NOTITIE IMPLEMENTATIE WERKKOSTENREGELING SPORTSECTOR

Transcriptie

1 NOTITIE IMPLEMENTATIE WERKKOSTENREGELING SPORTSECTOR PGGM HR Advies Judith van Vlijmen Senior adviseur 5 december 2011

2 1 Inleiding Per 1 januari 2011 kan de loonheffing over arbeidsvoorwaarden plaatsvinden via de zogenaamde werkkostenregeling. Per 1 januari 2014 moeten alle werkgevers in Nederland de werkkostenregeling toepassen. In deze notitie wordt inzicht gegeven in de stappen naar implementatie van de werkkostenregeling. Allereerst vindt een korte schets van de werkkostenregeling plaats. 2 Wat houdt de werkkostenregeling in? De werkkostenregeling geeft een nieuwe wijze voor de berekening van loonheffing over vergoedingen (voorzieningen in geld) en verstrekkingen (voorzieningen in natura) aan personeel. In de huidige systematiek zijn in 29 wettelijke regeling de voorwaarden vastgelegd waaronder bepaalde loonbestanddelen onbelastbaar zijn. Deze voorwaarden voor belastingvrijstelling worden vervangen door één rekenkundig criterium. De werkkostenregeling houdt in dat u 1,4% 1 van de aan loonbelasting onderworpen loonsom van uw organisatie mag besteden aan belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen aan uw werknemers. Deze vrijgestelde ruimte wordt ook wel de forfaitaire ruimte genoemd. De forfaitaire ruimte wordt gevuld met de waarde van vergoedingen en verstrekkingen die u als eindheffingsbestanddeel aanwijst. Wordt de forfaitaire ruimte overschreden dan bent u over het meerdere 80% eindheffing verschuldigd. Als hoofdregel geldt dat loonheffing voor rekening van de werknemer komt. In de werkkostenregeling komt de loonheffing voor rekening van de werkgever wanneer de waarde van de eindheffingsbestanddelen de forfaitaire ruimte overschrijdt. Vergoedingen of verstrekkingen die onder de werkkostenregeling worden gebracht (reiskostenvergoedingen, kostenvergoedingen, gereedschappen, parkeervergunningen e.d.), zijn binnen de forfaitaire ruimte onbelast voor zowel werkgever als de werknemers. Het systeem laat zich als volgt beschrijven: - Vergoedingen en verstrekkingen kunnen binnen een rekenkundig norm (het forfait) belastingvrij aan werknemers worden toegekend. - Het forfait bedraagt op organisatieniveau 1,4% van de loonsom uit kolom 14 van de cumulatieve loonstaat. - Binnen de werkkostenregeling (forfaitaire ruimte + overschrijding) gelden geen voorwaarden voor belasting- of voor premievrijstelling (mits de voorzieningen gebruikelijk zijn). - De meeste nu geldende vrijstellingsbepalingen komen te vervallen (bijvoorbeeld: fietsregeling; fitnessregeling). - Enkele vrijstellingsbepalingen blijven bestaan (bijvoorbeeld: jubileumvrijstelling; overlijdensuitkering; fondsenvrijstelling; pensioenaanspraken). Deze vrijstellingen vallen buiten de systematiek van de werkkostenregeling. De verwerking hiervan wijzigt niet. 1 Percentage 2011 en Naar verwachting beloopt de forfaitaire ruimte per 1 januari 2013: 1,6%. PGGM HR Advies 5 december 2011 Pagina 2

