handvatten bij de begeleiding van stagiairs voor de MBO opleiding administratief medewerker

Transcriptie

1 BROCHURE VOOR DE PRAKTIJKOPLEIDER handvatten bij de begeleiding van stagiairs voor de MBO opleiding administratief medewerker uitstroom secretarieel medewerker uitstroom telefonist/receptionist BLAUW MAATWERK IN EDUCATIE AQUAMARIJNLAAN EN UTRECHT BRIN 30 RC CREBO SECRETARIEEL MEDEWERKER TELEFONIST/RECEPTIONIST E MAIL BLAUW@MAATWERKINEDUCATIE.NL Pictures Dreamstime Stock Photos & Stock Images, Flickr.

2 INTRODUCTIE Fijn dat u praktijkbegeleider wilt zijn van één of meerdere stagiairs. In deze brochure wordt duidelijk wat belangrijk is in uw rol als praktijkbegeleider en hoe de begeleiding is geregeld via de stagemap. U zult merken dat u als praktijkbegeleider verschillende rollen heeft. Zoals die van vraagbaak, planner, beoordelaar en coach. Alle stagiairs gebruiken in de stage periode een stagemap, die we in deze brochure doornemen. WAAR GAAT DEZE BROCHURE OVER? In deze brochure is het volgende opgenomen. Onderdeel Pagina 1 Introductie van de stagiair 3 2 Studie programma 4 3 De kenmerken van een praktijkopleider 6 4 Tips bij het begeleiden en opleiden 7 5 Stagemap van de stagiair 9 6 Stageplan 11 7 Wie doet wat? 13 8 Beoordeling 14 Vragen of opmerkingen? Wij horen het graag! Stuur een naar blauw@maatwerkineducatie.nl. 2

3 1. INTRODUCTIE VAN DE STAGIAIR Tijdens de stage of beroepspraktijkvorming (afgekort: BPV) doen de stagiairs werkervaring op die past bij hun beroepsopleiding. Zo kunnen zij wennen aan de manier waarop het werk in het bedrijf wordt uitgevoerd. Ze ontdekken hoe het is om als beroepsoefenaar aan de slag te gaan. EEN GOED BEGIN MAKEN Met een goede introductie kunt u de nieuweling direct de informatie geven die belangrijk is om binnen de organisatie te functioneren. Maak de stagiair bijvoorbeeld bekend met de (ongeschreven) huisregels. Zoals de wijze waarop de telefoon wordt aangenomen. Denk hierbij ook aan hoe collega s elkaar aanspreken of regels over het gebruik van mobiele telefoons. Vaak heeft ook elke beroepstak zo zijn taaltje : woorden die niet zo vanzelfsprekend zijn te leren, zoals onder andere bepaalde afkortingen. Bespreek samen wat u doet als u niet direct beschikbaar bent. De stagiair kan de eerste weken nog niet veel taken volledig zelfstandig uitvoeren. Vertel de stagiair bij wie hij of zij terecht kan. 3

4 2. STUDIE PROGRAMMA THEORIE MODULES Tijdens het studie programma administratief medewerker, doorloopt de deelnemer een aantal theoriemodules. Deze modules zijn: 1. Introductie in het beroep 2. Samenwerken en communiceren 3. Communicatiemiddelen; Outlook, telefoon 4. Bezoek ontvangen 5. Administratieve gegevens invoeren 6. Inkomende,- en uitgaande post en goederen Deze modules worden door middel van de stagemap geoefend en getoetst in de beroepspraktijk. BRANCHE ERKENDE CERTIFICATEN Er wordt naast de theorie modules ook gebruik gemaakt van de online modules MS Word 2010 basis, MS Excel 2010 basis en MS Outlook De toetsenbordvaardigheden worden getoetst middels de cursus: blind typen met het 10 vinger systeem. Deze modules worden afgesloten met een branche erkend certificaat. DUUR VAN DE BPV/STAGE Om de stagiair de tijd te geven zichzelf te ontwikkelen tot een volledig meedraaiend lid van de organisatie wordt een minimale ureneis gesteld aan de stage van 320 uur. Deze uren geven de deelnemer de tijd om alle verschillende facetten van het vak te ontdekken, proeven en ervaren. 4

5 AFRONDING VAN DE STUDIE De ervaringen die de stagiair op doet gedurende de stage zijn nodig om de praktijkexamens die afgelegd moeten worden voldoende af te ronden. Ook is een volledige stagemap een onderdeel van het examen. Naast een praktijkonderdeel wordt de studie ook afgerond door middel van een aantal theorie examens. Er worden vakinhoudelijke theorie examens gemaakt en examens ten behoeve van de MBO basisvakken. Meer over de inhoud en de afronding van de studie administratief medewerker is ook te vinden via webpagina SAMENWERKEN Onderwijsinstelling BLAUW werkt samen met onderwijslocaties door geheel Nederland. Zij voldoen allen aan dezelfde onderwijskwaliteit. De begeleiding van stagiairs vindt plaats op de stageplaatsen en vanuit de onderwijslocaties. BPV overeenkomst De stage van stagiairs wordt o.a. vastgelegd in de BPV overeenkomst. Deze wordt getekend door de onderwijsinstelling, het leerbedrijf, het kenniscentrum en de stagiair. Vragen? Heeft u vragen over de begeleiding van stagiairs? Neem dan contact op met de onderwijslocatie waar u mee samenwerkt. 5

