VAN DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN A G E N D A

Transcriptie

1 7 de ZITTING Openbaar Centrum voor VAN DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN Maatschappelijk Welzijn VAN 30 AUGUSTUS KAPELLEN Aanwezig: Mevrouw An Stokmans Voorzitter De dames en heren Vera Gilis, Marc Van Tilborg, Dirk Verbist, Jacobus Verhoeven, Linda Elders, Sven Kerremans, Joanna Vandensande, Inge Wagemans, Ingrid Mees en Michel Michielsen Leden Mevrouw Paula Verhoeven Afwezig: Openbare zitting A G E N D A 1. Goedkeuring notulen openbare raadszitting van 29 juni Aktename beslissingen vast bureau van 16 augustus 2011 Secretaris a. Goedkeuring onderhandelingsprocedure en gunning vervanging van 15 verwarmings- en warm water toestellen in de sociale appartementen b. Vaststelling bevoegdheid personeelslid voor de uitvoering van betalingen, inning van de ontvangsten en beheer van kasmiddelen 3. Goedkeuring compromis aankoop woning Antwerpsesteenweg 126 te Kapellen 4. Sociale steunverlening: indexering leeftoelage 5. Dienstencentra t Bruggeske en t Ertbrandje: goedkeuring najaarsprogrammatie 6. Gunning toewijzing extern bureau voor evaluatie decretale graden OCMW 7. Goedkeuring reglement internet en beleid OCMW Kapellen Lid Besloten zitting 1. Goedkeuring notulen besloten raadszitting van 25 mei Goedkeuring notulen besloten raadszitting van 29 juni Goedkeuring notulen bijzondere comités voor de sociale dienst van 14 juni, 7 juli, 1 en 22 augustus Akteneming briefwisseling, verslagen e.a. 5. Personeel a. Vaststelling mobiliteitsvergoeding OCMW personeel januari juni 2011 b. Toekenning salarisschaal C2 aan Kristin van den Weygaert, verzorgende binnen de functionele loopbaan c. Toekenning salarisschaal C2 aan Wendy Francken, verzorgende binnen de

2 Notulen OCMW raad 30 augustus blz. 2 functionele loopbaan d. Toekenning salarisschaal C2 aan Petra Lambrechts, verzorgende binnen de functionele loopbaan e. Toekenning salarisschaal C2 aan Marie Françoise Vancouillie, verzorgende binnen de functionele loopbaan f. Toekenning salarisschaal D2 aan Maria (Mit) Hielkema, chauffeur binnen de functionele loopbaan g. Toekenning salarisschaal E2 aan Tanja Jamart, schoonmaakster binnen de functionele loopbaan h. Toekenning salarisschaal E2 aan An Wagemans, schoonmaakster binnen de functionele loopbaan i. Uitbreiding uren van een administratief medewerker dienst schuldbemiddeling voor bepaalde duur j. Uitbreiding uren van een maatschappelijk assistente dienst schuldbemiddeling voor bepaalde duur k. Verlenging aanstelling deeltijds administratief medewerker in vervanging van de loopbaanonderbreking van Elly Vossen l. Akteneming beslissingen secretaris 6. Personeel sociale tewerkstelling a. Wijziging sociale tewerkstelling schoonmaakster WZC Zonnewende b. Wijziging sociale tewerkstelling schoonmaakster CKG Dennenhuis Openbare zitting 1. GOEDKEURING NOTULEN OPENBARE RAADSZITTING VAN 29 JUNI 2011 De notulen van de openbare raadzitting van 29 juni 2011 worden goedgekeurd. 2. AKTENAME BESLISSINGEN VAST BUREAU VAN 16 AUGUSTUS A. GOEDKEURING ONDERHANDELINGSPROCEDURE EN GUNNING VOOR DE VERVANGING VAN 15 VERWARMINGS-WARM WATER TOESTELLEN IN DE SOCIALE APPARTEMENTEN TE PUTTE KAPELLEN Het Vast Bureau, Gelet op de oprichting van 15 sociale appartementen te Putte Kapellen waarvan de voorlopige aanvaarding der werken is gebeurd op 28 maart 2001, Overwegende dat voor een aantal van de geïnstalleerde gaswandketels voor verwarming + sanitair warm water van de firma Chaffoteaux & Maury op het keurings- en verbrandingsattest werd vermeld dat de CO2 uitstoot te hoog was

3 Notulen OCMW raad 30 augustus blz. 3 Overwegende de hoge kosten voor diverse herstellingen aan de gaswandketels in de afgelopen jaren resp. 401,33 in 2011, 1.288,30 in 2010, 931,33 in 2009, 253,47 in 2008 en 1.321,20 in 2077, Overwegende dat er momenteel weer twee bewoners zonder verwarming zitten omwille van een defecte verwarmingsketel, Overwegende dat in het budget 2011 kredieten werden opgenomen in het investeringsbudget voor de vervanging van de ketels van ,00 Overwegende de onderhandelingsprocedure die werd gevoerd en waarvoor 3 firma s werden uitgenodigd om een offerte in te dienen voor de vervanging van 15 gaswandketels, Overwegende dat de offertes, excl. BTW, zich voordoen als volgt Koen Op de beeck, verwarming, sanitair, airco,waterstraat 123 A Stabroek Type Vaillant Turbotec Pro VUW ,00 Sanitair Peeters, Stationsstraat 39, Kapellen Type Vaillant Turbotec Pro VUW ,00 Type Vaillant Turbotec Pro Plus ,00 Type Viessmann Vitopend 100-W ,00 Type Junkers Ceraclass ZWC ,00 Bvba Ottevaere, Claessensdreef 74, Kapellen Type Viessmann Vitodens 100 W ,00 B E S L U I T met unanimiteit van stemmen Artikel 1 De onderhandelingsprocedure waarbij drie leveranciers werden uitgenodigd voor het indienen van een offerte voor de vervanging van 15 gaswandketels in de sociale appartementen wordt goedgekeurd. De opdracht wordt toevertrouwd aan de firma Koen Op de beeck, verwarming, sanitair, airco,waterstraat 123 A te Stabroek, die de meeste voordelige offerte heeft ingediend, tegen de prijs van , ,25 BTW = ,25 Artikel 2 In de budgetwijziging van het investeringsbudget 2011 zullen extra kredieten worden opgenomen voor het investeringsproject en de financiering ervan, door aanwending van een legaat. 2.B. VASTSTELLING BEVOEGHEID PERSONEELSLID VOOR DE UITVOERING VAN BETALINGEN, INNING VAN DE ONTVANGSTEN EN BEHEER VAN KASMIDDELEN De raad voor maatschappelijk welzijn, vergaderd in openbare zitting, Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, inzonderheid artikel 165; Gelet op het raadsbesluit van 22 april 2009 betreffende de vaststelling procedures en datum inwerkingtreding voor de uitvoering van betalingen, inning van de

