Van het Rijk naar Amsterdam

Transcriptie

1 INTERVIEW MET MARTINE KOEDIJK Van het Rijk naar Amsterdam Amsterdam. Ik heb er geen seconde spijt van: het is veel dichter bij de politiek en ook veel directer. Ik vind het daarnaast leuk om weer terug te zijn in de accountantscontrole. Amsterdam is een prachtstad, er gebeurt zoveel en je merkt het verschil met het Rijk. Veel concreter, minder beleid, veel meer uitvoerende diensten. Amsterdam heeft, om in accountantstermen te spreken, alle mogelijke varianten van dienstverleningstypologieën in huis. Denk aan werk en inkomen, maatschappelijke ontwikkeling, GGD, een archiefdienst. En dan nog een stadsbank van lening, infrastructuur, grondexploitatie, de haven, ondersteunende diensten enzovoorts. Amsterdam heeft alles, het is een enorm breed concern. THEA GERRITSE EN HANS KRAMER Aan het woord is Martine Koedijk, accountant, IT-auditor, manager en sinds april 2011 gemeenteaccountant van Amsterdam mét een opdracht. We spreken met elkaar over haar overstap naar de accountantsdienst van de gemeente, ACAM, haar opdracht en haar visie op de verbreding van de Amsterdamse accountantsdienst. Gemeenteaccountant van Amsterdam. Hoe ben je in deze functie terechtgekomen? Ik wilde van jongs af aan al accountant worden. Het leek me prachtig, de afwisseling als je bij verschillende bedrijven over de vloer komt. Ik koos de weg naar de accountancy via de studie bestuurlijke informatiekunde, omdat toen ik op de middelbare school zat nog niets met computers werd gedaan. Ik had trouwens een bètapakket onder het mom van: als ik accountancy nou niks vind, kan ik altijd nog alle kanten op. Vervolgens ben ik begonnen bij KPMG en daar werd bij de jaarrekeningcontrole nog weinig met de mogelijkheden van IT-auditing gedaan begin jaren negentig. Toen ben ik binnen KPMG overgestapt naar IT-auditing. De opdracht was om IT-auditing in het kader van de jaarrekeningcontrole goed neer te zetten. In dat verband hebben we veel gedaan aan procesbeoordelingen. Daar kreeg ik de smaak te pakken van het vraaggestuurde werken, zo kan ik het t best omschrijven. Vanuit de accountantscontrole was ik een soort verplicht nummer, maar als IT-auditor werd ik gevraagd door het management. Ze waren blij met mijn rapporten, ik kon ze helpen. Dat is eigenlijk waarom ik bij IT-auditing ben gebleven. Ik merkte bovendien dat die kennis schaars was, zeer op prijs werd gesteld en een toegevoegde waarde had ten opzichte van de kennis van de gewone accountant. Er waren genoeg gewone accountants, maar juist die IT-auditkennis gaf wat extra s. In 2003 heb ik de stap gemaakt naar EDP AUDIT POOL 1 (EAP). Na een aantal jaren bij KPMG met haar focus op omzet en targets was het goed om over te stappen naar een overheidsorganisatie waarin ik mijn maatschappelijke betrokkenheid kwijt kon. Voor mij was het een hele mooie stap: plaatsvervangend directeur worden van een club ITauditspecialisten. Kijk, ik ben auditor met hart en ziel, maar ik ben ook manager met hart en ziel. Voor mij betekende de overstap naar EAP ook de mogelijkheid om leiding te geven en ontwikkelingen in gang te zetten. Ik heb bij EAP veel kunnen ontwikkelen en realiseren: HRM-beleid, coaching, kennismanagement, maar ook het jaarplan IT-auditing voor bovendepartementale projecten. Ik ben er trots op dat ik dat in gang heb gezet. Leidinggeven heeft niet alleen betrekking op de interne organisatie, maar heeft ook een strategisch aspect: waar wil ik naar toe? Het samenspel van visie en strategie, interne organisatie en de inhoud van ons beroep vind ik een prachtige combinatie. Toen in 2008 de Rijksauditdienst 2 (RAD) werd opgezet, was het voor mij een verrijkende ervaring om van de kleine EAP naar de grote RAD te gaan, als één van de directeuren. Hoe hou je contact met mensen als je de baas bent van 200 tot 300 mensen? Dat soort vraagstukken waren voor mij interessant. interview de IT-Auditor nummer