6 3. DE KENMERKEN VAN EEN PRAKTIJKOPLEIDER Hoe is het om praktijkbegeleider te zijn? U vindt het vanzelfsprekend leuk om anderen te begeleiden in een leerproces. Daarvoor verplaatst u zich in de ander en probeert hem of haar te helpen. Uw vakkennis en kennis van het bedrijf waar u werkt helpen daarbij. Vakkennis wordt overgedragen door voorbeeldgedrag en/of op de leerlingen afgestemde instructie, begeleiding of coaching. [ Herinnert u zich uw eerste werkdag nog?] U kunt bepalen wat past vanuit de organisatie waar u werkt en dat combineren met de eisen vanuit het opleidingsprogramma. Onder andere plant u de stageperiodes in en regelt u de uitvoering hiervan in de eigen organisatie. De praktijkbegeleider kiest de plekken waar geleerd wordt plekken die passen bij het beroep waarvoor wordt opgeleid. Deelnemers voelen zich hier veilig en uitgedaagd om te werken en leren. 6

7 KENMERKEN VAN DE PRAKTIJKOPLEIDER OPEN HOUDING ZELFKENNIS GOEDE COMMUNICATIE SKILLS VERTROUWD MET HET VAK VERTROUWD ME T HET BEDRIJF KENT HET OPLEIDINGSPROGRAMMA KAN GERICHT COACHEN KAN STEUN GEVEN KAN FEEDBACK GEVEN KAN LEREN VERTALEN IN OPDRACHTEN VINDT HET LEUK ERVARINGEN TE DELEN 4. TIPS BIJ HET BEGELEIDEN EN OPLEIDEN HANDIGE TIPS BIJ HET BEGELEIDEN VAN STAGIAIRS. Taal en instructie van de opleiding, het bedrijf of de klant kan verschillen. Soms maakt dit het lastig voor de stagiair om opdrachten te begrijpen. Wat zijn de kenmerken van bepaalde activiteiten en waar moet de stagiair op letten? Wat zijn de wensen van de opdrachtgever/leidinggevende hierbij? Wat zijn belangrijke punten op de dagplanning? Waarom? 7

8 Wat wordt en van de stagiair verwacht? Wat kan wel of niet? Wat is gevoelige informatie? Weet de stagiair dat? Wat zijn verschillen tussen activiteiten en waarom? Hoe koppel je op een goede manier terug naar de opdrachtgever/leidinggevende? Wanneer wordt de hulp van anderen ingeschakeld? Waarom? Wat is een goede beroepshouding en waarom? Wat is professioneel gedrag? Welke soorten niet-geplande activiteiten kan de stagiair verwachten? Hoe ga je daarmee om? Lukt het de stagiair goed om te schakelen tussen verschillende activiteiten en instructies? Hoe kun je op een vriendelijke en duidelijke manier mensen te woord staan? Heeft u daar tips voor? Is er een protocol voor het opnemen van de telefoon? Hoe worden gasten ontvangen? Hoe wordt omgegaan met bestanden en documentatie? Welke documenten komen in aanmerking voor geheimhouding? 8

9 5. STAGEMAP VAN DE STAGIAIR De stage,- of BPV map van de deelnemer is een volledig werkboek die de stagiair en u als praktijkbegeleider handvatten bieden voor het doorlopen van de stage of beroepspraktijkvorming. Verschillende aspecten zullen worden behandeld en worden afgetoetst. De stagemap bestaat uit de volgende onderdelen. Stagegegevens Dit betreft algemene gegevens van de betrokkenen met betrekking tot de stageperiode. Tijdspad BPV periode Een overzicht van wat wanneer moet gebeuren. Overzicht BPV plan De verschillende stappen bij het doorlopen van de stage. Toelichting op het BPV plan Toelichting op voorafgaande. Voor het doorlopen van de stage zijn formats nodig. De map kent de volgende bijlagen: A. Kerntaken, werkprocessen met de onderliggende competenties en indicatoren B. Wat kan ik bereiken? C. Beoordelingsformulieren D. Waarderingsformulieren 9

