HANDLEIDING CAMPING MANAGEMENT

Transcriptie

1 HANDLEIDING CAMPING MANAGEMENT Algemeen In het hoofdmenu van Camping Management vindt u de keuzeknop Tarieven, Instellingen en tabellen wijzigen met daaronder de sub keuze Tarieven en Instellingen alwaar u een veelheid aan instellingen kunt maken die invloed hebben op de werking van uw programma. Kort samengevat vindt u daar de volgende onderwerpen : - Kamperen - Arrangementen - Defaults (vaste waarden) - Overige tarieven (toeristisch kamperen per nacht) - Betalingstermijnen/Annuleringsverzekering - Printen en - Vakantieperioden (tbv het planbord) - Internetkoppelingen (internetboeken, internetplanning, infoaanvragen via internet) - Postcodes (tbv toeristenbelasting vrije postcodegebieden) - Borg/keys/wifi (enz) - Boekhouding (instellingen voor o.a. BTW) Kampeertarieven Bij levering zullen de standaard door u gehanteerde kampeertarieven reeds zijn ingevuld. Maar u kunt hier naar hartenlust wijzigen in aanbrengen, mits u dat maar in het begin van het seizoen doet en geen tarieven tussentijds wijzigt, daar dit invloed kan hebben op de reeds bestaande boekingen/reserveringen. De kampeertarieven zijn seizoensgebonden!

2 Kampeercodes Gebruik korte en begrijpelijke codes en vul deze in een logische volgorde in. Bij elke boeking/reservering worden deze op alfabetische volgorde getoond. Basistarief Het basistarief is altijd inclusief elektra. In de praktijk betekent dit dat als u plaatsen/arrangementen heeft met en zonder elektra, dat u dan 2 codes moet gebruiken. Het basistarief is ook altijd exclusief toeristenbelasting. Het basistarief is inclusief het aantal daarnaast genoemde personen. Het basistarief is altijd op basis van een x-aantal personen. Vul dit ook in!! Elektra Als het basistarief incl elektra is, dan is het handig om hier het inbegrepen elektrabedrag in te vullen, immers op elektra kan geen korting worden gegeven (Krijgt u ook niet van uw elektraleverancier) Elektra per kwh Voor KIX of andere soortgelijk systemen kunt u hier de prijs per kwh invullen als u elektra per kwh afrekent. Elektravrij Bij elektravrij kunt u het aantal kwh per dag instellen dat u bij de plaats heeft inbegrepen indien u de elektra op de meter per plaats bijhoudt. Indien u de begin en eindstand heeft ingevuld bij een kampeerder, dan zal het aantal kwh per dag worden verrekend. Er wordt echter geen elektra teruggegeven. Persoons- en kindertarief Deze bedragen worden automatisch gebruikt als u bv kamperen bij kamperen 3 volwassenen en 2 kinderen invult bij een kampeertarief op basis van 2 personen. Het programma rekent dan basistarief + 1 * persoonstarief + 2 * kindtarief uit. Huisdier Het tarief per huisdier per nacht (indien op de plaats of hele camping huisdieren zijn toegestaan. Test Het laatste veld wordt in dit voorbeeld Test genoemd, maar kan elke naam hebben. Standaard staat hier CAI, maar kan ook als voorbeeld zijn Privé sanitair Dit is verderop in te stellen onder Defaults Arrangementen Bij levering zullen de standaard door u gehanteerde arrangementstarieven reeds zijn ingevuld. Maar u kunt hier naar hartenlust wijzigen in aanbrengen, mits u dat maar in het begin van het seizoen doet en geen tarieven tussentijds wijzigt, daar dit invloed kan hebben op de reeds bestaande boekingen/reserveringen. De arrangementstarieven zijn seizoensgebonden! Arrangementscodes Gebruik korte en begrijpelijke codes en vul deze in een logische volgorde in. Bij elke boeking/reservering worden deze op alfabetische volgorde getoond. Toeristenbelasting Vul per arrangement in of deze incl of excl toeristenbelasting moet zijn. De later ingevulde toeristenbelasting wordt dan automatisch bij het basistarief opgeteld of uit het basistarief gehaald en altijd afzonderlijk genoemd/zichtbaar gemaakt. Omschrijving De omschrijving is geheel vrij in te vullen en komt ook letterlijk op elke factuur/nota te staan.

