bulletin januari 2004 Resultaten ledentevredenheidsonderzoek Interview met nieuwe Intrakoop-leveranciers Welzorg Brocacef 06 Software Intrum Justitia

Transcriptie

1 1 januari 2004 bulletin Kwartaaluitgave van de coöperatieve inkoopvereniging voor gezondheidsen seniorenzorg u.a. 3 Resultaten ledentevredenheidsonderzoek 5 Interview met nieuwe Intrakoop-leveranciers Welzorg Brocacef 06 Software Intrum Justitia en verder: Nieuwe inkoper 3 Interview met Paswerk 9 Leveranciersnieuws 10 Column 11 Reacties 12

2 Colofon Voorwoord Intrakoop Bulletin is een kwartaaluitgave voor alle leden van Intrakoop. Nummer 1, januari 2004 Redactie Communicatie Intrakoop, Waardenburg Bouwens tekst & communicatieadvies, Utrecht Vormgeving Lauwers-C, Nijmegen Fotografie Hans Oostrum Fotografie, Den Haag; Intrakoop Drukwerk Leerdam Druk, Leerdam IntraKoop U kunt Intrakoop bereiken van maandag tot en met vrijdag van 8.30 tot uur. T (0418) F (0418) E info@intrakoop.nl I Uw contactpersonen Regio Noord-Oost: Joke Timmers (ledenconsulent) en Judith Huijbers (supportmedewerker) Regio West: Mascha Limpens (ledenconsulent) en Christiaan Brunen (supportmedewerker) Regio Zuid: Saskia Rendle (ledenconsulent) en Froukje Broekman (supportmedewerker) Intrakoop Bulletin 2/2004 Kopij voor het volgende Intrakoop Bulletin dat in april verschijnt, kunt u tot maandag 8 maart inleveren bij: Intrakoop Bulletin Postbus BB Waardenburg. E mtvoorde@intrakoop.nl Gehele of gedeeltelijke overname of reproductie van de inhoud van het Intrakoop Bulletin, op welke wijze dan ook, zonder voorafgaande toestemming van de auteursrechthebbende is verboden. Het Intrakoop Bulletin is de afgelopen jaren een belangrijke schakel geweest in de communicatie tussen Intrakoop en haar leden. Terwijl de inhoud is aangepast aan de behoefte van de lezers, is de vormgeving bijna ongewijzigd. Uw waardering is steeds positief geweest: no nonsense, korte en zakelijke informatie, geen glossy opmaak. Agenda 5 februari: De Kracht van Aandacht Hoeveel aandacht is er voor de patiënt/ bewoner? Dat staat centraal tijdens de derde dialoogbijeenkomst van Intrakoop en Albron. U kunt mee debatteren over actuele thema s uit de zorg. Tarief voor Intrakoopleden: 195,-. Aanmelden bij Meeting Point Communication, telefoon (035) , fax (035) of info@meetingpointcom.nl. 17 en 26 februari: Bezoek Philips Intrakoop-leden die zich bezighouden met renovatie en nieuwbouw zijn van harte welkom bij het Licht Activiteiten Centrum van Philips. U kunt er de nieuwste producten bekijken én het effect van licht ervaren. U kunt zich aanmelden bij Patricia Vastenhout van Intrakoop, (0418) De afgelopen jaren hebben elektronische communicatiemedia hun intrede gedaan. U kunt zelf actief op zoek naar informatie via internet en ontvangt elektronische nieuwsbrieven over de laatste ontwikkelingen in uw vakgebied. Intrakoop zal dit jaar deze nieuwe media ook actief inzetten in de communicatie met haar leden. Toen afgelopen jaar bleek dat meer dan 80% van alle algemene contactpersonen bereikbaar is via een adres bij de instelling, is besloten de digitale communicatie verder aan te pakken. In de komende maanden ontvangt u onze eerste elektronische nieuwsbrief en in de loop van het jaar wordt de Intrakoop internetportal voor leden geïntroduceerd. Daarmee krijgt het Intrakoop Bulletin een andere functie in de communicatie tussen u en ons. U vindt hierin voortaan meer inhoudelijke informatie over inkoop- en logistieke ontwikkelingen bij leden, over hoe bepaalde processen binnen Intrakoop werken, achtergrondinformatie bij nieuwe leveranciersovereenkomsten, een column en nog veel meer. De vormgeving is aan deze nieuwe opzet aangepast. Dit jaar kunt u het Intrakoop Bulletin vier keer tegemoet zien. Wij zijn benieuwd naar uw reactie. Gert Walhof 6, 7 en 8 april: Ledenbijeenkomst Afvalverwerking en schoonmaakdiensten In aansluiting op de enquêteresultaten over facilitaire diensten zal Intrakoop in 2004 dienstverlening ontwikkelen in afvalverwerking en schoonmaakdiensten. Tijdens ledenbijeenkomsten op 6, 7 en 8 april informeren professionals op deze gebieden u over de laatste ontwikkelingen. De uitnodiging met meer informatie volgt in februari. Nieuwe leden Stichting Pieter Pauw Centrum voor Verpleeghuiszorg, Wageningen Woon- en zorgcentrum De Nieuwpoort, Alkmaar Stichting Teresia van Miert, Veghel Zorgcentrum De IJpelaar, Breda Stichting Verzorgingshuizen Regio Oost (SURO), Rijssen intrakoop

3 kort nieuws Resultaten ledentevredenheidsonderzoek Om onze dienstverlening optimaal aan te sluiten op uw wensen en behoeften gaat Intrakoop gestructureerd de ledentevredenheid onderzoeken. In 2003 hebben we met marktonderzoekbureau Tangram een kwalitatief vooronderzoek gehouden. 