Nieuwsbrief EHBO vereniging Eelde-Paterswolde september EHBO vereniging Eelde- Paterswolde

Transcriptie

1 EHBO vereniging Eelde- Paterswolde september 2012 t Snelverband Het bestuur van de EHBO vereniging Eelde Paterswolde heeft het genoegen u allen uit te nodigen voor de Algemene Ledenvergadering. Hierbij treft u de stukken aan. Deze vergadering zal plaatsvinden in het Loughoes, Kosterijweg 2 te Eelde. Het bestuur hoopt op een grote opkomst. Voorafgaand aan de vergadering zal de eerste gezamenlijke EHBO les plaatsvinden, deze zal zoals gebruikelijk plaatsvinden in de vorm van een oefening. Hiervoor kunt u zich nog opgeven, zie onderstaand kader. Wij hopen u allen te zien op 11 oktober. Met vriendelijke groet, Het bestuur. HERHAALDE OPROEP Het bestuur is dringend op zoek naar iemand die geschikte opslagruimte voor onze EHBO-kleding heeft, of iemand kent die dit heeft. Reacties graag naar activiteiten@ehbo-eelde.nl Bestuur: Bert Piers-Voorzitter Yvette Ottens-Secretaris Trudy Eilander-Penningmeester Anja Beving Opleidingen/ Ledenadministratie Elly Nijdam-Algemeen Coördinator Evenementen/ Kledingbeheer Bart Smidts-Materiaalbeheer Vacature Opgave bijscholingslessen: We beginnen op 11 oktober met een gezamenlijke oefening in het Loughoes, Kosterijweg 2, aanvang uur met aansluitend de Algemene ledenvergadering. De overige lessen vinden plaats in het Loughoes van tot uur. 2 e les - di 6, wo 14 en di 20 november 3 e les - di 4, do 13 en wo 19 december 4 e les - di 8, di 15 en wo 30 januari 5 e les - do 7, wo 13 en di 26 februari 6 e les - di 12, wo 13 en di 26 maart Bijscholing EHBO bij kinderen: Maandag 4 en maandag 18 maart Op de website van onze vereniging, staan deze data ook vermeld onder de knop EHBO kalender. Pag. 1 Pag. 2 Uitnodiging ALV Opgave bijscholing Agenda Algemene Ledenvergadering Graag wil ik van je weten op welke avond je de bijscholing wilt volgen, dit kan via de mail naar opleiding@ehbo-eelde.nl of door een briefje bij mij in de bus te gooien (Hayo Hindriksweg 8, 9765 GG Paterswolde). Pag. 3 Notulen ALV Pag. 6 Verslag Secretariaat Om competent te blijven is het belangrijk om zoveel mogelijk 1x per maand te komen. Als je een maand niet kunt zou je maand later 2x kunnen komen. Ik wil je er op wijzen dat wij als vereniging de regels van het Oranje Kruis in acht moeten nemen om diploma s te mogen verlengen. Dit houdt in dat wij controleren hoe vaak je bijscholing volgt in de 2 jaar waarin jouw diploma geldig is. Heb je vorig jaar om welke reden dan ook één of meerdere lessen verzuimd, kom dan dit jaar iedere maand. Mocht je verder nog vragen hebben dan zie ik die graag tegemoet. Met vriendelijke groet Anja Beving. Pag. 7 Pag. 8 Pag. 9 Pag. 10 Verslag Ledenadministratie/ Opleidingen Verslag Evenementen Begroting en resultaat Financieel Jaarverslag Pag. 11 Begroting Pag. 12 Pag.13 Bestuursverkiezing Aanpassing Huish. Regl

