de heer H. van Boshoven (accountant) mevrouw J.M. Kiep-de Jongh notulistenbureau Leeuwenburgh Vendrig

Transcriptie

1 VERSLAG VOORBESPREKING Jaarrekening + Jaarverslag mei 2011 Samenvattend verslag van de openbare voorbespreking van de gemeenteraad van de gemeente Wijk bij Duurstede Gespreksleider Griffier de heer J.C. Bloemheuvel mevrouw M.A.C. van Esterik Leden VVD CDA SP GroenLinks de heer J.W.A. van Dijk de heer G. Migchels de heer J. Brouwer mevrouw W.A.J. Kosterman PvdA --- PCG BurgerBelangen Nu D66 Gast Ambtelijk Portefeuillehouders Notulist de heer G. Taute de heer W.G. Smit de heer A. Brouwer de heer H. van Boshoven (accountant) mevrouw S. Middelkoop de heer J.A.G. Burger (plv.) de heer G.K. Swillens (plv.) mevrouw J.M. Kiep-de Jongh notulistenbureau Leeuwenburgh Vendrig Beeldvorming De gespreksleider opent de voorbespreking en heet iedereen welkom. Hij constateert dat er geen insprekers zijn. Hij licht het doel van de bespreking kort toe. De heer Van Boshoven wijst op de top tien in het accountantsverslag en neemt deze vervolgens door. Er is een goedkeurende verklaring afgegeven voor rechtmatigheid en getrouwheid. Fouten en onzekerheden zijn aangepast. Zaken die niet aangepast konden Voorbespreking Jaarrekening + Jaarverslag 2010, 31 mei

2 worden, zijn opgenomen als aandachtspunt. Hij wijst in dit kader op Europese aanbestedingen. Gestreefd wordt naar het vroegtijdiger signaleren zodat een inhaalslag achteraf niet meer nodig. De interne beheersing gedurende het gehele jaar blijft een aandachtspunt. De prognoses voor de grondexploitaties zijn aanzienlijk lager dan in voorgaande jaren. Op een aantal punten wordt niet voldaan aan het BBV. Dit is een kwestie van prioritering. Een aantal bijzondere posten beïnvloeden het resultaat positief of negatief. Bestuurscommissie; het onderwijs moet goed in de jaarrekening opgenomen worden. De afwikkeling heeft voor het einde van het boekjaar plaatsgevonden. RHC; dit is een mutatie in de liquide middelen. Deze organisatie loopt als gemeenschappelijke regeling mee. Kasgeldlimiet; dit is een technisch punt. Classificatie vindt plaats op formele aspecten. Voor een deel van de looptijd is voor variabele rente gekozen. De uitgangspunten van de wet Fido zijn overtreden. Deze formele fout moet aan de Provincie gemeld worden. SiSa; deze bijlage is bedoeld voor het Rijk. Hierin zijn geen fouten of onzekerheden geconstateerd. De gespreksleider vult aan dat door deze SiSa-bijlage geen aparte verslaggeving aan het Rijk gedaan hoeft te worden. Hij geeft vervolgens de heer Smit het woord als vervangend voorzitter van de auditcommissie. De heer Smit doet verslag van het overleg dat het auditcomité op 13 mei jl. heeft gevoerd met de accountant. In het accountantsverslag is een top 10 van belangrijkste bevindingen opgenomen. De accountant heeft zijn bemerkingen gegeven bij het proces van de jaarrekeningcontrole 2010 en constateert dat de organisatie bij start van de controle niet volledig klaar was voor deze controle. Gebleken is dat met name de bezetting versus de hoeveelheid werk in een tijdvak te groot een scheve verhouding vertoont. De organisatie heeft aangegeven de wens te hebben met ingang van 2010 tussentijds af te sluiten, zodat voorafgaan aan de controle diverse posten reeds zijn uitgezocht. Het auditoverleg wil dit het proces van tussentijdse afsluiting volgen en waar mogelijk daarover gerapporteerd krijgen. Vorig jaar is een zichtbare vooruitgang geboekt. Dit werd met name verklaard door een positieve controleverklaring op de rechtmatigheid tegen een oordeelonthouding in het jaar daarvoor. Voor 2010 wordt niet zozeer direct een verbetering geconstateerd in direct leesbare of meetbare vorm. Wel is vanuit de input van de organisatie in het auditoverleg gebleken dat de kwaliteit van de afsluiting op