12 Intrakoop-leden uit verschillende functies en instellingen, zijn geïnterviewd over hun ervaringen met en verwachtingen over onze dienstverlening. Over het algemeen zijn deze leden tevreden over Intrakoop. Zij zien Intrakoop als een professionele organisatie, die tegen een goede prijs/kwaliteitsverhouding tijdwinst, besparingen en gemak oplevert. Maar natuurlijk zijn er ook verbeterpunten, die wij in 2004 gaan aanpakken. Kennis delen via de website Een ander verbeterpunt is de Intrakoop-site, waar leden meer kennis en ervaring met Intrakoop en andere leden willen delen. Een lid: "Als het aan mij ligt, gebruikt Intrakoop haar site om expertise te delen of om een vraagbaak te ontwikkelen." Een ander suggereert: "Ze zouden op de site een database kunnen opnemen met de gegevens van leveranciers, hun producten en contactpersonen." Het bouwen van een internetportal voor Intrakoop-leden is een belangrijk aandachtspunt in het Plan van Aanpak De suggesties en opmerkingen nemen wij mee. Daarnaast zullen wij ook op andere terreinen de communicatie naar leden verder professionaliseren. Dit nieuwe Intrakoop Bulletin is het eerste bewijs. Eind februari volgt een digitale nieuwsbrief. Minder zichtbare activiteiten die voortvloeien uit het ledentevredenheidsonderzoek, zijn: het ontwikkelen van de platform- en adviesfunctie van Intrakoop en het structureel verzamelen van marktinformatie door de marktonderzoeker die bij Intrakoop in dienst komt. Daarnaast vormen de resultaten de basis voor het kwantitatieve ledentevredenheidsonderzoek eind Als u meer wilt weten over het gehouden onderzoek, kunt u contact opnemen met Erik Wijnhof, (0418) Inzicht in Intrakoop-processen De verbeterpunten van Intrakoop concentreren zich rondom communicatie. Veel ondervraagde leden ervaren het reilen en zeilen binnen ons kantoor in Waardenburg als een black box. Een lid: "Ze moeten eerder zaken kenbaar maken en duidelijk maken waarmee Intrakoop bezig is". En er is onbegrip over de bonusprocedure: "Ik vind de afwikkeling van de bonus traag en snap niet dat dit zo lang moet duren." In onder meer het Intrakoop Bulletin willen wij regelmatig Intrakoop-processen aan de orde stellen om onze organisatie en werkwijze transparanter voor u te maken. Zo wordt de bonusprocedure in Intrakoop Bulletin nummer 2 toegelicht. Interactieve ledenbijeenkomst Verder ervaren de leden de Algemene Vergadering als saai: "De bijeenkomsten van Intrakoop vind ik aan de saaie kant. Een goede gastspreker die een actueel onderwerp behandelt, zou leuk zijn." Inmiddels heeft de eerste ledenbijeenkomst nieuwe stijl plaatsgevonden, waarin het delen van kennis en ervaringen centraal staat (zie pag. 4). Daarnaast worden er in 2004 regiobijeenkomsten georganiseerd. Nieuwe inkoper Sinds 5 januari 2004 werkt Toine Jochems als inkoper bij Intrakoop. Zijn werkzaamheden zijn vooral gericht op contractbeheer en ontwikkeling van dienstverlening rond aardgas, elektriciteit, administratie en financiën. Een korte introductie. Toine Jochems is, na enkele jaren werkervaring in de verkoop, verslaafd geraakt aan inkoop. Hij heeft alle NEVIopleidingen gevolgd en haalt nu veel Toine Jochems energie uit het lesgeven en ontwikkelen van lesstof bij de NEVI. Daarnaast heeft hij van operationeel tot op strategisch niveau als inkoper gewerkt bij industriële bedrijven als ASML, Heineken, Begeman en Philips. Daar was hij verantwoordelijk voor de inkoop van goederen en diensten voor productieproces en facilitaire dienstverlening. Toen hij toe was aan een nieuwe stap in zijn loopbaan, kwam hij in contact met Intrakoop. Wat mogen leden en leveranciers van de nieuwe inkoper verwachten? Omdat ik ervaring heb in inkoopfuncties op diverse niveaus kan ik me goed inleven in de situatie van andere inkopers. Ook houd ik me door mijn verkoopervaring continu voor ogen Wat beweegt de klant? en Hoe kan ik het beste ondersteunen?. Dat moet leiden tot het beste resultaat voor de leden en een win-win situatie voor leveranciers en Intrakoop. Daarbij vind ik niet alleen het proces maar ook de relatie met de mens erg belangrijk. bulletin

4 kort nieuws Eerste ledenbijeenkomst nieuwe stijl Op 2 december is de eerste ledenbijeenkomst nieuwe stijl gehouden: een kort algekozen als lid van de Raad van Toezicht tot Daarnaast is mevrouw G. Groeneveld hermeen vergaderdeel en vier themasessies eind om ervaringen uit te wisselen. De reacties van de deelnemers zijn positief. Een korte Themasessies terugblik. Na het algemeen vergaderdeel volgen vier themasessies. Sprekers als Erica Peelen Besluitvorming (Stichting Rhijnhuysen), Juriën van den Tijdens het algemene vergaderdeel hebben Broek (Prismant), Gijs Verberne (Landwell) de leden het Plan van Aanpak 2004 goedgekeurd. In lijn met dit plan zal Intrakoop in inleiding, waarna leden kunnen discussiëren en Mieke Hezemans (Prismant) geven een 2004 onder meer aandacht besteden aan: over: Alle inkoopneuzen dezelfde kant op?, de opzet van een internet portal, actief portfoliomanagement voor 19 aflopende raam- Algemene of inkoopvoorwaarden? en Van Hoe anticipeert u op budgetkortingen?, overeenkomsten, nieuwe overeenkomsten aanbod- naar vraagsturing: de gevolgen op het gebied van ICT, afronding van projecten over dienstverlening voor schoonmaak om de discussies weer te geven, maar als voor inkoop en logistiek?. Het gaat te ver en afvalverwerking en de ontwikkeling van Intrakoop-lid kunt u een verslag aanvragen een concept modulaire overeenkomsten. via info@intrakoop.nl of (0418) Uitreiking DVD-speler namens Beckers en Intrakoop Om Intrakoop-leden te laten kennis maken met Beckers Foodsolutions heeft u in 2003 een mailing ontvangen. Bij een bestelling van minimaal drie producten uit een specifiek assortiment maakte u kans op een DVD-speler voor uw instelling. Uit alle inzendingen heeft onze inkoper Frans Smits drie prijswinnaars getrokken: - de heer H. Kossen, chef kok bij Heliomare De Blauwe Reiger, Bergen; - mevrouw