2 EHBO vereniging Eelde-Paterswolde Algemene Leden Vergadering d.d. 11 oktober 2012 Aanvang 20.30uur, volgend op de oefening/ eerste EHBO-les Plaats: Het Loughoes, Kosterijweg 2, Eelde Agenda: 1) Opening + vaststelling agenda 2) Mededelingen 3) Notulen algemene ledenvergadering dd ) Ingekomen stukken 5) Jaarverslag secretaris evenals de diverse commissies 6) Financieel jaarverslag 2011/2012 7) Verslag kascontrolecommissie 7a Benoeming leden kascontrolecommissie 8) Begroting 2012/2013 9) Bestuursverkiezing (toelichting pag 11, belangstellenden kunnen zich tot 30 minuten voor aanvang van de vergadering melden bij één van de bestuursleden, of via secretariaat@ehbo-eelde.nl) 10) Wat verder ter tafel komt 11) Rondvraag 12) Sluiting 2

3 EHBO vereniging Eelde Paterswolde Notulen 27 oktober 2011 Algemene ledenvergadering Aanvang: uur Plaats: Herberg Oud Gemeentehuis, Eelde Presentielijst getekend door 44 leden 1. De voorzitter opent om 20.45uur de vergadering, de agenda wordt vastgesteld. 2. Mededelingen - De voorzitter doet de volgende mededelingen: - Er zijn vijf afmeldingen voor deze vergadering - Verzoek aan de aanwezige leden de presentielijst te tekenen - De nieuwe docente Hilda Reinders wordt voorgesteld - Er zijn twee jubilarissen, te weten dhr. P. Reidinga en mw. A. Amsing. - Uit naam van het districtsbestuur draagt Bein Stiksma zorg voor de overhandiging van de kleine zilveren medaille voor dhr Reidinga, en de grote zilveren medaille voor mw Amsing. De jubilarissen ontvangen hun eremetaal onder applaus van de vergadering. 3. Notulen ALV Door Frank Faber wordt opgemerkt, dat hij geen deel uitmaakt van het verbindingsteam zoals vermeld bij punt 4. Dit wordt aangepast. Albert van Bergen heeft een opmerking over punt 6, met de vraag hier nogmaals uit te leggen, waarom het boekjaar éénmalig drie maanden langer is geworden, ook dit zal worden aangepast. Ook heeft Albert de vraag of het telefoonnummer dat genoemd wordt bij het laatste punt van de rondvraag, hier nog een keer vermeld kan worden. Bovenstaande zaken zullen worden aangepast in de betreffende notulen. De notulen worden vastgesteld, met dank aan de secretaris. 4. Ingekomen stukken Er zijn voor deze vergadering geen ter zake doende stukken binnengekomen. 5. Jaarverslag secretariaat evenals de diverse commissies Het jaarverslag secretariaat en de jaarverslagen van de overige commissies worden vastgesteld zonder opof aanmerkingen vanuit de vergadering. 6. Financieel jaarverslag Trudy geeft een beknopte mondelinge toelichting over de cijfers. De vergadering is akkoord. 3

