P O C K E T B A S I S I N F O R M AT I E V O O R A P P A RT E M E N T S E I G E N A A R S

Transcriptie

1 P O C K E T B A S I S I N F O R M AT I E V O O R A P P A RT E M E N T S E I G E N A A R S g e b a s e e r d o p h e t M o d e l r e g l e m e n t j a n u a r i

2 Deze pocket is een initiatief van VVEplaats en wordt u aangeboden door: VVEplaats biedt structuur, organisatie en duidelijkheid aan VvE's en professionals. Wij leveren kwaliteit en werken servicegericht, onze kwaliteit wordt hoofdzakelijk door u bepaald! Voor meer informatie bezoekt u: of mailt u naar: info@vveplaats.nl KLIK OP HET LOGO VVEplaats verzorgt ook bouwkundige cursussen die 25% goedkoper zijn dan vergelijkbare cursussen De cursussen zijn bedoeld voor professionals en particulieren. Als niet bouwkundige is het soms moeilijk om bouwkundige termen en tekeningen te begrijpen, hierdoor kunt u moeite hebben om (goed) met een bouwkundige (architect, aannemer e.d) te communiceren. Middels onze cursussen bent u straks bekend met wetgeving, bouwkundige termen, bouwsystemen, bouwkundige tekeningen e.d. Bezoek onze website voor meer informatie en meld u aan voor de nieuwsbrief cursussen. VVEplaats kan ondanks haar zorg, aandacht en inspanning niet garanderen dat deze pocket gevrijwaard is van onjuist- en/of onvolledigheden en is niet aansprakelijk voor eventuele gevolgschade(s). VVEplaats versie 1.92b Wilt u uw logo/bedrijf hierboven toevoegen of meer adverteerruimte in deze pocket? mail dan naar: sda@vveplaats.nl (slim & doelgericht adverteren)

3 Voorwoord Wellicht heeft u weleens van de Vereniging van Eigenaars (VvE) gehoord, bent u aan het overwegen om een appartement te kopen of bent u al eigenaar van een appartement. Als u een woning koopt waarop appartementsrecht van toepassing is, krijgt u met (financiële) verplichtingen en verantwoordelijkheden te maken. Uit de praktijk blijkt dat niet elke appartementseigenaar weet hoe een VvE functioneert. Wat is een VvE, wat doet een VvE, zijn vragen die niet elke appartementseigenaar kan beantwoorden. Als appartementseigenaar krijgt u met juridische documenten (splitsingsakte, Modelreglement e.d.) te maken, die zich over het algemeen moeilijk laten lezen. Om u het wat makkelijker te maken heeft VVEplaats deze pocket geschreven, opdat u met een kleine (lees)inspanning op de hoogte bent van het functioneren van een VvE. VVEplaats wil duidelijkheid bieden aan (toekomstige) appartementseigenaars en VvE informatie verstrekken aan iedereen die enige kennis van VvE s op wil doen. Deze pocket is geschreven op basis van het Modelreglement januari 1992 (er is ook een pocket beschikbaar op basis van het Modelreglement 2006). In de splitsingsakte van uw (toekomstige) appartementencomplex staat vermeld welk Modelreglement van toepassing is. VVEplaats is een jonge onderneming (eenmanszaak) die graag iets voor (toekomstige) appartementseigenaars en professionals wil betekenen. VVEplaats wilt u op tijd informeren over het functioneren van een VvE, zodat u later (als u het appartement gekocht heeft) niet voor verrassingen komt te staan. VVEplaats levert pockets en draaiboeken (FACCO 1.0) en heeft de intentie haar diensten en producten in de nabije toekomst uit te gaan breiden. VVEplaats heeft de volgende doelen voor ogen: 1. Het informeren van (toekomstige) appartementseigenaars over het functioneren van een VvE, zodat zij weten waar zij aan toe zijn. 2. Het creëren van een plaats waar appartementseigenaars, VvE s en professionals samen komen. 3. Het bevorderen van de samenwerking tussen VvE s en professionals en tevredenheid bij alle partijen. Deze doelen zijn onderdeel van een missie die VVEplaats heeft namelijk: Het waarborgen van een behaaglijk en zorgeloos wooncomfort voor bewoners tegen betaalbare woonlasten Voor meer VvE informatie en voor aanmelding voor de gratis nieuwsbrief gaat u naar: Met vriendelijke groet, Hendrik Timmer (oprichter VVEplaats) 01

