Biblionet Drenthe. Jaarverslag

Transcriptie

1 Biblionet Drenthe Jaarverslag 2013

2

3 Voorwoord Het jaar 2013 is een jaar met veel veranderingen voor de bibliotheken en Biblionet Drenthe. In het voorjaar verlaat Biblionet Drenthe na 33 jaar de Brunelstraat en verhuist de organisatie naar haar nieuwe huisvesting in De Nieuwe Kolk. Om dat aan alle betrokkenen kenbaar te maken wordt een innovatief en ludiek verhuisfilmpje gemaakt, hetgeen tot vele positieve reacties leidt. Niet alleen voldoet de accommodatie weer aan de eisen van de tijd, ook past de locatie in een cultureel centrum in het hart van de stad Assen waarbij de combinatie van facilitaire diensten met de andere bewoners voordelen oplevert. Op 23 mei wordt in aanwezigheid van veel gasten de ingebruikname van de nieuwe huisvesting gevierd. De officiële openingshandeling wordt verricht door de gedeputeerde de heer Henk van de Boer en de wethouder cultuur van de gemeente Assen de heer Maurice Hoogeveen. Tijdens het feest wordt ook een korte bedrijfsfilm getoond waaruit duidelijk wordt wat Biblionet Drenthe doet. Niet alleen tijdens het feest, maar ook bij de later gehouden open dagen blijkt de film een eyeopener te zijn. Heel duidelijk wordt hoe Biblionet Drenthe de Drentse bibliotheken op allerlei onderdelen ondersteunt bij de uitvoering van het bibliotheekwerk. De organisatie levert niet alleen diensten en producten, maar geeft ook samen met de Drentse bibliotheken vorm en inhoud aan het gezamenlijk beleid. Er zijn ook minder vreugdevolle zaken: als werkgever is Biblionet Drenthe genoodzaakt om als gevolg van opgelegde bezuinigingen over te gaan tot een reorganisatie. De gevolgen hiervan zijn ook in 2013 merkbaar; enkele medewerkers vertrekken en een deel wordt herplaatst. De reorganisatie wordt in goed overleg met de Ondernemingsraad en vakbonden uitgevoerd. Op 29 april 2013 wordt de formele afkondiging van de tweede reorganisatie gedaan. De gezamenlijke Drentse bibliotheken besloten eind 2012 om over te gaan tot provinciaal collectioneren en dit te laten uitvoeren door Biblionet Drenthe. Deze omvangrijke implementatie (ICT, HRM, financieel) wordt in 2013 voortvarend ter hand genomen. Op 4 juli verricht de Commissaris van de Koning, Jacques Tichelaar, in de bibliotheek van Beilen de officiële openingshandeling van het project Kunst in de Bieb: via het interactieve presentatiescherm in de bibliotheek reserveert hij een kunstwerk uit de collectie van het Centrum Beeldende Kunst Drenthe (CBK). Klanten kunnen in de bibliotheken van Beilen, Rolde, Vledder, Zuidlaren en Zuidwolde een kunstwerk uit de collectie van het CBK lenen. Drenthe is de eerste provincie waar deze pilot van start gaat. Biblionet Drenthe, CBK Drenthe en stichting Bibliotheek.nl werken samen in dit project. In augustus neemt de Raad van Bestuur van Biblionet Drenthe het initiatief om de gesprekken over de samenwerking met de andere noordelijke PSO s nieuw leven in te blazen. Behalve Biblionet Drenthe Groningen wordt Bibliotheekservice Fryslan nu ook uitgenodigd om de samenwerkingsmogelijkheden te onderzoeken. Het is een constructief overleg en afgesproken wordt om onderzoek te doen naar samenwerking op verschillende backofficediensten. Met ingang van 1 september sluit Biblionet Drenthe een serviceovereenkomst af met Marketing Drenthe voor de installatie en inrichting van Microsoft Office 365. In het najaar van 2013 wordt ook werk gemaakt van de introductie van het lenen van e-books via de bibliotheek. Na een aantal succesvolle proeven met de beschikbaarstelling van e-books wordt in 2013 wordt een structureel aanbod voorbereid. In januari 2014 start het e-bookplatform van Stichting Bibliotheek.nl waarop e-books alleen voor bibliotheekleden worden aangeboden. Biblionet Drenthe verzorgt de promotie van deze lancering evenals die van de succesvolle app VakantieBieb. Begin november brengt een Drents Kamerlid op uitnodiging van de Raad van Bestuur een werkbezoek aan Biblionet Drenthe. Onze gast is onder de indruk van de uitgebreide en inhoudelijke ondersteuning van Biblionet Drenthe en is positief over de Drentse samen werking in het netwerk. Samenwerking die ook in de nieuwe Bibli otheekwet wordt beoogd en waarvoor een aantal suggesties aan het Kamerlid worden meegegeven. Op de valreep van 2013, op 17 december, nemen de besturen van negen bibliotheekstichtingen na zorgvuldig gevoerde discussies in de Besturenraad en in overleg met hun wethouder een standpunt in. De voorzitters van de negen bibliotheekstichtingen en de RvB en RvT van Biblionet Drenthe komen in het belang van het bibliotheek werk in Drenthe overeen dat zij gezamenlijk in een nieuw organisatie verband verder willen gaan. De besturen van de bibliotheken Assen, Emmen en Hoogeveen geven aan dat zij de uitwerking hiervan graag tegemoet zien om vervolgens te onderzoeken op welke wijze zo goed mogelijk kan worden samengewerkt. Deze drie besturen kiezen er niet voor om samen te gaan met de nieuw te vormen bibliotheek-organisatie. In 2014 wordt de nieuwe organisatie nader uitgewerkt in drie notities: een fusiemodel voor nieuwe provinciale organisatie (organisatieen bestuursmodel), een uitwerking voor de samenwerking met Assen, Hoogeveen en Emmen en een financiële paragraaf. De Vereniging Drentse Gemeenten (VDG) en de provincie Drenthe zijn nauw betrokken bij c.q. goed geïnformeerd m.b.t. de ontwikkelingen. In 2012 worden 8% minder uitleningen behaald t.o.v. het jaar daarvoor. In 2013 wordt veel werk gemaakt van marketing en PR. Het lijkt erop dat dit zich heeft uitbetaald; de daling in 2013 t.o.v. het jaar daarvoor is minder sterk (-6,6%). Landelijk zien we dat zowel het aantal leden als het aantal uitleningen bij bibliotheken afneemt. Voor Drenthe is dat niet anders, zij het dat Drenthe over de hele linie boven het landelijk gemiddelde scoort. Een vergelijking van de Drentse en landelijke ontwikkelingen tussen 2008 en 2012 (laatst bekende cijfers) leert dat landelijk het aantal volwassen leden in 2012 t.o.v is afgenomen met 11%, in Drenthe met 13%. Voor de jeugdleden zien we landelijk een groei van 7%, in Drenthe een groei van 8%. Van de landelijke bevolking is gemiddeld 25% lid van de bibliotheek, in Drenthe is dat 29,4%. Het aantal uitleningen in dezelfde periode landelijk met 18% afgenomen, in Drenthe met 11%. Bovenstaande resultaten hebben we alleen kunnen bereiken met de inzet van de medewerkers in de bibliotheken en het facilitair bedrijf van Biblionet Drenthe. Ook op deze plaats wil ik hen dan ook zeer bedanken voor hun inzet. Lenie van der Werf Voorzitter Raad van Bestuur 3

4 Inhoud Voorwoord 3 Raad van Toezicht 5 Toelichting 6 1. Collectiebeleid 6 Provinciaal collectioneren 6 Snelle levering actuele titels 6 Nationale Bibliotheekcatalogus 6 Leenverkeer 7 Wetenschappelijke steunfunctie 7 Drenthiana 7 Ontsluiting Drentse collecties 7 Doorbraak e-books 7 2. Logistiek en transport 8 Plankklaar leveren 8 Transport en logistiek 8 Bibliobussen 8 3. ICT-ondersteuning 8 Verhuizing naar De Nieuwe Kolk ICT in de Drentse bibliotheken 8 Serviceovereenkomst met Hoogeveen 8 Serviceovereenkomst Marketing Drenthe 8 Start noordelijke samenwerking ICT 9 Investering Server/SAN omgeving 9 4. Beleidsmatige en secretariële onder - steuning Drents Netwerk Bibliotheken 9 Strategisch beleid 9 Beleidsondersteuning 9 B 12 9 Secretariële ondersteuning Implementatie van innovaties 10 Kunst in de bieb 10 BoekStart 10 Project ouderbetrokkenheid in Aa en Hunze (Leesklik) 11 Uitrol de Bibliotheek op school Kwaliteitszorg en certificering HRM 15 Lerende organisatie 15 Management developmenttraject 15 Loopbaanontwikkeling 15 Organisatieontwikkeling 15 De Bibliotheek op school 15 Reorganisatie 15 Programmamanagement Administratieve en organisatorische ondersteuning 16 Wijziging huisbankier en accountant 16 Autorisatie inkoopfacturen 16 Managementinformatie 16 Invoering SEPA 16 Meerjarenbegroting Facilitair bedrijf Biblionet Drenthe 17 Verhuizing naar De Nieuwe Kolk 17 Viering 60-jarig jubileum en ingebruikname De Nieuwe Kolk 17 Samenwerking noordelijke PSO s Bibliotheken 18 Bijlagen 20 Afkortingen en begrippen 20 Statistische gegevens Digitale bibliotheek 12 Aansluiting landelijke digitale infrastructuur 12 Webapp en Ideal 12 Vernieuwing websites bibliotheken 12 Nieuw intranet 12 Sociale media 12 Digitaal klantenpanel Marketing en communicatie 13 Communicatie 13 Marketingcampagnes 13 4