4 7. Verslag kascommissie Frank Faber doet verslag namens de kascommissie, en geeft complimenten over de gevoerde boekhouding. De kascommissie stelt de vergadering voor om het bestuur te dechargeren voor het financiële beleid in het afgelopen boekjaar. De vergadering stemt hier mee in. 7a.Frank Faber stapt uit de kascommissie, Henriette Meijer neemt als reserve plaats. De kascommissie bestaat nu uit de volgende leden: Gerbrig Rietema, JanMenno Medendorp, Henriette Meijer (reserve) 8. Begroting Trudy legt uit waarom de begroting op een negatief saldo uitkomt, nl omdat er minder inkomsten zijn omdat er minder cursisten zijn voor de AED-opleiding. Er zijn meer uitgaven omdat de kosten in "de Herberg" duurder zijn dan in het Loughoes en de afschrijvingskosten zijn hoger omdat er weer nieuwe kleding en een oefen-aed-pop is aangeschaft. Trudy geeft gelijk aan dat de buffer van de vereniging groot genoeg is om dit te dragen. Na deze uitleg is de vergadering akkoord. 8a. Tevens geeft de vergadering toestemming om in de toekomst indien nodig een groot bedrag (>2500,00) uit te geven aan de scholing van een kaderinstructeur. Deze goedkeuring is statutair vereist. 9. Bestuursverkiezing De aftredende en herbenoembare leden worden bij acclamatie herkozen. Dick Koster treedt af als bestuurslid. Bert Piers bedankt hem voor zijn inzet de afgelopen jaren, Dick krijgt een presentje. De functie van Dick als Algemeen Coördinator Evenementen zal worden overgenomen door Elly Nijdam, zij zal hierin worden bijgestaan door Jan Donselaar. Het bestuur is nog op zoek naar een bestuurslid zonder specifieke functie. Er heeft zich nog niemand voor deze functie gemeld. 10. Huishoudelijk reglement (HR) De kascommissie mag ook schriftelijk verslag uitbrengen van de kascontrole. Dit wordt aangepast in het HR. Het HR is hierna geaccordeerd. 11. Wat verder ter tafel komt -Trudy vertelt over de aangepaste nota, waarin ook de kosten van de reanimatie/ AED bijscholing zijn opgenomen. Naar aanleiding hiervan stelt Henny Zweers een vraag over de kosten van de verlenging van het diploma. Dit zou bij een bepaald aantal gelopen evenementen niet door de leden betaald hoeven worden. Trudy legt uit dat deze afspraak nooit officieel is vastgelegd, en is afgeschaft. -Bert Piers vraagt de leden naar de gebruikerservaringen op de site. Als reactie hierop heeft Bein Stiksma de opmerking, dat de evenementen nog niet ingevuld zijn in de kalender. Dit zal voor komend seizoen wel gebeuren. -Anja Beving vraagt aandacht voor de leden die zich op lagere scholen bezighouden met het geven van Jeugd EHBO. Frank Faber heeft dit lange tijd gedaan. Grieteke Dijkhuis en Gerda Manschot doen dit nog steeds, en ook Gea Been gaat dit jaar meehelpen. Frank en de huidige docenten Jeugd EHBO, ontvangen 4

5 een presentje. Henriette Meijer vraagt hoe het op de school van haar kinderen ( de Kooi) eventueel geregeld kan worden, Yvette Ottens vertelt haar dat ze het beste eerst via de Oudervereniging van school kan informeren of hier belangstelling voor is. 12. Rondvraag -Bein Stiksma heeft een vraag over de 26e druk van het EHBO boekje, hoe dit besteld kan worden. Carla Toonstra geeft aan dat het boekje tijdens de les aanwezig zal zijn. Als er leden belangstelling voor hebben, kunnen ze dit bij de instructeur aangeven, die dat dan aan Trudy zal doorgeven, Trudy zal dan de boekjes bestellen. -Frank Faber vraagt of de leden op- of aanmerkingen, suggesties voor verbetering van de site naar het e- mailadres van de webmaster willen sturen: webmaster@ehbo-eelde.nl -De kaders en lotussen van de vereniging worden bedankt voor hun inzet het afgelopen jaar, en getrakteerd op wat lekkers. 13. Sluiting De voorzitter sluit om 21.45u de vergadering. 5

6 Jaarverslag secretariaat 2011/2012 In het afgelopen jaar zijn we als bestuur zes keer bij elkaar gekomen. Er hebben zich geen ingrijpende zaken voorgedaan. De lopende zaken werden behandeld, zoals op iedere vergadering bespraken we de cursussen, de evenementen, zaken betreffende de kleding en lopende bestuurszaken. Voor ons grootste evenement, het corso, hebben we sinds afgelopen jaar een vast contract opgesteld, dat ieder jaar opnieuw gebruikt kan worden. De zes minuten zone is inmiddels werkzaam in de gemeente, er zijn diverse AED oproepen geweest waar verschillende EHBO-ers aanwezig waren. De bestuursleden danken een ieder voor het in hen gestelde vertrouwen. 6