4 Inhoudsopgave Voorwoord Wanneer ontstaat een Vereniging van Eigenaars (VvE)? De Algemene Ledenvergadering (ALV) Minimaal te bespreken onderwerpen tijdens de vergadering Het (dagelijks) bestuur Functieomschrijvingen van de voorzitter, penningmeester en secretaris Commissies binnen de VvE De conditiemeting van een gebouw Het meerjarenonderhoudsplan (MJOP) Alleen een MJOP op laten stellen is niet genoeg Een slapende VvE De VvE-beheerder Goed om te weten 10 tips voor VvE-bestuurders

5 Wanneer ontstaat een Vereniging van Eigenaars (VvE)? De Vereniging van Eigenaars ontstaat op het moment dat er appartementsrecht van toepassing is verklaard. Iedere appartementseigenaar wordt automatisch lid van de VvE. De VvE heeft als doel (en is daartoe verplicht) het gebouw te beheren en te onderhouden. De appartementseigenaars zijn gezamenlijk verplicht bij te dragen in de schulden en kosten van het gebouwbeheer en -onderhoud. Alhoewel men bij een VvE voornamelijk aan appartementen(complexen) denkt, kan het ook voorkomen dat andere woningtypen (bijvoorbeeld een eengezinswoning) ook een eigen VvE hebben. De Algemene Ledenvergadering (ALV) De appartementseigenaars (leden) komen bijeen tijdens de algemene ledenvergadering. Tijdens deze vergadering worden onder andere besluiten genomen over het gebouwbeheer, onderhoud en de financiën. Volgens het Modelreglement dient er minimaal één maal per jaar vergaderd te worden (binnen 6 maanden na het afgelopen (boek)jaar). De vergadering kan alleen rechtsgeldige besluiten nemen indien er voldoende stemmen zijn. In de splitsingsakte is vastgelegd hoeveel stemmen er per breukdeel (een appartement, berging, garage e.d.) maximaal uitgebracht mogen worden. De eigenaars van deze breukdelen mogen deze stemmen uitbrengen. In het Modelreglement wordt vermeld hoeveel stemmen er minimaal benodigd zijn om rechtsgeldige besluiten te nemen. Afhankelijk van de situatie (aanpassing servicekosten, uitvoeren groot onderhoud e.d.) kan het minimaal aantal stemmen dat benodigd is verschillen. Over het algemeen kan gesteld worden dat appartementseigenaars met grote appartementen (in oppervlakte)/meerdere breukdelen meer stemmen uit mogen brengen. Indien er onvoldoende stemmen zijn, kan de vergadering geen rechtsgeldige besluiten nemen. In zo n situatie kan er een nieuwe (tweede) vergadering uitgeschreven worden. Deze tweede vergadering dient niet vroeger dan twee en niet later dan zes weken, dan de eerste vergadering plaats te vinden. In deze tweede vergadering mogen rechtsgeldige besluiten genomen worden, ongeacht het aantal stemmen. Dit betekent dat als er maar twee appartementseigenaars op komen dagen, zij belangrijke beslissingen mogen nemen. Indien de vergadering een rechtsgeldig besluit heeft genomen, moet elke appartementseigenaar zich hieraan conformeren. Minimaal te bespreken onderwerpen tijdens de vergadering (uitgaande van het feit dat er één vergadering per jaar plaats vindt) Vaststelling of er voldoende stemmen zijn voor het nemen van rechtsgeldige besluiten. Accordering van de notulen van de voorgaande vergadering. Jaarrekening- (exploitatierekening + balans) van het afgelopen boekjaar. Bijdrages (servicekosten en eventuele extra bijdrages) voor het aangevangen of komende jaar. Expolitatiebegroting voor het aangevangen of komende boekjaar. Decharge, hierbij wordt het bestuur niet meer verantwoordelijk gehouden voor het (financieel) gevoerde beleid. Onderhoud van het gebouw. 03