5 Raad van Toezicht 2012 De samenstelling van de Raad van Toezicht in 2013 is als volgt: Mevrouw M.M. Kool, voorzitter De heer H. Hartog De heer R.J.B. Jansen De heer H.J. de Ruijter Mevrouw E.W. de Vries De heer A.J. Hoeve De heer Hoeve treedt tijdens de vergadering van 3 oktober af. De voorzitter dankt de heer Hoeve voor zijn inzet en betrokkenheid. De Raad van Toezicht komt in 2013 vier maal in vergadering bijeen, namelijk op: - 24 april - 6 juni - 3 oktober - 19 november Bestuurlijk overleg Er vindt op 30 januari bestuurlijk overleg plaats met de gedeputeerde, mevrouw Klip, door de voorzitter van de Raad van Toezicht en de voorzitter van de Raad van Bestuur. Op 16 mei, 25 september en 29 november vindt bestuurlijk overleg plaats met de opvolger van mevrouw Klip, de heer Van de Boer Bestuursmodel Op 10 en 19 juni vinden rondetafelgesprekken plaats met een delegatie van de Raad van Toezicht met de voorzitters van de lokale besturen over het nieuwe bestuursmodel. Functioneringsgesprekken De functioneringsgesprekken met de RvB worden gevoerd door de voorzitter en een lid van de RvT, waarna terugkoppeling plaatsvindt naar de RvT. De voorzitter beoordeelt de beloning en rapporteert dit aan de RvT. Notulen Van alle vergaderingen van de Raad van Toezicht zijn notulen gemaakt en vastgesteld. Mevr. M.M. Kool Voorzitter Raad van Toezicht Vaststelling jaarstukken Het Jaarverslag 2012, de Jaarrekening 2012 en de Halfjaarrekening 2013 worden vastgesteld, evenals het Activiteitenplan 2014 en de (product)begroting

6 Toelichting 1. Collectiebeleid Het Jaarverslag 2013 Biblionet Drenthe is opgezet volgens het Activiteitenplan 2013 van de provincie Drenthe. Hierin benoemt de provincie de na te streven doelstellingen en de te verrichten prestaties van Biblionet Drenthe. Collectievorming is een belangrijke netwerktaak van Biblionet Drenthe. Met het invoeren van het provinciaal collectioneren ontstaat een evenwichtig opgebouwde en klantgerichte collectie met een goede titelspreiding over de Drentse bibliotheken. Daarnaast zorgt Biblionet Drenthe voor afstemming met het landelijke beleid. Provinciaal collectioneren In mei start het project Provinciaal collectioneren. Dit project loopt twee jaar. Het project beoogt: 1. financieel voordeel te behalen door het collectioneren in mindere uren te doen zonder dat de kwaliteit van het collectioneren onder druk komt te staan. Dat kan doordat het collectioneren nu niet meer versnipperd is over twaalf gemeenten, maar centraal door een klein team wordt uitgevoerd; 2. kwalitatieve voordelen te behalen door afstemming, efficiency, rendement en actualiteit. De periode van provinciaal collectioneren is nog te kort om te beoordelen of die voordelen zijn behaald. Op het vlak van afstemming zijn zeker resultaten behaald. Na een zorgvuldige selectieprocedure komt een collectieteam tot stand, bestaande uit drie medewerkers. Zij collectioneren voor alle Drentse bibliotheken. Snelle levering actuele titels Klanten vragen om actuele titels die via de media in de belangstelling staan. Omdat bibliotheken hier vanwege de landelijke lange aanlevertijden en lijnen onvoldoende aan kunnen voldoen, start Biblionet een samenwerking met!pet boekverkopers. De boekhandel geeft wekelijks aan het collectieteam nieuwe titels door waarvan wordt verwacht dat de klant ernaar vraagt. Met deze informatie maakt het collectieteam een keuze en de boekhandel levert die de boeken vervolgens binnen drie werkdagen af bij Biblionet Drenthe. Na een summiere verwerking bij Biblionet Drenthe gaan de boeken naar de bibliotheken. Met deze verwerkingscylus van vijf dagen wordt veel sneller ingespeeld op wat er leeft in de markt c.q. onder de lezers. Nationale Bibliotheekcatalogus In Drenthe is sprake van één geïntegreerde collectie van alle bibliotheken en de boekencollecties van het Drents Archief en het Drents Museum. De data van deze collecties worden in 2013 geëxporteerd naar de Nationale Bibliotheekcatalogus (NBC), zodat het Drents collectiebezit ook zichtbaar is in andere provincies. De Drentse data worden dagelijks met de NBC gesynchroniseerd. Door vertraging bij de oplevering van de Landelijke Digitale Infrastructuur komt de Nationale Bibliotheek Catalogus naar verwachting pas eind 2014 landelijk beschikbaar. 6

7 Leenverkeer Ten behoeve van o.a. het leenverkeer worden alle bibliotheken twee keer per week bevoorraad. In het kader van het landelijk leenverkeer vervult Biblionet Drenthe een faciliterende rol. Dit betekent het verwerken van aanvragen door bibliotheekleden van materialen buiten de provincie en het afleveren bij de Drentse bibliotheekleden. Wetenschappelijke steunfunctie(wsf) In 2013 worden de landelijke WSF-collecties geïntegreerd in de Nationale Bibliotheek Catalogus waartoe elke Nederlander vanaf eind 2014 toegang toe krijgt. Drenthiana De Drenthecollectie (Drenthiana) van Biblionet Drenthe wordt o.a. wegens de verhuizing naar De Nieuwe Kolk overgedragen aan het Drents Archief. Biblionet Drenthe blijft echter zorg dragen voor de ontsluiting en toegankelijkheid van deze collectie voor (potentiële) leners. Ook blijft de collectie toegankelijk en beschikbaar voor het leenverkeer. De officiële overdracht van de Drenthecollectie aan het Drents Archief vindt plaats op 13 april Doorbraak e-books Onder klanten van de bibliotheek groeit de vraag naar e-books. In afwachting van een structureel aanbod vinden op diverse momenten in het jaar landelijke proeven plaats met het beschikbaar stellen van e-books. In het voorjaar is dat tijdens de actie Lees meer en de zomervakantie wordt de app Vakantiebieb gelanceerd. Met deze app kunnen zowel bibliotheekleden als niet-leden in de vakantieperiode gratis ca. vijftig e-books lezen. De proef blijkt zeer geslaagd, er worden meer dan een half miljoen e-books gedownload. In de herfst- en kerstvakantie wordt dit aanbod herhaald. Biblionet Drenthe verzorgt de provinciebrede promotie naar zowel medewerkers als gebruikers en geeft adviezen en technische ondersteuning via de websitehelpdesk. De start van het e-bookplatform van Stichting Bibliotheek. nl zal plaatsvinden in januari Dit omvat een aanbod van 5000 e-books alleen voor bibliotheekleden. Ontsluiting Drentse collecties In 2010 is onderzoek gedaan naar het toevoegen van collecties van historische verenigingen aan de collectie Drenthiana. De exploitatiekosten hiervoor bleken de draagkracht van bibliotheken en historische verenigingen ver te boven te gaan. In 2013 probeert Biblionet Drenthe met hulpmiddelen uit de landelijke infrastructuur de ontsluiting te realiseren. Dit stagneert echter omdat de invoering van de landelijke digitale infrastructuur ernstig is vertraagd. Wel initieert Biblionet Drenthe een onderzoek naar de mogelijkheid om het typisch Drents aanbod in e-bookformaat aan te bieden. Het doel is om deze e-books zowel via de bibliotheekcatalogus als ook in een gecontextualiseerde omgeving (o.a. Anno Drenthe) aan te bieden. Drents Archief en het Huus van de Taol nemen deel aan het onderzoek. Het onderzoek moet resulteren in een concreet project, waarvoor in 2014 middelen geworven worden. 7