3 Tariefgroep Met de invulling van een tariefgroepcode heeft u de mogelijkheid om de keuzelijsten tijdens het boeken van een arrangement te verkorten. Elke tariefgroepcode correspondeert met de objectcode van een plaats. De volgende codes zijn met elkaar verbonden V (verhuurcaravanplaatsen) -> VC T (trekkershutten) -> TH H(Huisjes en bungalows) -> BH J(jaarplaatsen) -> JS S(seizoenplaatsen) -> JS K(kampeer- confortplaatsen) -> KP Vult u geen code in, dan zal dit arrangement altijd in een lijst verschijnen. Periode/nachten Veel arrangementen zijn periode gebonden. U heeft per arrangement 2 keuzes - Aankomst en vertrekdatum (het aantal nachten wordt automatisch berekend/getoond - Alleen het aantal nachten (zonder begin en einddatum, bv een maandarrangement) Tarief per periode Vul het tarief in en houdt rekening met de te berekenen toeristenbelasting (in- of exclusief) Geef aan op basis van hoeveel personen!! Extra persoon/huisdier/test(cai)/extra auto Vul per onderwerp de bijbehorende prijzen in voor de hele arrangementsperiode Het veldje test is standaard CAI en kan onder defaults geheel worden aangepast. Toeristenbelasting Dit is het meest lastige binnen de recreatie, omdat elke gemeente, plaats zijn eigen verordening hierin heeft. Echter het zal vreemd zijn als u dit hier niet kwijt zou kunnen.

4 U heeft de keuze uit: - TB per persoon (hele arrangementsperiode) - TB ongeacht het aantal personen (hele arrangementsperiode) - TB per persoon/per nacht (staat los van de TB onder kamperen) Overige heffingen Hierin kunt u het bedrag invullen dat u aan andere overheidsheffingen wilt doorberekenen op dezelfde wijze als onder toeristenbelasting. Bijkomende kosten Dit item wordt veelal gebruikt bij de jaar- en seizoenplaatstarieven. Vul een vast bedrag in met daarbij de omschrijving. Dit zou kunnen zijn de extra kosten voor bv vastrecht. Zit binnen dit bedrag ook nog eens een voorschot energie, dan moet u een vinkje zetten achter voorschot energie en het bedrag vermelden dat u als voorschot neemt. Later wordt dit bedrag automatisch verrekend met de totale energiekosten aan het einde van het seizoen. Overige tarieven De overige tarieven sluiten aan bij de kampeertarieven en gelden niet voor de arrangementen omdat deze tarieven zijn gebaseerd op prijzen per nacht. Alle velden spreken voor zich met enige toelichting op onderstaande velden : Toeristenbelasting kind Indien binnen uw gemeente afwijkende bedragen worden gevraagd voor toeristenbelasting voor kinderen en u ook nog eens afwijkende kampeertarieven hanteert voor kinderen, zorg er dan voor dat de leeftijdsgrens gelijk is. Dus kinderen tot 12 jaar toeristenbelastingvrij en een afwijkend kindertarief kamperen : zorg dan dat dit tarief ook tot 12 jarigen geldt. Schoonmaakkosten Dit veld is bedoeld voor bedrijven die ook schoonmaakkosten berekenen op privé sanitair.

5 Reserveringskosten Deze kosten gelden voor elke reservering, dus ook de arrangementen. Borg/keys/wifi Binnen elke boeking/reservering kunt u borg/keys of wifi invoeren. De door u gehanteerde tarieven kunt u hier invoeren en is niet gelimiteerd tot alleen borg, sepkeys en/of wifitickets, maar kan ook worden gebruikt voor bv slagboompas of andere diensten/producten die niet in de standaard boeking/reservering zitten.

