Bijeenkomst MBO Facilitaire Benchmark 2009

Transcriptie

1 1 Verslag Bijeenkomst MBO Facilitaire Benchmark 2009 Bijeenkomst MBO Facilitaire Benchmark april :00 uur tot 12:30 uur De Bilt Aanwezigen: Jan Boele Da Vinci College Willem de Feiter ROC Zeeland Jaap Koppejan Da Vinci College Miranda van der Haar ROC A12 Monique Mulders ROC Rivor Marcel Verstraaten De Leijgraaf Homme Peereboom Friesland College Pierre Loeffen De Leijgraaf Angela Haverkort ROC Ter AA Harry Burggraaf Zadkine College Kasper Herrewijn ROC Flevoland Ruud Jansen ROC Eindhoven Lieuwe Elzinga Horizon College Siebe Bosselaar Capgemini Consulting Dick Aarsen ROC Midden-Nederland Bas Vogels Capgemini Consulting Opening Ruud Jansen, voorzitter Adviescommissie en tevens voorzitter van de FSR werkgroep Benchmarken, heette alle aanwezigen van harte welkom en lichtte toe dat meerdere aspecten in deze bijeenkomst besproken gingen worden; enerzijds de ontwikkelingen omtrent FSR en de FSR werkgroep Benchmarken, anderzijds de start van de MBO Facilitaire Benchmark 2009 (voorheen ROC Trendrapportage). Tevens diende de samenwerking tussen MBO-raad / FSR en Capgemini Consulting verder te worden toegelicht. Deze bijeenkomst had als doel om duidelijk te maken wat de positie is van FSR en de werkgroep Benchmarken, maar vooral ook welke thema s aan te scherpen voor het benchmarkonderzoek van FSR Het Facilitair Samenwerkingsverband ROC s (FSR) is sinds 1 januari officieel. Dit platform is opgericht voor MBO instellingen om kennis te delen en om facilitaire vraagstukken, in de meest brede zin van het woord, onderling bespreekbaar te maken. Bij FSR hebben zich momenteel al 39 MBO instellingen aangemeld. Binnen FSR zijn negen verschillende werkgroepen, ieder met een eigen FM gerelateerd onderwerp, waarvan benchmarken er één is. FSR is gelieerd aan de MBO Raad en heeft vanuit de MBO raad ook ondersteuning. De volgende Werkgroepen zijn binnen FSR actief: 1) Documentair Structuur Plan (DSP), 2) Inkoop, 3) FMIS systemen, 4) Benchmarken, 5) Contextrijke leeromgeving, 6) Veiligheid, 7) Facilitaire Organisatie, 8) Huisvesting en 9) Ruimtegebruik. Werkgroep Benchmarken Ruud Jansen zit in de FSR taakgroep en is vanuit daar voorzitter van de Werkgroep Benchmarken. De Werkgroep zal vier keer per jaar bijeen komen en zal bestaan uit ongeveer zes leden. Momenteel is Ruud Jansen de Werkgroep aan het vormen en geïnteresseerden kunnen zich bij hem melden. Alle deelnemers aan de MBO Facilitaire Benchmark kunnen bij de werkgroepleden input aanleveren.