6 Het (dagelijks) bestuur Binnen een VvE is een bestuur actief, dit bestuur berust bij één of meerdere bestuurders. In de meeste situaties zijn bestuurders appartementseigenaars, welke gekozen worden door de vergadering. Bij voorkeur wordt er een voorzitter, penningmeester en secretaris gekozen. Indien er zich onvoldoende personen verkiesbaar stellen, mogen de voorgaande functies ook door één persoon bekleed worden. Het bestuur wordt voor onbepaalde tijd benoemd en kan te allen tijde worden ontslagen. Het bestuur dient te bestaan uit een oneven aantal personen. Het bestuur beheert de middelen van de vereniging en ziet erop toe dat genomen besluiten en regelgeving nageleefd en uitgevoerd worden. De bevoegdheden van het bestuur zijn vastgelegd in de splitsingsakte/modelreglement. Bovendien is het bestuur gebonden aan de besluiten en de begroting die de vergadering heeft goedgekeurd. Het bestuur heeft daarnaast ook zelfstandige bevoegdheden om te handelen bij spoedeisende zaken. Wanneer het bestuur zijn bevoegdheden overschrijdt, de besluiten van de vergadering niet of niet goed uitvoert kan de vergadering het bestuur hoofdelijk aansprakelijk stellen voor de geleden schade. Functieomschrijvingen van de voorzitter, penningmeester en secretaris Regelmatig overwegen appartementseigenaars zich verkiesbaar te stellen als bestuurslid, maar zien hier alsnog vanaf omdat ze niet precies weten wat de functie inhoudt. Dit is een gemiste kans, om deze tendens tegen te gaan heeft VVEplaats functieomschrijvingen toegevoegd. Houd rekening met het feit dat het algemene functieomschrijvingen zijn. De voorzitter (dit is niet de persoon die de ALV voorzit) Taakinhoud: Het leiden van bestuursvergaderingen. Het onderhouden van contacten met de (externe) beheerder en commissies. Een bindend element zijn in de VvE, toegankelijk voor vragen, klachten en problemen van appartementseigenaars. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden: Is bevoegd een vergadering bijeen te roepen. Kan bestuursleden en (externe) beheerder(s) ter verantwoording roepen over hun beslissingen, optreden en functioneren. Houdt toezicht op de bestuurlijke activiteiten. Kan bestuurs- en commissieleden bijeen roepen indien dit gewenst is en is bevoegd in te grijpen bij bestuursleden en commissies wanneer deze niet naar behoren functioneren. Zorgt ervoor dat (huishoudelijke) reglementen/statuten en de splitsingsakte worden nageleefd. Vormt samen met de penningmeester en de secretaris het bestuur. 04

7 De penningmeester (uitgaande van het feit dat het beheer is ondergebracht bij een (externe) beheerder en het bestuur eindverantwoordelijk is) Taakinhoud: Het accorderen en controleren van facturen. Houdt toezicht op de financiën (/bankrekeningen). Het bestuderen en controleren van offertes, begrotingen en exploitatierekeningen. Het onderhouden van contacten met de (externe) beheerder en commissies. Het adviseren van bestuursleden en appartementseigenaars m.b.t inkomsten en uitgaven. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden: Is bevoegd facturen en offertes te accorderen of af te keuren. Kan bestuursleden bijeen roepen indien dit gewenst is. Is bevoegd in te grijpen (bij de (externe) beheerder) wanneer er financieel iets verkeerd gaat. Zorgt ervoor dat financiële besluiten en verplichtingen worden nageleefd. Is verantwoordelijk voor de financiën. Vormt samen met de voorzitter en de secretaris het bestuur. De secretaris (uitgaande van het feit dat notulen en agenda's worden opgesteld door een (externe) beheerder) Taakinhoud: Het ondersteunen van de voorzitter, door bestuurs- of de algemene ledenvergaderingen voor te bereiden. Het vergaren van informatie. Het controleren van de notulen en agenda s. Het verspreiden van informatie aan bestuurs-, commissieleden en appartementseigenaars. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden: Kan bestuursleden bijeen roepen indien dit gewenst is. Is bevoegd informatie op te vragen en in te zien. Vormt samen met de voorzitter en de penningmeester het bestuur. 05