10 E. BPV - rapportformulier F. Formulier reflectieverslag G. Vormgeving en inhoud van het stageverslag H. Studieopdrachten I. Uren aanwezigheidskaart Het tijdspad, opgenomen op de volgende pagina, maakt duidelijk wat op welk moment belangrijk is. Sommige formulieren worden meerdere malen ingevuld. E-LEARNING MBO BASISVAKKEN Naast de vakinhoudelijke theorie en praktijk, volgt de stagiair MBO basisvakken: 1. Leren, loopbaan en burgerschap 1) Nederlands 2) Engels 3) Rekenen Hiertoe wordt gebruik gemaakt van de e-learning via 10

11 6. STAGEPLAN Dit stageplan gaat uit van 40 weken stage. De stageperiode kan ook korter zijn, mits aan de urennorm van 320 uur wordt voldaan. WANNEER WAT DOEL Week 1 Overzicht kerntaken en werkprocessen invullen Afspraken maken over hoe er aan de kerntaken en werkprocessen wordt gewerkt. Wekelijks Bijlage I: Urenverantwoordings-kaart Week 2 Bijlage B: Wat kan ik bereiken invullen Om de twee weken Evaluatieformulieren Bijlage E: BPV rapportformulier Bijlage D: Waarderingsformulier Bijlage F: Reflectieverslag Urenverantwoording, bespreken bij het voortgangsgesprek. Leerdoelen voor de stageperiode beschrijven. Voortgang m.b.t de verschillende werkprocessen wordt bijgehouden en geëvalueerd tijdens het voortgangsgesprek. 11

12 Week 5 Kennismakingsgesprek Kennismaking; helderheid over verwachtingen en eisen, onder andere met bijlage A en B. Week 16 Voortgangsgesprek 1 Bijlage C: Evaluatieformulier Persoonlijke competenties Bijlage C: Evaluatieformulier kerntaken enz. Week 28 Voortgangsgesprek 2 Bijlage C: Evaluatieformulier Persoonlijke competenties Bijlage C: Evaluatieformulier kerntaken en werkprocessen Week 38 Inleveren Bijlage G: Stageverslag en Bijlage H: Studieopdrachten Week 40 Eindbeoordeling Bijlage C Tussenbeoordeling voortgang; bespreken van de voortgang, waarbij deze wordt beoordeeld. Tussenbeoordeling voortgang; bespreken van de voortgang, waarbij deze wordt beoordeeld. Het verslag en de studieopdrachten kunnen worden nagekeken. Stageverslag, beoordelingen, etc. worden besproken. Een uitgebreidere versie van dit stageplan is eveneens opgenomen in de stagemap. Op de formats in de bijlagen van de stagemap is steeds opgenomen wat bij dat format belangrijk is. Zoals ook is opgenomen in het overzicht, worden sommige formats eenmalig ingevuld, sommige (twee)wekelijks. 12

13 7. WIE DOET WAT? Hierna nemen we door wie wat doet tijdens de stageperiode. U bepaalt samen met de stagiair waar en in welke volgorde hij of zij de studieopdrachten uitvoert. In principe kan er zelfstandig aan de stagemap worden gewerkt, al kan u natuurlijk wel om steun worden gevraagd. Wat doet de stagiair? De stagiair werkt de stageopdrachten uit. Op die manier leert men het bedrijf kennen en hoe er wordt gewerkt. De stagiair verzamelt de gevraagde bewijsstukken in de map. Dit kunnen antwoorden op vragen zijn of bijvoorbeeld een afdruk van een website, een notitie of een reflectie. De stagiair beantwoordt de vragen schriftelijk, met behulp van een tekstverwerker zoals Word. De stagiair mag een bewijsstuk anoniem maken, bijvoorbeeld door een adres of naam te veranderen. De opdrachten mogen aangevuld met plaatjes en foto s, enz. Wat doet de praktijkopleider? U helpt de stagiair op weg als dat nodig is. U stelt vragen, leest en controleert de bewijsstukken. Als er geen bewijsstuk wordt gevraagd, neem deze dan vooral samen door. Is de opdracht goed begrepen en uitgevoerd? U kunt uw opmerkingen ook bijschrijven. U bespreekt de vorderingen van de stagiair. 13

14 8. BEOORDELING Als de stagemap is doorgewerkt, kan deze voor de laatste keer gecontroleerd. Denk daarbij aan; Bijlage A, B en C, die bij de voorbereiding op de stage zijn gemaakt, zijn toegevoegd. BPV rapportformulieren, waarderingsformulieren en voortgangsgesprekken (bijlage C, D en E) zijn bijgehouden. De uren aanwezigheidskaart is compleet ingevuld (bijlage I). EINDBEOORDELING STAGE De studieopdrachten (inclusief 1 keuze opdracht) zijn gemaakt. Het stageverslag is afgerond. Er is heeft een beoordelingsgesprek plaats gevonden. 14

15 BROCHURE PRAKTIJOPLEIDER BLAUW MAATWERK IN EDUCATIE AQUAMARIJNLAAN EN UTRECHT BRIN 30 RC CREBO BEVEILIGER E MAIL BLAUW@MAATWERKINEDUCATIE.NL 15