3 - Vergoedingen of verstrekkingen die onder een gerichte vrijstelling vallen, kunnen onder de daarvoor geldende voorwaarden onbelast aan de werknemers worden uitgekeerd (bijvoorbeeld: reis- en verblijfskosten; kosten van scholing en opleiding). - Zaken waarvoor een bijzondere - of een nihilwaardering geldt, kunnen tegen een door de wetgever vastgestelde (lage of nihil)waarde tot het loon worden gerekend, of in het forfait worden gebracht (bijvoorbeeld: maaltijden). - Overschrijding van de forfaitaire ruimte leidt tot belastingheffing voor rekening van de werkgever tegen 80% eindheffing; er worden in dit geval geen premies werknemersverzekeringen geheven. - De werkkostenregeling geldt per werkgever (per loonheffingennummer). Overgangsregeling Kiest uw organisatie ervoor de invoering van de werkkostenregeling uit te stellen? Dat kan, maar u moet dan wel een registratie bijhouden van deelname van medewerkers aan personeelsfeesten en dergelijke verstrekkingen. De deelname is tot een voordeel van 454 per jaar vrijgesteld. Over het meerdere is de organisatie eindheffing verschuldigd volgens het reguliere systeem van belastingheffing. Wellicht kunt u een eventuele overschrijding in de bestaande eindheffingsfaciliteit voor bovenmatige vergoedingen en verstrekkingen brengen ( 200-faciliteit). Dat betekent dan dat de afdracht van loonheffing zich buiten het zicht van de medewerker afspeelt. De loonheffing wordt tegen tabeltarief voor rekening van de werkgever gebracht. Er zijn dan geen premies werknemersverzekeringen verschuldigd. Stroomschema In de Notitie Werkkostenregeling Sportsector is de werkkostenregeling aan de hand van een stroomschema puntsgewijs uitgewerkt. Voor meer uitleg over de inhoud van de werkkostenregeling wordt naar die notitie verwezen. U kunt deze informatie vinden op Sportwerkgever.nl. 3 Voorbereiding op de werkkostenregeling Hierna bespreken wij de logische vervolgstappen in de voorbereiding op de werkkostenregeling en de daaraan te verbinden acties op fiscaal/administratief terrein en enkele aandachtspunten op arbeidsvoorwaardelijk terrein. Voortraject In het voortraject zijn de volgende stappen te voorzien: 1. Inventarisering arbeidsvoorwaarden 2. Analyseren uitkomsten van de inventarisatie 3. Vervolgbeslissingen a. Omtrent arbeidsvoorwaardelijke effecten b. Omtrent moment van overgang naar de werkkostenregeling, al dan niet gefaseerd Implementatiefase In de implementatiefase gaat het vervolgens om: 1. Definitief aanwijzen van eindheffingsbestanddelen 2. Inrichting financiële administratie en codering eindheffingsbestanddelen PGGM HR Advies 5 december 2011 Pagina 3

4 3. Bepaling systeem voor forfaitbepaling 4. Beoordeling gevolgen voor declaratie- en/of factuurproces 5. Eventuele instructie betrokken medewerkers 3.1 Voortraject Inventarisering arbeidsvoorwaarden Het is van belang om voor de werkkostenregeling te inventariseren welke arbeidsvoorwaarden op de forfaitaire ruimte zullen gaan drukken. Dit zijn de eindheffingsbestanddelen. Voorzieningen die onder een zogenaamde gerichte vrijstelling vallen (bijvoorbeeld reiskostenvergoedingen < 0,19/km), drukken niet op het forfait. Geldt een bijzondere waarderingsnorm dan kan een lager bedrag in het forfait worden gebracht. In beginsel zullen de arbeidsvoorwaarden die in de huidige situatie onbelast (netto) worden toegekend als eindheffingsbestanddeel worden aangewezen. Geldt onder de werkkostenregeling géén vrijstelling of bijzondere waarderingsnorm, dan moet de werkgever bepalen of hij de netto voorzieningen via de loonstrook verwerkt. In dit geval komt de loonheffing door brutering voor rekening van de werkgever. De werkgever kan er dus voor kiezen de netto arbeidsvoorwaarden als eindheffingsbestanddeel aan te wijzen. Door te inventariseren wordt de uitgangspositie van de werkgever bepaald en kunnen de daarbij het best passende vervolgacties worden gekozen. Waarom is inventariseren zo belangrijk? Zonder inventarisering kunt u niet voorzien of de werkkostenregeling meer