M. Smetsers, hoofd voeding bij Stichting De Plaatse in Duizel en - de heer V. Morsink, manager facilitair bedrijf bij Verpleeghuis De Braamberg in Arnhem. Inmiddels hebben alle prijswinnaars hun DVD-speler ontvangen. Veel vraag naar inkoopvoordeel! Het gesprek over krappere budgetten bij zorginstellingen is aan de orde van de dag. Zorgaanbieders, zorgverzekeraars en overheid geven aan de cliënt centraal te stellen. Geld domineert echter de politieke discussie en het dagelijkse gesprek in instellingen. Wellicht heeft uw directie u ook aangesproken om bij te dragen aan verbetering van de efficiency. Vaak gaat het om resultaat op korte termijn. Het vergt stuurmanskunst om op basis van een solide plan goede keuzes te maken en te voorkomen dat een goedkope oplossing later duurkoop blijkt te zijn. Hoewel deze situatie vaak als vervelend wordt ervaren, biedt het u ook mogelijkheden om inkoop in uw instelling te profileren. Tips voor efficiënt inkopen Neem bij het formuleren van uw inkoopbeleid beleid en doelstellingen van uw instelling als uitgangspunt. Ga na welke informatie u heeft om uw inkoopsituatie te analyseren. Afhankelijk van de instellingssoort wordt 20% tot 40% van iedere exploitatie-euro uitgegeven aan externe leveranciers. Maak een portfolioanalyse: wie zijn uw leveranciers, wat wordt er ingekocht, voor wie en waarvoor. Veel informatie heeft u waarschijnlijk al of is uit de crediteurenadministratie te halen. Ook het intekenoverzicht en de bonusspecificatie van Intrakoop kunt u hiervoor gebruiken. Daarnaast is inzicht in verwervingskosten van belang. Wat is er nodig om alle producten en diensten in te kopen (aan o.a. mensen, systemen, ruimte en geld in voorraden)? Vaak is deze informatie niet voorhanden, maar uit het verloop van uw inkoopproces krijgt u wel een indicatie. Bekijk het inkoopproces van strategisch (beleid en doelstellingen, organisatie en processen) en tactisch (opstellen programma van eisen tot en met contracteren van de leverancier) tot en met operationeel niveau (bestellen tot factuurafhandeling en nazorg). Vergelijk uw analyse met die van collega s uit andere instellingen. Vindt het wiel niet opnieuw uit en maak De heer P. Henneky, voorzitter van de cliëntenraad, en Vincent Morsink, manager facilitair bedrijf, van Verpleeghuis De Braamberg hebben hun DVD-speler ontvangen van Mick van der Maat, Beckers, en Joke Timmers, Intrakoop. gebruik van onder andere Intrakoop raamovereenkomsten met leveranciers. Voor meer informatie kunt u Intrakoop bellen, (0418) intrakoop

5 nieuwe overeenkomsten Vanaf 2004 kunt u deelnemen aan vier nieuwe overeenkomsten. In de volgende interviews vertellen de nieuwe Intrakoop-leveranciers en betrokken Intrakoop-medewerkers over de toegevoegde waarde van hun overeenkomsten. Eind januari ontvangt u de informatiebladen en een intekenset om aan de nieuwe overeenkomsten deel te nemen. Welzorg, producten en service op maat Welzorg levert niet alleen verzorgings- en revalidatietechnische hulpmiddelen, maar ook een zeer uitgebreid pakket aan services daaromheen. Jan Erik Bruin, manager marketing & sales bij Welzorg en Joop Melchers, inkoper bij Intrakoop, vertellen over de toegevoegde waarde van deze nieuwe Intrakoopleverancier. Welzorg levert merkonafhankelijk verzorgings- en revalidatietechnische hulpmiddelen aan instellingen in heel Nederland. "Merkonafhankelijk betekent dat je uitgangspunt is wat de instelling, de patiënt, nodig heeft en niet wat je wilt leveren," vertelt Bruin. "In de praktijk wil dat zeggen dat we een Intrakoop-kernassortiment aanbieden, maar dat we daaromheen ook nog alles kunnen leveren wat er op de markt aan rolstoelen, liften en bedden te krijgen is. One stop shopping dus." Ook qua service en onderhoud werkt Welzorg merkonafhankelijk. De medewerkers zijn breed opgeleid zodat ze alle hulpmiddelen, ook die niet bij Welzorg gekocht zijn, in onderhoud kunnen nemen. Melchers: "Je kunt ook alleen een onderhoudscontract afsluiten. Welzorg heeft met 40 vestigingen een landelijk dekkend netwerk van waaruit ze tussen 8.00 en uur ook direct service kunnen verlenen. Voor noodgevallen is er zelfs een alarmnummer, dat 24 uur per dag, 7 dagen in de week, bereikbaar is." Financiering De mogelijkheden voor het financieren van hulpmiddelen is een studie waard. Bij Welzorg kunt u kopen, huren of leasen. "Als een instelling een bepaalde tillift slechts voor een korte periode nodig heeft, is het zonde om die lift te kopen. Dan kan er beter gehuurd worden," stelt Bruin. Omdat bijvoorbeeld een rolstoelbus uit het eigen budget van de instelling betaald moet worden, kan het een optie zijn deze te leasen. Bruin: "Naast het feit dat we iedere bus die de instelling wil, kunnen aanpassen, kan door te leasen Jan Erik Bruin, manager marketing & sales bij Welzorg spreiding van betaling over een langere termijn plaatsvinden, waardoor de bus vaak uit de exploitatiekosten betaald kan worden." Bij Welzorg is veel kennis aanwezig over de verschillende financieringsstromen van waaruit verzorgings- en revalidatietechnische hulpmiddelen kunnen worden vergoed. Melchers: "Welzorg weet goed de weg in het vergoedingenstelsel en kan daarover ook adviseren. Dat doen ze gratis. Dus als je het niet meer weet, bel je Welzorg." Deskundigheid, snelheid en nauwkeurigheid Uitgangspunten van de service van Welzorg zijn: deskundigheid, snelheid en nauwkeurigheid. "Dat we deskundig zijn blijkt uit ons personeel dat problemen kan omzetten in oplossingen. Maar het blijkt bijvoorbeeld ook uit het feit dat we voor tilliften een eigen norm, een test waar tilliften aan moeten voldoen, hebben ontwikkeld. Snelheid vindt u terug in de korte levertijden en de snelle service. Nauwkeurigheid is eigenlijk onze mission statement. We streven ernaar alles in één keer goed te doen," aldus Bruin. bulletin

