Privacy reglement in het kader van de aanpak complexe multiprobleemgezinnen Nieuwegein

Transcriptie

1 Privacy reglement in het kader van de aanpak complexe multiprobleemgezinnen Nieuwegein 1. Inleiding De problematiek van gezinnen met meervoudige maatschappelijke problemen strekt zich uit over de leefdomeinen wonen, zorg en hulpverlening, veiligheid, onderwijs, werk en inkomen, gezondheid en welzijn. Binnen de aanpak complexe multiprobleemgezinnen wordt de gezinsproblematiek integraal benaderd en dat vraagt om een goede koppeling tussen de verschillende leefdomeinen. Om een goed beeld te krijgen van de complexe multiprobleemgezinnen is het noodzakelijk dat de samenwerking tussen de keten Onderwijs, Wonen, Veiligheid, Justitie en Zorg- en Dienstverlening wordt geoptimaliseerd. Hierbij speelt informatieuitwisseling een grote rol. Daarbij is wel zorgvuldigheid vereist met betrekking tot het uitwisselen van gegevens. Dit reglement is onderdeel van het samenwerkingsconvenant aanpak complexe multiprobleemgezinnen Nieuwegein. 2. Overwegingen - Overwegende dat alle Partijen zijn betrokken bij een integrale aanpak van complexe multiprobleemgezinnen in Nieuwegein - Overwegende dat alle Partijen streven de werkzaamheden van de organisaties betrokken bij de integrale aanpak van deze complexe multiproblematiek op efficiënte en effectieve wijze bij elkaar aan te laten sluiten; - Overwegende dat het hiervoor noodzakelijk en gewenst is onderling gegevens uit te wisselen; - Overwegende dat Partijen zich ervan bewust zijn dat zij bij het uitwisselen van gegevens gehouden zijn aan de op hen van toepassing zijnde wet- en regelgeving. Partijen realiseren zich hierbij dat gezocht moet worden naar een evenwicht tussen het belang van gegevensuitwisseling voor de aanpak van complexe multiproblematiek als onderdeel van de samenleving en het belang van betrokkenen bij de bescherming van hun persoonlijke levenssfeer; - Overwegende dat de Wet bescherming persoonsgegevens eisen stelt aan een zorgvuldige gegevensverwerking; Komende volgende Partijen overeen, 2.1. Partijen:

2 Gemeente Nieuwegein Politie district West Utrecht Openbaar Ministerie, arrondissementsparket Midden-Nederland GGD Midden Nederland MOvactor Stichting VitrasCMD Bureau Jeugdzorg Utrecht Zuid Woningcorporaties Mitros, Jutphaas, Portaal, Raad voor de Kinderbescherming Bovenschools Management Nieuwegein Samenwerkingsverband LZVO Zuid-Utrecht verder gezamenlijk te noemen "Partijen". om samen te werken bij de aanpak complexe multiprobleemgezinnen in Nieuwegein met inachtneming van de in het bijzonder op hen van toepassing zijnde wet- en regelgeving. 3. Definities In dit reglement wordt verstaan onder: 3.1 Partijen: organisaties/ instanties aangesloten bij de aanpak complexe multiprobleemgezinnen (allen hierboven genoemd). 3.2 Overleg: het overleg, zowel fysiek als virtueel 1 tussen Partijen met betrekking tot Betrokkenen. 3.3 MDO of Multi-Disciplinair Overleg: specifieke vorm van overleg waarbij verschillende Partijen zich op initiatief van de casusregisseur buigen over de aanpak van een of meerdere personen en/of gezinnen en daarvoor ook gegevens uitwisselen Casusregisseur: deze door de gemeente aangestelde persoon functioneert als een spin in het web, bij wie signalen worden neergelegd, en door wie signalen worden geregistreerd, geadresseerd, gecoördineerd en afgestemd met andere ketens. Hij/zij is verantwoordelijk voor de coördinatie van de uitvoering van het plan van aanpak en het behalen van de doelstellingen in dit plan Procesmanager: deze door de gemeente aangestelde persoon houdt overzicht over de aanpak van de complexe multiprobleemgezinnen. De procesmanager stuurt het regieteam aan en heeft de laatste zeggenschap in de weging van signalen, de accordering van de plannen van aanpak en de afsluiting van een casus. Hij/zij kent alle (lokale en regionale) partijen die ingezet kunnen worden om deze gezinnen te ondersteunen of om in hun situatie in te grijpen. Hij/zij stimuleert structurele samenwerking en informatie-uitwisseling tussen deze partijen en draagt bij aan het oplossen van de knelpunten. Hij/zij heeft de bevoegdheid betrokken partijen aan te spreken op hun inzet en verantwoordelijkheid en het nakomen van afspraken. 1 Telefonisch of per 2