4 Notulen OCMW raad 30 augustus blz. 4 ontvangsten en beheer van kasmiddelen Overwegende dat alle betaalopdrachten aan de financiële instellingen een dubbele handtekening vereisen door OCMW secretaris of haar volmachthouder en de financieel beheerder of zijn volmachthouder; Overwegende dat aan de bank de identificatiegegevens dienen overgemaakt te worden met betrekking tot de secretaris en de gemachtigden van secretaris en financieel beheerder; Overwegende de langdurige afwezigheid wegens ziekte van Ria van den Weygaert, maatschappelijk assistente, gemachtigd door de secretaris om bij haar afwezigheid de betaalopdrachten te handtekenen; Overwegende dat de voor de continuïteit van de dienstverlening en het betalingsverkeer een vervanger dient aangeduid te worden; Gelet op de beslissing van de secretaris d.d. 12 augustus 2011 om Helga Stuyck, administratief assistent aan te duiden als haar gemachtigde om bij haar afwezigheid de betaalopdrachten te handtekenen; N E E M T A K T E Van de beslissing van de secretaris van 12 augustus om Helga Stuyck, 24 april 1967, administratief assistente aan te duiden als haar gemachtigde voor het tekenen van de betaalopdrachten in haar afwezigheid; B E S L U I T met unanimiteit van de stemmen Artikel 1 Voor Helga Stuyck zal de toepassing DexiaWeb aangevraagd worden Toegang tot de centrale rekening en de kasrekening van de secretaris Verrichtingen Follow up van bestanden 3. GOEDKEURING AANKOOPBOD OP WONING ANTWERPSESTEEN- WEG 126 De raad voor maatschappelijk welzijn, vergaderd in openbare zitting, Gelet op het raadsbesluit van 29 juni houdende goedkeuring bod op woning Antwerpsesteen weg 126 te Kapellen, Overwegende dat de eigenaars Veerle Wiertz en haar echtgenoot Adnan Wafic Hadid, eigenaars van de woning gelegen Antwerpsesteenweg 126, kadastraal bekend volgens titel sectie F nummer 125/p/2 en met een oppervlakte van 460 m² (volgens kadaster), de woning willen verkopen onder de strikte en uitsluitende voorwaarde dat zij er nog mogen blijven wonen tot 31 december, Overwegende dat betrokkene voor haar gezin de garantie heeft gevraagd om er nog een beperkte tijd te mogen wonen, zodat ze kunnen uitkijken naar een andere woonst,

5 Notulen OCMW raad 30 augustus blz. 5 Overwegende dat zij bijgevolg hebben bedongen dat de uiterste datum om de woning te verlaten nog eenmaal moet verlengd kunnen worden tot 31 maart 2012 om hen de gelegenheid te bieden een andere woonst te vinden voor hun gezin met 4 kinderen, Gelet op de voorgelegde overeenkomst inhoudende tijdelijke verkoop/ aankoopbelofte opgemaakt door notaris Filip Wuyts, B E S L U I T Enig artikel De voorgelegde overeenkomst inhoudende tijdelijke verkoop/aankoopbelofte opgemaakt door notaris Filip Wuyts wordt integraal goedgekeurd waarbij volgende bijzondere bepalingen worden vastgelegd: Afgesloten tussen ondergetekenden, zijnde : Hadid Adnan Wafic, 3 mei 1972 te Al-Charkie (Libanon) op, en zijn echtgenote, Wiertz Veerle, 29 mei 1974 te Tilburg (Nederland) op, samen wonende te Kapellen, Antwerpsesteenweg 126, gehuwd te Beirout (Libanon) op 24 september 1996, hierna (samen) genoemd kandidaat-verkoper. Het OCMW van de Gemeente Kapellen, hier vertegenwoordigd door, An Stokmans, en Paula Eugenia Verhoeven, handelend in hun hoedanigheid resp. van voorzitter en secretaris ingevolge besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 29 juni 2011, Hierna (samen) genoemd kandidaat-koper Met betrekking tot onroerend goed : Gemeente Kapellen, 2 de afdeling Een woning op en met grond en aanhorigheden gestaan en gelegen Antwerpsesteenweg 126, gekadastreerd sectie F nummer 125/P/2 voor een oppervlakte van 460 m². A. Hoofdinhoud van de overeenkomst 1. Verkoopbelofte van de kandidaat-verkoper (aankoop- of «call-optie») De kandidaat-verkoper verbindt er zich toe om, het onroerend goed enkel aan de kandidaat-koper te verkopen. 2. Hierop aansluitende aankoopbelofte van de kandidaat-koper (verkoop- of «putoptie») De kandidaat-koper verbindt er zich ertoe de eigendom aan te kopen tegen zelfde voorwaarden. 3. De verkoop zelf komt pas tot stand door het verlijden van de authentieke akte B. Modaliteiten van de overeenkomst C.Optieprijs-waarborg. Deze wordt vastgelegd op betalen in handen van notaris Filip Wuyts. Dit bedrag geldt tevens als waarborg voor de uitvoering van zijn verbintenissen en als voorschot vanwege de koper, voor zover en op het ogenblik waarop de authentieke akte vaststellende de verkoop wordt verleden D. Opschortende voorwaarden