7 Ledenadministratie Ons ledenbestand stond op 23 september 2012 op 98 leden, onderverdeeld in: 5 ere leden 2 kaderleden 7 lotussen 43 leden hebben een aantekening EHBO bij kinderen 6 nieuwe leden allemaal uit onze opleiding 2 leden volgen bijscholing op het werk 3 leden hebben geen geldig diploma meer 5 mensen hebben hun lidmaatschap opgezegd Alle leden hebben de aantekening verbandleer en zijn opgeleid als AED bediener. Opleidingen Er is een basiscursus EHBO geweest waaraan zeven mensen hebben deelgenomen, zes mensen hebben het diploma behaald. Voor het eerst in jaren is één persoon gezakt voor het examen. De module verbandleer en EHBO bij kinderen is gevolgd door vier personen. Bijscholing Om competent te blijven moeten de leden hun kennis en vaardigheden op peil houden. Dit kan het beste door in ieder geval 6x per jaar de bijscholing bij te wonen. In totaal hebben negen leden een aanschrijving gehad om vaker op de bijscholingsavonden aanwezig te zijn. De bijscholingslessen EHBO werden verzorgd door Carla Toonstra en Hilda Reinders. Er waren bij wijze van proef 2 bijscholingsavonden per maand ingepland. Aangezien de groepen toch veel te groot waren om voldoende aandacht te krijgen heeft het bestuur besloten om komend seizoen toch weer 3 avonden per maand in te plannen. 7

8 Jaarverslag Evenementen We hebben een erg druk jaar achter de rug voor wat bertreft de evenementen Gelukkig zijn er dit jaar geen ernstige dingen gebeurt tijdens de evenementen Bij de volgende evenementen waren we aanwezig als EHBO-er: oldtimer beurs paasvuur eelde volleybal vereniging smash koninginnendag eelde historischemarkt ol eel surfplankenrace dorpsklanken wielerronde eelde behendigheidsrace krattenklimmen avond wandel vierdaagse cyclesport groningen i cw eelde koepeltjes festival autocross eelde autocross yde autocross eelde musical de jantjes Bloemencorso zeskamp 8

9 Begroting en resultaat 1 juli juni 2012 Inkomsten Begroting Resultaat Uitgaven Begroting Resultaat Lidmaatschap 1.150, ,50 Kader Beginners intern 850,00 780,00 Beginnerslessen intern 2.100, ,00 Kader Beginners extern 600, ,97 Beginnerslessen extern 1.400, ,00 Kader Herhaling intern 1.050,00 900,00 Donateurs 0,00 30,00 Kader herhaling extern 750,00 804,69 Herhalingslessen intern 3.500, ,00 Overige kosten eigen opleiding 750,00 878,44 Herhalingslessen extern 1.750, ,00 Overige kosten externe opl. 600,00 509,19 Evenementen 2.000, ,00 Organisatie 600,00 403,90 Verlengingen per saldo 0,00 103,95 Administratie 300,00 184,54 Verhuur materialen 100, ,00 Abonn. en verzekeringen 150,00 143,25 Bankkosten/rente per saldo 250,00 339,20 Huur, incl. cons , ,75 Verbruiksmateriaal 750,00 766,85 Afschr.mat.(wel kosten geen uitgaven) 2.450, ,06 Afdrachten 600,00 598,90 Kosten evenementen 250,00 276,81 Media / website 500,00 95,14 Overige kosten 1.000, , , , , ,02 begroting boekjaar ,00 resultaat boekjaar 2.138,63 Nieuwsbrief EHBO vereniging Eelde-Paterswolde september

