Archief van de Stafdienst voor Beleidsexpertise en -ondersteuning van de Federale Overheidsdienst Financiën en van de Hoge Raad van Financiën

Transcriptie

1 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 151 Archief van de Stafdienst voor Beleidsexpertise en -ondersteuning van de Federale Overheidsdienst Financiën en van de Hoge Raad van Financiën Voorbereidend studiedossier van de archiefselectielijst 2015 door Geert LELOUP Brussel Bruxelles 2015

2

3 ARCHIEF VAN DE STAFDIENST VOOR BELEIDSEXPERTISE EN -ONDERSTEUNING VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN EN VAN DE HOGE RAAD VAN FINANCIËN VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2015

4 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 151 Naamsvermelding - Niet Commercieel - Geen Afgeleide Werken CC BY-NC-ND Attribution - Pas d Utilisation Commerciale - Pas de Modification CC BY-NC-ND Algemeen Rijksarchief Archives générales du Royaume Identificatienummer Numéro d identification: Publ Algemeen Rijksarchief Archives générales du Royaume Ruisbroekstraat 2 rue de Ruysbroeck 1000 Brussel Bruxelles

5 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 151 Archief van de Stafdienst voor Beleidsexpertise en -ondersteuning van de Federale Overheidsdienst Financiën en van de Hoge Raad van Financiën Voorbereidend studiedossier van de archiefselectielijst 2015 door Geert LELOUP Brussel Bruxelles 2015

6

7 DANKWOORD De Stafdienst voor Beleidsexpertise en -ondersteuning van de FOD Financiën is enerzijds een gloednieuwe organisatie, maar oefent anderzijds een belangrijk takenpakket uit met een lange traditie en rijke geschiedenis. Het ligt bijgevolg voor de hand dat de er bewaarde archieven historisch zeer waardevol kunnen zijn en sommige in aanmerking kunnen komen voor blijvende bewaring en overbrenging naar het Rijksarchief. Dat zal op zijn beurt de Stafdienst de mogelijkheid bieden om een niet verwaarloosbare ruimte- en tijdswinst te boeken en actuele, strategisch belangrijke informatie efficiënter te beheren. De archiefselectielijst en het bijhorende studiedossier moeten die oefening mogelijk maken. De auteur kon deze cruciale instrumenten evenwel enkel realiseren met de hulp en de medewerking van de Stafdienst. Vandaar dat hij Stafdirecteur Christaan Delaere wil bedanken voor de toelating om een archiefselectielijst op te stellen, evenals Georges De Bolle (diensten Reglementering - AFZ), Jozef Kortleven (Studiedienst), Luc Joosten (cel Fisconet), Martin Peynsaert (internationale aangelegenheden en risicobeheer) en Carina Verdickt (Infotheek- Bibliotheek). Voorts wil hij ook de tientallen medewerkers van de Stafdienst bedanken die hem bereidwillig de nodige informatie verstrekten over de door hen beheerde papieren en digitale archieven en die voorstellen voor bewaartermijnen hielpen formuleren. Een bijzonder woord van dank is daarbij weggelegd voor Sonia Allard, die voor de diensten Reglementering - AFZ als contactpersoon heeft gefungeerd en alle afspraken in goede banen heeft geleid. Tot slot wil de auteur ook zijn collega s bedanken voor hun bijzonder waardevolle feedback en dan met name zijn diensthoofd Kathleen Devolder van de afdeling Toezicht en Advies. 5

8

9 INHOUDSTAFEL DANKWOORD... 5 INHOUDSTAFEL... 7 LIJST VAN BRONNEN EN WERKEN... 9 LIJST VAN AFKORTINGEN DE VOORBEREIDING VAN DE STUDIE STAFDIENST BELEIDSEXPERTISE EN -ONDERSTEUNING GESCHIEDENIS EN WERKING VAN DE INSTELLING A. Beknopte geschiedenis van de instelling B. Bevoegdheden en activiteiten van de instelling C. Organisatie en werking van de instelling ORGANOGRAMMEN DE ARCHIEVEN VAN DE INSTELLING EN HUN SELECTIE A. Archiefvorming en -beheer B. Bewaartermijnen C. Selectie van het archief D. Elders bewaarde archieven HOGE RAAD VAN FINANCIËN GESCHIEDENIS EN WERKING VAN DE INSTELLING A. Beknopte geschiedenis van de instelling B. Bevoegdheden en activiteiten van de instelling C. Organisatie en werking van de instelling ORGANOGRAMMEN

10 DE ARCHIEVEN VAN DE INSTELLING EN HUN SELECTIE A. Archiefvorming en -beheer B. Bewaartermijnen C. Selectie van het archief D. Elders bewaarde archieven

11 LIJST VAN BRONNEN EN WERKEN A. GEDRUKTE BRONNEN Administratief en Gerechtelijk Jaarboek van België, Brussel, /2014. Belgisch Staatsblad, B. WERKEN BAUDHUIN F., Code économique et financier, Brussel, Bruylant, 1942, XX p. BOURGEOIS P., Le Ministère du Budget ( ). Le Ministère de l'administration générale et des Pensions ( ). Organisation et compétences, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Miscellanea archivistica studia 24), 1992, 151 p. BOURGEOIS P., Le Ministère des Finances. Étude de l'administration centrale et répertoires des services publics et commissions. Deuxième partie: , Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Miscellanea archivistica studia 75), 1995, 451 p. BOURGEOIS P., Le Ministère des Finances ( ). III. Aperçu des compétences, Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Miscellanea Archivistica Studia 88), 1996, 192 p. BUFFEL L., De institutionele geschiedenis van de Hoge Raad van Financiën ( ), in: Documentatieblad, Brussel, Federale Overheidsdienst Financiën, LXX, 2010, 4, pp CHRISTENS R., Het hotel van Financiën. Geschiedenis van een huis. Wetstraat 12, Tielt, Lannoo, 1987, 133 p. DELANDSHEERE P. en OOMS A., La Belgique sous les nazis, sl., L'Édition universelle, sd., 4 delen. DESMAELE B., Le Ministère des Finances. Étude de l évolution structurelle de l administration centrale et de ses organes consultatifs. Première partie: , Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Miscellanea Archivistica Studia 9), 1990, 239 p. Het Ministerie van Financiën en zijn administraties in het algemeen Staatsbestel, Brussel, Ministerie van Financiën, 1982, 39 p. + bijlagen. Institutionele geschiedenis van de Hoge Raad van Financiën. Opdrachten, samenstelling en activiteiten, Brussel, sn., 1996, 51 p. JANSSENS P., VERBOVEN H. en TIBERGHIEN A., Drie eeuwen Belgische belastingen. Van contributies, controleurs en belastingsconsulenten, Brussel, Fiscale Hogeschool, 1990, 432 p. KURGAN-VAN HENTERYK G., Max-Léo Gérard. Un ingénieur dans la cité ( ), Brussel, Editions de l Université de Bruxelles, 2010, 322 p. 9