6 Termijnen/verzekering Dit tabblad bestaat uit termijninstellingen en de annuleringsverzekering Standaard termijnen Deze gelden voor alle kampeerreserveringen en arrangementen m.u.v. de jaar- en seizoenarrangementen. Maximaal kunt u 2 termijnen hanteren en aan de hand van het aantal dagen na boeking en voor aankomst zullen de data en bedragen automatisch worden berekend, nadat u een boeking/reservering heeft gemaakt. Ondanks deze instellingen kunt u per boeking/reservering hiervan handmatig afwijken. Jaar- seizoenplaatsen Omdat dit soort boekingen afwijken van het normale gebeuren, zijn hiervoor afzonderlijke instellingen gemaakt. Uiterlijk aantal dagen voor aankomst Indien een boeking/reservering als last minute wordt geboekt en u hanteert standaard 2 termijn, dan is het handig om hier de uiterste termijn in te voeren, zodat deze alsnog automatisch op 1 betalingstermijn wordt gezet. Annuleringsfonds Een annuleringsverzekering kan altijd worden berekend na elke boeking/reservering, echter wordt niet meegerekend in de factuur. Indien u een annuleringsfonds heeft, dan dient u deze op JA te zetten, zodat het bedrag wel wordt meegerekend in de factuur. LET OP: Tussentijds mag u de bedragen en percentages wijzigen, immers een berekende annuleringsverzekeringspremie zal altijd blijven staan, tenzij u handmatig in een boeking/reservering aangeeft deze te willen her berekenen.

7 Printen/ Onder het tabblad printen en kunt u kortgezegd alle gebruikte printmodellen wijzigen in aantal, wijze van uitvoer, standaardprinter, Duitse en/of Engelse modellen, vaste teksten en onderwerp bij uitvoer naar PDF. Aantal Vul hier het aantal keren in dat elk model moet worden geprint Printen naar U heeft de keuze om per model aan te geven of u deze naar de (P)rinter wilt sturen, of naar het (S)cherm (van daaruit kunt u handmatig alsnog kiezen voor printen) of (N)iet/alleen en. Deze keuzes hebben alleen invloed op het moment dat u een model wilt printen, dus bewust op de knop Printen is gedrukt bij een boeking/reservering Elk model kan los van deze mogelijkheden altijd direct worden g d in PDF-formaat. Printer Elk model zal naar uw standaardprinter worden uitgevoerd zoals u dat (per gebruiker) heeft ingesteld in Windows. Maar het kan zijn, dat u één of meerdere modellen naar een andere printer binnen uw netwerk wilt uitvoeren. In dat geval kunt u per model die afwijkende printer instellen. Indien u niets ingeeft, dan zal het altijd de standaardprinter van Windows zijn! Klik op het printertje en u krijgt onderstaand keuzescherm (afhankelijk van de geïnstalleerde printers onder Windows)

8 Kies het bijbehorende getal en klik OK. Duits/Engels Alle modellen zijn standaard drietalig aanwezig, echter worden alleen geprint of g d indien ook aangegeven is dat u deze wilt gebruiken. Aan de hand van de ingevoerde CBS-landcode van uw gast zal het programma bepalen of deze Duits of Engelsprekend is. Voor die landen die niet specifiek Duits- of Engelstalig zijn, zal altijd worden gekozen voor het Engelse model. Tekst/onderwerp Per model kunt u een standaard onderwerp invullen en een standaard tekst die wordt ingevuld indien u een model/factuur als PDF-bijlage wilt verzenden aan uw gasten. Gebruikt u alle talen, dan zult u dit ook nog eens in het Duits en/of Engels kunnen doen. Alles wat u niet gebruikt (modellen, talen) hoeft u niet nader in- of aan te vullen. Extra bijlagen Alleen als u met het programma Thunderbird werkt, kunt u per model ook nog eens extra bijlagen koppelen aan uw , naast het automatisch gegenereerde PDF-model. Bv als u bij een RECRON-factuur ook gelijktijdig de recronvoorwaarden en uw kampregels wilt meesturen. LET OP: - U kunt per model maximaal 5 extra bijlagen (naast het model zelf) bijvoegen. - Een Nederlandstalige bijlage zal ook bij de Duitse en Engelse worden meegegeven (kan in voorkomende gevallen altijd handmatig in Thunderbird worden aangepast) - Lege ruimtes (bijlage 1 en 3 zijn gevult, 2 is leeg) worden automatisch overgeslagen. - Handig is om een extra directory te maken : bv F:\data\management\camping\bijlagen