6 Notulen OCMW raad 30 augustus blz. 6 E. Sanctionering van de overeenkomst F. Voorwaarden waaronder de verkoop zal plaatsvinden De uiteindelijke koper zal het eigendomsrecht van voorschreven eigendom pas bekomen op het ogenblik van het verlijden van de authentieke akte vaststellende de verkoop. Hij zal er het genot van bekomen als eigenaar, door het vrij gebruik ervan uiterlijk op 1 april 2012 zoals hierna bepaald. De kandidaat-verkoper mag voorschreven eigendom kosteloos blijven bewonen als een goed huisvader, mits zijn risico als gebruiker verzekerd te houden tegen brand en aanverwante gevaren, uiterlijk tot 31 december Na die datum mag de kandidaat-verkoper voorschreven eigendom nog drie maanden tot uiterlijk 31 maart 2012 kosteloos blijven bewonen. G. Bijkomende informatieve bepalingen 4. Elektrische installatie De kandidaat-verkoper verbindt er zich toe de elektrische installatie op kosten van de kandidaat-koper te laten keuren voor het verlijden van de notariële akte en het desbetreffend proces-verbaal uiterlijk bij het verlijden van de notariële akte aan de uiteindelijke koper te overhandigen. De uiteindelijke koper zal het goed aanvaarden in zijn huidige staat zonder dat het resultaat van de keuring een invloed kan hebben op de prijs. In voorkomend geval zal hij de elektrische installatie op zijn kosten conform dienen te laten maken aan het AREI. 5. Energieprestatiecertificaat De kandidaat-verkoper verbindt er zich toe een geldig energieprestatiecertificaat te laten opmaken op kosten van de kandidaat-koper en het te overhandigen aan de uiteindelijke koper uiterlijk bij het verlijden van de authentieke akte. De kandidaat-koper bevestigt dat het energieprestatiecertificaat een louter informatief document is dat niet als een essentieel of doorslaggevend element wordt beschouwd om onderhavige overeenkomst te sluiten, noch een invloed heeft op de hiervoor vermelde prijs. 4. STEUNNORMEN: INDEXERING LEEFTOELAGE. De raad voor maatschappelijk welzijn, vergaderd in openbare zitting, Gelet op de ministeriële omzendbrief van 1 mei 2011 houdende de verhoging van de bedragen van het leefloon bedoeld in art van de wet van 26 mei 2002 betr. het recht op maatschappelijke integratie, ingevolge indexatie, Geklet op de brief van de POB maatschappelijke integratie d.d. 23 augustus 2011 betreffende de verhoging van de basisbedragen van het leefloon bedoeld in art van de wet van 26 mei 2002 betr. het recht op maatschappelijke integratie,

7 Notulen OCMW raad 30 augustus blz. 7 Gelet op de indexaanpassing van 1 mei 2011 van de bedragen die tot de federale wetgeving behoren m.b.t. het maatschappelijk welzijn; Gelet op het raadsbesluit van 30 januari 2002 betreffende de toekenning van 10 % belope van aanvullende steun bovenop het bestaansminimum, Gelet op het raadsbesluit van 22 oktober 2002 houdende vaststelling nieuwe steunnormen voor de sociale dienst; Gelet op het raadsbesluit van 16 januari 2008 betreffende de jaarlijkse herziening 10% aanvullende steun bovenop het leefloon Gelet op het raadsbesluiten van 25 augustus 2003, 26 oktober 2004, 30 augustus 2005 en 9 oktober 2006 en 29 september 2008 betreffende de indexering van de leeftoelage en de 10% aanvullende steun ingevolge de indexering van de sociale uitkeringen o.a. het leefloon; Overwegende dat sedert 1 oktober 2008 de leeftoelage niet meer werd geïndexeerd en dat de leeftoelage is gebaseerd op de geldende huurprijzen, Overwegende dat de leefloonbedragen na 1 september 2008 werden geïndexeerd op 1 juni 2009, 1 september 2009 en 1 mei 2011, Overwegende dat het bijgevolg logisch is om de maximum huurprijzen, vastgesteld op 1 oktober 2008 eveneens drie jaarlijkse indexeringen toe te passen, Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de OCMW s; BESLUIT met unanimiteit van de stemmen Artikel 1 De leeftoelage wordt uitgekeerd volgens het principe dat de huur voor het laagste inkomen slechts 1/3 de van het inkomen (leefloon + 10 % aanvullende steun) mag bedragen. Als inkomen worden àlle bestaansmiddelen die deel uitmaken van het netto inkomen van het gezin meegeteld, behalve de kinderbijslag. De maximum huurnormen, afhankelijk van de samenstelling van het gezin wordt vanaf 1 oktober 2011 als volgt vastgesteld gezinstoestand Inkomens grens (leefloon +10%) Max huur vanaf 1 september 2011 Niet subsidieerbaar gedeelte huur (33% inkomensgrens) Max. leeftoelage samenwonende 565,00 290,00 185,00 105,00 alleenstaande 845,00 530,00 280,00 250,00 alleenst. + 1 kind 1.125,00 615,00 370,00 245,00 alleenst.+ 2 kinderen 1.125,00 655,00 370,00 285,00 alleenst.+ 3 kinderen 1.125,00 695,00 370,00 325,00 alleenst.+ 4 kinderen 1.125,00 750,00 370,00 385,00