8 2. Logistiek en transport Plankklaar leveren In 2012 start de dienst Plankklaar leveren waarmee bestelde boeken sneller en uitleenklaar aan de bibliotheken worden geleverd. In 2013 wordt het Plankklaar leveren geëvalueerd. De uitkomst is dat deze dienst stabiel en naar volle tevredenheid van de bibliotheken functioneert. Overigens is Biblionet Drenthe de eerste PSO in Nederland die met Plankklaar leveren van start gaat. Transport en logistiek Het onderlinge leenverkeer tussen de Drentse bibliotheken blijft in 2013 ten opzichte van het voorgaande jaar vrijwel stabiel. Het transport wordt gemeten in aantallen kratten met materialen die vervoerd moeten worden. In 2013 zijn dit er , een daling van 2.9%. Het nieuwe verdeelplein in De Nieuwe Kolk is groter en effectiever te gebruiken dan in de oude huisvesting. Het aangrenzende magazijn biedt voldoende ruimte aan de archieven en collecties van Biblionet Drenthe. De medewerkers van de afdeling Algemene Zaken leveren een grote bijdrage aan het soepel verlopen van de verhuizing van Biblionet Drenthe van de Brunelstraat naar De Nieuwe Kolk. Bibliobussen Er rijden vier bibliobussen in Drenthe. Per 1 januari 2013 rijden de bussen langs 125 haltes. Er rijden twee bussen vanuit Biblionet Drenthe in Assen met haltes in de gemeenten Aa en Hunze (11), Coevorden (13), De Wolden (9), Hoogeveen (13), Noordenveld (7) en Tynaarlo (8). Daarnaast zijn er twee bibliobussen in eigendom van Bibliotheek Emmen met 61 haltes in de gemeente Emmen: één jeugdbus en een gecombineerde bus met een jeugden volwassenencollectie. De bussen van Biblionet Drenthe bezoeken ook nog 3 schoolhaltes in Erica. De overige 61 haltes liggen verspreid over de andere genoemde gemeenten. Na de zomervakantie vervalt in de gemeente Tynaarlo de schoolhalte in Oudemolen, vanwege sluiting van de school. De bibliobussen verhuizen niet mee naar De Nieuwe Kolk. Zij blijven gestald aan de Brunelstraat, net als de beide bevoorradingsvrachtwagens. Ook de extra voorraad boeken voor aanvulling in de bussen blijf aan de Brunelstraat. 3. ICT-ondersteuning Algemeen Biblionet Drenthe bewijst ook in 2013 een betrouwbare ICT-partner te zijn voor de front- en backoffice op het gebied van levering en dienstverlening van bibliotheeken kantoorautomatisering. Daarnaast is ICT succesvol in de samenwerking met externe partijen en het beheer en onderhoud van de infrastructuur in De Nieuwe Kolk. Verhuizing naar De Nieuwe Kolk Na een periode van intensieve voorbereiding verhuist het facilitair bedrijf Biblionet Drenthe in maart van de Brunelstraat naar De Nieuwe Kolk in het centrum van Assen. De overgang verloopt technisch zonder problemen; de medewerkers kunnen op hun nieuwe werkplek direct weer aan de slag. ICT in de Drentse bibliotheken Op alle werkplekken in de bibliotheken wordt Windows 7 geïnstalleerd en overal staan nu multifunctionals voor printen, kopiëren en scannen. In de meeste bibliotheken zijn access points geïnstalleerd zodat WiFi voor bezoekers beschikbaar is. Een aantal bibliotheken heeft te maken met verhuizing en/ of krimp, wat gevolgen heeft voor het netwerk en de inzet van het aantal pc s. Daarnaast doet het nieuwe concept de Bibliotheek op school een beroep op de inzet van ICT. Verder voorziet ICT in de toenemende behoefte aan tablets in het werkgebied. Serviceovereenkomst met Hoogeveen Met ingang van 1 mei 2013 sluit Biblionet Drenthe op het gebied van de kantoorautomatisering serviceovereenkomst met Bibliotheek Hoogeveen af, een zgn. Service Level Agreement (SLA). Voordeel van een dergelijke overeenkomst is dat voor alle partijen duidelijk is wat men van elkaar mag verwachten. De in de overeenkomst afgesproken serververvanging wordt in oktober uitgevoerd en de werkplekvervanging wordt in februari 2014 afgerond. Serviceovereenkomst Marketing Drenthe 8 Met Marketing Drenthe sluit Biblionet Drenthe met ingang van 1 september 2013 een serviceovereenkomst af voor de installatie en inrichting van Microsoft Office 365. Microsoft Office 365 premium is cloudoplossing voor professionals en kleine bedrijven en past daarom prima bij de doelstellingen van Marketing Drenthe.

9 Start noordelijke samenwerking ICT In het derde kwartaal 2013 starten gesprekken over de samenwerking tussen de afdelingen ICT van Bibliotheekservice Fryslân, Biblionet Drenthe Groningen en Biblionet Drenthe. Voorafgaand wordt door M&I partners een ICT-scan gehouden om de verschillen en overeenkomsten tussen de organisaties in kaart te brengen. De vooruitzichten met betrekking tot de noordelijke integratie zijn positief. Investering Server/SAN omgeving Het bestaande serverpark van ongeveer 25 servers is nog steeds voldoende in staat om de dienstverlening te waarborgen. Om voor de toekomst klaar te zijn, maakt Biblionet Drenthe de keus voor het investeren in een Server/SAN omgeving. Deze bestaat uit vier servers en een SAN (Storage Area Network). Deze omgeving waarbij de dataopslag (SAN) gesplitst wordt van de servers zorgt voor een uiterst betrouwbare infrastructuur die schaalbaar is. Met deze investering kan Biblionet Drenthe voor de komende jaren een professionele en innovatieve dienstverlening bieden naar de bibliotheken en de externe klanten. 4. Beleidsmatige en secretariële ondersteuning Drents Netwerk Bibliotheken Strategisch beleid In het voorjaar van 2012 verschijnt de Strategische Visie van de Drentse bibliotheken. De drie beleidsspeerpunten benoemd waar de bibliotheken zich in deze beleidsperiode op richten zijn: de Drentse bibliotheken willen de klant in het digitale domein beter van dienst zijn; de Drentse bibliotheken gaan zich meer toespitsen op de doelgroepen jeugd en onderwijs; de Drentse bibliotheken gaan de kwaliteit en de toegankelijkheid van de fysieke bibliotheek waarborgen. In aanvulling op de Strategische visie gaan in 2013 vier projecten van start die de frontoffice (de bibliotheken) en backoffice van Biblionet Drenthe verbinden: 1. klantstrategie 2. de Bibliotheek op school 3. meerjarenbegroting bibliotheken 4. ontwikkeling medewerkers Beleidsondersteuning De beleidsmedewerker van Biblionet Drenthe is ambtelijk secretaris van het B12-overleg van bibliotheekmanagers en directeuren, het Provinciaal Directie Overleg (PDO) en de Besturenraad. Hij en het secretariaat ondersteunen de overlegvormen. Concreet houdt dat o.a. in: voorbereiding agenda, verzamelen en redigeren van stukken, opstellen van adviezen, bewaken van de vergaderplanning en het maken van verslagen. Beleidsondersteuning aan afzonderlijke basisbibliotheken De beleidsmedewerker van Biblionet Drenthe ondersteunt op verzoek de bibliotheekmanager met het opstellen van de update van het beleidsplan voor de Bibliotheek Meppel. B 12 Het B12 vergadert tenminste zes keer per jaar, de Besturenraad en het PDO in principe vier keer. Enkele belangrijke besluiten van het B12 in 2013 zijn: akkoord met het implementatieplan provinciaal collectioneren. Marketing jaarwerkplan 2013 Keuze voor klanttevredenheidsonderzoeken en in welke bibliotheken Verrekening kosten leenverkeer Keuze in dienstverlening voor ouderen Daarnaast volgt het B12 de aansluiting op Bibliotheek.nl de landelijke infrastuur op de voet. Ook komt B12 een aantal keren bijeen om gezamenlijkheid aan het spreidingsplan te werken. Hierin wordt vastgelegd hoe in anticipatie op allerlei ontwikkelingen (bezuinigingen, krimp, enz.) de bibliotheekinfrastructuur eruit komt te zien de komende jaren. Verwacht wordt dat het spreidingsplan voorjaar 2014 klaar is. 9