6 nieuwe overeenkomsten Brocacef verkoopt goederen en logistieke diensten Intrakoop heeft met Brocacef Intramuraal en Brocacef HCLS een overeenkomst afgesloten voor respectievelijk medische-, verplegings-, en verzorgingsartikelen en logistieke diensten. Over de mogelijkheden en de voordelen van de overeenkomst vertellen Joep Alkemade, manager HCLS en Joop Melchers, inkoper bij Intrakoop. Inkoop en logistiek is meer dan het kopen en laten afleveren van producten. "Door oog te hebben voor integrale kosten en zo efficiënt mogelijk te werken, kan veel geld bespaard worden," stelt Alkemade. "De overeenkomst met Brocacef speelt daarop in. Door een uitgebreid assortiment medische-, verplegings-, en verzorgingsartikelen aan te bieden, aangevuld met logistieke diensten, kunnen de integrale inkoop en logistieke kosten verlaagd worden." Brocacef Intramuraal Binnen de overeenkomst met Brocacef Intramuraal kan gekozen worden voor het Totaal Brocacef Assortiment of het Voorkeursassortiment. Het Totaal Brocacef Assortiment biedt keuze uit ruim artikelen. Alkemade: "We hebben van hardlopers tot slow movers. Het voordeel daarvan is dat instellingen door het uitgebreide assortiment one stop shopping kunnen realiseren. Door leveranciersreductie en het stroomlijnen van inkoop en logistieke processen, wordt efficiënter gewerkt en worden kosten verlaagd." Het Voorkeursassortiment is een selectie van de meest gangbare producten uit het totale Brocacef assortiment. Afhankelijk van het jaarvolume wordt op de inkoopprijs een procentuele opslag in rekening gebracht voor de toegevoegde handling. Daarnaast wordt een bonus verstrekt die afhankelijk is van de frequentie van afleveren. "Voordeel voor de instelling is dat ze gebruik kunnen maken van de inkoopkracht van Brocacef. Bijkomend voordeel naast leveranciersreductie, is dat het productstandaardisatie bevordert en ook dat draagt voor een belangrijk deel bij aan efficiency binnen inkoop en logistiek," vertelt Alkemade. Brocacef HCLS Brocacef Healthcare Logistics & Services (HCLS) biedt een pakket logistieke diensten dat onder andere bestaat uit (operationele) inkoop, (fijn)distributie, retourlogistiek en financiële services. Alkemade: "HCLS kan voor veel instellingen een forse, structurele besparing op hun inkoop en logistiek realiseren. Met de nadruk op structureel." HCLS werkt leverancier onafhankelijk en levert inkoop en logistieke diensten voor zowel medische als niet medische artikelen. "Een instelling kan bij HCLS zijn inkoop en logistiek stapsgewijs uitbesteden, van alleen bestellen tot aan het compleet outsourcen van het centrale magazijn. Zo kan structureel bespaard worden op de kosten voor administratie, personeel en vierkante meters," licht Alkemade toe. Ook voor het uit laten voeren van een inkoop en logistiek scan en het maken van een scenario analyse kan een instelling bij HCLS terecht. "Door middel van een scan wordt de huidige situatie beschreven en de integrale kosten van de logistiek becijferd. Een scenario analyse laat de verschillende mogelijkheden zien die zich binnen een instelling kunnen ontwikkelen. Samen met de instelling kan dan gekozen worden voor de meest efficiënte vorm van inkoop en logistiek," vertelt Alkemade. Joep Alkemade, manager Brocacef HCLS De voordelen Dat de overeenkomst veel voordelen biedt, wordt bevestigd door Melchers: "Brocacef is een leverancier met een grote leverbetrouwbaarheid en ervaring met kritische artikelen. Daarbij wordt door een zeer transparante kostenstructuur inzichtelijk gemaakt waar de kosten gegenereerd worden. En het modulair opgebouwde dienstenpakket dat HCLS biedt, maakt dat instellingen stapsgewijs kunnen werken aan een efficiëntere inkoop en logistiek." 6 intrakoop

7 nieuwe overeenkomsten 06 Software, een klantgerichte totaalleverancier 06 Software levert een compleet assortiment computers, software, netwerken, supplies en randapparatuur. Meetbare kwaliteit en klantgericht werken, staan daarbij hoog in het vaandel. Over de toegevoegde waarde van deze nieuwe Intrakoop-leverancier, vertellen Eddy Gans, directeur van 06 Software en Casper Hesp, manager front office bij Intrakoop. et bedrijf heet dan wel 06 Software, maar dat dekt Heigenlijk niet de lading," vertelt Gans. "We doen namelijk veel meer dan alleen software leveren. Een betere naam is 06 Software, Computer en Solutions. Software en computers omdat we artikelen voor in en om de computer verkopen. Solutions omdat je met ieder probleem of idee dat ict-gerelateerd is bij ons terecht kan." Overigens worden naast verschillende A-merk computers, onder het eigen Systemax label ook geassembleerde computers geleverd. Deze computers worden geheel naar de wens van de klant samengesteld. "Voordeel daarvan is dat je alleen in huis haalt wat je echt nodig hebt, waardoor de kosten per werkplek laag blijven," verklaart Gans. Eddy Gans, directeur 06 