Project benchmark. Vaststellen van feitelijke projectresultaten. Basis voor toekomstige succesvolle projectscenario s

Transcriptie

1 Quantitative Software Management Project benchmark Vaststellen van feitelijke projectresultaten Basis voor toekomstige succesvolle projectscenario s Het projectresultaat in perspectief tot vergelijkbare projecten in de markt The Intelligence Behind Successful Software Projects

2 Samenvatting Wij zijn ervan overtuigd dat softwareontwikkeling en pakketimplementaties behoren tot de meest voorspelbare projectmatige werkzaamheden binnen de IT-industrie. Omdat er veel projecten worden uitgevoerd, is er ook veel vastgelegd en zijn veel ervaringen opgetekend. Een optimale voorspelbaarheid en transparantie in projectontwikkeling vraagt een vast aantal stappen. Initieel vraagt dit om een eenduidige omvangbepaling van hetgeen ontwikkeld moet worden. Deze omvangbepaling is de solide basis voor een aantal haalbare projectscenario s. Tijdens de projectuitvoering helpen projectfoto s om regelmatig te toetsen of het project nog wel op de juiste weg is. De benchmark geeft achteraf aan hoe het project is verlopen, wat het heeft gerealiseerd, maar vooral ook kengetallen die bij de scenariobepaling voor volgende projecten kunnen worden meegenomen. Voorspelbare en transparante softwareprojecten en pakketimplementaties is voor iedere organisatie haalbaar en dichtbij. 2

3 QSM projectbenchmark Het afronden van projecten is altijd lastig. In menig industrie is het werk pas klaar als we hebben opgeleverd en hebben aangetoond dat we aan de opdracht hebben voldaan. Bij software ontwikkelprojecten en pakketimplementaties is dit niet anders, en toch besteden we er relatief weinig tijd aan deze wezenlijk functies die ons veel kan brengen voor de toekomst. QSM Projectbenchmark: De informatie Het is altijd de vraag of een projectbenchmark de laatste activiteit van een lopende project is of eigenlijk een essentiële activiteit om een volgend project nog beter te starten. De QSM projectbenchmark geeft inzicht in het gerealiseerde project. Het geeft aan of het project conform initiële opdracht ook daadwerkelijk de functionaliteit heeft opgeleverd. Ook kijkt het naar de uitvoering in perspectief tot het oorspronkelijke projectplan. Naast deze projectspeciieke aspecten, wordt ook een en ander in perspectief gezet tot benchmarkresultaten. De projectbenchmark vergelijkt de projectresultaten vergeleken met de gemiddelde resultaten die in de markt worden bereikt. Ook is te mogelijk om het project te positioneren ten opzichte van andere projecten binnen de organisatie. Indien gewenst worden de projectresultaten ook onderdeel gemaakt van de organisatie trendlijn die essentieel is voor het vervaardigen van toekomstige projectscenario s. Project benchmark 3