10 Secretariële ondersteuning Secretariële ondersteuning van het DNB Omdat er veel tijd en energie wordt gestoken in het ontwerpen van een denkrichting voor een nieuw bestuurlijk model, komt de Besturenraad in 2013 vaker bijeen. De ondersteuning van het secretariaat voor het Drents Netwerk Bibliotheken bestaat in 2013 uit het verzorgen van 7 vergaderingen voor de Besturenraad, 4 vergaderingen van het PDO (Provinciaal Directie Overleg), 7 vergaderingen voor het B12, 45 Bestuursvergaderingen en 12 Portefeuille overleggen. De dienstverlening bestaat uit het voorbereiden van agenda s, verslaglegging (Besturenraad, PDO en B12), uitnodigingen sturen en het bijhouden relevante ontwikkelingen en informatie. 5. Implementatie van innovaties Kunst in de Bieb De in 2012 gestarte proef die onderzoekt welke kansen ontstaan door een breder netwerk van kunstuitleenpunten in de bibliotheken te realiseren, krijgt dit jaar handen en voeten. 10 Contractbeheer Naast het digitaliseren van de inkoopcontracten en overeenkomsten van de verschillende inkoopclusters start in 2013 de invoer van verkoopcontracten en overeenkomsten. Pluspakket De afname van producten uit het pluspakket stabiliseert in Dit betreft met name het notuleren van (bestuurs)vergaderingen en secretariële/administratieve ondersteuning aan de Stichting Internetplatform Drenthe en de Literatuurclubs. In 2013 start het Secretariaat met de administratieve ondersteuning van de uitvoeringsorganisatie de Bibliotheek op school. Verhuur vergaderruimten Met de verhuizing naar De Nieuwe Kolk krijgt Biblionet Drenthe de beschikking over een aantal centraal gelegen en aantrekkelijke vergaderruimten. In 2013 start de afdeling met de promotie en coördinatie van de verhuur van vergaderruimtes aan interne- en externe partijen. De vergadermogelijkheden staan op de website en er is een flyer van de faciliteiten. Voor externe aanvragen worden offertes en bevestigingen opgesteld. Inmiddels is er een stijgende lijn in het aantal externe aanvragen. Telefonie Het secretariaat van Biblionet Drenthe verzorgt het telefoonverkeer voor alle organisaties in De Nieuwe Kolk en daarnaast een deel van de receptiewerkzaamheden. Op 4 juli verricht de Commissaris van de Koning, Jacques Tichelaar, in de bibliotheek van Beilen de officiële openingshandeling van het project Kunst in de Bieb: via het interactieve presentatiescherm in de bibliotheek reserveert hij een kunstwerk uit de collectie van het Centrum Beeldende Kunst Drenthe (CBK). Klanten kunnen in de bibliotheken van Beilen, Rolde, Vledder, Zuidlaren en Zuidwolde een kunstwerk uit de collectie van het CBK lenen. Via een touchscreen kan een voorbeeldinterieur worden gekozen, zodat de klant een beeld krijgt hoe een kunstwerk er in zijn eigen huiskamer uit kan zien. Na reservering kan het gekozen schilderij worden afgehaald in de bibliotheek. Biblionet Drenthe verzorgt het vervoer van de kunstwerken. Drenthe is de eerste provincie waar deze pilot van start gaat. Biblionet Drenthe, CBK Drenthe en stichting Bibliotheek.nl werken hierin samen. BoekStart BoekStart is een programma dat het lezen met jonge kinderen bevordert en hen wil laten genieten van boeken. De landelijke organisatie is in handen van Stichting Lezen en het Sectorinstituut van Openbare Bibliotheken (SIOB). Biblionet Drenthe (afdeling Educatie) coördineert en ondersteunt de basisbibliotheken op strategisch en tactisch niveau bij de implementatie en uitvoering van BoekStart. BoekStart heeft in Drenthe een dekkingsgraad van 100%, alle bibliotheken werken met het programma. De activiteiten rondom BoekStart leiden tot een significante stijging van het aantal leden onder pasgeborenen. Op 31 december 2013 staan 1864 bibliotheekleden in de leeftijd tot 2 jaar ingeschreven. Vanaf 2011 wordt BoekStart in de kinderopvang uitgevoerd. Het doel is om kinderen in de leeftijd van 0-4 jaar, hun ouders en pedagogisch medewerkers via de kinderopvang intensief met boeken en (voor)lezen in aanraking te brengen en hen te binden aan de bibliotheek. Alle leesbevorderingsinitiatieven die in het verleden zijn ontwikkeld door bibliotheken of instellingen voor kinderopvang worden ondergebracht bij het programma BoekStart.

11 Biblionet Drenthe begeleidt de basisbibliotheken van De Wolden, Meppel en Westerveld bij de implementatie van BoekStart in de kinderopvang. Samen richten zij het BoekStartnetwerk Zuidwest Drenthe op. 19 instellingen voor kinderopvang met totaal 21 voorleescoördinatoren nemen hieraan deel waarmee het totaal aantal BoekStartlocaties kinderopvang in Drenthe op 25 komt. Biblionet Drenthe verzorgt ook de BoekStarttrainingen voor de pedagogisch medewerkers. Project ouderbetrokkenheid in Aa en Hunze (Leesklik) Vanuit de gemeente Aa en Hunze wordt samen met instellingen voor kinderopvang en bibliotheek een plan gemaakt om ouders (nog) meer te betrekken bij de taalontwikkeling van hun jonge kind; thuis, op de peuterspeelzaal of de kinder opvang. Dit krijgt vorm in het project Leesklik, bestaande uit voorleescollecties en een website. De website wordt opgeleverd door Biblionet Drenthe en sluit aan bij de activiteiten die op de peuterspeelzaal en kinderopvang plaatsvinden. De domeinspecialist voorschools van afdeling Educatie is nauw betrokken bij de wordt van een landelijk ontwikkeld basisconcept, de lokale invulling is maatwerk, afgestemd op de wensen en het beschikbare budget van de school. De bibliotheken in Drenthe conformeren zich aan het landelijke concept. Biblionet Drenthe fungeert als linking pin en promotor tussen het landelijke kernteam van de Bibliotheek op school en de lokale bibliotheken. Biblionet Drenthe levert de projectmanager en is medeverantwoordelijk voor de implementatie, scholing, en monitoring van de resultaten. De afdeling Educatie van Biblionet Drenthe zorgt ervoor dat de bibliotheek beschikt over programma s op het gebied van leesbevordering en mediawijsheid, gebundeld in de Doorgaande Leeslijn. Dat deze projectmatige aanpak resultaat oplevert, bewijst het feit dat in de gemeente Tynaarlo in het najaar overeenstemming wordt bereikt met de onderwijskoepel Conod en Baasis. In het schooljaar wordt op 19 scholen in de gemeente een Bibliotheek op school gerealiseerd. Ook in de gemeente Meppel wordt op MFA Het Palet een Bibliotheek op school gerealiseerd. Hierin participeren 2 basisscholen en peuterspeelzaal/kinderopvang. In het schooljaar worden nog 3 basisscholen aangesloten. oplevering en vulling van de website Leesklik. In oktober 2013 wordt de website operationeel. De site wordt door de kinderopvang positief ontvangen. Naar verwachting wordt Leesklik uitgezet in meer gemeenten, te beginnen met Meppel. Uitrol de Bibliotheek op school Biblionet Drenthe voert per 1 september 2013 de landelijke organisatie van de Bibliotheek op school uit. Het gaat om een project van de Stichting samenwerkende PSO s Nederland (SPN) dat loopt tot eind De Bibliotheek op school is een landelijk verandertraject waarbij de expertise van bibliotheken rond lezen en leesbevordering van de bibliotheken naar de basisscholen wordt verplaatst. Biblionet Drenthe is verantwoordelijk voor de landelijke ondersteuning op het gebied van o.a. scholing, communicatie en de digitale infrastructuur. Het concept de Bibliotheek op school wordt in 2013 uitgerold in de provincie. Biblionet Drenthe Kern van de aanpak is dat de bibliotheken willen komen tot een strategische samenwerking met het basisonderwijs met als resultaat aantoonbare verbetering van de taal-, lees- en informatievaardigheden bij de kinderen. De inhoudelijke pijlers van De bibliotheek op school zijn: collectie, leesbevordering en mediawijsheid. Uitgegaan In de gemeenten Westerveld, De Wolden, Noordenveld worden oriënterende gesprekken gevoerd op bestuurlijk niveau met gemeente en onderwijs waarbij de bibliotheken ondersteuning krijgen van de projectmanager de Bibliotheek op school. De schoolmonitor is een belangrijk instrument om de leescultuur binnen de school en thuis te meten. Op basis van de uitkomsten van de monitor stelt de bibliotheek samen met de school een lees- en mediaplan. Doel is de leesattitude bij kinderen te verbeteren middels gerichte leesbevorderingsactiviteiten. Dankzij de monitor is dit meetbaar en zichtbaar. In 2012 werd de monitor uitgevoerd op 17 basisscholen in de provincie Drenthe (incl. Assen en Hoogeveen), in 2013 doen er 31 basisscholen mee. Biblionet Drenthe verzorgt de training en informatievoorziening voor de bibliotheekmedewerkers die uitvoering geven aan de monitor. 11

