NIEUWIGHEDEN FACTURATIE 3.1

Transcriptie

1 NIEUWIGHEDEN FACTURATIE 3.1 Versie 3.1 Oktober 2004

2 Inhoudstafel PERSONALISEREN VAN DE INGRAVEGRIDS... 3 IMPORTEREN EN INTEGREREN VAN ARTIKEL- EN PRIJSLIJSTEN... 6 INLEIDING... 6 HET OPNEMEN EN MANIPULEREN VAN TE IMPORTEREN GEGEVENS... 9 HET IMPORTEREN VAN ARTIKELS EN PRIJZEN Stap 1 : Bepalen van de importparameters Stap 2 : De velden van het bronbestand en de tabellen van BOB verbinden a. De verbindingen leggen tussen het bronbestand en de tabellen van BOB b. Wijzigingen uitvoeren op de te importeren gegevens c. De importcriteria bepalen van de waarden Stap 3 : Voorbereiden van de tijdelijke importtabel Stap 4 : Bevestigen en definitief registreren van de te importeren gegevens Stap 5 : Tonen van de gevolgen na het importeren DE IMPORTMODELLEN Een importmodel gebruiken IMPORTHISTORIEK IMPORTEREN EN INTEGREREN VAN LIJSTEN VAN DERDEN EN PERSONEN INLEIDING OPNEMEN EN MANIPULEREN VAN OVER TE DRAGEN GEGEVENS IMPORTEREN VAN DERDEN EN PERSONEN Stap 1 : Bepalen van importparameters Stap 2 : De velden van het bronbestand verbinden met de tabellen van BOB a. de verbindingen maken tussen het bronbestand en de tabellen van BOB b. Wijzigingen uitvoeren in de te importeren gegevens c. De importcriteria bepalen van de waarden Stap 3 : Voorbereiden van de tijdelijke importtabel Stap 4 : Bevestigen en definitief bewaren van de te importeren gegevens Stap 5 : Tonen van de gevolgen na het importeren DE IMPORTMODELLEN Een importmodel gebruiken IMPORTHISTORIEK DEZELFDE LAYOUT IN MEERDERE TALEN INLEIDING BEPALEN VAN DE TALEN VELDEN VERTALEN IN EEN BESTAANDE LAYOUT INGEVEN VAN EEN DOCUMENT MEERDERE KORTINGEN PER LIJN INLEIDING OPSTARTEN Activeren van de optie Een hiërarchie aanmaken voor de kortingen Keuze van de werkmodus Zichtbaar maken van nieuwe velden in de ingavevelden In de praktijk Nieuwigheden 3.1a 2

3 PERSONALISEREN VAN DE INGRAVEGRIDS Ieder ingaveraster van de module Facturatie kan, sinds lange tijd, gewijzigd worden door de gebruiker zodat het afgestemd kan worden op zijn werkgewoontes. Zo kunnen een reeks velden zichtbaar of onzichtbaar gemaakt worden bij het ingeven van een commercieel document. Op dezelfde manier kan de gebruiker bepalen dat één of meerdere velden niet gewijzigd mag/mogen worden. Het bepalen van de parameters gebeurt per documenttype en dit om de software zo flexibel mogelijk te maken. U kan dus voor ieder veld van ieder ingavetype (verkoop, creditnota, leveringsbon, offerte ) instellen of het al dan niet zichtbaar moet zijn in het raster en of de waarden van het veld al dan niet gewijzigd moeten kunnen worden. Een scroll-lijst maakt het mogelijk om van één ingavetype naar het andere over te schakelen Het veld Magazijn kan bij de ingave van Verkopen bepaald worden als zichtbaar (of nietzichtbaar) en te wijzigen (of niet te wijzigen). Facturatie Configuratie Instelling voor ingaven/knop Persoonlijk Het was in de vorige versies echter moeilijk om een overzicht te hebben over het geheel van de parameterinstellingen van alle velden voor alle types. Nieuwigheden 3.1a 3

4 In de versie 3.1 is er een oplossing voor deze vroegere toestand. Naast de standaard parameterinstelling is er een parameterinstelling nodig van de velden in de vorm van een raster, ieder kolom van dit raster vertegenwoordigt een ingavetype : Alle ingavetypes zijn tegelijkertijd zichtbaar in het venster De verschillende velden kunnen bepaald worden als zichtbaar (of niet zichtbaar) en te wijzigen (of niet te wijzigen) per ingavetype. Facturatie Configuratie Instellingen voor ingaven Knop Persoonlijk Icoon voor ingaven in het raster Dit scherm is toegankelijk via het menu Facturatie Configuratie Instellingen voor ingaven. Eens het overeenkomstige veld geopend is, klikt u op de knop en daarna op het nieuwe icoontje. Het venster dat het mogelijk maakt om in te geven in de vorm van een raster verschijnt. De vakjes kunnen één per één manueel geactiveerd worden of gedeactiveerd worden (via de muis of de spatiebalk) of tegelijkertijd met behulp van de icoontjes onderaan het scherm : activeert alle vakjes van de kolom waarin de cursor zich bevindt ; activeert alle vakjes met betrekking tot het tonen (of het wijzigen) voor alle ingavetypes ; deactiveert alle vakjes met betrekking tot het tonen (of het wijzigen) voor alle ingavetypes ; activeert alle vakjes met betrekking tot het tonen (of het wijzigen) van de lijn waarin de cursor zich bevindt. De knoppen maken het mogelijk om de parameterinstelling te bewaren die bepaald werd, of in tegenstelling de wijzigingen te annuleren die uitgevoerd werden. Opmerkingen : 1. In de standaard modus verschijnen enkel de velden met betrekking tot de opties die werkelijk ingesteld werden. In de modus «gridvorm», verschijnen alle velden op het scherm, ongeacht de opties die werkelijk geïnstalleerd werden. 2. Bepaalde velden moeten verplicht zichtbaar blijven (dit is het geval bij de artikelreferentie) of kunnen in de ingave niet gewijzigd worden (dit is het geval voor Nieuwigheden 3.1a 4

5 de eenheidsprijs of de prijs vermeld in de prijslijst van een artikel). Zelfs indien u dus de wijzigingen aanbrengt en de wijzigingen van hun status bewaart, zal de software ze niet in rekening nemen en zal deze uw wijzigingen automatisch verbeteren door ze terug de oorspronkelijk standaard status toe te kennen. Voorbeeld : We veronderstellen dat u wenst dat geen enkel veld uit het ingaveraster zichtbaar is en dat ze allemaal gewijzigd kunnen worden. U bewaart dus het volgende scherm : Ga terug naar hetzelfde scherm : u merkt dat de software automatisch enkele correcties aangebracht heeft in de verplichte status van bepaalde velden : Dit automatisch correctieproces zet dus iedere manipulatievergissing recht die de gebruiker maakt. Nieuwigheden 3.1a 5