12 TRIGALET M., VANDEWEYER L. en PRENEEL M., Cinq années de collecte d archives du SPF Finances aux Archives de l Etat. Nouvelles perspectives pour la recherche, in: 8 e Congrès de l Association des Cercles francophones d Histoire et d Archéologie de Belgique. Congrès de Namur (28-31 août 2008). Actes, Namen, Presses universitaires de Namur, 2011, I, p VAN DEN EECKHOUT P. en VANTHEMSCHE G., Bronnen voor de studie van het hedendaagse België, Tweede herziene en uitgebreide uitgave, Brussel, Koninklijke Commissie voor Geschiedenis, 2009, 1630 p. VANDER VENNET R., 75 jaar Hoge Raad van Financiën, in: Financieel forum: bank- en financiewezen, 2011, 4, pp VAN DER WEE H. en VERBREYT M., A small nation in the turmoil of the Second World War, Leuven, Leuven University Press, 2009, 494 p. 10

13 LIJST VAN AFKORTINGEN AAB AABI AFC AFZ AGA(B) B&B BEO BNI BS BTW CAF CBFA Ci. CRB DIRCOM DVB ETL FAQ FOD FPB HRF HWI IB NAR NMKN Algemene Administratie der Belastingen Algemene Administratie van de Belastingen en de Invordering Antifraude Comité Administratie Fiscale Zaken Adjunct-administrateur-generaal (der Belastingen) Budget en Beheerscontrole Beleidsexpertisen en -ondersteuning Belasting Niet-Inwoners Belgisch Staatsblad Belasting over de Toegevoegde Waarde Comité Anti-Fraude Commissie voor Bank-, Financie- en Assurantiewezen Classement impôts Centrale Raad voor het Bedrijfsleven Directiecomité (van de fiscale administraties) Dienst Voorafgaande Beslissingen in fiscale zaken Enregistrement - TVA - Législation Frequently Asked Questions Federale Overheidsdienst Federaal Planbureau Hoge Raad van Financiën Herdiscontering- en Waarborginstituut Inkomstenbelastingen Nationale Arbeidsraad Nationale Maatschappij voor Krediet aan de Nijverheid 11

14 OESO OFD OV PB RPB RV SCvV SDD Ven. B. VENB VN WGB Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling Raad van Toezicht van de Overheid der Financiële Diensten Onroerende Voorheffing Personenbelastingen Rechtspersonenbelasting Roerende Voorheffing Studiecommissie voor de vergrijzing Studie- en Documentatiedienst Vennootschapsbelastingen Vennootschapsbelastingen Verenigde Naties Wetboek van de met de inkomstenbelastingen gelijkgestelde belastingen 12

15 DE VOORBEREIDING VAN DE STUDIE DE CONTEXT VAN DE PUBLICATIE Het Rijksarchief en de Federale Overheidsdienst Financiën werken de laatste jaren nauw samen om voor alle administraties en diensten archiefselectielijsten op te stellen die zowel het beheer, de selectie, de vernietiging als de overbrenging van archieven kunnen stroomlijnen en verbeteren. Na de opmaak van selectielijsten voor de Algemene Administraties Thesaurie, Patrimoniumdocumentatie, Douane en Accijnzen, Fiscaliteit en voor de Stafdienst P&O vormde de Administratie van Fiscale Zaken de volgende prioriteit wegens de fysieke herschikking (of reshuffle) van de diensten in het North Galaxy-complex in Brussel. Bovendien waren in het verleden amper archieven van de rechtsvoorgangers van de huidige administratie overgebracht naar het Rijksarchief, waardoor belangrijke lacunes dreigden te ontstaan in historische kennis over de Belgische fiscale wetgeving. HET AFGELEGDE PARCOURS De auteur startte in maart 2013 met een eerste overleg met de contactpersoon van de Administratie van Fiscale Zaken en de redactie van het studiedossier op basis van wet- en regelgeving, administratieve gidsen en allerhande publicaties en documentatie, wat ca. drie werkdagen in beslag nam. Vervolgens werd eind april 2014 een algemene informatievergadering georganiseerd voor alle betrokken ambtenaren van de Administratie van Fiscale Zaken. Wegens de verhuis van alle diensten in het kader van de hoger gesignaleerde reshuffle kon pas begin juni 2014 met de opmaak van de selectielijst gestart worden. De wetenschap dat in samenwerking met het Rijksarchief een selectielijst opgesteld zou worden en de beschikking over voldoende ruimte maakten echter dat deze verhuisoperatie niet gepaard hing met ongeoorloofde vernietigingsoperaties. De auteur bracht in de loop van juni en oktober 2014 een tiental bezoeken ter plaatste, waarbij hij samen met de diensten de archiefreeksen in kaart bracht en de bewaartermijnen en de definitieve bestemmingen trachtte te bepalen. De redactie van een eerste ontwerpversie werd midden november afgerond, waarna deze voor feedback en goedkeuring werd voorgelegd aan het management. Na de doorvoering van enkele laatste aanpassingen werd de selectielijst uiteindelijk in februari 2015 goedgekeurd en gevalideerd. 13

16

17 STAFDIENST VOOR BELEIDSEXPERTISE EN -ONDERSTEUNING

18

19 GESCHIEDENIS EN WERKING VAN DE INSTELLING A. BEKNOPTE GESCHIEDENIS VAN DE INSTELLING Hoewel de huidige Stafdienst voor Beleidsexpertise en -ondersteuning (BEO) van de Federale Overheidsdienst (FOD) Financiën met zijn oprichting in 2009 en daadwerkelijke inwerkingtreding in 2013 een gloednieuw organisatieonderdeel is, heeft het bevoegdheden van vroegere diensten geërfd die vaak opklimmen tot de 20 ste eeuw, en in sommige gevallen zelfs tot de 19 de eeuw. Het incorporeert echter ook een aantal recentere ontwikkelingen, zoals het risicobeheer. B. BEVOEGDHEDEN EN ACTIVITEITEN VAN DE INSTELLING De huidige Stafdienst voor Beleidsexpertise en -ondersteuning heeft het volgende takenpakket: 1 het opstellen, de coördinatie, de implementatie en de opvolging van de wetgeving in de materies die tot de bevoegdheid behoren van de Federale Overheidsdienst Financiën de realisatie van studies inzake de impact van beleidsopties en de analyse van de resultaten van het gevoerde beleid; de realisatie van een integraal risicobeleid en een gecoördineerde doelgroepenstrategie; het beheer en ter beschikking stellen van de relevante informatie en van de informatiebronnen. de coördinatie van de internationale aangelegenheden Voor de wetgeving omvat dit takenpakket de redactie, de inhoudelijke aspecten en de vorm van voorontwerpen van wet, wetsontwerpen en wetsvoorstellen, het opvolgen van de parlementaire werkzaamheden, de onderhandelingen van overeenkomsten, verdragen en akkoorden, de voorstellen van richtlijn, de werkzaamheden met betrekking tot demateries die tot de bevoegdheid van de FOD Financiën behoren. Voor de studies en analyses behelst dit het beleidsvoorbereidend werk inzake de overheidsfinanciën, met nadruk op de macro-economische aspecten van het begrotings- en belastingbeleid. 2 De met deze opdracht belaste Studiedienst neemt in deze context ook het secretariaat van de Hoge Raad van Financiën (HRF) waar. Eén specifieke opdracht van de Studiedienst is de berekening en verantwoording van het Belgische belastingaandeel in de eigen middelen van de vroegere Europese Economische Gemeenschap (EEG) en de huidige Europese Unie (EU). Het Verdrag van Rome van 25 maart 1957 voorzag immers voor de financiering van de Europese Economische Gemeenschap in een overgangsperiode waarin nationale bijdragen werden betaald totdat een systeem van eigen middelen was ingevoerd. Na 1 Koninklijk besluit van 3 december 2009 houdende regeling van de diensten andere dan diensten van de Federale Overheidsdienst Financiën (BS, 09/12/2009), later opgeheven en vervangen door het koninklijk besluit van 19 juli 2013 tot vaststelling van het organiek reglement van de Federale Overheidsdienst Financiën en van de bijzondere bepalingen die van toepassing zijn op het statutair personeel (BS, 02/08/2013). Het KB uit 2009 voorzag als taak ook de realisatie van een geharmoniseerde en afgestemde toepassing van de privacyreglementering in de Federale Overheidsdienst Financiën, maar deze materie werd uiteindelijk toevertrouwd aan een dienst Privacy binnen de Diensten van de Voorzitter. Administratief en Gerechtelijk Jaarboek van België, Brussel, , p Website geraadpleegd op 08/09/

