Kledij. Netwerking. 13 mei 2015

Transcriptie

1 Kledij Netwerking 13 mei 2015

2 AS-IS prces 13/05/2015 Kledij Dia 2

3 Intr (1/2) Nieuwe werknemers zals chauffeurs, techniekers, cntrleurs, hebben bij aanvang van hun functie een unifrm van De Lijn ndig. De bendigde kledij verschilt van functie. Vr elke medewerker die een unifrm met dragen, wrdt een individuele rekening kledingfnds (kledijrekening) gepend Deze werknemers kunnen kledij aankpen van hun kledijrekening. Deze rekening wrdt aangevuld dr een jaarlijkse dtatie. Aan de hand van een 3-maandelijkse kledijfiche, krijgen zij zicht p de stand van hun rekening (sald, aanvragen, wat reeds is afgeleverd en wat ng met afgeleverd wrden) 13/05/2015 Kledij Dia 3

4 Intr (2/2) Er is een nderscheid tussen cnfectie, aangepast cnfectie (inkrten f verlenging van muwen f ttale lengte) en (uitznderlijk) maatwerk De belangrijkste spelers in het prces zijn Medewerker (MW, drager van een unifrm) Leidinggevende (LG) Rijschl (vr chauffeurs, techniekers die explitatieritten uitveren, explitanten) HR Dienstencentrum : dtatiebeheer, gedkeuren van kledij aanvragen Kledijmagazijn : magazijnbeheer en levering van kledij Preventie : persnlijke beschermingsmiddelen 13/05/2015 Kledij Dia 4

5 Gvernance 13/05/2015 Kledij Dia 5

6 Kledijcmmissies Adviescmmissies mtrent kwaliteit van kledij, verlp van de leveringen en werking van de kledijmagazijnen Beslissingen wrden aan RvD vrgelegd 3 centrale cmmissies Cmmissie Explitatie (inclusief lijnwinkel) Cmmissie Techniek Cmmissie Weddetrekkenden (lijncntrleurs, lijninstructeurs) Frequentie : 2 x/jaar Deelnemers Vrzitter : manager CC Arbeidsvrwaarden Vertegenwrdiger van elke vakrganisatie vr elke entiteit vertegenwrdigers van P (directeur P, deskundige sciale relaties) Vertegenwrdigers uit T (hfd werkmiddelen, deskundige werkmiddelen) 13/05/2015 Kledij Dia 6

7 Kledijreglement 13/05/2015 Kledij Dia 7

8 4 grepen functies Reglementeringsgrep Functies kledijcmmissie Chauffeur Weddetrekkenden Lijncntrle Werkkledij persneel technische diensten Chauffeur Lijnverantwrdelijke Plaatsbewijzentezichter Lntrekkende instructeurs (bus) Tezichter pre-metr Medewerkers lijnwinkel met klantencntact Instructeur Verantwrdelijke rijschl Baancntrleur Dispatcher Lijncntrleurs Verantwrdelijke centrale cntrle Hfd peraties & cntrle Verantwrdelijke peraties & interventie Explitatie Weddetrekkenden Weddetrekkenden Techniek Seizenstijdelijken en jbstudenten Kust vallen nder plaatselijke regeling van WVL 13/05/2015 Kledij Kledij AS-IS Dia 8

9 Unifrm Dragen van de unifrm is verplicht gedurende de ganse diensttijd Unifrm bestaat uit verplicht te dragen kledijstukken en facultatieve kledijstukken deze kledijstukken zijn af te nemen uit het kledijfnds Basispakket wrdt een eerste keer gratis verstrekt MW is zelf verantwrdelijk vr een evenwichtige spreiding van het assrtiment van zijn unifrm Aangekchte kledijstukken zijn uitsluitend vr persnlijk gebruik 13/05/2015 Kledij Dia 9

10 Individuele rekening en dtatie kledijfnds Vr elk persneelslid dat een unifrm met dragen, wrdt een individuele rekening kledijfnds gepend Deze rekening wrdt aangevuld dr een administratieve dtatie vanwege de werkgever die het persneelslid telaat zijn/haar unifrm in rde te huden Bij aanvaarding van een kledijstuk dr het persneelslid wrdt de kstprijs in mindering gebracht p de rekening Een negatief sald wrdt niet tegestaan 13/05/2015 Kledij Dia 10

11 Dtatie Jaarlijkse dtatie Start het eerste jaar met het gratis basispakket Start het eerste jaar met een halve f hele jaardtatie Vanaf 1 jaar dienst steeds een vlle jaardtatie in maandelijkse schijven van 1/12de Wrdt geprrateerd igv van deeltijds tewerkstelling Regels liggen vast vr schrsing van de dtatie en stpzetting van de dtatie Persnlijke beschermingsmiddelen (vb veiligheidschenen, helm, mndmasker, handschenen) zijn niet gelinkt aan de kledijdtatie 13/05/2015 Kledij Dia 11