3 3.6. Procesondersteuner: deze door de gemeente aangestelde persoon verricht administratieve en organisatorische werkzaamheden voor het team van casusregisseurs en de procesmanager. De procesondersteuner heeft toegang tot diverse systemen voor onderzoek en bereidt dossiervorming voor. De procesondersteuner vult en beheert het keteninformatiesysteem en verzorgt de verslaglegging van de MDO s. 3.7 Betrokkene: degene wiens persoonsgegevens inzake de aanpak complexe multiprobleemgezinnen worden verwerkt. 3.8 Verantwoordelijke: het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Nieuwegein Persoonsgegeven: Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van persoonsgegevens Inbrengen van een casus: Melding maken bij de casusregisseur van een situatie waarover de meldende organisatie zich zorgen maakt en die voldoet aan de criteria, zoals vermeldt in de beschrijving van het werkproces (bijlage 1 van het samenwerkingsconvenant). 4. Doelbinding De gegevensuitwisseling en de aanleg en het beheer van een Registratie van Betrokkene is noodzakelijk voor de doelen van de aanpak complexe multiprobleemgezinnen in Nieuwegein: Door middel van gecoördineerde en integrale interventies op gezinsniveau meer grip krijgen op hardnekkige problematiek en het mijden van zorg. Door de inzet van een integrale uitvoeringsregie op multiprobleemgezinnen een vanuit de praktijk gestuurde bijdrage leveren aan andere algemene maatschappelijke thema s waaronder: - Bevorderen scholing & arbeidsparticipatie - Terugdringen schooluitval - Toename zelfredzaamheid en sociaal vangnet - Bestrijden armoede en financiële problemen - Verminderen van huiselijk geweld - Verminderen van overlast - Toename leefbaarheid en veiligheid, zowel binnenshuis als op straat. Persoonsgegevens worden niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen (Wet bescherming persoonsgegevens, artikel 9, lid 1). 3

4 5. Geheimhoudingsplicht Voor zover de Partijen daartoe niet al verplicht zijn, leggen zij aan die medewerkers die inzage hebben of - in overeenstemming met het bepaalde in dit Convenant - op andere wijze persoonsgegevens verkrijgen uit de aanpak complexe multiprobleemgezinnen, een plicht tot geheimhouding op. Deze plicht strekt tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan de medewerkers kennis nemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit. Strafrechtelijke persoonsgegevens worden niet (verder) verstrekt dan na toestemming van de Officier van Justitie. 6. Het Overleg en de Registratie 6.1 De Partijen wisselen in het Overleg gegevens over de Betrokkenen uit. Zij handelen daarbij conform de bepalingen van het Samenwerkingsconvenant en de eventuele op hen rustende geheimhoudingsverplichtingen krachtens de wet en de professionele normen van de medewerkers van de desbetreffende Partij. Dit kan betekenen dat deze medewerkers een casus slechts anoniem kunnen inbrengen of uitsluitend persoonsgebonden informatie over mensen ontvangen in plaats van deze ook in te brengen. Zij zullen deze informatie dan kunnen gebruiken in de hulp- en dienstverlening die door deze Partij aan de mensen wordt geboden. 6.2 De casusregisseur legt ten behoeve van de uitwisseling van gegevens door Partijen een Registratie aan. Hij handelt daarbij conform de bepalingen van het Samenwerkingsconvenant. 7. Gegevens 7.1 De Partijen wisselen uitsluitend persoonsgegevens uit die rechtmatig en in overeenstemming met de toepasselijke wettelijke regelingen zijn verwerkt en op grond van de op hen van toepassing zijnde wet- en regelgeving mogen worden uitgewisseld Er wordt gebruik gemaakt van een digitaal keteninformatiesysteem dat in de loop van 2013 ter ondersteuning van de zorgcoördinatie aan Nieuwegeinse gezinnen wordt ingezet. Dit keteninformatiesysteem wordt ter goedkeuring aan het College Bescherming Persoonsgegevens voorgelegd. 7.3 In dit keteninformatiesyteem worden uitsluitend persoonsgegevens betreffende de Betrokkene vastgelegd en verwerkt die gerelateerd zijn aan risico s of problematiek van Betrokkene en andere leden van het gezin op de volgende leefgebieden: gezin, gezondheid, huisvesting, school, werk, financiën, overlast, politie en justitie. 8. Verantwoordelijke gegevensuitwisseling De Verantwoordelijke voor de verwerking van de gegevens van de Betrokkene is het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Nieuwegein. De Verantwoordelijke is formeel-juridisch verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens (gegevens uit verschillende dossiers van betrokken Partijen). 4