6 IMPORTEREN EN INTEGREREN VAN ARTIKEL- EN PRIJSLIJSTEN INLEIDING Het doel van deze nieuwe functie is om automatisch en snel de tabellen met artikels en prijslijsten van uw BOB Software bij te werken op basis van xls bestanden (Excel) of dbf bestanden die extern zijn aan de toepassing (bv. ontvangen via van één van uw leveranciers). Deze nieuwe functie, toegankelijk via het menu Facturatie Extra Import van artikels en prijslijst, wordt voorgesteld in de vorm van een wizard of een assistent, die u stap voor stap begeleidt bij het importeren van gegevens. Het importproces bestaat uit 5 stappen, de karakteristieken en vereisten van iedere stap worden bepaald in één van de schermen van de wizard : Stap 1 : Bepalen van de importparameters Stap 2 : - Verbindingen maken tussen het bronbestand (xls of dbf) en tabellen van BOB (IART, IARTSP en IPRLIST) - Behandelen en aanpassen van de te importeren gegevens - Bepalen van criteria die gerespecteerd moeten worden bij het importeren Nieuwigheden 3.1a 6

7 Stap 3 : Aanmaken van een tijdelijk bestand op basis van de vereiste criteria Stap 4 : Oproepen en bevestigen of wijzigen van het tijdelijk bestand Nieuwigheden 3.1a 7

8 Stap 5 : Effectief en definitief importeren naar de BOB tabellen Nieuwigheden 3.1a 8

9 HET OPNEMEN EN MANIPULEREN VAN TE IMPORTEREN GEGEVENS Enkel de inhoud van de xls en dbf bestanden kan geïmporteerd worden in de module van de facturatie van BOB Software via de importwizard. Enkel het eerste werkblad van de xls (Excel) bestanden zal in rekening genomen worden door de wizard. Van het eerste werkblad kunnen enkel de eerste lijnen geïmporteerd worden. Indien uw Excel bestand meerdere werkbladen bevat waarvan de gegevens geïmporteerd moeten worden, raden wij u aan om via knippen-plakken zoveel Excel bestanden aan te maken als er werkbladen geïmporteerd moeten worden. De te importeren prijzen kunnen tijdens de transfer niet op een speciale wijze behandeld worden zoals bv. vermenigvuldigd worden met een gegeven percentage. In het geval dat de prijzen die de artikelen begeleiden een verandering ondergaan, raden wij u aan : Dit dadelijk uit te voeren in het Excel bestand via de beschikbare Excel functies en daarna over te gaan tot het importeren van de gewijzigde gegevens ; Of om de prijzen als dusdanig te importeren en daarna via het menu Facturatie Beheer prijslijsten / Automatisch bijwerken de geïmporteerde prijslijst te wijzigen. Het overbrengen van de gegevens van het bronbestand naar de tabellen van BOB gebeurt op basis van verbindingen tussen beiden : iedere kolom van het bronbestand krijgt een equivalent in de overeenkomstige BOB tabel. Deze link kan automatisch aangemaakt worden door de software indien de kolommen dezelfde naam hebben in het bronbestand en de BOB tabellen. Indien dit niet het geval is, zal de gebruiker zelf manueel de titel van de kolommen van het bronbestand en de titel van de velden van BOB moeten verbinden. REF UNIT PURPRICE Tshirt Stuk Xls bestand Shorts Stuk Jacket Stuk Socks Paar 7.89 Shoes Paar De namen van de velden zijn identiek : de software maakt de verbindingen automatisch aan Bijwerken of toevoegen NUM REF ISTITLE HEADING1 DISCOUNt UNIT PURPRICE 1 Tshirt False Tshirt 2 Stuk Shorts False Shorts 2 Stuk Pants False Pants 3 Stuk Tabel IART van BOB 4 Jeans False Jeans 2 Stuk Socks False Socks Paar Hat False Hat Stuk Sweater False Sweater 5 Stuk Nieuwigheden 3.1a 9

10 Xls Bestand Artikel Type Aankoopprijs Tshirt Stuk Shorts Stuk Jacket Stuk Socks Paar 7.89 Shoes Paar De namen van de velden zijn verschillend : de gebruiker moet de overeenkomstige velden aan de software meedelen Bijwerken of toevoegen NUM REF ISTITLE HEADING1 DISCOUNt UNIT PURPRICE 1 Tshirt False Tshirt 2 Stuk Shorts False Shorts 2 Stuk Pants False Pants 3 Stuk Tabel IART van BOB 4 Jeans False Jeans 2 Stuk Socks False Socks Paar Hat False Hat Stuk Sweater False Sweater 5 Stuk In het tweede geval, kan het interessant zijn om de overeenkomsten die bepaald werden door de gebruiker te bewaren. BOB maakt het mogelijk om deze onder de naam Model te bewaren. Het desbetreffende model zal dus opnieuw gebruikt kunnen worden wanneer gegevens later geïmporteerd worden (bv. wanneer de gegevens geïmporteerd moeten worden van een bestand dat afkomstig is van dezelfde leverancier). N.B. : Indien geen enkele titellijn bestaat of bepaald werd, herneemt de software Voor de xls bestanden, de standaard naam van de kolommen (namelijk A, B, C ) ; Voor de dbf bestanden, de naam van de velden van het bestand. Belangrijke opmerking : Indien wijzigingen aangebracht moeten worden aan de te importeren gegevens, raden wij u sterk aan ze steeds uit te voeren vooraleer over te gaan tot het importeren, namelijk in het xls of dbf bestand. Eens de informatie geïmporteerd werd, worden zij naargelang hun aard verdeeld over verschillende BOB tabellen, en het kan gevaarlijk zijn voor de samenhang van de gegevens om deze rechtstreeks in de tabellen te wijzigen. Nieuwigheden 3.1a 10

11 HET IMPORTEREN VAN ARTIKELS EN PRIJZEN Stap 1 : Bepalen van de importparameters Het eerste scherm dat verschijnt bij het openen van de wizard maakt het mogelijk om de software duidelijk te maken welk het bronbestand is waar de gegevens uitgehaald zullen worden evenals het gebruik dat gemaakt zal worden van de gegevens die op deze manier verkregen zijn. Herkomst van de gegevens Eerst moet de gebruiker de toegangsweg bepalen tot het bronbestand (xls of dbf bestand) in het veld Gegevensbestand. Via het icoontje, op het einde van het veld, opent u een dialoogvenster dat het mogelijk maakt om te navigeren tussen de verschillende directories van uw schijven. Wanneer u de toegangsweg tot het bronbestand ingegeven heeft, wordt het bronbestand gelezen door de software, die in het onderste gedeelte van het scherm, de eerste 100 lijnen van de inhoud van het bronbestand toont. Deze eerste 100 lijnen volgen de gebruiker bij iedere stap van het importeren en blijft dus aanwezig onderaan het scherm. Via de knop kan u onmiddellijk en automatisch de parameters voor het importeren instellen op basis van parameters die ingegeven werden bij een import die reeds voordien plaatsgevonden heeft. Vanzelfsprekend moet er dan reeds een import plaatsgevonden hebben en moet er importmodel bewaard zijn geweest op basis van deze gegevensoverdracht. Het is ook duidelijk dat het model ook functioneel moet zijn in verhouding tot het bepaalde bronbestand. Een model maakt het dus mogelijk om één of meerdere stappen, zelfs alle stappen van het importproces, over te slaan en de procedure direct te starten. Nieuwigheden 3.1a 11