of minder kosten oplevert. Het arbeidsvoorwaardenpakket is nu vaak zo samengesteld dat optimaal van de bestaande voorwaarden voor vrijstelling gebruik wordt gemaakt. Er wordt dan dus over die arbeidsvoorwaarden geen loonheffing berekend. Onder de werkkostenregeling is dit wel het geval, zodra de waarde van de eindheffingsbestanddelen de forfaitaire ruimte overschrijdt. Hierdoor kan de belastingdruk stijgen. Bij de inventarisatie brengt u dus alle netto loonbestanddelen in kaart, maar tevens in welke mate hierover nu loonheffing wordt betaald, bijvoorbeeld door eindheffing of door brutering. Stijgt de belastingdruk door invoering van de werkkostenregeling, dan zult u zich hier op willen voorbereiden en wellicht door aanpassingen in het arbeidsvoorwaardenpakket de ongewenste belastingeffecten willen beperken. Daalt de belastingdruk, dan biedt de werkkostenregeling kansen om het arbeidsvoorwaardenpakket te verbeteren. Blijkt dat de belastingeffecten neutraal zijn, dan kunt u zich zonder arbeidsvoorwaardelijk traject op invoering van de werkkostenregeling voorbereiden. In dat geval is een kortere doorlooptijd voor implementatie voorzienbaar. Uiteindelijk moet de werkkostenregeling per 1 januari 2014 worden toegepast. Een zorgvuldige inventarisatie geeft een helder beeld van de te verwachten kostenaspecten en vervolgacties en voorkomt onaangename verrassingen! Hulpmiddelen! De WOS heeft opgemerkt dat veel behoefte bestaat aan ondersteuning bij de inventarisatie en de vervolgstappen. Daarom is deze notitie geschreven en zijn hulpmiddelen opgesteld. PGGM HR Advies 5 december 2011 Pagina 4

5 Op Sportwerkgever.nl is een praktische inventarisatietool beschikbaar gesteld, waarmee u zich een eerste beeld kunt vormen over de gevolgen van de werkkostenregeling in uw situatie. Aandachtspunten bij het inventariseren: In het inventarisatietraject kan al een aantal acties plaatsvinden die bij de latere implementatiefase relevant kunnen zijn. Neem in het algemeen de volgende punten in acht: 1. Breng alle voor de werknemer onbelaste arbeidsvoorwaarden in kaart. Dat wil zeggen: alle vergoedingen en verstrekkingen waarvoor nu een belastingvrijstelling geldt, zoals de fietsregeling en kostenvergoedingen. Maar breng ook de arbeidsvoorwaarden in kaart waarover u in de huidige systematiek de loonheffing draagt, bijvoorbeeld door eindheffing (kerstpakketten: eindheffing 20%) of door brutering (bijvoorbeeld van bovenmatige netto afgesproken reiskostenvergoedingen (boven 0,19 / kilometer)). 2. Haal deze arbeidsvoorwaarden zowel uit de financiële administratie als uit de salarisadministratie (NB. waar nodig: ontdubbelen). 3. Controleer in de financiële administratie alle grootboekrekeningen op mogelijke boekingen met een personeel karakter. Bij deze beoordeling kan blijken dat op sommige grootboekrekeningen diffuse boekingen plaatsvinden, bijvoorbeeld zowel voor derden, vrijwilligers als voor werknemers. Het is raadzaam de grootboeken hiervan te zuiveren. Ook kan blijken dat bepaalde kostensoorten op diverse grootboekrekeningen worden geboekt. Het is dan raadzaam de boekingen op een rekening samen te voegen. 4. Breng bij inventarisatie in de salarisadministratie in kaart welke loonuitvoercodes aan de arbeidsvoorwaarden zijn verbonden. 5. Verwacht u ruimte in het forfait, beoordeel dan meteen welke arbeidsvoorwaarden die nu nog bruto aan de werknemer worden uitbetaald (loonheffing komt via bruto/netto-traject voor rekening van de werknemer) wellicht onder de werkkostenregeling als eindheffingsbestanddeel kunnen worden aangewezen. 