10 Balans per 30 juni 2012: Activa: Passiva: Voorraad materiaal 7.471,53 Eigen vermogen ,68 RABO rec.crt ,84 Resultaat ,63 RABO spaarrek ,01 Kas 65, ,78 Totaal , ,81 Verslag penningmeester over het boekjaar We hebben wederom een goed financieel jaar achter de rug. Aan de inkomstenkant hebben we ca ,00 meer binnengekregen dan begroot. Aan de andere kant hebben we nauwelijks meer kosten gehad dan begroot. We hebben dit jaar nl. o.a. meer inkomsten omdat de gemeente actief betrokken was bij de plaatsing van nieuwe AED s bij sportverengingen en ook de scholing van de leden voor haar rekening heeft genomen. Deze scholing hebben wij mogen uitvoeren. Verder is er een aantal onverwachte eenmalige evenementen geweest. Tenslotte hebben we ruim 1.000,00 meer aan inkomsten door een toename van de verhuur van kleding, tassen en het AEDapparaat. De uitgaven zijn in zijn totaal wel ongeveer gelijk gebleven, er is wel een verschuiving hier en daar. Bijv. meer uitgaven voor de externe cursussen, maar dat klopt met de stijging van de inkomsten daarvoor. We hebben, zoals vorig jaar aangekondigd is, meer kleding en een oefen-aed aangeschaft. Omdat de uitgaven hiervoor hoger waren dan gepland, zijn de afschrijvingskosten ook wat hoger uitgevallen. De kosten voor media en website zijn een stuk lager. Met name de kosten voor de website zijn een stuk lager dan gepland. Nadat deze vorig jaar helemaal vernieuwd is, is het onderhoud nog marginaal. Als laatste de overige kosten: hierin zitten de barbecue en de opstart, bloemen en cadeautjes voor jubilarissen en heuglijke gebeurtenissen, alsmede wat kerstcadeautjes. En we hebben de Lotussen en het kader voor hun inzet allemaal een nieuw EHBO-boekje gegeven. Alles opgeteld is dit allemaal wat duurder geworden dan gepland. De afschrijvingskosten worden nu gedetailleerd berekend en opgenomen in het resultaat. We willen nog proberen om dit op een andere manier te gaan verwerken, maar we weten nog niet precies hoe. Waarschijnlijk gaat dat volgend jaar in. 10

11 Begroting Inkomsten Uitgaven Lidmaatschap 1.075,00 Kader Beginners intern 0,00 Donateurs 0,00 extern 600,00 Beginners intern 0,00 Kader Herhaling intern 1.250,00 extern 1.440,00 extern 750,00 Herhalings intern 3.050,00 Ov.kosten opleiding intern 100,00 extern 1.770,00 extern 500,00 Evenementen 2.850,00 Huur en kosten Loughoes 1.250,00 Verhuur 1.000,00 Afschr.mat.(wel kosten geen uitg) 2.750,00 Rente 215,00 Verbruiksmateriaal 750,00 Certificaten/verlengingen 0,00 Organisatie 500,00 Overige inkomsten 0,00 Administratie 250,00 Abonn.+ verzekeringen 150,00 Afdrachten 600,00 Kosten evenementen 450,00 Media/website 250,00 Overige kosten 1.250, , ,00 Toelichting op de begroting voor Er start geen nieuwe beginnerscursus EHBO en ook geen beginnerscursus Kinder-EHBO. - Door het geringe aantal van de aanmeldingen in september is de eerste beginnerscursus AED/reanimatie vervallen. Ook voor het voorjaar hebben we nog geen nieuwe cursus gepland. - Er is weer een externe beginnerscursus kinder-ehbo voor Trias gestart, en de bekende herhalingen zijn ingepland. - We verzorgen voor Zorggroep Drenthe op locatie ca. 10 beginnerscursussen AED/Reanimatie met gemiddeld 10 deelnemers per cursus. - In wordt nog meer kleding gekocht (deels vervanging en deels uitbreiding) en er is al een nieuwe extra AED gekocht. - Er zijn inmiddels 3 buitenkasten voor de AED s aangeschaft, waarvan er 2 door de gemeente zijn vergoed. Het onderhoud en risico zijn wel voor onze rekening. - Tenslotte hebben we inmiddels onze eigen, compleet gerenoveerde EHBO-fiets. 11

12 Het bestuur bestaat momenteel uit de volgende leden: Voorzitter Bert Piers Aftredend en niet herbenoembaar Secretaris Yvette Ottens Penningmeester Trudy Eilander Ledenadministratie/ Opleidingen Anja Beving Aftredend en herbenoembaar Materiaalbeheer Bart Smits Alg. Coördinator Evenementen/Kleding Elly Nijdam Vacature bestuurslid Zoals blijkt uit bovenstaand overzicht komt de functie van voorzitter vacant. Voor deze functie wil het bestuur Dhr Bein Stiksma voordragen. Elly Nijdam heeft momenteel twee zeer drukke functies, één daarvan wil ze neerleggen, nl het kledingbeheer. We zoeken iemand die dit wil overnemen. Dat kan als bestuurslid, maar ook iemand die dit achter de schermen regelt is mogelijk. Dus zonder bestuursfunctie. Er is in elk geval een vacature voor een bestuurslid. Graag reacties naar of als je nog wat extra informatie over het kledingbeheer wilt, rechtstreeks bij Elly of Tegenkandidaten en/of belangstellenden kunnen zich tot 30 minuten voor aanvang van de vergadering melden bij één van de bestuursleden of bij het secretariaat via 12