12 6. Digitale bibliotheek Aansluiting landelijke digitale infrastructuur In 2013 vindt de formele aansluiting op de landelijke digitale infrastructuur plaats. De eisen voor de aansluiting zijn bepaald in de Aansluitsubsidie Landelijke Infrastructuur van OC&W. Zo worden initiële databestanden t.b.v. de Nationale Bibliotheekcatalogus en het Landelijk DataWarehouse geleverd; wordt de software voor het synchroniseren van de data voor de Nationale Bibliotheek Catalogus en het Landelijk Datawarehouse besteld en geïnstalleerd en wordt de titeldatabase (de catalogus) geschoond ten behoeve van een probleemloze export naar de Nationale Bibliotheekcatalogus. Door stagnatie in de bouw van de landelijke digitale infrastructuur kan Stichting Bibliotheek.nl zogenaamde enduser-producten niet opleveren. Naar verwachting gaat dit in de tweede helft van 2014 gebeuren. Dit betreft onder meer de WAAS (Website as a Service ), alle enduser-faciliteiten die hierbij horen en de interface van de Nationale Bibliotheek Catalogus. De aansluiting van de bibliotheken op de landelijke digitale infrastructuur is projectmatig georganiseerd. Dit betekent dat een projectgroep de benodigde activiteiten uitvoert en dat een stuurgroep (bestaande uit een vertegenwoordiging van bibliotheken en Biblionet Drenthe) de besluiten hieromtrent neemt. Periodiek wordt aan alle stakeholders (bibliotheken, afdelingen, externe gebruikers) verslag gedaan van de voortgang. In landelijk verband is er strategisch, tactisch en operationeel overleg en afstemming via de kanalen van SPN (Stichting Samenwerkende PSO s Nederland). Biblionet Drenthe levert aan de Stichting Bibliotheek.nl expertise voor het tweedelijns beheer van Bibliotheek.nl. Webapp en Ideal Om de Drentse bibliotheekleden kennis te laten maken met nieuwe producten wordt de zogenaamde mobiele catalogus of webapp aangeboden. Deze interface kan geladen worden op een smartphone of tablet en gedraagt zich als een app: een handig middel om o.a. snel reserveringen en verlengingen uit te voeren. Tevens wordt via de bestaande interface van de bibliotheken uitgebreid met de mogelijkheid om betalingen uit te kunnen voeren met Ideal. Niettemin zijn de bezoekers 10% actiever op de websites dan in Er wordt meer gebruik gemaakt van diensten, zoals aanvragen/reserveren, leesadvies, mijn menu, Muziekweb en verlengen. Dit cijfer duidt op appreciatie van de gebruiker en op gebruiksgemak. Nieuw intranet Voor de interne berichtgeving ten behoeve van medewerkers van de bibliotheken en de serviceorganisatie ontwikkelt Biblionet Drenthe een nieuw intranet op basis van het content management system Joomla. Het format van het nieuwe intranet is gebaseerd op Nu.nl waar de informatie gegroepeerd staat gepresenteerd. Het nieuwe intranet kan worden beheerd door meerdere redacteuren, wat in de oude situatie maar beperkt mogelijk was. Sociale media Alle Drentse bibliotheken zijn in 2013 actief op Twitter en een aantal ook op Facebook. Biblionet Drenthe enthousiasmeert en ondersteunt de lokale bibliotheken in de vorm van workshops en advies. Ook worden de gezamenlijke Twitter- en Facebookaccount van de Drentse bibliotheken beheerd door Biblionet Drenthe. Daarnaast heeft Biblionet Drenthe het eigen Digitaal klantenpanel In 2013 gaat een digitaal klantenpanel van start. De ca 200 respondenten geven hun mening over een breed scala aan onderwerpen, waar onder de gebruiksvriendelijkheid van onderdelen van de hernieuwde website en de geïntroduceerde mobiele catalogus. Het commentaar wordt gebruikt als input voor verdere verbeteringen. Via de reguliere klanttevredenheidsonderzoeken wordt de website beoordeeld door 64% met tevreden en 16% met zeer tevreden. De overige 10% heeft geen mening. Vernieuwing websites bibliotheken De herinrichting van de websites van bibliotheken wordt voorbereid in 2013 en begin januari 2014 gaat deze live. De hernieuwde website is voorbereid op het plaatsen van landelijk aangeleverde content via widgets. 12 Het bezoek aan de website neemt in 2013 af met 3%. Als oorzaak zijn o.a. aan te wijzen de terugloop van het aantal bushalteplaatsen en het sluiten van bibliotheekvestigingen. Ook van invloed is de benutting van het zogenaamde groot abonnement voor leden. Dit abonnement voorziet in het langer lenen van veel materialen, waardoor bezoek aan de website (i.v.m. bijvoorbeeld verlengen) niet noodzakelijk is.

13 7. Marketing en communicatie Communicatie De afdeling Secretariaat & Receptie wordt in 2013 samengevoegd met de afdeling Communicatie tot één afdeling Communicatie & Secretariaat. Communicatie zorgt voor de uitvoering van de werkzaamheden die voortvloeien uit de door het Drents Netwerk Bibliotheken vastgestelde marketingstrategie en ondersteunt bij standaard communicatieve uitingen van de bibliotheken en Biblionet Drenthe. In 2013 bestaan de communicatieve uitingen o.m. uit het maken van een verhuisfilm t.g.v. de verhuizing naar De Nieuwe Kolk, het verzorgen van rondleidingen en het organiseren van een bijeenkomst voor relaties i.h.k.v. het 60-jarig jubileum van Biblionet Drenthe. Daarnaast ontwikkelt de afdeling de brochure Biblionet Drenthe : Een sterke ruggengraat voor innovatieve bibliotheken en de Prezi Wat doet Biblionet Drenthe voor de doelgroep bestuurders en relaties. Daarnaast zorgt Biblionet Drenthe voor centrale persberichten. Een van de medewerkers verzorgt de tweewekelijkse promotie van een roman of non-fictieboek in het radioprogramma Cultuurpodium van RTV-Drenthe. Marketingcampagnes De afname van producten uit het pluspakket start door de uitvoering van marketingacties op maat: Promotie e-books In 2013 kunnen bij de bibliotheken e-books worden gelezen. Zowel klanten en niet-klanten kunnen hier tijdelijk gebruik van maken tijdens de landelijke actie Lees meer. Het doel is om mensen kennis te laten maken met het fenomeen e-books via de bibliotheek. Biblionet Drenthe faciliteert de promotie in Drenthe en verzamelt de gegevens van niet-klanten die interesse tonen. Bibliotheken kunnen deze potentiele klanten benaderen voor meer informatie over de bibliotheek en het e-book aanbod. Ook gedurende de andere campagnes zoals de VakantieBieb verzorgt Biblionet Drenthe de promotie van e-books via de o.a. de websites, nieuwsbrieven en persberichten. Klantbehoud Een belangrijke doelstelling van de bibliotheken is het behouden van klanten. Daarom wordt een marketingactie gericht op potentiele afhakers, de groep klanten die hun factuur nog niet heeft betaald. Om deze klanten aan te sporen alsnog te betalen, organiseert Biblionet Drenthe enkele belacties door bibliotheekmedewerkers. 12% van deze klanten besluit alsnog tot betaling over te gaan. Gezien het succes van deze belactie bekijken de bibliotheken of ze het nabellen van klanten structureel kunnen oppakken. Digitale nieuwsbrieven Biblionet Drenthe stuurt uit naam van de Drentse bibliotheken digitale nieuwsbrieven om klanten op de hoogte gehouden van acties en (nieuwe) producten. Door een nieuw mailprogramma kan beter aan de vraag van individuele bibliotheken worden voldaan om naar de eigen klanten een nieuwsbrief te sturen. Van deze mogelijkheid wordt in toenemende mate gebruik gemaakt. In 2013 worden 19 nieuwsbrieven aan klanten verstuurd, waarvan 8 in opdracht van lokale bibliotheken. Tijdens de maand van het spannende boek in juni houdt Biblionet Drenthe een wervingsactie onder bibliotheekleden die nog geen abonnement hebben op de nieuwsbrief. In 2013 is ca. 30% van de volwassen leden geabonneerd op de nieuwsbrief. Huis-aan-huiskrant Lees meer Om de bibliotheken zichtbaar te maken voor de inwoners van Drenthe, zowel klanten als niet-klanten, wordt gekozen voor een relatief simpel en betaalbaar medium met een groot bereik, namelijk de huis-aan-huiskrant. De bibliotheek wil met deze krant haar imago verbeteren en promotie maken voor de activiteiten, producten en diensten die ze heeft te bieden. Biblionet Drenthe ontwerpt een huis-aan-huiskrant en zorgt dat elke gemeente zijn eigen redactionele pagina s krijgt. Het resultaat is een prachtige uitgave in 12 edities. De krant bevat aanbiedingen voor bestaande klanten en nieuwe klanten. Meetbaar levert de krant 230 nieuwe betalende leden op en 887 leden doen mee aan een verlotingswedstrijd voor trouwe leden. Bibliotheken krijgen van hun klanten positieve respons op de verloting. Member-gets-memberactie Nederland Leest is een jaarlijks terugkerende landelijke actie die veel klanten naar de bibliotheek trekt omdat ze dan een gratis een boek krijgen. Deze actie is bij uitstek interessant om bestaande klanten in te zetten als ambassadeurs voor het werven van nieuwe klanten. Biblionet Drenthe ontwikkelt een wervende boekenlegger die de bibliotheken met de gratis boeken weg kunnen geven. De bestaande klant wordt gevraagd om een nieuwe (betalende) klant te werven voor de bibliotheek. Zowel de bestaande klant als de nieuwe klant ontvangen een tijdschriftenbon als welkom cadeau. 13