12 Kledijstukken Levering gebeurt uit vrraad behalve vr maatwerk en aangepaste cnfectie Eventuele mruiling dient te gebeuren binnen de maand na de aflevering en in de riginele verpakking. Na aanvaarding van het kledijstuk is geen mruiling meer mgelijk Verpakking mag niet pengedaan zijn tenzij expliciet afgesprken vr bepaalde stukken Vervanging van beschadigde kledijstukken buiten de schuld van MW: gratis indien bevestigd dr nderzek lkaal (beslissing van de directeur van de entiteit) 13/05/2015 Kledij Dia 12

13 Vergedingen Vr reinigen van het unifrm Vr het aanpassen van de lengte van brek (zm leggen in niet afgewerkte brek) 13/05/2015 Kledij Dia 13

14 Bij uitdiensttreding Igv brugpensien, pensien f invaliditeit na langdurige afwezigheid wegens ziekte Het eventuele batige sald mag wrden pgenmen tt maximum het bedrag van de jaardtatie Igv verlijden in actieve dienst Het eventuele batige sald wrdt uitbetaald met maximum het bedrag van de jaardtatie Igv ntslagneming f afdanking Enkel ng kledij leveren die absluut ndig is m de peride van vrpzeg te vlbrengen (beslissing dr directeur van de entiteit) Inhuding p ln vr de gratis verstrekte uitrusting ifv type cntract en duur van de tewerkstelling 13/05/2015 Kledij Dia 14

15 High level prces 13/05/2015 Kledij Dia 15

16 Prces Bepalen van de maat Plaatsen van een kledijaanvraag Leveren van de kledij Opvlgen van de ntvangst van kledij 13/05/2015 Kledij Dia 16

17 Bepalen van maat Vr nieuwe medewerkers wrdt de maatneming (via pasreeksen) meestal tijdens de pleiding gerganiseerd Wie wanneer Waar Chauffeur Tijdens de eerste week van de basispleiding rijschl f kledijmagazijn Technieker (A) indien deze explitatie-ritten uitvert (B) indien deze geen explitatieritten uitvert (A) (B) Tijdens de eerste week van de basispleiding Tijdens eerste werkweek (A) (B) rijschl f kledijmagazijn kledijmagazijn Instructeur Tijdens eerste werkweek rijschl f kledijmagazijn Lijnwinkel Tijdens prdata pleiding rijschl f kledijmagazijn Lijncntrleur Tijdens eerste werkweek kledijmagazijn Bestaande medewerkers kunnen bij het kledijmagazijn terecht m hun maat te passen (via pasreeksen) Vr maatwerk wrdt dr de LG rechtstreeks een afspraak gemaakt met de leverancier vr de maatneming 13/05/2015 Kledij Dia 17

18 Plaatsen van de kledijaanvraag NR Stap Wie 1 bestelfrmulier kledijaanvraag wrdt ingevuld MW 2 Bestelfrmulier kledijaanvraag wrdt ndertekend dr de MW en igv van beschermkledij k dr de LG en pgestuurd naar HRDC MW + LG (igv beschermkledij) 3 Het frmulier wrdt gecntrleerd p geldigheid van de bestelling HRDC 4 Een geldig frmulier wrdt geregistreerd in de kledijtepassing (AS400 KL) en geklasseerd HRDC Bij ngeldige bestelfrmulieren wrdt het ngeldige deel niet geregistreerd en wrdt een brief naar de MW gestuurd igv Ontereikend sald Kledij vr een andere functie Ontbrekende maten Ontbrekende handtekening igv beschermkledij 13/05/2015 Kledij Dia 18

19 Persnlijke beschermingsmiddelen (pbm) Nieuwe werkwijze Gepland Administratieve vereenvudiging reeds gedgekeurd p FOT Algemeen valt kledij pbm niet meer nder het kledijsysteem dus Bestelfrmulier kledijaanvraag niet meer naar HRDC Geen registratie meer in de kledijtepassing Rechtstreeks te bekmen in kledijmagazijn Met uitzndering van Kledijstukken die persneel Technische Diensten kunnen verkrijgen via dtatie Speciale veiligheidsschenen f niet-vrradige schenen Maatwerk en aangepast cnfectie 13/05/2015 Kledij Dia 19