bijvoorbeeld doorboeking van uren en registratie van verplichtingen beter is geweest dan in voorgaande jaren. In het licht van onze opmerkingen over het proces jaarrekening wordt geconstateerd dat de financiële afdeling kwetsbaar is als gevolg van aanhoudend hoge werkdruk. Nog niet aan alle aanbevelingen rondom het borgen van de rechtmatigheid is opvolging gegeven. Daaraan wordt op dit moment nog wel steeds gewerkt. Dit zorgt ervoor niet nog met achterafcontroles hoeft te worden vastgesteld. De accountant is verzocht om het vervolg aan acties te rapporteren als speerpunt van de interimcontrole. Hiervoor wordt instemming van de raad gevraagd. De risicobeheersing in algemene zin is eveneens besproken. Dit element mag nog meer aandacht krijgen. Daarbij is in het bijzonder gesproken ten aanzien van de risicobeheersing op gemeenschappelijke regelingen. In de raadsvergadering van vanavond wordt onder andere de samenvoeging van de gemeenschappelijke regeling RSD en SWZ besproken en waarschijnlijk goedgekeurd. De omvang van deze GR wordt daarmee groter. Onlangs heeft de raad de voorbereidingen goedgekeurd om ook voor ICT een GR op te zetten. Nu voor dualisme in de bestuursmodellen van de gemeenschappelijke regeling wordt gekozen, dient de raad zijn tools te krijgen om zijn toezichthoudende rol opvolging te kunnen geven. Voorbespreking Jaarrekening + Jaarverslag 2010, 31 mei

3 Dit onderwerp dient op korte termijn in een werkgroep in de raad te worden besproken. Output hiervan zou moeten zijn: - Welke rapportage; - Welke specifieke onderwerpen of welke specifieke risico s - Welke frequentie en hoe te bespreken. Gezien de zich snel opvolgende ontwikkelingen in de GR s en de volle najaarsagenda van de raad is het auditoverleg van mening dat een dergelijke uitwerking nog voor het zomerreces moet plaatshebben. Beide leden van het overleg bieden zich uiteraard aan om hier met collega s het voortouw in te nemen. De aandachtspunten die in het verslag zijn genoemd, zijn goede leerpunten voor de komende jaren. Een deel van de aanbevelingen sluiten naadloos aan op de noodzaak budgetten de komende jaren strak te bewaken. De rechtmatigheidsaspecten zitten in de lift en de puntjes op de i moeten nu wel gezet gaan worden. Conclusie: Er is aandacht nodig voor de planning binnen het financieel apparaat van de gemeente, zodanig dat de werkdruk gespreider over het jaar zal liggen. Desondanks blijft de werkdruk nog altijd hoog. Desalniettemin hebben alle betrokkenen bij het jaarverslag en de jaarrekening het toch maar weer gered! Dank aan hen, dank ook aan PwC voor de constructieve, doch altijd strenge opstelling. De gespreksleider merkt op dat de tekst van deze inbreng ook nog op het raadsnet geplaatst wordt. Hij biedt vervolgens gelegenheid tot het stellen van vragen. Mevrouw Kosterman (GroenLinks) is erg geschrokken van het tekort. De oorzaken hiervoor zijn duidelijk aangegeven. Zij vraagt wat er voor 2011 te verwachten is. Portefeuillehouder Swillens antwoordt dat het college ook geschrokken is. Het grootste gedeelte van de overschrijding heeft te maken met de financieringsfunctie. In de komende week wordt nagegaan of de effecten hiervan ook in het komende jaar verwacht kunnen worden. De heer Smit (BurgerBelangen Nu) wijst op het nadelige saldo. Het exploitatieresultaat bedraagt 3,3 mln. Hij verzoekt het college open kaart te spelen en aan te geven wat de werkelijke resultaten zijn. Wethouder Burger antwoordt dat deze discussie eerder gevoerd is. Hij acht het goed om apart nog woorden te wijden aan de reserves en voorzieningen. De heer Migchels (CDA) is verbijsterd en boos dat nu blijkt dat de organisatie out of control is. Na vijf jaar wordt nog er steeds niet projectmatig gewerkt. Het college trekt het invullen van vacatures naar zich toe. Hij vindt het vreselijk