12 Importzone Titellijn : nummer van de lijn van het xls bestand die alle titels bevat van de verschillende kolommen met gegevens. Het is niet nodig om een titellijn te bepalen voor de dbf bestanden, de naam van de velden doet dienst als kolomtitel. Indien er en titellijn bepaald wordt, versnelt dit het aanmaken van verbindingen tussen het bronbestand en de BOB tabellen (cf. stap 2) Recupereren vertrekkende van : nummer van de lijn van het xls of dbf bestand waaruit de gegevens geïmporteerd worden. Alles wat voorafgaat, behalve de titellijn, zal genegeerd worden. Importwijze Deze zone bepaalt welk gebruik er gemaakt zal worden van de geïmporteerde gegevens. Bijwerken van de bestaande verrichtingen : indien deze optie is aangevinkt, zullen de artikels, bestaande prijzen en/of leveranciers aangepast worden op basis van de geïmporteerde gegevens. Indien deze optie niet is aangevinkt, zal geen enkele informatie geïmporteerd worden om de bestaande informatie van de tabellen bij te werken. Toevoegen van nieuwe verrichtingen : indien deze optie is aangevinkt, zal de software in de juiste tabellen de gegevens toevoegen die overeenkomen met de gegevens van het bronbestand. Zo kunnen nieuwe artikels, de prijs of de leverancier van het artikel toegevoegd worden in de BOB tabellen. Indien daarentegen het vakje niet aangekruist is, zal geen enkel import uitgevoerd worden. Parameters Via deze zone kan de software de interpretatie van de brongegevens verfijnen. Sleutel : Om gegevens toe te kunnen voegen of bij te kunnen werken, moet de software de gegevens van het bronbestand met de gegevens van de BOB tabellen kunnen vergelijken. Deze vergelijking gebeurt op basis van een interpretatiesleutel die identiek is voor beide bestanden. Deze sleutel verwijst steeds naar de referentie van het artikel. De referentie zelf wordt verklaard : is de referentie vermeld in het bronbestand, wordt de referentie gebruikt in BOB om het artikel te benoemen of is het de referentie die door de leverancier gebruikt wordt in zijn eigen bestanden? Indien dit niet bepaald wordt, kan de software geen vergelijking maken tussen twee bestanden : daarom wordt u verzocht de referentie specifiek op deze plaats te benoemen. Leverancier : Er wordt u gevraagd om hier te bepalen aan welke leverancier het artikel zal toegekend worden indien er in geen enkele kolom van het bronbestand melding van gemaakt wordt (of het artikel ten minste niet verbonden is met het overeenkomstige leveranciersveld in de BOB tabellen) NB : het veld leverancier kan ook leeg blijven indien men geen leverancier wenst te koppelen aan het artikel. Wanneer één kolom van het bronbestand de leverancier zou vermelden en er een leverancier zou bepaald zijn in het veld dat hier beschreven wordt, zal er een prioriteitsvolgorde van toepassing zijn tussen de twee waarden : de prioriteit zal gegeven worden aan de leverancier die vermeld wordt in het bronbestand. Indien het bronbestand geen enkele leverancier voor het artikel Nieuwigheden 3.1a 12

13 aangeeft, zal de leverancier die vermeld wordt op niveau van de wizard per default hernomen worden. Opmerking : dit veld kan zowel vervolledigd worden in de modus monoleverancier als in de modus multi-leveranciers (in het eerste geval zal de vergelijking van de waarden gebeuren op basis van de identificatie van de leverancier van de tabel IART en in het tweede geval op basis van de identificatie uit de tabel IARTSP). Prijslijst : een prijslijst moet op dit niveau vermeld worden indien het bronbestand prijzen bevat die geïmporteerd moeten worden in BOB. De gekozen prijslijst zal de prijslijst zijn waarvan de prijzen bijgewerkt zullen worden op basis van de gegevens van het bronbestand. De gekozen prijslijst kan een prijslijst zijn die reeds bestaat in de tabellen van BOB een nieuwe prijslijst zijn die men aanmaakt in de wizard zelf. Nieuwe prijslijst aangemaakt bij het importeren van de gegevens Eens de importparameters bepaald zijn, klikt u op de knop te gaan. om naar stap 2 over Nieuwigheden 3.1a 13

14 Stap 2 : De velden van het bronbestand en de tabellen van BOB verbinden De tweede stap van het importproces bestaat uit : het aanmaken van verbanden tussen de velden (kolomtitel) van het bronbestand en de velden van de BOB tabellen ; de eventuele selectie van een bewerking die toe te passen is op de brongegevens bij het importeren (in hoofdletter zetten, inkorten van waarden enz.) ; het bepalen van geldigheidscriteria die gerespecteerd moeten worden : De waarden van het bronbestand zullen onderworpen worden aan criteria en enkel de waarden die hieraan voldoen zullen geïmporteerd worden in BOB. Het scherm met betrekking tot de tweede stap ziet er als volgt uit : Het scherm bestaat uit drie delen. Het gedeelte onderaan het scherm toont zoals in de eerste stap de inhoud van de 100 eerste lijnen van het bronbestand De twee delen bovenaan zijn bestemd voor het instellen van de bewerkingen die hierboven beschreven zijn. Het linkergedeelte : herneemt de velden van de BOB tabellen die overeenkomen met de titels van de kolommen van het bronbestand. Het zijn dus de velden waarvan de waarden tijdens het importeren bijgewerkt of vervolledigd zullen worden door anderen die getoond worden. Het rechtergedeelte : bestaat uit drie tabbladen. Aan ieder van deze tabbladen wordt een bepaalde bewerking toegekend : Het tabblad Bronbestand maakt de verbinding tussen de velden die aanwezig zijn in het rechtergedeelte en de velden van de bronbestanden. Het tabblad Behandelingen voert een transformatie uit van de brongegevens bij het importeren. Het tabblad Waardering past op de brongegevens een geldigheidtest uit op basis waarvan de gegevens geïmporteerd zullen worden of verworpen zullen worden. De volgende bladzijden leggen op een chronologische manier de handelingen uit die uitgevoerd moeten worden in dit scherm. Nieuwigheden 3.1a 14

15 a. De verbindingen leggen tussen het bronbestand en de tabellen van BOB De verbindingen tussen bronbestand en de BOB tabellen kunnen op 2 manieren gemaakt worden automatisch door de software : Daarvoor moeten de veldnamen (kolomtitels) van het bronbestand en de desbetreffende BOB tabel identiek zijn. Dat betekent dat er in de vorige stap een titellijn bepaald werd voor het xls bestand. U hoeft enkel op de knop automatisch aanmaken te klikken en de lijst met BOB velden die overeenkomt met de kolomtitels van het bronbestand verschijnt in de zone Te initialiseren veld. Velden van de BOB tabellen Overeenkomst die automatisch gegenereerd wordt Veld van het bronbestand In deze zone kunnen we de naam van het veld terugvinden, de tabel waarin dit veld zich bevindt, het type dat men bepaalt in het tabblad brongegeven en de kolom waarmee het veld verbonden is. In de zone kunnen de velden gerangschikt worden : alfabetisch, volgens inhoud van de titel ; op een logische wijze, in de volgorde waarin ze aanvankelijk opgenomen werden ; volgens kolom, in alfabetische volgorde van de kolommen waarmee de velden verbonden zijn. In het tabblad Bronbestand van het rechtergedeelte van het scherm, kan men zien aan welke kolomtitel het BOB veld gekoppeld is. Nieuwigheden 3.1a 15