8 Notulen OCMW raad 30 augustus blz. 8 Het verschil tussen de werkelijke huur, begrensd door de bedragen van de maximum huur, en het niet subsidieerbaar huurgedeelte (dit is 33% van het minimum inkomen) wordt verstrekt als maximale huurtoelage. Het gedeelte van het inkomen dat bóven het minimuminkomen ligt wordt in mindering gebracht van de huurtoelage. Artikel2 Vooraleer cliënten deze steun kunnen ontvangen is een wachtperiode voorzien van 6 maanden, waarin de werkbereidheid van de cliënten grondig onderzocht wordt. Slechts ingeval geen tewerkstelling mogelijk is omwille van leeftijd, gezondheidsof billijkheidsredenen wordt de steunnorm toegekend. 5. DIENSTENCENTRA T BRUGGEKE EN T ERTBRANDJE: GOEDKEURING NAJAARSPROGRAMMATIE De raad voor maatschappelijk welzijn, vergaderd in openbare zitting beslist om de najaarsprogrammatie zoals voorgesteld door Leen Bender, verantwoordelijke en Tim Engels, centrum leider goed te keuren als volgt: datum plaats soort activiteit onderwerp inkom kostprijs 6/sep 't Ertbrandje voordracht Prostaat 1,5 270,00 7/sep 't Ertbrandje viering jarigen gratis 0 13/sep 't Bruggekse voordracht door Vlaamse Wandelfederatie gratis 0 14/sep 't Bruggekse cursus Line dansen (14/9-28/9-54 per 19/10) 2,00 les gratis 0 15/sep 't Bruggekse voordracht medicijnen en misbruik bij senioren 21/sep 't Ertbrandje activiteit coctail namiddag 2,5 drank 22/sep 't Bruggekse viering jarigen - dj Do en Jefke gratis 160,00 24/sep 't Bruggekse verhuur zaal fuif dochter vrijwillger 26/sep 't Bruggekse cursus Yoga (10 lessen) /sep 't Bruggekse cursus Kunstgeschiedenis (10 lessen) /sep 't Bruggekse diareportage Toscane en Umbrië door VTB 3, /sep 't Ertbrandje voordracht dakisolatie en rookmelders gratis gratis 3/okt 't Ertbrandje activiteit modeshow gratis gratis 19/okt 't Ertbrandje activiteit High Tea 5,00 5,00 20/okt 't Bruggekse activiteit High Tea 5,00 5,00 25/okt 't Bruggeske activiteit modeshow gratis gratis 26/okt 't Bruggekse uitstap Bourlaschouwburg 3,00 3,00 p.p. 5/nov 't Bruggeske tentoonstelling Lach niet Khanoem 5-13 nov Kappa gratis gratis 9/nov 't Bruggeske voordracht Vrouwen in een mannenwereld 0 0

9 Notulen OCMW raad 30 augustus blz. 9 datum plaats soort activiteit onderwerp inkom kostprijs 10/nov 't Ertbrandje voordracht infosessie natuurproducten gratis gratis 22/nov 't Bruggeske activiteit Seniorendansnamiddag 2,00 100, /12 't Bruggeske activiteit Kerstlunch 14 15/12 't Ertbrandje activiteit Kerstlunch 6. GUNNING TOEWIJZING EXTERN BUREAU VOOR EVALUATIE DECRETALE GRADEN OCMW De raad voor maatschappelijk welzijn, vergaderd in openbare zitting Gelet op het raadsbesluit van 29 juni 2011 houdende de vaststelling van de rechts positieregeling van het OCMW personeel, gewijzigd door de raadsbesluiten van 25 februari, 22 april en 20 mei 2009, inzonderheid hoofdstukken IV en V de evaluatie tijdens de loopbaan, Gelet op de raadsbesluiten van 23 februari 2011 houdende de goedkeuring van het evaluatiereglement voor het OCMW personeel en de evaluatie van de wettelijke graden, Gelet op de raadsbesluiten van 27 april 2011 betreffende de goedkeuringvaan de functie omschrijving en competentieprofiel OCMW secretaris en van OCMW ontvanger (financieel beheerder), Overwegende dat de evaluatie van de decretale graden dient te gebeuren door een extern bureau; Overwegende dat Paula Verhoeven, secretaris een dossier heeft samengesteld bestaande uit met een nota betreffende de procedure, een uittreksel uit de rechtspositieregeling van het OCMW personeel, het evaluatiereglement van het OCMW Kapellen en de functieprofielen van secretaris en ontvanger (financieel beheerder). Gelet op de onderhandse prijsvraag waarbij vijf firma s werden uitgenodigd om een offerte in te dienen met een voorstel van procedure en prijs voor de evaluatie van de decretale graden op basis en hiervoor een dossier hebben ontvangen zoals door de secretaris samengesteld, - Hudson Antwerpen, Joe Englishstraat 56, 2140 Antwerpen - Randstad HR Center, Posthofbrug 10, 2600 Berchem - Search & Selection Antwerpen, Amerikalaan 213, 2000 Antwerpen - TriFinance, Frankrijklei 119, 2000 Antwerpen - Wivo Human Resources, Koning Leopold III laan 41, 8200 Brugge Overwegende dat drie firma s gereageerd hebben, waarbij de firma Hudson heeft laten weten dat ze momenteel geen geschikte mensen kunnen vrijmaken voor de opdracht.