14 19-jarigen Jongeren die 19 jaar worden, moeten gaan betalen voor hun bibliotheekabonnement. Om jongeren hierop te attenderen, krijgen ze vlak voor hun 19 e verjaardag een brief met de aankondiging dat ze een acceptgiro zullen ontvangen. Doel van deze brief is om jongeren op tijd te informeren zodat ze eventueel actie kunnen ondernemen. Het resultaat is dat klanten (lees: ouders) het waarderen dat ze hierop worden geattendeerd en het voorkomt vervelende situaties aan de balie in de bibliotheek. Deze 19-jarigen-actie wordt centraal uitbesteed aan Biblionet Drenthe. Automatische incasso-actie Aan het versturen van acceptgiro s zijn de bibliotheken veel administratiekosten kwijt en ook worden aan deze klanten relatief veel herinneringen verstuurd. Aan klanten die er voor kiezen om met acceptgiro te blijven betalen, worden daarom administratiekosten in rekening gebracht. Bij elke acceptgiro verstuurt Biblionet Drenthe een aantrekkelijk opgemaakte incasso-kaart mee om deze klanten over te halen met automatische incasso te gaan betalen. Ze hoeven dan geen administratiekosten te betalen. Ruim de helft van de klanten betaalt inmiddels via automatische incasso. Workshop vormgeven in huisstijl Het is belangrijk dat bibliotheken in de communicatie met hun klanten correct gebruikmaken van huisstijl van de bibliotheek. Biblionet Drenthe organiseert daarom een workshop voor de medewerkers van de bibliotheken die dagelijks met de huisstijl hebben te maken. Voor de workshop is veel belangstelling en zal in 2014 worden herhaald. 8. Kwaliteitszorg en certificering Certificering Het Drents Netwerk Bibliotheken is in 2012 landelijk gecertificeerd. Biblionet Drenthe en alle Drentse bibliotheken blijken volgens de beoordeling te behoren tot de beste in Nederland. Het certificaat wordt voor de periode van november 2012 t/m november 2016 verleend aan de Drentse bibliotheken. Daarmee leveren zij hun bijdrage aan het nationale bibliotheeknetwerk en zijn voor de toegekende periode toekomstbestendig. Kwaliteitszorg De stuurgroep die is belast met de certificering wordt verbreed naar kwaliteitszorg. Deze groep komt eens per kwartaal bij elkaar om zich bezig te houden met verbeterpunten. De coördinatie ligt bij Biblionet Drenthe. Concreet houdt de stuurgroep zich bezig met: de doelen van het jaarlijks operationeel werkplan meer SMART maken; ook de doelen van het innovatiebeleid meer SMART- maken; het beter meetbaar maken van de tevredenheid van de samenwerkingspartners; de vraag hoe de tevredenheid van de subsidiegevers beter te is meten. Klanttevredenheidsonderzoeken Om aan de certificeringeisen te voldoen hoeft niet elke vestiging om de vier jaar een klantonderzoek (KTO) te laten doen. Het is ook mogelijk dit partieel te laten rouleren door ieder jaar in een aantal vestigingen onderzoek te houden. Van belang is dat regelmatig een representatief beeld wordt verkregen van de klanttevredenheid en ook dat de klant op dusdanige wijze bevraagd wordt zodat dat de bibliotheekorganisatie hier bruikbare gegevens uit haalt. Biblionet Drenthe begeleidt het traject, wat onder meer inhoudt het i.o.m. de managers bepalen van de modules, aanleveren mailadressen en communiceren met de bibliotheken en de klanten. Omdat de bibliotheekmanagers meer willen sturen op dienstverlening, wordt in 2012 gekozen voor een modulair opgebouwd klanttevredenheidsonderzoek. Klanten krijgen digitaal op verschillende thema s (retail, collectie, website, enz.) vragen voorgelegd. In 8 bibliotheken - Coevorden, Diever, Emmen Centrale, Gieten, Peize, Roden, Ruinen en Vries wordt eind 2013 een klantonderzoek onder leden ouder dan 13 jaar gehouden. De beoogde respons wordt overal gehaald; de bibliotheken scoren overall het gemiddelde rapportcijfer 7, De belangrijkste aanbevelingen/conclusies: Weiniggebruikers en nulleners haken af. Ga daar mee aan de slag! Het onderzoek biedt zeker handvatten. Focus op collectie, waarbij in acht genomen wordt dat onder de respondenten vooral de traditionele lezers vertegenwoordigd zijn, die zelf aangeven minder vaak de bibliotheek te bezoeken, omdat ze (meer) e-books downloaden.

15 9. HRM Lerende organisatie Vanuit de visie van een lerende organisatie zet het gezamenlijke management diverse ontwikkeltrajecten in gang, gebaseerd op het Strategisch Plan van het netwerk, het Programma van eisen van de provincie en de ontwikkelafspraken met medewerkers. Hierbij verleent afdeling P&O de procesondersteuning. Deze aanpak leidt tot meer verbinding tussen de diverse plannen en diverse organisatieonderdelen. Ontwikkeling van medewerkers vindt plaats op de volgende terreinen: vrijwillige en gedwongen mobiliteitstrajecten; teamtrajecten voor ontwikkeling van medewerkers in de bibliotheken en het facilitair bedrijf; opleidingen tot mediacoach en leesconsulent; diverse ICT-en digitale bibliotheektrainingen; provinciale werkmeetings klantgerichtheid op teamniveau. Management developmenttraject Een tweede groep managers volgt het management developmenttraject en rondt het af medio Het traject heeft als doel de managers toe te rusten voor hun nieuwe rol als verandermanager. Loopbaanontwikkeling In het voorjaar nemen 8 medewerkers deel aan de Kijk op je Loopbaan dag in Groningen. Buiten de bibliotheekbranche kijken en een dagje stage lopen in een andere organisatie is voor de medewerkers een echte eye-opener. Uit de evaluatie blijkt dat de deelnemers dit als een succesvol initiatief ervaren. Loopbaangesprekken Biblionet Drenthe ondersteunt het proces met betrekking tot scholing en functieprofielen. De aanpak richt zich op: een betrouwbaar en structureel partnerschap voor het onderwijs, met als kenmerken gelijkwaardigheid, persoonlijk, dynamisch en gericht op samenwerking en kwaliteit; expertise op het gebied van (kinder)literatuur, leesbevordering en taalontwikkeling; expertise op het gebeid van informatievaardigheden, met de prioriteit bij zoek strategieën en informatiebronnen, fysiek en digitaal. Reorganisatie Eind 2012 vinden de voorbereidingen plaats voor een tweede reorganisatieronde. In deze ronde zijn 8 herplaatsingskandidaten. Na een zorgvuldig proces krijgen 6 van deze herplaatstingskandidaten een nieuwe werkplek. 2 herplaatsingskandidaten maken gebruik van de aanvullende regeling op het Sociaal Plan. Daar waar gewenst, biedt Biblionet aanvullende scholing aan. De reorganisatie wordt in goed overleg met de Ondernemingsraad en vakbonden uitgevoerd. Op 29 april 2013 wordt de formele afkondiging van de tweede reorganisatie gedaan. In goed overleg met de Ondernemingsraad lukt het om in het najaar een aantal bezuinigingen door te voeren zonder dat daarvoor een derde formele reorganisatie nodig is. Programmamanagement Tijdens een strategische sessie kiezen de Raad van Bestuur en de managers de vier belangrijkste speerpunten voor de komende periode. Deze speerpunten worden in de vorm van vier programma s opgepakt. De onderlinge verbinding is essentieel is en wordt in de stuurgroep bewaakt. In 2014 werpt deze aanpak de eerste vruchten af. De vier programma s zijn: Klantstrategie De Bibliotheek op school HRM-veranderplan Meerjarenbegrotingen voor alle stichtingen. In december vinden de voorbereidingen plaats voor de loopbaangesprekken voor alle vestigingsleiders. Organisatieontwikkeling Diverse bibliotheken en afdelingen stellen ontwikkelplannen op basis van strategische personeelsplanning. Hierbij worden ze ondersteund vanuit Biblionet Drenthe. De Bibliotheek op school Vanaf 2016 moeten alle gemeenten in Drenthe beschikken over voldoende gekwalificeerde medewerkers om de Bibliotheek op school te kunnen uitvoeren. 15