16 manueel per gebruiker Indien de namen van de velden niet overeenkomen tussen het bronbestand en de BOB tabellen, moet de gebruiker zelf de verbindingen maken. Hij moet dus de lijst van BOB velden selecteren waarin de te importeren waarden toegevoegd moeten worden en aan ieder van deze velden het veld in het bronbestand toekennen dat ermee overeenkomt. Te initialiseren velden Dit gebeurt via het knopje toevoegen. Met deze knop opent u het dialoogvenster waarmee u alle BOB velden kan kiezen waarvoor een import vereist is en die de waarden van het bronbestand zullen opnemen. De geselecteerde velden worden gekozen in het rechtergedeelte van het scherm en overgedragen naar het linkergedeelte via klikken-slepen of via de pijl. De drie tabbladen komen overeen me de drie tabellen van de software die de geïmporteerde gegevens zullen opnemen : Het tabblad Artikel komt overeen met de tabel IART en stelt alle velden die zich in deze tabel bevinden voor zoals de velden met betrekking tot de artikelreferentie bij de gebruiker, de artikelreferentie bij de leverancier (modus mono-leverancier), het BTW-tarief dat van toepassing is op het artikel, de omschrijving van het artikel enz. Nieuwigheden 3.1a 16

17 Het tabblad leverancier komt overeen met de tabel IARTSP en verschijnt enkel indien men de optie Meerdere leveranciers gebruikt. Het stelt alle velden van deze tabel voor zoals de velden die betrekking hebben op de artikelreferentie bij de leverancier (SUPPREF), de referentie van de leverancier (SUPPID) enz. Het tabblad Prijs komt overeen met de tabel IPRLIST en verschijnt enkel indien een prijslijst gekozen werd in het eerste scherm van de importwizard. Het stelt alle velden voor die deze tabel bevat zoals de velden die betrekking hebben op de prijs van het artikel, de gebruikte valuta enz. Eens de velden geselecteerd zijn, klikt u op de knop. Tabblad Bronbestand De handeling bestaat erin de geselecteerde BOB velden te verbinden met de velden van het bronbestand. Dit gebeurt door de cursor op één van de BOB velden te plaatsen die verbonden moet worden en daarna in het rechtergedeelte van het scherm het overeenkomstige veld te selecteren van het bronbestand. Activeer eerst het ronde knopje Celwaarde, en daarna opent u in de zone Parameters, de scroll-lijst van het veld Kolom en kiest u de kolomtitel (veld) die verbonden moet worden met het BOB veld. De scroll-lijst wordt automatisch aangemaakt door de software op basis van de kolomtitels (xls bestand) of velden (dbf) van het bronbestand. De velden Nulwaarde en waarde Per default dienen samen gebruikt te worden : ze maken het mogelijk om een waarde van het bronbestand te vervangen (Nulwaarde) door een andere (Per default) bij het importeren in de BOB tabellen. Voorbeeld : Ik wens de prijzen met een nulwaarde, aangeduid met ### in het veld Prijs van mijn bronbestand, te vervangen door het cijfer 0 : In het veld nulwaarde, geef ik ### in In het veld Per default, geef ik 0 in Bij het importeren zelf zal het cijfer 0 (en niet ###) verschijnen in de tabellen van BOB. Nieuwigheden 3.1a 17

18 Indien de velden in het prijs verschijnen, betekent dat enkel dat de bewerking onmogelijk is omdat BOB beperkingen oplegt die eigen zijn aan het programma. Het is ook mogelijk om het geselecteerde veld niet te verbinden met één van de velden van het bronbestand. In dat geval zal het BOB veld een waarde krijgen van een ander type : hetzij een constante, een waarde die automatisch gegenereerd wordt door de software in functie van bepaalde criteria, hetzij de waarde van één van de andere te initialiseren velden, voor zover deze afkomstig is uit de tabel Artikel. Constante waarde : dit ronde knopje maakt het steeds mogelijk om aan het veld de waarde te geven die bepaald is in de zone Constante. Voorbeeld :In het voorbeeld hierboven hebben alle artikels die geïmporteerd moeten worden dezelfde omschrijving, namelijk het zijn Farmaceutische producten. Nieuwigheden 3.1a 18

19 Waarde die automatisch aangemaakt wordt door het systeem: deze ronde knop maakt het mogelijk om aan het veld een waarde te geven berekend volgens de criteria bepaald in de zone Parameters. Deze functie kan zeer nuttig zijn om automatisch een barcode of artikelreferenties aan te maken. Opmerking : deze functie is enkel van toepassing op het importeren van nieuwe artikels. Indien het artikel reeds bestaat in de tabellen van Bob, is het vanzelfsprekend dat de referentie, de barcode enz. van het artikel ongewijzigd blijven. Het vaste gedeelte zal het eerste gedeelte van de waarde vormen. Deze kan alfanumerieke karakters bevatten. De Lengte verwijst naar de totale lengte van de waarde, het vaste gedeelte inbegrepen. De Aanvangswaarde bepaalt het tweede gedeelte van de waarde en komt juist na het vaste gedeelte. De toename staat voor het aantal waarmee de volgende waarde vermeerderd zal worden. In het voorbeeld hierboven zal de referentie van het eerste artikel dat geïmporteerd moet worden PHARMA_33001 zijn. De referentie van het tweede artikel dat geïmporteerd moet worden zal PHARMA_33002 zijn en de referentie van het derde artikel PHARMA_ Vb : We veronderstellen dat wij wensen dat de referentie van het artikel van het bronbestand niet enkel verschijnt in het veld Referentie artikel van de tabel van Bob maar ook in de omschrijving van het artikel. Het BOB veld Referentie artikel moet dan verbonden worden met het veld dat betrekking heeft op de artikelreferentie in het bronbestand. Vervolgens moet u zich plaatsen op het veld Omschrijving 1 artikel van BOB in de lijst met de velden, het ronde knopje Waarde van een veld uit Nieuwigheden 3.1a 19