2 interview En toch ging je weg? Ja, toch ging ik weg. Amsterdam doet mijn hart sneller kloppen. Ik voel me Amsterdammer, ik ben hier thuis. Voor mij was het dus: Amsterdam... WOW! Bovendien was de vraagstelling interessant. De ACAM, wil zich verbreden en ze zochten iemand die dat kon vormgeven. Verbreding? De basis van ACAM is accountancy. Daarnaast is ACAM actief in IT- en operational auditing en deze vraaggestuurde kant moet verder worden uitgebouwd. Dat vind ik leuk, want dan gaat het over welke organisatie heb ik dan nodig, wat voor mensen heb ik daarvoor nodig, hoe zorg ik ervoor dat de mensen zich ontwikkelen, hoe praat je met klanten, welke diensten kun je leveren, waar zit de toegevoegde waarde voor de klant?. Daarmee spreek je mij aan op mijn kerncompetenties en drijfveren. Ik had eigenlijk geen reden om weg te gaan bij de RAD, maar dit kwam langs en op dat moment neem je dat mee in je overwegingen. Hoe ziet de auditfunctie in Amsterdam er uit? Ik ben de gemeenteaccountant en ik ben benoemd door en in dienst van de gemeenteraad, die mij vervolgens heeft gedetacheerd naar de gemeentelijke organisatie van Amsterdam om leiding te geven aan ACAM. Dat is zo gedaan om de onafhankelijkheid te waarborgen. De raad is de opdrachtgever van de jaarrekeningcontrole (wettelijke taak), en dat blijft de kernopdracht van ACAM. Maar daarnaast heeft zowel de gemeenteraad als het college belang bij audits die de bedrijfsvoering, de uitvoering of de beheersing verbeteren, die ervoor zorgen dat de stad Amsterdam (nog) beter in control is, beter zijn risico s beheerst. Op dit moment werken wij vooral vraaggestuurd voor de directeuren van de diverse diensten van Amsterdam. We zijn bijvoorbeeld actief bij verschillende projecten waar we projectaudits doen, zowel IT-audits als operational audit (zoals naar het nieuwe financiële systeem van Amsterdam, maar ook naar beleidsprojecten). We geven advies over verantwoordingsvraagstukken (bijvoorbeeld of iets wel of niet geactiveerd kan worden) en voeren audits uit die gerelateerd zijn aan processen (bedrijfsvoering en uitvoering) en natuurlijk ICT. Welke positie neemt de IT-audit op dit moment in bij ACAM? De jaarrekeningcontrole is tot nu toe onze backbone, goed voor zo n 70 tot 80 procent van het werk. We voeren op dit moment relatief weinig IT-audits uit in het kader van de jaarrekeningcontrole. Een deel van de verklaring daarvoor is dat wij beoordelen wat de meest efficiënte aanpak is om te controleren en dan blijkt dat je daarbij niet altijd een IT-auditor Verbinding is de factor voor succes! nodig hebt. Het aantal IT-audits in het kader van de jaarrekeningcontrole zal zeker groeien als op concernniveau meer gezamenlijk wordt georganiseerd (zoals bij het nieuwe financiële systeem). De gemeente heeft bijvoorbeeld een shared service center voor de salarisverwerking, daar is de inzet van IT-auditors efficiënt. De overige vraaggestuurde opdrachten, waaronder de IT-audits, moeten we zelf binnenhalen, dat is niet iets wat vanzelf komt. Onze opdrachtgevers moeten nog beter tussen de oren krijgen, wat we voor ze kunnen betekenen. Daar zit zeker potentie en bovendien heeft ACAM een goede naam. We hebben geen vast budget en dat is best lastig in deze tijd van bezuinigingen. De financiering moet uit de projecten of diensten komen, dus je toegevoegde waarde moet helder zijn. Maar ik ben ervan overtuigd dat we nog meer kunnen betekenen voor de stad, want we hebben unieke kennis van Amsterdam, zeker ook over de IT-infra en systemen. Verbreding houdt dus in dat de verhoudingen gaan veranderen? In 2015 zal 60 procent van ons werk financial audit zijn, dus wettelijke taak en 40 pro- cent vraaggestuurd, waaronder IT- en operational audits. Die verbreding is natuurlijk prachtig, maar tegelijk hebben we ook een taakstelling om te krimpen. Die krimp gaan we voornamelijk realiseren door de jaarrekeningcontrole efficiënter te maken. Je kunt niet hetzelfde werk blijven doen met alleen maar minder mensen. De controleaanpak moet echt wijzigen. We worden dus kleiner en de verhoudingen in de aantallen van de verschillende soorten auditors gaat veranderen. Gezien de IT-ontwikkelingen in het Amsterdamse zie ik goede mogelijkheden om (ook) in het vraaggestuurde deel van IT-auditing groei te realiseren. Dat zijn twee uitdagingen: Vormgeven van een efficiëntere jaarrekeningcontrole én het bevorderen van groei van het vraaggestuurde deel? Hoe ga je dat aanpakken? De jaarrekeningcontrole gaan we efficiënter maken door meer top-down te controleren. Nu controleren we nog elke dienst