Stroobach, M. (Melanie)

Transcriptie

1 Stroobach, M. (Melanie) Van: Andre Aslander Verzonden: dinsdag, 16 juni :17 Aan: 'Andre Aslander' CC: 'Freddy Blommers (Timpaan ICT)' Onderwerp: Eindrapport E-Awareness onder raadsleden Bijlagen: Eindrapport - E-Awareness bij raadsleden.pdf Urgentie: Categorieën: Hoog Melanie Geachte griffiers, Enige tijd geleden hebben wij onder raadsleden een enquête afgenomen. De resultaten staan in het bijgevoegde onderzoek dat wij vanaf komende maandag zullen publiceren. Een of meerdere van uw raadsleden hebben mogelijk meegewerkt aan deze QuickScan. Zij hebben de kans om het onderzoeksresultaat tot zich te nemen voor de publicatiedatum. Alle raadsleden die meegewerkt hebben danken wij voor deze medewerking en open en eerlijke antwoorden. Wilt u deze mail doorzetten aan uw raadsleden? Wij danken u voor uw medewerking. Met vriendelijke groet, Andre Aslander Tel Timpaan ICT B.V. Detachering, Advisering en Webdesign. KvK BTW B01 IBAN NL86 ABNA Starrenburglaan AG Voorschoten info@timpaan ict.nl ict.nl 1

2 E-Awareness in de gemeenteraad 21 mei 2015

3 INHOUD INLEIDING... 3 ONDERZOEK... 3 ONDERZOEKSRESULTATEN... 3 ROL VAN DE GEMEENTERAAD... 3 WOORDVOERDER EN PORTEFEUILLEHOUDER ICT... 4 ASSOCIATIES EN DISCUSSIES IN DE RAAD... 4 ZELFSTANDIGE UITVOERING ICT... 4 DE ICT UITGAVEN... 5 DOELSTELLINGEN VAN ICT-PROJECTEN... 5 REKENKAMERONDERZOEK... 5 RAADSLID EN SOCIALE MEDIA... 6 CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN... 7 CONCLUSIES... 7 AANBEVELINGEN... 7 TIMPAAN ICT

4 INLEIDING ONDERZOEK Dit onderzoek is uitgevoerd door Timpaan ICT in de periode tussen 6 april en 16 mei onder leiding van drs. F.F. Blommers. De directe aanleiding om dit onderzoek te doen was het rapport van de commissie Elias, waaruit een alarmerend beeld kwam over de betrokkenheid en het zicht van de Tweede Kamer op ICT-projecten. Timpaan ICT heeft dit onderzoek pro deo uitgevoerd, gedreven door nieuwsgierigheid naar de betrokkenheid van raadsleden. De uitkomsten van dit onderzoek zijn aangeboden aan dhr. Mark den Boer (voorzitter van raadslid.nu). Het doel van het onderzoek is om helder te krijgen of raadsleden besef hebben van de grote impact die ICT op de samenleving en werking van organisaties hebben, dus ook de impact op datgene wat de gemeenteraad bestuurt. Uitvoering van dit onderzoek geschiedde middels een korte enquête. Uit alle provincies hebben gemeenten deelgenomen. De grootte van de gemeenten varieert. In de deelnemende populatie een diversiteit aan achtergronden, politieke partijen, leeftijden en ervaring als raadslid. In totaal zijn 137 raadsleden geïnterviewd. De gegevens van de raadsleden en gemeenten zijn in het onderzoek volledig anoniem behandeld, zodat de deelnemende raadsleden vrijuit konden spreken zonder zichzelf of de gemeente in diskrediet te brengen. Ook partij politieke verbondenheid is buiten beschouwing gelaten. Daar waar politieke partijen genoemd worden is dat als gevolg van landelijke uitspraken in de Tweede Kamer. Onder de geïnterviewde raadsleden zaten vijf raadsleden die werkzaam waren in de ICT-sector. Twee van die vijf hebben bovendien opdrachten voor verschillende gemeentes uitgevoerd in hun vakgebied. De antwoorden van die twee raadsleden weken sterk af van het geheel en waren mede gebaseerd op hun professionele kennis bij andere gemeenten dan waar zij raadslid zijn. ONDERZOEKSRESULTATEN ROL VAN DE GEMEENTERAAD Alles waar de gemeente mee bezig is, heeft altijd een connectie met ICT. Altijd. Dat betekent dat ICT strategisch zou moeten zijn voor elke beslissing die wordt genomen. Dat zijn keuzes die helemaal in het begin van de besluitvorming moeten liggen. Dat is in de gemeenteraad. De gemeenteraad kan hier in de kaderstellende rol rekening mee houden en heldere uitgangspunten formuleren. In de controlerende functie houdt de gemeenteraad zicht op de uitvoering. Gemeenteraadsleden zijn zich er vaak niet van bewust dat vele dossiers een ICT-component hebben. ICT-problematiek komt amper aan de orde in gemeenteraden. Raadsleden met een achtergrond in de ICT vinden dat wel frustrerend, want juist zij melden dat ze met een discussie over ICT geen voet aan de grond krijgen en hier alleen in staan. 3