20 b. Wijzigingen uitvoeren op de te importeren gegevens Tabblad Behandelingen Dit tabblad maakt het mogelijk om automatisch wijzigingen aan te brengen in de gegevens van het bronbestand bij het importeren in de tabellen van BOB. De criteria voor het bewerken kunnen veld per veld bepaald worden. Dit tabblad stelt bewerkingen voor die optioneel zijn : het is niet verplicht de velden in te vullen. De bewerkingen die toegepast kunnen worden zijn : de waarden in hoofdletters plaatsen : de kleine letters van het bronbestand zullen in de tabellen van BOB omgezet worden in hoofdletters. de waarde in kleine letters plaatsen : de hoofdletters van het bronbestand zullen in de tabellen van BOB in kleine letters omgezet worden. afkorten : de lengte die de waarde in de tabellen van BOB heeft, wordt op dit niveau opnieuw bepaald. Ieder overtollig karakter van de lengte van de waarde zal dus verwijderd worden. het vervangen van een gedeelte van de waarde door andere karakters : een b van een veld kan vervangen worden door een m, 01 door 02 enz. Het vervangen kan toegepast worden op alle waarden van een veld of het eerste maal dat het te vervangen gedeelte voorkomt. Hoofdlet. Gebr. : veld voorzien van een scroll-lijst die het mogelijk maakt om te kiezen of u de waarden van het veld in kleine letters of hoofdletters wenst. Voorbeeld : Veld Omschrijving van het bronbestand ZEEP Veld Omschrijving 1 artikeltabel IART zeep SHAMPOO In kleine letters plaatsen shampoo Nieuwigheden 3.1a 20

21 Afkorten : CREME crème maakt het mogelijk om de lengte van de waarden van het veld opnieuw te bepalen. Voorbeeld : Veld Omschrijving van het bronbestand Zeep Veld Omschrijving 1 artikel van de tabel IART Zeep Shampoo Afkorten na 5 karakters Shamp Crème Crème Vervangingen : iedere vervanging gebeurt door te klikken op het icoontje toevoegen. Wanneer dit geactiveerd is, wordt er een dialoogvenster geopend, waarin u de reeks karakters kan ingeven die vervangen dienen te worden in het bronbestand en de reeks karakters waardoor deze reeks vervangen zal worden in het veld van BOB. Wanneer het vakje Letters respecteren aangevinkt is, zullen de hoofdletters en kleine letters van de te vervangen karakters toegepast worden op de vervangende karakters. Het is ook mogelijk om enkel de eerste reeks karakters te vervangen die de software gevonden heeft, en indien deze reeks karakters nadien nog voorkomt, deze niet te wijzigen. Voorbeeld : Veld Omschrijving van het bronbestand Farmaceutische zeep Farmaceutische shampoo Farmaceutische creme Farmaceut vervangen door anti-allergisch Enkel de eerste keer vervangen Veld Omschrijving 1 artikel van de tabel IART Anti-allergische zeep Farmaceutische shampoo Farmaceutische crème De icoontjes en maken het mogelijk om respectievelijk een gedane vervanging ongedaan te maken en een bestaande vervanging te wijzigen. Opmerking : Het tabblad Behandelingen is enkel beschikbaar indien het veld BOB verbonden is met een veld van het bronbestand. Nieuwigheden 3.1a 21

22 Daarenboven is het onmogelijk om een bewerking toe te passen op de gegevens van de REF (referentie van het artikel) velden in de tabel IART en SUPPID (referentie leverancier) in IARTSP. In het eerste geval is de beperking enkel van toepassing indien de sleutel die bepaald werd in de eerste stap de referentie is van het artikel bij de leverancier. c. De importcriteria bepalen van de waarden Tabblad Waardering In dit tabblad dient u de geldigheidscriteria te bepalen die vervuld moeten worden door de bronwaarde opdat deze zou worden aanvaard in de importprocedure. We herhalen nogmaals dat het hier om een bewerking gaat die niet verplicht is. De bewerking maakt het mogelijk om de parameterinstellingen van de import te verfijnen. We merken hier op dat deze parameterinstelling nog bovenop de beperkende basisvoorwaarden komt die intern door BOB toegepast worden : het in stand houden van de coherentie van de tabellen en indexen betekent dat bepaalde velden zoals de velden referentie artikel, de facto een aantal voorwaarden hebben waaraan ze moeten voldoen om aanvaard te worden. Iedere artikelreferentie die niet in hoofdletters staat of die leeg is zal zo in elk geval verworpen worden door de software, zonder dat de gebruiker deze importbeperkingen heeft moeten bepalen. Bijgevolg is het mogelijk dat het tabblad niet gewijzigd kan worden door de gebruiker. Dat is steeds te wijten aan interne beperkingen van BOB. De Criteria voor het aanvaarden van veldwaarden worden bepaald in de gelijknamige zone. Veld vervolledigd : om aanvaard te worden mag de waarde die in het veld getoond wordt niet nul zijn : de cel mag dus niet leeg zijn. Type karakters : enkel de waarden die enkel de alfabetische of numerieke karakters tonen zullen aanvaard worden. Hoofdlet. Gebr. : enkel de waarden in kleine letter of in hoofdletters zullen aanvaard worden Maximale lengte: maakt het mogelijk om de waarden te verwerpen waarvan de lengte langer is dan de waarde die op dit niveau bepaald is. Eens de criteria voor het aanvaarden van de gegevens bepaald zijn, dient men te bepalen wat er moet gebeuren indien de waarde niet aan de criteria voldoet. Nieuwigheden 3.1a 22

23 De lijn met de ongeldige waarde wordt integraal verworpen : het opslaan dat hiermee gepaard gaat, wordt dus genegeerd. De gebrekkige waarde kan vervangen worden door een waarde per default. De waarde per default is de waarde die bepaald wordt in het tabblad Brongegeven van hetzelfde scherm. Via deze optie wordt vermeden dat een volledige ingave verworpen moet worden omwille van één van de waarden. Klik vervolgens op de knop. Nieuwigheden 3.1a 23

24 Stap 3 : Voorbereiden van de tijdelijke importtabel Deze stap wordt volledig beheerd door de software zelf. Het voorbereiden van de bevestigingstabel, d.w.z. de tijdelijke tabel met de gegevens die in BOB geïmporteerd moeten worden, gebeurt in drie stappen. 1. De voorbereiding van het bronbestand Het xls of dbf bestand wordt omgezet in een tijdelijke tabel waarvan de structuur de aangemaakte verbindingen weerspiegelt ; Er wordt vooraf een geldigheidscontrole van de verbindingen uitgevoerd. 2. De voorbereiding van de constante en automatische waarden en waarden afkomstig uit de tabel Artikels De aangemaakte tijdelijke tabel wordt overlopen door de software die constanten en speciale waarden toekent (waarde van een veld uit de tabel Artikel, automatisch gegenereerde waarden) aan de velden die deze waarden moeten opnemen. Indien een bewerking moet uitgevoerd worden op de te importeren gegevens, wordt deze uitgevoerd tijdens deze stap. 3. Het controleren van de geldigheid De software overloopt de waarden van de tijdelijke tabel en controleert of de geldigheidcriteria gerespecteerd worden. De software verwijdert de waarden die niet aan deze criteria voldoen of vervangt ze door waarden per default. Nieuwigheden 3.1a 24