6. Met de inventarisatietool kan worden gesimuleerd. Nadat in het blad invullen oude situatie arbeidsvoorwaarden zijn toegevoegd of geschrapt, geeft het blad effecten van conversie de gevolgen daarvan weer. Zo kunt u proberen een optimale invulling van de werkkostenregeling te benaderen. 7. Bedenk steeds: de inventarisatie staat slechts model voor de toekomstige situatie; uiteindelijk zijn de in het lopende jaar geldende loonsom en arbeidsvoorwaarden bepalend! Analyseren uitkomsten van de inventarisatie De analyse van de inventarisatie levert een beeld op van het vervolgtraject. De verschillende keuzes staan uitgewerkt in het Stroomschema voor implementatietraject (bijlage 1). Het analyseren moet een beeld opleveren over de volgende punten: 1. Welke arbeidsvoorwaarden gaat u als eindheffingsbestanddelen aanwijzen? 2. In welke mate vullen die de forfaitaire ruimte? 3. In geval van overschrijding van de forfaitaire ruimte: a. Leidt dit tot een stijging van de belastingdruk? PGGM HR Advies 5 december 2011 Pagina 5

6 b. Waar is eenvoudig budgettaire ruimte te behalen? Bijvoorbeeld moete regelingen worden geschrapt of moet het gebruik worden gemaximeerd (in aantal of in bedragen?)? c. Wat kan de daardoor getroffen medewerkers compenseren? d. Welke weg moet worden bewandeld om de arbeidsvoorwaarden te wijzigen? 4. In geval van onderschrijding van de forfaitaire ruimte: a. Zijn alle arbeidsvoorwaarden nauwkeurig beoordeeld op effecten voor de werkkostenregeling? b. Zijn er regelingen die u aan het arbeidsvoorwaardenpakket wil toevoegen? c. Zijn er regelingen die u uit het arbeidsvoorwaarden wil schrappen? d. Welke weg moet worden bewandeld om de arbeidsvoorwaarden aan te vullen, te wijzigen of te schrappen? Kans! Dikwijls zijn in de arbeidsvoorwaarden een fietsregeling en/of een bedrijfsfitnessregeling opgenomen. In de huidige situatie zijn die regelingen door fiscale voorwaarden beperkt. Daardoor zijn ze misschien niet voor alle werknemers toegankelijk. Die voorwaarden kunnen onder de werkkostenregeling vervallen (ze staan niet meer in de wet). U kunt de voorwaarden dus naar eigen smaak aanpassen. U kunt die regelingen schrappen daarmee budgettaire ruimte in het forfait creëren of vervangen door een andere ruilregeling die voor meer mensen toegankelijk is en aansluit bij de sportsector. Bijvoorbeeld: uitruil van eindejaarsuitkering voor een vergoeding van de contributie van een sportvereniging. Uiteraard kunt u de regelingen ook laten zoals ze nu zijn. Weliswaar staan de voorwaarden niet meer in de fiscale wet, maar dat betekent niet dat u ze moet schrappen! Risico! In de sportsector wordt dikwijls sportkleding ter beschikking gesteld en worden toegangskaarten voor evenementen verstrekt. Sportkleding Bevat de ter beschikking gestelde sportkleding geen bedrijfslogo van tenminste 70 cm 2 (op alle kledingstukken) of blijft die niet achter op de werkplek, dan drukt de waarde van deze kleding op de forfaitaire ruimte. Wordt de kleding verstrekt of vergoed, dan drukt de waarde ervan hoe dan ook op de forfaitaire ruimte. Gaat u de gevolgen van deze regeling voor uw organisatie dan ook zorgvuldig na en bepaal hoe u hiermee om kunt gaan. Toegangskaarten Worden de toegangskaarten niet verstrekt met het oog op de uitvoering van taken, maar ter vermaak voor de werknemer, dan drukt het prijskaartje ook op het forfait. Nb. er bestaan afspraken met de Belastingdienst over dit punt. Neem bij vragen contact op met het kantoor van de WOS Vervolgbeslissingen Na analyse van de huidige situatie kunt u bepalen, welke loonbestanddelen u als eindheffingsbestanddeel aanwijst. Deze eindheffingsbestanddelen vullen vervolgens de forfaitaire ruimte. PGGM HR Advies 5 december 2011 Pagina 6