2 2 Verslag Bijeenkomst MBO Facilitaire Benchmark 2009 De Werkgroep zal zich voornamelijk bezig houden met de volgende onderwerpen; mogelijk maken van, verbeteren van en afstemmen thema s voor de MBO Facilitaire Benchmark. Daarnaast zal de werkgroep richting 2010 een betere aansluiting zoeken bij de jaarlijkse MBO Benchmark (uitgevoerd door PWC op basis van de jaarrekeningen), zodat getallen in beide onderzoeken herkenbaar worden en op elkaar aansluiten. De Werkgroep heeft in ieder geval tot doel om de methodiek en aanpak van de MBO Facilitaire Benchmark (voorheen ROC Trendrapportage) te behouden en te borgen, zodat trends daadwerkelijk inzichtelijk worden voor deelnemende MBO instellingen. Met andere woorden, op initiatief van de FSR Werkgroep Benchmarken zal vanaf 2009 de vertrouwde ROC Trendrapportage onder de naam MBO Facilitaire Benchmark worden uitgevoerd worden door FSR / MBO-Raad, in nauwe samenwerking met Capgemini Consulting. MBO Facilitaire Benchmark 2009 De MBO Facilitaire Benchmark is een jaarlijks terugkomend onderzoek dat vanaf 2009 zal worden uitgevoerd in samenwerking met Capgemini Consulting 1. Het onderzoek, opgebouwd conform NEN 2748, maakt facilitaire kosten inzichtelijk. Het biedt de mogelijkheid om facilitaire kosten te benchmarken, zodat facilitaire organisaties beter kunnen worden gestuurd. Daarnaast worden facilitaire trends binnen MBO instellingen gebenchmarkt. In 2008 deden 18 MBO instellingen mee aan dit onderzoek. In 2009 zal dit onderzoek voor de zesde keer worden afgenomen. De MBO Facilitaire Benchmark is dus een analyse en een benchmark van facilitaire kosten en trends, waaraan alle MBO instellingen mee kunnen doen. Op basis van de NEN 2748 wordt u verzocht cijfers aan te leveren door middel van een door Capgemini Consulting ontwikkelde website, Daarnaast worden er vragen gesteld over beleid en de inrichting van uw facilitaire organisatie. Na analyse van de conceptcijfers worden in een bijeenkomst de eerste resultaten gevalideerd en waar nodig bijgesteld of voorzien van toelichtingen. Op basis van de herziene cijfers wordt de definitieve rapportage opgesteld en feestelijk gepubliceerd tijdens het FSR conferentie op 5 november Eind november zal een bijeenkomst plaatsvinden met deelnemers aan het onderzoek om de resultaten te bespreken en het onderzoeksproces te evalueren, maar ook een blik te werpen op het onderzoek van Het onderzoek wordt dit jaar geïnitieerd vanuit de MBO Raad via FSR en zoals reeds vermeld uitgevoerd door Capgemini Consulting. De MBO Raad is sterk te spreken over de kwaliteit van het onderzoek en wil graag de representativiteit van het onderzoek vergroten door meer deelname van MBO instellingen. De communicatie van het onderzoek zal grotendeel door FSR worden uitgevoerd in samenwerking met Capgemini Consulting. Uiteraard kan er ook direct gecommuniceerd worden 1 Capgemini Consulting heeft het onderzoek van 2003 t/m 2008 op eigen initiatief uitgevoerd en zal vanaf 2009 opdrachtnemer zijn van de MBO Raad / FSR. De onderzoeksmethodiek op basis van de NEN 2748 blijft eigendom van Capgemini Consulting.

3 3 Verslag Bijeenkomst MBO Facilitaire Benchmark 2009 met Capgemini Consulting over inhoudelijke vraagstukken. Capgemini Consulting mag ook direct contact opnemen met de deelnemers aan het onderzoek om vragen voor te leggen of een verdiepingsgesprek aan te gaan met de betreffende deelnemer. De adviescommissie (welke sturing gaf aan de ROC Trendrapportage) wordt opgeheven en deze taak wordt vanaf heden vervuld door de FSR Werkgroep Benchmarken. De MBO Facilitaire Benchmark is voor alle MBO instellingen toegankelijk, zowel FSR leden als instellingen die zich (nog) niet bij FSR hebben aangesloten. Het deelnamebedrag 2 voor FSR leden is 2.000,- en niet FSR leden 3.000,-, welke via de MBO Raad / FSR bij de deelnemers in rekening wordt gebracht. Het onderzoek start dit jaar later vanwege de ontwikkelingen rondom de structuur MBO Raad, FSR, Capgemini Consulting en de MBO instellingen. Nu de structuur duidelijk is, zullen we met elkaar een vliegende start maken om in november het benchmarkonderzoek te hebben afgerond en waardevolle informatie omtrent de facilitaire organisaties te kunnen delen. Vragen 1. Verschil MBO Benchmark (PWC) en MBO Facilitaire Benchmark (FSR). De MBO Benchmark is een onderzoek gericht op de financiële jaarrekening en is onlangs (maart 2009) uitgekomen over het boekjaar De MBO Facilitaire Benchmark 2009 richt zich op de facilitaire kosten en zal betrekking hebben op het boekjaar Daarnaast verschillen deze benchmarks sterk in begrippen en definities. De MBO Benchmark is vooral interessant voor bestuurders vanwege het abstractieniveau en de MBO Facilitaire Benchmark is interessant voor de facilitaire functie vanwege het detailniveau. Doel van de FSR Werkgroep Benchmarken is om de twee onderzoeken beter op elkaar aan te laten sluiten. Beide rapporten voorzien de MBO instellingen van waardevolle informatie en de op basis van de toegepaste methodieken, moeten de resultaten over en weer herkenbaar zijn. 2. ICT. Binnen de scope van de MBO Facilitaire Benchmark valt ook ICT zoals vermeld in de rubricering van de NEN2748 (hoofdrubriek 3). Een aantal instellingen heeft in het verleden dit onderdeel niet ingevuld. In de bijeenkomst is gesproken over de ICT-rubriek en is besloten om de rubriek dit jaar te handhaven, waar mogelijk met een betere toelichting. Het is de keuze van iedere deelnemer om deze rubriek wel of niet in te vullen. Het ICT onderdeel zal wel op de agenda van de FSR Werkgroep Benchmarken komen om te bespreken. Uitgangspunt is om voor 2010 duidelijkheid te hebben over dit onderwerp en de aanpak. 2 MBO instellingen betalen een jaarlijks bedrag voor deelname aan het Facilitair Samenwerkingsverband ROC s, waardoor de MBO Raad / FSR dit onderscheid maakt tussen leden en niet leden.