20 lang aanslepende onderhandelingen en discussies bevestigde het besluit van 21 april de overgang van de nationale bijdragen naar een autonome financiering met traditionele eigen middelen (landbouwheffingen en douanerechten) en middelen gebaseerd op de belasting over de toegevoegde waarde. De BTW-middelen waren en zijn het resultaat van de toepassing van 4 een bepaald percentage op een uniform vastgestelde grondslag. Door de vele uitzonderingsregels vergt dit een aantal complexe statistische berekeningen om het aan de EU-begroting over te dragen belastingaandeel te berekenen - de BTW wordt immers geheven op een virtuele basis (de zogeheten geharmoniseerde BTW-grondslag), ter compensatie van de verschillen tussen nationale BTW-stelsels die zijn ontstaan vanwege onvolledige BTWharmonisatie op EU-niveau - en zowel controle door als overleg met de Europese Commissie. 5 Het informatiebeheer omvat zowel traditionele informatiebronnen (centrale Infotheek- Bibliotheek) als nieuwe, digitale communicatiekanalen (Fisconet, met fiscaal-juridische websites en daaraan gekoppelde databanken met toegang tot de verschillende fiscale wetboeken, circulaires, parlementaire vragen, rechtspraak, enz.). De coördinatie van de internationale aangelegenheden omvat een breed takenpakket met zowel de zetelakkoorden en/of (deel)akkoorden inzake voorrechten en immuniteiten van in België gevestigde internationale organisaties als de opvolging van allerhande supra- en internationale organisaties en organen, doorgaans in nauwe samenwerking met de FOD Buitenlandse Zaken. Bovendien coördineert deze dienst de relaties met buitenlandse administraties en instellingen. Het risicobeheer is tot slot een zeer recente materie, die op alle vlakken - met inbegrip van archiefvorming - nog in volle ontwikkeling is. C. ORGANISATIE EN WERKING VAN DE INSTELLING Wegens de heterogene voorgeschiedenis van de verschillende organisatieonderdelen van de Stafdienst voor Beleidsexpertise en -ondersteuning wordt eerst voor elk onderdeel de institutionele evolutie in kaart gebracht, vooraleer de huidige structuur van de Stafdienst wordt geduid. 6 a. Rechtsvoorgangers, tot 2009/2013 Administratie van Fiscale Zaken en rechtsvoorgangers De opmaak van fiscale wetgeving was een taak die traditioneel ressorteerde onder de verschillende klassieke fiscale administraties van het Ministerie van Financiën, met name Directe Belastingen, (Belasting op de Toegevoegde Waarde,) Registratie en Domeinen, 3 Besluit van 21 april 1970 betreffende de vervanging van de financiële bijdragen van de lidstaten door eigen middelen van de Gemeenschappen (OJ L 94, 28/04/1970, pp ). 4 Website geraadpleegd op 14/10/ Werkdocument van de Begrotingscommissie van het Europees Parlement van 19 juni 2012 over eigen middelen op basis van de belasting over de toegevoegde waarde, pp. 7-9 ( geraadpleegd op 14/10/2014). 6 Gebaseerd op: DESMAELE B., Le Ministère des Finances. Étude de l évolution structurelle de l administration centrale et de ses organes consultatifs. Première partie: , Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Miscellanea Archivistica Studia 9), 1990, passim, BOURGEOIS P., Le Ministère des Finances. Étude de l'administration centrale et répertoires des services publics et commissions. Deuxième partie: , Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Miscellanea archivistica studia 75), 1995, passim en Administratief en Gerechtelijk Jaarboek van België, Brussel, /

21 Douane en Accijnzen. Het huidige Belgische belastingstelsel dateert uit de jaren 1960, met de invoering van het Wetboek Inkomstenbelastingen in 1963 en de invoering van de BTW op 1 januari Deze toegenomen complexiteit in combinatie met de zware economische crisis - en de daaruit voortvloeiende nood aan een efficiëntere belastingadministratie - verklaren mogelijk 7 waarom de eerste aanzet tot een betere coördinatie van de fiscale administraties en wetgeving zich midden jaren 1970 situeert. Concreet richtten het koninklijk besluit van 25 juli tot wijziging van het koninklijk besluit van 29 oktober en het bijhorende ministerieel besluit van 25 juli 1974 een Directiecomité van de fiscale administraties (DIRCOM) 10 op, evenals een bijhorende Dienst voor Fiscale Coördinatie. Het Directiecomité was samengesteld uit de secretaris-generaal, de directeurs-generaal van de fiscale administraties en de ambtenaren-generaal van de Algemene Diensten en had tot opdracht fiscale administraties te hervormen, de samenwerking te verbeteren en de fiscale wetgeving te harmoniseren. De aan het Algemeen Secretariaat verbonden en onder de Algemene Diensten ressorterende Dienst voor Fiscale Coördinatie moest in opdracht van dit comité de nodige studies uitvoeren. Bovendien kon het Directiecomité overleggroepen oprichten voor personeel, organisatie en coördinatie van acties van de uitvoeringsdiensten en een permanente werkgroep voor de studie van de structuurhervorming van de fiscale administraties. 11 In 1977 kwam daar nog een vast comité tegen de belastingontduiking bij, dat belast werd met de coördinatie van de activiteiten van de speciale diensten van de fiscale administraties en met het onderzoek van antifraudemaatregelen. 12 Zowel uit administratieve gidsen 13 als het personeelsformatie 14 blijkt dat het personeelskader van de Dienst voor Fiscale Coördinatie in dit prille stadium met 14 eenheden vrij beperkt was. Mogelijk onder druk van de hardnekkige economische crisis en op advies van het Directiecomité werd met het koninklijk besluiten van 14 november de Algemene Administratie der Belastingen (AAB) opgericht. Deze groepeerde en overkoepelde alle bestaande fiscale administraties van het Ministerie van Financiën, namelijk de Administraties van de Directe Belastingen, van Douane en Accijnzen, van de BTW, Registratie en Domeinen, en, tot slot van het Kadaster. Ook de tegelijkertijd gecreëerde Administratie van de Bijzondere Belastinginspectie werd onder de directe leiding van de Administrateurgeneraal geplaatst, net zoals de bestaande Dienst voor Fiscale Coördinatie De aanhef van het koninklijk besluit van 25 juli 1974 (cfr. infra) vermeldde enkel als argument dat het van belang is tot een juistere heffing van de belasting te komen. 8 Koninklijk besluit van 25 juli 1974 tot wijziging van het koninklijk besluit van 29 oktober 1971 (BS, 18/09/1974). 9 Koninklijk besluit van 29 oktober 1971 tot vaststelling van het organiek reglement van het Ministerie van Financiën, en van de bijzondere bepalingen die er voorzien in de uitvoering van het statuut van het Rijkspersoneel (BS, 22/03/1972). 10 Niet te verwarren met het huidige Directiecomité van de Federale Overheidsdienst Financiën, de rechtsopvolger van de vroegere Directieraad van het Ministerie van Financiën. 11 Ministerieel besluit van 25 juli 1974 tot regeling van de werking van het Directiecomité van de fiscale administraties (BS, 18/09/1974). 12 Ministerieel besluit van 8 april 1977 tot wijziging van het ministerieel besluit van 25 juli 1974 (BS, 05/07/1977). 13 Administratief en Gerechtelijk Jaarboek voor België, Brussel, Bruylant, Koninklijk besluit van 25 juli 1974 (zie voetnoot 9). 15 Koninklijk besluit van 14 november 1978 tot oprichting van de graad van administrateur-generaal van de belastingen en tot wijziging van het koninklijk besluit van 29 oktober 1971 tot vaststelling van het organiek reglement van het Ministerie van Financiën en van de bijzondere bepalingen die er voorzien in uitvoering van het statuut van het rijkspersoneel (BS, 21/02/1979). 16 Ministerieel besluit van 20 november 1978 houdende oprichting en samenstelling der colleges van dienstchefs van het Ministerie van Financiën en waarbij aan deze colleges sommige bevoegdheden inzake de loopbaan van het Rijkspersoneel worden toevertrouwd (BS, 31/01/1995). 19