8 Commissies binnen de VvE Binnen een VvE kunnen verschillende commissies actief zijn, hierbij moet u denken aan een technische, kascommissie of andere (project-) commisies. Deze commissies worden aangestuurd door het bestuur en mogen normaliter geen rechtsgeldige besluiten nemen zonder goedkeuring van het bestuur/de vergadering. De commissies kunnen los van elkaar functioneren, maar kunnen ook met elkaar samenwerken. Hieronder worden een aantal commissies toegelicht middels een korte functieomschrijving. De technische commissie (TC) De technische commissie houdt zich bezig met technische zaken. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat zij wordt ingezet voor kleine klusjes (bijvoorbeeld het vervangen van lampen e.d.), dat zij wordt betrokken bij de contractvorming van een aannemer, of het gebouw inspecteert op gebreken. Zij adviseert het bestuur en appartementseigenaars op technisch gebied. De technische commissie is meestal bevoegd om alle ruimten (inclusief daken) te betreden. De projectcommissie (tijdelijk) Met projectcommissie wordt een tijdelijke commissie bedoeld die zich bezig houdt met tijdelijke projecten. Zodra het project afgerond is wordt de commissie opgeheven. Een voorbeeld van een projectcommissie is een entreecommissie, zij is betrokken bij de renovatie van de hoofdentree en doet onderzoek naar postkasten, intercomsystemen e.d. Zij adviseert het bestuur en appartementseigenaars bij projecten. De kascommissie (KC) Als er geen Raad van Commissarissen of accountant is aangesteld, dient de vergadering een kascommissie aan te stellen. Deze commissie dient uit minimaal twee leden te bestaan, die geen bestuurslid zijn. Zij controleert de jaarrekening en koppelt haar bevindingen terug aan het bestuur en de vergadering. De vergadering besluit op basis van haar bevinding of zij decharge verleent op het voorgaande boekjaar/aan het bestuur. De commissie is bevoegd om alle financiële stukken in te zien en hier vragen over te stellen. Het bestuur/(externe) beheerder is verplicht om eventuele vragen van deze commissie te beantwoorden. De feestcommissie (FC) De feestcommissie verbetert de onderlinge contacten van appartementseigenaars. Zij organiseert activiteiten, bijvoorbeeld een barbecue of een borrelavond. Indien dergelijke activiteiten plaatsvinden in gemeenschappelijke ruimten, is formeel gezien toestemming van de vergadering benodigd. 06

9 De conditiemeting van een gebouw Volgens het Modelreglement is de VvE niet verplicht een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) op te laten stellen, uiteraard is het wel aan te raden. Om een goed MJOP op te stellen is een conditiemeting (van het gebouw) benodigd, tenzij het een nieuw gebouw betreft. Over het algemeen wordt een conditiemeting uitgevoerd door een bedrijf, dat de gebouwcondite en levensverwachting van bouwdelen (kozijnen, daken, gevels, schilderwerken e.d.) in een rapport weergeeft. Op deze manier wordt per jaar inzichtelijk aan welk bouwdeel er onderhoud gepleegd moet worden. Houd rekening met het feit dat het rapport een (nauwkeurige) schatting is wanneer er onderhoud verwacht wordt. Dit betekent dat bouwdelen in werkelijkheid korter of langer mee kunnen gaan dan in het rapport weergegeven wordt. Het meerjarenonderhoudsplan (MJOP) Het MJOP wordt vaak door hetzelfde bedrijf opgesteld dat de conditiemeting heeft uitgevoerd. De MJOP gaat nog een stapje verder dan de conditiemeting, in het MJOP worden namelijk onderhoudskosten aan bouwdelen gekoppeld. Het MJOP is een overzicht waarop per jaar staat aangegeven welk onderhoud er verwacht wordt met de bijbehorende kosten. Met een goede MJOP kan een VvE duizenden euro's besparen, omdat onderhoud de grootste kostenpost van de VvE is. Een goede MJOP maakt optimaal gebruik van de levensduur van de bouwdelen/- materialen en voorkomt dat bouwdelen te vroeg worden vervangen. Alleen een MJOP op laten stellen is niet genoeg Als het MJOP opgesteld is moet een VvE gelden reserveren om toekomstig onderhoud te kunnen plegen. Echter, is het reserveren van gelden vaak het zorgenkindje van de VvE. De hoofdreden hiervoor is dat weinig appartementseigenaars op (extra) kosten zit te wachten. Desondanks is het goedkoper om periodiek onderhoud te plegen, dan helemaal geen onderhoud te plegen. Stelt u zich eens voor wat de gevolgen zijn als houten kozijnen tientallen jaren niet geschilderd worden, in het ergste scenario moeten alle kozijnen vervangen worden. Om het bovenstaande scenario te voorkomen heeft de overheid VvE s verplicht een reservefonds aan te leggen. Bestaande VvE s hadden tot 1 mei 2008 om een reservefonds aan te leggen. Voor nieuwe VvE s geldt sinds 1 mei 2005 dat zij over een reservefonds moeten beschikken. Sinds 1 juli 2011 hebben gemeenten de mogelijkheid een VvE-vergadering bijeen te roepen, toe te spreken en voorstellen te doen. Ook kan de gemeente onder bepaalde voorwaarden een VvE verplichten om een onderhoudsplan op te laten stellen en uit te voeren. Een slapende VvE Er is sprake van een slapende VvE als deze niet actief is. Dit kan betekenen dat er geen vergaderingen gehouden worden en/of geen gelden gereserveerd worden voor beheer en onderhoud. Bij een slapende VvE is de kans groot dat er sprake is van achterstallig onderhoud, waardoor er hoge onderhoudskosten aan kunnen komen. Tevens kunnen gemeentes slapende VvE's hoge boetes opleggen, dus maak goede afwegingen voordat u een appartement koopt bij een slapende VvE. 07