13 concept Huishoudelijk Reglement (HR) van de KNV-EHBO, afdeling Eelde-Paterswolde, vastgesteld in de ALV van 11 oktober 2012 Inleiding Overeenkomstig de statuten (art. 19) kan de vereniging reglementen opstellen waarin onderwerpen uit deze statuten nader worden uitgewerkt, bijvoorbeeld in een huishoudelijk reglement (HR). Vaststelling of wijziging van dat reglement vindt plaats overeenkomstig art. 19, lid 3 van de statuten. De Leden (als aanvulling op art 4,5 en 6 van de statuten) Conform de statuten van het hoofdbestuur van de Koninklijke Nederlandse Vereniging EHBO te Zeist kan niemand gelijktijdig lid van zijn van meer dan één plaatselijke vereniging. De leden worden dringend verzocht tijdig aan het secretariaat wijziging van hun postadres en hun adres door te geven. De jaarlijkse Algemene Ledenvergadering (aanvulling op art 12 t/m 16 van de statuten) De agenda dient ten minste de volgende punten te bevatten:de notulen van de vorige (algemene) ledenvergadering, het jaarverslag van de secretaris, het financieel jaarverslag,de begroting, het verslag van de kascommissie, de benoeming van de nieuwe kascommissie en de verkiezing van nieuwe bestuursleden. Ieder lid is gerechtigd uiterlijk 7 dagen vóór de ledenvergadering een agendapunt voor te dragen bij de secretaris. Het Bestuur Het bestuur stelt een functieomschrijving op voor de verschillende bestuursfuncties. Deze lijst vormt bijlage 1 van dit HR. Het bestuur stelt een rooster van aftreden op. Dit rooster is bijlage 2 van dit HR Cursussen Voor een beginnerscursus EHBO kan een ieder zich aanmelden; lidmaatschap van de vereniging is niet verplicht. Voor deelname aan de bijscholingscursus EHBO is lidmaatschap van de vereniging wel verplicht. Voor deelname aan een beginnerscursus AED, bijscholingscursus AED en beginnerscursus Kinder-EHBO is lidmaatschap van de vereniging niet verplicht. De kosten van deze cursussen worden jaarlijks door het bestuur vastgesteld. Evenementen De vereniging wordt regelmatig gevraagd door organisatoren van evenementen om EHBO-ondersteuning te leveren. De leden worden geacht hun bijdrage te leveren aan de EHBO-inzet bij deze evenementen. In bijlage 3 bij dit HR wordt de taakverdeling voor de organisatie van EHBO-assistentie bij evenementen geregeld. 13