16 10. Administratieve en organisatorische ondersteuning Wijziging huisbankier en-accountant De Rabobank wordt de nieuwe huisbankier van Biblionet Drenthe en het aantal rekeningen wordt teruggebracht. Met ingang van de jaarrekening over 2012 is de nieuwe huisaccountant Meeuwsen Ten Hoopen. Met deze nieuwe accountant wordt, mede op verzoek van de provincie, een versnelling doorgevoerd om de jaarrekening van 2013 per 1 april 2014 gereed te hebben. Autorisatie inkoopfacturen Voor de verwerking en autorisatie van inkoopfacturen wordt het programme ProActive geïmplementeerd. Met dit ondersteunende systeem is het mogelijk om digitaal facturen te autoriseren door de budgethouders. Managementinformatie Na besluitvorming in de besturenraad is een treasuryprotocol van kracht geworden. Er wordt met ingang van 2013 tweemaal per jaar gerapporteerd over de stand van solvabiliteit en liquiditeit van de verschillende stichtingen. De managementinformatie wordt steeds meer benut. Hiermee worden veranderingen gesignaleerd waarna (verbeter)acties volgen wordt gericht op aandacht voor het proces van kwijtscheldingen, de registratie van klantbezoek in de bibliotheken en nabelacties voor leden met betaalachterstand. Invoering SEPA Biblionet Drenthe start met de werkzaamheden om tijdig gereed te zijn voor het nieuwe Europese betalingssysteem SEPA. Het bibliotheeksysteem is goedgekeurd en begin februari 2014 zal Biblionet Drenthe volledig SEPA-proof zijn. Meerjarenbegroting De bezuinigingen en (aanstaande) veranderingen in de bibliotheek infrastructuur, waaronder de entree van het concept de Bibliotheek op school, zorgen ervoor dat er meer aandacht is voor de langere termijn financiering van het bibliotheekwerk. In 2013 wordt gestart met meerjarenramingen en begrotingen, waarmee de bibliotheken optimaal ondersteund worden. 11. Facilitair bedrijf Biblionet Drenthe Verhuizing naar De Nieuwe Kolk In de laatste week van maart 2013 verhuist het facilitair bedrijf Biblionet Drenthe van de Brunelstraat naar De Nieuwe Kolk in het centrum van Assen. De twee bibliobussen blijven tot 2015 gestald aan de Brunelstraat, net als de beide bevoorradingsvrachtwagens. Jubileum en ingebruikname De Nieuwe Kolk Na enkele weken proefdraaien wordt op 23 mei de nieuwe huisvesting officieel in gebruik genomen. Op die dag wordt ook het 60-jarig bestaan van de organisatie gevierd. Zestig jaar actief in Drenthe De basis van Biblionet Drenthe ligt bij de in 1953 opgerichte Provinciale Plattelandsbibliotheek voor Drenthe. In de jaren 60 veranderde de naam in Provinciale Bibliotheekcentrale Drenthe. Door uitbreiding en verbreden van het dienstverleningspakket en een gewijzigde rol binnen het netwerk voor bibliotheken, raakte het begrip bibliotheekcentrale achterhaald. De naam is daarom in 2008 gewijzigd in Biblionet Drenthe. De Nieuwe Kolk in Assen is het vierde gebouw waarin de organisatie is gehuisvest. Eerdere gebouwen stonden achtereenvolgens aan de Nassaulaan, de Buizerdstraat en de Brunelstraat. 16 Quotes en filmpremière Tijdens het verrassende en inspirerende programma worden toespraken van gedeputeerde van de provincie Drenthe Henk van de Boer en voorzitter Raad van Bestuur Lenie van der Werf afgewisseld met o.a. het voorlezen van quotes uit boeken. De bijeenkomst wordt bijgewoond door ca. tweehonderd genodigden.

17 Ook gaat de film De kracht van Biblionet Drenthe in première. Hierin wordt de aanwezigen het brede pakket aan werkzaamheden van Biblionet Drenthe getoond. De film is te bekijken op YouTube en de website van Biblionet Drenthe. Opening De officiële openingshandeling bestaat uit het uitrollen van een perkamentrol door gedeputeerde Henk van de Boer en de Asser wethouder Maurice Hoogeveen, waarna het logo van Biblionet Drenthe op de wand wordt geprojecteerd. Van de Drentse bibliotheken krijgt Biblionet Drenthe een stoere picknicktafel met parasol cadeau. Deze krijgt een hele mooie plaats op het dakterras. Samenwerking noordelijke PSO s In september 2013 neemt de Raad van Bestuur van Biblionet Drenthe het initiatief om de gesprekken over de samenwerking met de andere noordelijke PSO s nieuw leven in te blazen. Behalve Biblionet Drenthe Groningen wordt Bibliotheekservice Fryslan nu ook uitgenodigd om de samenwerkingsmogelijkheden te onderzoeken. Het is een constructief overleg en afgesproken wordt om onderzoek te doen naar samenwerking op verschillende backofficediensten: ICT, Financiën, P & O, Marketing en Repro. 12. Bibliotheken Aa en Hunze Al in 2012 keurt de gemeenteraad Aa en Hunze de Bibliotheekvisie goed. In dit visiedocument worden de opgelegde bezuinigingen verankerd in het beleid van zowel de gemeente als de Basisbibliotheek Aa en Hunze inzake het bibliotheekwerk in de gemeente. De gemeente Aa en Hunze kiest vooralsnog voor een bibliotheekfunctie in de vier kernen Gieten, Annen, Rolde en Gasselternijveen. Hierbij wordt de nadruk gelegd op de functie en niet langer op de huisvesting. Vanuit dit beleid wordt het pand van de Bibliotheek Gasselternijveen te koop gezet en verhuist die bibliotheek naar het nieuw te bouwen MFC aldaar. Op termijn zal ook de fysieke ruimte in zowel Annen als Rolde worden beperkt en komt er meer nadruk te liggen op de digitale bibliotheek en het digitaal lezen. In 2014 zal de bibliotheek met de het basisonderwijs in gesprek gaan inzake de invoering van de Bibliotheek op school in die basisscholen waar de bibliobus met ingang van 1 januari 2015 verdwijnt. In gemeente Aa en Hunze wordt samen met instellingen voor kinderopvang en de Bibliotheek een plan gemaakt om ouders (nog) meer te betrekken bij de taalontwikkeling van hun jonge kind; thuis, op de peuterspeelzaal of de kinderopvang. Het resultaat is de website en het beschikbaar stellen van leescollecties rond de thema s. Borger-Odoorn Nieuwe bibliotheekvisie Bibliotheek Borger-Odoorn stelt in samenwerking met de gemeente Borger-Odoorn een nieuwe bibliotheekvisie voor de komende jaren op. Deze beleidsvisie wordt door de gemeenteraad aangenomen. Het bestuur van de bibliotheek en het college geven goedkeuring aan het uitvoeringsplan dat praktische invulling geeft aan het beleid voor de komende jaren. Het uitvoeringsplan geeft invulling aan zaken als huisvesting, collectieomvang, ICT, openingstijden, personele inzet en activiteiten. Huisvesting In februari verhuist bibliotheek Odoorn naar het voormalig Groene Kruisgebouw in Odoorn. Hier wordt een volledige bibliotheek gerealiseerd tegen geringere huisvestingskosten. Bibliotheek Valthermond wordt om dezelfde reden verkleind maar blijft in hetzelfde gebouw. 17

18 18 Bibliotheek Borger verhuist in december naar MFA Het Hunzehuys en zal daar in januari 2014 de deuren weer openen. Pilot nieuw bestuursmodel Het stichtingsbestuur van Bibliotheek Borger-Odoorn wordt pilot bij de invoering van het nieuwe bestuursmodel van de Drentse bibliotheken. Het bestuur besluit daarom de stichting op te heffen in Zo moet duidelijk worden wat er geregeld moet worden als een stichting zichzelf opheft en hoe een gemeente een vertegenwoordiger kan benoemen in een nieuw te vormen Drents bibliotheekbestuur. Coevorden Bibliotheek terug in het Arsenaal De Bibliotheek van Coevorden verhuist terug naar het Arsenaal. Dit historische gebouw is na de grondige verbouwing een verrijking voor de stad Coevorden. Bibliotheek, Stedelijk Museum Coevorden, Tourist Info en Historische Vereniging werken intensief samen en bieden zo een meerwaarde voor elkaars klanten. De bibliotheek wordt volgens het nieuwe landelijke concept ingericht en biedt de klanten volledige selfservice. Het is ook de eerste cashless Bibliotheek in Drenthe. Jubileum Coevorder bibliotheken In 2013 bestaat de bibliotheek in Coevorden 50 jaar en ook jubileren de overige bibliotheken in de gemeente: Aalden (35 jaar), Dalen (40), Oosterhesselen (40), Schoonoord (40) en Sleen (45). Dit wordt groots gevierd. De aftrap van de activiteiten is in theater Hofpoort. Tentoonstelling bevrijdingskinderen In Bibliotheek Dalen is een tentoonstelling over bevrijdingskinderen, kinderen die verwekt zijn door bevrijders. Voor deze expositie en de daaraan verbonden activiteiten is veel belangstelling en het genereert ook veel publiciteit op o.a. RTV Drenthe. De Wolden Meerjarenvisie De gemeente De Wolden geeft in de Kadernota 2013 aan om samen met de Bibliotheek een meerjarenvisie uit te willen werken die uitgaat van een (strategische) koppeling van brede scholen, kindcentra en bibliotheken. Aan het resultaat is per 2017 een grote bezuiniging gekoppeld. Kunst in de Bibliotheek Vanaf de zomer kunnen inwoners van gemeente De Wolden kunst lenen in Bibliotheek Zuidwolde. Het gaat om kunstwerken uit de collectie van het Centrum Beeldende Kunst Drenthe. In de Bibliotheek kunnen de klanten de schilderijen op een interactief presentatiescherm uitkiezen. Kunstroute Bibliotheek De Wijk is onderdeel van de kunstroute Grensloos Kunst Verkennen en trekt daarmee zo n duizend bezoekers. Ook komen veel bezoekers naar de twee muzikale bijeenkomsten die de bibliotheek i.s.m. Cultuurkring Kunst aan de Reest organiseert. Emmen Zaak van het Jaar De Centrale Bibliotheek wordt genomineerd als Zaak van het Jaar. De Bibliotheek komt uiteindelijk niet als winnaar uit de bus, maar de verkiezing levert wel de nodige publiciteit op, o.a. in de lokale pers en in het landelijke Bibliotheekblad. Huisvesting Bibliotheek Klazienaveen gaat onderdeel uitmaken van het nieuw te bouwen Esdal College. De bouw start in 2014 en de oplevering is naar verwachting in Het aantal gedetacheerde uren bij de mediatheek van het Esdal Klazienaveen wordt in verband met de nieuwbouw uitgebreid van 6 naar 12 uur. In Erica wordt als aanvulling op de bibliobus een kleine vaste voorziening geopend met een extra collectie voor volwassenen. Dit alles als vervanging van de in 2012 afgebrande bibliotheek. Projecten Met de uitvoering van de Monitor op een viertal scholen wordt ook in Emmen een start gemaakt met de uitrol van het concept de Bibliotheek op school. In het kader van de erfgoededucatie voert de Bibliotheek twee grote projecten uit in opdracht van de gemeente: Sporen van vroeger (hunebedbouwers). Deelname: 785 leerlingen van 26 scholen De Tweede Wereldoorlog in de gemeente Emmen. Deelname: 1530 leerlingen van 40 scholen. Meppel Culturele gemeente Meppel wordt in 2013 culturele gemeente van Drenthe met als slogan Meppel maakt het. Samen met Schouwburg Ogterop, Scala en gemeente werkt de bibliotheek intensief samen aan een breed gevarieerd aanbod van activiteiten. Een van de hoogtepunten is het literaire festival Zomerzinnen in juni. Bibliotheken Nijeveen opent in februari samen met Stichting Speelwerk