4 QSM Projectbenchmark: Wanneer De projectbenchmark wordt aan het einde van een project uitgevoerd, wanneer het project is opgeleverd aan de opdrachtgever en alle -reeds verzameldeprojectgegevens bij elkaar worden gebracht. Het is het moment om het project en de wijze waarop het tot stand is gekomen te borgen. Het is die afrondende activiteit waar relatief weinig tijd aan wordt besteed, omdat we alweer met het volgende project bezig zijn. Daarom is het van belang om al tijdens het project relevante gegevens te verzamelen en deze voor de benchmark vast te leggen. De projectbenchmark is essentieel voor alle projecten en cruciaal voor die projecten die door derden worden opgeleverd. Vooral in deze laatste situatie geeft de projectbenchmark feitelijk weer of hetgeen is geleverd ook daadwerkelijk voldoet aan de opdracht zoals initieel is verstrekt en waarop de aanbieding is gebaseerd geweest. De projectbenchmark is een onbetwist en essentieel onderdeel van het opbouwen van de organisatiespeciieke trendlijn, waarop nieuwe projectscenario s gestoeld zullen worden. Een betrouwbare organisatiespeciieke trendlijn kan tot aanzienlijk betere projecten leiden die tegen lagere investeringen kunnen worden ontwikkeld. QSM Projectbenchmark: Toegevoegde waarde Projectbenchmark informatie heeft een functie in het verantwoordingsproces. Binnen organisaties is de feitelijke informatie die een projectbenchmark levert belangrijk in de interne discussie tussen business units en IT-afdelingen. Deze informatie geeft zuiver weer hoe de uitvoering van een project zich verhoudt tot projecten die elders in de organisatie zijn uitgevoerd, dan wel bij andere organisaties in hetzelfde marktsegment. Even belangrijk is de informatie uit deze projectbenchmark voor het opbouwen en verstevigen van een organisatiespeciieke trendlijn. Deze trendlijn is richtinggevend voor de haalbare scenario s van toekomstige projecten. Door steeds meer benchmarkinformatie van afgesloten projecten toe te voegen wordt de organisatie speciieke trendlijn steeds meer betrouwbaar. Benchmarkinformatie wordt regelmatig door inkoopafdelingen en contractmanagers aangevraagd om samen met de leverancier vast te stellen of de aanbestede projectspeciicaties zijn geleverd. Voor ofshore partners kan deze benchmarkinformatie gebruikt worden om de productiviteit en de overhead van het gedistribueerd ontwikkelen vast te stellen. 4

5 QSM Projectbenchmark: De investering Het vervaardigen van een projectbenchmark is sterk afhankelijk van de omvang van een project en de mate waarin de documentatie beschikbaar is. Een gemiddelde projectbenchmark vraagt een investering van circa tot Grotere projecten kunnen een hogere investering vragen. Een projectbenchmark bestaat uit een omvangbepaling van de opgeleverde functionaliteit, een omvangbepaling op basis van de oorspronkelijke speciicaties, een inventarisatie van de essentiële project parameters en detailinformatie. De detailinformatie omvat doorgaans een reconstructie van het oorspronkelijke projectplan met de wijzigingen die gedurende het project zijn doorgevoerd. Ook is het van belang om de urenbesteding door de functiegroepen duidelijk te hebben. Wat vaak onterecht achterwegen blijft zijn de meer zachtere factoren die doorgaans meer met de omgeving en minder met het project zelf te maken hebben. Ook deze factoren zijn voor een juiste projectbenchmark van belang. Al deze gegevens worden vertaald in een standaard projectbenchmark rapport (zie voorbeeld op onze website), dat naast deze gegevens ook conclusies omvat en constateringen beschrijft. Op verzoek kan nog een uitgebreid analyse rapport worden toegevoegd. De feitelijke benchmarkinformatie wordt ook gepresenteerd aan de opdrachtgever. Aan de hand van deze presentatie wordt bepaald op welke wijze deze informatie verder gebruikt en verspreid kan worden. Project benchmark 5