10 Notulen OCMW raad 30 augustus blz. 10 Overwegende dat de firma s TriFinance en Wivo een offerte hebben ingediend waaruit blijkt dat beiden min of meer dezelfde procedure aanbieden en ook beiden voldoende referenties kunnen oorleggen van evaluatie van decretale graden in lokale besturen Overwegende dat de prijzen, excl. BTW, maar incl. verplaatsings- en administratiekosten zich voordoen als volgt: - TriFinance 5.740,00 - Wivo 4.750,00 Overwegende dattrifinance in de prijsofferte een vrij gedetailleerde raming van de te presteren uren geeft waarbij per uur 140,00 wordt gefactureerd en bijkomende uren, niet voorzien in het voorstel gefactureerd worden aan het uurtarief van 140,00, Overwegende dat Wivo een totaalprijs geeft voor het ganse project, waarbij de helft dient betaald te worden bij aanvang van het project en het saldo bij het voltooien van de evaluatie cyclus B E S L U I T met unanimiteit van de stemmen Artikel 1 De onderhandse prijsvraag voor de toewijzing van de evaluatie van de decretale graden aan een extern bureau, wordt goedgekeurd waarbij 5 firma s werden aangeschreven om een offerte in te dienen - Hudson Antwerpen, Joe Englishstraat 56, 2140 Antwerpen - Randstad HR Center, Posthofbrug 10, 2600 Berchem - Search & Selection Antwerpen, Amerikalaan 213, 2000 Antwerpen - TriFinance, Frankrijklei 119, 2000 Antwerpen - Wivo Human Resources, Koning Leopold III laan 41, 8200 Brugge Artikel 2 De opdracht voor de evaluatie van de decretale graden wordt toevertrouwd aan de firma Wivo Human Resources, Koning Leopold III laan 41, 8200 Brugge tegen een totale prijs van 4.750, ,5 BTW = 5.747,50. Het vereiste krediet, 2.873,73 dat dient betaald te worden bij toewijzing van het project zal opgenomen worden in de budgetwijziging. Het saldo wordt voorzien in de meerjarenplanning GOEDKEURING REGLEMENT INTERNET BELEID OCMW KAPELLEN De raad voor maatschappelijk welzijn, vergaderd in openbare zitting zitting, Gelet op de organieke OCMW wet van 14 juli 1976; Gelet op de CAO nr. 81 van 26 april 2002 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de werknemers ten opzichte van de controle op de elektronische on-linecommunicatiegegevens

11 Notulen OCMW raad 30 augustus blz. 11 Gelet op het raadsbesluit van van 24 november 2005 betreffende de goedkeuring reglement voor het gebruik van OCMW ICT infrastructuur en GMS, artikel 2 reglement inzake gebruik van ICT-infrastructuur en elektronische online communicatie (internet, ) Gelet op het raadsbesluit van 25 mei 2011 betreffende de goedkeuring van het deel 2 van het informatieveiligheids-beleid , norm 8.1 internet en verkeer en norm 8.2 omgang met persoonsgegevens, Overwegende dat voor het gebruik van internet behoefte is een duidelijke gedragscode die is aangepast aan de actuele situatie, Gelet op het ontwerp van reglement betreffende het internetbeleid, opgesteld door Luc Van Bogaert, veiligheidsconsulent voor het OCMW van Kapellen via Kina, Gelet op het voorgelegde ontwerp reglement; Gelet op de gevoerde bespreking; B E S L U I T met unanimiteit van de stemmen Volgend reglement inzake gebruik internet wordt goedgekeurd: Artikel : Privé gebruik Net zoals alle andere werkmiddelen die door het OCMW ter beschikking worden gesteld, mag het internet normaal enkel voor professioneel doeleinden worden aangewend. Een sporadisch gebruik bij het opzoeken van informatie voor privé- doeleinden tijdens de middagpauze of na de werktijd wordt toegestaan, voor zover dit de goede werking in het OCMW niet verstoort, en zal niet gesanctioneerd worden. Artikel 2: Verbodsbepalingen Het onwettig, ongepast, onredelijk en onevenredig gebruik van het internet is verboden. Het gebruik van het internet is in de hiernavolgende of in gelijkaardige gevallen verboden (niet exhaustieve opsomming): bezoeken van websites die aanzetten tot betrokkenheid bij illegale, frauduleuze of kwaadwillige activiteiten, mededelen of downloaden van gegevens die met auteursrecht of copyright beschermd zijn, bezoeken van websites die aanzetten tot laster en eerroof, bezoeken van websites die informatie met een aanstootgevend, obsceen, pornografisch, raciaal of onterend karakter bevatten, bezoeken van websites die informatie met een beledigend, kwetsend en/of bedreigend karakter bevatten, bezoeken van websites die aanzetten tot het overtreden van de wet, bezoeken van websites die aanzetten tot pesten op grond van geslacht, ras, nationaliteit, fysiek vermogen en andere, mededelingen doen via interactieve websites die schade kunnen berokkenen o.a. aan de veiligheid van het land, de bescherming van de openbare orde, de