19 2015 verdwijnt. De vestigingen Peize en Norg worden fysiek verkleind en de bibliotheek Roden zal verhuizen naar een meer centrale plaats in het dorp. Ook op de basisscholen in Peize en Norg zal de Bibliotheek op school worden ingevoerd. Tynaarlo de vernieuwde bibliotheekvoorziening. Jochem van Gelder en wethouder Jansen openen in het Palet (integraal kindcentrum voor kinderen van 0 12 jaar) de eerste Bibliotheek op school. Ruim duizend leerlingen zijn hierbij als getuige aanwezig. De openingstijden van de Bibliotheek Meppel worden verruimd: van oktober tot april is de bibliotheek nu ook op zondagmiddag open. Elke tweede zondag van de maand is er een activiteit. Hoogtepunt is de familievoorstelling Hoe verzint ie het toch allemaal van Jacques Vriens. Zeven kinderdagverblijven beginnen met Boekstart in de Kinderopvang. Activiteiten In de Week van de alfabetisering opent wethouder Dohle een expositie die samen met werkvoorzieningsschap Reestmond is opgezet en bestaat uit verhalen en gedichten van medewerkers Reestmond. Midden-Drenthe De Bibliotheek Bovensmilde vertrekt uit het pand aan de Ribesstraat en gaat verder als doelgroepenbibliotheek in de nieuwe brede school De Kiem in Bovensmilde. In Bibliotheek Beilen start in juli een kunstuitleen als onderdeel van de landelijke pilot Kunst in de bieb. De kunstuitleen wordt in het bijzin van o.a. burgemeester Broertjes officieel geopend door de commissaris van de Koning, de heer Tichelaar. Sinds 2013 participeert de bibliotheek samen met het ICO en K&C Drenthe als aanbieder vanuit het Kunstmenu naar alle basisscholen in de gemeente. Het begrip Kunstmenu wordt breder getrokken en heet nu Cultuurmenu. De bibliotheek organiseert samen met de Buurtacademie een groot Midden-Drenthe dictee dat wordt voorgelezen door wethouder Dolfing. Noordenveld De gemeenteraad in Noordenveld keurt het Beleidskader Bibliotheekwerk : Op naar een toekomstbestendige bibliotheek in Noordenveld goed. In dit beleidskader staat het traject beschreven dat de Bibliotheek Noordenveld zal afleggen in het kader van de bezuinigingen. Dit in nauwe samenhang met de lokale visie op het bibliotheekwerk in de gemeente. In die visie blijft de bibliotheekfunctie in de drie plaatsen Roden, Peize en Norg gegarandeerd. Er wordt gekozen voor de invoering van de Bibliotheek op school bij die scholen waar de bibliobus met ingang van 1 januari In 2013 begint de implementatie van de Bibliotheek op school in alle 20 scholen voor basisonderwijs in de gemeente Tynaarlo. Bibliotheek Zuidlaren organiseert elke eerste donderdag van de maand een app-café. Bezitters van een ipad of een android-tablet geven elkaar tips & trucs geven en wisselen ervaringen uit. Een van de bibliotheekmedewerkers ondersteunt het café met o.a. tips en adviezen op het gebied van apps en boeken. De bibliotheken in Eelde en Zuidlaren hanteren sinds oktober doorlopende openingstijden vanaf uur. Gedurende de wintermaanden is de bibliotheek in Zuidlaren ook op zondagmiddag geopend. Westerveld Beleid en financiën De bibliotheek dient een meerjarenbegroting in en het uitvoeringsplan krijgt instemming van de gemeente. Uitgangspunten zijn dat de bibliotheek in 2016 een omslag in het huidige bibliotheekwerk heeft gerealiseerd van gebouwen naar functies en dat vooral de doelgroepen jeugd en ouderen een belangrijke plek in de dienstverlening krijgen. De bibliotheek gaat in gesprek met het onderwijs over het concept de Bibliotheek op school. Huisvesting In de zomer opent in Dwingeloo een nieuwe bibliotheek de deuren in zorgcentrum De Weyert. Met deze bibliotheek voor volwassenen wordt vooruit gelopen op de ontwikkelingen in Dwingeloo. De gesprekken over huisvesting die worden gevoerd met de middelbare school Stad en Esch zijn kansrijk en worden vervolgd in Kunst in de bibliotheek In Vledder wordt Kunst in de bieb ingericht, een samenwerkingsproject van Biblionet Drenthe, de Drentse bibliotheken en het Centrum voor beeldende kunst (CBK) in 19

20 E. Bijlagen 1. Afkortingen en begrippen B12 Provinciebreed overleg tussen de managers van negen kleinere basisbibliotheken en door de directie gemandateerde medewerkers van de drie grotere bibliotheken Assen, Emmen en Hoogeveen. Het voorzitterschap is in handen van de voorzitter RvB van Biblionet Drenthe. Besturenraad In de Besturenraad Drents Netwerk zijn de 12 stichtingsbesturen vertegenwoordigd. Het primaire doel is om draagvlak voor en instemming van de lokale stichtingsbesturen te verkrijgen en te behouden. Voor alle deelnemers geldt een inspanningsverplichting om het DNB optimaal te laten functioneren en hiertoe besluiten te nemen die het gemeenschappelijk belang zo goed mogelijk dienen Biblionet Groningen Provinciale serviceorganisatie voor Groningen. Biblionet ID Stichting die is ontstaan uit een samenwerkingsverband van Biblionet Groningen en Biblionet Drenthe. Ontwikkelt en beheert digitale informatieloketten en verwante webapplicaties. Bibliotheek.nl Landelijke website de Nederlandse bibliotheken. De digitale landelijke infrastructuur wordt beheerd door Stichting Bibliotheek.nl. Bicat/bicatWise Bicat is een softwarepakket (catalogus- en uitleensysteem) voor bibliotheken, ontwikkeld door HKA. Op 1 januari 2010 wordt een geheel vernieuwde versie geïmplementeerd onder de naam bicatwise. BoekStart Programma om ouders van kinderen van 0 tot 4 jaar te stimuleren met taal en boeken bezig te gaan. Ouders van pasgeboren kinderen krijgen via de gemeente een bon waarmee ze een BoekStartkoffertje kunnen ophalen in de bibliotheek en gelijk hun kind (gratis) lid maken. Brede school Een plek in een wijk of dorp waar de maatschappelijke vraag en het aanbod van voorzieningen samenkomen, met het kind (en de ouders) als belangrijkste klant. dbos De Bibliotheek op school; concept dat als doel heeft de bibliotheek een structurele plaats te geven binnen het onderwijs. Belangrijke elementen zijn een aantrekkelijke collectie op school in combinatie met leesbevorderingsactiviteiten. DNB Drents Netwerk Bibliotheken; het samenwerkingsverband van de twaalf bibliotheekstichtingen in Drenthe. Educat / educatwise Softwarepakket (catalogus- en uitleensysteem) voor schoolbibliotheken en mediatheken, ontwikkeld door HKA ( Erfgoedplein Ruimte in de bibliotheek waar cultuurhistorische informatie over de leefomgeving is te vinden. G!DS Databank met lokale, culturele en maatschappelijke informatie. Bibliotheken en andere organisaties gebruiken deze database voor de presentatie van gegevens op hun websites. HRM Human Resources Management; personeelsbeleid dat ernaar streeft de persoonlijke kwaliteiten van medewerkers optimaal te benutten. IBL Interbibliothecair Leenverkeer: het systeem van afspraken volgens welke bibliotheken in heel Nederland aan elkaar boeken en andere media uitlenen. MFA Multi Functionele Accommodatie, een centrale locatie van waaruit verschillende maatschappelijke organisaties (o.a. de bibliotheek) hun voorzieningen, producten en diensten aanbieden. Naslagcomputers / naslag-pc s Voor iedereen toegankelijke computers in de bibliotheken waarop databestanden, krantenbanken en geselecteerde internetsites gratis kunnen worden geraadpleegd. Nationale Bibliotheekcatalogus (NBC) Nationale Bibliotheekcatalogus, een vrij toegankelijke publiekscatalogus waarin alle bezit van de Nederlandse bibliotheken is opgenomen. Deze wordt ontwikkeld door Bibliotheek.nl. 20