om zoiets te moeten constateren en vraagt of het college zijn boosheid kan wegnemen. Wethouder Burger antwoordt dat het college deze constatering kan begrijpen. Een aantal zaken is wel degelijk in control, een aantal dingen duidelijk niet. Effecten zijn onvoldoende in beeld gebracht. Men moet eigenlijk blind kunnen varen op de najaarsnota. Het college wil onmiddellijk in beeld brengen wat dit betekent voor dit jaar en het volgend jaar. Tussentijdse afsluiting zal ervoor zorgen dat één en ander beter onder controle zal zijn. Portefeuillehouder Swillens gaat in op de opmerking dat het college zich bemoeit met externe inhuur. Het schrijven van uren maakte tot vorig jaar geen deel uit van projectmatig werken. De kosten worden beter toegerekend. Per kwartaal worden de consequenties van de Voorbespreking Jaarrekening + Jaarverslag 2010, 31 mei

4 investeringen in beeld gebracht. De doorloop van de projecten en de financiële boekhouding worden beter aan elkaar gekoppeld zodat er een jaar vooruit gekeken kan worden en ook duidelijk wordt welke investeringen er in de komende kwartalen aan de orde zullen zijn. Hij gaat wat nader in op externe inhuur en noemt als voorbeeld dat bij het verstekken van subsidies aan organisaties voor het organiseren van evenementen geen uren voor gemeentewerken voor bijvoorbeeld het opruimen van dranghekken meer opgenomen worden. Hierdoor worden er uren bij gemeentewerken weggehaald. Als taken worden weggehaald betekent dit minder formatie. De heer Van Dijk (VVD) wijst op punt 2 interne beheersing waar wordt opgemerkt dat de totstandkoming van de jaarrekening een moeizaam proces is geweest. Elders in het verslag wordt deze opmerking tegengesproken. Kennelijk was het niet de gewoonte om tussentijds af te sluiten. Hij vraagt welke maatregelen er getroffen zijn om de voorjaarsnota en najaarsnota op orde te krijgen. Portefeuillehouder Swillens is van mening dat het antwoord al gegeven is. Wethouder Burger vult aan dat de financieringsfunctie beter in beeld gebracht wordt. Er moet geïnvesteerd worden in de organisatie. Hij gaat komende tijd in gesprek met alle projectmedewerkers. Portefeuillehouder Swillens begrijpt het signaal. Het college is er van doordrongen dat dit niet meer moet gebeuren. De heer Brouwer (SP) merkt op dat de raad zoekt naar maatregelen en vraagt hoe het college hierover denkt. Wethouder Burger vervolgt dat er in de komende jaar een rapportage volgt van de stappen die genomen worden. De heer Brouwer (D66) wijst op de lagere uitkering uit het gemeentefonds die direct effect op het resultaat had. Verder wordt er gesproken over een terugvordering van binnen het programma samenleving en hij informeert of dit haalbaar geacht wordt. Een deel van de grondexploitaties komt in latere jaren weer terug. Hij informeert of er zicht is op de hoogte van dit deel. Wethouder Burger antwoordt dat er een school gebouwd wordt die voor een deel gefinancierd wordt met opbrengstlocaties. Als deze opbrengst later beschikbaar komt, betekent dit renteverlies. Op het moment dat gebouwd wordt, komt het geld voor een groot deel binnen. Hij acht de kans klein is dat de invordering gehaald wordt omdat één en ander wordt betwist. Aangaande de uitkering van het gemeentefonds merkt hij op dat er een fout is gemaakt met de doorrekening. Het heeft lang geduurd voordat deze fout op tafel kwam. De heer Taute (PCG) was eveneens verbijsterd en boos. De laatste jaren is de gemeente veel vermogen kwijt geraakt. Het niet kunnen sturen maakt hem bezorgd. Hij vraagt zich af of tussentijds afsluiten meer inzicht zal geven. Het heeft allemaal met boekhouding te maken. Hoe kan de gemeente met deze club de oorlog ingaan? Wethouder Burger antwoordt dat het steeds spannender wordt. Er wordt heel veel geïnvesteerd. De marges worden steeds kleiner. De kans op meevallers worden steeds kleiner. Voorbespreking Jaarrekening + Jaarverslag 2010, 31 mei