12 Notulen OCMW raad 30 augustus blz. 12 financiële belangen van de overheid, het voorkomen en bestraffen van strafbare feiten, het medisch beroepsgeheim, de rechten en de vrijheden van de burger, de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer,. verspreiden van vertrouwelijke informatie van het OCMW via het Internet, het ondernemen of deelnemen aan elke internetactiviteit (o.a. hacken) die bij wet verboden is, het gebruik van Internet voor persoonlijk winstbejag, het deelnemen aan chatrooms, newsgroups, sociale netwerksites zoals facebook, twitter, netlog, enz, kettingbrieven en spammen. het downloaden van zware bestanden (o.a. video s, films, online spelletjes, muziek, ), het raadplegen van websites die veel systeemcapaciteit opeisen (o.a. commerciële websites, websites voor het delen van beelden, websites waarop voortdurend filmpjes worden gespeeld), onnodig ingaan op pop-up vensters en ongevraagde reclame berichten. Artikel 3 :Respect voor werkgever en werknemer Het OCMW respecteert het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer waarover de gebruiker van het internet beschikt in het kader van de arbeidsrelatie en de rechten en plichten die deze relatie met zich meebrengen voor alle partijen. De gebruiker dient zich bewust te zijn van het feit dat de toegang tot het internet gefilterd, gecontroleerd, opgeslagen en geanalyseerd kan worden in overeenstemming met de ter zake geldende Belgische wetgeving en vermelde CAO nr. 81. Het OCMW heeft het recht om de toegang te blokkeren tot internetwebsites die zoals bepaald in artikel 2 als onwettig, ongepast, onredelijk of onevenredig worden beschouwd. Artikel 4: Controlerecht werkgever De medewerker erkent het principe volgens hetwelk het OCMW het recht heeft om controle uit te oefenen door middel van een globaal controlesysteem op het correct gebruik van het internet, ook wanneer dit gebruik onder de persoonlijke levenssfeer kan vallen. Indien het OCMW op basis van het globale controlesysteem of na een schriftelijke en ondertekende klacht onregelmatigheden of afwijkend gebruik vaststelt, kan de OCMW secretaris bevelen om de gegevens te individualiseren, teneinde de identiteit te achterhalen van de medewerker die verantwoordelijk is voor de onregelmatigheid. De individualisering gebeurt volgens een procedure in drie stappen. 1. De secretaris brengt de medewerkers vóór elke individualisering op de hoogte van de niet-naleving van één van de bepalingen in dit reglement. Deze voorlichting heeft tot doel de medewerkers op een duidelijke en begrijpelijke wijze in te lichten over het bestaan van de onregelmatigheid en over het feit dat de elektronische gegevens zullen geïndividualiseerd worden, wanneer een dergelijke onregelmatigheid opnieuw vastgesteld wordt.

13 Notulen OCMW raad 30 augustus blz Wanneer er daarna opnieuw een onregelmatigheid vastgesteld wordt, kan in opdracht van de secretaris overgaan worden tot een geïndividualiseerde controle, teneinde de identiteit van de medewerker die verantwoordelijk is voor de onregelmatigheid, op te sporen en vast te stellen. 3. De secretaris kan onmiddellijk passende technische en organisatorische maatregelen nemen, zodat de vastgestelde onregelmatigheid zich niet meer kan herhalen. Met inachtneming van de regelgeving ter zake kan het OCMW daarna een tuchtprocedure inzetten tegen de medewerker die verantwoordelijk is voor de vastgestelde onregelmatigheid. Artikel 5 In het raadsbesluit van 24 november 2005 betreffende de goedkeuring reglement voor het gebruik van OCMW ICT infrastructuur en GMS, worden volgende bepalingen opgeheven - artikel 2 reglement inzake gebruik van ICT-infrastructuur en elektronische online communicatie (internet, ), punt 11 internetverkeer - artikel 13 controlerecht systeembeheerder en werkgever en procedure. 8. GOEDKEURING REGLEMENT BELEID OCMW KAPELLEN De raad voor maatschappelijk welzijn, vergaderd in openbare zitting zitting, Gelet op de organieke OCMW wet van 14 juli 1976; Gelet op de CAO nr. 81 van 26 april 2002 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de werknemers ten opzichte van de controle op de elektronische on-linecommunicatiegegevens Gelet op het raadsbesluit van van 24 november 2005 betreffende de goedkeuring reglement voor het gebruik van OCMW ICT infrastructuur en GMS, artikel 2 reglement inzake gebruik van ICT-infrastructuur en elektronische online communicatie (internet, ) Gelet op het raadsbesluit van 25 mei 2011 betreffende de goedkeuring van het deel 2 van het informatieveiligheids-beleid , norm 8.1 internet en verkeer en norm 8.2 omgang met persoonsgegevens, Overwegende dat het verkeer een belangrijke plaats heeft ingenomen in de interne en externe professionele communicatievormen van het OCMW, waarbij ook de dienstverlening deels afhankelijk is geworden van een efficiënt gebruik Gelet op het ontwerp van reglement betreffende het nieuwe , opgesteld door Luc Van Bogaert, veiligheidsconsulent voor het OCMW van Kapellen via Kina, Gelet op het voorgelegde ontwerp reglement; Gelet op de gevoerde bespreking; B E S L U I T met unanimiteit van de stemmen