9 Keuze/invoerscherm teksten/bijlagen Keuze/invoerscherm Bijlagen

10 Defaults Hierin kunt u een aantal standaardinstellingen invullen. Alleen de schermresolutie is momenteel nog niet geactiveerd. Reserveringskosten De reserveringskosten worden hiermee bij elke nieuwe reservering (niet passanten) op ja gezet. Tijdens de reservering kunt u hiervan altijd handmatig van afwijken. Boekingstatus Nieuwe Boeking Zodra u een nieuwe boeking heeft gemaakt, kunt u kiezen voor Reservering, Passant, Onderverhuur of Optie. Standaard staat dit op reservering, maar u heeft hier de keuze om elke nieuwe boeking standaard op bv Passant te zetten. Tijdens de reservering kunt u hiervan altijd handmatig van afwijken. Kasbetalingen naar Kassa Bij het pakket de optioneel geleverde kassamodule werkt samen met de reserveringen. Indien U de kassa gebruikt, dan heeft u hier de keuze om elke kas en pinhandeling in de reserveringen automatisch te laten doorboeken naar de kassa. LET OP : Indien deze op JA staat, dan kunt u na invoer van een kas- of pinhandelingen, deze niet meer wijzigen. Correcties dienen dan middels een tegen- of correctiebetaling te worden gedaan. Vrije tekst boeking (CAI) CAI was een vast gegeven in elke boeking. Daar deze niet door iedereen wordt gebruikt en er behoefte ontstond aan anders of extra invoermogelijkheden, is het veld CAI variabel geworden. Voorbeelden : Indirect gezinslid en Privé sanitair Schermresolutie Steeds meer zijn we overgegaan tot het gebruik van breedbeeld monitoren. Er zijn echter nog steeds gebruikers met 3:4 schermen. Derhalve is deze mogelijkheid nog niet geactiveerd.

11 TB-Postcodes Bij TB-vrije Postcodes vult u alle postcodes in van uw eigen gemeente. Alle gasten die wonen op één van die postcodes zullen geen toeristenbelasting hoeven te betalen. Internetkoppelingen Dit tabblad is afhankelijk van veel zaken en zal altijd door Remsys worden ingevuld voor de juiste werking van de verschillende koppelingen, keuzes en koppelingsmogelijkheden.

12 Boekhouding Het tabblad boekhouding wordt gebruikt voor een optionele boekhoudkoppeling maar ook voor de BTW-weergave in uw facturen. Voor koppeling moeten veel zaken worden ingevuld afhankelijk van de inrichting van uw boekhouding, maar voor de BTW-weergave in uw facturen hoeft u alleen maar de BTW-percentages in te vullen. Sommige gebruikers hebben één of meerdere modellen voorzien van een afzonderlijk vak met BTW. Deze dienen dus in het vak BTW-Percentages de verschillende BTW-percentages in te vullen. Percentages kunnen verschillen per plaats, per belastinginspecteur of accountant. Discussies gaan we niet meer aan, gewoon invullen!

13 Vakantieperioden In uw planbord van het reserveringsprogramma worden al automatisch de weekenden en verschillende feestdagen met een afwijkende kleur aangegeven. Maar u kunt ook de verschillende hoogseizoenen aangeven (oranje). Dit hoeft niet HET hoogseizoen te zijn, dit kan ook UW hoogseizoen zijn. Er zijn bedrijven die 8 weken hoogseizoen hanteren, maar ook die slechts 3 weken hoogseizoen hanteren. Voor het gemak kunt u in dit tabblad de perioden aangeven zodat deze zoals bovenstaand voorbeeld de meivakantie in het planbord ziet

14 Voor meer informatie zie ook : - Boeken/Reserveren in 4 stappen - NAW-Gegevens - Boeking/Reservering - Betalingen/Printen - Nieuwe Boeking/Reservering - Planbord/Bezetting - Plattegrond/Bezetting - Wijzigen Boeking/Reservering - Overzichten - Info s - Internet Info s - Opties - Internet Boekingen/Reserveringen - Tarieven/Instellingen - Tips en Trucs