7 Nu kan het zo zijn dat u arbeidsvoorwaardelijke wijzigingen voorziet. Het wijzigingen van arbeidsvoorwaarden is aan regels gebonden. Zo is indien aanwezig instemming van de OR vereist. Wij werken dit arbeidsrechtelijke traject hier niet uit. Neemt u in een voorkomend geval contact op met het kantoor van de WOS. De vervolgbeslissingen die op u afkomen zijn: 1. Op welk moment wordt de werkkostenregeling fiscaal administratief ingevoerd? (de feitelijke overgang naar de werkkostenregeling). 2. Moeten arbeidsvoorwaarden worden gewijzigd? Welke? Hoe? 3. Moet de voorgenomen wijziging van de arbeidsvoorwaarden met de OR worden afgestemd? Als de arbeidsvoorwaarden (moeten) worden gewijzigd. 4. Per welke datum wordt de werkkostenregeling dan ingevoerd? Kan de arbeidsvoorwaardelijke wijziging achteraf plaatsvinden? Bijvoorbeeld: er is alleen optimalisatie beoogd; er vindt geen stijging van de belastingdruk plaats. Of: Er wordt een stijging van belasting voorzien, de arbeidsvoorwaarden moeten eerst aangepast worden. Klik hier om naar de werktool werkkostenregeling te gaan. 3.2 Implementatiefase In de implementatiefase moet de administratie worden ingericht voor uitvoering van de werkkostenregeling. De fiscale wet- en regelgeving schrijft niet voor hoe de administratie op de werkkostenregeling moet worden ingericht. Het gaat erom dat de Belastingdienst bij een looncontrole kan vaststellen dat de werkkostenregeling wordt toegepast, welke loonbestanddelen als eindheffingsbestanddelen gelden en of de eindheffing op juiste wijze wordt berekend. Afhankelijk van de omvang van de organisatie zal de administratie verder aangepast moeten worden Definitief aanwijzen van eindheffingsbestanddelen Vastgesteld moet worden welke loonbestanddelen in de werkkostenregeling vallen. Deze beslissing kan per boeking plaatsvinden (voorafgaand aan het zogenaamde fiscale genietingsmoment), maar het lijkt het meest pragmatisch om dat voorafgaand aan de invoering van de werkkostenregeling al zoveel als mogelijk te bepalen. Eindheffingsbestanddelen kunnen zowel door de loonadministratie (declaraties of vaste bestanddelen) lopen als door de financiële administratie. Het is belangrijk dat de boekingen kunnen worden gevolgd, zodat het vollopen van het forfait kan worden gemonitord en eventuele bijstelling desgewenst tijdig kan plaatsvinden. Boekt u op verschillende grootboekrekeningen, dan zult u de totalen moeten kunnen samenvoegen (bijvoorbeeld: saldibalans voor dimensie werkkosten). In principe zullen alle huidige netto loonbestanddelen waarvoor geen vrijstelling geldt als eindheffingsbestanddeel worden aangewezen. Blijkt echter dat in uw situatie brutering goedkoper uitpakt, dan kunt u er ook daarvoor kiezen. Nb. stel dat u besluit huidige brutoloon bestanddelen als eindheffingsbestanddeel aan te wijzen. Stel dan duidelijk vast of dit tijdelijk of blijvend is. Het terugbrengen van een eindheffingsbestanddeel naar brutoloon zal bij medewerkers op bezwaren stuiten, omdat zij vanaf dat moment (weer) zelf de loonheffing moeten betalen. Zij houden dan netto minder over. PGGM HR Advies 5 december 2011 Pagina 7