22 In het kader van het Vijfjarenplan van 1991 werden de ondergeschikte fiscale administraties gereorganiseerd om efficiënter en klantgerichter te kunnen werken. Eén van de belangrijkste maatregelen was de omvorming van de Dienst voor Fiscale Coördinatie tot een afzonderlijke Administratie Fiscale Zaken (AFZ) die belast werd met de opmaak van fiscale wetgeving. Concreet nam de nieuwe administratie daarmee zowel de taken als personeelsleden over van de wetgevingsdiensten van de fiscale administraties, met name dienst I van de Administratie der Directe Belastingen en dienst V van de Administratie der BTW, Registratie en Domeinen. 17 De nieuwe AFZ werd uiteindelijk met het koninklijk besluit van 13 februari 1996 opgericht, die ook in deze nieuwe organisatiestructuur nauw aanleunde bij de Algemene Administratie. De tekst bepaalde immers dat het hoofd van deze nieuwe administratie de titel van Adjunct-administrateur-generaal (AAG) van de Belastingen verwierf en voortaan de Administrateur-generaal bij stond in de uitoefening van al zijn opdrachten, hem verving bij afwezigheid of verhindering en bijzondere opdrachten uitoefende die hem werden toevertrouwd door de Minister van Financiën of door de Administrateur-generaal. De Adjunct-administrateur-generaal waakte voorts over de coördinatie inzake de strijd tegen de fiscale fraude en zat onder meer het geïnstitutionaliseerde Vast Comité voor de Strijd tegen de Fiscale Fraude (beter gekend onder de benaming Antifraude Comité en de afkorting AFC) voor. 18 Een op 25 februari 1999 uitgevoerde circulaire tekende vervolgens de lijnen uit voor de samenwerking tussen de AFZ en de fiscale uitvoeringsadministraties. 19 Het eerste, in 1997 uitgevaardigde organogram omvatte naast het kabinet vier diensten, die respectievelijk bevoegd waren voor Logistiek, Internationale betrekkingen, Personenbelasting, Vennootschapsbelasting, BTW, Douane en Accijnzen 20 en Registratie en Onroerende Voorheffing. Het daaropvolgende jaar waren deze verder onderverdeeld in meerdere directies. Tegelijkertijd werden ook de nieuwe functies van informatieambtenaar voor beantwoording van vragen en van Europees Coördinator voor de opvolging van de Europese Unie gecreëerd. Nog enkele jaren later volgde een nieuwe reorganisatie, waarbij de bevoegdheden herschikt werden. Voortaan was er sprake van diensten voor logistiek, voor indirecte belastingen (BTW, douane en accijnzen) 21, voor directe belastingen en, tot slot, voor invordering, regionale belastingen, speciale taksen, juridische cel. Het Anti-Fraude Comité vormde een nieuwe, vijfde dienst. Het organogram in 2010 weerspiegelde nog steeds dat uit 2000: enkel op het lagere niveau van de directies waren enkele herschikkingen doorgevoerd. De belangrijkste ontwikkeling was de oprichting bij de administratie van een centraal contactpunt met de dienst "Voorafgaande beslissingen in fiscale zaken" (DVB) rond De laatste ingrijpende hervorming dateert uit 2013: AFZ was voortaan opgedeeld in een dienst Inkomstenbelastingen - Nationaal, een dienst BTW, een dienst Inkomstenbelastingen - Internationaal, een dienst Diverse belastingen en taksen en een dienst Administratieve Ondersteuning. De bevoegdheden van het Anti-Fraude Comité werden met ingang van 1 december 2013 toevertrouwd aan een nieuwe autonome dienst Coördinatie Anti- Fraude (CAF) bij de Bijzondere Belastinginspectie, 22 een maatregel die al was aangekondigd 17 BOURGEOIS P., Le Ministère des Finances. Étude de l'administration centrale et répertoires des services publics et commissions. Deuxième partie: , Brussel, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (Miscellanea archivistica studia 75), 1995, pp en pp Hoewel de AFZ op papier ook verantwoordelijk is voor de wetgeving inzake douane en accijnzen en in de organogrammen ook stelselmatig verwezen wordt naar desbetreffende diensten binnen AFZ, behield de Administratie der Douane en Accijnzen - tot op heden - zijn eigen wetgevingsdiensten. 18 Koninklijk besluit van 13 februari 1996 tot wijziging van het koninklijk besluit van 29 oktober 1971 tot vaststelling van het organiek reglement van het Ministerie van Financiën en van de bijzondere bepalingen die er voorzien in de uitvoering van het Statuut van het Rijkspersoneel (BS, 13/03/1996). 19 Circulaire nr. AAGB/ dd (online raadpleegbaar op 20 Zie de opmerking met betrekking tot de materie douane en accijnzen in voetnoot Idem. 22 Besluit van de Voorzitter van het directiecomité van de FOD Financiën van 24 oktober 2013 (BS, 04/11/2013). 20