10 De VvE-beheerder Bij een (groot) aantal VvE's is het VvE-beheer ondergebracht bij een externe beheerder (veelal een bedrijf). Deze beheerder kan diverse taken (administratie, boekhouding e.d.) voor een VvE verrichten. Indien appartementseigenaars deze taken zelf uitvoeren is er sprake van zelfbeheer. Tevens is een combinatie mogelijk van extern en zelfbeheer. Voorbeeldtaken die een (externe) beheerder voor een VvE zou kunnen verrichten: Bijhouden van de boekhouding (incasseren van gelden, opstellen jaarrekening). Opstellen van de exploitatiebegroting. Berekenen van (benodigde) servicekosten/extra bijdrages. Beheren van gelden/bankrekening(en). Opstellen van de agenda/uitnodiging voor de ALV. Voorzitten/notuleren van de ALV. Aanspreekpunt voor appartementseigenaars (voor klachten, suggesties). Opvragen en controleren van offertes bij/van bedrijven. Onderhandelen met en contracteren van bedrijven. Communiceren met het bestuur en appartementseigenaars. Conditiemeten van een gebouw en het opstellen van de MJOP. Controleren en toezicht houden op uitgevoerde werkzaamheden van bedrijven. Zoek een geschikte (externe) VvE-beheerder voor uw VvE In overleg met de beheerder kunnen de gewenste diensten/taken per VvE uitgebreid/beperkt worden. In Nederland zijn honderden externe beheerders actief, het is belangrijk dat uw VvE beheerd wordt door een beheerder die servicegericht werkt en betrouwbaar is, zoek een geschikte beheerder die goede kwaliteiten bezit en de benodigde diensten kan leveren. 08