14 Bijlage 1 bij het Huishoudelijk Reglement van de KNV-EHBO, afdeling Eelde-Paterswolde Functieomschrijving Bestuursleden afdeling Eelde-Paterswolde. Vastgesteld d.d. 27 oktober 2011 Voorzitter: leidt de Vereniging en representeert de Vereniging bij ontvangsten, besprekingen, prijsuitreikingen enz.; leidt (leden-)vergaderingen; stelt in overleg met de secretaris de agenda voor een vergadering op; ziet erop toe dat de besprekingen zakelijk verlopen; vat de naar voren gekomen meningen in het kort samen, waarna een conclusie of een besluit wordt genomen; ziet toe op de naleving van statuten en huishoudelijk regle-ment. Vice-voorzitter: - vervangt de voorzitter tijdens diens afwezigheid. Secretaris: verzorgt de uitnodigingen voor de vergaderingen; maakt verslag van het besprokene en zorgt voor de versprei-ding; stelt in overleg met de voorzitter de agenda voor een vergadering op; legt de vergaderruimte vast; verzorgt de inkomende en uitgaande correspondentie; maakt jaarlijks het Jaarverslag van de Vereniging; verzorgt de externe publicaties; vraagt onderscheidingen aan; vergaart en verzendt de door het Hoofdbestuur gevraagde jaarlijkse gegevens; verzorgt het archief van de Vereniging. Penningmeester: - beheert de financiën van de afdeling en zorgt voor een heldere vastlegging hiervan; - draagt zorg voor de inning van de contributies en cursusgelden en betaling van de facturen; - stelt binnen twee maanden na het verstrijken van het boekjaar een resultatenrekening en een begroting samen en legt deze ter goedkeuring voor aan het bestuur en de algemene ledenvergadering; - beheert de abonnementen op vakbladen; - beheert de verzekeringen. Materiaalfunctionaris: - verzorgt de aanschaf van instructie- en hulpmateriaal, inclusief de tassen, en houdt de voorraden op peil; een en ander in overleg met het bestuur; - verzorgt het onderhoud en de opslag van al dit materiaal. Kledingfunctionaris: - verzorgt de aanschaf van de kleding; - verzorgt het onderhoud en de opslag van de kleding; - regelt de uitgifte van de kleding i.o.m. de evenementencoördinatoren. Ledenadministrateur: houdt aantekening van namen/adressen van leden en donateurs; houdt het diplomabestand bij; verzorgt de verlenging van de diploma's;. vraagt de examens aan; zorgt dat de diploma s bij de rechthebbenden komen; verzorgt de administratieve contacten met het Oranje Kruis; Coördinator Opleidingen: stelt in overleg met bestuur, docenten, instructeurs en LOTUS een cursusaanbod samen, en controleert de voortgang ervan; zorgt voor tijdige bekendmaking van het aanbod aan cursussen en bijscholingen; neemt de aanmeldingen in ontvangst voor de beginners- en bijscholingscursussen EHBO en aanvullende EHBOaantekeningen; draagt zorg voor bekendmaking van wijzigingen in het programma; 14

15 is uitvoerend contactpersoon van de Nederlandse Hartstich-ting (AED/reanimatie) en geeft op grond hiervan uitvoering aan dezelfde punten als de gewone EHBO-opleidingen. Evenementen: EHBO-assistentie bij evenementen is omschreven in bijlage 3. Hierbij horen de volgende functies: Bestuurslid: Algemeen coördinator evenementen - is de "stem" van de ploeg coördinatoren in het bestuur. - wordt bijgestaan door een verbindingsteam en evenementencoördinatoren. - zorgt dat de ontvangen verzoeken voor assistentie bij manifestaties contractueel en administratief worden afgewikkeld waarbij wordt vastgelegd hoeveel hulpverleners er moeten komen, hoe lang en waar de hulpverleners worden verwacht. - draagt zorg voor het bekend zijn van de aanvraag bij de pen-ningmeester i.v.m. bijdragen, vergoeding e.d. De evenementencoördinatoren kunnen, als zij dat nodig achten, op hem terugvallen. Ondersteunend: Verbindingsteam Het Verbindingsteam werft periodiek en/of per evenement leden voor het verlenen van diensten bij de verschillende evenementen. Het team houdt daarbij waar nodig contact met de coördinator(en) van het betrokken evenement. Ondersteunend: Evenementencoördinatoren De Coördinatoren van de verschillende evenementen organiseren de dienstverlening tijdens (een deel van) het betrokken evenement, zo mogelijk in overleg met de dienstverlenende leden. Ook leggen zij contact met de materiaalbeheerder zodat materialen geregeld zijn. Allen elk bestuurslid kan zich - na overleg met zijn medebe-stuursleden - laten bijstaan door leden van de vereniging; elk bestuurslid draagt een medeverantwoordelijkheid voor de EHBO-activiteiten en werkzaamheden van zijn medebestuursleden in hun hoedanigheid van bestuurslid; 15