23 in het Actieplan Fraudebestrijding van het College voor de Strijd tegen de Fiscale en Sociale Fraude. 23 Studie- en Documentatiedienst en rechtsvoorgangers De geschiedenis van de studie- en documentatiedienst klimt op tot 1842, toen binnen het Algemeen Secretariaat van het Ministerie van Financiën een 3 e Bureau verantwoordelijk werd voor de statistiek. Nadat deze bevoegdheid in 1843 werd toevertrouwd aan een 2 de afdeling volgde in 1846 een belangrijke ontwikkeling toen deze 2 de afdeling werd omgedoopt tot Statistique, service intérieur, met daarbinnen een 1 ste bureau, dat naast statistiek ook de taak kreeg publicaties te analyseren. Toen in 1849 de afdelingen werden afgeschaft en het Algemeen Secretariaat opnieuw eenvoudigweg in bureaus werd opgedeeld, werd het 4 de bureau bevoegd voor statistiek en analyse van publicaties. Een kwart eeuw later, in 1872, werd dit takenpakket verder uitgebreid met de oprichting van een bibliotheek en het 4 de Bureau omgedoopt tot Statistique et bibliothèque. Tussen 1896 en 1914 was tot slot sprake van een 3 de afdeling Statistique, bibliothèque, questions monétaires, affaires générales, indicateur, tot de statistische dienst in 1903 afgesplitst werd en overgeheveld naar de Administratie van de Directe Belastingen, Douane en Accijnzen. Na de Eerste Wereldoorlog werd deze opdeling grosso modo behouden en bleef de 3 de afdeling binnen het Algemeen Secretariaat verantwoordelijk voor de bibliotheek, de algemene zaken en de indicateur, tot 1933 in combinatie met begrotingsdiensten en het kabinet van de Secretaris-generaal. Pas net voor het uitbreken van de Tweede Wereldoorlog werden deze omgevormd tot een meer moderne, hedendaagse dienst voor studie, documentatie en administratieve zaken, die onder meer bevoegd was voor financiële studies en documentatie en voor juridische studies en geschillen. Vanaf 1946 kwam de huidige benaming Studie- en Documentatiedienst in voege, die in de periode was opgedeeld in een Rechtskundige afdeling, een Fiscale afdeling en een Financiële afdeling, vervolgens in de periode in een Studiedienst, een Rechtskundige Dienst en een ondersteunende dienst en uiteindelijk in het tijdperk in een Studiedienst, een Juridische Dienst en een Bibliotheek. Eind jaren 1970 werd de Rechtskundige Dienst afgesplitst van de Studie- en Documentatiedienst 24 en omvatte die laatste enkel nog de Studiedienst en de Centrale Bibliotheek. De daaropvolgende decennia bleef deze indeling grosso modo van kracht. 25 Een laatste ontwikkeling was de omdoping van de Centrale Bibliotheek tot Infotheek-Bibliotheek. 26 Cel begroting, fiscale ontvangsten en statistieken Deze in 1994 voor de eerste maal in het organogram vermeldde cel ressorteerde aanvankelijk rechtstreeks onder de directeur-generaal van de Administratie van de BTW, Registratie en Domeinen, 27 maar werd vervolgens in 2001 in de nieuwe Administratie van de Ondernemings- en Inkomensfiscaliteit (AOIF) geïntegreerd als de 1 ste Directie van Dienst VII Begroting en Algemene Zaken. 28 Het takenpakket van deze cel sloot nauw aan op dat van de Studiedienst, waarbij de eerste focuste op fiscaal-budgettaire - samengevat de opmaak van thesaurieramingen, ramingen van fiscale ontvangsten en fiscale statistieken - en de tweede op macro-economische studies. 23 Website geraadpleegd op 10 juni De Rechtskundige Dienst ressorteert nu als Centrale Juridische Dienst onder de Diensten van de Voorzitter. Administratief en Gerechtelijk Jaarboek van België, Brussel, 2009, p. 137 en , p De Centrale Bibliotheek werd soms als onderdeel van de Studie- en Documentatiedienst vermeld en soms als afzonderlijke entiteit op dezelfde hoogte als de Studie- en Documentatiedienst. Administratief en Gerechtelijk Jaarboek van België, Brussel, Administratief en Gerechtelijk Jaarboek van België, Brussel, 2009, p. 137 en , p Administratief en Gerechtelijk Jaarboek van België, Brussel, , p Administratief en Gerechtelijk Jaarboek van België, Brussel, 2001, p

24 Dienst Coördinatie van de internationale relaties en rechtsvoorgangers Deze dienst een naoorlogse creatie, gekoppeld aan de opkomst van de talloze internationale en supranationale organisaties. De Delegatie bij sommige internationale organismen dook in 1954 de eerste maal op in het organigram van het Algemeen Secretariaat, werd in 1959 omgedoopt tot Delegatie en detacheringen bij internationale organismen en in 1965 tot Delegatie bij internationale organismen. Het werkelijk startschot was evenwel het koninklijk besluit van 15 april 1964 tot oprichting van een volwaardige Dienst tot coördinatie van de betrekkingen met de internationale instellingen met drie personeelsleden, 29 die in 1970 verder werd uitgebreid. 30 De dienst werd evenwel door het koninklijk besluit van 11 juni 1986 met ingang van 1 januari van dat jaar opgeheven, 31 waardoor binnen het Algemeen Secretariaat enkel nog de Delegaties bij internationale instellingen actief bleef. Na een grondige, in 1994 doorgevoerde reorganisatie was enkel nog sprake van een Coördinatiecel van de internationale betrekkingen binnen de Algemene Diensten van het Algemeen Secretariaat, die evenwel al in 1996 van diezelfde Algemene Diensten afgesplitst werd en omgevormd tot een autonome entiteit Coördinatie van de internationale betrekkingen binnen het Algemeen Secretariaat, 32 een indeling die tot 2009 in voege bleef. 33 Cel Fisconet en rechtsvoorgangers De administratie heeft steeds nood gehad aan heldere en duidelijke fiscaal-juridische documentatie om haar taak naar behoren uit te kunnen oefenen. Het verklaart het bestaan van diverse publicaties, zoals het Bulletin der Belastingen en de BTW-revue. Vanaf het laatste decennium van de 20 ste eeuw werd evenwel in fasen de overstap gemaakt naar fiscaaljuridische databanken met achtereenvolgens Basis ( ), Codifisc met fiscale wetteksten en Docufisc met wetteksten en nuttige fiscale documentatie( ), 34 Fisconet ( ), 35 en tot slot, Fisconetplus (2008-heden). Het initiatief werd aangestuurd door de Administrateur-generaal van de Belastingen (vanaf 2003: en de Invordering), maar vanuit administratief oogpunt ressorteerden de betrokken medewerkers achtereenvolgens onder de Administratie der Directe Belastingen en de Administratie van de Ondernemings- en Inkomensfiscaliteit. Voor de ontwikkeling van Fisconet werd voorts beroep gedaan op een privépartner. De cel erfde een aantal oudere archieven van de vroegere documentatie- en collatiediensten van de voormalige Administratie der Directe Belastingen en kan in die zin als hun rechtsopvolger beschouwd worden. b. Stafdienst voor Beleidsexpertise en -ondersteuning (BEO), 2009/2013-heden De oprichting van een Stafdienst voor Beleidsexpertise en -ondersteuning (BEO) kadert in een ruimere institutionele context die sinds de laatste eeuwwisseling grondig gewijzigd is. Naar aanleiding van de algemene Copernicus-hervorming werd in 2000 de Coperfin- 29 Koninklijk besluit van 15 april 1964 (BS, 21/05/1964), later gewijzigd door het koninklijk besluit van 29 september 1967 (BS, 11/10/1967). 30 Koninklijk besluit van 17 november 1970 (BS, 19/11/1970). 31 Koninklijk besluit van 11 juni 1986 tot wijziging van het koninklijk besluit van 24 februari 1954 houdende vaststelling van het organiek kader van het Ministerie van Financiën (BS, 18/06/1986). 32 Administratief en Gerechtelijk Jaarboek van België, Brussel, 1996, p Administratief en Gerechtelijk Jaarboek van België, Brussel, DELPORTE J. M., Fisconet. Fiscale Documentatie online, in: Fininfo, Brussel, 2002, 2, pp ( fisconet.pdf, geraadpleegd op 13/10/2014). 35 Jaarverslag van de Algemene Administratie van de Belastingen en de Invordering 2006, p. 13 ( geraadpleegd op 13/10/2014). 22