5 Gemeenteraadsleden hebben we een focus op een aantal aspecten van ICT. Daarnaast zijn met name de bereikbaarheid van informatie, privacy gevoeligheid en het online raadplegen van de gemeentelijke dienstverlening voorbeelden die genoemd worden. Informatie en communicatie worden dus vanuit dienstverlenend oogpunt erg belangrijk gevonden. Ook de discussie of een gemeentelijk loket al dan niet fysiek moet zijn richt zich op de communicatieve en bereikbaarheidsaspecten van de discussie. WOORDVOERDER EN PORTEFEUILLEHOUDER ICT Slechts in een enkele fractie is een specifieke woordvoerder ICT benoemd. De geïnterviewde raadsleden zijn zich niet altijd bewust of er een portefeuillehouder ICT is in het college. Slechts veertien raadsleden wisten te benoemen wie de portefeuillehouder ICT in het college is. Raadsleden hebben meestal de indruk dat dit bij de algemene organisatie ondergebracht is en deel uit maakt van de burgemeestersportefeuille. ASSOCIATIES EN DISCUSSIES IN DE RAAD ICT wordt vooral geassocieerd met communicatie en informatievoorziening. De voorbeelden die spontaan genoemd werden waren digitalisering bestemmingsplannen, verbetering van de dienstverlening, 24 uurs dienstverlening, privacy, controle van informatie, gemeentelijke samenwerking en samenvoegen ICT-afdeling(en). Raadsleden met een achtergrond in de ICT onderscheiden zich op dit vlak en benoemen meer de uitwerking in automatiseringssystemen. Een deelnemend raadslid (werkzaam in de ICT) wist zich een motie te herinneren waarin een bestuurlijke keuze gemaakt werd voor het overstappen naar open source software. Interessant is dat het besluit voor een dergelijke technische overstap vanuit de politieke ideologie beredeneerd is. Met het idee dat open source overeenkomsten heeft met burgerparticipatie, leidt tot besparingen op licenties en de gemeente daarmee ook transparante software heeft. Motie Vendrik (ingediend in 2002 door Kees Vendrik van GroenLinks en door de Tweede Kamer unaniem aangenomen) vormde de basis voor de lokale motie. De kaderstellende rol is door de raad in deze gemeente opgepakt. Echter heeft de controle niet plaatsgevonden, want ondanks dat de motie in een vorige periode was aangenomen wist het raadslid niet te melden of aan deze motie gehoor was gegeven. ZELFSTANDIGE UITVOERING ICT Veel gemeenten werken op dit terrein samen. Per definitie wordt daarmee de ICT in de meeste gevallen niet zelfstandig uitgevoerd. Indien een kleine gemeente de ICT in een samenwerkingsverband met een grote gemeente uitvoert betekent dat in de uitkomst dat beide gemeenten de ICT niet zelfstandig uitvoeren. De stelling dat de grotere gemeente de ICT wel zelfstandig uitvoert is ook te verdedigen. Veel raadsleden geven aan niet te weten op welke manier de ICT van de gemeente wordt uitgevoerd. Deze ambtelijke samenwerking wordt vaak wel genoemd als deze van toepassing is. In hoeverre 4

6 onderdelen zelfstandig of door leveranciers wordt uitgevoerd is onbekend. Te weinig raadsleden hebben kennis van dit onderdeel, zodat ook bijbehorende voordelen en risico's onbekend zijn. DE ICT UITGAVEN Slechts zes raadsleden wisten de ICT uitgaven te benoemen en zaten ook met het genoemde bedrag binnen de bandbreedte. Andere raadsleden dachten de uitkomsten te kennen, maar zaten met de schatting van de daadwerkelijke kosten een eind uit de buurt van het te verwachtte bedrag. Het achterliggende controle bedrag in de vragen is gebaseerd op een publicatie uit Binnenlands Bestuur (18 september 2014). Respectievelijk gemiddeld 61 en 85 per inwoner voor gemeenten kleiner en groter dan inwoners. Daarbij is het belangrijk om twee nuanceringen in acht te nemen: 1. Het hogere bedrag voor grotere gemeenten wordt met name veroorzaakt door hogere eisen in ICT dienstverlening. 2. Kleinere gemeenten geven relatief meer uit aan software en personeel (dit is gezamenlijk 74% van de kosten). DOELSTELLINGEN VAN ICT-PROJECTEN Veel raadsleden wisten geen concrete projecten en uitkomsten te melden. De raadsleden met meer kennis en achtergrond wisten dat wel. Pittige uitspraken werden hier gedaan. Hier speelde mee dat de ondervraagde raadsleden ook gewerkt hebben voor andere gemeenten dan waar zij raadslid zijn. Alleen deze opmerking zijn al voldoende om vervolg onderzoek te adviseren. "ICT-systemen zijn geautomatiseerde kaartenbakken uit de jaren 60 van de vorige eeuw. Deze voldoen niet aan de kaders die de raad stelt in beleidsdoelstellingen. Dat kan eenvoudigweg niet, want er worden van ICT-systemen nu hele andere dingen gevraagd." "De annalyse van de enquete commissie klopt. Er is geen overeenstemming voor de manier waarop de basis registratie vormgegeven moet worden. Een eenduidig datamodel ontbreekt." "De basis is niet op orde en daardoor worden de doelstellingen niet bereikt. Moeilijke systemen met veel koppelingen en daarbovenop tegenstrijdige wet en regelgeving, je ziet het terugkomen in de technische specificaties van de systemen." "Automatiseringssystemen worden ad random gekocht, zonder centrale regie." "Er wordt veel geld in gestoken en de uitkomsten zijn niet merkbaar." REKENKAMERONDERZOEK In twee gemeenten binnen de gevraagde groep wisten de raadsleden te melden dat de rekenkamer onderzoek heeft gedaan naar de ICT in de gemeente. Bij de een gemeente ging het om een onderzoek naar de ICT-inhuur. Bij een andere gemeente betrof het een onderzoek naar de uitvoering van ICT projecten. 5