20 Leveren van de kledij NR Stap Wie 5 Trekt peridiek de lijst verzicht aanvraag kledij uit de kledijtepassing (AS400 KL) 6 Checkt f er vldende stck is in de magazijntepassing (AS400 MV) 7 Past de vrraad kledijstuk aan in de magazijn tepassing (AS400 MV) 8 Registreert in de kledijtepassing (AS400 KL) dat het kledijstuk verstuurd werd kledijmagazijn kledijmagazijn kledijmagazijn kledijmagazijn 9 Stuurt de kledijkaart mee met de kledij naar de MW kledijmagazijn 13/05/2015 Kledij Dia 20

21 Ontvangst van de kledij NR Stap Wie 10 Tekent de kledijkaart ter ntvangst en stuurt dit naar HRDC (igv aanvaarding) f naar het kledijmagazijn (igv mruiling en weigering). In dit laatste geval wrdt k de kledij naar het kledijmagazijn gestuurd. 11 a Het kledijmagazijn verwerkt (cnfrm het reglement) de mruiling/ weigering en stuurt de kledijkaart incl hun aanvullingen naar HRDC 11 b Verwerkt de kledijkaart en registreert dit in de kledijtepassing (AS400 KL) MW kledijmagazijn HRDC 12 Klasseert de kledijkaart HRDC 13 Tijdens de maandafsluiting wrdt dr HRDC een verzicht van de afleveringen drgestuurd naar Finance HRDC Verschillende mgelijkheden qua verwerking van de kledijkaart Igv aanvaarding wrdt de dtatie autmatisch aangepast Igv weigering f mruiling wrdt de dtatie niet aangepast 13/05/2015 Kledij Dia 21

22 Explitanten 13/05/2015 Kledij Dia 22

23 Explitanten Geen kledijrekening Bestelpname Levering Factuur de explitant stuurt zijn bestelfrmulier met grepsbestelling naar HRDC HRDC creëert het rder in de kledij tepassing en stuurt een rapprt met de ingebrachte artikels naar de explitant het kledijmagazijn levert de bestelling bij de explitant samen met de verzendlijst waarp het reëel aantal artikels vermeld staat het kledijmagazijn zrgt dat de verbruiken p de juiste werkbn in de magazijnapplicatie wrden uitgeschreven vr vragen rnd de levering belt de explitant rechtstreeks met lkaal kledijmagazijn SSC Bekhuding maakt de factuur na de maandafsluiting van de kledijmagazijnen en stuurt deze naar de explitant en zrgt vr pvlging van de betaling vr vragen rnd de factuur belt de explitant rechtstreeks naar SSC Bekhuding Escalatiepunt lkaal Explitantenbeheer (Explitatie) fungeert als escalatiepunt vr de explitant 13/05/2015 Kledij Dia 23

24 ICT tls 13/05/2015 Kledij Dia 24

25 Wat zit in welk tl? AS400 Kledij (KL) dtatiebeheer 6 systemen (1 per entiteit) AS400 Magazijn (MV) magazijnbeheer 5 systemen (geen fysiek magazijn vr CD) 1. HRDC registreert de kledij aanvraag 2. kledijmagazijn trekt peridiek de lijst verzicht aanvraag kledij 5. kledijmagazijn registreert dat kledijstuk verstuurd werd 6. kledijmagazijn stuurt kledijkaart mee met de kledij ter ndertekening dr MW 7. HRDC registreert bij ntvangst kledijkaart de aanvaarding van de kledij 3. kledijmagazijn check f er vldende stck is 4. Kledijmagazijn past vrraad kledijstuk aan 13/05/2015 Kledij Dia 25

26 Lijnwinkel, rijschl behrt tt CD Prbleem Oplssing persneelsadmin vr deze medewerkers zit in AS400 CD er is geen fysiek kledijmagazijn gekppeld aan AS400 CD maar wel in de entiteit waar de medewerker fysiek zit LG van de MW stuurt de kledij aanvraag naar HRDC HRDC registreert de aanvraag in de kledijtepassing (AS400 KL) en infrmeert de LG De LG van de MW registreert vervlgens de bestelling in magazijntepassing van de entiteit p een speciale werkbn Kledijmagazijn verwerkt bestelling in de magazijntepassing (AS400 MV) van de entiteit Bij ntvangst kledij tekent de LG wrdt de afgetekende verzendlijst naar HRDC gestuurd HRDC registreert de gederen als aanvaard in de kledijtepassing in CD 13/05/2015 Kledij Dia 26