8 3.2.2 Inrichting financiële administratie en codering eindheffingsbestanddelen De eindheffingsbestanddelen die via de salarisadministratie lopen, zullen gecodeerd moeten worden. Loonbestanddelen die als eindheffingsbestanddeel worden aangewezen, moeten door codering middels een loonuitvoercode herkenbaar door de salarisadministratie lopen, zodat ze niet in de loonverwerking meelopen. Deze boekingen kunnen via een journaalpost op een grootboekrekening eindheffingsbestanddelen worden geboekt. De eindheffingsbestanddelen die via de financiële administratie lopen, zullen op een of meer herkenbare groetboekrekening(en) moeten worden geboekt. De volgende etikettering van loonbestanddelen kan een handreiking geven voor de wijze van boeking in de financiële- en/of salarisadministratie. Etikettering: Eindheffingsbestanddeel Gebruteerd loon Brutoloon Gericht vrijgesteld loon Vrijgesteld loon Intermediaire kostenpost Bij de eventuele (her)inrichting van de financiële administratie kan met deze etiketten rekening worden gehouden. Wij lichten deze etiketten kort toe. Eindheffingsbestanddeel De sportorganisatie wijst een loonbestanddeel aan als eindheffingsbestanddeel. Dit drukt op de forfaitaire ruimte. In geval van overschrijding, betaalt de werkgever 80% eindheffing. Het is aanbevelenswaardig om de eindheffingsbestanddelen op daarvoor vrijgemaakte grootboekrekeningen te boeken, zodat het vollopen ervan gevolgd kan worden. Hierbij kan rekening worden gehouden met: - een (of meer) grootboekrekening(en) eindheffingsbestanddelen die tegen de waarde in het economische verkeer geboekt moeten worden; - een (of meer) grootboekrekening(en) eindheffingsbestanddelen die tegen een bijzondere waardering geboekt mogen worden, bijvoorbeeld: maaltijden, inwoning; - een (of meer) grootboekrekening(en) eindheffingsbestanddelen die tegen nihilwaarde geboekt mogen worden, bijvoorbeeld: echte werkkleding, verstrekte gsm s; laptop die tenminste 90% zakelijk wordt gebruikt. - Verder kan het raadzaam zijn te rekenen met een grootboekrekening voor intermediaire kosten (zie hierna). Gebruteerd loon Voor de loonheffing wordt van een netto loonbestanddeel bepaald wat de daarbij behorende bruto loonwaarde is. De hogere bruto loonwaarde wordt geboekt in het bruto/netto-traject, maar de loonheffing komt voor rekening van de werkgever. De gebruikelijk wijze van boeking kan worden gehandhaafd. PGGM HR Advies 5 december 2011 Pagina 8

9 Bruto loon Het loonbestanddeel wordt tot het brutoloon van de werknemer gerekend. De loonheffing komt voor diens rekening. De gebruikelijk wijze van boeking kan worden gehandhaafd. Nb. worden loonbestanddelen voor invoering van de werkkostenregeling al tot het brutoloon gerekend, dan is het voor de hand liggend om dat onder de werkkostenregeling ook te doen. Heeft de sportorganisatie echter nog budget in de forfaitaire ruimte dan kan het loonbestanddeel ook worden aangewezen als eindheffingsbestanddeel (nb. voor één of meerdere jaren; helder bedoeling formuleren!). Voordeel: de werknemer betaalt niet langer loonheffing, de werkgever bespaart zich premies werknemersverzekeringen (tot het SV-maximum dagloon). Aandachtspunt is dan wel de vastlegging. Hoe lang doen we dit? Kan het brutoloon bestanddeel later weer via de salarisstrook in het bruto/netto-traject worden betrokken? Gericht vrijgesteld loon Voor een loonbestanddeel dat onder een gerichte vrijstelling is te brengen, geldt dat de sportorganisatie noch de werknemer loonheffing verschuldigd zijn, mits aan de desbetreffende voorwaarden wordt voldaan. De