25 Stap 4 : Bevestigen en definitief registreren van de te importeren gegevens Dit is de voorlaatste stap. U kan alle gegevens die geïmporteerd zullen worden in de BOB tabellen oproepen en dit, in functie van de criteria die vooraf bepaald werden. De tabel toont de gegevens zoals ze zullen verschijnen in de tabellen van BOB : de afgekorte waarden, de waarden die automatisch aangemaakt zijn en andere wijzigingen zullen dus zichtbaar zijn. Opmerking : voor het veld dat zijn waarden haalt uit een veld van de tabel Artikel, zal enkel de naam van het veld van de tabel Artikel verschijnen in de bevestigingstabel. De definitieve waarde zal toegekend worden wanneer de gegevens uiteindelijk bewaard worden (ie, bij de vijfde en laatste stap van het importeren). U heeft de mogelijkheid om onmiddellijk de getoonde waarden in de tabel te wijzigen. We raden u echter aan om enkel op deze functie beroep te doen wanneer dit absoluut noodzakelijk is. De controle op de coherentie werd in de vorige stap uitgevoerd en een wijziging van de waarden die nadien plaatsvindt, kan, omdat deze niet opgenomen werd in de controle, leiden tot problemen bij de coherentie van de gegevens. Dit gebeurt via het icoontje. Nieuwigheden 3.1a 25

26 Het raster kan dus gewijzigd worden. Het icoontje verwijderen van een ingave wordt dus toegankelijk. Om deze modus te verlaten eens de wijzigingen uitgevoerd zijn, dient u enkel opnieuw op het icoontje te klikken. Zelfs in deze fase kan de gebruiker nog steeds terugkomen op de vorige stappen en de ingegeven parameters wijzigen. Indien wijzigingen plaatsgevonden hebben, moet de tijdelijke tabel opnieuw aangemaakt worden. En bericht in die zin geeft u hiertoe de mogelijkheid : Eens de gegevens goedgekeurd zijn door de gebruiker, rest er nog de ultieme handeling die erin bestaat de gegevens definitief te verzenden naar de tabellen van BOB. Dit gebeurt door te klikken op de knop procedure gestart is.. De bewerking is onomkeerbaar eens de Nieuwigheden 3.1a 26

27 Stap 5 : Tonen van de gevolgen na het importeren Dit laatste scherm van de wizard maakt het mogelijk om de gevolgen zichtbaar te maken van het importeren dat in BOB gebeurd is. Het scherm toont dus het aantal nieuwe artikels dat aangemaakt is, en het aantal vooraf bestaande artikels dat gewijzigd werd. Dezelfde gegevens worden getoond voor de prijzen. De artikels die aangemaakt werden via de importwizard werden aangemaakt met dezelfde waarden per default als de artikels die op een gebruikelijke manier aangemaakt werden vertrekkend vanuit een artikelfiche. Gegevens afkomstig uit het importeren Gegevens toegekend per default Nieuwigheden 3.1a 27

28 Ter herinnering, de prijslijst die bijgewerkt wordt bij het importeren is de prijslijst die bepaald is in de eerste stap. Klik op de knop om de importassistent te verlaten. DE IMPORTMODELLEN Wanneer u regelmatig importeert of wanneer er een lange en ingewikkelde parameterinstelling vereist is voor het importeren, is het nuttig om voorafgaande importmodellen te bewaren. Deze modellen maken het mogelijk om importparameters te bewaren, zowel op niveau van de te initialiseren velden in BOB, de geldigheidscriteria van de waarden, als de bewerking die toe te passen is op de te importeren modellen. De modellen maken het dus mogelijk om opnieuw parameters die vooraf ingesteld werden toe te passen op nieuwe bronbestanden. Een model bewaren is ook interessant wanneer om één of andere reden het nodig was om de BOB toepassing te verlaten. U kan dan zonder problemen terugkeren naar de importtaak voor zover de informatie die u reeds ingegeven heeft niet verloren gegaan is. Het opslaan van importparameters kan op om het even welk moment gebeuren in de wizard. Ieder scherm van de wizard bezit een knop bewaren die in deze fase reeds bepaald werden. waarmee u de parameters kan Bij het activeren van deze knop verschijnt een scherm dat de naam van het model vraagt. Ook kan er een korte omschrijving toegevoegd worden. Er kan één enkel model bewaard wordt per bestand dat geïmporteerd wordt. Telkens wanneer een model bewaard wordt, wordt dit herhaald in de samenvatting die gegeven wordt in het laatste scherm van de wizard. Nieuwigheden 3.1a 28

29 Nieuwigheden 3.1a 29

30 Een importmodel gebruiken Bij het openen van de importassistent, kiest u een bronbestand dat geïmporteerd moet worden via de knop. Klik vervolgens op de knop. Via deze knop opent u een dialoogvenster waarmee u het importmodel kan kiezen waarvan u de parameters wenst toe te passen op het gekozen bronbestand. Voordien moet er vanzelfsprekend een import uitgevoerd zijn en de parameters van deze import moeten ingegeven zijn in de vorm van model (zie vorige bladzijden). Dubbelklik op de lijn die overeenkomt met het model dat toegepast moet worden. Eens het model ingeladen is, verschijnt de nummer en de naam van dit model naast de knop voor het oproepen van het model. De software recupereert de parameters die bepaald werden in het model en brengt ze over naar de overeenkomstige zones van de wizard. U kan echter deze parameters opnieuw wijzigen, zelfs de nieuwe wijzigingen bewaren in de vorm van een ander model. De modellen en hun voornaamste importkarakteristieken kunnen zichtbaar gemaakt worden via de knop. Nieuwigheden 3.1a 30

31 Het scherm dat via deze knop geopend wordt, toont ook alle bewaarde modellen, fiche per fiche, en via de pijlen kan u de modellen overlopen. In tegenstelling tot de standaard fiches kan de getoonde informatie niet gewijzigd worden. Nieuwigheden 3.1a 31

32 IMPORTHISTORIEK Ook kan een historiek van het importeren onmiddellijk in de wizard geraadpleegd worden. De historiek is toegankelijk door te klikken op de knop die aanwezig is onderaan het eerste scherm van de wizard. Iedere lijn vertegenwoordigt een import die uitgevoerd werd en vermeldt telkens de datum, het volgordenummer dat eraan toegekend werd, de naam van het model dat ermee verbonden is, of het bestaat en de gebruiker die het uitgevoerd heeft. Ook wordt het nummer vermeld van het model dat gebruikt werd om de import aan te maken en wordt er vermeld of een model aangemaakt werd op basis van deze import via een aangevinkt vakje. Ook wordt het resultaat gegeven van de import en worden de leveranciers vermeld van de brongegevens. Nieuwigheden 3.1a 32