5 Besparingen moeten gehaald worden. Er dient een aantal stappen gemaakt te worden om de controle beter te krijgen. De onderdelen die niet in control zijn, moeten zo spoedig mogelijk in control komen. Portefeuillehouder Swillens vult aan dat het gebruik maken van reserves en voorzieningen is onderzocht door de accountant. De heer Taute (PCG) merkt op dat er nog maar 5 mln. voorzienbaar exploitatieresultaat is. Wethouder Burger geeft aan dat het een momentopname is. De grondexploitaties zijn naar beneden bijgesteld op basis van de huidige gegevens. De gemeente moet op haar tellen passen. Mevrouw Kosterman (GroenLinks) wijst op het punt rechtmatigheid, een doorkijkje kan nog niet gegeven worden op de helft van het jaar. Wethouder Burger herhaalt dat ook het college door het rapport werd verrast. Er was te weinig tijd om een goede analyse te maken. Mevrouw Kosterman (GroenLinks) denkt dat het college niet verrast had moeten zijn. Wethouder Burger vervolgt dat de genoemde tekort vanwege het rijksbudget in mei vorig jaar al bekend had kunnen zijn. De heer Taute (PCG) vraagt of de invoering van het nieuwe systeem invloed heeft gehad op de afdeling. Mevrouw Middelkoop antwoordt dat bijvoorbeeld de digitalisering van de facturen van begin dit jaar dit inderdaad een belasting voor de financiële administratie heeft betekend. Nieuwe dingen kosten extra tijd. De heer Smit (BurgerBelangen Nu) wijst op de aanbevelingen vanuit de auditcommissie Het college heeft de wil om hier slagen mee te maken. Hij noemt in dit kader de financieringsfunctie, een te grote liquiditeit die werd aangehouden, een lening van 10 mln. voor het Revius, variabele rentepercentages. Het gaat om een levensgroot risico wanneer dit soort bedragen worden geleend op basis van variabele rentepercentages. Hij roept het college om periodiek met voorstellen naar de raad te komen om de organisatie beter op de rails te krijgen. De heer Migchels (CDA) begrijpt dat in het kader van projectmatig werken pas sinds een jaar uren worden toegeschreven en vraagt wat het college er aan gaat doen om te monitoren dat deze uren op basis van projecten geschreven worden. Wethouder Burger zegt een korte toelichting van het nieuwe systeem toe. Portefeuillehouder Swillens vult aan dat de toolbox voor projectmatig werken niet was aangesloten op het financiële systeem. De twee systemen worden nu op elkaar aangesloten. Voorbespreking Jaarrekening + Jaarverslag 2010, 31 mei

6 De heer Van Dijk (VVD) wijst op het oplopen van de volledige financiering. De 10 mln. voor het Revius lijkt nu volledig opgenomen te zijn. Hij informeert of er een risico is voor de voortgang van projecten. Wethouder Burger antwoordt dat al een liquiditeitsprognose is toegezegd. Hij verdiept zich op dit moment in een aantal grote projecten. Het gaat erom dat er onvoldoende overzicht is in de geldstromen zodat er een beeld van de cashflow ontstaat. De heer Van Dijk (VVD) begrijpt dat dit inzicht er op dit moment niet is. Dit wordt bevestigd. De heer Brouwer (D66) refereert aan pagina 8, de daling van de reserves en vraagt waar hij deze 4,4 mln. moet plaatsen. Wethouder Burger verduidelijkt dat 3 mln. verband houdt met onderwijs. Als het onderwijs verzelfstandigt, dalen de reserves. Deze 1,2 mln. gaat van de algemene reserve af. De geplande investeringen zijn gedaald. Dit heeft uiteindelijk wel indirect te maken met de liquiditeit van de gemeente. De heer Taute (PCG) geeft aan dat de accountant opmerkt dat de toelichtingen op de programma s te wensen overlaten. Hij heeft destijds in een motie opgeroepen om kpi s op te werpen. Ook in dit verslag is het niet goed mogelijk om het geld naast de prestaties te leggen. Het document voldoet niet als