27 Prblemen in huidige prces 13/05/2015 Kledij Dia 27

28 Gekende prblemen (1/4) Geen E2E wnership Veel deelnemers in het prces die elk een deel van het prces kennen Geen duidelijke handshakes tussen verschillende deelnemers Prces wrdt stiefmederlijk behandeld Geen KPIs gedefinieerd Reglement niet up-t-date Meilijk gefrmuleerd, niet verzichtelijk Reglement dateert van 2010, veel crrecties via berichten Verschillen per entiteit in praktische uitwerking bijvrbeeld in berekening dtatie in aantallen die mgen besteld wrden wanneer mruiling gratis is en wanneer niet vr interims die vast in dienst kmen telt in VLB de interim peride mee vr berekening 1 jaar dienst bij ntslag wrdt er geen verrekening gedaan van het basispakket in ANT en in LIM/VLB wrdt dit niet gedaan vr de geldbeugel 13/05/2015 Kledij Dia 28

29 Gekende prblemen (2/4) Cmmunicatie Tekst p HR prtaal nduidelijk Onduidelijke wie wat cmmuniceert Verduidelijken wie wat det k naar de medewerker bijvrbeeld Kledijverantwrdelijke wrdt ng in veel dcumenten vermeld Wie antwrdt p vragen ver he kledij er uit ziet Waar meten de vigilis-tekens naar te Geen template cmmunicaties Timing in dienst <> levering basispakket Wat is 1ste dag dat unifrm beschikbaar met zijn Waar en wanneer kan maat gepast wrden Wat is haalbaar qua levering in de praktijk Distributie Veel tussenstappen Niet unifrm per regi 13/05/2015 Kledij Dia 29

30 Gekende prblemen (3/4) Bevrrading Quid stckbreuk Quid faillissement van leverancier Aanvraagfrmulier verschillende veruderde aanvraagfrmulieren in mlp vragen naar kledijstukken en maten die niet meer bestaan vertragingen in drsturen van frmulieren via interne pst Openstaand sald vandaag wrdt kledijfiche m de 3 maanden verstuurd naar de MW n-line te raadplegen dr LG (cfr LIM)? aantal medewerkers hebben vanuit histriek een negatief sald 13/05/2015 Kledij Dia 30

31 Gekende prblemen (4/4) Geen masterdcument vr HRDC Geen technische fiche p HR prtaal Praktische invulling ndig van het reglement bijvrbeeld Wie krijgt wat gratis (bestuurder instructeur in ANT krijgt gratis parka m de 2 jaar, therms gratis in LIM in basispakket kledij, thermisch nderged in bepaalde gevallen) Welke aantallen mgen besteld wrden vb van beschermkledij Welke functies hebben recht p wat (vb geen match tussen tabel preventie en functietitels in AS400) Veel manueel werk bijvrbeeld Veel stappen in verwerking mwille van ntbrekende integratie tussen kledij en magazijn tepassing Berekenen van dtatie igv prgressieven Berekenen van dtatie igv uitdienst : sald blijft penstaan en laatste aanvaardingen wrden meestal niet drgegeven 13/05/2015 Kledij Dia 31

32 Vlgende stappen 13/05/2015 Kledij Dia 32

33 Actualiseren en vereenvudigen kledijreglementering Werkgrep prichten m dtatieprincipes te herbekijken Levering tt eindgebruiker 13/05/2015 Kledij Dia 33

34 Stand van zaken Nieuw unifrm 13/05/2015 Kledij Dia 34

35 Reeds drlpen stappen Vraag tt kandidatuurstelling werd gepubliceerd in het Bulletin der aanbestedingen p 16 mei 2014 en in het Supplement p het Publicatieblad van de Eurpese Unie p 21 mei 2014 Meerdere kandidaten dienden zich aan Deze leveranciers zijn berdeeld p.a. attesten van RSZ en belastingen, mzetcijfers en referenties Een deel van de kandidaten werd geselecteerd en heeft het bestek ntvangen Enkele van deze kandidaten hebben beslist geen fferte in te dienen, van de verige hebben wij in januari 2015 de fferte ntvangen Op 3 maart stelde iedere kandidaat-leverancier zijn ntwerp p papier vr aan de jury Op basis van prijs en ntwerp/cncept werd een shrtlist bepaald van 3 kandidaat-leveranciers 13/05/2015 Kledij Dia 35

36 Vlgende stappen De 3 kandidaat-leveranciers van de shrtlist meten hun ntwerp vrstellen p mdel/pp in september Dit in de juiste stfkwaliteiten en kleuren Op basis van ntwerp, draagbaarheid en prijs wrdt één ntwerp gekzen dat in draagtest zal gaan in het vrjaar 2016 Na psitieve draagtest vlgt de tewijzing 13/05/2015 Kledij Dia 36

37 Bedankt vr uw aandacht