33 IMPORTEREN EN INTEGREREN VAN LIJSTEN VAN DERDEN EN PERSONEN INLEIDING Het doel van deze nieuwe functie is om automatisch en snel de tabellen van derden en personen van uw BOB software bij te kunnen werken op basis van xls (Excel) of dbf bestanden die extern zijn aan de toepassing. Dat maakt het mogelijk om snel van een systeem van beheer van klanten in Excel over te stappen naar een systeem voor beheer van derden dat geïntegreerd werd in de BOB boekhoudsoftware. Deze nieuwe functie, toegankelijk via het menu Extra Export-Import Import van derden en personen, wordt voorgesteld in de vorm van een wizard of een uitvoeringsassistent, die u stap voor stap begeleidt bij het importeren van gegevens. De importprocedure bestaat uit 5 stappen, de karakteristieken en vereisten van iedere stap worden bepaald in één van de schermen van de wizard : Stap 1 : Bepalen van de importparameters Stap 2 : - Maken van verbindingen tussen bronbestand (xls of dbf) en tabellen van BOB (IART, IARTSP en IPRLIST) - Bewerken en aanpassen van de te importeren gegevens - Bepalen van de criteria die nageleefd moeten worden bij het importeren Nieuwigheden 3.1a 33

34 Stap 3 : Aanmaken van een tijdelijk bestand op basis van de vereiste criteria Stap 4 : Oproepen en bevestigen of wijzigen van het tijdelijk bestand Nieuwigheden 3.1a 34

35 Stap 5 : Effectief en definitief importeren naar de BOB tabel Nieuwigheden 3.1a 35

36 OPNEMEN EN MANIPULEREN VAN OVER TE DRAGEN GEGEVENS Enkel de inhoud van de xls en dbf bestanden kan via de importwizard geïmporteerd worden in de algemene boekhouding BOB Software. Enkel de inhoud van het eerste werkblad van een xls bestand (Excel) zal in rekening genomen worden door de wizard. Van dit eerste blad zullen enkel de eerste lijnen geïmporteerd worden. Indien uw Excel bestand meerdere werkbladen bevat waarvan de gegevens geïmporteerd moeten worden, raden wij u aan om via kopiëren-plakken zoveel Excel bestanden aan te maken als er werkbladen geïmporteerd moeten worden. Het overbrengen van gegevens van het bronbestand naar de BOB tabellen gebeurt op basis van de verbindingen tussen beiden : iedere kolom van het bronbestand krijgt een equivalent in de overeenkomstige BOB tabel. Deze verbinding kan automatisch aangemaakt worden door de software op voorwaarde dat de kolommen dezelfde titel hebben in het bronbestand en de tabellen van BOB. Indien dit niet het geval is, zal de gebruiker zelf manueel de titel van de kolommen van het bronbestand moeten verbinden met de titel van de velden van BOB. CID CZIPCODE CLOCALITY Adams 4100 Boncelles Xls bestand Adidas 1050 Bruxelles Bastin 5370 Havelange Corioli 6530 Thuin DLS 6690 Vielsalm De namen van de velden zijn identiek: de software maakt de verbindingen automatisch aan Bijwerken of toevoegen CID CCUSTYPE CSUPPTYPE CNAME1 CZIPCODE CLOCALITY Adams C U Adams 4100 Seraing Arunja U S Arunja 8660 De Panne Albert C S Albert 4000 Luik Tabel COMPAN van BOB Corioli U S Corioli 6530 Thuin Dupont C U Dupont 5000 Namen Durant C U Durant 6000 Charleroi FEDF U S Féd. des 1040 Brussel Nieuwigheden 3.1a 36

37 Xls bestand Onderneming Postcode Plaats Adams 4100 Boncelles Adidas 1050 Bruxelles Bastin 5370 Havelange Corioli 6530 Thuin DLS 6690 Vielsalm De namen van de velden zijn verschillend : de gebruiker moet de software meedelen welke de overeenkomstige velden zijn Bijwerken of toevoegen CID CCUSTYPE CSUPPTYPE CNAME1 CZIPCODE CLOCALITY Adams C U Adams 4100 Seraing Arunja U S Arunja 8660 De Panne Albert C S Albert 4000 Luik Tabel COMPAN van BOB Corioli U S Corioli 6530 Thuin Dupont C U Dupont 5000 Namen Durant C U Durant 6000 Charleroi FEDF U S Féd. des 1040 Brussel In het tweede geval kan het interessant zijn om de overeenkomsten die bepaald werden door de gebruiker te bewaren. BOB maakt het mogelijk om deze gegevens te bewaren in de vorm van een Model. Het desbetreffende model kan dan later opnieuw gebruikt worden wanneer opnieuw gegevens geïmporteerd worden. N.B. : Indien geen enkele titellijn bestaat of bepaald werd, herneemt de software Voor de xls bestanden, de standaard naam van de kolommen (namelijk A, B, C ) ; Voor de dbf bestanden, de naam van de velden van het bestand. Nieuwigheden 3.1a 37

38 Belangrijke opmerking : Indien wijzigingen aangebracht moeten worden aan de te importeren gegevens, raden wij u sterk aan ze steeds uit te voeren vooraleer over te gaan tot het importeren. Men kan dus best de wijzigingen aanbrengen in het xls of dbf bestand. Eens de informatie geïmporteerd werd, worden zij naargelang hun aard verdeeld over verschillende BOB tabellen, en het kan gevaarlijk zijn voor de coherentie van de gegevens om deze rechtstreeks in de tabellen te wijzigen. De tabellen van BOB die bijgewerkt of vervolledigd zullen worden bij importeren van derden zijn de volgende : de tabel COMPAN : dit is de tabel met de basisinformatie van iedere signalementsfiche van derden (adres, type derde, taal, rekening per default ) eventueel de tabel COMPDE : dit is de tabel met meer specifieke informatie over de derde (betalingslimiet, code kosten, gedeeltelijke levering toegestaan ) eventueel de tabel COMPSV : dit is de tabel met informatie over derden die betrekking heeft op het gebruiken van de module Relational manager (aantal kilometers verplaatsing, duur van de verplaatsing, profiel ) De tabel van BOB die bijgewerkt of aangevuld zal worden bij het importeren van personen is: de tabel PERS : dit is de tabel met gegevens met betrekking tot de contactpersonen bij derden (naam, voornaam, adres, telefoonnummer, functie ). Nieuwigheden 3.1a 38

39 IMPORTEREN VAN DERDEN EN PERSONEN Stap 1 : Bepalen van importparameters Dit is het eerste scherm dat verschijnt bij het openen van de wizard. U kan hier de software duidelijk maken welk het bronbestand is waaruit de gegevens afkomstig zullen zijn en het gebruik dat zal gemaakt worden van de gegevens die op deze manier verworven zijn. Oorsprong van de gegevens Eerst moet de gebruiker de toegangsweg bepalen tot het bronbestand (xls of dbf bestand) in het veld Gegevensbestand. Via het icoontje, op het einde van het veld, wordt er een dialoogvenster geopend waarmee u de verschillende directories van uw schijven kan overlopen. Eens de toegangweg tot het bronbestand bepaald is, wordt het gelezen door de software, die in het onderste gedeelte van het scherm de eerste 100 lijnen van het bestand toont. Dit oproepen van het bestand volgt de gebruiker bij iedere stap van het importeren en blijft dus aanwezig onderaan het scherm. Via de knop kan u onmiddellijk en automatisch de parameters voor het importeren instellen op basis van de parameters die ingegeven zijn bij een vroegere import. Vanzelfsprekend moet er reeds een import plaatsgevonden hebben en moet er een importmodel bewaard zijn op basis van deze gegevensoverdracht; Vanzelfsprekend moet het model functioneel zijn in verhouding tot het bronbestand dat bepaald werd. Indien u beroep doet op een model kan u ook meerdere stappen, zelfs alle stappen van het importproces overslaan en dadelijk de procedure starten. Nieuwigheden 3.1a 39