7 Rekenkameronderzoek draagt bij aan bewustzijn en kennis van raadsleden met betrekking tot ICT. Raadsleden uit deze gemeenten toonden in de antwoorden op de vragen aan dat zij beter geïnformeerd waren over de stand van zaken rondom ICT in vergelijking met de andere gemeenten. Met name op het vlak van kostenbewustzijn scoorden deze raadsleden aanzienlijk beter. Zij gaven niet alleen aan te weten wat de hoogte is van de ICT uitgaven van hun gemeenten, maar noemden tegelijkertijd bij benadering de juiste hoogte. RAADSLID EN SOCIALE MEDIA Vrijwel alle raadsleden melden actief te zijn op internet en met sociale media. Sommige raadsleden melden daar nadrukkelijk bij dat zij privé actief zijn en niet specifiek als raadslid. De mate van frequentie is wisselend. Facebook is het meest populair. Slechts één raadslid van de ondervraagde groep meldde niet actief te zijn op Facebook en geen account te hebben. LinkedIn en twitter zijn minder populair. Instagram is onder raadsleden een grootte onbekende. In de categorie overigen zijn de media slechts één maal genoemd. Dit waren spontane benoemingen. Hier kwamen ook Skype, Google+ en Microsoft Live. N.B. Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram en YouTube zijn specifiek onderzocht. 6

8 CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN CONCLUSIES Raadsleden weten dat ICT belangrijk is voor de gemeentelijke dienstverlening en benoemen ICT als component van iedere discussie. Afhankelijkheid en kosten van deze systemen leiden echter niet tot een echte discussie in de gemeenteraden. De raden kunnen de kaderstellende en controlerende rol hier beter oppakken. AANBEVELINGEN De aanbevelingen gegeneraliseerd over alle gemeenten. De aanbevelingen bij nader onderzoek zijn afhankelijk van de uitkomsten voor de betreffende gemeente. 1. Werk aan de bewustwording. 2. Voer een rekenkameronderzoek uit naar ICT en/of ICT-projecten van de gemeente. 3. Ontwikkel als gemeente een duidelijk ICT beleid. Stel daarbij heldere eisen aan de ondersteunende systemen. 4. Vermeld ICT kosten expliciet in begroting, voorjaarsnota, najaarsnota en jaarrekening, maar maak geen apart programma in de programmabegroting. Meer toelichting op de aanbevelingen? Neem contact op met Timpaan ICT: TIMPAAN ICT Een timpaan is een klein tandwiel dat een reeks van grotere tandwielen in beweging zet, zoals bijvoorbeeld gebruikt wordt bij een klok. Timpaan ICT richt zich op advisering, webdesign en detachering. Kwalitatief hoogstaand en tegen een realistisch tarief. Timpaan ICT onderneemt maatschappelijk verantwoord en duurzaam. Wij zijn betrokken bij de problemen waar de maatschappij en de overheid voor staat. Komende jaren liggen er vele gezamenlijke opdrachten die variëren van de decentralisaties in de zorg tot aan de winkelcentra die onder druk staan. Deze nieuwe opgaven zijn kansen om met ICT toepassingen beter naar voren te komen dan ooit te voren. Veranderingen in de omgeving aangrijpen om te verbeteren. De werkwijze van Timpaan ICT is iteratief. Samen met de belanghebbenden op zoek gaan naar de juiste oplossing en een realistische implementatie met heldere overzichtelijke stappen. Evolutie in plaats van revolutie. Timpaan ICT adviseert op het vlak van ICT. Wij kunnen voor u onder andere een workshop eawareness organiseren, een rekenkameronderzoek uitvoeren, ICT-beleid opstellen of een analyse van de stand van zaken opleveren. Voor meer informatie: info@timpaan-ict.nl 7