25 hervorming gelanceerd, die voor de nieuwe Federale Overheidsdienst (FOD) Financiën 36 een indeling in drie Algemene Administraties voorzag (Belastingen & Invordering, Patrimoniumdocumentatie en Thesaurie), met daarbinnen verschillende Algemene Directies. Vandaar dat de Algemene Administratie der Belastingen in 2003 werd omgedoopt tot de Algemene Administratie der Belastingen en de Invordering (AABI), terwijl de Administratie Kadaster, Registratie en Domeinen werd afgesplitst en omgevormd tot de Algemene Administratie Patrimoniumdocumentatie (AAPD). Twee koninklijke besluiten van 31 maart 2003 regelden de overgang van het Ministerie van Financiën naar de nieuwe Federale Overheidsdienst Financiën 37 en de bevoegdheden van de administrateurs-generaal tijdens de overgangsperiode. 38 De nieuwe managers die de herstructurering in goede banen moesten leiden, werden in april 2003 benoemd. 39 De ervaring leerde echter dat grote hergroepering van verschillende diensten met zeer verschillende bevoegdheden binnen één enkele Algemene Administratie Belastingen en Invordering problemen veroorzaakte. In plaats daarvan werd gekozen voor een evenwichtigere herverdeling van de entiteiten, zowel op het vlak van hun grootte als hun bevoegdheden. Vandaar dat met het koninklijk besluit van 3 december en dat van 19 juli gekozen werd voor de oprichting van zes algemene administraties: Fiscaliteit, Douane en Accijnzen, Inning en de Invordering, Strijd tegen de Fiscale Fraude, Patrimoniumdocumentatie en Thesaurie. Horizontale, (beleids)ondersteunende taken werden voor de hele FOD Financiën ondergebracht in verschillende stafdiensten. 42 De Stafdienst voor Beleidsexpertise en -ondersteuning (BEO) groepeert sinds de inwerkingtreding van het KB van 19 juli 2013 op 1 september 2013 de Studie- en Documentatiedienst en de Dienst coördinatie van de internationale betrekkingen van Algemeen Secretariaat en de Administratie van Fiscale Zaken. De bevoegdheid inzake risicobeheer is daarentegen nieuw. Het nieuwe organogram van de Stafdienst omvat naast enkele horizontale diensten en cellen de entiteiten Reglementering, Risicobeheer, Internationale aangelegenheden, Studiedienst en Documentatiecentrum.43 In deze nieuwe structuur werkt de Stafdienst nauw samen met de diensten Operationele Expertise en Ondersteuning (OEO) van elke Algemene Administratie. In deze overgangsfase worden oude en nieuwe benamingen evenwel nog gelijktijdig gehanteerd en/of gecombineerd Koninklijk besluit van 17 februari 2002 houdende oprichting van de Federale Overheidsdienst Financiën (BS, 22/02/2002). 37 Koninklijk besluit van 31 maart 2003 tot regeling van de overdracht van bevoegdheden bij de overgang van het Ministerie van Financiën naar de Federale Overheidsdienst Financiën (BS, 14/05/2003). 38 Koninklijk besluit van 31 maart 2003 tot toekenning van bevoegdheden bij de Federale Overheidsdienst Financiën, aan de Administrateur-generaal van de Belastingen en de Invordering, de Administrateur-generaal van de Patrimoniumdocumentatie en de Administrateur-generaal van de Thesaurie, gedurende het bestaan van de voorlopige cel (BS, 14/05/2003). 39 Koninklijke besluiten van 4 april 2003 (BS, 25/04/2003). Zie ook: CoperfinFlash Extra, 16/12/2003, geraadpleegd op 03/12/ Koninklijk besluit van 3 december 2009 houdende regeling van de operationele diensten van de Federale Overheidsdienst Financiën (BS, 09/12/2009). 41 Koninklijk besluit van 19 juli 2013 tot vaststelling van het organiek reglement van de Federale Overheidsdienst Financiën en van de bijzondere bepalingen die van toepassing zijn op het statutair personeel (BS, 02/08/2013). Zie ook: FOD Financiën. Jaarverslag 2009, Brussel, FOD Financiën, 2010, pp Koninklijk besluit van 3 december 2009 houdende regeling van de diensten andere dan diensten van de Federale Overheidsdienst Financiën (BS, 09/12/2009). 43 Website geraadpleegd op 27/06/ Administratief en Gerechtelijk Jaarboek van België, Brussel, , p

26 24

27 ORGANOGRAMMEN ADMINISTRATIE FISCALE ZAKEN EN RECHTSVOORGANGERS ( /2013) Algemeen Secretariaat Algemene Diensten Dienst van de Fiscale Coördinatie Algemene Administratie der Belastingen Dienst van de Fiscale Coördinatie Algemene Administratie der Belastingen Administratie van Fiscale Zaken Kabinet van de Adjunct-administrateur-generaal Dienst I Logistiek Dienst II Internationale betrekkingen BTW Directe Belastingen Dienst III Personenbelasting Dienst IV Vennootschapsbelasting Dienst V BTW, Douane en Accijnzen Dienst VI Registratie en Onroerende Voorheffing Algemene Administratie der Belastingen Administratie van Fiscale Zaken Secretariaat van de Adjunct-administrateur-generaal Dienst I Logistiek Dir. 1/1 Dir. 1/2 Dienst II Internationale betrekkingen Dir. 2/1 Internationaal IB Dir. 2/2 Internationaal BTW Dienst III Dir. 3/1 PB Dir. 3/2 Ven. B. Dir. 3/3 Invord./WGB/OV Dienst IV Dir. 4/1 BTW Dir. 4/2 Accijnzen Dir. 4/3 Registratie en Speciale Taksen Informatieambtenaar Europees Coördinator Secretariaat AFC 25