Software Regiefunctie Alle computers en bijbehorende artikelen kunnen snel geleverd worden, omdat 06 Software via een rechtstreekse computerverbinding in de voorraden van verschillende distributeurs kan kijken. Gans: "Wij regisseren het proces. We hebben zelf geen magazijn, geen voorraad, maar weten precies wat bij welke distributeur ligt en van daaruit leveren we aan de klant. Voordeel is dat we daardoor altijd de nieuwste producten kunnen leveren, we flexibel zijn en kostentechnisch interessant." Ook voor reserveonderdelen werkt dit concept goed. Als het ergens ligt, weten ze het te vinden. "06 Software biedt een complete inkoopoplossing. Ze kunnen werk, zoals het zoeken naar bepaalde onderdelen of oplossingen, uit handen nemen. Omdat ze in alle voorraden kunnen kijken, kun je zeggen dat als zij niet kunnen leveren, niemand dat kan," licht Hesp toe. Kwaliteit Om als regisseur optimaal te kunnen presteren, meet 06 Software de kwaliteit van de aanvoerkanalen. De methodiek die daarvoor in samenwerking met Universiteit Nyenrode ontwikkeld is, verzekert de klant dat de levering gaat zoals afgesproken is. "Door zaken als snelheid, kwaliteit, betrouwbaarheid, flexibiliteit en kosten te meten, wordt gewaarborgd dat de fabrikanten en de distributeurs hoge kwaliteit leveren," verduidelijkt Gans. En als er toch iets misgaat, dan wordt daar direct op ingespeeld. Hesp: "Uit eigen ervaring bij Intrakoop weet ik dat de dienstverlening van 06 Software heel ver gaat. Ze zijn zeer klantgericht en dat zeggen ze niet alleen, daar geven ze ook daadwerkelijk invulling aan." Zo heeft 06 Software voor zorginstellingen een dedicated account team samengesteld met mensen van verkoop, licenties, de klantenservice, financiën etc. Zij weten wat er speelt in de zorgsector en kennen de Intrakoop-overeenkomst. Zo wordt kennis geconcentreerd, een optimale communicatie gewaarborgd en kan snel en efficiënt gewerkt worden aan de beste oplossing voor de klant. bulletin

8 nieuwe overeenkomsten Intrum Justitia, credit management services Europa s grootste bureau voor credit management services levert oplossingen die in het gehele leveranciers- en debiteurentraject kunnen worden ingezet. Hoe u uw inkoopproces en uw debiteurenbeheer verder kunt professionaliseren, vertellen Monique Groenewegen, marketing manager bij Intrum Justitia en Casper Hesp, manager front office bij Intrakoop. Om een blijvende samenwerking met strategische leveranciers te kunnen waarborgen, is het van belang te weten of deze leveranciers financieel gezond zijn. Monitoren van strategische leveranciers "Van leveranciers waar je afhankelijk van bent, wil je weten of ze morgen ook nog leveren," verklaart Hesp. "Daarom is het belangrijk om in het selectietraject van strategische leveranciers een creditcheck in te bouwen en geselecteerde leveranciers te blijven monitoren." Om zicht te krijgen op de financiële status van een leverancier kunnen bij Intrum Justitia, online, kredietwaardigheidsrapporten opgevraagd worden. "Voor het maken van deze rapporten werken we samen met Dun&Bradstreet. Op basis van ongeveer 80 elementen beoordelen zij de kredietwaardigheid Monique Groenewegen, marketing manager van Intrum Justitia van een leverancier. Om een snelle inschatting te kunnen maken, wordt deze beoordeling ook nog vertaald in een rating: een rapportcijfer van een tot vier, waarbij een vier staat voor financieel gezond. Met behulp van een kredietwaardigheidsrapport weet je dus met wie je een relatie aangaat," licht Groenewegen toe. Bovendien kunnen strategische leveranciers in een monitoring service geplaatst worden, zodat blijvend de kredietwaardigheid van een leverancier gevolgd kan worden. "Ook Intrakoop maakt gebruik van deze dienstverlening van Intrum Justitia. Het voorkomt problemen, waarborgt continuïteit en mag in een professioneel inkoopproces eigenlijk niet ontbreken," aldus Hesp. Van factureren tot incasseren Het managen van de inkomende geldstromen verbetert de cashflow van een instelling. "Incasso is voor veel instellingen een onontgonnen gebied, terwijl daar juist veel te verdienen valt. De Intrakoop-overeenkomst met Intrum Justitia kan daarbij helpen," stelt Hesp. Intrum Justitia heeft namelijk als geen ander ervaring met consumenten incasso, voldoet als lid van de NVI (Nederlandse Vereniging van Incasso-ondernemingen) aan strikte gedragsregels en regelt 90 procent van de incassotrajecten in de minnelijke fase. Om instellingen te ondersteunen bij het terugbrengen van het aantal uitstaande vorderingen, biedt Intrum Justitia maatwerkoplossingen aan. "We zijn een totaalaanbieder van credit management oplossingen. Instellingen kunnen bij ons terecht voor advies op maat over het inrichten van hun administratie, het afhandelen van te laat of niet betaalde rekeningen of het trainen van medewerkers. Instellingen kunnen ons inschakelen als een verlengstuk van hun eigen debiteurenadministratie. Zo kunnen we bijvoorbeeld stickers leveren voor op de laatste aanmaning, maar indien gewenst, kunnen we ook het hele facturatie- en debiteurenbeheer van de instelling overnemen. De rekeningen worden dan verstuurd op het papier van de instelling en vervolgens zorgen we voor een strikte opvolging, zodat de rekening van de instelling bovenop de stapel komt," vertelt Groenewegen. En door het terugbrengen van het aantal uitstaande vorderingen draagt Intrum Justitia bij aan het verbeteren van het financiële resultaat van de instelling. 8 intrakoop