40 Importzone Titellijn : nummer van de lijn van het xls bestand dat de titels bevat van de verschillende kolommen met gegevens. U hoeft geen titellijn te bepalen voor de dbf bestanden, de naam van de velden doet dienst als kolomtitel. Wanneer u een titellijn bepaalt, kan u aanzienlijk sneller verbindingen aanmaken tussen het bronbestand en de BOB tabellen (cfr stap 2) Recuperatie vertrekkenden van: nummer van de lijn van het xls of dbf bestand waaruit de gegevens geïmporteerd worden. Alles wat voorafgaat, behalve de titellijn, zal aangemaakt worden. Importwijze Deze zone bepaalt welk gebruik er gemaakt zal worden van de geïmporteerde gegevens. Bijwerken van de bestaande verrichtingen wanneer u dit vakje aanvinkt, worden de derden en de bestaande personen bijgewerkt op basis van geïmporteerde gegevens. Niet aangevinkt, zal geen enkel gegeven geïmporteerd worden om de bestaande gegevens van de tabellen bij te werken. Toevoegen van nieuwe verrichtingen : wanneer u dit vakje aanvinkt, zal de software in de juiste tabellen de ingaven toevoegen die overeenkomen met de gegevens van het bronbestand. Zo kunnen een nieuwe klant, leverancier, of een nieuwe persoon toegevoegd worden in de tabellen van BOB. Indien daarentegen het vakje niet aangevinkt is, zal geen enkele import waardoor records bijgevoegd worden in de tabellen uitgevoerd worden. Aanmaken van de derden als klanten/leveranciers Voorbeeld : Via deze zone kan de software de interpretatie van de brongegevens verfijnen. Deze parameterinstelling heeft betrekking op de velden CCUSTYPE en CSUPTYPE van de tabel COMPAN van BOB : het is dus mogelijk om het statuut klant of leverancier (of beiden) te geven aan nieuwe derden van de tabel of het statuut klant of leverancier van de derden die reeds bestaan in deze tabel te wijzigen. Bronbestand Tabel COMPAN voor het importeren Tabel COMPAN na het importeren CID CCUSTYPE CSUPTYPE CID CCUSTYPE CSUPTYPE CID CCUSTYPE CSUPTYPE Adam U U Adam C U Adam C U Aria U U Alpha C U Alpha C U Beta C U Aria U S Dupont C U Beta C U Durant C U Dupont C U Durant C U Nieuwigheden 3.1a 40

41 Legende: U = Onbepaald S = Leverancier C = Klant Bronbestand Tabel COMPAN voor het importeren Tabel COMPAN na het importeren CID CCUSTYPE CSUPTYPE CID CCUSTYPE CSUPTYPE CID CCUSTYPE CSUPTYPE Adam U U Adam C U Adam C S Aria U U Alpha C U Alpha C U Beta C U Beta C U Dupont C U Dupont C U Durant C U Durant C U Indien de vakjes Derden aanmaken als klanten/leveranciers niet aangevinkt zijn, zal de software de velden CCUSTYPE en CSUPPTYPE van de tabel COMPAN vervolledigen in functie van de inhoud van de overeenkomstige velden in het bronbestand : Bronbestand Tabel COMPAN voor het importeren Tabel COMPAN na het importeren CID CCUSTYPE CSUPTYPE CID CCUSTYPE CSUPTYPE CID CCUSTYPE CSUPTYPE Adam U S Adam C U Adam C S Aria C U Alpha C U Alpha C U Beta C U Aria C U Dupont C U Beta C U Durant C U Dupont C U Durant C U Er bestaat dus een volgorde van prioriteit tussen aankruisvakjes en de inhoud van de velden van het bronbestand : de waarden die vrij zijn van aankruisvakjes hebben voorrang op de waarden van het bronbestand : Nieuwigheden 3.1a 41

42 Bronbestand Tabel COMPAN voor het importeren Tabel COMPAN na het importeren CID CCUSTYPE CSUPTYPE CID CCUSTYPE CSUPTYPE CID CCUSTYPE CSUPTYPE Adam U S Alpha C U Adam C S Aria C U Beta C U Alpha C U Dupont C U Aria C U Durant C U Beta C U Dupont C U Durant C U Opmerking : Het activeren van zowel het aankruisvakje Bijwerken bestaande verrichtingen als het vakje Aanmaken derden als klant/leverancier heeft in de tabellen van Bob enkel invloed op de velden CCUSTYPE en CSUPPTYPE. Indien daarentegen de aankruisvakjes Toevoegen van nieuwe verrichtingen en Aanmaken derden als klant/leverancier beiden aangevinkt zijn, zal dit een invloed hebben op de velden CCUSTYPE en CSUPPTYPE en zal dit in de tabel bepaalde velden initialiseren met de waarden per default die betrekking hebben op het type derde dat gekozen is. Eens de importparameters bepaald zijn, klikt u op de knop gaan. om naar de stap 2 te Nieuwigheden 3.1a 42

43 Stap 2 : De velden van het bronbestand verbinden met de tabellen van BOB De tweede stap van de importprocedure bestaat uit het aanmaken van verbanden tussen de velden (kolomtitels) van het bronbestand en de velden van de BOB; het eventueel selecteren bij het importeren van een bewerking die van toepassing is op brongegevens (in hoofdletters zetten, afkorten van waarden enz.) ; het bepalen van geldigheidscriteria die moeten gerespecteerd worden : de waarden van het bronbestand zijn onderworpen aan criteria en enkel de waarden die aan de criteria voldoen zullen in BOB geïmporteerd worden. Het scherm met betrekking tot de tweede stap ziet er als volgt uit : Het gedeelte onderaan het scherm, net zoals in de stap 1, toont de inhoud van de eerste 100 lijnen van het bronbestand. De twee gedeeltes bovenaan zijn bestemd voor het instellen van de bewerkingen die hierboven beschreven zijn. Het linkergedeelte : herneemt de velden van BOB die overeenkomen met de kolomtitels van het bronbestand. Die velden worden dus getoond waarvan bij het importeren de waarden bijgewerkt worden of aangevuld worden met andere waarden. Het rechtergedeelte : bestaat uit 3 tabbladen. Aan ieder van deze tabbladen wordt een bepaalde bewerking toegekend : Het tabblad Brongegeven maakt de verbinding tussen de velden die aanwezig zijn in het rechtergedeelte en de velden uit de bronbestanden. Het tabblad Behandelingen voert een omzetting van gegevens uit bij het importeren. Het tabblad Waardering past op de brongegevens een geldigheidstest toe die bepaalt of de gegevens geïmporteerd of verworpen zullen worden. Op de volgende bladzijden worden op een chronologische wijze de bewerkingen uitgelegd die u in dit scherm dient uit te voeren. Nieuwigheden 3.1a 43