28 Algemene Administratie der Belastingen Administratie van Fiscale Zaken Secretariaat van de Adjunct-administrateur-generaal Dienst I Logistiek Dir. 1/1 Informatica, economaat, personeel Dir. 1/2 Statistiek, gegevensbanken, documentatie, publicatie Dir. 1/3 Dactylografie, verzending Dienst II Indirecte Belastingen Dir. 2/1 BTW Internationaal Dir. 2/2 BTW Dir. 2/3 Douane en Accijnzen Dienst III Directe Belastingen Dir. 3/1 Directe Belastingen internationaal Dir. 3/2 Personenbelasting Dir. 3/3 Vennootschapsbelasting Dienst IV Invordering, regionale belastingen, speciale taksen, juridische cel Dir. 4/1 Invordering en regionale belastingen Dir. 4/2 Juridische cel Dir. 4/3 Registratierechten en Speciale Taksen Dienst V Anti-Fraude Comité Dir. 5/1 Informatieambtenaar Europees Coördinator Secretariaat AFC Administratie van Fiscale Zaken Secretariaat van de Adjunct-administrateur-generaal Informatieambtenaar Europees Coördinator Dienst I Logistiek Dir. 1/1 Informatica, ordebureau, dactylografie, economaat, personeel Dir. 1/2 Statistiek, gegevensbanken, documentatie, publicatie Dienst II Indirecte Belastingen Dir. 2/1 BTW Dir. 2/2 Procedure BTW Dir. 2/3 Douane en Accijnzen Dienst III Directe Belastingen Dir. 3/1 Directe Belastingen internationaal Dir. 3/2 Personenbelasting Dir. 3/3 Vennootschapsbelasting Dienst IV Invordering, regionale belastingen, speciale taksen, juridische cel Dir. 4/1 Invordering Dir. 4/2 IB gelijkgestelde belastingen, Juridische cel Dir. 4/3 Registratie, hypotheek- en griffierechten, successierechten diverse rechten en taksen 26

29 STUDIE- EN DOCUMENTATIEDIENST EN RECHTSVOORGANGERS ( /2013) Algemeen Secretariaat 3 de Bureau Affaires générales et réservées, contentieux, contrôle du personnel, statistique Algemeen Secretariaat 2 de afdeling Statistiques, comptabilité du matériel et du mobilier, adjudications, indicateurs, expéditions et envois, règlements d ordre et personnel des gens de service Algemeen Secretariaat 2 de afdeling Statistique, service intérieur 1ste Bureau Statistique, analyse des publications, correspondance Algemeen Secretariaat 4 de Bureau Statistique (vanaf 1863: examen et analyse des publications) Algemeen Secretariaat 4 de Bureau Statistique et bibliothèque Algemeen Secretariaat 4 de Bureau Bibliothèque, statistiques, examen et analyse des publications financières et administratives Algemeen Secretariaat 3 de afdeling Statistiques, bibliothèque, questions monétaires, affaires générales, indicateur Algemeen Secretariaat 3 de afdeling Service du Budget, bibliothèque, affaires générales, indicateur, cabinet du secrétaire général 27

30 Algemeen Secretariaat 3 de afdeling Bibliothèque, affaires générales, indicateur 1939 Algemeen Secretariaat Etudes, documentation et affaires administratives Etudes financières et documentation Etudes juridiques et contentieux Affaires administratives Traduction et expédition Algemeen Secretariaat Studie- en Documentatiedienst Rechtskundige afdeling Fiscale afdeling Financiële afdeling Algemeen Secretariaat Studie- en Documentatiedienst I. Studiedienst II. Juridische Dienst II. Gemeenschappelijk personeel voor de twee diensten Algemeen Secretariaat Studie- en Documentatiedienst Studiedienst Juridische Dienst Bibliotheek Algemeen Secretariaat Studie- en Documentatiedienst Studiedienst Centrale Bibliotheek 28

31 CEL BEGROTING, FISCALE ONTVANGSTEN EN STATISTIEKEN EN RECHTSVOORGANGERS ( /2013) Administratie van de BTW, Registratie en Domeinen Cel begroting, fiscale ontvangsten en statistieken /2013 Administratie van de Ondernemings- en Inkomensfiscaliteit (AOIF) Dienst VII Begroting en Algemene Zaken 1 ste Directie 29

32 DIENST COÖRDINATIE VAN DE INTERNATIONALE BETREKKINGEN EN RECHTSVOORGANGERS ( /2013) Algemeen Secretariaat Delegatie bij sommige internationale organismen /1965 Algemeen Secretariaat Delegatie en detacheringen bij sommige internationale organismen 1964/ Algemeen Secretariaat Dienst tot coördinatie van de betrekkingen met de internationale instellingen Delegatie bij internationale organismen Algemeen Secretariaat Delegatie bij internationale instellingen Algemeen Secretariaat Algemene Diensten Algemene Inspectie II - Groep III Coördinatiecel van de internationale betrekkingen Algemeen Secretariaat Coördinatie van de internationale betrekkingen 30

33 FISCONET EN RECHTSVOORGANGERS Administratie der Directe Belastingen Dienst V Afdeling 4.1. Ordebureau, typdienst, multipoint, collatiedienst, fotokopie, drukkerij, verzending, enz Administratie der Directe Belastingen Dienst VIII Logistiek, Informatie en Documentatie 4 e Directie Algemene politiek van publicaties 31

34 STAFDIENST VOOR BELEIDSEXPERTISE EN -ONDERSTEUNING (2009/2013-HEDEN) Stafdienst voor Beleidsexpertise en -ondersteuning Reglementering (voor meer details over de verdere indeling, zie hoger onder AFZ) Risicobeheer Internationale aangelegenheden Studiedienst Documentatiecentrum 32