9 interview Paswerk als eerste sociale werkplaats lid van Intrakoop Sinds mei 2003 is Paswerk lid van Intrakoop, als eerste sociale werkplaats. Dat deze non-profitorganisatie lid heeft kunnen worden, heeft alles te maken met hun maatschappelijke functie op het grensvlak van zorg voor arbeid en zorg voor gezondheid. Zij bieden immers werk aan mensen die vanwege hun beperking (nog) niet kunnen deelnemen aan het normale arbeidsproces. Een korte kennismaking met Eric van Rixel, hoofd inkoop en logistiek, over professionalisering van de inkoop en over hun dienstverlening. Focus richten op inkoop van facilitaire diensten Eric van Rixel, hoofd inkoop en logistiek Dankzij goede coaching en een aangepaste arbeidssfeer stelt Paswerk mensen met een arbeidsbeperking in staat hoogwaardige producten en diensten te leveren. Er werken mensen, ca. 150 ambtenaren en mensen in het kader van de Wet Sociale Werkvoorziening. "Toen ik bij Paswerk binnenkwam, beperkten de inkoopwerkzaamheden zich grotendeels tot het zogenaamde bonnenmeppen ", aldus Eric van Rixel. "Om de afdeling te professionaliseren zijn mijn medewerkers cursussen gaan volgen en ben ik onder andere aan de slag gegaan met het opstellen van het inkoopbeleid en de inkoopvoorwaarden voor Paswerk. De inkoopvoorwaarden van NEVI en Intrakoop op internet waren daarvoor de basis. Dat was tegelijk mijn eerste contact met Intrakoop. Daarna heb ik het brede scala van inkoopwerkzaamheden onder de loep genomen. Wat kunnen we het beste zelf doen en wat via Intrakoop? Al gauw bleek dat we het meest verdienen als we onze focus richten op inkoop van facilitaire diensten. Denk bijvoorbeeld aan het Europees aanbesteden van collectief vervoer. Dagelijks maken ruim 800 medewerkers van Paswerk van dit specifieke transport gebruik. Daar gaan tonnen euro s in om. Om aan deze inkoop voldoende tijd en aandacht te besteden, brengen we de inkoop van een aantal commodity pakketten onder bij Intrakoop. Daarnaast maken we gebruik van Intrakoopovereenkomsten die heel specifieke kennis vereisen, zoals de nieuwe aardgasovereenkomst." Dienstverlening Paswerk, ook voor Intrakoop-leden Paswerk verzorgt uiteenlopende werkzaamheden voor bedrijfsleven en non-profitorganisaties. Ook als zorginstelling kunt u gebruik maken van de dienstverlening. Zo kunt u bijvoorbeeld tegen scherpe prijzen druk- en mailwerkzaamheden uitbesteden aan Paswerk Grafisch. Of producten op maat laten maken bij Paswerk Industrie of laten (her)verpakken bij Paswerk Verpakken. Zorginstellingen in de regio Kennemerland kunnen bovendien hun groenvoorziening door Paswerk laten onderhouden, hun post in de regio laten bezorgen of een beroep doen op de 24-uurs service voor het repareren van rolstoelen en scootmobiels. Intrakoop zelf heeft het vergaren, verpakken en verzenden van de Informatiemap 2004 door Paswerk laten verzorgen. De samenwerking is prettig verlopen en de opdracht is nauwkeurig, prima binnen de planning en tegen een scherpe prijs uitgevoerd. Wat ons betreft: voor herhaling vatbaar. Wilt u meer weten over de dienstverlening van Paswerk? Kijkt u dan op bulletin

10 leveranciers PHILIPS NEDERLAND B.V. MASTER TL-D lampen Philips heeft MASTER TL-D Reflex lampen die u kunt gebruiken als vervanger voor alle standaard TL en TL-D Super 80 lampen die werken op een conventioneel of HF voorschakelapparaat. Deze reflexlampen hebben diverse voordelen. Zo hebben ze een interne reflector om het grootste deel van het licht in de benodigde richting te concentreren. Omdat het licht direct naar beneden wordt gericht, zijn de lampen minder gevoelig voor vuilafzetting op de bovenkant. Daardoor hoeft u de lampen minder vaak te reinigen. Bovendien hebben de MASTER TL-D Reflex lampen een betere kleurweergave dan de standaard TLlampen en een 50% langere levensduur. De MASTER TL-D Secura is een lamp van 26 millimeter met een volledige kunststof coating. Deze houdt glas en andere lamponderdelen in geval van breuk veilig bij elkaar. De aanwezigheid van de coating is herkenbaar aan een blauwe ring. De Reflex en Secura lampen zijn recyclebaar, te herkennen aan een green cap. Op kunt u terecht voor meer informatie. (Intrakoop Informatiemap blad 101) Wat verandert er voor u als deelnemer aan de elektriciteitsovereenkomst van Intrakoop? Behalve dat u voortaan twee verschillende facturen voor uw elektriciteit ontvangt, verandert er niets. Voor alle grootverbruikers willen de netbeheerders vanaf 1 januari 2004 de maandvolumes aan de leveringsbedrijven blijven doorgeven. Op basis daarvan berekent ENECO het aantal afgenomen kilowatt uren aan u door. Waar maandvolumes of meetgegevens ontbreken, blijft ENECO de kilowatt uren factureren op basis van een voorschot of schatting, conform Intrakoop-overeenkomst. De berekening aan kleinverbruikers blijft hetzelfde, namelijk op basis van voorschotten of schattingen. Bij de eindafrekening vindt dan de definitieve verrekening van het werkelijke aantal afgenomen kilowatt uren plaats. Overigens streeft ENECO ernaar om de maandelijkse elektriciteitskosten zoveel mogelijk op basis van werkelijke meetgegevens door te berekenen, maar ze blijft afhankelijk van informatie van uw netbeheerder. Als u vragen heeft over uw facturering voor