5 Uiteraard is elke Partij verantwoordelijk voor de verwerking van de eigen gegevens. Dat wil zeggen: Bureau Jeugdzorg blijft verantwoordelijk voor eigen dossiers, en zo ook de politie enzovoort. Hier gaat het om gegevens die ten gunste van het doel samen komen. 9. Beveiliging en rechtstreekse toegang 9.1 De Verantwoordelijke beveiligt de persoonsgegevens van de Betrokkenen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. De verantwoordelijke treft daarvoor de nodige passende technische en organisatorische maatregelen. Die maatregelen betreffen onder meer maar niet uitsluitend maatregelen met betrekking tot de toegang tot persoonsgegevens, de lees- en schrijfbevoegdheden van de Partijen en het vereiste niveau van beveiliging. 9.2 Alleen het personeel dat onder leiding van de Verantwoordelijke staat, namelijk de leden van het gemeentelijke regieteam, hebben toegang tot de Registratie. 10. Bewaren en verwijderen van opgenomen persoonsgegevens De persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel of de doeleinden van de verwerking. De momenten van verwijdering van de Betrokkene en diens persoonsgegevens uit het registratiesysteem zijn: het moment van overlijden, of zodra het traject positief ten einde is gebracht. Concreet betekent dit dat het moment van resultaat bereikt is als de instantie de beoogde resultaten uit het plan van aanpak bereikt heeft, of bij inwilliging van een verzoek tot verwijdering van Betrokkene (of van een ouder met gezag/voogd indien het gaat om een jongere jonger dan 12 jaar of indien jongere de leeftijd van 12 jaar heeft bereikt en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake). 11. De casusregisseur 11.1 De casusregisseur is belast met de dagelijkse zorg voor de verwerking van persoonsgegevens De casusregisseur treft de nodige voorzieningen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de persoonsgegevens De casusregisseur heeft geheimhoudingsplicht jegens de gegevens die de Partijen verstrekken. 12. Informatieplicht 12.1 De casusregisseur verstrekt de volgende informatie schriftelijk aan de Betrokkene: De doeleinden van het MDO De identiteit van de verantwoordelijke. 5