4 4 Verslag Bijeenkomst MBO Facilitaire Benchmark 2009 Thema s MBO Facilitaire Benchmark 2009 Er is gesproken over welke thema s toe te voegen aan de trendvragen (onderdeel 1 van het rapport). In 2008 waren er 71 tabellen gevuld met trendgegevens. Vanuit de groep aanwezigen is aangegeven dat de volgende trendthema s dit jaar interessant zijn en daardoor moeten worden toegevoegd of uitgebreid / aangepast: - Organisatie ontwikkeling o Naar regie-organisatie o Naar Shared Service Center - Huisvesting o Gebruik duurzame materialen in nieuwbouw o Toepassen alternatieve energiebronnen o Meer flexibiliteit in ruimtegebruik o Ruimte voor leerbedrijven - Ruimtegebruik (input Hans Tomesen Graafschap College) o M 2 BVO per deelnemer o Verschillende norm in gebruik per onderwijsdomein o Specificeren speciale ruimtes (sportfaciliteit, etc.) - Pasjessysteem o Registreren aanwezigheid o Betaalfunctie kopieermachines en automaten o Lockers o Toegangspas o Doorberekenen kosten aan gebruikers (opleiding of student) - Afvalscheiding o Splitsen van afvalgroepen (afvalpunten, -bakken) o Beleid gericht op afvalsplitsing - Shared Service Centers o Welke diensten in het Shared Service Center o Waarom overgaan naar Shared Service Center o Beoordelen resultaten Shared Service Center - Kwaliteitsmanagement o Koppeling aan FMIS o DVO s en SLA s o Meten klantwaardering - FMIS o Overgaan op ander pakket o Waar wordt FMIS voor gebruikt (welke modulen) o Rapportages uit FMIS pakket - Inkoop: o Automatiseren inkoopproces o Koppelen budgetten aan procurement-systeem en inkoop - Leerbedrijven / inzet studenten o Worden de leerlingen ingezet binnen de FM organisatie: veiligheid, catering, IT o Worden leerbedrijven binnen de school geplaatst: bakker, kapper, monteur

5 5 Verslag Bijeenkomst MBO Facilitaire Benchmark 2009 Het financiële deel (onderdeel 2) van de rapportage blijft hetzelfde, opgebouwd conform de NEN2748. Wel is vorig jaar aangegeven door Fieke de Wit (ROC Eindhoven) dat zij de schoonmaakkosten weer graag gesplitst ziet terugkomen in het onderzoek, waar deze in 2008 onder één post schoonmaak vielen. Planning MBO Facilitaire Benchmark april 10:00-12:30 Bijeenkomst MBO Facilitaire Benchmark april 12:00 Verzenden NEN2748 hulpdocument 15 mei 10:00-12:30 2 de Bijeenkomst MBO Facilitaire Benchmark mei 12:00 Uiterste aanmelddatum deelname 1 juni 12:00 Opening website en versturen gebruikersnamen en wachtwoorden 19 juni 10:00-13:00 NEN 2748 training (Remko Oosterwijk voorzitter NEN) 31 juli 12:00 Eerste controle aangeleverde data (compleet en juist) 14 augustus 12:00 Terugkoppeling over de eerste controle 4 september 12:00 Sluiting website en definitieve upload aangeleverde data 25 september 12:00 Oplevering conceptrapportage (digitaal) 2 oktober 10:00-12:30 Bespreken conceptrapportage 16 oktober 12:00 Oplevering definitieve MBO Facilitaire Benchmark november hele dag FSR jaarbijeenkomst en uitreiking onderzoek 20 november 10:00-12:30 Rondetafelbijeenkomst en evaluatie proces Binnen het proces zal de officiële communicatie / documentatie altijd vanuit de MBO Raad / FSR worden verstuurd aan de deelnemers, omdat vanuit de MBO Raad ook de secretariële ondersteuning wordt geboden aan FSR. Contact: Mevr. Elly Wouda Tel: e.wouda@mboraad.nl Inhoudelijk: Ruud Jansen Tel: rglf.jansen@roceindhoven.nl Bas Vogels Tel: bas.vogels@capgemini.com Siebe Bosselaar Tel: siebe.bosselaar@capgemini.com Remko Oosterwijk Tel: remko.oosterwijk@capgemini.com Afsluiting Ruud Jansen sluit de bijeenkomst af en bedankt alle aanwezigen namens hemzelf, Bas Vogels en Siebe Bosselaar voor de aanwezigheid en constructieve input. Er wordt herhaald dat diegenen die willen deelnemen aan de FSR Werkgroep Benchmarken zich mogen opgeven bij Ruud Jansen. Iedereen wordt uitgenodigd om mee te gaan lunchen en nog even met elkaar verder te praten.