6 Proiel van QSM. QSM is de onafhankelijke autoriteit die zich richt op het feitelijk inzichtelijk maken van softwareprojecten, -programma s en -portfolio s. QSM richt zich op alle managerial en ICT geledingen van een organisatie, met informatie op maat. Naast de, in dit whitepaper beschreven, QSM projectfoto biedt QSM tevens: n De Sizing Factory: Gespecialiseerd team dat zich richt op het vaststellen van de functionele omvang van software projecten op basis van de industriestandaard methoden (FPA, FPAi, Cosmic, SLOC s, IBRA, e.d.). n Estimation Services: Het op basis van de projectomvang en benchmark data, vaststellen welke scenario s zich binnen de acceptabele bandbreedten bevinden. Estimation Services levert een set van haalbare scenario s voor het succesvol opleveren van een softwareproject. n Projectfoto s: Standaard diensten die feitelijk inzicht geven in de status van een project en in hoeverre dit project zich conform de verwachting ontwikkelt. Ook wordt deze dienstverlening gebruikt om vast te stellen in hoeverre hetgeen is opgeleverd ook voldoet aan de oorspronkelijke opdracht. n Benchmark Services: Het achteraf vaststellen van de projectmetrieken die inzicht geven in het project in relatie tot de eigen - of industriestandaard trendlijnen. Naast het beoordelen/evalueren van het afgesloten project zijn deze metrieken ook uiterst waardevol voor het bepalen van scenario s voor toekomstige projecten. QSM beschikt over een database met de metrieken van ruim gevalideerde projecten. Op basis van deze database kan QSM voorzien in segment- en platformspeciieke trendlijnen. n Begeleiding van aanbestedingen: QSM adviseert organisaties bij aanbestedingen. Op basis van een onafhankelijke omvangbepaling en industriespeciieke trendlijnen is QSM in staat om vast te stellen tussen welke grenzen haalbare aanbiedingen zich bevinden. Hiermee kan QSM voorkomen dat organisaties voor een onmogelijke -doch mogelijk meest economische - aanbieding kiezen. Case study: Op basis van een projectfoto is besloten om het project te stoppen en het onder te brengen in een ander project. Na 30% van de geplande doorlooptijd was 60% van het budget geconsumeerd en nog geen 20% van de gewenste functionaliteit gerealiseerd. Door het project op basis van feitelijke informatie te stoppen heeft men zich behoed voor een miljoenenschade door een onmogelijk project. Voor de uitvoering van bovenstaande services maakt QSM gebruik van de eigen unieke QSM-methodiek en de QSM SLIM Suite. Deze toolset - ook in SAAS uitvoering beschikbaar - biedt QSM ook in licentievorm. Hiermee kunnen organisaties deze services in eigen beheer en als onderdeel van het eigen voortbrengingsproces zelf willen uitvoeren. 6

7 Selectie uit de QSM relaties Case study: Wij nemen projectfoto s niet alleen van de zwaar weer projecten, maar juist ook van de goed presterende projecten. Hiermee krijgen wij inzicht in de essentiële kenmerken en parameters die goede projecten onderscheiden van de Zwaar weer projecten. Case study: Wij waren in staat om middels een projectfoto een stagnerend project nog op tijd te herstructureren, zodat het uiteindelijk met een minimale vertraging, binnen het budget, de gewenste functionaliteit heeft opgeleverd. Case study: Ook in een Agile ontwikkeling is een vinger aan de pols zinvol. Hier bleek - nog redelijk vroeg in het projectde te ontwikkelen functionaliteit vele malen groter dan initieel door de betrokkenen ingeschat. Ook de budgetbehoefte was niet in lijn met de gemaakte reserveringen en de verwachte einddatum was onrealistisch. Op basis van deze feitelijke informatie uit de projectfoto is dit project in goed overleg tussen de opdrachtgevers aan de business zijde en de ICT afdeling in deze opzet gestopt en is er alsnog voor een standaard pakket gekozen. QSM Klanten en referenties Overzicht van onze klanten en referenties. Financiële sector Public Sector Utilities, Transport and Telcom Services Suppliers Project benchmark 7

8 Quantitative Software Management Over QSM QSM is de onafhankelijke autoriteit die zich richt op het feitelijk inzichtelijk maken van software projecten, -programma s en potfolio s. QSM levert deze feitelijke inzichtelijkheid zowel voorafgaand-, tijdens-, als na aloop van investeringen in softwarefunctionaliteit en softwaretoepassingen. Een van de aansprekende services van QSM is het onafhankelijk vaststellen of een project realistische haalbaar is binnen het gegeven budget en/of de gewenste doorlooptijd. Ook is QSM instaat om een optimaal scenario te schetsen op basis van een gegeven doorlooptijd en investeringsruimte. De QSM methodiek en tools zijn uniek in de industrie en worden afgenomen door vele top-500 organisaties. QSM beschikt internationaal over de netrieken van meer dan actuele projecten. Op basis van deze rijke database is QSM in staat projecten en scenario s ook in perspectief te plaatsen. QSM beschikt internationaal over 70 specialisten. De Amerikaanse markt wordt bediend vanuit het hoofdkantoor in de Verenigende Staten. De EMEA markt wordt bediend vanuit het kantoor in Breukelen, Nederland. Voor meer informatie: Drs. Hans Vonk De Corridor 27, 3621 ZA Breukelen Telefoon: info@qsm-europe.com The Intelligence Behind Successful Software Projects