gebruikelijk wijze van boeking kan worden gehandhaafd. Vrijgesteld loon Het loonbestanddeel wordt op grond van enkele specifieke wettelijke regelingen niet tot het loon gerekend (bijvoorbeeld: uitkering bij 25-jarig dienstjubileum). De uitbetaling kan onbelast plaatsvinden. Soms zijn er specifieke voorwaarden waaraan moet worden voldaan. De gebruikelijk wijze van boeking kan worden gehandhaafd. Intermediaire kostenpost Onder intermediaire kosten worden verstaan, kosten die voor rekening van de werknemer behoren te komen en die tijdelijk door de werknemer worden voorgeschoten. Een vergoeding van deze voorgeschoten kosten hoeft niet tot het loon te worden gerekend. Voorbeelden: vergoeding voor waskosten van de auto van de zaak; vergoeding van voor het werk noodzakelijke, aangekochte hulpmiddelen, zoals een stopwatch bij wedstrijd. Overwogen kan worden een specifieke grootboekrekening voor intermediaire kosten in te richten. Verwacht mag worden dat deze kostenpost tot discussie met de Belastingdienst aanleiding kan geven. Bij twijfel is vooroverleg met de Belastingdienst over het etiketteren van een kostenpost als intermediaire kostenpost raadzaam Bepaling systeem voor forfaitbepaling Voor de afdracht van eindheffing kan onder de werkkostenregeling volgens drie methoden het forfait worden bepaald: 1. Forfait wordt bepaald door afbouw van het cumulatief loon voor loonheffing van het vorige jaar Het Forfait begint op 1,4% van de cumulatieve loonsom van het vorige jaar en neemt af naarmate die met eindheffingsbestanddelen wordt gevuld. Bij deze methode wordt elke maand het forfait optimaal benut. Eventueel resterende ruimte wordt doorgeschoven naar de volgende maand. Bij het einde van het jaar vindt verplicht nacalculatie plaats op basis van het werkelijke loon in dat kalenderjaar. Bij deze methode gaat - in geval van overschrijding van de forfaitaire ruimte - de werkgever vanaf een bepaald moment in het jaar eindheffing betalen. Deze methode is aanbevelenswaardig als geen overschrijding wordt voorzien, of de werkgever de eindheffing niet over het jaar wil spreiden. PGGM HR Advies 5 december 2011 Pagina 9

10 2. Forfait wordt bepaald door het cumulatief loon voor loonheffing van het vorige jaar in gelijke delen te spreiden de loonperiodes van het lopende kalenderjaar Forfait is maandelijks een vast bedrag (1,4% * loonsom vorig jaar/aantal loonperiodes). Niet benutte forfaitaire ruimte uit een vorige periode mag gedurende het jaar niet alsnog worden benut. Echter, bij afloop van het jaar vindt een cumulatieve afrekening plaats. Op dat moment kan het gebruik van de forfaitaire ruimte worden geoptimaliseerd. Met deze methode kan bij een voorzienbare overschrijding van de forfaitaire ruimte de belastingafdracht over het jaar worden gespreid. 3. Forfait wordt bepaald op basis van het loon voor loonheffing in de huidige loonbetalingsperiode (actueel maand of vierwekenloon is bepalend) Het forfait fluctueert mee met het actuele fiscaal loon in de loonperiode (mei: hoger forfait door vakantiegeld). Een onderschrijding van de forfaitaire ruimte in periode 1 mag niet in periode 2 met eventuele overschrijding worden verrekend. Er vindt aan het eind van het jaar geen (cumulatieve) eindafrekening plaats! Vond in een maand overschrijding van het in die maand geldende forfait plaats, dan kan de daarover berekende 80% eindheffing niet meer worden teruggehaald. Ook niet als op jaarbasis bezien geen overschrijding van het forfait plaatsvindt. Welke