociale hulp) Hulp bij hulp Telefooncirkels (vriendendiensten) Telefooncirkels Personele ondersteuning (sociale hulp) vervalt; staat al opgenomen per activiteit Overige activiteiten strategisch doel 2 Overige activiteiten strategisch doel 2 STRATEGISCH DOEL 3 = KEUZE MENU STRATEGISCH DOEL 3 = KEUZE MENU Stortingen 3FM Serious Request Financiele bijdrage tbv 3FM Serious Request Organiseren maatschappelijk stage Presentaties Humanitair Oorlogsrecht Presentaties Klimaatverandering Stortingen VK internationale samenwerking Steun internationaal project NRK Hulpgoederen (internationale hulpverlening) vervalt; invullen onder steun internationaal project NRK Overige kosten eigen projecten (internationale hulpverlening) vervalt; invullen onder steun internationaal project NRK Transportkosten (internationale hulpverlening) vervalt; invullen onder steun internationaal project NRK Personele ondersteuning (internationale hulpverlening) vervalt; staat al opgenomen per activiteit Overige activiteiten strategisch doel 3 Overige activiteiten strategisch doel 3 OVERIGE ACTIVITEITEN = KEUZE MENU Aanvullende verzorging (vriendendiensten) Dagopvang (recreatieve activiteiten) Oppashulp (vriendendiensten) Overige activiteiten (sociale hulp) Overige recreatieve activiteiten Overige Vriendendiensten Sociaal vervoer (sociale hulp) Sociale activering (recreatieve activiteiten) Overige activiteiten OVERIGE ACTIVITEITEN = KEUZE MENU Verzorging Dagopvang Oppashulp vervalt; staat onderaan al genoemd vervalt; staat onderaan al genoemd vervalt; staat onderaan al genoemd Sociaal vervoer Recreatieve activiteit Overige activiteiten Toelichting jaarplan