35 DE ARCHIEVEN VAN DE INSTELLING EN HUN SELECTIE A. ARCHIEFVORMING EN -BEHEER Wegens de vrij recente hergroepering van verschillende diensten in één enkele Stafdienst voor Beleidsexpertise en -ondersteuning weerspiegelen archiefvorming en het archiefbeheer de vroegere organisatieonderdelen en vertonen deze grote onderlinge verschillen. Dit verklaart waarom dit onderdeel verder per dienst opgedeeld is, met aanduiding van hun onmiddellijke rechtsvoorganger (cfr. supra). Reglementering (voormalige Administratie van Fiscale Zaken) Net zoals vele andere administraties van de FOD Financiën beschikt de Administratie van Fiscale Zaken over een eigen Ordebureau (OB) of Bureau d Ordre (BO) voor de postverdeling, de registratie, klassering en opberging van dossiers en de uithaling van dossiers op vraag van de diensten. Dit Ordebureau ressorteert in het huidige organogram onder de Dienst 5 Ondersteuningsdiensten, directie 5/1 Staf- en Omkaderingsdienst. Bovendien is hoofd van directie 5/2 aangeduid als contactpersoon voor het Rijksarchief. Het beheer van digitale bestanden valt onder de verantwoordelijkheid van de diensten en ambtenaren zelf, met steun van de Stafdienst ICT. De papieren archieven hebben al meerdere verhuisoperaties meegemaakt en worden nu bewaard in het North Galaxy complex (cfr. supra). De oudere dossiers worden doorgaans in de centrale archiefruimte in de kelder bewaard, de meer recente in de gemeenschappelijke archiefruimtes op de kantoorverdiepingen of in de kantoren van de medewerkers. Doorgaans, want vele medewerkers en diensten verkiezen om al hun archieven op de kantoorverdiepingen te bewaren, ofwel omdat ze gevoelige informatie bevatten, ofwel om er snel en eenvoudig toegang toe te krijgen zonder beroep te moeten doen op het Ordebureau. Hierdoor is het ook zeer moeilijk om de totale omvang van het papieren archief in te schatten al bedraagt deze vermoedelijk enkele honderden strekkende meter. De open archiefruimtes op de werkvloer zijn ingericht met vaste, afsluitbare kasten, de afzonderlijke en afsluitbare archiefruimtes met metalen, verrijdbare rekken. De bewaaromstandigheden beantwoorden op vrijwel alle punten aan de gestelde eisen. Hetzelfde geldt voor de centrale archiefruimte in de kelder die als zodanig ontworpen en ingericht is. Positief is dat vloeren en wanden uit beton en het plafond uit vuurbestendige houtwolplaten bestaan, dat de meeste oppervlakken glad en vlak afgewerkt werden én dat er geen ramen zijn. Bovendien is deze ruimte voldoende beveiligd en zijn de deuren zelfsluitend en met deugdelijke sloten uitgerust. De brandveiligheid levert met de aanwezigheid van een branddetectie- en sprinklersysteem en voldoende aantallen brandblussers en waterhaspels evenmin grote problemen op, net zomin als het binnenklimaat dat verzekerd wordt door een acclimatisatiesysteem. Het enige nadeel aan de sprinklerinstallatie is dat deze bij activatie niet lokaal blust, maar over de volledige ruimte: bij een eventuele brand en inschakeling van de installatie zullen dus alle archieven waterschade oplopen. De archiefruimte is tot slot uitgerust met vaste, metalen archiefrekken, die goed opgesteld werden en voldoende ruime gangpaden vormen. De capaciteit is voorlopig voldoende groot. Toch zijn er ook enkele minpunten, zoals het gebrek aan aangepaste verpakking: dossiers worden ofwel los, zonder enige verpakking bewaard, ofwel in verhuisdozen. Voorts moet opgemerkt worden dat de inhoud, ordening en toegankelijkheid van de diverse archiefreeksen sterk varieert. Een eerste belangrijke verklaring is de vrij ingewikkelde voorgeschiedenis van de administratie. Enerzijds heeft Administratie van Fiscale Zaken omstreeks 1996 de wetgevingsdossiers geërfd van de wetgevingsdiensten van de voormalige Administraties van de Directe Belastingen en deze van de BTW, Registratie en Domeinen. 33

36 Deze van de Administratie van de Directe Belastingen dragen de code Ci.D.19, waarbij de afkorting Ci staat voor Classement Impôts en D voor Divers. Van de voormalige Administratie BTW, Registratie en Domeinen zijn dan weer verschillende reeksen overgenomen, met name de reeks ETL ( Enregistrement - TVA - Législation ) voor BTW, EL ( Enregistrement - Législation ) voor registratierechten en ELTT ( Enregistrement - Législation - Taxes assimilés au Timbre ) voor met het zegel gelijkgestelde taksen. Een knelpunt is dat enkel in het geval van de reeks ELT de toegangen (repertoria, inventarissen) mee verhuisd zijn, waardoor de administratie geen weet heeft van hun inhoud of snel en gericht opzoekingen kan verrichten. Anderzijds worden andere, gelijkaardige archiefreeksen door andere administraties van de FOD Financiën bewaard: de dossiers ELTZ ( Enregistrement - Législation - Timbre - Zegel ) voor zegelrechten worden bewaard door de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie, de oudere dossiers inzake de met inkomstenbelastingen gelijkgestelde belastingen door de Algemene Administratie van de Fiscaliteit. De Algemene Administratie van Douane en Accijnzen beschikt nog steeds over eigen wetgevingsdiensten en bijgevolg ook over alle dossiers. Van de archieven van de Dienst voor Fiscale Coördinatie - de onmiddellijke rechtsvoorganger van de administratie - is dan weer geen enkel spoor terug te vinden. Mogelijke verklaringen zijn de beperkte personeelsbezetting van deze dienst - waardoor dossiers een veeleer persoonlijk karakter krijgen - en de verschillende verhuisoperaties. Maar ook na de oprichting van de administratie in 1996 zijn er opmerkelijke variaties zichtbaar. De administratie startte een eigen ordeningsplan op, met zes reeksen, namelijk QPV (questions parlementaires - parlementaire vragen), Economaat, Personeel, AZF/AAF (wetgevingsdossiers), BS/MB (publicaties in het Belgisch Staatsblad - Moniteur belge) en informatieambtenaar, waarvan alle stukken van bij de start door het ordebureau in een databank geregistreerd werden en in principe centraal bewaard werden. Een belangrijke kanttekening is evenwel dat alle originele koninklijke en ministeriële besluiten - in principe - bij de Stafdienst P&O gecentraliseerd worden en vervolgens door deze laatste aan de centrale Infotheek-Bibliotheek moet overgemaakt worden met het oog op hun chronologische inbinding en langetermijnbewaring. Het ordeningsplan is evenwel verouderd door allerhande organisatorische wijzigingen en de opkomst van informatica en . De reeksen Economaat en Personeel zijn bijvoorbeeld uitgedoofd en worden niet langer aangevuld. Daarnaast zijn er verschillende andere diensten die buiten de opzet vallen, ofwel omdat bestaande diensten de oudere reeksen verder aanvulden (de reeks Ci.D.19 werd bijvoorbeeld verder aangevuld tot 2008), ofwel verkozen om eigen afzonderlijke reeksen te creëren. Het vroegere ordeningssysteem wordt dus steeds minder relevant en dreigt helemaal te verwateren. Eenzelfde tendens is zichtbaar in de digitale werkomgeving. De administratie beschikt op dit moment net zoals vele andere overheidsdiensten nog niet over een overkoepelende en coherente strategie voor de langetermijnbewaring van digitale kantoordocumenten en . De digitale kantoordocumenten worden op gedeelde netwerkschijven of op persoonlijke harde schijven bewaard, die echter niet altijd even efficiënt beheerd en ingedeeld worden. De s worden doorgaans in de eigen persoonlijke mailbox bewaard, wat betekent dat deze informatie verloren gaat wanneer een personeelslid vertrekt. De administratie neemt zelf initiatieven om dit te counteren, door samenwerkingplatforms in te voeren of databanken op te starten, die echter maar beperkte onderdelen van het takenpakket dekken en niet altijd rekening houden met de langetermijnbewaring van de erin opgeslagen documenten. Het gevolg van dit alles is dat heel wat digitale documenten en s uit veiligheidsoverwegingen op papier afgedrukt worden, wat tot een explosieve aangroei van de papiermassa leidt. Internationale aangelegenheden (voormalige Dienst Coördinatie internationale betrekkingen) De Dienst Coördinatie van de internationale betrekkingen heeft op het vlak van archiefbeheer met diverse knelpunten te kampen. Het papieren archief dateert grosso modo uit de periode 1950-heden en heeft een omvang heeft van ca. 150 tot 200 strekkende meter. De stukken worden bewaard in de kantoren van de desbetreffende medewerkers en bijgevolg in vrij goede 34