methode het best bij uw organisatie past is afhankelijk van de mate waarin overschrijding van de forfaitaire ruimte is te voorzien en in welke mate u de eindheffing over het jaar wenst te spreiden. De laatst beschreven methode wordt in het algemeen afgeraden, omdat gedurende het jaar geen cumulatieve afrekening en tenslotte geen eindafrekening plaatsvindt Beoordeling gevolgen voor het declaratie- en of factuurproces Voor binnenkomende declaraties en facturen zult u moeten nagaan of ze personele aspecten bevatten waardoor ze relevant kunnen zijn voor de werkkostenregeling. Wellicht dient codering te worden aangepast en moeten de kostenposten voortaan op een bepaalde nieuwe plek in de grootboekhuishouding worden geboekt. Met name facturen van derden kunnen om aandacht vragen. Zo kan het zijn dat u voor een sportevenement catering inschakelt, waarbij een deel van de maaltijden voor derden en een deel van de maaltijden voor uw werknemers zijn bedoeld. U zult dit dan moeten kunnen afsplitsen; de maaltijden voor derden hoeven immers niet als eindheffingsbestanddeel behandeld te worden. De maaltijden voor uw werknemers kunnen voor de werkkostenregeling verschillend worden behandeld: - Maaltijden tijdens reis- en verblijf vallen onder een gerichte vrijstelling en drukken dus niet op de forfaitaire ruimte. - Maaltijden tijdens personeelsuitjes en dergelijke vallen tegen de waarde in het economische verkeer in de forfaitaire ruimte. - Maaltijden op de werkplek vallen tegen 2,90 in de forfaitaire ruimte. Het kan behulpzaam zijn om een boekingsinstructie op te stellen waarin de gebruikelijke routine zoveel als mogelijk wordt gehandhaafd en voor posten die als eindheffingsbestanddelen hebben te gelden vast te leggen waar en hoe die geboekt moeten worden. PGGM HR Advies 5 december 2011 Pagina 10

11 3.2.5 Eventuele instructie betrokken medewerkers Tenslotte zal de invoering van de werkkostenregeling met name voor uw administratieve medewerkers gevolgen hebben voor de door hen ontwikkelde routines. Vergeet niet om eventuele wijzigingen met hen door te nemen en de boekingsinstructie met hen te delen. 4 Ten slotte Als de werkkostenregeling eenmaal wordt toegepast en routines zijn ontwikkeld, levert dat waarschijnlijk eenvoud op. Een groot aantal fiscale voorwaarden vervalt en eindheffingsbestanddelen hoeven niet meer op persoonsniveau in de loonadministratie te worden geboekt, maar kunnen eenvoudig in de FA worden geboekt. Het voortraject vraagt alleen helaas de nodige aandacht. U zult tijdig willen weten of overgang naar de werkkostenregeling u geen nadeel en misschien zelfs wel kansen biedt. Bereidt u zich tijdig voor dan kunt u in ieder geval erop sturen dat u uiterlijk per 1 januari 2014 zoveel als mogelijk kostenneutraal over kunt. De hulpmiddelen op Sportwerkgever.nl kunnen u hierbij alvast op pad helpen. PGGM HR Advies 5 december 2011 Pagina 11

12 Bijlage 1: Stroomschema voor implementatietraject Belasting daalt? JA Forfaitaire ruimte? JA Overgang voorbereiden Forfait optimaliseren door toevoeging bruto componenten* of Arbeidsvoorwaardenpakket optimaliseren met ruilregelingen* * NB. OR betrekken Overgang voorbereiden Forfaitaire ruimte creëren door het aanpassen van NEE regelingen* Met nadruk letten op systeem van monitoring * NB. OR betrekken NEE Overgang op termijn voorbereiden Forfaitaire ruimte creëren door het aanpassen van regelingen* Met nadruk letten op systeem van monitoring * NB. OR betrekken PGGM HR Advies 5 december 2011 Pagina 12