elektriciteit, kunt u contact opnemen met de afdeling Contractbeheer van ENECO Energie, (030) of via contractbeheer@eneco.nl. (Intrakoop Informatiemap blad 603) MONDIAL INTERIEURINRICHTING BV KING NEDERLAND B.V. Geen prijsverhoging In 2004 zal King Nederland B.V. haar prijzen niet verhogen. De prijslijst 2003 blijft van kracht. (Intrakoop Informatiemap blad 201) ENECO ENERGIE LEVERING BV Gescheiden facturen elektriciteit Vanaf 1 januari 2004 krijgen alle klanten van ENECO Energie twee facturen voor elektriciteit. Dus ook de Intrakoopleden die deelnemen aan de raamovereenkomst voor elektriciteit. Uw (lokale) netbeheerder brengt u de transportkosten in rekening, terwijl ENECO Energie de geleverde kilowatt uren aan u doorberekent. Zoals u heeft kunnen lezen in de brief die ENECO Energie op 9 december heeft gestuurd, heeft dit gescheiden factureren alles te maken met de problemen die er in 2003 zijn geweest rond de gezamenlijke factuur. Het faillissement van Energie XS heeft de besluitvorming over gescheiden facturen versneld. Panelgesprek met PDL-specialisten Zorgverleners doen veel moeite om de zelfstandigheid en activiteitsgraad van bewoners optimaal te stimuleren. Er is echter een groep ouderen, die niet meer in staat is zelf te handelen en die volledig afhankelijk is van zorgverstrekkers. Passiviteit is het kenmerk van hun dagelijks leven. Het spreekt voor zich dat de begeleiding van deze mensen een aparte aanpak vergt. Over hoe je dat concreet moet aanpakken is veel nagedacht en gedebatteerd. Met de introductie van Passiviteiten Dagelijks Leven, kortweg PDL, is er nu een integrale aanpak voor deze problematiek. Over wat PDL inhoudt, heeft Mondial gesproken met twee zorgmanagers, een kinesist en een ergotherapeut. Het verslag van vindt u in de nieuwsrubriek van (Intrakoop Informatiemap blad 213) DE BERKEL B.V. Geen prijsverhoging In 2004 zal De Berkel geen prijzen verhogen. De prijslijst 2003 blijft van kracht. (Intrakoop Informatiemap blad 210) 10 intrakoop

11 OERLEMANS FOODS NEDERLAND B.V. Mise en place groenten Diepvriesproducent Oerlemans Foods heeft voor u Mise en Place groenten in het assortiment. Vriesverse groenten die zijn geblancheerd, geglaceerd en op smaak gebracht. Met als resultaat ambachtelijk bereide groenten met een uitgebalanceerde smaak, met behoud van vitamines en vrij van msg, die u op verschillende manieren kunt bereiden. U hoeft deze kant-en-klare groenten alleen te verwarmen en te serveren. Bovendien kunt u uw eigen toevoegen. Mise en Place producten die Oerlemans u het hele jaar door in een constante kwaliteit kan leveren, zijn: bloemkool met kruidenglacé, gebroken boterbonen met kaasglacé, sperziebonen met tomatenglacé en worteltjes met suikerglacé. Alle producten zijn verpakt in 2 x 2.5kg. Wilt u meer weten? Neemt u dan contact op met Marcel Hupperds (06) (Intrakoop Informatiemap blad 418) NOVARTIS CONSUMER HEALTH B.V. Verbeterde condities Novartis zal om dit jaar geen prijsverhogingen doorvoeren op de Klinische voedingen/ Medical Devices. Bovendien wordt de korting bij rechtstreekse levering verhoogd van 10% naar 13% en direct op factuur gegeven. (Intrakoop Informatiemap blad 424) OSRAM NEDERLAND B.V. DULUX-lampen OSRAM Nederland heeft lampen in haar assortiment die zich lenen voor speciale toepassingen. Zo is de langwerpige en vlakke OSRAM DULUX S geschikt voor supervlakke wandarmaturen, armaturen in trappenhuizen, vloerarmaturen of in tuin- en wegverlichting. De OSRAM DULUX D is half zo lang als de S-versie. Smaller dan een gloeilamp en nauwelijks hoger. Deze lamp kunt u inzetten in downlights met kleine inbouwdiepte en miniatuurarmaturen. Door een supercompacte 3-buizentechniek is de OSRAM DULUX T extreem kort en daardoor goed te gebruiken in onconventionele kleine armaturen, korte inbouw-downlights en moderne lichtsystemen. De lichtsterkteverdeling is rotatiesymmetrisch zoals bij gloeilampen. Voor informatie kunt u bellen met OSRAM, (0172) (Intrakoop Informatiemap blad 102) Inkoop leeft! Inkoop leeft! Dit zal u in de letterlijke en figuurlijke zin van het woord aanspreken. Inkoop is een essentieel onderdeel COLUMN van uw vak en wordt steeds belangrijker binnen de gezondheidszorg. Dat geldt ook voor inkoop bij de overheid. De projectdirectie PIA ondersteunt de overheid bij de professionalisering van de inkoop. Inkopen bij de overheid en bij andere organisatie is in wezen niet veel verschillend. Volgens mij kunnen inkopers uit de gezondheidszorg en de overheid daarom van elkaar leren en samenwerken. Kennis maken en delen Intrakoop en de projectdirectie PIA, beiden knopen inkopers aan elkaar. Binnen het project PIA zijn inmiddels meer dan 1000 overheidsinkopers die elkaar kennen en kennis met elkaar delen. Het lijkt mij niet gek Intrakoopleden en overheidsinkopers kennis met elkaar te laten maken. Ik las in Binnenlands Bestuur van 21 november jl. dat het fenomeen e-veiling zich razendsnel ontwikkelt binnen de gezondheidszorg. De eerste e-veilingen door de overheid laten zien dat ook de overheid hiermee veel scherper kan inkopen. Ik nodig een deskundige onder u uit hierover eens te komen vertellen tijdens onze PIA lunch. Binnen Intrakoop werkt u samen aan een zo gunstig mogelijke inkoop. Ook de overheid kent al verschillende vormen van samenwerking op inkoopgebied. Het verbaast me dan ook helemaal niet dat