apart (met een eigen controleverklaring) en dan wordt geconsolideerd. In de nieuwe situatie gaan we vanuit de consolidatie naar de diensten, andersom dus, meer concern- en risicobased, meer procesgericht en met meer inzet van ICT en IT- auditors. En het bevorderen van het percentage vraaggestuurde opdrachten? We hebben een mooie brochure gemaakt waarin we al onze kennisgebieden beschrijven en we gaan daarmee langs de klanten. Ook organiseren we inhoudelijke netwerkbijeenkomsten waar de mogelijke dienstverlening van ACAM aan de orde komt. ITauditing is natuurlijk een belangrijk onderdeel van onze dienstverlening. Ik wil het vraaggestuurde deel naar een bredere inzet halen, niet alleen gerelateerd aan de wettelijke taak en de financiële kant, maar naar alle onderwerpen die er toe doen. Denk aan de grote uitvoeringsprogramma s bijvoorbeeld. Het zou super zijn als diensten in Amsterdam straks bij onderwerpen op onze kennisgebieden meteen aan ACAM denken. Ons motto is nu ACAM, Auditor van Amsterdam. We hebben nog lang gediscussieerd of er de voor moest staan, maar dat vind ik overbodig... 6 de IT-Auditor nummer

3 De mogelijkheid van de IT-audit worden nu dus nog niet benut? Qua kennis kunnen we het hele vakgebied bestrijken: governance, projecten, processen, beheer en beveiliging. ACAM heeft alleen geen echte techneuten, zoals hackers die huren we in. Maar we zijn beperkt qua capaciteit, want op dit moment werken bij ACAM vijf IT-auditors. Gelukkig hebben een aantal andere medewerkers interesse om zich verder in IT-audit te ontwikkelen. Dat stimuleer ik graag! Meer vraaggestuurd werken, dat betekent dus wel een cultuuromslag voor de medewerkers? Op dit moment is er sprake van twee werkculturen. De IT-auditors en operational auditors werken volledig vraaggestuurd, ze hebben geen vaste omzet, zijn bezig met opdrachten binnenhalen en offertes maken. Ze werken vaak aan meerdere opdrachten tegelijkertijd. Accountants in de financial audit werken veel meer vanuit een vast kader: zij bepalen een keer per jaar de controlebudgetten, plannen hun werkzaamheden voor die controles in en hebben daarmee een vrij vaste omzet. Door de reorganisatie wordt geen onderscheid meer gemaakt tussen financial, ITen operational audit. Iedereen wordt auditor. Als straks alle medewerkers meer vraaggestuurd moeten gaan werken, zal meer onderling begrip ontstaan. Als ITauditor weet je bijvoorbeeld niet wat je over drie maanden gaat doen, dat vinden we heel gewoon, maar voor een accountant is dat nog vaak vreemd. Voor financial auditors is het daarom een grotere verandering omdat zij in verhouding meer vraaggestuurd gaan werken. Zij krijgen daardoor diezelfde planningproblematiek met wat meer onzekerheid die daarbij hoort. Hoe sta jij als manager in dat veranderproces? Amsterdammers zijn heel direct en eigenwijs en zijn daarbij wars van hiërarchie. Ze doen dingen niet omdat de baas het zegt. Dus moet je heel goed nadenken over hoe je dingen voor elkaar kunt krijgen, hoe je dingen kunt veranderen en hoe je draagvlak daarvoor creëert. De denkkracht en de eigenwijsheid van de mensen, die moet je gebruiken, niet ontkennen. Het reorganisatieplan is tot stand gekomen samen met de managers die intensief hebben meegeschreven, maar ook door het organiseren van workshops met de medewerkers over verschillende onderwerpen die ze van belang vonden. Ik heb mensen de mogelijkheid gegeven hun zorgen te delen, ervoor gezorgd dat ze hun ideeën kwijt konden, ik heb veel geluisterd naar wat goed gaat en niet goed gaat; al dat soort dingen. Je probeert de positieve energie de IT-Auditor nummer