11 Goed om te weten Wat zijn servicekosten? Vaak wordt det term servicekosten gebruikt, echter wordt er in het Modelreglemlent de term voorschotbijdragen gebruikt. Deze voorschotten betaalt u voor het beheer en het onderhoud van het gebouw en worden veelal maandelijks geïnd. Deze voorschotten komen bovenop uw hypotheek-, gemeente- en energielasten. Betaalt u geen of weinig voorschotten/servicekosten, controleer dan of u met een slapende VvE of met achterstallig onderhoud te maken heeft. Wat is het huishoudelijk reglement? Het huishoudelijk reglement is een aanvulling op de splitsingsakte/statuten. In dit reglement worden vaak 'leefregels' vermeld, tijden waarop geklust mag worden, rookverbod, uitstraling van het gebouw. Het reglement is ondergeschikt aan de splitsingsakte/statuten voor het geval er tegenstrijdigheden in mochten staan. Het reglement is pas rechtsgeldig als de vergadering (met voldoende stemmen) het reglement bekrachtigd heeft. Een VvE is overigens niet verplicht om een huishoudelijk reglement op te (laten) stellen. Ik wil graag een stenen of 'houten' vloer aanbrengen, moet ik hier toestemming voor vragen bij het bestuur? Voor het aanbrengen van dergelijke vloeren is toestemming benodigd van het bestuur. Het bestuur kan bijvoorbeeld eisen dat u aantoont dat uw vloer (al dan niet in combinatie met uw ondervloer) minimaal 10 db werend wordt uitgevoerd. Ik heb een betalingsachterstand en het bestuur heeft een deurwaarder/incassobureau ingeschakeld, kan dit zomaar? Een bestuur is niet altijd bevoegd om een deurwaarder/incassobureau in te schakelen. Om deze bevoegdheid te krijgen moet de vergadering haar toestemming geven. Hetzelfde geldt voor het kwijtschelden van schulden. Ik wil mijn appartement verhuren, moet ik hier toestemming voor vragen bij het bestuur? Er is geen toestemming van het bestuur of de vergadering benodigd. Wel dient er aan het bestuur een gedagtekende verklaring (in tweevoud) overhandigd te worden, waarin de huurder verklaart dat hij de bepalingen van het reglement en het eventuele huishoudelijke reglement, alsmede eventuele regels als bedoeld in artikel 5: 128 van het Burgerlijk Wetboek, voor zover die op de huurder betrekking hebben, zal naleven. Ook als u het appartement zelf gaat bewonen, dient u deze gedagtekende verklaring aan het bestuur te overhandigen. Ik ben aangesloten bij een slapende VvE, hoe kan ik onze VvE weer actief maken? Een slapende VvE wakker maken begint met het opstellen van actiepunten en stellen van priorieiten (vergadering houden, aanstellen van een bestuur e.d.) Daarna informeert u medebewoners middels een brief, waarin u aangeeft wat er moet gebeuren (niet alle actiepunten vermelden, dit kan afschrikken) en waarom dit moet gebeuren. Mocht dit (na meerdere pogingen) geen effect hebben dan kunt u een bedrijf inschakelen die gespecialiseerd is in het activeren van een VvE. 09

12 10 tips voor VvE-bestuurders Bestuurslid van een VvE wordt u niet zomaar, ten eerste moet u zich verkiesbaar stellen tijdens de vergadering en ten tweede moet de vergadering u als bestuurslid kiezen. U stelt zich (waarschijnlijk) verkiesbaar omdat u zich verantwoordelijk/betrokken voelt en dat u iets voor de VvE wilt betekenen. Als ex-bestuurslid heb ik veel geleerd en meegemaakt. Ik wil bestuursleden de volgende tips meegeven: 1. Stel als bestuur duidelijke en haalbare doelen, wat wil het bestuur bereiken en hoe gaat dit bereikt worden? 2. Maak duidelijke afspraken met medebestuurders, wie doet wat en wanneer, wie is er bevoegd en verantwoordelijk, wat wordt er samen besloten? 3. Stel van tevoren vast wanneer de bestuursoverleggen plaatsvinden (bij voorkeur voor een heel jaar), zodat iedereen dit ruim van tevoren weet en kan inplannen. 4. Zoek geschikte bedrijven (externe beheerder, aannemers e.d.) die het bestuur/de VvE ontzorgen en maak duidelijke afspraken met deze bedrijven (ga er niet vanuit dat alles vanzelf goedkomt, leg afspraken schriftelijk vast). 5. Informeer appartementseigenaars middels nieuwsbrieven, internet, zodat ze niet verrast (kunnen) worden tijdens de (volgende) algemene ledenvergadering. 6. Wijk niet af van besluiten die door de algemene ledenvergadering genomen zijn. 7. Organiseer eens een leuk uitje of activiteit voor appartementseigenaars, hiermee bevordert u de contacten en zullen appartementseigenaars meer affiniteit bij de VvE krijgen. 8. Sluit een bestuursaansprakelijkheidsverzekering af, hiermee voorkomt u dat u als bestuurslid (prive) aansprakelijk wordt gesteld (tenzij u wanbeleid of misdrijven heeft gevoerd). 9. Als doelen niet behaald worden, stel deze doelen/plannen dan stapsgewijs bij, gooi niet alles 180º om. 10. Archiveer relevante communicatie met appartementseigenaars, bestuursleden, bedrijven e.d. 10