16 Bijlage 2 Nieuwsbrief EHBO vereniging Eelde-Paterswolde september 2012 bij het Huishoudelijk Reglement van de KNV-EHBO, afdeling Eelde-Paterswolde Rooster van aftreden: Functie Voorzitter x x x Secretaris x x x Penningmeester x x x Alg. coördinator x x x Ledenadministratie x x x Opleidingen x x x Kledingfunctionaris x x x Materiaalfunctionaris x x x 16

17 Bijlage 3 bij het Huishoudelijk Reglement van de KNV-EHBO, afdeling Eelde-Paterswolde Taakverdeling bij de organisatie van EHBO-assistentie bij evenementen Organisatie die EHBO-assistentie wil, neemt contact op met de algemeen coördinator evenementen. Algemeen coördinator evenementen stuurt aanvraagformulier naar de organisatie die EHBO-assistentie wil de organisatie stuurt ingevuld en voor akkoord getekend aanvraagformulier terug Algemeen coördinator evenementen zorgt ervoor dat een kopie van de aanvraag bij de kledingbeheerder komt zorgt ervoor dat een kopie van de aanvraag bij de coördinator van het betreffende evenement komt mailt de penningmeester datum en omvang evenement mailt de materiaalfunctionaris datum en omvang evenement mailt/belt de organisatie van het evenement ONDER VOORBEHOUD dat we komen. Verbindingsteam: Penningmeester: Materiaalfunctionaris: kan dan aan de hand van het aanvraagformulier gericht EHBO ers bellen om uit te kunnen leggen welk evenement het betreft. weet dan dat er t.z.t. een nota de deur uit moet (als de exacte gegevens na het evenementen te lang uitblijven kan hij navraag doen). kan dan met deze datum rekening houden i.v.m. het tijdig klaar hebben staan van de tassen en eventueel ander materiaal. Zodra het verbindingsteam de EHBO ers rond hebben, kan ALLES in werking en bellen ze: de algemeen coördinator, zodat deze: contact kan opnemen met de organisatie het definitieve contract door de organisatie kan laten tekenen het getekende contract weer bij hem terug laat komen de materiaalcommissaris informeert over het exacte aantal benodigde tassen andere benodigde materialen de coördinator van het betreffende evenement, zodat deze: alles regelt voor de EHBO ers uiterlijk 1 week van tevoren contact met / uitleg aan de EHBO ers geeft nauw contact heeft met kledingteam i.v.m. overdracht nauw contact heeft met materiaalcommissaris i.v.m. overdracht kledingfunctionaris, zodat deze: aan de hand van de doorgegeven EHBO ers-lijst de kledingpakketten klaar kan leggen nauw contact met de coördinator houdt i.v.m. de overdracht van de kledingpakketten + tekenen voor deze uitleen op het ingevulde papier dat daarna op de afgesproken plaats bij de kledingbeheerder komt te liggen N.B. op dit papier bij de kledingbeheerder staan de volgende gegevens: - naam coördinator - omschrijving en datum evenement - aantal uitgeleende: broeken, polo s, truien, riemen, caps NA afloop van het evenement: Coördinator zorgt ervoor dat: de EHBO-locatie bij het evenement netjes wordt achtergelaten; alle kledingpakketten compleet ingeleverd worden bij kledingbeheerder, die het aantal broeken polo s - truien riemen en caps telt aan de hand van het eerder ingevulde papier. Indien akkoord wordt dit getekend; alle tassen en andere materialen worden ingeleverd bij de materiaalcommissaris; de algemeen coördinator - een korte evaluatie krijgt - eventueel verbruik van bijzondere materialen krijgt (i.v.m. nota) Algemeen coördinator belt organisatie voor korte evaluatie / bedankje voor de opdracht / nota komt volgens afspraak (of aan de nota zijn extra kosten toegevoegd omdat..) Algemeen coördinator zorgt dat de penningmeester alle benodigde gegevens krijgt voor de nota; Penningmeester dat de organisatie een nota krijgt en dat die betaald wordt Materiaalfunctionaris zorgt dat de tassen weer nagekeken en aangevuld bij de kledingbeheerder komen Kledingbeheerder zorgt dat de kleding weer schoon in de kast komt te liggen. 17