4 interview en de betrokkenheid die er is te richten op jouw plan en visie. Inmiddels heb je een reorganisatieplan en een nieuw HRM-beleid? Het reorganisatieplan beschrijft de nieuwe visie en laat het nieuwe organisatieplaatje zien. Welke functies zijn er, hoeveel functies zijn er in dit jaar, de komende jaren. Ook zijn de belangrijkste processen op hoofdlijnen uitgewerkt. Ik probeer de gewenste bezetting met natuurlijke en vrijwillige uitstroom te realiseren. We Centralisatie van ICT is goed, maar denk goed na over daadwerkelijke synergie en beheersbare omvang hebben een nieuwe functiefamilie gecreëerd iedereen uit het primaire proces wordt auditor en daar zitten ook nieuwe competenties bij. Er komt een managementteam van vier, inclusief mijzelf. Dat betekent dat de managerstaken meer worden geconcentreerd, zo hoop ik beter te kunnen sturen op kwaliteiten. We hebben natuurlijk een HRM-beleid, maar dat moet nog verder worden toegespitst op de organisatie die we willen worden: een lerende organisatie van professionals. We gaan dus uit van een organisatie van professionals, waarbij zelf verantwoordelijkheid nemen belangrijk is en waarbij de verantwoordelijkheden laag in de organisatie worden belegd. ACAM was perfect ingericht als accountantsorganisatie, maar nu moeten we naar een inrichting die past bij een meer vraaggestuurde organisatie. Een eerste stap in het veranderproces is eigenlijk al begonnen met de verhuizing naar deze flexibele kantoorruimte het is open, zonder muren. Dat die muren weg zijn, is ook goed voor de samenwerking tussen de verschillende functies en discipli- 8 de IT-Auditor nummer

5 nes. Verder organiseren we allerlei interventies, zoals bijvoorbeeld een acquisitietraining, waar de managers en auditors samen heengaan, zodat je daar ook de muren slecht. Dit soort trainingen moeten ook helpen om de benodigde vaardigheden op te doen die in de nieuwe organisatie nodig zijn. Ook medewerkers moeten bijvoorbeeld een acquirerende rol nemen in de richting van directeuren en projectmanagers, dat is pittig. Daarin moeten we nog een stap zetten. Wat maakt Amsterdam tot zo n mooi object voor IT-auditors? Ook voor IT-auditors geldt dat Amsterdam alles heeft. In Amsterdam is nu nog deels sprake van eilandautomatisering. De basis ICT-voorzieningen worden wel concernbreed gebruikt. Er zijn in het concern 32 diensten en zeven stadsdelen. Veel diensten hebben door hun specifieke taak eigen ondersteunende ICT-systemen voor hun primaire processen. Een ontwikkeling die gaande is, is het nadenken over hoe we binnen een domein, bijvoorbeeld het sociale domein, beter kunnen samenwerken. Dan komt bundeling van ICT-systemen binnen het domein natuurlijk ter sprake. Al die veranderingen betekenen goede kansen voor IT-auditing. Zo n dienstenorganisatie, 32 organisaties die allemaal specifiek zijn ingericht, is een typisch Amsterdamse oplossing die altijd heel goed heeft gefunctioneerd. Door de hervormingen en bezuinigingen wordt veel nagedacht over efficiency en samenwerking. Centraliseren (van bijvoorbeeld de ondersteunende processen) is in Amsterdam best lastig door de dienststructuur, maar daar worden nu langzaam stappen gezet. Je kunt overigens niet zonder meer alles bij elkaar vegen, maar je moet steeds de vraag stellen wat past echt bij elkaar en kent samen een goede, maar ook behapbare en beheersbare omvang?. Om de vraaggestuurde opdrachten verder uit te bouwen, moeten we als ACAM vaker op strategisch niveau aan tafel zitten. Ik hoop dat we over een paar jaar dan veel minder ad hoc worden ingezet, meer als vanzelfsprekend, omdat onze diensten en toegevoegde waarde helder en bekend zijn. Wat wil je de IT-auditors die dit lezen nog meegeven? Werk aan je vaardigheden, vooral aan je contactuele vaardigheden. We zijn als ITauditors zo ontzettend goed in de techniek en in de details, maar in mijn huidige functie merk ik weer hoe moeilijk het is om als een echte gesprekspartner voor het (hogere) management te functioneren; het is soms net of we op een ander level praten; misschien moeten IT-auditors verplicht eens een tijdje aan de opdrachtgeverskant gaan zitten. Wat ik vaak zie is dat er geen echte verbinding is - maar juist die verbinding is de factor voor succes! Noten 1 EDP AUDIT POOL was een interdepartementaal samenwerkingsverband op het gebied van IT-auditing en heeft bestaan van 1988 tot EAP is door de reorganisatie van de auditfunctie binnen de Rijksoverheid deel gaan uitmaken van de Rijksauditdienst (De RAD). 2 De Rijksauditdienst is in 2008 ontstaan uit de fusie van auditdiensten van de ministeries van Financiën, Verkeer en Waterstaat, Volksgezondheid, Welzijn en Sport, Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en EDP AUDIT POOL. De RAD is per 1 mei 2012 gefuseerd met de overige departementale auditdiensten en heet nu Auditdienst Rijk (ADR). de IT-Auditor nummer