6 12.2 Deze informatie wordt verstrekt vóór het moment waarop de casusregisseur de persoonsgegevens die in het registratiesysteem vastgelegd kunnen worden, van de Betrokkene verkrijgt Indien een casusregisseur de persoonsgegevens buiten de Betrokkene om verkrijgt, informeert hij de Betrokkene op het moment van eerste vastlegging van de persoonsgegevens verstrekt door een Partij. In aanvulling op het vorenstaande wordt een betrokkene niet geinformeerd indien sprake is van een uitzonderingssituatie als genoemd in artikel 43 van het Wbp De casusregisseur wijst de Betrokkene bij de informatieverstrekking op de mogelijkheden van rechtsbescherming en toezicht en op de rol daarin van het College Bescherming Persoonsgegevens Indien de Betrokkene minderjarig is en de leeftijd van zestien jaar nog niet heeft bereikt, wordt ook de wettelijk vertegenwoordiger geïnformeerd. 13 Rechten van de Betrokkene 13.1 De Betrokkene heeft het recht te verzoeken om inzage in het gebruik van diens persoonsgegevens, te verzoeken om aanvulling, correctie of verwijdering van die gegevens en het recht op verzet tegen het gebruik van zijn gegevens. Deze rechten zijn geregeld in de artikelen 35, 36 en 40 van de Wet bescherming persoonsgegevens Verzoeken kunnen worden ingediend door Betrokkene. Of van een ouder(s) met gezag/voogd indien het gaat om een jongere jonger dan 12 jaar of indien de jongere de leeftijd van 12 jaar heeft bereikt en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake. Desgevraagd (dus nadrukkelijk op verzoek van) kan aan de ouder(s)/voogd, indien de jongere jonger is dan 16 jaar, inzage worden verstrekt, indien het belang van de jongere zich daarentegen niet verzet Het verzoek om inzage kan worden geweigerd indien noodzakelijk voor goede uitvoering van de politietaak of ter bescherming van gewichtige belangen van derden. Dit voor zover het gegevens betreft die afkomstig zijn uit enig Politieregister Het recht op aanvulling, verbetering of verwijdering van gegevens kan worden gedaan indien de gegevens feitelijk onjuist, onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt Verzet tegen verwerking van persoonsgegevens kan plaatsvinden in verband met bijzondere persoonlijke omstandigheden van de jongere Verzoeken kunnen worden ingediend bij het College van B&W van de gemeente Nieuwegein. Voor zover het verzoek om inzage in het dossier zich richt op politiegegevens zal het college hiervoor toestemming vragen aan de politie. 6

7 13.7 Binnen vier weken moet een besluit op dergelijke verzoeken worden genomen. Besluiten in dit kader zijn een besluit in de zin van de algemene wet bestuursrecht, waartegen dus bezwaar ingevolge die wet mogelijk is. 14 Gegevensuitwisseling zonder toestemming 14.1 Weigert de Betrokkene of de wettelijk vertegenwoordiger toestemming te geven voor de verstrekking van informatie ten behoeve van het overleg, of kan deze toestemming, in verband met de bescherming van de belangen van de Betrokkene, niet worden gevraagd, dan kan de casusregisseur toch informatie aan andere meldingsbevoegden in het overleg verstrekken indien: de risico s naar zijn inschatting ernstig zijn, en verstrekking van persoonsgegevens van de Betrokkene in het overleg naar zijn oordeel noodzakelijk is voor een tijdige en effectieve aanpak gericht op het wegnemen of terugbrengen van de ernstige risico s en de daarmee verband houdende ernstige belemmeringen Indien de casusregisseur meent dat hij zonder toestemming van de Betrokkene en/of zijn wettelijk vertegenwoordiger informatie in het overleg dient te verstrekken, pleegt hij, alvorens hierover een besluit te nemen, overleg met de procesmanager Besluit de casusregisseur om op grond van lid 1 persoonsgegevens over de Betrokkene te verstrekken zonder toestemming, dan draagt de casusregisseur er zorg voor dat de Betrokkene en/of zijn wettelijk vertegenwoordiger hierover zo spoedig als de situatie toelaat, wordt geïnformeerd De casusregisseur tekent in zijn dossier aan op welke datum hij toestemming heeft gevraagd en van wie hij deze al dan niet heeft verkregen. Besluit hij om zonder toestemming gegevens te verstrekken, dan tekent hij aan welke feiten en omstandigheden tot zijn besluit hebben geleid en welke functionaris hij hierover heeft geraadpleegd. 15 Wijzigingen en aanvullingen van het reglement Wijzigingen in de doeleinden van de gegevensverwerkingen als bedoeld in dit reglement en wijzigingen in het gebruik en de wijze van verkrijging van de persoonsgegevens, dienen te leiden tot wijziging dan wel aanvulling van dit reglement. De wijziging treedt één maand na vaststelling van de wijziging in werking. 7