verantwoordingsdocument. Portefeuillehouder Swillens antwoordt dat hier in de toekomst meer van terug gevonden zal worden. Het college stelt een notitie over de verbeterpunten met daarbij een planning op. Mevrouw Kosterman (GroenLinks) begrijpt dat de afdeling financiën overbelast is en vraagt of het beter bemensen van deze afdeling een hogere prioriteit verdient. Portefeuillehouder Swillens antwoordt dat de omvang van de afdeling niet groot is, maar als er beter wordt samengewerkt met de afdeling financiën behoort het merendeel van de problemen tot de verleden tijd. Als de informatie niet goed wordt aangeleverd, heeft men daar de handen vol aan. Hierdoor ontstaat overbelasting. Er lopen een heleboel projecten om dit soort schade weg te nemen. De heer Van Dijk (VVD) verzoekt om voor de behandeling van de jaarrekening een cijfermatige onderbouwing te verstrekken. Mevrouw Kosterman (GroenLinks) verwijst naar de gemeenschappelijke regeling ICT. Er wordt vlek op vlek gestapeld. Zij vraagt of het verstandig is om een dermate groot risico aan te gaan. De heer Smit (BurgerBelangen Nu) nuanceert dat de raad intern grip wil krijgen op de organisatie. Gemeenschappelijke regelingen cumuleren risico s. Ook extern moet er beheerst worden. Speerpunt is om binnen de raad tot een werkgroep te komen om de gemeenschappelijke regeling op periodieke momenten rapportages te laten verstrekken zodat de toezichthoudende rol beter vervuld kan worden. Voorbespreking Jaarrekening + Jaarverslag 2010, 31 mei

7 Mevrouw Kosterman (GroenLinks) heeft met haar opmerking vooral geduid op de automatisering. Portefeuillehouder Swillens benadrukt dat gewezen werd op het stapelen van risico s en zegt een korte notitie over de risico s toe. Er moeten stappen gemaakt worden in het dossier verbonden partijen. Hier is traagheid mee gemoeid omdat het om 26 gemeenten gaat die dit gezamenlijk moeten afspreken. Het helpt als er binnen de raad een werkgroep wordt geformeerd die zich gaat bezighouden met de toezichthoudende rol. Oordeelsvorming De gespreksleider geeft aan dat in de raad in uitgebreide stemverklaringen gevoelens naar voren gebracht kunnen worden en verzoekt de fracties hun standpunt duidelijk te maken. Wethouder Burger vult aan dat de toezeggingen op een rijtje gezet worden. Beoordeeld wordt wat de raad nodig heeft voor de behandeling van de Kadernota. Portefeuillehouder Swillens vult aan dat uiterlijk volgende week woensdag een eerste reactie van het college volgt. De heer Van Boshoven geeft aan dat prioriteren en keuzes maken erg belangrijk is. Een aantal zaken speelt al een tijdje. Er moeten beperkte keuzes gemaakt worden voor zaken die ook daadwerkelijk opgepakt dienen worden. De heer Smit (BurgerBelangen Nu) noemt prioritering als mogelijk debatpunt afhankelijk van de informatie in de toegezegde notitie. De gespreksleider constateert dat het college met een notitie komt over de te nemen stappen. Naar aanleiding van daarvan kunnen de fracties bepalen zij een motie wensen in te dienen of dat er behoefte is aan debat. Eén en ander zal worden overlegd met de griffie. Hij bedankt de aanwezigen voor hun inbreng en sluit de voorbespreking. Toezeggingen: Eventuele effecten voor het komende jaar in beeld brengen (nog voor de behandeling van de Kadernota op 14 juni) N.a.v. vraag/opmerking de heer Smit inzake duidelijk maken wat werkelijke resultaten zijn (mutaties in het vermogen), worden nog wat woorden gewijd aan de reserves en voorzieningen. Liquiditeitsprognose verstrekken Notitie opstellen met daarin verbeterpunten&planning voor komende periode Toelichting verstrekken van het nieuwe systeem voor het schrijven van uren projectmatig werken Korte notitie verstrekken inzake stapeling risico s gemeenschappelijke regelingen Voorbespreking Jaarrekening + Jaarverslag 2010, 31 mei