14 Notulen OCMW raad 30 augustus blz. 14 Volgend reglement inzake het vekeer wordt goedgekeurd: Artikel 1 : communicatie, geen opslagsysteem Mail is bij uitstek een communicatiemiddel. Mail is echter geen systeem voor het documenteren en opslaan van gegevens en documenten. Mailberichten, bijlagen, instructies en documentatie met een zeker belang voor het OCMW of met een inhoud die in de toekomst nog moet gebruikt of geconsulteerd worden, dienen zo vlug mogelijk opgeslagen te worden in de doorvoor bestemde mappen of dossiers. Elke dienst maakt hierover intern duidelijke en transparante afspraken en maakt hiervoor de nodige mappen aan. Artikel 2: Indeling van de mailadressen. Het verkeer van inkomende en uitgaande mailberichten loopt via een welbepaald mailadres. Zo zijn er binnen het OCMW- domein groep- of functieadressen en adressen op naam van de medewerker gemaakt. Via de mailboxen binnen het OCMW- domein worden enkel beroepsmatige berichten verstuurd en ontvangen. Net zoals alle andere werkmiddelen die ter beschikking worden gesteld, mag het e- mailsysteem van het OCMW enkel beroepsmatig worden aangewend. Artikel 3: Groep- of functieadressen. Iedere medewerker heeft toegang tot het groep- of functieadres van de dienst waarin hij werkt. Enkel het groep- of functieadres wordt door het OCMW aan de buitenwereld bekendgemaakt. Het is de bedoeling dat volledig beroepsmatig mailverkeer (inkomende en uitgaande berichten) via deze mailadressen verloopt. Enerzijds om de vertrouwelijkheid van de gegevens te kunnen garanderen en anderzijds om een gebrekkige doorstroming van informatie en moeilijkheden bij een (onverwachte) vervanging te vermijden, wordt de toegang tot de mailboxen geregeld door wachtwoorden met een beperkte geldigheidsduur. Enkel de collega s - medewerkers van een dienst hebben toegang tot de mailbox van de dienst. De rechtstreeks hiërarchische overste uiteraard ook. Op basis van het toebedeeld takenpakket worden intern duidelijke afspraken gemaakt over wie, wat en op welke manier mailberichten zullen worden behandeld. Het bestuur kan in de groep- en functie- mailboxen aan de medewerkers geen bescherming van de privacy op de werkvloer garanderen. Artikel 4: Adres op naam van de medewerker. Iedere medewerker heeft een afzonderlijk mailadres binnen het OCMW- domein. Het adres is opgemaakt op de naam van de betrokken medewerker. Dit mailadres wordt aan de buitenwereld niet algemeen kenbaar gemaakt. Dit adres mag enkel gebruikt worden voor individueel beroepsmatig mailverkeer. (Bv. HRM, functiegesprekken, evaluaties, persoonlijke ontwikkeling, vorming, individuele professionele contacten met andere collega s). De toegang tot deze mailbox is beveiligd met een persoonlijk wachtwoord. In het geval dat er in een overgangsfase vanwege de buitenwereld mailberichten

15 Notulen OCMW raad 30 augustus blz. 15 met een beroepsmatige inhoud ontvangen worden, moet de medewerker deze berichten onmiddellijk naar het groep- of functieadres voor verder gevolg doorzenden. In het geval dat er in een overgangsfase mailberichten met een persoonlijk karakter die geen betrekking hebben op de werksituatie ontvangen worden, moet de medewerker deze berichten onmiddellijk naar een privé- mailbox buiten het OCMW- domein doorzenden. Het OCMW garandeert in de mailbox op naam aan de medewerkers de bescherming van de persoonlijke levenssfeer op de werkvloer, waarover de medewerker beschikt in het kader van de werkrelatie en de rechten en plichten die deze relatie met zich meebrengt voor alle partijen. Artikel 5: Antwoorden op e- mails. Indien de opsteller van het inkomend bericht een antwoord verwacht, moet de bevoegde medewerker binnen redelijke termijn antwoord geven. Bij uitgaande elektronische berichten moet het personeelslid aandacht schenken aan het feit dat de officiële briefwisseling ondertekend moet worden door de voorzitter en de secretaris. Het personeelslid is zélf verantwoordelijk voor de inhoud van de verstuurde berichten en mag geen engagementen namens het OCMW aangaan tenzij hiertoe gemachtigd (bv. door een raadsbeslissing of een ondertekende brief). In het geval dat het opmaken van het definitief antwoord een langere voorbereidingsperiode vergt, wordt aangeraden om op korte termijn aan de vraagsteller een voorlopig antwoord te geven met een ontvangstmelding, een verklaring dat de zaak in onderzoek is en de opgave van een vermoedelijke datum waarop het definitief antwoord kan verwacht worden. Artikel 6: Veiligheid. Mail mag standaard niet worden beschouwd als een veilig elektronisch uitwisselingskanaal dat de vertrouwelijkheid en de integriteit van de gegevens kan waarborgen. De gegevens worden in de regel niet versleuteld (onbeveiligd) over het gewone internet verstuurd. Wegens de bij wet opgelegde bescherming van de privacy mogen bijgevolg geen persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie over burgers via e- mail overgemaakt worden. Artikel 7: Beheer van de mailbox. Mailberichten die afgehandeld en geklasseerd werden of overbodig geworden zijn, worden best minstens wekelijks verwijderd. (Ook verwijderen in de map verwijderde items.) Artikel 8: Huisstijl. De medewerkers worden geacht bepaalde gedragsregels bij de beroepsmatige mailberichten in acht te nemen. Deze gedragsregels zijn in de onderstaande nietexhaustieve lijst opgenomen:

16 Notulen OCMW raad 30 augustus blz. 16 mails dienen correct en beleefd, respectvol en professioneel te zijn opgemaakt in algemeen Nederlands met juiste spelling en grammatica en gebruik van grove taal is niet toegelaten. mailberichten dienen steeds ondertekend met vermelding van minstens naam, functie en telefoonnummer van de verzender het computernetwerk mag door het verkeer niet gestoord worden. (Bv. geen onnodige naar vele personen zenden, verzending van zeer omvangrijke bijlagen ) het onderwerp dat betrekking heeft op de mail, dient steeds ingevuld te worden het aantal ontvangers in het Aan-veld tot een minimum. Duid in het Aan-veld enkel de ontvangers aan die waarschijnlijk op het bericht zullen moeten antwoorden en/of absoluut op de hoogte moeten gebracht worden. Het CC- veld is bestemd voor de ontvangers die in kopie staan, zodat zij ook op de hoogte worden gebracht van de inhoud van het bericht. Voeg niet systematisch alle hiërarchisch oversten in CC toe, behalve indien hierom specifiek gevraagd wordt. Het is aan te raden slechts één onderwerp per mailbericht te behandelen. Hierdoor wordt verwarring bij het beantwoorden vermeden en wordt het klasseren vereenvoudigd. De stijl van het bericht moet duidelijk en direct zijn en de ontvanger moet het bericht gemakkelijk kan lezen. De toevoeging van zware attachments moet zoveel mogelijk worden vermeden. Het is verplicht om bij elk beroepsmatig e- mailbericht dat naar de buitenwereld wordt verstuurd, de hiernavolgende disclaimer toe te voegen: Dit e- mailbericht en alle bijbehorende bijlagen zijn vertrouwelijk en enkel dienend voor diegene(n) tot wie het bericht gericht is. Indien U dit mailbericht per vergissing zou verkregen hebben, gelieve dit dan teug te sturen naar de afzender. De inhoud van dit mailbericht en de bijhorende bijlagen verbinden het OCMW Kapellen op geen enkele wijze, tenzij anders werd overeengekomen bij een schriftelijke overeenkomst of tenzij de inhoud hiervan later bevestigd wordt met een brief ondertekend door de voorzitter en secretaris. Artikel 9: Verbodsbepalingen. Het gebruik van de digitale communicatie in het OCMW is verboden in de hiernavolgende niet- exhaustieve lijst: gebruik van e- mail bij illegale, frauduleuze of kwaadwillige activiteiten, verzenden en opslagen van documenten met een beledigend, obsceen (bv. pornografisch), raciaal, onterend of extreem politiek karakter, mededelen van gegevens die auteursrechtelijk beschermd zijn, in strijd zijn met de wetten ter bescherming van dit recht, deelname aan kettingbrieven, inschrijven op nieuwsbrieven die geen verband houden met de professionele activiteiten (bv. grappen, commerciële activiteiten ), overdracht van beroepsmatige berichten naar een privé- mailbox buiten het OCMW- domein. Artikel 10: Globale controle. De medewerker erkent het principe volgens hetwelk het OCMW het recht heeft om controle uit te oefenen door middel van een globaal controlesysteem op het correct

17 Notulen OCMW raad 30 augustus blz. 17 gebruik van de mailbox binnen het OCMW- domein, ook wanneer dit gebruik onder de persoonlijke levenssfeer kan vallen. Indien het OCMW op basis van het globale controlesysteem of na een schriftelijke en ondertekende klacht onregelmatigheden of afwijkend gebruik vaststelt, kan de OCMW secretaris bevelen om de gegevens te individualiseren, teneinde de identiteit te achterhalen van de medewerker die verantwoordelijk is voor de onregelmatigheid. Artikel 11: Controle met individualisering van de gegevens. De individualisering gebeurt volgens een procedure in drie stappen. 4. De secretaris brengt de medewerkers vóór elke individualisering op de hoogte van de niet-naleving van één van de bepalingen in dit reglement. Deze voorlichting heeft tot doel de medewerkers op een duidelijke en begrijpelijke wijze in te lichten over het bestaan van de onregelmatigheid en over het feit dat de elektronische gegevens zullen geïndividualiseerd worden, wanneer een dergelijke onregelmatigheid opnieuw vastgesteld wordt. 5. Wanneer er daarna opnieuw een onregelmatigheid vastgesteld wordt, kan in opdracht van de secretaris overgaan worden tot een geïndividualiseerde controle, teneinde de identiteit van de medewerker die verantwoordelijk is voor de onregelmatigheid, op te sporen en vast te stellen. 6. De secretaris kan onmiddellijk passende technische en organisatorische maatregelen nemen, zodat de vastgestelde onregelmatigheid zich niet meer kan herhalen. Met inachtneming van de regelgeving ter zake kan het OCMW daarna een tuchtprocedure inzetten tegen de medewerker die verantwoordelijk is voor de vastgestelde onregelmatigheid. Besloten zitting --- Zitting gesloten om uur De Secretaris, Paula VERHOEVEN De Voorzitter, An STOKMANS

18 Notulen OCMW raad 30 augustus blz. 18 Openbare zitting GOEDKEURING NOTULEN OPENBARE RAADSZITTING VAN 29 JUNI AKTENAME BESLISSINGEN VAST BUREAU VAN 16 AUGUSTUS A. GOEDKEURING ONDERHANDELINGSPROCEDURE EN GUNNING VOOR DE VERVANGING VAN 15 VERWARMINGS-WARM WATER TOESTELLEN IN DE SOCIALE APPARTEMENTEN TE PUTTE KAPELLEN B. VASTSTELLING BEVOEGHEID PERSONEELSLID VOOR DE UITVOERING VAN BETALINGEN, INNING VAN DE ONTVANGSTEN EN BEHEER VAN KASMIDDELEN GOEDKEURING AANKOOPBOD OP WONING ANTWERPSESTEEN-WEG STEUNNORMEN: INDEXERING LEEFTOELAGE DIENSTENCENTRA T BRUGGEKE EN T ERTBRANDJE: GOEDKEURING NAJAARSPROGRAMMATIE GUNNING TOEWIJZING EXTERN BUREAU VOOR EVALUATIE DECRETALE GRADEN OCMW GOEDKEURING REGLEMENT INTERNET BELEID OCMW KAPELLEN GOEDKEURING REGLEMENT BELEID OCMW KAPELLEN Besloten zitting... 17