zowel Intrakoop als overheidsinkopers buiten hun branche expertise gaan delen in het Purchasing Excellence (PE)-programma, een instrument voor inkoopprofessionalisering. Door PE kunnen inkopers in de gezondheidszorg, bij de overheid en universiteiten ook elkaar leren kennen en van elkaar leren. Daarnaast gaan de verenigingen van overheidsinkopers (NPPP en PIANO) en de gezondheidsinkopers (NVILG) bekijken of er één krachtige beroepsgroep voor inkopers van de gehele publieke sector kan komen. Dit zijn geweldige stappen, waarmee drie PIA-speerpunten (kennis maken en delen en samenwerken) bij elkaar komen. Samen werken Ik hoop van harte dat we deze lijn zullen doorzetten om zoveel mogelijk van elkaar te leren en daar waar nuttig samen te werken. De nieuwe inkoopportal ovia.nl draagt hieraan vast bij. Door een kruisbestuiving zorgen wij samen er niet alleen voor dat inkoop nu leeft, maar ook een langdurig en gezond leven is beschoren. Peter Leyenaar Directeur projectdirectie PIA bulletin

12 vraag&antwoord Intekenen op overeenkomsten Reacties Bij Intrakoop komen veel vragen binnen over het intekenen op overeenkomsten, de bijbehorende omzetten en de bonusuitkering. Zeker na de mailing, eind vorig jaar, over overeenkomsten waarop leden niet zijn ingetekend maar wel omzet hebben, of wel zijn ingetekend maar geen omzet hebben. Graag geven wij u meer duidelijkheid aan de hand van enkele veelgestelde vragen. Volgens Intrakoop heeft mijn instelling geen omzet op de overeenkomst met een bepaalde leverancier, terwijl wij er wel producten afnemen. Hoe komt het dat die omzet bij Intrakoop niet bekend is? Eén van de meest voorkomende oorzaken is dat uw instelling wellicht eigen afspraken met deze leverancier heeft gemaakt. In dat geval gelden die afspraken en niet de afspraken van de Intrakoop-overeenkomst. U heeft dan geen recht op Intrakoop-condities of op de bonusuitkering. Overigens krijgt Intrakoop van deze leverancier in dat geval vaak ook geen omzetgegevens van uw instelling aangeleverd. Het kan ook zijn dat Intrakoop geen of niet de juiste omzetgegevens van de leverancier heeft gekregen. In dat geval kunt u tijdens de zogenaamde bonusronde uw bonusvragen aan Intrakoop stellen. Over het jaar 2002 heeft u vanaf het moment waarop u uw bonusspecificatie heeft ontvangen, begin september, tot 30 september gelegenheid gehad uw bonusvragen te stellen. Voor Intrakoop-leden die hierover vragen hebben gesteld, hebben wij alsnog de juiste gegevens bij de leverancier kunnen opvragen. Indien van toepassing, hebben deze leden inmiddels over het jaar 2002 alsnog de bonus ontvangen waarop zij recht hadden. Ik heb een mailing van Intrakoop gekregen waarin staat dat mijn instelling geen omzet op een bepaalde overeenkomst heeft. Terwijl wij in 2002 bij deze leverancier wel producten hebben afgenomen. Hebben wij nu alsnog recht op bonus over dat jaar? Alleen als u voor 30 september 2003 uw bonusvraag met onderbouwing aan Intrakoop heeft doorgegeven, komt u in aanmerking voor de bijbehorende bonus over Vragen die daarna bij Intrakoop binnenkomen, worden beantwoord én als extra aandachtspunt meegenomen bij de controle van uw bonusgegevens over De mailing die u heeft ontvangen, had als doel u erop te attenderen wanneer u wel producten afneemt terwijl u niet bent ingetekend en/of geen producten afneemt terwijl u wel bent ingetekend. Aan de hand van de mailing kunt u voor uw instelling nagaan of u optimaal bent ingetekend, om zo te voorkomen dat u Intrakoop-condities en bonus misloopt. Volgens uw mailing sta ik niet ingetekend op de overeenkomst met een bepaalde Intrakoop-leverancier. Kunnen wij alsnog met terugwerkende kracht intekenen op deze overeenkomst, bijvoorbeeld per 1 januari 2003, zodat we over het hele jaar 2003 in ieder geval wel bonus ontvangen? Maandelijks krijgen alle Intrakoop-leveranciers een overzicht van alle leden die op hun overeenkomst hebben ingetekend. Leveranciers die af-factuur korting geven, krijgen een actueel intekenoverzicht zodra er mutaties zijn. Omdat het onwerkbaar is voor instellingen, Intrakoop en leveranciers om andere condities en prijsafspraken te hanteren voor bestellingen die in het verleden zijn geplaatst, is het helaas niet mogelijk met terugwerkende kracht in te tekenen. Wat wenst u de zorg toe in 2004? Het jaar 2004 brengt ons veel zorg om de zorg. Ik wens iedereen in de eerste plaats veel gezondheid, geluk en voorspoed toe en daarbij alle inventiviteit en creativiteit om die zorg om de zorg te kunnen verlichten. Het aspect Inkoop wens ik in dit kader een plaats in het voetlicht toe. Hans Schoevers Secretaris Raad van Toezicht Intrakoop Ik zou willen dat beleidsmakers in de zorg meer inzicht krijgen in de problematiek in de zorgsector, vooral in de verpleeghuiszorg. Toevallig werk ik in de instelling, die zo erg in de belangstelling heeft gestaan van pers, politiek, Arcares en andere zorginstellingen. Ik zou bovendien willen dat er meer instellingen zijn die zo hun nek uit durven steken als "De Egmontshof" heeft gedaan. Wim Arends De Egmontshof Ik wens de zorg in ondernemingsgeest, creativiteit en lef; - warme aandacht voor de cliënt, waarbij diens wensen en behoeften centraal staan en - (natuurlijk, hoe kan het anders!) veel inkoopvoordeel bij Intrakoop. Jan Willem de Koning Voorzitter Raad van Toezicht Intrakoop 12 intrakoop